Aplikasi Peminjaman Ruang dengan Pemanfaatan PHP pada Biro Administrasi Akademik UK. Maranatha.

Administrasi Akademik UK. Maranatha

Meliana Christianti, Venilia Bastian

Jurusan Teknik Informatika

Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Kristen Maranatha Jl. Prof. Drg. Suria Sumantri No. 65 Bandung 40164

Email:hallomell@yahoo.com,venilia87@gmail.com

Abstract

Lately, technology improvements are growing fast especially in information technology. At this moment technology is very influential in human’s life. With technology all human’s work can be easy to do. With borrowing room system by website hopely can improve services for user. So that, appear an idea to make an application in Academic Department Maranatha Christian University (BAA Maranatha Christian University). This department is a division to handle academic in UKM. One of the job from BAA is to serve borrowing room. At this time BAA's job system still manual, served borrowing room by filling a form. With this Borrowing Room Application hopely can improve efficiency of managing room allocation and borrowing room can be done very well

Keywords : information technology, borrowing room.

1. Latar Belakang

Dewasa ini, perkembangan teknologi semakin cepat khususnya dalam bidang teknologi informasi. Teknologi yang ada ini sangat berperan besar dalam kehidupan manusia. Dengan adanya teknologi, maka semua pekerjaan manusia dapat dikerjakan secara efektif dan efisien. Hal ini mendorong kebutuhan

peminjaman melalui media web site dapat meningkatkan pelayanan kepada user.

Oleh karena itu, muncul pemikiran untuk membuat sebuah aplikasi pada Biro Akademik UKM (BAA Universitas Kristen Maranatha). Biro ini merupakan bagian yang menangani hal - hal akademik di lingkungan Universitas Kristen Maranatha. Salah satu tugas yang dilakukan BAA adalah melayani peminjaman ruang. Saat ini, sistem kerja staf BAA masih menggunakan cara – cara manual, yaitu melayani peminjaman ruang dengan mengisi suatu form. Dengan adanya Aplikasi Peminjaman Ruang, diharapkan dapat meningkatkan efisiensi pengelolaan alokasi ruang dan peminjaman pun dapat terlaksana dengan baik dan teratur.

150

Berikut ini merupakan diagram relasional entitas dari aplikasi peminjaman ruang. Dimana, terdapat entitas jurusan, ruangan, semester, hari, selain itu terdapat pula entitas saran. Relasi yang terjadi antar entitas, yaitu relasi peminjaman, penjadwalan, nama ruangan yang dimiliki oleh jurusan – jurusan di lingkungan Universitas Kristen Maranatha.

Email

Jurusan Id_Jurusan Nama_Jurusan

Memiliki

Ruangan

Id_Ruangan

Kapasitas

Penjadwalan

Jam_Mulai

Jam_Selesai Peminjaman

Kode_MK Nama_MK

Jam_Mulai

Jam_Selesai Tgl_Pinjam

Semester

Id_Semester

Hari

Id_Hari Nama Password

Nama_Dosen

Jml_Mhs

Status Alasan

Keterangan

No_Peminjaman No_Penjadwalan

Saran

No_Saran Isi_Saran

Nama Hak_Akses

Gambar 1Entity Relationhip Diagram Aplikasi Peminjaman Ruang

4. Data Flow Diagram(DFD)

Berikut ini merupakan Data Flow Diagram untuk aplikasi peminjaman ruang. Pada Data Flow Diagram, proses yang terdapat pada level 1 yaitu proses login, menu dan hak menu admin.

pada Biro Administrasi Akademik UK. Maranatha (Meliana Christianti, Venilia Bastian)

1 Login

2 Menu Id_Jurusan, Password

Data Penjadwalan, Data Peminjaman, Data Jurusan, Data Semester,

Data Ruangan, Status True

3 Hak Menu

Admin

Id_Jurusan, Password

Data Penjadwalan, Data Jurusan, Data Semester, Data Ruangan, Data Peminjaman,

Status True

Data Penjadwalan, Data Jurusan, Data Semester, Data Ruangan, Data Peminjaman

User

Admin

Data Penjadwalan, Data Peminjaman, Data Jurusan, Data Semester, Data Ruangan

Tabel Peminjaman TabelPenjadwalan TabelJurusan TabelSemester TabelRuangan TabelRuangan In fo R u a n g a n D a ta R u a n g a n Data Semester Info Semester Info Jurusan Data Jurusan D a ta P e n ja d w a la n In fo P e n ja d w a la n D a ta P e m in ja m a n In fo P e m in ja m a n Info Semester Data Semester Data Jurusan Info Jurusan Data Penjadwalan Info Penjadwalan Info Peminjaman Data Peminjaman D a ta R u a n g a n In fo R u a n g a n Tabel Saran In fo S a ra n Tabel Saran Dat a Sa

ran Tabel Jurusan D a ta J u ru s a n

Gambar 2Data Flow Diagram Level 1

Pada Data Flow Diagram Level 2 Proses 2 (Proses Menu), terdapat proses peminjaman ruangan, pembatalan ruangan, pengubahan account user, lihat jadwal ruangan, lihat peminjaman, lihat kapasitas ruangan dan saran.

152 User 2.2 Pembatalan Ruangan Data Peminjaman Data Peminjaman Data Jurusan Info Penjadwalan TabelJurusan TabelPeminjaman TabelPenjadwalan Data Peminjaman Info Peminjaman Data Peminjaman Info Peminjaman Data Jurusan Info Jurusan Data Penjadwalan Info Peminjaman, Pesan dibatalkan

Data Penjadwalan Pesan ter-edit Peminjaman Ruangan * 2.3 Pengubahan Account User * 2.4 Lihat Jadwal Ruangan * 2.5 Lihat Peminjaman Info Peminjaman TabelPeminjaman Data Peminjaman Info Peminjaman 2.7 Saran * TabelSaran Data Saran Info Saran Data Saran Info Peminjaman D a ta P e m in ja m a n In fo P e n ja d w a la n In fo P e m in ja m a n In fo P e m in ja m a n Info Penjadwalan D a ta P e n ja d w a la n D a ta P e m in ja m a n 2.6 Lihat Kapasitas Ruangan * Info Ruangan Data Ruangan TabelRuangan Data Ruangan Info Ruangan Data Peminjaman = Id_Jurusan + Id_Semester + Id_Hari + Id_Ruangan +

Kode_MK + Nama_MK + Nama_Dosen + Jml_Mhs + Tgl_Pinjam + Jam_Mula i+ Jam_Selesai + Status + Alasan + Keterangan

Data Penjadwalan = Id_Jurusan +Id_Semester + Id_Hari +Id_Ruangan + Jam_Mulai + Jam_Selesai

Info Penjadwalan = No_Penjadwalan + Id_Jurusan + Id_Semester + Id_Hari + Id_Ruangan + Jam_Mulai + Jam_Selesai

Data Saran = No_Saran + Isi_Saran Info Saran Info Saran = No_Saran + Isi_Saran

Info Ruangan = @Id_Ruangan + Kapasitas + Id_Jurusan Info Peminjaman = No_Peminjaman + Id_Jurusan + Id_Semester + Id_Hari + Id_Ruangan + Kode_MK + Nama_MK + Nama_Dosen + Jml_Mhs + Tgl_Pinjam + Jam_Mulai + Jam_Selesai + Status + Alasan + Keterangan

Data Ruangan = @Id_Ruangan + Kapasitas + Id_Jurusan Data Jurusan = @Id_Jurusan + Nama_Jurusan +Password + E-mail+ Hak_Akses + Nama

Info Jurusan = @Id_Jurusan + Nama_Jurusan +Password + E-mail+ Hak_Akses + Nama

Pada Data Flow Diagram Level 2 Proses 3 (Proses Hak Menu Admin), terdapat proses peminjaman ruangan, penjadwalan ruangan, data semester, data ruangan, account user admin atau user, dan lihat saran.

pada Biro Administrasi Akademik UK. Maranatha (Meliana Christianti, Venilia Bastian)

Admin

3.2 Penjadwalan

Ruangan Data Peminjaman

Data Penjadwalan

Data Semester

Data Jurusan

TabelPeminjaman

TabelPenjadwalan Data Peminjaman

Info Peminjaman

Data Penjadwalan Info Penjadwalan Info Peminjaman

Info Penjadwalan

Info Ruangan

Info Semester

3.1 Peminjaman

Ruangan

Info Jurusan

3.3 Data Semester

3.4 Data Ruangan

3.5 Account User

atau Admin

TabelRuangan Data Ruangan

Info Ruangan

3.6 Lihat Saran

*

TabelSaran Data Saran

Info Saran Info Saran

Data Saran

Data Jurusan Info Jurusan

TabelJurusan TabelSemester Data Semester

Info Semester Data Penjadwalan= Id_Jurusan + Id_Semester + Id_Hari +

Id_Ruangan + Jam_Mulai + Jam_Selesai

Data Peminjaman = Id_Jurusan + Id_Semester + Id_Hari + Id_Ruangan + Kode_MK + Nama_MK + Nama_Dosen + Jml_Mhs + Tgl_Pinjam + Jam_Mula i+ Jam_Selesai + Status + Alasan + Keterangan

Data Ruangan = @Id_Ruangan + Kapasitas + Id_Jurusan Data Ruangan

Data Jurusan = @Id_Jurusan + Nama_Jurusan +Password + E-mail+ Hak_Akses + Nama

Data Semester = @Id_Semester Info Penjadwalan = No_Penjadwalan + Id_Jurusan + Id_Semester + Id_Hari + Id_Ruangan + Jam_Mulai + Jam_Selesai

Info Peminjaman = No_Peminjaman + Id_Jurusan + Id_Semester + Id_Hari + Id_Ruangan + Kode_MK + Nama_MK + Nama_Dosen + Jml_Mhs + Tgl_Pinjam + Jam_Mulai + Jam_Selesai + Status + Alasan + Keterangan

Info Ruangan = @Id_Ruangan + Kapasitas + Id_Jurusan

Info Jurusan = @Id_Jurusan + Nama_Jurusan +Password + E-mail+ Hak_Akses + Nama

Info Saran = No_Saran + Isi_Saran

Info Semester = @Id_Semester

Data Saran = No_Saran + Isi_Saran

Gambar 4Data Flow Diagram Level 2 Proses 3

5. Hasil Tercapai

Pada halaman login, useratau administrator harus memasukkan kode jurusan dan

passwordterlebih dahulu sebelum masuk ke dalam aplikasi. Berikut ini merupakan

154

Gambar 5Tampilan Login

Pada aplikasi peminjaman ruang, terdapat menu yang dapat digunakan oleh user

sesuai dengan kebutuhan masing – masing. Tulisan di dalam kotak berfungsi untuk mencatat jumlah pengunjung yang mengakses halaman ini.

Gambar 6Tampilan UtamaUser

Untuk melakukan peminjaman ruang, user dapat memasukkan data peminjaman ruangan ke dalam form. Form tersebut dapat digunakan untuk permintaan peminjaman ruang, contohnya untuk kelas pengganti atau acara – acara khusus. Berikut ini merupakan tampilan form permintaan peminjaman ruang kelas sementara.

pada Biro Administrasi Akademik UK. Maranatha (Meliana Christianti, Venilia Bastian)

Gambar 7Tampilan Permintaan Peminjaman Ruang Kelas Sementara Selanjutnya, akan diperlihatkan tampilan untuk administrator setelah berhasil melakukan proses login. Administrator akan mendapatkan informasi jika ada peminjaman baru. Sebagai contoh, pada gambar 8. Tulisan “Sistem Informasi”

156

Gambar 9Tampilan Peminjaman Ruangan

6. Kesimpulan dan Saran

Berdasarkan hasil pengamatan setelah melakukan analisis dan perancangan maka dihasilkan kesimpulan sebagai berikut :

• Melalui fitur lihat peminjaman, lihat jadwal ruangan dan cari kapasitas

ruangan yang terdapat pada aplikasi peminjaman ruang, dapat membantu

user atau administrator mengetahui siapa saja yang meminjam atau dapat

juga digunakan untuk mengecek apakah ruang yang ingin kita pinjam sudah ada yang menggunakan atau belum dan pencarian data-data peminjaman atau penjadwalan ruangan berdasarkan sebagian informasi yang diketahui.

• Melalui fitur “Ada peminjaman baru” yang ter-update setiap 5 menit sekali,

dapat membantu administrator mengetahui ada peminjaman yang baru.

• Pada saat administrator login terdapat fasilitas reminder yang fungsinya

mengingatkan staf BAA atau administrator jika besok ada peminjaman.

• Fasilitas e-mail yang digunakan untuk mengkonfirmasi ke peminjam atau

userjika peminjaman sudah disetujui atau terjadi perubahan peminjaman.

• Adanya pemberitahuan secara detail apabila terjadi kesalahan.

Berikut ini merupakan saran pengembangan untuk aplikasi peminjaman ruangan.

• Untuk menjamin keamanan data dalam aplikasi ini, sebaiknya dilakukan

maintenance security secara berkala, untuk meng-update sistem keamanan

yang ada di dalam aplikasi ini guna mencegah para hackeratau pihak-pihak

yang tidak bertanggung jawab untuk mengubah, mengambil ataupun menghapus data di dalam aplikasi.

• Diperlukan fasilitas untuk meng-convertdata dari excel kedatabaseMySQL

sehingga administrator tidak kesulitan dalam memasukkan data penjadwalan

satu persatu dan fasilitas untuk meng-convertdata dari MySQl ke excel atau

pada Biro Administrasi Akademik UK. Maranatha (Meliana Christianti, Venilia Bastian)

7. Daftar Pustaka

[Bas05] Basis Data Relasional (2005). Maranatha Christian University, Bandung. [Ebo08] Ebook.PHP_manual_en.chm.

[Imb06] Imbar., Radiant Victor dan Bernard Renaldy. 2006.Pemrograman Web-Commerce dengan Oracle dan ASP. Bandung : Informatika.

[Kur07] Kurniawan, Rulianto. 2007. 54 Trik Tersembunyi PHP. Palembang : Maxikom.

[Nug08] Nugroho, Bunafit. Membuat Aplikasi Penjualan dengan PHP dan MySQL. Magelang : Ardana Media.

[Onn06] P.,Onno W dkk. 2006. Buku Sakti Menjadi Programmer Sejati PHP. Jakarta : Solusi Media.

[Pen05] Pengantar Basis Data. (2005). Maranatha Christian University, Bandung. [San08] Sanjaya, Aryo. Merubah Isi Combobox. Retrieved Maret 16, 2008, from

http://www.bengkelprogram.com/pilihancombo.php

[Sid06] Sidik, Betha. 2006. Pemrograman Web dengan PHP. Bandung : Informatika.

[Sut05] Bernard Renaldy Suteja dkk. 2005. Mudah dan Cepat Menguasai Pemrograman Web. Bandung : Informatika..

User 2.2 Pembatalan Ruangan Data Peminjaman Data Jurusan Info Penjadwalan TabelJurusan TabelPeminjaman TabelPenjadwalan Info Peminjaman Data Peminjaman Info Peminjaman Data Jurusan Info Jurusan Data Penjadwalan Info Peminjaman, Pesan dibatalkan

Data Penjadwalan Pesan ter-edit 2.3 Pengubahan Account User * 2.4 Lihat Jadwal Ruangan * 2.5 Lihat Peminjaman Info Peminjaman TabelPeminjaman Data Peminjaman Info Peminjaman 2.7 Saran * TabelSaran Data Saran Info Saran Data Saran Info Peminjaman D a ta P e m in ja m a n In fo P e n ja d w a la n In fo P e m in ja m a n In fo P e m in ja m a n Info Penjadwalan D a ta P e n ja d w a la n D a ta P e m in ja m a n 2.6 Lihat Kapasitas Ruangan * Info Ruangan Data Ruangan TabelRuangan Data Ruangan Info Ruangan Data Peminjaman = Id_Jurusan + Id_Semester + Id_Hari + Id_Ruangan +

Kode_MK + Nama_MK + Nama_Dosen + Jml_Mhs + Tgl_Pinjam + Jam_Mula i+ Jam_Selesai + Status + Alasan + Keterangan

Data Penjadwalan = Id_Jurusan +Id_Semester + Id_Hari +Id_Ruangan + Jam_Mulai + Jam_Selesai

Info Penjadwalan = No_Penjadwalan + Id_Jurusan + Id_Semester + Id_Hari + Id_Ruangan + Jam_Mulai + Jam_Selesai

Data Saran = No_Saran + Isi_Saran Info Saran Info Saran = No_Saran + Isi_Saran

Info Ruangan = @Id_Ruangan + Kapasitas + Id_Jurusan Info Peminjaman = No_Peminjaman + Id_Jurusan + Id_Semester + Id_Hari + Id_Ruangan + Kode_MK + Nama_MK + Nama_Dosen + Jml_Mhs + Tgl_Pinjam + Jam_Mulai + Jam_Selesai + Status + Alasan + Keterangan

Data Ruangan = @Id_Ruangan + Kapasitas + Id_Jurusan Data Jurusan = @Id_Jurusan + Nama_Jurusan +Password + E-mail+ Hak_Akses + Nama

Info Jurusan = @Id_Jurusan + Nama_Jurusan +Password + E-mail+ Hak_Akses + Nama

Pada Data Flow Diagram Level 2 Proses 3 (Proses Hak Menu Admin), terdapat

proses peminjaman ruangan, penjadwalan ruangan, data semester, data ruangan,

account user admin atau user, dan lihat saran.

Aplikasi Peminjaman Ruang dengan Pemanfaatan PHP pada Biro Administrasi Akademik UK. Maranatha (Meliana Christianti, Venilia Bastian)

Admin 3.2 Penjadwalan Ruangan Data Peminjaman Data Penjadwalan Data Semester Data Jurusan TabelPeminjaman TabelPenjadwalan Data Peminjaman Info Peminjaman Data Penjadwalan Info Penjadwalan Info Peminjaman Info Penjadwalan Info Ruangan Info Semester 3.1 Peminjaman Ruangan Info Jurusan 3.3 Data Semester 3.4 Data Ruangan 3.5 Account User atau Admin TabelRuangan Data Ruangan Info Ruangan 3.6 Lihat Saran * TabelSaran Data Saran Info Saran Info Saran Data Saran Data Jurusan Info Jurusan TabelJurusan TabelSemester Data Semester Info Semester Data Penjadwalan= Id_Jurusan + Id_Semester + Id_Hari +

Id_Ruangan + Jam_Mulai + Jam_Selesai

Data Peminjaman = Id_Jurusan + Id_Semester + Id_Hari + Id_Ruangan + Kode_MK + Nama_MK + Nama_Dosen + Jml_Mhs + Tgl_Pinjam + Jam_Mula i+ Jam_Selesai + Status + Alasan + Keterangan

Data Ruangan = @Id_Ruangan + Kapasitas + Id_Jurusan Data Ruangan

Data Jurusan = @Id_Jurusan + Nama_Jurusan +Password + E-mail+ Hak_Akses + Nama

Data Semester = @Id_Semester Info Penjadwalan = No_Penjadwalan + Id_Jurusan + Id_Semester + Id_Hari + Id_Ruangan + Jam_Mulai + Jam_Selesai

Info Peminjaman = No_Peminjaman + Id_Jurusan + Id_Semester + Id_Hari + Id_Ruangan + Kode_MK + Nama_MK + Nama_Dosen + Jml_Mhs + Tgl_Pinjam + Jam_Mulai + Jam_Selesai + Status + Alasan + Keterangan

Info Ruangan = @Id_Ruangan + Kapasitas + Id_Jurusan

Info Jurusan = @Id_Jurusan + Nama_Jurusan +Password + E-mail+ Hak_Akses + Nama

Info Saran = No_Saran + Isi_Saran

Info Semester = @Id_Semester

Data Saran = No_Saran + Isi_Saran

Gambar 4

Data Flow Diagram Level 2 Proses 3

5.

Hasil Tercapai

Pada halaman login,

user

atau administrator harus memasukkan kode jurusan dan

password

terlebih dahulu sebelum masuk ke dalam aplikasi. Berikut ini merupakan

tampilan awal untuk mengakses aplikasi.

Gambar 5

Tampilan Login

Pada aplikasi peminjaman ruang, terdapat menu yang dapat digunakan oleh

user

sesuai dengan kebutuhan masing – masing. Tulisan di dalam kotak berfungsi untuk

mencatat jumlah pengunjung yang mengakses halaman ini.

Aplikasi Peminjaman Ruang dengan Pemanfaatan PHP pada Biro Administrasi Akademik UK. Maranatha (Meliana Christianti, Venilia Bastian)

Gambar 7

Tampilan Permintaan Peminjaman Ruang Kelas Sementara

Selanjutnya, akan diperlihatkan tampilan untuk administrator setelah berhasil

melakukan proses login. Administrator akan mendapatkan informasi jika ada

peminjaman baru. Sebagai contoh, pada gambar 8. Tulisan “Sistem Informasi”

dapat di klik dan halaman akan berpindah ke konfirmasi peminjaman ruangan.

Gambar 8

Tampilan Utama Administrator

Pada tampilan ini, administrator dapat mencari data peminjaman ruangan

berdasarkan jurusan dan nama jurusan. Selain itu terdapat fitur untuk menambah,

mengubah, menghapus, konfirmasi, mencetak data peminjaman dan mencetak

peminjaman UTS / UAS.

Gambar 9

Tampilan Peminjaman Ruangan

6. Kesimpulan dan Saran

Berdasarkan hasil pengamatan setelah melakukan analisis dan perancangan

maka dihasilkan kesimpulan sebagai berikut :

•

Melalui fitur lihat peminjaman, lihat jadwal ruangan dan cari kapasitas

ruangan yang terdapat pada aplikasi peminjaman ruang, dapat membantu

user

atau administrator mengetahui siapa saja yang meminjam atau dapat

juga digunakan untuk mengecek apakah ruang yang ingin kita pinjam sudah

ada yang menggunakan atau belum dan pencarian data-data peminjaman atau

penjadwalan ruangan berdasarkan sebagian informasi yang diketahui.

•

Melalui fitur “Ada peminjaman baru” yang ter-

update

setiap 5 menit sekali,

dapat membantu administrator mengetahui ada peminjaman yang baru.

•

Pada saat administrator login terdapat fasilitas

reminder

yang fungsinya

mengingatkan staf BAA atau administrator jika besok ada peminjaman.

•

Fasilitas

e-mail

yang digunakan untuk mengkonfirmasi ke peminjam atau

user

jika peminjaman sudah disetujui atau terjadi perubahan peminjaman.

Aplikasi Peminjaman Ruang dengan Pemanfaatan PHP pada Biro Administrasi Akademik UK. Maranatha (Meliana Christianti, Venilia Bastian)

7. Daftar Pustaka

[Bas05] Basis Data Relasional (2005). Maranatha Christian University, Bandung. [Ebo08] Ebook.PHP_manual_en.chm.

[Imb06] Imbar., Radiant Victor dan Bernard Renaldy. 2006.Pemrograman Web-Commerce dengan Oracle dan ASP. Bandung : Informatika.

[Kur07] Kurniawan, Rulianto. 2007. 54 Trik Tersembunyi PHP. Palembang : Maxikom.

[Nug08] Nugroho, Bunafit. Membuat Aplikasi Penjualan dengan PHP dan MySQL. Magelang : Ardana Media.

[Onn06] P.,Onno W dkk. 2006. Buku Sakti Menjadi Programmer Sejati PHP. Jakarta : Solusi Media.

[Pen05] Pengantar Basis Data. (2005). Maranatha Christian University, Bandung. [San08] Sanjaya, Aryo. Merubah Isi Combobox. Retrieved Maret 16, 2008, from

http://www.bengkelprogram.com/pilihancombo.php

[Sid06] Sidik, Betha. 2006. Pemrograman Web dengan PHP. Bandung : Informatika.

[Sut05] Bernard Renaldy Suteja dkk. 2005. Mudah dan Cepat Menguasai Pemrograman Web. Bandung : Informatika..