Aplikasi Administrasi BIRO SDM POLDA KEP
1
Aplikasi Administrasi BIRO SDM POLDA KEPRI Berbasis Database
MySQL
Hadityo , Ropianto
Program Studi Teknik Infomatika, Sekolah Tinggi Teknik Ibnu Sina, Batam
e-mail: 1710128262020@stt-ibnusina.ac.id, ropianto@stt-ibnusina.ac.id
[1]
[2]
ABSTRAK
Dalam meningkatkan kinerjanya selalu memberikan kemudahan kepada para staff khususnya di
bidang sdm. Untuk pengontrolan administrasi dengan menggunakan metode aplikasi. Sebelumnya polda
kepriI menggunakan sistem manual dengan menggunakan microsoft word dan microsoft excel. sebagai
media pembuatan surat masuk dan keluar pada tiap satun kerja (satker) di polda kepri , sehingga dapat
dibayangkan susahnya memanajemen administrasi dari data tiap SATKER. Dilihat dari banyaknya
masalah yang timbul akan memberikan sedikit sekali keuntungan bagi polda kepri. Dengan menggunakan
metode database akan memudahkan dalam pengolahan data administrasi polda kepri, maka dirancangkan
sebuah metode berbasis database yang membantu mengatasi permasalahan tersebut.
Kata kunci : database ,administrasi ,polda
1. PENDAHULUAN
D
alam bidang teknologi telah banyak mengalami perkembangan dan
kemajuan. Perkembangan itu khususnya dalam hal pengolahan data administrasi
dengan menggunakan metode aplikasi dan untuk menentukan hasil laporan pada setiap
hari nya. Setiap perusahaan atau instansi yang bergerak dibidang penginputan data
selalu memerlukan persediaan data. Tanpa adanya persediaan data yang tepat,
perusahaan atau instansi akan dihadapkan pada resiko, bahwa perusahaan atau instansi
pada suatu waktu tidak dapat memenuhi kebutuhan. Salah satu cara yang dapat
dilakukan untuk mempermudah aktivitas dan eksplorasi infiormasi adalah
menggunakan teknik visualisasi data yang dapat menyederhanakan informasi sehingga
mempercepat proses pengolahan data,dan pada akhirnya proses pengambilan keputusan
dapat dilakukan dengan cepat dan tepat. Salah satu bentuk pengolahan data adalah
menggunakan database.
Database dengan segala manfaat dan potensinya dapat dioptimalkan dengan
beberapa lagkah,salah satunya Perusahaan Bank tersebut hanya memiliki satu database
yang disimpan di server pusat, sedangkan cabang-cabangnya terhubung melalui jaringan
komputer untuk mengakses database yang terletak di sever pusat tersebut.
Polda kepri masih menggunakan sistem manual dengan menggunakan microsoft
word dan microsoft excel sebagai media pembuatan surat masuk dan keluar pada tiap
satuan kerja di polda kepri , sehingga dapat dibayangkan susahnya memanajemen
administrasi dari data tiap satker. Dilihat dari banyaknya masalah yang timbul akan
memberikan sedikit sekali keuntungan bagi polda kepri.Adapun tujuan yang ingin
dicapai :
(1) Menganalisa sistem yang lama dengan mempelajari beberapa kelemahan dari
sistem tersebut sebagai dasar untuk perancangan sistem baru.
(2) Untuk membantu dan meningkatkan kinerja staff polda kepri bagian sdm.
2
2.
LANDASAN TEORI
Pengertian database menurut (Connolly dan Begg ,2002), Indrajani (2007), Database
adalah penggunaan bersama dari data yang terhubung secara logis dan deskripsi dari data, yang
dirancang untuk keperluan informasi dari suatu perusahaan. Dua tujuan utama dari konsep
database adalah untuk memperkecil pengulangan data dan mencapai independensi data.
Entity-Relationship berisi komponen-komponen dari suatu himpunan entitas dan
himpunan relasi yang masing-masing dilengkapi dengan atribut-atribut yang merepresentasikan
seluruh fakta yang ditinjau sehingga dapat diketahui hubungan antara entity-entity yang ada
dengan atribut-atributnya. Selain itu juga bisa menggambarkan hubungan yang ada dalam
pengolahan data, seperti hubungan many to many, one to many, atau one to one. Lebih jelasnya
akan digambarkan secara sistematis dengan menggunakan Diagram Entity- Relationship
(Diagram E-R / ERD).(Priadi 2014)
3. Metode Penelitian
a. Data Primer
1.Rancangan file database sdm polda kepri.
2. Entity Relationship Diagram sdm polda kepri.
3. Relasi antar tabel pada database sdm polda kepri
b. Data Sekunder
1. format data kegiatan briefing Ditsabhara polda kepri.
2. format data dinas sppd polda kepri.
3. Profil polda kepri
4. Format surat keluar administrasi biro sdm polda kepri.
c. Rancangan Global
Perancangan global atau desain konseptual (conceptual design) atau disebut juga
desain logika (logical design), yaitu perancangan prosedur sistematika, logika atau
algoritma sistem secara konseptual yang berfungsi untuk membenahi sistem yang
sedang berjalan.
Dalam perancangan global, diuraikan bagan arsitektur sistem yang diusulkan berupa
ERD (Entity Relational Diagram).
d. ERD (Entity Relationship Diagram)
Menurut salah satu para ahli, Brady dan Loonam (2010), Entity Relationship diagram (ERD)
merupakan teknik yang digunakan untuk memodelkan kebutuhan data dari suatu organisasi,
biasanya oleh System Analys dalam tahap analisis persyaratan proyek pengembangan
system. Entity Relationship Diagram (ERD) merupakan gambaran tentang relasi dari setiap
entity atribut dari file yang digunakan untuk menggabungkan atau menghubungkan data
sehingga dapat dirancang laporan atau input data yang di inginkan. Berikut ini digambarkan
Entity Relationship Diagram Aplikasi Administrasi Biro SDM POLDA KEPRI dapat dilihat
pada gambar berikut ini:
3
Username
no_surat
Password
no
tgl_surat
tgl
login
memliki
dari
mengirim
Surat Masuk
isi
lampiran
ket
no_surat
Surat keluar
lampiran
ket
no
isi
tgl_surat
kepada
Gambar1. ERD database SDM POLDA KEPRI
Pada gambar diatas terdapat 3 entity, yang terdiri dari entity login, entity surat masuk
dan entity surat keluar. Untuk lebih jelasnya akan dijelaskan pada keterangan dibawah
ini :
Relationship Entity surat keluar dengan Entity surat masuk
(1) Entity surat keluar terdiri dari 7 atribut yaitu : no, no_surat, tgl_surat, kepada,
isi, lampiran, ket dengan Primary Key : no.
(2) Entity surat masuk terdiri dari 7 atribut yaitu : no, no_surat, tgl_surat,dari, isi,
lampiran, ket dengan Primary Key : no_surat.
(3) Derajat Relationship : one to many ( Satu departemen mengirim surat ke
banyak departemen ).
e. Rancangan Terinci
Perancangan terinci disebut juga dengan desain teknis sistem secara fisik (Physical
System Design) atau disebut juga dengan desain internal (internal design). Perancangan
terinci merupakan bentuk fisik atau bagan arsitektur sistem yang akan dibangun. Dalam
merancang suatu sistem perlu diketahui hal yang akan menunjang sistem agar dapat
mempermudah pengolahan data.
Pengolahan data diharapkan dapat mempermudah dalam hal penyajian, pelayanan,
dan pembuatan berbagai laporan yang dibutuhkan. Berdasarakan hal tersebut di atas,
akan diuraikan lebih detail rancangan sistem yang akan dibangun.
f. Rancangan File
Rancangan file merupakan perancangan tabel dalam database yang telah ditentukan
yang digunakan untuk menyimpan data yang di inputkan. Disain file dalam program
aplikasi Sistem Informasi Inventory Data Aplikasi Administrasi Biro SDM Pada
POLDA KEPRI adalah sebagai berikut:
4
(1) Tabel keluar
Nama Database
Nama Tabel
Field Kunci
Forign Key
: polda
: keluar
: no
:Tabel 1. (keluar)
No
1
2
3
4
5
6
7
Nama field
Nomor
No_surat
Tgl_surat
Kepada
Isi
Lampiran
Ket
(2) Tabel masuk
Nama Database
Nama Tabel
Field Kunci
Type
Varchar
Varchar
Varchar
Varchar
Varchar
Varchar
Varchar
Width
10
20
15
30
30
40
40
Keterangan
Nomor
Nomor surat
Tanggal surat
Kepada
Isi
Lampiran
Keterangan
: polda
: masuk
: no_surat
Tabel 2. (masuk)
No
1
2
3
4
5
6
7
8
Nama field
Tgl_terima
Nomor
No_surat
Tgl_surat
Kepada
Isi
Lampiran
Ket
(3) Tabel user
Nama Database
Nama Tabel
Field Kunci
Type
Varchar
Varchar
Varchar
Varchar
Varchar
Varchar
Varchar
Varchar
Width
15
15
10
15
30
40
40
30
Keterangan
Tanggal terima
Nomor
No surat
Tanggal surat
Kepada
Isi
Lampiran
Keterangan
: polda
: user
: id
Tabel 3. (user)
No
1
2
3
Nama field
Id
Username
Password
Type
Varchar
Varchar
Varchar
Width
10
20
20
Keterangan
Id
Username
Password
5
g. Relasi Antar Tabel
polda user
id
: int (11)
username : varchar (45)
password : varchar (45)
Polda masuk
Tgl
No
No_surat
Tgl_surat
Dari
Isi
Lampiran
Ket
Polda keluar
: varchar (15)
: varchar (10)
: varchar (20) (FK)
: varchar (15)
: varchar (40)
: varchar (50)
: varchar (30)
: varchar (30)
No
No_surat
Tgl_surat
kepada
Isi
Lampiran
Ket
: varchar (10)
: varchar (20) (PK)
: varchar (15)
: varchar (40)
: varchar (50)
: varchar (30)
: varchar (30)
Gambar .2 Relasi antar tabel database
4. Kesimpulan
Metode berbasis database sebagai alat bantu memanage data menjadi lebih
akurat dan pengolahan data lebih efektif menggunakan metode ini.
5. Saran
Diharapkan kepada masyarakat pada umumnya dan remaja khususnya untuk
menggunakan nalar dan pikirannya dalam memanfaatkan teknologi informasi,
menggunakan teknologi informasi seperlunya dan penggunaannya sesuai dengan
kondisi agar beragam dampak buruk dari teknologi informasi tidak terjadi
6. Daftar Pustaka
Dani Ainur Rivai, Sukadi (2013), Pembuatan Perancangan Database Sekolah Menegah
Kejuruan (SMK) Miftahul Huda Ngadirojo, Pacitan : IJNS Volume 2 No 3 – Juli 2013
– ISSN : 2302-5700
6
Eka Wida Fridayanthie , Tias Mahdiati (2016), Rancang Bangun ERD Permintaan Atk
Berbasis Intranet ( Studi Kasus : Kejaksaan Negeri Rangkasbritung ) , Tangerang :
Jurnal Khatulistiwa Informatika, Vol IV , No. 2
Aplikasi Administrasi BIRO SDM POLDA KEPRI Berbasis Database
MySQL
Hadityo , Ropianto
Program Studi Teknik Infomatika, Sekolah Tinggi Teknik Ibnu Sina, Batam
e-mail: 1710128262020@stt-ibnusina.ac.id, ropianto@stt-ibnusina.ac.id
[1]
[2]
ABSTRAK
Dalam meningkatkan kinerjanya selalu memberikan kemudahan kepada para staff khususnya di
bidang sdm. Untuk pengontrolan administrasi dengan menggunakan metode aplikasi. Sebelumnya polda
kepriI menggunakan sistem manual dengan menggunakan microsoft word dan microsoft excel. sebagai
media pembuatan surat masuk dan keluar pada tiap satun kerja (satker) di polda kepri , sehingga dapat
dibayangkan susahnya memanajemen administrasi dari data tiap SATKER. Dilihat dari banyaknya
masalah yang timbul akan memberikan sedikit sekali keuntungan bagi polda kepri. Dengan menggunakan
metode database akan memudahkan dalam pengolahan data administrasi polda kepri, maka dirancangkan
sebuah metode berbasis database yang membantu mengatasi permasalahan tersebut.
Kata kunci : database ,administrasi ,polda
1. PENDAHULUAN
D
alam bidang teknologi telah banyak mengalami perkembangan dan
kemajuan. Perkembangan itu khususnya dalam hal pengolahan data administrasi
dengan menggunakan metode aplikasi dan untuk menentukan hasil laporan pada setiap
hari nya. Setiap perusahaan atau instansi yang bergerak dibidang penginputan data
selalu memerlukan persediaan data. Tanpa adanya persediaan data yang tepat,
perusahaan atau instansi akan dihadapkan pada resiko, bahwa perusahaan atau instansi
pada suatu waktu tidak dapat memenuhi kebutuhan. Salah satu cara yang dapat
dilakukan untuk mempermudah aktivitas dan eksplorasi infiormasi adalah
menggunakan teknik visualisasi data yang dapat menyederhanakan informasi sehingga
mempercepat proses pengolahan data,dan pada akhirnya proses pengambilan keputusan
dapat dilakukan dengan cepat dan tepat. Salah satu bentuk pengolahan data adalah
menggunakan database.
Database dengan segala manfaat dan potensinya dapat dioptimalkan dengan
beberapa lagkah,salah satunya Perusahaan Bank tersebut hanya memiliki satu database
yang disimpan di server pusat, sedangkan cabang-cabangnya terhubung melalui jaringan
komputer untuk mengakses database yang terletak di sever pusat tersebut.
Polda kepri masih menggunakan sistem manual dengan menggunakan microsoft
word dan microsoft excel sebagai media pembuatan surat masuk dan keluar pada tiap
satuan kerja di polda kepri , sehingga dapat dibayangkan susahnya memanajemen
administrasi dari data tiap satker. Dilihat dari banyaknya masalah yang timbul akan
memberikan sedikit sekali keuntungan bagi polda kepri.Adapun tujuan yang ingin
dicapai :
(1) Menganalisa sistem yang lama dengan mempelajari beberapa kelemahan dari
sistem tersebut sebagai dasar untuk perancangan sistem baru.
(2) Untuk membantu dan meningkatkan kinerja staff polda kepri bagian sdm.
2
2.
LANDASAN TEORI
Pengertian database menurut (Connolly dan Begg ,2002), Indrajani (2007), Database
adalah penggunaan bersama dari data yang terhubung secara logis dan deskripsi dari data, yang
dirancang untuk keperluan informasi dari suatu perusahaan. Dua tujuan utama dari konsep
database adalah untuk memperkecil pengulangan data dan mencapai independensi data.
Entity-Relationship berisi komponen-komponen dari suatu himpunan entitas dan
himpunan relasi yang masing-masing dilengkapi dengan atribut-atribut yang merepresentasikan
seluruh fakta yang ditinjau sehingga dapat diketahui hubungan antara entity-entity yang ada
dengan atribut-atributnya. Selain itu juga bisa menggambarkan hubungan yang ada dalam
pengolahan data, seperti hubungan many to many, one to many, atau one to one. Lebih jelasnya
akan digambarkan secara sistematis dengan menggunakan Diagram Entity- Relationship
(Diagram E-R / ERD).(Priadi 2014)
3. Metode Penelitian
a. Data Primer
1.Rancangan file database sdm polda kepri.
2. Entity Relationship Diagram sdm polda kepri.
3. Relasi antar tabel pada database sdm polda kepri
b. Data Sekunder
1. format data kegiatan briefing Ditsabhara polda kepri.
2. format data dinas sppd polda kepri.
3. Profil polda kepri
4. Format surat keluar administrasi biro sdm polda kepri.
c. Rancangan Global
Perancangan global atau desain konseptual (conceptual design) atau disebut juga
desain logika (logical design), yaitu perancangan prosedur sistematika, logika atau
algoritma sistem secara konseptual yang berfungsi untuk membenahi sistem yang
sedang berjalan.
Dalam perancangan global, diuraikan bagan arsitektur sistem yang diusulkan berupa
ERD (Entity Relational Diagram).
d. ERD (Entity Relationship Diagram)
Menurut salah satu para ahli, Brady dan Loonam (2010), Entity Relationship diagram (ERD)
merupakan teknik yang digunakan untuk memodelkan kebutuhan data dari suatu organisasi,
biasanya oleh System Analys dalam tahap analisis persyaratan proyek pengembangan
system. Entity Relationship Diagram (ERD) merupakan gambaran tentang relasi dari setiap
entity atribut dari file yang digunakan untuk menggabungkan atau menghubungkan data
sehingga dapat dirancang laporan atau input data yang di inginkan. Berikut ini digambarkan
Entity Relationship Diagram Aplikasi Administrasi Biro SDM POLDA KEPRI dapat dilihat
pada gambar berikut ini:
3
Username
no_surat
Password
no
tgl_surat
tgl
login
memliki
dari
mengirim
Surat Masuk
isi
lampiran
ket
no_surat
Surat keluar
lampiran
ket
no
isi
tgl_surat
kepada
Gambar1. ERD database SDM POLDA KEPRI
Pada gambar diatas terdapat 3 entity, yang terdiri dari entity login, entity surat masuk
dan entity surat keluar. Untuk lebih jelasnya akan dijelaskan pada keterangan dibawah
ini :
Relationship Entity surat keluar dengan Entity surat masuk
(1) Entity surat keluar terdiri dari 7 atribut yaitu : no, no_surat, tgl_surat, kepada,
isi, lampiran, ket dengan Primary Key : no.
(2) Entity surat masuk terdiri dari 7 atribut yaitu : no, no_surat, tgl_surat,dari, isi,
lampiran, ket dengan Primary Key : no_surat.
(3) Derajat Relationship : one to many ( Satu departemen mengirim surat ke
banyak departemen ).
e. Rancangan Terinci
Perancangan terinci disebut juga dengan desain teknis sistem secara fisik (Physical
System Design) atau disebut juga dengan desain internal (internal design). Perancangan
terinci merupakan bentuk fisik atau bagan arsitektur sistem yang akan dibangun. Dalam
merancang suatu sistem perlu diketahui hal yang akan menunjang sistem agar dapat
mempermudah pengolahan data.
Pengolahan data diharapkan dapat mempermudah dalam hal penyajian, pelayanan,
dan pembuatan berbagai laporan yang dibutuhkan. Berdasarakan hal tersebut di atas,
akan diuraikan lebih detail rancangan sistem yang akan dibangun.
f. Rancangan File
Rancangan file merupakan perancangan tabel dalam database yang telah ditentukan
yang digunakan untuk menyimpan data yang di inputkan. Disain file dalam program
aplikasi Sistem Informasi Inventory Data Aplikasi Administrasi Biro SDM Pada
POLDA KEPRI adalah sebagai berikut:
4
(1) Tabel keluar
Nama Database
Nama Tabel
Field Kunci
Forign Key
: polda
: keluar
: no
:Tabel 1. (keluar)
No
1
2
3
4
5
6
7
Nama field
Nomor
No_surat
Tgl_surat
Kepada
Isi
Lampiran
Ket
(2) Tabel masuk
Nama Database
Nama Tabel
Field Kunci
Type
Varchar
Varchar
Varchar
Varchar
Varchar
Varchar
Varchar
Width
10
20
15
30
30
40
40
Keterangan
Nomor
Nomor surat
Tanggal surat
Kepada
Isi
Lampiran
Keterangan
: polda
: masuk
: no_surat
Tabel 2. (masuk)
No
1
2
3
4
5
6
7
8
Nama field
Tgl_terima
Nomor
No_surat
Tgl_surat
Kepada
Isi
Lampiran
Ket
(3) Tabel user
Nama Database
Nama Tabel
Field Kunci
Type
Varchar
Varchar
Varchar
Varchar
Varchar
Varchar
Varchar
Varchar
Width
15
15
10
15
30
40
40
30
Keterangan
Tanggal terima
Nomor
No surat
Tanggal surat
Kepada
Isi
Lampiran
Keterangan
: polda
: user
: id
Tabel 3. (user)
No
1
2
3
Nama field
Id
Username
Password
Type
Varchar
Varchar
Varchar
Width
10
20
20
Keterangan
Id
Username
Password
5
g. Relasi Antar Tabel
polda user
id
: int (11)
username : varchar (45)
password : varchar (45)
Polda masuk
Tgl
No
No_surat
Tgl_surat
Dari
Isi
Lampiran
Ket
Polda keluar
: varchar (15)
: varchar (10)
: varchar (20) (FK)
: varchar (15)
: varchar (40)
: varchar (50)
: varchar (30)
: varchar (30)
No
No_surat
Tgl_surat
kepada
Isi
Lampiran
Ket
: varchar (10)
: varchar (20) (PK)
: varchar (15)
: varchar (40)
: varchar (50)
: varchar (30)
: varchar (30)
Gambar .2 Relasi antar tabel database
4. Kesimpulan
Metode berbasis database sebagai alat bantu memanage data menjadi lebih
akurat dan pengolahan data lebih efektif menggunakan metode ini.
5. Saran
Diharapkan kepada masyarakat pada umumnya dan remaja khususnya untuk
menggunakan nalar dan pikirannya dalam memanfaatkan teknologi informasi,
menggunakan teknologi informasi seperlunya dan penggunaannya sesuai dengan
kondisi agar beragam dampak buruk dari teknologi informasi tidak terjadi
6. Daftar Pustaka
Dani Ainur Rivai, Sukadi (2013), Pembuatan Perancangan Database Sekolah Menegah
Kejuruan (SMK) Miftahul Huda Ngadirojo, Pacitan : IJNS Volume 2 No 3 – Juli 2013
– ISSN : 2302-5700
6
Eka Wida Fridayanthie , Tias Mahdiati (2016), Rancang Bangun ERD Permintaan Atk
Berbasis Intranet ( Studi Kasus : Kejaksaan Negeri Rangkasbritung ) , Tangerang :
Jurnal Khatulistiwa Informatika, Vol IV , No. 2