PERANCANGAN DAN PEMBUATAN SISTEM INFORMASI KEPEGAWAIAN DI POLITEKNIK PERKAPALAN NEGERI SURABAYA

PERANCANGAN DAN PEMBUATAN SISTEM

  

INFORMASI KEPEGAWAIAN DI POLITEKNIK

PERKAPALAN NEGERI SURABAYA

Anita Hidayati

  Politeknik Perkapalan Negeri Surabaya Email :

  ABSTRAK

  

Pembuatan aplikasi sistem informasi kepegawaian ini bertujuan utuk mengintegrasikan data-data

kepegawaian di PPNS yang selama ini masih terpencar-pencar dalam bentuk file-file yang

terpisah, sebagian bahkan masih berupa kertas-kertas dokumen. Dengan data yang terintegrasi

diharapkan mampu meningkatkan efisiensi administrasi di kepegawaian, khususnya yang

berkaitan dengan kenaikan pangkat atau golongan bagi dosen. Tahap awal dari penelitian

dilakukan dengan studi lapangan dan studi literatur. Langkah pengerjaannya adalah pembuatan

database di MySQL, migrasi dari data yang sebagian ada di Microsoft Excel ke MySQL,

menyiapkan web server apache, membuat website kepegawaian menggunakan PHP dengan

bantuan Macromedia Dreamweaver MX, testing aplikasi dengan sejumlah data yang diambil dari

data-data sebenarnya, beserta perbaikan bug-bug yang ditemui disaat testing. Selanjutnya adalah

membuat dokumentasi dan user guide. Dan yang terakhir adalah implementasi aplikasi sistem

informasi kepegawaian PPNS. Hasil dari penelitian ini adalah sistem informasi yang digunakan

oleh administrator untuk mengolah data kepegawaian yang berkaitan dengan kenaikan pangkat

atau golongan. Sistem informasi ini juga dapat diakses oleh dosen untuk memperoleh informasi

perolehan kredit point, peringatan waktu kenaikan pangkat.

Kata kunci : Sistem Informasi Kepegawaian, Politeknik Perkapalan Negeri Surabaya, Institut

Teknologi Sepuluh Nopember

  

ABSTRACT

This personnel information system application aims to integrate personnel data in the PPNS,

which are still scattered in the form of separate files, some even still in the form of paper

documents. The expectation of this data integration is improving administrative efficiency in

staffing, particularly in relation to the promotion and grading for lecturers. The initial phase of

the research carried out by case study and literature review. The development steps are creating

database using MySQL, Data migration from Microsoft Excel files to MySQL database, setting up

Apache web server, creating website application using PHP with the help of personnel

Macromedia Dreamweaver MX tool. After that, application is tested by comparing with a number

of actual data, along with bugs fixing encountered while testing. Next is creating documentation

and user guide. And the last is application deployment and training, so it ready to use. The result

of this research is the existence of personnel information system application that can help

administering personnel data effectively, especially helping employment promotion and grading

process.

Keywords: Personnel Information System, Politeknik Perkapalan Negeri Surabaya, Institut

Teknologi Sepuluh Nopember

  PENDAHULUAN

  Selama ini data-data kepegawaian yang ada di BAU PPNS masih terpencar-pencar dalam bentuk file-file yang terpisah, sebagian bahkan masih berupa dokumen-dokumen yang belum dijadikan file. Pihak administrasi kesulitan dalam pengelolaan data-data tersebut. Belum lagi resiko kehilangan dan kerusakan data, yang mungkin terjadi bila data-data tersebut tersebar dan terpencar-pencar.

  Dilihat dari segi efisiensi, hal ini kurang optimal, karena akan mengakibatkan banyak waktu dan tenaga administrasi yang diperlukan dalam klasifikasi data. Contoh sederhana adalah apabila seorang dosen ingin mengetahui kredit point yang telah dikumpulkannya. Pihak administrasi harus mengakumulasi nilai-nilai unsur utama, Tridharma Perguruan Tinggi dan unsur penunjang kredit point, yang masing-masing nilai tersebut tersebar di file-file dan dokumen yang berbeda. Ditambah dengan belum lengkapnya data kegiatan dari dosen di bagian kepegawaian, jika akan diperlukan untuk pengurusan kenaikan kepangkatan baru diajukan.

  Pembuatan aplikasi sistem informasi kepegawaian ini bertujuan utuk mengintegrasikan data-data kepegawaian di PPNS-ITS. Dengan data yang terintegrasi diharapkan mampu meningkatkan efisiensi administrasi di kepegawaian, khususnya yang berkaitan dengan kenaikan pangkat atau golongan bagi dosen.

  Tinjauan Pustaka Apache

  Web server adalah software server yang menjadi tulang belakang dari world wide web (www). Web server, untuk berkomunikasi dengan client-nya (web browser) mempunyai protokol sendiri, yaitu HTTP (Hyper Text Transfer Protocol). Dengan protokol ini, komunikasi antar web server dengan client-nya (browser) dapat saling dimengerti dan lebih mudah. Proses yang dimulai dari permintaan webclient (browser), diterima web server, diproses, dan dikembalikan hasil prosesnya oleh web server ke webclient lagi dilakukan secara transparan.

  Banyak sekali software web server yang berada di internet. Ada yang komersial ataupun freeware (gratisan). Apache adalah web server freeware yang mempunyai dukungan teknis dari pembuatnya dan dengan dokumentasi yang lengkap. Fasilitas atau ciri khas dari Apache [1] adalah : 1.

  Mampu dikompilasi sesuai dengan spesifikasi HTTP yang sekarang

  2. Dapat otomatis berkomunikasi dengan client browsernya untuk menghasilkan tampilan yang terbaik pada client browsernya

  3. Secara otomatis menjalankan file index.html, halaman utamanya, untuk ditampilkan secara otomatis pada clientnya

  4. Mempunyai level-level pengamanan 5.

  Mempunyai dukungan teknis melalui web.

  MySQL

  MySQL merupakan sebuah server database yang banyak digunakan di internet karena kehandalannya dan juga karena sifatnya yang shareware. Penggunaan MySQL juga memberi manfaat pada fungsi client-server pada database [3].

  Macromedia Dreamweaver MX

  Digunakan sebagai editor profesional untuk membuat tampilan dan pemrograman aplikasi di web. Macromedia Dreamweaver memiliki keandalan dibandingkan dengan editor web yang lain. Perancang website tidak perlu menguasai HTML (Hypertext Markup Language) untuk merancang sebuah website. Karena telah disediakan tool-tool yang siap pakai. Dengan Macromedia Dreamweaver MX, dapat digunakan bermacam pemrograman berbasis web, diantaranya PHP, ASP, Cold Fusion, JSP dan sebagainya [2]. Masyarakat, Pelatihan, Seminar

  PHP Merupakan bahasa scripting Nasional, Jurnal, Unsur Penunjang.

  untuk pengembangan aplikasi diatas  Penelitian : Judul, Ketua, Anggota, teknologi web. PHP menyatu dengan

  Sumber Dana, Jumlah Dana, Tahun, HTML dan berada di server (server-side-

  Reviewer, Status (ditolak, diterima, HTML-embedded scripting). Artinya swadana), Tanggal Seminar, SK. sintaks dan perintah-perintah yang

• diberikan akan sepenuhnya dijalankan di Microsoft Excel ke MySQL.

  Migrasi dari data yang sebagian ada di

  server tetapi disertakan pada halaman Menyiapkan web server apache

• HTML biasa. Tujuan dari bahasa
• website kepegawaian

  Membuat scripting ini adalah untuk membuat menggunakan PHP dengan bantuan aplikasi-aplikasi yang dijalankan diatas Macromedia Dreamweaver MX. teknologi web. Dalam hal ini, aplikasi

• pada umumnya akan memberikan hasil yang diambil dari data-data pada web browser, tetapi proses secara sebenarnya, beserta perbaikan bug- keseluruhan dijalankan di web server [4].

  Testing aplikasi dengan sejumlah data

  bug yang ditemui disaat testing. Kekuatan PHP yang paling 4.

  Membuat dokumentasi dan user utama adalah untuk konektivitas database guide. dengan web. Dengan PHP, membuat

  5. aplikasi sistem Implementasi aplikasi web yang terkoneksi ke database informasi kepegawaian PPNS. menjadi sangat mudah. Sistem database yang didukung oleh PHP saat ini adalah :

  START

  Oracle, Sybase, MySQL, mSQL, Solid, Generic ODBC, PostgreSQL, Adabas D,

  Studi Lapangan

  FilePro, Velocis, dBase, Unix dbm, semua database dengan interface ODBC.

  Pengumpulan data yang akurat METODOLOGI

  Metodologi yang dilakukan dalam

  Studi Literatur

  penelitian ini dapat dirinci sebagai berikut :

  Perancangan & Pembuatan 1.

  Melakukan studi lapangan dalam hal

  database

  pengumpulan data yang akurat dari permasalahan yang sedang dihadapi

  Pembuatan Program

  dari narasumber yang berkompeten serta dokumen-dokumen yang bersangkutan.

  Testing & Perbaikan 2.

  Melakukan studi literatur pada tinjauan pustaka sehingga dapat menentukan tool-tool serta metode

  Program jalan?

  terbaik yang dapat dipergunakan sebagai solusi.

  Melakukan tahap pengerjaan yang meliputi : Membuat database di MySQL yang

  Dokumentasi & User Guide 3.

  Implementasi

  berisi data-data sebagai berikut :  Dosen : NIP, Nama, Tempat/Tanggal

  Lahir, Tahun Pensiun, Pangkat,

  STOP

  Golongan, TMT, Jabatan Fungsional,

  Gambar 1. Diagram Alir Metodologi TMT.

  Penelitian

  Kredit : Pendidikan,  Angka Pengajaran, Penelitian, Pengabdian Langkah-langkah dari metodologi Menu yang dapat langsung dijelaskan pada Gambar 1 berupa diakses tanpa harus login terlebih dahulu diagram alir. terdapat di menu utama seperti terlihat pada Gambar 3, yaitu rincian angka kredit, syarat-syarat kenaikan pangkat

HASIL DAN PEMBAHASAN

  dan jabatan, peringatan masa kenaikan Aplikasi ini berjalan dengan web pangkat dan absensi. server apache dan menggunakan PHP sebagai bahasa scriptingnya. Sedangkan untuk datanya dengan MySQL dengan frontnya PHPMyAdmin. Hal ini karena PHPMyAdmin lebih familiar dan user friendly bagi semua administrator, baik yang mengerti komputer maupun tidak.

  Data-data yang dibutuhkan untuk aplikasi ini ada yang sudah tersedia, tapi ada juga yang baru. Untuk data-data yang sudah ada di Ms.Excel, disimpan (save

  Gambar 3. Menu Utama

  as) ke file teks berekstensi csv dulu, kemudian ditransfer ke PHPMyAdmin Form rincian angka kredit terlihat pada menjadi tabel-tabel. Sedangkan untuk Gambar 4 berisi penjelasan semua data yang baru, dibuat langsung kegiatan yang berhubungan dengan skemanya di PHPMyAdmin dan diisi. pencapaian angka kredit beserta

  Terdapat 15 tabel yang disatukan dalam pointnya. database pada Gambar 2.

  Gambar 4. Rincian Angka Kredit

  Form jumlah angka kredit kumulatif pada Gambar 5 berisi penjelasan tentang

  Gambar 2. Database BAU

  syarat-syarat atau kewajiban yang harus dipenuhi oleh dosen untuk bisa naik Otorisasi dari Sistem Informasi pangkat/jabatan. Kepegawaian ini dibagi menjadi 2 level, administrator dan user umum. User umum hanya bisa retrieve informasi, sedangkan administrator memiliki hak penuh, dari entry, edit data sampai retrieve informasi. Hal ini dimaksudkan agar tidak terjadi kekacauan sistem yang disebabkan oleh campur tangan banyak pihak karena ada administrator yang bertanggungjawab mengatur sistem

  Gambar 7. Tampilan Menu Umum

  Menu lihat data pribadi sebagai sarana

  Gambar 5. Jumlah Angka Kredit Kumulatif

  bagi dosen untuk mengecek data pribadinya dan melakukan request Program pendidikan akademik : apabila terjadi kesalahan dapat dilihat dan melaksanakan

   memperoleh pada Gambar 8. pendidikan dan pengajaran sekurang- kurangnya 30%

   melaksanakan penelitian sekurang- kurangnya 25 % pengabdian pada  melaksanakan masyarakat sebanyak-banyaknya 15% Program pendidikan profesional : dan melaksanakan  memperoleh pendidikan dan pengajaran sekurang- kurangnya 40%  melaksanakan penelitian sekurang- kurangnya 10 % pengabdian pada  melaksanakan masyarakat sebanyak-banyaknya 15%

  Gambar 8. Tampilan Data Pribadi

  Form peringatan pada Gambar 6 berguna Menu lihat data kredit point pada bagi dosen agar segera mempersiapkan Gambar 9 terdiri atas semua unsur-unsur segala sesuatu hal yang harus dipenuhi Tri Dharma Perguruan Tinggi beserta untuk kelancaran proses kenaikan perhitungan jumlah total kredit point golongan dan jabatan yang telah dikumpulkan oleh dosen yang bersangkutan.

  Menu administrator pada Gambar 10 meliputi : lihat, edit dan tambah data dosen/karyawan, lihat dan isi data kredit point dosen, membuka file request dari dosen untuk kemudian

  Gambar 6. Contoh Peringatan Dosen yang menindaklanjuti.

  Waktunya Naik Golongan

  Menu untuk user umum pada Gambar 7 meliputi lihat data pribadi, kredit point, dan mengajukan request kepada administrator, misalnya untuk penggantian login, perubahan data pribadi, dan lain-lain.

  

Gambar 10. Menu Administrator

  Menu lihat data semua dosen dapat dilihat pada Gambar 11. Sedangkan untuk mengedit data dosen pada Gambar 12.

  Gambar 9. Data Kredit Point

Gambar 11. Tampilan Data Dosen Gambar 12. Tampilan Edit Data Dosen atau Update Data Terbaru

  Isi kredit point terdiri dari Unsur Utama dan Unsur Penunjang, yang masing masing terdapat rincian. Seperti yang terdapat pada Gambar 13.

  Gambar 13. Rincian Kegiatan Dosen

  Untuk mengisi kredit point unsur utama pendidikan seperti pada Gambar 14(a).

  Gambar 13(a). Unsur Utama Pendidikan Gambar 13(b). Pendidikan & Pengajaran

  Pengisian Tridharma Perguruan Tinggi pendidikan pengajaran pada Gambar 13(b), penelitian pada Gambar 13(c), pengabdian kepada masyarakat pada Gambar 13(d). Untuk unsur penunjang terdapat pada Gambar 13(e).

  Gambar 13(c). Penelitian

SIMPULAN DAN SARAN

  Gambar 13(d). Pengabdian Masyarakat

  2. Pengembangan dapat dilakukan dengan menangani proses-proses selain kenaikan pangkat atau golongan.

  Simpulan yang didapat dari penelitian ini adalah :

  1. Sistem informasi ini digunakan oleh administrator kepegawaian untuk mengolah data kepegawaian yang berkaitan dengan kenaikan pangkat atau golongan.

  2. Sistem informasi ini dapat diakses oleh dosen untuk memperoleh informasi perolehan kredit point, peringatan waktu kenaikan pangkat

  Saran : 1.

  Pengumpulan kelengkapan data kepegawaian dalam pengolahan sistem informasi ini supaya hasil yang diperoleh lebih akurat.

DAFTAR PUSTAKA

  Gambar 13(e). Unsur Penunjang Admin dapat mengetahui permintaan dari user dan dengan cepat menanganinya dengan melihat daftar request pada Gambar 14.

  dengan PHP dan MySQL , Yogyakarta: Penerbit ANDI, 2006.

  [2] Stendy B Sakur, Aplikasi Web

  Database dengan Dreamweaver MX , Yogyakarta: Penerbit ANDI,

  2003. [3] Betha S, Pemrograman Web dengan

  PHP , Bandung: Penerbit Informatika, 2004.

  [4] Haryanto S, Kumpulan Konsep

  Pemrograman PHP , Jakarta: Dian Rakyat, 2004.

  Gambar 14 : Tampilan Daftar Request

  [1] Peranginangin K, Aplikasi WEB