MANUAL PENGGUNA SISTEM PENGURUSAN PERTUKARAN KAKITANGAN BUKAN GURU KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA ( e-Tukar Bukan Guru)

  

MANUAL PENGGUNA

SI ST EM PEN GU RU SAN PERT U K ARAN

K AK I T AN GAN BU K AN GU RU K EM EN T ERI AN

PELAJ ARAN M ALAY SI A

( e -T uk a r Buk a n Guru)

  

Disediakan oleh:

Bahagian Pengurusan Sumber Manusia

dan

Bahagian Pengurusan Maklumat

  K K E E M M E E N N T T E E R R

  I I A A N N P P E E L L

A

A

J J A A R R A A N N M M A A L L A A Y Y S S

  I I A A

  ENDAHULUAN P

  Manual ini disediakan khas bagi kegunaan kakitangan Kementerian Pelajaran Malaysia sebagai panduan dalam menggunakan Sistem Pengurusan Petukaran Kakitangan Bukan Guru Kementerian Pelajaran Malaysia (e-Tukar Bukan Guru). Ia mengandungi panduan lengkap beserta skrin antaramuka sebenar e-Tukar Bukan Guru bagi memberi penjelasan yang lebih mudah difahami dan diaplikasi oleh pengguna. Ia juga merupakan rujukan awal bagi pengguna mengenalpasti kaedah penggunaan e-Tukar Bukan Guru yang betul dan berkesan.

  Semoga manual pengguna ini dapat membantu pengguna membuat permohonan secara atas talian.

  BAB 1 Pengenalan

  5.1 Log Masuk ke e-Tukar Bukan Guru 11-12

  8 BAB 4 MemulakanAplikasi

  4.1 PanduanPengguna

  9

  4.2 Menentukan Paparan Skrin

  9

  4.3 Menghalang Pop-up Window

  10 BAB 5 Penggunaan Aplikasi – Pemohon

  5.2 Tukar Kata Laluan

  8

  13

  5.3 Modul Permohonan

  18 BAB 6 Penggunaan Aplikasi – Pengesah 1 dan Pengesah 2

  6.1 Modul Pengesah 1 dan Pengesah 2 19-22

  BAB 7 PerkhidmatandanSokongan

  7.1 Senarai Pegawai Untuk Dihubungi

  23 LAMPIRAN

  3.4 Panduan keselamatan

  3.3 Keselamatan sesi

  1.1 Tujuan

  1.5 Kategori pengguna

  4

  1.2 Skop

  4

  1.3 Objektif

  4

  1.4 Keterangan modul

  5

  6 BAB 2 Pemasangan

  8

  2.1 Keperluan sistem

  7

  2.2 Pemasangan sistem

  7 BAB 3 Ciri-ciri Aplikasi

  3.1 Ciri keselamatan

  8

  3.2 Keselamatan katalaluan

  K ANDUNGAN

  Pengenalan

  1.1 Tujuan

  e-Tukar Bukan Guru adalah sistem pengurusan pertukaran kakitangan bukan guru di Kementerian Pelajaran Malaysia. Sistem ini dibangunkan bagi tujuan membuat urusan pertukaran dan menyimpan data-data permohonan pertukaran kakitangan secara lebih efisien dan efektif.

  1.2 Skop

  i. Pengumpulan maklumat pemohon yang terdiri dari pelbagai skim dan gred ; dan ii. Penghasilan laporan bagi maklumat-maklumat yang berkaitan dengan urusan permohonan

  1.3 Objektif

  e-Tukar Bukan Guru dibangunkan bagi memenuhi objektif seperti berikut : i. Menyediakan Sistem Permohonan Pertukaran Bukan Guru Secara AtasTalian; iii. Memproses permohonan pertukaran secara sistematik dan efisyen melalui pengkalan data berpusat ;dan iv. Memendekkan tempoh pemprosesan permohonan pertukaran

1.4 Keterangan modul

  Terdapat 8 modul utama dalam e-Tukar Bukan Guru:

BIL MODUL PENERANGAN

  1. Modul Permulaan

  Modul ini digunakan oleh BPSM bagi pengemaskinian

maklumat kekosongan jawatan.

  2. Modul Iklan

  Modul ini adalah modul yang digunakan oleh BPSM untuk mengeluarkan Iklan permohonan pertukaran

  3. Modul Permohonan

  Modul ini digunakan bagi pemohon yang terdiri daripada kakitangan bukan guru yang berhasrat membuat permohonan pertukaran

  4. Modul Pengesah 1

  Modul ini digunakan oleh Pengesah 1 yang terdiri di kalangan Pengetua/Gurubesar/Pengawai/Pengarah/Setiausaha Bahagian yang melaksanakan tugas sebagai ketua jabatan bagi pemohon.

  5. Modul Pengesah 2

  Modul ini digunakan oleh Pengesah 2 yang terdiri di kalangan Pengarah/Setiausaha Bahagian di peringkat Jabatan Pelajaran Negeri atau Bahagian-bahagian di Kementerian Pelajaran.

  6. Modul Kelulusan

  Modul ini adalah modul yang digunakan oleh pihak BPSM bagi urusan kelulusan pertukaran di antara negeri atau di antara bahagian.

  7. Modul Laporan

  Modul ini digunakan oleh BPSM bagi urusan laporan permohonan mengikut kategori jawatan, negeri dan bulan permohonan. Lain-lain laporan juga disediakan seperti laporan calon Berjaya, calon gagal dan lain-lain.

  8. Modul Pentadbir Modul ini digunakan oleh pentadbir sistem iaitu pihak BPSM

1.5 Kategori Pengguna

  Terdapat tiga(3) kategori utama pengguna e-Tukar Bukan Guru seperti yang dinyatakan dalam jadual berikut:

BIL. KATEGORI TAHAP CAPAIAN

  1. Pentadbir Sistem Memiliki tahap capaian sepenuhnya bagi mengubahsuai sistem, mencapai dan mengemaskini data. Pentadbir juga bertanggungjawab menyelesaikan masalah teknikal yang dihadapi oleh pengguna sistem.

  2. Pengurusan Pelulus Melaksanakan proses kelulusan - -

• Pengesah 1 Membuat pengesahan sama ada menyokong atau - atau 2 tidak menyokong permohonan pertukaran.

  Mendaftarkan kekosongan jawatan yang ada. - Pendaftar - Kekosongan

• 3. Operasi Membuat permohonan pertukaran

  Mengemaskini data permohonan sebelum tarikh tutup - - Pemohon permohonan dan selagi permohonan belum dihantar.

BAB 2 Pemasangan

  2.1 Keperluan sistem

  2.1.1 Perkakasan : i. Keperluan minimum Pentium II ++ ii. Tetikus. iii. Papan kekunci. iv. Rangkaian internet. v. Kad rangkaian dan alat-alat rangkaian yang lain. vi. Pencetak vii. Pengimbas

  2.1.2 Perisian : i. Internet Explorer 7 ke atas. ii. Windows XP ke atas. iii. Skrin resolusi 1024 x 768 iv. Java Runtime Environment v. Adobe Reader

  2.2 Pemasangan sistem

  e-Tukar Bukan Guru merupakan sistem berasaskan web dan memerlukan pelayar web Internet Explorer. Alamat URL bagi e-Tukar Bukan Guru ialah

  http://apps.moe.gov.my/etukar

  Sila rujuk langkah-langkah memulakan e-Tukar Bukan Guru dalam Bab 4 untuk maklumat lanjut.

   Ciri-ciri Aplikasi

3.1 Ciri-ciri Keselamatan

  e-Tukar Bukan Guru dilengkapi dengan ciri-ciri keselamatan yang terjamin. Antara fungsi keselamatan dalam e-Tukar Bukan Guru adalah:  Nama Pengguna dan Kata Laluan  Data disimpan secara automatik di server KPM.  Sesi ditamatkan secara automatik sekiranya sistem tidak aktif.

  3.2 Keselamatan katalaluan Untuk mencapai e-Tukar Bukan Guru, pengguna perlu memasukkan kata laluan terlebih dahulu. Sekiranya individu tidak memiliki ID pengguna dan kata laluan yang didaftarkan, akses adalah tidak dibenarkan.

  3.3 Keselamatan Sesi Sekiranya sistem tidak aktif dalam masa lebih dari 15 minit, pengguna akan dilog keluar secara automatik. Pengguna perlu log semula untuk mencapai sistem.

  3.4 Panduan Keselamatan Untuk memastikan keselamatan data-data yang disimpan di dalam e-Tukar Bukan Guru adalah terjamin, pengguna perlu mematuhi panduan keselamatan yang tertentu selain dari ciri-ciri keselamatan yang sedia ada dalam e-Tukar Bukan Guru. Antara perkara yang perlu dipatuhi adalah: i. Gunakan kata laluan yang tidak mudah diteka dan elakkan daripada mempunyai ID pengguna dan kata laluan yang sama. ii. Rahsiakan kata laluan daripada pihak lain. iii. Pastikan log keluar daripada sistem apabila tidak menggunakan sistem.

BAB 4 Memulakan Aplikasi

  4.1 Panduan Pengguna

  i. Anda dinasihatkan menggunakan pelayar internet Microsoft Internet Explorer versi 7 ke atas. Aplikasi ini dibangunkan dan diuji sepenuhnya menggunakan pelayar internet berkenaan. ii. Sekiranya tiada apa - apa yang berlaku setelah anda menggunakan pelayar internet yang dicadangkan seperti skrin log masuk ke aplikasi e-Tukar Bukan Guru tidak dipaparkan, semak penghalang popup pada pelayar internet anda. Rujuk Perenggan 4.3 untuk maklumat lanjut.

  4.2 Menentukan paparan skrin.

  i. Klik kanan di skrin ii. Pilih Properties iii. Pilih tab Settings iv. Tukar paparan skrin kepada 1024 x 768 pixel v. Klik butang Apply dan kemudian klik butang OK.

4.3 Menghalang Pop-Up Window.

  i. Buka web browser Internet Explorer. ii. Taip alamat http://apps.moe.gov.my/etukar/ iii. Tekan Enter. iv. Klik pada ikon "blocked". Seterusnya pilih “Always allow pop-ups from www.moe.gov.my” dan pilih “Always allow pop-ups from apps.moe.gov.my”

   Penggunaan Aplikasi – Pemohon

5.1 Log masuk ke e-Tukar Bukan Guru i. Buka web browser Internet Explorer.

  v. Taip alamat http://apps.moe.gov.my/etukar/ ii. Tekan Enter. iii. Masukkan ID Pengguna dan Kata Laluan.

  iv. Jika ID Pengguna dan Kata Laluan adalah betul, skrin seperti dibawah akan dipaparkan.

  Peringatan: Pengguna adalah diingatkan supaya menyediakan dokumen selengkapnya yang telah diimbas di dalam format pdf/bitmap/jpeg. v. Jika anda baru pertama kali, login sila daftar terlebih dahulu dengan Klik Login Kali Pertama. vi. Masukkan Nama penuh, nombor kad pengenalan, ID pengguna dan katalaluan. Kemudian klik daftar

  Peringatan : Pengguna adalah dinasihatkan menggunakan nombor kad pengenalan sebagai ID Pengguna dan menggunakan sekurang-kurangnya 10 aksara bagi katalaluan. vii. Sekarang anda boleh masuk semula menggunakan ID pengguna dan kata laluan tadi.

5.2 Tukar Kata Laluan:

  i. Klik Profil Pengguna ii. Klik butang Tukar Kata Laluan

  iii. Skrin seperti berikut akan dipaparkan selepas maklumat berjaya dikemaskini.

  Peringatan : Pengguna adalah dinasihatkan tidak mendedahkan ID Pengguna dan Katalaluan kepada mana-mana pihak. Katalaluan mestilah sekurang- kurangnya 10 aksara

5.3 Modul Permohonan

  Klik Modul Permohonan dalam Senarai Menu:

5.3.1 Tab Peribadi i. Klik butang Mohon untuk membuat permohonan tukar.

  ii. Skrin seperti berikut akan dipaparkan. Maklumat Tab Peribadi perlu dilengkapkan oleh pemohon. iii. Maklumat-maklumat lain di dalam Tab Peribadi adalah Alamat Tetap,

  Alamat Surat Menyurat, Status Perkahwinan, dan Maklumat Pasangan Suami/Isteri.

  iv. Untuk ruangan Status Perkahwinan sijil nikah yang telah di imbas ke dalam format pdf/jpeg/bitmap perlu di muat naik. v. Akhir sekali pemohon perlu klik butang Simpan untuk menyimpan maklumat di Tab Peribadi. vi. Maklumat Pasangan Suami/Isteri juga wajib diisi. Setiap pemohon perlu mendapat persetujuan pasangan sebelum Klik butang PERSETUJUAN

  PASANGAN.

  Peringatan : Semua maklumat yang mempunyai tanda * adalah maklumat penting yang wajib diisi oleh pengguna

5.3.2 Tab Perkhidmatan

  i. Klik Tab Perkhidmatan di dalam Modul Permohonan. Melalui Tab ini semua maklumat perkhidmatan seperti nama jawatan, tarikh lantikan, tarikh pengesahan dalam perkhidmatan, dan tarikh berkhidmat ditempat sekarang perlu dilengkapkan. Pemohon perlu memastikan semua maklumat yang diberikan adalah sah. Sebarang pemalsuan maklumat atau dokumen akan menyebabkan permohonan tidak akan dipertimbangkan. ii. Setelah semua maklumat dilengkapkan di dalam Tab Perkhidmatan klik butang Simpan untuk menyimpan maklumat berkenaan.

5.3.3 Tab Asas Permohonan

  i. Klik Tab Asas Permohonan dan lengkapkan semua maklumat yang berkaitan. Semua dokumen berkaitan asas permohonan juga perlu dimuat naik. Seterusnya klik butang Simpan. ii. Di dalam Tab Permohonan juga terdapat pilihan Asas Permohonan yang lain seperti dipaparan berikut.

  Peringatan :Semua asas permohonan tukar perlu di muat naik bersama- sama dokumen yang telah diimbas di dalam format pdf/bitmap/jpeg.

  5.3.4 Tab Tempat Dipohon

  i. Klik Tab Tempat Permohonan dan pemohon boleh memilih tiga tempat yang dipohon untuk bertukar.Seterusnya klik butang Simpan.

  5.3.5 Tab Pengakuan Pemohon. Butang Hantar i. Klik Tab Pemohonan dan skrin seperti berikut dipaparkan.

ii. Klik HANTAR untuk memastikan permohonan dihantar ke Pengesah 1.

  Peringatan : Butang HANTAR yang telah diklik akan memastikan permohonan telah dihantar ke Pengesah 1. Pengguna tidak boleh membatalkan permohonan atau membuat sebarang kemaskini maklumat selepas butang HANTAR diklik.

  

iii. Setelah butang Hantar di klik, slip permohonan pertukaran akan kelihatan

seperti paparan berikut. Slip berkenaan boleh digunakan oleh pemohon untuk

simpanan sebagai bukti permohonan telah dibuat. Setiap slip mempunyai nombor

permohonan yang boleh dijadikan nombor rujukan permohonan

  Maklumat bahawa permohonan Nombor permohonan pertukaran diajukan kepada Pengesah 1 dan Pengesah 2 terlebih dahulu Peringatan : Slip permohonan perlu dicetak atau disimpan oleh pemohon untuk rujukan pada masa hadapan. Setiap slip mempunyai nombor unik tersendiri iaitu nombor permohonan pertukaran.

   Penggunaan Aplikasi – Pengesah 1 dan 2

6.1.1 Modul Pengesah 1 dan 2

  i. Pengesah 1 adalah Ketua Jabatan di tempat pemohon bertugas. Pengesah 1 perlu membuat pengesahan dalam tempoh 2 minggu sebelum permohonan berkenaan dimajukan kepada Pengesah 2. ii. Paparan berikut adalah apabila Pengesah 1, login ke akaun Pengesah 1. iii. Pengesah 1 perlu klik butang senarai pengesahan untuk melihat senarai permohonan tukar. iv. Pengesah 1 seterusnya perlu klik butang pengesahan untuk membuat

pengesahan dan paparan seperti dibawah akan dipaparkan. v.

  Jika lebih dari satu permohonan yang wujud sistem akan mempaparkan kesemua permohonan seperti dibawah.

vi. Bagi Pengesah 2 terutamanya JPN, semua permohonan yang memohon

keluar dari negeri JPN berkenaan akan dipaparkan. Semua permohonan ini perlu disahkan oleh pihak JPN, bagi memastikan permohonan berkenaan sampai ke BPSM.

  vii. Maklumat permohonan akan dipaparkan seperti di atas . Pengesah 1 atau 2 perlu klik nama pemohon dan membuat pengesahan sama ada menyokong atau tidak permohonan berkenaan. Pengesahan yang dibuat membolehkan permohonan berkenaan akan sampai kepada Pelulus di BPSM. viii. Jika pengesah 1 atau 2 tidak membuat pengesahan di dalam tempoh yang diberikan permohonan berkenaan tidak akan sampai ke Pelulus di BPSM.

  BPSM hanya akan memproses permohonan yang telah mendapat pengesahan dari kedua-dua peringkat pengesahan. ix. Paparan dibawah adalah paparan yang membolehkan Pengesah 1 atau 2 melihat semua maklumat permohonan yang telah diisi oleh pemohon. x. Pengesah 1 atau 2 perlu memastikan maklumat yang diberikan adalah tepat, lengkap dan benar. xi. Seterusnya Pengesah 1 atau 2 perlu membuat catatan(jika perlu) di ruang catatan xii. Kemudian Klik butang Status Permohonan untuk membuat sokongan dengan memilih sama ada SAP(Sokong Ada Pengganti), STP(Sokong Tanpa

  Pengganti), SPK(Sokong Pengganti Hantar Kemudian) atau TS (Tidak Disokong). xiii. Kemudian Pengesah perlu Klik butang perakuan bahawa semua maklumat yang diberikan adalah benar.

  

xiv. Akhirnya Pengesah perlu Klik butang DIPERAKUI untuk memastikan

permohonan dihantar ke peringkat kelulusan.

i. Berikut adalah carta aliran proses permohonan bagi maklumat tambahan

  pemohon dan pengesah. Untuk maklumat lanjut berkenaan Pengesah 1 dan Pengesah 2 sila rujuk Lampiran A.

  PROSES Pemohon membuat permohonan TEMPOH MASA

  1 Bulan (1 – 30 April) Pengesah 1 membuat pengesahan

  14 Hari ( 2- 15 Mei ) Pengesah 2 membuat pengesahan

  14 Hari (16-31 Mei) Proses Kelulusan Di BPSM

  14 Hari (1 – 14 Jun ) Keputusan Permohonan

  7 Hari (15 – 23 Jun ) Arahan Pertukaran (1 Julai ) Peringatan : Permohonan yang gagal boleh membuat permohonan semula

pada sessi Julai yang akan dibuka mulai 1 Julai 2011. ID Pengguna dan

katalaluan yang sama boleh digunakan semula.

  Perkhidmatan Dan Sokongan

7.1 Senarai Pegawai Untuk Dihubungi

  Perkhidmatan dan sokongan bagi sistem ini adalah berterusan. Pengguna boleh menghubungi pegawai yang bertanggungjawab sekiranya menghadapi masalah ketika menggunakan e-Tukar Bukan Guru. Buat masa ini, pihak yang boleh dihubungi adalah seperti berikut:

  No Nama Jawatan No Telefon E-mel

  1. Encik Rudy Eruwan Penolong Setiausaha 03-8884 7754 rudy.jamain@moe.gov.my Jamain

2. Pn. Sumarni Marzuki Penolong Setiausaha 03-8884 7788 sumarni@moe.gov.my

  3. Cik Idzatul Farahana Penolong Setiausaha 03-8884 7733 Idzatul.ithnin@moe.gov.my Binti Ithnin

  

4. Pn. Nurul Elliza binti Pegawai Teknologi 03-8884 3693 elliza@moe.gov.my

Jasmin Maklumat

  5. Pn. Norsharizan binti Penolong Pegawai 03-8884 3833 sharizan.muhamad@moe.g Muhamad Teknologi Maklumat ov.my

  24 P E N G E S A H 1 P E N G E S A H 1 P E N G E S A H 1 ^{SM T/ SM V/ PPA SBP/ SBPI / SK/ SBT/ SM S SABK SEK SENI SEK SUKAN SRPK/ SM PK BTPN/ PKG M ATRIK IPG JNJK AUDIT SEKOLAH PPD JPN BAHAGIAN SEKOLAH HARIAN} _{PENGETUA PENGETUA GURU BESAR/ PENGETUA PENGETUA PEGAW AI BTPN NEGERI}

_PENGARAH

_{M ATRIKULASI}

_{PENGARAH IPG PEGAW AI JNJK NEGERI PEGAW AI AUDIT SEKOLAH PEGAW AI PPD PENGARAH JPN SETIAUSAHA/ PENGARAH BAHAGIAN GURU BESAR PENGETUA GURU BESAR/ PENGETUA GURU BESAR/ PENGETUA} PENGARAH _BPTV ^PENGARAH _BPSBPSK ^PENGARAH _BPI ^{PENGARAH BHG} _{KOKURIKULUM DAN KESENIAN} ^PENGARAH _{BAHAGIAN TEKNOLOGI PENDIDIKAN}

^PENGARAH

_BAHAGIAN

_{M ATRIKULASI}

^REAKTOR _{IPG INDUK} ^KETUA _NAZIR ^SUB _{BAHAGIAN AUDIT SEKOLAH} ^PENGARAH _JPN ^{TIADA TIADA PENGARAH J} _{JABATAN PELAJARAN NEGERI} ^PENGARAH _{BHG SUKAN} ^PENGARAH _{BP KHAS} BPSM P E N G E S A H 2 P E N G E S A H 2 P E N G E S A H

  2 P E L U L U S Tamat

  

CARTA ALIRAN PROSES PERM OHONAN E-TUKAR BUKAN GURU

SETIAP PERM OHONAN PERLU M ENDAPAT PENGESAHAN DARI PENGESAH 1 DAN PENGESAH 2. BAGI PEM OHON YANG BERKHIDM AT DI BAHAGIAN-BAHAGIAN KEM ENTERIAN ATAU

JABATAN PELAJARAN NEGERI PENGESAHAN DILAKUKAN OLEH PENGESAH 1 SAHAJA SEBELUM PERM OHONAN DIHANTAR KE BPSM .