STANDAR PELAKSANAAN KEGIATAN ORGANISASI MAHASISWA
Tanggal : 24 April 2015
Standar Pelaksanaan Kegiatan Organisasi Mahasiswa
Revisi : 0
STANDAR PELAKSANAAN KEGIATAN
ORGANISASI MAHASISWA
Jabatan N a m a TandaTangan Dikaji ulang oleh: Pembantu Direktur Bidang
Kemahasiswaan Angki Apriliandi R.,SST.,MT. Dikendalikan oleh: Satuan Penjaminan Mutu Ir. Emma Hermawati Muhari, M.T.
Disetujui oleh: Direktur Dr. Ir. Rachmad Imbang T.,M.T.
Tanggal : 24 April 2015 Revisi : 0
Standar Pelaksanaan Kegiatan Organisasi Mahasiswa
1. Pelaksanaan Kegiatan Organisasi Mahasiswa adalah standar
Definisi Istilahuntuk menjamin aktivitas pelaksanaan kegiatan seluruh organisasi mahasiswa di Politeknik Negeri Bandung sesuai dengan Kebijakan Akademik, Peraturan Pendidikan, Pedoman Mutu Akademik. Keberhasilan pelaksanaan kegiatan organisasi mahasiswa dinilai berdasarkan komponen-komponen yang mempengaruhinya, yaitu keterlaksanaan, keterlibatan panitia dan peserta, ketertiban aturan, peningkatan karakter, keberlanjutan, dan dokumen laporan.
2. Organisasi mahasiswa dinyatakan sukses melaksanakan kegiatan
Rasionaleapabila telah melaksanakan kegiatan dengan 90% item terlaksana dan sesuai jadwal, tujuan kegiatan tercapai, tidak terjadi pelanggaran peraturan (akademik, kedisiplinan, dll) dokumen untuk laporan lengkap, dan memiliki perbaikan untuk kegiatan berikutnya.
3.
3.1. Proposal kegiatan yang sudah lengkap dan diperiksa, serta
Persyaratan Isi
Standar ditandatangani oleh ketua pelaksana, ketua organisasi
mahasiswa, ketua Badan Eksekutif Mahasiswa, Pembina
1
organisasi mahasiswa, dan ketua jurusan diserahkan oleh ketua pelaksana ke Sekretariat Pembantu Direktur Bidang Kemahasiswaan bagian Penata Usaha Layanan Ormawa
2
atau disimpan di box pengajuan paling lambat 5 (lima) 1 hari kerja sebelum pelaksanaan kegiatan. 2 Khusus untuk HMJ, yang lainnya cukup oleh Pembina
5 hari kerja untuk pengajuan kegiatan yang diikuti hanya internal organisasi mahasiswa (ormawa) atau hanya
sedikit, kurang dari 50%, yang dari luar ormawa pengusul. Untuk kegiatan yang melibatkan lebih dari dua ormawa, maka waktu pengusulan paling lambat 10 hari
Tanggal : 24 April 2015
Revisi : 0
Standar Pelaksanaan Kegiatan Organisasi Mahasiswa
3.2. Ketua pelaksana kegiatan harus mengecek proses proposal setiap hari dengan datang dan menanyakan kepada Penata
Usaha Layanan Ormawa, serta mengecek box pengajuan, box revisi, dan box persetujuan. Apabila ada koreksi atau
catatan, maka proposal harus diperbaiki dan diajukan kembali sesuai butir 3.1., atau ketua pelaksana harus menjelaskan dan diksusi, jika dalam catatan diminta penjelasan kegiatan yang lebih detail.
3.3. Penata Usaha Layanan Ormawa harus merekap pengajuan kegiatan organisasi mahasiswa pada buku
kegiatan mahasiswa dan papan kegiatan mahasiswa setelah melihat atau menerima proposal pengajuan.
3.4. Penata Usaha Layanan Ormawa harus memeriksa proposal pada bagian; format proposal, kelengkapan isi, kelengkapan lembar pengesahan, RAB, kesesuaian MAK, ketersediaan tempat kegiatan, waktu kegiatan, surat pernyataan tidak ada kekerasan fisik, sikis, atau pemaksaan, paling lambat 1 (satu) hari kerja setelah pengajuan. Jika diperlukan, Penata Usaha Layanan Ormawa dapat diskusi dengan Penata Usaha Keuangan dan Ka. Sub. Bag Kemahasiswaan untuk meyakinkan kegiatan dapat terlaksana dan terlaporkan dengan baik. Apabila telah sesuai, maka proposal disampaikan ke
Koordinator Layanan Kemahasiswaan , namun apabila
tidak, maka proposal dikembalikan kepada pengusul melalui box revisi.
3.5. Koordinator Layanan Kemahasiswaan harus memperlajari proposal pada bagian; kelengkapan informasi, kesesuaian dengan peraturan, pencapaian
Tanggal : 24 April 2015
Revisi : 0
Standar Pelaksanaan Kegiatan Organisasi Mahasiswa dan lainnya terkait kelancaran pelaksanaan, paling lambat
2 (dua) hari kerja. Apabila telah sesuai, maka diparaf dan disampaikan ke Pembantu Direktur Bidang
Kemahasiswaan , namun apabila tidak, maka proposal dikembalikan kepada pengusul melalui box revisi.
3.6. Pembantu Direktur Bidang Kemahasiswaan harus mempelajari proposal pada seluruh bagian paling lambat 2 (dua) hari kerja. Apabila diperlukan arahan Direktur, maka menyampaikan disposisi. Apabila kegiatan telah disetujui, maka proposal ditandatangani dan disampaikan ke Sekretaris, namun apabila tidak, maka proposal diberi alasan penolakan dan dikembalikan kepada pengusul melalui box revisi.
3.7. Sekretaris Pembantu Direktur Bidang Kemahasiswaan harus menyampaikan proposal yang disetujui atau ditolak kepada Penata Usaha Layanan Ormawa paling lambat 1 (satu) jam setelah menerima proposal. Untuk proposal yang telah disetujui dan ditandatangani harus di cap Polban, digandakan, dan diarsipkan.
3.8. Sekretaris Pembantu Direktur Bidang Kemahasiswaan harus menyampaikan RAB proposal yang disetujui kepada
Penata Usaha Keuangan.
3.9. Penata Usaha Keuangan harus mengecek kelengkapan RAB, kesesuaian Mata Anggaran Keuangan (MAK), harga satuan, dll, serta mengajukan surat pencairan dana pada RAB tersebut kepada Pembantu Direktur Bidang Keuangan dan Administrasi Umum.
3.10. Penata Usaha Keuangan harus memantau pencairan dana atau pembelian barang. Apabila dana atau barang telah
Tanggal : 24 April 2015 Revisi : 0
Standar Pelaksanaan Kegiatan Organisasi Mahasiswa Usaha Layanan Organisasi atau ke Ketua Pelaksana.
3.11. Penata Usaha Layanan Ormawa harus menyampaikan proposal yang disetujui atau ditolak melalui box
persetujuan atau box revisi (jika perlu perbaikan).
3.12. Ketua Pelaksana harus mendatangi Penata Usaha
Keuangan untuk mengambil dana/barang yang sudah ada,
memahami kebutuhan SPJ keuangan, dan hal terkait keuangan lainnya.
3.13. Ketua Pelaksana harus melakukan pengajuan ijin penggunaan sarana dan prasarana barang milik negara melalui Polban kepada Ka.Sub.Bag TU ditembuskan kepada Ka.Bag Bagian Administrasi Umum dan
Keuangan, Kepala Satuan Keamanan, Ka. UPT Perawatan dan Perbaikan, koordinasi dengan pramu
kantor, bagian perlengkapan, serta berbagai koordinasi lainnya yang dibutuhkan (sesuai lingkupnya), sebelum kegiatan dilakukan. Pengabaian terhadap koordinasi dan ijin dapat disebut pelanggaran aturan dan akan mendapatkan sanksi.
3.14. Ketua Pelaksana harus melaksanakan kegiatan sesuai proposal dan berbagai norma dan peraturan yang berlaku, koordinasi dan melibatkan Pembina, koordinasi dengan Penata Usaha Layanan Ormawa, satuan keamanan.
4.
4.1. Pembantu Direktur Bidang Kemahasiswaan membina Para
Strategi
Ketua Jurusan, Koordinator Layanan Kemahasiswaan, dan Koordinator Layanan Kealumnian sebagai bagian dari tugas pokok dan fungsi manajemen.
4.2. Pembantu Direktur Bidang Kemahasiswaan memberikan arahan dan petunjuk kepada Ketua Jurusan dan Pembina
Tanggal : 24 April 2015 Revisi : 0
Standar Pelaksanaan Kegiatan Organisasi Mahasiswa terkait dengan kegiatan organisasi mahasiswa.
4.3. Pembantu Direktur Bidang Kemahasiswaan bersama-sama dengan Para ketua Jurusan dan pembina organisasi mahasiswa melakukan pengawasan terhadap pelaksanaan kegiatan organisasi mahasiswa.
4.4. Pembantu Direktur Bidang Kemahasiswaan bersama-sama dengan Koordinator Layanan Kemahasiswaan dan membina administrasi
Koordinator Layanan Kealumnian
di lingkungan bidang kemahasiswaan untuk dapat mengarahkan pengajuan kegiatan organisasi mahasiswa supaya lebih baik, lebih cepat, dan efisien.
4.5. Pembantu Direktur Bidang Kemahasiswaan bersama-sama dengan Koordinator Layanan Kemahasiswaan membina para ketua organisasi mahasiswa untuk senantiasa menuju mahasiswa yang unggul, dalam pertemuan yang rutin setiap bulan.
5.
5.1. Jumlah kegiatan organisasi mahasiswa minimal 4 kegiatan
Indikator
per tahun
5.2. Serapan anggaran kegiatan organisasi mahasiswa lebih dari 90%.
5.3. Keterlibatan mahasiswa dalam atau luar minimal 3000 orang per tahun
5.4. Prestasi atau penghargaan untuk kegiatan se-tingkat nasional minimal 10 kali
6.
Subyek atau Pihak yang bertanggung-
6.1 Pembantu Direktur Bidang Kemahasiswaan;
6.2 Koordinator Layanan Kemahasiswaan;
jawab untuk
6.3 Pembina Organisasi Mahasiswa
mencapai/memenuhi
6.4 Ketua Jurusan terkait
6.5
isi standar
Ketua Badan Eksekutif Mahasiswa
Tanggal : 24 April 2015
Referensi
7.7 Keputusan Ketua Senat Politeknik Negeri Bandung Nomor 02/Pl1.R9/OT/2012 Tentang Kebijakan Akademik, Standar Akademik dan Peraturan Akademik;
Standar ini telah dikaji ulang oleh Pembantu Direktur Bidang Kemahasiswaan
7.11 Standar Pelaporan Kegiatan Organisasi Mahasiswa 8.
7.10 Standar Program Kerja Organisasi Mahasiswa
7.9 Keputusan Direktur tentang kalender akademik
2273/PL1.R/KM/2012 tentang Kedisiplinan Mahasiswa
7.8 Peraturan Politeknik Negeri Bandung Nomor
7.6 Keputusan Direktur Politeknik Negeri Bandung Nomor 1540/K8.R/KM/2008 Tentang Peraturan Akademik Mahasiswa;
Standar Pelaksanaan Kegiatan Organisasi Mahasiswa
7.5 Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor 087 Tahun 2014 tentang Akreditasi Program Studi dan Perguruan Tinggi;
7.4 Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor 155/U/1998 tentang Pedoman Umum Organisasi Kemahasiswaan di Perguruan Tinggi;
7.3 Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor 050 Tahun 2014 tentang Sistem Penjaminan Mutu Pendidikan Tinggi;
7.2 Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor 049 Tahun 2014 Standar Nasional Pendidikan Tinggi;
7.1 Undang-undang Republik Indonesia Nomor 12 tahun 2012 tentang Pendidikan Tinggi;
6.7 Ketua pelaksana kegiatan organisasi mahasiswa 7.
Revisi : 0