239238944 Modul Pengantar Administrasi Perkantoran

MODUL 1 MENDESKRIPSIKAN ADMINISTRASI PERKANTORAN

A. Administrasi

1. Pengertian Administrasi

a. Asal kata dari bahasa latin, ad dan ministrare. Ad artinya intensif dan

ministrare artinya melayani, membantu, atau memenuhi

b. Dalam bahasa inggris “administration

c. KBBI, adalah usaha dan kegiatan meliputi penetapan tujuan serta penetapan cara-cara penyelenggaraan pembinaan organisasi; usaha dan kegiatan yang berkaitan dengan penyelenggaraan pemerintahan; kegiatan kantor dan tata usaha

d. Dalam arti sempit, adalah kegiatan penyusunan dan pencatatan data dan informasi secara sistematis dengan tujuan menyediakan keterangan bagi pihak yang membutuhkan serta memudahkan memperoleh kembali informasi secara keseluruhan dalam hubungan satu sama lain, atau dengan kata lain disebut tata usaha

e. Dalam arti luas, adalah kegiatan kerjasama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih berdasarkan pembagian kerja yang telah ditentukan dalam struktur organisasi dengan mendayagunakan sumber daya yang ada untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien.

2. Unsur-Unsur Administrasi Menurut The Liang Gie dalam buku “Adminitrasi Perkantoran Modern”terdiri dari delapan unsur:

a. Pengorganisasian

b. Manajemen

c. Tata hubungan

d. Kepegawaian

e. Keuangan

f. Perbekalan

g. Tata usaha

h. perwakilan

3. Fungsi Adminitrasi Menurut Quible ada lima yaitu:

a. Fungsi rutin: fungsi administrasi yan membutuhkan pemikiran minimal mencakup pengarsipan dan penggandaan

b. Fungsi teknis; fungsi administrasi membutuhkan pendapat, keputusan dan ketrampilan perkantoran yang memadai b. Fungsi teknis; fungsi administrasi membutuhkan pendapat, keputusan dan ketrampilan perkantoran yang memadai

d. Fungsi interpersonal: fungsi administrasi yang membutuhkan penilaian dan analisis sebagai dasar pengambilan keputusan serta ketrampilan yang berhubungan dengan orang lain seperti mengoordinasikan tim

e. Fungsi manajerial: fungsi administrasi yang membutuhkan perencanaan, pengorganisasian, pengukuran dan pemotivasian

B. Kantor

1. Pengertian

a. Menurut KBBI, adalah balai (gedung, rumah, ruang) tempat mengurus suatu pekerjaan (perusahaan); tempat bekerja

b. Kantor merupakan suatu unit organisasi yang terdiri dari tempat personil dan operasi ketatausahaan.

2. Tujuan kantor Memberikan pelayanan komunikasi dan perekaman

3. Fungsi kantor

a. Menerima informasi

b. Merekam informasi

c. Mengatur informasi

d. Memberi informasi

e. Melindungi aset/harta

C. Pengertian Administrasi Perkantoran

1. William Spriegel dan Ernest Davies Dalam buku “Principles of Business Organization and Operation”, manajemen kantor adalah pengarahan menyeluruh terhadap kegiatan-

kegiatan seperti transportasi, manufakturing, pergudangan, dan penjualan

2. George R. Terry Dalam buku”Office Management and Control”, manajemen kantor adalah perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian dan pengawasan pekerjaan kantor dan pelaksanaannya untuk mencapai tujuan

3. Arthur Granger

Dalam buku “National Office Management Association Report”, manajemen kantor adalah fungsi dari tata penyelenggaraan pelayanan

komunikasi dan perekaman dari suatu organisasi.

4. William Leffingwell dan Edwin Robinson Dalam buku”Textbook of Office Management, manajemen kantor sebagai suatu fungsi, yang merupakan cabang dari seni dan ilmu manajemen yang berkaitan dengan pelaksanaan pekerjaan kantor secara efisien, kapan pun dan dimana pun pekerjaan itu dilakukan.

5. W. H Evans Da lam buku “Administrasi Perkantoran Modern”, administrasi perkantoran sebagai fungsi yang berkaitan dengan manajemen dan pengarahan semua tahap operasi perusahaan, yaitu proses pengolahan data, komunikasi dan memori organisasi

6. Dalam arti sempit, administrasi perkantoran adalah semua kegiatan yang bersifat teknis ketatausahaan dari suatu perkantoran yang mempunyai peranan penting dalam pelayanan terhadap pelaksanaan pekerjaan operatif, penyediaan keterangan bagi pimpinan dan juga membantu dalam kelancaran perkembangan organisasi

D. Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran

1. Kegiatan Kantor

a. Perencanaan perkantoran (office planning)

1) Perencanaan gedung

2) Tata ruang kantor

3) Penerangan/cahaya

4) Ventilasi

5) Perlengkapan peralatan dan perabotan kantor

6) Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor

7) Anggaran (budgeting) perkantoran

8) Standar kualitas kerja

9) Sistem informasi dan telekomunikasi

b. Pengorganisasian perkantoran (office organizing)

1) Pembagian tugas dan pekerjaan agar lebih efisien dalam organisasi/perusahaan

2) Pemeliharaan hubungan kerja yang baik dengan atasan ataupun bawahan

3) Penyediaan peralatan/perlengkapan yang tepat, sesuai dengan jenis pekerjaan untuk memudahkan karyawan dalam melakukan pekerjaan

c. Pengarahan perkantoran (office actuating)

1) Penggunaan teknik yang efektif dalam melakukan pengawasan terhadap bawahan

2) Penggunaan teknik yang efektif dalam memberikan motivasi terhadap bawahan

3) Pemberian bantuan kepada karyawan dalam memecahkan masalah ketika karyawan menghadapi kesulitan dalam pekerjaan

4) Penyatuan visi, misi karyawan dan organisasi

5) Perancangan cara komunikasi yang efektif dengan karyawan, agar komunikasi antara atasan dengan bawahan dapat berjalan lancar

6) Penggunaan tolak ukur yang adil dalam memberikan gaji kepada karyawan

d. Pengawasan perkantoran (office controlling)

1) Penggunaan peralatan dan perabot kantor

2) Metode-metode dan standarisasi pekerjaan kantor

3) Kualitas pekerjaan kantor

4) Pelayanan kantor

5) Waktu

6) Biaya perkantoran

2. Sarana dan Fasilitas Kerja Perkantoran

a. Lokasi kantor Faktor yang perlu diperhatikan dalam menentukan lokasi kantor:

1) Faktor keamanan

2) Faktor lingkungan

3) Faktor harga

b. Gedung Faktor yang perlu diperhatikan:

1) Menjamin keamanan dan kesehatan karyawan

2) Memiliki fasilitas yang memadai

3) Harga gedung yang kompetitif (seimbang dengan biaya dan keuntungan)

c. Peralatan

1) Perabotan kantor (office furniture): meja, kursi, rak, laci-laci, dll

2) Perbekalan kantor (office supplies): kertas, pena, tinta printer, penghapus dan peralatan habis pakai lainnya

d. Interior Adalah tatanan perabot/perangkat kantor yang menunjang pelaksanaan kerja dalam ruang kantor, seperti penerangan, ventilasi, plafon, jendela, dan hiasan kantor

e. Mesin-mesin kantor Disesuaikan dengan prosedur kerja, metode kerja dan kebutuhan kantor

MODUL 2 MENDESKRIPSIKAN FUNGSI PEKERJAAN KANTOR

A. Pengertian Organisasi

1. Asal kata dari bahasa yunani, “Organon”. Dalam bahasa latin “Organum”artinya alat, bagian, anggota atau badan

2. KBBI = Adalah kesatuan (susunan) yang terdiri atas bagian-bagian (orang) dalam perkumpulan untuk mencapai tujuan tertentu; kelompok kerja sama antara orang-orang yang diadakan untuk mencapai tujuan bersama.

3. James D. Mooney (Dalam buku The Principles of Organization) adalah setiap bentuk perserikatan manusia untuk mencapai suatu tujuan bersama.

4. Chester I. Barnard (Buku The Functions of The Executive) adalah suatu sistem mengenai usaha-usaha kerja sama yang dilakukan oleh dua orang atau lebih.

5. J. Willian Schulze, adalah suatu penggabungan dari orang-orang, benda- benda, alat-alat perlengkapan, ruang kerja dan segala sesuatu yang bertalian dengannya, yang dihimpun dalam hubungan yang teratur dan efektif untuk mencapai suatu tujuan yang diinginkan.

6. Kamus administrasi, adalah suatu usaha kerja sama dari sekelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu. Kesimpulan dari definisi, ciri-ciri organisasi sebagai berikut:

1. Terdapat sekelompok orang (dua atau lebih)

2. Ada kerja sama

3. Ada tujuan bersama

B. Prinsip-Prinsip Organisasi

1. Prinsip perumusan tujuan

2. Pembagian kerja

3. Pendelegasian kekuasaan/wewenang

4. Tingkat pengawasan

5. Rentang manajemen

6. Kesatuan perintah

7. Koordinasi

C. Bentuk-Bentuk Organisasi Berdasarkan pola hubungan kerja serta alur wewenang dan tanggung

jawabnya dibagi menjadi 3 macam:

1. Organisasi Garis/Lini Ciri-ciri: - Organisasi dibagi ke dalam unit-unit kerja yang bulat pada tingkat-

tingkat jenjang yang diperlukan - Wewenang dari pucuk pimpinan mengalir langsung kepada para pemimpin unit pada tata jenjang organisasi - Masing-masing unit memegang wewenang dan tanggung jawab penuh - Semua karyawan menerima instruksi dan petunjuk langsung dari pimpinan unit - Lalu lintas wewenang dan tanggung jawab berjalan tegak lurus dan vertikal melalui saluran tunggal Kelebihan: - Kesatuan perintah lebih terjamin, karena pimpinan berada pada satu

tangan - Proses pengambilan keputusan dapat berjalan lebih cepat - Rasa kesetiakawanan antar karyawan lebih tinggi karena lebih saling

kenal Kekurangan: - Seluruh organisasi sangat bergantung pada satu orang sehingga jika

pimpinan tersebut tidak mampu maka akan terancam jatuh organisasi tersebut.

- Pimpinan lebih cenderung otoriter - Karyawan lebih sulit berkembang

Pimpinan

Pimpinan Pimpinan

Pimpinan

Kepala Kepala Seksi

Kepala Kepala

Seksi Seksi

2. Organisasi Garis dan Staf Ciri-ciri: - - Pimpinan mengangkat tenaga staff - Unit-unit organisasi disusun menurut garis lurus Kelebihan: - Memudahkan untuk pengambilan keputusan yang tepat karena

adanya staff ahli - Cocok digunakan pada organisasi besar yang memiliki tugas dan tujuan yang luas - Lebih mudah untuk menerapkan “The Right man on the right place” Kekurangan: - Kesetiakawanan antar karyawan sulit dibina karena luasnya organisasi

dan jumlah karyawannya yang banyak sehingga karyawan tidak saling mengenal

- Koordinasi sulit dilakukan karena kompleksnya susunan organisasi

Pimpinan

Akuntan Penasehat

publik hukum

Bagian pemasaran

Kepala Kepala seksi

Kepala Kepala Kepala Kepala

Kepala Kepala

seksi seksi

seksi seksi

3. Organisasi fungsional Ciri-ciri: - Seorang pimpinan tidak mempunyai bawahan yang jelas - Setiap pimpinan berwenang memberikan perintah - Spesialisasi setiap bawahan dapat dikembangkan dan dimanfaatkan

semaksimal mungkin Kelebihan: - Pembagian tugas lebih jelas - Spesialisasi karyawan dapat dikembangkan dan dimanfaatkan

semaksimal mungkin Kekurangan: - Sulit melakukan tour of duty (perputaran pekerjaan) - Karyawan merasa ahli sehingga sulit bekerjasama dan lebih

mementingkan spesialisasinya - Tidak ada kesatuan perintah

pimpinan

Kepala bagian Kepala bagian

Kepala bagian

Kepala bagian

Kepala seksi

Kepala seksi

Kepala seksi

D. Pengertian Pekerjaan Kantor

1. George R. Terry, pekerjaan kantor meliputi penyampaian keterangan secara lisan dan pembuatan warkat-warkat tertulis dan laporan-laporan sebagai cara untuk meringkaskan banyak hal dengan cepat, guna menyediakan suatu landasan fakta bagi tindakan pengawasan pimpinan

2. Willian Leffingwell dan Edwin Robinson, menekankan kepada warkat- warkat dari badan usaha, pembuatan warkat-warkat, dan pemeliharaannya untuk digunakan mencari keterangan di kemudian hari

3. Geoffrey Mills dan Oliver Standing Ford, menekankan kepada fungsi kantor, yaitu menyediakan suatu pelayanan mengenai komunikasi dan warkat, antara lain menerima, mencatat, mengolah, memberikan keterangan, dan melindungi harta kekayaan.

E. Fungsi Pekerjaan Kantor

1. Memberikan pelayanan terhadap pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif untuk mencapai tujuan organisasi

2. Menyediakan informasi/keterangan bagi pimpinan organisasi untuk membuat keputusan.

3. Membantu kelancaran perkembangan organisasi secara keseluruhan

MODUL 3 MENGIDENTIFIKASI PEKERJAAN KANTOR

A. Jenis-Jenis Pekerjaan Kantor

a. Menghimpun Contoh: mengumpulkan data, mencari informasi, membuat kliping, serta mengumpulkan berita dan menyusunnya.

b. Mencatat Contoh: membuat surat, notula, mencatat kegiatan, dan membuat tulisan di berbagai media

c. Menggandakan

Contoh: foto kopi, mencetak informasi dengan printer atau risograph

d. Mengirim Mengirim surat lewat pos, faksimile, email dan mendistribusikan informasi

e. Menyimpan Contoh: menyimpan surat/arsip, menyimpan data/informasi ke komputer dan menyusun buku di perpustakaan

f. Melakukan komunikasi

Contoh: bertelepon, korespondensi, chatting dan teleconference

g. Menghitung Contoh: menghitung data penjualan, keuangan, dan jumlah sarana dan prasarana

h. Pekerjaan lainnya Contoh: pelayanan tamu, kurir dan petugas kebersihan kantor

Menurut George R. Terry, , persentase pekerjaan kantor untuk menunjang tugas utama perusahaan adalah :

B. Ciri-Ciri Pekerjaan Kantor

1. Bersifat pelayanan

2. Terbuka dan luas

3. Dilaksanakan oleh semua pihak dalam organisasi

C. Hasil Jasa atau Produk Pekerjaan Kantor

1. Surat Adalah media komunikasi tertulis yang berisi buah pikiran atau informasi yang disampaikan kepada pihak lain untuk mendapatkan tanggapan. Kegunaan surat: - Sebagai alat komunikasi secara tertulis - Sebagai alat pengingat jika sewaktu-waktu diperlukan - Sebagai alat bukti tertulis yang sangat otentik - Dapat menjadi nilai historis

- Sebagai duta organisasi - Sebagai dasar dalam pengambilan keputusan pimpinan Hal yang perlu diperhatikan dalam membuat surat - Gunakan kertas yang baik, HVS ukuran A4 untuk perusahaan swasta

dan ukuran folio (F4) untuk pemerintahan - Surat dibuat lengkap dengan bagian-bagian surat yang terstruktur dan bentuk yang dipilih - Bahasa harus dibuat dengan baeik, lugas, jelas, padat dan tidak bertele-tele - Gunakan bahasa indonesia yang baik dan benar

2. Laporan Adalah suatu bentuk penyampaian informasi, data, atau berita baik secara lisan maupun tertulis. Didalam laporan terdapat kegiatan pencatatan, pengumpulan, pemeriksaan, pengetikan dan pengolahan data.

1) Fungsi laporan: - Sebagai bahan pertanggungjawaban - Alat menyampaikan informasi - Alat pengawasan - Bahan penilaian - Bahan pengambilan keputusan

2) Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam membuat laporan: - Harus jelas dan cermat - Mengandung kebenaran dan objektifitas - Lengkap - Tegas dan konsisten - Langsung mengenai sasaran - Disampaikan kepada orang dan alamat tujuan yang tepat - Disertai dengan saran-saran - Tepat waktu

3) Jenis-jenis laporan:

a. Laporan berdasarkan waktu - Laporan berkala  laporan yang dibuat secara periodik atau

rutin dalam jangka waktu tertentu (laporan harian, mingguan, bulanan, atau tahunan). Contoh : laporan kehadiran karyawan setiap bulan.

- Laporan insidental  laporan yang dibuat apabila diperlukan

b. Laporan berdasarkan bentuk

- Laporan berbentuk surat  laporan yang dibuat secara tertulis dalam bentuk surat, isinya antara satu sampai empat halaman. Contoh: laporan jumlah siswa yang keluar dari suatu sekolah

- Laporan berbentuk naskah  laporan disampaikan dalam bentuk naskah, baik naskah pendek maupun panjang. Contoh: laporan kegiatan kepanitiaan atau notulen rapat.

- Laporan berbentuk memo  laporan yang ditulis menggunakan memo. Umumnya isi laporan pendek, untuk keperluan intern dan dilakukan antar pejabat/pimpinan.

c. Laporan berdasarkan penyampaian - Laporan lisan  laporan yang disampaikan secara langsung - Laporan tertulis  contoh: surat, naskah dan memo - Laporan visual  laporan yang disampaikan melalui

penglihatan. Contoh: disampaikan melalui media presentasi (power point)

d. Laporan berdasarkan sifat - Laporan biasa  laporan yang isinya bersifat biasa dan tidak rahasia, sehingga jika laporan terbaca orang lain tidak menimbulkan dampak negatif

- Laporan penting  laporan yang isinya bersifat penting dan rahasia, sehingga hanya orang tertentu saja yang boleh mengetahuinya.

e. Laporan berdasarkan isinya - Laporan informatif  laporan yang isinya hanya berisi

informasi saja - Laporan rekomendasi  laporan yang isinya bersifat penilaian sekilas tanpa adanya pembahasan lebih lanjut - Laporan analisa  laporan yang isinya berupa hasil analisa secara mendalam - Laporan kelayakan  laporan yang isinya berisi tentang hasil penentuan kelayakan atau pemilihan mana yang terbaik - Laporan pertanggungjawaban  laporan yang berisi pertanggungjawaban tugas seseorang atau kelompok kepada atasan yang memberi tugas tersebut.

4) Langkah-langkah membuat laporan - Menentukan masalah yang akan dilaporkan

- Mengumpulkan bahan, data dan fakta - Mengklasifikasi data - Mengevaluasi dan mengolah data - Membuat kerangka laporan Kerangka laporan terdiri dari:

a. Pendahuluan - Maksud dan tujuan penulisan laporan - Masalah pokok yang dilaporkan - Sistematika laporan

b. Batang tubuh - Data dan fakta pelaksanaan kegiatan - Kesesuaian pelaksanaan dengan perencanaan - Masalah yang terjadi - Pembahasan masalah

c. Penutup - Kesimpulan, dan - Saran

3. Formulir Adalah lembaran kartu atau kertas dengan ukuran tertentu yang didalamnya terdapat data atau informasi yang bersifat tetap, dan ada beberapa bagian lain yang akan di isi dengan informasi yang tidak tetap

a. Keuntungan membuat formulir

1) Menghemat waktu, tenaga, dalam hal penulisan serta

menghemat biaya dalam hal penggunaan kertas

2) Memudahkan dalam penyimpanan dan pencatatan

3) Adanya keseragaman

4) Mengurangi kegiatan foto kopi

b. Fungsi formulir

1) Mencari suatu keterangan

2) Menghimpun data yang sama

3) Menyampaikan informasi yang sama

4) Sebagai bukti fisik

5) Sebagai dasar petunjuk untuk bekerja

c. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam membuat formulir

1) Setiap formulir yang dibuat harus mempunyai kegunaan yang jelas

2) Perhatikan efektivitas dan efisiensi formulir

3) Ada standarisasi dalam pembuatan formulir

4) Informasi dibuat secara tersusun dengan rapi, logis dan praktis

5) Dibuat secara sederhana

6) Untuk bagian yang akan di isi informasi, perlu disediakan ruang kosong yang cukup

7) Harus ada judul nama formulir

8) Menggunakan ukuran tertentu sesuai kebutuhan

9) Cantumkan nama organisasi untuk formulir ke luar kantor

10) Perancangan desain formulir harus dilakukan sebaik mungkin dan direncanakan secara matang

4. Berbagai macam dokumen tertulis Dokumen tertulis lain: tabel, peta, grafik, gambar, buku atau paper Hasil jasa pekerjaan kantor: kegiatan melayani tamu atau kegiatan memberikan informasi secara langsung

5. Arsip Merupakan data atau catatan berupa tulisan baik tercetak atau terekam berupa informasi yang telah terjadi atau berkaitan dengan masa lalu yang disimpan menurut suatu cara tertentu sehingga informasi tersebut dapat digunakan dengan lebih baik dan lebih lama.

MODUL 4

MENGIDENTIFIKASI SARANA DAN PRASARANA ADMINISTRASI PERKANTORAN

A. Jenis-Jenis Sarana dan Prasarana Kantor Pengertian sarana menurut KBBI, adalah segala sesuatu yang dapat dipakai

sebagai alat dalam mencapai maksud atau tujuan; alat Prasarana adalah segala sesuatu yang merupakan penunjang utama terselenggaranya suatu proses (usaha, pembangunan, proyek)

1. Peralatan/Perlengkapan Kantor (Offiece Supplies) Peralatan/perlengkapan adalah alat atau bahan yang digunakan untuk membantu pelaksanaan pekerjaan kantor, sehingga menghasilkan suatu pekerjaan yang diharapkan selesai lebih cepat, lebih tepat, dan lebih baik.

a. Peralatan/perlengkapan dilihat dari bentuknya

1) Berbentuk lembaran

2) Berbentuk non lembaran

3) Berbentuk buku

b. Peralatan/perlengkapan dilihat dari penggunaannya

1) Barang habis pakai

2) Barang tidak habis pakai

2. Mesin-Mesin Kantor (Office Machine)

3. Mesin Komunikasi Kantor

4. Perabot Kantor (Office Furniture)

5. Interior Kantor (Office Arrangement)

6. Tata Ruang Kantor (Office Lay Out) Definisi ruang kantor:

1. Drs. The Liang Gie, dalam buku administrasi perkantoran modern, adalah penyusunan alat-alat pada letak yang tepat serta pengaturan kerja yang memberikan kepuasan bekerja bagi para karyawan

2. Littlefield dan Peterson, dalam buku Modern Office Management, tata ruang kantor dapat dirumuskan sebagai penyusunan alat perlengkapan [ada luas ruang yang tersedia

a. Tujuan tata ruang

1) Memberikan kenyamanan kepada karyawan

2) Memanfaatkan ruangan kantor dengan maksimal, sehingga tidak ada ruang yang tidak berguna

3) Memudahkan arus komunikasi dan arus kerja

4) Memudahkan dalam pengawasan

5) Memudahkan dalam pemberian pelayanan

6) Memudahkan gerak karyawan dalam bekerja

7) Memberikan rasa aman dan keleluasaan pribadi

8) Menjauhkan dari kebisingan yang terjadi

9) Memberikan pencitraan yang baik kepada pelanggan maupun tamu perusahaan

b. Bentuk-bentuk tata ruang kantor

1) Ruang kantor terbuka Adalah ruangan dimana semua kegiatan karyawan dilakukan bersama-sama dalam satu ruangan tanpa dipisahkan oleh tembok ataupun penyekat dari kayu

a) Keuntungan - Mudah merubah ruangan - Mudah dalam berkomunikasi - Mudah dalam pengawasan - Menghemat penggunaan - Memudahkan penempatan, penggunaan dan perawatan

peralatan kerja

- Cahaya mudah masuk dan udara mudah beredar,

sehingga suasana lebih segar

b) Kerugian - Sulit melakukan pekerjaan rahasia - Kebisingan akan membuat konsentrasi kerja terganggu - Karyawan kurang leluasa dalam hal menyangkut pribadi

2) Ruang kantor tertutup Ruangan dipisahkan oleh tembok-tembok atau penyekat yang terbuat dari kayu

a) Keuntungan - Pekerjaan yang sifatnya rahasia dapat terjaga - Pimpinan maupun karyawan dapat bekerja lebih tenang,

karena terhindar dari kebisingan - Karyawan lebih leluasa dalam bekerja

b) Kerugian - Pengawasan lebih sulit karena terhalang oleh penyekat - Cahaya sulit masuk dan udara lebih sulit beredar sehingga

suasana lebih pengap dan gerah. - Perubahan tempat lebih sulit dilakukan

3) Ruang kantor semi tertutup Ruangan yang disekat hanya setinggi 1,5 meter.

a) Keuntungan: menjaga privasi kerja

b) Kerugian: perubahan tempat lebih sulit dilakukan

c. Pedoman pembuatan tata ruang kantor

1) Asas-asas tata ruang kantor

a) Asas jarak terpendek

b) Asas rangkaian kerja

c) Asas penggunaan seluruh ruangan

d) Asas integrasi kegiatan

e) Asas perubahan susunan tempat kerja

f) Asas keamanan dan kepuasan karyawan

2) Prinsip-prinsip tata ruang kantor

a) Bagian atau fungsi kerja yang berhubungan ditempatkan berdekatan

b) Pekerjaan dilakukan secara berkesinambungan dalam garis lurus

c) Alur kerja harus sederhana c) Alur kerja harus sederhana

e) Sebaiknya meja dan kursi dalam satu bagian mempunyai ukuran yang sama

f) Perhatikan cahaya, sebaiknya tidak ada karyawan yang menghadap cahaya langsung

g) Jika pekerjaannya banyak berhubungan dengan masyarakat,

sebaiknya ditempatkan di bagian terdepan

h) Jika ada pekerjaan yang dapat mendatangkan kebisingan, sebaiknya dijauhkan dari bagian-bagian yang lain dan ditempatkan dekat jendela

3) Faktor yang mempengaruhi tata ruang kantor

a) Sistem pencahayaan/penerangan Ada empat jenis pencahayaan:

 Natural lighting= sinar matahari  Task lighting  Ambient lighting= lampu-lampu langit-langit  Accent lighting=daerah-daerah tertentu

Sistem pencahayaan/penerangan ada empat:  Penerangan direct

 Penerangan semi direct  Penerangan indirect  Penerangan semi indirect

b) Sistem warna Menurut Darul Amin Jemmy, warna-warna yang lembut akan cocok dengan suasana kerja, diantaranya: abu-abu cerah, krem, warna gading (broken white), dan warna lainnya yang memiliki tingkat pantul cahaya yang dianjurkan. Macam-macam warna:

 Warna primer: merah, biru, kuning  Warna sekunder: warna yang dihasilkan dari

campuran warna primer  Warna tersier: campuran dari warna primer dan

sekunder Arti warna dan efek psikologis:

 Merah:berani, sensual, merah  Kuning: kehangatan, bercahaya dan cerah

 Hijau: alami  Biru: harmonis, tenang, lapang  Putih: orisinal, ringan, polos, tenteram, nyaman,

terang  Merah muda: ceria, romantis

 Oranye: bersahabat, hampir sama dengan merah, dll Pertimbangan dalam memilih warna ruang:  Ukuran ruang

 Lokasi bangunan  Lokasi ruangan  Tipe ruang  Bentuk ruang  Tinggi ruang

Keuntungan penggunaan warna yang sesuai  Kantor lebih menarik dan menyenangkan

 Ruangan tidak terlalu silau akibat cahaya yang

berlebihan  Karyawan dapat bekerja lebih semangat, tenang, dan

gembira  Produktivitas kerja karyawan akan meningkat

 Karyawan merasa lebih lega dan rasa tertekan dapat

berkurang  Dapat meningkatkan citra yang baik bagi perusahaan

c) Sistem pengaturan udara ruangan Prof. Sutarman, seorang Guru Besar Fisiologi Fakultas

Kedoktera UI menyatakan “beban panas yang berlebihan dapat menurunkan prestasi kerja”. Suhu udara untuk kondisi

bekerj dengan nyaman adalah 25,6 0 C.

Cara mengatasi udara yang panas dan lembab, yaitu: - Ruangan kantor menggunakan AC yang dapat mengatur

suhu secara otomatis - Membuat ventilasi (lubang udara) yang cukup - Memakai pakaian kerja yang sesuai dengan kondisi ruang Keuntungan pengaturan udara yang tepat dan baik:

- Karyawan lebih nyaman dalam bekerja - Semangat kerja karyawan dapat meningkat - Kesehatan karyawan lebih terpelihara - Produktivitas kerja lebih meningkat - Kualitas kerja menjadi lebih baik - Memberi kesan yang baik kepada tamu

d) Sistem penataan suara Suasana yang diperlukan dalam bekerja adalah tenang terutama yang membutuhkan konsentrasi. Tapi jika gaduh dapat menimbulkan produktivitas menurun. Berikut hal yang ditimbulkan akibat suara gaduh: - Konsentrasi karyawan terganggu - Semangat kerja karyawan menuru - Dapat terjadi gangguan mental/saraf karyawan - Karyawan tambah lelah - Kesalahan kerja banyak terjadi - Produktivitas kerja rendah Cara mengurangi tingkat kebisingan: - Ruangan diberi penyadap suara - Di bawah mesin tik diberi alas karet. Sehingga suaranya

dapat diredam - Pengadaan printer usahakan tidak terlalu bersuara (laser) - Gerakan disiplin karyawan harus mendapat perhatian - Tempat pesawat telepon usahakan di tempat khusus

B. Pengelolaan Sarana dan Prasarana Kantor Kegiatan pengelolaan sarana dan prasarana kantor meliputi: pengadaan, penyimpanan, pemeliharaan, inventarisasi, dan laporan sarana dan prasarana.

1. Pengadaan Adalah semua kegiatan penyediaan sarana dan prasarana (perbekalan) untuk menunjang pelaksanaan tugas. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menyusun perencanaan sarana dan prasarana kantor:

 Gunakan prosedur pengelolaan sarana dan prasarana  Tentukan jenis, kuantitas dan kualitas sarana dan prasarana yang

dibutuhkan  Sediakan dan gunaka sarana dan prasarana dalam kegiatan operasional  Penyimpanan dan pemeliharaan sarana dan prasarana

 Kumpulkan dan kelola data sarana dan prasarana  Penghapusan sarana dan prasarana sesuai dengan prosedur yang berlaku

Spesifikasi barang yang perlu direncanakan:

a. Barang habis pakai Kegiatan perencanaan barang habis pakai:

1) Menyusun daftar perlengkapan yang sesuai dengan kebutuhan

2) Menyusun perkiraan biaya yang diperlukan untuk pengadaan barang

3) Menyusun rencana pengadaan barang

b. Barang tak habis pakai

1) Menyusun dan menganalisa keperluan perlengkapan sesuai dengan rencana kegiatan serta memperhatikan perlengkapan yang masih ada

2) Memperkirakan biaya perlengkapan

3) Menetapkan skala prioritas menurut dana yang tersedia

4) Menyusun rencana pengadaan tahunan

c. Barang tidak bergerak

1) Tanah Perencanaan tanah sebagai berikut;

a) Menyusun rencana pengadaan tanah

b) Mengadakan survei untuk menentukan lokasi tanah

c) Mengadakan survei terhadap adanya sarana jalan

d) Mengadakan survei harga dilokasi

e) Mengajukan rencana anggaran kepada satuan organisasi yang ditetapkan baik di daerah maupun pusat, dengan melampirkan data yang disusun dari hasil survey

2) Bangunan Perencanaan bangunan meliputi:

a) Mengadakan survei tentang keperluan bangunan

b) Mengadakan perhitungan luas bangunan

c) Menyusun rencana anggaran biaya

d) Menyusun tahapan rencana anggaran yang disesuaikan dengan rencana tahapan pelaksanaan secara teknis, serta memperkirakan anggaran yang disediakan dengan memperhatikan skala prioritas

Langkah-langkah dalam pengadaan barang atau bahan kantor;

a. Bagian yang membutuhkan barang membuat surat permohonan

atau daftar permintaan barang ke bagian gudang

b. Petugas gudang memeriksa persediaan atau stok barang di gudang b. Petugas gudang memeriksa persediaan atau stok barang di gudang

d. Selanjutnya meminta persetujuan kepada pimpinan/kepala

e. Sebelum barang diterima, barang tersebut diperiksa atau diuji (kuantitas dan kualitasnya)

f. Sesudah dicatat barang-barang disimpa di gudang untuk didistribusikan ke unit yang membutuhkan

2. Penyimpanan Adalah kegiatan yang dilakukan oleh satuan kerja atau petugas gudang untuk menampung hasil pengadaan barang/bahan kantor, baik berasal dari pembelian, instansi lain, atau yang diperoleh dari bantuan

a. Tujuan penyimpanan barang/bahan kantor:

1) Agar barang tidak cepat rusak

2) Agar tidak terjadi kehilangan barang

3) Agar tersusun rapi sehingga mudah ditemukan apabila barang tersebut dicari

4) Memudahkan dalam pengawasan

5) Memudahkan dalam analisa

b. Sebelum penyimpanan dilakukan sebaiknya memperhatikan:

1) Persediaan alat-alat pemeliharaan yang diperlukan

2) Pergudangan yang memenuhi syarat-syarat yang ditentuka

3) Sifat barang yang disimpan

4) Sarana penyimpanan dan pemeliharaan

5) Prosedur dan tata kerja

6) Biaya yang disediakan

7) Tenaga yang diperlukan

8) Jangka waktu penyimpanan

c. Cara penyimpanan barang/bahan kantor:

1) Barang disimpan berdasarkan klasifikasi (jenis, berat, merek dan satuan barang)

2) Barang disimpan dalam keadaan bersih

3) Barang disimpan dalam ruangan yang cukup ventilasi

4) Barang disimpan ditempat yang memadai

5) Barang disimpan rapi dengan kode yang telah ditentukan agar mudah dicari

6) Barang disimpan harus terhindar dari sengatan matahari atau siraman air

7) Barang disimpan harus di ruangan yang dapat dikunci

8) Barang yang disimpan harus sudah dihitung dan dicatat dalam buku persediaan

9) Barang yang biasanya dikeluarkan lebih cepat sebaiknya diletakkan di bagian terdepan sebaliknya barang yang dikeluarkan lebih lama disimpan lebih dalam

3. Pemeliharaan Adalah kegiatan terus menerus untuk mengusahakan agar barang/bahan kantor tetap dalam keadaan baik atau siap untuk dipakai Tujuan pemeliharaan sarana dan prasarana kantor;  Agar barang tidak mudah rusak karena hama/suhu/cuaca  Agar barang tidak mudah hilang  Agar barang tidak kadaluarsa  Agar barang tidak mudah susut  Agar sarana dan prasarana selalu dalam keadaan bersih

Kegiatan pemeliharaan sarana dan prasarana dapat dilakukan dengan berbagai cara:

a. Pemeliharaan berdasarkan waktu

1) Pemeliharaan sehari-hari

2) Pemeliharaan berkala (menurut jangka waktu tertentu, seminggu sekali, sebulan sekali, dll)

b. Pemeliharaan berdasarkan jenis barang

1) Pemeliharaan barang bergerak: kendaraan bermoto, mesin kantor dan alat elektronik

2) Pemeliharaan barang tidak bergerak: membersihkan debu-debu yang menempel pada alat, sebaiknya dilakukan setiap hari Contoh kegiatan pemeliharaan sarana dan prasarana:

 Sediakan kamper (kapur barus) untuk mencegah hama atau lakukan penyemprotan  Bersihkan sarana dan prasarana agar bebas dari debu

 Sediakan alat pemadam kebakaran  Jangan menyimpan bahan bakar  Pasang pengumuman dilarang merokok  Gunakan sarana dan prasarana sesuai SOP (Standard Operating

Procedure)  Pisahkan barang-barang yang rusak dan tidak rusak

 Perbaiki barang-barang yang rusak

 Simpan barang-barang dengan baik dan benar  Simpan kembali barang yang telah digunakan pada tempat semula  Matikan listrik dan AC sebelum pulang kera  Tutup rapat laci dan lemari agar binatang kecil tidak mudah masuk  Tutup jendela ruangan sebelum pulang kerja

4. Inventarisasi Tujuan inventarisasi sarana dan prasarana;

 Agar peralatan tidak mudah hilang  Adanya bukti secara tertulis terhadap kegiatan pengelolaan barang

sehingga dapat dipertanggungjawabkan  Memudahkan dalam pengecekan barang

 Memudahkan dalam pengawasan  Memudahkan ketika mengadakan kegiatan mutasi/penghapusan barang

Untuk memudahkan inventarisasi diperlukan buku-buku atau format pencatatan

a. Buku induk inventaris Adalah buku yang digunakan untuk mencatat semua barang inventaris yang sudah/pernah dimiliki oleh suatu kantor.

b. Buku golongan barang inventaris Adalah buku pembantu yang digunakan untuk mencatat barang-barang inventaris menurut golongan yang telah ditentukan, masing-masing berdasarkan klasifikasi kode barang yang telah ditentukan. Buku ini digunakan untuk mencatat barang yang tidak habis pakai.

c. Buku catatan barang noninventaris Adalah buku yang digunakan untuk mencatat semua barang noninventari (barang yang belum diketahui statusnya) yang dimiliki oleh suatu kantor.

5. Laporan sarana dan prasarana Adalah suatu kegiatan yang bertujuan untuk melaporkan keadaan sarana dan prasarana kantor, baik persediaan, mutasi maupun keadaan fisik dari sarana dan prasarana tersebut dalam periode waktu tertentu. Laporan ini biasanya dibuat dalam jangka waktu tiga bulan, enam bulan atau satu tahun.

a. Fungsi adanya laporan sarana dan prasarana

1) Sebagai bahan pertanggungjawaban

2) Sebagai pengendali persediaan

3) Memberikan informasi tentang barang yang tersedia dan mutasi barang

4) Sebagai dasar/bahan dalam pengambilan keputusan pimpinan 4) Sebagai dasar/bahan dalam pengambilan keputusan pimpinan

1) Bukti penerimaan barang

2) Bukti pembelian barang

3) Bukti pengeluaran barang

4) Kartu barang

5) Kartu persediaan

6) Daftar inventaris

7) Daftar rekapitulasi barang inventaris

c. Teknik pembuatan laporan dapat disusun sebagai berikut;

1) Memeriksa barang

2) Menghitung persediaan barang awal tahun anggaran

3) Menghitung penerimaan dan pengadaan barang

4) Menghitung pengeluaran barang

5) Menghitung sisa persediaan

6) Mencatat mutasi barang

7) Melaporkan kepada atasan atau pimpinan

MODUL 5 MENGIDENTIFIKASI PERSYARATAN PERSONIL ADMINISTRASI PERKANTORAN

A. Pengertian Personil Kantor Menurut KBBI, personil kantor adalah pegawai; anak buah; awak. Tentunya kita sering mendengarnya dengan istilah karyawan.

1. Pegawai negeri: pegawai yang bekerja pada instansi pemerintah dan digaji oleh pemerintah

2. Pegawai swasta: pegawai yang bekerja pada perusahaan swasta/di luar instansi pemerintah dan digaji oleh perusahaan swasta tersebut

3. Pegawai tetap: pegawai yang sudah diangkat resmi memiliki status pegawai dengan gaji dan tunjangan tetap, baik bekerja di instansi pemerintah maupun swasta

Jadi dapat disimpulkan bahwa personil kantor adalah orang-orang atau karyawan/pegawai yang menjalankan atau melayani pekerjaan-pekerjaan dalam suatu organisasi/kantor pemerintahan atau swasta untuk mencapai suatu tujuan tertentu, dengan mendapat imbalan jasa berupa gaji dan tunjangan.

B. Macam-Macam Personil Kantor

1. Administrator atau petugas pelaksana administrasi

Adalah orang yang menentukan garis-garis besar kebijakan dan tujuan yang harus dijalankan oleh kantor sebagai pedoman dalam melaksanakan kegiatan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan

2. Manajer Adalah orang yang memimpin pelaksanaan kerja, menggerakan orang lain/para staf, mengelola dan mendayagunakan uang, peralatan, sarana dan prasarana kantor untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan

3. Staf atau pembantu ahli Adalah para tenaga ahli yang karena kecakapan dan kemampuan dalam bidangnya, bertugas membantu administrator dan manajer dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan kantor

4. Worker atau pegawai/pekerja Adalah para karyawan yang langsung digerakan oleh manajer dalam melaksanakan pekerjaan-pekerjaan kantor

C. Tugas dan Tanggung Jawab Personil Kantor Besar kecilnya tugas dan tanggung jawab personil, tergantung jenis dan besarnya suatu organisasi/kantor. Secara umum tugas dan tanggung jawab

personil kantor sebagai berikut;

1. Kepala kantor/pimpinan kantor/direktur kantor, bertugas memantau dan bertanggung jawab terhadap kelancaran aktivitas kantor secara keseluruhan

2. Administrasi bertugas mengelola urusan rumah tangga kantor dan bertanggung jawab mencatat dan menyimpan semua warkat atau surat keluar dan masuk

3. Bagian keuangan atau kasir, bertanggung jawab terhadap pengelolaan keuangan, mengatur arus kas keluar dan kas masuk

4. Sekretaris, bertanggung jawab membuat agenda dan jadwal kegiatan kerja pimpinan, juga untuk karyawan di bagian lainnya, serta membuat surat keluar

5. Penerima tamu, bertanggung jawab atas pelayanan terhadap tamu atau orang-orang yang mempunyai kepentingan terhadap kantor

D. Perangkat Kerja Personil Kantor Umumnya perangkat kerja yang dibutuhkan berupa meja/kursi kerja, lemari

arsip/filing cabinet, alat tulis, kertas tulis, komputer, mesin tik, pesawat telepon, dan lain sebagainya.

Perangkat kerja yang dibutuhkan dalam membantu proses tugas-tugas admistrasi adalah komputer. Berikut beberapa kemudahan penggunaan komputer;

1. Dengan microsoft word tidak perlu lagi repot-repot berulang kali mengetik surat

2. Aplikasi spreedsheet pada microsoft exceel dapat memudahkan pengerjaan laporan keuangan

3. Aplikasi data base

4. Alat scanner

5. Lokal area networking

6. Email

E. Tahapan-Tahapan Pengadaan Personil Kantor

1. Analisis jabatan Menurut KBBI, adalah penyelidikan terhadap suatu peristiwa (karangan, perbuatan) untuk mengetahui keadaan yang sebenarnya (sebab musabab, duduk perkara Manfaat analisa jabatan adalah untuk memberikan informasi mengenai hal-hal yang berhubungan dengan uraian pekerjaan (job description), spesifikasi pekerjaan (job specification), dan evaluasi pekerjaa (job evaluation) Analisis jabatan berguna untuk:

a. Perekrutan dan seleksi karyawan

b. Kompensasi gaji karyawan

c. Evaluasi jabatan

d. Penilaian prestasi kerja karyawan

e. Pelatihan (training)

f. Promosi dan pemindahan karyawan

g. Organisasi

h. Memperkaya pekerjaan

i. Penyederhanaan pekerjaan j. Penempatan karyawan

2. Rekrutmen Menurut KBBI, rekrutmen adalah pengerahan, masalah tenaga kerja. Rekrutmen adalah proses usaha untuk mencari dan mempengaruhi tenaga kerja agar mau melamar untuk lowongan kerja yang ada dalam suatu perusahaan atau instansi, baik instansi swasta maupun pemerintah.

a. Penentuan dasar rekrutmen

Rekrutmen harus berpedoman pada spesifikasi pekerjaan yang telah ditentukan unuk mengisi jabatan tersebut. Spesifikasi harus diuraikan secara jelas agar pelamar mengetahui kualifikasi apa saja yang dibutuhkan.

b. Penentuan sumber-sumber rekrutmen

1) Sumber internal Adalah tenaga kerja atau karyawan yang akan mengisi suatu lowongan kerja diambil dari dalam perusahaan tersebut, dengan cara mutasi atau pemindahan karyawan yang memenui spesifikasi ke suatu bagian tertentu yang kosong atau untuk mengisi tugas baru Keunggulan sumber internal:

a) Meningkatkan kinerja dan kedisiplinan karyawan, karena terdapat peluang untuk promosi

b) Loyalitas karyawan menjadi besar/tinggi terhadap perusahaan

c) Biaya rekrutmen dapat ditekan, karena tidak perlu biaya untuk iklan

d) Waktu perekrutan relatif singkat Kelemahan sumber internal:

a) Kurang membuka kesempatan untuk angkatan kerja baru yang berada di luar perusahaan

b) Kurang ada wibawa bagi karyawan yang dimutasikan

2) Sumber eksternal Adalah tenaga kerja atau karyawan yang akan mengisi mengisi kerja yang diambil dari luar perusahaan, antara lain sebagai berikut:

a) Pelamar datang sendiri

b) Kantor dinas tenaga kerja

c) Lembaga-lembaga pendidikan

d) Pemuatan iklan/advertising

e) Referensi seseorang/rekanan karyawan

f) Mengambil dari perusahaan lain

g) Nepotisme Keunggulan sumber eksternal

a) Kewibawaan karyawan yang diterima relatif baik

b) Kemungkinan akan membawa sistem kerja baru

Kelemahan sumber eksternal

a) Kurang ada kesempatan bagi karyawan untuk promosi

b) Biaya rekrutmen relatif besar karena ada biaya iklan dan biaya tahapan seleksi

c) Waktu rekrutmen akan lama

d) Loyalitas terhadap perusahaan belum bisa diketahui

c. Metode-metode rekrutmen

1) Metode tertutup Yaitu pelaksanaan rekrutmen di kalangan terbatas, hanya untuk karyawan atau orang-orang tertentu saja, sehingga lamaran yang masuk tidak banyak, dengan demikian akan sulit memperoleh karyawan yang baik

2) Metode terbuka Yaitu pelaksanaan rekrutmen yang diumumkan melalui iklan di media massa. Hal ini dilakukan untuk mendapatkan banyak lamaran, sehingga kesempatan memperoleh karyawan yang baik dan andal menjadi lebih besar

d. Kendala-kendala rekrutmen

1) Kebijakan perusahaan. Biasanya menyangkut gaji

2) Persyaratan jabatan. Semakin banyak persyaratan yang dipenuhi semakin sedikit minat.

3) Soliditas perusahaan. Besar kecilnya perusahaan dan soliditasnya

4) Metode pelaksanaan rekrutmen. Sistem terbuka dan tertutup mempengaruhi minat pelamar

5) Kondisi pasar tenaga kerja. Tinggi rendahnya tingkat penawaran tenaga kerja

6) Kondisi lingkungan eksternal. Kondisi perekonomian dan banyak pesaing

3. Seleksi Menurut KBBI, seleksi adalah pemilihan (untuk mendapatkan yang terbaik); metode prosedur yang dipakai oleh bagian personalia ketika memilih orang untuk mengisi lowongan pekerjaan Dalam melakukan seleksi harus memperhatikan hal-hal berikut:

 Seleksi harus efisien dan efektif  Harus memperhatikan peraturan-peraturan pemerintah yang berlaku  Petugas seleksi harus cerdas dan jujur

 Pengertian “orang yang tepat pada tempat yang tepat” harus diperhatikan dan diartikan secara dinamis

a. Proses seleksi

Penyaring pelamar

Tes

Wawancara awal

Evaluasi latar belakang dan referensi

Wawancara mendalam

Tes kesehatan/fisik

Pengambilan keputusan

b. Langkah-langkah seleksi personil kantor

1) Seleksi administratif Biasanya dilihat dari kebenaran informasi surat lamaran

2) Penarikan tenaga kerja

3) Klasifikasi jabatan

4) Tes dan wawancara

a) Tes Tujuan diadakan tes  untuk mengetahui tingkat kepandaian, kecakapan dan kepribadian pelamar/calon karyawan Tes terdiri dari sebagai berikut:

 Tes individutes kemampuan yang dilakukan secara perorangan, biasa dilakukan dengan praktik

 Tes kelompoktes kemampuan yang dilakukan secara bersama, biasa dilakukan dengan praktek atau tertulis  Tes intelegensites untuk mengetahui tingkat

kecerdasan  Tes minattes untuk mengetahui minat pelamar  Tes kepribadianuntuk mengetahui kepribadian pelamar  Tes bakatuntuk mengukur bakat pelamar  Tes kesehatantes untuk mengetahui kesehatan

pelamar pelamar

 Memastikan bahwa pelamar benar-benar berminat untuk

bekerja  Memastikan kebenaran data tertulis pelamar

 Memastikan pelamar yang dipilih adalah orang yang tepat  Memberikan informasi kepada pelamar tentang

perusahaan  Ajang promosi bagi perusahaan Umumnya ada dua jenis wawancara  Wawancara subjektif

Dalam wawancara ini terkadang masih terjadi unsur subjektivitas. Walau bagaimanapun pewawancara juga manusia biasa, kadang pewawancara cenderung melihat hal-hal negatif pada diri pelamar, ada rasa suka tidak suka, sehingga wawancara tidak berjalan secara objektif.

 Wawancara objektif Agar wawancara berlangsung secara objektif, harus

memperhatikan hal-hal berikut: - Pewawancara bersikap netral, tidak berpihak pada

salah satu pelamar, tidak membedakan suku bangsa dan agama pelamar.

- Pewawancara adalah seorang ahli dan mempunyai pengetahuan umum yang baik serta pengetahuan yang luas tentang perusahaan.

- Pewawancara sebaiknya menyimak dengan baik setiap jawaban pelamar dan tidak bersikap acuh tak acuh

- Pewawancara sebaiknya mencatat semua hasil wawancara secara singkat, jelas dan sistematis. - Tempat wawancara sebaiknya di ruang tertutup dan diusahakan menciptakan suasana bersahabat, sehingga

diharapkan

pelamar bisa bebas

mengemukakan pendapatnya.

5) Penempatan personil kantor Apabila proses seleksi telah selesai, pelamar yang diterima ditempatkan di suatu bagian tertentu.

Penempatan tidak hanya berlaku bagi karyawan baru tetapi berlaku pula bagi karyawan lama yang mengalami mutasi.

c. Tujuan seleksi Untuk memperoleh karyawan yang:

1) Qualified dan profesional

2) Jujur dan disiplin

3) Inovatif dan bertanggung jawab

4) Cakap dengan penempatan yang tepat

5) Kreatif dan dinamis

6) Berdedikasi tinggi

7) Memenuhi syarat Undang-undang perburuhan

8) Dapat bekerja sama

9) Dapat bekerja mandiri

10) Mudah berkembang

11) Mempunyai budaya dan perilaku malu

d. Cara-cara seleksi

1) Nonilmiah Yaitu seleksi yang dilakukan tidak berdasarkan kepada standar- standar kriteria atau spesifikasi kebutuhan akan pekerjaan atau jabatan, tetapi hanya didasarkan kepada perkiraan atau berdasarkan pengalaman saja. Unsur-unsur yang diseleksi:

a) Surat lamaran bermaterai atau tidak

b) Ijazah terakhir sekolah formal dan ijazah dari kursus-kursus

c) Surat keterangan pengalaman pekerjaan

d) Surat referensi dari seseorang atau instansi sebagai bahan pertimbangan

e) Wawancara tatap muka/langsung

f) Penampilan secara fisik si pelamar (appearance)

g) Garis keturunan si pelamar

h) Bentuk tulisan si pelamar

2) Ilmiah Yaitu seleksi yang didasarkan kepada job specification akan kebutuhan pekerjaan dan jabatan yang harus segera diisi berdasarkan kriteria-kriteria tertentu. Unsur-unsur seleksi ilmiah: 2) Ilmiah Yaitu seleksi yang didasarkan kepada job specification akan kebutuhan pekerjaan dan jabatan yang harus segera diisi berdasarkan kriteria-kriteria tertentu. Unsur-unsur seleksi ilmiah:

b) Berorientasi kepada prestasi kerja

c) Berpedoman pada metode kerja yang jelas dan sistematis

d) Berdasarkan pada job analysis dan ilmu sosial lainnya

e) Berpedoman pada undang-undang perburuhan

e. Kualifikasi seleksi Kualifikasi dasar seleksi biasanya meliputi:

4) Kesehatan fisik

5) Jenis kelamin

6) Bakat

7) Tampang/wajah

8) Karakter

9) Pengalaman kerja

10) Kejujuran

11) Kerja sama

12) Kedisiplinan

13) Inisiatif dan kreatif

f. Tingkatan seleksi Ada 3, yaitu:

1) Seleksi tingkat pertama: mencakup semua tahapan seleksi sejak pembuatan surat lamaran sampai pelamar dinyatakan diterima

2) Seleksi tingkat kedua: dilakukan pada karyawan dengan status masa percobaan, lama masa percobaan sekitar 3 bulan, 6 bulan atau 1 tahun

3) Seleksi tingkat ketiga: dengan mengikuti tahapan pra jabatan, kemudian mereka akan dipromosikan menjadi karyawan tetap. Secara umum langkah-langkah pengadaan personil kantor:

1) Menetapkan perencanaan kepegawaian

2) Menentukan penarikan karyawan dari sumber-suber tenaga kerja, baik intern maupun ekstern

3) Membuat iklan lowongan kerja

4) Menerima surat lamaran dari calon tenaga kerja

5) Mengadakan seleksi atau penyaringan administratif

6) Menentukan diterima atau tidaknya lamaran kerja yang masuk

7) Menyiapkan segala perangkat seleksi ( seperti soal-soal, pedoman penilaian maupun standar kelulusan)

8) Melakukan pemanggilan bagi calon karyawan yang memenuhi syarat untuk mengikuti tes/ujian

9) Mengadakan seleksi karyawan, berupa tes lisan, tertulis, intelegensi, psikotes dan tes kesehatan jasmani.

10) Memeriksa hasil tes dan menentukan rangking serta jumlah calon yang lulus.

11) Memanggil calon karyawan yang lulus untuk mengikuti masa percobaan.

12) Mengangangkat karyawan dengan surat keputusan, dalam status masa percobaan.

13) Calon karyawan mengikuti orientasi masa percobaan

14) Melakukan penilaian selama calon karyawan mengikuti masa orientasi

15) Menentukan lulus tidaknya masa orientasi

16) Membuat surat keputusan pengangkatan karyawan berstatus karyawan tetap

17) Menempatkan karyawan pada jenjang jabatan tertentu dengan tugas, wewenang dan tanggung jawab sebagai karyawan tetap

18) Melakukan pembinaan dan pemeliharaan terhadap karyawan, agar para karyawan berkembang dan dapat bertahan bekerja

F. Syarat-syarat personil kantor

1. Persyaratan pengetahuan Biasanya diukur dengan tingkat pendidikan formal

2. Persyaratan ketrampilan Menurut The Liang Gie, dalam buku administrasi perkantoran modern, seorang personil kantor dinyatakan terampil bekerja, apabila karyawan administrasi tersebut telah mampu dengan baik melaksanakan tugas- tugas pelayanan yang mencakup enam pola kegiatan:

a. Menghimpun

b. Mencatat

c. Mengolah

d. Menggandakan

e. Mengirim

f. menyimpan

3. Persyaratan kepribadian

Kepribadian adalah keseluruhan watak dan sifat seseorang.ciri-ciri yang menyangku kepribadian:

 Cara berbicara dan cara berjalan  Sikap badan pada saat duduk  Sikap luwes dan cara berbusana yang serasi disesuaikan dengan waktu

dan acaranya  Sifat bersih dan rapi  Sifat yang berkaitan dengan menjaga kesehatan diri  Sifat yang berkaitan dengan kemampuan dari ketrampilan dalam

bekerja  Sifat agamis yang berkaitan dengan segi kerohanian Syarat kepribadian yang diperlukan seorang personil kantor:

a. Loyalitas (kesetiaan terhadap perusahaan) sehingga tercipta “sense of belonging” atau rasa memiliki dan saling menjaga

b. Tekun dan rajin

c. Kesabaran

d. Kerapian

e. Dapat menyimpan rahasia

G. Pelatihan dan pengembangan Personil Kantor

1. Pengertian pelatihan dan pengembangan

a. Menurut KBBI, pelatihan adalah proses, cara, perbuatan melatih.

b. Adalah suatu kegiatan dalam rangka meningkatkan pengetahuan dan ketrampilan personil karyawan kantor untuk melaksanakan pekerjaan tertentu