Organisasi proyek dan organisasi pr

ORGANISASI
PROYEK
by

M. Akbar Kurdin, ST, M.Eng.Sc.

Struktur Organisasi
Struktur organisasi formal akan menunjukkan :
z
z
z
z

Macam pokok
pokok--pokok kegiatan organisasi (pemasaran,
(pemasaran
manufaktur, dll)
Pembagian menjadi kelompok atau sub sistem
Adanya hirarki, wewenang dan tanggung jawab bagi
kelompok dan pimpinan
Pengaturan

g
kerjasama,
j
jalur
j
pelaporan
p p
dan komunikasi,
meliputi jalur vertikal dan horisontal

Management Engineering by M. AKbar Kurdin, ST, M.Eng.Sc.
2

Struktur Organisasi Proyek
3 jenis struktur organisasi proyek :
1.

Organisasi
O g i i Proyek
P

k Fungsional
F g i
l (OPF)

2.

Organisasi Proyek Matriks (OPM)

3.

Organisasi Proyek Murni (OPMi)

Management Engineering by M. AKbar Kurdin, ST, M.Eng.Sc.
3

Organisasi
O ga sas Proyek
oye Fungsional
u gs o a (O
(OPF))

z

z

z

Lingkup kegiatan proyek diserahkan dan menjadi
bagian atau tambahan kegiatan fungsional serta
dipimpin oleh manajer lini yang telah ada
Sering dijumpai pada Lembaga Swasta maupun
pada kebanyakan organisasi Lembaga Birokrasi
pemerintah
Susunan organisasi ini terdiri dari satuan2 yang
mempunyai tugas2 spesifik sesuai dengan
kebutuhan organisasi

Management Engineering by M. AKbar Kurdin, ST, M.Eng.Sc.
4

Organisasi

O ga sas Proyek
oye Fungsional
u gs o a (O
(OPF))

Management Engineering by M. AKbar Kurdin, ST, M.Eng.Sc.
5

Organisasi
O ga sas Proyek
oye Fungsional
u gs o a (O
(OPF))

Management Engineering by M. AKbar Kurdin, ST, M.Eng.Sc.
6

Organisasi
O ga sas Proyek
oye Fungsional

u gs o a (O
(OPF))
Keuntungan menggunakan OPF :
z
z
z

z

Menyederhanakan koordinasi pekerjaan
Memperkecil upaya maupun sumber daya rangkap yg
lebih sering mengakibatkan pemborosan
Memusatkan pada sumber daya yang sama sehingga
semua departemen dapat menggunakan secara bersamabersamasama
Memberikan kelenturan di dalam menentukan kebutuhan
sumber daya

Management Engineering by M. AKbar Kurdin, ST, M.Eng.Sc.
7


Organisasi
O ga sas Proyek
oye Fungsional
u gs o a (O
(OPF))
Kekurangan OPF :
z
z
z
z

Proses pelaksanaan proyek cenderung sering
terlambat akibat tata cara yang tidak praktis
Sering berbenturan kepentingan
Meningkatkan keegoan terhadap departemennya
daripada pencapaian tujuan proyek
Tidak
Tid
k adanya
d

penanggung jawab
j
b tunggal
t
l yang
dedicated yang secara khusus menangani proyek

Management Engineering by M. AKbar Kurdin, ST, M.Eng.Sc.
8

Organisasi Proyek Matriks (OPM)
z
z

z

Untuk setiap proyek diperkenalkan seorang
koordinator
Selain bertugas di departemennya,
koordinator juga diserahi tanggung jawab

penuh
pe
u atas proyek
p oye
Membebankan susunan samping terhadap
tata jenjang (hirarki) vertikal yang ada

Management Engineering by M. AKbar Kurdin, ST, M.Eng.Sc.
9

Organisasi Proyek Matriks (OPM)

Management Engineering by M. AKbar Kurdin, ST, M.Eng.Sc.
10

Organisasi Proyek Matriks (OPM)
Keuntungan menggunakan OPM :
1.

kinerja koordinasi akan berlangsung dengan lebih baik

pada jalur yang melintasi garis fungsional satuan
organisasi atau departemen,

2
2.

harapan-harapan proyek tampak dengan jelas melalui
harapansatuan--satuan organisasi yang melakukan koordinasi
satuan
proyek,

3.

mudah untuk menghapus lembaga proyek dan
organisasi atau departemen setelah proyek dinyatakan
selesai,
selesai

4.


mengimbangkan prionitas
prionitas--prioritas proyek dalam
keseluruhan organisasi.
g

Management Engineering by M. AKbar Kurdin, ST, M.Eng.Sc.
11

Organisasi Proyek Matriks (OPM)
Kekurangan menggunakan OPM :
1.

mudah terjadi pertentangan kepentingan di antara para
koordinator proyek dengan para kepala departemen oleh karena
staff proyek
k bekerja
b k j untuk
k dua
d
atau lebih

l bih atasan.
atasan. Sudah
S d h tentu staff
proyek harus
harus melapor kepada para kepala departemen dan juga
haruss bekerja untuk
haru
untuk para koordinator proyek (pemimpin
(pemimpin proyek)

2.

cenderung dijumpai kesulitan tatkala menentukan prioritas antara
kepentingan proyek dan satuan
satuan--satuan organisasi fungsional

3
3.

wewenang pemimpin proyek biasanya menjadi lebih kecil
ketimbang tanggung jawab atas proyek yang dilimpahkan
kepadanya

4.

sumber daya pokok (personil, perlengkapan, dll) sering tidak
mencukupi untuk melaksanakan formasi organisasi yang
demikian

Management Engineering by M. AKbar Kurdin, ST, M.Eng.Sc.
12

Organisasi Proyek Murni (OPMi)

Ciri OPMi :
z
z
z

z

Pimpro
p berfungsi
g seperti
p
manajer
j lini yang
y g lain
Pimpro mempunyai wewenang penuh atas
pengelolaan proyek
Tenaga pelaksana dipindahkan ke dalam
organisasi proyek,
proyek dan khusus melaksanakan
pekerjaan proyek sesuai dengan wewenang dan
tanggung
gg g jjawabnya
y dalam organisasi
g
tsb
Hanya memerlukan sedikit dukungan dari unit
fungsional

Management Engineering by M. AKbar Kurdin, ST, M.Eng.Sc.
13

Organisasi Proyek Murni (OPMi)

Management Engineering by M. AKbar Kurdin, ST, M.Eng.Sc.
14

Organisasi Proyek Murni (OPMi)
Keuntungan
K
t g OPMi :
1
1.

tujuan merupakan sasaran tunggal yang menjadi
titik pusat perhatian seluruh staf dan tim proyek

2
2.

harapan-harapan proyek dapat dinyatakan dan
harapandipahami dengan jelas

3.

batas-batas jenjang wewenang pengambilan
bataskeputusan adalah jelas

4.

perselisihan dalam pemanfaatan sumber daya
dapat diperkecil.

Management Engineering by M. AKbar Kurdin, ST, M.Eng.Sc.
15

Organisasi Proyek Murni (OPMi)
Kekurangan
K k
g OPMi :
1.

harus disediakan fasilitas rangkap,
harus
g p untuk keperluan
p
organisasi rutin dan proyek

2.

penggunaan sumber daya cenderung boros jika tidak
dik d lik
dikendalikan

3.

membengkaknya pembiayaan yang haru
haruss dikeluarkan
untuk mendirikan organisasi baru yang ditambahkan
pada organisasi semula

4
4.

selama menjalankan tugasnya para petugas diliputi
kegelisahan oleh karena proyek yang bersifa
bersifatt sementara
yang pada saatnya ak
akan
an berakhir.

Management Engineering by M. AKbar Kurdin, ST, M.Eng.Sc.
16

Penggunaan Organisasi Proyek
z

OPF
Ö

proyek kecil yang standar
Ö berjangka
b j
k waktu
k pendek
d k
Ö menggunakan teknologi baku
z
z

OPM
Ö

menggunakan teknologi yang lebih kompleks

OPMi
Ö

menggunakan teknologi yang baru sama sekali
Ö proyek memiliki otonomi penuh dalam pengelolaannya
Management Engineering by M. AKbar Kurdin, ST, M.Eng.Sc.
17

Pemimpin Proyek
Seorang
g Pemimpin
p Proyek
y harus dapat
p :
z
z

z

z
z

Menghasilkan keluaran2 berdasarkan pada masukan2
tertentu
Mempengaruhi, menyesuaikan dan mengkoordinasikan
semua sumber daya dengan menggunakan seperangkat
alat2 manajemen yang tersedia
Peka terhadap penyimpangan yg dapat merugikan proyek
Kritis terhadap saran dan usul untuk memudahkan dan
mempercepat proses pengambilan keputusan
Menerjemahkan dan mengaplikasikan tugas dan
perannya sesuai dengan peraturan dan perundangperundangundangan

Management Engineering by M. AKbar Kurdin, ST, M.Eng.Sc.
18

Pemimpin
e
p Proyek
oye
K lifik i Pemimpin
Kualifikasi
P i i Proyek
P
k:
z
z
z
z
z
z
z

Kepemimpinan yang berorientasi kuat pada pencapaian
sasaran
Generalis dan Spesialis
Kredibilitas teknis
Bergairah
g
menghadapi
g
p tantangan
g
Menguasai aspek SDM
Kekuasaan
K k
berasal
b
l dari
d i Expert
E
t Power
P
dan
d Referent
R f
tP
Power
Memenuhi Persyaratan

Management Engineering by M. AKbar Kurdin, ST, M.Eng.Sc.
19

Kepemimpinan Pemimpin Proyek
Sif t k
Sifat
kepemimpinan
i i
Pimpro
Pi r :
z

z
z
z
z

Kaya akan inisiatif
Luwes/fleksibel dalam pendekatan untuk menangani
masalah tanpa mengorbankan sasaran pokok
Bersedia memikul tanggung jawab yang lebih besar
dibanding otoritas resmi yang diberikan kepadanya
Bersedia mengambil resiko, setelah dianalisis secara
matang
Bersifat
B
if t k
kritis
iti tterhadap
h d tatanan
t t
atau
t prosedur
d yang
g
berlaku

Management Engineering by M. AKbar Kurdin, ST, M.Eng.Sc.
20

Generalis
Ge
e a s da
dan Spes
Spesialis
a s
z

Generalis : menguasai
g
i aspek
k teknis
t k i proyek
r k dan
d aspek
k
bisnis :
Ö
Ö
Ö

z
z

Ö

Merencanakan dan mengendalikan sumber daya perusahaan
Mengerti aspek bidang usaha, mis. pemasaran, proses negosiasi
kontrak, hukum & peraturan2 ttg proyek
Kemauan melatih & membina personil
Pengertian umum masalah akuntansi, keuangan, dan administrasi

Spesialis
p
: menguasai
g
seluk beluk aspek
p teknis maupun
p
operasional bidang yang menjadi tanggung jawabnya
Kualifikasi pimpro ditekankan pada kemampuan
menumbuhkan kerjasama antara peserta proyek, oleh
karena itu cenderung ke arah Generalis

Management Engineering by M. AKbar Kurdin, ST, M.Eng.Sc.
21

Kredibilitas
ed b as Teknis
e s
z
z

Memiliki cukup pengetahuan teknis
(teknologi)
Memiliki latar belakang pengalaman
tentang
t t g aspekaspek
k-aspek
k teknis
t k i d
dan
operasional proyek

Management Engineering by M. AKbar Kurdin, ST, M.Eng.Sc.
22

Bergairah
g
Menghadapi
g
p Tantangan
g
z

z

z

Dapat meyakinkan tim proyek bahwa persoalan2
yang dihadapi adalah wajar dan merupakan
tantangan yang perlu ditanggapi dengan
bergairah
Dapat mencegah sikap yang ingin menunda
penyelesaian
l
i apalagi
l i menghindarinya
hi d i
atau
t
melemparkan ke pihak lain
Memiliki kemauan untuk secara terus menerus
mengkaji dan menganalisis perencanaan
kegiatan dengan teliti mempersiapkan alternatif
yang tersedia

Management Engineering by M. AKbar Kurdin, ST, M.Eng.Sc.
23

Menguasai Aspek SDM
z

z

z

Keberhasilan Pimpro dipengaruhi dan
ditentukan oleh faktor kecakapan
penerapan tugas
tugas--tugas oleh pelakunya
Perlu mengadakan
g
kontak dengan
g
bermacam--macam tingkatan dari lapisan
bermacam
birokrasi dan individu,, internal & eksternal
Perlu menguasai dan mempraktekkan
sebaik--baiknya teknik hubungan
sebaik
antarmanusia

Management Engineering by M. AKbar Kurdin, ST, M.Eng.Sc.
24

Kekuasaan dari Expert
p Power dan Referent Power

Para pengamat beranggapan bahwa
otoritas resmi pimpro amat terbatas
sehingga perlu meningkatkan efektifitas
kepemimpinannya harus dapat
dikembangkan Expert Power & Referent
Power

Management Engineering by M. AKbar Kurdin, ST, M.Eng.Sc.
25

Management Engineering by M. AKbar Kurdin, ST, M.Eng.Sc.
26