1. TUJUAN Memastikan tata cara pelaksanaan yudisium nilai secara seragam di semua unit pelaksana dari tingkat universitas sampai prodi, didukung sistem administrasi nilai yang dikelola secara terpusat oleh Biro Administrasi Akademik Kemahasiswaan Perencan

  Kode Dokumen : PPK-Undana/18 Prosedur Proses Perkuliahan (PPK)

  1. TUJUAN

  Memastikan tata cara pelaksanaan yudisium nilai secara seragam di semua unit pelaksana dari tingkat universitas sampai prodi, didukung sistem administrasi nilai yang dikelola secara terpusat oleh Biro Administrasi Akademik Kemahasiswaan Perencanaan dan Sistem Informasi (BAAKPSI) dibantu dengan program aplikasi dan jaringan komputer yang dikelola unit Pusat Komputer (Puskom).

  2. RUANG LINGKUP

  Prosedur ini meliputi: 2.1.

  Persyaratan dan mekanisme mengumumkan hasil ujian, mencetak nilai dalam Kartu Hasil Studi (KHS), serta melaporkan kemajuan studi kepada orang tua/wali mahasiswa

2.2. Persyaratan dan mekanisme pengaduan dan revisi nilai

  3. DEFINISI

  3.1. Yudisium nilai adalah proses pengadministrasian nilai, pengumuman, revisi dan pengarsipan nilai, baik yang dilakukan secara cetak maupun elektronik yang dilaksanakan di tingkat universitas (BAAKPSI) dan prodi atau fakultas

  3.2. Penilaian Acuan Patokan (PAP) adalah sistem penilaian berdasarkan patokan/standar baku

  4. REFERENSI

  4.1. Buku Pedoman Akademik

  4.2. Manual Mutu Undana

  4.3. Peraturan-peraturan dari Dikti

  4.4. Surat-surat Keputusan Rektor

  4.5. Surat Edaran Pembantu Rektor I

  4.6. Surat Edaran BAAKPSI

5. DISTRIBUSI

  5.1. Pembantu Rektor I

  5.2. Pembantu Dekan I

  5.3. BAAKPSI

  5.4. Unit IT

  5.5. Ketua Prodi

  Kode Dokumen : PPK-Undana/18 Prosedur Proses Perkuliahan (PPK)

  5.6. SPI

• – Ketua Penjaminan Mutu Prodi (KaPMP)

  5.7. Pimpinan fakultas

  5.8. Pimpinan prodi

  5.9. Kepala Tata Usaha (TU)

  5.10. Dosen

6. PROSEDUR

6.1. Ketentuan Umum

6.1.1. Ketua prodi bertanggung jawab atas pelaksanaan yudisium nilai

  6.1.2. Semua komponen penilaian mata kuliah harus di-input oleh dosen pengampu sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan

  6.1.3. Untuk keperluan input nilai, setiap dosen memiliki User Id dan Password pribadi yang disediakan oleh unit Puskom; untuk kepentingan keamanan, password dapat diubah sendiri oleh yang bersangkutan

  6.1.4. Revisi nilai atas inisiatif dosen dapat dilakukan langsung ke jaringan komputer selama masa input nilai belum berakhir dan melaporkan hasil revisi nilai ke prodi untuk diarsip

  6.1.5. Revisi nilai di luar masa input nilai hanya dapat dilakukan atas persetujuan dosen pengampu dan Ketua prodi/Wakil Dekan I/Sekretaris Dekan

  6.1.6. Input nilai Semester Pendek (SP) mengikuti mekanisme yang sama pada semester reguler

  6.2. Ketentuan Khusus

  Hal-hal yang bersifat spesifik yang belum diatur dalam prosedur ini akan diatur dalam dokumen mutu tersendiri.

  6.3. Prosedur I: Mekanisme Input Nilai

  6.3.1. Ketua prodi mengkoordinasi input nilai oleh dosen pengampu dan pengumuman nilai sesuai kalender akademik

6.3.1.1. Dosen pengampu bertanggung jawab sepenuhnya atas nilai mata kuliah yang ter-

  input ke jaringan komputer

  6.3.2. Dosen pengampu menandatangani cetakan (3 rangkap) nilai yang telah di-input untuk diumumkan ke mahasiswa

  Kode Dokumen : PPK-Undana/18 Prosedur Proses Perkuliahan (PPK)

  6.3.2.1. Nilai yang diumumkan kepada mahasiswa meliputi komponen penilaian sebagaimana tercantum dalam Prosedur Koreksi Hasil Ujian dan Pengolahan Nilai (PPK-Undana/17).

  6.3.3. Dosen pengampu menyerahkan 2 lembar nilai mata kuliah ke TU prodi atau fakultas, dan menyimpan 1 lembar nilai sebagai arsip dosen pengampu yang bersangkutan

  6.3.4. TU prodi atau fakultas meyimpan 1 lembar nilai sebagai arsip dan menempelkan 1 lembar nilai lainnya di papan pengumuman fakultas atau prodi

6.3.5. Pada batas akhir masa input nilai, PR I meminta unit Puskom menutup program

  (blocking) jaringan komputer untuk mencegah aktivitas input nilai ke pangkalan data

  6.3.6. Dosen yang terlambat meng-input nilai meminta ijin kepada PR I (c.q. Puskom) untuk dibukakan akses ke Program Penilaian Online

  6.3.7. Setelah batas akhir masa input nilai, TU prodi atau fakultas mencetak KHS setiap mahasiswa sebanyak 2 lembar diserahkan ke dosen Pembimbing Akademik (PA) untuk disahkan

  6.3.8. KHS yang telah disahkan oleh dosen PA didistribusikan lembar ke-1 untuk mahasiswa, lembar ke-2 untuk arsip dosen PA

  6.3.9. Setiap semester, BAAKPSI melaporkan (melalui surat pos) kepada orang tua atau wali mahasiswa tentang perkembangan hasil studi mahasiswa

6.3. Prosedur II: Pengaduan Nilai dan Revisi Nilai

  6.3.10. Setiap mahasiswa dapat mengajukan keberatan atau pengaduan kepada dosen pengampu atas nilai mata kuliah yang telah diumumkan disertai dengan alasan- alasan atau bukti-bukti yang sah

  6.3.10.1. Masa pengaduan keberatan penilaian adalah masa pengolahan nilai dan yudisium

  6.3.12. Jika pengaduan nilai tidak terselesaikan dengan dosen pengampu, mahasiswa dapat mengajukan keberatan ke Ketua prodi

  6.3.13. Apabila Ketua prodi memandang layak untuk ditindaklanjuti, Ketua prodi memberikan surat pengantar berupa Formulir Pengaduan Nilai kepada mahasiswa untuk melakukan klarifikasi nilai ke dosen pengampu yang bersangkutan

  6.3.14. Setiap dosen pengampu menerima dan melayani dengan baik pengaduan nilai dari mahasiswa; apabila dosen memandang perlu untuk melakukan revisi nilai

  Kode Dokumen : PPK-Undana/18 Prosedur Proses Perkuliahan (PPK)

  6.3.14.1. Revisi nilai pada masa peng-input-an nilai online dilakukan langsung oleh dosen pengampu bersangkutan

6.3.14.2. Revisi nilai setelah masa input nilai berakhir hanya dapat dilakukan oleh

  BAAKPSI atas persetujuan tertulis dari dosen pengampu dan pimpinan fakultas atau prodi

  6.3.14.3. Surat persetujuan sebagaimana butir 6.3.14.2 untuk ditujukan kepada BAAKPSI hanya dapat diserahkan oleh TU yang ditunjuk fakultas atau prodi

  6.3.15. BAAKPSI mengarsip setiap surat persetujuan revisi nilai dari pimpinan fakultas atau prodi

  6.3.16. BAAKPSI dan unit Puskom sekurang-kurangnya dalam satu semester satu kali melakukan back up database nilai dan transaksi data nilai ke dalam hard disk atau CD sebagai arsip

  Kode Dokumen : PPK-Undana/18 Prosedur Proses Perkuliahan (PPK)

6.4. Alur Kerja Unit i

  

u d

  I p wa

   I i m Kegiatan PS Waktu Dokumen is d Pro antu K sen am sen b as kan g PA TU A sko Pro A Do Do Pu De B etua Pem Mah Pen K Prosedur Input Nilai: Ketua prodi mengkoordinasi input nilai oleh dosen pengampu dan

  1

  1 pengumuman nilai sesuai kalender akademik Dosen pengampu menandatangani cetakan (3 rangkap) nilai yang telah di- input untuk diumumkan ke mahasiswa

  2

2 Dosen pengampu menyerahkan 2

  Paling Daftar Nilai lembar nilai mata kuliah ke TU prodi lambat 1 Mahasiswa atau fakultas, dan menyimpan 1 lembar minggu dari presensi nilai sebagai arsip dosen pengampu

  3 setelah ujian

  3 yang bersangkutan diujikan

  TU prodi atau fakultas meyimpan 1 lembar nilai sebagai arsip dan menempelkan 1 lembar nilai lainnya di

  4 papan pengumuman fakultas atau prodi Pada batas akhir masa input nilai,

  Daftar Nilai BAAKPSI melalui bantuan unit Puskom

  Mahasiswa menutup program (blocking) jaringan

  5

  5 komputer untuk mencegah aktivitas input nilai ke jaringan BAAKPSI Dosen yang terlambat meng-input nilai,

  Daftar Nilai menyerahkan nilai mata kuliah dalam

6 Mahasiswa

  pimpinan fakultas bentuk file excel ke atau prodi

  6

  6 Pimpinan fakultas atau prodi menerima Daftar Nilai nilai dari dosen pengampu yang

  Mahasiswa terlambat meng-input nilai untuk dilakukan tindak lanjut (berkoordinasi dengan BAAKPSI) disertai dengan teguran, peringatan atau sanksi kepada

  7

  7 dosen yang bersangkutan Setelah batas akhir masa input nilai, TU prodi atau fakultas mencetak KHS setiap mahasiswa sebanyak 3 lembar

  8

  8 diserahkan ke dosen Pembimbing Akademik (PA) untuk disahkan KHS yang telah disahkan oleh

  KHS dosen PA didistribusikan lembar ke-1 untuk mahasiswa, lembar

  9

  9

  9 ke-2 untuk orang tua/wali, lembar ke-3 untuk arsip dosen PA BAAKPSI melaporkan (melalui

  Setiap KHS

  10 surat pos) kepada orang tua/wali semester mahasiswa tentang perkembangan sesaat hasil studi mahasiswa setelah

  10

  10

  10 yudisium

  Kode Dokumen : PPK-Undana/18 Prosedur Proses Perkuliahan (PPK) Alur Kerja (Lanjutan) Unit i D u d a

  I p DI wa

   I PS Kegiatan is Tu Waktu Dokumen Pro ali A K antu sen am sen g

  IT

as g P b

A

   PRO /W A Do Do ekan ah ran en B etua TU M P O K Pem Prosedur Pengaduan Nilai dan Revisi Nilai: Setiap mahasiswa dapat

  Selama Lembar hasil mengajukan keberatan atau masa ujian

  11 pengaduan kepada Ketua prodi

  11 peng- mahasiswa atas nilai mata kuliah yang telah olahan diumumkan disertai dengan nilai dan alasan-alasan atau bukti-bukti yudisium yang sah Ketua prodi melayani dengan baik setiap keluhan atau pengaduan mahasiswa dan

  12 mencermatinya apakah aduan tersebut layak untuk ditindaklanjuti Jika Ketua prodi memandang

  Formulir layak untuk ditindaklanjuti,

  Pengaduan Ketua prodi memberikan surat

  Nilai,

  13 pengantar berupa Formulir

  Lembar hasil Pengaduan Nilai kepada ujian mahasiswa untuk melakukan mahasiswa klarifikasi nilai ke dosen

  13

  13 pengampu yang bersangkutan Setiap dosen pengampu

  Formulir menerima dan melayani dengan

  Pengaduan baik pengaduan nilai dari

  Nilai mahasiswa; apabila dosen

  14 memandang perlu untuk melakukan revisi nilai, maka

  14

  14 revisi nilai tersebut disampaikan sendiri oleh dosen kepada pimpinan fakultas atau prodi BAAKPSI mengarsip setiap surat

  Formulir rekomendasi revisi nilai dari

  Pengaduan

  15 pimpinan fakultas atau prodi

  Nilai, Formulir Revisi Nilai BAAKPSI dan unit IT sekurang- kurangnya dalam satu semester satu kali melakukan back up database nilai dan transaksi data

  16

  16 nilai ke dalam hard disk atau CD untuk arsip

7. ARSIP

  7.1. Daftar Nilai Mahasiswa

  7.2. KHS

  7.3. Formulir Pengaduan Nilai

  Kode Dokumen : PPK-Undana/18 Prosedur Proses Perkuliahan (PPK)

8. LAMPIRAN

  8.1. Formulir Pengaduan Nilai

  8.2. Formulir Revisi Nilai Disahkan oleh:

  Prof. Ir. Frans U. Datta, M.App.Sc, Ph.D Rektor

  Diperiksa oleh: ….

  Pembantu Dekan 1 Dipersiapkan oleh: ….

  Ketua Prodi