Institutional Repository | Satya Wacana Christian University: Pengembangan Sistem Informasi Kievit Training Tracking: Studi Kasus PT Kievit Indonesia T1 682010065 BAB II
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1. Penelitian Terdahulu
Penelitian yang sebelumnya mengenai Sistem Informasi Akuntansi Training
Tracking dilakukan penulis pada saat melakukan kerja praktek di PT Kievit Indonesia
(Nency Nerisa, 2013). Fitur pada aplikasi ini masih terbatas dan memerlukan
pengembangan-pengembangan
untuk
lebih
memudahkan
pengguna
dalam
pengelolaan data training. Aplikasi yang terdahulu hanya terbatas untuk mencatat
daftar karyawan dan daftar training yang harus diikuti karyawan dengan konsep basis
data yang masih tidak teratur. Aplikasi yang akan dibangun pada penelitian ini
memperluas lingkup pekerjaan dalam pengelolaan pelatihan dengan rancangan
database yang teratur. Aplikasi dibangun supaya dapat mencatat data training yang
sudah diikuti masing-masing karyawan dan juga data training department. Dengan
aplikasi yang akan dibangun ini, tentunya akan mempermudah pengguna dalam
mengelola data training karyawan di perusahaan.
Penelitian lain yang membahas tentang pengelolaan pelatihan yaitu
perancangan Allena Training Tracking Software (http://www.micromango.com/),
yang merupakan perangkat lunak keluaran dari Micromango Software. Perangkat
lunak ini dirancang untuk berbagai jenis organisasi. Fungsi utama dari perangkat
lunak ini adalah untuk menyimpan data pelatihan dalam suatu organisasi, baik itu
data penyelenggaraan pelatihan maupun data peserta pelatihan. Fitur yang dimiliki
perangkat lunak ini diantaranya membuat event pelatihan, mengelola data peserta
pelatihan dan pelaporan hasil pelatihan. Software ini dibuat dalam kegiatan training
secara umum, sehingga tidak spesifik dengan kebutuhan dari perusahaan. Perusahaan
yang menggunakan akan menyesuaikan dengan proses bisnis yang sudah ada.
8
2.2. Analisis dan Desain Sistem
Analisis Sistem adalah sebuah istilah yang secara kolektif mendeskripsikan
fase-fase awal pengembangan sistem. Fase ini menekankan pada isu-isu bisnis
melalui penyusunan blok-blok pembangunan pengetahuan, proses, dan komunikasi
dari perspektif para pemilik sistem dan pengguna sistem (Whitten, 2004 : 176).
Sedangkan desain sistem merupakan sebuah teknik pemecahan masalah yang
saling melengkapi dengan analisis sistem. Desain sistem informasi didefinisikan
sebagai tugas yang fokus pada spesifikasi solusi detail berbasis komputer (Whitten
2004 : 448). Desain sistem juga disebut physical design. Jika analisis sistem
menekankan pada masalah bisnis, maka sebaliknya desain sistem fokus pada segi
teknis atau implementasi sebuah sistem.
Dalam perancangan sebuah sistem, analisis dan desain sistem dilakukan
berurutan. Pengembang akan melaksanakan analisis untuk menguraikan masalah
yang terjadi dan mempelajari kebutuhan sistem yang diperlukan. Kemudian, hasil
proses analisis akan dijadikan dasar untuk melakukan desain sistem.
2.3. Sistem Informasi Akuntansi
Sistem informasi adalah sekumpulan komponen pembentuk sistem yang
mempunyai keterkaitan antara satu komponen dengan komponen lainnya yang
bertujuan menghasilkan suatu informasi dalam suatu bidang tertentu (Jogiyanto,
2003), berfungsi untuk membantu perencanaan, pengendalian, dan pengambilan
keputusan dengan menyediakan rangkuman rutin dan laporan tertentu.
“An accounting information system is a system that collects, records, stores,
and processes data to produce information for decisions makers” (Romney &
Steinbart, 2009 : 28). Pengertian lain Sistem Informasi Akuntansi adalah sebuah
sistem yang memproses data dan transaksi guna menghasilkan informasi yang
bermanfaat untuk merencanakan, mengendalikan, dan mengoperasikan bisnis
(Krismiaji, 2005).
9
Kualitas Sistem Informasi Akuntansi ditentukan oleh karakter informasi berikut
ini (Romney & Steinbart, 2009 : 28):
1.
Relevant, apabila informasi dapat mengurangi ketidakpastian dan dapat
membantu pengambil keputusan sebagai prediksi atau menegaskan/mengkoreksi
keputusan sebelumnya
2.
Reliable, apabila informasi tidak didapati kesalahan atau akurat mewakili
kejadian / kegiatan organisasi
3.
Complete, apabila informasi disajikan secara lengkap, tidak menghilangkan
aspek-aspek penting dari peristiwa yang mendasari
4.
Timely, apabila informasi diberikan kepada pengambil keputusan tepat waktu
untuk membuat keputusan
5.
Understandable, apabila informasi dapat ditampilkan dalam format yang berguna
dan mudah dimengerti
6.
Verifiable, apabila informasi dapat teruji ke-valid-annya
7.
Accessible, informasi dapat digunakan tersedia atau ada pada saat informasi
tersebut diperlukan
Sistem informasi Akuntansi dibagi menjadi 5 siklus bisnis atau transaksi utama
(Romney & Steinbart, 2009 : 53), yaitu :
1.
Siklus pendapatan
Transaksi dimulai dari pelanggan order barang, mengirim barang ke pelanggan,
menerima hasil jual/kas dan membuat laporan manajemen.
2.
Siklus pengeluaran
Transaksi meliputi pengadaan bahan baku untuk produksi atau barang dagangan
hingga mengeluarkan kas.
3.
Siklus produksi
Transaksi meliputi desain produk, penjadwalan produksi, permintaan bahan baku
untuk produksi, memproduksi barang dan menjual produk akhir.
4.
Siklus sumber daya manusia
10
Transaksi dimulai dari karyawan dipekerjakan, dilatih, kompensasi untuk
karyawan, evaluasi kinerja karyawan, mempromosikan untuk pekerjaan yang
lebih tinggi dan mengakhiri masa kerja karyawan.
5.
Siklus pembiayaan
Transaksi penjualan saham perusahaan kepada investor, meminjam uang dan
membayar dividen dan bunga kepada investor.
Sebagai salah satu siklus dari sistem informasi akuntansi, sistem informasi
terkait pelatihan karyawan merupakan kontribusi penting bagi perusahaan. Siklus
Sumber Daya Manusia merupakan pengelolaan transaksi yang berhubungan dari
karyawan. Transaksi dimulai dengan transaksi perekrutan karyawan hingga
pemberhentian karyawan, termasuk didalamnya adalah transaksi pemberian pelatihan
kepada karyawan. Sebagian besar perusahaan menganggap penting pemberian
pelatihan terhadap karyawan, tentunya akan diperlukan pengelolaan terhadap data
transaksi pelatihan karyawan.
2.4. Pelatihan atau Training
Salah satu fungsi manajemen sumber daya manusia adalah training and
development. Untuk mendapatkan tenaga kerja yang bersumber daya manusia yang
baik dan tepat sangat perlu dibekali dengan adanya pelatihan atau training. Hal ini
sebagai upaya untuk meningkatkan pengetahuan kerja, keterampilan/kemampuan
kerja, maupun pengalaman kerja.
Training atau pelatihan adalah proses meningkatkan pengetahuan dan
keterampilan karyawan. Pelatihan mungkin juga meliputi pengubahan sikap sehingga
karyawan dapat melakukan pekerjaannya lebih efektif (Kaswan, 2011:2). Pendapat
lain tentang pelatihan, dikemukakan oleh Mutiara S. Panggabean (2002), pelatihan
adalah suatu cara yang digunakan untuk memberikan atau meningkatkan
keterampilan yang dibutuhkan untuk melaksanakan pekerjaannya sekarang. Menurut
Silberman (1998), pelatihan didefinisikan sebagai metode untuk meningkatkan
kinerja manusia.
11
Secara khusus tujuan pelatihan bagi karyawan (Kaswan, 2011:3) adalah
memberikan
keterampilan
dan
pengetahuan
yang
diperlukan
karyawan,
meningkatkan moral karyawan, memperbaiki kinerja, membantu karyawan dalam
menghadapi perubahan-perubahan, meningkatkan karier karyawan (William B.
Werther dan Keith Davis, 1996), dan pada akhirnya dapat meningkatkan jumlah balas
jasa yang dapat diterima karyawan. Sedangkan secara umum tujuan pelatihan bagi
perusahaan (Kaswan, 2011:3) yaitu memenuhi kebutuhan-kebutuhan perencanaan
sumber daya manusia, sebagai biaya pencegahan pemborosan biaya produksi di masa
yang akan datang, mengurangi tingkat kerusakan dan kecelakaan, dan memperkuat
komitmen karyawan kepada perusahaan (Henry Simamora, 1995).
Dengan demikian, pelatihan diadakan oleh perusahaan untuk membekali
karyawan dengan pengetahuan dan keterampilan yang menunjang pekerjaan
karyawan pada bidang pekerjaannya, dengan harapan dapat meningkatkan kualitas
karyawan secara khusus dan perusahaan secara umum.
Menurut Rita dalam tulisan Ganesan, Badrinath dan Panchanatham (2010),
pelatihan organisasi sebaiknya meliputi pengembangan pribadi, ketrampilan teknis
dan pengembangan interpersonal. Program pelatihan di PT. Kievit (2010) meliputi
pelatihan yang bersifat general dan spesifik. General Training merupakan daftar
pelatihan yang bersifat umum sehingga semua department yang ada di kievit
memiliki pemetaan pelatihan tersebut. Specific Training merupakan daftar pelatihan
yang disusun sesuai dengan pekerjaan dan keterampilan yang dibutuhkan dalam
setiap departemen yang ada. Banyaknya kategori pelatihan yang ada sehingga
membutuhkan alat pembantu dalam penyimpanan dan pengolahan data pelatihan.
Pada Lampiran akan disertakan struktur organisasi dari PT Kievit Indonesia yang
akan membantu dalam memahami alur penelusuran data pelatihan.
12
TINJAUAN PUSTAKA
2.1. Penelitian Terdahulu
Penelitian yang sebelumnya mengenai Sistem Informasi Akuntansi Training
Tracking dilakukan penulis pada saat melakukan kerja praktek di PT Kievit Indonesia
(Nency Nerisa, 2013). Fitur pada aplikasi ini masih terbatas dan memerlukan
pengembangan-pengembangan
untuk
lebih
memudahkan
pengguna
dalam
pengelolaan data training. Aplikasi yang terdahulu hanya terbatas untuk mencatat
daftar karyawan dan daftar training yang harus diikuti karyawan dengan konsep basis
data yang masih tidak teratur. Aplikasi yang akan dibangun pada penelitian ini
memperluas lingkup pekerjaan dalam pengelolaan pelatihan dengan rancangan
database yang teratur. Aplikasi dibangun supaya dapat mencatat data training yang
sudah diikuti masing-masing karyawan dan juga data training department. Dengan
aplikasi yang akan dibangun ini, tentunya akan mempermudah pengguna dalam
mengelola data training karyawan di perusahaan.
Penelitian lain yang membahas tentang pengelolaan pelatihan yaitu
perancangan Allena Training Tracking Software (http://www.micromango.com/),
yang merupakan perangkat lunak keluaran dari Micromango Software. Perangkat
lunak ini dirancang untuk berbagai jenis organisasi. Fungsi utama dari perangkat
lunak ini adalah untuk menyimpan data pelatihan dalam suatu organisasi, baik itu
data penyelenggaraan pelatihan maupun data peserta pelatihan. Fitur yang dimiliki
perangkat lunak ini diantaranya membuat event pelatihan, mengelola data peserta
pelatihan dan pelaporan hasil pelatihan. Software ini dibuat dalam kegiatan training
secara umum, sehingga tidak spesifik dengan kebutuhan dari perusahaan. Perusahaan
yang menggunakan akan menyesuaikan dengan proses bisnis yang sudah ada.
8
2.2. Analisis dan Desain Sistem
Analisis Sistem adalah sebuah istilah yang secara kolektif mendeskripsikan
fase-fase awal pengembangan sistem. Fase ini menekankan pada isu-isu bisnis
melalui penyusunan blok-blok pembangunan pengetahuan, proses, dan komunikasi
dari perspektif para pemilik sistem dan pengguna sistem (Whitten, 2004 : 176).
Sedangkan desain sistem merupakan sebuah teknik pemecahan masalah yang
saling melengkapi dengan analisis sistem. Desain sistem informasi didefinisikan
sebagai tugas yang fokus pada spesifikasi solusi detail berbasis komputer (Whitten
2004 : 448). Desain sistem juga disebut physical design. Jika analisis sistem
menekankan pada masalah bisnis, maka sebaliknya desain sistem fokus pada segi
teknis atau implementasi sebuah sistem.
Dalam perancangan sebuah sistem, analisis dan desain sistem dilakukan
berurutan. Pengembang akan melaksanakan analisis untuk menguraikan masalah
yang terjadi dan mempelajari kebutuhan sistem yang diperlukan. Kemudian, hasil
proses analisis akan dijadikan dasar untuk melakukan desain sistem.
2.3. Sistem Informasi Akuntansi
Sistem informasi adalah sekumpulan komponen pembentuk sistem yang
mempunyai keterkaitan antara satu komponen dengan komponen lainnya yang
bertujuan menghasilkan suatu informasi dalam suatu bidang tertentu (Jogiyanto,
2003), berfungsi untuk membantu perencanaan, pengendalian, dan pengambilan
keputusan dengan menyediakan rangkuman rutin dan laporan tertentu.
“An accounting information system is a system that collects, records, stores,
and processes data to produce information for decisions makers” (Romney &
Steinbart, 2009 : 28). Pengertian lain Sistem Informasi Akuntansi adalah sebuah
sistem yang memproses data dan transaksi guna menghasilkan informasi yang
bermanfaat untuk merencanakan, mengendalikan, dan mengoperasikan bisnis
(Krismiaji, 2005).
9
Kualitas Sistem Informasi Akuntansi ditentukan oleh karakter informasi berikut
ini (Romney & Steinbart, 2009 : 28):
1.
Relevant, apabila informasi dapat mengurangi ketidakpastian dan dapat
membantu pengambil keputusan sebagai prediksi atau menegaskan/mengkoreksi
keputusan sebelumnya
2.
Reliable, apabila informasi tidak didapati kesalahan atau akurat mewakili
kejadian / kegiatan organisasi
3.
Complete, apabila informasi disajikan secara lengkap, tidak menghilangkan
aspek-aspek penting dari peristiwa yang mendasari
4.
Timely, apabila informasi diberikan kepada pengambil keputusan tepat waktu
untuk membuat keputusan
5.
Understandable, apabila informasi dapat ditampilkan dalam format yang berguna
dan mudah dimengerti
6.
Verifiable, apabila informasi dapat teruji ke-valid-annya
7.
Accessible, informasi dapat digunakan tersedia atau ada pada saat informasi
tersebut diperlukan
Sistem informasi Akuntansi dibagi menjadi 5 siklus bisnis atau transaksi utama
(Romney & Steinbart, 2009 : 53), yaitu :
1.
Siklus pendapatan
Transaksi dimulai dari pelanggan order barang, mengirim barang ke pelanggan,
menerima hasil jual/kas dan membuat laporan manajemen.
2.
Siklus pengeluaran
Transaksi meliputi pengadaan bahan baku untuk produksi atau barang dagangan
hingga mengeluarkan kas.
3.
Siklus produksi
Transaksi meliputi desain produk, penjadwalan produksi, permintaan bahan baku
untuk produksi, memproduksi barang dan menjual produk akhir.
4.
Siklus sumber daya manusia
10
Transaksi dimulai dari karyawan dipekerjakan, dilatih, kompensasi untuk
karyawan, evaluasi kinerja karyawan, mempromosikan untuk pekerjaan yang
lebih tinggi dan mengakhiri masa kerja karyawan.
5.
Siklus pembiayaan
Transaksi penjualan saham perusahaan kepada investor, meminjam uang dan
membayar dividen dan bunga kepada investor.
Sebagai salah satu siklus dari sistem informasi akuntansi, sistem informasi
terkait pelatihan karyawan merupakan kontribusi penting bagi perusahaan. Siklus
Sumber Daya Manusia merupakan pengelolaan transaksi yang berhubungan dari
karyawan. Transaksi dimulai dengan transaksi perekrutan karyawan hingga
pemberhentian karyawan, termasuk didalamnya adalah transaksi pemberian pelatihan
kepada karyawan. Sebagian besar perusahaan menganggap penting pemberian
pelatihan terhadap karyawan, tentunya akan diperlukan pengelolaan terhadap data
transaksi pelatihan karyawan.
2.4. Pelatihan atau Training
Salah satu fungsi manajemen sumber daya manusia adalah training and
development. Untuk mendapatkan tenaga kerja yang bersumber daya manusia yang
baik dan tepat sangat perlu dibekali dengan adanya pelatihan atau training. Hal ini
sebagai upaya untuk meningkatkan pengetahuan kerja, keterampilan/kemampuan
kerja, maupun pengalaman kerja.
Training atau pelatihan adalah proses meningkatkan pengetahuan dan
keterampilan karyawan. Pelatihan mungkin juga meliputi pengubahan sikap sehingga
karyawan dapat melakukan pekerjaannya lebih efektif (Kaswan, 2011:2). Pendapat
lain tentang pelatihan, dikemukakan oleh Mutiara S. Panggabean (2002), pelatihan
adalah suatu cara yang digunakan untuk memberikan atau meningkatkan
keterampilan yang dibutuhkan untuk melaksanakan pekerjaannya sekarang. Menurut
Silberman (1998), pelatihan didefinisikan sebagai metode untuk meningkatkan
kinerja manusia.
11
Secara khusus tujuan pelatihan bagi karyawan (Kaswan, 2011:3) adalah
memberikan
keterampilan
dan
pengetahuan
yang
diperlukan
karyawan,
meningkatkan moral karyawan, memperbaiki kinerja, membantu karyawan dalam
menghadapi perubahan-perubahan, meningkatkan karier karyawan (William B.
Werther dan Keith Davis, 1996), dan pada akhirnya dapat meningkatkan jumlah balas
jasa yang dapat diterima karyawan. Sedangkan secara umum tujuan pelatihan bagi
perusahaan (Kaswan, 2011:3) yaitu memenuhi kebutuhan-kebutuhan perencanaan
sumber daya manusia, sebagai biaya pencegahan pemborosan biaya produksi di masa
yang akan datang, mengurangi tingkat kerusakan dan kecelakaan, dan memperkuat
komitmen karyawan kepada perusahaan (Henry Simamora, 1995).
Dengan demikian, pelatihan diadakan oleh perusahaan untuk membekali
karyawan dengan pengetahuan dan keterampilan yang menunjang pekerjaan
karyawan pada bidang pekerjaannya, dengan harapan dapat meningkatkan kualitas
karyawan secara khusus dan perusahaan secara umum.
Menurut Rita dalam tulisan Ganesan, Badrinath dan Panchanatham (2010),
pelatihan organisasi sebaiknya meliputi pengembangan pribadi, ketrampilan teknis
dan pengembangan interpersonal. Program pelatihan di PT. Kievit (2010) meliputi
pelatihan yang bersifat general dan spesifik. General Training merupakan daftar
pelatihan yang bersifat umum sehingga semua department yang ada di kievit
memiliki pemetaan pelatihan tersebut. Specific Training merupakan daftar pelatihan
yang disusun sesuai dengan pekerjaan dan keterampilan yang dibutuhkan dalam
setiap departemen yang ada. Banyaknya kategori pelatihan yang ada sehingga
membutuhkan alat pembantu dalam penyimpanan dan pengolahan data pelatihan.
Pada Lampiran akan disertakan struktur organisasi dari PT Kievit Indonesia yang
akan membantu dalam memahami alur penelusuran data pelatihan.
12