Institutional Repository | Satya Wacana Christian University: Pengembangan Sistem Informasi Kievit Training Tracking: Studi Kasus PT Kievit Indonesia T1 682010065 BAB I
BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang Masalah
Mutu sumber daya manusia (SDM) di sebuah perusahaan sangat
berpengaruh terhadap kualitas perusahaan. Oleh karena itu, kinerja seorang
karyawan dalam sebuah perusahaan merupakan hal yang penting dalam proses
bisnis perusahaan tersebut. Salah satu penilaian terhadap kualitas seorang
karyawan dapat dilihat dari keterampilan karyawan tersebut dalam menyelesaikan
tugas pekerjaannya. Keterampilan lebih yang dimiliki oleh seorang karyawan
akan memudahkan karyawan menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan yang menjadi
tanggung jawabnya. Keterampilan dalam pekerjaan yang dimiliki oleh karyawan
diperoleh dari pendidikan formal, training, ataupun pengalaman selama bekerja.
Perusahaan juga berperan aktif dalam meningkatkan keterampilan karyawan
dengan memberikan training atau pelatihan yang sesuai dengan lingkup pekerjaan
karyawan.
Pelatihan merupakan proses meningkatkan pengetahuan dan keterampilan
karyawan (Kaswan, 2011). Menurut Kaswan pula (2011), pelatihan meliputi
pengubahan sikap sehingga karyawan dapat melakukan pekerjaannya lebih
efektif. Pelatihan juga dapat menambah kompetensi yang diperlukan oleh
karyawan dalam pekerjaanya sesuai dengan job description karyawan tersebut.
Dengan demikian, pelatihan memberikan banyak keuntungan bagi karyawan
secara khusus dan bagi perusahaan secara umum.
Berdasarkan manfaat-manfaat yang diperoleh dari pelatihan, melaksanakan
pelatihan untuk meningkatkan kinerja para karyawan merupakan keharusan bagi
sebagian besar perusahaan. Contoh peningkatan kinerja karyawan yang
diharapkan adalah karyawan dapat menyelesaikan pekerjaannya lebih cepat dan
lebih baik. Harapan lain adalah perusahaan menginginkan karyawannya
1
menghasilkan output pekerjaan yang produktif dan memenuhi standar minimal
yang ditetapkan perusahaan.
Menyadari hal tersebut, PT Kievit Indonesia (2013) memberikan dan
mendukung program-program pelatihan dan pengembangan pekerja untuk
meningkatkan pengetahuan kerja, keterampilan/kemampuan kerja, pengalaman
kerja baik melalui program pelatihan di dalam maupun di luar perusahaan.
Pemetaan pelatihan dibagi menjadi 2 kategori yaitu pelatihan yang bersifat
general dan pelatihan yang bersifat spesifik sesuai kompetensi karyawan menurut
departemennya.
Untuk
menyelenggarakan
pelatihan
yang
baik,
perusahaan
harus
mengelolanya dengan terstruktur melalui pendataan pelatihan dan penelusuran
pelatihan yang diikuti karyawan. Hal ini bertujuan untuk mengetahui rekaman
data pelatihan yang diikuti oleh setiap karyawan. Pendataan dan penelusuran data
pelatihan akan memudahkan administrator untuk penjadwalan pelatihan
selanjutnya. Pendataan dan penelusuran data pelatihan dapat meminimalisir
keikutsertaan seorang karyawan pada sebuah pelatihan dengan kompetensi yang
sama pada rentang waktu yang berdekatan. Selain itu, perusahaan dapat membuat
keputusan mengenai prioritas pelatihan yang akan dilaksanakan dalam waktu
dekat. Dari alasan-alasan tersebut, maka penting bagi PT Kievit Indonesia untuk
memperbaiki pendataan dan penelusuran data pelatihan karyawan.
PT Kievit Indonesia telah melakukan pencatatan dan pengelolaan untuk data
pelatihan. Sistem pencatatan dan pengelolaan data pelatihan dilakukan secara
manual yaitu menggunakan aplikasi pengolah angka. Ada beberapa kendala dalam
pelaksanaan sistem manual ini, antara lain terjadinya pencatatan berulang, waktu
yang tidak efisien, dan data yang tidak akurat. Administrator melakukan
pencatatan berulang-ulang untuk setiap dokumen yang dibutuhkan, sehingga
penginputan data pelatihan memakan waktu yang lebih lama. Selain itu,
administrator harus memasukkan data pelatihan satu per satu ke dalam data tiap
karyawan, sehingga faktor ketelitian dalam pencatatan sangat menentukan kualitas
akurasi data. Administrator juga mengalami kesulitan untuk mengolah data tiap
karyawan, contohnya karyawan siapa saja yang sudah mengikuti pelatihan “A”
2
dan karyawan siapa saja yang belum mengikuti pelatihan “A”. Untuk mengatasi
beberapa kendala tersebut, keberadaan sistem informasi sangat dibutuhkan.
Sistem informasi dapat mengintegrasikan semua data pelatihan yang ada dan
menelusuri rekam jejak pelatihan tiap karyawan. Dengan demikian, tujuan
pengelolaan dan penelusuran data pelatihan yang lebih baik dapat dicapai oleh
perusahaan.
Sistem Informasi Sumber Daya Manusia sudah banyak yang diteliti, namun
pengembangannya lebih banyak mengarah pada siklus penggajian, pencatatan
data karyawan dan siklus evaluasi kinerja karyawan. Sistem Informasi mengenai
pelatihan karyawan belum banyak diteliti. Pengembangan sistem informasi
mengenai pelatihan karyawan ini didukung oleh adanya kebutuhan dari PT Kievit
Indonesia. Oleh karena itu, penulis melakukan studi kasus di PT Kievit Indonesia
untuk mengembangkan Sistem Informasi Kievit Training Tracking.
1.2. Rumusan Masalah
Permasalahan yang ditemukan dalam penelitian ini adalah bagaimana
menganalisis dan mendesain sebuah aplikasi yang dapat memenuhi kebutuhan PT
Kievit Indonesia dalam mengelola data training karyawan dengan data yang
tersentralisasi.
1.3. Tujuan Penelitian
Tujuan dari penelitian ini adalah menganalisis dan mendesain sebuah
aplikasi desktop Kievit Training Tracking lengkap dengan panduan penggunaan
aplikasi yang dapat membantu kinerja administrator dalam mengelola data
training karyawan serta dapat memunculkan laporan training karyawan dan
menyimpan semua data training karyawan dengan tersentralisasi.
1.4. Manfaat Penelitian
Manfaat penelitian untuk administrator (bagian Human Resources) yaitu :
3
1.
Aplikasi Kievit Training Tracking dapat membantu proses penginputan data
pelatihan secara efektif dan efisien.
2.
Aplikasi ini bermanfaat untuk memudahkan penelusuran data pelatihan.
3.
Aplikasi ini memudahkan dalam pembuatan laporan rekaman data pelatihan
karyawan.
4.
Aplikasi ini juga membuat data pelatihan menjadi tersentralisasi dalam
sebuah database yang memudahkan dalam pengaksesan data.
Secara umum, perusahaan juga mendapatkan manfaat dari penelitian ini,
yaitu mendapatkan informasi tentang data pelatihan karyawan yang dapat
digunakan oleh perusahaan sebagai salah satu dasar pengambilan keputusan yang
terkait dengan training karyawan.
1.5. Batasan Masalah
Batasan-batasan dalam penelitian ini antara lain:
1.
Aplikasi Kievit Training Tracking yang dibangun adalah aplikasi yang
digunakan untuk 1 user.
2.
Aplikasi Kievit Training Tracking aplikasi desktop menggunakan Microsoft
Visual Studio 2010 sebagai alat bantu pemrograman, C#.NET sebagai bahasa
pemrograman dan database yang digunakan adalah Microsoft Office Access
2007.
3.
Aplikasi dirancang dengan metode Prototype.
1.6. Obyek Penelitian
PT Kievit Indonesia merupakan anak perusahaan dari Friesland Foods
Kievit yang berada di Belanda. Perkembangan usaha dari Friesland Foods Kievit
Belanda yang pesat di Asia Pasific sehingga mereka merencanakan untuk
membangun perusahaan di Asia. Pada tahun 2005, dibukalah PT Kievit Indonesia
yang terletak di kota Salatiga. PT Kievit Indonesia beroperasi dengan
meggunakan bekas pabrik susu PT Tirta Amerta Agung.
PT. Kievit Indonesia memproduksi creamer dan foam untuk minuman
dengan bahan-bahan berkualitas spray-dried tinggi dan encapsulated. Perusahaan
4
ini telah menjadi perusahaan spesialis nomer satu pembuat creamer dan foam
untuk minuman di Asia Pacifik, menjadi pabrik creamer terbesar dan produsen
dari hampir seluruh pabrik minuman di Indonesia. Selain mengutamakan kualitas,
PT Kievit Indonesia juga menawarkan kombinasi produk yang unik dan
pemahaman terhadap kebutuhan dari konsumennya. Daerah pemasaran PT Kievit
Indonesia meliputi wilayah Asia Pasifik. Adapun bagan dari proses bisnis
produksi dari PT Kievit Indonesia sebagai berikut.
5
Gambar 1.1 Bagan Proses Bisnis PT Kievit
(Sumber : Flow RM FG Flow PT Kievit Indonesia Final.pdf)
6
1.7. Sistematika Penulisan
Sistematika yang digunakan sebagai acuan dalam penyusunan tugas akhir
adalah sebagai berikut:
Bab 1 Pendahuluan
Pada bab ini akan membahas tentang latar belakang masalah, rumusan
masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, batasan masalah, obyek
penelitian, dan sistematika penulisan skripsi.
Bab 2 Tinjauan Pustaka
Pada bab ini akan membahas sekilas tentang penelitian terdahulu dan
penjelasan ringkasan tentang teori/metode/praktek yang sudah
dilakukan orang sebelumnya. Dan manyajikan landasan teori yang
berhubungan dengan pembuatan skripsi, pengertian analisis dan desain
sistem, sistem informasi akuntansi, dan pelatihan/training.
Bab 3 Analisa dan Perancangan Sistem
Pada bab ini akan membahas prosedur pelaksanaan Trainig Tracking,
analaisis kebutuhan pengguna, metode perancangan sistem, dan
perancangan sistem yang memuat uraian tentang bagaimana langkah –
langkah yang dilakukan dalam penyelesaian masalah meliputi :
analisis kebutuhan dan perancangan perangkat lunak dengan
menggunakan Unified Modeling Language (UML) serta perancangan
database dan interfacenya.
Bab 4 Analisa dan Pembahasan
Bab
ini
akan
pengimplementasian
dibahas
sistem
dan
diuraikan
yang
telah
mengenai
dirancang,
membahas
algoritma – algoritma yang digunakan, dan pengujian sistem.
Bab 5 Penutup
Pada bab ini berisi kesimpulan dan saran.
7
tahap
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang Masalah
Mutu sumber daya manusia (SDM) di sebuah perusahaan sangat
berpengaruh terhadap kualitas perusahaan. Oleh karena itu, kinerja seorang
karyawan dalam sebuah perusahaan merupakan hal yang penting dalam proses
bisnis perusahaan tersebut. Salah satu penilaian terhadap kualitas seorang
karyawan dapat dilihat dari keterampilan karyawan tersebut dalam menyelesaikan
tugas pekerjaannya. Keterampilan lebih yang dimiliki oleh seorang karyawan
akan memudahkan karyawan menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan yang menjadi
tanggung jawabnya. Keterampilan dalam pekerjaan yang dimiliki oleh karyawan
diperoleh dari pendidikan formal, training, ataupun pengalaman selama bekerja.
Perusahaan juga berperan aktif dalam meningkatkan keterampilan karyawan
dengan memberikan training atau pelatihan yang sesuai dengan lingkup pekerjaan
karyawan.
Pelatihan merupakan proses meningkatkan pengetahuan dan keterampilan
karyawan (Kaswan, 2011). Menurut Kaswan pula (2011), pelatihan meliputi
pengubahan sikap sehingga karyawan dapat melakukan pekerjaannya lebih
efektif. Pelatihan juga dapat menambah kompetensi yang diperlukan oleh
karyawan dalam pekerjaanya sesuai dengan job description karyawan tersebut.
Dengan demikian, pelatihan memberikan banyak keuntungan bagi karyawan
secara khusus dan bagi perusahaan secara umum.
Berdasarkan manfaat-manfaat yang diperoleh dari pelatihan, melaksanakan
pelatihan untuk meningkatkan kinerja para karyawan merupakan keharusan bagi
sebagian besar perusahaan. Contoh peningkatan kinerja karyawan yang
diharapkan adalah karyawan dapat menyelesaikan pekerjaannya lebih cepat dan
lebih baik. Harapan lain adalah perusahaan menginginkan karyawannya
1
menghasilkan output pekerjaan yang produktif dan memenuhi standar minimal
yang ditetapkan perusahaan.
Menyadari hal tersebut, PT Kievit Indonesia (2013) memberikan dan
mendukung program-program pelatihan dan pengembangan pekerja untuk
meningkatkan pengetahuan kerja, keterampilan/kemampuan kerja, pengalaman
kerja baik melalui program pelatihan di dalam maupun di luar perusahaan.
Pemetaan pelatihan dibagi menjadi 2 kategori yaitu pelatihan yang bersifat
general dan pelatihan yang bersifat spesifik sesuai kompetensi karyawan menurut
departemennya.
Untuk
menyelenggarakan
pelatihan
yang
baik,
perusahaan
harus
mengelolanya dengan terstruktur melalui pendataan pelatihan dan penelusuran
pelatihan yang diikuti karyawan. Hal ini bertujuan untuk mengetahui rekaman
data pelatihan yang diikuti oleh setiap karyawan. Pendataan dan penelusuran data
pelatihan akan memudahkan administrator untuk penjadwalan pelatihan
selanjutnya. Pendataan dan penelusuran data pelatihan dapat meminimalisir
keikutsertaan seorang karyawan pada sebuah pelatihan dengan kompetensi yang
sama pada rentang waktu yang berdekatan. Selain itu, perusahaan dapat membuat
keputusan mengenai prioritas pelatihan yang akan dilaksanakan dalam waktu
dekat. Dari alasan-alasan tersebut, maka penting bagi PT Kievit Indonesia untuk
memperbaiki pendataan dan penelusuran data pelatihan karyawan.
PT Kievit Indonesia telah melakukan pencatatan dan pengelolaan untuk data
pelatihan. Sistem pencatatan dan pengelolaan data pelatihan dilakukan secara
manual yaitu menggunakan aplikasi pengolah angka. Ada beberapa kendala dalam
pelaksanaan sistem manual ini, antara lain terjadinya pencatatan berulang, waktu
yang tidak efisien, dan data yang tidak akurat. Administrator melakukan
pencatatan berulang-ulang untuk setiap dokumen yang dibutuhkan, sehingga
penginputan data pelatihan memakan waktu yang lebih lama. Selain itu,
administrator harus memasukkan data pelatihan satu per satu ke dalam data tiap
karyawan, sehingga faktor ketelitian dalam pencatatan sangat menentukan kualitas
akurasi data. Administrator juga mengalami kesulitan untuk mengolah data tiap
karyawan, contohnya karyawan siapa saja yang sudah mengikuti pelatihan “A”
2
dan karyawan siapa saja yang belum mengikuti pelatihan “A”. Untuk mengatasi
beberapa kendala tersebut, keberadaan sistem informasi sangat dibutuhkan.
Sistem informasi dapat mengintegrasikan semua data pelatihan yang ada dan
menelusuri rekam jejak pelatihan tiap karyawan. Dengan demikian, tujuan
pengelolaan dan penelusuran data pelatihan yang lebih baik dapat dicapai oleh
perusahaan.
Sistem Informasi Sumber Daya Manusia sudah banyak yang diteliti, namun
pengembangannya lebih banyak mengarah pada siklus penggajian, pencatatan
data karyawan dan siklus evaluasi kinerja karyawan. Sistem Informasi mengenai
pelatihan karyawan belum banyak diteliti. Pengembangan sistem informasi
mengenai pelatihan karyawan ini didukung oleh adanya kebutuhan dari PT Kievit
Indonesia. Oleh karena itu, penulis melakukan studi kasus di PT Kievit Indonesia
untuk mengembangkan Sistem Informasi Kievit Training Tracking.
1.2. Rumusan Masalah
Permasalahan yang ditemukan dalam penelitian ini adalah bagaimana
menganalisis dan mendesain sebuah aplikasi yang dapat memenuhi kebutuhan PT
Kievit Indonesia dalam mengelola data training karyawan dengan data yang
tersentralisasi.
1.3. Tujuan Penelitian
Tujuan dari penelitian ini adalah menganalisis dan mendesain sebuah
aplikasi desktop Kievit Training Tracking lengkap dengan panduan penggunaan
aplikasi yang dapat membantu kinerja administrator dalam mengelola data
training karyawan serta dapat memunculkan laporan training karyawan dan
menyimpan semua data training karyawan dengan tersentralisasi.
1.4. Manfaat Penelitian
Manfaat penelitian untuk administrator (bagian Human Resources) yaitu :
3
1.
Aplikasi Kievit Training Tracking dapat membantu proses penginputan data
pelatihan secara efektif dan efisien.
2.
Aplikasi ini bermanfaat untuk memudahkan penelusuran data pelatihan.
3.
Aplikasi ini memudahkan dalam pembuatan laporan rekaman data pelatihan
karyawan.
4.
Aplikasi ini juga membuat data pelatihan menjadi tersentralisasi dalam
sebuah database yang memudahkan dalam pengaksesan data.
Secara umum, perusahaan juga mendapatkan manfaat dari penelitian ini,
yaitu mendapatkan informasi tentang data pelatihan karyawan yang dapat
digunakan oleh perusahaan sebagai salah satu dasar pengambilan keputusan yang
terkait dengan training karyawan.
1.5. Batasan Masalah
Batasan-batasan dalam penelitian ini antara lain:
1.
Aplikasi Kievit Training Tracking yang dibangun adalah aplikasi yang
digunakan untuk 1 user.
2.
Aplikasi Kievit Training Tracking aplikasi desktop menggunakan Microsoft
Visual Studio 2010 sebagai alat bantu pemrograman, C#.NET sebagai bahasa
pemrograman dan database yang digunakan adalah Microsoft Office Access
2007.
3.
Aplikasi dirancang dengan metode Prototype.
1.6. Obyek Penelitian
PT Kievit Indonesia merupakan anak perusahaan dari Friesland Foods
Kievit yang berada di Belanda. Perkembangan usaha dari Friesland Foods Kievit
Belanda yang pesat di Asia Pasific sehingga mereka merencanakan untuk
membangun perusahaan di Asia. Pada tahun 2005, dibukalah PT Kievit Indonesia
yang terletak di kota Salatiga. PT Kievit Indonesia beroperasi dengan
meggunakan bekas pabrik susu PT Tirta Amerta Agung.
PT. Kievit Indonesia memproduksi creamer dan foam untuk minuman
dengan bahan-bahan berkualitas spray-dried tinggi dan encapsulated. Perusahaan
4
ini telah menjadi perusahaan spesialis nomer satu pembuat creamer dan foam
untuk minuman di Asia Pacifik, menjadi pabrik creamer terbesar dan produsen
dari hampir seluruh pabrik minuman di Indonesia. Selain mengutamakan kualitas,
PT Kievit Indonesia juga menawarkan kombinasi produk yang unik dan
pemahaman terhadap kebutuhan dari konsumennya. Daerah pemasaran PT Kievit
Indonesia meliputi wilayah Asia Pasifik. Adapun bagan dari proses bisnis
produksi dari PT Kievit Indonesia sebagai berikut.
5
Gambar 1.1 Bagan Proses Bisnis PT Kievit
(Sumber : Flow RM FG Flow PT Kievit Indonesia Final.pdf)
6
1.7. Sistematika Penulisan
Sistematika yang digunakan sebagai acuan dalam penyusunan tugas akhir
adalah sebagai berikut:
Bab 1 Pendahuluan
Pada bab ini akan membahas tentang latar belakang masalah, rumusan
masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, batasan masalah, obyek
penelitian, dan sistematika penulisan skripsi.
Bab 2 Tinjauan Pustaka
Pada bab ini akan membahas sekilas tentang penelitian terdahulu dan
penjelasan ringkasan tentang teori/metode/praktek yang sudah
dilakukan orang sebelumnya. Dan manyajikan landasan teori yang
berhubungan dengan pembuatan skripsi, pengertian analisis dan desain
sistem, sistem informasi akuntansi, dan pelatihan/training.
Bab 3 Analisa dan Perancangan Sistem
Pada bab ini akan membahas prosedur pelaksanaan Trainig Tracking,
analaisis kebutuhan pengguna, metode perancangan sistem, dan
perancangan sistem yang memuat uraian tentang bagaimana langkah –
langkah yang dilakukan dalam penyelesaian masalah meliputi :
analisis kebutuhan dan perancangan perangkat lunak dengan
menggunakan Unified Modeling Language (UML) serta perancangan
database dan interfacenya.
Bab 4 Analisa dan Pembahasan
Bab
ini
akan
pengimplementasian
dibahas
sistem
dan
diuraikan
yang
telah
mengenai
dirancang,
membahas
algoritma – algoritma yang digunakan, dan pengujian sistem.
Bab 5 Penutup
Pada bab ini berisi kesimpulan dan saran.
7
tahap