T0__BAB IV Institutional Repository | Satya Wacana Christian University: Sistem Informasi Pembelian Bahan Pembantu Langsung PT. Tiga Manunggal Synthetic Industries T0 BAB IV
BAB IV
HASIL KERJA PRAKTEK DAN ANALISIS
4.1
Analisis Sistem Informasi Perusahaan
Sistem Informasi dalam Perusahaan sudah menerapkan Sistem yang
berbasis komputerisasi.Bagian Logistik menggunakan aplikasi yang digunakan
untuk menginput semua transaksi-transaksi pengeluaran dan penerimaan.
Pencatatan pengeluaran dan penerimaan berjalan dengan semestinya di
buktikan dengan jurnal-jurnal yang sudah terbukti ketelitiannya. Meskipun
belum keseluruhan menggunakan komputerisasi. Permasalahan dari pemakaian
aplikasi tersebut adalah kurang mengikuti perkembangan jaman dan cara
pemakaian aplikasi terhitung lambat dan masih manual
4.2
Kebutuhan
Permasalahan yang di hadapi dalam proses pencatatan transaksi pembelian
yang terjadi memerlukan adanya Sistem Informasi yang di tujukan untuk
mempermudah pencatatan transaksi agar nantinya menghasilkan data yang
akurat. Gambaran sistem input dalam kegiatan pembelian bahan Kanji meliputi
input nota permintaan, pembuatan Purchase Order , Bon Penerimaan Barang,
dan laporan secara komputerisasi digunakan oleh bagian logistik dan bagian
sizing
4.3
Hasil Praktek Kerja
4.3.1 Prosedur Pembelian Bahan Pembantu Langsung di PT. Tiga Manunggal
Synthetic Industries
1. Bagian Sizing membuat Nota Permintaan barang kemudian di berikan
kepada bagian Logistik.
25
26
2. Bagian Logistik membuat Purchase Order berdasarkan Nota Permintaan,
kemudian di kirim ke Pemasok yang sudah dipilih.
3. Pemasok mengirim barang ke gudang Sizing dengan membawa Purchase
Order , Surat Jalan, dan Barang.
4. Bagian Gudang Sizing mengecek barang datang, jika tidak sesuai maka
segera diberitahukan kepada pemasok untuk pengembalian dan jika sesuai
bagian Sizing membuat Bon Penerimaan Barang kemudian diberikan
kepada bagian Logistik.
5. Bagian Logistik menerima Bon Penerimaan Barang untuk di buat Laporan
Realisasi Pembelian.
4.3.2
Dokumen dan Formulir yang Digunakan
1. Nota Permintaan
Dokumen yang digunakan sebagai dasar pencatatan barang yang
dibutuhkan dan dibuat oleh bagian terkait.
2. Purchase Order
Dokumen yang digunakan untuk memesan barang ke supplier.
3. Bon Penerimaan Barang
Dokumen yang di buat oleh bagian gudang terkait untuk mencatat barang
masuk.
4.3.3
Laporan yang Digunakan
1. Laporan Realisasi Pembelian
Laporan yang dibuat bagian Logistik berisi kenyataan pembelian bahan
kanji yang dilakukan perusahaan dalam satu bulan.
27
4.4
Sistem Pembelian Perusahaan
1. Data pemesanan barang
Setiap persediaan bahan pembantu produksi menipis bagian Sizing
membuat nota permintaan.
2. Data bon penerimaan barang
Setiap barang masuk ke bagian gudang terkait kemudian membuat bon
penerimaan barang untuk menandai bahwa barang sudah diterima dan
sudah dicek kebenaran.
4.5
Implementasi Sistem Informasi Pembelian Bahan Pembantu Langsung
4.5.1
Desain User Interface
Desain Login
Desain yang berisi text field untuk mengakses program dengan
memasukan username, password, dan level user.
Logistic Information System
USERNAME
PASSWORD
Pilih Level User
LOGIN
Gambar 4.1 : Desain Login
Desain Halaman Utama Logistik
Merupakan halaman pertama kali ketika pengguna bagian Logistik
melakukan akses. Halaman utama memiliki beberapa menu utama yaitu
28
master data yang berisi data barang dan data supplier, menu data yang
berisi Permintaan barang dan Purchase Order , dan Report yang berisi
laporan Mutasi Stok dan Laporan Realisasi Pembelian.
Halaman Utama
Selamat Datang, ____
LOGOUT
Dashboard
Master Data
- Data Barang
- Data Supplier
Data
-Permintaan Barang
-Purchase Order
Report
-Laporan Mutasi Stok
-Laporan Realisasi
Pembelian
Gambar 4.2 : Desain Halaman Utama Logistik
Desain Halaman Utama Sizing
Merupakan halaman pertama kali ketika pengguna bagian Sizing
melakukan akses.Halaman utama memiliki beberapa menu utama yaitu
Form yang berisi Form Permintaan Barang dan Bon Penerimaan Barang,
dan report yang berisi daftar permintaan barang yang tersimpan.
Selamat Datang,
LOGOUT
Dashboard
Form
-Permintaan Barang
- Bon Penerimaan Barang
Report
-Permintaan Barang
Gambar 4.3 : Desain Halaman Utama Sizing
29
Desain Form Permintaan Barang
Desain untuk membuat data permintaan barang yang di perlukan.
FORM PERMINTAAN BARANG
Tanggal
Kode Transaksi
Kode Barang
Catalog
Jumlah
Keterangan
Tambah
Gambar 4.4 : Desain Form Permintaan Barang
Desain Data Permintaan Barang
Desain yang menampilkan data Permintaan Barang yang tersimpan dan
mengetahui Permintaan Barang telah di proses atau belum dengan melihat
di kolom keterangan. Bila telah di proses kolom keterangan akan berubah
menjadi Sudah Di Proses.
DATA PERMINTAAN
BARANG
Show
No PO
entries
Tanggal
Kode
Nama
Permintaan
Barang
Barang
Search
Catalog
Satuan
Jumlah
Gambar 4.5 : Desain Data Permintaan Barang
Keterangan
30
Desain Data Purchase Order
Desain untuk menampilkan data yang digunakan sebagai data membeli
barang.
Data PURCHASE ORDER
Show
No
Search
entries
Tanggal
No
Tanggal
Kode
Kode
Nama
PO
Pesanan
Pesanan
Supplier
Barang
Barang
Klasifikasi
Satuan
Jumlah
Action
Gambar 4.6 : Desain Data Purchase Order
Desain Form Proses Purchase Order
Desain yang memproses data nota permintaan menjadi Purchase Order .
FORM PROSES PO
Tanggal
No PO
Klasifikasi
Supplier
No Permintaan
Tanggal Pesan
Kode Barang
Jumlah
Satuan
Tambah
Gambar 4.7 : Desain Form Proses Purchase Order
31
Desain Form Proses Bon Penerimaan Barang
Merupakan form yang digunakan setelah proses pembelian dilakukan,
yang menandai jika barang yang dipesan sudah diterima.
FORM PROSES BPB
No BPB
Tanggal
Supplier
Kode Barang
Jumlah
Unit
Harga
Save
Gambar 4.8 : Desain Form Proses Bon Penerimaan Barang
Desain Proses Lihat Laporan Realisasi Pembelian
Desain yang menampilkan langkah untuk melihat data realisasi pembelian
dengan memasukan periode bulan dan tahun.
View Realisasi Pembelian
Periode
Tahun
Cari
Gambar 4.9 : Desain Proses Lihat Laporan Realisasi Pembelian
32
Laporan Realisasi Pembelian
Desain yang menampilkan laporan realisasi pembelian keseluruhan yang
di minta sesuai periode.
Laporan Realisasi Pembelian
No
BPB
Tanggal Supplier
Nama
Jumlah
Barang
Unit
Harga
Jumlah Total
Jumlah
Netto
Rp .......
CETAK
Gambar 4.10 : Desain Laporan Realisasi Pembelian
4.5.2
Desain Tampilan Web
Operation Manual
Pada saat sistem dibuka, masukan alamat localhost/persediaan/login.php akan
muncul tampilan Login. Masukkan username, password, level user.. Ada 2 aktor
yang masing-masing memiliki hak akses tersendiri, meliputi Logistik dan Sizing.
Level User
Logistik (Level Satu)
Sizing (Level Dua)
Username
Logistik
Sizing
Gambar 4.11 : Tampilan Login
Password
Logistik
Sizing
33
Jika berhasil Login, maka akan menampilkan Halaman Utama setiap aktor.
Gambar 4.12 : Halaman Utama Logistik
Gambar 4.13 : Halaman Utama Sizing
Langkah pertama Sizing membuka form Permintaan Barang dan mengisi, di
dalam kolom keterangan di isi “Nota Permintaan” kemudian Tambah, akan
muncul di daftar Permintaan Barang kemudian klik Save seperti di bawah ini :
Gambar 4.14 : Form Permintaan Barang Sizing
34
Contoh dengan menginput (Bahan Kanji v7 berjumlah 1), kemudian data yang
disimpan akan berada di form “Data Permintaan Barang” Sizing dan di form
“Data Permintaan Barang” Logistik seperti ini :
Gambar 4.15 : Data Permintaan Barang Sizing
Buka tab aktor Logistik pada “Data Permintaan Barang” untuk memproses PO.
Klik “Proses PO” seperti diatas, kemudian muncul form proses PO seperti ini :
Gambar 4.16 : Form Proses Purchase Order
35
Mengecek semua yang terisi di form diatas jika sesuai klik Tambah. Kemudian
akan menampilkan “Data Purchase Order” seperti di bawah ini, jika ingin
mencetak klik “Cetak”
Gambar 4.17 : Data Purchase Order Logistik
Data Nota Permintaan Barang sudah menjadi Purchase Order .
Kembali ke tab bagian Sizing. Buka di “Data Permintaan Barang”, pada
keterangan di data permintaan barang, jika sudah diproses menjadi Purchase
Order dikolom keterangan yang awalnya “Nota Permintaan” akan berubah
menjadi “Sudah di proses” seperti di bawah ini.
Gambar 4.18 : Data Permintaan Barang Sizing Sudah diproses
Menandakan jika Permintaan Barang sudah diproses.
36
Langkah selanjutnya Sizing membuat Bon Penerimaan Barang (BPB) berdasarkan
Purchase Order tidak mencantumkan harga. Klik “Form BPB” muncul data PO.
Klik “Proses BPB” akan muncul seperti ini
Gambar 4.19 : Form Input BPB Sizing
Ini merupakan Form Input BPB, kemudian klik “Save Changes”. Data BPB yang
dibuat Sizing bisa di cetak seperti ini dengan klik “Cetak”
Gambar 4.20 : Data BPB Sizing
37
Data BPB yang berhasil di input Sizing akan muncul di Logistik pada “Form
BPB” .
Kemudian klik “Proses BPB” untuk melanjutkan proses input harga pembelian
pada Bon Penerimaan Barang.
Gambar 4.21 : Form Proses BPB Logistik
Pada form ini harga dimasukkan oleh bagian Logistik, karena yang berwenang
mengetahui dan mengisi harga sebuah barang yang dibeli adalah bagian logistik.
Setelah input harga sudah selesai, jangan lupa koreksi karena harga sudah tidak
bisa diubah setelah disimpan. Setelah semua dicek kebenarannya kemudian klik
“Save Changes” maka data BPB akan tersimpan.
38
Berdasarkan BPB yang sudah di input harga kemudian membuat Laporan
Realisasi pembelian setiap bulan, seperti ini dengan memasukan bulan dan tahun
kemudian klik “Cari”.
Akan menampilkan pencarian Laporan Realisasi Pembelian perbulan seperti ini.
Gambar 4.22 : Data Laporan Realisasi Pembelian
Jika di klik “Cetak” akan menampilkan seperti ini.
Gambar 4.23 : Laporan Realisasi Pembelian
39
4.5.3
Use Case Diagram
USE CASE DIAGRAM
Mengelola Data
Permintaan Barang
>>
de
lu
inc
ud
Mengelola Bon
Penerimaan Barang
Tambah
SIZING
Mengelola Purchase
Order
>
clu
de
>>
Lihat
>
Proses
Mengelola Laporan
Realisai Pembelian
Mengelola Data
Barang
Lihat
Cetak
in
ex
>
>
>
d>
d>
ten
ex
>
nd
te xtend
e
HASIL KERJA PRAKTEK DAN ANALISIS
4.1
Analisis Sistem Informasi Perusahaan
Sistem Informasi dalam Perusahaan sudah menerapkan Sistem yang
berbasis komputerisasi.Bagian Logistik menggunakan aplikasi yang digunakan
untuk menginput semua transaksi-transaksi pengeluaran dan penerimaan.
Pencatatan pengeluaran dan penerimaan berjalan dengan semestinya di
buktikan dengan jurnal-jurnal yang sudah terbukti ketelitiannya. Meskipun
belum keseluruhan menggunakan komputerisasi. Permasalahan dari pemakaian
aplikasi tersebut adalah kurang mengikuti perkembangan jaman dan cara
pemakaian aplikasi terhitung lambat dan masih manual
4.2
Kebutuhan
Permasalahan yang di hadapi dalam proses pencatatan transaksi pembelian
yang terjadi memerlukan adanya Sistem Informasi yang di tujukan untuk
mempermudah pencatatan transaksi agar nantinya menghasilkan data yang
akurat. Gambaran sistem input dalam kegiatan pembelian bahan Kanji meliputi
input nota permintaan, pembuatan Purchase Order , Bon Penerimaan Barang,
dan laporan secara komputerisasi digunakan oleh bagian logistik dan bagian
sizing
4.3
Hasil Praktek Kerja
4.3.1 Prosedur Pembelian Bahan Pembantu Langsung di PT. Tiga Manunggal
Synthetic Industries
1. Bagian Sizing membuat Nota Permintaan barang kemudian di berikan
kepada bagian Logistik.
25
26
2. Bagian Logistik membuat Purchase Order berdasarkan Nota Permintaan,
kemudian di kirim ke Pemasok yang sudah dipilih.
3. Pemasok mengirim barang ke gudang Sizing dengan membawa Purchase
Order , Surat Jalan, dan Barang.
4. Bagian Gudang Sizing mengecek barang datang, jika tidak sesuai maka
segera diberitahukan kepada pemasok untuk pengembalian dan jika sesuai
bagian Sizing membuat Bon Penerimaan Barang kemudian diberikan
kepada bagian Logistik.
5. Bagian Logistik menerima Bon Penerimaan Barang untuk di buat Laporan
Realisasi Pembelian.
4.3.2
Dokumen dan Formulir yang Digunakan
1. Nota Permintaan
Dokumen yang digunakan sebagai dasar pencatatan barang yang
dibutuhkan dan dibuat oleh bagian terkait.
2. Purchase Order
Dokumen yang digunakan untuk memesan barang ke supplier.
3. Bon Penerimaan Barang
Dokumen yang di buat oleh bagian gudang terkait untuk mencatat barang
masuk.
4.3.3
Laporan yang Digunakan
1. Laporan Realisasi Pembelian
Laporan yang dibuat bagian Logistik berisi kenyataan pembelian bahan
kanji yang dilakukan perusahaan dalam satu bulan.
27
4.4
Sistem Pembelian Perusahaan
1. Data pemesanan barang
Setiap persediaan bahan pembantu produksi menipis bagian Sizing
membuat nota permintaan.
2. Data bon penerimaan barang
Setiap barang masuk ke bagian gudang terkait kemudian membuat bon
penerimaan barang untuk menandai bahwa barang sudah diterima dan
sudah dicek kebenaran.
4.5
Implementasi Sistem Informasi Pembelian Bahan Pembantu Langsung
4.5.1
Desain User Interface
Desain Login
Desain yang berisi text field untuk mengakses program dengan
memasukan username, password, dan level user.
Logistic Information System
USERNAME
PASSWORD
Pilih Level User
LOGIN
Gambar 4.1 : Desain Login
Desain Halaman Utama Logistik
Merupakan halaman pertama kali ketika pengguna bagian Logistik
melakukan akses. Halaman utama memiliki beberapa menu utama yaitu
28
master data yang berisi data barang dan data supplier, menu data yang
berisi Permintaan barang dan Purchase Order , dan Report yang berisi
laporan Mutasi Stok dan Laporan Realisasi Pembelian.
Halaman Utama
Selamat Datang, ____
LOGOUT
Dashboard
Master Data
- Data Barang
- Data Supplier
Data
-Permintaan Barang
-Purchase Order
Report
-Laporan Mutasi Stok
-Laporan Realisasi
Pembelian
Gambar 4.2 : Desain Halaman Utama Logistik
Desain Halaman Utama Sizing
Merupakan halaman pertama kali ketika pengguna bagian Sizing
melakukan akses.Halaman utama memiliki beberapa menu utama yaitu
Form yang berisi Form Permintaan Barang dan Bon Penerimaan Barang,
dan report yang berisi daftar permintaan barang yang tersimpan.
Selamat Datang,
LOGOUT
Dashboard
Form
-Permintaan Barang
- Bon Penerimaan Barang
Report
-Permintaan Barang
Gambar 4.3 : Desain Halaman Utama Sizing
29
Desain Form Permintaan Barang
Desain untuk membuat data permintaan barang yang di perlukan.
FORM PERMINTAAN BARANG
Tanggal
Kode Transaksi
Kode Barang
Catalog
Jumlah
Keterangan
Tambah
Gambar 4.4 : Desain Form Permintaan Barang
Desain Data Permintaan Barang
Desain yang menampilkan data Permintaan Barang yang tersimpan dan
mengetahui Permintaan Barang telah di proses atau belum dengan melihat
di kolom keterangan. Bila telah di proses kolom keterangan akan berubah
menjadi Sudah Di Proses.
DATA PERMINTAAN
BARANG
Show
No PO
entries
Tanggal
Kode
Nama
Permintaan
Barang
Barang
Search
Catalog
Satuan
Jumlah
Gambar 4.5 : Desain Data Permintaan Barang
Keterangan
30
Desain Data Purchase Order
Desain untuk menampilkan data yang digunakan sebagai data membeli
barang.
Data PURCHASE ORDER
Show
No
Search
entries
Tanggal
No
Tanggal
Kode
Kode
Nama
PO
Pesanan
Pesanan
Supplier
Barang
Barang
Klasifikasi
Satuan
Jumlah
Action
Gambar 4.6 : Desain Data Purchase Order
Desain Form Proses Purchase Order
Desain yang memproses data nota permintaan menjadi Purchase Order .
FORM PROSES PO
Tanggal
No PO
Klasifikasi
Supplier
No Permintaan
Tanggal Pesan
Kode Barang
Jumlah
Satuan
Tambah
Gambar 4.7 : Desain Form Proses Purchase Order
31
Desain Form Proses Bon Penerimaan Barang
Merupakan form yang digunakan setelah proses pembelian dilakukan,
yang menandai jika barang yang dipesan sudah diterima.
FORM PROSES BPB
No BPB
Tanggal
Supplier
Kode Barang
Jumlah
Unit
Harga
Save
Gambar 4.8 : Desain Form Proses Bon Penerimaan Barang
Desain Proses Lihat Laporan Realisasi Pembelian
Desain yang menampilkan langkah untuk melihat data realisasi pembelian
dengan memasukan periode bulan dan tahun.
View Realisasi Pembelian
Periode
Tahun
Cari
Gambar 4.9 : Desain Proses Lihat Laporan Realisasi Pembelian
32
Laporan Realisasi Pembelian
Desain yang menampilkan laporan realisasi pembelian keseluruhan yang
di minta sesuai periode.
Laporan Realisasi Pembelian
No
BPB
Tanggal Supplier
Nama
Jumlah
Barang
Unit
Harga
Jumlah Total
Jumlah
Netto
Rp .......
CETAK
Gambar 4.10 : Desain Laporan Realisasi Pembelian
4.5.2
Desain Tampilan Web
Operation Manual
Pada saat sistem dibuka, masukan alamat localhost/persediaan/login.php akan
muncul tampilan Login. Masukkan username, password, level user.. Ada 2 aktor
yang masing-masing memiliki hak akses tersendiri, meliputi Logistik dan Sizing.
Level User
Logistik (Level Satu)
Sizing (Level Dua)
Username
Logistik
Sizing
Gambar 4.11 : Tampilan Login
Password
Logistik
Sizing
33
Jika berhasil Login, maka akan menampilkan Halaman Utama setiap aktor.
Gambar 4.12 : Halaman Utama Logistik
Gambar 4.13 : Halaman Utama Sizing
Langkah pertama Sizing membuka form Permintaan Barang dan mengisi, di
dalam kolom keterangan di isi “Nota Permintaan” kemudian Tambah, akan
muncul di daftar Permintaan Barang kemudian klik Save seperti di bawah ini :
Gambar 4.14 : Form Permintaan Barang Sizing
34
Contoh dengan menginput (Bahan Kanji v7 berjumlah 1), kemudian data yang
disimpan akan berada di form “Data Permintaan Barang” Sizing dan di form
“Data Permintaan Barang” Logistik seperti ini :
Gambar 4.15 : Data Permintaan Barang Sizing
Buka tab aktor Logistik pada “Data Permintaan Barang” untuk memproses PO.
Klik “Proses PO” seperti diatas, kemudian muncul form proses PO seperti ini :
Gambar 4.16 : Form Proses Purchase Order
35
Mengecek semua yang terisi di form diatas jika sesuai klik Tambah. Kemudian
akan menampilkan “Data Purchase Order” seperti di bawah ini, jika ingin
mencetak klik “Cetak”
Gambar 4.17 : Data Purchase Order Logistik
Data Nota Permintaan Barang sudah menjadi Purchase Order .
Kembali ke tab bagian Sizing. Buka di “Data Permintaan Barang”, pada
keterangan di data permintaan barang, jika sudah diproses menjadi Purchase
Order dikolom keterangan yang awalnya “Nota Permintaan” akan berubah
menjadi “Sudah di proses” seperti di bawah ini.
Gambar 4.18 : Data Permintaan Barang Sizing Sudah diproses
Menandakan jika Permintaan Barang sudah diproses.
36
Langkah selanjutnya Sizing membuat Bon Penerimaan Barang (BPB) berdasarkan
Purchase Order tidak mencantumkan harga. Klik “Form BPB” muncul data PO.
Klik “Proses BPB” akan muncul seperti ini
Gambar 4.19 : Form Input BPB Sizing
Ini merupakan Form Input BPB, kemudian klik “Save Changes”. Data BPB yang
dibuat Sizing bisa di cetak seperti ini dengan klik “Cetak”
Gambar 4.20 : Data BPB Sizing
37
Data BPB yang berhasil di input Sizing akan muncul di Logistik pada “Form
BPB” .
Kemudian klik “Proses BPB” untuk melanjutkan proses input harga pembelian
pada Bon Penerimaan Barang.
Gambar 4.21 : Form Proses BPB Logistik
Pada form ini harga dimasukkan oleh bagian Logistik, karena yang berwenang
mengetahui dan mengisi harga sebuah barang yang dibeli adalah bagian logistik.
Setelah input harga sudah selesai, jangan lupa koreksi karena harga sudah tidak
bisa diubah setelah disimpan. Setelah semua dicek kebenarannya kemudian klik
“Save Changes” maka data BPB akan tersimpan.
38
Berdasarkan BPB yang sudah di input harga kemudian membuat Laporan
Realisasi pembelian setiap bulan, seperti ini dengan memasukan bulan dan tahun
kemudian klik “Cari”.
Akan menampilkan pencarian Laporan Realisasi Pembelian perbulan seperti ini.
Gambar 4.22 : Data Laporan Realisasi Pembelian
Jika di klik “Cetak” akan menampilkan seperti ini.
Gambar 4.23 : Laporan Realisasi Pembelian
39
4.5.3
Use Case Diagram
USE CASE DIAGRAM
Mengelola Data
Permintaan Barang
>>
de
lu
inc
ud
Mengelola Bon
Penerimaan Barang
Tambah
SIZING
Mengelola Purchase
Order
>
clu
de
>>
Lihat
>
Proses
Mengelola Laporan
Realisai Pembelian
Mengelola Data
Barang
Lihat
Cetak
in
ex
>
>
>
d>
d>
ten
ex
>
nd
te xtend
e