Pengaruh kualitas sistem informasi intranet pada perusahaan berbasis teknologi informasi terhadap kinerja karyawan : studi kasus PT. Pru Future Team Casa Grande Square Kav. 106 Ring Road Utara - USD Repository

  

PENGARUH KUALITAS SISTEM INFORMASI INTRANET PADA

PERUSAHAAN BERBASIS TEKNOLOGI INFORMASI TERHADAP

KINERJA KARYAWAN

Studi Kasus : PT. PRU FUTURE TEAM. Casa Grande Square Kav.106. Ring Road

Utara

  

SKRIPSI

  Diajukan untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi

  Program Studi Manajemen

  

Disusun Oleh :

Nama : Impola Bima S. Silalahi NIM : 042214007

  

PROGRAM STUDI MANAJEMEN

FAKULTAS EKONOMI

  Moto

Aku Ramah

Bukan Berarti Takut

  

Aku Tunduk

Bukan Berarti Takluk

(Tarung Derajat – AA Boxer)

Jadikanlah Dirimu Oleh Diri Sendiri

  

Berusahalah....

Karena Jalan Menuju Keberhasilan

Ada Di Tanganmu

  

Dan

Di Setiap Langkahmu

(Me...For You and Others)

.

  

Persembahan

Skripsi ini kupersembahkan untuk

  Tuhan Yesus Kristus Atas segalanya yang telah Dia berikan kepadaku

  Papa & Mama tercinta Kakak & adikku

  

ABSTRAK

PENGARUH KUALITAS SISTEM INFORMASI INTRANET PADA

PERUSAHAAN BERBASIS TEKNOLOGI INFORMASI TERHADAP

KINERJA KARYAWAN

Studi Kasus : PT. PRU FUTURE TEAM. Casa Grande Square Kav.106. Ring Road

Utara

  

Impola Bima S. Silalahi

Universitas Sanata Dharma

2009

  Tujuan penelitian ini adalah 1) untuk mengetahui tingkat kualitas sistem informasi intranet perusahaan yang meliputi keakuratan informasi, ketepatan waktu informasi, relevannya informasi berdasarkan persepsi karyawan, 2) untuk mengetahui tingkat kinerja karyawan pada PT. Pru Future Team Yogyakarta 3) untuk mengetahui apakah ada pengaruh kualitas sistem informasi intranet yang meliputi keakuratan informasi, ketepatan waktu informasi, dan relevannya informasi secara masing – masing terhadap kinerja karyawan.

  Teknik pengumpulan data dilakukan dengan angket (kuesioner). Populasi dalam penelitian ini adalah 5 karyawan divisi Central Admin dan 15 sekretaris dari tiap divisi atau unit. Sampel dalam penelitian ini berjumlah 20 orang. Teknik pengambilan sampel yang digunakan penulis adalah sampling jenuh atau sampling total. Teknik analisis data yang digunakan adalah analisis persentase dan analisis regresi linier sederhana.

  Hasil penelitian menunjukkan bahwa 1) tingkat kualitas sistem informasi intranet perusahaan menurut persepsi karyawan mempunyai tingkat yang tinggi 2) tingkat kinerja karyawan memiliki tingkat yang tinggi. 3) Kualitas sistem informasi intranet menurut persepsi karyawan yang terdiri dari keakuratan informasi tidak berpengaruh terhadap kinerja karyawan berdasarkan t = 0,325 < t = 2,1199, ketepatan waktu informasi

  hitung tabel

  tidak berpengaruh terhadap kinerja karyawan berdasarkan t = 0,643 < t = 2,1199,

  hitung tabel

  sedangkan relevannya informasi berpengaruh terhadap kinerja karyawan. Hasil ini ditentukan berdasarkan besarnya t = 2,783 > t = 2,1199

  hitung tabel

  ABSTRACT THE INFLUENCE OF INTRANET INFORMATION SYSTEM QUALITY IN

COMPANY BASED ON INFORMATION TECHNOLOGY TO EMPLOYEES’

PERFORMANCE

  A Case Study at PT. Pru Future Team Casa Grande Square Kav. 106 Ring Road Utara Yogyakarta Impola Bima S. Silalahi Sanata Dharma University Yogyakarta 2009

  The purposes of this research are to know: 1) the level of information system quality of intranet which includes accurate information, timeliness information, relevant information, based on employees’ perception 2) employee’s performace level at PT. Pru Future Team Yogyakarta 3) the influence of each information system quality elements on employees’ performance.

  The data were collected by distributing questionnaire. The population of this research was 5 staffs at central admin division and 15 secretaries from each division. The samples of this research were 20 respondents. The sampling method was total sampling. The analysis methods were percentage analysis and simple linier regression analysis.

  Results of this research show that: 1) intranet information system quality level based on employee’s perception was a high quality 2) employee’s performance level was high 3) the influence of information system affected employee’s performance positively

KATA PENGANTAR

  Puji syukur dan terima kasih penulis panjatkan kepada Yesus Kristus atas berkat dan tuntunan-Nya sehingga penulis mampu menyelesaikan skripsi yang berjudul

  Pengaruh Kualitas Sistem Informasi Intranet Pada Perusahaan Berbasis Teknologi Informasi Terhadap Kinerja Karyawan Studi Kasus PT. Pru Future Team Yogyakarta. Tujuan penulisan skripsi ini adalah sebagai salah satu syarat ujian

  sarjana untuk memperoleh gelar sarjana pada Program Studi Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Yogyakarta.

  Selama proses penyelesaian skripsi ini, penulis mendapatkan begitu banyak bantuan dan dukungan dari berbagai pihak, oleh karena itu penulis ingin mengucapkan terima kasih sebesar-besarnya kepada :

  1. Bapak Drs. YP. Supardiyono, M. Si., Akt., selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sanata Dharma.

  2. Bapak V. Mardi Widyadmono, S. E., M. B. A., selaku Ketua Program Studi Manajemen, Fakultas Ekonomi, Universitas Sanata Dharma.

  3. Bapak Drs. A. Triwanggono, M. S., selaku Dosen Pembimbing I yang telah memberikan bimbingan, pengetahuan, dan saran serta meluangkan waktu untuk membantu penulis menyelesaikan skripsi ini.

  4. Bapak Drs. V. Supriyanto, SU., selaku Dosen Pembimbing II yang telah memberikan bimbingan, pengetahuan, dan saran serta meluangkan waktu untuk membantu penulis menyelesaikan skripsi ini.

  6. Bapak dan Ibu Dosen Fakultas Ekonomi Universitas Sanata Dharma Yogyakarta yang telah memberikan ilmu selama perkuliahan yang sangat berguna bagi penulis.

  7. Bapak Irwan N. Kartadipura, ST, CCNA, selaku IT Manager & CA Supervisor PT.

  Pru Future Team Yogyakarta yang telah memberikan ijin bagi penulis untuk melakukan penelitian dan memberikan data yang dibutuhkan penulis.

  8. Segenap Staf Central Admin dan Secretary unit PT. Pru Future Team terima kasih atas waktu luang untuk pengisian datanya

  9. Herri Central Admin Staff, terima kasih untuk kerjasamanya dalam wawancara dan data pendukung

  10. Orang tuaku tersayang, Papa (Drs. Adiganda U. Silalahi), Mama (Tri Astuti br.

  Simatupang), terima kasih atas doa, cinta dan kasih sayang, kesabaran dan nasehat serta dukungan moril dan finansial yang diberikan sehingga aku bisa menyelesaikan kuliah dan memperoleh gelar sarjana.

  11. Saudara-saudaraku : kakakku Tumbur, adikku Pinio. Terima kasih atas dukungan dan semangat yang diberikan selama ini. Selamat berjuang menyelesaikan studi.

  Semangat Bos!!

  12. Agnes, terima kasih untuk selalu menemaniku di setiap saat, untuk semangat, doa yang tak pernah berhenti, senyuman, dan kasih sayang selama ini.

  13. Keluarga Lase yang jauh di mata tapi dekat di hati, terimakasih atas dukungannya.

  14. Keluarga besar Tarung Derajat – AA Boxer, pelatih Kang Bernhard, Satlat USD, dan Akang – akang yang lain. Terima kasih atas dukungan semangatnya. BOX Kang!!

  15. Agusta, pandu, rocky, viki, ade, deska, blawong, billy dan teman-teman Manajemen angkatan 2004 yang telah banyak memberikan semangat dan bantuan bagiku selama ini. Terima kasih buat persahabatannya.

  16. Keluarga besar kos Papringan 19, terima kasih sudah menjadi keluarga dan persaudaraannya selama ini.

  17. Hadiarto terima kasih buat printernya, kosmas, yeri, nitnot, susiet, bagor, boim, asep, dan teman-teman sastra inggris 2003 USD terima kasih.

  18. Semua pihak yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu yang telah memberikan doa, dukungan dan bantuannya.

  Penulis menyadari bahwa skripsi ini masih banyak kekurangan dan jauh dari kesempurnaan, karena keterbatasan waktu penelitian dan pengalaman yang dimiliki penulis. Oleh karena itu, penulis mengharapkan kritik dan saran yang membangun guna menyempurnakan skripsi ini. Semoga skripsi ini dapat bermanfaat bagi para pembaca.

  Yogyakarta, 28 November 2008 Penulis, Impola Bima S. Silalahi .

  DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL ...................................................................................... i

HALAMAN PERSETUJUAN PEMBIMBING

  ............................................................................... 1

  F. Sistematika Penulisan .................................................................... 7

  E. Manfaat Penelitian ......................................................................... 6

  D. Tujuan Penelitian ........................................................................... 6

  C. Batasan Masalah ............................................................................ 4

  B. Rumusan Masalah.......................................................................... 4

  A. Latar Belakang Masalah ................................................................ 1

  BAB I PENDAHULUAN

  .......................................... ii

  DAFTAR ISI ................................................................................................... xii DAFTAR TABEL .......................................................................................... xv DAFTAR GAMBAR ...................................................................................... xvi

  .................................................................................... ix

  KATA PENGANTAR

  ..................................................................................................... viii

  HALAMAN MOTTO DAN PERSEMBAHAN .......................................... iv PERNYATAAN KEASLIAN KARYA ........................................................ vi ABSTRAK ...................................................................................................... vii ABSTRACT

  ........................................................................ iii

  HALAMAN PENGESAHAN

  

BAB II LANDASAN TEORI ........................................................................ 9

A. Konsep Dasar Sistem ..................................................................... 9 B. Tekanan – tekanan Desain Sistem ................................................. 13 C. Konsep Dasar Sistem Informasi..................................................... 18 D. Intranet ........................................................................................... 22 E. Kerangka Teoritik ......................................................................... 33 F. Hipotesis ........................................................................................ 34 BAB III METODE PENELITIAN ............................................................... 36

  B. Lokasi dan Waktu Penelitian ......................................................... 36

  C. Subjek dan Objek Penelitian........................................................... 36

  D. Variabel Penelitian dan Pengukurannya ....................................... 37

  E. Populasi dan Sampel....................................................................... .51

  F. Teknik Pengambilan Sampel...........................................................51

  G. Metode Pengumpulan Data.............................................................52

  H. Teknik Analisis Data........................................................................54

  BAB IV GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN ........................................... 65 A. Sejarah dan Perkembangan................................................................ 65 B. Logo Perusahaan................................................................................ 68 C. Moto Perusahaan................................................................................ 69 D. Misi Perusahaan.............................................................................. .. 70 E. Empat Pilar Misi Perusahaan..............................................................70 F. Prinsip – prinsip Dasar Perusahaan.....................................................71 G. Struktur Organisasi Perusahaan..........................................................73 H. Produk.................................................................................................75 BAB V ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN ........................................ 105 A. Pengujian Instrumen......................................................................... 105 B. Analisis Data..................................................................................... 117 C. Pembahasan..................................................................................... .. 131

  , DAN KETERBATASAN....................... 132

  BAB VI KESIMPULAN, SARAN A. Kesimpulan........................................................................................ 132

  C. Keterbatasan....................................................................................... 134

DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN

  DAFTAR TABEL

  Tabel II.1 Perbedaan Intranet dan Internet ............................................................ 26 Tabel III.1 Kategori Skor Keakuratan Informasi ................................................... 58 Tabel III.2 Kategori Skor Ketepatan waktu Informasi .......................................... 59 Tabel III.3 Kategori Skor Relevannya Informasi ................................................... 60 Tabel III.4 Kategori Skor Kinerja Karyawan ......................................................... 61 Tabel V.1 Hasil Uji Validitas Keakuratan Informasi .......................................... 106 Tabel V.2 Hasil Uji Validitas Ketepatan Waktu Informasi ................................. 107 Tabel V.3 Hasil Uji Validitas Relevannya Informasi .......................................... 108 Tabel V.4 Hasil Uji Validitas Relevannya Informasi .......................................... 109 Tabel V.5 Hasil Uji Validitas Kinerja Karyawan ................................................ 110 Tabel V.6 Hasil Uji Validitas Kinerja Karyawan ................................................ 113 Tabel V.7 Hasil Uji Validitas Kinerja Karyawan ................................................ 115 Tabel V.8 Hasil Uji Reliabilitas Variabel Penelitian .......................................... 117 Tabel V.9 Deskipsi Responden Berdasarkan Jenis Kelamin .............................. 118 Tabel V.10 Deskipsi Responden Berdasarkan Umur ............................................. 118 Tabel V.11 Deskipsi Responden Berdasarkan Lama Bekerja .............................. 119 Tabel V.12 Deskipsi Responden Berdasarkan Pendidikan Terakhir ..................... 119 Tabel V.13 Tingkat Keakuratan Informasi ............................................................ 121 Tabel V.14 Tingkat Ketepatan Waktu Informasi ................................................... 122 Tabel V.15 Tingkat Relevannya Informasi ............................................................ 123

  DAFTAR GAMBAR

  Gambar II.1 Pilar Kualitas Informasi .......................................................... 21 Gambar II.2 Aplikasi Fungsional dari Intranet .............................................. 28 Gambar II.3 Faktor – Faktor dalam Kinerja Individual ............................... 31 Gambar IV.1 Struktur Organisasi ................................................................... 73

  DAFTAR LAMPIRAN

  Deskripsi responden .................................................................................138 Data skor keakuratan informasi ............................................................... 139 Data skor ketepatan waktu informasi ...................................................... 140 Data skor relevannya informasi ............................................................... 141 Data skor kinerja karyawan ..................................................................... 142 Output validitas dan reliabilitas .............................................................. 146 Output regresi sederhana dan uji t ........................................................... 161 Kuesioner deskripsi responden ................................................................ 174 Kuesioner penilaian kinerja karyawan oleh manager .............................. 177 Kuesioner penilaian kualitas sistem informasi menurut persepsi karyawan ..................................................................... 183

BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah Informasi ibarat darah yang mengalir di dalam tubuh suatu organisasi, sehingga

  informasi ini sangat penting di dalam suatu organisasi. Suatu sistem yang kurang mendapatkan informasi akan menjadi luruh, kerdil dan akhirnya berakhir. (Robert N.

  Anthony dan John Dearden dalam Jogiyanto,2005:8) menyebut keadaan dari sistem dalam hubungannya dengan keberakhirannya dengan istilah entropy yang disebut dengan negative entropy atau negentropy.

  Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. Sumber dari informasi adalah data. Data merupakan bentuk jamak dari bentuk tunggal datum atau data-item. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata. Kejadian-kejadian (event) adalah sesuatu yang terjadi pada saat yang tertentu. Di dalam dunia bisnis, kejadian-kejadian nyata yang sering terjadi adalah perubahan dari suatu nilai yang disebut dengan transaksi. Misalnya penjualan adalah transaksi perubahan nilai barang menjadi nilai uang atau nilai piutang dagang. Kesatuan nyata (fact dan entity) adalah berupa suatu obyek nyata seperti tempat, benda dan orang yang betul-betul ada dan terjadi. administrasi dan manajemen bisnis. Teknologi informasi, termasuk sistem informasi berbasis internet dan intranet, memainkan peranan penting dan makin luas dalam bisnis dan organisasi perusahaan itu sendiri. Teknologi informasi dapat membantu segala jenis bisnis meningkatkan efisiensi dan efektifitas proses bisnis mereka, pengambilan keputusan manajerial, dan kerja sama kelompok kerja, hingga dapat memperkuat posisi kompetitif mereka dalam pasar yang cepat sekali berubah. Hal ini berlaku ketika teknologi informasi digunakan untuk mendukung tim pengembangan produk, proses dukungan untuk pelanggan, transaksi

  , hingga menyediakan segala kebutuhan informasi untuk mendukung

  e-commerce

  pengambilan keputusan untuk semua lini manajemen perusahaan. Dalam bisnis sistem informasi dapat diterapkan secara internal dan eksternal perusahaan. Secara eksternal, sistem informasi yang ada ditarik ke luar menjangkau ke pelanggan. Secara internal, sistem informasi dapat diterapkan di dalam fungsi-fungsi organisasi atau di tingkatan-tingkatan organisasi. tergantung dari perusahaannya, jika struktur perusahaan didasarkan pada fungsi-fungsi organisasinya, maka unit-unit di perusahaan dikelompokkan ke dalam beberapa fungsi atau departemen seperti akuntansi, keuangan, pemasaran, produksi, sumber daya manusia dan lain sebagainya.

  Sistem informasi dalam penerapannya dalam bisnis saat ini menjadi hal yang mutlak, karena dengan semakin banyak barang yang diproduksi, jenis barang yang semakin bervariasi, dan kecepatan transaksi membuat perusahaan atau organisasi bisnis membutuhkan teknologi-teknologi informasi untuk mendukung persoalan tersebut, yang akhirnya dengan penggunaan teknologi informasi diharapkan

  Salah satu penggunaan teknologi informasi dalam perusahaan adalah fasilitas intranet. Intranet pada khususnya merupakan sebuah wadah bagi karyawan untuk mendapatkan informasi mengenai hal-hal apapun yang berkaitan dengan pekerjaannya, baik sebagai pendukung pekerjaan, membuat laporan untuk didelegasikan ke divisi lain yang membutuhkan maupun untuk melihat jadwal pekerjaan bagi karyawan itu sendiri. Sedangkan bagi perusahaan intranet digunakan sebagai alat bantu untuk menyampaikan informasi mengenai hal-hal yang berhubungan dengan karyawannya, contohnya memberikan tugas, gaji yang diperoleh, dan laporan-laporan dari divisi lain yang dibutuhkan perusahaan.

  Satu alasan mengapa sistem informasi memainkan peran yang besar dalam organisasi dan mempengaruhi sangat banyak orang adalah daya kekuatan besar teknologi komputer dan relatif murahnya ongkos yang diperlukan untuk teknologi tersebut. Kekuatan komputasi, yang terus berlipat ganda tiap 18 bulan, telah meningkatkan kinerja mikroprosesor sampai di atas 25.000 kali sejak pertama kali ditemukan 30 tahun yang lalu. Bersama dengan perangkat lunak yang mudah dioperasikan dan berdaya guna, komputer dapat mengolah angka-angka, meneliti kumpulan data secara luas, atau mensimulasi bentuk-bentuk fisik rumit dan mengolah proses logika dengan tampilan gambar animasi, suara, dan bahkan menyediakan umpan balik untuk menambah interaktivitas.

  Teknologi komputer menelurkan pula jaringan komunikasi yang kuat yang dapat digunakan oleh organisasi untuk mengakses gudang informasi luas di seluruh bumi dan untuk mengkoordinasikan aktivitas lintas ruang dan waktu. Jaringan seperti ini

  Berdasarkan latar belakang permasalahan diatas, maka penulis tertarik melakukan penelitian dengan judul Pengaruh Kualitas Sistem Informasi Intranet Pada

  Perusahaan Berbasis Teknologi Informasi Terhadap Kinerja Karyawan. Studi kasus : PT. PRU FUTURE TEAM. Casa Grande Square Kav.106. Ring Road Utara Yogyakarta 55281.

  B. Rumusan Masalah

  Dalam penelitian ini penulis merumuskan beberapa permasalahan yang akan diteliti, yaitu :

  1. Menurut persepsi karyawan seberapa besar tingkat kualitas sistem informasi yang meliputi keakuratan informasi, ketepatan waktu informasi, dan relevannya informasi pada intranet di PT. PRU FUTURE TEAM?

  2. Seberapa besar tingkat kinerja karyawan pada PT. PRU FUTURE TEAM?

  3. Apakah kualitas informasi Intranet pada PT. PRU FUTURE TEAM (keakuratan informasi, ketepatan waktu informasi, relevannya informasi) masing - masing berpengaruh terhadap kinerja karyawan pada PT. PRU FUTURE TEAM?

  C. Batasan Masalah

  Penulis membatasi masalah penelitian yaitu terbatas pada :

  1. Kualitas sistem informasi intranet perusahaan Yang dimaksud dengan kualitas sistem informasi meliputi keakuratan informasi, ketepatan waktu informasi, informasi yang relevan yang diterapkan PT. PRU FUTURE TEAM Yogyakarta

  2. Kinerja karyawan Yang dimaksud dengan kinerja karyawan dalam penelitian ini adalah terbatas pada:

• Akurasi • Kecekatan • Kreativitas • Keramahan • Kepribadian • Penampilan Pribadi • Kebugaran Fisik • Kehadiran • Keandalan • Pengetahuan Kerja • Kuantitas kerja
• Stabilitas • Kesopanan

  3. Karyawan Karyawan yang dimaksud dalam penelitian ini adalah seluruh karyawan tetap maupun kontrak pada divisi Central Admin, dan Sekretaris pada tiap Divisi dari PT. PRU FUTURE TEAM Yogyakarta.

  D. Tujuan Penelitian

  Tujuan penelitian merupakan hal yang ingin dicapai oleh penulis dalam memecahkan permasalahan yang dirumuskan. Secara garis besar, penulis ingin mengetahui pengaruh kualitas sistem informasi intranet perusahaan pada perusahaan berbasis teknologi informasi terhadap kinerja karyawan

  Berdasarkan rumusan masalah yang ada, maka tujuan dari penelitian sebagai berikut :

  1. Untuk mengetahui seberapa besar tingkat kualitas informasi yang meliputi tingkat keakuratan informasi, ketepatan waktu informasi, dan relevannya informasi pada intranet di PT. PRU FUTURE TEAM berdasarkan persepsi karyawan.

  2. Untuk mengetahui seberapa besar tingkat kinerja karyawan pada PT. PRU FUTURE TEAM.

  3. Untuk mengetahui apakah kualitas informasi Intranet pada PT. PRU FUTURE TEAM (keakuratan informasi, ketepatan waktu informasi, relevannya informasi) masing - masing berpengaruh terhadap kinerja karyawan pada PT. PRU FUTURE TEAM.

  E. Manfaat Penelitian

  1. Bagi Perusahaan Penulis berharap hasil penelitian ini dapat memberikan informasi, masukan, dan dapat dijadikan pertimbangan dalam penerapan sistem informasi intranet perusahaan untuk peningkatan kinerja karyawan. Kontribusi bagi perusahaan yaitu perusahaan lebih mengetahui kualitas dari sistem informasi intranet perusahaannya sehingga dapat

  2. Bagi Universitas Hasil penelitian ini diharapkan dapat menjadi salah satu informasi pengetahuan bagi penelitian selanjutnya bahwa sistem informasi manajemen sangat berpengaruh dalam pengendalian bisnis dan usaha dalam menunjang berbagai kegiatan perusahaan di era teknologi saat ini dan sebagai tambahan referensi Perpustakaan Universitas Sanata Dharma.

  3. Bagi Penulis Penulis dapat menerapkan ilmu yang diperoleh selama menempuh kuliah di Program Studi Manajemen, Fakultas Ekonomi, Universitas Sanata Dharma.

F. Sistematika Penelitian

BAB I PENDAHULUAN Berisi dan menguraikan perihal latar belakang masalah, rumusan masalah, batasan masalah, tujuan penelitian, dan manfaat penelitian. BAB II LANDASAN TEORI Bab ini berisi landasan teori, dari acuan permasalahan yang di tulis. BAB III METODE PENELITIAN Bab ini menguraikan jenis penelitian, subyek penelitian, obyek penelitian, waktu dan tempat penelitian, teknik pengumpulan data dan teknik analisis data.

BAB V ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN Bab ini berisi tentang uraian penjelasan pada perumusan masalah BAB VI KESIMPULAN DAN SARAN Bab ini berisi tentang kesimpulan dari pembahasan perumusan masalah dan saran

  untuk PT. PRU FUTURE TEAM Yogyakarta

DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN

BAB II LANDASAN TEORI A. Konsep Dasar Sistem Terdapat dua kelompok pendekatan di dalam mendefinisikan sistem, yaitu

  yang menekankan pada prosedurnya dan yang menekankan pada komponen atau elemennya. Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedur mendefinisikan sistem sebagai berikut ini,

  Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu (Jerry Fitzgerald, dalam Jogiyanto).

  Pendekatan sistem yang merupakan jaringan kerja dari prosedur lebih menekankan urut-urutan operasi di dalam sistem. Prosedur (procedure) didefinisikan oleh Richard F.Neuschel sebagai berikut ini.

  Suatu prosedur adalah suatu urut-urutan operasi klerikal (tulis menulis), biasanya melibatkan beberapa orang di dalam satu atau lebih departemen, yang diterapkan untuk menjamin penanganan yang seragam dari transaksi- transaksi bisnis yang terjadi (Richard F.Neuschel, dalam Jogiyanto).

  Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemen atau komponennya mendefinisikan sistem sebagai berikut ini.

  Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Kedua kelompok definisi ini adalah benar dan tidak bertentangan, yang berbeda adalah cara pendekatannya. Mempelajari suatu sistem akan lebih mudah bila mengetahui terlebih dahulu apakah suatu sistem itu. Lebih lanjut pengertian definisi ini akan mempunyai peranan yang penting didalam pendekatan untu kmempelajari suatu sistem.

  Sedangkan menurut Martin, DeHayes, Hoffer dan Perkins 1994:272

  system is a set of interrelated components that must work together to achive some common purpose. Even when each components is well-designed, efficient, and simple, the system will malfunction if the components do not work together

  Suatu sistem mempunyai maksud tertentu. Ada yang menyebutkan maksud dari suatu sistem adalah untuk mencapai suatu tujuan (goal) dan ada yang menyebutkan untuk mencapai suatu sasaran (objectives). Goal biasanya dihubungkan dengan ruang lingkup yang lebih luas, jangka waktu lebih lama dan sasaran dalam ruang lingkup yang lebih sempit. Bila merupakan sistem utama, seperti misalnya sistem bisnis, maka istilah goal lebih tepat diterapkan. Untuk sistem akuntansi atau sistem-sistem yang lainnya yang merupakan bagian atau subsistem dari sistem bisnis, maka istilah objectives yang lebih tepat. Jadi tergantung dari ruang lingkup mana kita memandang sistem tersebut. Seringkali tujuan (goal) dan sasaran (objectives) digunakan bergantian dan tidak dibedakan (Jogiyanto,2005:3) 1.

   Sistem Pendukung

  Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat yang tertentu, yaitu mempunyai komponen-komponen (components), batas sistem (boundary), lingkungan luar sistem (environments), penghubung (interface), masukan (input), keluaran (output), pengolah (process) dan sasaran (objectives) atau tujuan (goal) (Jogiyanto,2005:3-5).

  a. Komponen sistem

  Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem atau elemen-elemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian- bagian dari sistem. Setiap sistem tidak perduli betapun kecilnya, selalu mengandung komponen-komponen atau subsistem-subsistem. Setiap subsistem mempunyai sifat-sifat dari sistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan. Suatu sistem dapat mempunyai sistem yang lebih besar yang disebut dengan supra system. Misalnya suatu perusahaan dapat disebut dengan suatu sistem dan industri yang merupakan sistem yang lebih besar dapat disebut dengan supra system. Kalau dipandang industri sebagai suatu sistem, maka perusahaan dapat disebut sebagai subsistem.

  b. Batas Sistem

  Batas sistem (boundary) merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.

  c. Lingkungan Luar Sistem

  Lingkungan luar (environment) dari suatu sistem adalah apapun di luar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Hal ini dapat bersifat menguntungkan atau merugikan sistem tersebut.

  d. Penghubung Sistem

  Penghubung (interface) merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem yang lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem lainnya. Keluaran (output) dari satu subsistem akan menjadi masukan (input) untuk subsistem yang lainnya dengan melalui penghubung. Dengan penghubung satu subsistem dapat berintegrasi dengan subsistem yang lain membentuk satu kesatuan.

  e. Masukan Sistem

  Masukan (input) adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa masukan perawatan (maintenance) input dan masukan sinyal (signal

  

input ). Maintenance input adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut

  dapat beroperasi. Signal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran. Sebagai contoh di dalam sistem komputer, program adalah maintenance

  

input yang digunakan untuk mengoperasikan komputer dan data adalah signal

untuk diolah menjadi informasi. input

  f. Keluaran Sistem

  Keluaran (output) adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat berupa masukan untuk subsistem yang lain atau kepada supra sistem. Misalnya untuk merupakan hasil sisa pembuangan, sedang informasi adalah keluaran yang dibutuhkan.

  g. Pengolah Sistem

  Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran. Suatu sistem produksi akan mengolah masukan berupa bahan baku dan bahan-bahan yang lain menjadi keluaran berupa barang jadi. Sistem akuntansi akan mengolah data-data transaksi menjadi laporan-laporan keuangan dan laporan-laporan lain yang dibutuhkan oleh manajemen.

  h. Sasaran Sistem

  Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objectives). Kalau suatu sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya. Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya.

B. Tekanan-Tekanan Desain Sistem

  Tekanan-tekanan desain (design force) adalah tekanan-tekanan (forces) yang harus dipertimbangkan dalam mendesain suatu sistem informasi supaya dapat mengena sasarannya. Supaya sukses, analis sistem harus mempertimbangkan design force yang ada dan bagaimana tekanan-tekanan ini mempengaruhi proyek sistem informasi(Jogiyanto,2005:199). a. Jalur pemakai atau sistem (user/system interface)

  b. Tekanan-tekanan persaingan (competitive forces)

  c. Kualitas dan kegunaan informasi

  d. Kebutuhan-kebutuhan sistem

  e. Faktor-faktor organisasi

  1. Jalur pemakai atau Sistem ( user/system interface)

  Sistem informasi berbasis komputer semakin melibatkan interaksi langsung antara manusia sebagai pemakai sistem dengan mesin. Elemen yang kritis dari desain sistem ini adalah jalur pemakai (user interface). Jalur ini terdiri dari layar terminal, keyboard, alat-alat lainnya, bahasa komputer dan cara-cara lain supaya user dapat bertukar input dan output dengan mesin.

  2. Tekanan-tekanan persaingan ( competitive forces) Sekarang ini organisasi telah masuk kedalam era persaingan yang tajam.

  Organisasi yang ingin bertahan dan sekaligus berkembangdi masa mendatang harus memikirkan persaingan ini. Informasi merupakan salah satu senjata yang dapat membantu organisasi untuk bersaing. Desain dari sistem informasi harus mempertimbangkan lingkungan-lingkungan persaingan yang ada.

  Aneka ragam produk dan jasa dapat berupa inovasi baru, harga produk atau ragam dan jasa yang dibutuhkan oleh pasar. Organisasi yang tidak mengambil bagian dari adaptasi persaingan ini akan tertinggal oleh pesaing-pesaingnya.

  Sebagai contohnya adalah organisasi bank, desain sistem informasi untuk organisasi ini harus memikirkan aneka ragam jasa yang dapat diterapkan, misalnya apakah perlu dipergunakan ATM sehingga dapat memberikan pelayanan yang lebih memuaskan kepada para nasabahnya untuk memenangkan persaingan.

3. Kebutuhan-kebutuhan Sistem

  Kebutuhan-kebutuhan sistem (system requirements) yang harus diperhatikan dalam mendesain sistem informasi adalah keandalan (realibility), ketersediaan (availability), keluwesan (flexibility), skedul instalasi (installation schedule), umur diharapkan dan potensi pertumbuhan (life expectancy and growth potential) dan kemudahan pemeliharaan (maintainability).

  a. Keandalan (realibility) Menunjukkan seberapa besar sistem dapat diandalkan untuk melakukan suatu proses yang dapat dipercaya dan dibutuhkan b. Ketersediaan (availability) Berarti bahwa sistem mudah diakses oleh user.

  c. Keluwesan (flexibility) Menunjukkan bahwa sistem mudah beradaptasidengan memuaskan sesuai dengan kebutuhan-kebutuhan user yang berubah. d. Skedul instalasi (installation schedule) Terdiri dari periode waktu antara saat organisasi sadar untuk membutuhkan dan saat sistem informasi in diterapkan. Selama waktu ini, analis sistem harus dapat mendesain sistem terbaik dalam batas waktu yang dibutuhkan.

  e. Umur diharapkan dan potensi pertumbuhan (life expectancy and growth )

  potential

  Beberapa sistem tidak mempunyai umur yang diperkirakan, karena pada saat diterapkan sistem ini sudah usang.

  f. Kemudahan pemeliharaan (maintainability) Setelah sistem diterapkan, maka sistem harus dipelihara, misalnya hal-hal yang tidak berfungsi harus dikoreksi, permintaan-permintaan khusus harus dipertemukan dan peningkatan-peningkatan sistem secara umum harus dilakukan.

4. Faktor-faktor Organisasi

  Terdapat lima buah faktor organisasi yang harus dipertimbangkan dalam desain sistem, yaitu sifat dari organisasi, tipe organisasi, ukurannya, strukturnya, dan gaya manajemennya (management style).

  a. Sifat Organisasi.

  Kebutuhan informasi untuk suatu organisasi dengan organisasi yang lainnya berbeda. Misalnya perusahaan real estate, perusahaan asuransi, atau perusahaan transportasi berbeda dengan perusahaan manufaktur dalam bentuk informasinya.oleh karena itu, untuk mengidentifikasikan dan memahami kebutuhan informasi bagi suatu organisasi yang tertentu, pertama kali yang perlu dipahami adalah sifat organisasi tersebut.

  b. Tipe Organisasi.

  Tipe organisasi dapat dikategorikan sebagai berikut ini. 1) Organisasi fungsional, yaitu setiap manager bertanggung jawab untuk area fungsi tertentu, semacam produksi, pemasaran, personalia, atau keuangan.

  2) Organisasi divisional, yaitu tiap-tiap manajer divisi bertanggung jawab terhadap semua fungsi dalam divisinya.

  3) Organisasi matrik, yaitu beberapa manajer mempunyai tanggungjawab bersama terhadap suatu fungsi dan suatu proyek atau program kerja.

  Untuk masing-masing tipe organisasi ini, satu dengan yang lainnya kebutuhan informasinya juga berbeda.

  c. Ukuran organisasi.

  Ukuran dari organisasi juga merupakan faktor yang mempengaruhi kebutuhan informasi. Semakin besar organisasi, semakin banyak informasi yang dibutuhkan.

  d. Struktur organisasi Struktur internal organisasi juga merupakan faktor yang mempengaruhi kebutuhan informasi. Sebagai misalnya, tanggungjawab terhadap manajemen persediaan dapat berada pada tanggung jawab departemen produksi di suatu organisasi atau dapat berada pada tanggung jawab departemen pembelian di e. Gaya manajemen Gaya manajemen (management style) juga mempunyai pengaruh terhadap bentuk dari sistem informasi. Gaya manajemen yang otokratik (autocratic) lebih senang dengan sistem informasi yang terpusat (centralized), sedang gaya manajemen yang demokratik (democratic) lebih senang pada sistem informasi yang tersebar (decentralized).

C. Konsep Dasar Sistem Informasi Suatu sistem informasi dapat didefinisikan dalam berbagai pengertian.

  Menurut (Laudon & Laudon,2005:9-10) sistem informasi adalah Secara teknis sebagai satuan komponen yang saling berhubungan yang mengumpulkan (atau mendapatkan-kembali), memproses, menyimpan, dan mendistribusikan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan dan kendali dalam suatu organisasi.

  Sedangkan definisi sistem informasi menurut (Robert A. Leitch & K Roscoe Davis,1983:6).

  Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang dibutuhkan.

  Menurut (James A. O’Brien,2005:5) definisi sistem informasi adalah, Sistem informasi dapat merupakan kombinasi teratur apapun dari orang- orang, hardware, software, jaringan komunikasi, dan sumberdaya data yang menguntungkan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi.

1. Peran Dasar Sistem Informasi dalam Bisnis

  Terdapat tiga alasan mendasar untuk semua aplikasi bisnis dalam teknologi dilakukan sistem informasi untuk sebuah perusahaan bisnis (James A. O’Brien,2005:11) yaitu: a. Mendukung proses bisnis dan operasi bisnis.

  Sebagai seorang pelanggan, anda harus berhubungan secara teratur dengan sistem informasi yang mendukung proses dan operasi bisnis di banyak toko ritel tempat anda berbelanja. Contohnya, kebanyakan toko ritel kini menggunakan sistem informasi berbasis komputer untuk membantu mereka mencatat pembelian pelanggan, menelusuri persediaan, membayar pegawai, membeli barang dagangan baru, serta untuk mengevaluasi tren penjualan.

  Operasi toko akan berhenti apabila tidak ada dukungan dari sistem informasi semacam ini.

  b. Mendukung pengambilan keputusan para pegawai dan manajernya.

  Sistem informasi juga membantu para manajer toko dan praktisi bisnis lainnya untuk membuat keputusan yang lebih baik. Contohnya, keputusan mengenai lini barang dagangan apa saja yang perlu ditambah atau dihentikan, atau mengenai jenis investasi apa yang mereka butuhkan, biasanya dibuat setelah sebuah analisis diberikan oleh sistem informasi berbasis komputer. Hal ini tidak hanya mendukung pengambilan keputusan para manajer toko, pembeli dan lainnya, tetapi membantu mereka melihat berbagai cara untuk mendapatkan kelebihan dari para riteler lainnya dalam persaingan mendapatkan pelanggan. Watson & Carrol 1984:345 mengatakan “individual

  managers now make decisions by combining information developed within

  markets, competition, pricing, and forecasts in a few hours-studies that once took months of work”.

  c. Mendukung berbagai strategi untuk keunggulan kompetitif.

  Mendapatkan kelebihan strategis atas para pesaing membutuhkan penggunaan yang inovatif atas teknologi informasi. Contohnya, manajemen toko mungkin membuat keputusan untuk memasang kios dengan layar sentuh dalam semua toko mereka, yang terhubung dengan situs Web e-commerce mereka untuk belanja online. Hal ini mungkin dapat menarik pelanggan baru dan membangun loyalitas pelanggan karena kemudahan belanja dan pembelian barang dagangan yang disediakan oleh sistem informasi semacam ini. Jadi sistem informasi strategis dapat membantu menyediakan produk dan layanan yang memberikan sebuah perusahaan keunggulan kompetitif atas para pesaingnya.

2. Kualitas Informasi

  Kualitas dari suatu informasi (quality of information) tergantung dari tiga hal, yaitu informasi harus akurat (accurate), tepat pada waktunya (timeliness), dan relevan (relevance). Menurut (John Burch dan Gary Grudnitski,1986,3) dalam Jogiyanto (2005:10) menggambarkan kualitas dari informasi dengan bentuk bangunan yang ditunjang oleh tiga buah pilar.

  Kualitas Informasi

  A K U R A T R E L E

  V A N T E P A T W A K T U

  Gambar II.1 Pilar Kualitas Informasi Akurat, berarti informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak

  bias atau menyesatkan. Akurat juga berarti informasi harus jelas mencerminkan maksudnya. Informasi harus akurat karena dari sumber informasi sampai ke penerima informasi kemungkinan banyak terjadi gangguan (noise) yang dapat merubah atau merusak informasi tersebut. Kriteria dari informasi yang akurat adalah informasi yang diterima oleh user merupakan informasi yang benar dan jelas, informasi yang diterima sama dengan informasi yang dikirim, informasi yang diterima oleh user dapat mendukung pekerjaan yang dilakukan user.

  Tepat pada waktunya, berarti informasi yang datang pada penerima tidak pengambilan keputusan terlambat, maka dapat berakibat fatal untuk organisasi. Dewasa ini mahalnya nilai informasi disebabkan harus cepatnya informasi tersebut didapat, sehingga diperlukan teknologi-teknologi mutakhir untuk mendapatkan, mengolah, dan mengirimkannya. Kriteria dari informasi yang tepat waktu adalah kecepatan pengaksesan informasi, informasi dapat diakses setiap saat, user tidak mengalami kesulitan dalam menelusuri informasi yang diperlukan, informasi yang diakses user tidak mengalami keterlambatan.

  Relevan, berarti informasi tersebut mempunyai manfaat untuk

  pemakaiannya. Relevansi informasi untuk tiap-tiap orang satu dengan yang lainnya berbeda. Misalnya informasi mengenai sebab-musabab kerusakan mesin produksi kepada akuntan perusahaan adalah kurang relevan dan akan lebih relevan bila ditujukan kepada ahli teknik perusahaan. Sebaliknya informasi mengenai harga pokok produksi untuk ahli teknik merupakan informasi yang kurang relevan, tetapi relevan untuk akuntan. Kriteria informasi yang relevan adalah, Informasi yang didapat user terkait dengan kebutuhan yang dihadapi, user tidak lagi harus memilih atau menyeleksi informasi yang diterima untuk mencari informasi yang dibutuhkan, user tidak lagi harus meringkas informasi yang diterimanya, informasi yang tersedia sesuai dengan harapan user.

D. Intranet

1. Definisi Intranet Intranet memiliki beberapa definisi, namun secara prinsip adalah sama.

  Intranet adalah suatu jaringan internal yang berdasarkan standar dan teknologi