Standarisasi Aliran Proses dan Informasi Pada Departemen Transport di PT A | Aurino | Jurnal Titra 3522 6648 1 SM
Aurino, et al. / Standarisasi Aliran Proses dan Informasi Departemen Transport di PT. A/ Jurnal Titra, Vol. 3 No. 2, Juli 2015, pp. 391-398
Standarisasi Aliran Proses dan Informasi Pada Departemen
Transport di PT A
Fendy Aurino1, Liem Yenny Bendatu2
Abstract: PT A is a manufacturing company which produces consumer goods. Transportation
Department wants to standardize the process and information flow by eliminating waste. This
research is using Value Steam Mapping (VSM) tool. There are 3 types of waste that are identified
in Transportation Department which are overprocessing waste, waiting waste, and defect waste.
Improvement suggestion for each waste will impact the next process and hence will reduce the
total process time. The result shows the improvement can reduce total lead time by 0,05 % or 56,01
minutes for own truck and 1,10 % or 15,81 hours for trip-based truck distribution everyday.
Keywords: value stream mapping, waste, lead time, lean.
Pendahuluan
PT A merupakan perusahaan yang bergerak
dibidang manufaktur yang memproduksi consumer
goods. PT A memasarkan produknya di berbagai
wilayah dalam negeri. Departemen Transport
bertugas untuk melakukan pendistribusian bahan
baku dan barang jadi antar plant maupun
warehouse. Plant dan warehouse terletak di berbagai
daerah di Indonesia sehingga Departemen Transport
dibagi menjadi 2 wilayah yaitu, Jawa Timur dan
Jawa Barat. Departemen Transport wilayah Jawa
Timur memiliki beberapa process flow yang berbeda
dengan Departemen Transport Jawa Barat.
Perbedaan process flow tersebut yang mengakibatkan ketidakseragaman proses antar divisi
transport. Pengiriman pada Departemen Transport
menggunakan 2 jenis unit truck yaitu, unit own truck
dan unit trip-based truck. Unit own truck ialah truck
yang yang dimiliki oleh vendor, namun digunakan
oleh pihak perusahaan sendiri. Unit trip-based truck
ialah unit yang disewa untuk setiap pengiriman. Unit
trip-based truck akan digunakan jika jumlah
kebutuhan unit truck melebihi kapasitas jumlah unit
own truck. Jumlah unit own truck sendiri sebanyak
100 unit truck yang digunakan, sedangkan
kebutuhan unit truck untuk setiap harinya rata-rata
sebanyak 115 unit truck. Departemen Transport
berencana akan melakukan standarisasi proses pada
kedua wilayah tersebut dengan mengeliminasi
proses yang tidak dibutuhkan. Departemen
Transport menemukan beberapa redundant dan non
value added activity pada proses yang berlangsung.
Redundant activity yang ditemukan dikarenakan
adanya kegiatan komunikasi timbal balik dengan
Fakultas Teknologi Industri, Program Studi Teknik Industri,
Universitas Kristen Petra. Jl. Siwalankerto 121-131, Surabaya
60236. Email: fendy_aurino@hotmail.com, yenny@petra.ac.id.
1,
391
pihak vendor unit trip-based truck yang berulangulang. Kegiatan komunikasi timbal balik tersebut
yang menjadi salah satu permasalahan dikarenakan
timbulnya delay activity sehingga proses selanjutnya
menjadi tertunda. Depertemen Transport juga akan
menerapkan sistem VMI (Vendor Managed
Inventory), dimana sistem ini dapat menjadikan
kegiatan komunikasi timbal balik dengan pihak
vendor dapat lebih cepat. Komunikasi dengan pihak
vendor akan menggunakan metode EDI (Electronic
Data Interchange) sehingga perlu adanya
pengembangan untuk mendukung berjalannya
metode EDI tersebut.
Metode Penelitian
Penelitian yang bertujuan untuk standarisasi aliran
proses dan informasi serta mengeliminasi proses
yang tidak dibutuhkan ini didasari oleh beberapa
metode. Metode-metode tersebut digunakan sebagai
pedoman dalam melakukan penelitian ini.
Lean Manufacturing
Liker [1] mengungkapkan bahwa Lean Manufacturing merupakan suatu pendekatan sistematik
untuk
mengidentifikasi
dan
mengeliminasi
pemborosan (waste) serta kegiatan yang tidak
memberi nilai tambah (non value added activity).
Identifikasi dan eliminasi waste dan non value added
activity dapat dilakukan melalui continuous
improvement atau perbaikan secara terus menerus
dan berkelanjutan. Lean manufacturing disebut juga
Toyota Production System pada intinya merupakan
suatu sistem produksi yang bertujuan untuk
mengeliminasi pemborosan (waste) di semua aspek
produksi. Pemborosan dieliminasi mulai dari aliran
bahan baku dari supplier sampai dengan aliran
produk akhir ke konsumen dengan menggunakan
Aurino, et al. / Standarisasi Aliran Proses dan Informasi Departemen Transport di PT. A/ Jurnal Titra, Vol. 3 No. 2, Juli 2015, pp. 391-398
metode continuous improvement sehingga meningkatkan output dan produktivitas. Pemborosan
(waste), dalam Bahasa Jepang disebut juga dengan
Muda.
Muda
El-Namrouty [2] menjelaskan Muda berasal dari
Bahasa Jepang yang berarti waste atau non value
added activity. Muda merupakan segala ativitas
yang tidak menambah nilai guna dari barang atau
jasa dan dapat memperpanjang lead time,
menimbulkan inventori berlebih, mengakibatkan
banyak aktivitas menunggu, dan menambah biaya.
Value Stream Mapping
Scodanibbio [3] mengungkapkan bahwa value stream
mapping merupakan tools dari lean yang membantu
dalam visualisasi semua aktivitas dan waktu, baik
aktivitas yang memberi nilai tambah (value added)
maupun tidak memberi nilai tambah (non value
added). Toyota menggunakan value stream mapping
untuk mengidentifikasi pemborosan (waste) dan
kegiatan tidak memberi nilai tambah (non value
added activity) dari supplier hingga ke customer.
Hasil dan Pembahasan
Proses yang berjalan pada Departemen Transport
dimulai dengan mendapatkan jadwal pengiriman
raw material dari warehouse raw material dan
Departemen DP yang merupakan customer dari
Departemen Transport. Jadwal pengiriman raw
material dari beberapa departemen selanjutnya
disusun menjadi satu oleh TE di Departemen
Transport. TE, TDA, TA, dan TSA merupakan staff
yang bertugas di Departemen Transport dengan
tugas masing-masing. Jadwal pengiriman raw
material T dan C yang telah disusun akan diberikan
kepada Departemen TP untuk dibuatkan jadwal
pengiriman gabungan dan dikirimkan kembali ke
TE. Departemen TP merupakan departemen yang
merencanakan dan menjadwalkan pengiriman
finished goods. TE yang telah menerima kembali
jadwal pengiriman gabungan selanjutnya disusun
dengan jadwal pengiriman raw material lainnya. TE
juga menerima jadwal pengiriman finished goods
harian dari Departemen TP dan dilakukan pemetaan
berdasarkan tiap divisi transport.
Hasil pemetaan jadwal pengiriman finished goods
harian selanjutnya dilakukan pembagian alokasi
antara unit own truck dengan unit trip-based truck.
Unit own truck merupakan unit truck milik
perusahaan sendiri, sedangkan unit trip-based truck
merupakan unit truck yang disewa dari vendor untuk
setiap trip pengiriman. Unit trip-based truck akan
392
digunakan jika jumlah pengiriman lebih besar dari
jumlah unit own truck dan dialokasikan ke lima
vendor trip-based. Vendor trip-based yang telah
mengikuti tender akan mendapatkan masing-masing
prioritas dalam pengalokasian unit trip-based truck.
TE membuat daftar pengiriman vendor dan form
kebutuhan unit own truck yang akan dikirimkan ke
transport vendor. Transport vendor melakukan
konfirmasi daftar pengiriman dan kebutuhan unit
own truck dengan menyertakan informasi nama
driver dan nomer polisi unit truck.
TE mencetak jadwal pengiriman finished goods dan
form data pengiriman raw material. Hardcopy jadwal
pengiriman finshed goods dan raw material
digunakan untuk mendapatkan informasi nama
driver dan nomer polisi unit truck secara manual
sebelum mendapatkan konfirmasi daftar pengiriman
dari vendor. TDA yang telah menerima konfimasi
dari transport vendor, selanjutnya membuat
dokumen pengiriman (surat jalan dan form rute
pengiriman). Form rute pengiriman merupakan form
yang berisikan mengenai rute perjalanan pengiriman
setiap unitnya sehingga tidak terjadi driver salah
tujuan.
Pengiriman menggunakan unit own truck terjadi
pada divisi transport Jawa Timur 2, Jawa Timur 1,
dan Karawang, sedangkan pengiriman menggunakan unit trip-based truck terjadi pada divisi transport
Jawa Timur 2 dan Karawang. TDA di divisi transport
Jawa Timur 2 dan Jawa Timur 1 akan mencetak
dokumen pengiriman setelah pembuatan dokumen
pengiriman di aplikasi transport. TA di divisi
transport Jawa Timur 2 akan memeriksa dokumen
driver dan surat kelayakan unit truck yang di terima
dari driver dengan dokumen pengiriman. Dokumen
pengiriman yang sudah sesuai dengan dokumen
driver dan surat kelayakan unit truck akan diberikan
ke driver. TA di divisi transport Jawa Timur 1 akan
menerima surat kelayakan unit truck dari
perwakilan vendor dan akan memberikan dokumen
pengiriman ke perwakilan vendor. Pengiriman
menggunakan unit own truck hanya memberikan
surat kelayakan unit truck saja untuk mengetahui
keadaan dari unit truck tersebut. Dokumen driver
untuk unit own truck sudah terdapat pada database
aplikasi transport sehingga driver tidak perlu
menyerahkan dokumen driver ke TA di semua divisi
transport. TDA di divisi transport Karawang akan
mencetak dokumen pengiriman setelah sesuai
dengan dokumen driver dan surat kelayakan unit
truck yang diterima dari perwakilan vendor. TDA
menyerahkan dokumen pengiriman ke perwakilan
vendor dengan form serah terima dokumen
pengiriman yang ditandatangani oleh perwakilan
vendor. Perwakilan vendo rkan berkoordinasi dengan
TA untuk urutan atau prioritas keberangkatan unit
Aurino, et al. / Standarisasi Aliran Proses dan Informasi Departemen Transport di PT. A/ Jurnal Titra, Vol. 3 No. 2, Juli 2015, pp. 391-398
truck ke tempat muat. Perwakilan setiap transport
vendor yang berada pada masing-masing divisi
transport bertujuan sebagai monitor unit truck
vendor.
Setiap divisi transport akan melakukan koordinasi
dengan loading area dengan cara mengirimkan email
mengenai keberangkatan unit. TE membuat laporan
keberangkatan dan dikirimkan menggunakan email
ke masing-masing warehouse penerima dengan
tujuan menginformasikan unit truck yang akan
datang. Loading area akan memberikan informasi
waktu muat setiap unit truck kepada TA dan
memasukan ke dalam aplikasi transport.
TSA memiliki tugas sebagai monitoring posisi unit
trip-based truck sehingga unit truck dapat tiba
ditempat tujuan sesuai dengan jadwal yang telah
ditentukan. Tugas TSA diawali dengan mengambil
data dari aplikasi transport mengenai informasi
keberangkatan setiap harinya dan dikirimkan ke
vendor untuk update posisi unit. Update posisi unit
dilakukan sebanyak tiga kali dalam sehari oleh
vendor. TSA memvalidasi data update posisi unit
yang diterima dari vendor. Validasi data bertujuan
untuk melihat posisi unit pada setiap update posisi
yang diterima mengalami perpindahan dan dapat
tiba di tempat tujuan sesuai dengan jadwal. TSA
memberikan informasi update posisi ke warehouse
penerima beserta dengan estimasi kedatangan unit
truck. TA akan mengisikan waktu unloading dan jam
masuk di aplikasi transport setelah menerima
informasi dari warehouse penerima. Jam masuk
untuk unit own truck akan diisikan ke aplikasi
transport saat unit truck telah kembali ke divisi
transport, sedangkan untuk unit trip-based truck
pada saat unit truck telah keluar dari lokasi muat.
Penggambaran current value stream mapping dapat
dilihat pada Lampiran 1.
Waktu Proses
Waktu setiap proses dalam current value stream
mapping didapatkan menggunakan metode
pengukuran secara langsung dan mendapatkan data
dari supervisor perusahaan. Waktu yang didapatkan
dengan menggunakan metode pengukuran secara
langsung diukur menggunakan stopwatch. Waktu
proses Data waktu yang didapatkan dari supervisor
perusahaan merupakan waktu dari pengalaman
sehari-hari dalam melakukan setiap proses.
Perhitungan lead time dibagi menjadi dua yaitu,
pengiriman menggunakan unit own truck dan tripbased truck. Perhitungan waktu setiap proses pada
value stream mapping menggunakan waktu proses
yang dilakukan untuk setiap pengiriman. Hasil
pengolahan data waktu pada proses pengiriman own
truck pada current value stream mapping yang
ditampilkan pada Tabel 1. Kategori waktu dibedakan
menjadi tiga yaitu, value added (VA), non value
added necessary (NVAN), dan non value added
unnecessary (NVAU).
Tabel 1. Waktu Proses Pengiriman Own Truck
Aktivitas Proses
Kategori
Waktu (Detik)
Menyusun jadwal raw material
NVAN
29,64
Pemetaan pengiriman per divisi transport
Pembagian alokasi antara unit own dan trip-based truck
Membuat kebutuhan unit own truck
Mencetak jadwal pengiriman
Mendapatkan informasi (nomer polisi dan nama driver) dengan manual dan email
Membuat surat jalan dan form rute pengiriman
Memeriksa dokumen driver dengan surat jalan dan form rute pengiriman serta surat
kelayakan
Mencetak surat jalan dan form rute pengiriman
Serah terima surat jalan dan form rute pengiriman (perwakilan vendor tanda tangan)
Koordinasi dengan tempat muat
TA berkoordinasi dengan perwakilan vendor untuk nomer urut muat
Transportasi ke tempat muat
Proses loading
Transportasi ke tempat bongkar
Proses unloading
Membuat laporan keberangkatan ke warehouse penerima
Mengisi jam keluar dan muat di aplikasi transport
Menarik data keberangkatan harian
Mengolah data keberangkatan harian
Menvalidasi data update posisi dari vendor
Membuat informasi posisi ke warehouse penerima
Mengisi jam bongkar di aplikasi transport
Mengisi jam masuk di aplikasi transport
Total lead time
NVAN
NVAN
NVAN
NVAU
NVAN
NVAN
18,36
14,72
33,64
5,31
287,99
108,18
VA
13,73
NVAN
NVAN
VA
NVAN
NVAN
NVAN
VA
NVAN
VA
NVAN
NVAN
NVAN
NVAN
VA
NVAN
NVAN
37,40
10
68,15
10
22158,34
1823,08
75071,52
1970,77
14,95
67,77
0,01
39,24
31,33
21,56
36,63
31,57
101.903,89
393
Aurino, et al. / Standarisasi Aliran Proses dan Informasi Departemen Transport di PT. A/ Jurnal Titra, Vol. 3 No. 2, Juli 2015, pp. 391-398
Total lead time current value stream mapping pada
proses pengiriman menggunakan unit own truck
membutuhkan waktu selama 101.903,89 detik. Total
lead time proses tersebut merupakan waktu
penanganan proses pengiriman menggunakan own
truck untuk setiap pengiriman. Lead time untuk
proses yang memberikan value added sebesar
75.196,34 detik, sedangkan untuk proses yang non
value added sebesar 26.707,56 detik. Proses yang
memberikan value added merupakan proses yang
memberikan nilai tambah untuk meningkatkan
kepuasan pelanggan. Rasio waktu untuk proses yang
value added dengan total lead time sebesar 73,79%.
Waktu setiap proses pengiriman menggunakan unit
trip-based truck pada current value stream mapping
ditampilkan pada Tabel 2.
Tabel 2. Waktu Proses Pengiriman Trip-based Truck
Aktivitas Proses
Menyusun jadwal raw material
Pemetaan pengiriman per divisi transport
Pembagian alokasi antara unit own dan trip-based truck
Pemilihan vendor berdasarkan kuota
Membuat daftar pengiriman finished goods dan raw material
Mencetak jadwal pengiriman
Mendapatkan informasi (nomer polisi dan nama driver) dengan manual dan email
Membuat surat jalan dan form rute pengiriman
Memeriksa dokumen driver dengan surat jalan dan form rute pengiriman serta surat
kelayakan
Mencetak surat jalan dan form rute pengiriman
Serah terima surat jalan dan form rute pengiriman (perwakilan vendor tanda tangan)
Koordinasi dengan tempat muat
TA berkoordinasi dengan perwakilan vendor untuk nomer urut muat
Transportasi ke tempat muat
Proses loading
Transportasi ke tempat bongkar
Proses unloading
Membuat laporan keberangkatan ke warehouse penerima
Mengisi jam keluar dan muat di aplikasi transport
Menarik data keberangkatan harian
Mengolah data keberangkatan harian
Menvalidasi data update posisi dari vendor
Membuat informasi posisi ke warehouse penerima
Mengisi jam bongkar di aplikasi transport
Mengisi jam masuk di aplikasi transport
Total lead time
Kategori
NVAN
NVAN
NVAN
NVAN
NVAN
NVAU
NVAN
NVAN
Waktu (Detik)
29,64
18,36
14,72
57,65
36,55
5,31
2129,75
108,18
VA
13,73
NVAN
NVAN
VA
NVAN
NVAN
NVAN
VA
NVAN
VA
NVAN
NVAN
NVAN
NVAN
VA
NVAN
NVAN
37,40
10
68,15
10
22158,34
1823,08
75071,52
1970,77
14,95
67,77
0,01
39,24
31,33
21,56
36,63
31,57
103.806,21
informasi identitas driver dan nomer plisi unit truck
dengan manual, dan mengisi jam muat dan bongkar
di aplikasi transport.
Total lead time proses pengiriman menggunakan
unit trip-based truck pada current value stream
mapping selama 103.806,21 detik. Lead time
untuk proses yang memberikan value added
sebesar 75.196,34 detik atau 72,44%, sedangkan
untuk proses yang non value added sebesar
28.609,88 detik.
Identifikasi Waste
Identifikasi waste merupakan tahapan dimana
mencari kegiatan yang tidak diperlukan dan tidak
memberi nilai tambah. Kegiatan yang membuat
terjadinya hal tidak efisien juga dapat diidentifikasi
sebagai waste. Tahapan identifikasi waste dimulai
dengan melihat setiap kegiatan pada proses yang
berlangsung.
Overprocessing Waste
Overprocessing waste yang teridentifikasi terdapat
pada menerima jadwal pengiriman raw material,
mencetak dokumen konsep dan mendapatkan
394
Menyusun jadwal pengiriman raw material
teridentifikasi waste dikarenakan adanya kegiatan
mengetik ulang pada form data pengiriman jadwal
raw material. Proses menyusun jadwal pengiriman
raw material ini hanya dilakukan pada divisi
transport Jawa Timur 2, sedangkan di divisi
transport Jawa Barat tidak dilakukan. Perbedaan
proses dari kedua divisi transport ini merupakan
salah satu aliran proses yang tidak standar. Usulan
perbaikan yang diberikan ialah dengan membuatkan
form pengiriman raw material yang digunakan
Departemen DP dan warehouse raw material untuk
memberikan informasi pengiriman ke TE. Form
tersebut dibuat dengan format dan data yang serupa
dengan form data pengiriman raw material sehingga
dapat mempermudah TE dalam menyusun data
pengiriman raw material. Penggunaan form dan
menyusun jadwal pengiriman raw material
dilakukan untuk setiap divisi transport sehingga
Aurino, et al. / Standarisasi Aliran Proses dan Informasi Departemen Transport di PT. A/ Jurnal Titra, Vol. 3 No. 2, Juli 2015, pp. 391-398
proses di setiap divisi transport memiliki aliran
proses yang standar.
Mencetak dokumen konsep dan mendapatkan
informasi identitas driver dan nomer polisi unit truck
dengan cara manual. Mendapatkan informasi
terdapat dua cara yaitu dengan menggunakan email
dan manual. Manual merupakan mendapatkan
informasi dengan cara perwakilan vendor menuliskan secara manual di dokumen konsep.
Identifikasi waste ini ditemukan adanya dua kegiatan yang memiliki tujuan yang sama sehingga
mencetak dokumen konsep dikatakan sebagai
overprocessing waste pada proses di Departemen
Transport. Tujuan utama dari kedua proses tersebut
ialah untuk mendapatkan informasi identitas driver
dan nomer polisi unit truck sehingga menyebabkan
adanya overprocessing waste. Usulan perbaikan yang
dilakukan ialah menghilangkan proses mencetak
dokumen konsep dan mendapatkan informasi
identitas driver dan nomer polisi unit truck. Usulan
perbaikan ini bertujuan untuk menghilangkan
redundant activity dalam proses di Departemen
Transport. TE akan mendapatkan informasi
mengenai identitas driver dan nomer polisi unit truck
dari hasil konfirmasi daftar pengiriman yang
dikirimkan oleh vendor menggunakan email.
Mengisi jam bongkar dan muat di aplikasi transport
teridentifikasi sebagai overprocessing waste dikarenakan terdapat beberapa kegiatan yang
berulang-ulang. Jam bongkar dan muat masingmasing terdiri dari empat waktu yaitu, datang,
mulai, selesai, dan keluar. Waktu-waktu tersebut
akan diisikan kedalam sistem aplikasi transport
dengan memilih setiap kolom waktu yang tersedia
beserta tanggalnya untuk setiap waktunya. Kegiatan
lain yang dapat dikatakan overprocessing waste
dikarenakan setiap akan mengisi jam bongkar muat
harus mencari setiap nomor surat jalannya. Usulan
perbaikan yang diberikan ialah membuatkan
standar form waktu muat yang dapat digunakan
warehouse untuk mengirimkan informasi data waktu
ke TA. Form waktu muat yang telah berisi informasi
waktu muat tersebut dapat terkoneksi dengan
aplikasi transport. Cara kerja dari form ini ialah
dengan menggabungkan beberapa form waktu
bongkar dari beberapa warehouse ke dalam loadunload draft. Load-unload draft yang telah terisi oleh
informasi waktu bongkar, selanjutnya TA dapat
menekan tombol input data pada quick entry loadunload untuk mengisi data ke aplikasi transport.
Waiting Waste
Waiting waste merupakan kegiatan menganggur
yang dikarenakan menunggu proses yang sedang
berlangsung sehingga proses selanjutnya tidak dapat
395
dilakukan. Menunggu konfirmasi daftar peniriman
dari vendor teridentifikasi sebagai waiting waste
dikarenakan
terdapat
kegiatan
menunggu.
Konfirmasi tersebut membutuhkan waktu selama
2.129,5 detik untuk setiap unit truck sehingga terjadi
kegiatan menunggu pada proses membuat surat
jalan dan form rute pengiriman. Usulan perbaikan
yang diberikan ialah pihak vendor akan memberikan
informasi stok unit trip-based truck sebelum proses
membuat daftar pengiriman dengan menggunakan
form stok unit truck vendor. Pihak vendor akan
memberikan informasi stok unit trip-based truck
dengan form yang telah diseragamkan sebanyak dua
kali dalam sehari yaitu pukul 09.00 dan 16.00.
Update stok unit trip-based truck pada pukul 09.00
akan digunakan untuk keperluan pada hari tersebut,
sedangkan update pada pukul 16.00 akan digunakan
untuk keperluan pada keesokan harinya. Informasi
identitas driver dan nomer polisi unit truck yang
didapatkan dari update stok transport vendor dapat
langsung dialokasikan ke dalam daftar pengiriman.
Defect Waste
Defect waste merupakan produk cacat yang
dikarenakan terjadinya kesalahan dalam proses.
Revisi surat jalan dan form rute pengiriman terjadi
pada saat adanya ketidaksamaan antara identitas
driver atau nomer polisi unit truck di surat jalan dan
form rute pengiriman dengan dokumen driver yang
diterima oleh TA. Ketidaksamaan identitas driver
atau nomer polisi unit truck disebabkan oleh driver
yang datang tidak sama dengan hasil konfirmasi
daftar pengiriman dari vendor atau terjadi adanya
perubahan unit truck yang datang tanpa ada
pemberitahuan revisi unit truck atau identitas driver
sebelumnya. Revisi surat jalan dan form rute
pengiriman terjadi rata-rata sebanyak 20 kali dalam
setiap minggunya.
Usulan perbaikan yang diberikan untuk waste ini
ialah merubah urutan proses pada penerimaan
dokumen driver dengan mencetak surat jalan dan
form rute pengiriman. Proses mencetak dokumen
pengiriman akan dilakukan setelah proses membuat
surat jalan dan form rute pengiriman dan proses
memeriksa dokumen driver yang diterima oleh TA.
Permasalahan ini terjadi pada divisi transport Jawa
Timur 1 dan 2, sehingga usulan yang diberikan
merupakan adopsi dari aliran proses di divisi
transport Jawa Barat. Usulan perbaikan ini dapat
menghindari kegiatan revisi surat jalan dan form
rute pengiriman yang telah dicetak. Revisi identitas
driver atau nomer polisi unit truck dapat dilakukan
pada aplikasi transport sebelum dokumen
pengiriman di cetak. Rekapitulasi penuruman waktu
antara current dengan future value stream mapping
ditampilkan pada Tabel 3.
Aurino, et al. / Standarisasi Aliran Proses dan Informasi Departemen Transport di PT. A/ Jurnal Titra, Vol. 3 No. 2, Juli 2015, pp. 391-398
Tabel 3. Rekapitulasi Penurunan Waktu antara Current dan Future Value Stream Mapping pada
Departemen Transport
Aktivitas Proses
Menyusun jadwal pengiriman raw material
Mencetak jadwal pengiriman
Mendapatkan informasi (nomer polisi dan
nama driver) email
Mengisi jam keluar dan muat
Mengisi jam bongkar
Total lead time own truck
Total lead time trip-based truck
Waktu
Current
(detik)
29,64
5,31
Waktu Future
(detik)
Penurunan
Waktu (detik)
Penurunan
Waktu (%)
19,86
-
9,78
5,31
33,01
100
2129,75
1042,8
1086,95
51,04
67,77
36,63
101.903,89
103.806,21
47,73
20,04
101.852,18
102.667,55
20,04
16,59
51,71
1.138,66
29,57
45,29
0,05
1,10
Usulan perbaikan untuk menghilangkan proses
mencetak jadwal pengiriman mengakibatkan
penurunan waktu proses tersebut sebesar 100% yang
sebelumnya selama 5,31 detik. Proses tersebut
dihilangkan karena mencetak daftar pengiriman
bertujuan untuk mendapatkan identitas driver dan
nomer polisi unit truck secara manual. Proses mendapatkan informasi nomer polisi unit truck dan nama
driver mengalami penurunan waktu sebesar 1.086,95
detik atau sebesar 51,94% dari current condition.
Proses
pada
Departemen
Transport
menggunakan unit own truck mengalami
penurunan lead time sebesar 51,71 detik yang
berarti penurunan sebesar 0,05% dari current
condition untuk setiap trip. Pengiriman
menggunakan unit own truck rata-rata sebanyak
65 pengiriman dalam sehari, sehingga
penurunan lead time dalam sehari sebesar
3.361,16 detik atau 56,01 menit. Proses pada
Departemen Transport menggunakan unit tripbased truck mengalami penurunan lead time
sebesar 1.138,66 detik yang berarti penurunan
sebesar 1,10% dari current condition untuk
setiap trip. Pengiriman menggunakan unit own
truck rata-rata sebanyak 50 pengiriman dalam
sehari, sehingga penurunan lead time dalam
sehari sebesar 56.933,21 detik atau 15,81 jam.
Penggambaran future value stream mapping
dapat dilihat pada Lampiran 2
Simpulan
Proses pada Departemen Transport yang telah
distandarkan digambarkan pada future value stream
mapping sehingga dapat diaplikasikan kepada
semua divisi transport. Waste yang teridentifikasi
melalui penggambaran current value stream
mapping ialah over-processing, waiting, dan defect
waste. Over-processing waste diidentifikasi terjadi
pada proses menyusun jadwal pengiriman, mencetak
dokumen jadwal pengiriman, mengisi jam keluar dan
muat, dan mengisi jam bongkar di aplikasi transport.
Waiting waste yang teridentifikasi terjadi pada
proses mendapatkan informasi nomer polisi unit
396
truck dan nama driver dengan email dikarenakan
adanya kegiatan menunggu konfirmasi daftar
pengiriman. Defect waste teridentifikasi pada proses
mencetak surat jalan dan form rute pengiriman yang
dikarenakan terjadinya sering terjadi revisi surat
jalan dan form rute pengiriman yang telah dicetak.
Usulan perbaikan yang diberikan pada proses di
Departemen Transport sehingga proses atau
kegiatan yang menjadi waste dapat berkurang
bahkan dihilangkan. Usulan perbaikan untuk overprocessing waste yang diberikan dan disetujui oleh
perusahaan antara lain membuatkan standar form
jadwal pengiriman raw material, menghilangkan
proses mencetak dokumen konsep dan mendapatkan
informasi identitas driver dengan nomer polisi unit
truck (manual) dan fokus pada konfirmasi daftar
pengiriman dengan email, membuatkan form jam
bongkar muat dan terkoneksi dengan aplikasi
transport. Usulan perbaikan untuk waiting waste
ialah membuatkan form stok persediaan unit tripbased truck untuk vendor. Usulan perbaikan untuk
defect waste ialah mengubah urutan proses sehingga
dilakukan pemeriksaan dokumen driver dan surat
kelayakan sebelum mencetak surat jalan dan form
rute pengiriman. Proses-proses tersebut mengalami
penurunan waktu proses sehingga mempengaruhi
pada proses-proses lainnya. Lead time proses pada
Departemen Transport mengalami penurunan
sebesar 56,01 menit untuk pengiriman own truck dan
sebesar 15,81 jam untuk pengiriman trip-based truck
dalam seharinya.
Daftar Pustaka
1. Liker, Jeffrey K. (2006). The Toyota Way: 14
Prinsip Manajemen dari Perusahaan Manufaktur
Terhebat di Dunia. Jakarta: Erlangga
2. El-Namrouty, Khalil A (2013). Seven wastes
elimination targeted by lean manufacturing.
International Journal of Economics, Finance
3. Scodanibbio, Carlo (2010). The Road to Lean
Manufacturing through the Value Stream
Mapping Technique. World Class Performance.
Aurino, et al. / Standarisasi Aliran Proses dan Informasi Departemen Transport di PT. A/ Jurnal Titra, Vol. 3 No. 2, Juli 2015, pp. 391-398
Lampiran
Lampiran 1: Current Value Stream Mapping Departemen Transport
397
Aurino, et al. / Standarisasi Aliran Proses dan Informasi Departemen Transport di PT. A/ Jurnal Titra, Vol. 3 No. 2, Juli 2015, pp. 391-398
Lampiran 2: Future Value Stream Mapping Departemen Transport
398
Standarisasi Aliran Proses dan Informasi Pada Departemen
Transport di PT A
Fendy Aurino1, Liem Yenny Bendatu2
Abstract: PT A is a manufacturing company which produces consumer goods. Transportation
Department wants to standardize the process and information flow by eliminating waste. This
research is using Value Steam Mapping (VSM) tool. There are 3 types of waste that are identified
in Transportation Department which are overprocessing waste, waiting waste, and defect waste.
Improvement suggestion for each waste will impact the next process and hence will reduce the
total process time. The result shows the improvement can reduce total lead time by 0,05 % or 56,01
minutes for own truck and 1,10 % or 15,81 hours for trip-based truck distribution everyday.
Keywords: value stream mapping, waste, lead time, lean.
Pendahuluan
PT A merupakan perusahaan yang bergerak
dibidang manufaktur yang memproduksi consumer
goods. PT A memasarkan produknya di berbagai
wilayah dalam negeri. Departemen Transport
bertugas untuk melakukan pendistribusian bahan
baku dan barang jadi antar plant maupun
warehouse. Plant dan warehouse terletak di berbagai
daerah di Indonesia sehingga Departemen Transport
dibagi menjadi 2 wilayah yaitu, Jawa Timur dan
Jawa Barat. Departemen Transport wilayah Jawa
Timur memiliki beberapa process flow yang berbeda
dengan Departemen Transport Jawa Barat.
Perbedaan process flow tersebut yang mengakibatkan ketidakseragaman proses antar divisi
transport. Pengiriman pada Departemen Transport
menggunakan 2 jenis unit truck yaitu, unit own truck
dan unit trip-based truck. Unit own truck ialah truck
yang yang dimiliki oleh vendor, namun digunakan
oleh pihak perusahaan sendiri. Unit trip-based truck
ialah unit yang disewa untuk setiap pengiriman. Unit
trip-based truck akan digunakan jika jumlah
kebutuhan unit truck melebihi kapasitas jumlah unit
own truck. Jumlah unit own truck sendiri sebanyak
100 unit truck yang digunakan, sedangkan
kebutuhan unit truck untuk setiap harinya rata-rata
sebanyak 115 unit truck. Departemen Transport
berencana akan melakukan standarisasi proses pada
kedua wilayah tersebut dengan mengeliminasi
proses yang tidak dibutuhkan. Departemen
Transport menemukan beberapa redundant dan non
value added activity pada proses yang berlangsung.
Redundant activity yang ditemukan dikarenakan
adanya kegiatan komunikasi timbal balik dengan
Fakultas Teknologi Industri, Program Studi Teknik Industri,
Universitas Kristen Petra. Jl. Siwalankerto 121-131, Surabaya
60236. Email: fendy_aurino@hotmail.com, yenny@petra.ac.id.
1,
391
pihak vendor unit trip-based truck yang berulangulang. Kegiatan komunikasi timbal balik tersebut
yang menjadi salah satu permasalahan dikarenakan
timbulnya delay activity sehingga proses selanjutnya
menjadi tertunda. Depertemen Transport juga akan
menerapkan sistem VMI (Vendor Managed
Inventory), dimana sistem ini dapat menjadikan
kegiatan komunikasi timbal balik dengan pihak
vendor dapat lebih cepat. Komunikasi dengan pihak
vendor akan menggunakan metode EDI (Electronic
Data Interchange) sehingga perlu adanya
pengembangan untuk mendukung berjalannya
metode EDI tersebut.
Metode Penelitian
Penelitian yang bertujuan untuk standarisasi aliran
proses dan informasi serta mengeliminasi proses
yang tidak dibutuhkan ini didasari oleh beberapa
metode. Metode-metode tersebut digunakan sebagai
pedoman dalam melakukan penelitian ini.
Lean Manufacturing
Liker [1] mengungkapkan bahwa Lean Manufacturing merupakan suatu pendekatan sistematik
untuk
mengidentifikasi
dan
mengeliminasi
pemborosan (waste) serta kegiatan yang tidak
memberi nilai tambah (non value added activity).
Identifikasi dan eliminasi waste dan non value added
activity dapat dilakukan melalui continuous
improvement atau perbaikan secara terus menerus
dan berkelanjutan. Lean manufacturing disebut juga
Toyota Production System pada intinya merupakan
suatu sistem produksi yang bertujuan untuk
mengeliminasi pemborosan (waste) di semua aspek
produksi. Pemborosan dieliminasi mulai dari aliran
bahan baku dari supplier sampai dengan aliran
produk akhir ke konsumen dengan menggunakan
Aurino, et al. / Standarisasi Aliran Proses dan Informasi Departemen Transport di PT. A/ Jurnal Titra, Vol. 3 No. 2, Juli 2015, pp. 391-398
metode continuous improvement sehingga meningkatkan output dan produktivitas. Pemborosan
(waste), dalam Bahasa Jepang disebut juga dengan
Muda.
Muda
El-Namrouty [2] menjelaskan Muda berasal dari
Bahasa Jepang yang berarti waste atau non value
added activity. Muda merupakan segala ativitas
yang tidak menambah nilai guna dari barang atau
jasa dan dapat memperpanjang lead time,
menimbulkan inventori berlebih, mengakibatkan
banyak aktivitas menunggu, dan menambah biaya.
Value Stream Mapping
Scodanibbio [3] mengungkapkan bahwa value stream
mapping merupakan tools dari lean yang membantu
dalam visualisasi semua aktivitas dan waktu, baik
aktivitas yang memberi nilai tambah (value added)
maupun tidak memberi nilai tambah (non value
added). Toyota menggunakan value stream mapping
untuk mengidentifikasi pemborosan (waste) dan
kegiatan tidak memberi nilai tambah (non value
added activity) dari supplier hingga ke customer.
Hasil dan Pembahasan
Proses yang berjalan pada Departemen Transport
dimulai dengan mendapatkan jadwal pengiriman
raw material dari warehouse raw material dan
Departemen DP yang merupakan customer dari
Departemen Transport. Jadwal pengiriman raw
material dari beberapa departemen selanjutnya
disusun menjadi satu oleh TE di Departemen
Transport. TE, TDA, TA, dan TSA merupakan staff
yang bertugas di Departemen Transport dengan
tugas masing-masing. Jadwal pengiriman raw
material T dan C yang telah disusun akan diberikan
kepada Departemen TP untuk dibuatkan jadwal
pengiriman gabungan dan dikirimkan kembali ke
TE. Departemen TP merupakan departemen yang
merencanakan dan menjadwalkan pengiriman
finished goods. TE yang telah menerima kembali
jadwal pengiriman gabungan selanjutnya disusun
dengan jadwal pengiriman raw material lainnya. TE
juga menerima jadwal pengiriman finished goods
harian dari Departemen TP dan dilakukan pemetaan
berdasarkan tiap divisi transport.
Hasil pemetaan jadwal pengiriman finished goods
harian selanjutnya dilakukan pembagian alokasi
antara unit own truck dengan unit trip-based truck.
Unit own truck merupakan unit truck milik
perusahaan sendiri, sedangkan unit trip-based truck
merupakan unit truck yang disewa dari vendor untuk
setiap trip pengiriman. Unit trip-based truck akan
392
digunakan jika jumlah pengiriman lebih besar dari
jumlah unit own truck dan dialokasikan ke lima
vendor trip-based. Vendor trip-based yang telah
mengikuti tender akan mendapatkan masing-masing
prioritas dalam pengalokasian unit trip-based truck.
TE membuat daftar pengiriman vendor dan form
kebutuhan unit own truck yang akan dikirimkan ke
transport vendor. Transport vendor melakukan
konfirmasi daftar pengiriman dan kebutuhan unit
own truck dengan menyertakan informasi nama
driver dan nomer polisi unit truck.
TE mencetak jadwal pengiriman finished goods dan
form data pengiriman raw material. Hardcopy jadwal
pengiriman finshed goods dan raw material
digunakan untuk mendapatkan informasi nama
driver dan nomer polisi unit truck secara manual
sebelum mendapatkan konfirmasi daftar pengiriman
dari vendor. TDA yang telah menerima konfimasi
dari transport vendor, selanjutnya membuat
dokumen pengiriman (surat jalan dan form rute
pengiriman). Form rute pengiriman merupakan form
yang berisikan mengenai rute perjalanan pengiriman
setiap unitnya sehingga tidak terjadi driver salah
tujuan.
Pengiriman menggunakan unit own truck terjadi
pada divisi transport Jawa Timur 2, Jawa Timur 1,
dan Karawang, sedangkan pengiriman menggunakan unit trip-based truck terjadi pada divisi transport
Jawa Timur 2 dan Karawang. TDA di divisi transport
Jawa Timur 2 dan Jawa Timur 1 akan mencetak
dokumen pengiriman setelah pembuatan dokumen
pengiriman di aplikasi transport. TA di divisi
transport Jawa Timur 2 akan memeriksa dokumen
driver dan surat kelayakan unit truck yang di terima
dari driver dengan dokumen pengiriman. Dokumen
pengiriman yang sudah sesuai dengan dokumen
driver dan surat kelayakan unit truck akan diberikan
ke driver. TA di divisi transport Jawa Timur 1 akan
menerima surat kelayakan unit truck dari
perwakilan vendor dan akan memberikan dokumen
pengiriman ke perwakilan vendor. Pengiriman
menggunakan unit own truck hanya memberikan
surat kelayakan unit truck saja untuk mengetahui
keadaan dari unit truck tersebut. Dokumen driver
untuk unit own truck sudah terdapat pada database
aplikasi transport sehingga driver tidak perlu
menyerahkan dokumen driver ke TA di semua divisi
transport. TDA di divisi transport Karawang akan
mencetak dokumen pengiriman setelah sesuai
dengan dokumen driver dan surat kelayakan unit
truck yang diterima dari perwakilan vendor. TDA
menyerahkan dokumen pengiriman ke perwakilan
vendor dengan form serah terima dokumen
pengiriman yang ditandatangani oleh perwakilan
vendor. Perwakilan vendo rkan berkoordinasi dengan
TA untuk urutan atau prioritas keberangkatan unit
Aurino, et al. / Standarisasi Aliran Proses dan Informasi Departemen Transport di PT. A/ Jurnal Titra, Vol. 3 No. 2, Juli 2015, pp. 391-398
truck ke tempat muat. Perwakilan setiap transport
vendor yang berada pada masing-masing divisi
transport bertujuan sebagai monitor unit truck
vendor.
Setiap divisi transport akan melakukan koordinasi
dengan loading area dengan cara mengirimkan email
mengenai keberangkatan unit. TE membuat laporan
keberangkatan dan dikirimkan menggunakan email
ke masing-masing warehouse penerima dengan
tujuan menginformasikan unit truck yang akan
datang. Loading area akan memberikan informasi
waktu muat setiap unit truck kepada TA dan
memasukan ke dalam aplikasi transport.
TSA memiliki tugas sebagai monitoring posisi unit
trip-based truck sehingga unit truck dapat tiba
ditempat tujuan sesuai dengan jadwal yang telah
ditentukan. Tugas TSA diawali dengan mengambil
data dari aplikasi transport mengenai informasi
keberangkatan setiap harinya dan dikirimkan ke
vendor untuk update posisi unit. Update posisi unit
dilakukan sebanyak tiga kali dalam sehari oleh
vendor. TSA memvalidasi data update posisi unit
yang diterima dari vendor. Validasi data bertujuan
untuk melihat posisi unit pada setiap update posisi
yang diterima mengalami perpindahan dan dapat
tiba di tempat tujuan sesuai dengan jadwal. TSA
memberikan informasi update posisi ke warehouse
penerima beserta dengan estimasi kedatangan unit
truck. TA akan mengisikan waktu unloading dan jam
masuk di aplikasi transport setelah menerima
informasi dari warehouse penerima. Jam masuk
untuk unit own truck akan diisikan ke aplikasi
transport saat unit truck telah kembali ke divisi
transport, sedangkan untuk unit trip-based truck
pada saat unit truck telah keluar dari lokasi muat.
Penggambaran current value stream mapping dapat
dilihat pada Lampiran 1.
Waktu Proses
Waktu setiap proses dalam current value stream
mapping didapatkan menggunakan metode
pengukuran secara langsung dan mendapatkan data
dari supervisor perusahaan. Waktu yang didapatkan
dengan menggunakan metode pengukuran secara
langsung diukur menggunakan stopwatch. Waktu
proses Data waktu yang didapatkan dari supervisor
perusahaan merupakan waktu dari pengalaman
sehari-hari dalam melakukan setiap proses.
Perhitungan lead time dibagi menjadi dua yaitu,
pengiriman menggunakan unit own truck dan tripbased truck. Perhitungan waktu setiap proses pada
value stream mapping menggunakan waktu proses
yang dilakukan untuk setiap pengiriman. Hasil
pengolahan data waktu pada proses pengiriman own
truck pada current value stream mapping yang
ditampilkan pada Tabel 1. Kategori waktu dibedakan
menjadi tiga yaitu, value added (VA), non value
added necessary (NVAN), dan non value added
unnecessary (NVAU).
Tabel 1. Waktu Proses Pengiriman Own Truck
Aktivitas Proses
Kategori
Waktu (Detik)
Menyusun jadwal raw material
NVAN
29,64
Pemetaan pengiriman per divisi transport
Pembagian alokasi antara unit own dan trip-based truck
Membuat kebutuhan unit own truck
Mencetak jadwal pengiriman
Mendapatkan informasi (nomer polisi dan nama driver) dengan manual dan email
Membuat surat jalan dan form rute pengiriman
Memeriksa dokumen driver dengan surat jalan dan form rute pengiriman serta surat
kelayakan
Mencetak surat jalan dan form rute pengiriman
Serah terima surat jalan dan form rute pengiriman (perwakilan vendor tanda tangan)
Koordinasi dengan tempat muat
TA berkoordinasi dengan perwakilan vendor untuk nomer urut muat
Transportasi ke tempat muat
Proses loading
Transportasi ke tempat bongkar
Proses unloading
Membuat laporan keberangkatan ke warehouse penerima
Mengisi jam keluar dan muat di aplikasi transport
Menarik data keberangkatan harian
Mengolah data keberangkatan harian
Menvalidasi data update posisi dari vendor
Membuat informasi posisi ke warehouse penerima
Mengisi jam bongkar di aplikasi transport
Mengisi jam masuk di aplikasi transport
Total lead time
NVAN
NVAN
NVAN
NVAU
NVAN
NVAN
18,36
14,72
33,64
5,31
287,99
108,18
VA
13,73
NVAN
NVAN
VA
NVAN
NVAN
NVAN
VA
NVAN
VA
NVAN
NVAN
NVAN
NVAN
VA
NVAN
NVAN
37,40
10
68,15
10
22158,34
1823,08
75071,52
1970,77
14,95
67,77
0,01
39,24
31,33
21,56
36,63
31,57
101.903,89
393
Aurino, et al. / Standarisasi Aliran Proses dan Informasi Departemen Transport di PT. A/ Jurnal Titra, Vol. 3 No. 2, Juli 2015, pp. 391-398
Total lead time current value stream mapping pada
proses pengiriman menggunakan unit own truck
membutuhkan waktu selama 101.903,89 detik. Total
lead time proses tersebut merupakan waktu
penanganan proses pengiriman menggunakan own
truck untuk setiap pengiriman. Lead time untuk
proses yang memberikan value added sebesar
75.196,34 detik, sedangkan untuk proses yang non
value added sebesar 26.707,56 detik. Proses yang
memberikan value added merupakan proses yang
memberikan nilai tambah untuk meningkatkan
kepuasan pelanggan. Rasio waktu untuk proses yang
value added dengan total lead time sebesar 73,79%.
Waktu setiap proses pengiriman menggunakan unit
trip-based truck pada current value stream mapping
ditampilkan pada Tabel 2.
Tabel 2. Waktu Proses Pengiriman Trip-based Truck
Aktivitas Proses
Menyusun jadwal raw material
Pemetaan pengiriman per divisi transport
Pembagian alokasi antara unit own dan trip-based truck
Pemilihan vendor berdasarkan kuota
Membuat daftar pengiriman finished goods dan raw material
Mencetak jadwal pengiriman
Mendapatkan informasi (nomer polisi dan nama driver) dengan manual dan email
Membuat surat jalan dan form rute pengiriman
Memeriksa dokumen driver dengan surat jalan dan form rute pengiriman serta surat
kelayakan
Mencetak surat jalan dan form rute pengiriman
Serah terima surat jalan dan form rute pengiriman (perwakilan vendor tanda tangan)
Koordinasi dengan tempat muat
TA berkoordinasi dengan perwakilan vendor untuk nomer urut muat
Transportasi ke tempat muat
Proses loading
Transportasi ke tempat bongkar
Proses unloading
Membuat laporan keberangkatan ke warehouse penerima
Mengisi jam keluar dan muat di aplikasi transport
Menarik data keberangkatan harian
Mengolah data keberangkatan harian
Menvalidasi data update posisi dari vendor
Membuat informasi posisi ke warehouse penerima
Mengisi jam bongkar di aplikasi transport
Mengisi jam masuk di aplikasi transport
Total lead time
Kategori
NVAN
NVAN
NVAN
NVAN
NVAN
NVAU
NVAN
NVAN
Waktu (Detik)
29,64
18,36
14,72
57,65
36,55
5,31
2129,75
108,18
VA
13,73
NVAN
NVAN
VA
NVAN
NVAN
NVAN
VA
NVAN
VA
NVAN
NVAN
NVAN
NVAN
VA
NVAN
NVAN
37,40
10
68,15
10
22158,34
1823,08
75071,52
1970,77
14,95
67,77
0,01
39,24
31,33
21,56
36,63
31,57
103.806,21
informasi identitas driver dan nomer plisi unit truck
dengan manual, dan mengisi jam muat dan bongkar
di aplikasi transport.
Total lead time proses pengiriman menggunakan
unit trip-based truck pada current value stream
mapping selama 103.806,21 detik. Lead time
untuk proses yang memberikan value added
sebesar 75.196,34 detik atau 72,44%, sedangkan
untuk proses yang non value added sebesar
28.609,88 detik.
Identifikasi Waste
Identifikasi waste merupakan tahapan dimana
mencari kegiatan yang tidak diperlukan dan tidak
memberi nilai tambah. Kegiatan yang membuat
terjadinya hal tidak efisien juga dapat diidentifikasi
sebagai waste. Tahapan identifikasi waste dimulai
dengan melihat setiap kegiatan pada proses yang
berlangsung.
Overprocessing Waste
Overprocessing waste yang teridentifikasi terdapat
pada menerima jadwal pengiriman raw material,
mencetak dokumen konsep dan mendapatkan
394
Menyusun jadwal pengiriman raw material
teridentifikasi waste dikarenakan adanya kegiatan
mengetik ulang pada form data pengiriman jadwal
raw material. Proses menyusun jadwal pengiriman
raw material ini hanya dilakukan pada divisi
transport Jawa Timur 2, sedangkan di divisi
transport Jawa Barat tidak dilakukan. Perbedaan
proses dari kedua divisi transport ini merupakan
salah satu aliran proses yang tidak standar. Usulan
perbaikan yang diberikan ialah dengan membuatkan
form pengiriman raw material yang digunakan
Departemen DP dan warehouse raw material untuk
memberikan informasi pengiriman ke TE. Form
tersebut dibuat dengan format dan data yang serupa
dengan form data pengiriman raw material sehingga
dapat mempermudah TE dalam menyusun data
pengiriman raw material. Penggunaan form dan
menyusun jadwal pengiriman raw material
dilakukan untuk setiap divisi transport sehingga
Aurino, et al. / Standarisasi Aliran Proses dan Informasi Departemen Transport di PT. A/ Jurnal Titra, Vol. 3 No. 2, Juli 2015, pp. 391-398
proses di setiap divisi transport memiliki aliran
proses yang standar.
Mencetak dokumen konsep dan mendapatkan
informasi identitas driver dan nomer polisi unit truck
dengan cara manual. Mendapatkan informasi
terdapat dua cara yaitu dengan menggunakan email
dan manual. Manual merupakan mendapatkan
informasi dengan cara perwakilan vendor menuliskan secara manual di dokumen konsep.
Identifikasi waste ini ditemukan adanya dua kegiatan yang memiliki tujuan yang sama sehingga
mencetak dokumen konsep dikatakan sebagai
overprocessing waste pada proses di Departemen
Transport. Tujuan utama dari kedua proses tersebut
ialah untuk mendapatkan informasi identitas driver
dan nomer polisi unit truck sehingga menyebabkan
adanya overprocessing waste. Usulan perbaikan yang
dilakukan ialah menghilangkan proses mencetak
dokumen konsep dan mendapatkan informasi
identitas driver dan nomer polisi unit truck. Usulan
perbaikan ini bertujuan untuk menghilangkan
redundant activity dalam proses di Departemen
Transport. TE akan mendapatkan informasi
mengenai identitas driver dan nomer polisi unit truck
dari hasil konfirmasi daftar pengiriman yang
dikirimkan oleh vendor menggunakan email.
Mengisi jam bongkar dan muat di aplikasi transport
teridentifikasi sebagai overprocessing waste dikarenakan terdapat beberapa kegiatan yang
berulang-ulang. Jam bongkar dan muat masingmasing terdiri dari empat waktu yaitu, datang,
mulai, selesai, dan keluar. Waktu-waktu tersebut
akan diisikan kedalam sistem aplikasi transport
dengan memilih setiap kolom waktu yang tersedia
beserta tanggalnya untuk setiap waktunya. Kegiatan
lain yang dapat dikatakan overprocessing waste
dikarenakan setiap akan mengisi jam bongkar muat
harus mencari setiap nomor surat jalannya. Usulan
perbaikan yang diberikan ialah membuatkan
standar form waktu muat yang dapat digunakan
warehouse untuk mengirimkan informasi data waktu
ke TA. Form waktu muat yang telah berisi informasi
waktu muat tersebut dapat terkoneksi dengan
aplikasi transport. Cara kerja dari form ini ialah
dengan menggabungkan beberapa form waktu
bongkar dari beberapa warehouse ke dalam loadunload draft. Load-unload draft yang telah terisi oleh
informasi waktu bongkar, selanjutnya TA dapat
menekan tombol input data pada quick entry loadunload untuk mengisi data ke aplikasi transport.
Waiting Waste
Waiting waste merupakan kegiatan menganggur
yang dikarenakan menunggu proses yang sedang
berlangsung sehingga proses selanjutnya tidak dapat
395
dilakukan. Menunggu konfirmasi daftar peniriman
dari vendor teridentifikasi sebagai waiting waste
dikarenakan
terdapat
kegiatan
menunggu.
Konfirmasi tersebut membutuhkan waktu selama
2.129,5 detik untuk setiap unit truck sehingga terjadi
kegiatan menunggu pada proses membuat surat
jalan dan form rute pengiriman. Usulan perbaikan
yang diberikan ialah pihak vendor akan memberikan
informasi stok unit trip-based truck sebelum proses
membuat daftar pengiriman dengan menggunakan
form stok unit truck vendor. Pihak vendor akan
memberikan informasi stok unit trip-based truck
dengan form yang telah diseragamkan sebanyak dua
kali dalam sehari yaitu pukul 09.00 dan 16.00.
Update stok unit trip-based truck pada pukul 09.00
akan digunakan untuk keperluan pada hari tersebut,
sedangkan update pada pukul 16.00 akan digunakan
untuk keperluan pada keesokan harinya. Informasi
identitas driver dan nomer polisi unit truck yang
didapatkan dari update stok transport vendor dapat
langsung dialokasikan ke dalam daftar pengiriman.
Defect Waste
Defect waste merupakan produk cacat yang
dikarenakan terjadinya kesalahan dalam proses.
Revisi surat jalan dan form rute pengiriman terjadi
pada saat adanya ketidaksamaan antara identitas
driver atau nomer polisi unit truck di surat jalan dan
form rute pengiriman dengan dokumen driver yang
diterima oleh TA. Ketidaksamaan identitas driver
atau nomer polisi unit truck disebabkan oleh driver
yang datang tidak sama dengan hasil konfirmasi
daftar pengiriman dari vendor atau terjadi adanya
perubahan unit truck yang datang tanpa ada
pemberitahuan revisi unit truck atau identitas driver
sebelumnya. Revisi surat jalan dan form rute
pengiriman terjadi rata-rata sebanyak 20 kali dalam
setiap minggunya.
Usulan perbaikan yang diberikan untuk waste ini
ialah merubah urutan proses pada penerimaan
dokumen driver dengan mencetak surat jalan dan
form rute pengiriman. Proses mencetak dokumen
pengiriman akan dilakukan setelah proses membuat
surat jalan dan form rute pengiriman dan proses
memeriksa dokumen driver yang diterima oleh TA.
Permasalahan ini terjadi pada divisi transport Jawa
Timur 1 dan 2, sehingga usulan yang diberikan
merupakan adopsi dari aliran proses di divisi
transport Jawa Barat. Usulan perbaikan ini dapat
menghindari kegiatan revisi surat jalan dan form
rute pengiriman yang telah dicetak. Revisi identitas
driver atau nomer polisi unit truck dapat dilakukan
pada aplikasi transport sebelum dokumen
pengiriman di cetak. Rekapitulasi penuruman waktu
antara current dengan future value stream mapping
ditampilkan pada Tabel 3.
Aurino, et al. / Standarisasi Aliran Proses dan Informasi Departemen Transport di PT. A/ Jurnal Titra, Vol. 3 No. 2, Juli 2015, pp. 391-398
Tabel 3. Rekapitulasi Penurunan Waktu antara Current dan Future Value Stream Mapping pada
Departemen Transport
Aktivitas Proses
Menyusun jadwal pengiriman raw material
Mencetak jadwal pengiriman
Mendapatkan informasi (nomer polisi dan
nama driver) email
Mengisi jam keluar dan muat
Mengisi jam bongkar
Total lead time own truck
Total lead time trip-based truck
Waktu
Current
(detik)
29,64
5,31
Waktu Future
(detik)
Penurunan
Waktu (detik)
Penurunan
Waktu (%)
19,86
-
9,78
5,31
33,01
100
2129,75
1042,8
1086,95
51,04
67,77
36,63
101.903,89
103.806,21
47,73
20,04
101.852,18
102.667,55
20,04
16,59
51,71
1.138,66
29,57
45,29
0,05
1,10
Usulan perbaikan untuk menghilangkan proses
mencetak jadwal pengiriman mengakibatkan
penurunan waktu proses tersebut sebesar 100% yang
sebelumnya selama 5,31 detik. Proses tersebut
dihilangkan karena mencetak daftar pengiriman
bertujuan untuk mendapatkan identitas driver dan
nomer polisi unit truck secara manual. Proses mendapatkan informasi nomer polisi unit truck dan nama
driver mengalami penurunan waktu sebesar 1.086,95
detik atau sebesar 51,94% dari current condition.
Proses
pada
Departemen
Transport
menggunakan unit own truck mengalami
penurunan lead time sebesar 51,71 detik yang
berarti penurunan sebesar 0,05% dari current
condition untuk setiap trip. Pengiriman
menggunakan unit own truck rata-rata sebanyak
65 pengiriman dalam sehari, sehingga
penurunan lead time dalam sehari sebesar
3.361,16 detik atau 56,01 menit. Proses pada
Departemen Transport menggunakan unit tripbased truck mengalami penurunan lead time
sebesar 1.138,66 detik yang berarti penurunan
sebesar 1,10% dari current condition untuk
setiap trip. Pengiriman menggunakan unit own
truck rata-rata sebanyak 50 pengiriman dalam
sehari, sehingga penurunan lead time dalam
sehari sebesar 56.933,21 detik atau 15,81 jam.
Penggambaran future value stream mapping
dapat dilihat pada Lampiran 2
Simpulan
Proses pada Departemen Transport yang telah
distandarkan digambarkan pada future value stream
mapping sehingga dapat diaplikasikan kepada
semua divisi transport. Waste yang teridentifikasi
melalui penggambaran current value stream
mapping ialah over-processing, waiting, dan defect
waste. Over-processing waste diidentifikasi terjadi
pada proses menyusun jadwal pengiriman, mencetak
dokumen jadwal pengiriman, mengisi jam keluar dan
muat, dan mengisi jam bongkar di aplikasi transport.
Waiting waste yang teridentifikasi terjadi pada
proses mendapatkan informasi nomer polisi unit
396
truck dan nama driver dengan email dikarenakan
adanya kegiatan menunggu konfirmasi daftar
pengiriman. Defect waste teridentifikasi pada proses
mencetak surat jalan dan form rute pengiriman yang
dikarenakan terjadinya sering terjadi revisi surat
jalan dan form rute pengiriman yang telah dicetak.
Usulan perbaikan yang diberikan pada proses di
Departemen Transport sehingga proses atau
kegiatan yang menjadi waste dapat berkurang
bahkan dihilangkan. Usulan perbaikan untuk overprocessing waste yang diberikan dan disetujui oleh
perusahaan antara lain membuatkan standar form
jadwal pengiriman raw material, menghilangkan
proses mencetak dokumen konsep dan mendapatkan
informasi identitas driver dengan nomer polisi unit
truck (manual) dan fokus pada konfirmasi daftar
pengiriman dengan email, membuatkan form jam
bongkar muat dan terkoneksi dengan aplikasi
transport. Usulan perbaikan untuk waiting waste
ialah membuatkan form stok persediaan unit tripbased truck untuk vendor. Usulan perbaikan untuk
defect waste ialah mengubah urutan proses sehingga
dilakukan pemeriksaan dokumen driver dan surat
kelayakan sebelum mencetak surat jalan dan form
rute pengiriman. Proses-proses tersebut mengalami
penurunan waktu proses sehingga mempengaruhi
pada proses-proses lainnya. Lead time proses pada
Departemen Transport mengalami penurunan
sebesar 56,01 menit untuk pengiriman own truck dan
sebesar 15,81 jam untuk pengiriman trip-based truck
dalam seharinya.
Daftar Pustaka
1. Liker, Jeffrey K. (2006). The Toyota Way: 14
Prinsip Manajemen dari Perusahaan Manufaktur
Terhebat di Dunia. Jakarta: Erlangga
2. El-Namrouty, Khalil A (2013). Seven wastes
elimination targeted by lean manufacturing.
International Journal of Economics, Finance
3. Scodanibbio, Carlo (2010). The Road to Lean
Manufacturing through the Value Stream
Mapping Technique. World Class Performance.
Aurino, et al. / Standarisasi Aliran Proses dan Informasi Departemen Transport di PT. A/ Jurnal Titra, Vol. 3 No. 2, Juli 2015, pp. 391-398
Lampiran
Lampiran 1: Current Value Stream Mapping Departemen Transport
397
Aurino, et al. / Standarisasi Aliran Proses dan Informasi Departemen Transport di PT. A/ Jurnal Titra, Vol. 3 No. 2, Juli 2015, pp. 391-398
Lampiran 2: Future Value Stream Mapping Departemen Transport
398