Materi Kuliah Sistem Informasi Manajemen

 Yaitu

penerapan teknologi untuk pekerjaan kantor, mencangkup semua sistem
elektronik formal dan informal, terutama yang berkaitan dengan komunikasi informasi
ke dan dari orang-orang didalam maupun diluar perusahaan.

 Berfungsi

membantu secretariat dan administrative, tetapi kemampuannya
memudahkan komunikasi formal dan informal dengan orang-orang didalam dan diluar
perusahaan telah menarik perhatian para manajer dan professional untuk
memanfaatkannya.

 Pengguna otomatisasi dibagi menjadi 4 kategori :
- Manajer : orang-orang yang bertanggungjawab mengelola sumber daya perusahaan,

terutama SDM

- Profesional : tidak mengelola uang, melainkan menyumbang keahlian khusus yang

membedakan mereka dari sekretaris dan pegawai administasi. Contoh : pembeli,

wiraniaga.

- Sekretaris : pegawai terdidik tertentu untuk melaksanakan berbagai tugas seperti

korespondensi, menjawab telpon dan mengatur jadwal pertemuan.

- Pegawai administrative : melaksanakan tugas-tugas untuk sekretaris seperti menyusun

dokumen

 APLIKASINYA :
1.Pengolah kata : adalah penggunaan alat elektronik yang secara otomatis

melaksanakan banyak tugas yang diperlukan untuk menyiapkan dokumen
yang diketik atau dicetak. Keunggulannya adalah kemudahan pembuatan
perubahan pada dokumen.

2.Surat

elektronik (email) : penggunaan jaringan computer yang

memungkinkan para pemakai mengirim, menyimpan dan menerima pesanpesan dengan menggunakan terminal computer dan alat penyimpanan.

3.Voice mail : pengiriman pesan dilakukan dengan mengucapkannya ke

dalam telephon, bukan mengetik.

4.Kalender elektronik : penggunaan jaringan computer untuk menyimpan

dan mengambil kalender pertemuan manajer atau membuat perubahan,
dengan menggunakan terminal keyboard.

5.Konferensi

audio : penggunaan peralatan komunikasi suara untuk
membuat suatu hubungan audio di antara orang-orang yang tersebar
secara geografis dengan tujuan mengadakan konferensi.

6.

Konferensi video : penggunaan peralatan televise atau menghubungkan

para peserta konferensi yang tersebar secara geografis, Peralatan
tersebut menyediakan hubungan audio dan video.

7.

Konferensi computer : penggunaan jaringan computer yang
memungkinkan para anggota tim pemecahan masalah untuk bertukar
informasi.

8.

Transmisi faksimili : penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca
citra dokumen pada suatu ujung saluran komunikasi dan membuat
salinannya di ujung lainnya.

9.

Videotex : penggunaan computer untuk menampilkan materi narasi dan
grafik yang tersimpan pada layar.

10. Pencitraan

: penggunaan pengenal karakter secara optic untuk
mengubah catatan-catatan kertas atau microfilm menjadi formal digital
untuk disimpan dalam alat penyimpan sekunder

 Peran manajerial dan modal paduan otomatisasi kantor adalah :
1.Monitor di pusat bertindak sebagai polisi lalu lintas
2.Spokeperson mengirimkan informasi kepada atasan
3.Liaision menerima informasi dari lingkungannya
4.Leader menerima informasi dari atasan dan bawahan
5.Disseminator mengirimkan informasi kepada bawahan

Dari semua informasi yang digunakan untuk memecahkan suatu masalah,
komunikasi interpersonal merupakan bagian terbesar. Manajer dan
spesialis informasi perlu memandang otomatisasi kantor sebagai cara
untuk melengkapi interpersonal ini. Dalam banyak hal otomatisasi kantor
menawarkan peluang komunikasi yang lebih baik daripada menggunakan
media tradisional.

 Memerlukan dukungan dan keterlibatan dari top manajemen. Mereka

berperan sebagai pemberi visi dan mengarahkan secara langsung ke mana
organisasi akan dibawa dan sekaligus mengalokasikan sumber daya yang
diperlukan.

 Pendekatan “Three

P’s”

Prototype digunakan sebagai tempat eksplorasi terhadap kekuatan,
kelemahan dari alat dan sistem yang akan digunakan, serta
memungkinkan untuk melakukan penyesuaian. Jika prototype disetujui
maka pilot akan dilaksanakan. Di sini alat dan sistem dipasang dan
dijalankan dibagian tertentu saja sebagai tes. Jika hasil tes positif dan tidak
banyak memberikan efek negative maka langkah berikutnya adalah
production. Disini hasilnya dimasukkan ke dalam perencanaan untuk
diterapkan.

 Alat

- Word processing, untuk menambah produktivitas pengetikan.
- Computer based communication, untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi

komunikasi. Misal : email, voicemail, fax, dll.

- Personal computer dan terminal computer.
- Mikrografik,

penggunaan microfilm sebagai pengganti dokumen untuk
penghematan kertas, biaya, tempat, kesalahan, waktu dan segi keamanan.

 Sistem jaringan komunikasi : LAN (local area network)
 Personel : pengguna
 Masalah yang timbul akibat otomatisasi kantor : pengganti semua alat manual,

karyawan kehilangan pekerjaannya