03 SOP RAPAT PERSIAPAN LELANG

Nomor SOP

:

03/SOP/BLPSETDA/KOTIM/2015

Tanggal Pembuatan

:

21 September 2015

Tanggal Revisi

:

Tanggal Efektif

:

Disahkan oleh

:

12 Oktober 2015
Sekretaris Daerah
Kabupaten Kotawaringin Timur,

PUTU SUDARSANA, SH, MH
NIP. 19570627 198703 1 004

PEMERINTAH KABUPATEN KOTAWARINGIN TIMUR
SEKRETARIAT DAERAH
BAGIAN LAYANAN PENGADAAN
Dasar Hukum :
1.

2.
3.

Peraturan Presiden Nomor 54 tahun 2010 sebagaimana telah diubah beberapa kali terakhir dengan

Peraturan Presiden Nomor 4 Tahun 2015 tentang Perubahan Keempat Atas Peraturan Presiden Nomor
54 tahun 2010Tentang Pengadaan Barang Jasa Pemerintah
Peraturan Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Nomor 5 Tahun 2012
tentang Unit Layanan Pengadaan
Peraturan Bupati Kotawaringin Timur Nomor 9 Tahun 2014 Tentang Perubahan Atas Peraturan Bupati
Kotawaringin Timur Nomor 47 Tahun 2012 tentang Tugas Pokok, Fungsi dan Uraian Tugas
Sekretariat Daerah Kabupaten Kotawaringin Timur

Keterkaitan :
1.
2.
3.
4.

SOP Persiapan Pengadaan
SOP Permohonan Proses Pengadaan
SOP Periodisasi Proses Persiapan Lelang
SOP Finalisasi Persiapan Pengadaan

Nama SOP

:

RAPAT PERSIAPAN PENGADAAN

Kualifikasi Pelaksana :
1.
2.
3.

Bagian Layanan Pengadaan : Memamhami Tata Aturan Pelaksanaan Pengadaan
Barang Jasa Pemerintah
SKPD
:
Memiliki Paket pekerjaan yang akan dilelangkan dan mampu
mempersiapkan Dokumen Teknis terkait Pekerjaan tersebut
Pokja ULP : Memiliki Sertifikat Pengadaan Barang Jasa Pemerintah dan ditunjuk
melalui Surat Keputusan Kepala Daerah selaku Pokja ULP

Peralatan/ Perlengkapan :

1.
2.
3.
4.

Undangan Rapat Persiapan Pengadaan
Dokumen Lelang
Berita Acara
Notulen dan Absen Rapat

Peringatan :

Pencatatan dan Pendataan :

Apabila SOP ini tidak dilaksanakan maka proses lelang rentan terjadi kesalahan atau kegagalan dikarenakan
dokumen yang diajukan oleh SKPD masih belum lengkap, terdapat kesalahan atau tidak memenuhi persyaratan
dan ketentuan yang berlaku

Notulen Rapat Persiapan Pengadaan

Pelaksana
No

1

2

3

4

5

6

7

8

Kegiatan

Menerima Undangan Rapat Persiapan Pengadaan
dan memberi konfirmasi kehadiran
Memberikan informasi kepada Kasubag Pelelangan
dan Penyelesaian Sanggah terkait kehadiran pihak
SKPD dan Pokja, kemudian mengagendakan Bukti
Tanda Terima
Melakukan persiapan terkait tempat dan bahan
rapat serta konsumsi (apabila dianggarkan)

Melaksanakan Rapat Persiapan Pengadaan yang
membahas terkait ketentuan Teknis maupun
administratif pelaksanaan Lelang. Membahas juga
mengenai kelengkapan maupun kekeliruan dalam
Dokumen Teknis maupun administratif agar dapat
diperbaiki terlebih dahulu sebelum dilelang serta

SKPD

Staf BLP

Kasubag
Lelang

Mutu Baku

Pokja

Kabag
Layanan
Pengadaan

Keterangan
Kelengkapan
Undangan
Rapat Persiapan
Pengadaan
Tanda terima
dan konfirmasi
kehadiran

Draft Berita
Acara, Notulen
dan Absen
Rapat
Dokumen
Lelang, Draft
Berita Acara,
Notulen dan
Absen Rapat

Waktu

1 hari

5 menit

30 menit

Output

Tanda
terima
dan konfirmasi
kehadiran
Tanda Terima
Undangan
diagendakan

Draft Berita
Acara, Notulen
dan Absen Rapat
dibuat
Rapat Persiapan
Pengadaan
dilaksanakan

5 jam

Melakukan revisi atau melengkapi kekurangan
apabiladitemukan kekeliruan atau kekurangan

dalam pelaksanaan Rapat

Dokumen
Lelang

Menyerahkan Dokumen final kepada Staf Bagian
Layanan Pengadaan

Dokumen
Lelang direvisi

25 menit

Dokumen
Lelang final

Memberi paraf persetujuan pada Dokumen Lelang
yang sudah drevisi

Dokumen

Lelang final

10 menit

Dokumen
Lelang disetujui

Menyatakan pekerjaan sudah siap untuk dilelang

Dokumen
Lelang final

1 hari

10 menit

Menyepakati
pula
perkiraan
jadwal
pelaksanaan lelang (terkait
lamanya proses lelang,
kapan
tanggal
mulai
pengumuman
dan
perkiraan penandatanganan
kontrak)

Dokumen
Lelang direvisi

Lelang siap
diproses

Kabag Layanan Pengadaan
selaku Kepala Unit
Layanan Pengadaan