manajemen konten PMB sttpln (1)

Tugas E-Business

MANAJEMEN KONTEN TERSTUKTUR DAN TIDAK TERSTUKTUR
PADA SISTEM PENERIMAAN MAHASISWA BARU
(Studi Kasus : Universitas Teknologi Yogyakarta)

Dosen Pengampu : Erlangga Fauza, MCIS

Disusun oleh
M. Panji Ismail

14917216

Heri Siswanto

14917212

Agus Nuryanto

14917202

ROGRAM STUDI MAGISTER INFORMATIKA
FAKULTAS TEKNIK INDUSTRI
UNIVERSITAS ISLAM INDONESIA
YOGYAKARTA
2015

Universitas Teknologi Yogyakarta (UTY) merupakan universitas yang sangat berkembang
pesat diantara universitas-universitas di Yogyakarta baik secara kualitas maupun kuantitas. Selain
kualitas pendidikan yang sangat baik biaya kuliah di UTY sangatlah terjangkau sehingga dapat
terjangkau oleh kalangan masyarakat menengah ke bawah, dan bagi mereka yang tidak mampu
UTY memberikan potongan biaya kuliah serta beasiwa bagi mereka yang berprestasi. Penerapan
Sistem pendidikan yang baik dan biaya kuliah yang terjangkau ini menarik para siswa-siswi untuk
melanjutkan pendidikan di UTY melalui beberapa jalur masuk penerimaan mahasiswa baru antara
lain: jalur PMDK, Reguler, Beasiswa UTY dan Beasiswa Bidik Misi.
Keempat jalur tersebut mempunyai syarat masuk yang berbeda-beda, syarat-syarat tersebut
akan digunakan sebagai kriteria penentuan penerimaan mahasiswa baru yang terdiri dari data nilai
rapor, akreditasi sekolah, kondisi keluarga, prestasi-prestasi yang pernah diraih sampai ujian
seleksi yang dilakukan oleh pihak kampus UTY sendiri yaitu tes tertulis, tes wawancara. Proses
pendaftaran mahasiswa baru dilakukan secara online melalui website dan offline dengan cara
mengirim berkas-berkas lewat post atau datang langsung di kampus UTY.

Proses seperti ini tentunya akan menimbulkan suatu masalah saat dilakukanya pendataan
karena data yang diambil ada yang terstuktur dan ada yang tidak terstuktur. Data terstuktur adalah
data yang dapat diolah langsung dalam komputer melalui database yang sudah disediakan sistem,
sedangkan data tidak terstuktur adalah data yang tidak secara langsung bisa diolah kedalam
komputer karena data tersebut masih bersifat mentah sehingga dibutuhkan alat bantu khusus agar
dapat diolah oleh komputer. Data tidak terstuktur biasanya berupa data-data dalam bentuk
lembaran berkas, gambar, video bahkan audio. Untuk mempermudah tim penyeleksi dalam
melakukan pengolahan data maka perlu dilakukan sebuah manajemen data dari berbagai macam
konten sehingga dapat mempercepat waktu penyeleksian dan data yang dihasilkan valid.

1

 Proses Bisnis
Proses pendaftaran mahasiswa dapat dilakukan dengan dua cara yang pertama melalui
online lewat website dan yang kedua datang langsung ke kampus UTY dengan membawa berkasberkas yang sesuai dengan syarat dan ketentuan pendaftaran.
 Syarat Pendaftaran
1. Menyerahkan fotocopy Surat Tanda Kelulusan/Ijazah SMA/SMK/MA Tahun 2012 atau
sesudahnya.
2. Bagi yang akan lulus tahun 2015 (masih kelas XII) menyerahkan fotocopy rapor semester
terakhir atau Kartu Pelajar yang masih berlaku

3. Untuk pendaftar ke program alih jalur, menyerahkan fotocopy Ijazah dan Transkrip Nilai
D3 atau menunjukan Surat Keterangan Lulus Sementara.
4. Menyerahkan Pas foto hitam putih ukuran 3x4 cm sebanyak 2 lembar.
5. Membayar biaya pendaftaran, sebesar Rp. 100.000 (untuk satu pilihan), Rp.150.000
(untuk dua pilihan) pada bank yang ditunjuk.
6. Mengisi formulir pendaftaran.
 Prosedur Pendaftaran Langsung
1. Membayar uang pendaftaran di bagian Penerimaan Mahasiswa Baru di Kampus UTY
2. Mengambil formulir pendaftaran (buku panduan pendaftaran)
3. Mengisi formulir pendaftaran (computer based) dan melengkapi dengan pas foto hitam
putih ukuran 3 x 4 cm sebanyak 2 lembar.
4. Petugas di loket pengembalian formulir akan memeriksa kelengkapan berkas pendaftaran
calon mahasiswa baru dan memberikan Kartu Tanda Peserta Ujian Seleksi.
 Tes seleksi dilaksanakan setiap hari di kampus UTY (one day service).
 Materi Tes Tertulis : Tes Potensi Akademik.

 Materi Tes Wawancara : Kepribadian, Minat, Motivasi, Bakat dan Kemampuan.

2

 Prosedur Pendaftaran Kembali (Her Regestrasi)
Calon mahasiswa baru yang dinyatakan diterima harus segera mendaftarkan kembali (her
registrasi) dengan prosedur sebagai berikut :
1.

Datang langsung ke fakultas yang dituju dengan menunjukan Surat Bukti Diterima (surat
pemberitahuan hasil seleksi).

2.

Membayar uang Sumbangan Pembinaan Pendidikan (SPP), Sumbangan Pengembangan
Akademik (SPA) dan Dana Pra Kuliah awal di Bank yang ditunjuk, yaitu :




Bank Mandiri a.n. Yayasan Dharma Bakti IPTEK No. Rek : 137.000.223366.2
Bank Bukopin a.n. Yayasan Dharma Bakti IPTEK No. Rek : 100.163204.0

2. Mengisi dan melengkapi berkas her - registrasi, dengan :

 Surat bukti diterima (Surat Pemberitahuan Hasil Seleksi)
 Bukti pembayaran SPP, SPA, dan Dana Pra Kuliah

 Dua lembar fotocopy ijazah dan SKHUN (Surat Keterangan Hasil Ujian Nasional) yang
dilegalisir

 Surat Keterangan dokter pemerintah

 Surat Keterangan Catatan Kepolisian.
 Pas foto terbaru :

#berwarna dengan background biru : 2 x 3 cm = 3 lbr, 3 x 4 cm = 3 lbr

 Dua lembar fotocopy akte kelahiran yang sudah disahkan Kantor Catatan Sipil
 Dua lembar fotocopy Kartu Keluarga

 Dua lembar materai tempel @ Rp. 6.000

 Mengisi formulir her - registrasi dan berkas yang telah disediakan UTY.

 Semua berkas her - registrasi dimasukkan dalam stopmap :

 Warna hijau untuk mahasiswa baru Fakultas Bisnis & Teknologi Informasi dan
Fakultas Pendidikan

 Warna merah untuk mahasiswa baru Fakultas Ilmu Budaya.

 Warna biru untuk mahasiswa baru Fakultas Sains & Teknologi.
 Warna kuning untuk mahasiswa baru Fakultas Psikologi.

 Menyerahkan berkas-berkas tersebut ke loket her-registrasi di fakultas masing-masing

3

Alur pendaftaran mahasiswa baru :

 Prosedur Pendaftaran Langsung (Online)
Proses ini dilakukan dengan mengisi form melalui website uty.ac.id sebagai berikut :

4

5

6

 Identifikasi proses bisnis
Berdasarkan proses bisnis yang telah dijabarkan diatas, data yang tidak terstuktur terdapat
pada syarat dan ketentuan pendaftaran antara lain :
1. Fotocopy Surat Tanda Kelulusan/Ijazah

8. Bukti pembayaran SPP, SPA, dan

2. Fotocopy rapor semester terakhir atau

Dana Pra Kuliah

Kartu Pelajar yang masih berlaku

9. Fotocopy SKHUN (Surat

3. Fotocopy Transkrip Nilai D3 atau Surat

Keterangan Hasil Ujian Nasional)

Keterangan Lulus Sementara

10. Surat Keterangan dokter pemerintah

4. Pas foto hitam putih ukuran 3x4

11. Surat Keterangan Catatan Kepolisian

5. Formulir pendaftaran

12. Fotocopy akte kelahiran

6. Kartu Tanda Peserta Ujian Seleksi

13. fotocopy Kartu Keluarga

7. Surat Bukti Diterima (hasil seleksi)
Sedangkan data yang terstuktur terdapat pada proses pendaftaran online melaui website
yang terdiri dari :
 Pekerjaan ayah
 Pekerjaan ibu
 Alamat lengkap
 No telp orang tua
4. Data Sekolah :

1. Data prodi :


Nama prodi yang dipilih

2. Data diri :

 Nama siswa
 NIS
 TGL lahir
 Alamat lengkap

 No telp
 Email
 Jumlah saudara
 Anak ke
3. Data keluarga :





Nama ayah
Nama ibu



Nama sekolah



No telp sekolah



No telp guru BK



Alamat sekolah



Nama guru BK



Nilai rapor
Prestasi yang dimiliki

Dari hasil diatas data tidak terstuktur mempunyai jumlah yang lebih banyak daripada data
yang terstuktur dengan perbandingan 13:4
7

Untuk mempercepat proses seleksi penerimaan mahasiswa baru, team penyeleksi harus
menggunakan alat bantu scaner untuk me-scan data yang tidak terstuktur, proses scan ini akan
membutuhkan waktu lama karena berkas yang discan jumlahnya banyak. Untuk mengantisipasi
hal tersebut maka dipendaftaran online harus disediakan form untuk upload berkas-berkas yang
dibutuhkan sehingga team seleksi tidak lagi kerja dua kali dan berkas-berkas tersebut tidak
menumpuk. Selain itu alat bantu OCR juga digunakan dalam proses pengisian formulir
pendaftaran, alat ini akan merubah data yang tidak terstuktur menjadi terstuktur. OCR (Optical
Character Recognition) adalah alat elektronik yang digunakan untuk menerjemahkan tulisan
tangan ataupun naskah ketikan (biasanya dipindai menggunakan pemindai) menjadi teks yang
dapat disunting dengan suatu aplikasi komputer
Didalam database sistem selain tipe data berupa text maka harus disediakan tipe data image
yang digunakan untuk upload berkas-berkas yang diupload dari pendaftaran online. Dan data-data
yang diambil dari hasil scan OCR juga harus disediakan tabel tersendiri dalam database dengan
jumlah field dan kolom disesuaikan dengan isian formulir pendaftaran yang discan.

8