Audit Siklus Penggajian dan Personalia
Audit Siklus Penggajian dan Personalia
Siklus penggajian dan personalia melibatkan pekerjaan dan pembayaran kepada semua
karyawan. Ketidaktepatan dalam penilaian dan pengalokasian biaya tenaga kerja dapat
mengakibatkan salah saji laba bersih yang material.
Perbedaan utama antara siklus penggajian dan personalia serta siklus lainnya :
-
Hanya ada satu kelas transaksi untuk penggajian
Penggajian hanya memiliki satu kelas karena penerimaan jasa dari karyawan dan pembayaran
jasa tersebut melalui penggajian biasanya terjadi dalam periode waktu yang singkat.
-
Transaksi pada umumnya jauh lebih signifikan daripada akun neraca terkait
Akun-akun yang terkait dengan penggajian seperti penggajian akrual dan potongan pajak
biasanya bernilai kecil dibandingkan dengan total transaksi selama tahun bersangkutan.
-
Pengendalian internal terhadap penggajian sudah efektif bagi hampir semua perusahaan,
bahkan perusahaan yang kecil sekalipun
Keefektifan dari pengendalian atas pemotongan dan pembayaran pajak penggajian diatur oleh
pemerintah. Adanya ketidakadilan dalam pembahian gaji karyawan dapat menimbulkan masalah
moral.
Audit penggajian menekankan pada pengujian pengendalian, pengujian substantif atas transaksi,
dan prosedur analitis.
Akun dan Transaksi Dalam Siklus Penggajian dan Personalia
Tujuan keseluruhan dari audit siklus penggajian dan personalia adalah untuk
mengevaluasi apakah saldo akun yang terpengaruh oleh siklus tersebut telah dinyatakan secara
wajar sesuai degan prinsip-prinsip akuntansi yang diterima umum.
Akun yang umum dalam siklus penggajian dan personalia umunya dijelaskan dengan
akun T, yang menggambarkan cara informasi akuntansi mengalir melalui berbagai akun dalam
siklus penggajian dan personalia.
D a l a m s e b a g i a n b e s a r s i s t e m , a k u n g a j i d a n u p a h a k r u a l h a n y a digunak
an pada akhir periode akuntansi. Selama periode berjalan, beban baru akan dicatat apabila
karyawan telah benar-benar dibayar dan bukan ketika biaya tenaga kerja terjadi. Akrual untuk tenaga
kerja dicatat dengan ayat jurnal penyesuaian pada akhir periode bagi setiap biaya tenaga kerja yang
dihasilkan tetapi belum dibayar.
Fungsi Bisnis dalam Siklus Penggajian dan Personalia Serta Dokumen dan
Catatan Terkait
Siklus penggajian dan personalia melibatkan perolehan jasa dari karyawan yang
konsisten dengan tujuan perusahaan, dan akuntansi yang tepat untuk jasa tersebut.
Akun dalam Siklus Penggajian dan Personalia
Upah, gaji, bonus,
dan komisi akrual
Pembayaran
Upah yang diperoleh, gaji,
Saldo awal
Tenaga kerja langsung
Kas di
bank
dan sebagainya.
Pembayaran gaji
Saldo akhir
Pembayaran pajak gaji
Pemotongan pajak penghasilan
dan pengurangan
lainnya
Saldo awal
Pembayaran
Pemotongan pajak gaji
Saldo akhir
Beban pajak
gaji akrual
Saldo awal
Pembayaran
Beban pajak gaji
Beban pajak gaji
Saldo akhir
Kolom tiga mengidentifikasi empat fungsi bisnis dalam siklus penggajian dan personalia
yang umum serta mengilustrasikan hubungan antara fungsi bisnis, kelas transaksi, akun-akun,
dan dokumen serta catatan.
1. Personalia dan kesempatan kerja
Departemen sumber daya manusia menyediakan sumber yang independen untuk mewawancarai
dan merekrut personil yang memenuhi kualifikasi. Departemen tersebut juga merupakan sumber
catatan yang independen nagi verifikasi internal atas informasi upah.
o Catatan personalia
Meliputi data seperti tanggal mulai bekerja, investigasi personil, tingkat pembayaran,
pembayaran, pengurangan yang diotorisasi, evaluasi kinerja, dan tanggal berhenti bekerja.
o Formulir otorisasi pengurangan
Formulir ini digunakan untuk mengotorisasi pengurangan gaji, termasuk jumlah pembebasan
untuk pemotongan pajak penghasilan dan program tabungan lainnya, obligasi tabungan, serta
iuran serikat pekerja.
o Formulir otorisasi tingkat pembayaran
Digunakan untuk mengotorisasi tingkat pembayaran. Sumbernya adalah kontrak tenaga kerja,
otorisasi oleh manajemen, atau otorisasi dari dewan direksi.
2. Pencatatan waktu dan persiapan penggajian
Pencatatan waktu dan persiapan penggajian mempengaruhi secara langsung beban penggajian
setiap periode. Untuk mencegah salah saji dalam empat aktivitas berikut, diperlukan penggajian
yang memadai :
Penyiapan kartu waktu oleh karyawan
Pengikhtisaran dan penghitungan pembayaran kotor, pengurangan, dan pembayaran bersih
Penyiapan cek gaji
Penyiapan catatan gaji
o Kartu waktu
Dokumen yang mengindikasikan waktu per jam karyawan mulai dan berhenti bekerja setiap hari
serta jumlah jam kerja karyawan.
o Tiket waktu pekerjaan
Formulir yang menunjukkan pekerjaan mana yang dikerjakan karyawan selama periode waktu
tertentu.
o File transaksi penggajian
File ini mencantumkan semua transaksi penggajian yang diproses oleh sistem akuntansi selama
suatu periode.
o Jurnal atau daftar penggajian
Laporan ini dibuat dari file transaksi penggajian dan umumnya mencantumkan nama karyawan,
tanggal, jumlah penggajian kotor dan bersih, jumlah pemotongan, serta klasifikasi akun atau
klasifikasi setiap transaksi.
o File induk penggajian
File komputer yang digunakan untuk mencatat transaksi penggajian bagi setiap karyawan dan
mempertahankan total upah karyawan yang dibayar selaa tahun tersebut hingga tanggal saat ini.
o Cek gaji
Cek gaji ditulis dan kemudian diserahkan kepada karyawan sebagai pertukaran atas jasa yang
dilaksanakannya. Jumlah dalam cek tersebut merupakan pembayaran kotor dikurangi pajak dan
pemotongan lainnya.
o Rekonsiliasi rekening bank penggajian
Rekonsiliasi bank independen merupakan hal yang penting bagi semua akun kas termasuk
penggajian, untuk menemukan kesalahan dan kecurangan. Akun penggajian imprest adalah akun
penggajian terpisah di mana saldo bernilai kecil dipertahankan. Akun imprest membatasi
exposure klien terhadap kecurangan penggajian, serta menyederhanakan rekonsiliasi rekening
bank penggajian.
3. Penyiapan SPT Pajak penggajian dan pembayaran pajak
Sebagian besar sistem penggajian yang terkomputerisasi menyiapkan SPT Pajak penggajian
dengan menggunakan informasi tentang transaksi penggajian dan file induk. Untuk mencegah
salah saji dan kewajiban pajak serta penalti yang potensial, individu yang kompeten harus
memverifikasi output secara independen.
o Formulir W2
Formulir yang dikirim ke setiap karyawan yang mengikhtisarkan penghasilan karyawan selama
tahun kalender, termasuk pembayaran kotor, pemotongan pajak penghasilan, dan pemotongan
jaminan sosial.
o SPT pajak penghasilan
Formulir yang diserahkan ke unit pemerintah lokal, negara bagian, dan federal untuk
menunjukkan pembayaran pajak yang dipotong dan pajak perusahaan.
Metodologi Untuk Merancang Pengujian Pengendalian dan Pengujian
Substantif Atas Transaksi
Pengendalian internal untuk pengujian biasanya sangat terstruktur dan terkendali dengan
baik untuk mengelola pengeluaran kas, meminimalkan keluhan dan ketidakpuasan para
karyawan, serta meminimalkan kecurangan penggajian.
Karena memroses penggajian serupa pada sebagian besar organisasi, dan program
penggajian di komputer harus dimodifikasi setiap tahun terhadap perubahan schedule
pemotongan pajak, umumnya perusahaan menggunakan jasa penggajian dari luar untuk
memroses penggajian. Biasanya tidak sulit bagi perusahaan untuk menetapkan pengendalian
yang baik dalam siklus penggajian dan personalia.
Pengujian pengendalian dan pengujian substantif atas transaksi merupaka bagian paling
penting dalam menguji penggajian, namun hal ini tidak bersifat ekstensif. Banyak auditor
menghadapi resiko salah saji material yang rendah, walaupun penggajian seringkali menjadi
bagian yang signifikan dari total beban. Ada tiga alasan untuk hal ini :
-
Karyawan kemungkinan besar akan mengajukan keluhan kepada manajemen jika mereka
dibayar terlalu rendah.
-
Semua transaksi penggajian secara tipikal seragam dan tidak rumit.
-
Transaksi penggajian merupakan subjek audit pemerintah negara bagian dan federal
meyangkut pemotongan pajak penghasilan, jaminan sosial, dan pajak pengangguran.
Untuk pengujian transaksi penjualan dan penerimaan kas, pengendalian internal,
pengujian pengendalian, dan pengujian substantif atas transaksi bagi setiap tujuan audit yang
berkaitan dengan transaksi, kita harus mengenal hal – hal berikut :
-
Pengendalian internal bervariasi dari perusahaan ke perusahaan; karena itu, auditor harus
mengidentifikasi pengendalian, defisiensi yang signifikan, dan kelemahan yang material untuk
setiap organisasi.
-
Pengendalian yang akan digunakan oleh auditor untuk mengurangi penilaian risiko
pengendalian harus diuji dengan pengujian pengendalian.
-
Jika klien merupakan perusahaan publik, tingkat pemahaman pengendalian dan luas pengujian
pengendalian harus mencukupi untuk menerbitkan opini tentang keefektifan pengendalian
internal terhadap pelaporan keuangan.
-
Pengujian substantif atas transaksi bervariasi tergantung pada resiko pengendalian yang dinilai
dan pertimbangan audit lainnya.
-
Pengujian pengendalian dan pengujian substantif atas transaksi akan digabungkan jika
memungkinkan dan dilaksanakan dengan cara senyaman mungkin, dengan menggunakan
program audit format kinerja.
Pengendalian kunci bagi siklus penggajian dan personalia untuk menilai risiko pengendalian:
1. Pemisahan tugas yang memadai
Pemisahan tugas merupakan hal yang penting dalam siklus penggajian dan personalia, terutama
untuk mencegah pembayaran berlebih dan pembayaran kepada karyawan yang tidak ada atau
fiktif. Fungsi penggajian harus tetap independen dari departemen sumber daya manusia, yang
mengendalikan aktivitas penggajian kunci, seperti menghapus ayau menambahkan karyawan.
Pemrosesan penggajian harus terpisah dari penyimpanan cek gaji yang telah ditandatangani.
2. Otorisasi yang tepat
Hanya departemen sumber daya manusia yang boleh mengotorisasi untuk menambah dan
menghapus karyawan dari daftar penggajian atau mengubah tingkat upah serta potongan. Jumlah
jam kerja setiap karyawan, terutama lembur, harus diotorisasi oleh bagian personalia. Persetujuan
dapat dibubuhkan pada semua kartu waktu atau dilakukan atas dasar pengecualian hanya untuk
jam lembur saja.
3. Dokumen dan Catatan yang memadai
Dokumen dan catatan yang memadai tergantung pada sifat sistem penggajian. Kartu waktu dan
catatan diperlukan untuk karyawan per jam atau paruh-waktu. Untuk karyawan yang dibayar
berdasarkan tingkat potongan atau sistem intensif lainnya, diperlukan catatan yang berbeda. Bagi
banyak perusahaan, catatan waktu harus memadai untuk mengakumulasi biaya penggajian
menurut pekerjaan atau penugasan.
4. Pengendalian Fisik Terhadap Aktiva dan Catatan
Akses ke cek gaji yang belum ditandatangani harus dibatasi. Cek harus ditandatangani oleh
karyawan yang bertanggung jawab, dan penggajian harus didistribusikan oleh seseorang yang
independen dari fungsi penggajian dan pencatatan waktu. Setiap cek yang tidak diklaim atau
dicairkan harus dikembalikan untuk disetor ulang. Jika cek ditandatangani oleh mesin tanda
tangan, akses ke mesin tersebut harus dibatasi.
5. Pengecekan yang Independen atas Kinerja
Perhitungan penggajian harus diverifikasi secara independen, termasuk perbandingan total batch
dengan laporan ikhtisar. Anggota manajemen atau karyawan lain yang bertanggung jawab harus
meriview output penggajian untuk melihat setiap salah saji atau jumlah yang tidak biasa.
6. Penyiapan Formulir Pajak Penggajian
Sebagai bagian dari pemahaman atas pengendalian internal, auditor harus meriview pengisian
dari setidaknya salah satu jenis formulir pajak penggajian yang merupakan tanggung jawab
klien. Potensi kewajiban berupa pajak yang belum dibayar, denda, dan bunga akan muncul jika
klien lalai menyiapkan formulir pajak secara benar.
7. Pengujian atas Karyawan yang Tidak Ada
Mengeluarkan cek gaji kepada individu yang tidak bekerja lagi untuk perusahaan (karyawan
yang tidak ada) sering kali diakibatkan oleh masih dibayarnya cek karyawan padahal dia sudah
berhenti bekerja. Contoh orang yang melakukan jenis penggelapan ini adalah mandor atau rekan
karyawan. Untuk mendeteksi penggelapan, auditor dapat membandingkan nama pada cek yang
dibatalkan dengan kartu waktu dan catatan lainnya untuk mengetahui tanda tangan yang
diotorisasi. Untuk menguji karyawan yang tidak ada, auditor dapat menelusuri transaksi yang
dicatat dalam jurnal penggajian ke departemen sumber daya manusia untuk menentukan apakah
karyawan telah benar-benar bekerja selama periode penggajian.
8. Pengujian atas Kecurangan Waktu
Kecurangan waktu terjadi apabila seorang karyawan melaporkan waktu yang lebih banyak dari
yang sebenarnya dikerjakan. Karena kurangnya bukti yang tersedia, biasanya sulit bagi auditor
untuk mengungkapkan kecurangan waktu. Salah satu prosedurnya adalah merekonsiliasi total
jam yang dibayar menurut catatan penggajian dengan catatan jam kerja yang independen. Akan
tetapi biasanya jauh lebih mudah bagi klien untuk mencegah jenis penipuan ini dengan
pengendalian yang memadai ketimbang bagi auditor untuk mendeteksinya.
Tujuan Audit yang Berkaitan dengan Transaksi, Pengendalian Kunci, Pengujian
Pengendalian dan Pengujian Substantif atas Transaksi untuk Penggajian
Tujuan Audit
Pengendalian Internal
Pengujian
Pengujian Substantif
yang Berkaitan
Kunci
Pengendalian Umum
atas Transaksi Umum
dengan
Transaksi
Pembayaran
-Kartu waktu disetujui
-Memeriksa kartu untuk
-Meriview jurnal
penggajian yang
oleh personalia.
indikasi persetujuan.
penggajian, buku besar
tercatat adalah
-Jam waktu digunakan
-Memeriksa kartu waktu
umum, dan catatan gaji
untuk pekerjaan
untuk mencatat waktu.
-Mereview kebijakan
yang diperoleh
yang dilaksanakan -Mempertahankan file
personalia.
menyangkut jumlah yang
oleh karyawan
personil yang memadai.
-Memeriksa file
besar atau tidak biasa.
yang benar-benar
-Perekrutan tenaga kerja
personalia.
-Membandingkan cek
ada (keterjadian).
diotorisasi.
-Mereview bagan
yang dibatalkan dengan
-Ada pemisahan tugas di
organisasi, membahasnya jurnal penggajian
antara personalia,
dengan karyawan, dan
menyangkut nama, jumlah,
pencatat waktu, dan
mengamati tugas yang
dan tanggal.
pengeluaran gaji.
sedang dilaksanakan.
-Memeriksa cek yang
-Hanya karyawan yang
-Memeriksa printout
dibatalkan dengan catatan
ada dalam file data
transaksi yang ditolak
personalia.
komputer yang diterima
oleh komputer karena
ketika mereka
memiliki nomor
dimasukkan.
karyawan yang tidak ada.
-Cek diotorisasi sebelum
-Memeriksa catatan
dikeluarkan.
penggajian menyangkut
Transaksi
indikasi persetujuan.
penggajian yang
-Cek gaji telah
-Memperhitungkan
adal telah dicatat
dipranomori dan
urutan cek gaji.
-Merekonsiliasi
(kelengkapan)
diperhitungkan.
-Membahas dengan
pengeluaran dalam jumlah
-Akun bank telah
karyawan dan mengamati penggajian dengan
direkonsiliasi secara
rekonsiliasi.
independen.
pengeluaran pada rekening
bank penggajian.
-membuktikan rekonsiliasi
bank.
Transaksi
-Perhitungan dan jumlah
-Memeriksa indikasi
-Menghitung ulang jam
penggajian yang
telah diverifikasi secara
verifikasi internal.
yang digunakan dari kartu
dicatat adalah
internal.
-Memeriksa file total
waktu.
untuk jumlah
-Total batch
batch untuk melihat
-Membandingkan tingkat
waktu yang benar- dibandingkan dengan
tanda tangan klerk
upah dengan kontrak
benar dikerjakan
laporan ikhtisar
pengendali data;
serikat pekerja,
dan pada tingkat
komputer.
membandingkan totalnya
persetujuan oleh dewan
upah yang sesuai;
-Tingkat upah, gaji, atau
dengan laporan ikhtisar.
direksi, atau sumber
pemotongan pajak
tingkat komisi diotorisasi
-Memeriksa catatan
lainnya.
telah dihitung
secara layak.
penggajian menyangkut
-Menghitung ulang
dengan benar
-Pemotongan, termasuk
indikasi otorisasi.
pembayaran kotor.
(keakuratan).
jumlah untuk asuransi
-Memeriksa otorisasi
-Mengecek pemotongan
dan tabungan penggajian, dalam file personalia.
dengan mengacu pada
telah diotorisasi secara
tabel pajak dan formulir
layak.
otorisasi dalam file
personalia.
-Menghitung ulang
pembayaran bersih.
-Membandingkan cek
yang dibatalkan dengan
jurnal penggajian
menyangkut jumlahnya.
Transaksi
-Isi file induk penggajian
-Memeriksa indikasi
-Menguji keakuratan
penggajian telah
telah diverifikasi secara
verifikasi internal.
klerikal dengan
dimasukkan
internal.
-Memeriksa laporan total
menfooting jurnal
dengan benar
-Total file induk
ikhtisar awal yang
penggajian dan menelusuri
dalam file induk
penggajian telah di
menunjukkan bahwa
posting ke buku besar
penggajian dan
bandingkan dengan total
perbandingan telah
umum serta file induk
diikhtisarkan
buku besar umum.
dilakukan.
penggajian.
dengan benar
(posting dan
pengikhtisaran).
Transaksi
-Bagan akun yang
-Mereview bagian akun.
-Membandingkan
penggajian telah
memadai telah
-Memeriksa indikasi
klasifikasi dengan bagian
diklasifikasikan
digunakan.
verifikasi internal.
akun atau prosedur
dengan benar
-Klasifikasi akun telah
manual.
(klasifikasi).
diverifikasi secara
-Mereview kartu waktu
internal.
karyawan departemen dan
tiket pekerjaan untuk
penugasan pekerjaan serta
menelusuri ke distribusi
tenaga kerja.
Transaksi
-Prosedur memerlukan
-Memeriksa prosedur
-Membandingkan tanggal
penggajian telah
pencatatan transaksi
manual dan mengamati
cek yang tercatat dalam
dicatat pada
sesegera mungkin setelah
kapan pencatatan
jurnal penggajian dengan
tanggal yang
penggajian dibayarkan.
dilakukan.
tanggal pada cek yang
benar (penetapan
-Tanggal telah
-Memeriksa indikasi
dibatalkan dan kartu
waktu).
diverifikasi secara
verifikasi internal.
waktu.
internal.
-Membandingkan tanggal
pada cek dengan tanggal
cek tersebut dicairkan
bank.
METODOLOGI UNTUK MERANCANG PENGUJIAN ATAS RINCIAN
SALDO
Auditor akan mengikuti metodologi untuk merancang pengujian atas rincian saldo setelah
menyelesaikan penilaian resiko pengendalian dan melaksanakan pengujian pengendalian serta
pengujian substantif atas transaksi serta menilai kemungkinan salah saji akun laporan keuangan
dalam siklus penggajian dan personalia.
Tahapan metodologi untuk merancang pengujian atas rincian saldo untuk kewajiban penggajian
adalah sebagai berikut :
-
Mengidentifikasi resiko bisnis klien yang mempengaruhi akun kewajiban penggajian.
Resiko bisnis klien yang signifikan yang mempengaruhi penggajian tidak mungkin terjadi pada
sebagian besar perusahaan. Akan tetapi, resiko bisnis klien itu mungkin saja terjadi pada
kesepakatan kompensasi yang kompleks, yang mencakup bonus dan rencana opsi saham serta
kesepakatan kompensasi yang ditangguhkan lainnya.
-
Menetapkan salah saji yang dapat ditoleransi dan menilai resiko inheren untuk akun kewajiban
penggajian.
Jika sebagian besar transaksi melibatkan kas, ada resiko inheren berupa kecurangan penggajian.
Karena itu, auditor sering kali mempertimbangkan pentingnya tujuan audit yang berkaitan
dengan transaksi keterjadian. Hal ini juga berlaku bagi perusahaan manufaktur yang secara
signifikan membebankan tenaga kerjanya ke persediaan, yang berpotensi menimbulkan
misklasifikasi antara beban penggajian dan persediaan atau di antara kategori persediaan.
-
Menilai resiko pengendalian untuk siklus penggajian dan personalia.
-
Merancang dan melaksanakan pengujian pengendalian serta pengujian substantif atas transaksi
untuk siklus penggajian dan personalia.
-
Merancang dan melaksanakan prosedur analitis untuk akun kewajiban penggajian.
Penggunaan prosedur analitis merupakan hal penting dalam siklus penggajian dan personalia
seperti pada setiap siklus lainnya.
Berikut ini ilustrasi atas prosedur analitis untuk akun – akun neraca serta laporan laba rugi dalam
siklus penggajian dan personalia :
PROSEDUR ANALITIS
SALAH SAJI YANG MUNGKIN
Membandingkan saldo akun beban Salah saji akun beban penggajian
penggajian
sebelumnya
dengan
tahun
(disesuaikan
–
tahun
dengan
kenaikan tingkat upah dan kenaikan
volume)
Membandingkan tenaga kerja langsung Salah saji tenaga kerja langsung dan
sebagai persentase dari penjualan dengan persediaan
tahun – tahun sebelumnya
Membandingkan beban komisi sebagai Salah saji beban komisi dan kewajiban
persentase dari penjualan dengan tahun – komisi
tahun sebelumnya
Membandingkan beban pajak penggajian Salah saji beban pajak penggajian dan
sebagai persentase dari gaji dan upah kewajiban pajak penggajian
dengan
tahun
(disesuaikan
–
tahun
dengan
sebelumnya
perubahan
tarif
pajak
Membandingkan akun pajak penggajian Salah saji pajak penggajian akrual dan
akrual dengan tahun – tahun sebelumnya
-
beban pajak penggajian
Merancang pengujian atas rincian saldo akun kewajiban penggajian untuk memenuhi tujuan
audit yang berkaitan dengan saldo.
Verifikasi akun kewajiban yang berkaitan dengan penggajian, yang sering kali disebut sebagai
beban penggajian akrual (accrued payroll expenses), biasanya bersifat langsung jika
pengendalian internal telah beroperasi secara efektif.
Dua tujuan audit yang berkaitan dengan saldo yang utama dalam menguji kewajiban
penggajian adalah :
o Akrual dalam neraca saldo telah dinyatakan pada jumlah yang benar (Keakuratan).
o Transaksi dalam siklus penggajian dan personalia telah dicatat pada periode yang benar (Pisah
Batas).
Perhatian utama dalam kedua tujuan itu adalah untuk memastikan bahwa tidak ada kurang saji
atau akrual yang dihilangkan.
Berikut ini adalah beberapa akun kewajiban yang utama dalam siklus penggajian dan
personalia :
1. Jumlah Potongan dari Gaji Karyawan
Pajak penggajian yang dipotong tetapi belum dibayar kepada pemerintah dapat diuji dengan
membandingkan saldonya dengan jurnal penggajian, formulir pajak penggajian yang dibuat pada
periode selanjutnya, dan pengeluaran kas periode selanjutnya. Jika pengendalian internal sudah
beroperasi secara efektif, pisah batas dan keakuratan dapat dengan mudah diuji pada saat yang
bersamaan dengan prosedur tersebut.
2. Gaji dan Upah Akrual
Gaji dan upah akrual terjadi setiap kali karyawan belum menerima upah yang telah menjadi
haknya selama beberapa hari atau jam terakhir hingga periode selanjutnya. Pisah batas dan
keakuratan yang benar untuk gaji dan upah akrual tergantung pada kebijakan perusahaan yang
harus diikuti secara konsisten dari tahun ke tahun.
Setelah auditor menentukan kebijakan perusahaan untuk mengakrualkan upah dan mengetahui
hal tersebut konsisten dengan tahun sebelumnya, prosedur audit yang tepat untuk menguji pisah
batas dan keakuratan adalah menghitung ulang akrual klien. Salah saji yang paling mungkin dari
setiap signifikansi saldo adalah kelalaian untuk memasukkan jumlah hari yang tepat yang telah
dihasilkan tetapi belum dibayar.
3. Komisi Akrual
Konsep yang sama yang digunakan dalam memverifikasi gaji dan upah akrual juga dapat
diterapkan pada komisi akrual, meskipun akrual ini umumnya lebih sulit diverifikasi karena
perusahaan seringkali memiliki beberapa jenis perjanjian yang berbeda dengan wiraniaga dan
karyawan dengan komisi lainnya.
Dalam memverifikasi komisi akrual, hal yang pertama yang perlu dilakukan adalah menentukan
sifat perjanjian komisi dan kemudian menguji perhitungannya berdasarkan perjanjian tersebut.
Auditor harus membandingkan metode untuk mengakrualkan komisi dengan tahun – tahun
sebelumnya demi tujuan konsistensi.
4. Bonus Akrual
Pada banyak perusahaan, bonus akhir tahun yang belum dibayar kepada para pejabat dan
karyawan merupakan pos yang sangat besar sehingga kelalaian untuk mencatatnya akan
menimbulkan salah saji yang material.
Verifikasi atas akrual yang tercatat biasanya dapat dicapai dengan membandingkannya dengan
jumlah yang diotorisasi pada risalah rapat dewan direksi.
5. Pembayaran Cuti Liburan, Cuti Sakit, atau Tunjangan Akrual Lainnya
Akrual dari kewajiban – kewajiban tersebut yang relatif konsisten dengan tahun sebelumnya
merupakan pertimbangan yang paling penting ketika mengevaluasi kewajaran jumlahnya.
Kebijakan perusahaan untuk mencatat kewajiban harus ditentukan pertama kali, baru kemudian
jumlah yang tercatat harus dihitung ulang. Kebijakan perusahaan ini harus sesuai dengan SFAS
43 mengenai absen yang diberi kompensasi.
6. Pajak Penggajian Akrual
Pajak penggajian, seperti FICA dan pajak pengangguran negara bagian serta federal dapat
diverifikasi dengan memeriksa jumlah formulir pajak yang disiapkan pada periode selanjutnya
untuk menentukan jumlah yang sudah harus dicatat sebagai kewajiban pada tanggal neraca.
7. Pengujian atas Rincian Saldo untuk Akun Beban
Disini pos yang paling penting adalah gaji dan bonus pejabat, gaji kantor, gaji dan komisi
penjualan, serta tenaga kerja manufaktur langsung.
Auditor hanya perlu melakukan pengujian tambahan yang relatif sedikit terhadap akun – akun
laporan laba rugi pada sebagian besar audit selain prosedur analitis, pengujian pengendalian,
pengujian substantif atas transaksi, dan pengujian atas akun kewajiban terkait yang telah dibahas.
Pengujian tambahan yang ekstensif hanya akan diperlukan apabila auditor mengungkapkan
defisiensi yang signifikan atau kelemahan yang material dalam pengendalian internal, salah saji
yang signifikan dalam pengujian kewajiban, atau varians utama yang belum dijelaskan dalam
prosedur analitis.
8. Kompensasi Pejabat
Auditor harus memverifikasi apakah total kompensasi pejabat merupakan jumlah yang
diotorisasi oleh dewan direksi, karena gaji dan bonusnya harus dimasukkan dalam laporan 10-K
SEC dan SPT pajak penghasilan federal. Verifikasi kompensasi pejabat juga dijamin karena
beberapa individu mungkin saja mampu membayar dirinya sendiri lebih besar dari jumlah yang
diotorisasi. Pengujian audit yang biasa adalah untuk memperoleh gaji setiap pejabat yang
diotorisasi dari risalah rapat dewan direksi dan membandingkannya dengan catatan pendapatan
yang berhubungan.
9. Komisi
Beban komisi total dapat diverifikasi dengan mengalikan tingkat komisi untuk setiap jenis
penjualan dengan jumlah penjualan dalam kategori tersebut. Jika informasi yang diinginkan tidak
tersedia, mungkin perlu untuk menguji pembayaran komisi tahunan atau bulanan untuk tenaga
penjualan terpilih dan menelusuri total pembayaran komisi.
10. Beban Pajak Penggajian
Beban pajak penggajian untuk tahun berjalan dapat diuji dengan mula – mula merekonsiliasi
total penggajian di setiap formulir pajak penggajian dengan total penggajian untuk seluruh tahun.
Total pajak penggajian kemudian dapat dihitung ulang dengan mengalikan tingkat yang sesuai
dengan penggajian yang dikenakan pajak.
Pada sebagian besar audit, perhitungan tersebut memerlukan banyak biaya dan biasanyab tidak
diperlukan kecuali jika prosedur analitits mengindikasikan bahwa terdapat masalah yang tidak
dapat dipecahkan melalui prosedur lainnya.
11. Total Penggajian
Pengujian yang berhubungan erat dengan pengujian pajak penggajian adalah rekonsiliasi total
beban penggajian dalam buku besar umum dengan SPT pajak penggajian dan formulir W-2.
Tujuan dari pengujian tersebut adalah untuk menentukan apakah transaksi penggajian
dibebankan ke akun non penggajian atau sama sekali tidak dicatat dalam jurnal penggajian.
Pengujian pengendalian dan pengujian substantif atas transaksi merupakan cara yang lebih baik
dalam mengungkapkan kedua jenis salah saji tersebut dalam sebagian besar audit.
12. Tenaga Kerja Kontrak
Untuk mengurangi biaya penggajian, banyak organisasi melakukan kontrak dengan organisasi
luar untuk menyediakan staf. Biaya yang dibayarkan ke organisasi luar diuji dengan
membandingkan jumlah dengan kesepakatan kontrak yang ditandatangani antara perusahaan dan
perusahaan jasa luar.
13. Tujuan Penyajian dan Pengungkapan
Pengungkapan yang diperlukan untuk transaksi siklus penggajian dan personalia tidaklah
mendalam, akan tetapi, beberapa transaksi yang kompleksi seperti opsi saham dan rencana
kompensasi pejabat eksekutif lainnya mungkin memerlukan pengungkapan catatan kaki. Auditor
dapat menggabungkan prosedur audit yang berhubungan dengan keempat tujuan penyajian dan
pengungkapan dengan pengujian atas rincian saldo untuk akun kewajiban dan beban.
Siklus penggajian dan personalia melibatkan pekerjaan dan pembayaran kepada semua
karyawan. Ketidaktepatan dalam penilaian dan pengalokasian biaya tenaga kerja dapat
mengakibatkan salah saji laba bersih yang material.
Perbedaan utama antara siklus penggajian dan personalia serta siklus lainnya :
-
Hanya ada satu kelas transaksi untuk penggajian
Penggajian hanya memiliki satu kelas karena penerimaan jasa dari karyawan dan pembayaran
jasa tersebut melalui penggajian biasanya terjadi dalam periode waktu yang singkat.
-
Transaksi pada umumnya jauh lebih signifikan daripada akun neraca terkait
Akun-akun yang terkait dengan penggajian seperti penggajian akrual dan potongan pajak
biasanya bernilai kecil dibandingkan dengan total transaksi selama tahun bersangkutan.
-
Pengendalian internal terhadap penggajian sudah efektif bagi hampir semua perusahaan,
bahkan perusahaan yang kecil sekalipun
Keefektifan dari pengendalian atas pemotongan dan pembayaran pajak penggajian diatur oleh
pemerintah. Adanya ketidakadilan dalam pembahian gaji karyawan dapat menimbulkan masalah
moral.
Audit penggajian menekankan pada pengujian pengendalian, pengujian substantif atas transaksi,
dan prosedur analitis.
Akun dan Transaksi Dalam Siklus Penggajian dan Personalia
Tujuan keseluruhan dari audit siklus penggajian dan personalia adalah untuk
mengevaluasi apakah saldo akun yang terpengaruh oleh siklus tersebut telah dinyatakan secara
wajar sesuai degan prinsip-prinsip akuntansi yang diterima umum.
Akun yang umum dalam siklus penggajian dan personalia umunya dijelaskan dengan
akun T, yang menggambarkan cara informasi akuntansi mengalir melalui berbagai akun dalam
siklus penggajian dan personalia.
D a l a m s e b a g i a n b e s a r s i s t e m , a k u n g a j i d a n u p a h a k r u a l h a n y a digunak
an pada akhir periode akuntansi. Selama periode berjalan, beban baru akan dicatat apabila
karyawan telah benar-benar dibayar dan bukan ketika biaya tenaga kerja terjadi. Akrual untuk tenaga
kerja dicatat dengan ayat jurnal penyesuaian pada akhir periode bagi setiap biaya tenaga kerja yang
dihasilkan tetapi belum dibayar.
Fungsi Bisnis dalam Siklus Penggajian dan Personalia Serta Dokumen dan
Catatan Terkait
Siklus penggajian dan personalia melibatkan perolehan jasa dari karyawan yang
konsisten dengan tujuan perusahaan, dan akuntansi yang tepat untuk jasa tersebut.
Akun dalam Siklus Penggajian dan Personalia
Upah, gaji, bonus,
dan komisi akrual
Pembayaran
Upah yang diperoleh, gaji,
Saldo awal
Tenaga kerja langsung
Kas di
bank
dan sebagainya.
Pembayaran gaji
Saldo akhir
Pembayaran pajak gaji
Pemotongan pajak penghasilan
dan pengurangan
lainnya
Saldo awal
Pembayaran
Pemotongan pajak gaji
Saldo akhir
Beban pajak
gaji akrual
Saldo awal
Pembayaran
Beban pajak gaji
Beban pajak gaji
Saldo akhir
Kolom tiga mengidentifikasi empat fungsi bisnis dalam siklus penggajian dan personalia
yang umum serta mengilustrasikan hubungan antara fungsi bisnis, kelas transaksi, akun-akun,
dan dokumen serta catatan.
1. Personalia dan kesempatan kerja
Departemen sumber daya manusia menyediakan sumber yang independen untuk mewawancarai
dan merekrut personil yang memenuhi kualifikasi. Departemen tersebut juga merupakan sumber
catatan yang independen nagi verifikasi internal atas informasi upah.
o Catatan personalia
Meliputi data seperti tanggal mulai bekerja, investigasi personil, tingkat pembayaran,
pembayaran, pengurangan yang diotorisasi, evaluasi kinerja, dan tanggal berhenti bekerja.
o Formulir otorisasi pengurangan
Formulir ini digunakan untuk mengotorisasi pengurangan gaji, termasuk jumlah pembebasan
untuk pemotongan pajak penghasilan dan program tabungan lainnya, obligasi tabungan, serta
iuran serikat pekerja.
o Formulir otorisasi tingkat pembayaran
Digunakan untuk mengotorisasi tingkat pembayaran. Sumbernya adalah kontrak tenaga kerja,
otorisasi oleh manajemen, atau otorisasi dari dewan direksi.
2. Pencatatan waktu dan persiapan penggajian
Pencatatan waktu dan persiapan penggajian mempengaruhi secara langsung beban penggajian
setiap periode. Untuk mencegah salah saji dalam empat aktivitas berikut, diperlukan penggajian
yang memadai :
Penyiapan kartu waktu oleh karyawan
Pengikhtisaran dan penghitungan pembayaran kotor, pengurangan, dan pembayaran bersih
Penyiapan cek gaji
Penyiapan catatan gaji
o Kartu waktu
Dokumen yang mengindikasikan waktu per jam karyawan mulai dan berhenti bekerja setiap hari
serta jumlah jam kerja karyawan.
o Tiket waktu pekerjaan
Formulir yang menunjukkan pekerjaan mana yang dikerjakan karyawan selama periode waktu
tertentu.
o File transaksi penggajian
File ini mencantumkan semua transaksi penggajian yang diproses oleh sistem akuntansi selama
suatu periode.
o Jurnal atau daftar penggajian
Laporan ini dibuat dari file transaksi penggajian dan umumnya mencantumkan nama karyawan,
tanggal, jumlah penggajian kotor dan bersih, jumlah pemotongan, serta klasifikasi akun atau
klasifikasi setiap transaksi.
o File induk penggajian
File komputer yang digunakan untuk mencatat transaksi penggajian bagi setiap karyawan dan
mempertahankan total upah karyawan yang dibayar selaa tahun tersebut hingga tanggal saat ini.
o Cek gaji
Cek gaji ditulis dan kemudian diserahkan kepada karyawan sebagai pertukaran atas jasa yang
dilaksanakannya. Jumlah dalam cek tersebut merupakan pembayaran kotor dikurangi pajak dan
pemotongan lainnya.
o Rekonsiliasi rekening bank penggajian
Rekonsiliasi bank independen merupakan hal yang penting bagi semua akun kas termasuk
penggajian, untuk menemukan kesalahan dan kecurangan. Akun penggajian imprest adalah akun
penggajian terpisah di mana saldo bernilai kecil dipertahankan. Akun imprest membatasi
exposure klien terhadap kecurangan penggajian, serta menyederhanakan rekonsiliasi rekening
bank penggajian.
3. Penyiapan SPT Pajak penggajian dan pembayaran pajak
Sebagian besar sistem penggajian yang terkomputerisasi menyiapkan SPT Pajak penggajian
dengan menggunakan informasi tentang transaksi penggajian dan file induk. Untuk mencegah
salah saji dan kewajiban pajak serta penalti yang potensial, individu yang kompeten harus
memverifikasi output secara independen.
o Formulir W2
Formulir yang dikirim ke setiap karyawan yang mengikhtisarkan penghasilan karyawan selama
tahun kalender, termasuk pembayaran kotor, pemotongan pajak penghasilan, dan pemotongan
jaminan sosial.
o SPT pajak penghasilan
Formulir yang diserahkan ke unit pemerintah lokal, negara bagian, dan federal untuk
menunjukkan pembayaran pajak yang dipotong dan pajak perusahaan.
Metodologi Untuk Merancang Pengujian Pengendalian dan Pengujian
Substantif Atas Transaksi
Pengendalian internal untuk pengujian biasanya sangat terstruktur dan terkendali dengan
baik untuk mengelola pengeluaran kas, meminimalkan keluhan dan ketidakpuasan para
karyawan, serta meminimalkan kecurangan penggajian.
Karena memroses penggajian serupa pada sebagian besar organisasi, dan program
penggajian di komputer harus dimodifikasi setiap tahun terhadap perubahan schedule
pemotongan pajak, umumnya perusahaan menggunakan jasa penggajian dari luar untuk
memroses penggajian. Biasanya tidak sulit bagi perusahaan untuk menetapkan pengendalian
yang baik dalam siklus penggajian dan personalia.
Pengujian pengendalian dan pengujian substantif atas transaksi merupaka bagian paling
penting dalam menguji penggajian, namun hal ini tidak bersifat ekstensif. Banyak auditor
menghadapi resiko salah saji material yang rendah, walaupun penggajian seringkali menjadi
bagian yang signifikan dari total beban. Ada tiga alasan untuk hal ini :
-
Karyawan kemungkinan besar akan mengajukan keluhan kepada manajemen jika mereka
dibayar terlalu rendah.
-
Semua transaksi penggajian secara tipikal seragam dan tidak rumit.
-
Transaksi penggajian merupakan subjek audit pemerintah negara bagian dan federal
meyangkut pemotongan pajak penghasilan, jaminan sosial, dan pajak pengangguran.
Untuk pengujian transaksi penjualan dan penerimaan kas, pengendalian internal,
pengujian pengendalian, dan pengujian substantif atas transaksi bagi setiap tujuan audit yang
berkaitan dengan transaksi, kita harus mengenal hal – hal berikut :
-
Pengendalian internal bervariasi dari perusahaan ke perusahaan; karena itu, auditor harus
mengidentifikasi pengendalian, defisiensi yang signifikan, dan kelemahan yang material untuk
setiap organisasi.
-
Pengendalian yang akan digunakan oleh auditor untuk mengurangi penilaian risiko
pengendalian harus diuji dengan pengujian pengendalian.
-
Jika klien merupakan perusahaan publik, tingkat pemahaman pengendalian dan luas pengujian
pengendalian harus mencukupi untuk menerbitkan opini tentang keefektifan pengendalian
internal terhadap pelaporan keuangan.
-
Pengujian substantif atas transaksi bervariasi tergantung pada resiko pengendalian yang dinilai
dan pertimbangan audit lainnya.
-
Pengujian pengendalian dan pengujian substantif atas transaksi akan digabungkan jika
memungkinkan dan dilaksanakan dengan cara senyaman mungkin, dengan menggunakan
program audit format kinerja.
Pengendalian kunci bagi siklus penggajian dan personalia untuk menilai risiko pengendalian:
1. Pemisahan tugas yang memadai
Pemisahan tugas merupakan hal yang penting dalam siklus penggajian dan personalia, terutama
untuk mencegah pembayaran berlebih dan pembayaran kepada karyawan yang tidak ada atau
fiktif. Fungsi penggajian harus tetap independen dari departemen sumber daya manusia, yang
mengendalikan aktivitas penggajian kunci, seperti menghapus ayau menambahkan karyawan.
Pemrosesan penggajian harus terpisah dari penyimpanan cek gaji yang telah ditandatangani.
2. Otorisasi yang tepat
Hanya departemen sumber daya manusia yang boleh mengotorisasi untuk menambah dan
menghapus karyawan dari daftar penggajian atau mengubah tingkat upah serta potongan. Jumlah
jam kerja setiap karyawan, terutama lembur, harus diotorisasi oleh bagian personalia. Persetujuan
dapat dibubuhkan pada semua kartu waktu atau dilakukan atas dasar pengecualian hanya untuk
jam lembur saja.
3. Dokumen dan Catatan yang memadai
Dokumen dan catatan yang memadai tergantung pada sifat sistem penggajian. Kartu waktu dan
catatan diperlukan untuk karyawan per jam atau paruh-waktu. Untuk karyawan yang dibayar
berdasarkan tingkat potongan atau sistem intensif lainnya, diperlukan catatan yang berbeda. Bagi
banyak perusahaan, catatan waktu harus memadai untuk mengakumulasi biaya penggajian
menurut pekerjaan atau penugasan.
4. Pengendalian Fisik Terhadap Aktiva dan Catatan
Akses ke cek gaji yang belum ditandatangani harus dibatasi. Cek harus ditandatangani oleh
karyawan yang bertanggung jawab, dan penggajian harus didistribusikan oleh seseorang yang
independen dari fungsi penggajian dan pencatatan waktu. Setiap cek yang tidak diklaim atau
dicairkan harus dikembalikan untuk disetor ulang. Jika cek ditandatangani oleh mesin tanda
tangan, akses ke mesin tersebut harus dibatasi.
5. Pengecekan yang Independen atas Kinerja
Perhitungan penggajian harus diverifikasi secara independen, termasuk perbandingan total batch
dengan laporan ikhtisar. Anggota manajemen atau karyawan lain yang bertanggung jawab harus
meriview output penggajian untuk melihat setiap salah saji atau jumlah yang tidak biasa.
6. Penyiapan Formulir Pajak Penggajian
Sebagai bagian dari pemahaman atas pengendalian internal, auditor harus meriview pengisian
dari setidaknya salah satu jenis formulir pajak penggajian yang merupakan tanggung jawab
klien. Potensi kewajiban berupa pajak yang belum dibayar, denda, dan bunga akan muncul jika
klien lalai menyiapkan formulir pajak secara benar.
7. Pengujian atas Karyawan yang Tidak Ada
Mengeluarkan cek gaji kepada individu yang tidak bekerja lagi untuk perusahaan (karyawan
yang tidak ada) sering kali diakibatkan oleh masih dibayarnya cek karyawan padahal dia sudah
berhenti bekerja. Contoh orang yang melakukan jenis penggelapan ini adalah mandor atau rekan
karyawan. Untuk mendeteksi penggelapan, auditor dapat membandingkan nama pada cek yang
dibatalkan dengan kartu waktu dan catatan lainnya untuk mengetahui tanda tangan yang
diotorisasi. Untuk menguji karyawan yang tidak ada, auditor dapat menelusuri transaksi yang
dicatat dalam jurnal penggajian ke departemen sumber daya manusia untuk menentukan apakah
karyawan telah benar-benar bekerja selama periode penggajian.
8. Pengujian atas Kecurangan Waktu
Kecurangan waktu terjadi apabila seorang karyawan melaporkan waktu yang lebih banyak dari
yang sebenarnya dikerjakan. Karena kurangnya bukti yang tersedia, biasanya sulit bagi auditor
untuk mengungkapkan kecurangan waktu. Salah satu prosedurnya adalah merekonsiliasi total
jam yang dibayar menurut catatan penggajian dengan catatan jam kerja yang independen. Akan
tetapi biasanya jauh lebih mudah bagi klien untuk mencegah jenis penipuan ini dengan
pengendalian yang memadai ketimbang bagi auditor untuk mendeteksinya.
Tujuan Audit yang Berkaitan dengan Transaksi, Pengendalian Kunci, Pengujian
Pengendalian dan Pengujian Substantif atas Transaksi untuk Penggajian
Tujuan Audit
Pengendalian Internal
Pengujian
Pengujian Substantif
yang Berkaitan
Kunci
Pengendalian Umum
atas Transaksi Umum
dengan
Transaksi
Pembayaran
-Kartu waktu disetujui
-Memeriksa kartu untuk
-Meriview jurnal
penggajian yang
oleh personalia.
indikasi persetujuan.
penggajian, buku besar
tercatat adalah
-Jam waktu digunakan
-Memeriksa kartu waktu
umum, dan catatan gaji
untuk pekerjaan
untuk mencatat waktu.
-Mereview kebijakan
yang diperoleh
yang dilaksanakan -Mempertahankan file
personalia.
menyangkut jumlah yang
oleh karyawan
personil yang memadai.
-Memeriksa file
besar atau tidak biasa.
yang benar-benar
-Perekrutan tenaga kerja
personalia.
-Membandingkan cek
ada (keterjadian).
diotorisasi.
-Mereview bagan
yang dibatalkan dengan
-Ada pemisahan tugas di
organisasi, membahasnya jurnal penggajian
antara personalia,
dengan karyawan, dan
menyangkut nama, jumlah,
pencatat waktu, dan
mengamati tugas yang
dan tanggal.
pengeluaran gaji.
sedang dilaksanakan.
-Memeriksa cek yang
-Hanya karyawan yang
-Memeriksa printout
dibatalkan dengan catatan
ada dalam file data
transaksi yang ditolak
personalia.
komputer yang diterima
oleh komputer karena
ketika mereka
memiliki nomor
dimasukkan.
karyawan yang tidak ada.
-Cek diotorisasi sebelum
-Memeriksa catatan
dikeluarkan.
penggajian menyangkut
Transaksi
indikasi persetujuan.
penggajian yang
-Cek gaji telah
-Memperhitungkan
adal telah dicatat
dipranomori dan
urutan cek gaji.
-Merekonsiliasi
(kelengkapan)
diperhitungkan.
-Membahas dengan
pengeluaran dalam jumlah
-Akun bank telah
karyawan dan mengamati penggajian dengan
direkonsiliasi secara
rekonsiliasi.
independen.
pengeluaran pada rekening
bank penggajian.
-membuktikan rekonsiliasi
bank.
Transaksi
-Perhitungan dan jumlah
-Memeriksa indikasi
-Menghitung ulang jam
penggajian yang
telah diverifikasi secara
verifikasi internal.
yang digunakan dari kartu
dicatat adalah
internal.
-Memeriksa file total
waktu.
untuk jumlah
-Total batch
batch untuk melihat
-Membandingkan tingkat
waktu yang benar- dibandingkan dengan
tanda tangan klerk
upah dengan kontrak
benar dikerjakan
laporan ikhtisar
pengendali data;
serikat pekerja,
dan pada tingkat
komputer.
membandingkan totalnya
persetujuan oleh dewan
upah yang sesuai;
-Tingkat upah, gaji, atau
dengan laporan ikhtisar.
direksi, atau sumber
pemotongan pajak
tingkat komisi diotorisasi
-Memeriksa catatan
lainnya.
telah dihitung
secara layak.
penggajian menyangkut
-Menghitung ulang
dengan benar
-Pemotongan, termasuk
indikasi otorisasi.
pembayaran kotor.
(keakuratan).
jumlah untuk asuransi
-Memeriksa otorisasi
-Mengecek pemotongan
dan tabungan penggajian, dalam file personalia.
dengan mengacu pada
telah diotorisasi secara
tabel pajak dan formulir
layak.
otorisasi dalam file
personalia.
-Menghitung ulang
pembayaran bersih.
-Membandingkan cek
yang dibatalkan dengan
jurnal penggajian
menyangkut jumlahnya.
Transaksi
-Isi file induk penggajian
-Memeriksa indikasi
-Menguji keakuratan
penggajian telah
telah diverifikasi secara
verifikasi internal.
klerikal dengan
dimasukkan
internal.
-Memeriksa laporan total
menfooting jurnal
dengan benar
-Total file induk
ikhtisar awal yang
penggajian dan menelusuri
dalam file induk
penggajian telah di
menunjukkan bahwa
posting ke buku besar
penggajian dan
bandingkan dengan total
perbandingan telah
umum serta file induk
diikhtisarkan
buku besar umum.
dilakukan.
penggajian.
dengan benar
(posting dan
pengikhtisaran).
Transaksi
-Bagan akun yang
-Mereview bagian akun.
-Membandingkan
penggajian telah
memadai telah
-Memeriksa indikasi
klasifikasi dengan bagian
diklasifikasikan
digunakan.
verifikasi internal.
akun atau prosedur
dengan benar
-Klasifikasi akun telah
manual.
(klasifikasi).
diverifikasi secara
-Mereview kartu waktu
internal.
karyawan departemen dan
tiket pekerjaan untuk
penugasan pekerjaan serta
menelusuri ke distribusi
tenaga kerja.
Transaksi
-Prosedur memerlukan
-Memeriksa prosedur
-Membandingkan tanggal
penggajian telah
pencatatan transaksi
manual dan mengamati
cek yang tercatat dalam
dicatat pada
sesegera mungkin setelah
kapan pencatatan
jurnal penggajian dengan
tanggal yang
penggajian dibayarkan.
dilakukan.
tanggal pada cek yang
benar (penetapan
-Tanggal telah
-Memeriksa indikasi
dibatalkan dan kartu
waktu).
diverifikasi secara
verifikasi internal.
waktu.
internal.
-Membandingkan tanggal
pada cek dengan tanggal
cek tersebut dicairkan
bank.
METODOLOGI UNTUK MERANCANG PENGUJIAN ATAS RINCIAN
SALDO
Auditor akan mengikuti metodologi untuk merancang pengujian atas rincian saldo setelah
menyelesaikan penilaian resiko pengendalian dan melaksanakan pengujian pengendalian serta
pengujian substantif atas transaksi serta menilai kemungkinan salah saji akun laporan keuangan
dalam siklus penggajian dan personalia.
Tahapan metodologi untuk merancang pengujian atas rincian saldo untuk kewajiban penggajian
adalah sebagai berikut :
-
Mengidentifikasi resiko bisnis klien yang mempengaruhi akun kewajiban penggajian.
Resiko bisnis klien yang signifikan yang mempengaruhi penggajian tidak mungkin terjadi pada
sebagian besar perusahaan. Akan tetapi, resiko bisnis klien itu mungkin saja terjadi pada
kesepakatan kompensasi yang kompleks, yang mencakup bonus dan rencana opsi saham serta
kesepakatan kompensasi yang ditangguhkan lainnya.
-
Menetapkan salah saji yang dapat ditoleransi dan menilai resiko inheren untuk akun kewajiban
penggajian.
Jika sebagian besar transaksi melibatkan kas, ada resiko inheren berupa kecurangan penggajian.
Karena itu, auditor sering kali mempertimbangkan pentingnya tujuan audit yang berkaitan
dengan transaksi keterjadian. Hal ini juga berlaku bagi perusahaan manufaktur yang secara
signifikan membebankan tenaga kerjanya ke persediaan, yang berpotensi menimbulkan
misklasifikasi antara beban penggajian dan persediaan atau di antara kategori persediaan.
-
Menilai resiko pengendalian untuk siklus penggajian dan personalia.
-
Merancang dan melaksanakan pengujian pengendalian serta pengujian substantif atas transaksi
untuk siklus penggajian dan personalia.
-
Merancang dan melaksanakan prosedur analitis untuk akun kewajiban penggajian.
Penggunaan prosedur analitis merupakan hal penting dalam siklus penggajian dan personalia
seperti pada setiap siklus lainnya.
Berikut ini ilustrasi atas prosedur analitis untuk akun – akun neraca serta laporan laba rugi dalam
siklus penggajian dan personalia :
PROSEDUR ANALITIS
SALAH SAJI YANG MUNGKIN
Membandingkan saldo akun beban Salah saji akun beban penggajian
penggajian
sebelumnya
dengan
tahun
(disesuaikan
–
tahun
dengan
kenaikan tingkat upah dan kenaikan
volume)
Membandingkan tenaga kerja langsung Salah saji tenaga kerja langsung dan
sebagai persentase dari penjualan dengan persediaan
tahun – tahun sebelumnya
Membandingkan beban komisi sebagai Salah saji beban komisi dan kewajiban
persentase dari penjualan dengan tahun – komisi
tahun sebelumnya
Membandingkan beban pajak penggajian Salah saji beban pajak penggajian dan
sebagai persentase dari gaji dan upah kewajiban pajak penggajian
dengan
tahun
(disesuaikan
–
tahun
dengan
sebelumnya
perubahan
tarif
pajak
Membandingkan akun pajak penggajian Salah saji pajak penggajian akrual dan
akrual dengan tahun – tahun sebelumnya
-
beban pajak penggajian
Merancang pengujian atas rincian saldo akun kewajiban penggajian untuk memenuhi tujuan
audit yang berkaitan dengan saldo.
Verifikasi akun kewajiban yang berkaitan dengan penggajian, yang sering kali disebut sebagai
beban penggajian akrual (accrued payroll expenses), biasanya bersifat langsung jika
pengendalian internal telah beroperasi secara efektif.
Dua tujuan audit yang berkaitan dengan saldo yang utama dalam menguji kewajiban
penggajian adalah :
o Akrual dalam neraca saldo telah dinyatakan pada jumlah yang benar (Keakuratan).
o Transaksi dalam siklus penggajian dan personalia telah dicatat pada periode yang benar (Pisah
Batas).
Perhatian utama dalam kedua tujuan itu adalah untuk memastikan bahwa tidak ada kurang saji
atau akrual yang dihilangkan.
Berikut ini adalah beberapa akun kewajiban yang utama dalam siklus penggajian dan
personalia :
1. Jumlah Potongan dari Gaji Karyawan
Pajak penggajian yang dipotong tetapi belum dibayar kepada pemerintah dapat diuji dengan
membandingkan saldonya dengan jurnal penggajian, formulir pajak penggajian yang dibuat pada
periode selanjutnya, dan pengeluaran kas periode selanjutnya. Jika pengendalian internal sudah
beroperasi secara efektif, pisah batas dan keakuratan dapat dengan mudah diuji pada saat yang
bersamaan dengan prosedur tersebut.
2. Gaji dan Upah Akrual
Gaji dan upah akrual terjadi setiap kali karyawan belum menerima upah yang telah menjadi
haknya selama beberapa hari atau jam terakhir hingga periode selanjutnya. Pisah batas dan
keakuratan yang benar untuk gaji dan upah akrual tergantung pada kebijakan perusahaan yang
harus diikuti secara konsisten dari tahun ke tahun.
Setelah auditor menentukan kebijakan perusahaan untuk mengakrualkan upah dan mengetahui
hal tersebut konsisten dengan tahun sebelumnya, prosedur audit yang tepat untuk menguji pisah
batas dan keakuratan adalah menghitung ulang akrual klien. Salah saji yang paling mungkin dari
setiap signifikansi saldo adalah kelalaian untuk memasukkan jumlah hari yang tepat yang telah
dihasilkan tetapi belum dibayar.
3. Komisi Akrual
Konsep yang sama yang digunakan dalam memverifikasi gaji dan upah akrual juga dapat
diterapkan pada komisi akrual, meskipun akrual ini umumnya lebih sulit diverifikasi karena
perusahaan seringkali memiliki beberapa jenis perjanjian yang berbeda dengan wiraniaga dan
karyawan dengan komisi lainnya.
Dalam memverifikasi komisi akrual, hal yang pertama yang perlu dilakukan adalah menentukan
sifat perjanjian komisi dan kemudian menguji perhitungannya berdasarkan perjanjian tersebut.
Auditor harus membandingkan metode untuk mengakrualkan komisi dengan tahun – tahun
sebelumnya demi tujuan konsistensi.
4. Bonus Akrual
Pada banyak perusahaan, bonus akhir tahun yang belum dibayar kepada para pejabat dan
karyawan merupakan pos yang sangat besar sehingga kelalaian untuk mencatatnya akan
menimbulkan salah saji yang material.
Verifikasi atas akrual yang tercatat biasanya dapat dicapai dengan membandingkannya dengan
jumlah yang diotorisasi pada risalah rapat dewan direksi.
5. Pembayaran Cuti Liburan, Cuti Sakit, atau Tunjangan Akrual Lainnya
Akrual dari kewajiban – kewajiban tersebut yang relatif konsisten dengan tahun sebelumnya
merupakan pertimbangan yang paling penting ketika mengevaluasi kewajaran jumlahnya.
Kebijakan perusahaan untuk mencatat kewajiban harus ditentukan pertama kali, baru kemudian
jumlah yang tercatat harus dihitung ulang. Kebijakan perusahaan ini harus sesuai dengan SFAS
43 mengenai absen yang diberi kompensasi.
6. Pajak Penggajian Akrual
Pajak penggajian, seperti FICA dan pajak pengangguran negara bagian serta federal dapat
diverifikasi dengan memeriksa jumlah formulir pajak yang disiapkan pada periode selanjutnya
untuk menentukan jumlah yang sudah harus dicatat sebagai kewajiban pada tanggal neraca.
7. Pengujian atas Rincian Saldo untuk Akun Beban
Disini pos yang paling penting adalah gaji dan bonus pejabat, gaji kantor, gaji dan komisi
penjualan, serta tenaga kerja manufaktur langsung.
Auditor hanya perlu melakukan pengujian tambahan yang relatif sedikit terhadap akun – akun
laporan laba rugi pada sebagian besar audit selain prosedur analitis, pengujian pengendalian,
pengujian substantif atas transaksi, dan pengujian atas akun kewajiban terkait yang telah dibahas.
Pengujian tambahan yang ekstensif hanya akan diperlukan apabila auditor mengungkapkan
defisiensi yang signifikan atau kelemahan yang material dalam pengendalian internal, salah saji
yang signifikan dalam pengujian kewajiban, atau varians utama yang belum dijelaskan dalam
prosedur analitis.
8. Kompensasi Pejabat
Auditor harus memverifikasi apakah total kompensasi pejabat merupakan jumlah yang
diotorisasi oleh dewan direksi, karena gaji dan bonusnya harus dimasukkan dalam laporan 10-K
SEC dan SPT pajak penghasilan federal. Verifikasi kompensasi pejabat juga dijamin karena
beberapa individu mungkin saja mampu membayar dirinya sendiri lebih besar dari jumlah yang
diotorisasi. Pengujian audit yang biasa adalah untuk memperoleh gaji setiap pejabat yang
diotorisasi dari risalah rapat dewan direksi dan membandingkannya dengan catatan pendapatan
yang berhubungan.
9. Komisi
Beban komisi total dapat diverifikasi dengan mengalikan tingkat komisi untuk setiap jenis
penjualan dengan jumlah penjualan dalam kategori tersebut. Jika informasi yang diinginkan tidak
tersedia, mungkin perlu untuk menguji pembayaran komisi tahunan atau bulanan untuk tenaga
penjualan terpilih dan menelusuri total pembayaran komisi.
10. Beban Pajak Penggajian
Beban pajak penggajian untuk tahun berjalan dapat diuji dengan mula – mula merekonsiliasi
total penggajian di setiap formulir pajak penggajian dengan total penggajian untuk seluruh tahun.
Total pajak penggajian kemudian dapat dihitung ulang dengan mengalikan tingkat yang sesuai
dengan penggajian yang dikenakan pajak.
Pada sebagian besar audit, perhitungan tersebut memerlukan banyak biaya dan biasanyab tidak
diperlukan kecuali jika prosedur analitits mengindikasikan bahwa terdapat masalah yang tidak
dapat dipecahkan melalui prosedur lainnya.
11. Total Penggajian
Pengujian yang berhubungan erat dengan pengujian pajak penggajian adalah rekonsiliasi total
beban penggajian dalam buku besar umum dengan SPT pajak penggajian dan formulir W-2.
Tujuan dari pengujian tersebut adalah untuk menentukan apakah transaksi penggajian
dibebankan ke akun non penggajian atau sama sekali tidak dicatat dalam jurnal penggajian.
Pengujian pengendalian dan pengujian substantif atas transaksi merupakan cara yang lebih baik
dalam mengungkapkan kedua jenis salah saji tersebut dalam sebagian besar audit.
12. Tenaga Kerja Kontrak
Untuk mengurangi biaya penggajian, banyak organisasi melakukan kontrak dengan organisasi
luar untuk menyediakan staf. Biaya yang dibayarkan ke organisasi luar diuji dengan
membandingkan jumlah dengan kesepakatan kontrak yang ditandatangani antara perusahaan dan
perusahaan jasa luar.
13. Tujuan Penyajian dan Pengungkapan
Pengungkapan yang diperlukan untuk transaksi siklus penggajian dan personalia tidaklah
mendalam, akan tetapi, beberapa transaksi yang kompleksi seperti opsi saham dan rencana
kompensasi pejabat eksekutif lainnya mungkin memerlukan pengungkapan catatan kaki. Auditor
dapat menggabungkan prosedur audit yang berhubungan dengan keempat tujuan penyajian dan
pengungkapan dengan pengujian atas rincian saldo untuk akun kewajiban dan beban.