Organisasi Manajemen dan Fungsi Fungsiny

G10A.201
Pengantar Ilmu Administrasi

Organisasi, Manajemen, dan Fungsi-Fungsinya

Ravio Patra
170210110019

Departemen Hubungan Internasional
Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
Universitas Padjadjaran
November 2011

I.

ORGANISASI

Manusia merupakan makhluk yang selalu hidup dalam berorganisasi; bukan
hanya atas dasar tujuan pemenuhan kebutuhan, akan tetapi juga karena
manusia memiliki keterbatasan fisik ataupun psikis. Menurut Herbert G.
Hicks, ada dua alasan mengapa seseorang memasuki suatu organisasi; yaitu

alasan sosial (social reasons) dan alasan material (material reasons).

1. Pengertian Organisasi
Organisasi, menurut Max Weber, terpusat pada teori interaksi sosial asosiatif
berupa kerja sama. Secara umum, organisasi dapat diartikan ke dalam tiga
kategori utama, yaitu organisasi sebagai kumpulan orang, sebagai proses
pembagian kerja, serta sebagai sistem kerja sama dan hubungan sosial
antarmanusia. Sementara itu, hakikat organisasi dapat dipandang dari dua
perspektif berbeda, yaitu:
a. Organisasi sebagai wadah, yaitu tempat kegiatan-kegiatan administrasi
dan manajemen dijalankan dengan sifat yang relatif statis. Perspektif ini
dapat dijabarkan lebih lanjut sebagai berikut:

 Organisasi adalah penggambaran jaringan hubungan kerja dan
pekerjaan yang sifatnya formal atas dasar kedudukan atau jabatan yang
diperuntukkan bagi setiap anggota organisasi;

 Organisasi adlaah susunan hierarki yang secara jelas menggambarkan
garis wewenang dan tanggung jawab;

 Organisasi adalah alat yang berstruktur permanen-fleksibel, sehingga
apa yang terjadi dan akan terjadi dalam organisasi bersifat relatif statis.

b. Organisasi sebagai proses, yaitu interaksi antara orang-orang yang
menjadi anggota organisasi dengan sifat yang relatif dinamis.

1

Menurut Max Weber, suatu organisasi atau kelompok kerja sama adalah
suatu tata hubungan sosial yang dihubungkan oleh aturan-aturan dengan
unsur-unsur sebagai berikut:
 Organisasi adalah tata hubungan sosial di mana setiap individu yang
bekerjasama melakukan proses interaksi dengan individu lainnya;

 Organisasi memiliki batasan-batasan tertentu di mana interaksi yang
dilakukan tidak didasarkan atas kemauan sendiri, melainkan atas dasar
peraturan-peraturan yang telah disepakati;

 Organisasi merupakan suatu kumpulan tata aturan yang bisa
membedakan

suatu

organisasi

dengan

kumpulan-kumpulan

kemasyarakatan lain. Tata aturan ini menentukan proses interaksi di
antara orang-orang yang melakukan kerja sama sehingga interaksi
bukan hanya muncul begitu saja;

 Organisasi adalah suatu kerangka hubungan berstruktur yang
menunjukkan wewenang, tanggung jawab, dan pembagian kerja.
Hubungan terstruktur ini disebut hierarki yang menyebabkan
munculnya kategori kelompok superior dengan kelompok subordinasi.

Sementara menurut Amitai Etzioni, organisasi memiliki ciri-ciri seperti:
 Adanya pembagian kerja, kekuasaan, dan tanggung jawab komunikasi;

 Adanya pengendalian usaha-usaha organisasi serta mengarahkan
organisasi mencapai tujuannya;

 Adanya

penggantian

tenaga

yang

tidak

bekerja

sebagaimana

diharapkan.

Dari dua konsep yang di atas, suatu kelompok kerja baru dapat disebut
organisasi bila memiliki karakteristik sebagai berikut:
 Memiliki kolektivitas dari sekelompok orang yang bekerjasama;

2

 Didasarkan atas proses interaksi hubungan kerja dan pembagian kerja;

 Ditentukan oleh otoritas yang tersusun secara hierarkis dalam
strukturisasi fungsi dan peranan;

 Memiliki tujuan bersama yang ingin dicapai.

Suatu organisasi, menurut Herbert G. Hicks, selain harus memenuhi
karakteristik yang ada, tentu juga harus memiliki elemen-elemen yang terdiri
atas elemen inti dan elemen kerja. Elemen ini adalah orang-orang yang ada
dalam organisasi, sedangkan elemen kerja dapat dijabarkan menjadi:
 Sumber

daya

manusia,

yaitu

kemampuan

mengerjakan

dan

mempengaruhi;

 Sumber daya nonmanusia, yaitu benda-benda ekonomis;

 Kemampuan penggunaan sumber daya konseptual.

Berbeda dengan pendapat Hicks, Myers & Myers menyebut elemen dasar
organisasi terdiri atas ukuran (size), kebergantungan (dependency),
keterbatasan ruang dan waktu (time and space limits), input, aktivitas, serta

hasil atau output.
Sementara itu, Joseph P. Harris dan John J. Corson mengemukakan bahwa
organisasi

memiliki

unsur-unsur

seperti

tujuan-tujuan

(objectives),

spesialisasi (specialization), hierarki (hierarchy), koordinasi (coordination),
serta wewenang (authority) yang terdiri atas wewenang formal, teknikal, dan
personal.

2. Tujuan Organisasi
Tujuan organisasi pada hakikatnya adalah integrasi dari berbagai macam

tujuan yang sifatnya komplementer. Oleh karena itu, tujuan organisasi dapat

3

dilihat dari dua dimensi, yaitu tercapainya tujuan organisasi secara efektif
dan efisien serta kepuasan bagi seluruh anggota organisasi. Efektifitas
berhubungan dengan tujuan secara eksplisit dan implisit, sedangkan efisiensi
berhubungan dengan rasio atau perbandingan antara input dan output.
Keberadaan tujuan individu dan kolektif dalam organisasi, menurut Herbert
G. Hicks, dapat memunculkan beberapa kemungkinan sifat dari tujuan
organisasi:
 Bertolak belakang secara keseluruhan (total opposing);

 Bertolak belakang sebagian (partially opposing);

 Netral (neutral);

 Berdekatan dan hampir dapat digabungkan (compatible); dan

 Hampir serupa (identical).

Dari sudut pandang berbeda, tujuan organisasi dapat dikategorikan menjadi
pelayanan (service), keuntungan (profit), dan maksud sosial (social
intentions).

3. Asas-Asas Organisasi
Suatu organisasi haruslah memiliki prinsip-prinsip dasar yang terdiri atas
tujuan yang jelas, spesialisasi, koordinasi, wewenang, tanggung jawab,
keseimbangan, delegasi, kesatuan perindah, jenjang hierarki, dan rentang
kontrol.

4. Bentuk-Bentuk Organisasi
Ditinjau dari segi wewenang atau otoritas di dalamnya, suatu organisasi
dapat dikategorikan ke dalam beberapa kategori, yaitu:

4

 Organisasi Lini (Line Organization), di mana otoritas mengalir dari
puncak kemudian dilimpahkan ke unit-unit di bawahnya dalam semua
sektor kerja;

 Organisasi Lini dan Staf (Line and Staffs Organization), sama dengan
organisasi lini, namun memiliki perbedaan karena keberadaan satuan
unit organisasi yang membantu pimpinan dalam bidang tertentu;

 Organisasi Fungsional (Functional Organization), di mana otoritas
pimpinan

puncak

didelegasikan

pada

unit

organisasi

secara

menyeluruh;

 Organisasi Lini-Fungsional (Functiona-Line Organization), dengan ciriciri organisasi lini dan fungsional sekaligus;

 Organisasi Lini-Staf-Fungsional (Functional-Staff-Line Organization),
memperlihatkan ciri-ciri dan sifat organisasi lini, lini dan staf, serta
fungsional sekaligus.

5

II. MANAJEMEN

1. Pengertian Manajemen
Manajemen diartikan sebagai aktivitas pendayagunaan sumber daya manusia
dan material dalam suatu kerja sama organisasi melalui proses perencanaan,
pengorganisasian, pdan engawasan untuk mencapai tujuan organisasi secara
efektif serta efisien.
Berdasarkan berbagai uraian para ahli mengenai arti dari manajemen, dapat
disimpulkan bahwa manajemen memiliki aspek dan karakteristik utama:
 Manajemen sebagai proses, yaitu serangkaian tahapan kegiatan untuk
mencapai suatu tujuan tertentu dengan mendayagunakan sumbersumber daya yang ada sepotimal, seefektif, dan seefisien mungkin.

 Manajemen sebagai suatu fungsi, yaitu serangkaian kegiatan atas dasar
fungsi-fungsi tertentu yang saling berkaitan dan dapat dilaksanakan
secara bersamaan, sendiri-sendiri, atau saling mendahului tanpa
menunggu selesainya kegiatan fungsional lain;

 Manajemen sebagai kolektivitas orang-orang, yaitu pejabat yang
bertanggungjawab atas terlaksananya aktivitas manajemen dalam
pencapaian tujuan sesuai dengan unit yang dipimpinnya;

 Manajemen sebagai suatu sistem, yaitu suatu kerangka kerja yang
terdiri dari berbagai bidang atau unit atau komponen yang saling
berkaitan, bergantung, dan terorganisasikan satu sama lain dalam
mencapai tujuan;

 Manajemen sebagai ilmu, bersifat interdisipliner dimana konsepkonsep, teori-teori, metode-metode, dan analisisnya menggunakan
bantuan dari berbagai ilmu sosial;

 Manajemen sebagai seni, yaitu keterampilan dalam mendayagunakan
sarana dan prasarana serta menggerakkan dan mengarahkan orangorang dalam kegiatan sosial;

6

 Manajemen sebagai profesi, yaitu bidang pekerjaan yang esoterik atas
dasar spesialisasi keahlian tertentu.

2. Tugas dan Peranan Manajemen
Menurut James A. F. Stoner, tugas dan peranan manajer adalah:
 Bekerja dengan dan melalui orang lain;

 Bertanggungjawab

dan

mempertanggungjawabkan

kesuksesan

organisasi dalam usaha mencapai tujuan, baik itu tindakannya maupun
bawahannya;

 Menyeimbangkan persaingan sasaran dan perangkat prioritas karena
adanya keterbatasan sumber daya manusia dan material;

 Berpikir analitikal dan konseptual untuk melihat permasalahan dalam
berbagai bidang dalam memperoleh solusi yang feasible;

 Melakoni fungsi mediasi atau perantaraan serta harus dapat
menghubungkan kepentingan antarbagian, antarindividu, dan lain-lain;

 Bertindak sebagai politisi dengan menciptakan hubungan-hubungan
serta menjalankan fungsi persuasif dan kompromis dalam mencapai
tujuan;

 Bersikap layaknya seorang diplomat sehingga dapat bertindak sebagai
wakil resmi dalam pertemuan organisasional dan perjanjian dengan
pihak lain.

3. Tingkat-Tingkat Manajemen
Ilmuwan sosial James A. F. Stoner mengklasifikasikan tingkat-tingkat
manajemen berdasarkan tingkat pengorganisasian dan rentang tanggung
jawab yang diemban. Dari segi tingkat organisasional, tingkatan manajer
terdiri atas manajemen puncak (top management), manajemen tengah
(middle management), dan manajemen bawah (lower management).

7

Sementara berdasarkan rentang tanggung jawab atas kegiatan organisasional
yang dibawahi, tingkatan manjer terdiri atas:
 Manajer Fungsional (Functional Manager), adalah manajer yang
bertanggungjawab hanya atas satu aktivitas organisasional saja;

 Manajer

Umum

(General

Manager),

adalah

manajer

yang

bertanggungjawab atas suatu unit kerja yang kompleks dan
menyeluruh.

4. Keterampilan Manajerial
Keterampilan yang mesti dimiliki oleh seorang manajer terdiri atas tiga
kategori utama, yaitu keterampilan teknis (technical skill), keterampilan
manusiawi (human skill), dan keterampilan konseptual (conceptual skill)

5. Kemampuan Manajerial di Indonesia
Secara umum, berdasarkan penelitian para ahli, kemampuan manajerial di
Indonesia tergolong masih rendah. Lynton K. Caldwell dan Howard L. Timh,
dari University of Indiana, Amerika Serikat, mengungkapkan bahwa
mismanagement yang terjadi adalah akibat dari kurangnya tenaga-tenaga
yang memahami teknik administrasi.
Berkenaan dengan problema-problema administratif di Indonesia, Herbert
Feith mengungkapkan fenomena yang terjadi sebagai berikut:
 Kekurangan tenaga teknis dan tenaga administrator yang terlatih;

 Perbedaan pendapatan yang besar antara pegawai negeri dan swasta;

 Kantor-kantor pemerintah umumnya memiliki pegawai tingkat bawah
terlalu banyak;

 Pendapatan pegawai negeri tingkat atas yang rendah memicu
terjadinya tindak korupsi;

8

 Kentalnya aroma nepotisme dalam sistem pemerintahan;

 Kebiasaan mengundur-undur atau saling lempar tanggung jawab;

 Kecenderungan menolak reorganisasi yang radikal serta banyaknya
aturan baru yang ruwet.

Secara umum, kendala-kendala yang menghalangi perkembangan sistem
manajerial di Indonesia adalah kendala psikologis, kendala historis, kendala
sistem pendidikan, dan kendala administratif.
Menurut Caldwell dan Timh, sistem administratif di Indonesia terdiri atas
dua golongan public officials, yaitu:
 Golongan terdidik semenjak zaman Belanda, bersifat dogmatis; dan

 Golongan generasi yang sedang berkembang dan terus berlatih.

6. Sumber Daya Manajemen
Dalam konteks sarana-sarana atau alat-alat manajerial, beberapa ahli
memiliki pendapat yang cukup berbeda-beda, diantaranya:
 George R. Terry, terdiri atas orang-orang (men), bahan-bahan
(materials), metode-metode (methods), uang (money), dan pasar
(market).

 John W. Neuner, terdiri atas orang-orang (men), bahan-bahan
(materials), mesin-mesin (machines), metode-metode (methods), uang
(money), dan moral (morale).

 Michael J. Jucius dan William E. Schlender, terdiri atas bagan organisasi
(organization chart), tata kelola organisasi (manual organization), dan
anggaran (budget).

 Louis Allen, terdiri atas orang-orang (people), sumber daya alam
(natural resources), uang (money), serta peralatan dan mesin (tools and
machine).
9

7. Prinsip-Prinsip Manajemen
 Lyndall

Urwick,

mengemukakan

20

prinsip

manajerial,

yaitu:

coordinative principle, authority, scalar process, assignment and
correlation of functions, leadership, delegation, functional definition,
determinative functionalism, applicative functionalism, interpretative
functionalism, general interest, centralization, appropriate staffing, esprit
de corps, selection and placement, rewards and sanctions, initiative,
ewuity, discipline, dan stability.

 Henry Fayol, mengemukakan 14 prinsip manajeral, yaitu: division of
work, authority and responsibility, discipline, unity of command, unity of
direction, subordination of individual to general interest, ramuneration,
centralization, scalar chain or hierarchy, order, equity, stability of tenure,
initiative, dan esprit de corps.

10

III. FUNGSI-FUNGSI MANAJEMEN

1. Klasifikasi Fungsi-Fungsi Manajemen

a. Lyndall Urwick, membagi fungsi-fungsi administrasi ke dalam dua divisi
besar, yaitu:
 Dinamika

manajemen

pengoordinasian

(dynamics of management),

(coordinating),

terdiri

pengarahan

atas

(directing),

pengomandoan (commanding), dan pengawasan (controlling);

 Mekanisme manajemen (mechanics of management), terdiri atas
peramalan (forecasting), perencanaan (planning), pengorganisasian
(organizing).

b. Luther Gullick, mengklasifikasikan fungsi-fungsi manajemen menjadi
perencanaan

(planning),

pengorganisasian

(organizing),

staffing,

pengoordinasian (coordinating), pengarahan (directing), pelaporan
(reporting), dan penganggaran (budgeting).
c. John B. Miner, mendefinisikan fungsi manajemen yang terdiri atas
perencanaan

(planning),

pengomandoan

(supervising

(coordinating),

pengendalian

pengorganisasian
or

commanding),
(controlling),

(organizing),
pengoordinasian
pengomunikasian

(communicating), pemeriksaan (investigating), penilaian (evaluating),
pembuatan

keputusan

(decision

making),

staffing,

mewakili

(representing), dan penawaran (bargaining).
d. Ernest

Dale,

perencanaan

mengklasifikasikan
(planning),

fungsi

pengorganisasian

manajemen

menjadi

(organizing),

staffing,

11

pengarahan (directing), pengendalian (controlling), penginovasian
(innovating), dan mewakili (representing).
e. Harold Koontz, terdiri atas perencanaan (planning), pengorganisasian
(organizing), staffing,

memimpin (leading), dan pengendalian

(controlling).
f. George R. Terry, membagi ke dalam perencanaan (planning),
pengorganisasian

(organizing),

penggerakkan

(actuating),

dan

controlling.
g. Sondang P. Siagian, mengklasifikasikan fungsi manajemen ke dalam
perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), pemberian
motivasi

(motivating),

pengawasan

(controlling),

dan

penilaian

(evaluating).
h. James A. F. Stoner dan Stephen P. Robbins, membagi fungsi manajemen
menjadi planning, organizing, leading, dan controlling.

2. Fungsi Perencanaan
Dalam menjalankan fungsi perencanaan, seorang manajer haruslah mampu
menjawab pertanyaan-pertanyaan sebagai berikut:
 Apa yang harus dilakukan (What must be done)

 Mengapa harus dilakukan (Why must be done)

 Di mana akan dilakukan (Where will be done)

 Kapan harus dilakukan (When will be done)

 Siapa yang akan melakukan (Who will do it)

 Bagaimana akan dilakukan (How will it be done)

12

3. Fungsi Pengorganisasian
Untuk melaksanakan fungsi ini dengan baik, seorang manajer haruslah
mengikuti langkah-langkah sebagai berikut:
 Mengetahui tujuan organisasi;

 Membagi seluruh pekerjaan dalam unit organisasi secara menyeluruh;

 Menggolongkan kegiatan ke dalam unit operasional atau praktis;

 Menentukan wewenang dan tanggung jawab;

 Menentukan atau menyediakan sarana dan prasarana yang dibutuhkan;

 Memilih

penempatan

dan

penugasan

personel

sesuai

dengan

keterampilan manajerial yang dimiliki dan sesuai;

 Mendelegasikan wewenang, yang terdiri atas: (1) wewenang lini, yaitu
bertanggungjawab langsung pada pencapaian tujuan; (2) wewenang
staf, yaitu menyediakan pelayanan, saran, dan nasihat pada lini; dan (3)
wewenang fungsional, yaitu mengendalikan unit lain secara khusus.

4. Fungsi Pengawasan
Fungsi pengawasan dalam sistem manajerial mengehendaki adanya dua
syarat mutlak, yaitu menghendaki adanya rencana dan struktur organisasi.
Langkah-langkah yang dapat ditempuh oleh seorang manajer dalam
melaksanakan fungsi ini adalah:
 Menentukan objek-objek yang akan diawasi dengan skala prioritas;

 Menetapkan suatu standar sebagai alat ukur pengawasan atau yang
menggambarkan pekerjaan yang dikehendaki;

 Menentukan prosedur, teknik, dan waktu yang akan digunakan;
 Mengukur hasil kerja yang dilaksanakan;

 Membandingkan hasil kerja yang didapatkan dengan standar untuk
mengetahui apabila ada perbedaan;

 Melakukan tindakan-tindakan perbaikan terhadap satu atau lebih
penyimpangan yang memberikan dampak signifikan.

13

Selain itu, dalam menjalankan fungsi pengawasan, ada prinsip-prinsip yang
mesti dipatuhi, yaitu:
 Berlangsung

secara

terus-menerus

dan

bersamaan

dengan

pelaksanaan;

 Menemukan, menilai, dan menganalisis data secara obyektif;

 Bukan ditujukan untuk mencari kesalahan semata, akan tetapi juga
untuk mencari atau menemukan kelemahan dalam pelaksanaan
kegiatan;

 Memberi bimbingan dan mengarahkan pelaksanaan untuk mencapai
tujuan;

 Tidak kaku atau fleksibel;

 Tidak menghambat pelaksanaan pekerjaan dan menghasilkan efisiensi;

 Berorientasi pada rencana dan tujuan yang telah ditetapkan;
 Dilakukan terutama pada tempat-tempat strategis;

 Harus membawa dan mempermudah pelakunya untuk melakukan
tindakan perbaikan atau corrective action.

14