Makalah Tentang Pembuatan Makalah P
KATA PENGANTAR
Puji syukur saya panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa yang telah melimpahkan
rahmat, karunia, serta taufik dan hidayah-Nya sehingga saya dapat menyelesaikan makalah
tentang “MENGATUR PERJALANAN DINAS PIMPINAN” tepat waktu, meskipun banyak
kekurangan didalamnya. Dan juga kami berterimakasih kepada Ibu Pudji Hastuti selaku Guru
mata pelajaran “Sarana dan Prasarana” yang telah memberikan tugas ini kepada kami.
Saya sangat berharap makalah ini dapat berguna dalam rangka menambah wawasan
serta pengetahuan. Saya juga menyadari bahwa di dalam makalah ini terdapat kekurangan
dan jauh dari kata sempurna. Oleh sebab itu, saya berharap adanya kritik, saran dan usulan
demi perbaikan makalah yang kami buat di masa yang akan datang, mengingat tidak ada
sesuatu yang sempurna tanpa saran yang membangun.
Semoga makalah sederhana ini dapat dipahami bagi siapapun yang membacanya.
Sekiranya makalah yang telah disusun ini dapat berguna bagi kita semua maupun orang yang
membacanya. Sebelumnya saya mohon maaf apabila terdapat kesalahan kata-kata yang
kurang berkenan dan saya mohon kritik dan saran yang membangun demi perbaikan di masa
depan.
Penyusun
DAFTAR ISI
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Sebelum pimpinan melakukan perjalanan dinas keluar kota, maka perlu
adanya persiapan yang matang agar berjalan dengan baik dan diharapkan akan lebih
banyak memberi manfaat dalam rangka pengembangan aktivitas instansi atau
perusahaan. Dalam hal ini pimpinan membutuhkan seorang sekretaris untuk mengatur
segala sesuatu yang berkaitan dengan perjalanannya. Secara teori tugas ini di lakukan
oleh sekretaris, namun pada prakteknya bisa fleksibel tergantung pada manajemen
perusahaannya.
Seorang sekretaris yang handal, umumnya dipercayai pimpinannya untuk
mengatur perjalanan dinas pimpinan. Tugas dan tanggung jawab sekretaris tidak
ringan. Ia harus mempersiapkan segala sesuatu mulai dari dokumen yang dibutuhkan
pimpinan dalam perjalanannya, konfirmasi tiket dan hotel, pembuatan jadwal
perjalanan, sampai segala sesuatu yang dapat mendukung dan menunjang
keberhasilan pimpinan dalam perjalanan dinasnya, baik diluar kota maupun diluar
negeri, sehingga pimpinan merasa nyaman dan tenang selama ia berada dikantor.
Sekretaris yang memiliki sikap profesional tentu menyadari bahwa tugas dan
tanggung jawabnya harus dilaksanakan secara cermat, teliti dan rapi (detail minded).
Ia tidak boleh bermalas-malasan atau bersantai ria, karena ia justru mendapat
tambahan tanggung jawab.
B. Rumusan Masalah
1. Bagaimana merencanakan Perjalanan Dinas?
2. Bagaimana mengatur jadwal Perjalanan Dinas?
3. Bagaimana membuat Laporan Perjalanan Dinas?
C. Tujuan Masalah
1. Untuk menyelesaikan tugas yang diberikan dan mendapatkan nilai.
2. Menambah ilmu pengetahuan dan wawasan kita mengenai Mengatur Perjalanan
Dinas Pimpnan.
BAB II
PEMBAHASAN
A. Dokumen Perjalanan Dinas
1. Pengertian Dokumen
a. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia
Dokumen adalah “Sesuatu yang tertulis atau tercetak yang
dapat dipergunakan sebagai bukti atau keterangan.”
b. Menurut Kamus Kepegawaian
1) Semua catatan tertulis, baik tercetak maupun tidak tercetak,
2) Segala benda yang mempunyai keterangan-keterangan, dipilih
untuk dikumpulkan, disusun disediakan atau untuk disebarkan.
c. Menurut Kamus Bahasa Inggris Webster
Dokumen adalah melengkapi keabsahan keterangan, seperti
surat keterangan, pernyataan, lampiran-lampiran, seperti untuk
melengkapi sebuah buku atau tesis.
2. Kegunaan Dokumen
Kegunaan dokumen antara lain sebagai berikut:
a. Memberikan bantuan informas tentang isi dokumen kepada yang
memerlukannya.
b. Menyiapkan alat bukti, data-data tentang suatu keterangan dokumen.
c. Menyimpan dan menyelamatkan fisik dokumen dan isi dokumen.
d. Melestaraikan dokumen-dokumen dari kemusnahan.
e. Menyiapkan isi dokumen sebagai bahan penelitian para ilmuwan.
f. Mengembangkan koleksi dokumen untuk kepentingan bangsat dan negara.
g. Dapat menjamin keutuhan dan keotentikan informasi yang termuat dalam
dokumen.
3. Dokumen Perjalanan Dinas
Dokumen perjalanan dinas adalah keterangan-keterangan yang
melengkapi perjalanan bisnis/dinas sesuai dengan tempat tujuan dan
pekerjaan yang akan dilakukan. Macam-macam dokumen perjalanan dinas
yaitu:
1. Passport (untuk perjalanan ke luar negeri)
2. Visa (untuk perjalanan ke luar negeri)
3. Asuransi
4. Dokumen medical/kesehatan
5. Rencana perjalanan
6. Jadwal perjalanan
7. Peta
8. Petunjuk akomodasi
9. Voucher perjalanan
10. Jadwal bisnis
11. Agenda pertemuan
12. Daftar nama yang akan dihubungi
13. Surat Perintah Perjalanan Dinas (Surat Tugas)
Dokumen yang harus dikonfirmasikan biasanya meliputi:
a. Tiket
b. Salinan rencana perjalanan
c. Rencana perjalanan agen perjalanan
4. Persiapan Perjalanan Dinas ke Luar Negeri
Untuk perjalanan dinas dalam negeri, seseorang cukup mepersiapkan
surat tugas dari instansi yang menugasinya saja, sedangkan untuk ke luar
negeri diperlukan dokumen-dokumen utama, yang isinya mutlak, sebagai
berikut.
a) Paspor
Paspor adalah dokumen resmi yang dikeluarkan oleh pejabat
yang
berwenang
dari
suatu
negara
yang
memuat
identitas
pemegangnya dan berlaku untuk melakukan perjalanan antar negara.
Paspor biasanya diperlukan untuk perjalanan Internasional
karena harus ditunjukkan ketika memasuki perbatasan suatu negara,
meskipun di negara tertentu ada beberapa di mana suatu negara
tertentu dapat memasuki negara lain dengan dokkumen selain paspor.
Paspor sksn diberi cap(stempel) atau disegel dengan visa yang
dilakukan oleh petugas negara tempat kedarangan.
Kegunaan Paspor antara lain:
1. Paspor digunakan sebagai bukti kewarganegaraan.
2. Tanda bukti diri di negara asing.
3. Tanda izin bagi pemegangnya untuk dapat secara bebas melalui
perbatasan-perbatasan negara yang dikunjungi.
4. Merupakan pemberi perlindungan kepada pemegangnya dari negara
sendiri maupun dari negara yang dikkunjungi.
Paspor bisa diperoleh di kantor imigrasi setempat, di Indonesia
salah satu persyaratan yang harus dipenuhi oleh seseorang yang akan
keluar negeri ialah pengesahan dari pemerintah melalui Departemen
Kehakiman.
Dokumen yang harus diperhatikan utnuk mengurus paspor adalah:
a. Kartu Tanda Tangan (KTP)
b. Kartu Keluarga (KB)
c. Ijazah dari pendidikan terakhir
d. Pas foto
e. Surat tugas terdiri dari perusahaan yang menginformasikan tujuan
pemegang paspor mengadakan dinas atau surat dari sponsor yakni
yaitu lembaga dan perusahaan yang mengundang.
f. Surat Keputusan(SK) Pengangkatan pegawai
g. Surat Keterangan Berkelakuan Baik Baik(SKKB) seharusmya
dengan perjalanan ke luar negeri
h. Akta kelahiran.
Proses selanjutnya dalam pembuatan paspor adalah:
a. Datang ke kantor imigrasi untuk mengisi formulir yang disediakan
dan menyerahkan persyaratan di atas.
b. Setelah formulir diisi kemudian diserahkan kepada petugas dengan
membayar biaya paspor.
c. Menunggu kurang lebih satu minggu untuk diproses.
d. Datang ke kantor imigrasi untuk foto langsung pada paspor.
Untuk poin 1 s/d 3 boleh mewakilkan, tapiintik poin 4 harus datang
sendiri.
Jenis-Jenis Paspor
1. Paspor biasa (paspor hijau)
Biasanya suatu negara menerbitkan untuk warga negaranya
sebuah paspor untuk perjalanan reguler.
2. Paspor diplomatik (paspor hitam)
Untuk sebagian orang diterbitkan paspor diplomatik untuk
mengidentifikasi mereka sebagai perwakilan diplomatik dari
negara asalnya, karena itu pemegang papor ini menikmati
beberapa kemudahan perlakuan dan kekebalan di negara tempat
mereka bertugas.
3. Paspor dinas/resmi (paspor biru)
Paspor ini diterbitkan untuk kalangan teknikal dan petuga
administrasi dari suatu misi diplomatik seperti kedutaan daan
konsulat ataupun bagi pegawai negeri/pemerintah yang sedang
melaksanakan tugas ke luar negeri.
4. Paspor orang asing
Paspor orang asing adalah paspor yang diberikan kepada
seseorang yang bukan warga negaranya. Syarat dan ketentuan
untuk memiliki paspor jenis ini diatur oleh masing-masing
negara.
5. Papor kelompok
Paspor kelompok akan diberikan untuk misalnya kelompok
perjalanan anak liburan sekolah.
6. Paspor Haji/Umroh (paspor coklat)
Paspor coklat hanya berlaku satu tahun dan hanya digunakan
untuk jamaah haji/umroh.
b) Visa
Visa merupakan tanda izin yang dicap pada lembaran-lembaran
paspor untuk mengunjungi suatu negara tertentu dalam waktu tertentu
pula. Visa dapat dibuat di kantor konsulat atau kedutaan negara yang
bersangkutan, lamanya kunjungan tidak lebih dari dua minggu dan
tidak diperlukan bagi warga negara Indonesia yang masuk ke negara
ASEAN.
Sedangkan visa baru dapat diurus jika papor sudah jadi,
pengururusa visa biasanya dilakukan di kedutaan negara yang akan
dikunjungi, bila pemimpin ingin mengadakan perjalanan ke Amerika
Serikat maka pengurusan visa di kedutaan negara Amerika Serikat di
Indonesia, pengurusan visa bisa juga lewat biro perjalanan yang dapat
membantu pengurusan hingga menjadi visa, namun biaya yang akan
dikeluarkan lebih mahal, untuk ini tergantung kebijakan perusahaan
masing-masing. Selain itu, ada beberapa kedutaan yang mengharuskan
pemegang paspor yang langsung mengurus visa.
c) Yellow Card (Kartu Sehat)
Kartu sehat merupakan katu yang dikeluarkan oleh dinas
kesehatan pemerintah untuk dipergunakan oleh warga negara
Indonesia yang akan pergi ke luar negeri, adapun kartu ini berfungsi
untuk menyatakan bahwa negara tempat berasal bebas dari penyakit
menular, seperti cacar air, kolera, demam kuning dan ini merupakan
peraturan yang dikeluarkan oleh WHO dengan undang-undang
kesegatan internasional (international regulation).
d) Fiskal
Fiskal yaitu segala sesuatu yang berhubungan dengan keuangan
terutama menyakut pendapatan dan pengeluaran pemerintah. Bagi
mereka yang akan pergi ke luar negeri dikenakan pajak keberangkatan
yang harus dibayarkan di bandara.
B. Pengertian Perencanaan dan Sekretaris
1. Arti Perencanaan
Perencanaan adalah keputusan untuk waktu yang akan datang, apa
yang akan dilakukan, bilamana akan dilakukan dan siapa yang akan
melakukan. Sekalipun waktu yang akan datang tidak dapat diperkirakan
secara tepat, terutama faktor-faktor di luar jangkauannya, tetapi dengan
proses intelektual perencanaan diharapkan akan dapat mendekati
kebenaran.
Perencanaan dimaksudkan untuk memperoleh sesuatu dalam waktu
yang akan datang, dan usaha (cara) yang efektif untuk pencapaiannya.
Oleh karena itu perencanaan adalah suatu keputusan yang akan diharapkan
dalam waktu yang akan datang. Perencanaan bukan suatu tindakan tetapi
suatu proses, yaitu suatu proses yang tidak mempunyai penyelesaian atau
titik akhir. Proses ini dimaksudkan untuk dapat mendapatkan pemecahan.
Selama perencanaan masih dalam proses, tidak dibatasi berapa jumlah
pembahasan sebelum diambil keputusan, sebab mungkin selalu dirasakan
perubahan baik sistemnya maupun materinya. Hal ini dapat dimengerti
karena sedikit kemungkinan adanya suatu perkiraan yang tepat, sebab
keadaan waktu yang akan datang itu selalu berubah, penuh dengan risiko
dan tidak beketentuan.
Berdaasarkan uraian tersebut maka perencanaan mempunyai 2
komponen, yaitu yang bersifat pesimis dan optimis. Bersifat pesimis
berdasarkan atas kepercayaan bahwa apa yang diinginkan tidak akan
terjadi. Sedangkan yang bersifat optimis berdasarkan atas kepercayaan
bahwa sesuatu dapat dilakukan dengan harapan bahwa yang diinginkan
akan terlaksana.
2. Arti dan Tugas Sekretaris
Sekretaris berasal dari kata secretum dalam bahasa Latin yang berarti
rahasia, sedangkan orang yang memegang rahasia dinamakan secretarium
atau secretairedalam bahasa Perancis dan dalam bahasa Inggris disebut
secretary. Berdasarkan pengertian diatas dapat diambil kesimpulan bahwa
seorang sekretaris adalah orang yang dipercaya untuk memegang rahasia
perusahaan atau rahasia kantor. Tugas utama sekretaris selain mengerjakan
administrasi kantor juga menjadi asisten manager atau asisten pemimpin
perusahaan.
Peran sekretaris berdasarkan kedudukan serta golongan dalam
organisasi terbagi tiga yaitu:
a. Berdasarkan luas ruang lingkup dan tanggung jawab dalam
pekerjaan.
1. Private secretary (sekretaris pribbadi)
Sekretaris pribadi adalah sekretaris yang bekerja untuk satu
orang, misalnya direktur, menteri atau pengusaha. Sekretaris
pribadi mempertanggungjawabkan pekerjaan langsung kepada
atasan yang dibantunya.
2. Adminiatrative assistant (sekretaris eksekutif)
Sekretaris eksekutif adalah sekretaris yang bekerja untuk
administrasi untuk managemen puncak. Ruang lingkup
sekretaris eksekutif dibantu oleh beberapa staf dalam
menangani pekerjaannya.
b. Berdasarkan kemampuan dan pengalaman kerja.
1. Yunior Secretary (sekretaris yunior)
Sekretaris yunior adakah sekretaris yang baru memulai
kariernya sebagai sekretaris (tingkat pemula). Diantaranya yang
menduduki jabatan sekretaris yunior adalah mereka yang baru
menyelesaikan pendidikan keterampilan di sekretaris dan
belum pernah bekerja.
2. Senior Secretary (sekretaris senior)
Sekretaris senior adalah sekretaris yang memiliki pengalaman
kerja. Mereka dapat melakasanakan tugas tanpa bimbingan
orang lain.
c. Berdasarkan bidang kekhususan dalam pekerjaan spesialisasi.
Sekretaris yang sudah mengikuti pendidikan yang khusus dalam
bidang masing-masing seperti sekretaris dalam bidang kedokteran
(medical secretary), bidang hukum (legal secretary), akuntansi
(accounting secretary), dan bidang teknik (technical secretary).
C. Menyiapkan Transportasi, Akomodasi dan Keuangan
1. Rencana Transportasi
a. Macam-macam sarana transportasi yang digunakan antara lain
1) Perjalanan Darat
Perjalanan dinas lewat darat tidak menggunakan dokumendokumen khusus sehingga hanya melakukan persiapan berupa
pemesanan dan pembelian tiket dan dokumen-dolumen yang
berkaitan langsung dengan tujuan pokok perjalanan dinas. Namun
jika perjalanan dinas lebih dari satu hari, sekretaris harus
mempersiapkan akomodasi selama di tempat tujuan, antara lain
meliputi hotel tempat menginap, sarana transportasi antar jemput
dari hotel ke tempat tujuan dan sebaliknya.
Perjalanan lewat darat terbagi empat yaitu
1. Menggunakan Mobil Perusahaan
Perjalanan dinas dengan menggunakan mobil perusahaan
dilakukan apabila jarak perusahaan dengan tempat tujuan relatif
dekat.
Persiapan yang dilakukan cukup dengan menyediakan:
a. Mobil perusahaan
b. Sopir
c. Bahan bakar
2. Menggunakan Travel
Travel ialah semua transportasi angkutan antar kota
yang dikelola oleh suatu perusahaan jasa yang melalui
konsumen untuk mengatur penumpang sampai ke tujuan
dengan membayar tarip tertentu.
3. Menggunakan Bus
Bus adalah sarana angkutan umum antar kota atau
provinsi
yang
mengangkut
penumpang
dari
teminal
pemberangkatan sampai terminal yang dituju.
4. Menggunakan Kereta Api
Kereta Api ialah sarana trasnportasi darat yang dikelola
oleh perumka. Perjalanan lewat darat khususnya dengan
mennggunakan jasa kereta api ini telah menjadi trend bagi
perusahaan-perusahaan. Perumka dari waktu ke waktu telah
membenahi dirinya dalam memberikan pelayanan kepada para
pelanggannya, termasuk dalam memberikan fasilitas yang
semakin representatif bagi kalangan eksekutif, dengan waktu
tempuh yang pendek, cukup beralasan jika perjalanan lewat
udara digantikan dengan lewat darat terutama menggunakan
jasa kereta api.
2) Perjalanan Udara
Perjalanan dinas lewat udara dengan menggunakan fasilitas
pesawat terbang hendaknya benar-benar dipertimbangkan tingkat
efektifitas dan efisiennya. Apabila memiliki waktu yang cukup
longgar untuk menghadiri atau menyelesaikan suatu urusan dan
memungkinkan untuk melakukan perjalanan lewat darat maka
sebaiknya menggunakan jasa darat saja karena menggunakan
armada ini dinilai lebih ekonomis. Namun demikian perusahaan
juga sering mempertimbangkan prestice sehingga perusahaan
dianggap sudah cukup bonafide. Persiapan yang harus dipersiapkan
sehubungan dengan perjalanan dinas yang akan menggunakan jasa
penerbangan
domestik
adalah
melakukan
pemesanan
dan
pembelian tiket, di samping itu mempersiapkan surat tugas dan
dokumen yang berkaitan lansung dengan perjlanan dinas.
3) Perjalanan Laut
Perjalanan dinas lewat laut sudah jarang digunakan kecuali jika
tempat yang dituju tidak bisa dilakukan dengan jalan darat,
melaksanakan perjalanan lewat laut dapat menggunakan beberapa
fasilitas pelayanan yang ditawatkan oleh beberapa perusahaan
aemada laut, adapun persiapan dan tugas yang dilakukan adalah
mempersiapkan dokumen perjalanan dinas dengan melakukan
pemesanan dan pembelian tiket. Untuk perjalanan dinas dalam
negeri sedangkan untuk perjalanan dinas luar negeri ditambahkan
dengan dokumen seperti paspor, visa, dan lain-lain. Juga harus
mempersiapkan akoomodasi selama di tempat tujuan dan dokumen
yang terkait langsung dengan tujuan pokok perjalanan dinas.
2. Rencana Akomodasi
Akomodasi adalah sesuatu yang disediakan untuk memenuhi kebutuhan.
Rencana akomodasi biasanya meliputi tempat penginapan(hotel) dan
sarana transportasi selama mengadakan perjalanan dinas. Sebelum
menentukan hotel akan lebih baik jika terlebih dahulu memiliki daftar
hotel atau penginapan beserta alamat, fasilitas apa yang disediakan, dan
harga masing-masing fasilitas yang diberikan, dengan demikian dapat
menghemat waktu, tenaga dan uang. Untuk pengurusan akomodasi
termasuk di dalamnya tempat menginap ini, juga bisa diserahkan pada biro
perjalanan sehingga kita dapat langsung menghubungi biro perjalanan
yang dapat dipercaya untuk memilih akomodasi perjalanan dinas.
Langkah-langkah yang harus dilakukan dalam mempersiapkan akomodasi
penginapan antara lain meliputi:
a. Pemesanan Kamar
Pemesanan kamar dapat dilakukan melalui telepon atau faks, dilakukan
minimal sehari sebelumnya.
b. Check in
Check in ialah pertama masuk hotel, ini dilakukan di bagian
reservation, yakni jika pemesanan telah mengetagui bahwa kamar yang
diinginkan tersedia, pemesanan dapat lansung mengisi reservation card
kemudian pemesanan akan diberi keterangan mengenai fasilitasfasilitas dan sarana dari hotel tersebut antara lain jenis kamar, tarif dan
kelengkapan yang tersedia.
c. Cara Pembayaran
Pembayaran dilakukan pada saat check in berdasarkan jenis kamar
yang dipilih dan berapa lama waktu nenginap. Pembayaran ini hanya
untuk biaya kamar, sedangkan untuk biaya lainnya, seperti makan akan
dibayar langsung pada saat itu juga (selesai makan) ada pula hotel
yang sudah memperhitungkan penginapan lengkap dengan biaya
makan, dan fasilitas lainnya di mana pembayarannya sekaligus pada
saat akan check out.
d. Check Out
Cheeck out ialah saat di mana tamu meninggalkan hotel pada
umumnya dilakukan pada pukul 12.00 WIB pada hari terakhir dengan
memberikan kunci kamar. Pada pengurusan check out, resepsonis akan
menghubungi semua bagian, seperti bar, restoran, untuk mengetahui
fasilitas apa saja yang digunakan dan belum dibayar.
3. Rencana Keuanan
Kita dapat merinci peneluaran pejalanan dinas dengan menganggarkan
sebelum melakukan perjalanan dinas. Adapun biaya-biaya tersebut
mencakup biaya akomodasi, kegiatan pokok perjalanan dinas. Alat
pembayaran yang digunakan dalam perjalanan dinas diantaranya adalah:
a. Uang tunai
Uang tunai ialah uang yang diterima secara umum sebagai alat
pembayaran yang sah. Uang tunai yang diterima oleh pemimpin atau
karyawan yang akan mengadakan perjalanan dinas terbagi dua antara
lain:
1) Restitusi biaya pembayaran ialah uang yang diterima setelah
mengadakan perjalanan dinas sebagai pemulihan biaya sesuai
dengan
pengeluaran
uang
yang
dibuktikan
dengan
bukti
pengeluaran biaya-biaya selama dalam perjalanan.
2) Lumpsum ialah uang yang diterima sesuai dengan standar tarif
tanpa memperhitungkan kwitansi, faktur dan bukti pembayaran
lainnya.
b. Kartu Kredit (Credit Card)
Kartu kredit ialah katu yang dikeluarkan oleh bank. Katu kredit
meminkamkan konsumen uang yang bukan mengambil rekening
tebungan.
c. Letter of Credit (L/C)
Alat pembayaran yang dikeluarkan oleh bank apabila seseorang
memerlukan dana yang jumlahnya besar selama dalam perjalanan. L/C
dikeluarkan atas nama seseorang yang memintanya dan dengan tanda
tangannya ia dapat menukar di bank yang dituju. Setiap pengambilan
di bamk, bank akan menunjuk neraca dalam L/C.
MENGATUR JADWAL PERJALANAN DINAS
A. Pengaturan Waktu
Mengatur waktu iala pembagian waktu disesuaikan dengan pelaksanaan tugas,
pengaturan waktu bisa membuat pekerjaan lebih efektif da efisien. Adapun hal-hal
yang dapat dilakukan untuk mengatur waktu saat bekerja adalah:
1. Bekerja berdasarkan jadwal kerja yang sudah ditentukan.
2. Mengerjakan pekerjaan satu per satu sehingga perhatian, pikiran dan tenaga
terpusat pada satu hal yang dikerjakan.
3. Mengerjakan pejerjaan dengan serius tetapi tidak tegang, cepat tetapi tidak tergesagesa, tenang tetapi tidak lamban, keras tetapi tidak memaksakan diri.
B. Jadwal Kerja
Jadwal kerja ialah daftar urutan kerja dan jangka waktu pekerjaannya. Dalam jadwal
kerja biasanya disebut dulu jangka waktu pengerjaan baru hal yang dikerjakan.
Contoh jadwal kerja :
07.00-08.30
Memeriksa surat masuk
08.30-10.00
Menyusun laporan mingguan
10.00-10.30
Mengurus tamu pemimpin
10.30-11.30
Mengetik surat-surat yang akan dikirim
11.30-13.00
Istirahat
13.00-14.00
Rapat staf
14.00-16.00
Menyusun arsip
16.00-16.30
Memeriksa persediaan peralatan kantor, merapikan peralatan kerja dan
mengatur rempat serta ruang kerja
C. Penyusunan Jadwal Kerja setiap hari mendatangkan keuntungan, antara lain:
1. Pekerjaan penting yang harus dikerjakan tidak terlewatkan.
2. Mengemat pikiran, karena sehabis melakukan sesuatu kerja tidak harus bertanya –
tanya tentang apa yang harus dikerjakan selanjutnya.
3. Bekerja lebih tenang karena sudah mengetahui apa yang akan dikerjakan di tempat
kerja hari ini
4. Memiliki data untuk mempertanggung jawabkan kerjanya.
5. Memiliki bahan untuk menyusun jadwal kerja bersama pemimpin.
Cara Menyusun Jadwal Kerja
a. Mencatat segala sesuatu yang perlu dikerjakan.
b. Mencatat pekerjaan yang berkaitan dengan urusan dalam, luar, pribadi
pemimpin.
c. Mencatat pekerjaan mendesak, jangka pendek, jangka menengah, dan jangka
panjang.
d. Menciptakan prioritas berdasarkan pentingnya dari berbagai pekerjaan yang
ada.
e. Diantara pekerjaan-pekerjaan yang sudah diprioritaskan itu, dipilih pekerjaanpekerjaan yang akan dikerjakan pada hari kerja keesokan harinya (penjadwalan
pekerjaan).
Puji syukur saya panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa yang telah melimpahkan
rahmat, karunia, serta taufik dan hidayah-Nya sehingga saya dapat menyelesaikan makalah
tentang “MENGATUR PERJALANAN DINAS PIMPINAN” tepat waktu, meskipun banyak
kekurangan didalamnya. Dan juga kami berterimakasih kepada Ibu Pudji Hastuti selaku Guru
mata pelajaran “Sarana dan Prasarana” yang telah memberikan tugas ini kepada kami.
Saya sangat berharap makalah ini dapat berguna dalam rangka menambah wawasan
serta pengetahuan. Saya juga menyadari bahwa di dalam makalah ini terdapat kekurangan
dan jauh dari kata sempurna. Oleh sebab itu, saya berharap adanya kritik, saran dan usulan
demi perbaikan makalah yang kami buat di masa yang akan datang, mengingat tidak ada
sesuatu yang sempurna tanpa saran yang membangun.
Semoga makalah sederhana ini dapat dipahami bagi siapapun yang membacanya.
Sekiranya makalah yang telah disusun ini dapat berguna bagi kita semua maupun orang yang
membacanya. Sebelumnya saya mohon maaf apabila terdapat kesalahan kata-kata yang
kurang berkenan dan saya mohon kritik dan saran yang membangun demi perbaikan di masa
depan.
Penyusun
DAFTAR ISI
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Sebelum pimpinan melakukan perjalanan dinas keluar kota, maka perlu
adanya persiapan yang matang agar berjalan dengan baik dan diharapkan akan lebih
banyak memberi manfaat dalam rangka pengembangan aktivitas instansi atau
perusahaan. Dalam hal ini pimpinan membutuhkan seorang sekretaris untuk mengatur
segala sesuatu yang berkaitan dengan perjalanannya. Secara teori tugas ini di lakukan
oleh sekretaris, namun pada prakteknya bisa fleksibel tergantung pada manajemen
perusahaannya.
Seorang sekretaris yang handal, umumnya dipercayai pimpinannya untuk
mengatur perjalanan dinas pimpinan. Tugas dan tanggung jawab sekretaris tidak
ringan. Ia harus mempersiapkan segala sesuatu mulai dari dokumen yang dibutuhkan
pimpinan dalam perjalanannya, konfirmasi tiket dan hotel, pembuatan jadwal
perjalanan, sampai segala sesuatu yang dapat mendukung dan menunjang
keberhasilan pimpinan dalam perjalanan dinasnya, baik diluar kota maupun diluar
negeri, sehingga pimpinan merasa nyaman dan tenang selama ia berada dikantor.
Sekretaris yang memiliki sikap profesional tentu menyadari bahwa tugas dan
tanggung jawabnya harus dilaksanakan secara cermat, teliti dan rapi (detail minded).
Ia tidak boleh bermalas-malasan atau bersantai ria, karena ia justru mendapat
tambahan tanggung jawab.
B. Rumusan Masalah
1. Bagaimana merencanakan Perjalanan Dinas?
2. Bagaimana mengatur jadwal Perjalanan Dinas?
3. Bagaimana membuat Laporan Perjalanan Dinas?
C. Tujuan Masalah
1. Untuk menyelesaikan tugas yang diberikan dan mendapatkan nilai.
2. Menambah ilmu pengetahuan dan wawasan kita mengenai Mengatur Perjalanan
Dinas Pimpnan.
BAB II
PEMBAHASAN
A. Dokumen Perjalanan Dinas
1. Pengertian Dokumen
a. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia
Dokumen adalah “Sesuatu yang tertulis atau tercetak yang
dapat dipergunakan sebagai bukti atau keterangan.”
b. Menurut Kamus Kepegawaian
1) Semua catatan tertulis, baik tercetak maupun tidak tercetak,
2) Segala benda yang mempunyai keterangan-keterangan, dipilih
untuk dikumpulkan, disusun disediakan atau untuk disebarkan.
c. Menurut Kamus Bahasa Inggris Webster
Dokumen adalah melengkapi keabsahan keterangan, seperti
surat keterangan, pernyataan, lampiran-lampiran, seperti untuk
melengkapi sebuah buku atau tesis.
2. Kegunaan Dokumen
Kegunaan dokumen antara lain sebagai berikut:
a. Memberikan bantuan informas tentang isi dokumen kepada yang
memerlukannya.
b. Menyiapkan alat bukti, data-data tentang suatu keterangan dokumen.
c. Menyimpan dan menyelamatkan fisik dokumen dan isi dokumen.
d. Melestaraikan dokumen-dokumen dari kemusnahan.
e. Menyiapkan isi dokumen sebagai bahan penelitian para ilmuwan.
f. Mengembangkan koleksi dokumen untuk kepentingan bangsat dan negara.
g. Dapat menjamin keutuhan dan keotentikan informasi yang termuat dalam
dokumen.
3. Dokumen Perjalanan Dinas
Dokumen perjalanan dinas adalah keterangan-keterangan yang
melengkapi perjalanan bisnis/dinas sesuai dengan tempat tujuan dan
pekerjaan yang akan dilakukan. Macam-macam dokumen perjalanan dinas
yaitu:
1. Passport (untuk perjalanan ke luar negeri)
2. Visa (untuk perjalanan ke luar negeri)
3. Asuransi
4. Dokumen medical/kesehatan
5. Rencana perjalanan
6. Jadwal perjalanan
7. Peta
8. Petunjuk akomodasi
9. Voucher perjalanan
10. Jadwal bisnis
11. Agenda pertemuan
12. Daftar nama yang akan dihubungi
13. Surat Perintah Perjalanan Dinas (Surat Tugas)
Dokumen yang harus dikonfirmasikan biasanya meliputi:
a. Tiket
b. Salinan rencana perjalanan
c. Rencana perjalanan agen perjalanan
4. Persiapan Perjalanan Dinas ke Luar Negeri
Untuk perjalanan dinas dalam negeri, seseorang cukup mepersiapkan
surat tugas dari instansi yang menugasinya saja, sedangkan untuk ke luar
negeri diperlukan dokumen-dokumen utama, yang isinya mutlak, sebagai
berikut.
a) Paspor
Paspor adalah dokumen resmi yang dikeluarkan oleh pejabat
yang
berwenang
dari
suatu
negara
yang
memuat
identitas
pemegangnya dan berlaku untuk melakukan perjalanan antar negara.
Paspor biasanya diperlukan untuk perjalanan Internasional
karena harus ditunjukkan ketika memasuki perbatasan suatu negara,
meskipun di negara tertentu ada beberapa di mana suatu negara
tertentu dapat memasuki negara lain dengan dokkumen selain paspor.
Paspor sksn diberi cap(stempel) atau disegel dengan visa yang
dilakukan oleh petugas negara tempat kedarangan.
Kegunaan Paspor antara lain:
1. Paspor digunakan sebagai bukti kewarganegaraan.
2. Tanda bukti diri di negara asing.
3. Tanda izin bagi pemegangnya untuk dapat secara bebas melalui
perbatasan-perbatasan negara yang dikunjungi.
4. Merupakan pemberi perlindungan kepada pemegangnya dari negara
sendiri maupun dari negara yang dikkunjungi.
Paspor bisa diperoleh di kantor imigrasi setempat, di Indonesia
salah satu persyaratan yang harus dipenuhi oleh seseorang yang akan
keluar negeri ialah pengesahan dari pemerintah melalui Departemen
Kehakiman.
Dokumen yang harus diperhatikan utnuk mengurus paspor adalah:
a. Kartu Tanda Tangan (KTP)
b. Kartu Keluarga (KB)
c. Ijazah dari pendidikan terakhir
d. Pas foto
e. Surat tugas terdiri dari perusahaan yang menginformasikan tujuan
pemegang paspor mengadakan dinas atau surat dari sponsor yakni
yaitu lembaga dan perusahaan yang mengundang.
f. Surat Keputusan(SK) Pengangkatan pegawai
g. Surat Keterangan Berkelakuan Baik Baik(SKKB) seharusmya
dengan perjalanan ke luar negeri
h. Akta kelahiran.
Proses selanjutnya dalam pembuatan paspor adalah:
a. Datang ke kantor imigrasi untuk mengisi formulir yang disediakan
dan menyerahkan persyaratan di atas.
b. Setelah formulir diisi kemudian diserahkan kepada petugas dengan
membayar biaya paspor.
c. Menunggu kurang lebih satu minggu untuk diproses.
d. Datang ke kantor imigrasi untuk foto langsung pada paspor.
Untuk poin 1 s/d 3 boleh mewakilkan, tapiintik poin 4 harus datang
sendiri.
Jenis-Jenis Paspor
1. Paspor biasa (paspor hijau)
Biasanya suatu negara menerbitkan untuk warga negaranya
sebuah paspor untuk perjalanan reguler.
2. Paspor diplomatik (paspor hitam)
Untuk sebagian orang diterbitkan paspor diplomatik untuk
mengidentifikasi mereka sebagai perwakilan diplomatik dari
negara asalnya, karena itu pemegang papor ini menikmati
beberapa kemudahan perlakuan dan kekebalan di negara tempat
mereka bertugas.
3. Paspor dinas/resmi (paspor biru)
Paspor ini diterbitkan untuk kalangan teknikal dan petuga
administrasi dari suatu misi diplomatik seperti kedutaan daan
konsulat ataupun bagi pegawai negeri/pemerintah yang sedang
melaksanakan tugas ke luar negeri.
4. Paspor orang asing
Paspor orang asing adalah paspor yang diberikan kepada
seseorang yang bukan warga negaranya. Syarat dan ketentuan
untuk memiliki paspor jenis ini diatur oleh masing-masing
negara.
5. Papor kelompok
Paspor kelompok akan diberikan untuk misalnya kelompok
perjalanan anak liburan sekolah.
6. Paspor Haji/Umroh (paspor coklat)
Paspor coklat hanya berlaku satu tahun dan hanya digunakan
untuk jamaah haji/umroh.
b) Visa
Visa merupakan tanda izin yang dicap pada lembaran-lembaran
paspor untuk mengunjungi suatu negara tertentu dalam waktu tertentu
pula. Visa dapat dibuat di kantor konsulat atau kedutaan negara yang
bersangkutan, lamanya kunjungan tidak lebih dari dua minggu dan
tidak diperlukan bagi warga negara Indonesia yang masuk ke negara
ASEAN.
Sedangkan visa baru dapat diurus jika papor sudah jadi,
pengururusa visa biasanya dilakukan di kedutaan negara yang akan
dikunjungi, bila pemimpin ingin mengadakan perjalanan ke Amerika
Serikat maka pengurusan visa di kedutaan negara Amerika Serikat di
Indonesia, pengurusan visa bisa juga lewat biro perjalanan yang dapat
membantu pengurusan hingga menjadi visa, namun biaya yang akan
dikeluarkan lebih mahal, untuk ini tergantung kebijakan perusahaan
masing-masing. Selain itu, ada beberapa kedutaan yang mengharuskan
pemegang paspor yang langsung mengurus visa.
c) Yellow Card (Kartu Sehat)
Kartu sehat merupakan katu yang dikeluarkan oleh dinas
kesehatan pemerintah untuk dipergunakan oleh warga negara
Indonesia yang akan pergi ke luar negeri, adapun kartu ini berfungsi
untuk menyatakan bahwa negara tempat berasal bebas dari penyakit
menular, seperti cacar air, kolera, demam kuning dan ini merupakan
peraturan yang dikeluarkan oleh WHO dengan undang-undang
kesegatan internasional (international regulation).
d) Fiskal
Fiskal yaitu segala sesuatu yang berhubungan dengan keuangan
terutama menyakut pendapatan dan pengeluaran pemerintah. Bagi
mereka yang akan pergi ke luar negeri dikenakan pajak keberangkatan
yang harus dibayarkan di bandara.
B. Pengertian Perencanaan dan Sekretaris
1. Arti Perencanaan
Perencanaan adalah keputusan untuk waktu yang akan datang, apa
yang akan dilakukan, bilamana akan dilakukan dan siapa yang akan
melakukan. Sekalipun waktu yang akan datang tidak dapat diperkirakan
secara tepat, terutama faktor-faktor di luar jangkauannya, tetapi dengan
proses intelektual perencanaan diharapkan akan dapat mendekati
kebenaran.
Perencanaan dimaksudkan untuk memperoleh sesuatu dalam waktu
yang akan datang, dan usaha (cara) yang efektif untuk pencapaiannya.
Oleh karena itu perencanaan adalah suatu keputusan yang akan diharapkan
dalam waktu yang akan datang. Perencanaan bukan suatu tindakan tetapi
suatu proses, yaitu suatu proses yang tidak mempunyai penyelesaian atau
titik akhir. Proses ini dimaksudkan untuk dapat mendapatkan pemecahan.
Selama perencanaan masih dalam proses, tidak dibatasi berapa jumlah
pembahasan sebelum diambil keputusan, sebab mungkin selalu dirasakan
perubahan baik sistemnya maupun materinya. Hal ini dapat dimengerti
karena sedikit kemungkinan adanya suatu perkiraan yang tepat, sebab
keadaan waktu yang akan datang itu selalu berubah, penuh dengan risiko
dan tidak beketentuan.
Berdaasarkan uraian tersebut maka perencanaan mempunyai 2
komponen, yaitu yang bersifat pesimis dan optimis. Bersifat pesimis
berdasarkan atas kepercayaan bahwa apa yang diinginkan tidak akan
terjadi. Sedangkan yang bersifat optimis berdasarkan atas kepercayaan
bahwa sesuatu dapat dilakukan dengan harapan bahwa yang diinginkan
akan terlaksana.
2. Arti dan Tugas Sekretaris
Sekretaris berasal dari kata secretum dalam bahasa Latin yang berarti
rahasia, sedangkan orang yang memegang rahasia dinamakan secretarium
atau secretairedalam bahasa Perancis dan dalam bahasa Inggris disebut
secretary. Berdasarkan pengertian diatas dapat diambil kesimpulan bahwa
seorang sekretaris adalah orang yang dipercaya untuk memegang rahasia
perusahaan atau rahasia kantor. Tugas utama sekretaris selain mengerjakan
administrasi kantor juga menjadi asisten manager atau asisten pemimpin
perusahaan.
Peran sekretaris berdasarkan kedudukan serta golongan dalam
organisasi terbagi tiga yaitu:
a. Berdasarkan luas ruang lingkup dan tanggung jawab dalam
pekerjaan.
1. Private secretary (sekretaris pribbadi)
Sekretaris pribadi adalah sekretaris yang bekerja untuk satu
orang, misalnya direktur, menteri atau pengusaha. Sekretaris
pribadi mempertanggungjawabkan pekerjaan langsung kepada
atasan yang dibantunya.
2. Adminiatrative assistant (sekretaris eksekutif)
Sekretaris eksekutif adalah sekretaris yang bekerja untuk
administrasi untuk managemen puncak. Ruang lingkup
sekretaris eksekutif dibantu oleh beberapa staf dalam
menangani pekerjaannya.
b. Berdasarkan kemampuan dan pengalaman kerja.
1. Yunior Secretary (sekretaris yunior)
Sekretaris yunior adakah sekretaris yang baru memulai
kariernya sebagai sekretaris (tingkat pemula). Diantaranya yang
menduduki jabatan sekretaris yunior adalah mereka yang baru
menyelesaikan pendidikan keterampilan di sekretaris dan
belum pernah bekerja.
2. Senior Secretary (sekretaris senior)
Sekretaris senior adalah sekretaris yang memiliki pengalaman
kerja. Mereka dapat melakasanakan tugas tanpa bimbingan
orang lain.
c. Berdasarkan bidang kekhususan dalam pekerjaan spesialisasi.
Sekretaris yang sudah mengikuti pendidikan yang khusus dalam
bidang masing-masing seperti sekretaris dalam bidang kedokteran
(medical secretary), bidang hukum (legal secretary), akuntansi
(accounting secretary), dan bidang teknik (technical secretary).
C. Menyiapkan Transportasi, Akomodasi dan Keuangan
1. Rencana Transportasi
a. Macam-macam sarana transportasi yang digunakan antara lain
1) Perjalanan Darat
Perjalanan dinas lewat darat tidak menggunakan dokumendokumen khusus sehingga hanya melakukan persiapan berupa
pemesanan dan pembelian tiket dan dokumen-dolumen yang
berkaitan langsung dengan tujuan pokok perjalanan dinas. Namun
jika perjalanan dinas lebih dari satu hari, sekretaris harus
mempersiapkan akomodasi selama di tempat tujuan, antara lain
meliputi hotel tempat menginap, sarana transportasi antar jemput
dari hotel ke tempat tujuan dan sebaliknya.
Perjalanan lewat darat terbagi empat yaitu
1. Menggunakan Mobil Perusahaan
Perjalanan dinas dengan menggunakan mobil perusahaan
dilakukan apabila jarak perusahaan dengan tempat tujuan relatif
dekat.
Persiapan yang dilakukan cukup dengan menyediakan:
a. Mobil perusahaan
b. Sopir
c. Bahan bakar
2. Menggunakan Travel
Travel ialah semua transportasi angkutan antar kota
yang dikelola oleh suatu perusahaan jasa yang melalui
konsumen untuk mengatur penumpang sampai ke tujuan
dengan membayar tarip tertentu.
3. Menggunakan Bus
Bus adalah sarana angkutan umum antar kota atau
provinsi
yang
mengangkut
penumpang
dari
teminal
pemberangkatan sampai terminal yang dituju.
4. Menggunakan Kereta Api
Kereta Api ialah sarana trasnportasi darat yang dikelola
oleh perumka. Perjalanan lewat darat khususnya dengan
mennggunakan jasa kereta api ini telah menjadi trend bagi
perusahaan-perusahaan. Perumka dari waktu ke waktu telah
membenahi dirinya dalam memberikan pelayanan kepada para
pelanggannya, termasuk dalam memberikan fasilitas yang
semakin representatif bagi kalangan eksekutif, dengan waktu
tempuh yang pendek, cukup beralasan jika perjalanan lewat
udara digantikan dengan lewat darat terutama menggunakan
jasa kereta api.
2) Perjalanan Udara
Perjalanan dinas lewat udara dengan menggunakan fasilitas
pesawat terbang hendaknya benar-benar dipertimbangkan tingkat
efektifitas dan efisiennya. Apabila memiliki waktu yang cukup
longgar untuk menghadiri atau menyelesaikan suatu urusan dan
memungkinkan untuk melakukan perjalanan lewat darat maka
sebaiknya menggunakan jasa darat saja karena menggunakan
armada ini dinilai lebih ekonomis. Namun demikian perusahaan
juga sering mempertimbangkan prestice sehingga perusahaan
dianggap sudah cukup bonafide. Persiapan yang harus dipersiapkan
sehubungan dengan perjalanan dinas yang akan menggunakan jasa
penerbangan
domestik
adalah
melakukan
pemesanan
dan
pembelian tiket, di samping itu mempersiapkan surat tugas dan
dokumen yang berkaitan lansung dengan perjlanan dinas.
3) Perjalanan Laut
Perjalanan dinas lewat laut sudah jarang digunakan kecuali jika
tempat yang dituju tidak bisa dilakukan dengan jalan darat,
melaksanakan perjalanan lewat laut dapat menggunakan beberapa
fasilitas pelayanan yang ditawatkan oleh beberapa perusahaan
aemada laut, adapun persiapan dan tugas yang dilakukan adalah
mempersiapkan dokumen perjalanan dinas dengan melakukan
pemesanan dan pembelian tiket. Untuk perjalanan dinas dalam
negeri sedangkan untuk perjalanan dinas luar negeri ditambahkan
dengan dokumen seperti paspor, visa, dan lain-lain. Juga harus
mempersiapkan akoomodasi selama di tempat tujuan dan dokumen
yang terkait langsung dengan tujuan pokok perjalanan dinas.
2. Rencana Akomodasi
Akomodasi adalah sesuatu yang disediakan untuk memenuhi kebutuhan.
Rencana akomodasi biasanya meliputi tempat penginapan(hotel) dan
sarana transportasi selama mengadakan perjalanan dinas. Sebelum
menentukan hotel akan lebih baik jika terlebih dahulu memiliki daftar
hotel atau penginapan beserta alamat, fasilitas apa yang disediakan, dan
harga masing-masing fasilitas yang diberikan, dengan demikian dapat
menghemat waktu, tenaga dan uang. Untuk pengurusan akomodasi
termasuk di dalamnya tempat menginap ini, juga bisa diserahkan pada biro
perjalanan sehingga kita dapat langsung menghubungi biro perjalanan
yang dapat dipercaya untuk memilih akomodasi perjalanan dinas.
Langkah-langkah yang harus dilakukan dalam mempersiapkan akomodasi
penginapan antara lain meliputi:
a. Pemesanan Kamar
Pemesanan kamar dapat dilakukan melalui telepon atau faks, dilakukan
minimal sehari sebelumnya.
b. Check in
Check in ialah pertama masuk hotel, ini dilakukan di bagian
reservation, yakni jika pemesanan telah mengetagui bahwa kamar yang
diinginkan tersedia, pemesanan dapat lansung mengisi reservation card
kemudian pemesanan akan diberi keterangan mengenai fasilitasfasilitas dan sarana dari hotel tersebut antara lain jenis kamar, tarif dan
kelengkapan yang tersedia.
c. Cara Pembayaran
Pembayaran dilakukan pada saat check in berdasarkan jenis kamar
yang dipilih dan berapa lama waktu nenginap. Pembayaran ini hanya
untuk biaya kamar, sedangkan untuk biaya lainnya, seperti makan akan
dibayar langsung pada saat itu juga (selesai makan) ada pula hotel
yang sudah memperhitungkan penginapan lengkap dengan biaya
makan, dan fasilitas lainnya di mana pembayarannya sekaligus pada
saat akan check out.
d. Check Out
Cheeck out ialah saat di mana tamu meninggalkan hotel pada
umumnya dilakukan pada pukul 12.00 WIB pada hari terakhir dengan
memberikan kunci kamar. Pada pengurusan check out, resepsonis akan
menghubungi semua bagian, seperti bar, restoran, untuk mengetahui
fasilitas apa saja yang digunakan dan belum dibayar.
3. Rencana Keuanan
Kita dapat merinci peneluaran pejalanan dinas dengan menganggarkan
sebelum melakukan perjalanan dinas. Adapun biaya-biaya tersebut
mencakup biaya akomodasi, kegiatan pokok perjalanan dinas. Alat
pembayaran yang digunakan dalam perjalanan dinas diantaranya adalah:
a. Uang tunai
Uang tunai ialah uang yang diterima secara umum sebagai alat
pembayaran yang sah. Uang tunai yang diterima oleh pemimpin atau
karyawan yang akan mengadakan perjalanan dinas terbagi dua antara
lain:
1) Restitusi biaya pembayaran ialah uang yang diterima setelah
mengadakan perjalanan dinas sebagai pemulihan biaya sesuai
dengan
pengeluaran
uang
yang
dibuktikan
dengan
bukti
pengeluaran biaya-biaya selama dalam perjalanan.
2) Lumpsum ialah uang yang diterima sesuai dengan standar tarif
tanpa memperhitungkan kwitansi, faktur dan bukti pembayaran
lainnya.
b. Kartu Kredit (Credit Card)
Kartu kredit ialah katu yang dikeluarkan oleh bank. Katu kredit
meminkamkan konsumen uang yang bukan mengambil rekening
tebungan.
c. Letter of Credit (L/C)
Alat pembayaran yang dikeluarkan oleh bank apabila seseorang
memerlukan dana yang jumlahnya besar selama dalam perjalanan. L/C
dikeluarkan atas nama seseorang yang memintanya dan dengan tanda
tangannya ia dapat menukar di bank yang dituju. Setiap pengambilan
di bamk, bank akan menunjuk neraca dalam L/C.
MENGATUR JADWAL PERJALANAN DINAS
A. Pengaturan Waktu
Mengatur waktu iala pembagian waktu disesuaikan dengan pelaksanaan tugas,
pengaturan waktu bisa membuat pekerjaan lebih efektif da efisien. Adapun hal-hal
yang dapat dilakukan untuk mengatur waktu saat bekerja adalah:
1. Bekerja berdasarkan jadwal kerja yang sudah ditentukan.
2. Mengerjakan pekerjaan satu per satu sehingga perhatian, pikiran dan tenaga
terpusat pada satu hal yang dikerjakan.
3. Mengerjakan pejerjaan dengan serius tetapi tidak tegang, cepat tetapi tidak tergesagesa, tenang tetapi tidak lamban, keras tetapi tidak memaksakan diri.
B. Jadwal Kerja
Jadwal kerja ialah daftar urutan kerja dan jangka waktu pekerjaannya. Dalam jadwal
kerja biasanya disebut dulu jangka waktu pengerjaan baru hal yang dikerjakan.
Contoh jadwal kerja :
07.00-08.30
Memeriksa surat masuk
08.30-10.00
Menyusun laporan mingguan
10.00-10.30
Mengurus tamu pemimpin
10.30-11.30
Mengetik surat-surat yang akan dikirim
11.30-13.00
Istirahat
13.00-14.00
Rapat staf
14.00-16.00
Menyusun arsip
16.00-16.30
Memeriksa persediaan peralatan kantor, merapikan peralatan kerja dan
mengatur rempat serta ruang kerja
C. Penyusunan Jadwal Kerja setiap hari mendatangkan keuntungan, antara lain:
1. Pekerjaan penting yang harus dikerjakan tidak terlewatkan.
2. Mengemat pikiran, karena sehabis melakukan sesuatu kerja tidak harus bertanya –
tanya tentang apa yang harus dikerjakan selanjutnya.
3. Bekerja lebih tenang karena sudah mengetahui apa yang akan dikerjakan di tempat
kerja hari ini
4. Memiliki data untuk mempertanggung jawabkan kerjanya.
5. Memiliki bahan untuk menyusun jadwal kerja bersama pemimpin.
Cara Menyusun Jadwal Kerja
a. Mencatat segala sesuatu yang perlu dikerjakan.
b. Mencatat pekerjaan yang berkaitan dengan urusan dalam, luar, pribadi
pemimpin.
c. Mencatat pekerjaan mendesak, jangka pendek, jangka menengah, dan jangka
panjang.
d. Menciptakan prioritas berdasarkan pentingnya dari berbagai pekerjaan yang
ada.
e. Diantara pekerjaan-pekerjaan yang sudah diprioritaskan itu, dipilih pekerjaanpekerjaan yang akan dikerjakan pada hari kerja keesokan harinya (penjadwalan
pekerjaan).