Sia buku besar dan pelaporan
MAKALAH
SISTEM BUKU BESAR DAN PELAPORAN
DISUSUN OLEH :
Antin Sukma Satriani (1214210032)
Dewi Sinta (1214210072)
Dinda Amaliza Fathia (1214210080)
Eggy Oktiasa (1214210091)
Laila Nur Rahimah (1214210171)
Ratna Widya Puspitasari (1214210260)
Rivalinda Surya Pratama (1214210279)
Salma Dilisnawati (1214210294)
Siti Fatimah (1214210310)
I.
PENDAHULUAN
SISTEM BUKU BESAR DAN PELAPORAN
Sistem buku besar dan sistem pelaporan keuangan merupakan dua sistem yang
mempunyai interdependensi operasional sehingga keduanya dipandang sebagai satu sistem
tunggal yaitu sistem buku besar dan pelaporan keuangan. Sistem Buku Besar dan Pelaporan
mencakup proses-proses di tempat untuk memperbarui akun buku besar dan menyiapkan
laporan yang merangkum hasil kegiatan organisasi. Kegiatan dasar dalam Sistem Buku Besar
dan Pelaporan adalah:
Memperbarui buku besar
Posting jurnal penyesuaian
Menyiapkan laporan keuangan
Menghasilkan laporan manajerial
Salah satu fungsi utama dari Sistem Buku Besar dan Pelaporan adalah untuk
mengumpulkan dan mengatur data dari:
Masing-masing subsistem siklus akuntansi, yang menyediakan entri ringkasan yang
berkaitan dengan kegiatan rutin dalam siklus tersebut.
Bendahara, yang memberikan masukan sehubungan dengan kegiatan non-rutin seperti
transaksi dengan kreditor dan investor.
Departemen anggaran, yang memberikan nomor anggaran.
Controller, yang menyediakan jurnal penyesuaian
Informasi harus diorganisir untuk memenuhi kebutuhan pengguna internal dan
eksternal.
Sistem ini harus dirancang untuk menghasilkan laporan periodik teratur dan untuk
mendukung pertanyaan real-time
Pada pembahasan mengenai operasi pemrosesan informasi yang dilibatkan dalam
memperbarui buku besar dan menyisipkan laporan yang merangkum hasil dari aktivitas
sebuah organisasi. Dalam sistem buku besar dan pelaporan merupakan peran yang penting
dalam sistem informasi akuntansi sebuah perusahaan. Fungsi utama adalah untuk
mengumpulkan dan mengatur data dari sumber-sumber sebagai berikut:
Setiap subsistem siklus akuntansi yang dijelaskan memberikan informasi mengenai
transaksi reguler. (hanya data utama yang mengalir dari setiap subsistem yang
diperhatikan)
Bendahara memberi informasi mengenai aktivitas pembiayaan dan investasi, seperti
pengeluaran atau pemberhentian penggunaan instrumen utang dan ekuitas pembelian
atau penjualan surat berharga investasi
Bagian anggaran memberi jumlah anggaran
Kontroler memberi ayat jurnal penyesuaian.
Diagram konteks sistem buku besar dan pelaporan
Diagram arus data level 0 siklus buku besar dan pelaporan
Proses
1. Perbarui buku besar
aktivitas memperbarui terdiri dari memasukkan ayat jurnal yang berasal dari dua
sumber yaitu subsistem akuntansi dan bendahara. Ayat jurnal untuk memperbarui
buku besar dapat didokumentasikan dalam sebuah formulir yang disebut sebagai
voucher jurnal.
2. Memasukkan ayat jurnal penyesuaian
ayat jurnal penyesuaian terbagi ke dalam lima kategori dasar, yaitu akrual,
pembayaran di muka, perkiraan, penilaian ulang dan perbaikan.
3. Buat laporan keuangan
dalam pembuatan laporan keuangan, laporan laba rugi dibuat pertama, dengan
menggunakan data dari saldo akun pendapatan dan biaya di neraca aldo disesuaikan.
Aktivitas ini membutuhkan ayat jurnal penutupan yang akan menolkan semua akun
pendapatan dan pengeluaran serta memindahkan laba bersih atau kerugian ke laba
ditahan
4. Membuat laporan manajerial
aktivitas keuangan dalam system buku besar dan pelaporan menghasilkan berbagai
laporan manajerial. laporan anggaran dan kinerja harus dikembangkan atas dasar
akuntansi pertanggungjawaban. Akuntansi pertanggungjawaban melaporkan hasil
keuangan atas dasar tanggung jawab manajerial dalam organisasi
Ancaman dan Pengendalian
Dari diagram tersebut terdapat ancaman umum pertama adalah data buku besar yang
tidak tepat atau tidak valid. Data buku besar yang tidak akurat dapat menghasilkan laporan
yang menyesatkan yang menyebabkan para manajer membuat keputusan keliru. Sama halnya,
kesalahan dalam laporan keuangan yang disediakan untuk para kreditur, investor, dan badan
pemerintah
dapat
menyebabkan
para
pemegang
kepentingan
tersebut
melakukan
pengambilan keputusan yang salah. Lagi pula, kesalahan dalam pernyataan dan laporan
keuangan yang disediakan kepada pemegang kepentingan eksternal juga dapat menimbulkan
denda dan reaksi negative dari pasar modal.
Salah satu cara untuk menggulangi ancaman diatas data buku besar yang tidak tepat
atau tidak valid adalah menggunakan berbagai pengendalian integritas pemrosesan yaitu :
1. Meminimalkan risiko kesalahan input data ketika bendahara dan kontrolir membuat
entri jurnal langsung.
2. Mempersempit akses terhadap buku besar dan membuat konfigurasi sistem, sehingga
hanya para pegawai yang diotorisasi saja yang dapat membuat perubahan terhadap
data induk.
3. Menunjukkan bahwa nilai penting dari sebuah pengawasan pengendalian adalah
untuk menghasilkan sebuah laporan mengenai seluruh perubahan terhadap buku besar
secara teratur dan meninjaunya untuk memverifikasi bahwa database masih cukup
akurat.
Ancama umum kedua dalam sistem buku besar dan pelaporan adalah pengungkapan
informasi keuangan mengenai yang tidak diotorisasi. Khususnya, perusahan tidak perlu
terburu-buru menerbitkan laporan keuangan: penerbitan laporan keuangan secara premature
cenderung menimbulkan sanksi dari berbagai agensi terkait dan timbulnya tuntutan hukum
dari pemegang
kepentingan. Prosedur pengendalian terbaik untuk mengurangi risiko
pengungkapan laporan keuangan yang tidak diotorisasi bisa dilakukan dengan sebagai
berikut:
1. Menerapkan autentifikasi multifactor dan pengendalian keamanan fisik guna
mempersempit akses terhadap buku besar, diberikan hanya pegawai yang memerlukan
akses tersebut untuk melakukan pekerjaannya.
2. Melakukan enkripsi database, memberikanproteksi tambahan karena menyediakan
informasi yang tidak dapat dimengerti oleh mereka yang berhasil mendapatkan akses
databse yang tidak diotorisasi.
Ancama umum ketiga dalam sistem buku besar dan pelaporan adalah berkaitan
dengan hilangnya atau penghancuran data induk. Cara terbaik untuk menggulangi risiko atas
ancaman ini adalah menggunakan backup dan proses pemulihan bencana.
AKTIVITAS BUKU BESAR DAN PELAPORAN
Pada sistem buku besar dan pelaporan terdapat aktivitas-aktivitas dasar yang
dijalankan. Terdapat Empat aktivitas dasar yang dilakukan dalam sistem buku besar dan
pelaporan yang menunjukkan sistem online umum yang digunakan untuk melakukan
aktivitas-aktivitas tersebut. Dari empat aktivitas tersebut tiga diantara aktivitas pertamanya
yakni menyajikan langkah-langkah dasar dalam siklus akuntansi, yang menghasilkan
produksi rangkaian laporan keuangan tradisional. Aktivitas keempat menunjukkan bahwa,
sebagai tambahan dari laporan keuangan untuk pemakai eksternal, SIA menghasilkan laporan
untuk pihak manajemen internal juga.
a. Aktivitas Memperbarui Buku Besar
Proses
Aktivitas pertama dalam sistem buku besar dan pelaporam adalah memperbarui buku
besar terdiri dari posting entri jurnal yang berasal dari data sumber, yaitu :
1. Subsistem akuntansi
Setiap subsistem akuntansi yang membuat ayat jurnal untuk memperbarui
buku besar. Secara teori, buku besar dapat diperbarui setiap saat terjadinya
transaksi. Biasanya subsistem akuntansi memeperbarui buku besar dengan
cara meringkas entri jurnal yang menunjukan hasil dari seluruh transaksi yang
terjadi selama periode waktu tertentu (hari, minggu, atau bulan).
2. Bendahara
Kantor bendahara menyediakan informasi bagi entri jurnal untuk memperbarui
buku besar terkait transaksi tidak rutin seperti penerbitan dan penarikan utang,
pembelian dan penjualan sekuritas investasi, atau akuisisi saham treasury.
Entri jurnal per transaksi yang digunakan untuk memperbarui buku besar disimpan
dalam file voucher jurnal. File voucher junal ini berisi informasi yang akan ditemukan dalam
jurnal umum dalam sebuah sistem akuntansi manual, yaitu tanggal entri jurnal, akun0akun
yang didebit dan dikreditkan, dan jumlahnya. Namun demikian, yang perlu diperhatikan
adalah file voucher jurnal tersebut merupakan hasil tambahan dari proses posting, bukan
input ke proses posting. File voucher jurnal merupakan bagian penting dari jejak audit, yang
memberikan bukti bahwa seluruh transaksi yang diotorisasi telah dicatat dengan akurat dan
lengkap.
Ancaman dan Pengendalian
Ancaman
1. Pembaruan yang tidak akurat
atas buku besar
Pengendalian
1. Pengendalian
pemrosesan data
2. Rekonsiliasi
dan
integrotas
laporan
pengendalian
3. Pembuatan dan tinjauan jejak
2. Entri
jurnal
diotorisasi
yang
tidak
audit
1. Pengendalian akses
2. Rekonsiliasi
dan
laporan
pengendalian
3. Tinjauan dan pembuatan jejak
audit
b. Posting Jurnal Penyesuaian
Proses
Aktivitas kedua dalam sistem buku besar adalah posting berbagai jurnal penyesuaian.
Jurnal penyesuaian asli berasal dari kantor kontrolir, setelah neraca saldo awal disiapkan.
Jurnal penyesuaian dibagi lima kategori dasar sebagai berikut.
1. Akrual adalah entri yang dibuat pada akhir periode akuntansi yang menggambarkan
transaksi-transaksi yang telah terjadi, tetapi kasnya belum diterima atau dikeluarkan.
Contohnya meliputi pencatatan pendapatan bunga yang masuk harus diterima dan
upah yang belum dibayar.
2. Penangguhan adalah entri yang dibuat pada akhir periode akuntansi yang
menggambarkan penerimaan kas sebelum pekerjaan terkait transaksi yang
dilaksanakan. Contohnya meliputi pengakuan pendapatan diterima dimuka sebagai
kewajiban dan mencatat pembayaran tertentu (misalnya sewa, bunga, dan asuransi)
sebagai aset yang dibayar di muka.
3. Estimasi adalah entri yang menunjukkan sebagian biaya yang diharapkan terjadi
selama sejumlah periode akuntansi. Contohnya meliputi depresiasi dan beban utang
tak tertagih.
4. Revaluasi adalah entri yang dibuat untuk menggambarkan selisih antara nilai aktual
dan nilai tercatat dari suatu aset atau perubahan dalam prinsip akuntansi. Contohnya
meliputi perubahan dalam metode yang digunakan untuk menilai persediaan,
mengurangi nilai persediaan yang menggambarkan tingkat keusangan, atau catatan
penyesuaian persediaan yang menunjukkan hasil tercatat pada saat dilakukan
perhitungan fisik persediaan.
5. Koreksi adalah entri yang dibuat untuk membalik pengaruh dari kesalahan yang
ditemukan dalam buku besar.
Informasi mengenai jurnal penyesuaian ini juga disimpan dalam file voucher jurnal.
Setelah seluruh jurnal penyesuaian di posting, kemudian dibuat neraca saldo penyesuaian.
Neraca saldo penyesuaian digunakan sebagai input terhadap langkah selanjutnya dalam siklus
buku besar dan pelaporan keuangan, persiapan penyusunan laporan keuangan.
Ancaman dan Pengendalian
1.
Kesalahan dalam Memperbarui General Ledger dan General report.
Kesalahan yang terjadi dalam pemutakhiran buku besar dapat mengakibatkan
buruknya proses pengambilan keputusan yang menggunakan informasi salah dalam
pelaporan keuangan. Prosedur pengendalian yang berhubungan dengan pengolahan data
dibagi menjadi 3 kategori, yaitu (1) pengawasan edit input dan pemrosesan, (2) laporan
pengawasan dan rekonsiliasi, dan (3) pemeliharaan jejak audit yang memadai.
Pengawasan Edit terhadap Input, dan Pemrosesan. Dua jenis jurnal yang digunakan
untuk memutakhirkan buku besar adalah: (1) ihtisar jurnal dari siklus SIA lainnya, dan (2)
jurnal yang dibuat oleh bagian keuangan atau kepala bagian akuntansi. Jurnal yang pertama
merupakan output dari serangkaian tahap pemrosesan, yang masing-masing merupakan
subyek bagi berbagai prosedur pengawasan aplikasi yang dirancang untuk menjamin akurasi
dan kelengkapan data. Konsekuensinya, pengawasan utama edit input bagi ihtisar jurnal ini
mencakup pengecekan tanggal untuk menjamin bahwa transaksi tersebut merupakan
transaksi yang terkini dan belum di-posting. Jurnal yang dibuat oleh kepala bagian akuntansi
dan kepala bagian keuangan adalah jurnal asli yang baru saja dibuat. Konsekuensinya,
diperlukan jenis-jenis pengawasan input edit dan pemrosesan berikut untuk menjamin bahwa
transaksi tersebut akurat dan lengkap:
1. Cek validasi (validity check) untuk menjamin bahwa rekening buku besar tersedia
untuk setiap nomor rekening yang deverensi oleh semua jurnal.
2. Cek bentuk data (field check) untuk menjamin bahwa data pada field dalam sebuah
jurnal berisi data numeric.
3. Zero-balance check untuk menjamin bahwa total debit sama dengan total kredit dalam
sebuah jurnal.
4. Uji kelengkapan (completeness test) untuk menjamin bahwa semua data yang relevan
telah dicatat. Adalah penting bahwa semua jurnal dapat diidentifikasi sehingga
informasi ini memiliki daya telusur audit.
5. Uji pengulangan data (redundand data check) untuk mencocokkan nomor rekening
dengan nama rekening, guna menjamin kebenaran rekening buku besar yang
menerima posting. Untuk sistem entry data on-line, prosedur ini disebut closed-loop
verivication.
6. Penetapan file standar jurnal penyesuaian untuk penyesuaian yang sering terjadi pada
akhir periode, seperti biaya depresiasi. Akurat input diperbaiki tanpa memulang
pemasukan data. Kemungkinan lupa membuat jurnal penyesuaian jenis ini juga dapat
dikurangi, sehingga menjamin kelengkapan input.
7. Cek tanda aritmatika (sigh check) saldo rekening buku besar sesaat setelah dilakukan
pemutakhiran, untuk memastikan bahwa saldonya tepat.
8. Perhitungan total run-to-run, untuk memastikan akurasi pemrosesan kelompok
voucher jurnal. Komputer menghitung saldo baru rekening buku besar, atas dasar
saldo awal, total debit dan total kredit yang dimasukkan ke dalam rekening yang
bersangkutan, dan kemudian membandingkannya dengan saldo rekening buku besar.
Jika terjadi antara perbedaan keduanya, harus segera dilakukan investigasi.
Penggunaan laporan control dan rekonsiliasi dapat mendeteksi apakah ada kesalahan
yang dibuat selama proses pemutakhiran buku besar. Salah satu bentuk rekonsiliasi yang
digunakan dalam system manual adalah pembuatan neraca saldo, yang menunjukkan apakah
total debit dan total kredit seimbang, hal ini menunjukkan adanya kesalahan atau
ketidaktelitian proses pencatatan. Dalam system berbasis computer, penggunaan rekening
kliring dan rekening suspense (rekening penyeimbang) menjamin bahwa rekening buku besar
selalu seimbang. Pada akhir periode semua rekening khusus tersebut harus bersaldo nol,
berarti terjadi kesalahan selama proses pemutakhiran buku besar.
Laporan kontrol dapat membantu mengidentifikasi sumber kesalahan yang terjadi dalam
proses pemutakhiran buku besar. Daftar voucher jurnal urut nomor rekening memudahkan
mengidentifikasi penyebab kesalahan yang berpengaruh terhadap sebuah rekening buku
besar. Daftar voucher jurnal ini juga dapat menunjukan ketiadaan beberapa posting.
Akhirnya, daftar jurnal umum menunjukkan rincian (nomor rekening, kode referensi sumber,
nama rekening, angka yang didebit atau kredit) untuk setiap jurnal yang di-posting ke buku
besar. Laporan ini menunjukkan apakah otal debit dan total kredit yang di-posting-kan ke
buku besar sama angkanya. Jejak audit ini memberikan informasi yang dibutuhkan untuk
melaksanakan aktifitas-aktifitas sebagai berikut:
1. Menelusur transaksi dari dokumen sumber asli kerekening buku besar, dan ke laporan
atau dokumen lain yang menggunakan data pada dokumen sumber.
2. Menelusur dokumen-dokumen yang muncul kembali dalam sebuah laporan atau
dokumen lain melalui buku besar ke dokumen sumber aslinya.
3. Menelusur seluruh perubahan dalam rekening buku besar dari saldo awal ke saldo akhir.
2. Rugi, Perubahan, atau Pengungkapan tidak sah Data Keuangan .
Akses ke buku besar oleh karyawan yang tidak berhak dapat berakibat data yang
bersifat rahasia bocor ketangan pesaing/merusak validitas dalam buku besar. Akses semacam
ini juga dapat menciptakan peluang untuk melakukan pencurian aktifa,oleh karena itu,
perusahaan perlu memiliki sistem pengawasan yang memadai untuk mencegah akses kbuku
besar secaratidak sah.
Identitas dan pemakai harus digunakan untuk mengawasi akses ke buku besardan
untuk memaksa adanya pemisahan tugas dengan pembatasan fungsi yang akan dilaksanakan
oleh setiap karyawan yang legitimate. Sebagai contoh, karyawan yang bertugas menjaga
aktiva atau memiliki wewenang untuk mengontrolisasi pengeluaran barang tidak
diperbolehkan memuktahirkan buku besar. Contoh lain manajemen harus diberi wewenang
“hanya” dapat membaca catatan buku besar. Matrix pengendalian akses harus membatasi
fungsi-fungsi yang dapat dilaksanakan pada berbagai terminal di kantor kepala bagian
akuntansi
Pengendalian tergadap pembuatan catatan foucherv= jurnal juga penting karena
mereka mengotorisasi perubahn kesaldo rekening buku besar. Dengan demikian sistem harus
mengecek eksistensi kode otorisasi yang falid pada setiap jurnal. Jika hal ini tidak dilakukan,
itegritas buku besartidak terganggu. Kode otorisasi juga ikut membentuk jejak audit. Insfeksi
terhadap jejak audit memungkinkan deteksi terhadap akses ke buku besar secara tidak sah.
3. Poor Performance (Kinerja Miskin)
Buku besar adalah sebuah komponen kunci dalam sebuah sistem informasi akuntansi
sebuah perusahaan oleh karena itu, perusahaan perlu menetapkan prosedur pembuatan
cadangan data (back up) dan prosedur pemulihan untuk memulihkannya pengawasan back up
mencakup :
1. Penggunaan lebel internal dan eksternal untuk melindungi data terhadap kerusakan
yang tidak sengaja terhadap buku besar.
2. Pembuatan cadangan secara reguler (teratur terhadap buku besar). Minimum 2 copy
cadangan data buku besar harus dibuat. 1copyharus diletakan di lokasi pengolahan
data,sehingga setiap dibutuhkan segera tersedia. 1 copy lagi harus diletakan diloksi
diluar perusahaan (misalnya di simpan di bank dalam safe deposite box) untuk
mengantisipasi terjadinya bencana seperti terjadinya banjir,kebakaran,dll.
3. Selain itu rencana pemulihan bencana ( disaster recovery planning ) juga penting.
Dengan meningkatan ketergantungan perusahaan terhadap EDI,EFT,dan internet
untuk melaksanakan aktivitas bisnis harian,tidak ada satu pun perusahaan dapat
survive untuk jangka waktu lama,jika komputernya tidak dapat berfungsi dengan
baik.dengan dimilikinya rencana pemulihan rencana ini,maka sebuah perusahaan yang
mengalami bencana dapatsegera melaksanakan aktifitasnya beberapa hari setelah
bencana.
c. Menyiapkan Laporan Keuangan
Aktivitas ketiga dalam sistem buku besar dan sistem pelaporan adalah menyiapkan
laporan keuangan. Laporan pertama yang disusun adalah laporan laba rugi dimana data dari
saldo akun pendapatan dan biaya di neraca saldo disesuaikan. Kedua, Neraca yang
didalamnya membutuhkan ayat jurnal penutupan yang akan menolkan semua akun
pendapatan dan pengeluara,, serta memindahkan laba bersih atau kerugian ke laba ditahan.
Ketiga, laporan arus kas yang menggunakan data dari laporan laba rugi dan neraca untuk
memberikan rincian mengenai aktivitas investasi dan keuangan organisasi.
Proses
Sebagian besar perusahaan melakukan “tutup buku” untuk membuat laporan
keuangan, baik secara bulanan maupun tahunan. Entri jurnal penutup membuat nol seluruh
akun pendapatan dan biaya dalam neraca saldo disesuaikan dan memindahkan pendapatan
(atau rugi) bersih pada laba ditahan. Laporan perubahan posisi keuangan menyajikan
informasi mengenai aset, kewajiban, dan ekuitas perusahaan pada satu waktu tertentu.
Laporan arus kas menyediakan informasi mengenai cara perusahaan dalam menjalankan
aktivitas operasi, investasi, dan pendanaan sehingga berpengaruh terhadap saldo kasnya.
Transisi dari GAAP Ke IFRS
FRS berbeda dari GAAP dalam beberapa cara yang mempengaruhi desain sistem
buku besar dan pelaporan sebuah perusahaan. Satu perbedaaan besar terkait akuntansi untuk
aktiva tetap. Dalam GAAP, sebagian besar aktiva tetap utama dicatat dan di depresiasikan
dalam basis gabungan. Perbedaan yang lain yaitu IFRS tidak mengizinkan penggunaan
metode last-in first-out (LIFO) untuk perhitungan persediaan. Akibatnya, perusahaan yang
menggunakan LIFO harus memodifikasi sistem akuntansi biayanya dan perhitungan yang
digunakan untuk menilai persediaan.
XBRL : MEREVOLUSI PROSES PELAPORAN XBRL .
XBRL adalah singkatan dari eXtensible Business Reporting Language, yaitu suatu
bahasa pemrograman yang didesain secara khusus untuk memfasilitasi komunikasi informasi
bisinis.
PROSES XBRL dan TERMINOLOGI
Taxonomy
Schema
Linkbasses
Data
Istance Document
Display XBRL
Report
Style Sheet
Gambar ini menyediakan sebuah tayangan tingkat tinggi mengenai langkah-langkah
dasar dalam menyiapkan dan menyajikan laporan XBRL. File XBRL tersebut yang
mengandung data yang ditandai dan diantarkan ke para pengguna disebut sebagai dokumen
contoh (instance document). Dokumen contoh berisi fakta-fakta mengenai akun-akun dalam
laporan keuangan tertentu, termasuk nilai dan informasi kontekstual seperti unit pengukuran
(dollar, euro, yuan dsb). Setiap komponen data tertentu dalam sebuah dokumen XBRL
disebut sebagai elemen (element).
Sebuah taksonomi (taxonomy) adalah serangkaian file yang menjelaskan berbagai
elemen dan hubungan diantaranya. Satu bagian taksonomi disebut skema (schem)), yang
merupakan sebuah file yang berisi definisi setiap elemen yang terdapat dalam sebuah
dokumen contoh. Berikut ini adalah beberapa atribut dasar yang digunakan untuk
menjelaskan setiap elemen.
Perangkat lunak menggunakan indentifikasi nama yang unik
Sebuah deskripsi yang dapat digunakan untuk menginterprestasikan elemen dengan
benar
Jenis data elemen (unit moneter, teks, tanggal, dsb)
Jenis saldo normal elemen (debit atau kredit)
Jenis periode elemen (satu waktu tertentu, disebut instan, atau satu periode waktu
tertentu, disebut durasi)
Taksonomi tersebut juga menyertakan serangkaian file yang disebut linkbases, yang
menjelaskan hubungan antar-elemen dalam sebuah dokumen contoh tertentu. Linkbases
penting menyertakan hal-hal sebagai berikut.
Linkbases Reference mengidentifikasi keputusan otoritatif yang relevan (misalnya US,
GAAP, IFRS) bagi elemen itu.
Linkbases Calculation dikhususkan untuk menjelaskan cara mengombinasikan
elemen-elemen tersebut
Linkbases Definition menunjukkan hubungan hierarkis antar-elemen
Linkbases Presentation menjelaskan cara mengelompokkan elemen (misalnya aset,
kewajiban dan ekuitas)
Linkbases Label mengasosiasikan label-label yang termasuk kelompok humanreadable dengan elemen.
PERAN AKUNTAN
Para akuntan dapat dan harusnya memainkan peran besar dalam semua tahap
pembuatan laporan XBL, dimulai dari pemilihan taksonomi yang sesuai. Para akuntan
menggunakan pengetahuan mereka atas praktik bisnis organisasi tersebut ditambah prinsipprinsip akuntansi umum untuk memilih taksonomi standar yang paling menyesuaikan
organisasi tersebut. Mereka kemudian memetakan tiap hal data dalam system akuntansi
organisasi terhadap elemen-elemen yang berkaitan dalam taksonomi.
No
.
1
Ancaman
Pengendalian
1.1 Pengendalian integritas pengolahan data untuk entri
jurnal yang dibahas sebelumnya
Pembuatan Laporan keuangan 1.2 Dikombinasikan dengan penggunaan serangkaian
yang tidak akurat
perangkat lunak
1.3 Latihan
1.4 Audit eksternal independen
Pelaporan
2.
keuangan
curang
yang
2.1 Review (audit)
Ancaman dan Pengendalian
MENGHASILKAN LAPORAN MANAJERIAL
Aktivitas keuangan dalam sistem buku besar dan pelaporan menghasilkan berbagai
laporan manajerial. Contoh laporan pengendalian buku besar termasuk (1) daftar voucher
jurnal berdasarkan urutan nomor, nomor akun, atau tanggal, dan (2) daftar saldo akun buku
besar. Laporan-laporan ini digunakan untuk memverifikasi akurasi proses memasukkannya ke
buku besar.
Beberapa anggaran dibuat untuk perencanaan dan pengevaluasian kinerja. Anggaran
operasional memperlihatkan pendataan dan pengeluaran yang direncanakan untuk setiap unit
organisasi. Anggaran pengeluaran modal memperlihatkan perkiraan aliran masuk dan keluar
kas untuk setiap proyek. Anggaran arus kas membandingkan perkiraan aliran kas masuk dari
kegiatan operasi dengan perkiraan pengeluaran, dan digunakan untuk menetapkan kebutuhan
peminjaman.
Laporan anggaran dan kinerja harus dikembangkan atas dasar akuntansi
pertanggungjawaban. Akuntansi pertanggungjawaban melaporkan hasil keuangan atas dasar
tanggung jawab manajerial di dalam organisasi. Hasilnya adalah serangkaian laporan
berkaitan, yang merinci kinerja keseluruhan organisasi berdasarkan subunit tertentu. Ingatlah
bahwa setiap laporan mencerminkan biaya aktual dan penyimpangan dari anggaran untuk
bulan sekarang, dan awal tahun hingga hari ini, tetapi hanya untuk bagian-bagian yang berada
dalam kendali awal tahun hingga hari ini, tetapi hanya untuk bagian-bagian yang berada
dalam kendali manajer subunit tersebut. Ingatlah juga bahwa sifat hierarki dari laporan
adalah: Total biaya setiap subunit ditampilkan sebagai satu bagian dalam laporan berikutnya
yang lebih tinggi tingkatnya.
Sistem ERP menggunakan database tersentralisasi, untuk berbagi data antarfungsi.
Sistem semacam ini biasanya menguasakan banyak orang yang berbeda untuk memasukkan
data yang berkaitan dengan aktivitas bisnis tertentu, tetapi hal ini mempersulit untuk
memberikan tanggung jawab memelihara integritas data. Selanjutnya, sistern ERP sering kali
menghasilkan efisiensi proses dengan memungkinkan seseorang untuk melakukan berbagai
langkah dalam proses bisnis, hingga mengurangi pemisahan tugas. Terakhir, sifat sistem ERP
yang terintegrasi dan lintas fungsi dapat meningkatkan eksposur yang berasal dari kerusakan
sistem.
Akan tetapi, berbagai ancaman ini dapat dikurangi melalui desain dan implementasi
yang benar. Prinsip-prinsip dasar yang berkaitan dengan pemisahan tugas yang dijelaskan
dalam bab-bab sebelumnya, dapat dan harus diterapkan ke dalam sistem ERP. Contohnya,
pegawai yang memasukkan pengeluaran kas tidak boleh merekonsiliasi rekening bank.
Sebagai tambahan, para pegawai yang memiliki akses ke pemeliharaan file utama tidak boleh
juga melakukan proses bisnis terkait.
Sistem ERP ini membantu membantu para manajer merencanakan dan mengevaluasi
kinerja. Sebuah anggaran aktivitas operasional menggambakan pendapatan dan pengeluaran
yang direncanakan oleh tiap-tiap unit. Sebagai tambahan pada anggaran sistem ERP
memungkinkan para manajer untuk membuat sejumlah laporan kinerja yang hampir tidak
terbatas dan mudah .
Seperti yang telah dijelaskan pada fungsi utama SIA yakni memberikan para manajer
informasi yang dibutuhkan untuk membuat keputusan. Dalam hal ini terdapat dua topik untuk
pengambilan keputusan yaitu (1) balanced scorecard dan (2) gudang data untuk mendukung
intelijen bisnis.
Balanced Scorecard
Balanced Scorecard adalah laporan yang memberikan perspektif multidimensi dari
kinerja organisasi dengan berbagai ukuran yang mencerminkan empat perspektif
organisasi: keuangan, pelanggan, operasi internal, dan inovasi serta pembelian. Untuk
setiap dimensi, balanced scorecard menunjukkan tujuan organisasi dan ukuran spesifik yang
mencerminkan kinerja berkaitan dengan tujuan-tujuan tersebut. Keempat dimensi balanced
scorecard memberikan gambaran umumyang lebih komprehensif atas kinerja organisasi
daripada yang disediakan oleh ukuran keuangan sendiri. Bahkan, balanced scorecard yang
didesain dengan baik akan mengukur berbagai aspek penting dari strategi organisasi dan
mencerminkan hubungan sebab akibat yang penting diantara keempat dimensi tersebut.
Para akuntan dan profesional sistem harus berpartisipasi dalam pengembangan
balanced scorecard. Pihak manajemen puncak harus menspesifikasikan tujuan-tujuan yang
akan dikejar dalam setiap dimensi. Mereka dapat membantu pihak manajemen memilih
ukuran yang paling tepat untuk menelusuri pencapaian tujuan-tujuan tersebut. Sebagai
tambahan, mereka dapat memberi input berkaitan dengan kekayaan mengumpulkan data yang
akan dibutuhkan untuk mengimplementasikan berbagai ukuran yang diajukan.
Menggunakan Gudang Data untuk Intelijen Bisnis
Gudang Data berisi rincian dan ringkasan data untuk beberapa tahun dan digunakan
untuk analisis, daripada untuk pemrosesan transaksi. Gudang data sangatlah besar, bisa
mencapai ratusan terabyte data. Gudang data biasanya merupakan sistem terpisah dari SIA
yang digunakan untuk mendukung aktivitas bisnis harian organisasi. Organisasi sering kali
membangun gudang data terpisah untuk fungsi keuangan, lainnya untuk fungsi sumber daya
manusia, dan seterusnya, gudang yang lebih kecil ini disebut sebagai data mart. Gudang data
dan data mart tidak dipergunakan untuk pemrosesan transaksi. Akibatnya, mereka biasanya
tidak diperbarui secara real time, tetapi secara periodik diperbarui untuk mencerminkan hasil
dari semua transaksi yang terjadi sejak pembaruan yang terakhir.
Gudang data seringkali didesain untuk sengaja berulang-ulang agar dapat
memaksimalkan efisiensi pertanyaa. Jadi, daripada berdasarkan model data REA, gudang
data biasanya didesain secara dimensional. Arsitektur dimensional yang paling umum disebut
skema, disebut demikian karena datanya diatur mirip dengan bintang.
Proses mengakses data yang termasuk dalam gudang data dan menggunakannya untuk
pengambilan keputusan strategis sering kali disebut sebagai intelijen bisnis. Terdapat dua
teknik dalam intelijen bisnis yaitu (1) pemrosesan analitikal on-line dan (2) pengendalian
data. Pemrosesan analitikal on-line (OLAP) menggunakan bahasa pertanyaan yang
memungkinkan pemakai mengarahkan penyelidikan hubungan yang dihipotesiskan dalam
data tersebut. Contohnya, seorang manajer mungkin mulai dengan pertanyaan yang merinci
pembelian berdasarkan pemasok selama tiga tahun terakhir. Penggalian data menggunakan
analisis statistik yang canggih, termasuk teknik intelijensi bukan seperti neural metworks,
untuk “menemukan” hubungan yang belum dihipotesiskan dalam data. Contohnya,
perusahaan kartu kredit menggunakan penggalian data untuk mengidentifikasi pola
penggunaan indikasi penipuan.
Skema Bintang untuk Gudang Data
Tabel Dimensi:
Tabel Dimensi:
ID Lokasi
Nama Lokasi
Anggaran
Kapasitas Penyimpanan
Negara Bagian
Daerah
Negara
Alamat
Tabel Dimensi:
Periode Waktu
Tanggal
Bulan
Tahun
Triwulan
Tahun Fiskal
Hari
Nomor Barang
Nama Barang
Deskripsi
Kategori
Subkategori
Tabel Fakta:
ID Lokasi
Nomor Barang
Nomor Pembeli
Nomor Pemasok
Periode Waktu
Nilai Pembelian
Unit Pembelian
Tabel Dimensi:
Nomor Pembeli
Nama Pembeli
Departemen
Divisi
Kota
Negara Bagian
Daerah
Negara
Tabel Dimensi:
Nomor Pemasok
Nama Pemasok
Kategori Industri
Subkategori
Negara Bagian
Daerah
Negara
Alamat
PRINSIP GAMBAR DESAIN
Akuntan dan IS professional dapat membantu manajemen menangani informasi yang
berlebihan dengan menyiapkan grafik yang menyoroti dan meringkas fakta-fakta penting.
Grafik yang dirancang dengan baik membuatnya mudah untuk mengidentifikasi dan
memahami tren dan hubungan. Grafik buruk dirancang dapat mengganggu pengambilan
keputusan. Ada beberapa prinsip yang membuat bar chart mudah dibaca:
Gunakan judul yang merangkum pesan dasar
Sertakan nilai data dengan setiap elemen bukannya label sumbu vertikal memfasilitasi perhitungan mental dan analisis
Gunakan 2-dimensi, bukan 3-dimensi, bar - membuatnya lebih mudah untuk secara
akurat menilai besarnya perubahan dan tren
Gunakan berbagai nuansa abu-abu atau warna bukan pola, titik, atau garis-garis.
Mereka lebih mudah untuk membedakan.
Banyak laporan tahunan berisi grafik yang melanggar prinsip-prinsip ini, seperti
diantaranya:
Beberapa dilakukan secara otomatis oleh perangkat lunak
Beberapa dilakukan dengan sengaja
Tidak ada pedoman otoritatif dalam GAAP atau audit standar yang melarang perilaku
ini, meskipun hasilnya bisa menipu.
SISTEM BUKU BESAR DAN PELAPORAN
DISUSUN OLEH :
Antin Sukma Satriani (1214210032)
Dewi Sinta (1214210072)
Dinda Amaliza Fathia (1214210080)
Eggy Oktiasa (1214210091)
Laila Nur Rahimah (1214210171)
Ratna Widya Puspitasari (1214210260)
Rivalinda Surya Pratama (1214210279)
Salma Dilisnawati (1214210294)
Siti Fatimah (1214210310)
I.
PENDAHULUAN
SISTEM BUKU BESAR DAN PELAPORAN
Sistem buku besar dan sistem pelaporan keuangan merupakan dua sistem yang
mempunyai interdependensi operasional sehingga keduanya dipandang sebagai satu sistem
tunggal yaitu sistem buku besar dan pelaporan keuangan. Sistem Buku Besar dan Pelaporan
mencakup proses-proses di tempat untuk memperbarui akun buku besar dan menyiapkan
laporan yang merangkum hasil kegiatan organisasi. Kegiatan dasar dalam Sistem Buku Besar
dan Pelaporan adalah:
Memperbarui buku besar
Posting jurnal penyesuaian
Menyiapkan laporan keuangan
Menghasilkan laporan manajerial
Salah satu fungsi utama dari Sistem Buku Besar dan Pelaporan adalah untuk
mengumpulkan dan mengatur data dari:
Masing-masing subsistem siklus akuntansi, yang menyediakan entri ringkasan yang
berkaitan dengan kegiatan rutin dalam siklus tersebut.
Bendahara, yang memberikan masukan sehubungan dengan kegiatan non-rutin seperti
transaksi dengan kreditor dan investor.
Departemen anggaran, yang memberikan nomor anggaran.
Controller, yang menyediakan jurnal penyesuaian
Informasi harus diorganisir untuk memenuhi kebutuhan pengguna internal dan
eksternal.
Sistem ini harus dirancang untuk menghasilkan laporan periodik teratur dan untuk
mendukung pertanyaan real-time
Pada pembahasan mengenai operasi pemrosesan informasi yang dilibatkan dalam
memperbarui buku besar dan menyisipkan laporan yang merangkum hasil dari aktivitas
sebuah organisasi. Dalam sistem buku besar dan pelaporan merupakan peran yang penting
dalam sistem informasi akuntansi sebuah perusahaan. Fungsi utama adalah untuk
mengumpulkan dan mengatur data dari sumber-sumber sebagai berikut:
Setiap subsistem siklus akuntansi yang dijelaskan memberikan informasi mengenai
transaksi reguler. (hanya data utama yang mengalir dari setiap subsistem yang
diperhatikan)
Bendahara memberi informasi mengenai aktivitas pembiayaan dan investasi, seperti
pengeluaran atau pemberhentian penggunaan instrumen utang dan ekuitas pembelian
atau penjualan surat berharga investasi
Bagian anggaran memberi jumlah anggaran
Kontroler memberi ayat jurnal penyesuaian.
Diagram konteks sistem buku besar dan pelaporan
Diagram arus data level 0 siklus buku besar dan pelaporan
Proses
1. Perbarui buku besar
aktivitas memperbarui terdiri dari memasukkan ayat jurnal yang berasal dari dua
sumber yaitu subsistem akuntansi dan bendahara. Ayat jurnal untuk memperbarui
buku besar dapat didokumentasikan dalam sebuah formulir yang disebut sebagai
voucher jurnal.
2. Memasukkan ayat jurnal penyesuaian
ayat jurnal penyesuaian terbagi ke dalam lima kategori dasar, yaitu akrual,
pembayaran di muka, perkiraan, penilaian ulang dan perbaikan.
3. Buat laporan keuangan
dalam pembuatan laporan keuangan, laporan laba rugi dibuat pertama, dengan
menggunakan data dari saldo akun pendapatan dan biaya di neraca aldo disesuaikan.
Aktivitas ini membutuhkan ayat jurnal penutupan yang akan menolkan semua akun
pendapatan dan pengeluaran serta memindahkan laba bersih atau kerugian ke laba
ditahan
4. Membuat laporan manajerial
aktivitas keuangan dalam system buku besar dan pelaporan menghasilkan berbagai
laporan manajerial. laporan anggaran dan kinerja harus dikembangkan atas dasar
akuntansi pertanggungjawaban. Akuntansi pertanggungjawaban melaporkan hasil
keuangan atas dasar tanggung jawab manajerial dalam organisasi
Ancaman dan Pengendalian
Dari diagram tersebut terdapat ancaman umum pertama adalah data buku besar yang
tidak tepat atau tidak valid. Data buku besar yang tidak akurat dapat menghasilkan laporan
yang menyesatkan yang menyebabkan para manajer membuat keputusan keliru. Sama halnya,
kesalahan dalam laporan keuangan yang disediakan untuk para kreditur, investor, dan badan
pemerintah
dapat
menyebabkan
para
pemegang
kepentingan
tersebut
melakukan
pengambilan keputusan yang salah. Lagi pula, kesalahan dalam pernyataan dan laporan
keuangan yang disediakan kepada pemegang kepentingan eksternal juga dapat menimbulkan
denda dan reaksi negative dari pasar modal.
Salah satu cara untuk menggulangi ancaman diatas data buku besar yang tidak tepat
atau tidak valid adalah menggunakan berbagai pengendalian integritas pemrosesan yaitu :
1. Meminimalkan risiko kesalahan input data ketika bendahara dan kontrolir membuat
entri jurnal langsung.
2. Mempersempit akses terhadap buku besar dan membuat konfigurasi sistem, sehingga
hanya para pegawai yang diotorisasi saja yang dapat membuat perubahan terhadap
data induk.
3. Menunjukkan bahwa nilai penting dari sebuah pengawasan pengendalian adalah
untuk menghasilkan sebuah laporan mengenai seluruh perubahan terhadap buku besar
secara teratur dan meninjaunya untuk memverifikasi bahwa database masih cukup
akurat.
Ancama umum kedua dalam sistem buku besar dan pelaporan adalah pengungkapan
informasi keuangan mengenai yang tidak diotorisasi. Khususnya, perusahan tidak perlu
terburu-buru menerbitkan laporan keuangan: penerbitan laporan keuangan secara premature
cenderung menimbulkan sanksi dari berbagai agensi terkait dan timbulnya tuntutan hukum
dari pemegang
kepentingan. Prosedur pengendalian terbaik untuk mengurangi risiko
pengungkapan laporan keuangan yang tidak diotorisasi bisa dilakukan dengan sebagai
berikut:
1. Menerapkan autentifikasi multifactor dan pengendalian keamanan fisik guna
mempersempit akses terhadap buku besar, diberikan hanya pegawai yang memerlukan
akses tersebut untuk melakukan pekerjaannya.
2. Melakukan enkripsi database, memberikanproteksi tambahan karena menyediakan
informasi yang tidak dapat dimengerti oleh mereka yang berhasil mendapatkan akses
databse yang tidak diotorisasi.
Ancama umum ketiga dalam sistem buku besar dan pelaporan adalah berkaitan
dengan hilangnya atau penghancuran data induk. Cara terbaik untuk menggulangi risiko atas
ancaman ini adalah menggunakan backup dan proses pemulihan bencana.
AKTIVITAS BUKU BESAR DAN PELAPORAN
Pada sistem buku besar dan pelaporan terdapat aktivitas-aktivitas dasar yang
dijalankan. Terdapat Empat aktivitas dasar yang dilakukan dalam sistem buku besar dan
pelaporan yang menunjukkan sistem online umum yang digunakan untuk melakukan
aktivitas-aktivitas tersebut. Dari empat aktivitas tersebut tiga diantara aktivitas pertamanya
yakni menyajikan langkah-langkah dasar dalam siklus akuntansi, yang menghasilkan
produksi rangkaian laporan keuangan tradisional. Aktivitas keempat menunjukkan bahwa,
sebagai tambahan dari laporan keuangan untuk pemakai eksternal, SIA menghasilkan laporan
untuk pihak manajemen internal juga.
a. Aktivitas Memperbarui Buku Besar
Proses
Aktivitas pertama dalam sistem buku besar dan pelaporam adalah memperbarui buku
besar terdiri dari posting entri jurnal yang berasal dari data sumber, yaitu :
1. Subsistem akuntansi
Setiap subsistem akuntansi yang membuat ayat jurnal untuk memperbarui
buku besar. Secara teori, buku besar dapat diperbarui setiap saat terjadinya
transaksi. Biasanya subsistem akuntansi memeperbarui buku besar dengan
cara meringkas entri jurnal yang menunjukan hasil dari seluruh transaksi yang
terjadi selama periode waktu tertentu (hari, minggu, atau bulan).
2. Bendahara
Kantor bendahara menyediakan informasi bagi entri jurnal untuk memperbarui
buku besar terkait transaksi tidak rutin seperti penerbitan dan penarikan utang,
pembelian dan penjualan sekuritas investasi, atau akuisisi saham treasury.
Entri jurnal per transaksi yang digunakan untuk memperbarui buku besar disimpan
dalam file voucher jurnal. File voucher junal ini berisi informasi yang akan ditemukan dalam
jurnal umum dalam sebuah sistem akuntansi manual, yaitu tanggal entri jurnal, akun0akun
yang didebit dan dikreditkan, dan jumlahnya. Namun demikian, yang perlu diperhatikan
adalah file voucher jurnal tersebut merupakan hasil tambahan dari proses posting, bukan
input ke proses posting. File voucher jurnal merupakan bagian penting dari jejak audit, yang
memberikan bukti bahwa seluruh transaksi yang diotorisasi telah dicatat dengan akurat dan
lengkap.
Ancaman dan Pengendalian
Ancaman
1. Pembaruan yang tidak akurat
atas buku besar
Pengendalian
1. Pengendalian
pemrosesan data
2. Rekonsiliasi
dan
integrotas
laporan
pengendalian
3. Pembuatan dan tinjauan jejak
2. Entri
jurnal
diotorisasi
yang
tidak
audit
1. Pengendalian akses
2. Rekonsiliasi
dan
laporan
pengendalian
3. Tinjauan dan pembuatan jejak
audit
b. Posting Jurnal Penyesuaian
Proses
Aktivitas kedua dalam sistem buku besar adalah posting berbagai jurnal penyesuaian.
Jurnal penyesuaian asli berasal dari kantor kontrolir, setelah neraca saldo awal disiapkan.
Jurnal penyesuaian dibagi lima kategori dasar sebagai berikut.
1. Akrual adalah entri yang dibuat pada akhir periode akuntansi yang menggambarkan
transaksi-transaksi yang telah terjadi, tetapi kasnya belum diterima atau dikeluarkan.
Contohnya meliputi pencatatan pendapatan bunga yang masuk harus diterima dan
upah yang belum dibayar.
2. Penangguhan adalah entri yang dibuat pada akhir periode akuntansi yang
menggambarkan penerimaan kas sebelum pekerjaan terkait transaksi yang
dilaksanakan. Contohnya meliputi pengakuan pendapatan diterima dimuka sebagai
kewajiban dan mencatat pembayaran tertentu (misalnya sewa, bunga, dan asuransi)
sebagai aset yang dibayar di muka.
3. Estimasi adalah entri yang menunjukkan sebagian biaya yang diharapkan terjadi
selama sejumlah periode akuntansi. Contohnya meliputi depresiasi dan beban utang
tak tertagih.
4. Revaluasi adalah entri yang dibuat untuk menggambarkan selisih antara nilai aktual
dan nilai tercatat dari suatu aset atau perubahan dalam prinsip akuntansi. Contohnya
meliputi perubahan dalam metode yang digunakan untuk menilai persediaan,
mengurangi nilai persediaan yang menggambarkan tingkat keusangan, atau catatan
penyesuaian persediaan yang menunjukkan hasil tercatat pada saat dilakukan
perhitungan fisik persediaan.
5. Koreksi adalah entri yang dibuat untuk membalik pengaruh dari kesalahan yang
ditemukan dalam buku besar.
Informasi mengenai jurnal penyesuaian ini juga disimpan dalam file voucher jurnal.
Setelah seluruh jurnal penyesuaian di posting, kemudian dibuat neraca saldo penyesuaian.
Neraca saldo penyesuaian digunakan sebagai input terhadap langkah selanjutnya dalam siklus
buku besar dan pelaporan keuangan, persiapan penyusunan laporan keuangan.
Ancaman dan Pengendalian
1.
Kesalahan dalam Memperbarui General Ledger dan General report.
Kesalahan yang terjadi dalam pemutakhiran buku besar dapat mengakibatkan
buruknya proses pengambilan keputusan yang menggunakan informasi salah dalam
pelaporan keuangan. Prosedur pengendalian yang berhubungan dengan pengolahan data
dibagi menjadi 3 kategori, yaitu (1) pengawasan edit input dan pemrosesan, (2) laporan
pengawasan dan rekonsiliasi, dan (3) pemeliharaan jejak audit yang memadai.
Pengawasan Edit terhadap Input, dan Pemrosesan. Dua jenis jurnal yang digunakan
untuk memutakhirkan buku besar adalah: (1) ihtisar jurnal dari siklus SIA lainnya, dan (2)
jurnal yang dibuat oleh bagian keuangan atau kepala bagian akuntansi. Jurnal yang pertama
merupakan output dari serangkaian tahap pemrosesan, yang masing-masing merupakan
subyek bagi berbagai prosedur pengawasan aplikasi yang dirancang untuk menjamin akurasi
dan kelengkapan data. Konsekuensinya, pengawasan utama edit input bagi ihtisar jurnal ini
mencakup pengecekan tanggal untuk menjamin bahwa transaksi tersebut merupakan
transaksi yang terkini dan belum di-posting. Jurnal yang dibuat oleh kepala bagian akuntansi
dan kepala bagian keuangan adalah jurnal asli yang baru saja dibuat. Konsekuensinya,
diperlukan jenis-jenis pengawasan input edit dan pemrosesan berikut untuk menjamin bahwa
transaksi tersebut akurat dan lengkap:
1. Cek validasi (validity check) untuk menjamin bahwa rekening buku besar tersedia
untuk setiap nomor rekening yang deverensi oleh semua jurnal.
2. Cek bentuk data (field check) untuk menjamin bahwa data pada field dalam sebuah
jurnal berisi data numeric.
3. Zero-balance check untuk menjamin bahwa total debit sama dengan total kredit dalam
sebuah jurnal.
4. Uji kelengkapan (completeness test) untuk menjamin bahwa semua data yang relevan
telah dicatat. Adalah penting bahwa semua jurnal dapat diidentifikasi sehingga
informasi ini memiliki daya telusur audit.
5. Uji pengulangan data (redundand data check) untuk mencocokkan nomor rekening
dengan nama rekening, guna menjamin kebenaran rekening buku besar yang
menerima posting. Untuk sistem entry data on-line, prosedur ini disebut closed-loop
verivication.
6. Penetapan file standar jurnal penyesuaian untuk penyesuaian yang sering terjadi pada
akhir periode, seperti biaya depresiasi. Akurat input diperbaiki tanpa memulang
pemasukan data. Kemungkinan lupa membuat jurnal penyesuaian jenis ini juga dapat
dikurangi, sehingga menjamin kelengkapan input.
7. Cek tanda aritmatika (sigh check) saldo rekening buku besar sesaat setelah dilakukan
pemutakhiran, untuk memastikan bahwa saldonya tepat.
8. Perhitungan total run-to-run, untuk memastikan akurasi pemrosesan kelompok
voucher jurnal. Komputer menghitung saldo baru rekening buku besar, atas dasar
saldo awal, total debit dan total kredit yang dimasukkan ke dalam rekening yang
bersangkutan, dan kemudian membandingkannya dengan saldo rekening buku besar.
Jika terjadi antara perbedaan keduanya, harus segera dilakukan investigasi.
Penggunaan laporan control dan rekonsiliasi dapat mendeteksi apakah ada kesalahan
yang dibuat selama proses pemutakhiran buku besar. Salah satu bentuk rekonsiliasi yang
digunakan dalam system manual adalah pembuatan neraca saldo, yang menunjukkan apakah
total debit dan total kredit seimbang, hal ini menunjukkan adanya kesalahan atau
ketidaktelitian proses pencatatan. Dalam system berbasis computer, penggunaan rekening
kliring dan rekening suspense (rekening penyeimbang) menjamin bahwa rekening buku besar
selalu seimbang. Pada akhir periode semua rekening khusus tersebut harus bersaldo nol,
berarti terjadi kesalahan selama proses pemutakhiran buku besar.
Laporan kontrol dapat membantu mengidentifikasi sumber kesalahan yang terjadi dalam
proses pemutakhiran buku besar. Daftar voucher jurnal urut nomor rekening memudahkan
mengidentifikasi penyebab kesalahan yang berpengaruh terhadap sebuah rekening buku
besar. Daftar voucher jurnal ini juga dapat menunjukan ketiadaan beberapa posting.
Akhirnya, daftar jurnal umum menunjukkan rincian (nomor rekening, kode referensi sumber,
nama rekening, angka yang didebit atau kredit) untuk setiap jurnal yang di-posting ke buku
besar. Laporan ini menunjukkan apakah otal debit dan total kredit yang di-posting-kan ke
buku besar sama angkanya. Jejak audit ini memberikan informasi yang dibutuhkan untuk
melaksanakan aktifitas-aktifitas sebagai berikut:
1. Menelusur transaksi dari dokumen sumber asli kerekening buku besar, dan ke laporan
atau dokumen lain yang menggunakan data pada dokumen sumber.
2. Menelusur dokumen-dokumen yang muncul kembali dalam sebuah laporan atau
dokumen lain melalui buku besar ke dokumen sumber aslinya.
3. Menelusur seluruh perubahan dalam rekening buku besar dari saldo awal ke saldo akhir.
2. Rugi, Perubahan, atau Pengungkapan tidak sah Data Keuangan .
Akses ke buku besar oleh karyawan yang tidak berhak dapat berakibat data yang
bersifat rahasia bocor ketangan pesaing/merusak validitas dalam buku besar. Akses semacam
ini juga dapat menciptakan peluang untuk melakukan pencurian aktifa,oleh karena itu,
perusahaan perlu memiliki sistem pengawasan yang memadai untuk mencegah akses kbuku
besar secaratidak sah.
Identitas dan pemakai harus digunakan untuk mengawasi akses ke buku besardan
untuk memaksa adanya pemisahan tugas dengan pembatasan fungsi yang akan dilaksanakan
oleh setiap karyawan yang legitimate. Sebagai contoh, karyawan yang bertugas menjaga
aktiva atau memiliki wewenang untuk mengontrolisasi pengeluaran barang tidak
diperbolehkan memuktahirkan buku besar. Contoh lain manajemen harus diberi wewenang
“hanya” dapat membaca catatan buku besar. Matrix pengendalian akses harus membatasi
fungsi-fungsi yang dapat dilaksanakan pada berbagai terminal di kantor kepala bagian
akuntansi
Pengendalian tergadap pembuatan catatan foucherv= jurnal juga penting karena
mereka mengotorisasi perubahn kesaldo rekening buku besar. Dengan demikian sistem harus
mengecek eksistensi kode otorisasi yang falid pada setiap jurnal. Jika hal ini tidak dilakukan,
itegritas buku besartidak terganggu. Kode otorisasi juga ikut membentuk jejak audit. Insfeksi
terhadap jejak audit memungkinkan deteksi terhadap akses ke buku besar secara tidak sah.
3. Poor Performance (Kinerja Miskin)
Buku besar adalah sebuah komponen kunci dalam sebuah sistem informasi akuntansi
sebuah perusahaan oleh karena itu, perusahaan perlu menetapkan prosedur pembuatan
cadangan data (back up) dan prosedur pemulihan untuk memulihkannya pengawasan back up
mencakup :
1. Penggunaan lebel internal dan eksternal untuk melindungi data terhadap kerusakan
yang tidak sengaja terhadap buku besar.
2. Pembuatan cadangan secara reguler (teratur terhadap buku besar). Minimum 2 copy
cadangan data buku besar harus dibuat. 1copyharus diletakan di lokasi pengolahan
data,sehingga setiap dibutuhkan segera tersedia. 1 copy lagi harus diletakan diloksi
diluar perusahaan (misalnya di simpan di bank dalam safe deposite box) untuk
mengantisipasi terjadinya bencana seperti terjadinya banjir,kebakaran,dll.
3. Selain itu rencana pemulihan bencana ( disaster recovery planning ) juga penting.
Dengan meningkatan ketergantungan perusahaan terhadap EDI,EFT,dan internet
untuk melaksanakan aktivitas bisnis harian,tidak ada satu pun perusahaan dapat
survive untuk jangka waktu lama,jika komputernya tidak dapat berfungsi dengan
baik.dengan dimilikinya rencana pemulihan rencana ini,maka sebuah perusahaan yang
mengalami bencana dapatsegera melaksanakan aktifitasnya beberapa hari setelah
bencana.
c. Menyiapkan Laporan Keuangan
Aktivitas ketiga dalam sistem buku besar dan sistem pelaporan adalah menyiapkan
laporan keuangan. Laporan pertama yang disusun adalah laporan laba rugi dimana data dari
saldo akun pendapatan dan biaya di neraca saldo disesuaikan. Kedua, Neraca yang
didalamnya membutuhkan ayat jurnal penutupan yang akan menolkan semua akun
pendapatan dan pengeluara,, serta memindahkan laba bersih atau kerugian ke laba ditahan.
Ketiga, laporan arus kas yang menggunakan data dari laporan laba rugi dan neraca untuk
memberikan rincian mengenai aktivitas investasi dan keuangan organisasi.
Proses
Sebagian besar perusahaan melakukan “tutup buku” untuk membuat laporan
keuangan, baik secara bulanan maupun tahunan. Entri jurnal penutup membuat nol seluruh
akun pendapatan dan biaya dalam neraca saldo disesuaikan dan memindahkan pendapatan
(atau rugi) bersih pada laba ditahan. Laporan perubahan posisi keuangan menyajikan
informasi mengenai aset, kewajiban, dan ekuitas perusahaan pada satu waktu tertentu.
Laporan arus kas menyediakan informasi mengenai cara perusahaan dalam menjalankan
aktivitas operasi, investasi, dan pendanaan sehingga berpengaruh terhadap saldo kasnya.
Transisi dari GAAP Ke IFRS
FRS berbeda dari GAAP dalam beberapa cara yang mempengaruhi desain sistem
buku besar dan pelaporan sebuah perusahaan. Satu perbedaaan besar terkait akuntansi untuk
aktiva tetap. Dalam GAAP, sebagian besar aktiva tetap utama dicatat dan di depresiasikan
dalam basis gabungan. Perbedaan yang lain yaitu IFRS tidak mengizinkan penggunaan
metode last-in first-out (LIFO) untuk perhitungan persediaan. Akibatnya, perusahaan yang
menggunakan LIFO harus memodifikasi sistem akuntansi biayanya dan perhitungan yang
digunakan untuk menilai persediaan.
XBRL : MEREVOLUSI PROSES PELAPORAN XBRL .
XBRL adalah singkatan dari eXtensible Business Reporting Language, yaitu suatu
bahasa pemrograman yang didesain secara khusus untuk memfasilitasi komunikasi informasi
bisinis.
PROSES XBRL dan TERMINOLOGI
Taxonomy
Schema
Linkbasses
Data
Istance Document
Display XBRL
Report
Style Sheet
Gambar ini menyediakan sebuah tayangan tingkat tinggi mengenai langkah-langkah
dasar dalam menyiapkan dan menyajikan laporan XBRL. File XBRL tersebut yang
mengandung data yang ditandai dan diantarkan ke para pengguna disebut sebagai dokumen
contoh (instance document). Dokumen contoh berisi fakta-fakta mengenai akun-akun dalam
laporan keuangan tertentu, termasuk nilai dan informasi kontekstual seperti unit pengukuran
(dollar, euro, yuan dsb). Setiap komponen data tertentu dalam sebuah dokumen XBRL
disebut sebagai elemen (element).
Sebuah taksonomi (taxonomy) adalah serangkaian file yang menjelaskan berbagai
elemen dan hubungan diantaranya. Satu bagian taksonomi disebut skema (schem)), yang
merupakan sebuah file yang berisi definisi setiap elemen yang terdapat dalam sebuah
dokumen contoh. Berikut ini adalah beberapa atribut dasar yang digunakan untuk
menjelaskan setiap elemen.
Perangkat lunak menggunakan indentifikasi nama yang unik
Sebuah deskripsi yang dapat digunakan untuk menginterprestasikan elemen dengan
benar
Jenis data elemen (unit moneter, teks, tanggal, dsb)
Jenis saldo normal elemen (debit atau kredit)
Jenis periode elemen (satu waktu tertentu, disebut instan, atau satu periode waktu
tertentu, disebut durasi)
Taksonomi tersebut juga menyertakan serangkaian file yang disebut linkbases, yang
menjelaskan hubungan antar-elemen dalam sebuah dokumen contoh tertentu. Linkbases
penting menyertakan hal-hal sebagai berikut.
Linkbases Reference mengidentifikasi keputusan otoritatif yang relevan (misalnya US,
GAAP, IFRS) bagi elemen itu.
Linkbases Calculation dikhususkan untuk menjelaskan cara mengombinasikan
elemen-elemen tersebut
Linkbases Definition menunjukkan hubungan hierarkis antar-elemen
Linkbases Presentation menjelaskan cara mengelompokkan elemen (misalnya aset,
kewajiban dan ekuitas)
Linkbases Label mengasosiasikan label-label yang termasuk kelompok humanreadable dengan elemen.
PERAN AKUNTAN
Para akuntan dapat dan harusnya memainkan peran besar dalam semua tahap
pembuatan laporan XBL, dimulai dari pemilihan taksonomi yang sesuai. Para akuntan
menggunakan pengetahuan mereka atas praktik bisnis organisasi tersebut ditambah prinsipprinsip akuntansi umum untuk memilih taksonomi standar yang paling menyesuaikan
organisasi tersebut. Mereka kemudian memetakan tiap hal data dalam system akuntansi
organisasi terhadap elemen-elemen yang berkaitan dalam taksonomi.
No
.
1
Ancaman
Pengendalian
1.1 Pengendalian integritas pengolahan data untuk entri
jurnal yang dibahas sebelumnya
Pembuatan Laporan keuangan 1.2 Dikombinasikan dengan penggunaan serangkaian
yang tidak akurat
perangkat lunak
1.3 Latihan
1.4 Audit eksternal independen
Pelaporan
2.
keuangan
curang
yang
2.1 Review (audit)
Ancaman dan Pengendalian
MENGHASILKAN LAPORAN MANAJERIAL
Aktivitas keuangan dalam sistem buku besar dan pelaporan menghasilkan berbagai
laporan manajerial. Contoh laporan pengendalian buku besar termasuk (1) daftar voucher
jurnal berdasarkan urutan nomor, nomor akun, atau tanggal, dan (2) daftar saldo akun buku
besar. Laporan-laporan ini digunakan untuk memverifikasi akurasi proses memasukkannya ke
buku besar.
Beberapa anggaran dibuat untuk perencanaan dan pengevaluasian kinerja. Anggaran
operasional memperlihatkan pendataan dan pengeluaran yang direncanakan untuk setiap unit
organisasi. Anggaran pengeluaran modal memperlihatkan perkiraan aliran masuk dan keluar
kas untuk setiap proyek. Anggaran arus kas membandingkan perkiraan aliran kas masuk dari
kegiatan operasi dengan perkiraan pengeluaran, dan digunakan untuk menetapkan kebutuhan
peminjaman.
Laporan anggaran dan kinerja harus dikembangkan atas dasar akuntansi
pertanggungjawaban. Akuntansi pertanggungjawaban melaporkan hasil keuangan atas dasar
tanggung jawab manajerial di dalam organisasi. Hasilnya adalah serangkaian laporan
berkaitan, yang merinci kinerja keseluruhan organisasi berdasarkan subunit tertentu. Ingatlah
bahwa setiap laporan mencerminkan biaya aktual dan penyimpangan dari anggaran untuk
bulan sekarang, dan awal tahun hingga hari ini, tetapi hanya untuk bagian-bagian yang berada
dalam kendali awal tahun hingga hari ini, tetapi hanya untuk bagian-bagian yang berada
dalam kendali manajer subunit tersebut. Ingatlah juga bahwa sifat hierarki dari laporan
adalah: Total biaya setiap subunit ditampilkan sebagai satu bagian dalam laporan berikutnya
yang lebih tinggi tingkatnya.
Sistem ERP menggunakan database tersentralisasi, untuk berbagi data antarfungsi.
Sistem semacam ini biasanya menguasakan banyak orang yang berbeda untuk memasukkan
data yang berkaitan dengan aktivitas bisnis tertentu, tetapi hal ini mempersulit untuk
memberikan tanggung jawab memelihara integritas data. Selanjutnya, sistern ERP sering kali
menghasilkan efisiensi proses dengan memungkinkan seseorang untuk melakukan berbagai
langkah dalam proses bisnis, hingga mengurangi pemisahan tugas. Terakhir, sifat sistem ERP
yang terintegrasi dan lintas fungsi dapat meningkatkan eksposur yang berasal dari kerusakan
sistem.
Akan tetapi, berbagai ancaman ini dapat dikurangi melalui desain dan implementasi
yang benar. Prinsip-prinsip dasar yang berkaitan dengan pemisahan tugas yang dijelaskan
dalam bab-bab sebelumnya, dapat dan harus diterapkan ke dalam sistem ERP. Contohnya,
pegawai yang memasukkan pengeluaran kas tidak boleh merekonsiliasi rekening bank.
Sebagai tambahan, para pegawai yang memiliki akses ke pemeliharaan file utama tidak boleh
juga melakukan proses bisnis terkait.
Sistem ERP ini membantu membantu para manajer merencanakan dan mengevaluasi
kinerja. Sebuah anggaran aktivitas operasional menggambakan pendapatan dan pengeluaran
yang direncanakan oleh tiap-tiap unit. Sebagai tambahan pada anggaran sistem ERP
memungkinkan para manajer untuk membuat sejumlah laporan kinerja yang hampir tidak
terbatas dan mudah .
Seperti yang telah dijelaskan pada fungsi utama SIA yakni memberikan para manajer
informasi yang dibutuhkan untuk membuat keputusan. Dalam hal ini terdapat dua topik untuk
pengambilan keputusan yaitu (1) balanced scorecard dan (2) gudang data untuk mendukung
intelijen bisnis.
Balanced Scorecard
Balanced Scorecard adalah laporan yang memberikan perspektif multidimensi dari
kinerja organisasi dengan berbagai ukuran yang mencerminkan empat perspektif
organisasi: keuangan, pelanggan, operasi internal, dan inovasi serta pembelian. Untuk
setiap dimensi, balanced scorecard menunjukkan tujuan organisasi dan ukuran spesifik yang
mencerminkan kinerja berkaitan dengan tujuan-tujuan tersebut. Keempat dimensi balanced
scorecard memberikan gambaran umumyang lebih komprehensif atas kinerja organisasi
daripada yang disediakan oleh ukuran keuangan sendiri. Bahkan, balanced scorecard yang
didesain dengan baik akan mengukur berbagai aspek penting dari strategi organisasi dan
mencerminkan hubungan sebab akibat yang penting diantara keempat dimensi tersebut.
Para akuntan dan profesional sistem harus berpartisipasi dalam pengembangan
balanced scorecard. Pihak manajemen puncak harus menspesifikasikan tujuan-tujuan yang
akan dikejar dalam setiap dimensi. Mereka dapat membantu pihak manajemen memilih
ukuran yang paling tepat untuk menelusuri pencapaian tujuan-tujuan tersebut. Sebagai
tambahan, mereka dapat memberi input berkaitan dengan kekayaan mengumpulkan data yang
akan dibutuhkan untuk mengimplementasikan berbagai ukuran yang diajukan.
Menggunakan Gudang Data untuk Intelijen Bisnis
Gudang Data berisi rincian dan ringkasan data untuk beberapa tahun dan digunakan
untuk analisis, daripada untuk pemrosesan transaksi. Gudang data sangatlah besar, bisa
mencapai ratusan terabyte data. Gudang data biasanya merupakan sistem terpisah dari SIA
yang digunakan untuk mendukung aktivitas bisnis harian organisasi. Organisasi sering kali
membangun gudang data terpisah untuk fungsi keuangan, lainnya untuk fungsi sumber daya
manusia, dan seterusnya, gudang yang lebih kecil ini disebut sebagai data mart. Gudang data
dan data mart tidak dipergunakan untuk pemrosesan transaksi. Akibatnya, mereka biasanya
tidak diperbarui secara real time, tetapi secara periodik diperbarui untuk mencerminkan hasil
dari semua transaksi yang terjadi sejak pembaruan yang terakhir.
Gudang data seringkali didesain untuk sengaja berulang-ulang agar dapat
memaksimalkan efisiensi pertanyaa. Jadi, daripada berdasarkan model data REA, gudang
data biasanya didesain secara dimensional. Arsitektur dimensional yang paling umum disebut
skema, disebut demikian karena datanya diatur mirip dengan bintang.
Proses mengakses data yang termasuk dalam gudang data dan menggunakannya untuk
pengambilan keputusan strategis sering kali disebut sebagai intelijen bisnis. Terdapat dua
teknik dalam intelijen bisnis yaitu (1) pemrosesan analitikal on-line dan (2) pengendalian
data. Pemrosesan analitikal on-line (OLAP) menggunakan bahasa pertanyaan yang
memungkinkan pemakai mengarahkan penyelidikan hubungan yang dihipotesiskan dalam
data tersebut. Contohnya, seorang manajer mungkin mulai dengan pertanyaan yang merinci
pembelian berdasarkan pemasok selama tiga tahun terakhir. Penggalian data menggunakan
analisis statistik yang canggih, termasuk teknik intelijensi bukan seperti neural metworks,
untuk “menemukan” hubungan yang belum dihipotesiskan dalam data. Contohnya,
perusahaan kartu kredit menggunakan penggalian data untuk mengidentifikasi pola
penggunaan indikasi penipuan.
Skema Bintang untuk Gudang Data
Tabel Dimensi:
Tabel Dimensi:
ID Lokasi
Nama Lokasi
Anggaran
Kapasitas Penyimpanan
Negara Bagian
Daerah
Negara
Alamat
Tabel Dimensi:
Periode Waktu
Tanggal
Bulan
Tahun
Triwulan
Tahun Fiskal
Hari
Nomor Barang
Nama Barang
Deskripsi
Kategori
Subkategori
Tabel Fakta:
ID Lokasi
Nomor Barang
Nomor Pembeli
Nomor Pemasok
Periode Waktu
Nilai Pembelian
Unit Pembelian
Tabel Dimensi:
Nomor Pembeli
Nama Pembeli
Departemen
Divisi
Kota
Negara Bagian
Daerah
Negara
Tabel Dimensi:
Nomor Pemasok
Nama Pemasok
Kategori Industri
Subkategori
Negara Bagian
Daerah
Negara
Alamat
PRINSIP GAMBAR DESAIN
Akuntan dan IS professional dapat membantu manajemen menangani informasi yang
berlebihan dengan menyiapkan grafik yang menyoroti dan meringkas fakta-fakta penting.
Grafik yang dirancang dengan baik membuatnya mudah untuk mengidentifikasi dan
memahami tren dan hubungan. Grafik buruk dirancang dapat mengganggu pengambilan
keputusan. Ada beberapa prinsip yang membuat bar chart mudah dibaca:
Gunakan judul yang merangkum pesan dasar
Sertakan nilai data dengan setiap elemen bukannya label sumbu vertikal memfasilitasi perhitungan mental dan analisis
Gunakan 2-dimensi, bukan 3-dimensi, bar - membuatnya lebih mudah untuk secara
akurat menilai besarnya perubahan dan tren
Gunakan berbagai nuansa abu-abu atau warna bukan pola, titik, atau garis-garis.
Mereka lebih mudah untuk membedakan.
Banyak laporan tahunan berisi grafik yang melanggar prinsip-prinsip ini, seperti
diantaranya:
Beberapa dilakukan secara otomatis oleh perangkat lunak
Beberapa dilakukan dengan sengaja
Tidak ada pedoman otoritatif dalam GAAP atau audit standar yang melarang perilaku
ini, meskipun hasilnya bisa menipu.