Analisa dan Perancangan Sistem E Procure

DAFTAR ISI
Halaman Sampul............................................................................................................i
Halaman Judul..............................................................................................................ii
Halaman Persetujuan Dosen Pembimbing..................................................................iii
Halaman Pernyataan Dewan Penguji...........................................................................iv
Halaman Pernyataan Persetujuan Publikasi LTA..........................................................v
Abstrak ........................................................................................................................vi
Kata Pengantar ..........................................................................................................viii
Daftar Isi ......................................................................................................................x
Daftar Tabel...............................................................................................................xiv
Daftar Gambar............................................................................................................xv
Daftar Lampiran......................................................................................................xviii
BAB 1 PENDAHULUAN...........................................................................................1
1.1

Latar Belakang Penelitian...............................................................................1

1.2

Perumusan Masalah........................................................................................3

1.3

Ruang Lingkup...............................................................................................3

1.4

Tujuan dan Manfaat........................................................................................3
1.4.1

Tujuan.................................................................................................3

1.4.2

Manfaat..............................................................................................4

1.5

Metodologi Penelitian....................................................................................4

1.6

Sistematika Penulisan.....................................................................................5

BAB 2 LANDASAN TEORI......................................................................................7
2.1

Sistem Informasi.............................................................................................7
2.1.1

Pengertian Sistem...............................................................................7

2.1.2

Pengertian Informasi..........................................................................7

2.2

Analisis Sistem...............................................................................................8

2.3

Perancangan Sistem........................................................................................8

2.4

E-business.......................................................................................................9

2.5

Manajemen.....................................................................................................9

2.6

Sistem Informasi Manajemen.........................................................................9

2.7

Procurement.................................................................................................10

x

2.8

Manajemen Pengadaan.................................................................................12

2.9

E-procurement..............................................................................................12
2.9.1

Pengertian E-procurement................................................................12

2.9.2

Proses E-procurement......................................................................12

2.9.3

Tujuan dan Manfaat E-procurement.................................................14

2.10 Object Oriented Analysis and Design (OOAD)...........................................14
2.10.1 Konsep Object Oriented Analysis (OOA)........................................14
2.10.2 Konsep Object Oriented Design (OOD).........................................15
2.10.3 Pengertian UML (Unified Modelling Language).............................15
2.10.3.1 Activity Diagram...............................................................15
2.10.3.2 Event Table16
2.10.3.3 Use Case...........................................................................17
2.10.3.3.1 Use Case Diagram...........................................17
2.10.3.3.2 Use Case Description.......................................17
2.10.3.4 Class Diagram..................................................................18
2.10.3.4.1 Domain Model Class Diagram......................18
2.10.3.4.2 First Cut Design Class Diagram....................18
2.10.3.5 Statechart Diagram...........................................................18
2.10.3.6 Sequence Diagram............................................................19
2.10.3.6.1 System Sequence Diagram (SSD)..................19
2.10.3.6.2 Three Layer Design Sequence Diagram..........20
2.10.3.7 User Interface...................................................................21
2.11 Metode Analisis Bisnis.................................................................................23
2.11.1 Analisis Value Chain........................................................................23
2.11.2 Analisis SWOT................................................................................26

2.11.3 Matriks Kekuatan - Kelemahan - Peluang - Ancaman (SWOT)......26
2.11.4 Matriks Evaluasi Faktor Internal (IFE).............................................28
2.11.5 Matriks Evaluasi Faktor Eksternal (EFE)..........................................29
2.11.6 Matriks Internal Eksternal (IE)..........................................................30
2.11.7 Matriks QSPM (Quantitative Strategic Planning Matrix)................31
2.12 Kerangka Pemikiran.....................................................................................34
BAB 3 ANALISIS SISTEM BERJALAN...............................................................35
3.1

Gambaran Umum Perusahaan......................................................................35

xi

3.2

3.3

3.1.1

Latar Belakang Perusahaan..............................................................35

3.1.2

Lokasi - Lokasi Oenpao Asian Food Restaurant..............................36

3.1.3

Visi dan Misi Perusahaan.................................................................36

3.1.4

Struktur Organisasi...........................................................................37

Analisis Strategi Perusahaan........................................................................40
3.2.1

Analisis Value Chain........................................................................40

3.2.2

Analisis SWOT................................................................................44

Tahap Masukan.............................................................................................48
3.3.1

Matriks Evaluasi Faktor Internal (IFE)............................................48
3.3.1.1

Identifikasi Lingkungan Internal Oenpao Asian Food
Restaurant.........................................................................48

3.3.1.2
3.3.2

Matriks Evaluasi Faktor Internal (IFE).............................48

Matriks Evaluasi Faktor Eksernal (EFE).........................................50
3.3.2.1

Identifikasi Lingkungan Eksternal Oenpao Asian Food

Restaurant.........................................................................50

3.3.2.2
3.4

3.5

Tahap Pencocokan........................................................................................52
3.4.1

Matriks SWOT.................................................................................52

3.4.2

Matriks Internal – Eksternal (IE) Perusahaan..................................55

Tahap Keputusan..........................................................................................56
3.5.1

3.6

Matriks Evaluasi Faktor Internal (EFE)............................50

Matriks Perencanaan Strategi Kuantitatif (QSPM)..........................56

Analisis Sistem yang Berjalan......................................................................58
3.6.1

Dokumen yang Digunakan...............................................................60

3.7

Permasalahan yang Dihadapi.......................................................................60

3.8

Usulan Pemecahan Masalah.........................................................................61

BAB 4 PERANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN...................................63
4.1

System Definition..........................................................................................63
4.1.1

4.2

Rancangan Proses Bisnis yang Diusulkan.......................................63

Pemodelan dan Kebutuhan Sistem...............................................................65
4.2.1

Business Object................................................................................65
4.2.1.1

Activity Diagram...............................................................65

4.2.1.2

Event Table........................................................................67

4.2.1.3

Use Case Diagram............................................................68

xii

4.2.1.4

Use Case Description........................................................70

4.2.1.5

Class Diagram..................................................................83

4.2.1.6

Statechart..........................................................................84

4.2.1.7

System Sequence Diagram................................................86

4.2.1.8

Three Layer Sequence Diagram........................................97

4.3

User Interface.............................................................................................108

4.4

Analisa Terhadap 8 aturan emas.................................................................156

BAB 5 SIMPULAN DAN SARAN........................................................................159
5.1

Simpulan.....................................................................................................159

5.2

Saran...........................................................................................................159

DAFTAR PUSTAKA..............................................................................................161
LAMPIRAN
RIWAYAT HIDUP
SURAT SURVEI

xiii

DAFTAR TABEL
Tabel 3.1 Faktor Kekuatan Oenpao Asian Food Restaurant................................48
Tabel 3.2 Faktor Kekuatan Oenpao Asian Food Restaurant................................48
Tabel 3.3 Internal Factor Evaluation (IFE).............................................................49
Tabel 3.4 Faktor Peluang Oenpao Asian Food Restaurant....................................50
Tabel 3.5 Faktor Ancaman Oenpao Asian Food Restaurant....................50
Tabel 3.6 External Factor Evaluation (EFE)...........................................................51
Tabel 3.7 Matriks SWOT pada Oenpao Asian Food Restaurant..........................52
Tabel 3.8: Matriks QSPM Oenpao Asian Food Restaurant...................................56
Tabel 4.1 Event Table................................................................................................67
Tabel 4.2 Use Case Description Membuat Purchase Requisition..........................70
Tabel 4.3 Use Case Description Membuat Surat Kebutuhan Bahan Baku..........71
Tabel 4.4 Use Case Description Mengecek Supplier..............................................72
Tabel 4.5 Use Case Description Mendaftar Supplier..............................................74
Tabel 4.6 Use Case Description Membuat Purchase order....................................75
Tabel 4.7 Use Case Description Membuat Faktur..................................................76
Tabel 4.8 Use Case Description Membuat Surat Jalan..........................................77
Tabel 4.9 Use Case Description Membuat Tanda Terima Barang........................78
Tabel 4.10 Use Case Description Membuat Surat Retur.......................................79
Tabel 4.11 Use Case Description Membuat Invoice...............................................80
Tabel 4.12 Use Case Description Membuat Bukti Pembayaran...........................81
Tabel 4.13 Use Case Description Melakukan Perubahan Status Pembayaran...........82

xiv

DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 Proses Procurement Tradisional.........................................................10
Gambar 2.2 Proses E-procurement..........................................................................13
Gambar 2.3. Activity Diagram..................................................................................16
Gambar 2.4 Use Case Description............................................................................17
Gambar 2.5. Statechart Diagram.............................................................................19
Gambar 2.6 System Sequence Diagram (SSD)........................................................20
Gambar 2.7. Three Layer Design Sequence Diagram.............................................21
Gambar 2.8 Michael Porter Value Chain................................................................24
Gambar 2.9 SWOT Matriks.....................................................................................27
Gambar 2.10 Kerangka Pemikiran.........................................................................34
Gambar 3.1 Struktur Organisasi Oenpao Asian Food Restaurant......37
Gambar 3.2 Value Chain pada Oenpao Asian Food Restaurant..........................40
Gambar 3.3 Matriks Internal -Eksternal...............................................................55
Gambar 3.4 Activity Diagram: Procurement Oenpao Asian Food Restaurant....59
Gambar 4.1 Activity Diagram Sistem yang Diusulkan...........................................66
Gambar 4.2 Use Case Diagram................................................................................69
Gambar 4.3 Class Diagram: Proses e-procurement pada Oenpao Asian Food
Restaurant..................................................................................................................83
Gambar 4.4 Statechart dari Supplier......................................................................84
Gambar 4.5 Statechart dari cabang.........................................................................84
Gambar 4.6 Statechart dari bahan baku.................................................................84
Gambar 4.7 Statechart dari Purchase Requisition.................................................84
Gambar 4.8 Statechart dari Surat Kebutuhan Bahan Baku.................................84
Gambar 4.9 Statechart dari Purchase order...........................................................85
Gambar 4.10 Statechart dari Surat Jalan...............................................................85
Gambar 4.11 Statechart dari Faktur.......................................................................85
Gambar 4.12 Statechart dari Tanda Terima Barang.............................................85
Gambar 4.13 Statechart dari Surat Retur.............................................................85
Gambar 4.14 Statechart dari Invoice......................................................................85
Gambar 4.15 Statechart dari Bukti Pembayaran..................................................85

xv

Gambar 4.16 System Sequence Diagram: Membuat Purchase requisition..........86
Gambar 4.17 System Sequence Diagram: Membuat Surat Kebutuhan Bahan
Baku...........................................................................................................................87
Gambar 4.18 System Sequence Diagram: Mengecek Supplier..............................88
Gambar 4.19 System Sequence Diagram: Mendaftar Supplier.............................89
Gambar 4.20 System Sequence Diagram: Membuat Purchase order...................90
Gambar 4.21 System Sequence Diagram: Membuat Faktur.................................91
Gambar 4.22 System Sequence Diagram: Membuat Surat Jalan.........................92
Gambar 4.23 System Sequence Diagram: Membuat Tanda Terima Barang.......93
Gambar 4.24 System Sequence Diagram: Membuat Surat Retur........................94
Gambar 4.25 System Sequence Diagram: Membuat Invoice.................................95
Gambar 4.26 System Sequence Diagram: Melakukan Perubahan Status
Pembayaran..............................................................................................................96
Gambar 4.27 Sequence Diagram: Membuat Purchase requisition.......................97
Gambar 4.28 Sequence Diagram: Membuat Surat Kebutuhan Bahan Baku.....98
Gambar 4.29 Sequence Diagram: Mendaftar Supplier.........................................99
Gambar 4.30 Sequence Diagram: Mengecek Supplier..........................................99
Gambar 4.31 Sequence Diagram: Membuat Purchase order..............................100
Gambar 4.32 Sequence Diagram: Membuat Surat Jalan....................................101
Gambar 4.33 Sequence Diagram: Membuat Faktur...........................................102
Gambar 4.34 Sequence Diagram: Membuat Tanda Terima Barang..................103
Gambar 4.35 Sequence Diagram: Membuat Invoice...........................................104
Gambar 4.36 Sequence Diagram: Membuat Bukti Pembayaran.......................105
Gambar 4.37 Sequence Diagram: Melakukan Perubahan Status Pembayaran
..................................................................................................................................106
Gambar 4.38 Sequence Diagram: Membuat Surat Retur...................................107
Gambar 4.39 : Navigation Diagram cabang.........................................................108
Gambar 4.40: Navigation Diagram Purchasing....................................................109
Gambar 4.41: Navigation Diagram Logistic..........................................................110
Gambar 4.42 : Navigation Diagram Finance........................................................111
Gambar 4.43: Navigation Diagram Supplier.........................................................112
Gambar 4.44 User Interface: Halaman Login......................................................113
Gambar 4.45 User Interface: Halaman Home Bagi Seluruh Pengguna Eprocurement.............................................................................................................114
xvi

Gambar 4.46 User Interface: Halaman About us Bagi Seluruh Pengguna Eprocurement.............................................................................................................115
Gambar 4.47 User Interface: Halaman Gerai Cabang Info Bagi Purchasing
..................................................................................................................................115
Gambar 4.48 User Interface: Halaman Supplier Info Bagi Purchasing.............117
Gambar 4.49 User Interface: Halaman Pendaftaran Supplier baru Bagi
Purchasing...............................................................................................................118
Gambar 4.50 User Interface: Halaman Bahan Baku Bagi Purchasing..............119
Gambar 4.51 User Interface: Halaman Purchase requisition Bagi Gerai
Cabang.....................................................................................................................120
Gambar 4.52 User Interface: Halaman Detail Purchase requisition Bagi Gerai
Cabang.....................................................................................................................121
Gambar 4.53 User Interface: Halaman Purchase requisition Bagi Purchasing
..................................................................................................................................123
Gambar 4.54 User Interface: Halaman Detail Purchase requisition Bagi
Purchasing...............................................................................................................125
Gambar 4.55 User Interface: Halaman Surat Kebutuhan Bahan Baku Bagi
Purchasing...............................................................................................................127
Gambar 4.56 User Interface: Halaman Detail Surat Kebutuhan Bahan Baku
Bagi Purchasing......................................................................................................128
Gambar 4.57 User Interface: Halaman Purchase order Bagi Purchasing..........130
Gambar 4.58 User Interface: Halaman Detail Purchase order Bagi
Purchasing...............................................................................................................131
Gambar 4.59 User Interface: Halaman Purchase order Bagi Logistic................133
Gambar 4.60 User Interface: Halaman Purchase order Bagi Supplier...............134
Gambar 4.61 User Interface: Halaman Surat Jalan Bagi Supplier....................135
Gambar 4.62 User Interface: Halaman Faktur Bagi Supplier............................137
Gambar 4.63 User Interface: Halaman Tanda Terima Barang Bagi Logistic
..................................................................................................................................138
Gambar 4.64 User Interface: Halaman Detail Tanda Terima Barang Bagi
Logistic.....................................................................................................................140
Gambar 4.65 User Interface: Halaman Tanda Terima Barang Bagi Supplier
..................................................................................................................................142
Gambar 4.66 User Interface: Halaman Surat Retur Bagi Logistic.....................143
xvii

Gambar 4.67 User Interface: Halaman Surat Retur Bagi Supplier....................145
Gambar 4.68 User Interface: Halaman Detail Surat Retur Bagi Supplier........146
Gambar 4.69 User Interface: Halaman Invoice Bagi Supplier............................147
Gambar 4.70 User Interface: Halaman Detail Invoice Bagi Supplier.................148
Gambar 4.71 User Interface: Halaman Invoice Bagi Finance............................150
Gambar 4.72 User Interface: Halaman Detail Invoice Bagi Finance.................151
Gambar 4.73 User Interface: Halaman Detail Bukti Pembayaran Bagi
Supplier....................................................................................................................153
Gambar 4.74 User Interface: Halaman Bukti Pembayaran Bagi Finance........154
Gambar 4.75 User Interface: Halaman Laporan Pembelian Bagi Logistic..............155

DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran 1 Wawancara..............................................................................................L1
Lampiran 2 Kuisioner.................................................................................................L4

xviii

BAB 1
PENDAHULUAN
1.1

Latar Belakang Penelitian
Dewasa ini, bertahan dan menjadi yang terdepan dalam dunia bisnis tidaklah

mudah, butuh usaha keras, perjuangan serta kemampuan untuk tetap bisa bertahan.
Oleh sebab itu mengikuti kemajuan teknologi informasi yang dapat mendukung
kegiatan usaha bisnis sangatlah penting. Keunggulan teknologi informasi kini
memainkan perannya dalam perusahaan yang diharapkan menjadi suatu kekuatan
dan keunggulan kompetitif untuk menghadapi dunia bisnis yang bersaing. Di lain
sisi, teknologi informasi yang dapat dimanfaatkan oleh para pelaku bisnis untuk
memudahkan hubungan bisnisnya dengan perusahaan-perusahaan lainnya tanpa
terbatas jarak dan juga waktu. Seiring dengan kemajuan teknologi informasi yang
terjadi, perusahaan dituntut untuk mempersiapkan diri memaksimalkan kemajuan
teknologi tersebut dengan mengaplikasikan teknologi informasi untuk mendukung
proses bisnis di dalam perusahaan.
Menurut Herman dan Yakub "Kajian Tentang Perkembangan E-Business
Terhadap Praktik Bisnis", membahas bahwa perkembangan teknologi informasi
mengakibatkan perubahan dalam struktur serta pengelolaan organisasi bisnis di
dalam berkompetisi. E-business mengacu pada ruang lingkup yang lebih luas yaitu
mencakup, mitra bisnis kolaborasi dengan pelayanan pelanggan, dan juga transaksi
elektronik, salah satu bidangnya adalah e-procurement yang diadaptasikan untuk
mengatasi masalah pengadaan barang dan memudahkan hubungan dengan pemasok.
Sebelum diterapkannya e-procurement, masalah pengadaan barang menjadi suatu
proses yang cukup rumit yang berpengaruh pada proses bisnis secara keseluruhan,
mulai dari mencatat data, memperbaiki kesalahan pencatatan data, membuat
dokumen - dokumen secara manual, prosedur pengadaan yang merepotkan sehingga
menghambat penyediaan barang, menghubungi pemasok, dan masalah dari pihak
pemasok (supplier) yang kurang tanggap terhadap kebutuhan dari pihak perusahaan
yang bersangkutan dan prosedur - prosedur lainnya tergantung pada perusahaan.

1

2
Menurut Yosia, Edo dalam jurnalnya membahas bahwa salah satu bidang
usaha yang membutuhkan pemanfaatan teknologi informasi dan sistem informasi
adalah restoran, dimana semua transaksi

dimulai dari pemesanan, pencatatan

transaksi, hingga pembelian bahan baku yang masih dilakukan secara manual
sehingga menghabiskan banyak waktu yang terbuang di dalam prosesnya.
Keberadaan e-procurement dirasakan dapat memudahkan prosedur proses pengadaan
bahan baku, dan juga berperan sebagai proses penentuan secara sistematik terhadap,
apa (spesifikasi, kualitas), kapan (jadwal, delivery time), bagaimana (sumber, sistem)
dan berapa (kuantitas) untuk mengadakan barang dan jasa dari pemasok sesuai
kualitas dan kuantitas, biaya optimal dan waktu supply yang dapat memenuhi
kebutuhan perusahaan yang pada akhirnya akan dicapai tingkat kinerja bisnis yang
lebih optimal (Siahaya 2012, p.80).
Untuk melihat lebih dalam mengenai penerapan e-procurement pada restoran,
penulis akan meneliti perusahaan Oenpao Asian Food Restaurant, adalah salah satu
restoran makanan asia yang didirikan pada Februari 2005. Oenpao Asian Food
Restaurant merupakan salah satu restoran yang cepat berkembang dan sudah
mempunyai 20 gerai cabang yang tersebar hingga saat ini. Selama ini yang terjadi
dalam proses yang konvensional, terutama untuk masalah pengadaan barang yang
menjadi fokus untuk diteliti, sering ditemukan kendala - kendala yang membuat
proses menjadi tidak efektif dan efisien.
Oenpao Asian Food Restaurant dalam hal pengadaan bahan baku dan
menjalankan kegiatan operasionalnya sehari - hari masih secara konvensional
(menggunakan paper based) dan secara manual. Aktifitas proses pengadaan bahan
baku dan juga hubungan dengan pemasok masih secara manual dan tradisional
sehingga sering terjadi kesalahan, seperti kesalahan dalam produk yang dipesan,
hilangnya data, kesalahan dalam jumlah pemesanan produk dan sebagainya yang
menyebabkan banyak memakan biaya dan waktu, dan juga menggunakan banyak
kertas sehingga pelayanan kepada customer menjadi terhambat.
Seiring perkembangan teknologi maka sebaiknya Oenpao Asian Food
Restaurant mulai menerapkan teknologi informasi yang berkaitan dengan kegiatan
bisnis sehari - hari untuk memberikan hasil optimal dalam mengupayakan pengadaan
sumber bahan baku yang efisien dan efektif.
Oleh karena itu Oenpao Asian Food Restaurant diharapkan dapat mengurangi
terjadinya kesalahan - kesalahan human error seputar pengadaan bahan baku

3
produksi dan juga untuk membantu perusahaan untuk berkembang dan meningkatkan
kualitas pelayanan dalam penyediaan produk dengan menerapkan e-procurement dan
juga menciptakan nilai tambah dalam keunggulan kompetitif perusahaan. Dengan itu
penulis tertarik untuk melakukan penelitian dari objek studi di atas yang berjudul
“ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM E-PROCUREMENT PADA
OENPAO ASIAN FOOD RESTAURANT”.
1.2

Perumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang dan permasalahan yang telah disampaikan diatas,

maka yang akan dibahas dan diteliti dapat dirumuskan sebagai berikut:
1. Seperti apa proses procurement yang dijalankan Oenpao Asian Food
Restaurant selama ini?
2. Apa rancangan e-procurement yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan
sehingga mempermudah proses pengadaan barang pada Oenpao Asian Food
Restaurant?
1.3

Ruang Lingkup
Dengan tujuan membuat penelitian lebih terfokus, dibatasi ruang lingkup :
1. Proses pengadaan bahan baku procurement Oenpao Asian Food Restaurant
meliputi permintaan, pembelian bahan baku, hingga retur bahan baku oleh
pusat ke pihak Supplier.
2. Analisis dan perancangan sistem e-procurement yang meliputi proses login
user untuk menjalankan sistem, proses pendataan supplier, proses pembuatan
Surat Kebutuhan Bahan Baku, Purchase requisition, Purchase order, Faktur,
Surat Jalan, Tanda Terima Barang, Invoice dan form hingga retur barang ke
pemasok.

1.4

Tujuan dan Manfaat

1.4.1

Tujuan

1. Mengetahui proses procurement saat ini yang sedang berjalan di Oenpao Asian
Food Restaurant untuk mencari tahu permasalahan ataupun kekurangan yang
dimiliki.

4
2. Menganalisa proses bisnis procurement yang tepat dan sesuai dengan
kebutuhan untuk Oenpao Asian Food Restaurant agar permasalahan dalam
pengadaan bahan baku dapat teratasi.
3. Merancang e-procurement yang sesuai dengan kebutuhan untuk mempermudah
proses pengadaan barang pada Oenpao Asian Food Restaurant sebagai
pendukung proses bisnis procurement yang baru.
1.4.2

Manfaat

1. Membantu perusahaan dalam mengatasi kebutuhan informasi dan pendukung
keputusan dari penggunaan procurement tradisional (paper based), sehingga
dapat meningkatkan kinerja perusahaan.
2. Mendapatkan keunggulan kompetitif untuk mempertahankan posisi Oenpao
Asian Food Restaurant.
3. Membantu perusahaan dalam mengatasi masalah - masalah yang timbul dari
penggunaan procurement yang ada, sehingga dapat meningkatkan kinerja
perusahaan.
1.5

Metodologi Penelitian
Metode pengumpulan data yang digunakan dalam penulisan skripsi ini,

meliputi :
1.

Metode Studi Literatur atau Kepustakaan
Metode ini dilakukan untuk memperoleh informasi yang dibutuhkan dalam
penelitian ini melalui buku, artikel, jurnal internet dan situs web yang
berkaitan dengan topik yang dibahas.

2.

Metode Studi Lapangan
Metode ini dilakukan dengan melakukan wawancara kepada pihak internal
perusahaan yang berkepentingan untuk memperoleh gambaran, keterangan,
data - data dan penjelasan untuk membantu dalam pemecahan masalah dan
membuat solusi terhadap permasalahan yang ada. Wawancara dilakukan
sesuai dengan kebutuhan informasi yang diperlukan.

5
3.

Metode Analisis
Metode analisis strategi yang digunakan pada perusahaan adalah analisis
Value Chain, analisis SWOT, Matriks SWOT, Matriks IFE (Internal Factor
Evaluation Matrix), Matriks EFE (External Factor Evaluation Matriks),
Matriks IE (Internal – External), dan Matriks QSPM

4. Metode Perancangan
Metode perancangan adalah proses perancangan suatu sistem yang baru untuk
memperbaharui atau menggantikan sistem yang telah ada. Pada perancangan
e-procurement digunakan metode OOAD (Object Oriented Analysis and
Design) menggunakan bahasa UML (Unified Modelling Language), yang
didokumentasikan dalam bentuk :
i. Sequence Diagram
ii. Class Diagram
iii. Use Case Diagram
iv. Use Case Description
v. User Interface
vi. Event Table
vii. Sequence Diagram
viii. Perancangan User Interface
1.6

Sistematika Penulisan
Penulisan skripsi ini dibagi atas 5 bab, yang telah disusun sedemikian rupa

untuk memudahkan pembaca dalam memahami isi skripsi. Adapun masing-masing
bab tersebut berisi:
BAB 1: PENDAHULUAN
Bab ini akan membahas mengenai latar belakang masalah, ruang lingkup, tujuan
dan manfaat, serta sistematika penulisan untuk menjelaskan pokok-pokok
pembahasan skripsi.

6
BAB 2: LANDASAN TEORI
Pada bab ini dikemukakan beberapa teori dan pendapat-pendapat dari beberapa
ahli yang relevan untuk digunakan sebagai landasan melakukan analisa dan
perancangan sistem.
BAB 3: ANALISIS SISTEM BERJALAN
Bab ini menyajikan gambaran umum mengenai Oenpao Asian Food Restaurant,
berikut visi dan misi Oenpao Asian Food Restaurant, struktur organisasi Oenpao
Asian Food Restaurant serta menyajikan analisis sistem dan proses bisnis yang
berjalan saat ini di Oenpao Asian Food Restaurant, termasuk masalah - masalah
yang berkaitan dengan aktifitas procurement yang ada saat ini di Oenpao Asian Food
Restaurant .
BAB 4: PERANCANGAN SISTEM YANG DIUSULKAN
Bab ini menguraikan mengenai hasil analisis dan solusi yang telah dibuat oleh
peneliti berdasarkan analisis permasalahan pada bab 3, termasuk perancangan,
penyajian serta pembahasan dari sistem e-procurement yang akan dibuat.
BAB 5: SIMPULAN DAN SARAN
Bab ini merupakan penutup dari pembahasan skripsi ini yang akan menjelaskan
kesimpulan dari seluruh penulisan skripsi beserta saran-saran yang diharapkan dapat
bermanfaat bagi pihak manajemen perusahaan.

BAB 2
LANDASAN TEORI
2.1

Sistem Informasi
Sistem informasi merupakan serangkaian komponen yang saling terhubung

dimana mengumpulkan, mengubah, menyimpan dan menyebarkan data dan informasi
dan memberikan umpan balik untuk menemukan tujuan obyek (Stair dan Reynolds,
2010, p.4).
Menurut pendapat Rudy Tantra (2012) Sistem Informasi adalah cara yang
terorganisir untuk mengumpulkan, memasukkan, dan memproses data dan
menyimpannya, mengelola, mengontrol, dan melaporkannya

sehingga dpat

mendukung perusahaan atau organisasi untuk mencapai tujuan.
Sistem informasi merupakan kata dari Sistem dan Informasi, yang berarti
Sistem Informasi adalah kumpulan dari sub-sub sistem yang saling terintegrasi dan
berkolaborasi untuk menyelesaikan suatu masalah dengan cara mengolah data
menggunakan komputer sehingga dapat menjadi nilai tambah bagi pengguna (Taufiq,
2013, p.17).
Dari pengertian di atas, dapat diambil kesimpulan bahwa sistem informasi
adalah suatu proses untuk mengumpulkan, memproses, menyimpan dan menyebarkan
informasi dalam suatu organisasi.
2.1.1

Pengertian Sistem
Sistem merupakan suatu kumpulan sub-sub sistem yang saling terhubung dan

berkolaborasi untuk mencapai suatu tujuan tertentu dengan memproses suatu input
sehingga menghasilkan output yang mempunyai nilai lebih (Taufiq, 2013, p.11)
Menurut Stephen R. Schach (2009, p.5) sistem adalah sekumpulan
(komponen) yang bersama mencapai beberapa hasil.
Dari kedua pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa sistem adalah
sekumpulan komponen yang saling berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan.
2.1.2

Pengertian Informasi
Informasi merupakan segala sesuatu yang umum dan sering terdengar.

Menurut Rohmat Taufiq (2013, p.15) informasi adalah data-data yang telah diolah

7

8
menjadi sebuah bentuk yang menghasilkan nilai tambah dan bermanfaat bagi
penggunanya.
Berdasarkan pengertian diatas informasi merupakan komponen yang penting
dalam sebuah organisasi, karena itu kemajuan organisasi berdasarkan informasi yang
berkualitas dan dikelola dengan baik untuk organisasi itu sendiri.
2.2

Analisis Sistem
Analisis

sistem

terdiri

dari

mendefinisikan

masalah,

penyebabnya,

menentukan solusi, dan mengidentifikasi kebutuhan informasi yang harus dipenuhi
oleh sistem (Laudon 2010, p.515).
Sedangkan menurut Stair dan Reynolds (2010, p.497), analisis sitem adalah
fase mengembangkan sistem yang menentukan sistem informasi apa yang harus
dilakukan untuk memecahkan masalah yang ada dengan mempelajari sistem dan
proses kerja untuk mendifinisikan kekuatan, kelemahan, dan peluang untuk
perbaikan.
Maka dari itu dapat disimpulkan bahwa analisis sistem adalah tehnik
pemecahan masalah dengan cara mempelajari sistem dan proses kerja agar dapat
mendefinisikan kekuatan, kelemahan, dan peluang untuk perbaikan dengan cara
menngidetifikasikan masalah, mengidentifikasikan penyebabnya, menentukan solusi,
dan mengidentifikasikan kebutuhan informasi yang dibutuhkan oleh sistem.
2.3

Perancangan Sistem
Menurut Laudon dan Laudon (2010, p.517), Perancangan sistem merupakan

keseluruhan rencana atau model untuk sistem yang terdiri dari semua spesifikasi
sistem yang memberikan struktur dan bentuk.
Perancangan sistem adalah fase pengembangan sistem yang mendefinisikan
bagaimana sistem informasi melakukan apa yang harus dilakukan untuk mendapatkan
solusi masalah.
Dari definisi diatas dapat disimpulkan bawa Perancangan Sistem adalah
keseluruhan rencana yang mendefinisikan bagaiman sistem informasi akan
melakukan apa yang harus dilakukan untuk mendapatkan solusi maslah

9
2.4

E-business
Menurut Turban dan Volonino (2010, p.200) e-business merupakan definisi

yang lebih luas dari e-commerce, tidak hanya menangani pembelian dan penjualan
barang dan jasa secara online, namun juga berkaitan dengan aktivitas kolaborasi dan
intrabisnis lainnya, seperti : melayani konsumen, bekerja sama dengan rekan bisnis,
menangani e-learning dan transaksi elektronik didalam sebuah organisasi.
2.5

Manajemen
Menurut Malayu S. P Hasibuan di dalam Rohmat Taufiq (2013, p.35),

manajemen adalah ilmu dan seni yang mengatur proses pemanfaatan sumber daya
alam dan sumber-sumber lainnya secara efisien dan efektif untuk mencapai tujuan
tertentu.
Berdasarkan pengertian diatas, manajemen dapat diartikan sebagai ilmu yang
memiliki target dan tujuan dengan menggunakan perencanaan, pengarahan serta
pengorganisasian dalam mencapai tujuan tersebut.
2.6

Sistem Informasi Manajemen
Sistem informasi manajemen merupakan tipe asli dari sistem infomasi yang

dikembangkan untuk mendukung pengambilan keputusan manajerial (O'brien, 2012,
p.531).
Dengan perkembangan zaman yang semakin global, dalam era informasi,
sistem informasi manajemen menjadi topik yang penting bagi sebuah organisasi.
Sistem Informasi Manajemen merupakan kumpulan sub-sub sistem yang saling
terintegrasi dan berkolaborasi untuk membantu manajemen dalam penyelesaian
masalah dan dapat memberkan informasi yang berkualitas kepada manajemen dengan
cara mengolah data dengan komputer yang menghasilkan nilai tambah bagi
penggunanya (Taufiq, 2013, p.28)
Jadi kesimpulannya adalah Sistem Informasi Manajemen adalah suatu sistem
berbasis komputer yang berfokus pada manajemen bisnis utuk menyelesaikan
masalah dan mendukung praktik bisnis dalam pengambilan keputusan.

10
2.7

Procurement
Procurement adalah upaya mendapatkan barang dan jasa yang dibutuhkan

berdasarkan pemikiran logis dan sistematis dan mengikuti norma dan etika yang
berlaku yang sesuai dengan metode pengadaan barang dan jasa (Siahaya, 2012 p.1).
Menurut Turban et al (2010, p.251) yang dikutip dari tulisan Kalakota et al
(2000), procurement mengacu pada semua aktivitas yang melibatkan proses
mendapatkan barang - barang dari pemasok; hal ini meliputi pembelian, dan kegiatan
logistik ke dalam seperti transportasi, barang masuk dan penyimpanan di gudang
sebelum barang tersebut digunakan.
Proses procurement tradisional dimulai dari pembeli membutuhkan dan akan
membuat permintaan material, setelah itu harus mendapat persetujuan supervisor.
Langkah selanjutnya melihat ketersediaan barang, apabila barang tersedia maka akan
menyiapkan material, jika barang tidak dapat dipenuhi maka akan membuat
permintaan pembelian (Purchase requisition). Permintaan pembelian harus mendapat
persetujuan sebelum melakukan pemilihan pemasok. Jika disetujui, maka bagian
pembelian akan memilih pemasok dengan quotation yang diminta dan akan membuat
purchase order yang paling sesuai antara penawaran yang diberikan oleh pemasok.
Purchase order tersebut akan digunakan saat melakukan penerimaan barang, jika
barang tidak sesuai akan melakukan pengembalian kepada pemasok dan apabila
sudah sesuai akan menerima invoice. Sebelum melakukan proses pembayaran, harus
melakukan pencocokan antara purchase order, penerimaan barang dan invoice yang
diberikan.
Proses procurement tradisional adalah sebagai berikut:

Gambar 2.1 Proses Procurement Tradisional
Sumber: Turban, et al (2010, p.253)

11
Terdapat beberapa metode procurement yang dapat digunakan oleh
perusahaan dalam menperoleh barang dan jasa menurut Turban (2010, p.251), antara
lain:
Membuat sistem penawaran dimana supplier akan berkompetisi antara satu
sama lain. Biasanya metode ini digunakan dalam pengadaan yang kuantitasnya besar.
1. Membeli langsung dari pabrik, wholesaler, dan pengecer, baik dari katalog
yang telah disediakan, maupun dengan metode negosiasi.
2. Membeli dari lelang, baik yang bersifat pribadi maupun umum, dimana
perusahaan berpartisipasi sebagai pembeli.
3. Membeli dari catalog perantara (e-distributor) yang menggabungkan katalogkatalog penjual lainnya.
4. Membeli dari katalog pembelian internal, dimana katalog vendor yang telah
disetujui oleh perusahaan, termasuk harga yang telah disepakati bersama,
tergabung didalamnya. Pendekatan ini digunakan untuk implementasi dari
desktop purchasing, yang memungkinkan peminta dapat memesan langsung
kepada vendor, tanpa melalui bagian pengadaan.
5. Bergabung dengan suatu grup sistem pembelian yang menggabungkan
permintaan anggota - anggotanya dan mengumpulkannya menjadi jumlah
yang besar. Kemudian grup tersebut akan melakukan negosiasi harga atau
memulai proses penawarannya.
6. Membeli pada industrial mall
7. Berkolaborasi dengan supplier untuk berbagi informasi mengenai penjualan
dan persediaan, sehingga ketika persediaan berkurang dan mengalami stockout, perusahaan dapat melakukan just-in-time delivery.
Menurut Willem Siahaya (2013, p.1) model pengadaan meliputi:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.

Fokus pada bisnis.
Adaptif terhadap tren terkini.
Berbasis sistem teknologi informasi.
Transformasi proses berkesinambungan.
Kemitraan strategis.
Pengembangan SDM Pengadaan.
Inovasi terus menerus.

12
2.8

Manajemen Pengadaan
Manajemen pengadaan adalah bagian dari supply chain manajemen yang

secara strategis memproses pengadaan barang dan jasa mulai dari sumber barang
hingga tempat tujuan berdasarkan mutu, jumlah, waktu, harga, sumber dan tempat
untuk memenuhi kebutuhan customer (Siahaya, 2012, p.4).
Menurut Willem Siahaya cakupan Manajemen pengadaan dibagi dalam lima
kelompok:
1.
2.
3.
4.
5.

Ketentuan umum pengadaan
Perencanaan dan strategi pengadaan
Tender
Kontrak
Praktik andalan pengadaan.

2.9

E-procurement

2.9.1

Pengertian E-procurement
Menurut Turban et al (2010, p.290), e-procurement adalah proses pengadaan

barang dan jasa untuk organisasi secara elektronik. E-procurement merupakan
penggunaan teknologi berbasis web untuk mendukung proses procurement, termasuk
permintaan, pencarian, kontrak, pemesanan, pembelian, pengiriman dan pembayaran
antara pembeli dan supplier. Sementara menurut Willem Siahaya (2013, p.80)
merupakan pelaksanaan pengadaan barang dan jasa yang menggunakan jaringan
elektronik (jaringan internet atau intranet) .
Dari pengertian diatas, dapat disimpulkan e-procurement adalah proses
pengadaan barang, termasuk didalamnya adalah permintaan, pencarian, pemesanan,
pengiriman, dan pembayaran antara perusahaan sebagai pembeli dengan supplier,
dengan bantuan internet atau jaringan lainnya.
2.9.2

Proses E-procurement
Menurut Turban et al (2010, p.354), proses e-procurement terdiri dari

beberapa tahap, yakni:
1.

Melakukan pencarian vendor dan produk dengan menggunakan katalog,
brosur, telepon, dan lainnya.

2.

Melakukan kualifikasi vendor sesuai dengan spesifikasi yang telah
ditentukan. Dari list vendor yang ada, ditentukan mana yang sekiranya dapat
diajak bekerja sama.

13
3.

Memilih mekanisme pasar, seperti private, umum, lelang, barter, dll.

4.

Melakukan perbandingan serta negosiasi, baik mengenai kualitas barang,
harga barang, metode pengiriman, dll.

5.

Membuat kesepakatan pembelian setelah negosiasi berhasil.

6.

Membuat Purchase order (PO).

7.

Mengatur jadwal pengambilan atau pengiriman barang, sesuai dengan
kesepakatan yang telah dibentuk sebelumnya.

8.

Melakukan pembayaran terhadap vendor.

Proses E-procurement sebagai berikut:

Gambar 2.2 Proses E-procurement
Sumber: Turban, et al (2010, p.354)
2.9.3

Tujuan dan Manfaat E-procurement
Menurut Turban et al (2010, p.254-255), tujuan yang hendak dicapai dengan

penggunaan e-procurement adalah :

14
1. Meningkatkan produktifitas staff - staff pembelian (memberikan lebih banyak
waktu dan mengurangi tekanan pekerjaan kepada mereka).
2. Mengurangi harga pembelian melalui standarisasi produk, reverse auction,
diskon dan pembelian gabungan.
3.

Meningkatkan aliran informasi dan manajemen.

4. Meminimalkan pembelian terhadap pemasok non kontrak.
5. Meningkatkan proses pembayaran dan penghematan akibat kelancaran
pembayaran.
6. Membangun hubungan kerjasama yang efisien.
7. Memastikan pengiriman tepat waktu.
8. Mengurangi waktu proses dan pemenuhan order melalui otomatisasi.
9.

Mengurangi kebutuhan akan keterampilan dan pelatihan dari staff
purchasing.

10. Mengurangi jumlah pemasok.
11. Membuat proses pembelian cepat dan sederhana.
12. Mempersingkat rekonsiliasi invoice.
13. Mengurangi biaya pemrosesan administratif per order.
14. Menemukan pemasok baru yang dapat menyediakan barang dan jasa lebih
cepat dan murah.
15. Mengintegrasikan kontrol anggaran dengan proses procurement.
16. Meminimalkan kesalahan manusia dalam pembelian maupun pengiriman.
17. Memonitor dan meregulasi perilaku pembelian.
2.10

Object Oriented Analysis and Design (OOAD)

2.10.1 Konsep Object Oriented Analysis (OOA)
Konsep Object Oriented Analysis (OOA) menurut Satzinger, Jackson, dan
Burd (2009, p.60) yaitu mendefinisikan seluruh tipe objek yang melakukan kerja
dalam sistem dan menunjukkan use case apa yang diperlukan untuk menyelesaikan
tugas.

15
2.10.2 Konsep Object Oriented Design (OOD)
Konsep Object Oriented Design (OOD) menurut Satzinger, Jackson, dan Burd
(2009, p.60) yaitu mendefinisikan semua tipe objek yang dibutuhkan untuk
berkomunikasi dengan orang dan perangkat dalam sistem, menunjukkan bagaimana
objek berinteraksi untuk menyelesaikan tugas dan mendefinisikan setiap tipe objek
sehingga dapat diimplementasikan dengan bahasa atau lingkungan yang spesifik.
Sedangkan Hall (2011, p.610) menyatakan bahwa object oriented design
adalah untuk membangun sistem informasi dari komponen atau objek standart yang
dapat digunakan kembali.
Berdasarkan kedua pengertian tersebut, dapat disimpulkan bahwa object
oriented design (OOD) adalah membangun suatu sistem informasi dimana objek
berinteraksi untuk menyelesaikan tugas agar bisa diimplementasikan.
2.10.3 Pengertian UML (Unified Modelling Language)
Pengertian Unified Modeling Language (UML) menurut Dennis, Wixom, dan
Roth (2009, p.501) adalah Unified Modelling Language bertujuan untuk memberikan
kosa kata umum tentang istilah yang berbasiskan object dan teknik-teknik diagram
yang cukup banyak untuk memodelkan proyek pengembangan sistem dari analisis
sampai desain.
Menurut Rama dan Jones (2008, p.78), unified modeling language (UML)
adalah suatu bahasa yang digunakan untuk menentukan, memvisualisasikan,
membangun, dan mendokumentasikan suatu sistem informasi.
Jadi dapat diambil kesimpulan bahwa UML adalah suatu bahasa yang
digunakan untuk menganalisis dan mendesain suatu sistem informasi dengan
menggunakan beberapa teknik diagram.
2.10.3.1 Activity Diagram
Activity Diagram adalah suatu diagram alur kerja yang menggambarkan
aktivitas pengguna atau sistem, orang yang melakukan aktivitas tersebut sesuai
dengan aliran. Diagram aktivitas adalah salah satu diagram Unified Modeling
Language (UML) yang terkait dengan pendekatan berorientasi objek, dan dapat
digunakan juga untuk pendekatan dalam pengembangan.

16

Gambar 2.3. Activity Diagram
Sumber: Satzinger, et al., 2010, p.142

2.10.3.2 Event Table
Menurut Satzinger et al. (2010, p.165), Event Table adalah sebuah katalog dari
use case untuk menyusun kejadian di baris dan kunci informasi dari setial kejadian
pada kolomnya.
Menurut Satzinger, et al (p.169), komponen dari sebuah event table terdiri dari:
1. Event
Sebuah kejadian atau peristiwa yang menjadi penyebab yang dapat dijelaskan
2. Trigger
Suatu sinyal yang menginformasikan sistem bahwa suatu kejadian telah
terjadi, baik itu kedatangan data yang memerlukan pengolahan atau titik
waktu.
3. Source
Aktor yang menyediakan data untuk sistem
4. Use Case
Kegiatan yang dilakukan sistem ketika kejadian terjadi
5. Response
Output yang diproduksi oleh sistem dan memiliki tujuan
6. Destination
Agen eksternal atau faktor yang menerima data dari sistem

17
2.10.3.3 Use Case
2.10.3.3.1 Use Case Diagram
Menurut Satzinger, et al (2010, p.242), use case diagram adalah diagram yang
menggambarkan berbagai peran dari pengguna untuk menggunakan sistem. Tujuan
dari penggunakan use case diagram adalah untuk mengidentifikasikan bagaimana
sistem tersebut akan digunakan.
Menurut Shelly dan Rosenblatt (2012, p259), Use case diagram adalah sebuah
representasi visual yang mewakili interaksi antara pengguna dan sistem informasi di
dalam UML.
Jadi kesimpulannya adalah use case adalah sebuah diagram yang merupakan
representasi visual yang mewakili interaksi antara pengguna untuk mengidentifikasi
bagaimana sistem tersebut akan digunakan.
2.10.3.3.2 Use Case Description
Menurut Satzinger, et al (2010, p.171) use case description adalah gambaran
yang menjelaskan proses secara detail dari setiap use case dan hubungannya dengan
sistem. Gambar di bawah menjelaskan contoh mengenai proses bisnis dan bagaimana
sistem berperan dalam mendukung proses tersebut

Gambar 2.4 Use Case Description
Sumber: Satzinger, et al. (2010, p.125)

18
2.10.3.4 Class Diagram
Menurut Satzinger, et al (2010, p.60) Class Diagram menggambarkan
pendekatan berorientasi objek untuk menunjukkan kelas dan objek di dalam sistem.
Menurut Shelly dan Rosenblatt (2012, p.262), class diagram adalah kumpulan
object yang menunjukkan class object dan hubungannya dengan use case
Jadi kesimpulan dari pengertian Class Diagram adalah kumpulan object yang
menggambarkan pendekatan untuk menunjukkan kelas objek dalam sistem. Beberapa
tahapan dalam kelas diagram yaitu:
2.10.3.4.1 Domain Model Class Diagram
Domain Mod