Jurnal perencanaan perpustakaan

PERENCANAAN PERPUSTAKAAN OLeh: Elin Nurparida

Abstract

Perencanaan perpustakaan ini dilatarbelakangi oleh keberadaan perpustakaan pada saat ini belum mendapat perhatian di beberapa sekolah karena diposisikan sebagai pelengkap saja. Tujuan perencanaan perpustakaan ini adalah perpustakaan sekolah diharapkan berfungsi sebagai media pendidikan, tempat belajar, penelitian sederhana, pemanfaatan teknologi informasi, kelas alternatif dan sumber informasi. Unsur-unsur yang harus ada dalam perencanaan perpustakaan ini adalah anggaran untuk menambah fasilistas perpustakaan dan pengolahan perpustakaan yang mampu menjamin bahwa setiap informasi atau koleksi yang berbentuk apapun mudah diakses oleh semua masyarakat yang memerlukan. Dengan menyusun visi dan misi yang mudah dipahami, dan kesepakatan bersama dari setiap komponen di dalam sistem, mulai dari pimpinan lembaga, pengelola perpustakaan sampai pada pengguna, mampu mengembangkan perencanaan perpustakaan ini.

A. Pendahuluan

Perpustakaan sekolah merupakan bagian penting dari komponen pendidikan yang tidak dapat dipisahkan keberadaannya dari lingkungan sekolah. Sebagai salah satu sarana pendidikan, perpustakaan sekolah berfungsi sebagai penunjang belajar bagi para siswa/siswi juga membantu siswa dan guru dalam memacutercapainya tujuan pendidikan di sekolah.Perpustakaan sekolah harus memungkinkan para guru dan siswa memperoleh kesempatan untuk memperluas dan menambah pengetahuandengan membaca bahan pustaka yang diperlukan dalam proses belajar dan mengajar. Keberadaan perpustakaan selama ini belum mendapat perhatian di beberapa sekolah diposisikan sebagai pelengkap saja, setiap pergantian kurikulum para guru mendapat penataran manajemen sekolah. Tetapi nasib perpustakaannya jarang dipikirkan.

Dalam Undang-Undang RI nomor 20 tahun2003 tentang Sistem Pendidikan Nasional,.pada bab I pasal 1 ayat 23 disebutkan bahwa “Sumber daya pendidikan adalah segala sesuatu yang digunakan dalam penyelenggaraan pendidikan yang meliputi tenaga pendidikan, masyarakat, dana, sarana dan prasarana”. tidak disebutkan dengan jelas

komponen apa saja yang dimaksud dengan sarana dan prasarana.Undang-Undang Sistem Pendidikan Nasional (UU No. 2 tahun 1989 pasal 35). dijelaskan bahwa setiap satuan pendidikanbaik yang diselenggarakan oleh pemerintah maupun masyarakat harus menyediakan sumber belajar.Pada penjelasan pasal tersebut diterangkan bahwa salah satu sumber belajar adalah perpustakaan[1].Perpustakaan sering dikatakan sebagai jantungnnya sebuah lembaga pendidikan, baik di pendidikan tinggi, sekolah, madrasah. Perpustakaansebagai salah satuperangkat penyelenggara pendidikan yang berdaya upaya ikut serta mengemban misi indukKeberadaan perpustaaan harus sejalan dengan badan iduknya yaitulembaga pendidikan di sekolah, madrasah, pesantren dll.

Fungsi perpustakaan mengarahkan kepada tiga hal yang mendasar, yaitu hakikat perpustakaan sebagai salah satu sarana pelestarian bahan pustakan; fungsiperpustakaan sebagai sumber informasi ilmu pengetahuan, teknologi dan kebudayaan; serta tujuan perpustakaan sebagai sarana untuk mencerdaskan kehidupan bangsa dan menunjang pembangunan nasional.

B. Pembahasan

1. Pengertian dan Fungsi Perencanaan

Perpustakaan sebagai lembaga pendidikandan lembaga penyedia informasi akan memiliki kinerja yang baik apabila didukung dengan manajemen yang memadai, sehingga seluruh aktivitas lembaga akan mengarah para upaya pencapaian tujuan yang telah dicanangkan.Untuk mengelola sebuah perpustakaan diperlukan kemampuan manajemen yang baik, agar arah kegiatan sesuai dengan tujuan yang diinginkan. Kemampuan manajemen itu juga diperlukan untuk menjaga keseimbangan tujuan-tujuan yang berbeda dan mampu dilaksanakan secara efektif dan efisien. Pengetahuan dasar dalam mengelola perpustakaan agar berjalan dengan baik adalah ilmu manajemen, karena manajemen sangat diperlukan dalam berbagai kehidupan untuk mengatur langkah-langkah yang harus dilaksanakan oleh seluruh elemen dalam suatu perpustakaan. Oleh karena itu dalam proses manajemen diperlukan adanya proses perencanaan (planning), pengorganisasian (organizing), kepemimpinan (leadership), dan pengendalian (controlling). Di samping itu, manajemen juga dimaksudkan agar elemen yang terlibat dalam perpustakaan mampu melakukan tugas dan pekerjaannya dengan baik

dan benar. Manajemen adalah merupakan proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan, usaha-usaha para anggota organisasi dan penggunaan sumber daya organisasi lainnya untuk mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan (Stoner). Oleh karena itu, apabila proses dan sistem perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan tidaka baik, maka proses manajemen secara keseluruhan tidak lancer, dan proses pencapaian tujuan akan terganggu dan mengalami kegagalan.

Dalam penerapannya di perpustakaan ,Bryson(1990) menyatakan bahwa manajemen perpustakaan merupakan upaya pencapaian tujuan dengan memanfaatkan sumber daya manusia, informasi, sistem dan sumber dana dengan tetap memperhatikan fungsi manajemen, peran dan keahlian. Dari pengertian ini, ditekankan bahwa untuk mencapai tujuan, diperlukan sumber daya manusia, dan sumber-sumber nanmanusia yang berupa sumber dana, teknik atau sistem, fisik, perlengkapan, informasi, ide atau gagasan, dan teknologi. Elemen-elemen tersebut dikelola melalui proses manajemen yang meliputi perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan, dan pengendalian, yang diharapkan mampu mengahsilkan produk berupa barang atau jasa yang dapat dimanfaatkan oleh masyarakat pengguna.

a. Hakekat Perpustakaan Sekolah

Perpustakaan pada hakikatnya adalah sistem pengelolaan informasi oleh sumberdaya yang terdidik dalam bidang perpustakaan, dokumentasi dan informasi. Dalam pengelolaan dan pemanfaatan perpustakaan diperlukan gedung/tata ruang, anggaran, sarana dan prasarana yang memadai. Pengertian perpustakaan sekolah adalah perpustakaan yang berada dalam suatu sekolah yang kedudukan dan tanggunng jawabnya kepada kepala sekolah; yang melayani kegiatan belajar mengajar di sekolah yang bersangkutan.

b. Fungsi

Keberadaan perpustakaan sekolah diharapkan berfungsi sebagai media pendidikan, tempat belajar, penelitian sederhana, pemanfaatan teknologi informasi, kelas alternatif dan sumber informasi.Perpustakaan Sekolah menurut Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan nomor 0103/O/1981, tanggal 11 Maret 1981, mempunyai fungsi sebagai :

- Pusat kegiatan belajar-mengajar untuk mencapai tujuan pendidikan seperti tercantum dalam kurikulum sekolah

- Pusat Penelitian sederhana yang memungkinkan para siswa mengembangkan kreativitas dan imajinasinya.

- Pusat membaca buku-buku yang bersifat rekreatif dan mengisi waktu luang(buku-buku hiburan)Semua fungsi tersebut akan tergambar dalam koleksi pepustakaan bersangkutan.

c. Tujuan

- Menumbuhkan kembangkan minat bacatulis guru dan siswa - Mengenalkan teknologi informasi

- Membiasakan akses informasi secara mandiri -Memupuk bakat dan minat

2. Unsur-Unsur Perpustakaan Yang Perlu Direncanakan a. Anggaran

Perpustakaan merupakan lembaga nirlaba yang kegiatannya semata-mata untuk kepentingan social menunjang kegiatan belajar mengajar, bukan untuk mencari keuntungan, sudah barang tentu merupakan unit yang selalu mengeluarkan uang bukannya unit yang menghasikan uang. Hal lain yang perlu diperhatikan, bahwa perpustakaan merupakan lembaga yang berkembang, baik koleksi, jasa dan manusianya, karena itu perpustakaan dari tahun ke tahun selalu memerlukan anggaran yang tidak sedikit. Untuk mencukupi kebutuhan anggaran, perpustakaan dapat meraihnya melalui berbagai sumber :

- Anggaran dari lembaga induk

- Anggaran DIP (daftar isian proyek) dari pemerintah pusat - Anggaran dari sponsor atau hibah bersaing

- Uang iuran dari anggota

- Sumbangan dari pemerintah maupun swasta - Uang denda keterlambatan

b. Pengolahan

bahan pustaka Perpustakaan memiliki fungsi sebagai lembaga pelayanan informasi (informationservice) bertindak sebagai penghubung antara dua dunia, yaitu masyarakat sebagai pengguna dan sumber-sumber informasi, baik cetak maupun non cetak. Oleh karena itu setiap bahan pustaka atau informasi yang dibutuhkan oleh pengguna sedapat mungkin harus disediakan oleh perpustakaan. Disamping itu perpustakaan harus mampu menjamin bahwa setiap informasi atau koleksi yang berbentuk apapun mudah diakses oleh semua masyarakat yang memerlukan.Agar informasi atau bahan pustaka di perpustakaan dapat dimanfaatkan atau diketemukan kembali dengan mudah, maka dibutuhkan system pengelolaan dengan baik dan sistematis yang biasa disebut dengan kegiatan pengolahan (processing oflibrary materials) atau pelayanan teknis(technical service). Kegiatan pengolahan bahan pustaka di perpustakaan biasanya mencakup beberapa kegiatan : Pembinaan dan pengembangan koleksi, Inventarisasi, Katalogisasi, Klasifikasi, dan Kelengkapan fisik buku.

- Pembinaan dan Pengembangan Koleksi

Pengembangan koleksi (Collection development) merupakan serangkaian proses atau kegiatan yang bertujuan mempertemukan kebutuhan pemakai dengan rekaman informasi dalam lingkungan perpustakaan yang mencakup kegiatan : penyusunan kebijakan pengembangan koleksi, pemilihan koleksi, pengadaan koleksi, penyiangan koleksi, serta evaluasi pendayagunaan koleksi.

- Inventarisasi

Bahan pustaka yang telah dimiliki oleh perpustakaan, baik yang diperoleh dengancara pembelian, hadiah, hibah, tukar menukar atau pinjam meminjam, harus dicatat ke dalam buku induk atau buku inventarisasi perpustakaan, hal ini dimaksudkan untuk memudahkandalam menyusun laporan mengenai perkembangan koleksi yang dimiliki oleh perpustakaan. Adapun

kegiatan inventarisasi ini mencakup memasukkan ke buku induk, dan memberikan stempel kepemilikan (hak milik).

- Katalogisasi

Perpustakaan sebagai suatu system informasi berfungsi menyimpan pengetahuan dalam berbagai bentuk sertapengaturannya sedemikian rupa, sehinggainformasi yang diperlukan dapat diketemukan kembali dengan cepat dan tepat. Untuk itu informasi yang ada diperpustakaan perlu diproses dengan system katalogisasi (cataloging).Adapun system katalogisasi yang dikembangkan mengalami berbagai tahapan penyeragamanperaturan katalogisasi. perkembangan terakhir yang sampai sekarang masing digunakan untuk pedoman katalogisasi secara internasionaladalah :Anglo American Cataloguing Ruler2 : Revised( 1988 )/AACR2R.Sedangkan perpustakaan mempunyai bentuk fisik catalog yang bermacam-macam: 1). Katalog Kartu (Card Catalog) ukuran 7,5cm x 12,5 cm ; 2). Katalog Berkas (Sheaf Catalog) ukuran 10 cm x 20 cm. ; 3). Katalog Cetak atau Katalog Buku (Printed Catalog) ; 4). Katalog OPAC (Online Public AccessCatalog). Sedangkan untuk jenis catalog perpustakaan ada beberapa jenis : 1). Katalog Shelflist ; 2) Katalog Pengarang ; 3) Katalog Judul ; dan 4). Katalog Subyek.

- Klasifikasi

Koleksi perpustakaan akan tampak rapi dan mudah diketemukan apabila dikelompokkan menurut sistem tertentu, pengelompokan dapat berdasarkan pada jenis, ukuran (tinggi, pendek, besar, dan kecil), warna, abjad judul, abjad pengarang(klasifikasi artificial) dan bisa juga menggunakan sistem pengelompokan berdasarkan subyek (klasifikasi fundamental). Sebagian besar perpustakaan dalam mengelompokkan bahan pustakanyamenggunakan system klasifikasi fundamental, dimana dengan istem ini koleksi akan mengelompok sesuai dengan disiplin ilmu pengetahuan, dan dengan system ini akan memudahkan penemuan kembali bahan pustaka yang dibutuhkan.

Adapun system klasifikasi yang digunakan oleh perpustakaan pada umumnya adalah DDC (Dewey Decimal Classification) dan UDC (Universal Decimal Classification).1)DDC( Dewey Decimal Classification)DDC mencakup keseluruhan ilmu pengetahuan yang dibuat dalam susunan yang sistematis dan teratur. Pembagian ilmu pengetahuan dimulai dari yang bersifat umum ke yang bersifat khusus, dengan demikian DDC pembagiannya terdiri dari 10 kelas utama, 100 divisi, 1000seksi, dan 10.000 sub seksi.

Berikut pembagian subyek dalam system DDC :000 = Karya Umum100 = Filsafat200 = Agama300 = Ilmu Sosial400 = Bahasa500 = Ilmu Murni600 = Ilmu Terapan700 = Seni dan Olah Raga800 = Kesusasteraan900 = Sejarah dan Geografi2)UDC (Universal Decimal Classification)Sistem ini meerupakan penyederhanaan dan perluasan system DDC. Sistem ini jugamencakup semua cabang ilmu pengetahuan yang dibagi menjadi sepuluhcabang. Berikut pembagian cabang dalam UDC : 0 = Karya Umum1 = Filsafat, metafisika, logika2 = Agama3 = Ilmu Sosial4 = Bahasa/Filologi5 = Ilmu Murni6 = Ilmu Terapan7 = Seni , Olah Raga dan arsitektur8 = Kesusasteraan9 = Sejarah , Geografi, dan biografiSelain pembagian cabang ini, system UDC masih dibantu dengan symbol-simbol pembantu mislanya : + , : , =, (0…).

- Kelengkapan Fisik Buku

Bahan pustaka yang telah melalui proses invertarisasi, katalogisasi dan klasifikasi, langkah selanjutnya perlu dibuatkan perlengkapan fisik buku, hal ini dimaksudkan agar bahan pustaka yang disajikan dapat ditata di rak sedemikian rupa, sehingga dapat dimanfaatkan dengan mudah dan baik. Adapun jenis perlengkapan fisik buku antara lain : 1). Label Buku , ditempel di punggung buku bagian bawah, dengan ukuran 3 cm x 4 cm; 2). Lembar Tanggal Kembali (date due slip), ditempel pada halaman terakhir ; 3). Kartu Buku, diletakkan pada halaman terakhir atau bagian dalam sampul buku ; 4). Kantong Kartu Buku, ditempel dibagian akhir halaman buku untuk menempatkan kartu buku.3.Pelayanan PemakaiPelayanan pemakai merupakan kegiatan memberikan layanan informasi kepada pengguna

perpustakaan dengan menggunakan prinsip-prinsip dasar sebagai berikut :

- Pelayanan bersifat Universal, layanan tidak hanya diberikan kepada individu-individu tertentu, tetapi diberikan kepada pengguna secara umum.

- Pelayanan berorientasi pada pengguna, dalam arti untuk kepentingan para pengguna, bukan kepentingan pengelola. - Menggunakan disiplin, untuk menjamin keamanan dan

kenyamanan dalam memanfaatkan perpustakaan. - System yang dikembangkan mudah, cepat, dan tepat.

Sedangkan jenis Pelayanan Pemakai meliputi berbagai kegiatan, yang antara lain :

- Pelayanan Sirkulasi - Pelayanan Referensi

- Pelayanan Pendidikan Pemakai

- Pelayanan Penelusuran Informasi dan Penyebarluasan Informasi

a. Pelayanan sirkulasi

Pelayanan sirkulasi merupakan salah satu jasa perpustakaan yang pertama kali berhubungan lansung dengan pengguna perpustakaan. Aktivitas bagian sirkulasi menyangkut masalah citra perpustakaan , baik tidaknya perpustakaan berkaitan eratdengan bagaimana pelayanan sirkulasi diberikan kepada pemakai. Kegiatan sirkulasi sering dianggap sebagai ujung tombak atau tolok ukur keberhasilan perpustakaan, karena bagian ini rutinitas kegiatannya berhubungan dengan pemakai.

Jenis pekerjaan bagian Pelayanan Sirkulasi sebagai berikut : - Pendaftaran anggota

- Peminjaman - Pengembalian

- Perpanjangan - Penagihan

- Pemungutan denda - Pemberian Sanksi - Statistik

- Bebas Perpustakaan - Peraturan Perpustakaan

Sistem penyelenggaraan kegiatan layanansirkulasi ada dua yaitu :

- Sistem terbuka (Open Access), memungkinkan pengguna memilih dan mengambil koleksi di rak secara bebas tanpa melalui petugas.

- Sistem tertutup (Close Access), pengguna didalam memanfaatkan koleksi di rak harus melalui petugas.

Jenis Koleksi yang di sirkulasikan: - Koleksi umum

- Kolekesi Referensi - Koleksi Cadangan

- Koleksi berkala/Majalah/Jurnal/Surak Kabar - Koleksi Penerbitan Pemerintah.

b. Pelayanan Referensi

Pelayanan Referensi merupakan kegiatan layanan pemakai dengan cara memberikan informasi secara langsung maupun tidak langsung kepada pengguna,dengan mengacu atau menunjuk kepada suatu koleksi atau sumber infomasi yang ada dan dapat menjawab pertanyaan yangdisampaikan oleh pengguna perpustakaan.

- Kamus - Ensiklopedi - Direktori

- Indeks dan Abstrak - Sumber Geogarfi - Biografi

- Buku Tahunan (Year book)

- Buku Pegangan/pedoman ( Handbook) - Bibliografi

- Terbitan Pemerintah (UU, PP) c. Pelayanan Pendidikan Pemakai

Pelayanan Pendidikan Pemakai merupakan kegiatan layanan pemakai dengan cara memberikan bimbingan kepada pemakai tentang bagaimana cara memanfaatkan fasilitas perpustakaan dengan baik dan benar. Hal lain yang diharapkan dari pengelola perpustakaan adalah optimalisasi pemanfaatan fasilitas dan layanan perpustakaan. Adapun bentuk dancara menyampaikan pendidikan pemakai, ada beberapa bentuk dan cara :1)Ceramah Umum2)Bimbingan kelompok3)Brosur/leaflet/buku petunjuk4)CD-interaktif5)Tour de LibraryKemudian waktu pelaksanaan pendidikan pemakai, ada beberapa pilihan :1)Periodik (terjadwal), setiap bulan, setiap semester, setiap tahun.2)Insidental (spontanitas), disesuaikan dengan permintaand.

d. Pelayanan Penelusuran Informasi atau Penyebarluasan Informasi

merupakan kegiatan Pelayanan Pemakai dengan cara memberitahukan kepada khalayak perihal fasilitas atau berbagai macam informasi yang dimiliki oleh perpustakaan. Dimaksudkan agar informasi atau fasilitasyang ada si perpustakaan dapat diketahui oleh pengguna dan dimanfaatkan secara oftimal.

Adapun media yang dapat dijadikan alat penyebarluasan informasi antara lain :

- Daftar Tambahan Buku - Bibliografi

- Indeks dan Abstrak - Brosur/leaflet

- Email - Website

3. Langkah Penyusunan Perencanaan Kerja perpustakaan

Sering kita dengar pernyataan bahwa fungsi perpustakaan sekolah di Indonesia kurang optimal, keberadaan perpustakaansekolah hanya sebagai syarat administratif saja, minat baca siswa rendah, koleksinya hanya buku paket (sedikit), tenaganya tidak profesional dsb. Pertanyaannya adalah mengapa hal ini terjadi ? Ada beberapa alasan kenapa hal itu terjadi, diantaranya adalah komitmen pimpinan terhadap perpustakaan kurang, tidak ada dana atau kegiatan perpustakaan belum menjadi prioritas. Kalau kita lanjutkan pertanyaan tersebut dengan mengawali kata mengapa, maka menjadi mengapa komitmen pimpinan rendah ? dan mengapa kegiatan yang menyangkut perpustakaan belum menjadiprioritas ? Kemungkinan jawaban yang saya munculkan adalah para penanggungjawab perpustakaan sekolah belum pernah menyusun rencana kerja atau kalau sudah pernahpun rencana kerjayang diusulkan belum dapat meyakinkan pimpinan untuk mengabulkannya.

a. Perencanaan Sebagai Fungsi Manajemen

Perencanaan merupakan titik awal kegiatan perpustakaan sekolah dan harus disusun oleh perpustakaan. Perencanaan berguna untuk memberikan arah, menjadi standar kerja, memberi kerangka pemersatu dan membantu memperkirakan peluang. Dalam penyusunan perencanaan hendaknya tercakup apa yang akan di lakukan, bagaimana cara melaksanakannya, kapan pelaksanaannya dan siapa yang bertanggung jawab dan berapa anggaran yang diperlukan. Dengan demikian perencanaan itu merupakan langkah yang mendasarSebagai langkah awal dalam

perencanaan perpustakaan sekolah adalah penetapan Visi, Misi, Tujuan,identifikasi kekuatan dan kelemahan dan memahami peluang dan ancaman.Visi merupakan suatu pikiran atau gagasan yang melampaui keadaan sekarang. Keadaan yang diinginkan itu belum pernah terwujud selama ini.

Penetapan visi penting dalam pengembangan perpustakaan sekolah sebab visi memiliki fungsi untuk memperjelas arah yang akan dituju oleh perpustakaan sekolah. Visisesuatu hal yang ideal yang akan dicapai oleh perpustakaan sekolah, maka dalam penetapan visi hendaknya mudah di pahami..Misi merupakan penjabaran visi dan rumusan-rumusan kegiatan yang akan dilakukan dan hasilnya dapat di ukur, dirasakan, dilihat, didengar atau dapat dibuktikan karena bersifat kasat mata. Penyusunan misi biasanya dalam bentuk kata kerja untuk untuk merealisir visi. Contoh dari misi adalah menciptakan gemar membaca di kalangan guru, siswa dan karyawan, menyediakan bahan informasi untuk mendukung proses belajar mengajar

b. Rencana Strategis

Saat ini peningkatan kemampuan untuk mengelola dan mengembangkan perpustakaan dirasakan sudah sangat perlu, termasuk untuk menggunakan prinsip-prinsip manajemen modern yang berorientasi pada mutu/kualitas, yanghakekatnya berinti pada perbaikan terus menerus untuk memperkuat dan mengembangkan mutu tersebut.Krisis ekonomi dan moneter serta pasar bebas telah menuntut kita untuk lebih cermat dalam menentukan wawasan kedepan yang didasarkan atas pertimbangan potensi, kendala, peluang dan ancaman yang menuntut kita harus lebih efektif dan efisiean dalam bertindak.Dalam menentukan wawasan kedepan yang didasarkan tersebut di atas, Perpustakaan sekolah/madrasah

sangat perlu mempunyai Rencana Strategis

(Renstra)maupunRencana Operasional (Renop), sebagai upaya menghadapi tantangan masa depan serta peluang masa mendatang dengan persaingan berat.Renstra dan Renop. Perpustakaan dibuat untuk :

- Mengarahkan kerja dan pelayanan perpustakaan

- Memberi pelayanan yang memuaskan kepada para pemakai perpustakaan

- Mengantisipasi tantangan masa kini maupun masa dating - Memanfaatkan peluang sekarang ataupun mendatang dengan

baikf.

Melaksanakan misi. Perpustakan sekolah/madrasahg.Menuju visi. Perpustakaan sekolah/madrasahPerpustakaan harus berperan mendukung tercapainya visi dan misi ini. Dengan visi dan misi yang jelas, maka dapat dibuat sebuah ukuran atau indikator keberhasilanyang harus dicapai dalam pengembangan.

c. Komponen yang harus dikembangkan

Dari sekian banyak komponen perpustakaan, ada beberapa komponen yang dapat dipilih sebagai prioritas, yaitu:

- Koleksi

- SDM pustakawan dan tenaga administrasi - Jenis dan bentuk layanan

- Cakupan pengguna (komunitas lokal, regional, nasional, dst.) - Fasilitas pendukung (gedung dan alat)Prioritas diberikan pada

komponen yang paling mendukung targetpengembangan lembaga. Pertimbangan lain adalah ketersediaan dana yang dimiliki.

- Pendukung yang diperlukan untuk pengembangan

Pada setiap kegiatan pengembangan, dibutuhkan pendukung utama untuk menjamin keberhasilan. Pendukung pertama adalah dana.Pendukung berikutnya adalah perencanaan (planning)dimana di dalamnya sudah dimuat tujuanmasing-masing kegiatan, ukuran capaian, bentuk program. Pada perencanaan juga disebutkan kapan setiap tujuan harus tercapai. Pendukung utama ketiga adalah sumber daya manusia yaitu pengelola perpustakaan yang terdiri dar Kepala Seokolah, guru, pustakawan yang mengetahui peran masing-masing sehingga akan bersedia bertanggung jawab atas keberhasilan atau kegagalan/ tertundanya pencapaian tujuan.Langkah pengembangan

sebaiknya dimulai darikesepakatan bersamadari setiap komponen di dalam sistem, mulai dari pimpinan lembaga, pengelola perpustakaan sampai pada pengguna. Semua komponen harus sepakat tentang apa yang akan dikembangkan, serta konsekuensi yang harus dihadapi akibat pengembangan (misalnya, suasana baru dan berbeda). Dengan demikian semua komponen akan bergerak pada arah yang sama, tidak membuat arah sendiri-sendiri.

a. SWOT analysis

Untuk dapat mengukur keberhasilan dari kegiatan pengembangan diperlukan ukuran yang ditentukan sendiri oleh lembaga berdasarkan kondisi yang ada. Caranya adalah dengan membuat analisaSWOT(Strength, Weakness, Opportunities, Threat),yaitu melihat apa yang menjadi KEKUATAN (S) lembaga: jumlah dan tingkat pendidikan SDM, jaringan, dan semua kekuatan internal, apa KELEMAHAN (W) lembaga: keterbatasan dana, koleksi yang ketinggalan zaman, belum memiliki ruang runagn perpustakaan representatif dll.. KESEMPATAN (O) yang terlihat di eksternal lembaga: kebijakan pemerintah (Undang-undang prpustakaan), tawaran kerjasama, adanyabeasiswa, dll, ANCAMAN (T) dari eksternal yang akan menghambat usaha pengembangan: persaingan dengan lembaga sejenis, globalisasi, citra masyarakat tentang Sekolah/Madrasah selama ini.

b. Tentukan sasaran dengan ukuran (standar) capaian yang jelas Ukuran keberhasilan yang dibuat berdasarkan tujuan yang disusun dengan mengacu pada analisis SWOT. Ukuran yang dibuat haruslah rasional agar tingkatkeberhasilannya menjadi sangat tinggi. Jika memungkinkan, ukuran keberhasilan sebaiknya berupa angka (kuantitas). Jika tidak, dapat juga dengan ukuran kualitas,contohnya:1)Di ruang layanan akan terpasangkomputer on-line2)Adanya pegawai perpustakaan yang mendapat pelatiha kepeustakawaananatau1)Terdapat layanan baru yang memiliki daya tarik lebih tinggi.2)Pengguna perpustakaan menggunakan seluruh layanan yang disajikanDengan ukuran yang jelas maka seorang Kepala Sekolah akan bisa membuat targetminimal yang bisa dicapai dan dapat membuat evaluasi tentang tingkat keberhasilan.

Setelah jelas ukuran capaian, buatlah program untuk mencapai target yang ditetapkan, misalnya:1)Kerjasama dengan pihak alain untuk pengadaan komputer baru untuk bidang

pelayanan.2)Peningkatan kualitas SDM melalui

pendidikan.3)Mengikiti lokakarya tentang PerpustakaanYang harus diingat adalah bahwa semua program harus mengacu pada kebijakan lembaga penaung agar mendapat dukungan (-paling tidak- dukungan moral)dari lembaga. Selain itu, harus tetap memperhatikan hasil analisis SWOT sebagai acuan penyusunan program.

d. Susun anggaran

Selanjutnya adalahmenghitung anggaranyang harus dikeluarkan dalam kegiatan pengembangan. Dasar anggaran dapat ditetapkan berdasarkan ketersediaan anggaran-anggaran yang disediakan atau berdasarkan tujuan yang harus dicapai yang berdampak pada program yang akandibuat. Seluruh butir anggaran harus dihitung dengan cermat sehingga tidak ada yang terlewati agar tidak ada kegiatanyang harus dihentikan karena kekeliruan penghitungan dana.

e. Tetapkan waktu

Setelah itu,tetapkan waktu yang pasti tetapi rasionaluntuk setiap program yang akan dilakukan. Pilih program yang dapat dijalankan secara paralel dan program mana yang harus dilakukan berurutan atau satu demi satu. Penetapan waktu ini, maka pembagian kerja akan semakin jelas dan mudah dilakukan karena tidak akan terjadi benturan waktu pengerjaan program dan pustakawan yang harus merangkap garapan. Banyak orang yang menganggap bahwa penentuan waktu adalah sesuatu yang sederhana. Akan tetapi, kekeliruan penentuan waktu bisa membuat sebuah program tidak terlaksanakan dengan sempurna karena alokasi yang keliru (terlalu lama atau terlalu sebentar). Kemudian tanpa ukuran waktu, manajer tidak bisa menuntut timnya untuk bergerak cepat.

d. Cara Mendapatkan Dukungan

Masalah ini sepertinya menjadi penyakit menahun yang tak kunjung sembuh. Setiap saat dikeluhkan oleh banyak perpustakaan yang ingin bergerak melangkah maju. Padahal masalahnya tidak

berada di luar perpustakaan tetapi ada di dalam, yaitu pola pikir yang masihself-oriented.Pola pikir ini memelihara anggapan bahwa perpustakaan adalah lembaga non komersial yang perlu dukungan dan tidak bisa mendukung karena tidak punya penghasilan sendiri. Untuk itu pola pikir ini harus sudah ditinggalkan karena sudah tidak lagi relevan dengan kondisi sekarang, yaitu eraotonomi dan era globalisasi.

a. Tunjukkan hasil

Untuk mendapatkan dukungan, sebuah perpustakaan harus mampu menunjukkanapa yang telah dilakukannya. Semua pencapaian ini harus tertuangkan dalam sebuah laporan yang lengkap baik laporan kuantitatif maupun laporan kualitatif. Kemukakan komponen yang dimiliki, apa yang sudah berhasil dan apa yang sedang dilakukan, terutama bagaimana perpustakaan telah banyak berperan dalam mendukung program lembaga penaung sebagaistakeholderdan tingkat pemanfaatan oleh pengguna pada semua layanan yang disajikan.

b. Ajukan permohonan dukungan

Memperlihatkan kemajuan yang telah dicapai, permohonan dukungan tidak lagi bersifat mengemis karena tidak punya dan belum berbuat apa-apa, tetapi lebih berupa permohonan untuk ‘menambah’ apa yang telah dimiliki agar perpustakaan lebih mampu bergerak maju. Bentuk permohonan ini, lembaga pada umumnya tidak melihat dukungan sebagai sesuatu yang besar dan mahal (padahal ‘tambahan’ yang dibutuhkan bisa saja 90%dari apa yang telah dipunyai – tinggal menambah 14 komputer dari satu komputer yang telah ada.

C. Kesimpulan

Perpustakaan sebagai lembaga pendidikan dan lembaga penyedia informasi akan memiliki kinerja yang baik apabila didukung dengan manajemen yang memadai, sehingga seluruh aktivitas lembaga akan mengarah para upaya pencapaian tujuan yang telah dicanangkan.Untuk mengelola sebuah perpustakaan diperlukan kemampuan manajemen yang baik, agar arah kegiatan sesuai dengan tujuan yang diinginkan. Kemampuan manajemen itu juga diperlukan untuk menjaga keseimbangan tujuan-tujuan yang berbeda dan mampu dilaksanakan secara efektif dan efisien. Pengetahuan dasar dalam mengelola

perpustakaan agarberjalan dengan baik adalah ilmu manajemen, karena manajemen sangat diperlukan dalam berbagai kehidupan untuk mengatur langkah-langkah yang harus dilaksanakan oleh seluruh elemen dalam suatu perpustakaan.

D. Saran

Perpustakaan sekolah diharapkan berfungsi sebagai media pendidikan, tempat belajar, penelitian sederhana, pemanfaatan teknologi informasi, kelas alternatif dan sumber informasi.

DAFTAR PUSTAKA

Evans, G. Edward. 1995. Developing Libraryand Information Centre Collection 3. Colorado: Libraries unlimited.

Forum kajian budaya dan Agama. 2001.

Pedoman Pengelolaan Perpustakaan Madrasah. Yogyakarta. BEBIndonesia, Departemen Agama. 2003.

Pedoman Penyelenggaraan Perpustakaan di Pondok pesantren. Jakarta. Ditkekapotren Depag.

Magrill, Rose Mary and John Corbin. 1989.

Acquistion management Collection Developmentin Libraries. Chicago. American Library Chicago.

Qalyubi, Syihabuddin. 2007. Dasar-dasar ilmu Perpustakaan dan Informasi. Yogyakarta. Jurusan Ilmu perustakaan fakultas Adab.

Sulistyo-basuki. 1991. Pengantar Ilmu Perpustakaan, Jakarta: Gramedia Pustaka Utama.

perencanaan perpustakaan sekolah adalah penetapan Visi, Misi, Tujuan,identifikasi kekuatan dan kelemahan dan memahami peluang dan ancaman.Visi merupakan suatu pikiran atau gagasan yang melampaui keadaan sekarang. Keadaan yang diinginkan itu belum pernah terwujud selama ini.

Penetapan visi penting dalam pengembangan perpustakaan sekolah sebab visi memiliki fungsi untuk memperjelas arah yang akan dituju oleh perpustakaan sekolah. Visisesuatu hal yang ideal yang akan dicapai oleh perpustakaan sekolah, maka dalam penetapan visi hendaknya mudah di pahami..Misi merupakan penjabaran visi dan rumusan-rumusan kegiatan yang akan dilakukan dan hasilnya dapat di ukur, dirasakan, dilihat, didengar atau dapat dibuktikan karena bersifat kasat mata. Penyusunan misi biasanya dalam bentuk kata kerja untuk untuk merealisir visi. Contoh dari misi adalah menciptakan gemar membaca di kalangan guru, siswa dan karyawan, menyediakan bahan informasi untuk mendukung proses belajar mengajar

b. Rencana Strategis

Saat ini peningkatan kemampuan untuk mengelola dan mengembangkan perpustakaan dirasakan sudah sangat perlu, termasuk untuk menggunakan prinsip-prinsip manajemen modern yang berorientasi pada mutu/kualitas, yanghakekatnya berinti pada perbaikan terus menerus untuk memperkuat dan mengembangkan mutu tersebut.Krisis ekonomi dan moneter serta pasar bebas telah menuntut kita untuk lebih cermat dalam menentukan wawasan kedepan yang didasarkan atas pertimbangan potensi, kendala, peluang dan ancaman yang menuntut kita harus lebih efektif dan efisiean dalam bertindak.Dalam menentukan wawasan kedepan yang didasarkan tersebut di atas, Perpustakaan sekolah/madrasah

sangat perlu mempunyai Rencana Strategis

(Renstra)maupunRencana Operasional (Renop), sebagai upaya menghadapi tantangan masa depan serta peluang masa mendatang dengan persaingan berat.Renstra dan Renop. Perpustakaan dibuat untuk :

- Mengarahkan kerja dan pelayanan perpustakaan

- Memberi pelayanan yang memuaskan kepada para pemakai perpustakaan

- Mengantisipasi tantangan masa kini maupun masa dating - Memanfaatkan peluang sekarang ataupun mendatang dengan

baikf.

Melaksanakan misi. Perpustakan sekolah/madrasahg.Menuju visi. Perpustakaan sekolah/madrasahPerpustakaan harus berperan mendukung tercapainya visi dan misi ini. Dengan visi dan misi yang jelas, maka dapat dibuat sebuah ukuran atau indikator keberhasilanyang harus dicapai dalam pengembangan.

c. Komponen yang harus dikembangkan

Dari sekian banyak komponen perpustakaan, ada beberapa komponen yang dapat dipilih sebagai prioritas, yaitu:

- Koleksi

- SDM pustakawan dan tenaga administrasi - Jenis dan bentuk layanan

- Cakupan pengguna (komunitas lokal, regional, nasional, dst.) - Fasilitas pendukung (gedung dan alat)Prioritas diberikan pada

komponen yang paling mendukung targetpengembangan lembaga. Pertimbangan lain adalah ketersediaan dana yang dimiliki.

- Pendukung yang diperlukan untuk pengembangan

Pada setiap kegiatan pengembangan, dibutuhkan pendukung utama untuk menjamin keberhasilan. Pendukung pertama adalah dana.Pendukung berikutnya adalah perencanaan (planning)dimana di dalamnya sudah dimuat tujuanmasing-masing kegiatan, ukuran capaian, bentuk program. Pada perencanaan juga disebutkan kapan setiap tujuan harus tercapai. Pendukung utama ketiga adalah sumber daya manusia yaitu pengelola perpustakaan yang terdiri dar Kepala Seokolah, guru, pustakawan yang mengetahui peran masing-masing sehingga akan bersedia bertanggung jawab atas keberhasilan atau kegagalan/ tertundanya pencapaian tujuan.Langkah pengembangan

sebaiknya dimulai darikesepakatan bersamadari setiap komponen di dalam sistem, mulai dari pimpinan lembaga, pengelola perpustakaan sampai pada pengguna. Semua komponen harus sepakat tentang apa yang akan dikembangkan, serta konsekuensi yang harus dihadapi akibat pengembangan (misalnya, suasana baru dan berbeda). Dengan demikian semua komponen akan bergerak pada arah yang sama, tidak membuat arah sendiri-sendiri.

a. SWOT analysis

Untuk dapat mengukur keberhasilan dari kegiatan pengembangan diperlukan ukuran yang ditentukan sendiri oleh lembaga berdasarkan kondisi yang ada. Caranya adalah dengan membuat analisaSWOT(Strength, Weakness, Opportunities, Threat),yaitu melihat apa yang menjadi KEKUATAN (S) lembaga: jumlah dan tingkat pendidikan SDM, jaringan, dan semua kekuatan internal, apa KELEMAHAN (W) lembaga: keterbatasan dana, koleksi yang ketinggalan zaman, belum memiliki ruang runagn perpustakaan representatif dll.. KESEMPATAN (O) yang terlihat di eksternal lembaga: kebijakan pemerintah (Undang-undang prpustakaan), tawaran kerjasama, adanyabeasiswa, dll, ANCAMAN (T) dari eksternal yang akan menghambat usaha pengembangan: persaingan dengan lembaga sejenis, globalisasi, citra masyarakat tentang Sekolah/Madrasah selama ini.

b. Tentukan sasaran dengan ukuran (standar) capaian yang jelas Ukuran keberhasilan yang dibuat berdasarkan tujuan yang disusun dengan mengacu pada analisis SWOT. Ukuran yang dibuat haruslah rasional agar tingkatkeberhasilannya menjadi sangat tinggi. Jika memungkinkan, ukuran keberhasilan sebaiknya berupa angka (kuantitas). Jika tidak, dapat juga dengan ukuran kualitas,contohnya:1)Di ruang layanan akan terpasangkomputer on-line2)Adanya pegawai perpustakaan yang mendapat pelatiha kepeustakawaananatau1)Terdapat layanan baru yang memiliki daya tarik lebih tinggi.2)Pengguna perpustakaan menggunakan seluruh layanan yang disajikanDengan ukuran yang jelas maka seorang Kepala Sekolah akan bisa membuat targetminimal yang bisa dicapai dan dapat membuat evaluasi tentang tingkat keberhasilan.

Setelah jelas ukuran capaian, buatlah program untuk mencapai target yang ditetapkan, misalnya:1)Kerjasama dengan pihak alain untuk pengadaan komputer baru untuk bidang pelayanan.2)Peningkatan kualitas SDM melalui pendidikan.3)Mengikiti lokakarya tentang PerpustakaanYang harus diingat adalah bahwa semua program harus mengacu pada kebijakan lembaga penaung agar mendapat dukungan (-paling tidak- dukungan moral)dari lembaga. Selain itu, harus tetap memperhatikan hasil analisis SWOT sebagai acuan penyusunan program.

d. Susun anggaran

Selanjutnya adalahmenghitung anggaranyang harus dikeluarkan dalam kegiatan pengembangan. Dasar anggaran dapat ditetapkan berdasarkan ketersediaan anggaran-anggaran yang disediakan atau berdasarkan tujuan yang harus dicapai yang berdampak pada program yang akandibuat. Seluruh butir anggaran harus dihitung dengan cermat sehingga tidak ada yang terlewati agar tidak ada kegiatanyang harus dihentikan karena kekeliruan penghitungan dana.

e. Tetapkan waktu

Setelah itu,tetapkan waktu yang pasti tetapi rasionaluntuk setiap program yang akan dilakukan. Pilih program yang dapat dijalankan secara paralel dan program mana yang harus dilakukan berurutan atau satu demi satu. Penetapan waktu ini, maka pembagian kerja akan semakin jelas dan mudah dilakukan karena tidak akan terjadi benturan waktu pengerjaan program dan pustakawan yang harus merangkap garapan. Banyak orang yang menganggap bahwa penentuan waktu adalah sesuatu yang sederhana. Akan tetapi, kekeliruan penentuan waktu bisa membuat sebuah program tidak terlaksanakan dengan sempurna karena alokasi yang keliru (terlalu lama atau terlalu sebentar). Kemudian tanpa ukuran waktu, manajer tidak bisa menuntut timnya untuk bergerak cepat.

d. Cara Mendapatkan Dukungan

Masalah ini sepertinya menjadi penyakit menahun yang tak kunjung sembuh. Setiap saat dikeluhkan oleh banyak perpustakaan yang ingin bergerak melangkah maju. Padahal masalahnya tidak

berada di luar perpustakaan tetapi ada di dalam, yaitu pola pikir yang masihself-oriented.Pola pikir ini memelihara anggapan bahwa perpustakaan adalah lembaga non komersial yang perlu dukungan dan tidak bisa mendukung karena tidak punya penghasilan sendiri. Untuk itu pola pikir ini harus sudah ditinggalkan karena sudah tidak lagi relevan dengan kondisi sekarang, yaitu eraotonomi dan era globalisasi.

a. Tunjukkan hasil

Untuk mendapatkan dukungan, sebuah perpustakaan harus mampu menunjukkanapa yang telah dilakukannya. Semua pencapaian ini harus tertuangkan dalam sebuah laporan yang lengkap baik laporan kuantitatif maupun laporan kualitatif. Kemukakan komponen yang dimiliki, apa yang sudah berhasil dan apa yang sedang dilakukan, terutama bagaimana perpustakaan telah banyak berperan dalam mendukung program lembaga penaung sebagaistakeholderdan tingkat pemanfaatan oleh pengguna pada semua layanan yang disajikan.

b. Ajukan permohonan dukungan

Memperlihatkan kemajuan yang telah dicapai, permohonan dukungan tidak lagi bersifat mengemis karena tidak punya dan belum berbuat apa-apa, tetapi lebih berupa permohonan untuk ‘menambah’ apa yang telah dimiliki agar perpustakaan lebih mampu bergerak maju. Bentuk permohonan ini, lembaga pada umumnya tidak melihat dukungan sebagai sesuatu yang besar dan mahal (padahal ‘tambahan’ yang dibutuhkan bisa saja 90%dari apa yang telah dipunyai – tinggal menambah 14 komputer dari satu komputer yang telah ada.

C. Kesimpulan

Perpustakaan sebagai lembaga pendidikan dan lembaga penyedia informasi akan memiliki kinerja yang baik apabila didukung dengan manajemen yang memadai, sehingga seluruh aktivitas lembaga akan mengarah para upaya pencapaian tujuan yang telah dicanangkan.Untuk mengelola sebuah perpustakaan diperlukan kemampuan manajemen yang baik, agar arah kegiatan sesuai dengan tujuan yang diinginkan. Kemampuan manajemen itu juga diperlukan untuk menjaga keseimbangan tujuan-tujuan yang berbeda dan mampu dilaksanakan secara efektif dan efisien. Pengetahuan dasar dalam mengelola

perpustakaan agarberjalan dengan baik adalah ilmu manajemen, karena manajemen sangat diperlukan dalam berbagai kehidupan untuk mengatur langkah-langkah yang harus dilaksanakan oleh seluruh elemen dalam suatu perpustakaan.

D. Saran

Perpustakaan sekolah diharapkan berfungsi sebagai media pendidikan, tempat belajar, penelitian sederhana, pemanfaatan teknologi informasi, kelas alternatif dan sumber informasi.

DAFTAR PUSTAKA

Evans, G. Edward. 1995. Developing Libraryand Information Centre Collection 3. Colorado: Libraries unlimited.

Forum kajian budaya dan Agama. 2001.

Pedoman Pengelolaan Perpustakaan Madrasah. Yogyakarta. BEBIndonesia, Departemen Agama. 2003.

Pedoman Penyelenggaraan Perpustakaan di Pondok pesantren. Jakarta. Ditkekapotren Depag.

Magrill, Rose Mary and John Corbin. 1989.

Acquistion management Collection Developmentin Libraries. Chicago. American Library Chicago.

Qalyubi, Syihabuddin. 2007. Dasar-dasar ilmu Perpustakaan dan Informasi. Yogyakarta. Jurusan Ilmu perustakaan fakultas Adab.

Sulistyo-basuki. 1991. Pengantar Ilmu Perpustakaan, Jakarta: Gramedia Pustaka Utama.