MP FIB.16.Surat masuk

Manual Prosedur
PELAYANAN SURAT MASUK

FAKULTAS ILMU BUDAYA
UNIVERSITAS BRAWIJAYA
MALANG
2012

MANUAL PROSEDUR
PELAYANAN SURAT MASUK
FAKULTAS ILMU BUDAYA
UNIVERSITAS BRAWIJAYA
Kode
Dokumen

:

Revisi

:

1

Tanggal

:

30 April 2012

Diajukan oleh

:

Pembantu Dekan II

Dr.Ir. Ni Wayan Surya Wardhani,
MS.
Disetujui oleh

:

Dekan Fakultas Ilmu Budaya

Prof. Francien Herlen Tomasowa,
Ph.D.

DAFTAR ISI
Halaman
DAFTAR ISI

i

1. Tujuan

1

2. Ruang lingkup

1

3. Definisi

1

4. Referensi

1

5. Uraian Prosedur

2

6. Lampiran

2

7. Bagan alir

3

1. Tujuan

1.1 Terciptanya kegiatan administrasi yang
tertib dan lancar.
1.2 Memberikan kemudahan bagi Fakultas Ilmu
Budaya di dalam memberikan pelayanan
kepada instansi maupun dari pihak di luar
Fakultas dalam pengiriman surat masuk
untuk
disampaikan
kepada
yang
bersangkutan di Fakultas Ilmu budaya
seperti kepada Dekanat, Dosen-dosen, staf
pegawai dan lain-lain.
2. Ruang Lingkup
Prosedur pemrosesan surat masuk yang
dijelaskan dalam prosedur ini diterapkan
terhadap setiap surat yang ditujukan kepada
Fakultas Ilmu Budaya Universitas Brawijaya
beserta dokumen terkait.
3. Definisi

3.1Pemrosesan surat masuk merupakan
prosedur pendataan, pernyortiran, hingga
penyampaian surat-surat masuk.
3.2Surat masuk adalah surat-surat yang
ditujukan kepada Fakultas Ilmu Budaya
Universitas Brawijaya.
4.

Referensi
4.1Manual mutu GJM UB
4.2Dokume Mutu

5.

Uraian Prosedur
5.1Surat masuk diterima oleh petugas
penerima surat dan diberi tanda terima.
5.2 Penerima surat memberikan surat kepada
petugas Agendaris untuk diagendakan

didalam buku surat masuk sebagai
berikut :
 Asal surat
 Nomor
 Tanggal
 Tujuan
5.3 Agedaris memberikan surat dengan tujuan
Dekan yang sudah diberi disposisi kepada
Sekretaris Dekan.
5.4 Sekretaris Dekan menerima surat dengan
tujuan Dekan untuk diberikan kepada
Dekan.
5.5 Surat yang sudah dibaca oleh Dekan dan
sudah diisi disposisinya, diberikan kepada
Sekretaris Dekan dan selanjutnya di
serahkan kepada petugas surat untuk
diproses sesuai dengan isi disposisi. Surat
yang asli di arsip.
5.6Surat diberikan kepada petugas pengirim
surat untuk dikirim sesuai disposisi /

tujuan.
6. Lampiran
6.1Contoh surat masuk
6.2Contoh disposisi surat masuk

7. Bagan Alir
Mulai
Petugas
penerima
surat

Surat Masuk

Tanda terima

Agendaris

Mencatat
surat

Mendisposisi

Sekretaris
Dekan

Surat tujuan
Dekan

Menyerakan
kepada Dekan

Dekan

Sekretaris
Dekan

Petugas surat

Pengirim
surat

Membaca
Surat

Mengisi
disposisi

Menerima
dan
Menyerahkan
surat

Surat diterima
dari Dekan
diserahkan
kepada petugas
surat

Surat dikirim

Di arsip dan
diberikan
kepada petugas
pengirim surat

Mengirim
surat

Dikirim sesuai
tujuan disposisi

selesai