Pedoman Modul Aplikasi JDIH

 


KATAPENGANTAR

Tersedianya akses informasi hukum merupakan salah satu syarat untuk mewujudkan
supremasi hukum. Peraturan Presiden Nomor 33 Tahun 2012 tentang Jaringan Dokumentasi dan
Informasi Hukum Nasional ODIHN) menetapkan bahwa akses informasi hukum tersebut harus
terintegrasi dengan memanfaatkan tekologi informasi dan komunikasi.
Dalam upaya menyediakan akses informasi hukum terintegrasi, Badan Pembinaan Hukum
Nasional sebagai Pusat JDIHN membuat Aplikasi Pengelolaan Website JDIHN yang telah dilaunching di Jakarta pada tanggal29 Agustus 2016. Aplikasi ini dibangun dengan konsep informasi
hukum terintegrasi dalam arti: 1) semuajenis informasi hukum (peraturan, monografi hukum, dll),
terintegrasi dalam satu database website; 2) meta data informasi hukum terintegrasi (link) dengan
hypermedia terkait baik dalam bentuk doc., pdf, htm/, dan jpg; 3) Informasi hukum terintegrasi
dalam satu portal.
Dengan demikian pencarian informasi dapat dilakukan dengan mudah, cepat, dan
menyeluruh serta setiap anggota jaringan diharapkan dapat dengan mudah mengetahui dan
menggunakan fasilitas yang tersedia khususnya pengentrian, pengeditan, validasi, dan
penelusuran informasi. Aplikasi ini sudah mapan (siap digunakan) dan tersedia untuk diunduh di
website Badan Pembinaan Hukum Nasional.
Kami ucapka n terima kasih kepada jajaran Pusat Dokumentasi dan Jaringan Informasi

Hukum BPHN yang telah berupaya untuk mewujudkan integrasi pengelolaan database hukum,
semoga modul ini bermanfaat dan menjadi pegangan bagi seluruh anggota JDIHN.

Jakarta, Desember 2016
Kepala Badan Pembinaan Hukum Nasional

c

c

Prof. Dr. Enny Nurbaningsih, S.H., M.Hum.

s-



BAB )

PENDA(ULUAN
A.

Latar Belakang . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .



C.

Tujuan Pedoman . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .



.

Persyaratan Pra )nstalasi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

B.

BAB ))

BAB )))

Deskripsi Singkat . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

)NSTALAS) APL)KAS) JD)(
.

)nstalasi Aplikasi Pengelolaan Website JD)(N . . . . . . .

.

Manajemen Sistem . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

MANAJEMEN S)STEM DAN BACKEND
.

Menu )nventarisasi Stock Take . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

.

Menu Master File . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

.

Menu Kendali Terbitan Berseri Serial Section . . . . . .

.

.

Menu Bibliografi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .



.

Menu Pelaporan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .



Menu Keanggotaan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

.

Menu Sistem . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

.

BAB )V

Daftar )si

Menu Sirkulasi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

.

Entri Data Bibliografi . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

PENUTUP . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

ii

BAB I
PENDAHULUAN

.

Latar Belakang

Pembentukan jaringan dokumentasi dan informasi hukum nasional dilatar belakangi
oleh suatu kebutuhan di bidang pembangunan hukum dalam rangka mewujudkan
supremasi hukum, yaitu kebutuhan tersedianya akses informasi hukum yang efektif
bagi semua orang khususnya bagi para penentu kebijakan, peneliti, perancang dan
anggota legislatif dalam upaya membentuk peraturan perundang‐undangan dalam
suatu sistem hukum nasional.

Pada kenyataannya pembangunan hukum dalam rangka membentuk sistem hukum
nasional masih sulit dilaksanakan karena bahan baku pembangunan hukum berupa
dokumen hukum sangat sulit dicari dan ditemukan kembali saat dibutuhkan. Untuk
menyediakan akses informasi hukum yang efektif dalam pencarian dan penemuan
kembali dokumen hukum, perlu ada kerjasama antar pengelola dokumen hukum
dalam satu wadah yang disebut Jaringan Dokumentasi dan )nformasi (ukum Nasional.
Untuk mendorong percepatan penyediaan akses informasi hukum tersebut, disepakati
agar pembentukan dan kerjasama Jaringan Dokumentasi dan )nformasi (ukum

dituangkan dalam suatu kebijakan nasional.

Untuk pertama kali kebijakan pemerintah mengenai pengelolaan dokumen dan
informasi hukum dituangkan dalam Keputusan Presiden Nomor tahun

tentang Jaringan Dokumentasi dan )nformasi (ukum Nasional. Sejalan dengan
perkembangan yang ada Keputusan Presiden tersebut diganti dengan Peraturan
Presiden Nomor Tahun
tentang Jaringan Dokumentasi dan )nformasi (ukum
Nasional.

Sebagai kebijakan pemerintah peraturan ini wajib diikuti di semua instansi
pemerintah baik pusat maupun di daerah dengan sebaik‐baiknya.

Kebijakan pemerintah tersebut di atas mengatakan bahwa Jaringan Dokumentasi dan
)nformasi (ukum Nasional JD)(N adalah wadah pendayagunaan bersama atas
dokumen hukum secara tertib, terpadu, dan berkesinambungan, serta merupakan
sarana pemberian layanan informasi hukum secara lengkap, akurat, mudah, dan cepat.
Sementara tujuan dari JD)(N adalah untuk:
a. menjamin terciptanya pengelolaan dokumentasi dan informasi hukum yang

terpadu dan terintegrasi di berbagai instansi pemerintah dan institusi lainnya;

b. menjamin ketersediaan dokumentasi dan informasi hukum yang lengkap dan
akurat, serta dapat diakses secara cepat dan mudah;

c. mengembangkan kerja sama yang efektif antara pusat jaringan dan anggota
jaringan serta antar sesama Anggota jaringan dalam rangka penyediaan
dokumentasi dan informasi hukum; dan

                                                            

1)

 

 Se i ar Huku  Nasio al tahu  1974 di Surabaya 

1

d. meningkatkan kualitas pembangunan hukum nasional dan pelayanan kepada
publik sebagai salah satu wujud ketatapemerintahan yang baik, transparan, efektif,
efisien, dan bertanggung jawab.

Untuk menjamin adanya ketertiban, keterpaduan dan kesinambungan langkah dalam
pengelolaan dan pendayagunaan dokumen hukum, BP(N sebagai Pusat JD)(N sejak
awal telah melakukan pembaku seragaman modul‐modul atau pedoman teknis
pengolahan dan pendayagunaan dokumen dan informasi hukum. Pedoman tersebut
dituangkan dalam Peraturan Menteri (ukum dan (ak Asasi Manusia Nomor Tahun
tentang Standardisasi Pengelolaan Teknis Dokumentasi dan )nformasi (ukum.
Perpres No. Tahun
menyatakan bahwa dalam upaya menjamin terciptanya
Pengelolaan Dokumen dan )nformasi (ukum yang terintegrasi di instansi pemerintah
serta menjamin tersedianya dokumen dan informasi hukum yang dapat diakses
dengan mudah, pemanfaatan teknologi informasi sangat diperlukan. Memang harus
diakui bahwa dewasa ini, teknologi informasi telah menyediakan banyak fasilitas yang
dapat mempercepat dan mempermudah pengelolaan dokumen dan informasi hukum,
termasuk fasilitas untuk mewujudkan informasi hukum terintegrasi.

.

Oleh karena itu dalam upaya menyediakan informasi hukum terintegrasi dalam satu
website maka Standardisasi Website JD)(N perlu dikembangkan agar dapat
dimanfaatkan untuk mengintegrasikan informasi hukum. Standardisasi Website
JD)(N, dikembangkan menjadi Pedoman Aplikasi Pengelolaan Website JD)(N.
Deskripsi Singkat

Pedoman Aplikasi Pengelolaan Website JD)(N ini dikembangkan dari SliMS versi
Cendana. Alasan pengembangan Aplikasi Pengelolaan Website JD)(N dari SLiMS :

a. SliMS merupakan aplikasi yang dibangun dengan Open Source Software (OSS)
berbasis web untuk memenuhi kebutuhan otomasi pengelolan dokumen skala kecil
hingga skala besar. Dengan fitur yang cukup lengkap dan masih terus aktif
dikembangkan, SLiMS sangat cocok digunakan untuk mengelola dokumen hukum
yang beragam bentuknya seperti peraturan perundang‐undangan, monografi,
artikel dan putusan pengadilan secara terintegrasi dalam satu database website;

b. SLiMS merupakan aplikasi multi‐platform, yang artinya bisa berjalan secara native
hampir di semua sistem operasi yang bisa menjalankan bahasa pemrograman PHP
http://www.php.net dan RDBMS MySQL http://www.mysql.com . SLiMS sendiri
dikembangkan di atas platform GNU/Linux dan berjalan dengan baik di atas
platform lainnya seperti Unix *BSD dan Windows;

c. SliMS merupakan aplikasi berbasis web dengan pertimbangan cross‐platform.
Sepenuhnya dikembangkan menggunakan Software Open Source yaitu: PHP Web
Scripting Language www.php.net dan MySQL Database Server www.mysql.com .
Untuk meningkatkan interaktifitas agar bisa tampil seperti aplikasi desktop, juga
digunakan teknologi AJAX (Asynchronous JavaScript And XML). Selain itu juga

                                                            
1 Pada pe

aketa  Pse aya  telah  e ggu aka  database MariaDB 

2

menggunakan Software Open Source untuk menambah fitur seperti PhpThumb dan
Simbio (development platform yang dikembangkan dari proyek Igloo ;

d. SliMS Senayan dilisensikan dibawah GPLv3 yang menjamin kebebasan dalam
mendapatkan, memodifikasi dan mendistribusikan kembali rights to use, study,
copy, modify, and redistribute computer programs ;

.

e. Dalam rangka pendistribusian, Aplikasi Pengelolaan Website JD)(N ini dimasukkan
dalam burning CDROM/DVDROM JD)(N yang dapat diinstal dengan mudah ke
dalam PC.
Tujuan Pedoman

Pembuatan modul ini ditujukan untuk memberikan penjelasan dan petunjuk cara
menginstalasi dan mengoperasikan aplikasi website JD)(N.
Dengan mengunakan modul ini para petugas di lapangan:

a. Memperoleh informasi mengenai spesifikasi perangkat keras/perangkat lunak
yang dibutuhkan untuk mendukung sistem dan cara menginstal aplikasi web JD)(N;

b. Memperoleh informasi mengenai managemen sistem aplikasi website JD)(N;
c. Memperoleh petunjuk sederhana tentang cara mengelola bibliografi;

d. Memperoleh petunjuk sederhana tentang cara mengelola layanan informasi;

e. Memperoleh petunjuk sederhana tentang cara membuat laporan;

f. Memperoleh petunjuk sederhana tentang cara mengelola keanggotaan;

g. Memperoleh informasi mengenai cara melakukan stock take (stock of name).













3

BAB II
INSTALASI APLIKASI JDIH

.

Persyaratan pra‐instalasi

Untuk menginstal Aplikasi Pengelolaan Website JD)(N, perlu disediakan komputer
personal Personal Computer/PC , laptop atau yang sejenisnya dengan spesifikasi
minimum sebagai berkut:
a.

Perangkat keras yang dibutuhkan :
 Prosessor kelas Pentium III;

 RAM 256MB;

 Standard VGA dengan dukungan warna 16‐Bit;
 Harddisk ± 1GB;

 CDROM / DVDROM;

 Keyboard dan Mouse.

b.

Perangkat lunak yang dibutuhkan :












.

Engine scripting PHP dengan dukungan ekstension mysql, dukungan XML
dan GD untuk dapat mendukung format file .PNG, .JPG, .GIF dan Freetype;

Web Server, dalam hal ini direkomendasikan Apache 2.2;

Server Database MySQL dan direkomendasikan lebih atau sama dengan
versi . ;
Utility mysqldump untuk backup database;

Sistem Operasi GNU / Linux atau Windows;

Browser dengan kapasitas javascript 1.5 AJAX dan CSS 2, sebagai contoh
Mozilla Firefox 2;

Pembaca dokumen PDF seperti Adobe Reader untuk melihat dokumen PDF
yang di generate.

)nstalasi Aplikasi Pengelolaan Website JD)(N

Untuk menginstal Aplikasi Pengelolaan Website JD)(N, ikutilah langkah‐langkah :

a.

b.

c.

Masukan CDROM JD)(N ke dalam komputer anda;

Masuk ke dalam My Computer lalu klik ganda CDROM dengan label JD)(;

Setelah anda berada di dalam CDROM, lalu klik ganda file setup.exe;






Gambar . : File setup.exe di dalam CDROM

4

d.























e.


f.

Klik tombol Next tahapan selanjutnya untuk memulai proses instalasi;













Gambar . : Setup ‐ Aplikasi JD)(

Setelah meng‐klik tombol Next, maka akan muncul jendela di bawah ini dan klik
tombol Install;

Gambar . : Memulai Aplikasi JD)(

Tunggu hingga proses instalasi selesai, setelah selesai klik tombol Finish;

5

g.

h.

Gambar . : Proses )nstalasi Aplikasi JD)(



Setelah proses instalasi selesai copy kan file xampp‐control dan file jdih yang
ada pada cd ke desktop;


Gambar . : File xampp‐control dan file jdih dalam CDROM

Setelah dicopy klik kiri dua kali pada file xampp‐control di desktop;




i.

Gambar . : File xampp‐control

Akan muncul tampilan seperti dibawah ini, kemudian klik tombol Start pada
apache dan mysql;


6

Gambar . : XAMPP Control Panel

j.



Setelah apache dan mysql running klik kiri dua kali file jdih pada desktop,


Gambar . : File jdih pada desktop

atau bisa juga dengan membuka browser Mozilla Firefox atau Internet Explorer
dengan mengetik alamat http://localhost/jdih/ muncul tampilan berikut :











Gambar . : Tampilan website Aplikasi JD)( pada web browser

7

BAB III
MANAJEMEN SISTEM DAN BACKEND
.

Manajemen Sistem



Untuk melakukan manajemen sistem maka diperlukan hak akses sebagai admin
super administrator . Langkah‐langkahnya adalah sebagai berikut :
a.

Klik

;









Gambar . . Tampilan Depan Aplikasi JD)(

b.

Atau buka aplikasi web browser, dengan mengetik alamat URL
http://localhost/jdih/admin/index.php, kemudian enter, maka akan muncul
tampilan sebagai berikut :





Gambar . . Tampilan Login



8

c.

d.





Login sebagai administrator isi username dengan admin” dan password
admin
Tampilan yang muncul setelah login sebagai administrator adalah
MANAJEMEN APL)KAS)

































e.

Gambar . . Tampilan untuk Manajemen Aplikasi

Pada tampilan setelah login sebagai admin menu yang ada terdiri dari stock
take, serial control, master file, system, Membership, Bibliografi, circulation dan
reporting.
 Menu Stock Take merupakan fasilitas untuk membantu para petugas
melakukan kegiatan stock opname;


Menu Kendali Terbitan Berseri Serial Control digunakan untuk
mengelola koleksi serial/majalah/terbitan berseri yang dilanggan oleh
unit dokumentasi;


9




Menu Master File digunakan untuk mengatur hal‐hal yang berkaitan
dengan manajemen koleksi unit dokumentasi;



Menu Keanggotaan membership digunakan untuk memasukkan atau
mengedit data keanggotaan. Dijelaskan lebih lanjut dalam sub bab ;

Menu Sistem System digunakan untuk melakukan setting aplikasi;



Menu Bibliografi digunakan untuk memasukkan atau mengedit data
bibliografi. Dijelaskan lebih lanjut dalam sub bab ;



Menu Sirkulasi Circulation menyediakan fasilitas peminjaman,
pengembalian dan bahkan reservasi koleksi yang sedang dipinjam oleh
anggota lain;


.

Menu Laporan Reporting digunakan untuk menampilkan informasi
laporan kegiatan unit dokumentasi.

Menu )nventarisasi Stock Take

)nventarisasi Stock Take merupakan fasilitas untuk membantu para petugas
melakukan kegiatan stock opname. Ketika proses stock opname dimulai, semua
koleksi kecuali yang sedang dipinjam berstatus on loan akan dianggap hilang, lalu
masuk ke dalam menu current lost item sampai koleksi yang bersangkutan di cek
pada proses stock take. Menu‐menu yang terdapat pada modul ini adalah:

a.

)nsialisasi;

•

•
•
•
•
•

Nama )nventarisasi adalah nama dari kegiatan stock opname yang
dilakukan;
GMD adalah Bentuk fisik koleksi atau media fisik tempat penyimpanan
informasi;
Tipe Koleksi adalah tipe koleksi yang dimiliki perpustakaan;

Lokasi adalah kode lokasi dan nama lokasi penempatan koleksi;

Lokasi rak mengacu ke informasi item pada modul Bibliography;

Klasifikasi mengacu ke sub menu class pada modul Bibliography. Untuk
penulisan class menggunakan wildcard * , misal, apabila kita ingin
melakukan stock opname dengan kisaran class
s.d.
, cukup
masukkan * to *. Apabila kisaran class yang kita lakukan stock opname
hanya pada class
, masukkan *.


10

b.

Gambar . . Tampilan )nventarisasi Stock Take

Rekam )nventarisasi;



Menu ini berisi laporan stock opname yang telah dilakukan. )nformasi dalam
menu ini meliputi : Nama )nventarisasi, Tanggal Mulai, Tanggal Selesai,
Laporan. Laporan berisi link ke dokumen berbentuk .html yang berisi laporan
)nventarisasi yang pernah dilakukan.

Gambar . . Tampilan )nventarisasi






Setelah proses Initialize dilakukan, maka menu current stoke take dan stock
take report akan berfungsi sebagai menu untuk melakukan kegiatan stock take
ditambah dengan adanya menu menu tambahan yang akan digunakan untuk
melakukan kegiatan stock take, yaitu menu Finish Stock Take, Current Lost
Items, Stock Take Log, Resyncronize.

11



c.

d.

Proses )nventarisasi;

Menu ini merupakan menu utama melakukan inventarisasi. Digunakan untuk
mengembalikan status koleksi perpustakaan yang dianggap hilang oleh sistem,
ke status exist koleksi dinyatakan ada . Pada menu ini, item id nomor barcode
koleksi menjadi acuan utama untuk mengubah status koleksi yang dianggap
hilang menjadi exist ada . Caranya dengan memasukkan nomor barcode
koleksi tersebut pada kolom )tem Code. Menu ini akan berfungsi apabila telah
dilakukan proses Initialize.



Gambar . . Tampilan Proses )nventarisasi

Laporan )nventarisasi Terkini;

Menu ini berguna untuk melihat hasil dari kegiatan stock take yang telah
dilakukan. Bentuknya berupa laporan report yang memuat informasi tentang
jumlah koleksi yang hilang, yang sedang dipinjam dan sebagainya. Menu ini
tidak berfungsi apabila proses Initialize belum dilakukan.





Gambar . . Tampilan Laporan )nventarisasi Terkini
12

e.

f.

g.

Selesaikan )nventarisasi;

Klik link ini apabila kita telah selesai melakukan stock opname. Di dalam menu
ini, terdapat sub menu Buang data eksempar hilang. Apabila kita memberikan
tanda cek pada Ya, maka data item pada bibliography yang berada dalam
eksempar hilang saat ini akan ditandai dengan (ilang .




Gambar . . Tampilan Selesaikan )nventarisasi

Eksemplar (ilang saat ini;

Menu ini berisi daftar koleksi yang dianggap hilang pada saat stock opname
selain koleksi yang dipinjam;




Gambar . . Tampilan Eksemplar (ilang

Catatan )nventarisasi;

Menu ini berguna untuk mengetahui rekaman Log saat melakukan proses
)nventarisasi
13

h.

i.

Gambar .

Resinkronisasi;

. Tampilan Catatan )nventarisasi



Menu ini berguna untuk melakukan sinkronisasi data bibliografi yang di edit
pada saat berlangsung kegiatan )nventarisasi dengan data bibliografi yang ada
pada modul inventarisasi. Tujuannya adalah untuk menghasilkan perubahan
pada data bibliografi yang terdapat di modul inventarisasi. Untuk melakukan
sinkronisasi data kliklah tombol Resinkronisasi Sekarang begitu editing data
bibliografi sudah dilakukan.

Gambar .

Unggah Daftar Upload List .

. Tampilan Resinkronisasi



Menu ini digunakan untuk melakukan stock take otomatis dengan
memanfaatkan file data item. Untuk dapat menggunakan Upload List, data item
harus dieksport terlebih dahulu kemudian item disimpan dalam file .txt secara
berbaris.

14

.

Gambar .



. Tampilan Unggah Daftar

Menu Kendali Terbitan Beseri Serial Section

Menu ini digunakan untuk mengelola koleksi serial / majalah / terbitan berseri.
Menu Kendali Terbitan Berseri dapat diakses lewat menu administrasi dengan
mengklik Kendali Terbitan Berseri. )nformasi yang membedakan antara data
bibliografi majalah dengan jenis dokumen lainnya adalah frekuensi/kala terbit
serial. Jika tidak ada data dalam tabel bibliografi yang memiliki data kala terbit
maka menu ini tidak akan pernah berfungsi.
Tampilan awal modul ketika diaktifkan akan menunjukkan daftar majalah yang
dimiliki perpustakaan hukum meliputi judul dan kala terbitnya. Perbaikan data
bibliografi serial bisa dilakukan dengan mengklik judul serial.

Penggunaan kardeks model pendokumentasian harus dimulai dengan
melakukan inisialisasi terlebih dahulu. )nisialisasi data kedatangan majalah yang
dilanggan dimaksudkan untuk mengidentifikasi awal jumlah item yang diharapkan
akan diterima, perkiraan waktu datang item/edisi. Klik ikon di pojok kanan atas
daftar untuk memulai inisialisasi kardeks.

Gambar .

. Tampilan Menu Kendali Terbitan Berseri

Menu kendali terbitan berseri dapat ditambahkan dengan cara mengisi :



a. Subscription Start: isi dengan tanggal awal/item berlangganan yang akan
diterima/tiba di perpustakaan;

15

b. Total Exemplar Expected: isi dengan jumlah total eksemplar yang diharapkan

diterima perpustakaan dalam jangka waktu berlangganan. Untuk berlangganan
setahun dengan kala terbit bulanan maka isi dengan ;

c. Period Name: berikan penamaan jangka waktu berlangganan untuk

memberikan pembedaan antara periode. Juga bisa diberikan nama untuk
membedakan langganan copy kesatu, kedua, dst;

d. Subscription Notes: catatan penting tetang langganan yang sedang berjalan.

.

GMD: jika diperlukan, ganti GMD dengan yang sesuai dari item yang dilanggan;

e. Click ’Save’ untuk menyimpan data inisialisasi.
Menu Master File

Dalam modul Master File dapat dimasukkan data yang akan digunakan sebagai
master dalam entry data bibliografi. Data‐data yang dapat didefinisikan dalam
modul Master File ini meliputi:

a. GMD General Material Designation : Bentuk fisik dokumen atau media fisik
tempat penyimpanan informasi;

b. Penerbit : nama penerbit;

c. Agen : nama rekanan unit dokumentasi dalam mendapatkan koleksi;

d. Pengarang : nama pengarang dan jenis pengarang pribadi atau kelompok ;

e. Subyek : topik/subyek, kode klasifikasi dari dokumen hukum yang dimasukkan;
f. Bidang : bidang hukum yang telah ditetapkan;

g. Lokasi : kode lokasi dan nama lokasi penempatan koleksi;
h. Tempat : tempat terbit;

i. Document Type : jenis atau tipe dari dokumen;

j. Status Eksemplar : status item Repair,On Loan, Reserved . Pada )tem Status ini

diisikan Item Status Code, Item Status Name serta Rules. Ada dua pilihan dalam
Rules: No Loan Transaction item tidak bisa dipinjam, misal: koleksi digital dan
Skipped by Stock Take tidak di proses dalam Stock Take ;

k. Tipe Koleksi : tipe koleksi dokumen hukum, misal: Textbook, Reference,
Peraturan, Artikel. Dll;

l. Bahasa Dokumen : bahasa yang digunakan oleh dokumen. Misal: Bahasa
)ndonesia, Bahasa )nggris, Bahasa Perancis, Bahasa Jawa dll.;

m. Label : informasi khusus tentang bibliografi. label dapat didefinisikan pada
menu Master File. Secara default aplikas web JD)( mempunyai tiga label: New
Title, Favorite Title dan Multimedia;

n. Kala Terbit : kala/frekwensi terbit terbitan berseri;

Penerbit, Pengarang dan Subyek selain dapat diisikan lewat Master File juga
dapat diisikan saat mengisi data bibliografi.
16

Ada fitur baru yang dikelompokkan dalam fitur Peralatan. Pada fitur
Peralatan terdapat empat menu yang berguna sebagai filter yaitu : menu Data
Pengarang Mubazir, Data Subyek Mubazir, Data Penerbit Mubazir dan Data
Tempat Terbit Mubazir. Keempat menu ini digunakan untuk memfilter
pengarang/author, subyek, penerbit dan tempat terbit yang ada dalam
database, namun tidak digunakan. Dengan mengklik tombol Data Pengarang
Mubazir atau Data Subyek Mubazir, akan muncul daftar subyek atau
pengarang yang tidak digunakan, dan dapat dihapus dengan cepat.

.

Menu Sistem

Gambar .

. Tampilan Menu Kendali Terbitan Berseri



Menu Sistem digunakan untuk melakukan setting aplikasi, terdiri dari :

a.

Pengaturan Sistem;

Form di sini dapat anda gunakan untuk melakukan pengubahan preferensi
global aplikasi, seperti Nama Unit Dokumentasi, Template Publik tampilan
OPAC (Online Public Access Catalog) , Bahasa aplikasi baku, Template Admin
tampilan Admin , Jumlah koleksi yang ditampilkan hasil pencarian OPAC
jumlah koleksi yang akan ditampilkan pada setiap halaman di OPAC ,
Tampilkan Judul Terpilih di laman OPAC menampilkan Judul dalam halaman
awal , Pengembalian Kilat untuk memperbolehkan pengembalian koleksi
dengan metode cepat , Mengabaikan Batas Pinjaman Pengabaian batas
pinjam , tidak dimungkinkan atau dimungkinkan detail XML di OPAC, tidak
dimungkinkan atau dimungkinkan hasil XML di OPAC, seting Allow
mengijinkan atau Forbid melarang pengunjung/pengguna untuk
mengunduh file Berkas di OPAC, Sesi Masuk Berakhir, serta Penyandian
Barcode.

17




















Gambar .

b.

. Tampilan Menu Sistem

Fitur Tampilkan Judul Terpilih di laman OPAC pada Modul Sistem ini, jika di
chek box, maka tampilan depan OPAC akan kosong, kecuali jika ada data
bibliografi yang diset untuk di tampilkan pada halaman depan. Lihat menu add
new bibliografi pada modul bibliografi.

Konten;

Menu ini digunakan untuk mengubah tampilan konten aplikasi website JD)(N,
secara default





Gambar .

. Tampilan Konten






18

c.

)ndeks Bibliografi;

Menu ini digunakan untuk melakukan indeks pada database bibliografi yang
ada dalam aplikasi. Dengan adanya proses indeks ini maka performa pencarian
dalam aplikasi dapat meningkat.
Terdapat tiga fungsi pada menu ini:

•
•

•

d.

Kosongkan )ndeks untuk mengosongkan hasil indeks yang sudah ada

Buat Ulang )ndeks, untuk membuat ulang indeks kesemua data bibliografi
dalam database

Perbaharui )ndeks, untuk melakukan indeks pada data bibliografi yang
belum terindeks.


Modul;

Gambar .

. Tampilan )ndeks Bibliografi



Didalamnya terdiri dari Daftar Modul, menu pencarian modul, menu sunting
dan menu hapus modul serta tombol tambah modul baru . Untuk menambah
modul, folder modul yang sudah ada diletakkan dalam folder admin/modules/.
Kemudian klik tombol Tambah Modul Baru , isikan informasi modul baru,
yaitu: nama modul, letak modul, deskripsi singkat modul, kemudian klik
Simpan.



Gambar .



. Tampilan Modul


19

e.

Para Petugas dan Pengguna Sistem;

Merupakan fasilitas untuk menentukan user yang dapat mengakses sistem
sesuai dengan haknya masing‐masing. Pengguna ini nantinya dapat melakukan
Login sesuai dengan username dan password‐nya masing‐masing. Dalam menu
ini terdapat beberapa fasilitas: Tambah Pengguna, daftar Pengguna, Pencarian
mencari data pengguna , sunting dan hapus pengguna. Untuk menambah
pengguna baru, klik Tambah Pengguna, kemudian isikan Nama Masuk
Pengguna, Nama Asli, Tipe Keanggotaan, Kelompok, Kata sandi baru dan
konfirmasi kata sandi baru.













f.



Gambar .

Kelompok Pengguna;

. Tampilan untuk menentukan User

Merupakan fasilitas untuk mendefinisikan Kelompok dari Pengguna. Dalam
Kelompok Pengguna ini anda bisa membuat pengelompokan para pengguna
sistem anda serta memberikan hak baca atau tulis pada modul modul aplikasi.
Setiap pengguna pada aplikasi bisa bergabung ke lebih dari satu kelompok.

Gambar .

. Tampilan untuk kelompok pengguna



20

Gambar .

g.

Gambar .

Setelan (ari Libur;

. Tampilan untuk daftar kelompok pengguna

. Tampilan Tambahan Kelompok Pengguna





Merupakan fasilitas untuk menentukan hari‐hari libur dimana perpustakaan
tidak membuka pelayanan. Pendefinisian hari libur ini akan perpengaruh pada
perhitungan hari kerja/buka aktif perpustakaan dan perhitungan denda. Ada
dua jenis hari libur yang dapat didefinisikan dalam menu ini, hari libur rutin
senin s.d minggu dan hari libur khusus didefinisikan dengan tanggal, bulan
dan tahun .

21

Gambar .

h.



. Tampilan Setelan (ari Libur

Setelah hari libur, admin tinggal memilih hari yang merupakan hari libur rutin.
Sedangkan untuk Tambah (ari Libur Khusus, admin dapat menentukan
tanggal, bulan , tahun serta keterangan hari libur. Selain itu, hari Libur Khusus
juga dapat diseting dengan kisaran waktu libur tanggal mulai sampai tanggal
selesai libur .
Pembuat Barcode;

Merupakan fasilitas untuk membuat barcode kode batang .


Gambar .

. Tampilan Pembuat Barcode



Masukkan kode‐kode yang akan dibuat menjadi barcode pada kolom‐kolom
yang ada dilayar.

Tentukan ukuran barcode kecil, sedang, atau besar , kemudian klik tombol
Generate Barcode. Maka barcode dapat dilihat dalam bentuk .html dan dapat
dicetak dalam printer. Default encoding barcode yang digunakan adalah
B.
Anda dapat merubah encoding barcode ini pada file konfigurasi global Senayan,
sysconfig.inc.php. Temukan baris yang tertulis:

•
•




$sysconf['barcode_encoding'] = '128B';

Ubah nilai
B menjadi tipe encoding yang diinginkan. Pastikan direktori
images bisa ditulis oleh web server.
Catatan:
Karakter yang dapat diproses dalam Barcode Generator hanyalah kumpulan
angka dan huruf.
22

i.

Catatan Sistem;

Merupakan menu untuk melihat rekaman proses yang dilakukan oleh aplikasi
website JD)(N. Rekaman yang muncul adalah waktu, lokasi, dan Pesan. Pesan
yang muncul dalam Catatan Sistem ini meliputi Siapa User/Administrator ,
melakukan apa dan dari mana.

Ketika aplikasi ini sudah lama digunakan, maka secara otomatis log proses
kerja juga akan bertambah banyak. Oleh karena itu, dalam menu catatan sistem
ini, diberikan fasilitas Simpan Catatan Ke Dalam Berkas . Proses ini akan
menyimpan catatan yang ada, dan kemudian kita bersihkan layar dengan klik
(apus Catatan .



j.











Gambar .

Salinan Pangkalan Data.

. Tampilan Catatan Sistem

Merupakan fasilitas untuk membuat cadangan backup database aplikasi
website JD)(N. Untuk dapat membuat cadangan, perlu terlebih dahulu
didefinisikan letak/path file mysqldump. Caranya adalah dengan mengedit file
sysconfig.inc.php. Cari baris yang tertulis:

$sysconf['mysqldump'] = '/usr/bin/mysqldump'; gantilah “/usr/bin/mysqldump
sesuai dengan letak mysqldump di komputer server. Setelah path mysqldump
tepat, klik Start New Backup maka Senayan akan membuat cadangan secara
otomatis. Format file cadangan yang dibuat Senayan adalan .sql dan diberi
nama sesuai tanggal pembuatan, misalnya: backup_
_
.sql.
Nama file cadangan di atas berarti: dibuat pada tanggal bulan tahun
,
pada pukul : : .


Catatan: untuk melakukan backup ini, user database mysql harus mempunyai
hak Lock Tables

23

.

Menu Keanggotaan

Gambar .



. Tampilan Salinan Pangkalan Data

Menu Membership digunakan untuk mengelola data anggota. Menu yang ada di
dalamnya adalah:
a. Lihat Daftar Anggota;
Digunakan untuk melihat anggota yang telah terdaftar dalam sistem. )nformasi
yang ditampilkan : )D Anggota, Nama Anggota, Tipe Keanggotaan, Surel/Email,
Terakhir dirubah. Daftar ini dilengkapi juga dengan fasilitas (apus dan Sunting


Gambar .





. Tampilan untuk melihat daftar anggota

Jika ada anggota yang keanggotaanya telah habis, dapat diperpanjang dengan
mengklik menu Sunting. Perpanjangan masa keanggotaan dapat dilakukan
secara otomatis atau manual. Otomatis, dilakukan melalui checkbox extend dan
keanggotaan diperpanjang selama waktu yang ditentukan, terhitung dari
tanggal perpanjangan.
Sedangkan secara manual, dilakukan melalui editing Expiry Date.

24

Gambar .

. Tampilan untuk melihat daftar anggota



Selain itu perpanjangan juga dapat dilakukan secara massal. Caranya, dengan
klik Lihat Anggota yang Kadaluarsa , Checkbox member yang akan di
perpanjang, kemudian klik Perpanjang Anggota Terpilih .

Gambar .



. Tampilan untuk melihat daftar anggota yang kadaluarsa

b. Tambah Anggota;

Fasilitas untuk menambahkan data anggota baru ke dalam sistem aplikasi
website JD)(N. Data anggota yang dimasukkan adalah: )D Anggota )D Anggota
‐barcode/RFID‐ , Nama Anggota Nama Lengkap Anggota , Anggota Sejak dan
Tanggal Registrasi tanggal mendaftar , Berlaku (ingga tanggal kadaluarsa ,
)nstitusi nama institusi, nama kantor atau nama organisasi , Tipe Keanggotaan
Tipe Keanggotaan , Jenis Kelamin, Alamat Alamat rumah atau kantor , Kode
Pos, Nomor Telepon, Nomor Fax, Nomor )dentitas Nomor )D Personal seperti
no. KTP , Catatan, dan Upload Foto File foto anggota , Email.

Dalam Berlaku (ingga terdapat Set Otomatis, maksud dari fasilitas ini, jika set
otomatis di check maka tanggal kadaluarsa anggota akan dihitung berdasar
Tipe Keanggotaan. Namun jika di uncheck, maka Kadaluarsa dapat ditentukan
secara manual, dengan memilih tanggal kadaluarsanya.



Pada form ini pula, disediakan fitur Tunda Keanggotaan. Jika Tunda
Keanggotaan ini di check, maka anggota yang bersangkutan tidak akan dapat
melakukan sirkulasi, meskipun masih aktif. (al ini dapat diterapkan sebagai
sanksi kepada anggota yang melanggar peraturan perpustakaan.


25






















Gambar .

. Tampilan untuk Tambah Anggota

Gambar .

. Tampilan untuk Tipe Keanggotaan

c. Tipe Keanggotaan;

Merupakan definisi jenis keanggotaan. Di dalam jenis keanggotaan ini di
tetapkan Jumlah Pinjaman batas eksemplar peminjaman , lama peminjaman
lama pinjam , Reservasi pemesanan , Jumlah Reservasi batas eksemplar
pemesanan , Masa Keanggotaan lama keanggotaan , Kali Perpanjangan batas
perpanjangan , denda perhari, dan Toleransi keterlambatan dalam hari .
















26

d. Kartu Anggota;

Menu ini digunakan untuk mencetak kartu anggota. Cara mencetaknya sama
dengan cara mencetak label atau barcode. )nformasi yang ada dalam kartu
anggota ini adalah: )D, Nama, Tipe Keanggotaan, Barcode, Foto Jika ada dan
)dentitas perpustakaan.

e. Ekspor Data;

Gambar .

. Tampilan untuk Kartu Anggota



Menu ini digunakan untuk mengambil data member di dalam aplikasi, dan
hasilnya berupa data dalam bentuk .csv





Gambar .

. Tampilan untuk Ekspor Data



27

f. )mpor Data.

Menu ini digunakan untuk mengambil data member dari luar aplikasi website
JD)(N untuk dimasukkan ke dalam aplikasi. Format data yang di import adalah
.csv.

.

Menu Bibliografi

Gambar .



. Tampilan untuk )mpor Data

Menu ini digunakan untuk memasukkan atau mengedit data bibliografi yang berisi
menu Tambah Bibliografi Baru membuat data bibliografi/katalog baru , daftar
bibliografi, Daftar eksemplar melihat daftar item/kopi koleksi , Daftar eksemplar
Keluar melihat daftar item yang sedang dipinjam .

Selain itu, pada modul ini juga dilengkapi dengan Salin Katalog, Pencetakan Label,
Cetak Barcode Eksemplar, impor data, ekspor data, impor item, ekspor item. Untuk
melihat daftar bibliografi dilakukan dengan klik pada navigasi daftar bibliografi,
melihat )tem yang sedang dipinjam klik pada menu Daftar eksemplar Keluar.









Gambar .

. Tampilan Bibliografi





28

Menu bibliografi terdiri dari :
a.
Tambah Bibliografi Baru;
Menu ini digunakan untuk menambah bibliografi baru, klik pada Add New
Bibliography.





Gambar . . Tampilan Tambah Bibliografi Baru

Metadata yang harus kita isikan adalah:
 Title : Judul koleksi
 Document Type : Tipe koleksi diisi dengan cara autotext
 Author : Kepengarangan
 Statement of Responbility: Pernyataan tanggungjawab, untuk lebih
jelasnya silakan membuka lagi referensi tentang katalogisasi.
 Edition : Pernyataan edisi
 Specific Detail )nfo: Berisi informasi khusus bibliografi, misalnya:
skala pada peta,catatan serial yang dimiliki.
 )tem s Code Batch Generator:

Bagian ini diisikan dengan Pola/Pattern, From dan To. Pola berisi pola kode
item/barcode yang diinginkan, misalnya B , From diisi dengan , To diisi .
(al ini berarti pustakawan menginginkan kode item yang dihasilkan adalah
B
, B
..... B
. Model ini akan membantu perpustakaan yang sering
menerima koleksi buku paket dalam jumlah banyak, misalnya perpustakaan
sekolah. Jika pola diisi B , From di isi , to diisi maka hasilnya akan menjadi
B ,B ,B ,B ,B . Namun demikian, anda tetap dapat menggunakan
tombol Tambah Eksemplar Baru untuk membuat data item baru.
 GMD : General Material Designation;
 Frequency: Frekuensi terbitan berkala, isian ini mengambil data dari
Master File. Jika field ini diisi, maka data bibliografinya akan terdeteksi
sebagai serial dan muncul di modul serial control;
 )SBN/)SSN : Nomor )SBN atau )SSN;
 Publisher : Nama Penerbit, diambilkan dari data yang ada pada Master File;
 Publish Year : Tahun Terbit;
 Publication Place : Tempat Terbit;
 Collation : Kolasi/Deskripsi Fisik;
 Series Title : Judul seri jika ada ;
 Classification: Merupakan fitur untuk mengambil nomor kelas dari master
file;
29












Call Number : Nomor Panggil Koleksi;
Subject(s) : Subyek;
Language : Pilihan bahasa dokumen;
Abstract/Notes : Catatan penting berkaitan dengan bibliografi;
Singkatan Bentuk : Diisi hanya untuk peraturan Perundang‐undangan;
Nomor Peraturan : Diisi hanya untuk peraturan perundang‐undangan;
Status : Diisi hanya untuk peraturan perundang‐undangan;
Sumber : Diisi hanya untuk peraturan perundang‐undangan, Artikel dan
kliping;
Image : Gambar biasanya sampul yang menunjukkan identitas koleksi.
Gambar ini akan muncul di OPAC File;
Attachment : Dapat diisi dengan file yang berkaitan dengan koleksi
misalnya hasil scan halaman daftar isi koleksi bersangkutan , atau file
multimedia dari data bibliografi yang bersangkutan. File yang dapat
diupload adalah file yang berekstensi .pdf .rtf .txt .odt .odp .ods .doc .xls .ppt
.avi .mpeg .mp4 .flv .mvk .wmv .jpg .jpeg .png .gif .ogg .mp3 .wma .csv. Jika
yang diupload adalah file multimedia, maka nantinya senayan akan
memutar secara streaming dengan program Flowplayer dan tidak dapat
diunduh. Sedangkan jika file yang diupload adalah file non multimedia,
maka file tersebut dapat didownload. Contoh pemutaran file multimedia
ada di bagian OPAC . File yang diupload bisa lebih dari satu file, dan dapat
diset Public dapat dilihat oleh user atau Private berdasar jenis
keanggotaan . Berikut ketentuan pembatasan akses:
‒

‒
‒
‒
‒



Pembatasan akses file di apliksai website JD)(N berbasiskan group
tipe keanggotaan . Jadi pembatasan akses ini terintegrasi dengan
jenis keanggotaan. Tidak bisa pembatasan akses berdasarkan
perorangan;
Ada dua jenis akses dalam akses ke file: "public" dan "private";

Jika dipilih akses "private" maka file sama sekali tidak bisa diakses
oleh siapa pun;
Jika file dipilih akses "public" dan tidak dicek group mana saja yang
bisa mengakses, maka file bisa didownload oleh semua orang;

Jika file dipilih akses "public" dan dicek group mana saja yang bisa
mengakses, maka file bisa didownload hanya oleh anggota yang telah
melakukan login dan terdaftar dalam group tersebut.

Hide in OPAC: sembunyikan/menampilkan data di OPAC;
‒ Show: Data Bibliografi bisa diakses melalui OPAC;
‒ Hide: Data Bibliografi tidak dapat diakses melalui OPAC.
Promote in Homepage: untuk mengatur sebuah bibliografi, apakah akan
ditampilkan di halaman depan atau tidak;
30



b.

Label: Untuk memberikan informasi khusus tentang bibliografi. label
dapat didefinisikan pada menu Master File. Secara default Senayan
mempunyai tiga label: New Title, Favorite Title dan Multimedia.

Daftar Bibliografi;

Menu ini digunakan untuk melihat data bibliografi yang sudah ada dalam
database. )nformasi yang dimunculkan dalam menu ini adalah: Judul,
pengarang, )SBN/)SSN, Salin dan Perubahan Terakhir. Menu ini
memungkinkan kita untuk dapat mengurutkan daftar berdasar Judul,
)SSN/)SBN, Salin dan juga perubahan terakhir. Dengan menu ini pula,
bibliografi dapat dicari untuk di sunting atau di hapus. Berikut langkah untuk
mengedit atau menghapus bibliografi lewat menu Daftar Bibliografi:
• Cari bibliografi yang akan diubah dengan mengetikkan judul pada
Pencarian, pilih field yang diinginkan di kolom semua ruas kemudian klik
Pencarian;
• Setelah ditemukan, beri tanda cek di data yang akan di hapus lalu klik
(apus Data Terpilih atau klik tombol sunting sebelah kiri judul untuk
menyunting/mengedit;
• Muncul tampilan data bibliografi yang masih di disable;
• Aktifkan mode edit dengan klik icon Edit di pojok kanan bawah atau pojok
kanan atas;
• Edit bagian yang perlu, kemudian klik perbaharui .






Gambar .



. Tampilan Daftar Bibliografi

31

c.

Daftar Eksemplar;

Menu ini digunakan untuk melihat item yang dalam database. )nformasi yang
ada dalam menu ini adalah: kode eksemplar, Judul, Tipe koleksi, Lokasi, No.
Panggil, dan Terakhir Diubah. Dengan menu ini dapat pula dilakukan proses
sunting dan hapus item. Berikut langkah untuk menyunting/mengedit atau
menghapus item:

•
•
•

•

d.

Cari item yang akan diubah/hapus dengan mengetikkan judul atau kode
eksemplar pada kolom pencarian, kemudian klik Pencarian;
Setelah ditemukan, check box data yang akan di hapus lalu klik (apus
Data Terpilih atau klik icon edit sebelah kiri judul untuk mengedit;

Muncul tampilan data item yang masih di disable. Aktifkan mode edit
dengan klik icon Edit di pojok kanan bawah atau pojok kanan atas;

Edit bagian yang perlu, kemudian klik Perbaharui.

Gambar .

Daftar Eksemplar Keluar;



. Tampilan Daftar Eksemplar

Menu ini memberikan informasi tentang eksemplar yang sedang dipinjam.
Dalam menu ini dilengkapi juga dengan fasilitas pencarian dengan
pendekatan eksemplar dan judul bibliografi. )nformasi yang ada dalam menu
ini adalah kode eksemplar, )D Anggota, Judul, tanggal pinjam, tanggal harus
kembali.

32

e.

Gambar .

. Tampilan Daftar Eksemplar Keluar

Cetak Barcode Eksemplar;

Menu ini berguna sebagai sarana mencetak barcode berdasar data item yang
sudah dimasukkan dalam database. Berikut urutan mencetak barcode
menggunakan menu Item Barcodes Printing:

Klik Cetak Barcode Eksemplar, maka akan muncul tampilan sebagai
berikut:




f.



Gambar .

. Tampilan Cetak Barcode Eksemplar

Pilih eksemplar yang akan dicetak. Gunakan tombol Shift+klik kotak
check box untuk memilih lebih dari satu secara berurutan dengan cepat;
Catatan: sekali cetak maksimal data.
Klik Tambah Dalam Antrian untuk memasukkan ke antrian cetak;
Klik Cetak Barkod Untuk Data Terpilih, untuk mulai mencetak. Maka
akan muncul pop‐up yang meminta kita untuk mencetak.

Pencetakkan Label;

Dengan menu ini kita dapat mencetak label koleksi berdasar data bibliografi
yang sudah dimasukkan dalam aplikasi. Berikut urutan mencetak label
menggunakan menu Pencetakan Label:





33



Klik Pencetakan Label, maka akan muncul tampilan sebagai berikut:

Gambar .



. Tampilan Pencetakkan Label

• Pilih eksemplar yang akan dicetak. Gunakan tombol Shift+klik kotak check
box untuk memilih lebih dari satu secara berurutan dengan cepat. Catatan:
sekali cetak maksimal data. Dalam menu pencetakan label ini, sudah
dimungkinkan untuk mencetak label lebih dari satu, tergantung pada
berapa jumlah eksemplar koleksi.
‒
‒

g.



Klik Tambah Dalam Antrian untuk memasukkan ke antrian cetak;
Klik Cetak Barcode Untuk Data Terpilih untuk mulai mencetak. Maka
akan muncul pop‐up yang meminta kita untuk mencetak.

Cetak Kartu Katalog.

Fitur ini dapat digunakan untuk mencetak kartu katalog. Cara mencetak
hampir sama dengan cara mencetak barcode atau label buku. (asil dari
pencetakan adalah sebagaimana gambar dibawah ini :







Gambar .

. Tampilan Cetak Kartu Katalog

34

.

Menu Sirkulasi

Menu ini dipakai untuk proses sirkulasi. Menu yang ada di dalamnya adalah:
a. Mulai Transaksi;

Untuk melakukan transaksi melalui )D anggota. Setelah )D anggota dimasukkan,
maka akan muncul informasi anggota, yaitu: nama anggota, Surel/email
anggota, Tanggal Registrasi tanggal mendaftar , )D anggota, Tipe keanggotaan,
Berlaku hingga tanggal akhir keanggotaan dan foto anggota. Di bawahnya
terdapat tab Peminjaman untuk melakukan transaksi peminjaman , Pinjaman
Saat ini daftar peminjaman terkini , Reservasi untuk kebutuhan pemesanan
literatur , denda, Sejarah Peminjaman sejarah peminjaman yang dilakukan
oleh anggota . Dalam Sejarah Peminjaman juga terdapat fasilitas untuk
mengembalikan Return dan memperpanjang Extend peminjaman.

Gambar .

. Tampilan Mulai Transaksi

Setelah selesai melakukan proses peminjaman Loans dan Pemesanan
Reserve jangan lupa untuk klik Selesai Transaksi. Tanpa menekan tombol
Selesai Transaksi, maka semua proses transaksi tidak akan tercatat ke dalam
sistem.

Untuk mengaktifkan fitur cetak nota transaksi, pertama harus di setting enable
pada modul sistem. Lihat dokumentasi bagian Sistem. Perintah mencetak akan
muncul setelah mengklik Selesai Transaksi.


35



Gambar .

. Tampilan Transaksi Selesai

Tanggal pinjam dan kembali juga dapat ditentukan dengan tidak berdasar
konfigurasi pada Aturan Peminjaman. Untuk aktivasi silakan lihat pada Modul
Pengaturan Sistem.

Gambar .

. Tampilan Aktivasi

Penentuan Peminjaman dan tanggal harus kembali ini dapat dilakukan dengan
mengklik tanggal yang ingin kita ubah









36





b. Pengembalian Kilat;

Untuk melakukan pengembalian dengan menggunakan Item Id.

Gambar .

. Tampilan Pengembalian Kilat

Gambar .

. Tampilan Aturan Peminjaman

c. Aturan Peminjaman;



Merupakan fasilitas untuk mendefinisikan aturan peminjaman yang didasarkan
pada Tipe Keanggotaan, Tipe Koleksi, GMD. Aturan yang ditetapkan dalam
fasilitas ini adalah Batas Jumlah Peminjaman Loan Limit , Periode Peminjaman
Loan Period , Batas Perpanjangan Reborrow Limit , Denda per (ari Fine Each
Day dan Toleransi Keterlambatan Overdue Grace Periode .




37

Contoh Pendefinisian Aturan Peminjaman:
 diperpustakaan anda ada tipe koleksi: Buku, AudioVisual AV , Skripsi;
 Salah satu tipe keanggotaan di perpustakaan anda adalah: Mahasiswa
dengan jatah pinjam total koleksi, yaitu: untuk tipe koleksi Buku dan
lagi untuk tipe koleksi AV;
 Anda harus membuat tipe membership "Pegawai" dengan total
peminjaman dua koleksi;
 Kemudian di loan rulesnya yang harus didefinisikan:
‒ Jenis member "Pegawai" jatah pinjem koleksi "Buku" adalah ;
‒ Jenis member "Pegawai" jatah pinjem koleksi "AV" adalah ;
‒ Jenis member "Pegawai" jatah pinjem koleksi "Disertasi" adalah .
Semuanya harus didefinisikan, jika tidak maka bisa jadi terlewati.

d. Sejarah Peminjaman;

Berisi data transaksi yang pernah dilakukan. Data yang muncul terdiri dari )D
Anggota, Nama Anggota, Kode Eksemplar, Judul, Tanggal Pinjam, Tanggal (arus
Kembali. Tanggal Pinjam, Tanggal (arus Kembali Dalam menu ini pula
disediakan fasilitas untuk mencetak daftar sejarah peminjaman. Selain itu
dimungkinkan pula untuk melakukan pencarian data history. Pencarian data
history ini dilakukan berdasarkan )D Anggota/Nama Anggota, Judul, Kode
Eksemplar, Tanggal Pinjam Sejak dan Tanggal Pinjam (ingga. Fasilitas ini dapat
di tampilkan dengan mengklik Tunjukan Opsi Filter Lebih Banyak.






Gambar .



. Tampilan Sejarah Peminjaman

38

e. Daftar Keterlambatan;

Merupakan fasilitas untuk mengetahui anggota‐anggota dengan status
terlambat. )nformasi yang ditampilkan dalam fasilitas ini adalah )D Anggota,
Nama Anggota, Judul, lama keterlambatan, Tanggal Pinjam, Tanggal (arus
Kembali. Dengan Menu ini pula kita dapat melakukan pencetakan dan
pencarian data keterlambatan. Pencarian data keterlambatan dilakukan
berdasarkan kategori )D Anggota/Nama Anggota, Judul, Kode Eksemplar,
Tanggal Pinjam Sejak dan Tanggal Pinjam (ingga.

f. Reservasi.

Gambar .



. Tampilan Daftar Keterlambatan

Menu ini digunakan untuk melihat daftar koleksi yang sedang dipesan oleh
anggota. )nformasi yang ada dalam menu ini adalah: Kode Eksemplar, Judul,
Nama Anggota, Tanggal Reservasi.








Gambar .



. Tampilan Reservasi

39

.

Menu Pelaporan

Reporting Modul ini berisi informasi laporan kegiatan perpustakaan. )nformasi
tersebut dapat diakses dengan menekan menu yang terdapat pada navigasi sebelah
kiri. Menu yang ada di dalamnya adalah:

a. Statistik Koleksi;

Berisi informasi total judul koleksi, total eksemplar, total eksemp