Persentasi Aplikasi JDIH M. Zahiruddin

11/03/2016

M.Zahiruddin Nurdiansyah

MULAI

Instalasi

Manajemen 
Sistem

Inventarisasi

Serial 
Control

Master 
File

Sistem

Anggota

Bibliografi

Sirkulasi

Pelaporan

Entri Data

• Otomasi adalah penggunaan sistem berbasis komputer untuk
menjalankan tugas rutin perpustakan, pengkatalogan dan
pengindeksan. Aspek penting dari otomasi adalah mempersiapkan
database electronik sebagai embrio dalam mendukung temu balik
informasi (online searching). Pangkalan data adalah kumpulan
cantuman yang dikelola dengan komputer.
• Otomasi Perpustakaan merupakan sebuah proses pengelolaan
perpustakaan dengan menggunakan bantuan Teknologi Informasi (TI).
Dengan otomasi perpustakaan, proses pengolahan data koleksi
perpustakaan menjadi lebih akurat dan cepat untuk ditelusuri kembali.

1

11/03/2016

Instalasi

Manajemen 
Sistem

Inventarisasi

Serial 
Control

Master 
File

Sistem

Anggota

Bibliografi

Sirkulasi

Pelaporan

Entri Data

Untuk menginstal Aplikasi JDIH, perlu adanya spesifikasi minimum pada komputer personal
(Personal Computer/PC) atau laptop dan sejenisnya. Spesifikasi yang dimaksud terdiri sebagai
berikut :
 Perangkat  keras yang dibutuhkan :
• Prosesor kelas pentium III
• RAM 256MB
• Standard VGA dengan dukungan warna 16‐Bit 
 Perangkat lunak yang digunakan : 
• Engine scripting PHP dengan dukungan ekstension mysql, dukungan XML, dan GD untuk: 
dapat mendukung format PNG, JPG, GIF dan FreeType.

• Web server, dalam hal ini direkomendasikan Apache 2.2
• Server database MySQL dan direkomendasikan lebih atau sama dengan versi 5.0
• Utilitas mysqldump untuk: backup database
• Sistem operasi GNU/Linux atau Windows
• Browser dengan kapasitas javascript  1.5, AJAx dan CSS 2. sebagai contoh Mozilla Firefox 2
• Pembaca dokumen PDF seperti Adobe Reader untuk melihat dokumen PDF yang di‐
generate

Instalasi

Manajemen 
Sistem

Inventarisasi

Serial 
Control

Master 
File

Sistem

Anggota

Bibliografi

Sirkulasi

Pelaporan

Entri Data

• Masuk kedalam My Computer lalu klik ganda CDROM dengan label 
LARAS;
• Setelah anda berada didalam CDROM, lalu klik ganda file setup.exe;

2

11/03/2016

Instalasi

Manajemen 
Sistem

Inventarisasi

Serial 
Control

Master 
File

Sistem

Anggota

Bibliografi

Sirkulasi

Pelaporan

Entri Data

• Klik tombol Next untuk tahapan selanjutnya yaitu proses installasi 
aplikasi JDIH;

Instalasi

Manajemen 
Sistem

Inventarisasi

Serial 
Control

Master 

File

Sistem

Anggota

Bibliografi

Sirkulasi

Pelaporan

Entri Data

• setelah meng –klik tombol NEXT, maka muncul jendela di bawah ini
dan kllik tombol install

3

11/03/2016

Instalasi

Manajemen 
Sistem

Inventarisasi

Serial 
Control

Master 
File

Sistem

Anggota

Bibliografi

Sirkulasi

Pelaporan

Entri Data

• Tunggu hingga proses installasi selesai, setelah selesai klik tombol
Finish

Instalasi

Manajemen 
Sistem

Inventarisasi

Serial 
Control

Master 

File

Sistem

Anggota

Bibliografi

Sirkulasi

Pelaporan

Entri Data

• setelah proses instalasi selesai copy kan file "xampp‐control" dan 
“jdih" yang ada pada cd ke desktop

• setelah di copy klik kiri dua kali pada file "xampp‐control“ di desktop

4

11/03/2016

Instalasi

Manajemen 
Sistem

Inventarisasi

Serial 
Control

Master 
File

Sistem

Anggota

Bibliografi

Sirkulasi

Pelaporan

Entri Data

Sirkulasi

Pelaporan

Entri Data

• selanjutnya klik "start" pada apache dan mysql.

Instalasi

Manajemen 
Sistem

Inventarisasi

Serial 
Control

Master 
File

Sistem

Anggota

Bibliografi

• setelah apache dan mysql running klik kiri dua kali “jdih" pada desktop

5

11/03/2016

Instalasi

Manajemen 
Sistem

Inventarisasi

Serial 
Control

Master 
File

Sistem

Anggota

Bibliografi

Sirkulasi

Pelaporan

Entri Data

• Atau bisa juga dengan membuka browser mozilla Firefox atau Internet 
Explorer dengan mengetik Ketik alamat http://localhost/jdih/

Instalasi

Manajemen 
Sistem

Inventarisasi

Serial 
Control

Master 
File

Sistem

Anggota

Bibliografi

Sirkulasi

Pelaporan

Entri Data

•Maka otomatis jendela browser akan membuka tampilan seperti berikut :

6

11/03/2016

Instalasi

Manajemen 
Sistem

Inventarisasi

Serial 
Control

Master 
File

Sistem

Anggota

Bibliografi

Sirkulasi

Pelaporan

Entri Data

1. Untuk melakukan manajemen sistem maka diperlukan hak akses sebagai 
admin (super administrator). Langkah‐langkahnya adalah sebagai berikut 
Klik :

Atau buka web browser, lalu arahkan URL ke alamat 
http://localhost/jdih/admin/index.php
Lalu Klik OK

Instalasi

Manajemen 
Sistem

Inventarisasi

Serial 
Control

Master 
File

Sistem

Anggota

Bibliografi

Sirkulasi

Pelaporan

Entri Data

Maka akan muncul tampilan sebagai berikut :

Untuk login sebagai administrator Isi username dengan “admin” dan
Password “admin”

7

11/03/2016

Instalasi

Manajemen 
Sistem

Inventarisasi

Serial 
Control

Master 
File

Sistem

Anggota

Bibliografi

Sirkulasi

Pelaporan

Entri Data

2. Tampilan yang muncul setelah log in sebagai administrator adalah 
seperti gambar berikut ini:

Instalasi

Manajemen 
Sistem

Inventarisasi

Serial 
Control

Master 
File

Sistem

Anggota

Bibliografi

Sirkulasi

Pelaporan

Entri Data

3. Pada tampilan setelah log in sebagai admin menu yang ada yaitu menu stock take 
(Inventarisasi), serial control, master file, system, Membership, Bibliografi, 
circulation dan reporting.
• Menu Inventarisasi (Stock Take ) merupakan fasilitas untuk membantu para 
pustakawan melakukan kegiatan stock opname
• Menu Kendali Terbitan Berseri (Serial Control) digunakan untuk mengelola 
koleksi serial/majalah/terbitan berseri yang dilanggan oleh perpustakaan
• Menu Master File digunakan untuk mengatur hal‐hal yang berkaitan dengan 
manajemen koleksi perpustakaan.
• Menu Sistem (System) digunakan untuk melakukan setting aplikasi
• Menu Keanggotaan (membership) digunakan untuk memasukkan atau 
mengedit data keanggotaan. (Dijelaskan pada bab keanggotaan)
• Menu Bibliografi digunakan untuk memasukkan atau mengedit data bibliografi. 
(Dijelaskan pada bab Entri Data)
• Menu Sirkulasi (Circulation) menyediakan fasilitas peminjaman, pengembalian 
dan bahkan reservasi koleksi yang sedang dipinjam oleh anggota lain.
• Menu Laporan (Reporting) digunakan untuk menampilkan informasi laporan 
kegiatan perpustakaan.

8

11/03/2016

Instalasi

Manajemen 
Sistem

Inventarisasi

Serial 
Control

Master 
File

Sistem

Anggota

Bibliografi

Sirkulasi

Pelaporan

Entri Data

Inventarisasi (Stock Take) merupakan fasilitas untuk membantu para pustakawan
melakukan kegiatan stock opname. Ketika proses stock opname dimulai, semua koleksi
kecuali yang sedang dipinjam (berstatus on loan) akan dianggap hilang, lalu masuk ke
dalam menu current lost item sampai koleksi yang bersangkutan di cek pada proses
stock take. Menu‐menu yang terdapat pada modul ini adalah:
1. Inisialisasi
• Nama Inventarisasi Adalah nama dari kegiatan stock opname yang dilakukan.
Sesuaikan namanya dengan keinginan Anda. Sub menu ini HARUS diisi.
• GMD adalah Bentuk fisik koleksi atau media fisik tempat penyimpanan informasi..
• Tipe Koleksi adalah tipe koleksi yang dimiliki perpustakaan.
• Lokasi adalah kode lokasi dan nama lokasi penempatan koleksi.
• Lokasi Rak Mengacu ke informasi item pada modul Bibliography.
• Klasifikasi Mengacu ke sub menu class pada modul Bibliography. Untuk penulisan 
class menggunakan wildcard (*), misal, apabila kita ingin melakukan stock opname 
dengan kisaran class 100 s.d.300, cukup masukkan 1* to 3*. Apabila kisaranclass 
yang kita lakukan stock opname hanya pada class 100, masukkan 1*.

Instalasi

Manajemen 
Sistem

Inventarisasi

Serial 
Control

Master 
File

Sistem

Anggota

Bibliografi

Sirkulasi

Pelaporan

Entri Data

9

11/03/2016

Instalasi

Manajemen 
Sistem

Inventarisasi

Serial 
Control

Master 
File

Sistem

Anggota

Bibliografi

Sirkulasi

Pelaporan

Entri Data

2. Rekam Inventarisasi
Berisi laporan stock opname yang telah dilakukan. Informasi dalam menu ini 
adalah: Nama Inventarisasi, Tanggal Mulai, Tanggal Selesai, Laporan. Laporan 
berisi link ke dokumen berbentuk .html yang berisi laporan Inventarisasi yang 
pernah dilakukan.

Setelah proses Initialize dilakukan, maka menu current stoke take dan stock
take report akan berfungsi sebagai menu untuk melakukan kegiatan stock take
ditambah dengan adanya menu menu tambahan yang akan digunakan untuk
melakukan kegiatan stock take, yaitu menu Finish Stock Take, Current Lost
Items, Stock Take Log, Resyncronize.

Instalasi

Manajemen 
Sistem

Inventarisasi

Serial 
Control

Master 
File

Sistem

Anggota

Bibliografi

Sirkulasi

Pelaporan

Entri Data

3. Proses Invetarisasi
Menu itu adalah menu utama untuk melakukan inventarisasi. Menu ini
digunakan untuk mengembalikan status koleksi perpustakaan yang
dianggap hilang oleh sistem, ke status exist (koleksi dinyatakan ada). Pada
menu ini, item id (nomor barcode) koleksi menjadi acuan utama untuk
mengubah status koleksi yang dianggap hilang menjadi exist (ada),
Caranya dengan memasukan nomor barcode koleksi tersebut pada kolom
Item Code. Menu ini akan berfungsi apabila telah dilakukan proses
Initialize.
Selain itu terdapat fitur Daftar inventarisasi oleh: yang dapat dipilih
Pengguna Saat Ini, yang berarti daftar item yang terlihat adalah yang
diinventarisasi oleh pengguna yang bersangkutan. Atau semua pengguna,
berarti daftar item yang diinventarisasi adalah item yang diinventarisasi
oleh semua pengguna yang melakukan inventarisasi.

10

11/03/2016

Instalasi

Manajemen 
Sistem

Inventarisasi

Serial 
Control

Master 
File

Sistem

Anggota

Bibliografi

Sirkulasi

Pelaporan

Entri Data

Master 
File

Sistem

Anggota

Bibliografi

Sirkulasi

Pelaporan

Entri Data

Tampilan Proses Inventarisasi

Instalasi

Manajemen 
Sistem

Inventarisasi

Serial 
Control

4. Laporan Inventarisasi Terkini
Menu ini untuk melihat hasil dari kegiatan stocke take yang telah dilakukan.
Bentuknya berupa laporan (report) yang memuat informasi tentang jumlah koleksi
yang hilang, yang sedang dipinjam dan sebaginya. Menu ini tidak berfungsi
apabila proses Initialize belum dilakukan.

11

11/03/2016

Instalasi

Manajemen 
Sistem

Inventarisasi

Serial 
Control

Master 
File

Sistem

Anggota

Bibliografi

Sirkulasi

Pelaporan

Entri Data

5. Selesaikan Inventarisasi
Klik link ini apabila kita telah selesai melakukan stock opname. Didalam
menu ini, terdapat sub menu Buang data eksempar hilang. Apabila kita
memberikan tanda cek pada Ya, maka data item pada bibliography yang
berada dalam eksempar hilang saat ini akan ditandai dengan “Hilang”.

Instalasi

Manajemen 
Sistem

Inventarisasi

Serial 
Control

Master 
File

Sistem

Anggota

Bibliografi

Sirkulasi

Pelaporan

Entri Data

6. Eksemplar Hilang Saat Ini
Isi menu ini merupakan daftar dari koleksi yang dianggap hilang pada saat 
stock opname selain koleksi yang dipinjam.

12

11/03/2016

Instalasi

Manajemen 
Sistem

Inventarisasi

Serial 
Control

Master 
File

Sistem

Anggota

Bibliografi

Sirkulasi

Pelaporan

Entri Data

7. Catatan Inventarisasi
Fungsi menu ini adalah untuk mengetahui rekaman (Log) saat melakukan
proses Inventarisasi

Instalasi

Manajemen 
Sistem

Inventarisasi

Serial 
Control

Master 
File

Sistem

Anggota

Bibliografi

Sirkulasi

Pelaporan

Entri Data

8. Resinkornisasi
Menu ini digunakan untuk melakukan sinkronisasi data bibliografi yang diedit pada
saat berlangsung kegiatan Inventarisasi dengan data bibliografi yang ada pada
modul inventarisasi. Tujuannya adalah ketika kita melakukan editing data
bibliografi saat dilakukannya proses inventarisasi, maka untuk menghasilkan
perubahan pada data bibliografi yang terdapat di modul inventarisasi, perlu
dilakukan resinkronisasi data. Klik tombol Resinkronisasi sekarang begitu
perubahan data bibliografi sudah dilakukan.

13

11/03/2016

Instalasi

Manajemen 
Sistem

Inventarisasi

Serial 
Control

Master 
File

Sistem

Anggota

Bibliografi

Sirkulasi

Pelaporan

Entri Data

9. Unggah Daftar
Menu ini digunakan untuk melakukan stock take otomatis dengan
memanfaatkan file data item. Untuk dapat menggunakan Upload List,
pertama data item senayan harus dieksport, kemudian khusus item
disimpan dalam file .txt secara berbaris.

Instalasi

Manajemen 
Sistem

Inventarisasi

Serial 
Control

Master 
File

Sistem

Anggota

Bibliografi

Sirkulasi

Pelaporan

Entri Data

Fitur ini digunakan untuk mengelola koleksi serial/majalah/terbitan berseri yang
dilanggan oleh perpustakaan. Modul Kendali Terbitan Berseri sudah mendukung
perpustakaan untuk mengelola lebih dari satu copy langganan (dari lebih dari satu
vendor) untuk setiap judul majalah. Fungsi Kendali Terbitan Berseri dapat diakses lewat
menu administrasi dengan mengklik Kendali Terbitan Berseri.
Modul Kendali Terbitan Berseri baru berjalan jika data ada bibliografi untuk judul
majalah yang dilanggan. Informasi yang membedakan antara data bibliografi majalah
dengan jenis dokumen lainnya adalah frekuensi/kala terbit serial. Jika tidak ada data
dalam tabel bibliografi yang memiliki data kala terbit maka fungsi ini tidak akan pernah
berfungsi.
Tampilan awal modul ketika diaktifkan akan menunjukkan daftar majalah yang dimiliki
perpustakaan meliputi judul dan kala terbitnya. Perbaikan data bibliografi serial bisa
dilakukan untuk mengklik judul serial. Jendela data bibliografi akan ditampilkan untuk
memberi kesempatan perbaikan.
Untuk menampilkan daftar item yang dilanggan gunakan icon folder disebelah kanan
atas daftar. Penggunaan kardex harus dimulai dengan melakukan inisasi terlebih
dahulu. Inisialisasi data kedatangan majalah yang dilanggan dimaksudkan untuk
mengidentifikasi awal jumlah item yang diharapkan akan diterima, perkiraan waktu
datang item/edisi. Klik ikon di pojok kanan atas daftar untuk memulai inisialisasi kardex.

14

11/03/2016

Instalasi

Manajemen 
Sistem

Inventarisasi

Serial 
Control

Master 
File

Sistem

Anggota

Bibliografi

Sirkulasi

Pelaporan

Entri Data

Tampilan Kendali Terbitan Berseri

•

Subscription Start: isi dengan tanggal awal/item berlangganan yang akan diterima/tiba di 
perpustakaan.
Total Exemplar Expected: isi dengan jumlah total eksemplar yang diharapkan diterima perpustakaan 
dalam jangka waktu berlangganan. Untuk berlangganan setahun dengan kala terbit bulanan maka isi 
dengan 12.
•
Period Name: berikan penamaan jangka waktu berlangganan untuk memberikan pembedaan antara 
periode. Juga bisa diberikan nama untuk membedakan langganan kopi kesatu, kedua, dst.
•
Subscription Notes: catatan penting tetang langganan yang berjalan. GMD: jika diperlukan, ganti 
GMD dengan yang sesuai dari item yang dilanggan 
•
Click ’Save’ untuk menyimpan data inisialisasi.
Jika proses penyimpanan data kardex berhasil, jendela berikut akan ditampilkan. Klik ’OK’ untuk kembali 
menampilkan daftar berlangganan untuk judul bersangkutan
•

Instalasi

Manajemen 
Sistem

Inventarisasi

Serial 
Control

Master 
File

Sistem

Anggota

Bibliografi

Sirkulasi

Pelaporan

Entri Data

Dalam modul Master File kita dapat memasukkan data yang dapat
digunakan sebagai master dalam entry data bibliografi. Data‐data yang
dapat kita definisikan dalam modul Master File ini adalah:
• GMD General Material Designation – Bentuk fisik koleksi atau media
fisik tempat penyimpanan informasi.
• Penerbit* diisikan nama penerbit
• Agen merupakan data agen yang menjadi rekanan perpustakaan dalam
mendapatkan koleksi.
• Pengarang* Diisikan dengan nama pengarang dan jenis pengarang
(pribadi atau kelompok)
• Subyek* Diisikan dengan topik/subyek, kode klasifikasi, tipe subjek,
authority files dari data koleksi yang kita masukkan.

15

11/03/2016

Instalasi

•
•
•

•
•
•
•
•
•

Manajemen 
Sistem

Inventarisasi

Serial 
Control

Master 
File

Sistem

Anggota

Bibliografi

Sirkulasi

Pelaporan

Entri Data

Lokasi Diisikan kode lokasi dan nama lokasi penempatan koleksi
Tempat* Diisi dengan tempat terbit
Status Eksemplar Diisikan dengan status item (Repair,On Loan, Reserved). Pada Item Status ini 
diisikan Item Status Code, Item Status Name serta Rules. Ada dua pilihan dalam Rules: No Loan 
Transaction (item tidak bisa dipinjam, misal: koleksi digital) dan Skipped by Stock Take (tidak di proses 
dalam Stock Take)
Tipe Koleksi Diisikan dengan tipe koleksi yang dimiliki perpustakaan, misal: Textbook, Reference
Bahasa Dokumen Diisikan dengan bahasa yang digunakan oleh dokumen. Misal: Bahasa Indonesia, 
Bahasa Inggris, Bahasa Perancis, Bahasa Jawa dll.
Label: Untuk memberikan informasi khusus tentang bibliografi. label dapat didefinisikan pada menu 
Master File. Secara default Senayan mempunyai tiga label: New Title, Favorite Title dan Multimedia.
Kala Terbit: Diisi dengan kala/frekwensi terbit terbitan berseri.
*) Penerbit, Pengarang dan Subyek selain dapat diisikan lewat Master File juga dapat diisikan saat 
mengisi data bibliografi.
Pada ada fitur baru yang dikelompokkan pada Peralatan. Fitur tersebut adalah Data Pengarang 
Mubazir, Data Subyek Mubazir, Data Penerbit Mubazir dan Data Tempat Terbit Mubazir .
Keempat fitur ini digunakan untuk memfilter pengarang/author, subyek, penerbit dan tempat terbit  
yang ada dalam database, namun tidak digunakan. Ketika telah difilter dengan cara klik Data 
Pengarang Mubazir atau Data Subyek Mubazir, akan muncul daftar subyek atau pengarang yang tidak 
digunakan. Jika anda ingin menghapus, silakan pilih beberapa atau semua kemudian Hapus.

Instalasi

Manajemen 
Sistem

Inventarisasi

Serial 
Control

Master 
File

Sistem

Anggota

Bibliografi

Sirkulasi

Pelaporan

Entri Data

16

11/03/2016

Instalasi

Manajemen 
Sistem

Inventarisasi

Serial 
Control

Master 
File

Sistem

Anggota

Bibliografi

Sirkulasi

Pelaporan

Entri Data

Menu Sistem digunakan untuk melakukan setting aplikasi, Terdiri dari :
1. Pengaturan Sistem
Form di sini dapat anda gunakan untuk melakukan pengubahan preferensi
global aplikasi, seperti Nama Perpustakaan, Template Publik (tampilan
OPAC), Bahasa aplikasi baku, Template Admin (tampilan Admin), Jumlah
koleksi yang ditampilkan hasil pencarian OPAC (jumlah koleksi yang akan
ditampilkan pada setiap halaman di OPAC), Tampilkan Judul Terpilih di
laman OPAC (menampilkan Judul dalam halaman awal), Pengembalian
Kilat (untuk memperbolehkan pengembalian koleksi dengan metode
cepat), Mengabaikan Batas Pinjaman (Pengabaian Batas Pinjam), Tidak
Dimungkinkan/Dimungkinkan
detail
XML
di
OPAC,
Tidak
Dimungkinkan/Dimungkinkan hasil XML di OPAC, seting Allow
(mengijinkan) atau Forbid (melarang) pengunjung/pengguna untuk
mengunduh file Berkas di OPAC, Sesi Masuk Berakhir, serta Penyandian
Barkod.

Instalasi

Manajemen 
Sistem

Inventarisasi

Serial 
Control

Master 
File

Sistem

Anggota

Bibliografi

Sirkulasi

Pelaporan

Entri Data

Fitur Tampilkan Judul Terpilih di laman OPAC pada Modul Sistem ini, jika di 
chek box, maka tampilan depan OPAC akan kosong, kecuali jika ada data 
bibliografi yang diset untuk di tampilkan pada halaman depan. Lihat menu 
add new bibliografi pada modul bibliografi.

17

11/03/2016

Instalasi

Manajemen 
Sistem

Inventarisasi

Serial 
Control

Master 
File

Sistem

Anggota

Bibliografi

Sirkulasi

Pelaporan

Entri Data

2. Konten
Menu ini digunakan untuk mengubah tampilan konten aplikasi senayan. 
Secara default

Instalasi

Manajemen 
Sistem

Inventarisasi

Serial 
Control

Master 
File

Sistem

Anggota

Bibliografi

Sirkulasi

Pelaporan

Entri Data

3. Indeks Bibliografi
Menu ini digunakan untuk melakukan index pada database bibliografi yang ada dalam
aplikasi. Dengan adanya proses index ini maka performa pencarian dalam aplikasi dapat
meningkat.
Terdapat tiga fungsi pada menu ini:
• Kosongkan Indeks untuk mengosongkan hasil index yang sudah ada
• Buat Ulang Indeks, untuk membuat ulang index kesemua data bibliografi dalam database
• Perbaharui Indeks, untuk melakukan index pada data bibliografi yang belum terindex.

18

11/03/2016

Instalasi

Manajemen 
Sistem

Inventarisasi

Serial 
Control

Master 
File

Sistem

Anggota

Bibliografi

Sirkulasi

Pelaporan

Entri Data

4. Modul
Didalamnya terdiri dari Daftar Modul, mencari modul, Sunting dan Hapus Modul serta
Tambah Modul Baru. Untuk menambah module, folder modul yang sudah ada diletakkan
dalam folder admin/modules/. Kemudian klik Tambah Modul Baru, isikan informasi modul
baru, yaitu: nama modul, letak modul, deskripsi singkat modul, kemudian klik Simpan.

Instalasi

Manajemen 
Sistem

Inventarisasi

Serial 
Control

Master 
File

Sistem

Anggota

Bibliografi

Sirkulasi

Pelaporan

Entri Data

5. Pustakawan & Pengguna Sistem
Merupakan fasilitas untuk menentukan user yang dapat mengakses sistem sesuai dengan
haknya masing‐masing. Pengguna ini nantinya dapat melakukan Login sesuai dengan
username dan password‐nya masing‐masing. Dalam menu ini terdapat beberapa fasilitas:
Tambah Pengguna, daftar Pengguna, Pencarian (mencari data pengguna), sunting dan hapus
pengguna. Untuk menambah pengguna baru, klik Tambah Pengguna, kemudian isikan Nama
Masuk Pengguna, Nama Asli, Tipe Keanggotaan, Kelompok, Kata sandi baru dan konfirmasi
kata sandi baru.

19

11/03/2016

Instalasi

Manajemen 
Sistem

Inventarisasi

Serial 
Control

Master 
File

Sistem

Anggota

Bibliografi

Sirkulasi

Pelaporan

Entri Data

6. Kelompok Pengguna
Merupakan fasilitas untuk mendefinisikan Kelompok dari Pengguna. Dalam
Kelompok Pengguna ini anda bisa membuat pengelompokan para pengguna
sistem anda serta memberikan hak baca (Read) atau Tulis (Write) pada modul‐
modul aplikasi. Setiap pengguna pada aplikasi bisa bergabung ke lebih dari satu
kelompok.

Instalasi

Manajemen 
Sistem

Inventarisasi

Serial 
Control

Master 
File

Sistem

Anggota

Bibliografi

Sirkulasi

Pelaporan

Entri Data

Tampilan Tambah Kelompok Pengguna Baru

20

11/03/2016

Instalasi

Manajemen 
Sistem

Inventarisasi

Serial 
Control

Master 
File

Sistem

Anggota

Bibliografi

Sirkulasi

Pelaporan

Entri Data

7. Setelan Hari Libur
Merupakan fasilitas untuk menentukan hari‐hari libur dimana perpustakaan tidak membuka
pelayanan. Pendefinisian hari libur ini akan perpengaruh pada perhitungan hari kerja/buka
aktif perpustakaan dan perhitungan denda. Ada dua jenis hari libur yang dapat didefinisikan
dalam menu ini, hari libur rutin (senin s.d minggu) dan hari libur khusus (didefinisikan
dengan tanggal, bulan dan tahun).

Untuk setelah hari libur, admin tinggal memilih hari yang merupakan hari libur rutin.
Sedangkan untuk Tambah Hari Libur Khusus, admin dapat menentukan tanggal, bulan , tahun
serta keterangan hari libur. Selain itu, hari Libur Khusus juga dapat diseting dengan kisaran
waktu libur (tanggal mulai sampai tanggal selesai libur).

Instalasi

Manajemen 
Sistem

Inventarisasi

Serial 
Control

Master 
File

Sistem

Anggota

Bibliografi

Sirkulasi

Pelaporan

Entri Data

8. Pembuat Barkod
Merupakan fasilitas untuk membuat barcode (kode batang).

Masukkan kode‐kode yang akan dibuat menjadi barcode pada kolom‐kolom yang ada dilayar. 
Tentukan ukuran barcode (kecil, sedang, atau besar), kemudian klik tombol Generate 
Barcode. Maka barcode dapat dilihat dalam bentuk .html dan dapat dicetak dalam printer. 
Default encoding barcode yang digunakan adalah 128B. Anda dapat merubah encoding 
barcode ini pada file konfigurasi global Senayan, sysconfig.inc.php. Temukan baris yang 
tertulis:
• $sysconf['barcode_encoding'] = '128B';
• Ubah nilai 128B menjadi tipe encoding yang anda inginkan. Pastikan direktori images 
bisa ditulis oleh web server anda.
Catatan:
Karakter yang dapat diproses dalam Barcode Generator hanyalah kumpulan angka dan huruf.

21

11/03/2016

Instalasi

Manajemen 
Sistem

Inventarisasi

Serial 
Control

Master 
File

Sistem

Anggota

Bibliografi

Sirkulasi

Pelaporan

Entri Data

9.  Catatan Sistem
Merupakan menu untuk melihat rekaman proses yang dilakukan oleh Senayan. Rekaman
yang muncul adalah waktu, lokasi, dan Pesan. Pesan yang muncul dalam Catatan Sistem ini
meliputi Siapa (User/Administrator), melakukan apa dan dari mana.
Ketika aplikasi ini sudah lama digunakan, maka secara otomatis log proses kerja juga akan
bertambah banyak. Oleh karena itu, dalam menu catatan sistem ini, diberikan fasilitas
Simpan Catatan Ke Dalam Berkas. Proses ini akan menyimpan catatan yang ada, dan
kemudian kita bersihkan layar dengan klik Hapus Catatan.

Instalasi

Manajemen 
Sistem

Inventarisasi

Serial 
Control

Master 
File

Sistem

Anggota

Bibliografi

Sirkulasi

Pelaporan

Entri Data

10. Salinan Pangkalan Data
Merupakan fasilitas untuk membuat cadangan (backup) database Senayan. Untuk
dapat membuat cadangan, perlu terlebih dahulu didefinisikan letak/path file
mysqldump. Caranya adalah dengan mengedit file sysconfig.inc.php. Cari baris yang
tertulis:
$sysconf['mysqldump'] = '/usr/bin/mysqldump';
gantilah “/usr/bin/mysqldump” sesuai dengan letak mysqldump di komputer server.
Setelah path mysqldump tepat, klik Start New Backup maka Senayan akan membuat
cadangan secara otomatis. Format file cadangan yang dibuat Senayan adalan .sql dan
diberi nama sesuai tanggal pembuatan, misalnya: backup_20080501_123106.sql. Nama
file cadangan di atas berarti: dibuat pada tanggal 1 bulan 5 tahun 2008, pada pukul
12:31:06.
catatan: untuk melakukan backup ini, user database mysql harus mempunyai hak LOCK
TABLES

22

11/03/2016

Instalasi

Manajemen 
Sistem

Inventarisasi

Serial 
Control

Master 
File

Sistem

Anggota

Bibliografi

Sirkulasi

Pelaporan

Entri Data

Sirkulasi

Pelaporan

Entri Data

Tampilan Salinan Pangkalan Data

Instalasi

Manajemen 
Sistem

Inventarisasi

Serial 
Control

Master 
File

Sistem

Anggota

Bibliografi

Menu Membership digunakan untuk mengelola data anggota. Menu‐
menu ini terdapat beberapa menu, yaitu:
1. Lihat Daftar Anggota
Digunakan untuk melihat anggota yang telah terdaftar dalam sistem.
Informasi yang ditampilkan adalah ID Anggota, Nama Anggota, Tipe
Keanggotaan, Surel/Email, Terakhir dirubah. Pada daftar ini dilengkapi
pula dengan fasilitas Hapus dan Sunting

23

11/03/2016

Instalasi

Manajemen 
Sistem

Inventarisasi

Serial 
Control

Master 
File

Sistem

Anggota

Bibliografi

Sirkulasi

Pelaporan

Entri Data

Jika ada anggota yang keanggotaanya telah habis, maka kita dapat memperpanjang dengan
mengklik menu Sunting. Perpanjangan masa keanggotaan dapat dilakukan secara otomatis
atau manual. Otomatis, dapat kita lakukan dengan checkbox EXTEND maka keanggotaan
akan diperpanjang selama waktu yang ditentukan, terhitung dari tanggal perpanjangan.
Sedangkan secara manual, dapat dilakukan dengan editing Expiry Date.

Instalasi

Manajemen 
Sistem

Inventarisasi

Serial 
Control

Master 
File

Sistem

Anggota

Bibliografi

Sirkulasi

Pelaporan

Entri Data

Selain itu perpanjangan juga dapat dilakukan secara massal. Caranya
adalah dengan klik Lihat Anggota yang Kadaluarsa, Checkbox member
yang akan di perpanjang, kemudian klik Perpanjang Anggota Terpilih.

24

11/03/2016

Instalasi

Manajemen 
Sistem

Inventarisasi

Serial 
Control

Master 
File

Sistem

Anggota

Bibliografi

Sirkulasi

Pelaporan

Entri Data

2. Tambah Anggota
Fasilitas untuk menambahkan data anggota baru ke dalam sistem Senayan. Data
anggota yang dimasukkan adalah: ID Anggota (ID Anggota ‐barcode/RFID‐), Nama
Anggota (Nama Lengkap Anggota), Anggota Sejak dan Tanggal Registrasi (tanggal
mendaftar), Berlaku Hingga (tanggal kadaluarsa), Institusi (nama institusi, nama kantor
atau nama organisasi), Tipe Keanggotaan (Tipe Keanggotaan), Jenis Kelamin, Alamat
(Alamat rumah atau kantor), Kode Pos, Nomor Telepon, Nomor Fax, Nomor Identitas
(Nomor ID Personal seperti no. KTP), Catatan, dan Upload Foto(File foto anggota), E‐
mail.
Dalam Berlaku Hingga terdapat Set Otomatis, maksud dari fasilitas ini, jika set otomatis
di check maka tanggal kadaluarsa anggota akan dihitung berdasar Tipe Keanggotaan.
Namun jika di uncheck, maka Kadaluarsa dapat ditentukan secara manual, dengan
memilih tanggal kadaluarsanya.
Pada form ini pula, disediakan fitur Tunda Keanggotaan. Jika Tunda Keanggotaan ini di
check, maka anggota yang bersangkutan tidak akan dapat melakukan sirkulasi,
meskipun masih aktif. Hal ini dapat diterapkan sebagai sanksi kepada anggota yang
melanggar peraturan perpustakaan.

Instalasi

Manajemen 
Sistem

Inventarisasi

Serial 
Control

Master 
File

Sistem

Anggota

Bibliografi

Sirkulasi

Pelaporan

Entri Data

25

11/03/2016

Instalasi

Manajemen 
Sistem

Inventarisasi

Serial 
Control

Master 
File

Sistem

Anggota

Bibliografi

Sirkulasi

Pelaporan

Entri Data

3. Tipe Keanggotaan
Merupakan definisi jenis keanggotaan. Di dalam jenis keanggotaan ini di tetapkan
Jumlah Pinjaman (batas eksemplar peminjaman), lama Peminjaman (lama
pinjam), Reservasi (pemesanan), Jumlah Reservasi (batas eksemplar pemesanan),
Masa Keanggotaan (lama keanggotaan), Kali Perpanjangan (batas perpanjangan),
denda perhari, dan Toleransi keterlambatan (dalam hari).

Instalasi

Manajemen 
Sistem

Inventarisasi

Serial 
Control

Master 
File

Sistem

Anggota

Bibliografi

Sirkulasi

Pelaporan

Entri Data

4. Kartu Anggota
Menu ini digunakan untuk mencetak kartu anggota. Cara mencetaknya
sama dengan cara mencetak label atau barcode. Informasi yang ada
dalam kartu anggota ini adalah: ID, Nama, Tipe Keanggotaan, Barcode,
Foto (Jika ada) dan Identitas perpustakaan.

26

11/03/2016

Instalasi

Manajemen 
Sistem

Inventarisasi

Serial 
Control

Master 
File

Sistem

Anggota

Bibliografi

Sirkulasi

Pelaporan

Entri Data

5. Ekspor Data
Menu ini digunakan untuk mengambil data member didalam aplikasi, dan
hasilnya adakah data dalam bentuk .csv

Instalasi

Manajemen 
Sistem

Inventarisasi

Serial 
Control

Master 
File

Sistem

Anggota

Bibliografi

Sirkulasi

Pelaporan

Entri Data

6. Impor Data
Menu ini digunakan untuk mengambil data member dari luar aplikasi
Senayan untuk dimasukkan ke dalam aplikasi. Format data yang di import
adalah .csv.

27

11/03/2016

Instalasi

Manajemen 
Sistem

Inventarisasi

Serial 
Control

Master 
File

Sistem

Anggota

Bibliografi

Sirkulasi

Pelaporan

Entri Data

Menu ini digunakan untuk memasukkan atau mengedit data bibliografi yang
berisi menu Tambah Bibliografi Baru (membuat data bibliografi/katalog baru),
daftar bibliografi, Daftar eksemplar (melihat daftar item/kopi koleksi), Daftar
eksemplar Keluar (melihat daftar item yang sedang dipinjam).
Selain itu, pada modul ini juga dilengkapi dengan Salin Katalog, Pencetakan Label,
Cetak Barkod Eksemplar, impor data, ekspor data, impor item, ekspor item. Untuk
melihat daftar bibliografi dilakukan dengan klik pada navigasi daftar bibliografi,
melihat Item yang sedang dipinjam klik pada menu Daftar eksemplar Keluar.

Instalasi

Manajemen 
Sistem

Inventarisasi

Serial 
Control

Master 
File

Sistem

Anggota

Bibliografi

Sirkulasi

Pelaporan

Entri Data

1. Tambah Bibliografi Baru
Menu ini digunakan untuk menambah bibliografi baru, klik pada Add New 
Bibliography.

28

11/03/2016

Instalasi

Manajemen 
Sistem

Inventarisasi

Serial 
Control

Master 
File

Sistem

Anggota

Bibliografi

Sirkulasi

Pelaporan

Entri Data

Metadata yang harus kita isikan adalah:
 Title : Judul koleksi
 Document Type : Tipe koleksi diisi dengan cara autotext
 Author : Kepengarangan
 Statement of Responbility: Pernyataan tanggungjawab, untuk lebih jelasnya silakan membuka lagi
referensi tentang katalogisasi.
 Edition : Pernyataan edisi
 Specific Detail Info: Berisi informasi khusus bibliografi, misalnya: skala pada peta,catatan serial yang
dimiliki.
 Item(s) Code Batch Generator:
Bagian ini diisikan dengan Pola/Pattern, From dan To. Pola berisi pola kode item/barcode yang
diinginkan, misalnya B01, From diisi dengan 1, To diisi 10. Hal ini berarti pustakawan menginginkan
kode item yang dihasilkan adalah B011, B012 ..... B0110. Model ini akan membantu perpustakaan
yang sering menerima koleksi buku paket dalam jumlah banyak, misalnya perpustakaan sekolah. Jika
pola diisi B00, From di isi 1, to diisi 5 maka hasilnya akan menjadi B01,B02,B03,B04,B05. Namun
demikian, anda tetap dapat menggunakan tombol “Tambah Eksemplar Baru” untuk membuat data
item baru.
 GMD : General Material Designation
 Frequency: Frekuensi terbitan berkala, isian ini mengambil data dari Master File. Jika field ini diisi,
maka data bibliografinya akan terdeteksi sebagai serial dan muncul di modul serial control.

Instalasi

















Manajemen 
Sistem

Inventarisasi

Serial 
Control

Master 
File

Sistem

Anggota

Bibliografi

Sirkulasi

Pelaporan

Entri Data

ISBN/ISSN : Nomor ISBN atau ISSN
Publisher : Nama Penerbit, diambilkan dari data yang ada pada Master File
Publish Year : Tahun Terbit
Publication Place : Tempat Terbit
Collation : Kolasi/Deskripsi Fisik
Series Title : Judul seri (jika ada)
Classification: Merupakan fitur untuk mengambil nomor kelas dari master file.
Call Number : Nomor Panggil Koleksi
Subject(s) : Subyek
Language : Pilihan bahasa dokumen
Abstract/Notes : Catatan penting berkaitan dengan bibliografi
Singkatan Bentuk : Diisi hanya untuk peraturan Perundang‐undangan
Nomor Peraturan : Diisi hanya untuk peraturan perundang‐undangan
Status : Diisi hanya untuk peraturan perundang‐undangan
Sumber : Diisi hanya untuk peraturan perundang‐undangan, Artikel dan kliping

29

11/03/2016

Instalasi




Manajemen 
Sistem

Inventarisasi

Serial 
Control

Master 
File

Sistem

Anggota

Bibliografi

Sirkulasi

Pelaporan

Entri Data

Image : Gambar (biasanya sampul) yang menunjukkan identitas koleksi. Gambar ini akan muncul di
OPAC File
Attachment : Dapat diisi dengan file yang berkaitan dengan koleksi (misalnya hasil scan halaman
daftar isi koleksi bersangkutan), atau file multimedia dari data bibliografi yang bersangkutan. File
yang dapat diupload adalah file yang berekstensi .pdf .rtf .txt .odt .odp .ods .doc .xls .ppt .avi .mpeg
.mp4 .flv .mvk .wmv .jpg .jpeg .png .gif .ogg .mp3 .wma .csv. Jika yang diupload adalah file
multimedia, maka nantinya senayan akan memutar secara streaming dengan program Flowplayer
dan tidak dapat diunduh. Sedangkan jika file yang diupload adalah file non multimedia, maka file
tersebut dapat didownload. (Contoh pemutaran file multimedia ada di bagian OPAC). File yang
diupload bisa lebih dari satu file, dan dapat diset Public (dapat dilihat oleh user) atau Private
(berdasar jenis keanggotaan). Berikut ketentuan pembatasan akses:
• Pembatasan akses file di senayan berbasiskan group (tipe keanggotaan). Jadi pembatasan akses
ini terintegrasi dengan jenis keanggotaan. Tidak bisa pembatasan akses berdasarkan perorangan.
• Ada dua jenis akses dalam akses ke file: "public" dan "private".
• Jika dipilih akses "private" maka file sama sekali tidak bisa diakses oleh siapa pun.
• Jika file dipilih akses "public" dan tidak dicek group mana saja yang bisa mengakses, maka file
bisa didownload oleh semua orang.
• Jika file dipilih akses "public" dan dicek group mana saja yang bisa mengakses, maka file bisa
didownload hanya oleh anggota yang telah melakukan login dan terdaftar dalam group tersebut.

Instalasi

Manajemen 
Sistem

Inventarisasi

Serial 
Control

Master 
File

Sistem

Anggota

Bibliografi

Sirkulasi

Pelaporan

Entri Data






Hide in OPAC:
Show: Data Bibliografi bisa diakses melalui OPAC.
Hide: Data Bibliografi tidak dapat diakses melalui OPAC
Promote in Homepage: untuk mengatur sebuah bibliografi, apakah 
akan ditampilkan di halaman depan atau tidak.
 Label: Untuk memberikan informasi khusus tentang bibliografi. label 
dapat didefinisikan pada menu Master File. Secara default Senayan 
mempunyai tiga label: New Title, Favorite Title dan Multimedia.

30

11/03/2016

Instalasi

Manajemen 
Sistem

Inventarisasi

Serial 
Control

Master 
File

Sistem

Anggota

Bibliografi

Sirkulasi

Pelaporan

Entri Data

2. Daftar Bibliografi
Menu ini digunakan untuk melihat data bibliografi yang sudah ada dalam database.
Informasi yang dimunculkan dalam menu ini adalah: Judul, pengarang, ISBN/ISSN, Salin
dan Perubahan Terakhir. Menu ini memungkinkan kita untuk dapat mengurutkan daftar
berdasar Judul, ISSN/ISBN, Salin dan juga Perubahan Terakhir. Dengan menu ini pula,
bibliografi dapat dicari untuk di Sunting atau di hapus. Berikut langkah untuk mengedit
atau menghapus bibliografi lewat menu Daftar Bibliografi:
• Cari bibliografi yang akan diubah dengan mengetikkan judul pada Pencarian, pilih
field yang diingikan di kolom semua ruas kemudian klik Pencarian
• Setelah ditemukan, beri tanda cek di data yang akan di hapus lalu klik Hapus Data
Terpilih atau klik icon sunting (sebelah kiri judul) untuk menyunting/mengedit .
• Muncul tampilan data bibliografi yang masih di disable.
• Aktifkan mode edit dengan klik icon Edit di pojok kanan bawah atau pojok kanan
atas.
• Edit bagian yang perlu, kemudian klik Perbaharui.

Instalasi

Manajemen 
Sistem

Inventarisasi

Serial 
Control

Master 
File

Sistem

Anggota

Bibliografi

Sirkulasi

Pelaporan

Entri Data

31

11/03/2016

Instalasi

Manajemen 
Sistem

Inventarisasi

Serial 
Control

Master 
File

Sistem

Anggota

Bibliografi

Sirkulasi

Pelaporan

Entri Data

3. Daftar Eksemplar
Menu ini digunakan untuk melihat item yang dalam database. Informasi 
yang ada dalam menu ini adalah: kode eksemplar, Judul, Tipe koleksi, 
Lokasi, No. Panggil, dan Terakhir Diubah. Dengan menu ini dapat pula 
dilakukan proses sunting dan hapus item. Berikut langkah untuk 
menyunting/mengedit atau menghapus item:
• Cari item yang akan diubah/hapus dengan mengetikkan judul atau 
kode eksemplar pada kolom pencarian, kemudian klik Pencarian
• Setelah ditemukan, check box data yang akan di hapus lalu klik Hapus 
Data Terpilih atau klik icon edit (sebelah kiri judul) untuk mengedit .
• Muncul tampilan data item yang masih di disable. Aktifkan mode edit 
dengan klik icon Edit di pojok kanan bawah atau pojok kanan atas.
• Edit bagian yang perlu, kemudian klik Perbaharui.

Instalasi

Manajemen 
Sistem

Inventarisasi

Serial 
Control

Master 
File

Sistem

Anggota

Bibliografi

Sirkulasi

Pelaporan

Entri Data

32

11/03/2016

Instalasi

Manajemen 
Sistem

Inventarisasi

Serial 
Control

Master 
File

Sistem

Anggota

Bibliografi

Sirkulasi

Pelaporan

Entri Data

4. Daftar Eksemplar Keluar
Menu ini memberikan informasi tentang eksemplar yang sedang dipinjam.
Dalam menu ini dilengkapi juga dengan fasilitas pencarian dengan
pendekatan eksemplar dan judul bibliografi. Informasi yang ada dalam
menu ini adalah kode eksemplar, ID Anggota, Judul, tanggal pinjam,
tanggal harus kembali.

Instalasi

Manajemen 
Sistem

Inventarisasi

Serial 
Control

Master 
File

Sistem

Anggota

Bibliografi

Sirkulasi

Pelaporan

Entri Data

5.  Cetak Barkod Eksemplar
Menu ini sebagai sarana mencetak barcode berdasar data item yang 
sudah dimasukkan dalam database. Berikut urutan mencetak barcode 
menggunakan menu Item Barcodes Printing:
 Klik Cetak Barkod Eksemplar, maka akan muncul tampilan sebagai 
berikut:

33

11/03/2016

Instalasi

Manajemen 
Sistem

Inventarisasi

Serial 
Control

Master 
File

Sistem

Anggota

Bibliografi

Sirkulasi

Pelaporan

Entri Data

 Pilih eksemplar yang akan dicetak. Gunakan tombol Shift+klik kotak
check box untuk memilih lebih dari satu secara berurutan dengan
cepat. Catatan: sekali cetak maksimal 50 data.
 Klik Tambah Dalam Antrian untuk memasukkan ke antrian cetak.
 Klik Cetak Barkod Untuk Data Terpilih untuk mulai mencetak. Maka
akan muncul pop‐up yang meminta kita untuk mencetak.

Instalasi

Manajemen 
Sistem

Inventarisasi

Serial 
Control

Master 
File

Sistem

Anggota

Bibliografi

Sirkulasi

Pelaporan

Entri Data

6. Pencetakan Label
Dengan menu ini kita dapat mencetak label koleksi berdasar data
bibliografi yang sudah dimasukkan dalam aplikasi. Berikut urutan
mencetak label menggunakan menu Pencetakan Label:
Klik Pencetakan Label, maka akan muncul tampilan sebagai berikut:

34

11/03/2016

Instalasi

Manajemen 
Sistem

Inventarisasi

Serial 
Control

Master 
File

Sistem

Anggota

Bibliografi

Sirkulasi

Pelaporan

Entri Data

• Pilih eksemplar yang akan dicetak. Gunakan tombol Shift+klik kotak
check box untuk memilih lebih dari satu secara berurutan dengan
cepat. Catatan: sekali cetak maksimal 50 data. Dalam menu
pencetakan label ini, sudah dimungkinkan untuk mencetak label lebih
dari satu, tergantung pada berapa jumlah eksemplar koleksi.
 Klik Tambah Dalam Antrian untuk memasukkan ke antrian cetak.
 Klik Cetak Barkod Untuk Data Terpilih untuk mulai mencetak. Maka
akan muncul pop‐up yang meminta kita untuk mencetak.

Instalasi

Manajemen 
Sistem

Inventarisasi

Serial 
Control

Master 
File

Sistem

Anggota

Bibliografi

Sirkulasi

Pelaporan

Entri Data

7. Cetak Kartu Katalog
Fitur ini dapat digunakan untuk mencetak kartu katalog. Cara mencetak 
hampir sama dengan cara mencetak barcode atau label buku. Hasil dari 
pencetakan adalah sebagaimana gambar dibawah ini:

35

11/03/2016

Instalasi

Manajemen 
Sistem

Inventarisasi

Serial 
Control

Master 
File

Sistem

Anggota

Bibliografi

Sirkulasi

Pelaporan

Entri Data

Menu ini dipakai untuk proses sirkulasi. Beberapa menu yang ada di 
dalamnya adalah:
1. Mulai Transaksi
Untuk melakukan transaksi melalui ID anggota. Setelah ID anggota
dimasukkan, maka akan muncul informasi anggota, yaitu: nama anggota,
Surel/email anggota, Tanggal Registrasi (tanggal mendaftar), ID anggota,
Tipe keanggotaan, Berlaku hingga (tanggal akhir keanggotaan) dan foto
anggota. Dibawahnya terdapat tab Peminjaman (untuk melakukan
transaksi peminjaman), Pinjaman Saat ini (daftar peminjaman terkini),
Reservasi (untuk kebutuhan pemesanan literatur), denda, Sejarah
Peminjaman (sejarah peminjaman yang dilakukan oleh anggota). Dalam
Sejarah Peminjaman juga terdapat fasilitas untuk mengembalikan (Return)
dan memperpanjang (Extend) peminjaman.

Instalasi

Manajemen 
Sistem

Inventarisasi

Serial 
Control

Master 
File

Sistem

Anggota

Bibliografi

Sirkulasi

Pelaporan

Entri Data

Tampilan Menu Mulai Transaksi

Setelah selesai melakukan proses peminjaman (Loans) dan Pemesanan
(Reserve) jangan lupa untuk klik Selesai Transaksi. Tanpa menekan tombol
Selesai Transaksi, maka semua proses transaksi tidak akan tercatat ke
dalam sistem.

36

11/03/2016

Instalasi

Manajemen 
Sistem

Inventarisasi

Serial 
Control

Master 
File

Sistem

Anggota

Bibliografi

Sirkulasi

Pelaporan

Entri Data

Untuk mengaktifkan fitur cetak nota transaksi, pertama harus diseting
enable pada modul Sistem. Lihat dokumentasi bagian Sistem. Perintah
mencetak akan muncul setelah mengklik Selesai Transaksi.

Instalasi

Manajemen 
Sistem

Inventarisasi

Serial 
Control

Master 
File

Sistem

Anggota

Bibliografi

Sirkulasi

Pelaporan

Entri Data

Tanggal pinjam dan kembali juga dapat ditentukan dengan tidak berdasar
konfigurasi pada Aturan Peminjaman. Untuk aktivasi silakan lihat pada
Modul Pengaturan Sistem.

Penentuan Peminjaman dan tanggal harus kembali ini dapat dilakukan
dengan mengklik tanggal yang ingin kita ubah

37

11/03/2016

Instalasi

Manajemen 
Sistem

Inventarisasi

Serial 
Control

Master 
File

Sistem

Anggota

Bibliografi

Sirkulasi

Pelaporan

Entri Data

2. Pengembalian Kilat
Untuk melakukan pengembalian dengan menggunakan Item Id.

Instalasi

Manajemen 
Sistem

Inventarisasi

Serial 
Control

Master 
File

Sistem

Anggota

Bibliografi

Sirkulasi

Pelaporan

Entri Data

3. Aturan Peminjaman
Merupakan fasilitas untuk mendefinisikan aturan peminjaman
yang didasarkan pada Tipe Keanggotaan, Tipe Koleksi, GMD.
Aturan yang ditetapkan dalam fasilitas ini adalah Batas Jumlah
Peminjaman (Loan Limit), Periode Peminjaman (Loan Period),
Batas Perpanjangan (Reborrow Limit), Denda per Hari (Fine
Each Day) dan Toleransi Keterlambatan (Overdue Grace
Periode)

38

11/03/2016

Instalasi

Manajemen 
Sistem

Inventarisasi

Serial 
Control

Master 
File

Sistem

Anggota

Bibliografi

Sirkulasi

Pelaporan

Entri Data

Instalasi

Manajemen 
Sistem

Inventarisasi

Serial 
Control

Master 
File

Sistem

Anggota

Bibliografi

Sirkulasi

Pelaporan

Entri Data

Contoh Pendefinisian Aturan Peminjaman:
a) diperpustakaan anda ada 3 tipe koleksi: Buku, AudioVisual (AV), 
Skripsi.
b) Salah satu tipe keanggotaan di perpustakaan anda adalah: Mahasiswa 
dengan jatah pinjam total 2 koleksi, yaitu: 1 untuk tipe koleksi Buku 
dan 1 lagi untuk tipe koleksi AV.
c) Untuk itu tentu anda harus membuat tipe membership "Mahasiswa" 
dengan total peminjaman dua koleksi.
d) Kemudian di loan rulesnya yang harus didefinisikan:
• jenis member "Mahasiswa" jatah pinjem koleksi "Buku" adalah 1.
• jenis member "Mahasiswa" jatah pinjem koleksi "AV" adalah 1.
• jenis member "Mahasiswa" jatah pinjem koleksi "Skripsi" adalah 0.
Semuanya harus didefinisikan, jika tidak maka bisa jadi terlewati.

39

11/03/2016

Instalasi

Manajemen 
Sistem

Inventarisasi

Serial 
Control

Master 
File

Sistem

Anggota

Bibliografi

Sirkulasi

Pelaporan

Entri Data

4. Sejarah Peminjaman
Berisi data transaksi yang pernah dilakukan. Data yang
muncul terdiri dari ID Anggota, Nama Anggota, Kode
Eksemplar, Judul, Tanggal Pinjam, Tanggal Harus Kembali.
Tanggal Pinjam, Tanggal Harus Kembali Dalam menu ini pula
disediakan fasilitas untuk mencetak daftar sejarah
peminjaman. Selain itu dimungkinkan pula untuk melakukan
pencarian data history. Pencarian data history ini dilakukan
berdasarkan ID Anggota/Nama Anggota, Judul, Kode
Eksemplar, Tanggal Pinjam Sejak dan Tanggal Pinjam Hingga.
Fasilitas ini dapat di tampilkan dengan mengklik Tunjukan
Opsi Filter Lebih Banyak.

Instalasi

Manajemen 
Sistem

Inventarisasi

Serial 
Control

Master 
File

Sistem

Anggota

Bibliografi

Sirkulasi

Pelaporan

Entri Data

40

11/03/2016

Instalasi

Manajemen 
Sistem

Inventarisasi

Serial 
Control

Master 
File

Sistem

Anggota

Bibliografi

Sirkulasi

Pelaporan

Entri Data

5. Daftar Keterlambatan
Merupakan fasilitas untuk mengetahui anggota‐anggota dengan status terlambat.
Informasi yang ditampilkan dalam fasilitas ini adalah ID Anggota, Nama Anggota,
Judul, lama keterlambatan, Tanggal Pinjam, Tanggal Harus Kembali. Dengan Menu
ini pula kita dapat melakukan pencetakan dan pencarian data keterlambatan.
Pencarian data keterlambatan dilakukan berdasarkan kategori ID Anggota/Nama
Anggota, Judul, Kode Eksemplar, Tanggal Pinjam Sejak dan Tanggal Pinjam Hingga.

Instalasi

Manajemen 
Sistem

Inventarisasi

Serial 
Control

Master 
File

Sistem

Anggota

Bibliografi

Sirkulasi

Pelaporan

Entri Data

6. Menu Reservasi
Menu ini digunakan untuk melihat daftar koleksi yang sedang di pesan
oleh anggota. Informasi yang ada dalam menu ini adalah: Kode Eksemplar,
Judul, Nama Anggota, Tanggal Reservasi

41

11/03/2016

Instalasi

Manajemen 
Sistem

Inventarisasi

Serial 
Control

Master 
File

Sistem

Anggota

Bibliografi

Sirkulasi

Pelaporan

Entri Data

Reporting Modul ini berisi informasi laporan kegiatan perpustakaan. Informasi tersebut
dapat diakses dengan menekan menu yang terdapat pada navigasi sebelah kiri. Menu
tersebut:
1.  Statistik Koleksi
Berisi informasi total judul koleksi, total eksemplar, total eksemplar yang sedang dipinjam,
total eksemplar yang berada di perpustakaan (tidak dipinjam), total judul berdasar GMD,
total eksemplar berdasar tipe koleksi dan 10 (sepuluh) koleksi paling populer (paling
banyak dipinjam).

Instalasi

Manajemen 
Sistem

Inventarisasi

Serial 
Control

Master 
File

Sistem

Anggota

Bibliografi

Sirkulasi

Pelaporan

Entri Data

2. Laporan Peminjaman
Berisi informasi seputar peminjaman. Terdiri dari: total peminjaman, peminjaman
berdasar GMD, peminjaman berdasar tipe koleksi, total transaksi peminjaman,
rata‐rata transaksi per hari, anggota yang sedang mempunyai pinjaman, anggota
yang tidak mempunyai pinjaman, dan total peminjaman yang terlambat.

42

11/03/2016

Instalasi

Manajemen 
Sistem

Inventarisasi

Serial 
Control

Master 
File

Sistem

Anggota

Bibliografi

Sirkulasi

Pelaporan

Entri Data

3. Laporan Anggota
Berisi informasi keanggotaan, yaitu: total anggota yang terdaftar, total