PENGELOLAAN ARSIP STATIS DI KANTOR PERPUSTAKAAN DAN ARSIP KABUPATEN KULON PROGO.
Pengelolaan Arsip Statis di… (Galuh Rusita)
1
PENGELOLAAN ARSIP STATIS DI KANTOR PERPUSTAKAAN DAN
ARSIP KABUPATEN KULON PROGO
Penulis 1: Galuh Rusita
Penulis 2: Djihad Hisyam
Prodi Pendidikan Administrasi Perkantoran
Email : galuhr.sita@gmail.com
ABSTRAK
Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui pengelolaan arsip statis di Kantor Perpustakaan dan Arsip
Kabupaten Kulon Progo, terutama yang berkaitan dengan prosedur pengelolaan, sistem penyimpanan,
fasilitas kearsipan, pegawai kearsipan, lingkungan kerja kearsipan dan hambatan-hambatan yang dihadapi
dalam pengelolaan arsip statis. Penelitian ini merupakan penelitian deskriptif dengan menggunakan
pendekatan kualitatif. Informan penelitian yakni Arsiparis dan pegawai pengolah arsip di unit lain yang
secara langsung melaksanakan kegiatan kearsipan di Kantor Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Kulon Progo
sejumlah lima orang. Teknik pengumpulan data yang digunakan yakni observasi, wawancara, dan
dokumentasi. Teknik analisis data yang digunakan adalah teknik interaktif yang terdiri dari: reduksi data,
penyajian data, dan penarikan kesimpulan. Sedangkan teknik keabsahan data yang digunakan yaitu
triangulasi, baik sumber maupun metode. Hasil penelitian yang dilakukan menunjukkan bahwa: 1)
Pengelolaan arsip statis di Kantor Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Kulon Progo secara keseluruhan telah
mengikuti prosedur/peraturan yang berlaku, akan tetapi masih belum optimal pada aspek sarana dan
prasarana kearsipan, perawatan dan penyelamatan arsip. 2) Hambatan yang dihadapi dalam pengelolaan arsip
statis di Kantor Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Kulon Progo, yaitu: a) faktor sarana dan prasarana, yakni
peralatan kearsipan masih sederhana dan kurang memadai, ruang penyimpanan arsip statis masih bercampur
dengan yang lainnya belum menjadi satu ruangan terpisah, belum ada alat pengatur suhu ruangan (AC)
sehingga pada musim tertentu udara menjadi sangat lembab, b) faktor sumber daya manusia (SDM) yakni
jumlah petugas kearsipan yang masih kurang, serta latar belakang pendidikan yang kurang sesuai, kesadaran
masyarakat, pihak-pihak, serta instansi di wilayah Kabupaten Kulon Progo tentang pentingnya arsip masih
sangat rendah. 3) Upaya yang dilakukan oleh Kantor Perputakaan dan Arsip Kabupaten Kulon Progo untuk
mengatasi hambatan dalam pengelolaan arsip statis, yaitu: a) memaksimalkan fungsi peralatan kearsipan
yang ada, b) peningkatan kinerja Sumber Daya Manusia (SDM), dengan cara mengikuti diklat-diklat, dan
penataran terkait dengan bimbingan teknik kearsipan.
Kata kunci : Pengelolaan Arsip statis
THE MANAGEMENT OF THE STATIC ARCHIVE IN THE LIBRARY AND
ARCHIVE OFFICE OF THE KULON PROGO DISTRICT
ABSTRACT
This research aims to understand the management of the static archive in the Library and Archive Office of
the Kulon Progo District, especially in regard to management procedures, storage system, chancery
facilities, employees chancery, chancery work environment and the obstacles facing the management of the
static archive. This research is descriptive in nature adopting qualitative information. The subjects of this
study, namely Archivist and another employee of archive unit in Library and Archive Office of the Kulon
Progo District who manage the archives directly, numbers five persons. The data collection techniques that
were used were observation, interview, and documentation. The interactive data analysis techniques used
consist of the reduction of the data, the presentation of data and the withdrawal of a conclusion.
Triangulation was used in order to validate the data. The results of the research show: 1) that management
of the static archive in the Library and Archive of the Kulon Progo District office have overall followed the
procedures and regulations, but yet have not achieved optimal chancery on the facilities and infrastructure,
Pengelolaan Arsip Statis di… (Galuh Rusita)
2
care and archive rescue. 2) that barriers were faced in the management of the static archive, namely: a)
facilities and infrastructure factors, simple and equipment chancery is still inadequate, archive storage
space mingled with other static still have not become a separate room and do not yet have a thermostat in
the room (AC) so that in certain seasons of the air becomes very moist, b) human resources: chancery officer
is still lacking, education and background is not consistent and public awareness in the Kulon ProgoDistrict
about the importance of the archives is still very low. 3) the efforts made by the Library and Archive Office
of the Kulon Progo District for overcoming resistance in the management of static archive namely: a) the
maximization of the function of pre-existing chancery equipment b) the increase in performance of human
resources by means following of training and upgrading courses related to guidance chancery technique.
Keyword: The management of the static archive
tidak terlalu penting dan harus dimusnahkan.
PENDAHULUAN
instansi
Tetapi banyak pula yang menyadari akan
menghasilkan dokumen dan naskah-naskah
pentingnya fungsi arsip, sehingga arsip perlu
dalam menjalankan aktifitasnya. Dokumen
dikelola, disimpan dan dirawat dengan baik.
Setiap
dan
organisasi
naskah
disimpan
yang
dengan
atau
dihasilkan
kemudian
menggunakan
sistem
Arsip seharusnya dikelola dengan baik,
apabila arsip tidak dikelola dengan baik hal
tertentu agar menjadi teratur dan mudah
tersebut
dicari. Dokumen penting yang telah disimpan
permasalahan bagi suatu organisasi atau
secara teratur tersebut disebut arsip. Arsip
instansi. Keberadaan arsip pada suatu instansi
memiliki peran sebagai bahan perencanaan,
menjadi salah satu faktor yang sangat penting,
bahan
hal ini dikarenakan arsip merupakan penentu
pertimbangan
dan
pengambilan
dapat
menyebabkan
berbagai
aset,
dalam proses pelaksanaan tugas instansi
perlindungan hak atas kekayaan intelektual,
khususnya dalam instansi pemerintahan yang
penyelesaian sengketa, perlindungan wilayah,
berorientasi pada pemberian layanan secara
menanamkan nilai, dan pencitraan institusi.
langsung kepada masyarakat luas (publik).
Arsip memiliki peranan sangat penting bagi
Selain itu, arsip juga merupakan sarana
kelancaran aktifitas organisasi atau instansi
evaluasi
karena arsip digunakan sebagai sumber
pemerintah dan pembangunan serta sebagai
informasi, sebagai pusat ingatan dan juga
bahan pertanggungjawaban nasional kepada
sebagai bukti.
generasi yang akan datang. Arsip harus
keputusan,
bahan
penyelamatan
Setiap organisasi/instansi memandang
dalam
proses
penyelenggaraan
dikelola dengan baik dan benar menggunakan
besar
suatu sistem yang baik dan benar pula agar
hasil
informasi yang tersimpan dalam arsip tetap
samping dari suatu kegiatan administrasi. Hal
terjaga keotentikannya. Pengelolaan arsip
tersebut
yang baik juga dapat mempermudah dalam
arsip
secara
memandang
berbeda,
arsip
kemudian
sebagian
sebagai
sebuah
menjadikan
arsip
cenderung dipandang sebagai sesuatu yang
Pengelolaan Arsip Statis di… (Galuh Rusita)
3
penemuan kembali arsip, ketika arsip tersebut
arsip yang belum baik (masih berantakan)
sewaktu-waktu diperlukan.
sehingga terkadang ada surat yang hilang atau
Kantor pemerintah sebagai salah satu
susah untuk ditemukan kembali, tempat
instansi pada umumnya berfungsi melayani
penyimpanan arsip yang belum memadai
kepentingan
karena
publik,
di
mana
administrasinya
dilakukan
Dengan
berlangsungnya
terus
kegiatan
secara
rutin.
kegiatan
masih
pengolahan
bercampur
dan
tersedianya AC
ruang
dengan
ruang
pegawai,
tidak
yang berfungsi sebagai
administrasi, maka volume arsip pada kantor
pengatur
pemerintah semakin hari semakin bertambah.
penyimpanan arsip, suhu ruang penyimpanan
Apabila bertambahnya arsip tidak dikelola
arsip seharusnya antara 22º C- 25º C, ruang
dengan
kantor
penyimpanan arsip yang masih bercampur
pemerintah akan terus menumpuk dan terus
dengan ruang pegawai dan ruang tamu,
bertambah sehingga akan terjadi tidak adanya
gedung yang sudah tua dan sempit serta ada
nilai guna arsip, sehingga hanya akan menjadi
sebagian atap gedung yang rusak, ruang
tumpukan kertas yang tidak ada manfaatnya
penyimpanan arsip yang berdebu karena
serta tidak dapat memberikan informasi
terkena dampak hujan abu letusan Gunung
dengan cepat saat diperlukan sewaktu-waktu.
Kelud tahun 2014, perawatan arsip statis yang
Di setiap instansi diperlukan pengelolaan
masih minim dan sederhana, sejauh ini arsip
arsip yang efektif dan efisien.
masih
baik
Kantor
maka
arsip
Perpustakaan
pada
dan
suhu
ruangan
dibersihkan
dengan
pada
ruang
menggunakan
Arsip
kemoceng dan sesekali di vacuum cleaner ,
Kabupaten Kulon Progo merupakan salah satu
belum dilakukan fumigasi secara berkala,
instansi pemerintah yang bertugas menangani
serta fasilitas kearsipan yang belum memadai
dan mengelola arsip daerah, serta memberikan
hal ini terlihat dari kardus arsip yang masih
pelayanan kepada masyarakat maupun pihak-
diletakkan di lantai karena rak sudah penuh.
pihak yang berkepentingan dengan arsip
Fasilitas yang memadai dan perawatan
daerah Kulon Progo. Pada saat dilakukan
yang
observasi pada Maret 2014, ditemukan ada
menunjang kelancaran kegiatan kearsipan
beberapa masalah dalam proses pengelolaan
pada suatu instansi. Fasilitas yang masih
arsip. Permasalahan tersebut diantaranya,
minim dapat mengganggu jalannya kegiatan
yaitu: waktu penemuan kembali arsip yang
kearsipan yang terus berlangsung. Perawatan
masih membutuhkan waktu cukup lama yakni
arsip yang tidak sesuai prosedur dapat
sekitar 5-15 menit, penemuan kembali arsip
menyebabkan arsip menjadi cepat rusak.
yang
Misalnya saja, fumigasi yang tidak dilakukan
diletakkan
di
lain
ruangan
bisa
membutuhkan waktu lebih lama, penataan
baik
sangat
dibutuhkan
untuk
Pengelolaan Arsip Statis di… (Galuh Rusita)
4
secara berkala akan menyebabkan pelapukan
dan dapat memberikan informasi selengkap-
fisik arsip lebih cepat terjadi.
lengkapnya mengenai latar belakang dan
Berdasarkan permasalahan yang telah
keadaan yang sebenarnya dari objek yang
disebutkan di atas, maka peneliti tertarik
diteliti sehingga dapat diperoleh data yang
untuk
mengenai
akurat. Penelitian ini menggunakan informan
Kantor
kunci dan informan pendukung. Adapun
Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Kulon
informan kunci (key informan) yang dipilih
Progo”.
adalah Arsiparis dan informan pendukung
METODE PENELITIAN
yaitu pegawai pengolah arsip di unit lain yang
Desain Penelitian
secara
meneliti
“Pengelolaan
Desain
lebih
Arsip
lanjut
Statis
penelitian
ini
di
merupakan
penelitian deskriptif dengan menggunakan
pendekatan kualitatif. Penelitian ini dipilih
karena
peneliti
hanya
berupaya
untuk
langsung
melaksanakan
kegiatan
kearsipan.
Teknik Pengumpulan data
Penelitian ini menggunakan beberapa
teknik pengumpulan data.
Adapun teknik
menyajikan data secara sistematis, faktual,
yang digunakan dalam penelitian ini adalah:
dan akurat mengenai fakta-fakta yang ada di
1. Observasi
lapangan. Peneliti bermaksud untuk menggali
Observasi dilakukan untuk memperoleh
fakta mengenai pelaksanaan pengelolaan arsip
data yang sebenarnya tentang pengelolaan
statis di Kantor Perpustakaan dan Arsip
arsip statis pada Kantor Perpustakaan dan
Kabupaten
Arsip Kabupaten Kulon Progo. Teknik ini
Kulon
Progo
dengan
menggunakan desain penelitian deskriptif
dilakukan
dengan pendekatan kualitatif.
langsung mengenai objek penelitian yang
Tempat dan Waktu Penelitian
berhubungan dengan pengelolaan arsip,
dengan
mengamati
secara
Penelitian ini dilaksanakan di Kantor
mulai dari sistem penyimpanan arsip,
Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Kulon
fasilitas, pemeliharaan, penataan ruangan,
Progo yang beralamat di Jalan Sanun No. 4
sarana dan prasarana, serta lingkungan
Wates, Kulon Progo, dan di Bagian Depo
kerja yang berkenaan dengan kondisi ruang
Arsip yang beralamat di Jalan Bhayangkara,
kerja, petugas kearsipan yang berkenaan
Wates, Kulon Progo. Adapun pelaksanaan
dengan keterampilan dan kinerja petugas.
penelitian dilaksanakan pada tanggal 01- 29
2. Wawancara
September 2014.
Wawancara digunakan untuk memperoleh
Informan Penelitian
data secara mendalam yang berkaitan
Pihak-pihak yang menjadi informan
dengan pengelolaan arsip statis di Kantor
penelitian adalah orang-orang yang terlibat
Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Kulon
Pengelolaan Arsip Statis di… (Galuh Rusita)
5
Progo. Pelaksanaan wawancara dilakukan
dianalisis secara deskriptif untuk memperoleh
langsung oleh peneliti kepada informan
gambaran tentang fakta yang ada di lapangan.
penelitian guna memperoleh informasi
yang
akurat
dan
dapat
Proses
pelaksanaan
analisis
data
melengkapi
dilaksanakan melalui beberapa tahap. Tahap
informasi. Teknik wawancara digunakan
analisis data yang digunakan dalam penelitian
sebagai pengontrol agar tidak terjadi
ini, yaitu:
penyimpangan terhadap masalah yang
1. Reduksi Data
diteliti yaitu mengenai Pengelolaan Arsip
Reduksi data dalam hal ini sebagai proses
di
pemilihan,
Kantor
Perpustakaan
dan
Arsip
Kabupaten Kulon Progo.
penyederhanaan,
dan
transformasi data kasar yang didapat di
3. Dokumentasi
lapangan
dengan
tujuan
untuk
Dokumentasi diperlukan untuk melengkapi
menggolongkan, mengarahkan, membuang
data yang telah diperoleh melalui observasi
yang tidak perlu, mengorganisasikan data
dan wawancara, dengan cara meminta data
sehingga dapat ditarik kesimpulan akhir.
kepada pihak-pihak yang terkait baik yang
2. Penyajian Data
berupa arsip, dokumen ataupun foto-foto
Penyajian
yang terkait dengan pengelolaan arsip
penyusunan informasi-informasi agar lebih
statis di Kantor Perpustakaan dan Arsip
mudah dipahami sehingga memungkinkan
Kabupaten
adanya
Kulon
Progo.
Teknik
dokumentasi digunakan untuk memperoleh
informasi tentang sejarah, visi dan misi,
data
dilakukan
penarikan
dengan
kesimpulan
dan
pengambilan tindakan.
3. Menarik Kesimpulan
tujuan, fungsi, tugas, struktur organisasi,
Teknik ini digunakan untuk mencari data
sarana dan prasarana, data pegawai, latar
selengkap-lengkapnya kemudian mengolah
belakang pendidikan, serta foto-foto yang
data. Data tersebut kemudian disajikan
berkaitan dengan pengelolaan arsip statis
dengan tulisan dan tabel agar mudah untuk
pada Seksi Deposit dan Pelestarian Bahan
dipahami,
Pustaka serta penyimpanan arsip statis di
dibandingkan dengan teori yang sesuai
Kantor Arsip dan Dokumentasi (Depo
untuk mengambil keputusan.
Arsip).
Peneliti menarik hasil dari data yang telah
Teknik Analisis Data
Teknik analisis data yang digunakan
dan
selanjutnya
data
terkumpul dan kemudian memberikan
makna,
tafsiran,
argument,
dalam penelitian ini adalah analisis interaktif.
membandingkan
Data yang telah diperoleh disajikan dan
hubungan antara satu komponen dengan
data,
dan
mencari
Pengelolaan Arsip Statis di… (Galuh Rusita)
6
komponen yang lain sehingga dapat ditarik
dan Arsip Kabupaten Kulon Progo dapat
kesimpulan.
dilihat pada tabel berikut ini:
Teknik Pengujian Keabsahan Data
Jumlah Almari Arsip:
Teknik keabsahan data yang digunakan
dalam penelitian ini adalah triangulasi sumber
1. Almari Kayu, 1 buah
wawancara antara informan penelitian yang
2. Roll O’pack, 2 buah (Roll O’pack I
berisi 6 buah, dan Roll O’pack II berisi
2 buah)
3. Almari Besi, 1 buah
satu dengan informan penelitian yang lain.
4. Filling Cabinet, 2 buah
dan metode. Teknik triangulasi sumber
dilakukan dengan cara membandingkan hasil
Sedangkan
teknik
triangulasi
Total: 6 buah
metode
dilakukan dengan cara membandingkan serta
mengecek informasi yang diperoleh dari
penggunaan metode yang berbeda, yaitu
antara
hasil
observasi,
wawancara
dan
dokumentasi. Hal ini bertujuan agar data yang
diperoleh
bersifat
valid,
dan
diakui
kebenarannya.
HASIL
PENELITIAN
DAN
PEMBAHASAN
Kantor
Perpustakaan
dan
Arsip
Kabupaten Kulon Progo merupakan instansi
pemerintahan yang salah satu tugasnya adalah
mengelola, menyimpan, memelihara, serta
Fasilitas Kearsipan yang tersedia yaitu
sebagai berikut:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Jendela, tersedia sebanyak 28 buah
Ventilasi, tersedia sebanyak 28 buah
Alat ukur suhu, tidak tersedia
Air Conditioner (AC), tidak tersedia
Fire Detektor , tidak tersedia
Tabung pemadam api, tidak tersedia
Kipas angin, tersedia sebanyak 2 buah
Rak arsip kayu, tersedia sebanyak 6
buah
9. Rak arsip baja, tersedia sebanyak 6
buah
Arsiparis di Kantor Perpustakaan dan
Arsip Kabupaten Kulon Progo berjumlah tiga
memberikan pelayanan kepada masyarakat
maupun instansi lain yang membutuhkan
orang. Latar belakang pendidikan arsiparis
ada yang lulusan SMA, D3 Kearsipan, dan S1
informasi dari arsip yang tersimpan.
Prosedur dalam pengelolaan arsip statis
Administrasi Negara. Berikut ini adalah tabel
dilaksanakan melalui beberapa tahapan, yaitu:
tahap pengumpulan, tahap penyimpanan,
tahap perawatan, tahap penyelamatan, tahap
penggunaan, kemudian tahap pembinaan atas
pelaksanaan serah arsip statis.
Fasilitas
kearsipan
(sarana
dan
prasarana) yang ada di Kantor Perpustakaan
yang menunjukkan daftar petugas kearsipan
yang ada di Kantor Depo Arsip.
Daftar Pegawai di Kantor Depo Arsip:
1. Widarjo, S. Sos (S1 Sospol Th. 2000)
2. Ir. Suroto (S1 Teknik Arsitek)
3. Sri Wursari, SE (S1 Managemen 2005)
Pengelolaan Arsip Statis di… (Galuh Rusita)
4.
5.
6.
7.
Yuni Purwito (SMA Th. 2000)
Subarjo, A.Md (D3 Kearsipan)
Yuliah, A.Md (D3 Kearsipan)
Sri Rahayu Yustina, S.IP
Administrasi Negara)
8. Warsih (SMA)
9. Retno Wahyuningsih, A.Md
Kearsipan)
7
Pengelolaan arsip statis di Kantor
Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Kulon
(S1
Progo
sudah
berlaku,
(D3
mengikuti
akan
tetapi
prosedur
belum
yang
maksimal
khususnya aspek fasilitas kearsipan (sarana
dan prasarana), perawatan dan penyelamatan
Arsip merupakan salah satu faktor
arsip.
kelancaran
Faktor penghambat dalam pengelolaan
suatu
arsip statis di Kantor Perpustakaan dan Arsip
organisasi/instansi. Kantor Perpustakaan dan
Kabupaten Kulon Progo adalah sebagai
Arsip Kabupaten Kulon Progo merupakan
berikut:
instansi
1) Faktor Sarana dan Prasarana
penting
yang
menunjang
penyelenggaraan
aktifitas
pemerintahan
yang
salah
satu
tugasnya adalah mengurusi tentang arsip
Yaitu kurangnya sarana dan prasarana yang
daerah. Kantor Perpustakaan dan Arsip
memadai,
Kabupaten Kulon Progo sebagai instansi yang
penyimpanan arsip dan peralatan kearsipan.
menyimpan
2) Faktor Sumber Daya Manusia (SDM)
arsip-arsip
yang
berada
di
seperti
belum
adanya
ruang
wilayah Kabupaten Kulon Progo hendaknya
Belum adanya kesadaran tertip arsip, dan
mengelola serta menyimpan arsip dengan baik
kekurangan
dan sesuai prosedur. Pengelolaan arsip yang
pengarsipan dokumen sehingga menyebabkan
baik akan mempermudah pelaksanaan tugas
waktu penyelesaian pengolahan arsip statis
serta sesuai dengan pencitraan instansi, karena
menjadi
instansi
ditentukan sebelumnya/target.
ini
merupakan
instansi
yang
arsiparis
lebih
lama
yang
dari
menangani
waktu
yang
mengurusi tentang arsip. Kantor Perpustakaan
Faktor sarana dan prasarana yang belum
dan Arsip Kabupaten Kulon Progo dituntut
memadai dan faktor jumlah SDM yang masih
memberikan
kepada
kurang, serta latar belakang pendidikan yang
pengguna arsip maupun pihak-pihak yang
tidak sesuai, perlu ditindaklanjuti untuk
berkepentingan dengan arsip statis yang
meminimalisir faktor penghambatnya misal
disimpan.
diperlukan
dengan penataan ruangan yang lebih efektif
pengelolaan arsip statis yang tepat agar proses
dan efisien, perluasan dan perbaikan gedung,
penemuan kembali arsip dapat dilakukan
pengecatan tembok sehingga warnanya lebih
secara cepat, serta pengguna arsip sesegera
terang,
penambahan
mungkin
sesuai
kebutuhan,
dibutuhkan.
pelayanan
Oleh
karena
mendapatkan
terbaik
itu,
informasi
yang
peralatan
pemisahan
kearsipan
ruang
penyimpanan arsip statis, serta pemasangan
Air Conditioner (AC) sebagai pengatur suhu
Pengelolaan Arsip Statis di… (Galuh Rusita)
8
supaya suhu di ruang penyimpanan arsip
arsip statis ditambahkan dengan adanya
statis tidak lembab.
pelaksanaan sosialisasi tentang pentingnya
Upaya yang dilakukan untuk mengatasi
arsip
ke
instansi-instansi
di
wilayah
faktor penghambat dalam pengelolaan arsip
Kabupaten Kulon Progo, serta upaya yang
statis, yaitu: mengikuti setiap diklat atau
berasal dari dalam, yaitu peningkatan kinerja
Bimbingan Teknik Kearsipan yang ada, serta
Sumber Daya Manusia (SDM ).
memaksimalkan
fasilitas
peralatan
Upaya pemenuhan sarana dan prasarana
kearsipan yang ada. Upaya tersebut telah
yang lebih memadai dapat membantu pegawai
dilaksanakan,
dalam menyelesaikan pekerjaan kearsipan
akan
tetapi
dan
belum
dapat
mengatasi hambatan yang ada secara efektif.
dengan baik. Selain faktor tersebut, upaya
Pengelolaan Arsip Statis di Kantor
peningkatan kualitas Sumber Daya Manusia
Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Kulon
(SDM) juga penting dilakukan. Hal ini
Progo
Terdapat
sebagaimana yang dikemukakan oleh Widjaya
beberapa faktor penghambat pelaksanaan
(1986: 130) bahwa ada 5 persyaratan yang
pengelolaan arsip, faktor penghambat tersebut
harus dipenuhi untuk menjadi seorang petugas
berasal dari sarana dan prasarana kearsipan
kearsipan, yaitu: a) memiliki pengetahuan
yang kurang memadai serta dari segi Sumber
umum, terutama yang menyangkut masalah
Daya Manusia (SDM) yang menangani arsip
surat-menyurat
statis yang jumlahnya masih kurang, serta
pengetahuan tentang seluk beluk instansinya
pihak-pihak dan instansi terkait yang berada
yakni organisasi beserta tugas-tugasnya dan
di wilayah Kabupaten Kulon Progo yang
pejabat-pejabatnya, c) memiliki pengetahuan
kesadaran akan pentingnya arsip masih sangat
khusus
rendah. Hambatan yang muncul harus segera
ketrampilan untuk melaksanakan teknik tata
diatasi agar tidak berdampak besar dalam
kearsipan
pengelolaan arsip statis. Berdasarkan hasil
kepribadian,
penelitian menunjukkan bahwa upaya yang
kesabaran, ketelitian, kerapian, kecekatan,
dilakukan Kantor Perpustakaan dan Arsip
kecerdasan, kejujuran, serta loyal dan dapat
Kabupaten Kulon Progo untuk mengatasi
menyimpan rahasia organisasi.
masih
belum
optimal.
faktor penghambat dalam pengelolaan arsip
statis,
yaitu:
a)
memaksimalkan
fungsi
dan
tentang
yang
arsip,
b)
kearsipan,
sedang
yakni
memiliki
d)
memiliki
dijalankan,
memiliki
e)
ketekunan,
Demikian upaya yang telah dilakukan
Kantor Perpustakaan dan Arsip Kabupaten
peralatan kearsipan yang ada, b) mengikuti
Kulon
diklat-diklat, dan penataran terkait dengan
penghambat dalam pengelolaan arsip statis
bimbingan teknik kearsipan. Ada baiknya jika
perlu dilaksanakan secara berkelanjutan serta
upaya dalam mengatasi hambatan pengelolaan
perlu diadakannya sosialisasi yang merata
Progo
untuk
mengatasi
faktor
Pengelolaan Arsip Statis di… (Galuh Rusita)
9
agar pengelolaan arsip statis dapat berjalan
boks apabila rusak, serta pemberian
secara optimal, efektif, serta efisien sehingga
kapur barus/kamper. Perawatan arsip
tujuan kearsipan dapat tercapai.
statis dan fumigasi belum dilaksanakan
KESIMPULAN DAN SARAN
secara berkala.
d. Penyelamatan arsip statis dilaksanakan
Kesimpulan
Berdasarkan
dan
terhadap kelengkapan dan keutuhan
pembahasan, dapat ditarik kesimpulan sebagai
kondisi fisik arsip serta informasi yang
berikut:
dikandung dalam arsip statis. Arsip
1. Pengelolaan
hasil
arsip
penelitian
statis
di
Kantor
statis disimpan di dalam boks arsip dan
Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Kulon
diletakkan di rak arsip, penyelamatan
Progo secara keseluruhan telah mengikuti
arsip statis dilakukan dengan cara
prosedur/peraturan yang berlaku, akan
mengamankan
tetapi masih belum optimal pada aspek
arsip statis dari segala hal yang dapat
sarana dan prasarana kearsipan, perawatan
merusak arsip.
dan penyelamatan arsip. Pengelolaan arsip
serta
menghindarkan
e. Penggunaan arsip statis yang tersimpan
statis di Kantor Perpustakaan dan Arsip
di
Kabupaten Kulon Progo, meliputi:
peminjaman maupun penggunaannya
a. Pengumpulan arsip statis dilaksanakan
masih sangat sedikit. Peminjaman arsip
melalui kegiatan penilaian, penataan,
statis pada tahun 2014 dalam sebulan
dan pembuatan daftar arsip statis.
hanya ada sekitar 1-2 peminjam saja.
Penilaian
dilakukan
terhadap
kelengkapan dan keutuhan kondisi fisik
arsip serta nilai informasi dari arsip
Kantor
Depo
f. Pembinaan
atas
Arsip
frekuensi
Pelaksanaan
Serah
Arsip Statis meliputi bidang:
1) Arsip,
statis.
baik
dalam
bentuk
naskahnya maupun dalam bentuk
b. Penyimpanan arsip statis di Kantor
lainnya.
Perpustakaan dan Arsip Kabupaten
2) Sumber daya kearsipan.
Kulon
3) Sarana dan prasarana kearsipan.
Progo
sentralisasi,
menggunakan
dengan
asas
sistem
penyimpanan
menggunakan
subjek/pokok
masalah.
sistem
Penggunaan
2. Hambatan
yang
pengelolaan
arsip
dihadapi
statis
di
dalam
Kantor
Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Kulon
sistem tersebut memudahkan dalam
Progo,
penyimpanan arsip statis.
prasarana, yakni peralatan kearsipan masih
yaitu:
a)
faktor
sarana
dan
c. Perawatan arsip statis dilakukan dengan
sederhana dan kurang memadai, ruang
cara membersihkan arsip, mengganti
penyimpanan arsip statis masih bercampur
Pengelolaan Arsip Statis di… (Galuh Rusita)
10
dengan yang lainnya belum menjadi satu
terjadi lebih cepat,
ruangan terpisah, belum ada alat pengatur
penyimpanan arsip statis karena arsip statis
suhu ruangan (AC) sehingga pada musim
perlu disimpan pada satu ruangan khusus
tertentu udara menjadi sangat lembab, b)
agar terhindar dari berbagai hal yang dapat
faktor sumber daya manusia (SDM) yakni
merusak arsip, serta pengecatan tembok
jumlah SDM yang masih kurang, serta
ruangan agar tidak kusam dan terlihat
latar belakang pendidikan yang kurang
terang sehingga menimbulkan semangat
sesuai, kesadaran masyarakat, pihak-pihak,
untuk bekerja.
serta instansi di wilayah Kabupaten Kulon
b. Pemeliharaan
dan
pemisahan ruang
pengamanan
arsip
Progo tentang pentingnya arsip masih
sebaiknya dilaksanakan secara rutin dan
sangat rendah.
berkala, fumigasi hendaknya dilaksanakan
3. Upaya
yang
Kantor
setiap 6 bulan sekali supaya arsip tetap
Perputakaan dan Arsip Kabupaten Kulon
terjaga, tidak cepat rusak serta terhindar
Progo untuk mengatasi faktor penghambat
dari jamur dan serangga perusak kertas.
pengelolaan
dilakukan
arsip
statis,
oleh
yaitu:
a)
c. Hendaknya faktor penghambat yang ada,
memaksimalkan fungsi peralatan kearsipan
dapat
yang ada, b) peningkatan kinerja Sumber
pengelolaan
Daya
Perputakaan dan Arsip Kabupaten Kulon
Manusia
(SDM),
dengan
cara
mengikuti diklat-diklat, dan penataran
terkait dengan bimbingan teknik kearsipan.
diatasi
arsip
baik
statis
sehingga
di
Kantor
Progo dapat berjalan lancar.
d. Sebaiknya diadakan sosialisasi tentang
kearsipan
Saran
dengan
secara
menyeluruh,
dan
Adapun saran yang menjadi masukan
bimbingan teknik/diklat kearsipan di setiap
dari penulis untuk pihak pengelola arsip statis
instansi yang ada di Kabupaten Kulon
di Kantor Perpustakaan dan Arsip Kabupaten
Progo sebagai upaya untuk meningkatkan
Kulon Progo, yaitu hendaknya pengelolaan
kesadaran masyarakat akan pentingnya
arsip statis dapat terus ditingkatkan demi
arsip sehingga pengelolaan arsip statis
kualitas pelayanan publik dengan cara sebagai
menjadi optimal.
berikut:
DAFTAR PUSTAKA
a. Sebaiknya sarana dan prasarana kearsipan
Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono. (2005).
Manajemen Kearsipan Modern dari
Konvensional ke Basis Komputer .
Yogyakarta: Gava Media.
dilengkapi,
seperti
pemasangan
Air
Conditioner (AC) untuk mengatur suhu
ruangan sebab suhu udara yang tidak
sesuai prosedur atau terlalu lembab dapat
menyebabkan kerusakan pada arsip statis
Manajemen
Kearsipan
Yogyakarta: Gava Media.
(2005).
Modern.
Pengelolaan Arsip Statis di… (Galuh Rusita)
Arifudin
David
Dhanianto.
(2014).
Pengelolaan Arsip Statis di SMK
Muhammadiyah 1 Tempel Kabupaten
Sleman. Yogyakarta: Skripsi.
Badri Munir Sukoco. (2007). Manajemen
Administrasi Perkantoran Modern.
Jakarta: Erlangga.
Basir Barthos. (1997). Manajemen Kearsipan.
Jakarta: Bumi Aksara.
(2007). Manajemen Kearsipan
Untuk Lembaga Negara, Swasta, dan
Perguruan Tinggi. Jakarta: Bumi
Aksara.
Burhanudin dan Dwi Rokhmatun. (2013).
Profesi Kearsipan. Yogyakarta.
Hesti
Ambarwati. (2008). Pelaksanaan
Penyimpanan Arsip Statis Pada
Subbagian Arsip dan Ekspedisi Kantor
Regional I Badan Kepegawaian Negara
Yogyakarta. Yogyakarta: Skripsi.
Keputusan Presiden Republik Indonesia
Nomor 105 Tahun 2004 tentang
Pengelolaan Arsip Statis.
Lexi
J. Moleong. (2006). Metodologi
Penelitian Kualitatif. Bandung: PT
Remaja Rosdakarya.
Maulana,
M.N.
(1982).
Administrasi
Kearsipan. Jakarta: Bhatara Karya
Aksara.
Sardiman, dkk. (2011). Pedoman Tugas Akhir
Fakultas Ilmu Sosial dan Ekonomi
UNY. Yogyakarta: FISE.
Sularso Mulyono, dkk. (1985). Dasar-Dasar
Kearsipan. Jakarta: Liberty.
Sutarto. (1987). Sekretaris dan Tatawarkat.
Yogyakarta: Gadjah Mada University
Press.
The
Liang Gie. (2000).
Perkantoran Modern.
Liberty.
Administrasi
Yogyakarta:
Undang-Undang Nomor 7
tentang
Ketentuan
Kearsipan. Jakarta.
11
Tahun 1971
Pokok-Pokok
Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009
tentang
Ketentuan
Pokok-Pokok
Kearsipan. Jakarta.
Widjaja,
A.W.
(1993).
Administrasi
Kearsipan Suatu Pengantar . Edisi
Revisi. Jakarta: PT Raja Grafindo.
Wursanto. (1991). Kearsipan 1. Yogyakarta:
Kanisius.
Zulkifli Amsyah. (1998). Manajemen
Kearsipan. Jakarta: Gramedia.
1
PENGELOLAAN ARSIP STATIS DI KANTOR PERPUSTAKAAN DAN
ARSIP KABUPATEN KULON PROGO
Penulis 1: Galuh Rusita
Penulis 2: Djihad Hisyam
Prodi Pendidikan Administrasi Perkantoran
Email : galuhr.sita@gmail.com
ABSTRAK
Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui pengelolaan arsip statis di Kantor Perpustakaan dan Arsip
Kabupaten Kulon Progo, terutama yang berkaitan dengan prosedur pengelolaan, sistem penyimpanan,
fasilitas kearsipan, pegawai kearsipan, lingkungan kerja kearsipan dan hambatan-hambatan yang dihadapi
dalam pengelolaan arsip statis. Penelitian ini merupakan penelitian deskriptif dengan menggunakan
pendekatan kualitatif. Informan penelitian yakni Arsiparis dan pegawai pengolah arsip di unit lain yang
secara langsung melaksanakan kegiatan kearsipan di Kantor Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Kulon Progo
sejumlah lima orang. Teknik pengumpulan data yang digunakan yakni observasi, wawancara, dan
dokumentasi. Teknik analisis data yang digunakan adalah teknik interaktif yang terdiri dari: reduksi data,
penyajian data, dan penarikan kesimpulan. Sedangkan teknik keabsahan data yang digunakan yaitu
triangulasi, baik sumber maupun metode. Hasil penelitian yang dilakukan menunjukkan bahwa: 1)
Pengelolaan arsip statis di Kantor Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Kulon Progo secara keseluruhan telah
mengikuti prosedur/peraturan yang berlaku, akan tetapi masih belum optimal pada aspek sarana dan
prasarana kearsipan, perawatan dan penyelamatan arsip. 2) Hambatan yang dihadapi dalam pengelolaan arsip
statis di Kantor Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Kulon Progo, yaitu: a) faktor sarana dan prasarana, yakni
peralatan kearsipan masih sederhana dan kurang memadai, ruang penyimpanan arsip statis masih bercampur
dengan yang lainnya belum menjadi satu ruangan terpisah, belum ada alat pengatur suhu ruangan (AC)
sehingga pada musim tertentu udara menjadi sangat lembab, b) faktor sumber daya manusia (SDM) yakni
jumlah petugas kearsipan yang masih kurang, serta latar belakang pendidikan yang kurang sesuai, kesadaran
masyarakat, pihak-pihak, serta instansi di wilayah Kabupaten Kulon Progo tentang pentingnya arsip masih
sangat rendah. 3) Upaya yang dilakukan oleh Kantor Perputakaan dan Arsip Kabupaten Kulon Progo untuk
mengatasi hambatan dalam pengelolaan arsip statis, yaitu: a) memaksimalkan fungsi peralatan kearsipan
yang ada, b) peningkatan kinerja Sumber Daya Manusia (SDM), dengan cara mengikuti diklat-diklat, dan
penataran terkait dengan bimbingan teknik kearsipan.
Kata kunci : Pengelolaan Arsip statis
THE MANAGEMENT OF THE STATIC ARCHIVE IN THE LIBRARY AND
ARCHIVE OFFICE OF THE KULON PROGO DISTRICT
ABSTRACT
This research aims to understand the management of the static archive in the Library and Archive Office of
the Kulon Progo District, especially in regard to management procedures, storage system, chancery
facilities, employees chancery, chancery work environment and the obstacles facing the management of the
static archive. This research is descriptive in nature adopting qualitative information. The subjects of this
study, namely Archivist and another employee of archive unit in Library and Archive Office of the Kulon
Progo District who manage the archives directly, numbers five persons. The data collection techniques that
were used were observation, interview, and documentation. The interactive data analysis techniques used
consist of the reduction of the data, the presentation of data and the withdrawal of a conclusion.
Triangulation was used in order to validate the data. The results of the research show: 1) that management
of the static archive in the Library and Archive of the Kulon Progo District office have overall followed the
procedures and regulations, but yet have not achieved optimal chancery on the facilities and infrastructure,
Pengelolaan Arsip Statis di… (Galuh Rusita)
2
care and archive rescue. 2) that barriers were faced in the management of the static archive, namely: a)
facilities and infrastructure factors, simple and equipment chancery is still inadequate, archive storage
space mingled with other static still have not become a separate room and do not yet have a thermostat in
the room (AC) so that in certain seasons of the air becomes very moist, b) human resources: chancery officer
is still lacking, education and background is not consistent and public awareness in the Kulon ProgoDistrict
about the importance of the archives is still very low. 3) the efforts made by the Library and Archive Office
of the Kulon Progo District for overcoming resistance in the management of static archive namely: a) the
maximization of the function of pre-existing chancery equipment b) the increase in performance of human
resources by means following of training and upgrading courses related to guidance chancery technique.
Keyword: The management of the static archive
tidak terlalu penting dan harus dimusnahkan.
PENDAHULUAN
instansi
Tetapi banyak pula yang menyadari akan
menghasilkan dokumen dan naskah-naskah
pentingnya fungsi arsip, sehingga arsip perlu
dalam menjalankan aktifitasnya. Dokumen
dikelola, disimpan dan dirawat dengan baik.
Setiap
dan
organisasi
naskah
disimpan
yang
dengan
atau
dihasilkan
kemudian
menggunakan
sistem
Arsip seharusnya dikelola dengan baik,
apabila arsip tidak dikelola dengan baik hal
tertentu agar menjadi teratur dan mudah
tersebut
dicari. Dokumen penting yang telah disimpan
permasalahan bagi suatu organisasi atau
secara teratur tersebut disebut arsip. Arsip
instansi. Keberadaan arsip pada suatu instansi
memiliki peran sebagai bahan perencanaan,
menjadi salah satu faktor yang sangat penting,
bahan
hal ini dikarenakan arsip merupakan penentu
pertimbangan
dan
pengambilan
dapat
menyebabkan
berbagai
aset,
dalam proses pelaksanaan tugas instansi
perlindungan hak atas kekayaan intelektual,
khususnya dalam instansi pemerintahan yang
penyelesaian sengketa, perlindungan wilayah,
berorientasi pada pemberian layanan secara
menanamkan nilai, dan pencitraan institusi.
langsung kepada masyarakat luas (publik).
Arsip memiliki peranan sangat penting bagi
Selain itu, arsip juga merupakan sarana
kelancaran aktifitas organisasi atau instansi
evaluasi
karena arsip digunakan sebagai sumber
pemerintah dan pembangunan serta sebagai
informasi, sebagai pusat ingatan dan juga
bahan pertanggungjawaban nasional kepada
sebagai bukti.
generasi yang akan datang. Arsip harus
keputusan,
bahan
penyelamatan
Setiap organisasi/instansi memandang
dalam
proses
penyelenggaraan
dikelola dengan baik dan benar menggunakan
besar
suatu sistem yang baik dan benar pula agar
hasil
informasi yang tersimpan dalam arsip tetap
samping dari suatu kegiatan administrasi. Hal
terjaga keotentikannya. Pengelolaan arsip
tersebut
yang baik juga dapat mempermudah dalam
arsip
secara
memandang
berbeda,
arsip
kemudian
sebagian
sebagai
sebuah
menjadikan
arsip
cenderung dipandang sebagai sesuatu yang
Pengelolaan Arsip Statis di… (Galuh Rusita)
3
penemuan kembali arsip, ketika arsip tersebut
arsip yang belum baik (masih berantakan)
sewaktu-waktu diperlukan.
sehingga terkadang ada surat yang hilang atau
Kantor pemerintah sebagai salah satu
susah untuk ditemukan kembali, tempat
instansi pada umumnya berfungsi melayani
penyimpanan arsip yang belum memadai
kepentingan
karena
publik,
di
mana
administrasinya
dilakukan
Dengan
berlangsungnya
terus
kegiatan
secara
rutin.
kegiatan
masih
pengolahan
bercampur
dan
tersedianya AC
ruang
dengan
ruang
pegawai,
tidak
yang berfungsi sebagai
administrasi, maka volume arsip pada kantor
pengatur
pemerintah semakin hari semakin bertambah.
penyimpanan arsip, suhu ruang penyimpanan
Apabila bertambahnya arsip tidak dikelola
arsip seharusnya antara 22º C- 25º C, ruang
dengan
kantor
penyimpanan arsip yang masih bercampur
pemerintah akan terus menumpuk dan terus
dengan ruang pegawai dan ruang tamu,
bertambah sehingga akan terjadi tidak adanya
gedung yang sudah tua dan sempit serta ada
nilai guna arsip, sehingga hanya akan menjadi
sebagian atap gedung yang rusak, ruang
tumpukan kertas yang tidak ada manfaatnya
penyimpanan arsip yang berdebu karena
serta tidak dapat memberikan informasi
terkena dampak hujan abu letusan Gunung
dengan cepat saat diperlukan sewaktu-waktu.
Kelud tahun 2014, perawatan arsip statis yang
Di setiap instansi diperlukan pengelolaan
masih minim dan sederhana, sejauh ini arsip
arsip yang efektif dan efisien.
masih
baik
Kantor
maka
arsip
Perpustakaan
pada
dan
suhu
ruangan
dibersihkan
dengan
pada
ruang
menggunakan
Arsip
kemoceng dan sesekali di vacuum cleaner ,
Kabupaten Kulon Progo merupakan salah satu
belum dilakukan fumigasi secara berkala,
instansi pemerintah yang bertugas menangani
serta fasilitas kearsipan yang belum memadai
dan mengelola arsip daerah, serta memberikan
hal ini terlihat dari kardus arsip yang masih
pelayanan kepada masyarakat maupun pihak-
diletakkan di lantai karena rak sudah penuh.
pihak yang berkepentingan dengan arsip
Fasilitas yang memadai dan perawatan
daerah Kulon Progo. Pada saat dilakukan
yang
observasi pada Maret 2014, ditemukan ada
menunjang kelancaran kegiatan kearsipan
beberapa masalah dalam proses pengelolaan
pada suatu instansi. Fasilitas yang masih
arsip. Permasalahan tersebut diantaranya,
minim dapat mengganggu jalannya kegiatan
yaitu: waktu penemuan kembali arsip yang
kearsipan yang terus berlangsung. Perawatan
masih membutuhkan waktu cukup lama yakni
arsip yang tidak sesuai prosedur dapat
sekitar 5-15 menit, penemuan kembali arsip
menyebabkan arsip menjadi cepat rusak.
yang
Misalnya saja, fumigasi yang tidak dilakukan
diletakkan
di
lain
ruangan
bisa
membutuhkan waktu lebih lama, penataan
baik
sangat
dibutuhkan
untuk
Pengelolaan Arsip Statis di… (Galuh Rusita)
4
secara berkala akan menyebabkan pelapukan
dan dapat memberikan informasi selengkap-
fisik arsip lebih cepat terjadi.
lengkapnya mengenai latar belakang dan
Berdasarkan permasalahan yang telah
keadaan yang sebenarnya dari objek yang
disebutkan di atas, maka peneliti tertarik
diteliti sehingga dapat diperoleh data yang
untuk
mengenai
akurat. Penelitian ini menggunakan informan
Kantor
kunci dan informan pendukung. Adapun
Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Kulon
informan kunci (key informan) yang dipilih
Progo”.
adalah Arsiparis dan informan pendukung
METODE PENELITIAN
yaitu pegawai pengolah arsip di unit lain yang
Desain Penelitian
secara
meneliti
“Pengelolaan
Desain
lebih
Arsip
lanjut
Statis
penelitian
ini
di
merupakan
penelitian deskriptif dengan menggunakan
pendekatan kualitatif. Penelitian ini dipilih
karena
peneliti
hanya
berupaya
untuk
langsung
melaksanakan
kegiatan
kearsipan.
Teknik Pengumpulan data
Penelitian ini menggunakan beberapa
teknik pengumpulan data.
Adapun teknik
menyajikan data secara sistematis, faktual,
yang digunakan dalam penelitian ini adalah:
dan akurat mengenai fakta-fakta yang ada di
1. Observasi
lapangan. Peneliti bermaksud untuk menggali
Observasi dilakukan untuk memperoleh
fakta mengenai pelaksanaan pengelolaan arsip
data yang sebenarnya tentang pengelolaan
statis di Kantor Perpustakaan dan Arsip
arsip statis pada Kantor Perpustakaan dan
Kabupaten
Arsip Kabupaten Kulon Progo. Teknik ini
Kulon
Progo
dengan
menggunakan desain penelitian deskriptif
dilakukan
dengan pendekatan kualitatif.
langsung mengenai objek penelitian yang
Tempat dan Waktu Penelitian
berhubungan dengan pengelolaan arsip,
dengan
mengamati
secara
Penelitian ini dilaksanakan di Kantor
mulai dari sistem penyimpanan arsip,
Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Kulon
fasilitas, pemeliharaan, penataan ruangan,
Progo yang beralamat di Jalan Sanun No. 4
sarana dan prasarana, serta lingkungan
Wates, Kulon Progo, dan di Bagian Depo
kerja yang berkenaan dengan kondisi ruang
Arsip yang beralamat di Jalan Bhayangkara,
kerja, petugas kearsipan yang berkenaan
Wates, Kulon Progo. Adapun pelaksanaan
dengan keterampilan dan kinerja petugas.
penelitian dilaksanakan pada tanggal 01- 29
2. Wawancara
September 2014.
Wawancara digunakan untuk memperoleh
Informan Penelitian
data secara mendalam yang berkaitan
Pihak-pihak yang menjadi informan
dengan pengelolaan arsip statis di Kantor
penelitian adalah orang-orang yang terlibat
Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Kulon
Pengelolaan Arsip Statis di… (Galuh Rusita)
5
Progo. Pelaksanaan wawancara dilakukan
dianalisis secara deskriptif untuk memperoleh
langsung oleh peneliti kepada informan
gambaran tentang fakta yang ada di lapangan.
penelitian guna memperoleh informasi
yang
akurat
dan
dapat
Proses
pelaksanaan
analisis
data
melengkapi
dilaksanakan melalui beberapa tahap. Tahap
informasi. Teknik wawancara digunakan
analisis data yang digunakan dalam penelitian
sebagai pengontrol agar tidak terjadi
ini, yaitu:
penyimpangan terhadap masalah yang
1. Reduksi Data
diteliti yaitu mengenai Pengelolaan Arsip
Reduksi data dalam hal ini sebagai proses
di
pemilihan,
Kantor
Perpustakaan
dan
Arsip
Kabupaten Kulon Progo.
penyederhanaan,
dan
transformasi data kasar yang didapat di
3. Dokumentasi
lapangan
dengan
tujuan
untuk
Dokumentasi diperlukan untuk melengkapi
menggolongkan, mengarahkan, membuang
data yang telah diperoleh melalui observasi
yang tidak perlu, mengorganisasikan data
dan wawancara, dengan cara meminta data
sehingga dapat ditarik kesimpulan akhir.
kepada pihak-pihak yang terkait baik yang
2. Penyajian Data
berupa arsip, dokumen ataupun foto-foto
Penyajian
yang terkait dengan pengelolaan arsip
penyusunan informasi-informasi agar lebih
statis di Kantor Perpustakaan dan Arsip
mudah dipahami sehingga memungkinkan
Kabupaten
adanya
Kulon
Progo.
Teknik
dokumentasi digunakan untuk memperoleh
informasi tentang sejarah, visi dan misi,
data
dilakukan
penarikan
dengan
kesimpulan
dan
pengambilan tindakan.
3. Menarik Kesimpulan
tujuan, fungsi, tugas, struktur organisasi,
Teknik ini digunakan untuk mencari data
sarana dan prasarana, data pegawai, latar
selengkap-lengkapnya kemudian mengolah
belakang pendidikan, serta foto-foto yang
data. Data tersebut kemudian disajikan
berkaitan dengan pengelolaan arsip statis
dengan tulisan dan tabel agar mudah untuk
pada Seksi Deposit dan Pelestarian Bahan
dipahami,
Pustaka serta penyimpanan arsip statis di
dibandingkan dengan teori yang sesuai
Kantor Arsip dan Dokumentasi (Depo
untuk mengambil keputusan.
Arsip).
Peneliti menarik hasil dari data yang telah
Teknik Analisis Data
Teknik analisis data yang digunakan
dan
selanjutnya
data
terkumpul dan kemudian memberikan
makna,
tafsiran,
argument,
dalam penelitian ini adalah analisis interaktif.
membandingkan
Data yang telah diperoleh disajikan dan
hubungan antara satu komponen dengan
data,
dan
mencari
Pengelolaan Arsip Statis di… (Galuh Rusita)
6
komponen yang lain sehingga dapat ditarik
dan Arsip Kabupaten Kulon Progo dapat
kesimpulan.
dilihat pada tabel berikut ini:
Teknik Pengujian Keabsahan Data
Jumlah Almari Arsip:
Teknik keabsahan data yang digunakan
dalam penelitian ini adalah triangulasi sumber
1. Almari Kayu, 1 buah
wawancara antara informan penelitian yang
2. Roll O’pack, 2 buah (Roll O’pack I
berisi 6 buah, dan Roll O’pack II berisi
2 buah)
3. Almari Besi, 1 buah
satu dengan informan penelitian yang lain.
4. Filling Cabinet, 2 buah
dan metode. Teknik triangulasi sumber
dilakukan dengan cara membandingkan hasil
Sedangkan
teknik
triangulasi
Total: 6 buah
metode
dilakukan dengan cara membandingkan serta
mengecek informasi yang diperoleh dari
penggunaan metode yang berbeda, yaitu
antara
hasil
observasi,
wawancara
dan
dokumentasi. Hal ini bertujuan agar data yang
diperoleh
bersifat
valid,
dan
diakui
kebenarannya.
HASIL
PENELITIAN
DAN
PEMBAHASAN
Kantor
Perpustakaan
dan
Arsip
Kabupaten Kulon Progo merupakan instansi
pemerintahan yang salah satu tugasnya adalah
mengelola, menyimpan, memelihara, serta
Fasilitas Kearsipan yang tersedia yaitu
sebagai berikut:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Jendela, tersedia sebanyak 28 buah
Ventilasi, tersedia sebanyak 28 buah
Alat ukur suhu, tidak tersedia
Air Conditioner (AC), tidak tersedia
Fire Detektor , tidak tersedia
Tabung pemadam api, tidak tersedia
Kipas angin, tersedia sebanyak 2 buah
Rak arsip kayu, tersedia sebanyak 6
buah
9. Rak arsip baja, tersedia sebanyak 6
buah
Arsiparis di Kantor Perpustakaan dan
Arsip Kabupaten Kulon Progo berjumlah tiga
memberikan pelayanan kepada masyarakat
maupun instansi lain yang membutuhkan
orang. Latar belakang pendidikan arsiparis
ada yang lulusan SMA, D3 Kearsipan, dan S1
informasi dari arsip yang tersimpan.
Prosedur dalam pengelolaan arsip statis
Administrasi Negara. Berikut ini adalah tabel
dilaksanakan melalui beberapa tahapan, yaitu:
tahap pengumpulan, tahap penyimpanan,
tahap perawatan, tahap penyelamatan, tahap
penggunaan, kemudian tahap pembinaan atas
pelaksanaan serah arsip statis.
Fasilitas
kearsipan
(sarana
dan
prasarana) yang ada di Kantor Perpustakaan
yang menunjukkan daftar petugas kearsipan
yang ada di Kantor Depo Arsip.
Daftar Pegawai di Kantor Depo Arsip:
1. Widarjo, S. Sos (S1 Sospol Th. 2000)
2. Ir. Suroto (S1 Teknik Arsitek)
3. Sri Wursari, SE (S1 Managemen 2005)
Pengelolaan Arsip Statis di… (Galuh Rusita)
4.
5.
6.
7.
Yuni Purwito (SMA Th. 2000)
Subarjo, A.Md (D3 Kearsipan)
Yuliah, A.Md (D3 Kearsipan)
Sri Rahayu Yustina, S.IP
Administrasi Negara)
8. Warsih (SMA)
9. Retno Wahyuningsih, A.Md
Kearsipan)
7
Pengelolaan arsip statis di Kantor
Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Kulon
(S1
Progo
sudah
berlaku,
(D3
mengikuti
akan
tetapi
prosedur
belum
yang
maksimal
khususnya aspek fasilitas kearsipan (sarana
dan prasarana), perawatan dan penyelamatan
Arsip merupakan salah satu faktor
arsip.
kelancaran
Faktor penghambat dalam pengelolaan
suatu
arsip statis di Kantor Perpustakaan dan Arsip
organisasi/instansi. Kantor Perpustakaan dan
Kabupaten Kulon Progo adalah sebagai
Arsip Kabupaten Kulon Progo merupakan
berikut:
instansi
1) Faktor Sarana dan Prasarana
penting
yang
menunjang
penyelenggaraan
aktifitas
pemerintahan
yang
salah
satu
tugasnya adalah mengurusi tentang arsip
Yaitu kurangnya sarana dan prasarana yang
daerah. Kantor Perpustakaan dan Arsip
memadai,
Kabupaten Kulon Progo sebagai instansi yang
penyimpanan arsip dan peralatan kearsipan.
menyimpan
2) Faktor Sumber Daya Manusia (SDM)
arsip-arsip
yang
berada
di
seperti
belum
adanya
ruang
wilayah Kabupaten Kulon Progo hendaknya
Belum adanya kesadaran tertip arsip, dan
mengelola serta menyimpan arsip dengan baik
kekurangan
dan sesuai prosedur. Pengelolaan arsip yang
pengarsipan dokumen sehingga menyebabkan
baik akan mempermudah pelaksanaan tugas
waktu penyelesaian pengolahan arsip statis
serta sesuai dengan pencitraan instansi, karena
menjadi
instansi
ditentukan sebelumnya/target.
ini
merupakan
instansi
yang
arsiparis
lebih
lama
yang
dari
menangani
waktu
yang
mengurusi tentang arsip. Kantor Perpustakaan
Faktor sarana dan prasarana yang belum
dan Arsip Kabupaten Kulon Progo dituntut
memadai dan faktor jumlah SDM yang masih
memberikan
kepada
kurang, serta latar belakang pendidikan yang
pengguna arsip maupun pihak-pihak yang
tidak sesuai, perlu ditindaklanjuti untuk
berkepentingan dengan arsip statis yang
meminimalisir faktor penghambatnya misal
disimpan.
diperlukan
dengan penataan ruangan yang lebih efektif
pengelolaan arsip statis yang tepat agar proses
dan efisien, perluasan dan perbaikan gedung,
penemuan kembali arsip dapat dilakukan
pengecatan tembok sehingga warnanya lebih
secara cepat, serta pengguna arsip sesegera
terang,
penambahan
mungkin
sesuai
kebutuhan,
dibutuhkan.
pelayanan
Oleh
karena
mendapatkan
terbaik
itu,
informasi
yang
peralatan
pemisahan
kearsipan
ruang
penyimpanan arsip statis, serta pemasangan
Air Conditioner (AC) sebagai pengatur suhu
Pengelolaan Arsip Statis di… (Galuh Rusita)
8
supaya suhu di ruang penyimpanan arsip
arsip statis ditambahkan dengan adanya
statis tidak lembab.
pelaksanaan sosialisasi tentang pentingnya
Upaya yang dilakukan untuk mengatasi
arsip
ke
instansi-instansi
di
wilayah
faktor penghambat dalam pengelolaan arsip
Kabupaten Kulon Progo, serta upaya yang
statis, yaitu: mengikuti setiap diklat atau
berasal dari dalam, yaitu peningkatan kinerja
Bimbingan Teknik Kearsipan yang ada, serta
Sumber Daya Manusia (SDM ).
memaksimalkan
fasilitas
peralatan
Upaya pemenuhan sarana dan prasarana
kearsipan yang ada. Upaya tersebut telah
yang lebih memadai dapat membantu pegawai
dilaksanakan,
dalam menyelesaikan pekerjaan kearsipan
akan
tetapi
dan
belum
dapat
mengatasi hambatan yang ada secara efektif.
dengan baik. Selain faktor tersebut, upaya
Pengelolaan Arsip Statis di Kantor
peningkatan kualitas Sumber Daya Manusia
Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Kulon
(SDM) juga penting dilakukan. Hal ini
Progo
Terdapat
sebagaimana yang dikemukakan oleh Widjaya
beberapa faktor penghambat pelaksanaan
(1986: 130) bahwa ada 5 persyaratan yang
pengelolaan arsip, faktor penghambat tersebut
harus dipenuhi untuk menjadi seorang petugas
berasal dari sarana dan prasarana kearsipan
kearsipan, yaitu: a) memiliki pengetahuan
yang kurang memadai serta dari segi Sumber
umum, terutama yang menyangkut masalah
Daya Manusia (SDM) yang menangani arsip
surat-menyurat
statis yang jumlahnya masih kurang, serta
pengetahuan tentang seluk beluk instansinya
pihak-pihak dan instansi terkait yang berada
yakni organisasi beserta tugas-tugasnya dan
di wilayah Kabupaten Kulon Progo yang
pejabat-pejabatnya, c) memiliki pengetahuan
kesadaran akan pentingnya arsip masih sangat
khusus
rendah. Hambatan yang muncul harus segera
ketrampilan untuk melaksanakan teknik tata
diatasi agar tidak berdampak besar dalam
kearsipan
pengelolaan arsip statis. Berdasarkan hasil
kepribadian,
penelitian menunjukkan bahwa upaya yang
kesabaran, ketelitian, kerapian, kecekatan,
dilakukan Kantor Perpustakaan dan Arsip
kecerdasan, kejujuran, serta loyal dan dapat
Kabupaten Kulon Progo untuk mengatasi
menyimpan rahasia organisasi.
masih
belum
optimal.
faktor penghambat dalam pengelolaan arsip
statis,
yaitu:
a)
memaksimalkan
fungsi
dan
tentang
yang
arsip,
b)
kearsipan,
sedang
yakni
memiliki
d)
memiliki
dijalankan,
memiliki
e)
ketekunan,
Demikian upaya yang telah dilakukan
Kantor Perpustakaan dan Arsip Kabupaten
peralatan kearsipan yang ada, b) mengikuti
Kulon
diklat-diklat, dan penataran terkait dengan
penghambat dalam pengelolaan arsip statis
bimbingan teknik kearsipan. Ada baiknya jika
perlu dilaksanakan secara berkelanjutan serta
upaya dalam mengatasi hambatan pengelolaan
perlu diadakannya sosialisasi yang merata
Progo
untuk
mengatasi
faktor
Pengelolaan Arsip Statis di… (Galuh Rusita)
9
agar pengelolaan arsip statis dapat berjalan
boks apabila rusak, serta pemberian
secara optimal, efektif, serta efisien sehingga
kapur barus/kamper. Perawatan arsip
tujuan kearsipan dapat tercapai.
statis dan fumigasi belum dilaksanakan
KESIMPULAN DAN SARAN
secara berkala.
d. Penyelamatan arsip statis dilaksanakan
Kesimpulan
Berdasarkan
dan
terhadap kelengkapan dan keutuhan
pembahasan, dapat ditarik kesimpulan sebagai
kondisi fisik arsip serta informasi yang
berikut:
dikandung dalam arsip statis. Arsip
1. Pengelolaan
hasil
arsip
penelitian
statis
di
Kantor
statis disimpan di dalam boks arsip dan
Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Kulon
diletakkan di rak arsip, penyelamatan
Progo secara keseluruhan telah mengikuti
arsip statis dilakukan dengan cara
prosedur/peraturan yang berlaku, akan
mengamankan
tetapi masih belum optimal pada aspek
arsip statis dari segala hal yang dapat
sarana dan prasarana kearsipan, perawatan
merusak arsip.
dan penyelamatan arsip. Pengelolaan arsip
serta
menghindarkan
e. Penggunaan arsip statis yang tersimpan
statis di Kantor Perpustakaan dan Arsip
di
Kabupaten Kulon Progo, meliputi:
peminjaman maupun penggunaannya
a. Pengumpulan arsip statis dilaksanakan
masih sangat sedikit. Peminjaman arsip
melalui kegiatan penilaian, penataan,
statis pada tahun 2014 dalam sebulan
dan pembuatan daftar arsip statis.
hanya ada sekitar 1-2 peminjam saja.
Penilaian
dilakukan
terhadap
kelengkapan dan keutuhan kondisi fisik
arsip serta nilai informasi dari arsip
Kantor
Depo
f. Pembinaan
atas
Arsip
frekuensi
Pelaksanaan
Serah
Arsip Statis meliputi bidang:
1) Arsip,
statis.
baik
dalam
bentuk
naskahnya maupun dalam bentuk
b. Penyimpanan arsip statis di Kantor
lainnya.
Perpustakaan dan Arsip Kabupaten
2) Sumber daya kearsipan.
Kulon
3) Sarana dan prasarana kearsipan.
Progo
sentralisasi,
menggunakan
dengan
asas
sistem
penyimpanan
menggunakan
subjek/pokok
masalah.
sistem
Penggunaan
2. Hambatan
yang
pengelolaan
arsip
dihadapi
statis
di
dalam
Kantor
Perpustakaan dan Arsip Kabupaten Kulon
sistem tersebut memudahkan dalam
Progo,
penyimpanan arsip statis.
prasarana, yakni peralatan kearsipan masih
yaitu:
a)
faktor
sarana
dan
c. Perawatan arsip statis dilakukan dengan
sederhana dan kurang memadai, ruang
cara membersihkan arsip, mengganti
penyimpanan arsip statis masih bercampur
Pengelolaan Arsip Statis di… (Galuh Rusita)
10
dengan yang lainnya belum menjadi satu
terjadi lebih cepat,
ruangan terpisah, belum ada alat pengatur
penyimpanan arsip statis karena arsip statis
suhu ruangan (AC) sehingga pada musim
perlu disimpan pada satu ruangan khusus
tertentu udara menjadi sangat lembab, b)
agar terhindar dari berbagai hal yang dapat
faktor sumber daya manusia (SDM) yakni
merusak arsip, serta pengecatan tembok
jumlah SDM yang masih kurang, serta
ruangan agar tidak kusam dan terlihat
latar belakang pendidikan yang kurang
terang sehingga menimbulkan semangat
sesuai, kesadaran masyarakat, pihak-pihak,
untuk bekerja.
serta instansi di wilayah Kabupaten Kulon
b. Pemeliharaan
dan
pemisahan ruang
pengamanan
arsip
Progo tentang pentingnya arsip masih
sebaiknya dilaksanakan secara rutin dan
sangat rendah.
berkala, fumigasi hendaknya dilaksanakan
3. Upaya
yang
Kantor
setiap 6 bulan sekali supaya arsip tetap
Perputakaan dan Arsip Kabupaten Kulon
terjaga, tidak cepat rusak serta terhindar
Progo untuk mengatasi faktor penghambat
dari jamur dan serangga perusak kertas.
pengelolaan
dilakukan
arsip
statis,
oleh
yaitu:
a)
c. Hendaknya faktor penghambat yang ada,
memaksimalkan fungsi peralatan kearsipan
dapat
yang ada, b) peningkatan kinerja Sumber
pengelolaan
Daya
Perputakaan dan Arsip Kabupaten Kulon
Manusia
(SDM),
dengan
cara
mengikuti diklat-diklat, dan penataran
terkait dengan bimbingan teknik kearsipan.
diatasi
arsip
baik
statis
sehingga
di
Kantor
Progo dapat berjalan lancar.
d. Sebaiknya diadakan sosialisasi tentang
kearsipan
Saran
dengan
secara
menyeluruh,
dan
Adapun saran yang menjadi masukan
bimbingan teknik/diklat kearsipan di setiap
dari penulis untuk pihak pengelola arsip statis
instansi yang ada di Kabupaten Kulon
di Kantor Perpustakaan dan Arsip Kabupaten
Progo sebagai upaya untuk meningkatkan
Kulon Progo, yaitu hendaknya pengelolaan
kesadaran masyarakat akan pentingnya
arsip statis dapat terus ditingkatkan demi
arsip sehingga pengelolaan arsip statis
kualitas pelayanan publik dengan cara sebagai
menjadi optimal.
berikut:
DAFTAR PUSTAKA
a. Sebaiknya sarana dan prasarana kearsipan
Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono. (2005).
Manajemen Kearsipan Modern dari
Konvensional ke Basis Komputer .
Yogyakarta: Gava Media.
dilengkapi,
seperti
pemasangan
Air
Conditioner (AC) untuk mengatur suhu
ruangan sebab suhu udara yang tidak
sesuai prosedur atau terlalu lembab dapat
menyebabkan kerusakan pada arsip statis
Manajemen
Kearsipan
Yogyakarta: Gava Media.
(2005).
Modern.
Pengelolaan Arsip Statis di… (Galuh Rusita)
Arifudin
David
Dhanianto.
(2014).
Pengelolaan Arsip Statis di SMK
Muhammadiyah 1 Tempel Kabupaten
Sleman. Yogyakarta: Skripsi.
Badri Munir Sukoco. (2007). Manajemen
Administrasi Perkantoran Modern.
Jakarta: Erlangga.
Basir Barthos. (1997). Manajemen Kearsipan.
Jakarta: Bumi Aksara.
(2007). Manajemen Kearsipan
Untuk Lembaga Negara, Swasta, dan
Perguruan Tinggi. Jakarta: Bumi
Aksara.
Burhanudin dan Dwi Rokhmatun. (2013).
Profesi Kearsipan. Yogyakarta.
Hesti
Ambarwati. (2008). Pelaksanaan
Penyimpanan Arsip Statis Pada
Subbagian Arsip dan Ekspedisi Kantor
Regional I Badan Kepegawaian Negara
Yogyakarta. Yogyakarta: Skripsi.
Keputusan Presiden Republik Indonesia
Nomor 105 Tahun 2004 tentang
Pengelolaan Arsip Statis.
Lexi
J. Moleong. (2006). Metodologi
Penelitian Kualitatif. Bandung: PT
Remaja Rosdakarya.
Maulana,
M.N.
(1982).
Administrasi
Kearsipan. Jakarta: Bhatara Karya
Aksara.
Sardiman, dkk. (2011). Pedoman Tugas Akhir
Fakultas Ilmu Sosial dan Ekonomi
UNY. Yogyakarta: FISE.
Sularso Mulyono, dkk. (1985). Dasar-Dasar
Kearsipan. Jakarta: Liberty.
Sutarto. (1987). Sekretaris dan Tatawarkat.
Yogyakarta: Gadjah Mada University
Press.
The
Liang Gie. (2000).
Perkantoran Modern.
Liberty.
Administrasi
Yogyakarta:
Undang-Undang Nomor 7
tentang
Ketentuan
Kearsipan. Jakarta.
11
Tahun 1971
Pokok-Pokok
Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009
tentang
Ketentuan
Pokok-Pokok
Kearsipan. Jakarta.
Widjaja,
A.W.
(1993).
Administrasi
Kearsipan Suatu Pengantar . Edisi
Revisi. Jakarta: PT Raja Grafindo.
Wursanto. (1991). Kearsipan 1. Yogyakarta:
Kanisius.
Zulkifli Amsyah. (1998). Manajemen
Kearsipan. Jakarta: Gramedia.