Analisis dan Usulan Sistem Pemeliharaan Gedung Serta Fasilitasnya, Prosedur dan Formulir Di Universitas Kristen Maranatha - MCUrepository

DATA PENULIS

  Nama Lengkap : Otman Awih Alamat di Bandung : Jl. Babakan Sukaresik 1 no 1 Alamat Asal : Jl. Lingkungan II, RT 54, RW 16, Sukajadi, Talang Kelapa, Musi Banyu Asin, Sumatera Selatan No Telp Bandung : - No Telp Asal : (0711) 432259 No Handphone : 08562136018 Alamat Email : Otman_Awih’00@Yahoo.com Pendidikan : SMU Xaverius 1 Palembang Jurusan Teknik Industri Universitas Kristen Maranatha Nilai TA : 3,6 (A) Tanggal USTA : 15 Maret 2005

A. Prosedur Usulan Peminjaman Ruangan ( Pihak Luar )

  3

  4 Pem ohon 1, 4 K aBPG

2, 5

Kabag.

6 K erum ahtanggaan

  7

  1 Kabag.

  Kerum ahtanggaan Teknisi LIstrik

  2 G ambar E-1 Bagan Alir Inform asi Usulan Prosedur Pem injam an Ruangan ( Pihak Dalam )

  Keterangan : 1 : Permintaan FPR 2 : FPR ( 3 rangkap ) 3 : Penandatanganan FPR 4 : FPR yang sudah ditandatangani 5 : FPR rangkap ke-1 6 : FPR rangkap ke-3 7 : Jadwal pemakaian ruang

B. Prosedur Usulan Peminjaman Ruangan ( Pihak Luar )

  4 Sekretariat Pem ohon

  3

  3 Rektor (Bag.Agenda) 1, 6 2, 7, 9, 10

12 Koster

  5

  11 Kabag. Kabag. ME Kerum ahtanggaan KaBPG

  2

  8 G am bar E-2 Bagan Alir Inform asi Prosedur Pem injam an Ruang

(Pihak Luar)

  Keterangan : 1 : Menanyakan ruangan 8 : Meminta tandatangan FPR

2 : Note kondisi ruangan 9 : FPR yang sudah ditandatangan

3 : Proposal & note kondisi ruangan KaBPG 4 : Surat & lampiran biaya 10: FPR rangkap ke-1 5 : Surat disposisi 11: FPR rangkap ke-3

6 : Meminta FPR 12: Note jadwal pemakaian sound

7 : FPR (3 rangkap) system

  C. Prosedur Usulan Pemakaian Sound System Kabag. ME

  1 Teknisi Electrical

G am bar E-3 Bagan Aliran Inform asi

Prosedur Pem akaian Sound System

  D. Prosedur Usulan Pemakaian Ruangan

  1 Pihak Pem ohon Koster

  1 Gambar E-4 Bagan Alir Informasi Prosedur Pemakaian Ruangan

  Keterangan : 1 : Formulir Peminjaman ruangan E. Prosedur Usulan Penambahan Titik Lampu

  10

  9 Kabag. Pem ohon

1 KaBPG

  3 Pem eliharaan Fisik Gedung

  2

  5

4 Kabag. ME

  7

  6 8, 10

  10 Kaur Adm inistrasi

  10 Kaur Gam bar Teknisi

Gambar E-5 Bagan Alir Informasi Usulan Prosedur Penambahan

Titik Lampu Keterangan : 1 : Surat permohonan 2 : Meminta Kabag. ME untuk mengkoordinir 3 : Meminta Kabag. Pemeliharaan Fisik Gedung untuk membantu 4 : meminta tandatangan FPP I 5 : FPP yang ditandatangani I

  6 : Kabag. Pemeliharaan Fisik Gedung mengutus bawahannya 7 : Mengutus teknisi untuk membantu 8 : Meminta komponen 9 : Meminta tandatangan FPP II 10: FPP yang ditandatangani ke-2

F. Prosedur Usulan Gangguan Listrik

  Pem ohon Kabag. ME

Teknisi Kaur Gam bar Kaur Adm inistrasi

KaBPG

  10

  9 8, 10

1 Kabag.

  5

  6

  4

  3

  2

  10

  10 Gambar E-6 Bagan Alir Informasi Usulan Prosedur Penambahan

Titik Lampu

  Keterangan : 1 : Surat permohonan 2 : Meminta Kabag. ME untuk mengkoordinir

  3 : Meminta Kabag. Pemeliharaan Fisik Gedung untuk membantu 4 : meminta tandatangan FPP I

  Pem eliharaan Fisik Gedung

  7

  5 : FPP yang ditandatangani I 6 : Kabag. Pemeliharaan Fisik Gedung mengutus bawahannya 7 : Mengutus teknisi untuk membantu 8 : Meminta komponen

  9 : Meminta tandatangan FPP II 10: FPP yang ditandatangani ke-2

G. Usulan Prosedur Pemeliharaan Lift

  Teknisi Sub- kontraktor Pihak bagian Listrik, Genset, Telepon, dan

  Sound System Pihak Satpam GAP

  Kabag. Kerum ahtanggaan

  1 Pihak Perusahaan KaBAU

  

1

2, 3 4, 5

  6

  7

  

10

  11

  8

  8 Gambar E-7 Bagan Alir Informasi Prosedur Pemeliharaan Lift Kaur Adm inistrasi

  12

  13 Keterangan : 1 : Melaporkan mau mengecek lift 2 : Meminta mematikan lift 3 : Meminta menghidupkan lift 4 : FWOS rangkap ke-3 dan FCBR rangkap ke-3 5 : Memberitahu ada kerusakan lift 6 : Menginginkan perbaikan lift 7 : Melapor pada perusahaan 8 : PO 9 : Menelepon perusahaan untuk memperbaiki lift 10: Mengutus teknisi untuk memperbaiki lift 11: Membayar biaya perbaikan 12: Kwitansi

H. Usulan Prosedur Pengecekan Hidran, Springkle, Alarm Kebakaran

  Pihak Pem adam

  1 Kabag. ME Kebakaran 3, 5

  2 Kaur Adm inistrasi

  4 Gambar E-8 Bagan Alir Informasi Usulan Prosedur Pengecekan H idran, Springkle, Alarm Kebakaran

  Keterangan : 1 : Surat Pemberitahuan 4 : Membayar Pengecekan 2 : Meminta membuat PPD 5:Kwitansi 3 : Struk Biaya

I. Prosedur Pelatihan Pemadam Kebakaran

  1 Pihak Pelatihan Pem adam KaBPG

  3 K aur Adm inistrasi

  2 Kebakaran (PPPK)

  7 Pihak Kepala Tiap

  4 Biro dan TU 5, 6

Gambar E-9 Bagan Alir Informasi Usulan Prosedur Pelatihan

Pemadam Kebakaran

  Keterangan : 1: Menelepon PPPK 2 : Proposal

  3 : Meminta buat surat pelatihan 4 : Surat pelatihan pemadam kebakaran 5 : Mengutus orang untuk dilatih 7 : Kwitansi 6 : Membayar pelatihan J. Usulan Prosedur Perawatan APAR

  

1

Kabag. ME Kaur A dm inistrasi

  

2

Gambar E-10 Bagan Alir Informasi

Usulan Prosedur Peraw atan APAR

  Keterangan : 1 : Meminta Membuat PPD 2 : Menyerahkan uang K. Usulan Prosedur Perawatan Genset

  Teknisi Mechanical

  1 K abag. ME

  5

  4

  3

  2

  5 SPBU Kaur Adm inistrasi

Gambar E-11 Bagan Alir Informasi

Usulan Prosedur Peraw atan Genset

  Keterangan : 1 : Meminta uang kepada Kabag ME 4 : Membeli oli 2 : Meminta membuat PPD 5 : Nota 3 : Memberi uang

  L. Usulan Prosedur PPD

  3 Sekretariat

  2

  4 Rektorat

  4

  8 KaBPG Kaur G am bar Bagian Keuangan 1, 6 7

9 5, 11

  

10

Bagian Kasir Pem bantu Rektor II

Gambar E-12 Bagan Alir Informasi Usulan Prosedur PPD

  Keterangan : 1: PPD ( rangkap 4 ) 2 : PPD yang sudah ditandatangani oleh KaBAU 3 : Mengecek keuangan di Bag. Keuangan 4 : PPD yang sudah diisi bag. Keuangan 5 : PPD rangkap ke-1 6 : FIPU (rangkap 2) 7 : FIPU rangkap ke-1 yang sudah ditandatangani oleh KaBPG 8 : FIPU rangkap ke-2 yang sudah ditandatangani oleh KaBPG 9 : Menyerahkan uang 10: Kwitansi 11: PPD (rangkap 4) yang sudah diisi oleh bagian keuangan dan Surat Disposisi M. Usulan Prosedur Perbaikan Air Mati K aBPG

  3

  8 Pem ohon

  

1 Kaur Adm inistrasi

  2 Kabag. ME

  8

  7

  6

  4

  5

  4 Teknisi Teknisi Electrical Teknisi Mechanical

Gambar E-13 Bagan Alir Informasi Usulan Prosedur Perbaikan

Air M ati

  Keterangan : 1 : Menghubungi BPG 5 : Melaporkan hasil perbaikan 2 : Menkonfirmasi masalah 6 : FPP 3 : Melapor permasalahan 7 : Meminta tandatangan FPP

4 : Bekerja sama dengan bawahan 8 : FPP yang sudah ditandatangani

  N. Usulan Prosedur Perbaikan Sarana Plumbing Pem ohon

1 Kaur Adm inistrasi

  2 Kabag. ME

  5 6 3, 4 Kaur Gam bar

  6 Teknisi Mechanical Gambar E-14 Bagan Alir Informasi Usulan Prosedur Perbaikan Sarana Plumbing

  Keterangan : 1 : Menghubungi BPG 4 : FPP

2 : Mengkonfirmasi masalah 5 : Meminta tandatangan FPP

3 : Mengkoordinir bawahan 6: FPP yang sudah ditandatangan

  O. Usulan Prosedur Penerimaan FPP

  

1

Kaur Gam bar KaBPG

  

1

1 Kaur Adm inistrasi

  

Gambar E-15 Bagan Alir Usulan

Prosedur Penerimaan FPP Keterangan : 1 : FPP P. Usulan Prosedur Pembuatan Laporan Debt Air

  

1

Dinas Kabag. ME Pertam bangan

  

2

Gambar E-16 Usulan Prosedur Pembuatan

Laporan Debit Air

  Keterangan : 1 : Meminta laporan debit air 2 : Memberikan laporan debit air Q. Usulan Prosedur Pembuatan Partisi / Ruangan

  13

  1 3, 17 Pem ohon PR II Kaur Adm inistrasi

  2 3, 17, 4, 12, 18, 6 14,18

  26 22, 27 20, 23

  19 Kabag. ME dan Sub-kontraktor

10 Kaur Gam bar

  7 Pem eliharaan Fisik 5, 22 KaBPG Gedung

  9

  8

  24

  11

  

15

  21

  28 Gambar E-17 Bagan Alir Informasi Usulan Prosedur Pembuatan Partisi/Ruangan Keterangann: 1 : Surat permohonan (SP) 7 : Gambar 2 : LD & SP penolakan 8 : Melaporkan hasil 3 : LD, SP pengerjaan 9 : Meminta menghubungi sub- 4 : Koordinasi kunjungan kontraktor 5 : LD & SP fotokopi 10: RAB 6 : Menanyakan spesifikasi pekerjaan 11: Copy RAB

  12: Meminta mengajukan RAB 13: LD, SP, RAB 14: LD 15: Negoisasi ulang RAB 16: Melakukan kesepakatan dengan RAB

  17 RAB & LD

  18 Meminta membuat PPD

  19 RAB & LD fotokopi 20: Melakukan pengawasan 21: Laporan opname 22: Kwitansi & BAS 2 23: BAS 1 24: Menyerahkan kunci ruangan 25: Tanda terima dan berita Acara 26: Berita acara yang ditandatangan 27: Tanda terima dan berita acara yang sudah ditandatangan

  R. Usulan Prosedur Keadaan Darurat Pihak Keam anan Kabag.

  Kerum ahtanggaan

  1 Pihak yang bersangkutan

  1

  2 Gambar E-18 Bagan Alir Informasi Usulan Prosedur Keadaan Darurat

  Keterangan : 1 : Menelepon Koster 2 : Menelepon pihak yang bersangkutan S. Usulan Prosedur Perawatan AC

  1 Teknisi AC Kabag. ME 6 4, 5

  3

  2 Kaur Administrasi Teknisi Electrical Gambar E-19 Bagan Alir Informasi Usulan Prosedur Perawatan AC

  Keterangan : 1 : Melapor mau servis AC 2 : Meminta Kasubag. Listrik, Genset, Telepon, dan Sound System 3 : Membayar servis 4 : Membayar servis dan perbaikan 5 : Kwitansi T. Usulan Prosedur Penambahan Extention

  1

  1 Pemohon PR II KaBPG

  2

  5 1, 3 3, 6 Teknisi Electrical Kabag. ME

  4 4, 7 Gambar E-20 Bagan Alir Informasi Usulan Prosedur Penambahan Extention

  Keterangan : 1 : Surat permohonan 2 : Surat penolakan

  

3 : Meminta untuk mengecek line 6 : Memberitahukan untuk

4 : Memberitahukan hasil mengerjakan line pengecekan line 7 : Melaporkan hasil pengerjaan 5 : Surat disposisi yang sudah diisi line KaBPG U. Usulan Prosedur Perawatan Penangkal Petir dan CCTV

  1 Pihak yang Kabag. ME m em perbaiki

  2

  4

3 Kaur Adm inistrasi

  5 Gambar 21-E Bagan Alir Informasi Usulan Prosedur Perbaikan Penangkal Petir & CCTV

  Keterangan : 1 : Menghubungi pihak yang 4 : Kwitansi memperbaiki 2 :Nota biaya 3 : Membayar perbaikan

V. Usulan Prosedur Kehilangan Kunci W.

  

Kabag. M E Teknisi Electrical

Mulai Daftar pem akaian sound system

  A-1 Bukan Hari yang Selesai

  Mem asukan data ditentukan? Iya Mem -

  Mengatur print data sound system

  Daftar pem akaian sound system

  Belum Acara selesai ? Sudah Mem beresk an sound system Selesai

  

Gambar D-4 Flow Chart Prosedur Usulan Pemakaian Sound System

  T eknisi Listrik Pem ohon Kaur Adm inistrasi

  TIDAK M enghubungi Kabag M E untuk melakukan pekerjaan perbaikan

  M enyerahkan pada pemohon untuk diisi dan ditandatangani Berita Acara

  Kabag M E dan menyerahkan FPP FPP FPP

  FPP Setelah pekerjaan selesai, melaporkan ke

  FPP Keterangan : FPP = Formulir Permohonan Perbaikan FKKU = Formulir Kunjungan Ke User

  FPP M elaksanakan pekerjaan perbaikan

  M enyuruh pekerja harian untuk membantu A

  FPP FPP Kabag Pem eliharaan Fisik Gedung

  FPP Pekerjaan ok? M emeriksa hasil akhir pekerjaan

  Barang ke Toko FPP Y A M engisi w aktu penyelesaian, penggantian material dan menandatangani

  Prosedur Permintaan Barang dan Pemesanan

  FPP M embutuhkan bagian Listrik Y A

  FPP M ULAI FPP menemukan kerusakan fisik gedung

  Pekerja harian M engisi perkiraan w aktu pekerjaan di FPP

  TIDAK FPP M engaw asi pekerjaan

  M emerlukan permintaan barang ? Y A

  Kabag ME M enganalisis kerusakan/ pergantian M emberi instruksi perbaikan ke pekerja harian mengkoordinasi pekerja harian untuk melaksanakan perbaikan dan memberikan FPP ke pekerja harian

  FPP FPP M elakukan kunjungan ke pemohon dengan membaw a FPP

  Ka.BPG FPP M emeriksa FPP, mengisi pendistribusian & mengkoordinasi- kan pekerjaan

  

Prosedur

Penerimaan

FPP

  FPP FPP

Hard

disk

mengisi FPP pada kolom bagian atas

  M engisi & Tanda tangan berita acara FPP

  

Kaur Gam bar

FPP

Input FPP

  A BPG Gambar D-5 Flow chart Usulan Prosedur Penambahan Titik Lampu T eknisi Listrik Pem ohon Kaur Adm inistrasi

  FPP M ULAI FPP menemukan kerusakan fisik gedung

  Prosedur Permintaan Barang dan Pemesanan

  M enyerahkan pada pemohon untuk diisi dan ditandatangani Berita Acara

  Kabag M E dan menyerahkan FPP FPP FPP

  FPP Setelah pekerjaan selesai, melaporkan ke

  FPP Keterangan : FPP = Formulir Permohonan Perbaikan FKKU = Formulir Kunjungan Ke User

  FPP M elaksanakan pekerjaan perbaikan

  M enyuruh pekerja harian untuk membantu A

  FPP FPP Kabag Pem eliharaan Fisik Gedung

  FPP Pekerjaan ok? M emeriksa hasil akhir pekerjaan

  Barang ke Toko FPP Y A M engisi w aktu penyelesaian, penggantian material dan menandatangani

  TIDAK M enghubungi Kabag M E untuk melakukan pekerjaan perbaikan

  

Kaur Gam bar

FPP

Input FPP

  FPP M embutuhkan bagian Listrik Y A

  Pekerja harian M engisi perkiraan w aktu pekerjaan di FPP

  TIDAK FPP M engaw asi pekerjaan

  M emerlukan permintaan barang ? Y A

  Kabag ME M enganalisis kerusakan/ pergantian M emberi instruksi perbaikan ke pekerja harian mengkoordinasi pekerja harian untuk melaksanakan perbaikan dan memberikan FPP ke pekerja harian

  FPP FPP M elakukan kunjungan ke pemohon dengan membaw a FPP

  Ka.BPG FPP M emeriksa FPP, mengisi pendistribusian & mengkoordinasi- kan pekerjaan

  

Prosedur

Penerimaan

FPP

  FPP FPP

Hard

disk

mengisi FPP pada kolom bagian atas

  M engisi & Tanda tangan berita acara FPP

  A BPG Gambar D-6 Flow chart Usulan Prosedur Gangguan Listrik Teknisi Sub-kontraktor Teknisi Electrical Mulai Melapor bahwa mau mengecek lift kepada kasubag.

  Listrik, Genset, Telepon, Sound System Meminta satpam

  M M Mengirim teknisi untuk memperbaiki N

  Ya Tidak Tidak Y a

  P Q Kw itansi Selesai

  Rp Membayar uang sejumlah yang ada di PO

  Membuat PPD Rp L L O

  Kaur Administrasi K K

  PPD : Permohonan Penggunaan Dana FCBR : Formulir Call Back Report FW OS : Formulir W ork Order Servis PO : Purchase Order

  Q Gambar D-7 Flowchart Prosedur Usulan Pemeliharaan Lift Note :

  Membuat Kwitansi Kwitansi Rp

  I PO J O P

  KaBPG

  N Melakukan perbaikan

  PPD Memfotokopi PO Menelepon perusahaan untuk melakukan perbaikan

  GAP untuk mematikan salah satu lift yang tidak ada orang

  I J PO Meminta Kaur Administrasi untuk membuat

  PO

  H H Membuat PO

  Selesai

G

G Melapor kepada perusahaan

  

F

Mau

memperbaiki

?

  Selesai Memberitahu kepada Kabag. kerumahtanggaa 1 ada kerusakan dan biaya yang diperlukan untuk memperbaiki F

  B B FCBR 3 C FWOS 3 D E E Ada kerusakan ?

  FWOS FCBR 3 FCBR 2 FCBR 1 C FWOS 3 FWOS 2 FWOS 1 D Menghidupkan lift

  Menuliskan hasil pengecekan di FCBR &

  Melakukan pengecekan Meminta satpam GAP untuk menghidupkan lift

  Kabag. ME Pihak Perusahaan A A

  Pihak Satpam GAP Mematikan salah satu lift yang tidak ada orangnya

  Prosedur PPD P ihak Pem adam Kebakaran K abag. ME Mulai S urat Pem beritahuan

  Surat Pem beritahuan Mem inta Kaur

  Adm in. untuk m em buat

  PPD A Melakukan Pengecekan

  Mem bayar biaya pengecekan Rp

  Rp Mem buat K witansi pem bayaran K witansi

  Kwitansi

Gambar D-8 Flow chart Prosedur Usulan Pengecekan H idran, Springkle, Alarm Kebakaran

  Struk biaya Struk biaya Kaur Adm inistrasi

  Mem buat PPD R p A B

  B C C Mulai D

  D Prosedur PPD P Ihak Pelatihan Pem adam Kebakaran Pihak K epala Biro-Biro & Kepala TU KaB PG Kaur Adm inistrasi (PP PK) Tiap Jurusan Mulai

  A D C Tidak

  Sudah Tidak m em ang Mem buat 6 bulan ? Surat

  B gil P PPK proposal M em buat pelatihan surat Ya pelatihan Mem an

  Proposal ggil M em buat PP PK

  PPD M engutus Surat orang yang pelatihan m au dilatih

  A Prosdur PPD

  D E E Proposal

  Rp Mengadakan F pelatihan

  Tidak Setuju ? B Mem bayar P elatihan

  Ya F Mem inta Kaur Adm in. Rp untuk m em buat surat pelatihan dan m em buat PPD

  G G C R p

  H Mem buat Kwitansi kw itansi

  Selesai K witansi H

  Gambar D-9 Flow chart Prosedur Usulan Pelatihan Pemadam Kebakaran

  Kabag. ME Mulai Sudah saat pengisiaan ?

  M em inta Kaur Adm in m em buat PPD

  Pengece kan S elesai

  

Gambar D-10 Flow chart Prosedur Usulan Peraw atan

APAR

Selesai

  Rp Melakukan pengisian Kaur Adm in

  Mem buat PPD A Rp

  A P rosedur PPD

  

Teknisi Mechanical Kabag. ME Kaur. Administrasi SPBU

C Mulai A Mem buat

  PPD Rp Mem inta Kaur. Adm in

  Mem buat untuk 3,5 hari ? Selesai nota membuat

  Belum Prosedur tanda PPD PPD pem belian

  Ya Nota Mem anaskan m esin

  Rp D B

  6 Bulan ? Selesai Belum Nota Ya

  Meminta uang kepada Kabag.

  E Kerum ahtanggaan

  1 A B Rp Mem beli oli di

  SPBU Rp C D

  Nota E Mengganti Oli Selesai

  

Gambar D-11 Flow chart Prosedur Usulan Peraw atan Genset

  Teknisi Listrik Mulai Tidak Listrik padam ?

  Selesai Ya Menghid upkan

  Genset Genset nyala Tidak

  Listrik m enyala ? Ya Mem atik an genset

  Selesai

Gambar D-12 Flow chart Prosedur Usulan

M enghidupkan Genset Kaur Adm inistrasi Kepala BPG Sekretariat Rektor Bagian Keuangan Pem bantu Rektor II Bagian Kasir

  M ulai M engisi PPD

  2 M L K FI PU

  Selesai PPD

  M emuat surtat disposisi

  Kw itansi F G H F G H

  Rp N O

  2 M enyerahkan uang sebesar diPPD

  1 FIPU

  1 L FIPU

  1 M enandatang ani FIPU FIPU

  3 PPD

  2 FIPU

  1 FIPU

  2 FI PU

  FIPU

  1 J M e ngisi FIPU

  1 J PP D

  2 PPD

  3 PPD

  4 PPD

  2 PPD

  PPD

  1 B B D D K M Y a

  M embua t Kw itans i Kw itans i

  N Rp

  Gambar D-13 Flow chart Prosedur Usulan Pengambilan PPD

  Y a

  Tida k Tidak

  Tidak Tidak

  Y a Y a

  2 PPD

  1 Surat disposisi

  3 PPD

  4 PPD

  A A PPD

  1 Surat disposisi Selesai

  2 PPD

  3 PPD

  4 PPD

  I I PPD

  4 PPD

  ? Kebijaksan aan PR II

  PPD

  4 PPD

  1 M enge cek apakah ada dana d ibag. keuangan dg n memb aw a

  2 PPD

  3 PPD

  4 P PD

  1 M enandatang ani PPD PPD

  2 PPD

  3 PPD

  1 PPD

  4 PPD

  2 PPD

  3 PPD

  4 PP D

  PPD

  1 M eminta tanda tangan KaBAU

  2 PPD

  3 P PD

  4 PPD

  PP D PPD

  3 PPD

  Ada dana ? Pe nting ? Sesuai RAB

  1 PPD

  1 M engecek PPD

  2 PPD

  3 PPD

  4 PPD

  1 E E PPD

  2 PPD

  3 PPD

  4 PPD

  2 PPD

  2 PPD

  3 PPD

  4 PPD

  1 PPD

  2 PPD

  3 PPD

  4 PPD

  PPD PPD

  1 C C M engisi po s anggaran d i

  O Pem ohon Kaur Adm inis tr asi

  M U L AI M e m b a w a p o m p a u n tu k d ip e r b a ik i d i

  M e la p o r k a n k e Ka .BPG m e n g e n a i s p e s ifik a s i k e r u s a k a n d a n m e m b e r ik a n a lte r n a tiv e p e r b a ik a n k e b e n g k e l

  SEL ESAI Ke te r a n g a n : F PP = F o r m u lir Pe r m o h o n a n Pe r b a ik a n

  T ID AK Ke r u s a k a n p lu m b in g

  YA M e m b e r ita h u k e p e m o h o n b a h w a a ir tid a k te r s e d ia d i r e s e r v o a r d a n h a r u s m e n u n g g u s a m p a i r e s e r v o a r te r is i k e m b a li

  SEL ESAI R e s e r v o a r a ir k o s o n g ?

  Po m p a s u d a h d ip e r b a ik i k e m u d ia n d is im p a n m e n ja d i p o m p a c a d a n g a n

  D is e tu ju i? T ID AK T ID AK SEL ESAI

  G a mba r D -1 4 Flow C ha rt Pro s e dur U s ula n Pe rba ik a n A ir M a ti (A )

  M e la k u k a n p e r b a ik a n

  T ek nis i M echanical

  T e k n is i L is tr ik Pe k e r ja a n s e le s a i

  YA Be r s a m a - s a m a

  Ke r u s a k a n L is tr ik ?

  A A

  Be n g k e l Air M a ti

  YA T ID AK

  YA M e n g is i la p o r a n in v e n ta r is p o m p a d a n m e n c a ta t k o n d is i s e k a r a n g Po m p a d a p a t d ip e r b a ik i ?

  T ID AK M e n g g a n ti p o m p a a ir y a n g r u s a k d e n g a n p o m p a c a d a n g a n

  M e m e r ik s a p e k e r ja a n Ke r u s a k a n p o m p a a ir ?

  M e n e r im a in fo r m a s i la n g s u n g m e n g h u b u n g i Ka b a g M E

  M e n g h u b u n g i BPG

  T ID AK Pe k e r ja a n o k ?

  Se te la h p e k e r ja a n s e le s a i, m e la p o r k a n k e k a b a g

  YA M e la k s a n a k a n p e k e r ja a n p e r b a ik a n

  Kabag M E

  M e m e r ik s a p o m p a a ir , ls itr ik , r e s e r v o a r d a n p lu m b in g Be r s a m a - s a m a d e n g a n T KT b a g ia n p lu m b in g m e la k u k a n p e r b a ik a n

  Ka.BPG BPG

  B A T ek nis i Elek tr ical

  BPG Pem ohon T eknisi M echanical / Kaur Gam bar Kabag M E

  Electrical A

  me n g is i FPP p a d a k o lo m b a g ia n a ta s me n g e n a i k e r u s a k a n y a n g te la h te r ja d i & me min ta p e k e r ja h a r ia n u n tu k me mb e r ik a n FPP k e

  Ka b a g Ke b e r s ih a n

  B

  FPP FPP Me mb e r ik a n FPP

  FPP k e p e mo h o n u n tu k d iis i & d ita n d a ta n g a n i

  Me n g is i d a n me n a n d a ta n g a i FPP

  Be r ita Ac a r a ( FPP)

  FPP FPP FPP

1 Ke te r a n g a n :

  FPP = Fo r mu lir Pe r mo h o n a n Pe r b a ik a n

  Gambar D -15 Flow Chart Pros e dur Us ulan Pe rbaikan Air M ati (b) Pemohon Kaur Adm inistrasi MULAI menemukan kerusakan y a ng berhubungan dengan saluran air/pipanisasi (plumbing)

  M enghubungi BPG M ene infor langs meng

  Kabag M rima masi ung hubungi E

  

Kaur Gam bar

M enerima FPP yang

sudah dikerjakan dari

  

Pekerja harian dan

  

1

  MUL

Dinas Perta M em laporan air U setiap b Pemohon PR II SP MULAI

  Mengajukan surat permohonan Surat untuk pembuatan Permohonan partisi ke Rektorat dievaluasi (PR II)

  SP Disetujui? Pemohon

PR II

  Pemohon PR II YA

  Mengisi LD bahwa RAB disetujui

  B LD

  

II

R

P

n

ho

o

m

Pe

  A Kabag. Koster Pihak Pemohon

  2 FPR

  1

  3 Kabag.

  Kerumahtanggaan 2 FPR

  3 D

  Butuh sound system ? Membuat note kepada Kabag.

  ME Kabag. ME

  Note E Note E

  1

  3

  3

  2 FPR

  1

  3 FPR

  1 F

  Selesai Note : FPR = Formulir Peminjaman Ruang

  

Gambar D-1

Flow Chart Prosedur Usulan Peminjaman Ruangan ( Pihak Dalam )

Selesai Tidak

  2 FPR

  1

  KaBPG Mulai Menentukan jdwl & ruangan yg mau dipakai

  3 G

  Meminta formulir peminjaman ruangan Memeriksa jdwl pemakaian ruangan yg diminta Ada

  Pemakaian ? A Menyerahkan formulir pemakaian ruangan

  B G B

  Mengisi FPR C

  C Menanda tangani FPR

  2 FPR

  1

  F Mau hari lain ? Tolak

  2 FPR

  2 FPR

  1

  3

  2 FPR

  1

  3 D

  Ya Ya Tidak Tidak

  Selesai Tidak

  Ya A-1

  ( Bag. Agenda ) Kerum ahtanggaan II

  3 FPR

  1

  3 G

  2 FPR

  1

  3 M enandat angani FPR H

  2 FPR

  1

  3 H

  2 FPR

  1

  1 J K FPR

  G

  3 N OTE : FPR = Form ulir Pem injam an Ruang

  

Gambar D-2

Flow Chart Prosedur Usulan Peminjaman Ruang ( Pihak Luar )

  Butuh sound system ? M embuat note kepada

  Kabag. M E Note

  I Selesai

  2 FPR

  1

  3 J K Note

  I Y a Y a

  Tidak Tidak Selesai

  A-1 Y a

  2 FPR

  FPR M eminta tanda tangan KaBPG

  M ulai mendatangi Koster untuk menanyakan tentang ruangan

  C Surati

  Ada ruangan ? Selesai

  M embuat note M au hari atau ruangan lain ?

  Note Note M embuat proposal Proposal Note

  A A Proposal

  Note B B

  Proposal Note

  Sesuai visi dan misi ? Tolak

  M enulis surat dan biaya Surati

  C Lampiran

  Biaya Selesai

  Y a Tidak

  Lampiran Biaya

  3 F M engisi

  M embuat surat disposisi

  Surat disposisi D

  Surat disposisi D

  M eminta FPR pada

  Koster M emberikan

  FPR E E

  2 FPR

  1

  3 F

  2 FPR

  1

  Tidak

  

Gambar D-23

Flow chart Prosedur Usulan Keadaan darurat ( diluar jam kerja )

Pihak Keam anan Koster Pihak Bersangkutan

Mulai

  Ada m asalah penting m engenai UKM

  Menelepon Kabag. kerum ahtanggaan

  1 M elihat keadaan yang terjadi

  Situasi bisa ditangani sendiri ? Menelepon pihak yang bersangkutan Menangani m asalah Menyelesaikan m asalah yang ada

  Selesai Ya Tidak

  Selesai Pem ohon Koster

G am bar D-24 Flow Chart Prosedur Usulan Pem injam an Kunci

  Mulai Mem injam kunci ke koster

  Alasan ? Selesai Mem inta pem ohon m engisi daftar pem injam an kunci

  Mengisi daftar pem injam an kunci Mem inta

  ID

  ID

  ID Sesuai ? Selesai Mem bukakan pintu

  Ruangan terbuka Selesai ? Mengunci pintu Selesai

  Pihak Pem ohon Koster

  Tidak Y a

  Tidak Y a

  M engunci ruangan M engganti barang yang rusak atau yang hilang

  M eminta M engganti yang rusak atau yang hilag

  M emanggil koster M engecek ruangan ada hilang/ rusak ?

  M embereskan peralatan dan menggemboknya

  M enggunaka n peralatan Selesai ?

  Selesai Selesai

  Tidak Y a

  

Gambar D-3 Flow chart Usulan Prosedur Pemakaian Ruangan

(Pinjam)

  M ulai Formulir

  A A Tidak menyedi akan

  Formulir Peminjaman ruang

  Formulir Peminjaman ruang

  M enyediaka n peralatan Selesai

  M embuka ruangan Perlu peralatan ?

  Tolak membuka ruangan

  Formulir Terima ?

  Peminjaman ruang M engecek

  Peminjaman ruang Formulir

  Tidak Y a Teknisi AC Kabag. ME Teknisi Listrik M ulai M elapor m au m enyervis

  AC N em inta Kasubag. untuk m enem ani

  M enem ani teknisi A A

  M enyervis AC Ada Kerusakan ? B

  B M em bayar uang servis R p

  M au m em perbaiki ? M em perbai ki AC

  C C M em bu at

  Kwitansi Kwitansi R p

  Kwitansi Selesai D

  D M em bayar uang servis&perb aikan

  R p M engam bil uang di kas kecil utk m encukupi pem bayara n E E

  M em bu at Kwitansi Kwitansi

  R p F Kwitansi

  Selesai F Kaur Adm inistrasi

  Ya Ya Tidak Tidak Pem ohon PR II KaBPG Kabag. ME Teknisi Listrik M ulai M em buat surat permohonan

  Surat Permohonan Surat Perm ohonan

  E Selesai

E

SD

E

  T idak T idak Note : SD = Surat Disposisi

  Ya Ya T idak T idak

  Selesai Ya Ya

  Selesai Meng-update nom or extention

  M encatata nom or extention yang baru sudah 1 thn ?

  Selesai ? M elaporkan hasil pekerjaan

  SD M enyuruh Kasubag. untuk m engerjakan nya Mengerjakan penambahan extention

  

D

D E Surat Penolakan

  Urgensi ? M em buat surat penolakan

  Surat Penolakan A Selesai

  Surat D isposisi SD A

  Mem buat surat penolakan Surat Penolakan M em buat

  

M engisi SD

SD

SD Ada line ?

  KaBAU

SD

C

C

  M enyuruh Kasubag. untuk m engecek line M elakukan pemeriksaan Mem beritahu hasilnya ke Kabag. M emberitahu hasilnya ke

  SD B

B

SD

M enyuruh

Kabag. untuk

mengecek

line

  Surat Penolakan Mem buat SD

  

G am bar D-26 Prosedur Usulan Prosedur Penam bahan Extention

  Note : PPD = Perm ohonan Penggunaan Dana Pihak yang m em perbaiki Kabag.ME

  Mulai Ada kerusakan ? Selesai Menghubungi pihak yang m em perbaiki

Melakukan

perbaikan

Mem buat

nota biaya

Nota

biaya

Nota biaya biaya >

  Rp200.000 Mem ak ai kas kecil

  Mem buat PPD Rp A

  

A

Rp

Mem buat

kwitansi

  

Kwitansi

Kwitansi Ya Tidak

  

G am bar D-27 Flow Chart Usulan Prosedur Perbaikan Penangkal Petir & CCTV

Kaur Adm inistrasi

  Prosedur PPD Selesai Tidak

  Ya

  Kasubag. Listrik, Genset, Pihak Pem ohon Telepon, dan Sound System

  Formulir M ulai Peminjaman ruang Prosedur

  Formulir Peminjaman M engecek Peminjaman ruang Ruang Formulir

  A Formulir Peminjaman ruang Tolak

  Tidak Terima ? membuka ruangan Y a

  A Selesai M embuka ruangan

  Formulir Peminjaman ruang Perlu Tidak Tidak soundsystem menyedi ? akan Y a

  Selesai M enyiapkan soundsystem Selesai

  

Gambar A-3 Flow chart Prosedur Pemakaian Ruangan (Pinjam)

  Kasubag. Listrik, G enset, Telepon

Unit Pem eliharaan Gedung Kabag. Kerum ahtanggaan 1 Sub-kontraktor

dan Sound System Mulai A

  Menelepon sub- Mengerjakan kontraktor Penam bahan jaringan listrik

  3 SP LD Prosedur Paritisi

  Ruangan Mem buat nota (Jeffri) pem bayaran Menyuruh

  Kasubag. untuk m enangani nota pem bayaran

  3 SP B LD B nota pem bayaran A

  C Mem inta uang dengan PPD Rp

  Prosedur PPD Mem buat kwitansi Rp

  Kwitansi C D D

  Kwitansi Note : LD = Lem bar Disposisi Selesai SP = Surat Perm ohonan

  Gambar A-4 Flow chart Prosedur Penambahan Jaringan Listrik

  Pihak Bagian Listrik, Telepon, Genset, Pihak Pem ohon Kabag. Kerum ahtanggaan 1 Toko E lektronik Sound System

  Surat Perm ohonan M eninjau M ulai

  R p perbaikan lokasi dengan m em bawa

  FPP M em buat surat

  M em berikan Perm ohonan kom ponen

  Perbaikan FPP dan m em buat

  Gangguan Listrik M enyuruh Kabag. nota

  Listrik, Genset, pem belian T elepon dan

  M engisi FPP

  Sound System

  Surat Perm ohonan berdasarkan untuk m engurusi perbaikan kerusakan yg

  N ota terjadi pem belian

  A C M em inta

  E tanda tangan FPP kepada

  FPP pem ohon Jm l uang < R p

  Ya 200.000

  FPP M enandata M em akai

  T idak ngani FPP uang kas kecil

  Mem buat A PPD FPP B

  Prosedur FPP B PPD

  T idak Perlu pem belian kom ponen?

  H R p

  Ya FPP

  M eminta uang D kepada Kabag. Kerum ahtangg aan 1

  M enandata ngani FPP C F FPP D

  N ota pem belian

  I R p G M em beli komponen ditoko elekttonik

  R p E

  FPP N ota pem belian F G

  Selesai

  M elakukan perbaikan M em inta tanda tangan FPP kepada pem ohon sbg. bukti telah dikerjakan

  FPP H

  I FPP M enyerahkan FPP kepada Kabag. Kerum ahtanggaan 1

  FPP N ote : FPP = Form ulir Perm ohonan Perbaikan PPD = Perm ohonan Penggunaan D ana

  Gambar A-5 Flow chart Prosedur Perbaikan Gangguan Listrik Pihak Pem ohon Kabag. Kerum ahtanggaan 1 Pihak bagian Listrik, Telepon, Genset, Sound System

  Toko Elektronik

  FPP M enandata ngani FPP

  E E N ota pembelian

  F F N ota pembelian

  G G M elakukan perbaikan

  M eminta tanda tangan FPP kepada pemohon sbg. bukti telah dikerjakan

  H

  I Menyerahkan FPP kepada Kabag. Kerum ahtanggaan 1

  H FPP FPP

  M embeli kom ponen ditoko elekttonik

  I FPP FPP

  Selesai

  FPP Ya

  Tidak

  

Gambar A-6 Flow chart Prosedur Penambahan Titik Lampu

  N ote : FPP = Form ulir Perm ohonan Perbaikan PPD = Perm ohonan Penggunaan D ana

  R p N ota pembelian

  M emberikan kom ponen dan m embuat nota pembelian

  M ulai M embuat surat

  M eninjau lokasi dengan m embawa

  Perm ohonan Perbaikan

  Gangguan Listrik Surat Permohonan perbaikan

  Menyuruh Kabag.

  Listrik, Genset, T elepon dan

  Sound System

  untuk m engurusi Surat Permohonan perbaikan

  FPP FPP M engisi FPP berdasarkan perbaikan yang diinginkan

  R p R p

  Mem inta tanda tangan FPP kepada pem ohon

  A FPP M enandata ngani FPP

  A FPP FPP B B FPP M eminta uang kepada Kabag. Kerum ahtangg aan 1

  Jm l uang < R p 200.000

  C C M emakai uang kas kecil

  Mem buat PPD

  R p D D

  Prosedur PPD Kasubag. Listrik, Genset, Telepon, dan Sound S ystem Mulai Tidak

  Listrik padam ? Selesai Ya Menghid upkan G enset

  Genset nyala Tidak Listrik m enyala ? Ya

  Mem atik an genset Selesai

  

Gambar A-7 Flow chart Prosedur M enghidupkan Genset Kasubag. Listrik, Genset, Telepon, dan S ound Kabag. K erum ahtanggaan 1 SPB U System

M ulai A C

  Rp Mem buat P PD

Sem inggu ? Selesai Mem buat

  B elum nota tanda pem belian

  Ya P rosedur PPD Mem anaskan

  Nota m esin Rp D

  B

  6 Bulan ? Selesai B elum Ya Mem inta uang kepada Kabag. Kerum ahtanggaan Nota

  1 A E B Rp M em beli oli di

  SPB U Rp C D

  Nota E M engganti Oli

  N ote : Selesai

  PPD = Permohonan Penggunaan D ana

Gambar A-8 Flow chart Prosedur Peraw atan Genset Pihak Bagian Listrik, Genset,

Teknisi Sub-kontraktor Pihak Satpam GAP Kabag. Kerumahtanggaan 1 Pihak Perusahaan KaBAU

Telepon, Sound System

  Meminta satpam Mematikan salah

  C H GAP untuk

  Mulai satu lift yang I mematikan salah tidak ada satu lift yang orangnya tidak ada orang

  FCBR 3 PO Melapor bahwa

  Membuat PO mau mengecek lift FWOS 3 A kepada kasubag.

  Listrik, Genset, D

  Telepon, Sound Meminta satpam System GAP untuk menghidupkan lift

  Menghidupkan J PO lift

  A E B

  Melakukan F

  I pengecekan Mau Tidak

  B memperbaiki Selesai

  ? K Menuliskan hasil

  Ya pengecekan G di FCBR &

  Mengirim teknisi FWOS untuk memperbaiki

  FCBR 3 J FCBR 2 FCBR 1

  L PO C FWOS 3 FWOS 2 FWOS 1 Memfotokopi PO

  D Membuat PPD dilampirin dengan fotokopi

  PO E Prosedur PPD

  Tidak Ada

  Selesai kerusakan ? Ya

  Memberitahu Rp kepada Kabag. kerumahtanggaa 1 ada kerusakan dan biaya yang diperlukan untuk memperbaiki

  Menelepon perusahaan untuk melakukan

  F perbaikan

  K G Melapor kepada perusahaan

  M H Membayar uang sejumlah yang ada di PO

  L Rp

  Melakukan perbaikan N M O N

  Kwitansi Rp

  Membuat Kwitansi

  Selesai Kwitansi

  Note : FCBR : Formulir Call Back Report

  O

  FW OS : Formulir W ork Order Servis

  

P ihak Pem adam Kebakaran Kabag. Kerum ahtanggaan 1

Mulai Surat Pem beritahuan

  Surat Pem beritahuan Mem buat PPD

  Rp A A Melakukan

  Pengecekan Hidran, Springkle, & alrm kebakrn

  Mem bayar biaya pengecekan Rp Rp

  Mem buat Kwitansi pem bayaran Kwitansi Kwitansi

  

Gambar A-10 Flow chart Prosedur Pengecekan Hidran, Springkle,

Alarm Kebakaran

Struk biaya Struk biaya

  Prosedur PPD PIhak Pelatihan Pemadam Kebakaran Pihak Kepala Biro-Biro & Kepala TU Tiap Kabag. Kerumahtanggaan 1 (PPPK)

  Jurusan Mulai A

  C Tidak Tidak Sudah memang Membuat 6 bulan ?

  Surat gil PPPK proposal pelatihan Ya

  Meman Proposal ggil PPPK

  Mengutus orang yang mau dilatih A

  D D Proposal

  Mengadakan pelatihan mencari Tidak

  Setuju ? PPPK yang lain Ya

  E Membuat Membuat surat

  PPD pelatihan Rp Prosedur

  Surat PPD Membuat pelatihan kwitansi

  Rp Kwitansi C E Membayar

  Pelatihan Rp Kwitansi Selesai

  Note : PPD = Pemohona Penggunaan Dana Gambar A-11 Flowchart Prosedur Pelatihan Pemadam Kebakaran

  

Kabag. Kerum ahtanggaan 1

Mulai Pengece kan

  

Tidak

Sudah saat Selesai pengisiaan ?

  Ya Mem buat PPD Prosedur

  P PD Rp Melakukan pengisian ulang Selesai

  

Gambar A-12 Flow chart Prosedur Peraw atan APAR

  

Kabag. Kerumahtanggaan 1 Kepala BAU Sekretariat Rektor Bagian Keuangan Pembantu Rektor II Bagian Kasir