Memahami Komunikasi Bisnis Di Dalam Suat
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Sebuah perusahaan pada umumnya selalu dituntut untuk selalu melakukan
perbaikan dan penyesuaian terhadap mutu pelayanan dari jasa yang ditawarkan,
sehingga apa yang menjadi harapan dan kebutuhan para pelanggan dapat
terpenuhi. Dalam kinerja bisnis, perusahaan pasti menghadapi persaingan yang
ketat, baik dalam faktor pelayanan, ketepatan waktu dan keamanan. Hal-hal
tersebut merupakan beberapa faktor penentu keberhasilan. Untuk menghasilkan
barang dan jasa yang berkualitas prima dan dijadikan sebagai prioritas utama
konsumen tidak lepas dari peran penting kinerja sumber daya manusianya,
komunikasi organisasi dan pemberian motivasi merupakan salah satu cara yang
dapat memberikan solusi untuk menyelesaikan permasalahan tersebut.
Komunikasi merupakan dasar bagi tindakan dan kerja sama untuk sebuah
pencapaian. Komunikasi bagi manusia tidak dapat dipungkiri, begitu juga halnya
bagi suatu organisasi atau perusahaan. Dalam pertumbuhan perekonomian
sekarang ini, keberhasilan suatu perusahaan dalam mencapai tujuannya tidak
terlepas dari bagaimana perusahaan tersebut berusaha memberikan pelayanan
yang baik dan berkualitas kepada para pelanggan.
Komunikasi, menurut Curtis et.al. (1996), adalah pertukaran pesan.
Sedangkan Katz (1994) berpendapat bahwa komunikasi adalah proses bertukar
pengertian. Selanjutnya, Tubbs & Moss (1996) mengatakan bahwa komunikasi
adalah berbagi pengalaman. Sedangkan Luthans (1973) mendefinisikan
komunikasi sebagai pemindahan informasi. Lain lagi dengan Pace & Faules
(1998), mereka mendefinisikan komunikasi sebagai tindakan pertunjukan-pesan
dan penafsiran-pesan.
Dari beberapa definisi tersebut di atas yang nampak berbeda-beda,
sebenarnya mereka memiliki dua kesamaan yaitu bahwa dalam sebuah
komunikasi terjadi pertukaran atau pemindahan dan adanya sesuatu yang
dipertukarkan atau dipindahkan (yaitu pesan atau informasi).
1
Komunikasi adalah suatu proses penyampaian dan penerimaan pesan atau
informasi diantara dua orang atau lebih dengan harapan terjadinya pengaruh yang
positif atau menimbulkan efek tertentu yang diharapkan. Komunikasi adalah
persepsi dan apresiasi. Memasuki millenium baru, dunia usaha banyak
menghadapi masalah kompleks. Bukan saja karena cakupan bisnisnya yang
semakin beragam, melainkan juga karena skala bisnis sudah menjadi problem
yang sangat luas. Sejumlah ahli mengatakan bisnis sudah menjadi masalah global.
Mengapa sampai demikian?
a. Pertama, karena semakin pesatnya kemajuan di bidang sains dan teknologi,
sehingga merangsang terciptanya sistem dan proses produksi yang efisien.
Produksi barang dan jasa sudah melampaui batas kebutuhan pasar dalam
negeri, sehingga perlu di ekspor.
b. Kedua, karena teknologi telah mempercepat pembangunan sarana dan
prasarana transportasi, sehingga mobilitas sosial menjadi semakin cepat dan
tinggi.
c. Ketiga, bersamaan dengan itu, kemajuan di bidang transformasi informasi
komunikasi juga berlangsung sangat pesat, sehingga informasi tentang
keadaan tertentu dapat disampaikan tanpa tergantung pada jarak geografis.
Bukan itu saja, kemajuan di bidang komunikasi (media massa) telah
mempengaruhi pola-pola bisnis antar manusia. Fenomena inilah yang
menyadarkan
banyak
orang
betapa
pentingnya
memahami
gejala
komunikasi dalam rangka memahami gejala bisnis.
Komunikasi merupakan aktivitas dasar manusia. Dengan berkomunikasi,
manusia dapat saling berhubungan satu sama lain baik dalam kehidupan seharihari di rumah tangga, di tempat pekerjaan, di pasar, dalam masyarakat atau di
mana saja manusia berada. Tidak ada manusia yang tidak akan terlibat dalam
komunikasi. Karena pentingnya komunikasi dalam organisasi maka perlu menjadi
perhatian pengelola agar dapat membantu dalam pelaksanaan tugasnya.
Komunikasi yang efektif adalah penting bagi semua organisasi. Oleh karena itu,
para pemimpin organisasi dan para komunikator dalam organisasi perlu
memahami dan menyempurnakan kemampuan komunikasi mereka (Kohler,
1981).
2
1.2 Rumusan Masalah
Dari latar belakang masalah di atas, maka muncul rumusan masalah sebagai
berikut :
1. Apakah yang dimaksud dengan komunikasi bisnis?
2. Pentingkah memiliki kemampuan komunikasi bisnis?
3. Apa saja fungsi dari komunikasi di dalam suatu bisnis atau organisasi?
4. Apakah yang menjadi kendala dalam membangun komunikasi bisnis
yang efektif?
5. Apa saja yang menjadi faktor penentu efektivitas komunikasi bisnis?
6. Strategi apa yang dilakukan untuk mencapai komunikasi bisnis yang
efektif agar dapat melewati kendala/hambatan dalam berkomunikasi?
7. Bagaimana cara membangun komunikasi yang baik dalam berbisnis?
1.3 Tujuan Penulisan
Sesuai dengan permasalahan yang telah dikemukakan di atas, maka tujuan
dari penulisan makalah ini adalah :
1. Untuk mengetahui definisi mengenai komunikasi bisnis.
2. Untuk mengetahui pentingnya memiliki kemampuan komunikasi bisnis.
3. Untuk mengetahui fungsi komunikasi di dalam suatu bisnis atau
organisasi.
4. Untuk mengetahui hal yang menjadi kendala di dalam membangun
komunikasi bisnis yang efektif.
5. Untuk mengetahui faktor penentu dari efektivitas komunikasi bisnis.
6. Untuk mengetahui strategi atau upaya untuk meningkatkan efektivitas
komunikasi bisnis.
7. Untuk mengetahui cara membangun komunikasi yang baik dalam
berbisnis.
1.4 Manfaat Penulisan
Manfaat dari pembuatan makalah ini adalah agar para pembaca memiliki
dan mengerti akan wawasan yang utuh mengenai pentingnya komunikasi bagi
3
manusia begitu pula bagi suatu organisasi atau suatu perusahaan, sebab dengan
adanya komunikasi yang baik maka suatu organisasi atau perusahaan dapat
berjalan dengan lancar begitu pula sebaliknya. Selain itu pembuatan makalah ini
juga merupakan suatu kesempatan bagi penulis untuk memperluas wawasan
penulis mengenai cara membangun komunikasi yang baik di dalam berbisnis serta
strategi yang dapat dilakukan untuk dapat mencapai komunikasi bisnis yang
efektif.
1.5 Sistematika Penulisan
Sistematika uraian makalah ini terdiri dari tiga bagian, yaitu:
1.
Bagian pertama yaitu, Pendahuluan yang meliputi Latar Belakang
Masalah, Tujuan, Manfaat dan Sistematika Penulisan.
2.
Bagian kedua meliputi Isi atau Pembahasan.
3.
Bagian ketiga meliputi Penutup yang berisi Kesimpulan dan dilengkapi
dengan Daftar Pustaka.
4
BAB II
PEMBAHASAN
2.1 Pengertian Komunikasi Bisnis.
2.1.1 Definisi Komunikasi
Secara etimologi komunikasi berasal dari bahasa Latin ”communis”
(bersama), sedangkan menurut kamus, komunikasi meliputi ungkapan-ungkapan
seperti berbagi informasi atau pengetahuan, memberi gagasan atau bertukar
fikiran, informasi, atau sejenisnya dengan tulisan atau ucapan. Definisi lain
terbatas pada situasi stimulus-response. Pesan dengan sengaja disampaikan untuk
mendapatkan respons, seperti pertanyaan yang diajukan memerlukan jawaban,
instruksi yang diberikan perlu di ikuti, atau penyajian iklan untuk stimulan agar
orang membeli suatu produk.
Berkomunikasi merupakan dasar interaksi antar manusia untuk memperoleh
kesepakatan dan kesepahaman yang dibangun untuk mencapai suatu tujuan yang
maksimal diantara keduanya. Untuk mencapai usaha dalam berkomunikasi secara
efektif, maka sebaiknya kita harus mengetahui sejumlah pemahaman dan
persoalan yang terjadi dalam proses berkomunikasi itu sendiri.
Beberapa proses komunikasi yang lazim digunakan : komunikasi verbal,
komunikasi non verbal, komunikasi dari atas ke bawah, komunikasi dari bawah
ke atas, komunikasi leteral atau horizontal, komunikasi diagonal.
Komunikasi yang internal termasuk komunikasi visi (perseroan/perusahaan),
strategi, rencana-rencana, kultur/budaya perusahaan, nilai-nilai dan prinsip dasar
yang terdapat di perusahaan, motivasi karyawan, serta gagasan-gagasan, dll.
Komunikasi eksternal termasuk merek, pemasaran, iklan, hubungan pelanggan,
humas, hubungan-hubungan media, negosiasi-negosiasi bisnis, dll. Bagaimanapun
bentuknya, semua hal tersebut memiliki tujuan yang sama, yaitu menciptakan
suatu nilai bisnis (create business value).
Komunikasi horizontal adalah komunikasi secara mendatar diantara pegawai
dalam suatu unit atau antara anggota staf dengan anggota staf lainnya. Kalau
komunikasi vertikal lebih bersifat formal, maka Komunikasi seperti ini dapat
5
dikatakan komunikasi tidak formal dimana kondisinya sering tampak saat-saat
santai dan tempat dan waktu yang tidak tertentu, misalnya saat dalam perjalanan,
saat istirahat atau waktu mengadakan gala dinner, dan sebagainya, komunikasi ini
juga lebih mengarah kepada pembicaraan yang menyangkut pekerjaan dan
tindakan pimpinan.
Komunikasi diagonal atau komunikasi silang (cross comunication) adalah
komunikasi antara seseorang dengan yang lainnya yang satu sama lain berbeda
kedudukan unitnya. Komunikasi yang satu ini tidak sekuat komunikasi vertikal
ataupun tidak seakrab komunikasi horizontal. Dan kelemahan sistem komunikasi
seperti ini adalah mampu sebagai pemicu adanya miss communication apabila
seorang pegawai suatu unit mengeluhkan masalah pekerjaan ataupun pimpinannya
kepada kepala unit lain, dan jika sampai dikethui oleh pimpinan unitnya maka
akan mungkin terjadi benturan psikologis.
Komunikasi Verbal (Verbal Communication) merupakan salah satu bentuk
komunikasi yang lazim digunakan untuk menyampaikan pesan-pesan bisnis
kepada pihak lain melalui lisan ataupun tulisan. Bentuk komunikasi ini memiliki
struktur yang teratur dan terorganisasi dengan baik. Contoh komunikasi verbal
dalam dunia bisnis, antara lain ;
a. Membuat dan mengirim surat teguran kepada nasabah yang menunggak
pembayaran;
b. Membuat dan mengirim surat penawaran harga barang kepada pihak lain
c. Berdiskusi dalam suatu tim kerja;
d. Mengadakan pelatihan manajemen kepada para manajer operasional/manajer
lini; dan
e. Melakukan presentasi bisnis dengan para investor.
Dengan komunikasi verbal diharapkan orang dapat memahami apa yang
disampaikan oleh si pengirim pesan baik dalam bentuk mendengarkan informasi
yang disampaikan secara lisan maupun tulisan. Komunikasi bisnis yang efektif
sangat tergantung pada keterampilan seseorang dalam mengirim maupun
menerima pesan. Secara umum untuk mengirim pesan bisnis seseorang dapat
menggunakan lisan (30 %) dan tulisan (9 %). Sedangkan untuk menerima pesan
6
bisnis orang sering menggunakan pendengaran / mendengar (45 %) dan bacaan /
membaca (16 %).
Komunikasi nonverbal sangat penting karena memiliki pengaruh yang lebih
besar daripada komunikasi verbal, isyarat komunikasi nonverbal adalah sangat
penting untuk menyampaikan perasaan dan emosi seseorang. Keunggulan
komunikasi nonverbal adalah reabilitasnya, hal ini berkaitan dengan tingkat
kepercayaan yang tinggi terhadap kebenaran pesan yang disampaikan. Dengan
isyarat nonverbal seseorang dapat mendeteksi kecurangan ataupun menegaskan
kejujuran informasi yang diterimanya.
Komunikasi Nonverbal (Nonverbal communication) adalah salah satu
bentuk komunikasi yang lazim digunakan dalam menyampaikan pesan dengan
menggunakan gerak tubuh / bahasa tubuh. Contoh komunikasi nonverbal antara
lain :
a. Mengerutkan dahi tanda seseorang sedang berfikir
b. Tersenyum dan berjabat tangan sebagai cerminan rasa senang, simpati dan
penghormatan kepada relasi bisnis
c. Menganggukkan kepala isyarat tanda setuju dengan pendapat rekan bisnis
2.1.2
Definisi Komunikasi Bisnis.
Menurut William C. Himstreet dan Wayne Murlin Baty, komunikasi berarti
suatu proses pertukaran informasi antar individu melalui sistem yang biasa (lazim
digunakan) baik dengan simbol-simbol, sinyal-sinyal, maupun dengan prilaku
atau tindakan. Sedangkan Bisnis dalam kamus bahasa indonesia diartikan sebagai
perniagaan, perdagangan ataupun dagang. Jadi secara sederhana dapat
dikemukakan bahwa yang dimaksud dengan komunikasi bisnis adalah komunikasi
yang digunakan dalam dunia bisnis, yang mencakup komunikasi verbal dan
nonverbal (Drs.Djoko Purwanto, M.B.A).
Jika kita melihat bisnis dan komunikasi sebagai sama-sama suatu proses
sosial, kita akan sampai pada kesimpulan bahwa komunikasi adalah bisnis dan,
sebaliknya, bisnis adalah komunikasi. Artinya, pada tingkatan gejala (fenomena),
antara komunikasi dan bisnis merupakan gejala yang terintegrasi. Tidak bisa
dipisah-pisahkan.
7
Bisnis dan komunikasi sama-sama memulai kegiatannya dengan melakukan
proses produksi. Lebih jelasnya bisa dijelaskan sebagai berikut :
a. Dalam komunikasi, yang diproduksi dinamakan informasi; sedangkan dalam
bisnis, yang diproduksi adalah barang dan jasa. Dalam konteks tertentu,
informasi juga termasuk barang dan jasa. Misalnya : informasi lewat surat
kabar, majalah, televisi, dll.
b. Kemudian, bisnis dan komunikasi menyampaikan produk tsb kepada pihak
lain. Dalam komunikasi, pihak lain bisa disebut communicator, audience,
destination, dst. Sementara dalam kegiatan bisnis pihak lain sering disebut
konsumen, klien, buyer, dst.
c. Komunikasi dan bisnis sama-sama menimbulkan reaksi tertentu dan
mempunyai hambatan-hambatan yang spesifik.
2.2 Pentingnya Kemampuan Komunikasi Bisnis.
Menurut Courtland L. Bovee dan john V. Thil dalam business
Communication Today, proses komunikasi (communication process) terdiri dari
enam tahapan, yaitu :
1. Pengirim mempunyai suatu ide atau gagasan,
2. pengirim mengubah ide menjadi suatu pesan,
3. Pengirim menyampaikan pesan,
4. penerima menerima pesan,
5. Penerima menafsirkan pesan,
6. Penerima memberi tanggapan dan mengirim umpan balik kepada
pengirim.
Dalam menjalankan praktek bisnisnya, individu yang melakukan praktek
bisnis tersebut perlu berkomunikasi dengan orang lain, semua pihak yang
berkaitan dengan bisnisnya. Komunikasi antara atasan dengan bawahan,
komunikasi dengan konsumen, komunikasi dengan pihak ketiga (seperti pemasok,
distributor, pemerintah, pihak lain). Untuk melakukan praktek bisnis ini para
pelaku bisnis kiranya perlu memiliki kemampuan dalam komunikasi bisnis. Maka
dari itu, sangat penting untuk memiliki kemampuan dalam komunikasi bisnis.
8
Terdapat beberapa alasan yang mengharuskan komunikasi terjadi di dalam
sebuah organisasi atau perusahaan, diantaranya:
a) Perlunya memberikan dan diberikan informasi (pesan). Para karyawan,
manajer, klien, pelanggan, pemasok, pemerintah dan seterusnya akan
berinteraksi di dalam dan dengan organisasi. Dalam interaksi tersebut
mereka memberikan dan diberikan informasi (pesan).
b) Untuk mempengaruhi dan membantu orang lain. Antara lain bahwa para
manajer perlu memotivasi para karyawan agar mereka bersedia untuk
bekerjasama dalam rangka mencapai tujuan organisasi; para karyawan
membantu para pelanggan untuk mengatasi permasalahan mereka.
c) Pentingnya mengambil keputusan dan mengatasi masalah. Sebelum
pengambilan keputusan dan pemecahan masalah dilakukan manajer
memerlukan informasi.
Agar dapat mengawasi dan mengendalikan organisasi serta mengevaluasi
kinerja organisasi berikut kinerja semua sumber daya yang digunakan dalam
organisasi.
2.3 Fungsi Komunikasi Di Dalam Suatu Organisasi Perusahaan.
Dalam suatu organisasi baik yang berorientasi komersial maupun sosial,
komunikasi dalam organisasi / lembaga tersebut akan melibatkan 4 fungsi yaitu:
2.3.1
Fungsi Informative
Organisasi dipandang sebagai suatu sistem pemrosesan informasi. Dimana
seluruh anggota dalam organisasi berharap dapat memperoleh informasi yang
banyak, lebih baik dan tepat waktu. Informasi yang didapat memungkinkan setiap
anggota organisasi melaksanakan pekerjaan secara lebih pasti.
2.3.2
Fungsi Regulatif
Fungsi ini berkaitan dengan peraturan-peraturan yang berlaku dalam suatu
organisasi.
2.3.3
Fungsi Persuasif
9
Dalam mengatur organisasi, kekuasaan dan kewenangan tidak akan selalu
membawa hasil sesuai dengan yang diharapkan. Adanya kenyataan ini, maka
banyak pimpinan yang lebih suka untuk mempersuasi bawahannya daripada
memberi perintah. Karena pekerjaan yang dilakukan secara sukarela akan
menghasilkan kepedulian yang lebih besar dibandingkan kalau pimpinan sering
memperlihatkan kekuasaan.
2.3.4
Fungsi Integratif
Setiap organisasi berusaha menyediakan saluran yang memungkinkan
karyawan dapat melaksanakan tugas dengan baik. Ada dua komunikasi formal
seperti penerbitan khusus dalam organisasi dan laporan kemajuan organisasi, juga
saluran komunikasi informal. Pelaksanaan aktivitas ini akan menumbuhkan
keinginan untuk berpartisipasi yang lebih besar dalam diri karyawan terhadap
organisasi.
2.4 Kendala Dalam Komunikasi Bisnis.
Hambatan dalam komunikasi dapat di kelompokkan dalam empat masalah
utama, yaitu :
1. Masalah dalam mengembangkan pesan
2. Masalah dalam menyampaikan pesan
3. Masalah dalam menerima pesan
4. Masalah dalam menafsirkan pesan, yang dikarenakan :
a. Perbedaan latar belakang
b. Perbedaan penafsiran kata
c. Perbedaan reaksi emosional
Tantangan seorang manajer di masa depan relatif akan semakin sulit, yang
menuntut kemampuan untuk mengkomunikasikan ide gagasan dan tujuan dalam
lingkungan organisasinya serta bagaimana menyampaikan produk atau jasa yang
dimilikinya kepada pelanggan. Di sisi lain, proses manajemen, adalah suatu
aktivitas komunikasi. Terdapat 5 (lima) kendala yang mungkin muncul saat
manajer mengkomunikasikan bisnis organisasinya, yaitu :
10
2.4.1
Struktur komunikasi yang buruk.
Struktur komunikasi adalah faktor esensial, yang menentukan baik-buruknya
komunikasi bisnis. Tidak penting apakah audiencenya hanya satu orang atau
ribuan orang dan sekalipun di tengah bisingnya lingkungan bisnis dan pemasaran,
pesan yang disampaikan haruslah terdengar dan dimengerti. Struktur komunikasi
yang baik, mengikuti pola :
a. pembukaan
b. isi
c. penutup
Tidak menjadi masalah, apakah pesan itu penting atau impresif. Namun
apabila disampaikannya tanpa “sentuhan yang kuat”, hasilnya tidak akan dapat
menyakinkan orang lain sesuai harapan. Disamping itu, meskipun telah dilakukan
“sentuhan” yang sudah tepat ternyata seringkali juga masih memerlukan waktu
untuk mendapatkan respons. Dengan demikian, pesan yang kuat, tidak boleh
seperti lawakan yang tidak lucu. Pesan yang disampaikan haruslah ‘menyentuh’
secara kuat dan telak, tidak sekedar mengelus-elus atau mengingatkan.
2.4.2
Penggunaan media yang salah
Perlu untuk mempertimbangkan siapa, dari kalangan atau status sosial mana
dan karakteristik unik lainnya dari sasaran yang kita tuju, sehingga kita dapat
memilih media yang tepat. Jika pesan yang disampaikan sangat kompleks,
berikanlah ruang agar audience kita dapat mencerna pesan tersebut secara lebih
leluasa, sesuai kecepatan mereka.
2.4.3
Pesan yang campur aduk
Pesan yang campur aduk, hanya akan menimbulkan kebingungan atau
bahkan cemoohan dari audience. Seperti, larangan untuk memberikan hadiah
kepada klien, tetapi pada saat yang sama memberikan pengecualian untuk klienklien baru atau pelanggan VIP yang berpotensi besar pada bisnis perusahaan.
11
Sementara, kriteria dari klien potensial atau pelanggan VIP tersebut tidak dirinci
secara jelas.
2.4.4
Salah Audience
Topik yang dipilih hendaknya relevan dan sesuai dengan ekspektasi
audience. Sebagai contoh, misalnya dalam event pertemuan antara wakil dari
Pemerintah dan Pengusaha, namun dalam presentasi disajikan tentang analisis
situasi politik dan pemerintahan, sedangkan para pengusaha, sebenarnya lebih
mengharapkan penjelasan bagaimana tindakan atau langkah-langkah konkrit yang
diambil pemerintah untuk menciptakan iklim usaha yang kondusif.
2.4.5
Lingkungan yang mengganggu
Lingkungan yang mengganggu jelas merupakan kendala dalam komunikasi,
sehingga pesan yang disampaikan tidak dapat diterima / didengar secara optimal.
Misal seperti, suara penyaji yang tidak cukup terdengar oleh Audience, suara
keras dari luar ruangan, (seperti raungan sirine ambulan atau suara lalu lintas yang
padat), bunyi handphone dari kantong audience, Interupsi, sesi bicara yang
menegangkan, dsb. Oleh karena itu, perlunya pemilihan tempat yang tepat serta
upaya agar audience fokus dengan pesan yang disampaikan.
Kendala komunikasi bisnis dapat bermacam-macam, namun dengan kehatihatian serta kecermatan, sebagian kendala tersebut akan dapat diatasi. Presentasi
yang disampaikan akan lebih bermakna dengan kendala yang diminimalisir,
sehingga pesan yang disampaikan dapat memberikan efek yang diharapkan.
Seiring dengan perkembangan teknologi dan sistem informasi, komunikasi
berkembang menjadi suatu bisnis tersendiri. Perkembangan sistim informasi dan
teknologi mempercepat proses Globalisasi, sehingga proses komunikasi terjadi
setiap saat tanpa berhenti dan berlangsung pada saat yang hampir bersamaan di
seluruh belahan dunia. Informasi dengan mudah dan cepat menyebar, bahkan
nyaris tanpa penghalang apapun.
Perkembangan teknologi yang semakin pesat, memungkinkan orang untuk
berkomunikasi melalui berbagai macam media. Tantangan ke depan, bukan saja
12
sekedar menjual produk & jasa perusahaan, tetapi bagaimana menyampaikan
pesan bahwa produk atau jasa yang ditawarkan dapat memberikan manfaat kepada
banyak orang dari berbagai ragam budaya, latar belakang, dan sebagainya. Proses
penyampaian pesan atau informasi tersebut, dapat dilakukan secara satu arah,
seperti melalui media elektronik atau media cetak juga dapat dilakukan secara dua
arah (interaktif) melalui jaringan internet.
2.5 Faktor Penentu Efektivitas Komunikasi Bisnis.
Komunikasi Bisnis yang efektif diperlukan oleh semua organisasi bisnis
dalam upaya mencapai tujuannya. Organisasi bisnis yang produktif ditunjang oleh
penguasaan komunikasi bisnis para anggota organisasinya, baik penguasaan
komunikasi verbal (lisan dan tulisan), maupun komunikasi non-verbal. Fakta
empiris dalam dunia organisasi menunjukkan bahwa sebagain besar anggota
organisasi melakukan pekerjaannya dengan melakukan komunikasi.
Dalam kehidupan organisasi bisnis, keberadaan tim kerja semakin populer.
Penjumlahan anggota dalam tim akan memungkinkan menghasilkan output yang
lebih besar dibandingkan output total yang dikerjakan oleh masing-masing
individu. Tidak peduli seberapa berbakatnya seseorang, betapapun unggulnya
sebuah tim atau seberapapun kuatnya kasus hukum, keberhasilan tidak akan
diperoleh tanpa penguasaan keterampilan komunikasi yang efektif.
Keterampilan melakukan komunikasi yang efektif akan berperan besar
dalam mendukung pencapaian tujuan dari seluruh aktivitas. Untuk dapat
melakukan komunikasi yang efektif, maka kemampuan untuk mengirimkan pesan
atau informasi yang baik, kemampuan untuk menjadi pendengar yang baik, serta
keterampilan menggunakan berbagai media atau alat audio visual merupakan
bagian yang sangat penting.
Komunikasi Bisnis yang efektif diperlukan oleh semua organisasi bisnis
dalam upaya mencapai tujuannya. Organisasi bisnis yang produktif ditunjang oleh
penguasaan komunikasi bisnis para anggota organisasinya, baik penguasaan
komunikasi verbal (lisan dan tulisan), maupun komunikasi non-verbal. Fakta
empiris dalam dunia organisasi menunjukkan bahwa sebagain besar anggota
organisasi melakukan pekerjaannya dengan melakukan komunikasi. Efektivitas
13
komunikasi bisnis, seperti halnya jenis komunikasi lainnya ditentukan beberapa
hal :
2.5.1
Persepsi. Komunikator harus dapat memprediksi apakah message
yang disampaikan dapat diterima komunikan.
2.5.2
Ketepatan. Komunikan atau audience memiliki kerangka pikir. Agar
komunikasi yang dilakukan tepat sasaran, komunikator perlu
mengeksperikan hal yang ingin disampaikan sesuai dengan kerangka
pikir komunikan.
2.5.3
Kredibilitas. Dalam berkomunikasi, komunikator perlu memiliki
suatu keyakinan bawah komunikan dapat dipercaya. Sebaliknya dia
juga harus bisa mendapatkan kepercayaan dari komunikan.
2.5.4
Pengendalian. Dalam komunikasi, komunikan memberikan reaksi /
umpan balik / feedback terhadap pesan yang disampaikan. Reaksi ini
harus bisa diantisipasi sekaligus dikendalikan oleh komunikator
sehingga tidak melenceng dari target komunikasi yang diharapkan.
2.5.5
Kecocokan. Komunikator yang baik selalu dapat menjaga hubungan
persahabatan yang menyenangkan dengan komunikan.
Sementara
Keterampilan
meningkatkan
efektivitas
komunikasi
bisa
dilakukan dengan berbagai cara menyangkut komunikasi verbal, non verbal, lisan
maupun tulisan.
a. Reading
c. Speaking
b. Listening
d. Writing
Disadari ataupun tidak, setiap hari kita melakukan, paling tidak, satu dari
keempat hal tersebut diatas dengan lingkungan kita. Seperti juga pernafasan,
komunikasi sering dianggap sebagai suatu kejadian otomatis dan terjadi begitu
saja, sehingga seringkali kita tidak memiliki kesadaran untuk melakukannya
secara efektif.
14
Aktivitas komunikasi adalah aktivitas rutin serta otomatis dilakukan,
sehingga kita tidak pernah mempelajarinya secara khusus, seperti bagaimana
menulis ataupun membaca secara cepat dan efektif ataupun berbicara secara
efektif serta menjadi pendengar yang baik.
Menurut “Stephen Covey: komunikasi merupakan keterampilan yang
penting dalam hidup manusia”. Unsur yang paling penting dalam berkomunikasi
adalah bukan sekedar apa yang kita tulis atau yang kita katakan, tetapi karakter
kita dan bagaimana kita menyampaikan pesan kepada penerima pesan. Penerima
pesan tidak hanya sekedar mendengar kalimat yang disampaikan tetapi juga
membaca dan menilai sikap kita. Jadi, syarat utama dalam komunikasi yang
efektif adalah karakter kokoh yang dibangun dari fondasi etika serta integritas
pribadi yang kuat. Tidak peduli seberapa berbakatnya seseorang, betapapun
unggulnya sebuah tim atau seberapapun kuatnya kasus hukum, keberhasilan tidak
akan diperoleh tanpa penguasaan keterampilan komunikasi yang efektif.
Keterampilan melakukan komunikasi yang efektif akan berperan besar
dalam mendukung pencapaian tujuan dari seluruh aktivitas. Untuk dapat
melakukan komunikasi yang efektif, maka kemampuan untuk mengirimkan pesan
atau informasi yang baik, kemampuan untuk menjadi pendengar yang baik, serta
keterampilan menggunakan berbagai media atau alat audio visual merupakan
bagian yang sangat penting.
2.6 Strategi Komunikasi dalam Mencapai Efektivitas Komunikasi Bisnis.
Dalam proses komunikasi semua pesan atau informasi yang dikirim akan
diterima dengan berbagai perbedaan oleh penerima pesan/informasi, baik karena
perbedaan latar belakang, persepsi, budaya maupun hal lainnya. Untuk itu, suatu
pesan atau informasi yang disampaikan hendaknya memenuhi 7 syarat atau
dikenal juga dengan 7 C, yaitu :
2.6.1
Completeness (Lengkap)
Suatu pesan atau informasi dapat dikatakan lengkap, bila berisi semua
materi yang diperlukan agar penerima pesan dapat memberikan tanggapan yang
sesuai dengan harapan pengirim pesan.
15
2.6.2
Conciseness (Singkat)
Suatu pesan dikatakan concise bila dapat mengutarakan gagasannya dalam
jumlah kata sekecil mungkin (singkat, padat tetapi jelas) tanpa mengurangi
makna, namun tetap menonjolkan gagasannya.
2.6.3
Consideration (Pertimbangan)
Penyampaian
pesan,
hendaknya
menerapkan
empati
dengan
mempertimbangkan dan mengutamakan penerima pesan.
2.6.4
Concreteness (konkrit)
Penyampaian pesan hendaknya disampaikan dengan bahasa yang gamblang,
pasti dan jelas.
2.6.5
Clarity (Kejelasan)
Pesan hendaknya disampaikan dengan bahasa yang mudah dimengerti dan
mudah diinterpretasikan serta memiliki makna yang jelas.
2.6.6
Courtessy (Kesopanan)
Pesan disampaikan dengan gaya bahasa dan nada yang sopan, akan
memupuk hubungan baik dalam komunikasi bisnis.
2.6.7
Correctness (ketelitian)
Pesan hendaknya dibuat dengan teliti, dan menggunakan tata bahasa, tanda
baca dan ejaan dengan benar (formal atau resmi).
2.7 Upaya untuk Meningkatkan Efektifitas Komunikasi Bisnis.
Kemampuan komunikasi bisnis dalam upaya meningkatkan efektifitas
sangat diperlukan, adapun upaya yang dapat dilakukan agar komunikasi bisnis
dapat tercapai adalah sebagai berikut:
2.7.1
Berikan kesan bahwa anda antusias berbicara dengan mereka.
16
Beri mereka kesan bahwa anda lebih suka berbicara dengan mereka daripada
orang lain di muka bumi ini. Ketika anda memberi mereka kesan bahwa anda
sangat antusias berbicara dengan mereka dan bahwa anda peduli kepada mereka,
anda membuat perasaan mereka lebih positif dan percaya diri. Mereka akan lebih
terbuka kepada anda dan sangat mungkin memiliki percakapan yang mendalam
dengan anda.
2.7.2
Ajukan pertanyaan tentang minat mereka.
Ajukan pertanyaan terbuka yang akan membuat mereka berbicara tentang
minat dan kehidupan mereka. Galilah sedetail mungkin sehingga akan membantu
mereka memperoleh perspektif baru tentang diri mereka sendiri dan tujuan hidup
mereka.
2.7.3
Beradaptasi dengan bahasa tubuh dan perasaan mereka.
Rasakan bagaimana perasaan mereka pada saat ini dengan mengamati
bahasa tubuh dan nada suara. Dari sudut pandang ini, anda dapat menyesuaikan
kata-kata, bahasa tubuh, dan nada suara anda sehingga mereka akan merespon
lebih positif.
2.7.4
Tunjukkan rasa persetujuan: “Katakan kepada mereka apa yang
anda kagumi tentang mereka dan mengapa?”
Salah satu cara terbaik untuk segera berhubungan dengan orang adalah
dengan menjadi jujur dan memberitahu mereka mengapa anda menyukai atau
mengagumi mereka. Jika menyatakan secara langsung dirasakan kurang tepat,
cobalah dengan pernyataan tidak langsung. Kedua pendekatan tersebut bisa samasama efektif.
2.7.5
Dengarkan dengan penuh perhatian semua yang mereka katakan.
Jangan terlalu berfokus pada apa yang akan Anda katakan selanjutnya selagi
mereka berbicara. Sebaliknya, dengarkan setiap kata yang mereka katakan dan
responlah serelevan mungkin. Hal ini menunjukkan bahwa anda benar-benar
mendengarkan apa yang mereka katakan dan anda sepenuhnya terlibat di dalam
17
suasana bersama dengan mereka. Juga pastikan untuk bertanya setiap kali ada
sesuatu yang tidak mengerti pada hal-hal yang mereka katakan. Anda tentu saja
ingin menghindari semua penyimpangan yang mungkin terjadi dalam komunikasi
jika anda ingin mengembangkan hubungan yang sepenuhnya dengan orang
tersebut.
2.7.6
Beri mereka kontak mata yang lama.
Kontak mata yang kuat mengkomunikasikan kepada orang lain bahwa anda
tidak hanya terpikat oleh mereka dan apa yang mereka katakan tetapi juga
menunjukkan bahwa anda dapat dipercaya. Ketika dilakukan dengan tidak
berlebihan, mereka juga akan menganggap anda yakin pada diri anda sendiri
karena kesediaan anda untukbertemu mereka secara langsung. Akibatnya, orang
secara alami akan lebih memperhatikan anda dan apa yang anda katakan.
2.7.7
Ungkapkan diri anda sebanyak mungkin.
Salah satu cara terbaik untuk mendapatkan kepercayaan seseorang
adalahdengan mengungkapkan diri seterbuka mungkin. Bercerita tentang kejadian
yang menarik dari hidup anda atau hanya menggambarkan contoh lucu dari
kehidupan normal sehari-hari. Ketika anda bercerita tentang diri anda, pastikan
untuk tidak menyebutkan hal-hal yang menyimpang terlalu jauh dari minat
mereka atau bahkan berlebihan. Anda dapat membiarkan mereka mengetahui
lebih jauh tentang diri anda seiring berjalannya waktu.
2.7.8
Berikan kesan bahwa anda berdua berada di tim yang sama.
Gunakan kata-kata seperti “kami, kita” untuk segera membangun sebuah
ikatan. Bila anda menggunakan kata-kata tersebut, anda membuatnya tampak
seperti anda dan mereka berada di tim yang sama, sementara orang lain berada di
tim yang berbeda.
2.7.9
Berikan mereka senyuman terbaik anda.
Ketika anda tersenyum pada orang, anda menyampaikan pesan bahwa anda
menyukai mereka dan kehadiran mereka membawa anda kebahagiaan. Tersenyum
18
pada mereka akan menyebabkan mereka sadar ingin tersenyum kembali pada anda
yang secara langsung akan membangun hubungan antara anda berdua.
2.7.10 Menawarkan saran yang bermanfaat.
Kenalkan tempat makan yang pernah anda kunjungi, film yang anda tonton,
orang-orang baik yang mereka ingin temui, buku yang anda baca, peluang karir
atau apa pun yang terpikirkan oleh anda. Jelaskan apa yang menarik dari orangorang, tempat atau hal-hal tersebut. Jika anda memberi ide yang cukup menarik
perhatian mereka, mereka akan mencari anda ketika mereka memerlukan
seseorang untuk membantu membuat keputusan tentang apa yang harus dilakukan
selanjutnya.
2.7.11 Beri mereka motivasi.
Jika orang yang anda hadapi lebih muda atau dalam posisi yang lebih sulit
dari anda, mereka mungkin ingin mendengar beberapa katamotivasi dari anda
karena anda lebih berpengalaman atau anda tampaknya menjalani kehidupan
dengan baik. Jika anda ingin memiliki hubungan yang sehat dengan orang
tersebut, anda tentu saja tidak ingin tampak seperti anda memiliki semuanya
sementara mereka tidak. Yakinkan mereka bahwa mereka dapat melampaui
masalah dan keterbatasan mereka, sehingga mereka akan berharap menjadikan
anda sebagai teman yang enak untuk diajak bicara.
2.7.12 Tampil dengan tingkat energi yang sedikit lebih tinggi dibanding
orang lain.
Umumnya, orang ingin berada di sekitar orang-orang yang akan mengangkat
mereka, bukannya membawa mereka ke bawah. Jika anda secara konsisten
memiliki tingkat energi yang lebih rendah daripada orang lain, mereka secara
alami akan menjauh dari Anda menuju seseorang yang lebih energik. Untuk
mencegah hal ini terjadi, secara konsisten tunjukkan dengan suara dan bahasa
tubuh anda bahwa anda memiliki tingkat energi yang sedikit lebih tinggi sehingga
mereka akan merasa lebih bersemangat dan positif berada di sekitar Anda. Namun
jangan juga anda terlalu berlebihan berenergik sehingga menyebabkan orang-
19
orang tampak seperti tidak berdaya. Energi dan gairah yang tepat akan
membangun antusiasme mereka.
2.7.13 Sebut nama mereka dengan cara yang menyenangkan telinga
mereka.
Nama seseorang adalah salah satu kata yang memiliki emosional yang
sangat kuat bagi mereka. Tapi hal itu belum tentu seberapa sering anda katakan
nama seseorang, namun lebih pada bagaimana anda mengatakannya. Hal Ini dapat
terbantu dengan cara anda berlatih mengatakan nama seseorang untuk satu atau
dua menit sampai anda merasakan adanya emosional yang kuat. Ketika anda
menyebutkan nama mereka lebih menyentuh dibanding orang lain yang mereka
kenal, mereka akan menemukan bahwa anda lah yang paling berkesan.
2.7.14 Tawarkan untuk menjalani hubungan selangkah lebih maju.
Ada beberapa hal yang dapat anda lakukan untuk memajukan persahabatan
anda dengan seseorang: tawaran untuk makan dengan mereka, berbicara sambil
minum kopi, melihat pertandingan olahraga, dll. Meskipun jika orang tersebut
tidak menerima tawaran anda, mereka akan tetap tersanjung bahwa anda ingin
mereka menjalani persahabatan ke tingkat yang lebih dalam. Di satu sisi, mereka
akan memandang anda karena anda memiliki keberanian untuk membangun
persahabatan bukan mengharapkan persahabatan yang instan.
BAB III
PENUTUP
3.1 Kesimpulan
Tidak dapat kita pungkiri bahwa manusia di dalam kehidupannya harus
berkomunikasi, artinya memerlukan orang lain dan membutuhkan kelompok atau
masyarakat untuk saling berinteraksi. Hal ini merupakan suatu hakekat bahwa
sebagian besar pribadi manusia terbentuk dari hasil integrasi sosial dengan sesama
dalam kelompok dan masyarakat.
20
Komunikasi bisnis adalah proses pertukaran pesan atau informasi untuk
mencapai efektivitas dan efisiensi produk kerja di dalam struktur dan sistem
organisasi. Dalam kegiatan komunikasi bisnis, pesan hendaknya tidak hanya
sekedar informatif tetapi juga haruslah “Persuasif”, agar pihak lain bersedia
menerima suatu paham atau keyakinan atau melakukan suatu perbuatan atau
kegiatan.
Di era globalisasi ini, tantangan seorang manajer di masa depan relatif akan
semakin sulit, karena dunia bisnis menghadapi lingkungan persaingan yang
cenderung semakin ketat. Para manajer perlu membekali diri dengan keterampilan
lintas budaya, berupa kemampuan berinteraksi dengan berbagai ragam budaya,
gaya manajemen / bisnis bangsa lain, maupun kerjasama tim, baik intern maupun
dalam suatu aliansi strategis dengan mitra bisnis. Disini peran komunikasi bisnis
menjadi semakin sangat penting, yaitu kemampuan membaca, menafsirkan
laporan dan informasi dari lingkungan. Disamping menyampaikan gagasan, baik
lisan maupun tertulis secara sistematik.
Di era e-bisnis, Komunikasi berkembang menjadi suatu bisnis tersendiri.
Perkembangan sistim informasi dan teknologi mempercepat proses Globalisasi
dan memberikan peluang bagi dunia usaha di Indonesia untuk mengembangkan
usahanya, melalui berbagai kesempatan menjalin relasi bisnis, pemasaran produk
ataupun lainnya.
DAFTAR PUSTAKA
Effendi,
Maulana.
2013.
Komunikasi
Bisnis,
diakses
di
https://meiza86.files.wordpress.com/2013/03/komunikasi-bisnislengkap.pdf, pada 01 Maret 2016.
Oktovani, Indria. 2008. Komunikasi Bisnis Dalam Prakteknya, diakses di
https://purpl3.files.wordpress.com/2008/02/komunikasi-bisnis-dalamprakteknya.doc, pada 01 Maret 2016.
21
Rahman, Taufiqur. 2014. Peran Komunikasi Dalam Organisasi Perusahaan,
diakses di http://taura93.blogspot.co.id/2014/12/peran-komunikasi-dalamorganisasi.html, pada 01 Maret 2016.
Sumarna, Nana. 2014. Upaya Untuk Meningkatkan Efektifitas Komunikasi Bisnis,
diakses
di
http://www.slideshare.net/RatnaAnindiaKusumaWardhany/makalahkomunikasi-bisnis-33997218, pada 01 Maret 2016.
Zulfitri.
Modul
Perkuliahan:
Komunikasi
http://kk.mercubuana.ac.id/elearning/files_modul/99026-1820982182425.doc, diakses pada 01 Maret 2016.
http://repository.usu.ac.id/bitstream/123456789/34612/5/Chapter%20I.pdf,
diakses pada 01 Maret 2016.
22
Bisnis,
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Sebuah perusahaan pada umumnya selalu dituntut untuk selalu melakukan
perbaikan dan penyesuaian terhadap mutu pelayanan dari jasa yang ditawarkan,
sehingga apa yang menjadi harapan dan kebutuhan para pelanggan dapat
terpenuhi. Dalam kinerja bisnis, perusahaan pasti menghadapi persaingan yang
ketat, baik dalam faktor pelayanan, ketepatan waktu dan keamanan. Hal-hal
tersebut merupakan beberapa faktor penentu keberhasilan. Untuk menghasilkan
barang dan jasa yang berkualitas prima dan dijadikan sebagai prioritas utama
konsumen tidak lepas dari peran penting kinerja sumber daya manusianya,
komunikasi organisasi dan pemberian motivasi merupakan salah satu cara yang
dapat memberikan solusi untuk menyelesaikan permasalahan tersebut.
Komunikasi merupakan dasar bagi tindakan dan kerja sama untuk sebuah
pencapaian. Komunikasi bagi manusia tidak dapat dipungkiri, begitu juga halnya
bagi suatu organisasi atau perusahaan. Dalam pertumbuhan perekonomian
sekarang ini, keberhasilan suatu perusahaan dalam mencapai tujuannya tidak
terlepas dari bagaimana perusahaan tersebut berusaha memberikan pelayanan
yang baik dan berkualitas kepada para pelanggan.
Komunikasi, menurut Curtis et.al. (1996), adalah pertukaran pesan.
Sedangkan Katz (1994) berpendapat bahwa komunikasi adalah proses bertukar
pengertian. Selanjutnya, Tubbs & Moss (1996) mengatakan bahwa komunikasi
adalah berbagi pengalaman. Sedangkan Luthans (1973) mendefinisikan
komunikasi sebagai pemindahan informasi. Lain lagi dengan Pace & Faules
(1998), mereka mendefinisikan komunikasi sebagai tindakan pertunjukan-pesan
dan penafsiran-pesan.
Dari beberapa definisi tersebut di atas yang nampak berbeda-beda,
sebenarnya mereka memiliki dua kesamaan yaitu bahwa dalam sebuah
komunikasi terjadi pertukaran atau pemindahan dan adanya sesuatu yang
dipertukarkan atau dipindahkan (yaitu pesan atau informasi).
1
Komunikasi adalah suatu proses penyampaian dan penerimaan pesan atau
informasi diantara dua orang atau lebih dengan harapan terjadinya pengaruh yang
positif atau menimbulkan efek tertentu yang diharapkan. Komunikasi adalah
persepsi dan apresiasi. Memasuki millenium baru, dunia usaha banyak
menghadapi masalah kompleks. Bukan saja karena cakupan bisnisnya yang
semakin beragam, melainkan juga karena skala bisnis sudah menjadi problem
yang sangat luas. Sejumlah ahli mengatakan bisnis sudah menjadi masalah global.
Mengapa sampai demikian?
a. Pertama, karena semakin pesatnya kemajuan di bidang sains dan teknologi,
sehingga merangsang terciptanya sistem dan proses produksi yang efisien.
Produksi barang dan jasa sudah melampaui batas kebutuhan pasar dalam
negeri, sehingga perlu di ekspor.
b. Kedua, karena teknologi telah mempercepat pembangunan sarana dan
prasarana transportasi, sehingga mobilitas sosial menjadi semakin cepat dan
tinggi.
c. Ketiga, bersamaan dengan itu, kemajuan di bidang transformasi informasi
komunikasi juga berlangsung sangat pesat, sehingga informasi tentang
keadaan tertentu dapat disampaikan tanpa tergantung pada jarak geografis.
Bukan itu saja, kemajuan di bidang komunikasi (media massa) telah
mempengaruhi pola-pola bisnis antar manusia. Fenomena inilah yang
menyadarkan
banyak
orang
betapa
pentingnya
memahami
gejala
komunikasi dalam rangka memahami gejala bisnis.
Komunikasi merupakan aktivitas dasar manusia. Dengan berkomunikasi,
manusia dapat saling berhubungan satu sama lain baik dalam kehidupan seharihari di rumah tangga, di tempat pekerjaan, di pasar, dalam masyarakat atau di
mana saja manusia berada. Tidak ada manusia yang tidak akan terlibat dalam
komunikasi. Karena pentingnya komunikasi dalam organisasi maka perlu menjadi
perhatian pengelola agar dapat membantu dalam pelaksanaan tugasnya.
Komunikasi yang efektif adalah penting bagi semua organisasi. Oleh karena itu,
para pemimpin organisasi dan para komunikator dalam organisasi perlu
memahami dan menyempurnakan kemampuan komunikasi mereka (Kohler,
1981).
2
1.2 Rumusan Masalah
Dari latar belakang masalah di atas, maka muncul rumusan masalah sebagai
berikut :
1. Apakah yang dimaksud dengan komunikasi bisnis?
2. Pentingkah memiliki kemampuan komunikasi bisnis?
3. Apa saja fungsi dari komunikasi di dalam suatu bisnis atau organisasi?
4. Apakah yang menjadi kendala dalam membangun komunikasi bisnis
yang efektif?
5. Apa saja yang menjadi faktor penentu efektivitas komunikasi bisnis?
6. Strategi apa yang dilakukan untuk mencapai komunikasi bisnis yang
efektif agar dapat melewati kendala/hambatan dalam berkomunikasi?
7. Bagaimana cara membangun komunikasi yang baik dalam berbisnis?
1.3 Tujuan Penulisan
Sesuai dengan permasalahan yang telah dikemukakan di atas, maka tujuan
dari penulisan makalah ini adalah :
1. Untuk mengetahui definisi mengenai komunikasi bisnis.
2. Untuk mengetahui pentingnya memiliki kemampuan komunikasi bisnis.
3. Untuk mengetahui fungsi komunikasi di dalam suatu bisnis atau
organisasi.
4. Untuk mengetahui hal yang menjadi kendala di dalam membangun
komunikasi bisnis yang efektif.
5. Untuk mengetahui faktor penentu dari efektivitas komunikasi bisnis.
6. Untuk mengetahui strategi atau upaya untuk meningkatkan efektivitas
komunikasi bisnis.
7. Untuk mengetahui cara membangun komunikasi yang baik dalam
berbisnis.
1.4 Manfaat Penulisan
Manfaat dari pembuatan makalah ini adalah agar para pembaca memiliki
dan mengerti akan wawasan yang utuh mengenai pentingnya komunikasi bagi
3
manusia begitu pula bagi suatu organisasi atau suatu perusahaan, sebab dengan
adanya komunikasi yang baik maka suatu organisasi atau perusahaan dapat
berjalan dengan lancar begitu pula sebaliknya. Selain itu pembuatan makalah ini
juga merupakan suatu kesempatan bagi penulis untuk memperluas wawasan
penulis mengenai cara membangun komunikasi yang baik di dalam berbisnis serta
strategi yang dapat dilakukan untuk dapat mencapai komunikasi bisnis yang
efektif.
1.5 Sistematika Penulisan
Sistematika uraian makalah ini terdiri dari tiga bagian, yaitu:
1.
Bagian pertama yaitu, Pendahuluan yang meliputi Latar Belakang
Masalah, Tujuan, Manfaat dan Sistematika Penulisan.
2.
Bagian kedua meliputi Isi atau Pembahasan.
3.
Bagian ketiga meliputi Penutup yang berisi Kesimpulan dan dilengkapi
dengan Daftar Pustaka.
4
BAB II
PEMBAHASAN
2.1 Pengertian Komunikasi Bisnis.
2.1.1 Definisi Komunikasi
Secara etimologi komunikasi berasal dari bahasa Latin ”communis”
(bersama), sedangkan menurut kamus, komunikasi meliputi ungkapan-ungkapan
seperti berbagi informasi atau pengetahuan, memberi gagasan atau bertukar
fikiran, informasi, atau sejenisnya dengan tulisan atau ucapan. Definisi lain
terbatas pada situasi stimulus-response. Pesan dengan sengaja disampaikan untuk
mendapatkan respons, seperti pertanyaan yang diajukan memerlukan jawaban,
instruksi yang diberikan perlu di ikuti, atau penyajian iklan untuk stimulan agar
orang membeli suatu produk.
Berkomunikasi merupakan dasar interaksi antar manusia untuk memperoleh
kesepakatan dan kesepahaman yang dibangun untuk mencapai suatu tujuan yang
maksimal diantara keduanya. Untuk mencapai usaha dalam berkomunikasi secara
efektif, maka sebaiknya kita harus mengetahui sejumlah pemahaman dan
persoalan yang terjadi dalam proses berkomunikasi itu sendiri.
Beberapa proses komunikasi yang lazim digunakan : komunikasi verbal,
komunikasi non verbal, komunikasi dari atas ke bawah, komunikasi dari bawah
ke atas, komunikasi leteral atau horizontal, komunikasi diagonal.
Komunikasi yang internal termasuk komunikasi visi (perseroan/perusahaan),
strategi, rencana-rencana, kultur/budaya perusahaan, nilai-nilai dan prinsip dasar
yang terdapat di perusahaan, motivasi karyawan, serta gagasan-gagasan, dll.
Komunikasi eksternal termasuk merek, pemasaran, iklan, hubungan pelanggan,
humas, hubungan-hubungan media, negosiasi-negosiasi bisnis, dll. Bagaimanapun
bentuknya, semua hal tersebut memiliki tujuan yang sama, yaitu menciptakan
suatu nilai bisnis (create business value).
Komunikasi horizontal adalah komunikasi secara mendatar diantara pegawai
dalam suatu unit atau antara anggota staf dengan anggota staf lainnya. Kalau
komunikasi vertikal lebih bersifat formal, maka Komunikasi seperti ini dapat
5
dikatakan komunikasi tidak formal dimana kondisinya sering tampak saat-saat
santai dan tempat dan waktu yang tidak tertentu, misalnya saat dalam perjalanan,
saat istirahat atau waktu mengadakan gala dinner, dan sebagainya, komunikasi ini
juga lebih mengarah kepada pembicaraan yang menyangkut pekerjaan dan
tindakan pimpinan.
Komunikasi diagonal atau komunikasi silang (cross comunication) adalah
komunikasi antara seseorang dengan yang lainnya yang satu sama lain berbeda
kedudukan unitnya. Komunikasi yang satu ini tidak sekuat komunikasi vertikal
ataupun tidak seakrab komunikasi horizontal. Dan kelemahan sistem komunikasi
seperti ini adalah mampu sebagai pemicu adanya miss communication apabila
seorang pegawai suatu unit mengeluhkan masalah pekerjaan ataupun pimpinannya
kepada kepala unit lain, dan jika sampai dikethui oleh pimpinan unitnya maka
akan mungkin terjadi benturan psikologis.
Komunikasi Verbal (Verbal Communication) merupakan salah satu bentuk
komunikasi yang lazim digunakan untuk menyampaikan pesan-pesan bisnis
kepada pihak lain melalui lisan ataupun tulisan. Bentuk komunikasi ini memiliki
struktur yang teratur dan terorganisasi dengan baik. Contoh komunikasi verbal
dalam dunia bisnis, antara lain ;
a. Membuat dan mengirim surat teguran kepada nasabah yang menunggak
pembayaran;
b. Membuat dan mengirim surat penawaran harga barang kepada pihak lain
c. Berdiskusi dalam suatu tim kerja;
d. Mengadakan pelatihan manajemen kepada para manajer operasional/manajer
lini; dan
e. Melakukan presentasi bisnis dengan para investor.
Dengan komunikasi verbal diharapkan orang dapat memahami apa yang
disampaikan oleh si pengirim pesan baik dalam bentuk mendengarkan informasi
yang disampaikan secara lisan maupun tulisan. Komunikasi bisnis yang efektif
sangat tergantung pada keterampilan seseorang dalam mengirim maupun
menerima pesan. Secara umum untuk mengirim pesan bisnis seseorang dapat
menggunakan lisan (30 %) dan tulisan (9 %). Sedangkan untuk menerima pesan
6
bisnis orang sering menggunakan pendengaran / mendengar (45 %) dan bacaan /
membaca (16 %).
Komunikasi nonverbal sangat penting karena memiliki pengaruh yang lebih
besar daripada komunikasi verbal, isyarat komunikasi nonverbal adalah sangat
penting untuk menyampaikan perasaan dan emosi seseorang. Keunggulan
komunikasi nonverbal adalah reabilitasnya, hal ini berkaitan dengan tingkat
kepercayaan yang tinggi terhadap kebenaran pesan yang disampaikan. Dengan
isyarat nonverbal seseorang dapat mendeteksi kecurangan ataupun menegaskan
kejujuran informasi yang diterimanya.
Komunikasi Nonverbal (Nonverbal communication) adalah salah satu
bentuk komunikasi yang lazim digunakan dalam menyampaikan pesan dengan
menggunakan gerak tubuh / bahasa tubuh. Contoh komunikasi nonverbal antara
lain :
a. Mengerutkan dahi tanda seseorang sedang berfikir
b. Tersenyum dan berjabat tangan sebagai cerminan rasa senang, simpati dan
penghormatan kepada relasi bisnis
c. Menganggukkan kepala isyarat tanda setuju dengan pendapat rekan bisnis
2.1.2
Definisi Komunikasi Bisnis.
Menurut William C. Himstreet dan Wayne Murlin Baty, komunikasi berarti
suatu proses pertukaran informasi antar individu melalui sistem yang biasa (lazim
digunakan) baik dengan simbol-simbol, sinyal-sinyal, maupun dengan prilaku
atau tindakan. Sedangkan Bisnis dalam kamus bahasa indonesia diartikan sebagai
perniagaan, perdagangan ataupun dagang. Jadi secara sederhana dapat
dikemukakan bahwa yang dimaksud dengan komunikasi bisnis adalah komunikasi
yang digunakan dalam dunia bisnis, yang mencakup komunikasi verbal dan
nonverbal (Drs.Djoko Purwanto, M.B.A).
Jika kita melihat bisnis dan komunikasi sebagai sama-sama suatu proses
sosial, kita akan sampai pada kesimpulan bahwa komunikasi adalah bisnis dan,
sebaliknya, bisnis adalah komunikasi. Artinya, pada tingkatan gejala (fenomena),
antara komunikasi dan bisnis merupakan gejala yang terintegrasi. Tidak bisa
dipisah-pisahkan.
7
Bisnis dan komunikasi sama-sama memulai kegiatannya dengan melakukan
proses produksi. Lebih jelasnya bisa dijelaskan sebagai berikut :
a. Dalam komunikasi, yang diproduksi dinamakan informasi; sedangkan dalam
bisnis, yang diproduksi adalah barang dan jasa. Dalam konteks tertentu,
informasi juga termasuk barang dan jasa. Misalnya : informasi lewat surat
kabar, majalah, televisi, dll.
b. Kemudian, bisnis dan komunikasi menyampaikan produk tsb kepada pihak
lain. Dalam komunikasi, pihak lain bisa disebut communicator, audience,
destination, dst. Sementara dalam kegiatan bisnis pihak lain sering disebut
konsumen, klien, buyer, dst.
c. Komunikasi dan bisnis sama-sama menimbulkan reaksi tertentu dan
mempunyai hambatan-hambatan yang spesifik.
2.2 Pentingnya Kemampuan Komunikasi Bisnis.
Menurut Courtland L. Bovee dan john V. Thil dalam business
Communication Today, proses komunikasi (communication process) terdiri dari
enam tahapan, yaitu :
1. Pengirim mempunyai suatu ide atau gagasan,
2. pengirim mengubah ide menjadi suatu pesan,
3. Pengirim menyampaikan pesan,
4. penerima menerima pesan,
5. Penerima menafsirkan pesan,
6. Penerima memberi tanggapan dan mengirim umpan balik kepada
pengirim.
Dalam menjalankan praktek bisnisnya, individu yang melakukan praktek
bisnis tersebut perlu berkomunikasi dengan orang lain, semua pihak yang
berkaitan dengan bisnisnya. Komunikasi antara atasan dengan bawahan,
komunikasi dengan konsumen, komunikasi dengan pihak ketiga (seperti pemasok,
distributor, pemerintah, pihak lain). Untuk melakukan praktek bisnis ini para
pelaku bisnis kiranya perlu memiliki kemampuan dalam komunikasi bisnis. Maka
dari itu, sangat penting untuk memiliki kemampuan dalam komunikasi bisnis.
8
Terdapat beberapa alasan yang mengharuskan komunikasi terjadi di dalam
sebuah organisasi atau perusahaan, diantaranya:
a) Perlunya memberikan dan diberikan informasi (pesan). Para karyawan,
manajer, klien, pelanggan, pemasok, pemerintah dan seterusnya akan
berinteraksi di dalam dan dengan organisasi. Dalam interaksi tersebut
mereka memberikan dan diberikan informasi (pesan).
b) Untuk mempengaruhi dan membantu orang lain. Antara lain bahwa para
manajer perlu memotivasi para karyawan agar mereka bersedia untuk
bekerjasama dalam rangka mencapai tujuan organisasi; para karyawan
membantu para pelanggan untuk mengatasi permasalahan mereka.
c) Pentingnya mengambil keputusan dan mengatasi masalah. Sebelum
pengambilan keputusan dan pemecahan masalah dilakukan manajer
memerlukan informasi.
Agar dapat mengawasi dan mengendalikan organisasi serta mengevaluasi
kinerja organisasi berikut kinerja semua sumber daya yang digunakan dalam
organisasi.
2.3 Fungsi Komunikasi Di Dalam Suatu Organisasi Perusahaan.
Dalam suatu organisasi baik yang berorientasi komersial maupun sosial,
komunikasi dalam organisasi / lembaga tersebut akan melibatkan 4 fungsi yaitu:
2.3.1
Fungsi Informative
Organisasi dipandang sebagai suatu sistem pemrosesan informasi. Dimana
seluruh anggota dalam organisasi berharap dapat memperoleh informasi yang
banyak, lebih baik dan tepat waktu. Informasi yang didapat memungkinkan setiap
anggota organisasi melaksanakan pekerjaan secara lebih pasti.
2.3.2
Fungsi Regulatif
Fungsi ini berkaitan dengan peraturan-peraturan yang berlaku dalam suatu
organisasi.
2.3.3
Fungsi Persuasif
9
Dalam mengatur organisasi, kekuasaan dan kewenangan tidak akan selalu
membawa hasil sesuai dengan yang diharapkan. Adanya kenyataan ini, maka
banyak pimpinan yang lebih suka untuk mempersuasi bawahannya daripada
memberi perintah. Karena pekerjaan yang dilakukan secara sukarela akan
menghasilkan kepedulian yang lebih besar dibandingkan kalau pimpinan sering
memperlihatkan kekuasaan.
2.3.4
Fungsi Integratif
Setiap organisasi berusaha menyediakan saluran yang memungkinkan
karyawan dapat melaksanakan tugas dengan baik. Ada dua komunikasi formal
seperti penerbitan khusus dalam organisasi dan laporan kemajuan organisasi, juga
saluran komunikasi informal. Pelaksanaan aktivitas ini akan menumbuhkan
keinginan untuk berpartisipasi yang lebih besar dalam diri karyawan terhadap
organisasi.
2.4 Kendala Dalam Komunikasi Bisnis.
Hambatan dalam komunikasi dapat di kelompokkan dalam empat masalah
utama, yaitu :
1. Masalah dalam mengembangkan pesan
2. Masalah dalam menyampaikan pesan
3. Masalah dalam menerima pesan
4. Masalah dalam menafsirkan pesan, yang dikarenakan :
a. Perbedaan latar belakang
b. Perbedaan penafsiran kata
c. Perbedaan reaksi emosional
Tantangan seorang manajer di masa depan relatif akan semakin sulit, yang
menuntut kemampuan untuk mengkomunikasikan ide gagasan dan tujuan dalam
lingkungan organisasinya serta bagaimana menyampaikan produk atau jasa yang
dimilikinya kepada pelanggan. Di sisi lain, proses manajemen, adalah suatu
aktivitas komunikasi. Terdapat 5 (lima) kendala yang mungkin muncul saat
manajer mengkomunikasikan bisnis organisasinya, yaitu :
10
2.4.1
Struktur komunikasi yang buruk.
Struktur komunikasi adalah faktor esensial, yang menentukan baik-buruknya
komunikasi bisnis. Tidak penting apakah audiencenya hanya satu orang atau
ribuan orang dan sekalipun di tengah bisingnya lingkungan bisnis dan pemasaran,
pesan yang disampaikan haruslah terdengar dan dimengerti. Struktur komunikasi
yang baik, mengikuti pola :
a. pembukaan
b. isi
c. penutup
Tidak menjadi masalah, apakah pesan itu penting atau impresif. Namun
apabila disampaikannya tanpa “sentuhan yang kuat”, hasilnya tidak akan dapat
menyakinkan orang lain sesuai harapan. Disamping itu, meskipun telah dilakukan
“sentuhan” yang sudah tepat ternyata seringkali juga masih memerlukan waktu
untuk mendapatkan respons. Dengan demikian, pesan yang kuat, tidak boleh
seperti lawakan yang tidak lucu. Pesan yang disampaikan haruslah ‘menyentuh’
secara kuat dan telak, tidak sekedar mengelus-elus atau mengingatkan.
2.4.2
Penggunaan media yang salah
Perlu untuk mempertimbangkan siapa, dari kalangan atau status sosial mana
dan karakteristik unik lainnya dari sasaran yang kita tuju, sehingga kita dapat
memilih media yang tepat. Jika pesan yang disampaikan sangat kompleks,
berikanlah ruang agar audience kita dapat mencerna pesan tersebut secara lebih
leluasa, sesuai kecepatan mereka.
2.4.3
Pesan yang campur aduk
Pesan yang campur aduk, hanya akan menimbulkan kebingungan atau
bahkan cemoohan dari audience. Seperti, larangan untuk memberikan hadiah
kepada klien, tetapi pada saat yang sama memberikan pengecualian untuk klienklien baru atau pelanggan VIP yang berpotensi besar pada bisnis perusahaan.
11
Sementara, kriteria dari klien potensial atau pelanggan VIP tersebut tidak dirinci
secara jelas.
2.4.4
Salah Audience
Topik yang dipilih hendaknya relevan dan sesuai dengan ekspektasi
audience. Sebagai contoh, misalnya dalam event pertemuan antara wakil dari
Pemerintah dan Pengusaha, namun dalam presentasi disajikan tentang analisis
situasi politik dan pemerintahan, sedangkan para pengusaha, sebenarnya lebih
mengharapkan penjelasan bagaimana tindakan atau langkah-langkah konkrit yang
diambil pemerintah untuk menciptakan iklim usaha yang kondusif.
2.4.5
Lingkungan yang mengganggu
Lingkungan yang mengganggu jelas merupakan kendala dalam komunikasi,
sehingga pesan yang disampaikan tidak dapat diterima / didengar secara optimal.
Misal seperti, suara penyaji yang tidak cukup terdengar oleh Audience, suara
keras dari luar ruangan, (seperti raungan sirine ambulan atau suara lalu lintas yang
padat), bunyi handphone dari kantong audience, Interupsi, sesi bicara yang
menegangkan, dsb. Oleh karena itu, perlunya pemilihan tempat yang tepat serta
upaya agar audience fokus dengan pesan yang disampaikan.
Kendala komunikasi bisnis dapat bermacam-macam, namun dengan kehatihatian serta kecermatan, sebagian kendala tersebut akan dapat diatasi. Presentasi
yang disampaikan akan lebih bermakna dengan kendala yang diminimalisir,
sehingga pesan yang disampaikan dapat memberikan efek yang diharapkan.
Seiring dengan perkembangan teknologi dan sistem informasi, komunikasi
berkembang menjadi suatu bisnis tersendiri. Perkembangan sistim informasi dan
teknologi mempercepat proses Globalisasi, sehingga proses komunikasi terjadi
setiap saat tanpa berhenti dan berlangsung pada saat yang hampir bersamaan di
seluruh belahan dunia. Informasi dengan mudah dan cepat menyebar, bahkan
nyaris tanpa penghalang apapun.
Perkembangan teknologi yang semakin pesat, memungkinkan orang untuk
berkomunikasi melalui berbagai macam media. Tantangan ke depan, bukan saja
12
sekedar menjual produk & jasa perusahaan, tetapi bagaimana menyampaikan
pesan bahwa produk atau jasa yang ditawarkan dapat memberikan manfaat kepada
banyak orang dari berbagai ragam budaya, latar belakang, dan sebagainya. Proses
penyampaian pesan atau informasi tersebut, dapat dilakukan secara satu arah,
seperti melalui media elektronik atau media cetak juga dapat dilakukan secara dua
arah (interaktif) melalui jaringan internet.
2.5 Faktor Penentu Efektivitas Komunikasi Bisnis.
Komunikasi Bisnis yang efektif diperlukan oleh semua organisasi bisnis
dalam upaya mencapai tujuannya. Organisasi bisnis yang produktif ditunjang oleh
penguasaan komunikasi bisnis para anggota organisasinya, baik penguasaan
komunikasi verbal (lisan dan tulisan), maupun komunikasi non-verbal. Fakta
empiris dalam dunia organisasi menunjukkan bahwa sebagain besar anggota
organisasi melakukan pekerjaannya dengan melakukan komunikasi.
Dalam kehidupan organisasi bisnis, keberadaan tim kerja semakin populer.
Penjumlahan anggota dalam tim akan memungkinkan menghasilkan output yang
lebih besar dibandingkan output total yang dikerjakan oleh masing-masing
individu. Tidak peduli seberapa berbakatnya seseorang, betapapun unggulnya
sebuah tim atau seberapapun kuatnya kasus hukum, keberhasilan tidak akan
diperoleh tanpa penguasaan keterampilan komunikasi yang efektif.
Keterampilan melakukan komunikasi yang efektif akan berperan besar
dalam mendukung pencapaian tujuan dari seluruh aktivitas. Untuk dapat
melakukan komunikasi yang efektif, maka kemampuan untuk mengirimkan pesan
atau informasi yang baik, kemampuan untuk menjadi pendengar yang baik, serta
keterampilan menggunakan berbagai media atau alat audio visual merupakan
bagian yang sangat penting.
Komunikasi Bisnis yang efektif diperlukan oleh semua organisasi bisnis
dalam upaya mencapai tujuannya. Organisasi bisnis yang produktif ditunjang oleh
penguasaan komunikasi bisnis para anggota organisasinya, baik penguasaan
komunikasi verbal (lisan dan tulisan), maupun komunikasi non-verbal. Fakta
empiris dalam dunia organisasi menunjukkan bahwa sebagain besar anggota
organisasi melakukan pekerjaannya dengan melakukan komunikasi. Efektivitas
13
komunikasi bisnis, seperti halnya jenis komunikasi lainnya ditentukan beberapa
hal :
2.5.1
Persepsi. Komunikator harus dapat memprediksi apakah message
yang disampaikan dapat diterima komunikan.
2.5.2
Ketepatan. Komunikan atau audience memiliki kerangka pikir. Agar
komunikasi yang dilakukan tepat sasaran, komunikator perlu
mengeksperikan hal yang ingin disampaikan sesuai dengan kerangka
pikir komunikan.
2.5.3
Kredibilitas. Dalam berkomunikasi, komunikator perlu memiliki
suatu keyakinan bawah komunikan dapat dipercaya. Sebaliknya dia
juga harus bisa mendapatkan kepercayaan dari komunikan.
2.5.4
Pengendalian. Dalam komunikasi, komunikan memberikan reaksi /
umpan balik / feedback terhadap pesan yang disampaikan. Reaksi ini
harus bisa diantisipasi sekaligus dikendalikan oleh komunikator
sehingga tidak melenceng dari target komunikasi yang diharapkan.
2.5.5
Kecocokan. Komunikator yang baik selalu dapat menjaga hubungan
persahabatan yang menyenangkan dengan komunikan.
Sementara
Keterampilan
meningkatkan
efektivitas
komunikasi
bisa
dilakukan dengan berbagai cara menyangkut komunikasi verbal, non verbal, lisan
maupun tulisan.
a. Reading
c. Speaking
b. Listening
d. Writing
Disadari ataupun tidak, setiap hari kita melakukan, paling tidak, satu dari
keempat hal tersebut diatas dengan lingkungan kita. Seperti juga pernafasan,
komunikasi sering dianggap sebagai suatu kejadian otomatis dan terjadi begitu
saja, sehingga seringkali kita tidak memiliki kesadaran untuk melakukannya
secara efektif.
14
Aktivitas komunikasi adalah aktivitas rutin serta otomatis dilakukan,
sehingga kita tidak pernah mempelajarinya secara khusus, seperti bagaimana
menulis ataupun membaca secara cepat dan efektif ataupun berbicara secara
efektif serta menjadi pendengar yang baik.
Menurut “Stephen Covey: komunikasi merupakan keterampilan yang
penting dalam hidup manusia”. Unsur yang paling penting dalam berkomunikasi
adalah bukan sekedar apa yang kita tulis atau yang kita katakan, tetapi karakter
kita dan bagaimana kita menyampaikan pesan kepada penerima pesan. Penerima
pesan tidak hanya sekedar mendengar kalimat yang disampaikan tetapi juga
membaca dan menilai sikap kita. Jadi, syarat utama dalam komunikasi yang
efektif adalah karakter kokoh yang dibangun dari fondasi etika serta integritas
pribadi yang kuat. Tidak peduli seberapa berbakatnya seseorang, betapapun
unggulnya sebuah tim atau seberapapun kuatnya kasus hukum, keberhasilan tidak
akan diperoleh tanpa penguasaan keterampilan komunikasi yang efektif.
Keterampilan melakukan komunikasi yang efektif akan berperan besar
dalam mendukung pencapaian tujuan dari seluruh aktivitas. Untuk dapat
melakukan komunikasi yang efektif, maka kemampuan untuk mengirimkan pesan
atau informasi yang baik, kemampuan untuk menjadi pendengar yang baik, serta
keterampilan menggunakan berbagai media atau alat audio visual merupakan
bagian yang sangat penting.
2.6 Strategi Komunikasi dalam Mencapai Efektivitas Komunikasi Bisnis.
Dalam proses komunikasi semua pesan atau informasi yang dikirim akan
diterima dengan berbagai perbedaan oleh penerima pesan/informasi, baik karena
perbedaan latar belakang, persepsi, budaya maupun hal lainnya. Untuk itu, suatu
pesan atau informasi yang disampaikan hendaknya memenuhi 7 syarat atau
dikenal juga dengan 7 C, yaitu :
2.6.1
Completeness (Lengkap)
Suatu pesan atau informasi dapat dikatakan lengkap, bila berisi semua
materi yang diperlukan agar penerima pesan dapat memberikan tanggapan yang
sesuai dengan harapan pengirim pesan.
15
2.6.2
Conciseness (Singkat)
Suatu pesan dikatakan concise bila dapat mengutarakan gagasannya dalam
jumlah kata sekecil mungkin (singkat, padat tetapi jelas) tanpa mengurangi
makna, namun tetap menonjolkan gagasannya.
2.6.3
Consideration (Pertimbangan)
Penyampaian
pesan,
hendaknya
menerapkan
empati
dengan
mempertimbangkan dan mengutamakan penerima pesan.
2.6.4
Concreteness (konkrit)
Penyampaian pesan hendaknya disampaikan dengan bahasa yang gamblang,
pasti dan jelas.
2.6.5
Clarity (Kejelasan)
Pesan hendaknya disampaikan dengan bahasa yang mudah dimengerti dan
mudah diinterpretasikan serta memiliki makna yang jelas.
2.6.6
Courtessy (Kesopanan)
Pesan disampaikan dengan gaya bahasa dan nada yang sopan, akan
memupuk hubungan baik dalam komunikasi bisnis.
2.6.7
Correctness (ketelitian)
Pesan hendaknya dibuat dengan teliti, dan menggunakan tata bahasa, tanda
baca dan ejaan dengan benar (formal atau resmi).
2.7 Upaya untuk Meningkatkan Efektifitas Komunikasi Bisnis.
Kemampuan komunikasi bisnis dalam upaya meningkatkan efektifitas
sangat diperlukan, adapun upaya yang dapat dilakukan agar komunikasi bisnis
dapat tercapai adalah sebagai berikut:
2.7.1
Berikan kesan bahwa anda antusias berbicara dengan mereka.
16
Beri mereka kesan bahwa anda lebih suka berbicara dengan mereka daripada
orang lain di muka bumi ini. Ketika anda memberi mereka kesan bahwa anda
sangat antusias berbicara dengan mereka dan bahwa anda peduli kepada mereka,
anda membuat perasaan mereka lebih positif dan percaya diri. Mereka akan lebih
terbuka kepada anda dan sangat mungkin memiliki percakapan yang mendalam
dengan anda.
2.7.2
Ajukan pertanyaan tentang minat mereka.
Ajukan pertanyaan terbuka yang akan membuat mereka berbicara tentang
minat dan kehidupan mereka. Galilah sedetail mungkin sehingga akan membantu
mereka memperoleh perspektif baru tentang diri mereka sendiri dan tujuan hidup
mereka.
2.7.3
Beradaptasi dengan bahasa tubuh dan perasaan mereka.
Rasakan bagaimana perasaan mereka pada saat ini dengan mengamati
bahasa tubuh dan nada suara. Dari sudut pandang ini, anda dapat menyesuaikan
kata-kata, bahasa tubuh, dan nada suara anda sehingga mereka akan merespon
lebih positif.
2.7.4
Tunjukkan rasa persetujuan: “Katakan kepada mereka apa yang
anda kagumi tentang mereka dan mengapa?”
Salah satu cara terbaik untuk segera berhubungan dengan orang adalah
dengan menjadi jujur dan memberitahu mereka mengapa anda menyukai atau
mengagumi mereka. Jika menyatakan secara langsung dirasakan kurang tepat,
cobalah dengan pernyataan tidak langsung. Kedua pendekatan tersebut bisa samasama efektif.
2.7.5
Dengarkan dengan penuh perhatian semua yang mereka katakan.
Jangan terlalu berfokus pada apa yang akan Anda katakan selanjutnya selagi
mereka berbicara. Sebaliknya, dengarkan setiap kata yang mereka katakan dan
responlah serelevan mungkin. Hal ini menunjukkan bahwa anda benar-benar
mendengarkan apa yang mereka katakan dan anda sepenuhnya terlibat di dalam
17
suasana bersama dengan mereka. Juga pastikan untuk bertanya setiap kali ada
sesuatu yang tidak mengerti pada hal-hal yang mereka katakan. Anda tentu saja
ingin menghindari semua penyimpangan yang mungkin terjadi dalam komunikasi
jika anda ingin mengembangkan hubungan yang sepenuhnya dengan orang
tersebut.
2.7.6
Beri mereka kontak mata yang lama.
Kontak mata yang kuat mengkomunikasikan kepada orang lain bahwa anda
tidak hanya terpikat oleh mereka dan apa yang mereka katakan tetapi juga
menunjukkan bahwa anda dapat dipercaya. Ketika dilakukan dengan tidak
berlebihan, mereka juga akan menganggap anda yakin pada diri anda sendiri
karena kesediaan anda untukbertemu mereka secara langsung. Akibatnya, orang
secara alami akan lebih memperhatikan anda dan apa yang anda katakan.
2.7.7
Ungkapkan diri anda sebanyak mungkin.
Salah satu cara terbaik untuk mendapatkan kepercayaan seseorang
adalahdengan mengungkapkan diri seterbuka mungkin. Bercerita tentang kejadian
yang menarik dari hidup anda atau hanya menggambarkan contoh lucu dari
kehidupan normal sehari-hari. Ketika anda bercerita tentang diri anda, pastikan
untuk tidak menyebutkan hal-hal yang menyimpang terlalu jauh dari minat
mereka atau bahkan berlebihan. Anda dapat membiarkan mereka mengetahui
lebih jauh tentang diri anda seiring berjalannya waktu.
2.7.8
Berikan kesan bahwa anda berdua berada di tim yang sama.
Gunakan kata-kata seperti “kami, kita” untuk segera membangun sebuah
ikatan. Bila anda menggunakan kata-kata tersebut, anda membuatnya tampak
seperti anda dan mereka berada di tim yang sama, sementara orang lain berada di
tim yang berbeda.
2.7.9
Berikan mereka senyuman terbaik anda.
Ketika anda tersenyum pada orang, anda menyampaikan pesan bahwa anda
menyukai mereka dan kehadiran mereka membawa anda kebahagiaan. Tersenyum
18
pada mereka akan menyebabkan mereka sadar ingin tersenyum kembali pada anda
yang secara langsung akan membangun hubungan antara anda berdua.
2.7.10 Menawarkan saran yang bermanfaat.
Kenalkan tempat makan yang pernah anda kunjungi, film yang anda tonton,
orang-orang baik yang mereka ingin temui, buku yang anda baca, peluang karir
atau apa pun yang terpikirkan oleh anda. Jelaskan apa yang menarik dari orangorang, tempat atau hal-hal tersebut. Jika anda memberi ide yang cukup menarik
perhatian mereka, mereka akan mencari anda ketika mereka memerlukan
seseorang untuk membantu membuat keputusan tentang apa yang harus dilakukan
selanjutnya.
2.7.11 Beri mereka motivasi.
Jika orang yang anda hadapi lebih muda atau dalam posisi yang lebih sulit
dari anda, mereka mungkin ingin mendengar beberapa katamotivasi dari anda
karena anda lebih berpengalaman atau anda tampaknya menjalani kehidupan
dengan baik. Jika anda ingin memiliki hubungan yang sehat dengan orang
tersebut, anda tentu saja tidak ingin tampak seperti anda memiliki semuanya
sementara mereka tidak. Yakinkan mereka bahwa mereka dapat melampaui
masalah dan keterbatasan mereka, sehingga mereka akan berharap menjadikan
anda sebagai teman yang enak untuk diajak bicara.
2.7.12 Tampil dengan tingkat energi yang sedikit lebih tinggi dibanding
orang lain.
Umumnya, orang ingin berada di sekitar orang-orang yang akan mengangkat
mereka, bukannya membawa mereka ke bawah. Jika anda secara konsisten
memiliki tingkat energi yang lebih rendah daripada orang lain, mereka secara
alami akan menjauh dari Anda menuju seseorang yang lebih energik. Untuk
mencegah hal ini terjadi, secara konsisten tunjukkan dengan suara dan bahasa
tubuh anda bahwa anda memiliki tingkat energi yang sedikit lebih tinggi sehingga
mereka akan merasa lebih bersemangat dan positif berada di sekitar Anda. Namun
jangan juga anda terlalu berlebihan berenergik sehingga menyebabkan orang-
19
orang tampak seperti tidak berdaya. Energi dan gairah yang tepat akan
membangun antusiasme mereka.
2.7.13 Sebut nama mereka dengan cara yang menyenangkan telinga
mereka.
Nama seseorang adalah salah satu kata yang memiliki emosional yang
sangat kuat bagi mereka. Tapi hal itu belum tentu seberapa sering anda katakan
nama seseorang, namun lebih pada bagaimana anda mengatakannya. Hal Ini dapat
terbantu dengan cara anda berlatih mengatakan nama seseorang untuk satu atau
dua menit sampai anda merasakan adanya emosional yang kuat. Ketika anda
menyebutkan nama mereka lebih menyentuh dibanding orang lain yang mereka
kenal, mereka akan menemukan bahwa anda lah yang paling berkesan.
2.7.14 Tawarkan untuk menjalani hubungan selangkah lebih maju.
Ada beberapa hal yang dapat anda lakukan untuk memajukan persahabatan
anda dengan seseorang: tawaran untuk makan dengan mereka, berbicara sambil
minum kopi, melihat pertandingan olahraga, dll. Meskipun jika orang tersebut
tidak menerima tawaran anda, mereka akan tetap tersanjung bahwa anda ingin
mereka menjalani persahabatan ke tingkat yang lebih dalam. Di satu sisi, mereka
akan memandang anda karena anda memiliki keberanian untuk membangun
persahabatan bukan mengharapkan persahabatan yang instan.
BAB III
PENUTUP
3.1 Kesimpulan
Tidak dapat kita pungkiri bahwa manusia di dalam kehidupannya harus
berkomunikasi, artinya memerlukan orang lain dan membutuhkan kelompok atau
masyarakat untuk saling berinteraksi. Hal ini merupakan suatu hakekat bahwa
sebagian besar pribadi manusia terbentuk dari hasil integrasi sosial dengan sesama
dalam kelompok dan masyarakat.
20
Komunikasi bisnis adalah proses pertukaran pesan atau informasi untuk
mencapai efektivitas dan efisiensi produk kerja di dalam struktur dan sistem
organisasi. Dalam kegiatan komunikasi bisnis, pesan hendaknya tidak hanya
sekedar informatif tetapi juga haruslah “Persuasif”, agar pihak lain bersedia
menerima suatu paham atau keyakinan atau melakukan suatu perbuatan atau
kegiatan.
Di era globalisasi ini, tantangan seorang manajer di masa depan relatif akan
semakin sulit, karena dunia bisnis menghadapi lingkungan persaingan yang
cenderung semakin ketat. Para manajer perlu membekali diri dengan keterampilan
lintas budaya, berupa kemampuan berinteraksi dengan berbagai ragam budaya,
gaya manajemen / bisnis bangsa lain, maupun kerjasama tim, baik intern maupun
dalam suatu aliansi strategis dengan mitra bisnis. Disini peran komunikasi bisnis
menjadi semakin sangat penting, yaitu kemampuan membaca, menafsirkan
laporan dan informasi dari lingkungan. Disamping menyampaikan gagasan, baik
lisan maupun tertulis secara sistematik.
Di era e-bisnis, Komunikasi berkembang menjadi suatu bisnis tersendiri.
Perkembangan sistim informasi dan teknologi mempercepat proses Globalisasi
dan memberikan peluang bagi dunia usaha di Indonesia untuk mengembangkan
usahanya, melalui berbagai kesempatan menjalin relasi bisnis, pemasaran produk
ataupun lainnya.
DAFTAR PUSTAKA
Effendi,
Maulana.
2013.
Komunikasi
Bisnis,
diakses
di
https://meiza86.files.wordpress.com/2013/03/komunikasi-bisnislengkap.pdf, pada 01 Maret 2016.
Oktovani, Indria. 2008. Komunikasi Bisnis Dalam Prakteknya, diakses di
https://purpl3.files.wordpress.com/2008/02/komunikasi-bisnis-dalamprakteknya.doc, pada 01 Maret 2016.
21
Rahman, Taufiqur. 2014. Peran Komunikasi Dalam Organisasi Perusahaan,
diakses di http://taura93.blogspot.co.id/2014/12/peran-komunikasi-dalamorganisasi.html, pada 01 Maret 2016.
Sumarna, Nana. 2014. Upaya Untuk Meningkatkan Efektifitas Komunikasi Bisnis,
diakses
di
http://www.slideshare.net/RatnaAnindiaKusumaWardhany/makalahkomunikasi-bisnis-33997218, pada 01 Maret 2016.
Zulfitri.
Modul
Perkuliahan:
Komunikasi
http://kk.mercubuana.ac.id/elearning/files_modul/99026-1820982182425.doc, diakses pada 01 Maret 2016.
http://repository.usu.ac.id/bitstream/123456789/34612/5/Chapter%20I.pdf,
diakses pada 01 Maret 2016.
22
Bisnis,