Quick Book Reference TAF
The Asia Foundation
Quick Reference
QuickBook (QB)
Accounting Software
The Asia Foundation
F&G Team
Last Revised : November 2008
Intentionally Blank
2
TAF Financial Reporting Package
Quick Book
A. Introduction
Seperti yang telah kita ketahui bersama bahwa peranan financial reporting dalam proses
monitoring, controlling dan evaluation sebuah aktivitias program sangat bergantung pada
maksimalisasi pembuatan laporan keuangan dan bagaimana penggunaan laporan tersebut sebagai
salah satu bentuk pertanggungjawaban program.
Pengunaan software dalam skema financial reporting adalah salah satu cara untuk meningkatkan
tingkat keakuratan dari sebuah proses pelaporan keuangan. Pengetahuan dan pemahaman yang baik
mendalam mengenai fungsi dan feature dalam penggunaan software itu sendiri dapat membantu
berbagai pihak yang terlibat (finance & program) dalam mentransformasi dan mengintepretasikan
beberapa laporan yang dapat dihasilkan oleh software tersebut.
Dalam hal pelaporan keuangan dengan setiap partnernya, TAF menggunakan software yaitu Quick
Book (QB) sebagai salah satu bentuk pertanggungjawaban keuangan programnya selain form TAF
209. Dan Panduan ini disusun untuk mempermudah setiap user QB untuk lebih memahami
beberapa feature di dalam QB mulai dari pembuatan identitas baru sampai dengan penarikan
laporan keuangan.
3
Page No.
DAFTAR ISI
A
B
C
D
E
F
Introduction
Set Up New Company / Entity
Set Up Chart of Account (COA)
Set Up Budget
Input Transaksi
Produce Financial Report
3
4-8
8 - 12
12 - 13
13 – 15
15 - 19
B. Set Up New Company
Features di dalam QB sangat memungkinkan user untuk membuat atau mempersiapkan
laporan keuangan untuk lebih dari satu entitas/company. Pada akhirnya user sendiri dapat
melakukan pertanggungjawaban keuangan untuk kepentingan internal organisasi sendiri
maupun dengan pihak eksternal seperti TAF dalam kaitannya dengan penggunaan dana
bantuan.
Cara untuk membuat account quick book untuk perusahaan yang baru adalah ke menu
FILE dan klik pada NEW COMPANY
Setelah di klik maka tampikan dalam QB akan seperti tertera berikut ini :
4
Dari sini anda bisa klik NEXT pada feature tersebut (seperti yang dilingkari merah)
sampai dengan pada feature seperti yang di bawah ini :
Kemudian isikan nama organisasi/lembaga anda pada kedua kolom yang dilingkari merah
tersebut sesuai dengan nama yang tertera pada Letter of Agreement (LA) dengan TAF
untuk kemudian klik NEXT
5
Akan muncul tampilan seperti ini, kemudian isikan alamat organisasi/lembaga anda,
setelah selesai klik NEXT
Kemudian akan ada tampilan seperti yang diatas dimana kita harus memilih fiskal year
untuk tahun pelaporan keuangan lembaga. Pilihlah bulan sebagai bulan awal pelaporan
keuangan anda (sesuai dengan LA) kemudian klik NEXT
Kemudian anda diminta untuk mengisi Jenis business anda, cari pilihan OTHER
dibawah untuk kemudian anda klik NEXT (terus saja) hingga muncul tampilan seperti di
bawah ini
6
Anda diminta untuk menyimpan file QB di komputer anda. Mohon untuk mengingat
tempat anda menyimpan ini agar bisa digunakan kembali kelak. Setelah yakin dengan
tempatnya maka anda bisa mengklik OK (seperti yang dilingkari merah)
Setelah disimpan maka anda akan berhadapan dengan menu pilihan pembuatan chart of
account (COA) mohon pastikan pilihannya pada NO, I’D LIKE TO CREATE MY
OWN (seperti yang dilingkari merah) kemudian Klik NEXT
7
Klik NEXT terus saja sampai anda bertemu dengan tampilan seperti di bawah ini dimana
anda diharuskan untuk mengisi tanggal dimulainya aktivitas program anda (sesuai dengan
LA)
Klik NEXT dan anda telah selesai membuat NEW COMPANY seperti tampilan di
bawah ini
8
C. SET UP CHART OF ACCOUNT (COA)
Untuk memulai penggunaan/pencatatan keuangan maka dibutuhkan Chart of Account.
Keberhasilan sebuah pelaporan sangat ditentukan dengan proses pembuatan chart of
account (COA) ini. COA yang akan dibuat ini harus mengacu pada Letter of Agreement
(LA) yang telah disetujui. Dan sebagai saran ada baiknya jika sebelum membuat COA
bisa dibuatkan draft awal sebagai langkah awal penyusunan COA.
Set up awal chart of account bisa dilakukan dengan cara klik pada
FILE - - > PREFERENCES - ->
Sampai muncul tampilan berikut mohon diklik pada tab ACCOUNTING disisi sebelah
kiri dan di klik pada
USE ACCOUNT NUMBER dan klik OK untuk menyimpan
Setelah dilakukan cara di atas maka baru dapat dilakukan set up account dan caranya
adalah klik pada
ACTIVITIES - -> CHART OF ACCOUNT - - >
Atau bisa juga dilakukan dengan menekan
CONTROL A (CTRL A)
9
Sehingga muncul tampilan berikut :
Untuk menambah account baru caranya klik pada (kiri bawah) ACCOUNT dan klik pada
NEW…atau bisa dilakukan dengan mngklik CONTROL N (CTRL N)
Maka akan muncul tampilan seperti berikut ini :
10
Isikan kolom account number masing-masing rencana chart of account seperti pada
tampilan di atas beserta nama accountnya..dan kategorikan sebagai apa account tersebut
dengan mengklik/scroll down tipe account seperti tampilan di bawah :
11
MEMBUAT SUB ACCOUNT
Awal caranya sama dengan membuat account baru di tambah dengan mengklik pada sub
menu SUB ACCOUNT seperti tampak pada tampilan berikut ini
D. SET UP BUDGET
Untuk menset up budget caranya klik pada ACTIVITIES kemudian pilih SET UP
BUDGET seperti yang tampak pada tampilan berikut berikut
12
Selanjutnya Klik hingga terdapat tampilan berikut :
Features/Menu yang tersedia :
Tahun Budget Fiscal Year
Di sebelah kiri ada tahun dimana dimulainya pembukuan lembaga/organisasi anda
13
Account
No Account yang akan diisikan budgetnya
Deret Bulan
Adalah sederetan bulan yang akan diisikan nominal budget di tiap bulannya.
Setelah diisi jangan lupa diklik SAVE dan OK
E. INPUT TRANSAKSI
Setelah semua persiapan awal seperti set-up new company, set-up chart of account dan
set-up budget telah dilakukan maka sampai dengan tahap ini Quick Book telah siap untuk
digunakan mencatat semua transaksi aktivitas program TAF. Namun sekali lagi hal yang
perlu diperhatikan dalam input transaksi ini adalah bahwa penggunaan digit angka pada
pelaporan QB adalah dalam ribuan. Jadi jika mencatat transaksi senilai Rp. 1,000,000
maka hanya dicatat Rp. 1,000 saja di dalam QB.
Cara Melakukan input transaksi adalah sebagai berikut :
Klik pada ACTIVITIES kemudian pilih MAKE JOURNAL ENTRIES seperti tampak
pada tampilan berikut :
Setelah dilakukan klik terhadap perintah di atas maka hasilnya tampak seperti tampilan
berikut ini :
14
Di dalam tampilan ini akan ada kolom-kolom yang harus diisi antara lain seperti :
•
DATE : Isikan tanggal terjadinya transaksi atau biasanya sama dengan tanggal
yang tertera pada voucher transaksi
•
ENTRY NO : Isikan sesuai dengan No. Voucher yang telah dibuatkan
sebelumnya, dan biasanya no. Voucher ini tersusun rapi secara berurutan dari
periode ke periode lainnya.
•
ACCOUNT : Isikan no account number berdasarkan transaksi yang terjadi sesuai
dengan chart of account yang sudah disusun sebelumnya di dalam software QB
•
DEBET/KREDIT : Isikan jumlah transaksi aktivitas program dalam jumlah
ribuan terdekat baik disisi debet ataupun kredit sesuai dengan nature transaksinya
•
MEMO : Bisa diisikan informasi mengenai transaksi yang sedang diinput dan
informasi berguna lainnya bagi pengguna laporan nantinya.
•
NAME : Bisa diisikan nama penginput transaksi ataupun nama yang berkaitan
dengan transaksi yang diinput.
•
Setelah semua transaksi selesai diinput baik jumlah dan posisi debet kredit
dirasakan benar maka dapat dilakukan posting dengan mengklik OK, sehingga
transaksi sudah masuk ke GL.
15
•
Jika terdapat kesalahan dalam pencatatan berupa tidak balance-nya sisi debet dan
kredit maka sistem akan menolak secara otomatis dan data tidak bisa diposting.
F. PRODUCE FINANCIAL REPORT
1. PROFIT AND LOSS (LABA & RUGI)
Dapat dilakukan dengan cara pilih REPORT - -> PROFIT & LOSS - -> STANDARD
seperti yang tampak pada tampilan berikut :
Setelah diklik perintah tersebut maka akan tampak tampilan berikut :
Perhatikan kolom-kolom yang dilingkari merah di atas, karena control penarikan report
ada pada kolom-kolom tersebut. Masukkan periode pelaporan yang akan ditarik kedalam
16
kolom FROM dan TO (Harus sama dengan periode pelaporan yang terdapat dalam
Letter of Agreement – LA)
Biaya- biaya yang tercatat dalam laporan ini nantinya akan dipindahkan ke dalam TAF
209 dengan kata lain angka biaya yang tersaji dalam pelaporan Profit and Loss QB
haruslah sama dengan yang tersajikan dalam TAF 209.
Sebagai saran : Susunan pelaporan (baik susunan COA) dalam QB, susunan biaya dalam
PROFIT and LOSS maupun komponen biaya di dalam TAF 209 harus sama sehingga hal
ini dapat memudahkan pembuat laporan maupun pengguna laporan tersebut dalam
memahami isi laporan tersebut.
2. BALANCE SHEET (NERACA)
Dapat dilakukan dengan cara pilih REPORT - -> BALANCE SHEET - ->
STANDARD seperti yang tampak pada tampilan berikut :
Setelah diklik perintah tersebut maka akan tampak tampilan berikut :
17
Perhatikan kolom-kolom yang dilingkari merah di atas, karena control penarikan report
ada pada kolom-kolom tersebut. Masukkan periode pelaporan yang akan ditarik kedalam
kolom AS OF (Harus sama dengan tanggal terakhir - periode pelaporan yang terdapat
dalam Letter of Agreement – LA)
2. BUDGET COMPARISON (PERBANDINGAN BUDGET)
Dapat dilakukan dengan cara pilih REPORT - -> BUDGET REPORT --> PL
BUDGET VS ACTUAL seperti yang tampak pada tampilan berikut :
Perhatikan kolom-kolom yang dilingkari merah di atas, karena control penarikan report
ada pada kolom-kolom tersebut. Masukkan periode pelaporan yang akan ditarik kedalam
18
kolom FROM dan TO (Harus sama dengan periode pelaporan yang terdapat dalam
Letter of Agreement – LA)
Pastikan pada kolom COLUMN diisi dengan TOTAL ONLY.
Ketiga laporan ini yaitu LAPORAN LABA RUGI, LAPORAN NERACA dan
LAPORAN PERBANDINGAN BUDGET akan disertakan sebagai attachment di dalam
pelaporan TAF 209 ke TAF.
Selamat Mencoba !!
Jika rekan-rekan menemukan kendala dalam pelaporan ini, mohon untuk segera
menghubungi kami :
THE ASIA FOUNDATION
Jl. Adityawarman 40 Jakarta 12160
Indonesia
Telp. 021 - 727 88424
Fax . 021 – 720 3123
19
Quick Reference
QuickBook (QB)
Accounting Software
The Asia Foundation
F&G Team
Last Revised : November 2008
Intentionally Blank
2
TAF Financial Reporting Package
Quick Book
A. Introduction
Seperti yang telah kita ketahui bersama bahwa peranan financial reporting dalam proses
monitoring, controlling dan evaluation sebuah aktivitias program sangat bergantung pada
maksimalisasi pembuatan laporan keuangan dan bagaimana penggunaan laporan tersebut sebagai
salah satu bentuk pertanggungjawaban program.
Pengunaan software dalam skema financial reporting adalah salah satu cara untuk meningkatkan
tingkat keakuratan dari sebuah proses pelaporan keuangan. Pengetahuan dan pemahaman yang baik
mendalam mengenai fungsi dan feature dalam penggunaan software itu sendiri dapat membantu
berbagai pihak yang terlibat (finance & program) dalam mentransformasi dan mengintepretasikan
beberapa laporan yang dapat dihasilkan oleh software tersebut.
Dalam hal pelaporan keuangan dengan setiap partnernya, TAF menggunakan software yaitu Quick
Book (QB) sebagai salah satu bentuk pertanggungjawaban keuangan programnya selain form TAF
209. Dan Panduan ini disusun untuk mempermudah setiap user QB untuk lebih memahami
beberapa feature di dalam QB mulai dari pembuatan identitas baru sampai dengan penarikan
laporan keuangan.
3
Page No.
DAFTAR ISI
A
B
C
D
E
F
Introduction
Set Up New Company / Entity
Set Up Chart of Account (COA)
Set Up Budget
Input Transaksi
Produce Financial Report
3
4-8
8 - 12
12 - 13
13 – 15
15 - 19
B. Set Up New Company
Features di dalam QB sangat memungkinkan user untuk membuat atau mempersiapkan
laporan keuangan untuk lebih dari satu entitas/company. Pada akhirnya user sendiri dapat
melakukan pertanggungjawaban keuangan untuk kepentingan internal organisasi sendiri
maupun dengan pihak eksternal seperti TAF dalam kaitannya dengan penggunaan dana
bantuan.
Cara untuk membuat account quick book untuk perusahaan yang baru adalah ke menu
FILE dan klik pada NEW COMPANY
Setelah di klik maka tampikan dalam QB akan seperti tertera berikut ini :
4
Dari sini anda bisa klik NEXT pada feature tersebut (seperti yang dilingkari merah)
sampai dengan pada feature seperti yang di bawah ini :
Kemudian isikan nama organisasi/lembaga anda pada kedua kolom yang dilingkari merah
tersebut sesuai dengan nama yang tertera pada Letter of Agreement (LA) dengan TAF
untuk kemudian klik NEXT
5
Akan muncul tampilan seperti ini, kemudian isikan alamat organisasi/lembaga anda,
setelah selesai klik NEXT
Kemudian akan ada tampilan seperti yang diatas dimana kita harus memilih fiskal year
untuk tahun pelaporan keuangan lembaga. Pilihlah bulan sebagai bulan awal pelaporan
keuangan anda (sesuai dengan LA) kemudian klik NEXT
Kemudian anda diminta untuk mengisi Jenis business anda, cari pilihan OTHER
dibawah untuk kemudian anda klik NEXT (terus saja) hingga muncul tampilan seperti di
bawah ini
6
Anda diminta untuk menyimpan file QB di komputer anda. Mohon untuk mengingat
tempat anda menyimpan ini agar bisa digunakan kembali kelak. Setelah yakin dengan
tempatnya maka anda bisa mengklik OK (seperti yang dilingkari merah)
Setelah disimpan maka anda akan berhadapan dengan menu pilihan pembuatan chart of
account (COA) mohon pastikan pilihannya pada NO, I’D LIKE TO CREATE MY
OWN (seperti yang dilingkari merah) kemudian Klik NEXT
7
Klik NEXT terus saja sampai anda bertemu dengan tampilan seperti di bawah ini dimana
anda diharuskan untuk mengisi tanggal dimulainya aktivitas program anda (sesuai dengan
LA)
Klik NEXT dan anda telah selesai membuat NEW COMPANY seperti tampilan di
bawah ini
8
C. SET UP CHART OF ACCOUNT (COA)
Untuk memulai penggunaan/pencatatan keuangan maka dibutuhkan Chart of Account.
Keberhasilan sebuah pelaporan sangat ditentukan dengan proses pembuatan chart of
account (COA) ini. COA yang akan dibuat ini harus mengacu pada Letter of Agreement
(LA) yang telah disetujui. Dan sebagai saran ada baiknya jika sebelum membuat COA
bisa dibuatkan draft awal sebagai langkah awal penyusunan COA.
Set up awal chart of account bisa dilakukan dengan cara klik pada
FILE - - > PREFERENCES - ->
Sampai muncul tampilan berikut mohon diklik pada tab ACCOUNTING disisi sebelah
kiri dan di klik pada
USE ACCOUNT NUMBER dan klik OK untuk menyimpan
Setelah dilakukan cara di atas maka baru dapat dilakukan set up account dan caranya
adalah klik pada
ACTIVITIES - -> CHART OF ACCOUNT - - >
Atau bisa juga dilakukan dengan menekan
CONTROL A (CTRL A)
9
Sehingga muncul tampilan berikut :
Untuk menambah account baru caranya klik pada (kiri bawah) ACCOUNT dan klik pada
NEW…atau bisa dilakukan dengan mngklik CONTROL N (CTRL N)
Maka akan muncul tampilan seperti berikut ini :
10
Isikan kolom account number masing-masing rencana chart of account seperti pada
tampilan di atas beserta nama accountnya..dan kategorikan sebagai apa account tersebut
dengan mengklik/scroll down tipe account seperti tampilan di bawah :
11
MEMBUAT SUB ACCOUNT
Awal caranya sama dengan membuat account baru di tambah dengan mengklik pada sub
menu SUB ACCOUNT seperti tampak pada tampilan berikut ini
D. SET UP BUDGET
Untuk menset up budget caranya klik pada ACTIVITIES kemudian pilih SET UP
BUDGET seperti yang tampak pada tampilan berikut berikut
12
Selanjutnya Klik hingga terdapat tampilan berikut :
Features/Menu yang tersedia :
Tahun Budget Fiscal Year
Di sebelah kiri ada tahun dimana dimulainya pembukuan lembaga/organisasi anda
13
Account
No Account yang akan diisikan budgetnya
Deret Bulan
Adalah sederetan bulan yang akan diisikan nominal budget di tiap bulannya.
Setelah diisi jangan lupa diklik SAVE dan OK
E. INPUT TRANSAKSI
Setelah semua persiapan awal seperti set-up new company, set-up chart of account dan
set-up budget telah dilakukan maka sampai dengan tahap ini Quick Book telah siap untuk
digunakan mencatat semua transaksi aktivitas program TAF. Namun sekali lagi hal yang
perlu diperhatikan dalam input transaksi ini adalah bahwa penggunaan digit angka pada
pelaporan QB adalah dalam ribuan. Jadi jika mencatat transaksi senilai Rp. 1,000,000
maka hanya dicatat Rp. 1,000 saja di dalam QB.
Cara Melakukan input transaksi adalah sebagai berikut :
Klik pada ACTIVITIES kemudian pilih MAKE JOURNAL ENTRIES seperti tampak
pada tampilan berikut :
Setelah dilakukan klik terhadap perintah di atas maka hasilnya tampak seperti tampilan
berikut ini :
14
Di dalam tampilan ini akan ada kolom-kolom yang harus diisi antara lain seperti :
•
DATE : Isikan tanggal terjadinya transaksi atau biasanya sama dengan tanggal
yang tertera pada voucher transaksi
•
ENTRY NO : Isikan sesuai dengan No. Voucher yang telah dibuatkan
sebelumnya, dan biasanya no. Voucher ini tersusun rapi secara berurutan dari
periode ke periode lainnya.
•
ACCOUNT : Isikan no account number berdasarkan transaksi yang terjadi sesuai
dengan chart of account yang sudah disusun sebelumnya di dalam software QB
•
DEBET/KREDIT : Isikan jumlah transaksi aktivitas program dalam jumlah
ribuan terdekat baik disisi debet ataupun kredit sesuai dengan nature transaksinya
•
MEMO : Bisa diisikan informasi mengenai transaksi yang sedang diinput dan
informasi berguna lainnya bagi pengguna laporan nantinya.
•
NAME : Bisa diisikan nama penginput transaksi ataupun nama yang berkaitan
dengan transaksi yang diinput.
•
Setelah semua transaksi selesai diinput baik jumlah dan posisi debet kredit
dirasakan benar maka dapat dilakukan posting dengan mengklik OK, sehingga
transaksi sudah masuk ke GL.
15
•
Jika terdapat kesalahan dalam pencatatan berupa tidak balance-nya sisi debet dan
kredit maka sistem akan menolak secara otomatis dan data tidak bisa diposting.
F. PRODUCE FINANCIAL REPORT
1. PROFIT AND LOSS (LABA & RUGI)
Dapat dilakukan dengan cara pilih REPORT - -> PROFIT & LOSS - -> STANDARD
seperti yang tampak pada tampilan berikut :
Setelah diklik perintah tersebut maka akan tampak tampilan berikut :
Perhatikan kolom-kolom yang dilingkari merah di atas, karena control penarikan report
ada pada kolom-kolom tersebut. Masukkan periode pelaporan yang akan ditarik kedalam
16
kolom FROM dan TO (Harus sama dengan periode pelaporan yang terdapat dalam
Letter of Agreement – LA)
Biaya- biaya yang tercatat dalam laporan ini nantinya akan dipindahkan ke dalam TAF
209 dengan kata lain angka biaya yang tersaji dalam pelaporan Profit and Loss QB
haruslah sama dengan yang tersajikan dalam TAF 209.
Sebagai saran : Susunan pelaporan (baik susunan COA) dalam QB, susunan biaya dalam
PROFIT and LOSS maupun komponen biaya di dalam TAF 209 harus sama sehingga hal
ini dapat memudahkan pembuat laporan maupun pengguna laporan tersebut dalam
memahami isi laporan tersebut.
2. BALANCE SHEET (NERACA)
Dapat dilakukan dengan cara pilih REPORT - -> BALANCE SHEET - ->
STANDARD seperti yang tampak pada tampilan berikut :
Setelah diklik perintah tersebut maka akan tampak tampilan berikut :
17
Perhatikan kolom-kolom yang dilingkari merah di atas, karena control penarikan report
ada pada kolom-kolom tersebut. Masukkan periode pelaporan yang akan ditarik kedalam
kolom AS OF (Harus sama dengan tanggal terakhir - periode pelaporan yang terdapat
dalam Letter of Agreement – LA)
2. BUDGET COMPARISON (PERBANDINGAN BUDGET)
Dapat dilakukan dengan cara pilih REPORT - -> BUDGET REPORT --> PL
BUDGET VS ACTUAL seperti yang tampak pada tampilan berikut :
Perhatikan kolom-kolom yang dilingkari merah di atas, karena control penarikan report
ada pada kolom-kolom tersebut. Masukkan periode pelaporan yang akan ditarik kedalam
18
kolom FROM dan TO (Harus sama dengan periode pelaporan yang terdapat dalam
Letter of Agreement – LA)
Pastikan pada kolom COLUMN diisi dengan TOTAL ONLY.
Ketiga laporan ini yaitu LAPORAN LABA RUGI, LAPORAN NERACA dan
LAPORAN PERBANDINGAN BUDGET akan disertakan sebagai attachment di dalam
pelaporan TAF 209 ke TAF.
Selamat Mencoba !!
Jika rekan-rekan menemukan kendala dalam pelaporan ini, mohon untuk segera
menghubungi kami :
THE ASIA FOUNDATION
Jl. Adityawarman 40 Jakarta 12160
Indonesia
Telp. 021 - 727 88424
Fax . 021 – 720 3123
19