Contoh kasus Manajemen dan Administrasi

Manajemen dan Administrasi
Contoh kasus.
A. Manajemen dan administrasi
1. Dalam pemerintahan
sebagaimana dianut dalam Tata Negara Republik Indonesia. MPR sebagai penentu
kebijaksanaan dan Garis-garis Besar Haluan Negara yang berlaku dalam periode 5
tahunan merupakan administrasi, sedangkan pemerintah di bawah pimpinan presiden yang
melaksanakan. Merealisasikan kebijaksanaan dan GBHN yang ditetapkan oleh
administrasi merupakan manajemen.
Dari uraian penjelasan di atas, bahwa administrasi sifatnya menentukan garis besar
suatu kebijakan umum(general policies). Sedangkan manajemen prosesnya ialah
bagaimana

secara

langsung

kegiatan-kegiatan

itu

dilakukan

untuk

merealisasi

(melaksanakan) suatu tujuan, dengan pemberian petunjuk, bimbingan, pengetahuan, dan
pengaturan tindakan-tindakan yang diarahkan sedemikian rupa pada suatu usaha untuk
merealisasi tujuan yang telah ditetapkan.
Lebih jauh lagi dapat disimpulkan bahwa dalam administrasi terdapat manajemen
dan organisasi. Organisasi dalam pengertian sebagai wadah, atau tempat di mana metode
yang ditentukan dan direalisasikan dapat melalui pemberian bimbingan dan pengaturan
dari tindakan-tindakan.
2. Pengaturan Giro Perjalanan
Perjalanan udara Jemaah haji dari Jakarta ke Jeddah. Disana terjadi
pencampuradukan administrasi dan manajemen justru ketika tiba di Jeddah. Butuh waktu
berjam-jam lamanya sejak mendarat hingga masuk bus menuju ke kota suci Mekkah.

Ternyata, atas nama manajemen yang prudent, otoritas Kerajaan Arab Saudi perlu
melakukan berbagai pengecekan dan pemeriksaan, khususnya paspor, yang katanya adalah

salah satu bentuk aktivitas pengendalian. Namun kalau kita tanya apa tujuan
penyelenggaraan ibadah haji, hampir pasti jawabannya tidak akan bergeser dari (berfokus
pada) jemaah haji: apakah itu kepuasaan, kenyamanan, keselamatan, keamanan dan
sejenisnya.
Kita harus ingat bahwa manajemen adalah aktivitas untuk mencapai tujuan
(goal, objective). Dengan kata lain, tujuan menentukan bentuk aktivitasnya. Dalam
manajemen, aktivitas yang melingkupi korporat (seluruh organisasi) dikenal sebagai
strategi korporat. Beda dari administrasi yang justru menekankan pada sisi aktivitas.
Maksudnya, bentuk aktivitas amat menentukan aktualisasi tujuan. Jika administrasi
dicampuradukkan dengan manajemen, yang terjadi: organisasi sulit mencapai tujuan yang
telah ditetapkan karena bentuk aktivitas tidak boleh atau tidak bisa disesuaikan. Saya tidak
mengatakan bahwa manajemen identik dengan tujuan menghalalkan segala cara. Dalam
manajemen tidak ada itu “segala cara” sebab cara atau strategi harus dirumuskan dengan
cermat agar mencapai tujuan. Jadi tidak bisa “segala cara” alias asal-asalan.
3. Kasus Perizinan
Pencampuradukan administrasi dan manajemen sering kita jumpai di Tanah Air.
Kita mungkin acap kali mengalami bagaimana berbelit-belitnya mengurus berbagai
perizinan. Saking berbelitnya, sampai memakan waktu bertahun-tahun! Bagaimana tidak
bila kita harus mengurus izin dari tingkat desa atau kelurahan hingga tingkat kementerian
(nasional). Akibatnya, bisnis tidak jalan, sektor riil pun tidak bergerak. Kalau kita

komplain, jawabannya hampir selalu klise: “aturannya memang begitu” atau “kami harus

mengikuti peraturan”. Peraturan itulah administrasi. Kondisi demikian telah terjadi
puluhan tahun lamanya. Orde Reformasi yang katanya lebih baik dari Orde Baru nyatanya
belum mampu mengatasi permasalahan tersebut. Bahkan di sejumlah hal terkesan dan
terasa lebih buruk, mungkin karena adanya otonomi daerah yang kebablasan: otonomi
daerah yang melahirkan raja-raja kecil di kabupaten/kota dan provinsi. Akhirnya tercipta
persepsi seperti benang kusut, tidak tahu lagi apa dan di mana ujung pangkalnya. Apa
benar begitu kusutnya sampai tidak bisa diurai lagi?
Menurut saya, kita masih bisa mengurainya. Kunci awalnya adalah memisahkan
manajemen dari administrasi. Mengapa manajemen yang perlu dipisahkan? Karena
manajemen inilah yang akan menjadi paradigma di lingkungan pemerintahan. Lalu di
manakah posisi administrasi? Kita tempatkan sebagai penunjang atau pendukung
manajemen. Saya kira, pemosisian seperti ini amat relevan dan sejalan dengan keinginan
pemerintah untuk meningkatkan kualitas pelayanan publik. Inilah tujuan utama
pemerintah. Segala bentuk aktivitas pemerintahan harus diselaraskan dengan tujuan
tersebut, termasuk aktivitas administrasinya. Dengan kata lain, berbagai bentuk aktivitas
administrasi yang diperkirakan atau berpotensi menghambat pencapaian tujuan harus
disingkirkan. Sulitkah melakukannya? Fakta menunjukkan tidak sulit.
4. Dalam Praktek Kehidupan Masyarakat

Dalam praktek kehidupan masyarakat sudah dikenal istilah-istilah administrai dan
manajemen, misalnya pada kantor kelurahan dikenal dengan istilah “biaya administrasi”
untuk pembuatan surat-surat (KTP,Kartu Keluarga dan Surat Keterangan lainnnya), Pada
tingkat tingkat yang lebih tinggi kadang sering terdengar istilah “ Wah!,...kantor itu payah,
…manajemennya tidak beres?..”. Apa makna manajemen disini?, tentunya yang dimaksud

adalah pengaturan/pengurusan oleh orang-orang yang memegang jabatan manajemen di
kantor tersebut. Dengan pembelajaran ilmu administarsi dan manajemen dimaksudkan
agar para pelaku administrasi dan manajenem dapat mengatur di dalam organisasinya dan
melaksanakan pelayanan yang prima pada masyarakat dengan prinsip-prinsip organisasi
dan manajemen yang benar. Dengan sistematika administrasi yang baik, pelaksanaan
tugas-tugas administrasi dapat lebih efektif dan efisien. Dengan manajemen yang baik,
fungsi–fungsi manajemen dapat bekerja sebagaimana mestinya secara proporsional dan
professional.
Berdasarkan dua pengertian tersebut di atas bahwa administrasi sifatnya
menentukan kebijakan umum, sedangkan manajemen ialah bagaimana secara lansung
kegiatan-kegiatan itu dilakukan dengan memberi petunjuk, bimbingan, pengetahuan dan
pengaturan yang diarahkan secara sistematis untuk merealisasikan tujuan yang telah
ditetapkan.
B. Manajemen dan administrasi Publik

1. Konteks Politik Administrasi Publik
Administrative Decentralization & Political Power (1969) Herbert Kufman :
•

Desentralisasi dan distribusi kekuasan di tingkat daerah

•

Desentralisasi dan distribusi korupsi

•

Hubungan Pemerintah Pusat dan Pemerintah Daerah

•

Desentralisasi, distribusi sumberdaya dan dis-integrasi

Contoh kasus: Desentralisasi Korupsi BOS

Mengubah mekanisme penyaluran dana saja tidak cukup untuk mengatasi
masalah dalam program BOS. Langkah penting yang harus segera dilakukan
adalah

memenuhi

kebutuhan

sekolah

agar

mampu

menyediakan

pelayanan

berkualitas tanpa membebani warga. jika mekanisme penyaluran dana tidak diikuti
pengawasan ekstraketat, terutama terhadap dinas pendidikan, potensi korupsi BOS

akan jauh lebih besar dibanding pada tahun-tahun sebelumnya. Hasil riset Indonesia
Corruption Watch memperlihatkan bahwa tanpa memiliki kewenangan dalam proses
distribusi pun ternyata dinas pendidikan (kecamatan dan kabupaten/kota) tetap bisa ikut
"menikmati"dana BOS. dalam kasus yang terjadi di Kabupaten Garut, Musyawarah
Kepala Sekolah, pengawas, organisasi profesi guru tertentu, dan wartawan pun ikut
memperoleh "jatah"dana BOS.
2. Konteks Birokrasi dalam Administrasi Publik
•

Street Level Bureaucracy : the critical role of street level Bureaucrats (1980) :

(peran street level birokrasi dalam diskresi pengambilan keputusan; diskresi vs
responsibilitas, efektifitas, efisiensi, keadilan)
•

Breaking through bureaucracy (1992) Michael barzealy & Babak J Armajani :

(kepentingan publik berdasar perspektif pemerintah vs kepentingan masyarakat; kualitas
pelayanan publik)
Contoh: Pemerintah sebagai Pelayan Masyarakat

Secara teoritis sedikitnya ada tiga fungsi utama yang harus dijalankan oleh
pemerintah tanpa memandang tingkatannya, yaitu fungsi pelayan masyarakat (public
service function), fungsi pembangunan (development function) dan fungsi perlindungan
(protection function). pemerintah adalah satu-satunya pihak yang berkewajiban

menyediakan barang publik murni, khususnya barang publik yang bernama rules atau
aturan (kebijakan publik). pemberian pelayanan publik oleh aparatur pemerintah kepada
masyarakat sebenarnya merupakan implikasi dari fungsi aparat negara sebagai pelayan
masyarakat. karena itu, kedudukan aparatur pemerintah dalam pelayanan umum (public
services) sangat strategis karena akan sangat menentukan sejauhmana pemerintah mampu
memberikan pelayanan yang sebaik-baiknya bagi masyarakat, yang dengan demikian akan
menentukan sejauhmana negara telah menjalankan perannya dengan baik sesuai dengan
tujuan pendiriannya.
3. Konteks Organisasi dalam Administrasi Publik
Teori organisasi
•

Scientific Management (1912) FW Taylor (tenaga informal dalam proses akumulasi

modal dan dukungan bagi domonasi pembuat keputusan/ecision maker.)

•

The

Cooperative

Mechanism (1949)

Philip

Zelsnick

(partisipasi-kooptasi;

kepemimpinan-kooptasi)
•

Informal Organization and Their Relation to Formal Organization (1938) Chester I

Barnard (teamwork-kualitas pelayanan; kinerja organisasi; klik-efisiensi/klik inefisiensi)

•

Struktur, Desain dan Budaya Organisasi (struktur, efisiensi, manajemen dan

resolusi konflik)
Organisasi Administrasi Publik (Organisasi Pemerintah): Organisasi Publik harus
memberi pelayanan yang sebaik-baiknya pada publik, jangan sampai karena perbuatan
negatif nya menyebabkan masyarakat tidak percaya lagi pada Birokrat Publik, sehingga
masyarakat sulit diharapkan partisipasinya.
Contoh:

Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah dokumen yang berisi serangkaian
instruksi tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan administrasi
perkantoran yang berisi cara melakukan pekerjaan, waktu pelaksanaan, tempat
penyelenggaraan dan aktor yang berperan dalam kegiatan. Sebagai suatu aturan, regulasi,
dan kebijakan yang secara terus menerus menjamin perilaku yang benar bagi seluruh
pegawai instansi pemerintah maka SOP sangat tepat diterapkan pada aktivitas administrasi
perkantoran yang relatif bersifat rutin, berulang serta menghendaki adanya keputusan yang
terprogram guna melayani pelanggannya. Dengan penerapan SOP secara konsisten maka
administrasi perkantoran memiliki pedoman dalam menyelenggarakan Kebijakan

Reformasi Birokrasi yang merupakan suatu kebijakan yang komprehensif dalam
peningkatan pelayanan dan kinerja organisasi instansi pemerintah di Indonesia saat ini
karena SOP selalu dijadikan sebagai acuan dalam melaksanakan tugas bagi pegawai sesuai
dengan peraturan yang berlaku dan target kinerja yang telah ditentukan yang selalu
dimonitor dan ditinjau ulang setiap periode tertentu untuk mengakomodasi dan
mengantisipasi dinamika tugas. Di sisi lain SOP juga sekaligus menjadi feedback guna
penyesuaian antara kondisi yang dipersyaratkan dalam SOP dengan kondisi riil yang ada
guna mencapai kinerja individu dan kinerja organisasi yang optimal. Bahkan dalam jangka
panjang ,SOP dapat dijadikan sebagai langkah perbaikan kinerja pelayanan dan kinerja
organisasi berdasarkan konsep manajemen kinerja.
4. Konteks SDM dalam Administrasi Publik
Contoh: Perbedaan Pelayanan Publik dan Swasta
Perbedaan mendasar antara pelayanan yang disediakan oleh negara (institusi
pelayanan publik) dan swasta adalah dari sudut peran. Bahwa negara wajib mengelola

sumber daya yang dimiliki dan mengalokasikan (dalam bentuk pelayanan publik dan
subsidi) kepada rakyat demi kesejahteraannya. Oleh karena itulah, institusi pelayanan
publik bertanggungjawab kepada otoritas politik dan hukum. Disamping itu pelayanan
oleh pemerintah tidak bersifat mencari laba (non-profit oriented). Hal ini dikarenakan
sumber pendanaan institusi publik berasal dari dana publik, yang berasal dari retribusi dan
pajak. Sementara pihak swasta dalam mengelola sumber daya ekonomi adalah demi
meraih keuntungan (profit oriented) bagi para pemegang saham atau pemilik lembaga.
Sebab sumber pendanaannya dari pemegang saham, sehingga kepada merekalah
pertanggungjawaban diberikan. Disisi lain, indikator keberhasilan lembaga swasta dapat
diukur dari jumlah penjualan barang/jasa dan keuntungan yang dihasilkan. Namun tidak
demikian dengan institusi publik. Salah satu fungsi negara adalah sebagai penyedia
pelayanan publik dengan penyediaan public goods secara non profit oriented, artinya
penyediaan layanan tidak boleh memperhitungkan seberapa besar profit atau keuntungan
yang diperoleh. Sehingga, pelayanan publik akan bersifat ekonomis artinya biaya yang
dibebankan harus terjangkau oleh masyarakat. Jadi, apabila indikator keberhasilannya
seperti indikator keberhasilan institusi swasta jelas akan menyalahi fungsi negara sebagai
penyedia public goods. Bertolak dari hal itulah, diterbitkan dan diberlakukan peraturan
perundangan mengenai Standar Pelayanan Minimal (SPM) bagi pemerintah, terutama
pemerintah daerah, sebab dengan otonomi daerah (desentralisasi pemerintahan) memiliki
konsekuensi logis bahwa pemerintah daerah menerima pelimpahan fungsi pelayanan dari
pusat.
5. Konteks Manajemen Publik dengan Administrasi Publik
Teori Manajemen Publik

•

Productivity & Quality Management (1952) Marc Holzer (kualitas pelayanan sektor

publik)
•

Exploring the limit of Privatization (1987) Ronald C Moe (dampak provatisasi,

informasi bagi decision making untuk privatisasi)
•

Public and private management (1980) Graham T Allison (perbedaan pelayana

sektor publik dan swasta)
Contoh: Perbedaan Pelayanan Sektor Publik dan Swasta
Salah satu perbedaan manajemen pada sektor publik dan sektor swasta yang dapat
diidentifikasi

dengan

jelas

adalah

pada

manajemen

pelayanannya.

Dalam

bukunyaManagement in the Public Domain, Public Money and Management, Stewart &
Ranson secara umum menggambarkan perbedaan manajemen pelayanan pada sektor
publik dan manajemen pelayanan sektor swasta. Pelayanan pada sektor publik tidak
menjadikan laba sebagai tujuan utamanya dan keputusan dalam manajemen sektor publik
dapat bersifat memaksa. Hal ini berbeda dengan sektor swasta yang tidak bisa memaksa
pelanggannya. Masyarakat bisa dipaksa untuk mematuhi aturan atau keputusan
pemerintah, misalnya tentang penetapan tarif pajak dan harga pelayanan tertentu.
6. Konteks Kebijakan Publik dalam Administrasi Publik
Contoh: Kebijakan BLT
Setelah pemerintah memutuskan untuk menaikkan BBM, kebijakan Bantuan
Langsung Tunai (BLT) menjadi kebijakan turunan dari kebijakan kenaikan BBM tersebut.
Kebijakan BLT yang diluncurkan pemerintah ini, menuai banyak protes mulai dari
masyarakat, pemerintah daerah, mahasiswa dan tokoh-tokoh masyarakat baik nasional

maupun daerah. Kebijakan yang sama juga pernah dilakukan oleh pemerintah pada tahun
2005, ketika pemerintah menaikkan BBM sebesar 126 persen.
C. Manajemen Publik dan Manajemen Bisnis
Contoh :
Proyek atau Teknis
Personil manajemen proyek ini adalah ahli bidang perusahaan beroperasi. Sebagai
contoh, jika perusahaan bergerak dalam bidang nanufaktur otomotif, maka manajemen
proyek akan mencangkup tehnisi, insinyur dan ahli bidang terkait. Tahap entri level dalam
manajemen proyek tentu saja sebagai anggota tim da bekerja pada sebuah proyek tertentu.
Setelah beberapa tahun baru akan diberikan pada tingkat eksekutif dimana orang tersebut
akan memimpin sebuah tim. Disini, orang dapat bekerja dalm penelitian dan pengembangan,
produksi, atau kebijakan perencanaan produksi.
Contoh lain :
Manajemen Penjualan.
Penjualan secara mudahnya adalah kegiatan memasarkan barang atau jasa umumnya
kepada masyarakat dan khususnya kepada pembeli potensial. Dalam praktiknya, penjualan di
jalankan dengan kedua cara yaitu ilmu dan seni. Untuk mencapai efisiensi yang maksimum,
manajer penjualan harus merencanakan pendayagunaan sumber daya yang ada dalam
wewenangnya. Perencanaan tersebut di buat agar sumber daya manusia, dana, perlengkapan,
dan waktu yang ada dapat didayagunakan dengan sebaik-baiknya. Penjualan merupakan
suatu kegiatan yang dimulai ketika suatu produk telah jadi, ada dan setelah terjadi transaksi
penjualan, jadi penjualan adalah ilmu atau seni yang mempengaruhi orang lain agar bersedia
membeli barang dan jasa yang ditawarkan walaupun bagian dari pemasaran peran penjualan

didalam keberhasilan bisnis sangat besar karena peran dalam usaha inilah yang sebenarnya
secara langsung menghasilkan pendapatan atau penerimaan dari perusahaan. Prosedur
Administrasi penjualan adalah tata cara atau urutan perencanaan ,pengorganisasian,
implementasi, pengendalian terhadap aktifitas kegiatan menjual yang dilakukan oleh
perusahaan melalui tenaga penjualan. Manajemen penjualan termasuk kegiatan penarikan,
pemilihan, perlengkapan, penugasan, penentuan rute, supervise, pembayaran dan
pemotivasian serta pengembangan kemampuan yang diberikan kepada tenaga penjual.