tugas mata kuliah administrasi negara
STUDI TENTANG ILMU ADMINISTRASI
Konsep, Teori dan Dimensi
Drs. Ulbert Silalahi, M. A
RESUME
Diajukan sebagai salah satu tugas mata kuliah Administrasi Negara
oleh
KHOTIBUL UMAM
712.1.1.1824
FAKULTA ILMU ADMINISTRASI
UNIVERSITAS WIRARAJA
SUMENEP
BAB I
HAKIKAT KONSEP ADMINSTRASI
1. Pengantar
2. Arti Administrasi Secara Etimologis
Secara etimologis istilah administrasi berasal dari bahasa Inggris dari kata administration
yang bentuk infinitifnya adalah to administer. Kata to administer sebagai to manage (mengelola)
atau to direct (menggerakkan). Maka secara etimologis dapat diartikan sebagai kegiatan memberi
bantuan dalam mengelola informasi mengelola manusia, mengelola harta benda ke arah satu
tujuan yang terhimpun dalam organisasi.
3. Administrasi Dalam Arti Sempit
Administrasi dalam arti sempit merupakan penyusunan dan pencacatan data dan
informasi secara sistematis dengan maksud untuk menyediakan keterangan serta memudahkan
memperolehnya kembali secara keseluruhan dan dalam hubungan satu sama lain.
4. Administrasi dalam Arti Luas
Untuk dapat memahami arti administrasi dalam arti luas, perhatikan definisi seperti ini.
Administrasi adalah segenap rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan pokok yang
dilakukan oleh sekelompokj orang dalam kerja sama mencapai tujuan tertentu. (The Liang Gie,
1980).
Administrasi adalah keseluruhan proses pelaksanaankegiatan yang dilakukan oleh dua
orang atau lebih yang terlibat dalam suatu bentuk usaha kerja sama demi tercapainya tujuan yang
di tentukan sebelumnya. (Sondang P. Siagian, 1980).
Dengan demikian dapat dirumuskan suatu batasan tentang administrasi yaitu kegiatan
kerja sama yang di lakukan sekelompok orang berdasarkan pembagian kerja sebagaimana di
tentukan dalam struktur dengan mendayagunakan sumberdaya-sumberdaya untuk mencapai
tujuan secara efektif dan efisien.
5. Pentingnya Studi Administrasi
Pentingnya studi dan peranan administrasi juga di sebabkan:
1. Dalam kehidupan masyarakat modern, terjadi perubahan pola kehidupan di segala bidang
menjadi pola kehidupan berdasarkan kerja sama keorganisasian.
2. Pola kehidupan keorganisasian (organizational life) ini berkaitan dengan pola kehidupan
modern dan cara berpikir serta bekerja secara rasional.
3. Cara berpikir dan bekerja secara rasional ini berkaitan dengan ilmu pengetahuan dan
teknologi modern.
4. Cara berpikir modern dan bekerja secara rasional di maksudkan untuk menghasilakan
keefektifan dan keefesienan pencapaian tujuan.
5. Berpikir dan bekerja rasional dengan teknologi modern dan dengan pola kehidupan
berorganisasi modern ke arah efisiensi dan efektifitas memerlukan administrasi. (adaptasi
dari Prajudi Atmosudirdjo, 1980).
BAB II
SEJARAH PEMIKIRAN DAN ADMINISTRASI
1. Pengantar
Perkembangan pmikiranadministrasi (pendekatan dan teori) dalam perspektif dapat di
gambarkan sebagai berikut:
Praktek – Praktek
Administrasi
Seni
Manajemen
Ilmiah
Klasik
Tahap
Hubungan manusia
Birokrasi
Ilmiah
“Ilmiah”
Teori
Administrasi
Perilaku
Ilmiah
Proses
Ilmiah
Modern
Kuantitatif
Ilmiah
Tahap
Sebagai
Sistem
Ilmiah
“Ilmu”
Sekuensi perkembangan pemikiran administrasi
Menurut Harvey C. Mansfield, ada tiga kegunaan yang di peroleh dari pelajaran atau
analisis sejarah sejarah administrasi (Dwight Waldo, 1971), yaitu:
1. Observasi Filosofis
2. Dalam teknik analisis atau teknik pemecahan masalah
3. Dalam teknik administrasi
2. Perkembangan Pemikiran Administrasi sebagai “Seni”
Perkembangan administrasi sebagai seni dapat di bagi dalam dua fase, yaitu:
a. Fase Sejarah
1. Mesopotamia
Yaitu administrasi di bidang pemerintahan, perdagangan, komunikasi pengangkutan
(seperti pengangkutan sungai) dan logam di gunakan sebagai alat tukar menukar.
2. Babilonia
Menerapkan administrasi di bidang pemerintahan, perdagangan, perhubungan dan
pengangkutan.
3. Mesir
Peninggalan sejarah berupa piramida membuktikan bahwa teknik administrasi telah de
terapkan, bahwa dalam pembangunannya pasti ada rencana, organisasi, kepemimpinan dan
sistem pengawasan formal.
4. Cina
Kita juga mempunyai bukti-bukti bahwa kira-kira pada tahun 1100 SM, bangsa Cina
telah menyadari perlunya perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan dan pengawasan.
5. Romawi
Adanya administrasi perhubungan dan administrasi perpajakan yang memang di
butuhkan oleh Romawi kuno pada saat itu.
b. Fase Sejarah hingga Revolusi Industri
1. Gereja Roma Katolik
Gereja Roma Katolik memberi sumbangan yang sangant besar yaitu pengembangan
pemikiran administrasi melaui praktek administrasi terutama dalam organisasi formal pada 1.000
tahun yang lalu.
2. Niccolo Machiavelli
Merupakan orang yang memberi kontribusi secara individual terhadap pengenbangan
pemikiran administrasi dan manajemen.
3. Revolusi Industri
Administrasi sebagai seni semakin berkembang di Eropa dengan menekankan, bahwa
perekonomian suatu negara akan bisa kuat apabila kegiatan administrasi dan manajemen
dilaksanakan dengan baik.
3. Perkembangan Administrasi sebagai “Ilmu”
Administrasi di telaah secara ilmiah baru mulai dilakukan pada akhir abad 19 atau abad
20, yang di pelopori oleh F. W Taylor dan Henry Fayol.
1. Manajemen Ilmiah
2. Adanya Teori Administrasi
3. Adanya Teori Birokrasi
4.
Pendekatan Hubungan Manusia (human relation approach)
5. Pendekatan Perilaku
6. Aliran Proses
7. Pendekatan Kuantitatif
8. Pendekatan Sistem
9. Pendekatan Kontingensi
4. Perkembangan Pemikiran Administrasi dan Manajemen Di Indonesia: Suatu Perspektif
Mengikuti perkembangan dan pengembangan administrasi dan manajemen di negaranegara berkembang, khususnya di Amerika, Eropa dan Jepang, maka Indonesia sangant jauh
ketinggalan. Dan bahkan perkembangan dan pengembangan pemikiran admiinistrasi dan
manajemen, baik sebagai ilmu, seni, bidang studi, disiplin akademik apalagi sebagai profesi,
masih tergolong sangat baru atau muda. Meskipun demikian, administrasi sebagai proses
penyelenggaraan kerja sama, sebagai praktek dan teknik kerja sama atau sebagai seni telah ada
dan berlangsung di Indonesia sejak dahulu kala.
BAB III
KEDUDUKAN ILMU
ADMINISTRASI
1. Administrasi Sebagai Seni
Menurut George R. Terry (1977) mengatakan seni adalah kemampuan pribadi yang
kreatif di tambah skill atau keterampilan dalam pelaksanaan pekerjaan atau tugas.
2. Administrasi Sebagai Ilmu
Ilmu adalah pengetahuan yang bersifat umum dan sistematik, pengetahuan yang dari
padanya dapat disimpulkan dalil-dalil tertentu menurut kaidah-kaidah yang umum.
Ilmu adalah pengetahuan yang sudah di coba dan diatur menurut urutan dan arti serta
menyeluruh dan sistematik. (Moh. Nazir, 1985)
3. Administrasi sebagai “Bidang Studi” atau Disiplin Akademik
Sehubungan dengan kedudukan administrasi sebagai ilmu, hal itu berarti bahwa
adaministrasi dapat si pelajari dan diajarkan. Perkembangan dewasa ini menunjukan bahwa
disiplin ilimu administrasi telah diajarkan dan sekaligus menjadi bidang studi dan kajian dalam
fakultas ilmu Administrasi dengan spesialisasi. Dengan ini membuktikan bahwa dan diakui ilmu
administrasi sebagai disiplin akademik.
4. Administrasi sebagai Profesi
Jika, yang diatas menunjukan bahwa administrasi memiliki eksistensi sebagai seni, ilmu
dan bidang studi yang dapat dipelajari untuk menjadi ahli atau memiliki keahlian administrasi,
maka administrasi merupakan bidang profesi.
BAB IV
HUBUNGAN ILMU ADMINISTRASI
DENGAN ILMU-ILMU LAIN
1. Pengantar
Salah satu cabang ilmu soaial yang mempelajari fenomena sosial yang berhubungan
dengan kerja sama dan dinamika manusia dalam mencapai tujuan ialah ilmu Administrasi. Ilmu
administrasi tergolong ke dalam ilmu praktika (applied science) dari ilmu-ilmu sosial karena
kemanfaatannya hanya ada apabila prinsip-prinsip, rumus-rumus, dalil-dalilnya diterapkan untuk
meningkatkan kehidupan.
2. Administrasi dengan Ilmu Politik
Menelaah hubungan administrasi dengan ilmu politik, lebih jelas dalam kaitannya dengan
administrasi negara yang merupakan cabang dari administrasi umum dan sekaligus merupakan
cabang ilmu politik.
3. Administrasi dengan Ilmu Ekonomi
Antara ilmu administrasi dengan Ilmu ekonomi juga memperlihatkan hubungan yang
sangat erat, saling melengkapi dan bahkan kadang-kadang sering overloping (tumpang tindih)
antara yang satu dengan yang lain. Dilihat dari prinsip ekonomi dan prinsip administrasi. Maka
keduanya adalah sama, yakni masalah efesiensi dan efektivitas. Administrasi bisa menjadi alat
ekonomi untuk mencapai sasaran yang diinginkan dan sebaliknya, ekonomi dapat digunakan
sebagai alat administrasi hingga tercapainya tujuan yang direncanakan.
4. Administrasi dengan Psikologi dan Psikologi Sosial
Pendekatan psikologi sangat membantu perkembangan ilmu administrasi. Psikologi
adalah ilmu yang mempelajari untuk mengukur, menerangkan dan kadang-kadang mengubah
tingkah laku manusia dan makhluk-makhluk lain. Para ahli psikologi (phsychologists)
memperhatikan mereka dengan belajar dan mencoba untuk mengerti tingkah laku individu.
5. Administrasi dengan Antropologi
Menyadari bahwa bagaimana kita berprilaku adalah suatu fungsi dalam kebudayaan kita
dan hal ini merupakan sumbangan para ahli antropologi untuk bidang administrasi.
7. Administrasi dengan Ilmu Hukum
Ilmu hukum yang mempelajari norma-norma dan kaidah-kaidah hidup di dalam
masyarakat memberi input yang besar dalam perkembangan studi administrasi. Salah satu
cabang ilmu hukum yang mempererat huubungan antara administrasi dengan ilmu hukum ialah
dalam disiplin ilmu Hukum administrasi Negara.
8. Administrasi dengan Ilmu-ilmu Eksak
Para ahli matematik dan statistik telah menyumbang dan memperkaya teori administrasi,
yaitu dengan memberikan alat pembantu untuk memperbaiki pembuatan pembuataan keputusan.
BAB V
DIMENSI-DIMENSI ILMU ADMINISTRASI
1. Pengantar
Sondang P. Siagian (1978) menyebutkan adanya enam dimensi dalam membicarakan
administrasi. Bidang-bidang tersebut adalah:
1. Filsafat Administrasi
2. Kepemimpinan (leadership)
3. Hubungan Manusia (Human Relations)
4. Organisasi
5. Administrasi Negara
6. Administrasi Niaga
Tentang dimensi-dimensi atau lungkup studi administrasi dapat juga dikemukakan
pendapat Prajudi Atmosudirdjo (1980), berdasarkan konsep kerja yang terdiri dari:
1. Manajemen
2. Organisasi
3. Komunikasi
4. Kepegawaian
5. Keuangan
6. Perbekalan
7. Hubungan Masyarakat
8. Tatausaha
2. Dimensi-dimensi Ilmu Administrasi Suatu Persektif
Pembahasan berikutnya mengklasifikasi dimensi studi administrasi atas dasar sudut
pandangan sebagai berikut:
1. Secara Konseptual atau Materi Pokok
Menurut perspektif yang di pergunakan oleh para siswa administrasi, maka
organisasi dan manajemen dianggap sebagai ciri dan inti dari studi administrasi.
2. Berdasarkan Subjek Pelaku
Berdasarkan subjek pelaku serta yang didasari oleh tujuan sifat kegiatan dan
tujuan sifat dan kegiatan dan tujuan yang akan dicapai, maka kegiatan-kegiatan administrasi
dapat dilakukan oleh dan bersifat publik dan privat. Dengan kata lain, aktivitas-aktivitas kegiatan
kerja sama manusia umumnya bersifat publik dan bersifat privat. Oleh sebab itu dimensi
administrasi dapat dibedakan atas:
1. Administrasi Publik
2. Administrasi Privat
3. Berdasarkan Pengeluaran Sumber Daya
Jika dilihat cara pengelolaan kegiatan kerja sama, maka administrasi yang terdapat disemua
aktifitas kerjasama organisasional, dapat dibedakan atas:
1. Manajemen Personel
2. Manajemen Perkantoran
3. Manajemen Keuangan
Khususnya dalam kegiatan-kegiatan administrasi niaga atau aktifitas yang dilakukan oleh
organisasi bisnis, maka selain manajemen personil, manajemen perkantoran dan manajemen
keuangan, masih ditemukan:
1. Manajemen Produksi
2. Manajemen Pemasaran
3. Manajemen Penjualan
4. Manajemen Pembelian
5. Manajemen Transfortasi atau Pengangkutan
6. Manajemen Perbekalan atau Pegudangan
3. Pandangan tentang Administrasi dan Manajemen
Hanya beberapa kebiasaan telah cenderung membatasi atau menetapkan administrasi
pada tingkat manajemen yang lebih tinggi dan menganggap administrasi itu lebih banyak
mengandung penentuan kebijaksanaan. Dalam kelaziman itu mereka yang mempunyai tanggung
jawab untuk pembimbing dan pengawasan adalah para manajer, sebaliknya mereka yang ikut
serta secara luasdalam penganbilan keputusan adalah administrator. Kebiasaan ini tidak diterima
secara luas. Dalam praktek istilah administrasi dan manajemen pada umunya dapat dipergunakan
secara bergantian, mengingat tanggung jawab baik pada pada administrator maupun dari para
manajer untuk merencanakan, mengorganisasi, membimbing dan mengawasi kegiatan-kegiatan
mereka yang memperbaiki pekerjaan organisasi.
BAB VI
ORGANISASI
1. Pengantar
Beberapa alasan mengapa seseorang memasuki mnemasuki organisasi (Herbert G. Hicks,
1979), yaitu:
1. Alasan-alasan Sosial
2. Alasan-alasan materiil
2. Pengertian Organisasi
Organisasi adalah setiap bentuk persekutuan antara dua orang atau lebih yang bekerja
sama untuk mencapai sesuatu tujuan bersama dan terikat secara formal terikat dalam rangka
pencapaian suatu tujuan yang telah ditentukan, dalam nama beberapa orang disebut atasan dan
ada sekelompok ada di sebut bawahan. (Sondang P. Siagian, 1980).
Menurut Sondang P. Siagian, hakikat organisasi dapat di tinjau dari dua sudut pandangan:
1.
Organisasi dapat dipandang sebagai wadah. Yaitu tempat kegiatan-kegiatan administrasi dan
manajemen dijalankan dan sifatnya adalah ”relatif statis”.
2.
Organisasi dapat di pandang sebagai proses. Yaitu interaksi antara orang-orang yang menjadi
anggota organisasi dan sifatnya ”dinamis”.
3. Tujuan Organisasi
Kegiatan-kegiatan organisasi diarahkan kepada dua dimensi tujuan yaitu:
1. Tercapainya tujuan organisasi secara efektif dan efisien
2. Tercapainya Kepuasan dari anggota organisasi
Dari sudut pandangan lain tujuan organisasi dikategorikan menjadi 3 tujuan yaitu:
1. Pelayanan (Service)
2. Keuntungan (Profit)
3. Tujuan Sosial
4. Asas-asas Organisasi
Setiap organisasi, baik publik maupun bisnis, perlu disusun dan dijalankan berdasarkan
asa-asas tertentu agar dapat di capai hasil yang efisien dan efektif. Asa atau prinsip (priciples)
mencapai 2 arah pikiran petunjuk kepada pemikiran atau rindakan:
1. Merupakan suatu pangkal tolak pikiran untuk memahami suatu kata hubungan atau kasus
2. Merupakan suatu cara atau sarana untuk menciptakan sesuatu tata hubungan sesuai
dengan kondisi yang dikehendaki.
5. Bentuk-bentuk Organisasi
1. Organisasi Lini atau Garis
2. Organisasi Lini dan staf
3. Organisasi Funsional
4. Organisasi Lini Fungsional
5. Organisasi Lini Staf Fungsional
BAB VII
MANAJEMEN
1. Pengantar
Studi administrasi dan manajemen diawali dengan suatu pandangan luas atau sifat, ruang
lingkup dan fungsi penggunaannya dalam setiap aktifitas kerja sama organisasional. Dengan kata
lain, administrasi dan manajemen merupakan hal yang universal dalam setiap dinamika kerja
sama manusia organisasional, baik dalam dunia kegiatan yang bersifat publik maupun privat
maupun dunia bisnis modern.
2. Arti Manajemen
Istilah manajemen yang kita kenal berasal dari kata ”Management”, yang bentuk
infinifnya adalah ”To Manage”. Disamping itu terdapat istilah-istilah yang disebut asal-usul
management dari bahasa-bahasa latin, Perancis dan Italia sebagai berikut: manus, mano,
manage/menege, meneggie, meneggiare (Pariata Wesra, 1980).
Manajemen dapat di definisikan sebagai kemampuan atau keterampilan untuk
memperoleh suatu hasil dalam rangka pencapaian tujuan melalui kegiatan-kegiatan orang lain.
(Sondang P. Siagian, 1978).
3. Tugas dan Peranan Manajemen
1. Manajer bekerja dengan ada melalui orang lain.
2. Manajer bertanggung jawab dan mempertanggungjawabkan atas suksesnya organisasi
mencapai tujuan.
3. Manajer menyeimbangkan persaingan sasaran dan perangkat prioriras.
4. Manajer harus berfikir Analitikal dan Konseptual.
5. Manajer adalah mediatir atau perantara.
6. Manajer adalah politisi.
7. Manajer adalah Diplomat.
4. Tingkat-tingkat Manajemen
1. Top Management (manajemen puncak)
2. Middle Management (Manajemen Tengah)
3. Lower Management (Manajemen Bawah)
Disamping tingkat manajemen diatas, maka tingkatan manajemen dapat di klasifikasikan
menjadi lima yaitu:
1. Manajemen Puncak
2. Manajemen Puncak Menengah
3. Manajemen Menengah
4. Manajemen Menengah Operasional
5. Manajemen Operasional
5. Keterampilan Manajerial
1. Keterampilan Teknik
2. Keterampilan Hubungan Manusia
3. Keterampilan Konseptual
6. Kemampuan Manajerial di Indonesia dalam Perspektif
Meliat perkembangan dan pengembangan administrasi dan manajemen khususnya
administrative dan manajemen skill di negara-negara seperti Amerika, Eropa dan Jepang, maka
negara-negara sedang berkembang termasuk Indonesia dapat dikatakan jauh keyinggalan.
Bahkan kelemahan di bidang administrasi dan manajemen merupakan salah satu karakteristik
yang menonjol dari negara-nrgara sedang berkembang pada umumnya. Hal ini tampak dalam
proses pelaksanaan pembangunan yang ”kurang lancar” yang anatara lain disebabkan oleh
kelemahan-kelemahan dan hambatan-hambatan yang sifatnya administratif dan manajerial dalam
mana para pelaksana pembangunan belum memiliki kemampuan manajerial yang memadai.
7. Sumber Daya Manajemen
1. George R. Terri
a. Men (orang-orang)
b. Material (bahan-bahan atau peralatan)
c. Methods (metode-metode)
d. Money (Uang)
e. Market (Pasar)
2. John w. Neuner
a. Men (orang-orang)
b. Material (bahan-bahan atau peralatan)
c. Mechines (mesin-mesin)
d. Methods (metode-metode)
e. Money (Uang)
f. Morale (moral)
8. Prinsip-prinsip Manajemen
Menurut Herbert A. Simon (1981)), beberapa prinsip administrasi yang diakui, diantara
prinsip-prinsip yang lebih umum yang terdapat dalam literatur mengenai administrasi atau
manajemen adalah:
1. Efisiensi administrasi ditingkatkan melalui suatu spesialisasi tugas dikalangan kelompok.
2. Efisiensi administrasi ditingkatkan dengan mengatur anggota-anggota kelompok dalam suatu
hirarki wewenang yang pasti.
3. Efisiensi administrasi ditingkatkan dengan membatasi jarak pengawasan pada setiap sektor
dalam organisasi sehingga jumlahnya menjadi kecil.
4. Efisiensi administrasi ditingkatkan dengan mengelompokan pekerjaan, untuk maksud-maksud
pengawasan berdasarkan:
a. Tujuan
b. Proses
c. Langganan
d. Tempat
BAB VIII
FUNSI-FUNGSI MANAJEMEN
1. Pengantar
Sebagaimana telah diuraikan, bahwa ada kesukaran untuk membedakan kegiatankegiatan administrasi dan manajemen baik secara teoritik apalagi dalam praktek. Akan tetapi
pada dasarnya, proses kegiatan administrasi lebih menitikberatkan pada penentuan tujuan
organisasi serta merumuskan kebijakan umum, sedangkan manajemen dititikberatkan pada
penggerakkan dalam rangka pencapaian tujuan.
2. Klasifikasi Fungsi Manajemen
Menurut George R. Terry memberikan empat fungsi fundamental dari manajemen, dan
fungsi ini lebih dikenal dan dipergunakan:
1. Planning (perencanaan)
2. Organizing (pengorganisasian)
3. Actuating (penggerakkan)
4. Controlling (pengawasan)
3. Perencanaan
Perencanaan merupakan fungsi yang pertama dan bahkan utama dalam setiap aktifitasaktifitas manajemen atau administrasi.
Pengertian perencanaan yaitu sebagai keseluruhan proses pemikiran dan penetuan secara
matang daripada hal-hal yang di tentukan masa yang akan datang dalam rangka pencapaian
tujuan yang telah ditentukan. (SP. Siagian, Filsafat Administrasi, 1980).
Tujuan perencanaan:
1. Perencanaan jalan atau cara untuk mengantisifasi dan merekam perubahan.
2.
Perencanaan mamberikan pengarahan (direction) kepada administrator-adminisrator maupun
non administrator.
3.
Perencanaan juga dapat menghindari atau setidak-tidaknya memperkecil atau tumpang tindih
dan pemborosan pelaksanaan aktivitas-aktivitas.
4.
Perencanaan menetapkan tujuan-tujuan dan standard-standard yang akan digunakan untuk
memudahkan pengawasan.
4. Pengorganisasian
Adalah pembagian pekerjaan yang direncanakan untuk diselesaikan oleh anggota
kelompok pekerjaan, penentuan hubungan-hubungan pekerjaan diantara mereka dan pemberian
lingkungan pekerjaan yang sepatutnya. (George R. Terry, 1977).
Fungsi pengorganisasian dalam manajemen penting sebab:
1. Mewujudkan struktur organisasi
2. Uraian tugas dari setiap bidang atau bagian dalam organisasi menjadi jelas.
3. Wewenang dan tanggung jawab menjadi jelas
4. Memperlihatkan antartugas atau pekerjaan dari setiap unit organisasi
5. Sumber daya manusia yang materiil yang dibutuhkan dapat diketahui.
5. Pengawasan
Pengawasan merupakan fungsi manajemen yang juga mempunyai hubungan yang erat
dengan fungsi-fungsi manajemen lainnya, terutama dengan fungsi perencanaan.
Pengawasan ialah proses pengamatan daripada pelaksanaanseluruh kegiatan organisasi
untuk penjamin agar semua pekerjaan yang sedang dilakukan berjalan sesuai dengan rencana
yang telah ditetapkan. (Stephen P. Robbins, 1982).
Proses pengawasan mengandung langkah-langkah kegiatan sebagai berikut:
1. Menentukan objek-objek yang akan diawasi.
2. Menetapkan standard sebagai alat ukur pengawsan atau yang menggambarkan pekerjaan yang
dikehendaki.
3. Menentukan prosedur waktu dan teknik yang dipergunakan.
4. Mengukur hasil kerja yang dilaksanakan.
5. Membandingkan antara hasil kerja dengan standard untuk mengetahui apakah ada perbedaan.
6.
Melakukan tindakan-tindakan perbaikan terhadap suatu penyimpangan atau penyimpanganpenyimpangan yang berarti (significant).
Tujuan fungsi control yaitu:
1. Mencegah terjadinya penyimpangan pencapaian tujuan yang telah direncanakan.
2. Agar proses kerja sesuai dengan prosedur yang telah digariskan atau ditetapkan.
3. Mencegah dan menghilangkan hambatan dan kesulitan yang akan, sedang atau nungkin
terjadi dalam pelaksanaan kegiatan.
4. Mencegah penyimpangan penggunaan sumber daya
5. Mencegah penyalahgunaan otoritas dan kedudukan.
BAB IX
KEPEMIMPINAN
1. Pengantar
Manajemen dan kepemimpinan keraokali dianggap sebagai dua konsep dan aktivitas
yang dianggap sama. Akan tetapi dilain pihak, oleh keeratan hubungan antara manajemen dan
kepemimpinan dalam mencapai tujuan organisasi, sehingga beberapa sarjana menganggap,
bahwa inti atau kunci dari manajemen adalah kepemimpinan (leadership is the key of
management). Jadi memimpin merupakan faktor yang penting dalam manajemen. Sehingga
kepemimpinan adalah konsekuensi logis untuk melaksanakan fungsi manajemen.
2. Pengertian
Kepemimpinan adalah sebagai aktifitas mempengaruhi orang lain, baik secara individu
maupun kelompok agar melakuykan aktifitas dalam usaha mencapai tujuan dalam situasi
tertentu.
Kepemimpinan adalah sikap pribadi, yang memimpin pelaksanaan aktivitas untuk
mencapai tujuan yang diinginkan. (Shared Goal, Hemhiel & Coons, 1957, 7).
3. Legitimasi Kekuasaan dan Otoritas Pemimpin
Seseorang dapat mempengaruhi atau diikuti orang lain atau sekelompok orangatau
sebaliknya orang lain atau sekelompok menuruti atau mengikuti seseorang tidak lain karena
posisi orang tersebut memperoleh legitimasi dengan memiliki kekuasaan atau otoritas.
Legitimasi posisi seorang pemimpin juga dapat didasarkan kepada sumber kekuasaan
yang dapat diidentifikasi dalam dimensi:
1. Legal Power (kekuasaan legal). Dalam dimensi ini kekuasaan didasarkan pada otoritas
rasional legal yang diperoleh karena ia memnduduki suatu posisi formal dalam hirarki
organisasi.
2. Personal Power (Kekuasaan pribadi). Yaitu daya tarik dari pribadi seseorang yang dapat
menimbulkan kesadaran pengikut untuk menerima, mengakui dan mengikutinya karena
dorasakan baik dan benar. Dalam dimensi ini kekuasaan dapat bersumber dari:
a.
Tradisi
b. Kharisma atau referen
c.
Keahlian
Beberapa pokok yang perlu diketahui oleh seorang pemimpin:
1. Manusia bukan sebagai faktor produksi, bukan sebagai objek
2. Manusia adalah anggota dari berbagai kelompok sosial yang memiliki nsitem nilai sendiri
yang kadang-kadang kontradiktif dengan sistem nilai dalam organisasi perusahaan.
3. Manusia adalah prbadi yang unik.
4. Mengelola menyangkut pencapaian sasaran perusahaan yang tidak merusak martabat
manusia.
5. Manusia bukan suatu entitas fragmentaris yang terpecah-pecah ke dalam pengetahuan,
keahlian, sikap atau ciri kepribadian, tetapi merupakan suatu entitas yang utuh yang
dipengaruhi oleh berbagai faktor
4. Teori Kepemimpinan
Dari berbagai penelitian tentang kepemimpinan berkembanglah berbagai pendekatan atau
teori yang pada umumnya dapat dikategorikan atas:
1. Teori Sifat
Pada mulanya orang mengikuti bahwa pemimpin dilahirkan bukan dibuat.dalam hal ini
pemimpin berasal dari kelas atau keluarga yang sama dan diwarisi. Akan tetapi ketika satu
dinasti yang berkuasa jatuh dan diganti oleh orang lain dari kelas yang berbeda, orang
didasarkan, bahwa pemimpin dapat berasal dari semua tingkatan sosial, bukan karena keturunan.
2. Teori Perilaku
Meskipun ditemukan sifat-sifat yang khas yang dapat digunakan untuk membedakan
pemimpin yang sukses dan yang tidak sukses, tetapi banyak hasil riset yang bertentangan.
Alasannya,
pertama
heterogenitas
sifat-sifat
unggul
menambah
kebingungan
untuk
memahaminya. Kedua, nilai tes mengenai diri pemimpin tidak selalu dapat meramalakan
pemimpin yang efektif, sebab sifat-sifat itu mempengaruhi pengikut melalui beberapa gabungan.
Ketiga, pemimpin yang efektif bergantung pada pola prilaku yang ditampilkan dan situasi.
3. Teori Kontingensi dan Stuasional
Kepemimpinan merupakan produk dari berbagai macam kegiatan, kekuatan dan interaksi
pada saat yang bersamaan. Keberhasilan kepemimpinan akan ditentukan oleh faktor-faktor antara
lain:
1) Pemimpin
2) Pengikut
3) Situasi
4) Organisasi
BAB X
PENGANBILAN KEPUTUSAN
1. Pengantar
Hampir setiap saat di dalam hidup manusia dari ia sejak bangun tidur sampai ia tidur
kembali membuat keputusan. Manusia mengambil dan melakukan suatu tindakan sudah tentu
karena sebelumnya telah berlangsung proses pengambilan keputusan dalam pikirannya. Dengan
demikian sesunguhnya manusia sudah terbiasa untuk mengambil keputusan meskipun hal itu
tidak dilakukan secara sistematis dalam suatu langkah tertentu. Lagi pula proses pengambilan
keputusan dan keputusan yang diambl tidak perlu dipertanggungjawabkan atau dilaporkan
karena tidak ditujukan untuk kepentingan kerja sama kelompok atau organisasi.
2. Pengertian Pengambilan keputusan
Beberapa batasan keputusan dan pengambilan keputusan dapay dikemukakan sebagai
berikut:
Pengambilan keputusan adalah suatu pendekatan yang sistematis terhadap suatu masalah
yang dihadapi yang menyangkut pengetahuan tentang hakikat dan masalah yang di hadapi,
pengumpulan fakta dan data yang relevan dengan masalah yang di hadapi, analisi masalah
denang mempergunakan fakta dan data, mencari alternatif pemecahan, menganilisis setiap
alternatif sehingga diketemukan alternatif yang paling rasional dan penilaian hasil yang dicapai
sebagai akibat daripada keputusan yang diambil. (Sondang P. Siagian , 1981).
Hasil dari proses pengambilan keputusan dinamakan keputusan (decision).
Keputusan ialah suatu tindakan pemilihan dimana pimpinan menentukan suatu
kesimpulan tentang apa yang harus atau tidak harus dilakukan dalam suatu situasi yang tertentu.
(Mc Farland dalam Soewarno Handajaningrat, 1982).
Keputusan adalah suatu pengakhiran atau pemutusan suatu proses pemikiran tentang
suatu masalah atau problema untuk menjawab pertanyaan apa yang harus diperbuat guna
mengatasi masalah tersebut, dengan menjatuhkan pilihan (Choice) pada salah satu alternatif yang
tertentu. (Prajudi Atmosudirdjo, 1980).
Dari uraian diatas dapat disimpulkan bahwa penganbilan keputusan adalah kegiatan yang
dilakukan oleh seorang pimpinan atau satu kelompok orang (antarpimpinan atau antarpimpinan
dan bawahan) dalam usaha memecahkan dan mencari solusi dari suatu problema yang dihadapi
dengan merumuskan, menetapkan sebagai alternatif. Satu dari beberapa alternatif yang dianggap
paling baik, tepat dan rasional dipilih untuk dilaksanakan.
3. Proses Pengambilan Keputusan
Keputusan adalah jawaban atau respon terhadap masalah yang dihadapi, meskipun
keputusan tersebut tidak selalu merupakan pemecahan atau jalan keluar (solution) dari suatu
masalah.
Pada umumnya ada tiga elemen yang perlu diperhatika dalam pembuatan keputusan,
yaitu:
1. Siapa dan tingkat mana keputusan diambil
2. Bagaimana hakikat dari permaslahan
3. Bagaimana hakikat pengambilan keputusan
Adapun langkah-langkah yang sebaiknya ditempuh dalam proses pengambilan
keputusanbiasanya adalah dengan:
1. Selidiki tujuan dan subtujuan
2. Bandingkan hasil nyata dengan tujuan
3. Merumuskan Masalah
4. Menganalisis Masalah
5. Menentukan pedoman pemecahan masalah
6. Mengsimpulkan dan menganalisis data yang relevan terhadap permasalahan
7. Mengidentifikasi dan mengembangkan alternatif
8. Menganalisis dan menilai setiap alternatif
9. Memilih dan menetapkan alternatif yang terbaik
10. Implementasi alternatif yang dipilih (keputusan)
11. Menilai umpan balik
Mengikuti pandangan Massie dan Douglas (1975), maka ada lima elemen dasar dalam
proses pengambilan keputusan yang rasional yaitu:
1. Mengerti situasi permaslahan
2. Diagnosis dan mendefinisikan maslah
3. Meneliti untuk dan menganalisis alternatif-alternatif
4. Mengevaluasi alternatif-alternatif dan memilih tindakan
5. Jaminan bahwa keputusan diterima semua anggota.
BAB XI
KOMUNIKASI
1. Arti Komunikasi
Secara sederhana disebut: jika ada dua orang atau lebih bertemu, maka secara tepat atau
lambat mereka akan memulai berbicara atau memberikan tanda-tanda untuk mengetahui
kehadiran orang lain. Hal semacam ini disebut transaction stimulus, sedangkan kemudian orang
yang berkata atau mengerjakan sesuatu berkenaan dengan stimulustasi dinamakan transaction
response dan kedua transaksi ini sebelumnya harus ada sebelum komunikasi terjadi. Apalagi jika
dua orang atau lebih berada dalam satu organisasi dengan sendirinya berlangsung proses
komunikasi.
Komunikasi adalah pertukaran informasi dan pengiriman arti yang meupakan hal pokok
bagi sistem sosial atau organisasi (Myers dan Myers, 1982).
2. Proses Komunikasi
Secara singkat dapat dikemikakan tentang proses komunikasi dan elemen-elemennya
dalam pertanyaan: siapa melakukan aksi (sunber pesan atau pengiriman yang disebut sender),
apa yang disampaikan (pesan atau massages), melalui apa pesan disampaikan (saluran atau
channel), kepada siapa pesan ditujukkan (penerima pesan atau receivers), serta bagaimana reaksi
penerima terhadap pesan (umpan balik atau feedback).
3. Pentingnya Komunikasi dalam Organisasi
Dunia manajer adalah dunia kata-kata, sebab kira-kira 78% dari wakru manajer
digunakan untuk melakukan interaksi verbal (komunikasi) dengan orang lain dan hanya 22%
bekerja dimeja. Oleh karena itu proses komunikasi dalam organisasi adalah vital untuk
pencapaian tujuan atau sasaran organisasi. Paling tidak komunikasi sangat mempengaruhi setiap
pekerjaan individual dalam organisasi dalam satu atau lain cara. Dengan kata lain, keefektifan
sistem komunikasi cara dalam mana hal itu dikelola mempunyai dampak signifikan terhadap
keefektifan organisasi keseluruhan.
Aktifitas komunikasi yang dilakukan oleh pimpinan dalam organisai antara lain bertujuan
untuk:
1. Meningkatkan hubungan kerja dan kerja samayang baik antar individu dan antarunit
organisasi atau departemen.
2. Mengetahui sedini mungkin masalah-masalah yang timbul didalam pelaksanaan tugas
dan pekerjaan dari masing-masing unit organisasi.
3. Mengurangi aspek negatif dari timbulnya konflik maupun frustasi.
4. Mendorong semangat kerja.
4. Sistem Komunikasi
1. Jaringan Komunikasi
Jenis jaringan komunikasi seperti dalam bagan berikut pada hakikatnya dapat digolongkan atas:
1. Terpusat
2. Tersebar
3. Sekuensial
4. Resiprokal
2. Arus Komunikasi
1. Komunikasi Vertikal merupakan komunikasi dari atas atau superior ke bawah atau subordinasi
dan sebaliknya
2. Komunikasi horisontal yaitu proses komunikasi yang menunjukan arus informasi di antara
orang-orang sejawat (peers) pada tingkat hirarkhi yang sama dalam organisasi.
3. Komunikasi diagonal merupakan proses komunikasi dimana arus informasi mengalir diantara
orang pada tingkat hirarkhi organisasi yang tidak sama.
3. Komunikasi Formal dan Komunikasi Informal
Komunikasi formal mengikuti saluran formal sebagai tergambarkan di
organisasi. Komunikasi formal cenderung memperlihatkan
dalam struktur
komunikasi tugas, komunikasi
antara atasan-atasan, atasan bawahan atau antara bawahan-bawahan sesuai dengan otoritas.
Saluran komunikasi informal ada di luar saluran komunikasi formal dan tidak menuruti hirarkhi
organisasi dan otoritas.
5. Hambatan Komunikasi Efektif
Paling sedikit terdapat 5 sumber khusus sebagai gangguan (noise) yang menghambat
proses komunikasi yang efektif (Schermercchonrn, 1986), yaitu:
1. Gangguan fisik
2. Masalah-masalah semantik
3. Diferensi kultural
4. Ketiadaan umpan balik
5. Efek status
Oleh sebab itu untuk menciptakan komunikasi yang efektif, perlu dilakukan tindakantindakan berikut (Gibson, dkk, 1984):
1. Mengadakan tindak langsung (following uf)
2. Mengatur arus Informasi (regulating information flow)
3. Memanfaatkan umpan balik (utilizing feedback)
4. Penghayatan (empathy)
5. Pengulangan (repetition)
6. Mendorong saling mempercayai (encouraging mutual trust)
7. Penetapan waktu secara efektif (effective timing)
8. Menyederhanakan bahasa
9. Mendengarkan secara efektif
10. Memanfaatkan selentingan (using the grapevine)
Konsep, Teori dan Dimensi
Drs. Ulbert Silalahi, M. A
RESUME
Diajukan sebagai salah satu tugas mata kuliah Administrasi Negara
oleh
KHOTIBUL UMAM
712.1.1.1824
FAKULTA ILMU ADMINISTRASI
UNIVERSITAS WIRARAJA
SUMENEP
BAB I
HAKIKAT KONSEP ADMINSTRASI
1. Pengantar
2. Arti Administrasi Secara Etimologis
Secara etimologis istilah administrasi berasal dari bahasa Inggris dari kata administration
yang bentuk infinitifnya adalah to administer. Kata to administer sebagai to manage (mengelola)
atau to direct (menggerakkan). Maka secara etimologis dapat diartikan sebagai kegiatan memberi
bantuan dalam mengelola informasi mengelola manusia, mengelola harta benda ke arah satu
tujuan yang terhimpun dalam organisasi.
3. Administrasi Dalam Arti Sempit
Administrasi dalam arti sempit merupakan penyusunan dan pencacatan data dan
informasi secara sistematis dengan maksud untuk menyediakan keterangan serta memudahkan
memperolehnya kembali secara keseluruhan dan dalam hubungan satu sama lain.
4. Administrasi dalam Arti Luas
Untuk dapat memahami arti administrasi dalam arti luas, perhatikan definisi seperti ini.
Administrasi adalah segenap rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan pokok yang
dilakukan oleh sekelompokj orang dalam kerja sama mencapai tujuan tertentu. (The Liang Gie,
1980).
Administrasi adalah keseluruhan proses pelaksanaankegiatan yang dilakukan oleh dua
orang atau lebih yang terlibat dalam suatu bentuk usaha kerja sama demi tercapainya tujuan yang
di tentukan sebelumnya. (Sondang P. Siagian, 1980).
Dengan demikian dapat dirumuskan suatu batasan tentang administrasi yaitu kegiatan
kerja sama yang di lakukan sekelompok orang berdasarkan pembagian kerja sebagaimana di
tentukan dalam struktur dengan mendayagunakan sumberdaya-sumberdaya untuk mencapai
tujuan secara efektif dan efisien.
5. Pentingnya Studi Administrasi
Pentingnya studi dan peranan administrasi juga di sebabkan:
1. Dalam kehidupan masyarakat modern, terjadi perubahan pola kehidupan di segala bidang
menjadi pola kehidupan berdasarkan kerja sama keorganisasian.
2. Pola kehidupan keorganisasian (organizational life) ini berkaitan dengan pola kehidupan
modern dan cara berpikir serta bekerja secara rasional.
3. Cara berpikir dan bekerja secara rasional ini berkaitan dengan ilmu pengetahuan dan
teknologi modern.
4. Cara berpikir modern dan bekerja secara rasional di maksudkan untuk menghasilakan
keefektifan dan keefesienan pencapaian tujuan.
5. Berpikir dan bekerja rasional dengan teknologi modern dan dengan pola kehidupan
berorganisasi modern ke arah efisiensi dan efektifitas memerlukan administrasi. (adaptasi
dari Prajudi Atmosudirdjo, 1980).
BAB II
SEJARAH PEMIKIRAN DAN ADMINISTRASI
1. Pengantar
Perkembangan pmikiranadministrasi (pendekatan dan teori) dalam perspektif dapat di
gambarkan sebagai berikut:
Praktek – Praktek
Administrasi
Seni
Manajemen
Ilmiah
Klasik
Tahap
Hubungan manusia
Birokrasi
Ilmiah
“Ilmiah”
Teori
Administrasi
Perilaku
Ilmiah
Proses
Ilmiah
Modern
Kuantitatif
Ilmiah
Tahap
Sebagai
Sistem
Ilmiah
“Ilmu”
Sekuensi perkembangan pemikiran administrasi
Menurut Harvey C. Mansfield, ada tiga kegunaan yang di peroleh dari pelajaran atau
analisis sejarah sejarah administrasi (Dwight Waldo, 1971), yaitu:
1. Observasi Filosofis
2. Dalam teknik analisis atau teknik pemecahan masalah
3. Dalam teknik administrasi
2. Perkembangan Pemikiran Administrasi sebagai “Seni”
Perkembangan administrasi sebagai seni dapat di bagi dalam dua fase, yaitu:
a. Fase Sejarah
1. Mesopotamia
Yaitu administrasi di bidang pemerintahan, perdagangan, komunikasi pengangkutan
(seperti pengangkutan sungai) dan logam di gunakan sebagai alat tukar menukar.
2. Babilonia
Menerapkan administrasi di bidang pemerintahan, perdagangan, perhubungan dan
pengangkutan.
3. Mesir
Peninggalan sejarah berupa piramida membuktikan bahwa teknik administrasi telah de
terapkan, bahwa dalam pembangunannya pasti ada rencana, organisasi, kepemimpinan dan
sistem pengawasan formal.
4. Cina
Kita juga mempunyai bukti-bukti bahwa kira-kira pada tahun 1100 SM, bangsa Cina
telah menyadari perlunya perencanaan, pengorganisasian, kepemimpinan dan pengawasan.
5. Romawi
Adanya administrasi perhubungan dan administrasi perpajakan yang memang di
butuhkan oleh Romawi kuno pada saat itu.
b. Fase Sejarah hingga Revolusi Industri
1. Gereja Roma Katolik
Gereja Roma Katolik memberi sumbangan yang sangant besar yaitu pengembangan
pemikiran administrasi melaui praktek administrasi terutama dalam organisasi formal pada 1.000
tahun yang lalu.
2. Niccolo Machiavelli
Merupakan orang yang memberi kontribusi secara individual terhadap pengenbangan
pemikiran administrasi dan manajemen.
3. Revolusi Industri
Administrasi sebagai seni semakin berkembang di Eropa dengan menekankan, bahwa
perekonomian suatu negara akan bisa kuat apabila kegiatan administrasi dan manajemen
dilaksanakan dengan baik.
3. Perkembangan Administrasi sebagai “Ilmu”
Administrasi di telaah secara ilmiah baru mulai dilakukan pada akhir abad 19 atau abad
20, yang di pelopori oleh F. W Taylor dan Henry Fayol.
1. Manajemen Ilmiah
2. Adanya Teori Administrasi
3. Adanya Teori Birokrasi
4.
Pendekatan Hubungan Manusia (human relation approach)
5. Pendekatan Perilaku
6. Aliran Proses
7. Pendekatan Kuantitatif
8. Pendekatan Sistem
9. Pendekatan Kontingensi
4. Perkembangan Pemikiran Administrasi dan Manajemen Di Indonesia: Suatu Perspektif
Mengikuti perkembangan dan pengembangan administrasi dan manajemen di negaranegara berkembang, khususnya di Amerika, Eropa dan Jepang, maka Indonesia sangant jauh
ketinggalan. Dan bahkan perkembangan dan pengembangan pemikiran admiinistrasi dan
manajemen, baik sebagai ilmu, seni, bidang studi, disiplin akademik apalagi sebagai profesi,
masih tergolong sangat baru atau muda. Meskipun demikian, administrasi sebagai proses
penyelenggaraan kerja sama, sebagai praktek dan teknik kerja sama atau sebagai seni telah ada
dan berlangsung di Indonesia sejak dahulu kala.
BAB III
KEDUDUKAN ILMU
ADMINISTRASI
1. Administrasi Sebagai Seni
Menurut George R. Terry (1977) mengatakan seni adalah kemampuan pribadi yang
kreatif di tambah skill atau keterampilan dalam pelaksanaan pekerjaan atau tugas.
2. Administrasi Sebagai Ilmu
Ilmu adalah pengetahuan yang bersifat umum dan sistematik, pengetahuan yang dari
padanya dapat disimpulkan dalil-dalil tertentu menurut kaidah-kaidah yang umum.
Ilmu adalah pengetahuan yang sudah di coba dan diatur menurut urutan dan arti serta
menyeluruh dan sistematik. (Moh. Nazir, 1985)
3. Administrasi sebagai “Bidang Studi” atau Disiplin Akademik
Sehubungan dengan kedudukan administrasi sebagai ilmu, hal itu berarti bahwa
adaministrasi dapat si pelajari dan diajarkan. Perkembangan dewasa ini menunjukan bahwa
disiplin ilimu administrasi telah diajarkan dan sekaligus menjadi bidang studi dan kajian dalam
fakultas ilmu Administrasi dengan spesialisasi. Dengan ini membuktikan bahwa dan diakui ilmu
administrasi sebagai disiplin akademik.
4. Administrasi sebagai Profesi
Jika, yang diatas menunjukan bahwa administrasi memiliki eksistensi sebagai seni, ilmu
dan bidang studi yang dapat dipelajari untuk menjadi ahli atau memiliki keahlian administrasi,
maka administrasi merupakan bidang profesi.
BAB IV
HUBUNGAN ILMU ADMINISTRASI
DENGAN ILMU-ILMU LAIN
1. Pengantar
Salah satu cabang ilmu soaial yang mempelajari fenomena sosial yang berhubungan
dengan kerja sama dan dinamika manusia dalam mencapai tujuan ialah ilmu Administrasi. Ilmu
administrasi tergolong ke dalam ilmu praktika (applied science) dari ilmu-ilmu sosial karena
kemanfaatannya hanya ada apabila prinsip-prinsip, rumus-rumus, dalil-dalilnya diterapkan untuk
meningkatkan kehidupan.
2. Administrasi dengan Ilmu Politik
Menelaah hubungan administrasi dengan ilmu politik, lebih jelas dalam kaitannya dengan
administrasi negara yang merupakan cabang dari administrasi umum dan sekaligus merupakan
cabang ilmu politik.
3. Administrasi dengan Ilmu Ekonomi
Antara ilmu administrasi dengan Ilmu ekonomi juga memperlihatkan hubungan yang
sangat erat, saling melengkapi dan bahkan kadang-kadang sering overloping (tumpang tindih)
antara yang satu dengan yang lain. Dilihat dari prinsip ekonomi dan prinsip administrasi. Maka
keduanya adalah sama, yakni masalah efesiensi dan efektivitas. Administrasi bisa menjadi alat
ekonomi untuk mencapai sasaran yang diinginkan dan sebaliknya, ekonomi dapat digunakan
sebagai alat administrasi hingga tercapainya tujuan yang direncanakan.
4. Administrasi dengan Psikologi dan Psikologi Sosial
Pendekatan psikologi sangat membantu perkembangan ilmu administrasi. Psikologi
adalah ilmu yang mempelajari untuk mengukur, menerangkan dan kadang-kadang mengubah
tingkah laku manusia dan makhluk-makhluk lain. Para ahli psikologi (phsychologists)
memperhatikan mereka dengan belajar dan mencoba untuk mengerti tingkah laku individu.
5. Administrasi dengan Antropologi
Menyadari bahwa bagaimana kita berprilaku adalah suatu fungsi dalam kebudayaan kita
dan hal ini merupakan sumbangan para ahli antropologi untuk bidang administrasi.
7. Administrasi dengan Ilmu Hukum
Ilmu hukum yang mempelajari norma-norma dan kaidah-kaidah hidup di dalam
masyarakat memberi input yang besar dalam perkembangan studi administrasi. Salah satu
cabang ilmu hukum yang mempererat huubungan antara administrasi dengan ilmu hukum ialah
dalam disiplin ilmu Hukum administrasi Negara.
8. Administrasi dengan Ilmu-ilmu Eksak
Para ahli matematik dan statistik telah menyumbang dan memperkaya teori administrasi,
yaitu dengan memberikan alat pembantu untuk memperbaiki pembuatan pembuataan keputusan.
BAB V
DIMENSI-DIMENSI ILMU ADMINISTRASI
1. Pengantar
Sondang P. Siagian (1978) menyebutkan adanya enam dimensi dalam membicarakan
administrasi. Bidang-bidang tersebut adalah:
1. Filsafat Administrasi
2. Kepemimpinan (leadership)
3. Hubungan Manusia (Human Relations)
4. Organisasi
5. Administrasi Negara
6. Administrasi Niaga
Tentang dimensi-dimensi atau lungkup studi administrasi dapat juga dikemukakan
pendapat Prajudi Atmosudirdjo (1980), berdasarkan konsep kerja yang terdiri dari:
1. Manajemen
2. Organisasi
3. Komunikasi
4. Kepegawaian
5. Keuangan
6. Perbekalan
7. Hubungan Masyarakat
8. Tatausaha
2. Dimensi-dimensi Ilmu Administrasi Suatu Persektif
Pembahasan berikutnya mengklasifikasi dimensi studi administrasi atas dasar sudut
pandangan sebagai berikut:
1. Secara Konseptual atau Materi Pokok
Menurut perspektif yang di pergunakan oleh para siswa administrasi, maka
organisasi dan manajemen dianggap sebagai ciri dan inti dari studi administrasi.
2. Berdasarkan Subjek Pelaku
Berdasarkan subjek pelaku serta yang didasari oleh tujuan sifat kegiatan dan
tujuan sifat dan kegiatan dan tujuan yang akan dicapai, maka kegiatan-kegiatan administrasi
dapat dilakukan oleh dan bersifat publik dan privat. Dengan kata lain, aktivitas-aktivitas kegiatan
kerja sama manusia umumnya bersifat publik dan bersifat privat. Oleh sebab itu dimensi
administrasi dapat dibedakan atas:
1. Administrasi Publik
2. Administrasi Privat
3. Berdasarkan Pengeluaran Sumber Daya
Jika dilihat cara pengelolaan kegiatan kerja sama, maka administrasi yang terdapat disemua
aktifitas kerjasama organisasional, dapat dibedakan atas:
1. Manajemen Personel
2. Manajemen Perkantoran
3. Manajemen Keuangan
Khususnya dalam kegiatan-kegiatan administrasi niaga atau aktifitas yang dilakukan oleh
organisasi bisnis, maka selain manajemen personil, manajemen perkantoran dan manajemen
keuangan, masih ditemukan:
1. Manajemen Produksi
2. Manajemen Pemasaran
3. Manajemen Penjualan
4. Manajemen Pembelian
5. Manajemen Transfortasi atau Pengangkutan
6. Manajemen Perbekalan atau Pegudangan
3. Pandangan tentang Administrasi dan Manajemen
Hanya beberapa kebiasaan telah cenderung membatasi atau menetapkan administrasi
pada tingkat manajemen yang lebih tinggi dan menganggap administrasi itu lebih banyak
mengandung penentuan kebijaksanaan. Dalam kelaziman itu mereka yang mempunyai tanggung
jawab untuk pembimbing dan pengawasan adalah para manajer, sebaliknya mereka yang ikut
serta secara luasdalam penganbilan keputusan adalah administrator. Kebiasaan ini tidak diterima
secara luas. Dalam praktek istilah administrasi dan manajemen pada umunya dapat dipergunakan
secara bergantian, mengingat tanggung jawab baik pada pada administrator maupun dari para
manajer untuk merencanakan, mengorganisasi, membimbing dan mengawasi kegiatan-kegiatan
mereka yang memperbaiki pekerjaan organisasi.
BAB VI
ORGANISASI
1. Pengantar
Beberapa alasan mengapa seseorang memasuki mnemasuki organisasi (Herbert G. Hicks,
1979), yaitu:
1. Alasan-alasan Sosial
2. Alasan-alasan materiil
2. Pengertian Organisasi
Organisasi adalah setiap bentuk persekutuan antara dua orang atau lebih yang bekerja
sama untuk mencapai sesuatu tujuan bersama dan terikat secara formal terikat dalam rangka
pencapaian suatu tujuan yang telah ditentukan, dalam nama beberapa orang disebut atasan dan
ada sekelompok ada di sebut bawahan. (Sondang P. Siagian, 1980).
Menurut Sondang P. Siagian, hakikat organisasi dapat di tinjau dari dua sudut pandangan:
1.
Organisasi dapat dipandang sebagai wadah. Yaitu tempat kegiatan-kegiatan administrasi dan
manajemen dijalankan dan sifatnya adalah ”relatif statis”.
2.
Organisasi dapat di pandang sebagai proses. Yaitu interaksi antara orang-orang yang menjadi
anggota organisasi dan sifatnya ”dinamis”.
3. Tujuan Organisasi
Kegiatan-kegiatan organisasi diarahkan kepada dua dimensi tujuan yaitu:
1. Tercapainya tujuan organisasi secara efektif dan efisien
2. Tercapainya Kepuasan dari anggota organisasi
Dari sudut pandangan lain tujuan organisasi dikategorikan menjadi 3 tujuan yaitu:
1. Pelayanan (Service)
2. Keuntungan (Profit)
3. Tujuan Sosial
4. Asas-asas Organisasi
Setiap organisasi, baik publik maupun bisnis, perlu disusun dan dijalankan berdasarkan
asa-asas tertentu agar dapat di capai hasil yang efisien dan efektif. Asa atau prinsip (priciples)
mencapai 2 arah pikiran petunjuk kepada pemikiran atau rindakan:
1. Merupakan suatu pangkal tolak pikiran untuk memahami suatu kata hubungan atau kasus
2. Merupakan suatu cara atau sarana untuk menciptakan sesuatu tata hubungan sesuai
dengan kondisi yang dikehendaki.
5. Bentuk-bentuk Organisasi
1. Organisasi Lini atau Garis
2. Organisasi Lini dan staf
3. Organisasi Funsional
4. Organisasi Lini Fungsional
5. Organisasi Lini Staf Fungsional
BAB VII
MANAJEMEN
1. Pengantar
Studi administrasi dan manajemen diawali dengan suatu pandangan luas atau sifat, ruang
lingkup dan fungsi penggunaannya dalam setiap aktifitas kerja sama organisasional. Dengan kata
lain, administrasi dan manajemen merupakan hal yang universal dalam setiap dinamika kerja
sama manusia organisasional, baik dalam dunia kegiatan yang bersifat publik maupun privat
maupun dunia bisnis modern.
2. Arti Manajemen
Istilah manajemen yang kita kenal berasal dari kata ”Management”, yang bentuk
infinifnya adalah ”To Manage”. Disamping itu terdapat istilah-istilah yang disebut asal-usul
management dari bahasa-bahasa latin, Perancis dan Italia sebagai berikut: manus, mano,
manage/menege, meneggie, meneggiare (Pariata Wesra, 1980).
Manajemen dapat di definisikan sebagai kemampuan atau keterampilan untuk
memperoleh suatu hasil dalam rangka pencapaian tujuan melalui kegiatan-kegiatan orang lain.
(Sondang P. Siagian, 1978).
3. Tugas dan Peranan Manajemen
1. Manajer bekerja dengan ada melalui orang lain.
2. Manajer bertanggung jawab dan mempertanggungjawabkan atas suksesnya organisasi
mencapai tujuan.
3. Manajer menyeimbangkan persaingan sasaran dan perangkat prioriras.
4. Manajer harus berfikir Analitikal dan Konseptual.
5. Manajer adalah mediatir atau perantara.
6. Manajer adalah politisi.
7. Manajer adalah Diplomat.
4. Tingkat-tingkat Manajemen
1. Top Management (manajemen puncak)
2. Middle Management (Manajemen Tengah)
3. Lower Management (Manajemen Bawah)
Disamping tingkat manajemen diatas, maka tingkatan manajemen dapat di klasifikasikan
menjadi lima yaitu:
1. Manajemen Puncak
2. Manajemen Puncak Menengah
3. Manajemen Menengah
4. Manajemen Menengah Operasional
5. Manajemen Operasional
5. Keterampilan Manajerial
1. Keterampilan Teknik
2. Keterampilan Hubungan Manusia
3. Keterampilan Konseptual
6. Kemampuan Manajerial di Indonesia dalam Perspektif
Meliat perkembangan dan pengembangan administrasi dan manajemen khususnya
administrative dan manajemen skill di negara-negara seperti Amerika, Eropa dan Jepang, maka
negara-negara sedang berkembang termasuk Indonesia dapat dikatakan jauh keyinggalan.
Bahkan kelemahan di bidang administrasi dan manajemen merupakan salah satu karakteristik
yang menonjol dari negara-nrgara sedang berkembang pada umumnya. Hal ini tampak dalam
proses pelaksanaan pembangunan yang ”kurang lancar” yang anatara lain disebabkan oleh
kelemahan-kelemahan dan hambatan-hambatan yang sifatnya administratif dan manajerial dalam
mana para pelaksana pembangunan belum memiliki kemampuan manajerial yang memadai.
7. Sumber Daya Manajemen
1. George R. Terri
a. Men (orang-orang)
b. Material (bahan-bahan atau peralatan)
c. Methods (metode-metode)
d. Money (Uang)
e. Market (Pasar)
2. John w. Neuner
a. Men (orang-orang)
b. Material (bahan-bahan atau peralatan)
c. Mechines (mesin-mesin)
d. Methods (metode-metode)
e. Money (Uang)
f. Morale (moral)
8. Prinsip-prinsip Manajemen
Menurut Herbert A. Simon (1981)), beberapa prinsip administrasi yang diakui, diantara
prinsip-prinsip yang lebih umum yang terdapat dalam literatur mengenai administrasi atau
manajemen adalah:
1. Efisiensi administrasi ditingkatkan melalui suatu spesialisasi tugas dikalangan kelompok.
2. Efisiensi administrasi ditingkatkan dengan mengatur anggota-anggota kelompok dalam suatu
hirarki wewenang yang pasti.
3. Efisiensi administrasi ditingkatkan dengan membatasi jarak pengawasan pada setiap sektor
dalam organisasi sehingga jumlahnya menjadi kecil.
4. Efisiensi administrasi ditingkatkan dengan mengelompokan pekerjaan, untuk maksud-maksud
pengawasan berdasarkan:
a. Tujuan
b. Proses
c. Langganan
d. Tempat
BAB VIII
FUNSI-FUNGSI MANAJEMEN
1. Pengantar
Sebagaimana telah diuraikan, bahwa ada kesukaran untuk membedakan kegiatankegiatan administrasi dan manajemen baik secara teoritik apalagi dalam praktek. Akan tetapi
pada dasarnya, proses kegiatan administrasi lebih menitikberatkan pada penentuan tujuan
organisasi serta merumuskan kebijakan umum, sedangkan manajemen dititikberatkan pada
penggerakkan dalam rangka pencapaian tujuan.
2. Klasifikasi Fungsi Manajemen
Menurut George R. Terry memberikan empat fungsi fundamental dari manajemen, dan
fungsi ini lebih dikenal dan dipergunakan:
1. Planning (perencanaan)
2. Organizing (pengorganisasian)
3. Actuating (penggerakkan)
4. Controlling (pengawasan)
3. Perencanaan
Perencanaan merupakan fungsi yang pertama dan bahkan utama dalam setiap aktifitasaktifitas manajemen atau administrasi.
Pengertian perencanaan yaitu sebagai keseluruhan proses pemikiran dan penetuan secara
matang daripada hal-hal yang di tentukan masa yang akan datang dalam rangka pencapaian
tujuan yang telah ditentukan. (SP. Siagian, Filsafat Administrasi, 1980).
Tujuan perencanaan:
1. Perencanaan jalan atau cara untuk mengantisifasi dan merekam perubahan.
2.
Perencanaan mamberikan pengarahan (direction) kepada administrator-adminisrator maupun
non administrator.
3.
Perencanaan juga dapat menghindari atau setidak-tidaknya memperkecil atau tumpang tindih
dan pemborosan pelaksanaan aktivitas-aktivitas.
4.
Perencanaan menetapkan tujuan-tujuan dan standard-standard yang akan digunakan untuk
memudahkan pengawasan.
4. Pengorganisasian
Adalah pembagian pekerjaan yang direncanakan untuk diselesaikan oleh anggota
kelompok pekerjaan, penentuan hubungan-hubungan pekerjaan diantara mereka dan pemberian
lingkungan pekerjaan yang sepatutnya. (George R. Terry, 1977).
Fungsi pengorganisasian dalam manajemen penting sebab:
1. Mewujudkan struktur organisasi
2. Uraian tugas dari setiap bidang atau bagian dalam organisasi menjadi jelas.
3. Wewenang dan tanggung jawab menjadi jelas
4. Memperlihatkan antartugas atau pekerjaan dari setiap unit organisasi
5. Sumber daya manusia yang materiil yang dibutuhkan dapat diketahui.
5. Pengawasan
Pengawasan merupakan fungsi manajemen yang juga mempunyai hubungan yang erat
dengan fungsi-fungsi manajemen lainnya, terutama dengan fungsi perencanaan.
Pengawasan ialah proses pengamatan daripada pelaksanaanseluruh kegiatan organisasi
untuk penjamin agar semua pekerjaan yang sedang dilakukan berjalan sesuai dengan rencana
yang telah ditetapkan. (Stephen P. Robbins, 1982).
Proses pengawasan mengandung langkah-langkah kegiatan sebagai berikut:
1. Menentukan objek-objek yang akan diawasi.
2. Menetapkan standard sebagai alat ukur pengawsan atau yang menggambarkan pekerjaan yang
dikehendaki.
3. Menentukan prosedur waktu dan teknik yang dipergunakan.
4. Mengukur hasil kerja yang dilaksanakan.
5. Membandingkan antara hasil kerja dengan standard untuk mengetahui apakah ada perbedaan.
6.
Melakukan tindakan-tindakan perbaikan terhadap suatu penyimpangan atau penyimpanganpenyimpangan yang berarti (significant).
Tujuan fungsi control yaitu:
1. Mencegah terjadinya penyimpangan pencapaian tujuan yang telah direncanakan.
2. Agar proses kerja sesuai dengan prosedur yang telah digariskan atau ditetapkan.
3. Mencegah dan menghilangkan hambatan dan kesulitan yang akan, sedang atau nungkin
terjadi dalam pelaksanaan kegiatan.
4. Mencegah penyimpangan penggunaan sumber daya
5. Mencegah penyalahgunaan otoritas dan kedudukan.
BAB IX
KEPEMIMPINAN
1. Pengantar
Manajemen dan kepemimpinan keraokali dianggap sebagai dua konsep dan aktivitas
yang dianggap sama. Akan tetapi dilain pihak, oleh keeratan hubungan antara manajemen dan
kepemimpinan dalam mencapai tujuan organisasi, sehingga beberapa sarjana menganggap,
bahwa inti atau kunci dari manajemen adalah kepemimpinan (leadership is the key of
management). Jadi memimpin merupakan faktor yang penting dalam manajemen. Sehingga
kepemimpinan adalah konsekuensi logis untuk melaksanakan fungsi manajemen.
2. Pengertian
Kepemimpinan adalah sebagai aktifitas mempengaruhi orang lain, baik secara individu
maupun kelompok agar melakuykan aktifitas dalam usaha mencapai tujuan dalam situasi
tertentu.
Kepemimpinan adalah sikap pribadi, yang memimpin pelaksanaan aktivitas untuk
mencapai tujuan yang diinginkan. (Shared Goal, Hemhiel & Coons, 1957, 7).
3. Legitimasi Kekuasaan dan Otoritas Pemimpin
Seseorang dapat mempengaruhi atau diikuti orang lain atau sekelompok orangatau
sebaliknya orang lain atau sekelompok menuruti atau mengikuti seseorang tidak lain karena
posisi orang tersebut memperoleh legitimasi dengan memiliki kekuasaan atau otoritas.
Legitimasi posisi seorang pemimpin juga dapat didasarkan kepada sumber kekuasaan
yang dapat diidentifikasi dalam dimensi:
1. Legal Power (kekuasaan legal). Dalam dimensi ini kekuasaan didasarkan pada otoritas
rasional legal yang diperoleh karena ia memnduduki suatu posisi formal dalam hirarki
organisasi.
2. Personal Power (Kekuasaan pribadi). Yaitu daya tarik dari pribadi seseorang yang dapat
menimbulkan kesadaran pengikut untuk menerima, mengakui dan mengikutinya karena
dorasakan baik dan benar. Dalam dimensi ini kekuasaan dapat bersumber dari:
a.
Tradisi
b. Kharisma atau referen
c.
Keahlian
Beberapa pokok yang perlu diketahui oleh seorang pemimpin:
1. Manusia bukan sebagai faktor produksi, bukan sebagai objek
2. Manusia adalah anggota dari berbagai kelompok sosial yang memiliki nsitem nilai sendiri
yang kadang-kadang kontradiktif dengan sistem nilai dalam organisasi perusahaan.
3. Manusia adalah prbadi yang unik.
4. Mengelola menyangkut pencapaian sasaran perusahaan yang tidak merusak martabat
manusia.
5. Manusia bukan suatu entitas fragmentaris yang terpecah-pecah ke dalam pengetahuan,
keahlian, sikap atau ciri kepribadian, tetapi merupakan suatu entitas yang utuh yang
dipengaruhi oleh berbagai faktor
4. Teori Kepemimpinan
Dari berbagai penelitian tentang kepemimpinan berkembanglah berbagai pendekatan atau
teori yang pada umumnya dapat dikategorikan atas:
1. Teori Sifat
Pada mulanya orang mengikuti bahwa pemimpin dilahirkan bukan dibuat.dalam hal ini
pemimpin berasal dari kelas atau keluarga yang sama dan diwarisi. Akan tetapi ketika satu
dinasti yang berkuasa jatuh dan diganti oleh orang lain dari kelas yang berbeda, orang
didasarkan, bahwa pemimpin dapat berasal dari semua tingkatan sosial, bukan karena keturunan.
2. Teori Perilaku
Meskipun ditemukan sifat-sifat yang khas yang dapat digunakan untuk membedakan
pemimpin yang sukses dan yang tidak sukses, tetapi banyak hasil riset yang bertentangan.
Alasannya,
pertama
heterogenitas
sifat-sifat
unggul
menambah
kebingungan
untuk
memahaminya. Kedua, nilai tes mengenai diri pemimpin tidak selalu dapat meramalakan
pemimpin yang efektif, sebab sifat-sifat itu mempengaruhi pengikut melalui beberapa gabungan.
Ketiga, pemimpin yang efektif bergantung pada pola prilaku yang ditampilkan dan situasi.
3. Teori Kontingensi dan Stuasional
Kepemimpinan merupakan produk dari berbagai macam kegiatan, kekuatan dan interaksi
pada saat yang bersamaan. Keberhasilan kepemimpinan akan ditentukan oleh faktor-faktor antara
lain:
1) Pemimpin
2) Pengikut
3) Situasi
4) Organisasi
BAB X
PENGANBILAN KEPUTUSAN
1. Pengantar
Hampir setiap saat di dalam hidup manusia dari ia sejak bangun tidur sampai ia tidur
kembali membuat keputusan. Manusia mengambil dan melakukan suatu tindakan sudah tentu
karena sebelumnya telah berlangsung proses pengambilan keputusan dalam pikirannya. Dengan
demikian sesunguhnya manusia sudah terbiasa untuk mengambil keputusan meskipun hal itu
tidak dilakukan secara sistematis dalam suatu langkah tertentu. Lagi pula proses pengambilan
keputusan dan keputusan yang diambl tidak perlu dipertanggungjawabkan atau dilaporkan
karena tidak ditujukan untuk kepentingan kerja sama kelompok atau organisasi.
2. Pengertian Pengambilan keputusan
Beberapa batasan keputusan dan pengambilan keputusan dapay dikemukakan sebagai
berikut:
Pengambilan keputusan adalah suatu pendekatan yang sistematis terhadap suatu masalah
yang dihadapi yang menyangkut pengetahuan tentang hakikat dan masalah yang di hadapi,
pengumpulan fakta dan data yang relevan dengan masalah yang di hadapi, analisi masalah
denang mempergunakan fakta dan data, mencari alternatif pemecahan, menganilisis setiap
alternatif sehingga diketemukan alternatif yang paling rasional dan penilaian hasil yang dicapai
sebagai akibat daripada keputusan yang diambil. (Sondang P. Siagian , 1981).
Hasil dari proses pengambilan keputusan dinamakan keputusan (decision).
Keputusan ialah suatu tindakan pemilihan dimana pimpinan menentukan suatu
kesimpulan tentang apa yang harus atau tidak harus dilakukan dalam suatu situasi yang tertentu.
(Mc Farland dalam Soewarno Handajaningrat, 1982).
Keputusan adalah suatu pengakhiran atau pemutusan suatu proses pemikiran tentang
suatu masalah atau problema untuk menjawab pertanyaan apa yang harus diperbuat guna
mengatasi masalah tersebut, dengan menjatuhkan pilihan (Choice) pada salah satu alternatif yang
tertentu. (Prajudi Atmosudirdjo, 1980).
Dari uraian diatas dapat disimpulkan bahwa penganbilan keputusan adalah kegiatan yang
dilakukan oleh seorang pimpinan atau satu kelompok orang (antarpimpinan atau antarpimpinan
dan bawahan) dalam usaha memecahkan dan mencari solusi dari suatu problema yang dihadapi
dengan merumuskan, menetapkan sebagai alternatif. Satu dari beberapa alternatif yang dianggap
paling baik, tepat dan rasional dipilih untuk dilaksanakan.
3. Proses Pengambilan Keputusan
Keputusan adalah jawaban atau respon terhadap masalah yang dihadapi, meskipun
keputusan tersebut tidak selalu merupakan pemecahan atau jalan keluar (solution) dari suatu
masalah.
Pada umumnya ada tiga elemen yang perlu diperhatika dalam pembuatan keputusan,
yaitu:
1. Siapa dan tingkat mana keputusan diambil
2. Bagaimana hakikat dari permaslahan
3. Bagaimana hakikat pengambilan keputusan
Adapun langkah-langkah yang sebaiknya ditempuh dalam proses pengambilan
keputusanbiasanya adalah dengan:
1. Selidiki tujuan dan subtujuan
2. Bandingkan hasil nyata dengan tujuan
3. Merumuskan Masalah
4. Menganalisis Masalah
5. Menentukan pedoman pemecahan masalah
6. Mengsimpulkan dan menganalisis data yang relevan terhadap permasalahan
7. Mengidentifikasi dan mengembangkan alternatif
8. Menganalisis dan menilai setiap alternatif
9. Memilih dan menetapkan alternatif yang terbaik
10. Implementasi alternatif yang dipilih (keputusan)
11. Menilai umpan balik
Mengikuti pandangan Massie dan Douglas (1975), maka ada lima elemen dasar dalam
proses pengambilan keputusan yang rasional yaitu:
1. Mengerti situasi permaslahan
2. Diagnosis dan mendefinisikan maslah
3. Meneliti untuk dan menganalisis alternatif-alternatif
4. Mengevaluasi alternatif-alternatif dan memilih tindakan
5. Jaminan bahwa keputusan diterima semua anggota.
BAB XI
KOMUNIKASI
1. Arti Komunikasi
Secara sederhana disebut: jika ada dua orang atau lebih bertemu, maka secara tepat atau
lambat mereka akan memulai berbicara atau memberikan tanda-tanda untuk mengetahui
kehadiran orang lain. Hal semacam ini disebut transaction stimulus, sedangkan kemudian orang
yang berkata atau mengerjakan sesuatu berkenaan dengan stimulustasi dinamakan transaction
response dan kedua transaksi ini sebelumnya harus ada sebelum komunikasi terjadi. Apalagi jika
dua orang atau lebih berada dalam satu organisasi dengan sendirinya berlangsung proses
komunikasi.
Komunikasi adalah pertukaran informasi dan pengiriman arti yang meupakan hal pokok
bagi sistem sosial atau organisasi (Myers dan Myers, 1982).
2. Proses Komunikasi
Secara singkat dapat dikemikakan tentang proses komunikasi dan elemen-elemennya
dalam pertanyaan: siapa melakukan aksi (sunber pesan atau pengiriman yang disebut sender),
apa yang disampaikan (pesan atau massages), melalui apa pesan disampaikan (saluran atau
channel), kepada siapa pesan ditujukkan (penerima pesan atau receivers), serta bagaimana reaksi
penerima terhadap pesan (umpan balik atau feedback).
3. Pentingnya Komunikasi dalam Organisasi
Dunia manajer adalah dunia kata-kata, sebab kira-kira 78% dari wakru manajer
digunakan untuk melakukan interaksi verbal (komunikasi) dengan orang lain dan hanya 22%
bekerja dimeja. Oleh karena itu proses komunikasi dalam organisasi adalah vital untuk
pencapaian tujuan atau sasaran organisasi. Paling tidak komunikasi sangat mempengaruhi setiap
pekerjaan individual dalam organisasi dalam satu atau lain cara. Dengan kata lain, keefektifan
sistem komunikasi cara dalam mana hal itu dikelola mempunyai dampak signifikan terhadap
keefektifan organisasi keseluruhan.
Aktifitas komunikasi yang dilakukan oleh pimpinan dalam organisai antara lain bertujuan
untuk:
1. Meningkatkan hubungan kerja dan kerja samayang baik antar individu dan antarunit
organisasi atau departemen.
2. Mengetahui sedini mungkin masalah-masalah yang timbul didalam pelaksanaan tugas
dan pekerjaan dari masing-masing unit organisasi.
3. Mengurangi aspek negatif dari timbulnya konflik maupun frustasi.
4. Mendorong semangat kerja.
4. Sistem Komunikasi
1. Jaringan Komunikasi
Jenis jaringan komunikasi seperti dalam bagan berikut pada hakikatnya dapat digolongkan atas:
1. Terpusat
2. Tersebar
3. Sekuensial
4. Resiprokal
2. Arus Komunikasi
1. Komunikasi Vertikal merupakan komunikasi dari atas atau superior ke bawah atau subordinasi
dan sebaliknya
2. Komunikasi horisontal yaitu proses komunikasi yang menunjukan arus informasi di antara
orang-orang sejawat (peers) pada tingkat hirarkhi yang sama dalam organisasi.
3. Komunikasi diagonal merupakan proses komunikasi dimana arus informasi mengalir diantara
orang pada tingkat hirarkhi organisasi yang tidak sama.
3. Komunikasi Formal dan Komunikasi Informal
Komunikasi formal mengikuti saluran formal sebagai tergambarkan di
organisasi. Komunikasi formal cenderung memperlihatkan
dalam struktur
komunikasi tugas, komunikasi
antara atasan-atasan, atasan bawahan atau antara bawahan-bawahan sesuai dengan otoritas.
Saluran komunikasi informal ada di luar saluran komunikasi formal dan tidak menuruti hirarkhi
organisasi dan otoritas.
5. Hambatan Komunikasi Efektif
Paling sedikit terdapat 5 sumber khusus sebagai gangguan (noise) yang menghambat
proses komunikasi yang efektif (Schermercchonrn, 1986), yaitu:
1. Gangguan fisik
2. Masalah-masalah semantik
3. Diferensi kultural
4. Ketiadaan umpan balik
5. Efek status
Oleh sebab itu untuk menciptakan komunikasi yang efektif, perlu dilakukan tindakantindakan berikut (Gibson, dkk, 1984):
1. Mengadakan tindak langsung (following uf)
2. Mengatur arus Informasi (regulating information flow)
3. Memanfaatkan umpan balik (utilizing feedback)
4. Penghayatan (empathy)
5. Pengulangan (repetition)
6. Mendorong saling mempercayai (encouraging mutual trust)
7. Penetapan waktu secara efektif (effective timing)
8. Menyederhanakan bahasa
9. Mendengarkan secara efektif
10. Memanfaatkan selentingan (using the grapevine)