T0__BAB IV Institutional Repository | Satya Wacana Christian University: Sistem Informasi Pencatatan Pembelian Bahan Pembantu Dyestuffdi PT. Tiga Manunggal Synthetic Industries T0 BAB IV
27
BAB IV
HASIL PRAKTEK KERJA DAN ANALISIS
4.1
Analisis Sistem Informasi Perusahaan
Komputer yang diterapkan di PT. Timatex khususnya di Bagian
Logistik sudah menggunakan komputer untuk mencatat pemasukan,
pengeluaran,
dan
transaksi
pembelian
barang.
Bagian
Logistik
menggunakan aplikasi Foxpro untuk memasukkan transaksi penerimaan,
pengeluaran barang yang berasal dari pemasok. Pencatatan barang Bagian
Logistik sudah berjalan dengan lancar dengan terbuktinya catatan
pembelian barang yang sudah diteliti dari jurnal sampai buku besar. Selain
itu keamanan data yang tidak terkendali dan bukti catatan pembelian
barangyang disimpan masih dapat diakses dan diambil oleh orang lain.
4.2
Kebutuhan
Permasalahan yang dihadapi oleh Bagian Logistik khusunya dalam
pencatatan pembelian perlu adanya sistem informasi. Sistem informasi
yang
akan
dikembangkan
sekaligus
dibahas
dalam
laporan
ini
menggunakan Web. Dengan menggunakan aplikasi ini transaksi-transaksi
yang terjadi di Bagian Logistik akan dimasukkan secara mudah dan
menghasilkan laporan yang secara detail dari transaksi pembelian sampai
buku besar. Selain itu dengan pengolahan data dalam database MySQL
akan
menghasilkan
informasi
yang
sesuai
dengan
kebutuhan.
28
Hardwareyang tersedia di Bagian Logistik adalah seperangkat komputer
(Windows XP ) yang masih dapat digunakan untuk pengembangan sistem
informasi dan aplikasi.
4.3
Hasil Praktek Kerja
4.3.1 Prosedur Pencatatan Pembelian Bahan Pembantu Dystuff di PT. Timatex
1.
Bagian Dyeing mengajukan Nota Permintaan barang kepada bagian
Logistik.
2. Bagian Logistik membuat PO (purchase order) yang sesuai dengan
Nota Permintaan tersebut, dari PO itu dikirim ke pemasok.
3. Pemasok mengirim barang ke gudang dengan membawa PO, Surat
Jalan dan Barang.
4. Bagian gudang menelpon bagian dyeing bahwa barang sudah datang
dan barang tersebut harus di cek sudah sesuai atau tidak sesuai. Jika
tidak sesuai maka barang tersebut harus dilaporkan kepada Logistik,
apabila sudah sesuai maka barang diberi stempel tanda terima barang.
Bagian gudang membuat Bon Penerimaan Barang dengan ketentuan
bahwa barang sudah diterima.
5. Bagian Logistik menerima Bon Penerimaan Barang untuk dibuat
Laporan Mutasi Stock Bahan Kimia per-periode.
6. Bagian Dyeing juga membuat Bon Penerimaan Barang untuk dibuat
Laporan Mutasi Stock Bahan Kimia per-periode.
29
7. Bagian Akuntansi menerima Bon Penerimaan Barang untuk dibuat
Catatan Akuntansi yang berupa Kartu Stock Bahan, Buku Besar
Utang, dan Kartu Utang.
Gambar diagram flowchart pencatatan pembelian ada dilampiran 3.
4.3.2 Dokumen dan Formulir
1.
Nota Permintaan : Dokumen ini digunakan sebagai dasar pencatatan
barang yang akan dibutuhkan dibuat oleh bagian dyeing sebanyak 3
rangkap, rangkap 1 diberikan kepada bagian logistik yang nantinya
akan dibuat pesanan pembelian, rangkap 2 diberikan kepada bagian
gudang untuk di arsip, dan rangkap 3 di arsip sesuai tanggal oleh
bagian dyeing
2. Purchase Order : Dokumen ini dikirim pemasok untuk memesan
pembelian barang yang telah dipilih oleh perusahaan.
3. Bon Penerimaan Barang : Dokumen ini dibuat oleh bagian gudang
untuk memenuhi bahwa barang telah diterima dan disimpan.
Dokumen ini dibuat sebanyak 5 rangkap, rangkap 1 dan 2 dikirim ke
Jakarta, rangkap 3 diberikan kepada bagian logistik untuk membuat
laporan mutasi stock bahan kimia, rangkap 4 diberikan kepada bagian
akuntansi untuk dibuat laporan catatan akuntansi, dan rangkap 5 di
arsip sesuai tanggal oleh bagian gudang.
4.3.3 Catatan yang digunakan bagian AR
a. Kartu stock bahan : Catatan ini berisi saldo persediaan dan
ditempelkan pada persediaan tersebut.
30
b. Kartu utang : Catatan yang dibuat oleh Bagian Logistikberfungsi
untuk mencatat utang pemasok.
4.3.4 Laporan yang digunakan
1.
Laporan Mutasi Stock : Laporan dibuat oleh bagian logistik untuk
memberikan informasi penerimaan dan pengeluaran atas pembelian
2. Laporan Utang : Laporan yang dibuat oleh Bagian Logistik yang
berfungsi untuk menampilkan jatuh tempo, nilai, pemasok, dan lama
hutang atas pembelian kepada pemasok.
4.4. Sistem Pembelian Perusahaan
4.4.1 Data Pemesanan Barang : Setiap seminggu sekali bagian dyeing
memberikan nota untuk membeli bahan.
4.4.2 Data Surat Jalan : Setiap bagian logistik menerima nota permintaan
harus membuat pemesanan barang untuk dikirmkan ke supplier.
4.4.3 Data Bon Penerimaan Barang : Setiap barang datang bagian Gudang
membuat Bon Penerimaan Barang untuk mengetahui bahwa barang
tersebut sudah disimpan digudang.
4.5
Implementasi
Sistem
PembantuDyestuff
4.5.1 Desain User Interface
Informasi
Pencatatan
Pembelian
Bahan
31
Login
Username :
Password :
Login
Reset
Home
Profil
Daftar Barang
Sejarah perusahaan
Daftar Supplier
Pembelian
Bahan Kimia
laporan
Pembelian barang
Bidang Usaha
Visi dan
Misi
Kartu Utang
Struktur
Organisasi
Bahan Kimia
Daftar Bahan Kimia
Id Barang Nama barang Harga beli Stock Awal Stock Akhir Satuan
edit
hapus
Daftar Supplier
Daftar Supplier
Id Supplier Nama Supplier Alamat Telepon
Supplier baru ?
Tambah Supplier
Id Supplier
Nama Supplier
Edit
Hapus
Barang Baru ?
Tambah Bahan Kimia
Id Barang
Nama Barang
Harga Beli
Satuan
Alamat
Stock Awal
Telepon
Simpan
Simpan
Logout
Mutasi stock bahan kimia
Stock Akhir
32
Pembelian
Transaksi pembelian barang
No_suplai
Tgl Suplai
Id supplier
Pilih id supplier
Supplier baru ?
Id barang
Pilih id barang
Barang Baru ?
Harga beli
Kuantitas
Satuan
Simpan
No Suplai Tgl Suplai Id Supplier Id & Nama Barang Harga Beli Kuantitas Satuan
Sub total
Edit
Kartu Utang
Kartu Utang
No Hutang
Tgl Beli
Tgl Jatuhtempo
Hutang
Id Barang
Pilih id barang
Barang Baru ?
Kurang
Nama Supplier
Terbayar
Simpan
No Hutang
Tgl Beli Tgl Jatuhtempo Id & Nama Barang
Edit Daftar Bahan Kimia
Nama Supplier
Hutang Terbayar
Edit Daftar bahan Kimia
Nama Barang
No Suplai
Harga Beli
Id Supplier
Stock Awal
Id Barang
Stock Akhir
Harga Beli
Satuan
Update
Kuantitas
batal
Update
batal
Gambar 1 : Desain User Interface
Kurang
Hapus
33
Desain Login adalah desain yang berisi text filed untuk mengakses
program dalam penginputan transaksi.
Desain Utama/home merupakan halaman pertama kali tampil ketika
admin melakukan akses. Halaman awal memiliki enam menu utama
yaitu : Profil, Data Barang, Daftar Supplier, Pembelian, Laporan dan
Logout.
Desain Bahan Kimia adalah desain untuk melihat daftar bahan kimia
yang sudah dibeli.
Desain Daftar Barang adalah desain untuk melihat daftar barang yang
sudah dipesan untuk tempat pembelian barang.
Desain Supplier Baru adalah desain untuk menambah supplier baru
yang akan disimpan dalam database yang berupa data supplier.
Desain Input Pembelian adalah desain untuk mencatat transaksi
pembelian dengan bukti pembelian barang. Pada desain ini admin
mengisi transaksi pembelian yang sesuai dengan bukti tersebut.
Desain kartu Utang adalah desain laporan yang berisi data utang dari
supplier.
Desian Edit Daftar Barang adalah desain yang terdapat barang yang
salah diinput.
Desain Edit Daftar Bahan Kimia adalah desain yang terdapat bahan
kimia yang salah diinput.
34
4.5.2 Use Case Diagram
Menerima
Nota Permintaan
Barang
de
lud
inc
>
Petugas
Logistik
Daftar Barang
Supplier
Membuat surat
jalan
in
cl
ud
e>
>
Membuat PO
Menerima PO
>
Profil
>
Daftar Supplier
BAB IV
HASIL PRAKTEK KERJA DAN ANALISIS
4.1
Analisis Sistem Informasi Perusahaan
Komputer yang diterapkan di PT. Timatex khususnya di Bagian
Logistik sudah menggunakan komputer untuk mencatat pemasukan,
pengeluaran,
dan
transaksi
pembelian
barang.
Bagian
Logistik
menggunakan aplikasi Foxpro untuk memasukkan transaksi penerimaan,
pengeluaran barang yang berasal dari pemasok. Pencatatan barang Bagian
Logistik sudah berjalan dengan lancar dengan terbuktinya catatan
pembelian barang yang sudah diteliti dari jurnal sampai buku besar. Selain
itu keamanan data yang tidak terkendali dan bukti catatan pembelian
barangyang disimpan masih dapat diakses dan diambil oleh orang lain.
4.2
Kebutuhan
Permasalahan yang dihadapi oleh Bagian Logistik khusunya dalam
pencatatan pembelian perlu adanya sistem informasi. Sistem informasi
yang
akan
dikembangkan
sekaligus
dibahas
dalam
laporan
ini
menggunakan Web. Dengan menggunakan aplikasi ini transaksi-transaksi
yang terjadi di Bagian Logistik akan dimasukkan secara mudah dan
menghasilkan laporan yang secara detail dari transaksi pembelian sampai
buku besar. Selain itu dengan pengolahan data dalam database MySQL
akan
menghasilkan
informasi
yang
sesuai
dengan
kebutuhan.
28
Hardwareyang tersedia di Bagian Logistik adalah seperangkat komputer
(Windows XP ) yang masih dapat digunakan untuk pengembangan sistem
informasi dan aplikasi.
4.3
Hasil Praktek Kerja
4.3.1 Prosedur Pencatatan Pembelian Bahan Pembantu Dystuff di PT. Timatex
1.
Bagian Dyeing mengajukan Nota Permintaan barang kepada bagian
Logistik.
2. Bagian Logistik membuat PO (purchase order) yang sesuai dengan
Nota Permintaan tersebut, dari PO itu dikirim ke pemasok.
3. Pemasok mengirim barang ke gudang dengan membawa PO, Surat
Jalan dan Barang.
4. Bagian gudang menelpon bagian dyeing bahwa barang sudah datang
dan barang tersebut harus di cek sudah sesuai atau tidak sesuai. Jika
tidak sesuai maka barang tersebut harus dilaporkan kepada Logistik,
apabila sudah sesuai maka barang diberi stempel tanda terima barang.
Bagian gudang membuat Bon Penerimaan Barang dengan ketentuan
bahwa barang sudah diterima.
5. Bagian Logistik menerima Bon Penerimaan Barang untuk dibuat
Laporan Mutasi Stock Bahan Kimia per-periode.
6. Bagian Dyeing juga membuat Bon Penerimaan Barang untuk dibuat
Laporan Mutasi Stock Bahan Kimia per-periode.
29
7. Bagian Akuntansi menerima Bon Penerimaan Barang untuk dibuat
Catatan Akuntansi yang berupa Kartu Stock Bahan, Buku Besar
Utang, dan Kartu Utang.
Gambar diagram flowchart pencatatan pembelian ada dilampiran 3.
4.3.2 Dokumen dan Formulir
1.
Nota Permintaan : Dokumen ini digunakan sebagai dasar pencatatan
barang yang akan dibutuhkan dibuat oleh bagian dyeing sebanyak 3
rangkap, rangkap 1 diberikan kepada bagian logistik yang nantinya
akan dibuat pesanan pembelian, rangkap 2 diberikan kepada bagian
gudang untuk di arsip, dan rangkap 3 di arsip sesuai tanggal oleh
bagian dyeing
2. Purchase Order : Dokumen ini dikirim pemasok untuk memesan
pembelian barang yang telah dipilih oleh perusahaan.
3. Bon Penerimaan Barang : Dokumen ini dibuat oleh bagian gudang
untuk memenuhi bahwa barang telah diterima dan disimpan.
Dokumen ini dibuat sebanyak 5 rangkap, rangkap 1 dan 2 dikirim ke
Jakarta, rangkap 3 diberikan kepada bagian logistik untuk membuat
laporan mutasi stock bahan kimia, rangkap 4 diberikan kepada bagian
akuntansi untuk dibuat laporan catatan akuntansi, dan rangkap 5 di
arsip sesuai tanggal oleh bagian gudang.
4.3.3 Catatan yang digunakan bagian AR
a. Kartu stock bahan : Catatan ini berisi saldo persediaan dan
ditempelkan pada persediaan tersebut.
30
b. Kartu utang : Catatan yang dibuat oleh Bagian Logistikberfungsi
untuk mencatat utang pemasok.
4.3.4 Laporan yang digunakan
1.
Laporan Mutasi Stock : Laporan dibuat oleh bagian logistik untuk
memberikan informasi penerimaan dan pengeluaran atas pembelian
2. Laporan Utang : Laporan yang dibuat oleh Bagian Logistik yang
berfungsi untuk menampilkan jatuh tempo, nilai, pemasok, dan lama
hutang atas pembelian kepada pemasok.
4.4. Sistem Pembelian Perusahaan
4.4.1 Data Pemesanan Barang : Setiap seminggu sekali bagian dyeing
memberikan nota untuk membeli bahan.
4.4.2 Data Surat Jalan : Setiap bagian logistik menerima nota permintaan
harus membuat pemesanan barang untuk dikirmkan ke supplier.
4.4.3 Data Bon Penerimaan Barang : Setiap barang datang bagian Gudang
membuat Bon Penerimaan Barang untuk mengetahui bahwa barang
tersebut sudah disimpan digudang.
4.5
Implementasi
Sistem
PembantuDyestuff
4.5.1 Desain User Interface
Informasi
Pencatatan
Pembelian
Bahan
31
Login
Username :
Password :
Login
Reset
Home
Profil
Daftar Barang
Sejarah perusahaan
Daftar Supplier
Pembelian
Bahan Kimia
laporan
Pembelian barang
Bidang Usaha
Visi dan
Misi
Kartu Utang
Struktur
Organisasi
Bahan Kimia
Daftar Bahan Kimia
Id Barang Nama barang Harga beli Stock Awal Stock Akhir Satuan
edit
hapus
Daftar Supplier
Daftar Supplier
Id Supplier Nama Supplier Alamat Telepon
Supplier baru ?
Tambah Supplier
Id Supplier
Nama Supplier
Edit
Hapus
Barang Baru ?
Tambah Bahan Kimia
Id Barang
Nama Barang
Harga Beli
Satuan
Alamat
Stock Awal
Telepon
Simpan
Simpan
Logout
Mutasi stock bahan kimia
Stock Akhir
32
Pembelian
Transaksi pembelian barang
No_suplai
Tgl Suplai
Id supplier
Pilih id supplier
Supplier baru ?
Id barang
Pilih id barang
Barang Baru ?
Harga beli
Kuantitas
Satuan
Simpan
No Suplai Tgl Suplai Id Supplier Id & Nama Barang Harga Beli Kuantitas Satuan
Sub total
Edit
Kartu Utang
Kartu Utang
No Hutang
Tgl Beli
Tgl Jatuhtempo
Hutang
Id Barang
Pilih id barang
Barang Baru ?
Kurang
Nama Supplier
Terbayar
Simpan
No Hutang
Tgl Beli Tgl Jatuhtempo Id & Nama Barang
Edit Daftar Bahan Kimia
Nama Supplier
Hutang Terbayar
Edit Daftar bahan Kimia
Nama Barang
No Suplai
Harga Beli
Id Supplier
Stock Awal
Id Barang
Stock Akhir
Harga Beli
Satuan
Update
Kuantitas
batal
Update
batal
Gambar 1 : Desain User Interface
Kurang
Hapus
33
Desain Login adalah desain yang berisi text filed untuk mengakses
program dalam penginputan transaksi.
Desain Utama/home merupakan halaman pertama kali tampil ketika
admin melakukan akses. Halaman awal memiliki enam menu utama
yaitu : Profil, Data Barang, Daftar Supplier, Pembelian, Laporan dan
Logout.
Desain Bahan Kimia adalah desain untuk melihat daftar bahan kimia
yang sudah dibeli.
Desain Daftar Barang adalah desain untuk melihat daftar barang yang
sudah dipesan untuk tempat pembelian barang.
Desain Supplier Baru adalah desain untuk menambah supplier baru
yang akan disimpan dalam database yang berupa data supplier.
Desain Input Pembelian adalah desain untuk mencatat transaksi
pembelian dengan bukti pembelian barang. Pada desain ini admin
mengisi transaksi pembelian yang sesuai dengan bukti tersebut.
Desain kartu Utang adalah desain laporan yang berisi data utang dari
supplier.
Desian Edit Daftar Barang adalah desain yang terdapat barang yang
salah diinput.
Desain Edit Daftar Bahan Kimia adalah desain yang terdapat bahan
kimia yang salah diinput.
34
4.5.2 Use Case Diagram
Menerima
Nota Permintaan
Barang
de
lud
inc
>
Petugas
Logistik
Daftar Barang
Supplier
Membuat surat
jalan
in
cl
ud
e>
>
Membuat PO
Menerima PO
>
Profil
>
Daftar Supplier