MEMBANGUN SISTEM INFORMASI MONITORING SURAT PERINTAH PERJALANAN DINAS (SPPD) DAN LAPORAN KEGIATAN PEGAWAI ON-LINE BERBASIS SMS GATEWAY DALAM RANGKA MEMINILISASI SPPD FIKTIF

  E-ISSN : 2541 JURNAL J

• – 2469
• – CLICK
P-ISSN : 2355 <
• – 7958

  Jurnal Sistem Informasi Dan Manajemen Informatika

MEMBANGUN SISTEM INFORMASI MONITORING SURAT

PERINTAH PERJALANAN DINAS (SPPD) DAN LAPORAN KEGIATAN

  

PEGAWAI ON-LINE BERBASIS SMS GATEWAY DALAM RANGKA

MEMINILISASI SPPD FIKTIF

Novinaldi

  Sistem Informasi, STMIK Jayanusa, Jl. Olo Ladang No. 1 Padang Email

  Abstract

The application of a system in one of the Government Agencies namely the West Sumatra Provincial

Health Office is very important. Especially with the system can solve a problem that exists and can assist

and facilitate the work. Initially the existing business processes to the Health Department still uses a

manual system. One example is in reporting the activities of employees and lack of effectiveness in

monitoring whether employees are true has been conducting. Therefore, the need to design a system

that can solve the problem. With the web-based system design, then the better the Sub Division Officer,

Head of Department and employees can access the system anywhere and anytime. Moreover, there will

be fraud that can be committed by employees who are conducting activities.

  Keywords : Systems, Monitoring, Event, Employee, Web Abstrak

Penerapan sebuah sistem di salah satu Instansi Pemerintah yakni Dinas Kesehatan Provinsi Sumatera

Barat sangatlah penting. Apalagi dengan adanya sistem dapat memecahkan suatu masalah yang ada dan

dapat membantu serta memudahkan pekerjaan. Awalnya proses bisnis yang ada pada Dinas Kesehatan

masih menggunakan sistem yang manual. Salah satu contohnya yaitu dalam pelaporan kegiatan-

kegiatan pegawai dan kurangnya efektifitas dalam memantau apakah pegawai tersebut benar adanya

telah melaksanakan kegiatan. Maka dari itu, perlunya merancang sebuah sistem yang dapat

memecahkan masalah tersebut. Dengan adanya perancangan sistem yang berbasis web, maka pihak baik

itu Sub Bagian Kepegawaian, Kepala Dinas maupun pegawai dapat mengakses sistem dimanapun dan

kapanpun. Apalagi tidak akan adanya kecurangan yang dapat dilakukan oleh pegawai-pegawai yang

sedang melakukan kegiatan.

  Kata Kunci : Sistem, Monitoring, Kegiatan, Pegawai, Web.

  Vol. 5 No. 2 Desember 2018

  JURNAL J

• – 2469
P-ISSN : 2355 <
• – CLICK
• – 7958

  Jurnal Sistem Informasi Dan Manajemen Informatika ^{E-ISSN : 2541}

  Vol. 5 No. 2 Desember 2018 PENDAHULUAN Latar Belakang

  Dalam upaya untuk meningkatkan kualitas pegawai di suatu Instansi Pemerintah, perlu adanya kegiatan yang harus di laksanakan sesuai dengan potensi dan ilmu yang di miliki oleh pegawai tersebut. Salah satu nya adalah Instansi Pemerintah Dinas Kesehatan yang berada di daerah Kabupaten Padang Pariaman. Setiap harinya di Dinas Kesehatan para pegawainya sering melakukan kegiatan atau berupa kunjungan ke puskesmas- puskesmas yang berada di kawasan Padang Pariaman. Semakin banyaknya kegiatan yang dilakukan pegawai, maka semakin sulitnya bagi Kepala Dinas untuk memantau apakah pegawai tersebut benar- benar melakukan kegiatan. Selain itu, sulitnya Sub Bagian Kepegawaian dalam membuat laporan kegiatan pegawai yang akan di laporkan kepada Kepala Dinas.

  Di sinilah perlu adanya sistem yang membantu atau memberikan kemudahan bagi Sub Bagian Kepegawaian dalam membuat Laporan Kegiatan dan bagi Kepala Dinas dalam memantau apakah pegawai tersebut benar-benar telah melakukan kegiatan. Sistem yang akan di rancang nantinya berbasis Web, sehingga

  user baik itu dari Sub Bagian Kepegawaian,

  Kepala Dinas maupun seluruh pegawai dapat mengakses dimanapun dan kapanpun asalkan adanya koneksi internet.

  Pengertian Sistem

  Definisi sistem merupakan berbagai sub-sub sistem yang saling berkomunikasi dan bekerja sama dalam membentuk suatu sistem yang utuh dalam mencapai suatu tujuan sehingga sistem tersebut dalam digunakan sebagai kebutuhan dalam berbagai bidang.

  Pengertian Informasi

  Menurut Saputra dan Famukhit (2014) sebuah informasi dapat di artikan sebagai hasil atau output yang didapatkan dari pengolahan data dalam suatu bentuk yang lebih berguna dan menggambarkan suatu kejadian (event-event) yang nyata (fact) sehingga dapat di jadikan bahan dalam pengambilan keputusan.

  Pengertian Sistem Informasi

  Sistem informasi merupakan hal yang sangat penting dalam suatu organisasi atau instansi, dikarenakan maju mundur organisasi atau instansi tersebut tergantung dari sistem informasi yang digunakan. Sehingga sistem informasi dapat didefinisikan sebagai kerangka kerja yang mengkoordinasikan sumber daya baik itu manusia maupun komputer untuk memproses dari sebuah input menjadi sebuah output (informasi) guna mencapai sasaran-sasaran perusahaan (Kurnia Adhi Saputra dan Muga Linggar Famukhit, 2014).

  Analisa dan Perancangan Sistem

  Analisa sistem dapat didefinisikan sebagai penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian- bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan- kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya (Jogiyanto, 2005).

• – 2469
P-ISSN : 2355 <
• – CLICK
• – 7958

  disebut web dapat diartikan sebuah sistem yang saling terkait dalam dokumen yang berbentuk hypertext. Dimana web tersebut terdiri dari beragam informasi baik itu dalam bentuk tulisan, gambar, suara, video ataupun informasi multimedia lainnya yang dapat di akses dimanapun dan kapanpun asalkan terhubung kedalam sebuah jaringan

  MVC (Model, View, Controller)

  Codeigniter adalah salah satu dari sekian framework yang ada dimana membantu dalam pengembangan aplikasi (Application Development Framework) dengan menggunakan bahasa pemrograman PHP (Hypertext Prepocessor). Framework dapat dikatakan suatu kerangka kerja dalam pembuatan program berbasis web dengan menggunakan PHP, sehingga pengembang web dapat dengan cepat dan mudah dalam membuat sebuah aplikasi. Dengan menggunakan framework, tidak perlu membuat program dari awal karena sudah diberikan library-library atau fungsi-fungsi untuk menyelesaikan pekerjaan yang umum dengan menggunakan antarmuka dan struktur logika yang sederhana untuk mengakses librarinya (Betha Sidik, 2012:1).

  Framework Codeigniter

  mudah dipahami dan dimengerti bagi pengunjung web, maka web browser melalui web client akan membaca halaman web yang tersimpan di sebuah web server melalui protokol yang biasa disebut Hypertext Transfer Protocol (http).

  hypertext ke dalam bentuk dokumen yang

  Kusuma Riasti, 2013). Untuk menterjemahkan dokumen dalam bentuk

  internet melalui perangkat atau aplikasi web browser (Akhmad Sholikhin dan Berliana

  Pengertian Web World wide web (www) yang biasa

  JURNAL J

  Basis data atau yang lebih dikenal sebagai database merupakan komponen utama dari sebuah sistem informasi karena informasi-informasi yang tersimpan dapat di manipulasi sedemikian rupa sehingga dapat dijadikan sebagai acuan dalam pengambilan keputusan. Selain itu, database dapat di definisikan sebagai kumpulan dari beberapa file yang saling terhubung serta saling berkaitan satu sama lain untuk mendukung atau membantu sebuah aplikasi pada sistem tertentu.

  Pengertian Database

  Prinsip utama dalam sebuah database adalah pengaturan data atau arsip sehingga data atau arsip tidak tertumpuk atau beserakan dan bisa di cari apabila diperlukan. Tujuan utama dari database ini adalah kemudahan dan kecepatan dalam pengambilan data atau arsip.

  Konsep Dasar Database

  Context Diagram (CD), Data Flow Diagram (DFD), Entity Relationship Diagram (ERD), dan lain-lain.

  Dalam menggambarkan rancangan sistem informasi yang dirancang secara keseluruhan dan rinci, maka digunakan beberapa alat bantu perancangan sistem seperti : Aliran Sistem Informasi (ASI),

  Vol. 5 No. 2 Desember 2018 Alat Bantu Perancangan Sistem Informasi

  Jurnal Sistem Informasi Dan Manajemen Informatika ^{E-ISSN : 2541}

  Betha Sidik (2012, 29) mengatakan teknik pemrograman MVC merupakan teknik pemrograman yang populer saat ini, yang mengharapkan pemrogram secara

  E-ISSN : 2541 JURNAL J

• – 2469
• – CLICK
P-ISSN : 2355 <
• – 7958

  Jurnal Sistem Informasi Dan Manajemen Informatika disiplin untuk membagi program menjadi 3 Padang Pariaman yaitu Dinas Kesehatan.

  bagian yaitu : model, view, controller, Yang mana berlokasi di Jalan Padang Baru seperti gambar berikut : Parit Malintang Kecamatan Enam Lingkung.

  Dalam melakukan penelitian ini,

  model

  tahap awal yang penulis lakukan adalah menganalisa kelemahan-kelamahan terhadap sistem yang sedang berjalan. Kemudian melakukan sedikit wawancara kepada user yang nantinya sebagai

  view controller

  pengguna sistem tentang apa yang dibutuhkan terhadap dari sistem yang akan dibangun nantinya. Dari situlah, penulis

  Gambar 1. MVC (Model, View, Controller)

  mencoba melakukan tahap perancangan terhadap sistem yang akan dibangun

  1. Model nantinya termasuk dalam merancang sistem Pada umumnya, objek model yang bersifat umum dan terinci. digunakan untuk memanipulasi data

  Setelah itu, penulis melakukan dari database seperti : menyimpan, implementasi atau pengujian terhadap menghapus, menghapus dan sistem yang telah dibangun. Sekaligus menampilkan data. memberikan pelatihan kepada user

  2. View bagaimana cara menggunakan dan View merupakan script-script atau bisa mengelola sistem yang baru tersebut. disebuah dengan komponen yang menampilkan antarmuka untuk

HASIL DAN PEMBAHASAN

  pengguna aplikasi Sistem informasi pelaporan dan

  3. Controller monitoring kegiatan pegawai yang akan Controller dapat didefinisikan dirancang berbasis web ini akan komponen yang digunakan untuk menggunakan pemodelan proses yang menangani interaksi pengguna, bekerja menjadi landasan dalam perancangan dengan model dan memilih view mana sistem. Sehingga dapat terlihat gambaran yang akan digunakan untuk merender dari aktifitas-aktifitas dari proses bisnis data. yang terjadi pada sistem yang akan dirancang. Pemodelan yang penulis lakukan

METODE PENELITIAN

  adalah dengan menggunakan Data Flow Penelitian serta perancangan sistem

  Diagram (DFD), yang mana terlihat seperti

  ini dilakukan di salah satu Instansi gambar 2 berikut : Pemerintahan yang berada di Kabupaten

  Vol. 5 No. 2 Desember 2018

• – 2469
P-ISSN : 2355 <
• – CLICK
• – 7958

  Pass pegawai Input Penugusan Pegawai

  Lap.Penugasan, Lap. SPPD Lap.kegiatan pegawai

  6.0 Membuat Laporan Pegawai Kepala Dinas

  5.0 Kegiatan Pegawai Kegiatan pegawai Cetak Laporan

  Penugasan Pegawai Sppd Pegawai Input Kegiatan

  4.0 Data penugasan D4 SPPD D5 perjalanan

  Input Sppd

  3.0 Penugasan pegawai D2 penugasan D3 detail penugasan

  2.0 Data pegawai Pegawai

  JURNAL J

  Reset Password

  1.0 Data Pegawai D1 Pegawai

  Sub Bagian Kepegawaian Input Data Pegawai

  (gambar) yang akan di upload pada sistem. Sebagai bukti yang nantinya dapat dipantau oleh Kepala Dinas melalui sistem, sehingga kegiatan yang telah dilaksanakan oleh pegawai benar-benar terlaksana.

  image

  Pada proses diatas merupakan model proses bisnis yang akan di rancang dalam membangun sebuah sistem yang baru. Yang mana proses bisnisnya diawali pada Sub Bagian Kepegawaian yang menginput data seluruh pegawai yang terdapat di Dinas Kesehatan, kemudian setiap pegawai tersebut diberikan hak akses berupa password sehingga pegawai dapat juga mengakses sistem. Jika ada kegiatan yang akan dilaksanakan oleh pegawai, terlebih dahulu Sub Bagian Kepegawaian akan membuat penugasan, dan sppd (surat perintah perjalanan dinas). Dari penugasan itulah nantinya pegawai yang telah melaksanakan kegiatan, harus menginputkan kegiatan-kegiatan yang telah dilaksanakan serta melampirkan bentuk soft

  Vol. 5 No. 2 Desember 2018

Gambar 2. Data Flow Diagram Level 1 Sistem Informasi Pelaporan dan

Monitoring Kegiatan Pegawai

  Jurnal Sistem Informasi Dan Manajemen Informatika ^{E-ISSN : 2541}

  D6 Kegiatan D7 Foto Kegiatan JURNAL J

• – 2469
P-ISSN : 2355 <
• – CLICK
• – 7958

  Jurnal Sistem Informasi Dan Manajemen Informatika ^{E-ISSN : 2541}

6.1 Sub Bagian

  Vol. 5 No. 2 Desember 2018

Gambar 3 : Data Flow Diagram Level 2 Proses 6 Sistem Informasi

Pelaporan dan Monitoring Kegiatan Pegawai

  Terlihat pada gambar

  3 menggambarkan DFD level 2 yang merupakan pemecahan dari proses 6 dari DFD level 1 sebelumnya. Dari gambar diatas terlihat bahwasanya sistem yang di rancang terdapat output yang dihasilkan seperti laporan penugasan dan sppd yang akan di berikan kepada pegawai untuk sebagai bukti perjalanannya dan laporan kegiatan keseluruhan pegawai yang akan di berikan kepada Kepala Dinas.

  Berdasarkan dari gambar DFD diatas terdapat 7 data storage yang dijadikan sebagai entity atau table pada desain database sebagai berikut :

  

Gambar 4. Desain Database Sistem Informasi

Pelaporan dan Monitoring Kegiatan Pegawai

  Dari gambar 4 diatas merupakan desain database yang di rancang untuk membangun sistem yang baru. Yang mana terdapat 7 tabel yaitu tabel pegawai, penugasan, detail penugasan, perjalanan, sppd, kegiatan dan foto kegiatan.

  Berdasarkan dari desain database yang terlihat pada gambar 4. diatas, maka dapat penulis jadikan sebagai acuan dalam membangun sistem yang baru termasuk dalam mendesain input dan output. Sehingga pada tahap terakhir yaitu tahap dimana penulis mengimplementasikan

  

Cetak

Penugasan

dan SPPD

Pegawai

  Kepegawaian Pegawai Kepala Dinas membuat lap.penugasan dan sppd lap.penugasan dan sppd pegawai

  

Cetak

Laporan

Kegiatan

Pegawai

  

6.2

membuat lap.kegiatan pegawai Lap.Kegiatan pegawai

  E-ISSN : 2541 JURNAL J

• – 2469
• – CLICK
P-ISSN : 2355 <
• – 7958

  Jurnal Sistem Informasi Dan Manajemen Informatika

  sistem informasi pelaporan kegiatan dan monitoring pada Dinas Kesehatan Kabupaten Padang Pariaman yang telah dibangun. Berikut proses dari sistem yang telah di bangun :

  Gambar 8. Data Penugasan Pegawai Yang Telah di Inputkan Gambar 5. Halaman Log In Sistem

  Pada halaman log in diatas dapat diakses oleh semua user baik itu sebagai Sub Bagian Kepegawaian, Kepala Dinas maupun pegawai-pegawai yang ada. Nantinya setiap user memiliki hak akses

  Gambar 9. Output Surat Penugasan Pegawai yang berbeda. Gambar 10. Input Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD) Pegawai Gambar 6. Pemberian Password Setiap Pegawai Gambar 11. Data SPPD Yang Telah di Inputkan Gambar 7. Form Input Penugasan Pegawai Vol. 5 No. 2 Desember 2018 JURNAL J

• – 2469
P-ISSN : 2355 <
• – CLICK
• – 7958

  Jurnal Sistem Informasi Dan Manajemen Informatika ^{E-ISSN : 2541}

  Vol. 5 No. 2 Desember 2018 Gambar 12. Output SPPD Halaman Pertama Gambar 13. Output SPPD Halaman Kedua Gambar 14. Input Kegiatan Pegawai Gambar 15. Input Foto Kegiatan Pegawai Gambar 16. Form Cetak Laporan Kegiatan Gambar 17. Laporan Kegiatan Pegawai SIMPULAN

  Dari hasil yang telah penulis uraiankan diatas, maka dapat ditarik beberapa kesimpulan :

  1. Dengan adanya sistem pelaporan dan monitoring kegiatan pegawai ini, dapat membantu pekerjaan bagi pihak Sub Bagian Kepegawaian dan Kepala Dinas Kesehatan.

  JURNAL J

• – 2469
P-ISSN : 2355 <
• – CLICK
• – 7958

  Jurnal Sistem Informasi Dan Manajemen Informatika ^{E-ISSN : 2541}

  Vol. 5 No. 2 Desember 2018

  2. Pentingnya suatu Instansi Pemerintah menerapkan suatu sistem pelaporan dan monitoring kegiatan pegawai ini, agar tidak adanya penyelewengan terhadap kegiatan-kegiatan yang terlaksana oleh para pegawai.

  3. Dengan adanya sebuah sistem berbasis web, setidaknya dapat mempermudah bagi pihak Sub Bagian Kepegawain dalam pengerjaan dan pembuatan laporan yang dibutuhkan oleh Kepala Dinas.

  DAFTAR PUSTAKA Sholikhin, A., &amp; Riasti, B. K. (2013).

  Pembangunan Sistem Informasi Inventarisasi Sekolah Pada Dinas

  Pendidikan Kabupaten Rembang Berbasis Web. Indonesian Jurnal on

  Networking and Security (IJNS) , 2(2),

  50 –57. Kurnia Adi Saputra dan Muga Linggar

  Famukhit. 2014. “Perancangan Sistem Informasi Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar Pada MTs Guppi Jetiskidul”. Indonesia Journal on

  Networking and Security Vol.3 No.4

  Oktober 2014 ISSN 2302-5700 (Print) 2354-6654 (Online). Jogiyanto. 2005. “Analisis &amp; Desain Sistem

  Informasi : Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis”. Yogyakarta : Andi Offset. Beth a Sidik. 2012. “Framework

  Codeigniter”. Bandung : Informatika Bandung.