Analisis Integritas Data dari Hasil Migrasi Sistem di PT. Papaya Bandung.

(1)

iii Universitas Kristen Maranatha

ABSTRAK

PT. Papaya Bandung adalah sebuah perusahaan yang bergerak di bidang retail / supermarket khusus makanan Korea dan Jepang. Untuk mendukung bisnisnya, perusahaan mempunyai sistem sendiri untuk masalah penjualan, pembelian, inventori. Dalam perkembangannya perusahaan harus melakukan sebuah migrasi sistem yang bertujuan untuk mendukung aktifitas sehari-hari. Dalam kegiatan migrasi sistem tersebut tentunya sebuah data memiliki tingkat integritasnya masing-masing. Oleh karena itu dirasakan penting untuk menganalisa tingkat integritas dari data yang dimigrasikan. Dengan teori tentang integritas data maka sebuah data dapat dianalisis. Data lapangan diperoleh dengan cara melakukan wawancara dengan beberapa bagian di perusahaan dan observasi lapangan, buku dari Ron Webber yang berjudul Information Sistem Control and Audit juga dipakai sebagai sumber utama analisis. Cara menganalisis tingkat integritas data dan migrasi sistem dilakukan dengan cara membandingkan teori yang didapat dengan kenyataan yang terjadi di perusahaan. Hasil akhir yang didapat dari analisa tersebut adalah perusahaan belum melakukan secara menyeluruh tentang rencana dan strategi dalam migrasi sistem, dan tingka integritas data yang terdapat di dalam database bisa dibilang masih minim.

(2)

iv Universitas Kristen Maranatha

ABSTRACT

PT Papaya Bandung is a company majoring food retail/supermarket specially in Korean and Japanese food. To support the business , the company has its own sistem in selling, purchasing and inventory. In the growth of a company , it must migrate the sistem in order to support those activities. In sistem migration, every data has its own integrity level. Thus, it is important to analyse the integrity level of data that is migrated. A data could be analysed by data integrity theorem. Field data is obtained by interviewing some of departments in the company and observation. Information Sistem Control and Audit book by Ron Webber is also used as primary reference to analyse. data integrity level and migration sistem are analysed by comparing the theorem and the facts that happens in the company. the results are the company has not done entire plans and strategies in sistem migration yet and data integrity level in database is still minimal.

(3)

v Universitas Kristen Maranatha

DAFTAR ISI

PRAKATA……….. i

ABSTRAK ... iii

ABSTRACT ... iv

DAFTAR ISI ... v

DAFTAR GAMBAR ... vii

DAFTAR TABEL ... ix

DAFTAR LAMPIRAN ... x

BAB I PENDAHULUAN ... 1

1.1 Latar Belakang Masalah ... 1

1.2 Rumusan Masalah ... 2

1.3 Tujuan Pembahasan ... 2

1.4 Ruang Lingkup Kajian ... 2

1.5 Sistematika Penyajian ... 3

BAB II KAJIAN TEORI ... 4

2.1 Sistem Informasi ... 4

2.1.1. Sistem... 4

2.1.2. Informasi ... 5

2.1.3. Data ... 6

2.3 Jenis Data ... 7

2.4 Integritas Data ... 8

2.5 Migrasi Data ... 13

2.5.1 Langkah-Langkah Migrasi Data ... 16

2.5.2 Resiko Migrasi Data ... 17

BAB III HASIL ANALISIS ... 19

3.1 Metodologi Penelitian ... 19

3.2 Studi Awal ... 22

(4)

vi Universitas Kristen Maranatha

3.2.2 Visi dan Misi Perusahaan... 22

3.2.3 Struktur Organisasi ... 22

3.2.4 Gambaran Sistem di PT. Papaya Bandung ... 23

3.2.5 Teori Migrasi Sistem dan Integritas Data ... 24

3.3 Pengumpulan Data Lapangan ... 24

3.3.1 Wawancara ... 24

3.3.2 Observasi ... 30

3.4 Analisis Data ... 58

Bab IV KESIMPULAN DAN SARAN ... 73

4.1 Kesimpulan ... 73

4.2 Saran ... 74

(5)

vii Universitas Kristen Maranatha

DAFTAR GAMBAR

Gambar 1. Halaman login EDP ... 32

Gambar 2. Tampilan setelah login ... 33

Gambar 3. Tampilan menu file pada back office ... 34

Gambar 4. Tampilan menu transaksi di back office ... 35

Gambar 5. Tampilan menu transaksi untuk bagian accounting ... 36

Gambar 6. Tampilan halaman login pada front office ... 38

Gambar 7. Tampilan sesudah user memasukkan username dan password ... 39

Gambar 8. Tampilan halaman pilihan shift jaga ... 40

Gambar 9. Halaman awal pada sistem front office ... 41

Gambar 10. Tampilan halaman transaksi penjualan ... 42

Gambar 11. Tampilan informasi diskon barang ... 43

Gambar 12. Halaman permintaan divisi ... 44

Gambar 13. Halaman tambah member ... 45

Gambar 14. Halaman search customer ... 46

Gambar 15. Halaman informasi sistem untuk tab supervisor... 47

Gambar 16. Halaman informasi sistem untuk tab koneksi jaringan ... 47

Gambar 17. Halaman informasi sistem untuk tab lokal ... 48

Gambar 18. Halaman informasi sistem untuk tab database lokal ... 48

Gambar 19. Halaman informasi sistem untuk tab database global ... 49

Gambar 20. Halaman informasi sistem untuk tab table ... 49

Gambar 21. Pembuatan purchase order ... 52

Gambar 22. Halaman list purchase order ... 53

Gambar 23. Halaman laporan supplier ... 54

Gambar 24. Halaman list supplier ... 55

(6)

viii Universitas Kristen Maranatha

Gambar 26. Halaman history penjualan ... 61

Gambar 27. Tampilan pertama database diagram ... 61

Gambar 28. Tampilan kedua database diagram ... 62

Gambar 29. Tampilan ketiga database diagram ... 62

Gambar 30. Tampilan keempat database diagram ... 63

Gambar 31. Tampilan kelima database diagram ... 65

Gambar 32. Tampilan keenam database diagram ... 66

Gambar 33. Tampilan pertama contoh store procedure ... 67

Gambar 34. Tampilan kedua contoh store procedure... 67

Gambar 35. Tampilan ketiga contoh store procedure ... 68

Gambar 36. Tampilan keempat contoh store procedure ... 68

(7)

ix Universitas Kristen Maranatha

DAFTAR TABEL

Tabel 1. Tabel kelebihan dan kekurangan sistem ... 28 Tabel 2. Tabel kelebihan dan kekurangan sistem baru ... 29 Tabel 3. Tabel rencana dan strategi migrasi sistem ... 59

(8)

x Universitas Kristen Maranatha

DAFTAR LAMPIRAN

A1. Hasil Wawancara dengan Bapak Stevanus...A1 A2. Hasil Wawancara dengan Bapak Suwandi...A2 A3. Hasil Wawancara dengan Ibu Ellen...A3 A4. Hasil Wawancara dengan Bapak Niko...A4 A5. Hasil Wawancara dengan Bapak Jajang...A5 B1. Jawaban Bapak Stevanus tentang sistem...B1 B2. Jawaban Bapak Stevanus tentang sistem...B2 B3. Jawaban Bapak Stevanus tentang sistem...B3 C1. Hasil Kuesioner Ibu Ellen...C1 C2. Hasil Kuesioner Bapak Niko...C2 C3. Hasil Kuesioner Ibu Maria...C3 C4. Hasil Kuesioner Ibu Susi...C4 C5. Hasil Kuesioner Bapak Jajang...C5 C6. Hasil Kuesioner Bapak Saeful...C6 C7. Hasil Kuesioner Bapak Jati...C7

(9)

1 _{Universitas Kristen Maranatha}

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

PT. Papaya Bandung adalah perusahaan yang bergerak di bidang retail/ supermarket. PT. Papaya sendiri sudah mempunyai 5 cabang di Indonesia, papaya tersebut terdapat di Jakarta (2 cabang), Bandung, Surabaya, Bali. PT. Papaya menjual barang-barang yang mayoritas berasal dari Jepang dan Korea. PT. Papaya Bandung adalah perusahaan yang sedang mengembangkan bisnisnya di bidang retail agar lebih bisa bersaing dengan perusahaan retail lainnya. PT. Papaya Bandung memiliki umur yang termasuk masih sangat muda. Oleh karena itu masih terdapat proses/kegiatan yang masih terdapat kekurangan.

Dalam prosesnya sehari-hari, di PT. Papaya Bandung ini telah menggunakan suatu sistem komputerisasi. Dari mulai barang masuk, barang di gudang, sampai barang keluar/terjual, dan juga sistem pembukuannya semuanya menggunakan sistem komputerisasi. Untuk saat ini di perusahaan tersebut sedang dilakukan pergantian sistem pembukuan yang bertujuan untuk meningkatkan kinerja karyawan dan untuk menggantikan sistem yang lama serta agar PT. Papaya pusat lebih mudah untuk mengontrolnya. Tetapi dalam proses pergantian sistem tersebut terdapat beberapa kesalahan-kesalahan yang membuat beberapa laporan yang tidak konsisten setiap harinya. Untuk itu diperlukan pengelolaan sistem yang baik pada perusahaan agar seluruh aktifitas dijalankan dengan baik. Salah satu bentuknya adalah melakukan analisis intergritas data pada saat migrasi data dilakukan dalam pergantian sistem tersebut.

(10)

2 _{Universitas Kristen Maranatha}

1.2 Rumusan Masalah

1. Bagaimana rencana dan strategi perusahaan dalam proses migrasi? 2. Apa saja yang menjadi perbedaan sistem lama dengan sistem baru? 3. Bagaimana kebijakan yang diterapkan perusahaan terkait sistem yang

baru?

4. Bagaimana kualitas SDM yang dibutuhkan dalam pengelolaan sistem yang baru?

5. Bagaimana tingkat integritas data yang dimigrasikan?

1.3 Tujuan Pembahasan

Tujuan penulisan laporan ini :

1. Mengetahui rencana dan strategi perusahaan dalam proses migrasi data.

2. Mengidentifikasi perbedaan yang ada di dalam sistem lama dan sistem baru.

3. Mengetahui kebijakan-kebijakan yang diterapkan oleh perusahaan terkait dengan sistem yang baru..

4. Mengidentifikasi keahlian SDM yang diperlukan untuk mengelola dan menjalankan sistem yang baru.

5. Mengetahui tingkat integritas data yang dimigrasikan.

1.4 Ruang Lingkup Kajian

1. Analisis tingkat integritas data dalam kegiatan migrasi sistem.

2. Analisis perbedaan sistem lama dengan sistem yang baru dalam segi

database-nya dan perbedaan dari aplikasi.

3. Analisis apa saja keahlian SDM yang dibutuhkan untuk mengelola dan menjalankan sistem yang baru dan analisis keahlian SDM yang

(11)

3 _{Universitas Kristen Maranatha}

4. Analisis kebijakan yang harus diterapkan oleh perusahaan dalam migrasi sistem dan membandingkannya dengan kebijakan baru yang diterapkan oleh PT. Papaya Bandung terkait sistem yang baru. 5. Analisis rencana dan strategi PT. Papaya Bandung dalam migrasi

sistem, dan membandingkannya dengan rencana dan strategi yang harus dilakukan oleh perusahaan yang melakukan migrasi sistem.

1.5 Sistematika Penyajian

Sistematika penulisan laporan tugas akhir ini terdiri dari empat bab yang di dalamnya mencangkup hal-hal sebagai berikut :

1. Bab 1 Pendahuluan

Pada bab 1 ini berisikan latar belakang masalah, rumusan masalah, tujuan pembahasan, ruang lingkup kajian, dan sistematika penyajian, 2. Bab 2 Kajian teori

Pada bab 2 ini berisikan teori-teori yang berhubungan dengan materi penulisan yang diambil dari beberapa referansi baik buku, jurnal maupun internet. Materi penulisan adalah mengenai analisis integritas data dalam migrasi.

3. Bab 3 Analisis

Pada Bab 3 ini berisikan proses analisis. Dan juga menjelaskan bagaimana proses yang dilakukan untuk menilai kepatuhan terhadap control yang sudah ditetapkan. Apakah sistem yang telah diterapkan saat ini sudah sesuai dengan standar dari proses migrasi yang benar. Hal-hal apa saja yang sudah memenuhi standar migrasi dan hal-hal apa saja yang belum memenuhi standar migrasi

4. Bab 4 Simpulan dan Saran

Pada bab ini berisikan kesimpulan dan saran dari penulis berasal dari pembahasan sebelumnya.

(12)

73 _{Universitas Kristen Maranatha}

Bab IV KESIMPULAN DAN SARAN

4.1

Kesimpulan

Dari data yang telah didapat dari hasil analisi tingkat integritas data dari hasil migrasi sistem, berikut ini adalah kesimpulan yang dapat diambil :

1. Untuk rencana dan strategi perusahaan dalam migrasi sistem dalam hal ini PT. Papaya Bandung tidak mempunyai recana dan strategi yang disusun dengan baik, sehingga setelah migrasi berlangsung masih terdapat kesalahan pada sistem yang baru.

2. Perbedaan dalam migrasi sistem yang dilakukan oleh PT. Papaya Bandung terdapat pada database yang digunakan. Sistem yang lama menggunakan Paradox, sistem yang baru menggunakan SqlServer. Sistem yang baru juga memanfaatkan fasilitas WAN agar database bisa langsung terhubung dengan server pusat ( Jakarta ).

3. Setelah terjadi migrasi sistem di PT. Papaya Bandung, pihak manajemen tidak membuat kebijakan baru terhadap sistem yang baru.

4. PT. Papaya Bandung berusaha agar migrasi sistem ini tidak terlalu berpengaruh besar terhadap aktivitas user yang menggunakan. Dalam hal ini fitur-fitur yang diberikan di sistem yang baru tidak ada perbedaan sama sekali, sehingga user yang menggunakan sistem ini tidak perlu belajar dari awal lagi. Akan tetapi untuk staff EDP diperlukan pelatihan khusus. Karena sistem yang baru ini menggunakan database yang berbeda dan juga pengelolaan nya berbeda.

5. Tingkat integritas data yang dimigrasikan di PT. Papaya Bandung nampaknya masih belum terlalu memenuhi tingkat integritas yang seharusnya dimiliki oleh sebuah data. Hal ini terlihat dari setiap tabel tidak mempunyai primary key dan foreign key yang non cluster. Semua tabel pada database yang baru menggunakan cluster index. Tingkat integritas data juga bisa dilihat pada masalah yang terjadi.

(13)

74 _{Universitas Kristen Maranatha}

4.2 Saran

Berikut ini merupakan saran dari penulis mengenai migrasi sistem dan integritas data adalah :

1. Jika sebuah perusahaan / instansi yang ingin melakukan migrasi sistem, harap membuat rencana dan strategi yang matang. Dengan rencana dan strategi yang matang maka akan mengurangi resiko terjadinya error.

2. Untuk pembuatan database yang baru sebaiknya memperhatikan

primary key, foreign key dan relasi antar tabelnya. Dan juga harus memikirkan kelemahan dan kelebihan dari database yang akan dibuat, sehingga bisa meminimalisir terjadinya error.

(14)

75 Universitas Kristen Maranatha

DAFTAR PUSTAKA

• Beynon-Davies P (2004). Database Sistems 3rd Edition, Houndmills : Macmillan Publishers

• Hartono, Jogiyanto (2005), Analisis & Disain : Yogyakarta : Andi Yogyakarta.

• Hoeven, Jeffery, Lohman, Verdegem. (2007).Emulation for Digital Preservation in Practice: The Results, Netherlands : Digital Curation Centre.

• O'Brien(2003). Introduction to information sistems (14th ed), New York : McGraw-Hill Education.

• Pressman.S,. Rogers (2005). Sistem Engineering A Practioner Approach (6th ed), New York : McGraw-Hill Education.

• Setiawan, Wawan. Dan Munir. (2006). Pengantar Teknologi Informasi : Basis Data. Bandung : Universitas Pendidikan Indonesia

• Setiawan, Wawan. Dan Munir. (2006). Pengantar Teknologi Informasi : Sistem Informasi. Bandung : Universitas Pendidikan Indonesia.

Webber, Ron (2009). Information Sistem Control and Audit, New Jersey : Prentice-Hall, Inc.

(1)