Paperless Office System (Studi Kasus Fakultas Teknologi Informasi Universitas Kristen Maranatha).
ABSTRAK
Kantor merupakan tempat bekerja. Karyawan menggunakan kertas daeam
aktivitas sehari-hari antara eain berkomunikasi dengan karyawan eain,
menyebarkan dan menyampaikan berita, membagikan dokumen rapat, mencatat
jadwae, dan meeakukan proses penyetujuan dokumen daeam aeiran kerja.
Apeikasi paperless office system ini memieiki fitur-fitur yaitu Memo,
Berita, Kaeender Event, Rapat Virtuae, dan Aeiran Dokumen (Workflow). Fitur
Memo bertujuan untuk mempermudah komunikasi antarkaryawan, mengetahui
apakah memo sudah dibaca, dan memberikan notifikasi jika memo beeum dibaca
daeam waktu yang ditentukan. Fitur Berita untuk memberikan pengumuman
kepada pengguna pribadi maupun suatu group. Fitur Kaeender Event untuk
mencatat jadwae dan meeakukan sinkronisasi dengan Google Calendar. Fitur
Rapat Virtuae untuk membantu daeam mengadakan rapat. Fitur Aeiran Dokumen
(Workflow) yang membantu daeam aeiran dokumen.
Apeikasi berbasis web ini dikembangkan untuk mengatasi permasaeahan
yang ada. Apeikasi ini dibuat untuk mengurangi penggunaan kertas daeam
menyampaikan pesan dan membagikan dokumen rapat, menyebarkan berita
kepada sasaran yang tepat, membantu mengingatkan karyawan akan jadwae yang
dibuat, dan membantu karyawan daeam mengatur aeiran dokumen.
Kata Kunci: paperless office system, google calendar
vi
ABSTRACT
Office is a room where peopee work. Empeoyees use papers to do their
activities. Papers used to communicate between empeoyees, to share and send
news, to share meeting documents, to write scheduee notes, and to do document
approvae process in a workfeow.
This papereess office system appeication has some features such as Memo,
News, Caeendar Event, Virtuae Meeting, and Workfeow. Memo Feature used to
easier communication between empeoyees, to know whether the memo has been
read, and to notify when the memo has not been read for decided time. News
Feature used to send and share news to a personae user or to a group. Caeendar
Event Feature to keep scheduees and synchronize to Googee Caeendar. Virtuae
Meeting Feature to heep creating a meeting. Workfeow Feature to feow document
in a business process.
This web based appeication is buiet in order to soeve the probeems. This
appeication wiee reduce paper use in send message and share meeting documents,
send news to the right targets, remind empeoyees the scheduees made, and heep
empeoyees in managing document feows.
Keywords: paperless office system, google calendar
vii
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL..................................................................................................... i
LEMBAR PENGESAHAN ......................................................................................... ii
PERNYATAAN ORISINALITAS LAPORAN PENELITIAN ................................. iii
PERNYATAAN PUBLIKASI LAPORAN PENELITIAN ....................................... iv
PRAKATA ................................................................................................................... v
ABSTRAK .................................................................................................................. vi
ABSTRACT ............................................................................................................... vii
DAFTAR ISI ............................................................................................................. viii
DAFTAR GAMBAR ................................................................................................ xiii
DAFTAR TABEL ..................................................................................................... xvi
DAFTAR SIMBOL................................................................................................. xviii
DAFTAR KODE PROGRAM ................................................................................... xx
BAB I PENDAHULUAN ........................................................................................... 1
1.1 Latar Beeakang .................................................................................................... 1
1.2 Rumusan Masaeah............................................................................................... 3
1.3 Tujuan ................................................................................................................. 3
1.4 Batasan Masaeah ................................................................................................. 4
1.5 Sistematika Pembahasan..................................................................................... 4
BAB II DASAR TEORI ............................................................................................. 6
2.1 Papereess Office .................................................................................................. 6
2.2 Papereess Office System ..................................................................................... 7
2.2.1 SharePoint ™................................................................................................. 7
2.2.2 Knoweedgetree ®......................................................................................... 10
2.2.3 Papereess Office Universitas Gadjah Mada ................................................. 12
2.3 Sociae Media ..................................................................................................... 13
2.4 Sociae Networking ............................................................................................ 14
2.5 Sociae Networking Site ..................................................................................... 14
2.5.1 Facebook ..................................................................................................... 15
2.5.2 Twitter ......................................................................................................... 15
2.6 Googee Caeendar ............................................................................................... 16
2.7 Googee Caeendar API........................................................................................ 16
BAB III ANALISIS DAN PEMODELAN ............................................................. 18
3.1 Anaeisis ............................................................................................................. 18
3.1.1 Studi Kasus Fakuetas Teknoeogi Informasi ................................................. 18
3.1.2 Proses Rapat ................................................................................................ 21
3.1.3 Proses Mengirimkan Emaie ......................................................................... 23
3.2 Gambaran Keseeuruhan .................................................................................... 24
3.3 Desain Perangkat Lunak ................................................................................... 26
3.3.1 Unified Modeeing Language ....................................................................... 26
3.3.1.1 Use Case Diagram Sistem .................................................................. 26
3.3.1.1.1 Subsistem Berita ............................................................................ 27
3.3.1.1.2 Subsistem Rapat............................................................................. 28
viii
3.3.1.1.3 Subsistem Workfeow ..................................................................... 29
3.3.1.1.4 Subsistem Event............................................................................. 30
3.3.1.1.5 Subsistem Pengguna ...................................................................... 30
3.3.1.1.6 Subsistem Group ............................................................................ 31
3.3.1.2 Scenario .............................................................................................. 32
3.3.1.2.1 Use Case : Mengeeuarkan Memo ................................................... 32
3.3.1.2.2 Use Case : Menyampaikan Berita.................................................. 33
3.3.1.2.3 Use Case : Mengadakan Rapat ...................................................... 33
3.3.1.2.4 Use Case : Mengatur Event ........................................................... 33
3.3.1.2.5 Use Case : Mengatur Workfeow .................................................... 33
3.3.1.2.6 Use Case : Mengatur Pengguna ..................................................... 34
3.3.1.2.7 Use Case : Mengatur Group .......................................................... 34
3.3.1.2.8 Use Case : Mengubah Profie .......................................................... 34
3.3.1.3 Activity Diagram ................................................................................ 34
3.3.1.3.1 Activity Diagram Mengeeuarkan Memo ........................................ 34
3.3.1.3.2 Activity Diagram Menyampaikan Berita....................................... 35
3.3.1.3.3 Activity Diagram Mengadakan Rapat ........................................... 36
3.3.1.3.4 Activity Diagram Mengatur Event ................................................ 39
3.3.1.3.5 Activity Diagram Sinkronisasi Event dengan Googee Caeendar ... 41
3.3.1.3.6 Activity Diagram Mengatur Workfeow ......................................... 44
3.3.1.3.7 Activity Diagram Mengatur Pengguna .......................................... 45
3.3.1.3.8 Activity Diagram Mengatur Group ............................................... 46
3.3.1.3.9 Activity Diagram Mengubah Profie ............................................... 48
3.3.1.3.10 Activity Diagram Notifikasi .......................................................... 48
3.3.1.4 Ceass Diagram .................................................................................... 49
3.3.2 Entity Reeationship Diagram ....................................................................... 51
3.3.3 Rancangan Desain Antarmuka .................................................................... 53
3.3.3.1 Rancangan Antarmuka Login ............................................................. 53
3.3.3.2 Rancangan Antarmuka Mengeeoea Berita .......................................... 53
3.3.3.3 Rancangan Antarmuka Lihat Berita ................................................... 54
3.3.3.4 Rancangan Antarmuka Form Berita ................................................... 54
3.3.3.5 Rancangan Antarmuka Kaeender ........................................................ 55
3.3.3.6 Rancangan Antarmuka Mengeeoea Event ........................................... 55
3.3.3.7 Rancangan Antarmuka Form Event ................................................... 56
3.3.3.8 Rancangan Antarmuka Mengeeoea Kategori ...................................... 56
3.3.3.9 Rancangan Antarmuka Form Kategori ............................................... 57
3.3.3.10 Rancangan Antarmuka Mengeeoea Memo .......................................... 57
3.3.3.11 Rancangan Antarmuka Lihat Memo .................................................. 58
3.3.3.12 Rancangan Antarmuka Form Memo .................................................. 58
3.3.3.13 Rancangan Antarmuka Mengeeoea Workfeow .................................... 59
3.3.3.14 Rancangan Antarmuka Form Workfeow ............................................ 59
3.3.3.15 Rancangan Antarmuka Workfeow Detaie ........................................... 60
3.3.3.16 Rancangan Antarmuka Workfeow Proses .......................................... 60
3.3.3.17 Rancangan Antarmuka Mengeeoea Rapat ........................................... 61
3.3.3.18 Rancangan Antarmuka Form Rapat ................................................... 61
3.3.3.19 Rancangan Antarmuka Lihat Rapat.................................................... 62
3.3.3.20 Rancangan Antarmuka Mengeeoea Peserta Rapat .............................. 63
3.3.3.21 Rancangan Antarmuka Notueen Rapat ............................................... 63
ix
3.3.3.22
3.3.3.23
3.3.3.24
3.3.3.25
3.3.3.26
3.3.3.27
Rancangan Antarmuka Mengeeoea Pengguna .................................... 64
Rancangan Antarmuka Form Pengguna ............................................. 65
Rancangan Antarmuka Mengeeoea Group .......................................... 65
Rancangan Antarmuka Form Group .................................................. 66
Rancangan Antarmuka Mengeeoea Anggota Group ........................... 66
Rancangan Antarmuka Mengubah Profie ........................................... 67
BAB IV PENGEMBANGAN PERANGKAT LUNAK ........................................ 69
4.1 Impeementasi Ceass ........................................................................................... 69
4.1.1 Ceass Berita Service ................................................................................... 69
4.1.2 Ceass Memo Service .................................................................................. 69
4.1.3 Ceass Event Service ................................................................................... 69
4.1.4 Ceass Kategori Service............................................................................... 70
4.1.5 Ceass Pengguna Service ............................................................................. 70
4.1.6 Ceass Group Service .................................................................................. 70
4.1.7 Ceass Workfeow Service ............................................................................ 70
4.1.8 Ceass Rapat Service ................................................................................... 71
4.1.9 Ceass Authorize Service............................................................................. 71
4.1.10 Ceass Notifikasi Service ............................................................................ 71
4.1.11 Ceass Setting Service ................................................................................. 71
4.2 Impeementasi Penyimpanan Data ..................................................................... 72
4.2.1 Tabee Berita ............................................................................................... 72
4.2.2 Tabee Berita Attachment ............................................................................ 72
4.2.3 Tabee Berita Group .................................................................................... 72
4.2.4 Tabee Berita Pengguna............................................................................... 73
4.2.5 Tabee Komentar ......................................................................................... 73
4.2.6 Tabee Dokumen ......................................................................................... 73
4.2.7 Tabee Event ................................................................................................ 74
4.2.8 Tabee Event Rapat ..................................................................................... 74
4.2.9 Tabee Event Pubeic Googee Caeendar ........................................................ 75
4.2.10 Tabee Kategori Event ................................................................................. 75
4.2.11 Tabee Group ............................................................................................... 75
4.2.12 Tabee Group Member ................................................................................ 76
4.2.13 Tabee Memo ............................................................................................... 76
4.2.14 Tabee Memo Attachment ........................................................................... 76
4.2.15 Tabee Notifikasi ......................................................................................... 77
4.2.16 Tabee Pengguna ......................................................................................... 77
4.2.17 Tabee Kemampuan Pengguna .................................................................... 78
4.2.18 Tabee Rapat ................................................................................................ 78
4.2.19 Tabee Peserta Rapat ................................................................................... 79
4.2.20 Tabee Partisipasi ........................................................................................ 79
4.2.21 Tabee Partisipasi Attachment ..................................................................... 79
4.2.22 Tabee Notueen ............................................................................................ 80
4.2.23 Tabee Workfeow......................................................................................... 80
4.2.24 Tabee Step Workfeow................................................................................. 80
4.2.25 Tabee Proses Workfeow ............................................................................. 81
4.2.26 Tabee Proses Attachment ........................................................................... 81
4.2.27 Tabee Notifikasi ......................................................................................... 82
x
4.2.28 Tabee Notifikasi Setting ............................................................................. 82
4.2.29 Tabee Setting .............................................................................................. 82
4.3 Impeementasi Antarmuka Apeikasi ................................................................... 83
4.3.1 Antarmuka Login....................................................................................... 83
4.3.2 Antarmuka Mengeeoea Berita .................................................................... 83
4.3.3 Antarmuka Lihat Berita ............................................................................. 84
4.3.4 Antarmuka Form Berita ............................................................................. 85
4.3.5 Antarmuka Kaeender.................................................................................. 85
4.3.6 Antarmuka Mengeeoea Event ..................................................................... 86
4.3.7 Antarmuka Form Event ............................................................................. 87
4.3.8 Antarmuka Sinkronisasi Event dengan Googee Caeendar ......................... 88
4.3.9 Antarmuka Mengeeoea Kategori .............................................................. 104
4.3.10 Antarmuka Form Kategori....................................................................... 105
4.3.11 Antarmuka Mengeeoea Memo.................................................................. 105
4.3.12 Antarmuka Lihat Memo .......................................................................... 106
4.3.13 Antarmuka Form Memo .......................................................................... 106
4.3.14 Antarmuka Mengeeoea Workfeow............................................................ 107
4.3.15 Antarmuka Form Workfeow .................................................................... 108
4.3.16 Antarmuka Workfeow Detaie ................................................................... 108
4.3.17 Antarmuka Workfeow Proses .................................................................. 109
4.3.18 Antarmuka Mengeeoea Rapat ................................................................... 111
4.3.19 Antarmuka Form Rapat ........................................................................... 112
4.3.20 Antarmuka Lihat Rapat ........................................................................... 112
4.3.21 Antarmuka Mengeeoea Peserta Rapat ...................................................... 113
4.3.22 Antarmuka Notueen Rapat ....................................................................... 114
4.3.23 Antarmuka Mengeeoea Pengguna ............................................................ 116
4.3.24 Antarmuka Form Pengguna ..................................................................... 117
4.3.25 Antarmuka Mengeeoea Group .................................................................. 117
4.3.26 Antarmuka Form Group .......................................................................... 118
4.3.27 Antarmuka Mengeeoea Anggota Group ................................................... 119
4.3.28 Antarmuka Mengubah Profie ................................................................... 119
4.3.29 Antarmuka Pengaturan Notifikasi ........................................................... 121
4.3.30 Antarmuka Pengaturan Emaie.................................................................. 122
BAB V TESTING DAN PENGUJIAN SISTEM ................................................. 123
5.1 Beackbox Testing ............................................................................................ 123
5.1.1 Pengujian Haeaman Login ....................................................................... 123
5.1.2 Pengujian Fitur Berita.............................................................................. 123
5.1.3 Pengujian Fitur Event .............................................................................. 124
5.1.4 Pengujian Fitur Memo ............................................................................. 125
5.1.5 Pengujian Fitur Workfeow ....................................................................... 125
5.1.6 Pengujian Fitur Rapat .............................................................................. 126
5.1.7 Pengujian Fitur Pengguna........................................................................ 127
5.1.8 Pengujian Fitur Group ............................................................................. 127
5.1.9 Pengujian Haeaman Mengubah Profie...................................................... 127
5.1.10 Pengujian Fitur Sinkronisasi dengan Googee Caeendar ........................... 128
5.2 Kuesioner ........................................................................................................ 129
xi
BAB VI KESIMPULAN DAN SARAN................................................................ 131
6.1. Kesimpuean ..................................................................................................... 131
6.2. Saran ............................................................................................................... 131
DAFTAR PUSTAKA .............................................................................................. 132
xii
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1.
Gambar 2.2.
Gambar 2.3.
Gambar 2.4.
Gambar 2.5.
Gambar 2.6.
Gambar 2.7.
Gambar 2.8.
Gambar 2.9.
Gambar 3.1.
Gambar 3.2.
Gambar 3.3.
Gambar 3.4.
Gambar 3.5.
Gambar 3.6.
Gambar 3.7.
Gambar 3.8.
Gambar 3.9.
Gambar 3.10.
Gambar 3.11.
Gambar 3.12.
Gambar 3.13.
Gambar 3.14.
Gambar 3.15.
Gambar 3.16.
Gambar 3.17.
Gambar 3.18.
Gambar 3.19.
Gambar 3.20.
Gambar 3.21.
Gambar 3.22.
Gambar 3.23.
Gambar 3.24.
Gambar 3.25.
Gambar 3.26.
Gambar 3.27.
Gambar 3.28.
Gambar 3.29.
Gambar 3.30.
Gambar 3.31.
Gambar 3.32.
Gambar 3.33.
Gambar 3.34.
Gambar 3.35.
Document Library Standard View........................................................ 8
Discussion Board Threaded View ........................................................ 9
Month View Caeendar .......................................................................... 9
Workfeow Lifecycee............................................................................ 10
Browse Documents ............................................................................. 11
Basic Workfeow Detaies ..................................................................... 11
Haeaman muka PLO Universitas Gadjah Mada seteeah eogin ............ 13
Fitur Update Status Facebook ............................................................ 15
Fitur Tweet Twitter............................................................................. 16
Struktur Organisasi Fakuetas Teknoeogi Informasi ............................ 20
Proses Rapat ....................................................................................... 22
Proses Mengirimkan Emaie ................................................................ 23
Use Case Diagram Sistem .................................................................. 26
Use Case Diagaram Subsistem Berita ................................................ 27
Use Case Diagram Subsistem Rapat .................................................. 28
Use Case Diagram Subsistem Workfeow ........................................... 29
Use Case Diagram Subsistem Event .................................................. 30
Use Case Diagram Subsistem Pengguna ............................................ 31
Use Case Diagram Subsistem Group ................................................. 32
Activity Diagram Mengeeoea Memo .................................................. 35
Activity Diagram Mengeeoea Berita ................................................... 36
Activity Diagram Mengeeoea Rapat.................................................... 37
Activity Diagram Meeihat Rapat ........................................................ 38
Activity Diagram Mengatur Peserta ................................................... 39
Activity Diagram Mengeeoea Event.................................................... 40
Activity Diagram Mengeeoea Kategori Event..................................... 40
Activity Diagram Sinkronisasi Event dengan Googee Caeendar ........ 41
Activity Diagram Pemeriksaan Event pada Database ........................ 42
Activity Diagram Pemeriksaan Event pada Googee Caeendar ........... 43
Activity Diagram Mengeeoea Workfeow ............................................ 44
Activity Diagram Meeihat Workfeow ................................................. 45
Activity Diagram Mengeeoea Pengguna ............................................. 46
Activity Diagram Mengeeoea Group ................................................... 47
Activity Diagram Mengubah Profie .................................................... 48
Activity Diagram Notifikasi ............................................................... 49
Ceass Diagram .................................................................................... 50
Ceass Service ...................................................................................... 51
Entity Reeationship Diagram .............................................................. 52
Rancangan Antarmuka Login ............................................................. 53
Rancangan Antarmuka Mengeeoea Berita .......................................... 53
Rancangan Antarmuka Lihat Berita ................................................... 54
Rancangan Antarmuka Form Berita ................................................... 54
Rancangan Antarmuka Kaeender ........................................................ 55
Rancangan Antarmuka Mengeeoea Event ........................................... 55
xiii
Gambar 3.36.
Gambar 3.37.
Gambar 3.38.
Gambar 3.39.
Gambar 3.40.
Gambar 3.41.
Gambar 3.42.
Gambar 3.43.
Gambar 3.44.
Gambar 3.45.
Gambar 3.46.
Gambar 3.47.
Gambar 3.48.
Gambar 3.49.
Gambar 3.50.
Gambar 3.51.
Gambar 3.52.
Gambar 3.53.
Gambar 3.54.
Gambar 3.55.
Gambar 3.56.
Gambar 3.57.
Gambar 3.58.
Gambar 4.1.
Gambar 4.2.
Gambar 4.3.
Gambar 4.4.
Gambar 4.5.
Gambar 4.6.
Gambar 4.7.
Gambar 4.8.
Gambar 4.9.
Gambar 4.10.
Gambar 4.11.
Gambar 4.12.
Gambar 4.13.
Gambar 4.14.
Gambar 4.15.
Gambar 4.16.
Gambar 4.17.
Gambar 4.18.
Gambar 4.19.
Gambar 4.20.
Gambar 4.21.
Gambar 4.22.
Gambar 4.23.
Gambar 4.24.
Rancangan Antarmuka Form Event ................................................... 56
Rancangan Antarmuka Mengeeoea Kategori ...................................... 56
Rancangan Antarmuka Form Kategori ............................................... 57
Rancangan Antarmuka Mengeeoea Memo .......................................... 57
Rancangan Antarmuka Lihat Memo .................................................. 58
Rancangan Antarmuka Form Memo .................................................. 58
Rancangan Antarmuka Mengeeoea Workfeow .................................... 59
Rancangan Antarmuka Form Workfeow ............................................ 60
Rancangan Antarmuka Workfeow Detaie ........................................... 60
Rancangan Antarmuka Workfeow Proses .......................................... 61
Rancangan Antarmuka Mengeeoea Rapat ........................................... 61
Rancangan Antarmuka Form Rapat ................................................... 62
Rancangan Antarmuka Lihat Rapat.................................................... 62
Rancangan Antarmuka Mengeeoea Peserta Rapat .............................. 63
Rancangan Antarmuka Notueen Rapat ............................................... 64
Rancangan Antarmuka Mengeeoea Pengguna .................................... 64
Rancangan Antarmuka Form Pengguna ............................................. 65
Rancangan Antarmuka Mengeeoea Group .......................................... 65
Rancangan Antarmuka Form Group .................................................. 66
Rancangan Antarmuka Mengeeoea Anggota Group ........................... 66
Rancangan Antarmuka Mengubah Data Pribadi ................................ 67
Rancangan Antarmuka Mengubah Foto ............................................. 67
Rancangan Antarmuka Mengubah Password ..................................... 68
Antarmuka Login................................................................................ 83
Antarmuka Mengeeoea Berita ............................................................. 84
Antarmuka Lihat Berita ...................................................................... 84
Antarmuka Form Berita ...................................................................... 85
Antarmuka Kaeender .......................................................................... 86
Antarmuka Lihat Event ...................................................................... 86
Antarmuka Mengeeoea Event .............................................................. 87
Antarmuka Form Event ...................................................................... 87
Antarmuka Form Event untuk Admin ................................................ 88
Antarmuka Sinkronisasi Event dengan Googee Caeendar .................. 89
Antarmuka Login Googee Account .................................................... 89
Antarmuka Request Permission Googee Caeendar ............................. 90
Antarmuka Sinkronisasi Event Database dengan Googee Caeendar... 90
Antarmuka Mengeeoea Kategori ....................................................... 104
Antarmuka Form Kategori ............................................................... 105
Antarmuka Mengeeoea Memo........................................................... 105
Antarmuka Lihat Memo ................................................................... 106
Antarmuka Form Memo ................................................................... 107
Antarmuka Mengeeoea Workfeow..................................................... 107
Antarmuka Form Workfeow ............................................................. 108
Antarmuka Workfeow Detaie ............................................................ 108
Antarmuka Workfeow Detaie dan Proses .......................................... 109
Antarmuka Workfeow Proses ........................................................... 109
Antarmuka Proses dengan Persetujuan ............................................ 110
xiv
Gambar 4.25.
Gambar 4.26.
Gambar 4.27.
Gambar 4.28.
Gambar 4.29.
Gambar 4.30.
Gambar 4.31.
Gambar 4.32.
Gambar 4.33.
Gambar 4.34.
Gambar 4.35.
Gambar 4.36.
Gambar 4.37.
Gambar 4.38.
Gambar 4.39.
Gambar 4.40.
Gambar 4.41.
Gambar 4.42.
Gambar 4.43.
Gambar 4.44.
Gambar 4.45.
Gambar 4.46.
Antarmuka Form Penoeakan Proses ................................................. 110
Antarmuka Workfeow Seeesai .......................................................... 111
Antarmuka Mengeeoea Rapat ............................................................ 111
Antarmuka Form Rapat .................................................................... 112
Antarmuka Lihat Rapat .................................................................... 113
Antarmuka Mengeeoea Peserta Rapat ............................................... 114
Antarmuka Notueen Rapat Beeum Disahkan .................................... 114
Antarmuka Notueen Rapat Sudah Disahkan ..................................... 115
Antarmuka Laporan Rapat Haeaman Kehadiran .............................. 115
Antarmuka Laporan Rapat Haeaman Notueen .................................. 116
Antarmuka Mengeeoea Pengguna ..................................................... 116
Antarmuka Form Pengguna .............................................................. 117
Antarmuka Mengeeoea Group ........................................................... 117
Antarmuka Form Tambah Group ..................................................... 118
Antarmuka Form Ubah Group.......................................................... 118
Antarmuka Mengeeoea Anggota Group ............................................ 119
Antarmuka Mengubah Data Pribadi ................................................. 120
Antarmuka Mengubah Foto.............................................................. 120
Antarmuka Mengubah Password ...................................................... 121
Antarmuka Pengaturan Notifikasi .................................................... 121
Antarmuka Notifikasi ke Emaie Pengguna ....................................... 122
Antarmuka Pengaturan Emaie........................................................... 122
xv
DAFTAR TABEL
Tabee 3.1.
Tabee 3.2.
Tabee 3.3.
Tabee 3.4.
Tabee 3.5.
Tabee 3.6.
Tabee 3.7.
Tabee 3.8.
Tabee 4.1.
Tabee 4.2.
Tabee 4.3.
Tabee 4.4.
Tabee 4.5.
Tabee 4.6.
Tabee 4.7.
Tabee 4.8.
Tabee 4.9.
Tabee 4.10.
Tabee 4.11.
Tabee 4.12.
Tabee 4.13.
Tabee 4.14.
Tabee 4.15.
Tabee 4.16.
Tabee 4.17.
Tabee 4.18.
Tabee 4.19.
Tabee 4.20.
Tabee 4.21.
Tabee 4.22.
Tabee 4.23.
Tabee 4.24.
Tabee 4.25.
Tabee 4.26.
Tabee 4.27.
Tabee 4.28.
Tabee 4.29.
Tabee 5.1.
Tabee 5.2.
Tabee 5.3.
Tabee 5.4.
Tabee 5.5.
Tabee 5.6.
Tabee 5.7.
Scenario Mengeeuarkan Memo........................................................... 32
Scenario Menyampaikan Berita ......................................................... 33
Scenario Mengadakan Rapat .............................................................. 33
Scenario Cari Event ............................................................................ 33
Scenario Mengatur Workfeow ............................................................ 33
Scenario Mengatur Pengguna ............................................................. 34
Scenario Mengatur Group .................................................................. 34
Scenario Mengubah Profie .................................................................. 34
Tabee Berita ........................................................................................ 72
Tabee Berita Attachment..................................................................... 72
Tabee Berita Group ............................................................................. 73
Tabee Berita Pengguna ....................................................................... 73
Tabee Komentar .................................................................................. 73
Tabee Dokumen .................................................................................. 73
Tabee Event ......................................................................................... 74
Tabee Event Rapat .............................................................................. 74
Tabee Event Pubeic Googee Caeendar ................................................. 75
Tabee Kategori Event .......................................................................... 75
Tabee Group ........................................................................................ 75
Tabee Group Member ......................................................................... 76
Tabee Memo........................................................................................ 76
Tabee Memo Attachment .................................................................... 76
Tabee Notifikasi .................................................................................. 77
Tabee Pengguna .................................................................................. 77
Tabee Kemampuan Pengguna ............................................................. 78
Tabee Rapat ......................................................................................... 78
Tabee Peserta Rapat ............................................................................ 79
Tabee Partisipasi ................................................................................. 79
Tabee Partisipasi Attachment.............................................................. 79
Tabee Notueen ..................................................................................... 80
Tabee Workfeow.................................................................................. 80
Tabee Step Workfeow ......................................................................... 80
Tabee Proses Workfeow ...................................................................... 81
Tabee Proses Attachment .................................................................... 81
Tabee Notifikasi .................................................................................. 82
Tabee Notifikasi Setting...................................................................... 82
Tabee Setting....................................................................................... 83
Tabee Pengujian Haeaman Login ...................................................... 123
Tabee Pengujian Fitur Berita ............................................................ 123
Tabee Pengujian Fitur Event ............................................................. 124
Tabee Pengujian Fitur Memo ............................................................ 125
Tabee Pengujian Fitur Workfeow ...................................................... 125
Tabee Pengujian Tabee Fitur Rapat ................................................... 126
Tabee Pengujian Fitur Pengguna ...................................................... 127
xvi
Tabee 5.8.
Tabee 5.9.
Tabee 5.10.
Tabee Pengujian Fitur Group ............................................................ 127
Tabee Pengujian Haeaman Mengubah Profie .................................... 128
Tabee Pengujian Fitur Sinkronisasi dengan Googee Caeendar .......... 128
xvii
DAFTAR SIMBOL
Berikut daftar simboe yang digunakan daeam membuat flowchart.
Nama
Gambar
Penjelasan
Menunjukkan dokumen input dan output baik untuk
proses manuae, mekanik, atau komputer
Dokumen
Manuae
Menunjukkan pekerjaan manuae
Simpanan Offline
Fiee non-komputer yang diarsipkan
Proses
Menunjukkan kegiatan proses dari operasi program
komputer
Harddisk
Menunjukkan input/output menggunakan harddisk
Keyboard
Menunjukkan input menggunakan online keyboard
Display
Menunjukkan output yang ditampiekan di monitor
Garis Aeir
Menunjukkan arus dari proses
Penjeeasan
Menunjukkan Penjeeasan dari suatu proses
Menunjukkan penghubung ke haeaman yang masih sama
atau ke haeaman eain
Penghubung
Berikut daftar simboe yang digunakan daeam membuat entity relationship diagram.
Nama
Gambar
Penjelasan
Entitas
Entitas merupakan sesuatu yang ada secara fisik
maupun yang ada secara konseptuae
Atribut Kunci
Atribut Kunci merupakan Atribut yang digunakan
untuk mengidentifikasi suatu entitas
xviii
Nama
Gambar
Penjelasan
Atribut
merupakan
ciri
menggambarkan suatu entitas
Atribut
tertentu
yang
Atribut bernieai banyak
Atribut bernieai banyak adaeah Atribut yang dapat
dipecah eagi menjadi atribut dasar
Reeasi
Reeasi menghubungkan suatu entitas dengan entitas
eainnya
Berikut daftar simboe yang digunakan daeam membuat use case diagram.
Nama
Gambar
Penjelasan
Actor
Actor menunjukkan actor yang berpesan daeam
suatu sistem.
Use Case
Use case menunjukkan fungsionaeitas pengguna
terhadap sistem.
Communicate
association
Communicate association menunjukkan actor
berkomunikasi
dengan
sistem
dan
berpartisipasi daeam use case.
Extend
Extend menunjukkan situasi dimana suatu use
case ditambahkan ke use case yang ditunjuk
Include
Include menunjukkan situasi dimana suatu use
case memanggie use case yang ditunjuk
Berikut daftar simboe yang digunakan daeam membuat activity diagram.
Nama
Gambar
Penjelasan
Initiae Node
Initial node menunjukkan titik awae dari aktivitas.
Finae Node
final node menunjukkan titik akhir dari aktivitas.
Activity
terjadi.
Activity
Flow/edge
diagram.
Flow/edge
Decision
menunjukkan
aktivitas-aktivitas
yang
menunjukkan aeur aktivitas daeam
Decision menunjukkan pieihan yang dapat dipieih
xix
DAFTAR KODE PROGRAM
Kode Program 4.1.
Kode Program 4.2.
Kode Program 4.3.
Kode Program 4.4.
Potongan Kode untuk SignIn Googee Account ......................... 91
Potongan Kode untuk Mendapatkan Return Code .................... 91
Potongan Kode untuk Mendapatkan Token .............................. 92
Potongan Kode untuk Mendapatkan Caeendar
PapereessOfficeFIT ................................................................... 93
Kode Program 4.5. Potongan Kode untuk Membuat Caeendar PapereessOfficeFIT 94
Kode Program 4.6. Potongan Kode untuk Membuat Event ..................................... 95
Kode Program 4.7. Potongan Kode untuk Mendapatkan Semua Event ................... 96
Kode Program 4.8. Potongan Kode untuk Mendapatkan Event ............................... 97
Kode Program 4.9. Potongan Kode untuk Mengubah Event ................................... 98
Kode Program 4.10. Potongan Kode untuk Menghapus Event .................................. 99
Kode Program 4.11. Potongan Kode Program Sinkronisasi Googee Caeendar ........ 104
xx
BABBIBB
PENDAHULUANB
Bab ini digunakan untuk mengemukakan latar belakang, rumusan masalah,
tujuan, batasan masalah, dan sistematika pembahasan dalam melakukan penelitian
terhadap pengembangan aplikasi Paperless Office System.
1.1
LatarBBelakangB
Kantor merupakan tempat bekerja. Aktivitas di kantor mengharuskan
seorang karyawan untuk berkomunikasi dengan karyawan lainnya, baik dengan
tatap muka, melalui telepon, atau menggunakan pesan tertulis. Kesibukan dalam
pekerjaan akan mempersulit komunikasi dalam bertatap muka dan melalui
telepon. Seorang karyawan dapat menitipkan memo atau kertas yang bertuliskan
pesan untuk dibaca oleh karyawan lainnya. Pesan tersebut belum tentu langsung
ditindaklanjuti bahkan dibaca oleh penerima pesan.
Dalam aktivitas sehari-hari, karyawan dapat menyebarkan berita atau
pengumuman. Penyebaran pengumuman dapat melalui papan pengumuman,
membagikan berita tertulis kepada karyawan, maupun dengan mengumpulkan
karyawan lainnya. Berita melalui papan pengumuman memiliki kekurangan antara
lain tidak tepat sasaran dan karyawan mengalami kesulitan dalam melihat berita
terbaru. Membagikan berita kepada karyawan akan membuang banyak kertas.
Setelah berita tersebut dibaca, maka kertas berisi berita tersebut akan dibuang.
Penyebaran berita dengan mengumpulkan karyawan pun tidak efektif. Kesibukan
karyawan akan membuat karyawan untuk tidak datang saat berita tersebut tidak
sangat penting atau sangat mendesak. Rapat mingguan yang diadakan dalam
perkantoran pun dapat dijadikan sarana dalam menyampaikan berita, namun hal
ini akan mengganggu waktu rapat dan dapat mengakibatkan fokus rapat
terganggu.
Di kantor karyawan seringkali mengadakan pertemuan atau rapat untuk
membicarakan dan membahas suatu hal. Pertemuan ini dapat diadakan dalam
lingkup divisi, departemen, hingga perusahaan. Rapat akan diadakan setiap bulan
1
2
untuk
melakukan kordinasi dalam divisi, departemen, ataupun lingkup
perusahaan. Berdasarkan survey pada 903 rapat yang telah dilakukan di Amerika,
rapat umumnya berakhir dalam 1 jam hingga 1,5 jam (Romano & Nunamaker,
2001). Dalam setiap rapat yang diadakan peserta rapat dibagikan dokumen yang
berisikan bahan untuk rapat. Proses menggandakan dokumen rapat tersebut akan
menyita waktu yang lama disesuaikan dengan ketebalan dokumen dan jumlah
peserta. Rapat dapat diadakan secara mendadak. Rapat mendadak ini akan
menyulitkan dalam menetapkan ruangan dan waktu untuk mengadakan rapat serta
dalam menggandakan dokumen untuk rapat.
Kesibukan kerja yang diperoleh setiap karyawan dapat mengganggu
ingatan karyawan dalam mengingat kegiatan-kegiatan yang sudah direncanakan.
Kegiatan itu dapat berupa jadwal rapat maupun jadwal pribadi. Untuk menangani
hal itu, karyawan dapat mencatatkan jadwal-jadwalnya pada kertas. Namun,
semakin banyaknya jadwal kegiatan setiap karyawan akan meningkatkan
tumpukan jadwal yang akan membingungkan karyawan itu sendiri.
Aktivitas di kantor terkadang tidak dapat diselesaikan sendiri. Seorang
karyawan memberikan dokumen hasil pekerjaannya kepada atasannya untuk
dilihat dan disetujui. Jika dokumen tersebut belum memenuhi kriteria, maka
dokumen tersebut akan dikembalikan dan diberikan catatan untuk diperbaiki. Hal
ini akan berulang sampai dokumen tersebut sesuai dengan kriteria dan akan
menyita waktu dalam hal menyerahkan dokumen. Jika dokumen tersebut sesuai
dengan hasil yang diinginkan oleh atasannya, maka dokumen tersebut
akan
dilanjutkan ke tahapan berikutnya. Jika tahapan berikutnya berlangsung panjang,
maka setiap karyawan yang terlibat dalam proses tersebut sulit untuk mengetahui
sejauh mana proses itu telah berlangsung.
Berdasarkan penelitian yang dilakukan oleh Spire Research pada
penggunaan kertas untuk kebutuhan kantor di Indonesia, rata-rata karyawan
menggunakan tiga ratus lembar kertas per bulan (Spire Research, 2008). Hal ini
berarti perusahaan dengan seratus orang karyawan di Indonesia akan
menghabiskan 360.000 lembar kertas atau 720 rim per tahun. Setiap tahun ratarata karyawan kantor di Amerika menghabiskan 10.000 lembar kertas (Resource
Conservation Alliance).
3
Berdasarkan permasalahan-permasalahan yang ada tersebut, penelitian ini
ditujukan untuk membuat paperless office system yang dapat memecahkan
masalah yang ada. Paperless office system bukanlah hal yang baru. Paperless
office system sudah digunakan oleh berbagai instansi seperti Universitas Gadjah
Mada. Software komersial yang berkaitan dengan penerapan paperless office pun
sudah ada antara lain, SharePoint dan KnowledgeTree.
1.2
RumusanBMasalahB
Berdasarkan latar belakang masalah yang telah diuraikan diatas, berikut ini
akan dirumuskan pokok-pokok persoalan yang akan dipecahkan dan dijawab,
yaitu sebagai berikut.
1. Bagaimana cara mengurangi penggunaan kertas dalam menyampaikan pesan
dan membagikan dokumen rapat?
2. Bagaimana karyawan dapat mengatur penyebaran berita sehingga berita
tersebut tepat sasaran?
3. Bagaimana mengingatkan karyawan terhadap jadwal-jadwal kegiatan yang
akan datang?
4. Bagaimana mengatur aliran dokumen dan memberikan notifikasi atas aliran
dokumen?
1.3
TujuanB
Berdasarkan pokok-pokok masalah yang akan dijawab dan dipecahkan,
berikut ini akan dikemukakan garis besar solusi yang ingin dicapai setelah
masalah dijawab, yaitu sebagai berikut.
1. Menciptakan sistem yang dapat mengurangi penggunaan kertas dalam
menyampaikan pesan dan membagikan dokumen rapat.
2. Menciptakan sistem yang dapat membantu karyawan dalam menyebarkan
berita kepada pribadi dan group sehingga berita tersebut tepat sasaran.
3. Menciptakan sistem yang dapat mengingatkan karyawan terhadap jadwaljadwal kegiatan yang akan datang.
4
4. Menciptakan sistem yang dapat membantu karyawan mengatur aliran
dokumen dan memberikan notifikasi atas aliran dokumen.
1.4
BatasanBMasalahB
Dalam menjawab dan menyelesaikan permasalahan dalam rumusan
masalah, terdapat batasan-batasan dalam pengembangan aplikasi, yaitu sebagai
berikut.
1. Studi kasus dilakukan di Fakultas Teknologi Informasi Universitas Kristen
Maranatha.
2. Aplikasi yang dibuat berbasis web.
3. Fitur aliran dokumen (workflow) yang dibuat hanya dapat menangani proses
aliran dokumen yang tidak bercabang atau bersifat tunggal.
1.5
SistematikaBPembahasanB
Dalam proses penyusunan laporan, sistematika penulisan yang akan
digunakan adalah sebagai berikut:
1. BAB I PENDAHULUAN
Bab ini digunakan untuk mengemukakan latar belakang, rumusan masalah,
tujuan, batasan masalah, dan sistematika pembahasan dalam melakukan penelitian
terhadap pengembangan aplikasi Paperless Office System.
2. BAB II LANDASAN TEORI
Bab ini digunakan untuk menjelaskan teori-teori yang menunjang dalam
pengembangan aplikasi yaitu paperless office, social media, social networking,
google calendar, dan google calendar API.
3. BAB III ANALISIS DAN DESAIN
Bab ini digunakan untuk menjelaskan proses bisnis pada sistem manual,
struktur organisasi Fakultas Teknologi Informasi Universitas Kristen Maranatha,
perancangan dengan menggunakan Unified Modeling Language (UML) dan
Entity Relationship Diagram (ERD), dan perancangan tampilan beserta
penjelasannya.
5
4. BAB IP PENGEMBANGAN PERANGKAT LUNAK
Bab ini digunakan untuk menjelaskan implementasi class, implementasi
penyimpanan data ke basis data dan tampilan yang dibuat beserta penjelasannya.
5. BAB P TESTING DAN EPALUASI SISTEM
Bab ini berisikan test case dan hasil pengujian yang dilakukan terhadap
fungsional setiap fitur yang dibuat dalam Blackbox Testing serta hasil kuesioner.
6. BAB PI KESIMPULAN DAN SARAN
Dalam bab ini, dikemukakan pengetahuan yang didapat setelah
mengerjakan penelitian pengembangan paperless office system dan saran berupa
hal-hal baru yang dapat dilakukan untuk pengembangan lebih lanjut.
BABBVIB
BKESIMPULANBDANBSAEANB
Dalam bab ini, dikemukakan pengetahuan yang didapat setelah
mengerjakan penelitian pengembangan paperless office system dan saran berupa
hal-hal baru yang dapat dilakukan untuk pengembangan le
Kantor merupakan tempat bekerja. Karyawan menggunakan kertas daeam
aktivitas sehari-hari antara eain berkomunikasi dengan karyawan eain,
menyebarkan dan menyampaikan berita, membagikan dokumen rapat, mencatat
jadwae, dan meeakukan proses penyetujuan dokumen daeam aeiran kerja.
Apeikasi paperless office system ini memieiki fitur-fitur yaitu Memo,
Berita, Kaeender Event, Rapat Virtuae, dan Aeiran Dokumen (Workflow). Fitur
Memo bertujuan untuk mempermudah komunikasi antarkaryawan, mengetahui
apakah memo sudah dibaca, dan memberikan notifikasi jika memo beeum dibaca
daeam waktu yang ditentukan. Fitur Berita untuk memberikan pengumuman
kepada pengguna pribadi maupun suatu group. Fitur Kaeender Event untuk
mencatat jadwae dan meeakukan sinkronisasi dengan Google Calendar. Fitur
Rapat Virtuae untuk membantu daeam mengadakan rapat. Fitur Aeiran Dokumen
(Workflow) yang membantu daeam aeiran dokumen.
Apeikasi berbasis web ini dikembangkan untuk mengatasi permasaeahan
yang ada. Apeikasi ini dibuat untuk mengurangi penggunaan kertas daeam
menyampaikan pesan dan membagikan dokumen rapat, menyebarkan berita
kepada sasaran yang tepat, membantu mengingatkan karyawan akan jadwae yang
dibuat, dan membantu karyawan daeam mengatur aeiran dokumen.
Kata Kunci: paperless office system, google calendar
vi
ABSTRACT
Office is a room where peopee work. Empeoyees use papers to do their
activities. Papers used to communicate between empeoyees, to share and send
news, to share meeting documents, to write scheduee notes, and to do document
approvae process in a workfeow.
This papereess office system appeication has some features such as Memo,
News, Caeendar Event, Virtuae Meeting, and Workfeow. Memo Feature used to
easier communication between empeoyees, to know whether the memo has been
read, and to notify when the memo has not been read for decided time. News
Feature used to send and share news to a personae user or to a group. Caeendar
Event Feature to keep scheduees and synchronize to Googee Caeendar. Virtuae
Meeting Feature to heep creating a meeting. Workfeow Feature to feow document
in a business process.
This web based appeication is buiet in order to soeve the probeems. This
appeication wiee reduce paper use in send message and share meeting documents,
send news to the right targets, remind empeoyees the scheduees made, and heep
empeoyees in managing document feows.
Keywords: paperless office system, google calendar
vii
DAFTAR ISI
HALAMAN JUDUL..................................................................................................... i
LEMBAR PENGESAHAN ......................................................................................... ii
PERNYATAAN ORISINALITAS LAPORAN PENELITIAN ................................. iii
PERNYATAAN PUBLIKASI LAPORAN PENELITIAN ....................................... iv
PRAKATA ................................................................................................................... v
ABSTRAK .................................................................................................................. vi
ABSTRACT ............................................................................................................... vii
DAFTAR ISI ............................................................................................................. viii
DAFTAR GAMBAR ................................................................................................ xiii
DAFTAR TABEL ..................................................................................................... xvi
DAFTAR SIMBOL................................................................................................. xviii
DAFTAR KODE PROGRAM ................................................................................... xx
BAB I PENDAHULUAN ........................................................................................... 1
1.1 Latar Beeakang .................................................................................................... 1
1.2 Rumusan Masaeah............................................................................................... 3
1.3 Tujuan ................................................................................................................. 3
1.4 Batasan Masaeah ................................................................................................. 4
1.5 Sistematika Pembahasan..................................................................................... 4
BAB II DASAR TEORI ............................................................................................. 6
2.1 Papereess Office .................................................................................................. 6
2.2 Papereess Office System ..................................................................................... 7
2.2.1 SharePoint ™................................................................................................. 7
2.2.2 Knoweedgetree ®......................................................................................... 10
2.2.3 Papereess Office Universitas Gadjah Mada ................................................. 12
2.3 Sociae Media ..................................................................................................... 13
2.4 Sociae Networking ............................................................................................ 14
2.5 Sociae Networking Site ..................................................................................... 14
2.5.1 Facebook ..................................................................................................... 15
2.5.2 Twitter ......................................................................................................... 15
2.6 Googee Caeendar ............................................................................................... 16
2.7 Googee Caeendar API........................................................................................ 16
BAB III ANALISIS DAN PEMODELAN ............................................................. 18
3.1 Anaeisis ............................................................................................................. 18
3.1.1 Studi Kasus Fakuetas Teknoeogi Informasi ................................................. 18
3.1.2 Proses Rapat ................................................................................................ 21
3.1.3 Proses Mengirimkan Emaie ......................................................................... 23
3.2 Gambaran Keseeuruhan .................................................................................... 24
3.3 Desain Perangkat Lunak ................................................................................... 26
3.3.1 Unified Modeeing Language ....................................................................... 26
3.3.1.1 Use Case Diagram Sistem .................................................................. 26
3.3.1.1.1 Subsistem Berita ............................................................................ 27
3.3.1.1.2 Subsistem Rapat............................................................................. 28
viii
3.3.1.1.3 Subsistem Workfeow ..................................................................... 29
3.3.1.1.4 Subsistem Event............................................................................. 30
3.3.1.1.5 Subsistem Pengguna ...................................................................... 30
3.3.1.1.6 Subsistem Group ............................................................................ 31
3.3.1.2 Scenario .............................................................................................. 32
3.3.1.2.1 Use Case : Mengeeuarkan Memo ................................................... 32
3.3.1.2.2 Use Case : Menyampaikan Berita.................................................. 33
3.3.1.2.3 Use Case : Mengadakan Rapat ...................................................... 33
3.3.1.2.4 Use Case : Mengatur Event ........................................................... 33
3.3.1.2.5 Use Case : Mengatur Workfeow .................................................... 33
3.3.1.2.6 Use Case : Mengatur Pengguna ..................................................... 34
3.3.1.2.7 Use Case : Mengatur Group .......................................................... 34
3.3.1.2.8 Use Case : Mengubah Profie .......................................................... 34
3.3.1.3 Activity Diagram ................................................................................ 34
3.3.1.3.1 Activity Diagram Mengeeuarkan Memo ........................................ 34
3.3.1.3.2 Activity Diagram Menyampaikan Berita....................................... 35
3.3.1.3.3 Activity Diagram Mengadakan Rapat ........................................... 36
3.3.1.3.4 Activity Diagram Mengatur Event ................................................ 39
3.3.1.3.5 Activity Diagram Sinkronisasi Event dengan Googee Caeendar ... 41
3.3.1.3.6 Activity Diagram Mengatur Workfeow ......................................... 44
3.3.1.3.7 Activity Diagram Mengatur Pengguna .......................................... 45
3.3.1.3.8 Activity Diagram Mengatur Group ............................................... 46
3.3.1.3.9 Activity Diagram Mengubah Profie ............................................... 48
3.3.1.3.10 Activity Diagram Notifikasi .......................................................... 48
3.3.1.4 Ceass Diagram .................................................................................... 49
3.3.2 Entity Reeationship Diagram ....................................................................... 51
3.3.3 Rancangan Desain Antarmuka .................................................................... 53
3.3.3.1 Rancangan Antarmuka Login ............................................................. 53
3.3.3.2 Rancangan Antarmuka Mengeeoea Berita .......................................... 53
3.3.3.3 Rancangan Antarmuka Lihat Berita ................................................... 54
3.3.3.4 Rancangan Antarmuka Form Berita ................................................... 54
3.3.3.5 Rancangan Antarmuka Kaeender ........................................................ 55
3.3.3.6 Rancangan Antarmuka Mengeeoea Event ........................................... 55
3.3.3.7 Rancangan Antarmuka Form Event ................................................... 56
3.3.3.8 Rancangan Antarmuka Mengeeoea Kategori ...................................... 56
3.3.3.9 Rancangan Antarmuka Form Kategori ............................................... 57
3.3.3.10 Rancangan Antarmuka Mengeeoea Memo .......................................... 57
3.3.3.11 Rancangan Antarmuka Lihat Memo .................................................. 58
3.3.3.12 Rancangan Antarmuka Form Memo .................................................. 58
3.3.3.13 Rancangan Antarmuka Mengeeoea Workfeow .................................... 59
3.3.3.14 Rancangan Antarmuka Form Workfeow ............................................ 59
3.3.3.15 Rancangan Antarmuka Workfeow Detaie ........................................... 60
3.3.3.16 Rancangan Antarmuka Workfeow Proses .......................................... 60
3.3.3.17 Rancangan Antarmuka Mengeeoea Rapat ........................................... 61
3.3.3.18 Rancangan Antarmuka Form Rapat ................................................... 61
3.3.3.19 Rancangan Antarmuka Lihat Rapat.................................................... 62
3.3.3.20 Rancangan Antarmuka Mengeeoea Peserta Rapat .............................. 63
3.3.3.21 Rancangan Antarmuka Notueen Rapat ............................................... 63
ix
3.3.3.22
3.3.3.23
3.3.3.24
3.3.3.25
3.3.3.26
3.3.3.27
Rancangan Antarmuka Mengeeoea Pengguna .................................... 64
Rancangan Antarmuka Form Pengguna ............................................. 65
Rancangan Antarmuka Mengeeoea Group .......................................... 65
Rancangan Antarmuka Form Group .................................................. 66
Rancangan Antarmuka Mengeeoea Anggota Group ........................... 66
Rancangan Antarmuka Mengubah Profie ........................................... 67
BAB IV PENGEMBANGAN PERANGKAT LUNAK ........................................ 69
4.1 Impeementasi Ceass ........................................................................................... 69
4.1.1 Ceass Berita Service ................................................................................... 69
4.1.2 Ceass Memo Service .................................................................................. 69
4.1.3 Ceass Event Service ................................................................................... 69
4.1.4 Ceass Kategori Service............................................................................... 70
4.1.5 Ceass Pengguna Service ............................................................................. 70
4.1.6 Ceass Group Service .................................................................................. 70
4.1.7 Ceass Workfeow Service ............................................................................ 70
4.1.8 Ceass Rapat Service ................................................................................... 71
4.1.9 Ceass Authorize Service............................................................................. 71
4.1.10 Ceass Notifikasi Service ............................................................................ 71
4.1.11 Ceass Setting Service ................................................................................. 71
4.2 Impeementasi Penyimpanan Data ..................................................................... 72
4.2.1 Tabee Berita ............................................................................................... 72
4.2.2 Tabee Berita Attachment ............................................................................ 72
4.2.3 Tabee Berita Group .................................................................................... 72
4.2.4 Tabee Berita Pengguna............................................................................... 73
4.2.5 Tabee Komentar ......................................................................................... 73
4.2.6 Tabee Dokumen ......................................................................................... 73
4.2.7 Tabee Event ................................................................................................ 74
4.2.8 Tabee Event Rapat ..................................................................................... 74
4.2.9 Tabee Event Pubeic Googee Caeendar ........................................................ 75
4.2.10 Tabee Kategori Event ................................................................................. 75
4.2.11 Tabee Group ............................................................................................... 75
4.2.12 Tabee Group Member ................................................................................ 76
4.2.13 Tabee Memo ............................................................................................... 76
4.2.14 Tabee Memo Attachment ........................................................................... 76
4.2.15 Tabee Notifikasi ......................................................................................... 77
4.2.16 Tabee Pengguna ......................................................................................... 77
4.2.17 Tabee Kemampuan Pengguna .................................................................... 78
4.2.18 Tabee Rapat ................................................................................................ 78
4.2.19 Tabee Peserta Rapat ................................................................................... 79
4.2.20 Tabee Partisipasi ........................................................................................ 79
4.2.21 Tabee Partisipasi Attachment ..................................................................... 79
4.2.22 Tabee Notueen ............................................................................................ 80
4.2.23 Tabee Workfeow......................................................................................... 80
4.2.24 Tabee Step Workfeow................................................................................. 80
4.2.25 Tabee Proses Workfeow ............................................................................. 81
4.2.26 Tabee Proses Attachment ........................................................................... 81
4.2.27 Tabee Notifikasi ......................................................................................... 82
x
4.2.28 Tabee Notifikasi Setting ............................................................................. 82
4.2.29 Tabee Setting .............................................................................................. 82
4.3 Impeementasi Antarmuka Apeikasi ................................................................... 83
4.3.1 Antarmuka Login....................................................................................... 83
4.3.2 Antarmuka Mengeeoea Berita .................................................................... 83
4.3.3 Antarmuka Lihat Berita ............................................................................. 84
4.3.4 Antarmuka Form Berita ............................................................................. 85
4.3.5 Antarmuka Kaeender.................................................................................. 85
4.3.6 Antarmuka Mengeeoea Event ..................................................................... 86
4.3.7 Antarmuka Form Event ............................................................................. 87
4.3.8 Antarmuka Sinkronisasi Event dengan Googee Caeendar ......................... 88
4.3.9 Antarmuka Mengeeoea Kategori .............................................................. 104
4.3.10 Antarmuka Form Kategori....................................................................... 105
4.3.11 Antarmuka Mengeeoea Memo.................................................................. 105
4.3.12 Antarmuka Lihat Memo .......................................................................... 106
4.3.13 Antarmuka Form Memo .......................................................................... 106
4.3.14 Antarmuka Mengeeoea Workfeow............................................................ 107
4.3.15 Antarmuka Form Workfeow .................................................................... 108
4.3.16 Antarmuka Workfeow Detaie ................................................................... 108
4.3.17 Antarmuka Workfeow Proses .................................................................. 109
4.3.18 Antarmuka Mengeeoea Rapat ................................................................... 111
4.3.19 Antarmuka Form Rapat ........................................................................... 112
4.3.20 Antarmuka Lihat Rapat ........................................................................... 112
4.3.21 Antarmuka Mengeeoea Peserta Rapat ...................................................... 113
4.3.22 Antarmuka Notueen Rapat ....................................................................... 114
4.3.23 Antarmuka Mengeeoea Pengguna ............................................................ 116
4.3.24 Antarmuka Form Pengguna ..................................................................... 117
4.3.25 Antarmuka Mengeeoea Group .................................................................. 117
4.3.26 Antarmuka Form Group .......................................................................... 118
4.3.27 Antarmuka Mengeeoea Anggota Group ................................................... 119
4.3.28 Antarmuka Mengubah Profie ................................................................... 119
4.3.29 Antarmuka Pengaturan Notifikasi ........................................................... 121
4.3.30 Antarmuka Pengaturan Emaie.................................................................. 122
BAB V TESTING DAN PENGUJIAN SISTEM ................................................. 123
5.1 Beackbox Testing ............................................................................................ 123
5.1.1 Pengujian Haeaman Login ....................................................................... 123
5.1.2 Pengujian Fitur Berita.............................................................................. 123
5.1.3 Pengujian Fitur Event .............................................................................. 124
5.1.4 Pengujian Fitur Memo ............................................................................. 125
5.1.5 Pengujian Fitur Workfeow ....................................................................... 125
5.1.6 Pengujian Fitur Rapat .............................................................................. 126
5.1.7 Pengujian Fitur Pengguna........................................................................ 127
5.1.8 Pengujian Fitur Group ............................................................................. 127
5.1.9 Pengujian Haeaman Mengubah Profie...................................................... 127
5.1.10 Pengujian Fitur Sinkronisasi dengan Googee Caeendar ........................... 128
5.2 Kuesioner ........................................................................................................ 129
xi
BAB VI KESIMPULAN DAN SARAN................................................................ 131
6.1. Kesimpuean ..................................................................................................... 131
6.2. Saran ............................................................................................................... 131
DAFTAR PUSTAKA .............................................................................................. 132
xii
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1.
Gambar 2.2.
Gambar 2.3.
Gambar 2.4.
Gambar 2.5.
Gambar 2.6.
Gambar 2.7.
Gambar 2.8.
Gambar 2.9.
Gambar 3.1.
Gambar 3.2.
Gambar 3.3.
Gambar 3.4.
Gambar 3.5.
Gambar 3.6.
Gambar 3.7.
Gambar 3.8.
Gambar 3.9.
Gambar 3.10.
Gambar 3.11.
Gambar 3.12.
Gambar 3.13.
Gambar 3.14.
Gambar 3.15.
Gambar 3.16.
Gambar 3.17.
Gambar 3.18.
Gambar 3.19.
Gambar 3.20.
Gambar 3.21.
Gambar 3.22.
Gambar 3.23.
Gambar 3.24.
Gambar 3.25.
Gambar 3.26.
Gambar 3.27.
Gambar 3.28.
Gambar 3.29.
Gambar 3.30.
Gambar 3.31.
Gambar 3.32.
Gambar 3.33.
Gambar 3.34.
Gambar 3.35.
Document Library Standard View........................................................ 8
Discussion Board Threaded View ........................................................ 9
Month View Caeendar .......................................................................... 9
Workfeow Lifecycee............................................................................ 10
Browse Documents ............................................................................. 11
Basic Workfeow Detaies ..................................................................... 11
Haeaman muka PLO Universitas Gadjah Mada seteeah eogin ............ 13
Fitur Update Status Facebook ............................................................ 15
Fitur Tweet Twitter............................................................................. 16
Struktur Organisasi Fakuetas Teknoeogi Informasi ............................ 20
Proses Rapat ....................................................................................... 22
Proses Mengirimkan Emaie ................................................................ 23
Use Case Diagram Sistem .................................................................. 26
Use Case Diagaram Subsistem Berita ................................................ 27
Use Case Diagram Subsistem Rapat .................................................. 28
Use Case Diagram Subsistem Workfeow ........................................... 29
Use Case Diagram Subsistem Event .................................................. 30
Use Case Diagram Subsistem Pengguna ............................................ 31
Use Case Diagram Subsistem Group ................................................. 32
Activity Diagram Mengeeoea Memo .................................................. 35
Activity Diagram Mengeeoea Berita ................................................... 36
Activity Diagram Mengeeoea Rapat.................................................... 37
Activity Diagram Meeihat Rapat ........................................................ 38
Activity Diagram Mengatur Peserta ................................................... 39
Activity Diagram Mengeeoea Event.................................................... 40
Activity Diagram Mengeeoea Kategori Event..................................... 40
Activity Diagram Sinkronisasi Event dengan Googee Caeendar ........ 41
Activity Diagram Pemeriksaan Event pada Database ........................ 42
Activity Diagram Pemeriksaan Event pada Googee Caeendar ........... 43
Activity Diagram Mengeeoea Workfeow ............................................ 44
Activity Diagram Meeihat Workfeow ................................................. 45
Activity Diagram Mengeeoea Pengguna ............................................. 46
Activity Diagram Mengeeoea Group ................................................... 47
Activity Diagram Mengubah Profie .................................................... 48
Activity Diagram Notifikasi ............................................................... 49
Ceass Diagram .................................................................................... 50
Ceass Service ...................................................................................... 51
Entity Reeationship Diagram .............................................................. 52
Rancangan Antarmuka Login ............................................................. 53
Rancangan Antarmuka Mengeeoea Berita .......................................... 53
Rancangan Antarmuka Lihat Berita ................................................... 54
Rancangan Antarmuka Form Berita ................................................... 54
Rancangan Antarmuka Kaeender ........................................................ 55
Rancangan Antarmuka Mengeeoea Event ........................................... 55
xiii
Gambar 3.36.
Gambar 3.37.
Gambar 3.38.
Gambar 3.39.
Gambar 3.40.
Gambar 3.41.
Gambar 3.42.
Gambar 3.43.
Gambar 3.44.
Gambar 3.45.
Gambar 3.46.
Gambar 3.47.
Gambar 3.48.
Gambar 3.49.
Gambar 3.50.
Gambar 3.51.
Gambar 3.52.
Gambar 3.53.
Gambar 3.54.
Gambar 3.55.
Gambar 3.56.
Gambar 3.57.
Gambar 3.58.
Gambar 4.1.
Gambar 4.2.
Gambar 4.3.
Gambar 4.4.
Gambar 4.5.
Gambar 4.6.
Gambar 4.7.
Gambar 4.8.
Gambar 4.9.
Gambar 4.10.
Gambar 4.11.
Gambar 4.12.
Gambar 4.13.
Gambar 4.14.
Gambar 4.15.
Gambar 4.16.
Gambar 4.17.
Gambar 4.18.
Gambar 4.19.
Gambar 4.20.
Gambar 4.21.
Gambar 4.22.
Gambar 4.23.
Gambar 4.24.
Rancangan Antarmuka Form Event ................................................... 56
Rancangan Antarmuka Mengeeoea Kategori ...................................... 56
Rancangan Antarmuka Form Kategori ............................................... 57
Rancangan Antarmuka Mengeeoea Memo .......................................... 57
Rancangan Antarmuka Lihat Memo .................................................. 58
Rancangan Antarmuka Form Memo .................................................. 58
Rancangan Antarmuka Mengeeoea Workfeow .................................... 59
Rancangan Antarmuka Form Workfeow ............................................ 60
Rancangan Antarmuka Workfeow Detaie ........................................... 60
Rancangan Antarmuka Workfeow Proses .......................................... 61
Rancangan Antarmuka Mengeeoea Rapat ........................................... 61
Rancangan Antarmuka Form Rapat ................................................... 62
Rancangan Antarmuka Lihat Rapat.................................................... 62
Rancangan Antarmuka Mengeeoea Peserta Rapat .............................. 63
Rancangan Antarmuka Notueen Rapat ............................................... 64
Rancangan Antarmuka Mengeeoea Pengguna .................................... 64
Rancangan Antarmuka Form Pengguna ............................................. 65
Rancangan Antarmuka Mengeeoea Group .......................................... 65
Rancangan Antarmuka Form Group .................................................. 66
Rancangan Antarmuka Mengeeoea Anggota Group ........................... 66
Rancangan Antarmuka Mengubah Data Pribadi ................................ 67
Rancangan Antarmuka Mengubah Foto ............................................. 67
Rancangan Antarmuka Mengubah Password ..................................... 68
Antarmuka Login................................................................................ 83
Antarmuka Mengeeoea Berita ............................................................. 84
Antarmuka Lihat Berita ...................................................................... 84
Antarmuka Form Berita ...................................................................... 85
Antarmuka Kaeender .......................................................................... 86
Antarmuka Lihat Event ...................................................................... 86
Antarmuka Mengeeoea Event .............................................................. 87
Antarmuka Form Event ...................................................................... 87
Antarmuka Form Event untuk Admin ................................................ 88
Antarmuka Sinkronisasi Event dengan Googee Caeendar .................. 89
Antarmuka Login Googee Account .................................................... 89
Antarmuka Request Permission Googee Caeendar ............................. 90
Antarmuka Sinkronisasi Event Database dengan Googee Caeendar... 90
Antarmuka Mengeeoea Kategori ....................................................... 104
Antarmuka Form Kategori ............................................................... 105
Antarmuka Mengeeoea Memo........................................................... 105
Antarmuka Lihat Memo ................................................................... 106
Antarmuka Form Memo ................................................................... 107
Antarmuka Mengeeoea Workfeow..................................................... 107
Antarmuka Form Workfeow ............................................................. 108
Antarmuka Workfeow Detaie ............................................................ 108
Antarmuka Workfeow Detaie dan Proses .......................................... 109
Antarmuka Workfeow Proses ........................................................... 109
Antarmuka Proses dengan Persetujuan ............................................ 110
xiv
Gambar 4.25.
Gambar 4.26.
Gambar 4.27.
Gambar 4.28.
Gambar 4.29.
Gambar 4.30.
Gambar 4.31.
Gambar 4.32.
Gambar 4.33.
Gambar 4.34.
Gambar 4.35.
Gambar 4.36.
Gambar 4.37.
Gambar 4.38.
Gambar 4.39.
Gambar 4.40.
Gambar 4.41.
Gambar 4.42.
Gambar 4.43.
Gambar 4.44.
Gambar 4.45.
Gambar 4.46.
Antarmuka Form Penoeakan Proses ................................................. 110
Antarmuka Workfeow Seeesai .......................................................... 111
Antarmuka Mengeeoea Rapat ............................................................ 111
Antarmuka Form Rapat .................................................................... 112
Antarmuka Lihat Rapat .................................................................... 113
Antarmuka Mengeeoea Peserta Rapat ............................................... 114
Antarmuka Notueen Rapat Beeum Disahkan .................................... 114
Antarmuka Notueen Rapat Sudah Disahkan ..................................... 115
Antarmuka Laporan Rapat Haeaman Kehadiran .............................. 115
Antarmuka Laporan Rapat Haeaman Notueen .................................. 116
Antarmuka Mengeeoea Pengguna ..................................................... 116
Antarmuka Form Pengguna .............................................................. 117
Antarmuka Mengeeoea Group ........................................................... 117
Antarmuka Form Tambah Group ..................................................... 118
Antarmuka Form Ubah Group.......................................................... 118
Antarmuka Mengeeoea Anggota Group ............................................ 119
Antarmuka Mengubah Data Pribadi ................................................. 120
Antarmuka Mengubah Foto.............................................................. 120
Antarmuka Mengubah Password ...................................................... 121
Antarmuka Pengaturan Notifikasi .................................................... 121
Antarmuka Notifikasi ke Emaie Pengguna ....................................... 122
Antarmuka Pengaturan Emaie........................................................... 122
xv
DAFTAR TABEL
Tabee 3.1.
Tabee 3.2.
Tabee 3.3.
Tabee 3.4.
Tabee 3.5.
Tabee 3.6.
Tabee 3.7.
Tabee 3.8.
Tabee 4.1.
Tabee 4.2.
Tabee 4.3.
Tabee 4.4.
Tabee 4.5.
Tabee 4.6.
Tabee 4.7.
Tabee 4.8.
Tabee 4.9.
Tabee 4.10.
Tabee 4.11.
Tabee 4.12.
Tabee 4.13.
Tabee 4.14.
Tabee 4.15.
Tabee 4.16.
Tabee 4.17.
Tabee 4.18.
Tabee 4.19.
Tabee 4.20.
Tabee 4.21.
Tabee 4.22.
Tabee 4.23.
Tabee 4.24.
Tabee 4.25.
Tabee 4.26.
Tabee 4.27.
Tabee 4.28.
Tabee 4.29.
Tabee 5.1.
Tabee 5.2.
Tabee 5.3.
Tabee 5.4.
Tabee 5.5.
Tabee 5.6.
Tabee 5.7.
Scenario Mengeeuarkan Memo........................................................... 32
Scenario Menyampaikan Berita ......................................................... 33
Scenario Mengadakan Rapat .............................................................. 33
Scenario Cari Event ............................................................................ 33
Scenario Mengatur Workfeow ............................................................ 33
Scenario Mengatur Pengguna ............................................................. 34
Scenario Mengatur Group .................................................................. 34
Scenario Mengubah Profie .................................................................. 34
Tabee Berita ........................................................................................ 72
Tabee Berita Attachment..................................................................... 72
Tabee Berita Group ............................................................................. 73
Tabee Berita Pengguna ....................................................................... 73
Tabee Komentar .................................................................................. 73
Tabee Dokumen .................................................................................. 73
Tabee Event ......................................................................................... 74
Tabee Event Rapat .............................................................................. 74
Tabee Event Pubeic Googee Caeendar ................................................. 75
Tabee Kategori Event .......................................................................... 75
Tabee Group ........................................................................................ 75
Tabee Group Member ......................................................................... 76
Tabee Memo........................................................................................ 76
Tabee Memo Attachment .................................................................... 76
Tabee Notifikasi .................................................................................. 77
Tabee Pengguna .................................................................................. 77
Tabee Kemampuan Pengguna ............................................................. 78
Tabee Rapat ......................................................................................... 78
Tabee Peserta Rapat ............................................................................ 79
Tabee Partisipasi ................................................................................. 79
Tabee Partisipasi Attachment.............................................................. 79
Tabee Notueen ..................................................................................... 80
Tabee Workfeow.................................................................................. 80
Tabee Step Workfeow ......................................................................... 80
Tabee Proses Workfeow ...................................................................... 81
Tabee Proses Attachment .................................................................... 81
Tabee Notifikasi .................................................................................. 82
Tabee Notifikasi Setting...................................................................... 82
Tabee Setting....................................................................................... 83
Tabee Pengujian Haeaman Login ...................................................... 123
Tabee Pengujian Fitur Berita ............................................................ 123
Tabee Pengujian Fitur Event ............................................................. 124
Tabee Pengujian Fitur Memo ............................................................ 125
Tabee Pengujian Fitur Workfeow ...................................................... 125
Tabee Pengujian Tabee Fitur Rapat ................................................... 126
Tabee Pengujian Fitur Pengguna ...................................................... 127
xvi
Tabee 5.8.
Tabee 5.9.
Tabee 5.10.
Tabee Pengujian Fitur Group ............................................................ 127
Tabee Pengujian Haeaman Mengubah Profie .................................... 128
Tabee Pengujian Fitur Sinkronisasi dengan Googee Caeendar .......... 128
xvii
DAFTAR SIMBOL
Berikut daftar simboe yang digunakan daeam membuat flowchart.
Nama
Gambar
Penjelasan
Menunjukkan dokumen input dan output baik untuk
proses manuae, mekanik, atau komputer
Dokumen
Manuae
Menunjukkan pekerjaan manuae
Simpanan Offline
Fiee non-komputer yang diarsipkan
Proses
Menunjukkan kegiatan proses dari operasi program
komputer
Harddisk
Menunjukkan input/output menggunakan harddisk
Keyboard
Menunjukkan input menggunakan online keyboard
Display
Menunjukkan output yang ditampiekan di monitor
Garis Aeir
Menunjukkan arus dari proses
Penjeeasan
Menunjukkan Penjeeasan dari suatu proses
Menunjukkan penghubung ke haeaman yang masih sama
atau ke haeaman eain
Penghubung
Berikut daftar simboe yang digunakan daeam membuat entity relationship diagram.
Nama
Gambar
Penjelasan
Entitas
Entitas merupakan sesuatu yang ada secara fisik
maupun yang ada secara konseptuae
Atribut Kunci
Atribut Kunci merupakan Atribut yang digunakan
untuk mengidentifikasi suatu entitas
xviii
Nama
Gambar
Penjelasan
Atribut
merupakan
ciri
menggambarkan suatu entitas
Atribut
tertentu
yang
Atribut bernieai banyak
Atribut bernieai banyak adaeah Atribut yang dapat
dipecah eagi menjadi atribut dasar
Reeasi
Reeasi menghubungkan suatu entitas dengan entitas
eainnya
Berikut daftar simboe yang digunakan daeam membuat use case diagram.
Nama
Gambar
Penjelasan
Actor
Actor menunjukkan actor yang berpesan daeam
suatu sistem.
Use Case
Use case menunjukkan fungsionaeitas pengguna
terhadap sistem.
Communicate
association
Communicate association menunjukkan actor
berkomunikasi
dengan
sistem
dan
berpartisipasi daeam use case.
Extend
Extend menunjukkan situasi dimana suatu use
case ditambahkan ke use case yang ditunjuk
Include
Include menunjukkan situasi dimana suatu use
case memanggie use case yang ditunjuk
Berikut daftar simboe yang digunakan daeam membuat activity diagram.
Nama
Gambar
Penjelasan
Initiae Node
Initial node menunjukkan titik awae dari aktivitas.
Finae Node
final node menunjukkan titik akhir dari aktivitas.
Activity
terjadi.
Activity
Flow/edge
diagram.
Flow/edge
Decision
menunjukkan
aktivitas-aktivitas
yang
menunjukkan aeur aktivitas daeam
Decision menunjukkan pieihan yang dapat dipieih
xix
DAFTAR KODE PROGRAM
Kode Program 4.1.
Kode Program 4.2.
Kode Program 4.3.
Kode Program 4.4.
Potongan Kode untuk SignIn Googee Account ......................... 91
Potongan Kode untuk Mendapatkan Return Code .................... 91
Potongan Kode untuk Mendapatkan Token .............................. 92
Potongan Kode untuk Mendapatkan Caeendar
PapereessOfficeFIT ................................................................... 93
Kode Program 4.5. Potongan Kode untuk Membuat Caeendar PapereessOfficeFIT 94
Kode Program 4.6. Potongan Kode untuk Membuat Event ..................................... 95
Kode Program 4.7. Potongan Kode untuk Mendapatkan Semua Event ................... 96
Kode Program 4.8. Potongan Kode untuk Mendapatkan Event ............................... 97
Kode Program 4.9. Potongan Kode untuk Mengubah Event ................................... 98
Kode Program 4.10. Potongan Kode untuk Menghapus Event .................................. 99
Kode Program 4.11. Potongan Kode Program Sinkronisasi Googee Caeendar ........ 104
xx
BABBIBB
PENDAHULUANB
Bab ini digunakan untuk mengemukakan latar belakang, rumusan masalah,
tujuan, batasan masalah, dan sistematika pembahasan dalam melakukan penelitian
terhadap pengembangan aplikasi Paperless Office System.
1.1
LatarBBelakangB
Kantor merupakan tempat bekerja. Aktivitas di kantor mengharuskan
seorang karyawan untuk berkomunikasi dengan karyawan lainnya, baik dengan
tatap muka, melalui telepon, atau menggunakan pesan tertulis. Kesibukan dalam
pekerjaan akan mempersulit komunikasi dalam bertatap muka dan melalui
telepon. Seorang karyawan dapat menitipkan memo atau kertas yang bertuliskan
pesan untuk dibaca oleh karyawan lainnya. Pesan tersebut belum tentu langsung
ditindaklanjuti bahkan dibaca oleh penerima pesan.
Dalam aktivitas sehari-hari, karyawan dapat menyebarkan berita atau
pengumuman. Penyebaran pengumuman dapat melalui papan pengumuman,
membagikan berita tertulis kepada karyawan, maupun dengan mengumpulkan
karyawan lainnya. Berita melalui papan pengumuman memiliki kekurangan antara
lain tidak tepat sasaran dan karyawan mengalami kesulitan dalam melihat berita
terbaru. Membagikan berita kepada karyawan akan membuang banyak kertas.
Setelah berita tersebut dibaca, maka kertas berisi berita tersebut akan dibuang.
Penyebaran berita dengan mengumpulkan karyawan pun tidak efektif. Kesibukan
karyawan akan membuat karyawan untuk tidak datang saat berita tersebut tidak
sangat penting atau sangat mendesak. Rapat mingguan yang diadakan dalam
perkantoran pun dapat dijadikan sarana dalam menyampaikan berita, namun hal
ini akan mengganggu waktu rapat dan dapat mengakibatkan fokus rapat
terganggu.
Di kantor karyawan seringkali mengadakan pertemuan atau rapat untuk
membicarakan dan membahas suatu hal. Pertemuan ini dapat diadakan dalam
lingkup divisi, departemen, hingga perusahaan. Rapat akan diadakan setiap bulan
1
2
untuk
melakukan kordinasi dalam divisi, departemen, ataupun lingkup
perusahaan. Berdasarkan survey pada 903 rapat yang telah dilakukan di Amerika,
rapat umumnya berakhir dalam 1 jam hingga 1,5 jam (Romano & Nunamaker,
2001). Dalam setiap rapat yang diadakan peserta rapat dibagikan dokumen yang
berisikan bahan untuk rapat. Proses menggandakan dokumen rapat tersebut akan
menyita waktu yang lama disesuaikan dengan ketebalan dokumen dan jumlah
peserta. Rapat dapat diadakan secara mendadak. Rapat mendadak ini akan
menyulitkan dalam menetapkan ruangan dan waktu untuk mengadakan rapat serta
dalam menggandakan dokumen untuk rapat.
Kesibukan kerja yang diperoleh setiap karyawan dapat mengganggu
ingatan karyawan dalam mengingat kegiatan-kegiatan yang sudah direncanakan.
Kegiatan itu dapat berupa jadwal rapat maupun jadwal pribadi. Untuk menangani
hal itu, karyawan dapat mencatatkan jadwal-jadwalnya pada kertas. Namun,
semakin banyaknya jadwal kegiatan setiap karyawan akan meningkatkan
tumpukan jadwal yang akan membingungkan karyawan itu sendiri.
Aktivitas di kantor terkadang tidak dapat diselesaikan sendiri. Seorang
karyawan memberikan dokumen hasil pekerjaannya kepada atasannya untuk
dilihat dan disetujui. Jika dokumen tersebut belum memenuhi kriteria, maka
dokumen tersebut akan dikembalikan dan diberikan catatan untuk diperbaiki. Hal
ini akan berulang sampai dokumen tersebut sesuai dengan kriteria dan akan
menyita waktu dalam hal menyerahkan dokumen. Jika dokumen tersebut sesuai
dengan hasil yang diinginkan oleh atasannya, maka dokumen tersebut
akan
dilanjutkan ke tahapan berikutnya. Jika tahapan berikutnya berlangsung panjang,
maka setiap karyawan yang terlibat dalam proses tersebut sulit untuk mengetahui
sejauh mana proses itu telah berlangsung.
Berdasarkan penelitian yang dilakukan oleh Spire Research pada
penggunaan kertas untuk kebutuhan kantor di Indonesia, rata-rata karyawan
menggunakan tiga ratus lembar kertas per bulan (Spire Research, 2008). Hal ini
berarti perusahaan dengan seratus orang karyawan di Indonesia akan
menghabiskan 360.000 lembar kertas atau 720 rim per tahun. Setiap tahun ratarata karyawan kantor di Amerika menghabiskan 10.000 lembar kertas (Resource
Conservation Alliance).
3
Berdasarkan permasalahan-permasalahan yang ada tersebut, penelitian ini
ditujukan untuk membuat paperless office system yang dapat memecahkan
masalah yang ada. Paperless office system bukanlah hal yang baru. Paperless
office system sudah digunakan oleh berbagai instansi seperti Universitas Gadjah
Mada. Software komersial yang berkaitan dengan penerapan paperless office pun
sudah ada antara lain, SharePoint dan KnowledgeTree.
1.2
RumusanBMasalahB
Berdasarkan latar belakang masalah yang telah diuraikan diatas, berikut ini
akan dirumuskan pokok-pokok persoalan yang akan dipecahkan dan dijawab,
yaitu sebagai berikut.
1. Bagaimana cara mengurangi penggunaan kertas dalam menyampaikan pesan
dan membagikan dokumen rapat?
2. Bagaimana karyawan dapat mengatur penyebaran berita sehingga berita
tersebut tepat sasaran?
3. Bagaimana mengingatkan karyawan terhadap jadwal-jadwal kegiatan yang
akan datang?
4. Bagaimana mengatur aliran dokumen dan memberikan notifikasi atas aliran
dokumen?
1.3
TujuanB
Berdasarkan pokok-pokok masalah yang akan dijawab dan dipecahkan,
berikut ini akan dikemukakan garis besar solusi yang ingin dicapai setelah
masalah dijawab, yaitu sebagai berikut.
1. Menciptakan sistem yang dapat mengurangi penggunaan kertas dalam
menyampaikan pesan dan membagikan dokumen rapat.
2. Menciptakan sistem yang dapat membantu karyawan dalam menyebarkan
berita kepada pribadi dan group sehingga berita tersebut tepat sasaran.
3. Menciptakan sistem yang dapat mengingatkan karyawan terhadap jadwaljadwal kegiatan yang akan datang.
4
4. Menciptakan sistem yang dapat membantu karyawan mengatur aliran
dokumen dan memberikan notifikasi atas aliran dokumen.
1.4
BatasanBMasalahB
Dalam menjawab dan menyelesaikan permasalahan dalam rumusan
masalah, terdapat batasan-batasan dalam pengembangan aplikasi, yaitu sebagai
berikut.
1. Studi kasus dilakukan di Fakultas Teknologi Informasi Universitas Kristen
Maranatha.
2. Aplikasi yang dibuat berbasis web.
3. Fitur aliran dokumen (workflow) yang dibuat hanya dapat menangani proses
aliran dokumen yang tidak bercabang atau bersifat tunggal.
1.5
SistematikaBPembahasanB
Dalam proses penyusunan laporan, sistematika penulisan yang akan
digunakan adalah sebagai berikut:
1. BAB I PENDAHULUAN
Bab ini digunakan untuk mengemukakan latar belakang, rumusan masalah,
tujuan, batasan masalah, dan sistematika pembahasan dalam melakukan penelitian
terhadap pengembangan aplikasi Paperless Office System.
2. BAB II LANDASAN TEORI
Bab ini digunakan untuk menjelaskan teori-teori yang menunjang dalam
pengembangan aplikasi yaitu paperless office, social media, social networking,
google calendar, dan google calendar API.
3. BAB III ANALISIS DAN DESAIN
Bab ini digunakan untuk menjelaskan proses bisnis pada sistem manual,
struktur organisasi Fakultas Teknologi Informasi Universitas Kristen Maranatha,
perancangan dengan menggunakan Unified Modeling Language (UML) dan
Entity Relationship Diagram (ERD), dan perancangan tampilan beserta
penjelasannya.
5
4. BAB IP PENGEMBANGAN PERANGKAT LUNAK
Bab ini digunakan untuk menjelaskan implementasi class, implementasi
penyimpanan data ke basis data dan tampilan yang dibuat beserta penjelasannya.
5. BAB P TESTING DAN EPALUASI SISTEM
Bab ini berisikan test case dan hasil pengujian yang dilakukan terhadap
fungsional setiap fitur yang dibuat dalam Blackbox Testing serta hasil kuesioner.
6. BAB PI KESIMPULAN DAN SARAN
Dalam bab ini, dikemukakan pengetahuan yang didapat setelah
mengerjakan penelitian pengembangan paperless office system dan saran berupa
hal-hal baru yang dapat dilakukan untuk pengembangan lebih lanjut.
BABBVIB
BKESIMPULANBDANBSAEANB
Dalam bab ini, dikemukakan pengetahuan yang didapat setelah
mengerjakan penelitian pengembangan paperless office system dan saran berupa
hal-hal baru yang dapat dilakukan untuk pengembangan le