Analisis dan Usulan Sistem Pemeliharaan Gedung Serta Fasilitasnya, Prosedur dan Formulir Di Universitas Kristen Maranatha.
ANALISIS DAN USULAN SISTEM
PEMELIHARAAN GEDUNG SERTA
FASILITASNYA, PROSEDUR DAN FORMULIR
DI UNIVERSITAS KRISTEN MARANATHA
LAPORAN TUGAS AKHIR
Diajukan Untuk Memenuhi Persyaratan Akademik
Mencapai Gelar Sarjana Strata Satu
Pada Jurusan Teknik Industri Fakultas Teknik
Universitas Kristen Maranatha
Disusun Oleh :
Nama
: Otman Awih
NRP
: 0023196
JURUSAN TEKNIK INDUSTRI FAKULTAS TEKNIK
UNIVERSITAS KRISTEN MARANATHA
2005
LEMBAR PENGESAHAN
ANALISIS DAN USULAN SISTEM
PEMELIHARAAN GEDUNG SERTA
FASILITASNYA, PROSEDUR DAN FORMULIR
DI UNIVERSITAS KRISTEN MARANATHA
Disusun oleh :
Nama : Otman Awih
NRP : 0023196
Telah Diperiksa dan Disetujui
Sebagai Tugas Akhir Pada Jurusan Teknik Industri
Universitas Kristen Maranatha
Bandung, Maret 2005
Diketahui
Disetujui,
Ir. Christina Wirawan, MT
Ibu Christina ST, MT.
Ibu Yenni M.D, SE. MBA
Ketua Jurusan Teknik Industri
Dosen Pembimbing I
Dosen Pembimbing II
JURUSAN TEKNIK INDUSTRI
FAKULTAS TEKNIK
UNIVERSITAS KRISTEN MARANATHA
PERNYATAAN HASIL KARYA PRIBADI
Saya yang bertanda tangan di bawah ini :
Nama : Otman Awih
NRP : 0023196
Dengan ini menyatakan bahwa Tugas Akhir dengan judul :
“ Analisis dan Usulan Sistem Pemeliharaan Gedung Serta Fasilitasnya, Prosedur
dan Formulir di Universitas Kristen Maranatha ” adalah hasil pekerjaan saya dan
seluruh ide, pendapat atau materi dari sumber lain telah dikutip dengan cara
penulisan referensi yang sesuai.
Pernyataan ini saya buat dengan sebenar-benarnya dan jika pernyataan ini tidak
sesuai dengan kenyataan maka saya bersedia menanggung sanksi yang akan
dikenakan kepada saya
Bandung, Maret 2005
Yang membuat pernyataan,
( Otman Awih )
ABSTRAK
Bangunan atau gedung merupakan salah satu sarana untuk mendukung
tercapainya tujuan dan terlaksananya fungsi-fungsi pokok organisasi pemakai atau
pengguna bangunan secara optimal. Oleh sebab itu untuk mempertahankan
kondisi bangunan tersebut supaya dapat terjaga maka diperlukan suatu kegiatan
pemeliharaan. Dengan bangunan yang apik, terpelihara dan berjalan sesuai
dengan fungsinya maka akan menimbulkan kesan yang baik bagi penggunanya
dan bagi orang yang melihatnya.
Pemeliharaan bangunan itu sendiri secara garis besar dapat didefinisikan
sebagai suatu proses pengelolaan bangunan, fasilitas atau infrastruktur untuk
mempertahankan fungsi bangunan tersebut sesuai dengan rencana, agar usia
rencana bangunan dapat tercapai.
Universitas Kristen Maranatha (UKM) dengan semakin bertambahnya
gedung yang dimiliki menyebabkan ruang lingkup pemeliharaan semakin besar.
Dengan kondisi seperti saat ini, kegiatan pemeliharaan fisik gedung dikerjakan
oleh Unit Pemeliharaan Gedung (UPG) dan kegiatan Mechanical & Electrical
(ME) dikerjakan oleh Unit Kerumahtanggaan 1 dapat mengakibatkan suatu
masalah yaitu keterlambatan dalam penyelesaian pemeliharaan gedung.
Agar sistem pemeliharaan gedung lebih baik lagi dalam menangani
kebutuhan pemeliharaan bangunan secara keseluruhan gedung di UKM termasuk
Gedung GWM, maka dilakukan penelitian mengenai sistem pemeliharaan
bangunan yang saat ini berjalan.
Pengumpulan data dan informasi mengenai sistem, prosedur dan formulir
pemeliharaan gedung di UKM, dilakukan dengan mewawancarai bagian-bagian
yang berhubungan dengan pemeliharaan gedung yaitu UPG, Unit
Kerumahtanggaan 1, Unit Kerumahtanggaan 2 (Kepala Bagian Kebersihan) dan
Pembantu Rektor II (PR II). Data-data yang dikumpulkan adalah struktur
organisasi, deskripsi pekerjaan, prosedur, formulir, dan instruksi kerja.
Dalam penelitian ini penulis mengunakan flowchart, bagan alir informasi,
analisis PIECES (Performance, Information, Economy, Control, Efficiency,
Services) dalam menjabarkan keadaan sistem yang ada ditempat Unit
Kerumahtanggaan 1 dan Unit Pemeliharaan Gedung secara khususnya.
Masalah sebenarnya sudah ada dari sejak dulu, tapi dengan bertambahnya
pekerjaan yang harus ditanggani maka masalah tersebut makin lama makin
mengganggu dalam pemeliharaan gedung itu sendiri.
Dari hasil analisis menunjukkan semakin banyaknya pertambahan gedung
mengakibatkan semakin bertambahnya tugas pemeliharaan gedung, dan semakin
banyak masalah yang ada.
Untuk kondisi mendatang UPG ditarik menjadi Biro Pemeliharaan Gedung
(BPG) sehingga dapat meningkatkan kinerja penyelesaian masalah yang semakin
banyak. Bagian lain seperti ME dan koster juga perlu disertakan dalam biro
tersebut untuk menunjang kerja BPG dalam bertindak dilapangan. Selain itu juga
terdapat beberapa prosedur yang diperbaiki dan beberapa formulir yang diusulkan
untuk menunjang kinerja dari BPG itu sendiri.
KATA PENGANTAR DAN UCAPAN TERIMA KASIH
Tugas Akhir ini merupakan tugas yang harus diselesaikan dalam rangka
untuk memenuhi persyaratan akademik untuk mencapai gelar Sarjana Strata Satu
pada Jurusan Teknik Industri Fakultas Teknik Universitas Kristen Maranatha
Bandung.
Pelaksanaan penelitian Tugas Akhir yang berjudul “ Analisis dan Usulan
Sistem Pemeliharaan Gedung, Prosedur, Dan Formulir Untuk Keseluruahan
Gedung Universitas Kristen Maranatha ” ini terdiri dari enam bab, yaitu :
Bab 1 Pendahuluan
Bab 2 Tinjauan Pustaka
Bab 3 Metodologi Penelitian
Bab 4 Pengumpulan Data
Bab 5 Analisis dan Perancangan Sistem
Bab 6 Kesimpulan dan Saran
Penulis memanjatkan puji dan syukur sebesar-besarnya ke hadirat Tuhan
Yang Maha Esa karena berkat Rahmat-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan
Laporan Tugas Akhir ini.
Penulis juga mengucapkan terima kasih sebesar-besarnya kepada:
1. Ibu Christina ST, MT, selaku Dosen Pembimbing I yang telah
membimbing, mengarahkan dan memberi masukan mengenai konsepkonsep kepada penulis dalam menyelesaikan Laporan Tugas Akhir ini.
2. Ibu Yenni M.D, SE. MBA, selaku Dosen Pembimbing II yang telah
membimbing, mengkoreksi dan memberi masukan berarti kepada penulis
dalam menyelesaikan Laporan Tugas Akhir ini, serta telah memberi topik
TA ini untuk dikerjakan.
3. Ibu Ir. Christina Wirawan, MT., selaku ketua Jurusan Teknik Industri
Universitas Kristen Maranatha dan nara sumber yang telah memberi
masukan yang berarti bagi penulis dalam menyelesaikan Tugas Akhir.
4. Ibu Ie Vie Mie, ST., MT., selaku nara sumber yang telah memberi
masukan yang berarti bagi penulis dalam menyelesaikan Tugas Akhir.
5. Bapak Wawan Yudiantyo, ST., MT., selaku nara sumber yang telah
memberi masukan yang berarti bagi penulis dalam menyelesaikan Tugas
Akhir.
6. Dosen-dosen Jurusan Teknik Industri yang telah turut menyumbangkan
pengetahuan dan pemikirannya, dan Ibu Citra yang telah berpartisipasi
dalam wawancara dalam upaya pengumpulan data.
7. Kepala TU jurusan-jurusan yang ada di UKM yang tidak bisa penulis
sebutkan satu-persatu, terima kasih atas kerja samanya dalam wawancara
yang telah dilakukan.
8. Mama dan Papaku tercinta yang selalu memberi dan mengharapkan yang
terbaik untuk penulis. Keluargaku yang tersayang, Sumarja, Suwardi yang
selalu memberi semangat dan kasih sayang pada penulis.
9. Jeffri yang telah berjuang bersama dalam menyelesaikan TA ini, thanks
banget buat supportnya.
10. Teman Kelompok Kecil: Henry, Lina, Wiyong, Sesi, Erni yang telah
membantu penulis dalam pengambilan data, memberi semangat dan
masukkan kepada penulis dalam penyelesaian Tugas Akhir ini.
11. Teman-teman di PMK : Litha, Joy, Farlina, Johan, Pery, Anton, dll.
Thanks ya buat support kalian... sori kagak bisa sebutkan satu persatu ^_^
12. Rizal anak Kelompok Kecil penulis yang telah memberi dukungan support
kepada penulis.
13. Devid yang telah membantu penulis dalam kesusahan dan dalam
supportnya. Thanks banget ya... tanpa supportnya mungkin penulis masih
malas dalam mengerjakan TA.
14. Teman-teman asisten Statistik & Rekua, dan seluruh teman-teman kelas B
angkatan 2000 yang telah memberi semangat untuk penyelesaian Tugas
Akhir ini.
15. Buat teman-teman gereja juga: Ko Khui Fa, Alice, Dicky, Budhi, dll.
thanks ya buat doa kalian. Upah kalian besar di surga.
16. Special thanks for Symphoni, makasih ya buat doa dan dukungannya.
Bertekulah selalu dalam Tuhan ya Sym... GBU.
Penulis mengharapkan agar Laporan Tugas Akhir ini dapat berguna.
Selama pengerjaan penulis menyadari bahwa masih banyak terdapat kekurangankekurangan dalam penulisan Laporan Tugas Akhir ini. Oleh karena itu, penulis
dengan senang hati menerima kritik dan saran yang diberikan.
Bandung, Maret 2005
Penulis
DAFTAR ISI
ABSTRAK ..................................................................................................
iv
KATA PENGANTAR ................................................................................
v
DAFTAR ISI ...............................................................................................
viii
DAFTAR TABEL .......................................................................................
xiii
DAFTAR GAMBAR ..................................................................................
xiv
DAFTAR LAMPIRAN ...............................................................................
xv
DAFTAR SINGKATAN.............................................................................
xvi
DAFTAR FLOWCHART PROSEDUR......................................................
xvii
DAFTAR BAGAN ALIR INFORMASI PROSEDUR...............................
xviii
DAFTAR USULAN PROSEDUR...............................................................
xix
DAFTAR USULAN FLOWCHART PROSEDUR.....................................
xx
DAFTAR USULAN BAGAN ALIR INFORMASI PROSEDUR..............
xxi
BAB 1. PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang Masalah .................................................................
1-1
1.2. Identifikasi Masalah .......................................................................
1-2
1.3. Pembatasan Masalah dan Asumsi ..................................................
1-2
1.4. Perumusan Masalah .......................................................................
1-3
1.5. Tujuan Penelitian ...........................................................................
1-4
1.6. Manfaat Penelitian..........................................................................
1-4
1.7. Sistematika Penulisan ....................................................................
1-4
BAB 2. TINJAUAN PUSTAKA
2.1. Konsep Dasar Sistem......................................................................
2-1
2.1.1. Pengertian Sistem............................................ ..................
2-1
2.1.2. Karakteristik Sistem...........................................................
2-2
2.1.3. Klasifikasi Sistem..............................................................
2-2
2.2.Konsep Dasar Informasi...................................................................
2-4
2.2.1 Pengertian Informasi............................................................
2-4
2.2.2 Sumber Informasi.................................................................
2-4
2.2.2. Kualitas Informasi.............................................................
2-5
2.3. Konsep Dasar Sistem Informasi.....................................................
2-6
2.4. Pengembangan Sistem Informasi...................................................
2-6
2.4.1. Perlunya Pengembangan Sistem Informasi.........................
2-6
2.4.2. Siklus Hidup Pengembangan Sistem Informasi..................
2-7
2.4.3. Pendekatan Pengembangan Sistem Informasi....................
2-8
2.4.4. Alat dan Teknik Dalam Pengembangan Sistem Informasi.
2-9
2.4.5. Bagan Alir Dokumen (Document Flowchart)…………….
2-9
2.4.6.Bagan Alir Informasi (Information Flowchart)…………...
2-10
2.5. Analisis Sistem Informasi............................................................
2-10
2.6. Pengendalian Sistem Informasi...................................................
2-10
2.7. Pengendalian Sistem Informasi Secara Umum...........................
2-11
2.8. Impementasi Sistem....................................................................
2-12
2.9. Prosedur
2.9.1 Definisi Prosedur..................................................................
2-12
2.9.2 Fungsi Sistem dan Prosedur.................................................
2-13
2.9.3 Peranan Sistem dan Prosedur dalam Tugas Manajemen......
2-13
2.9.4 Ruang lingkup Aktivitas sistem dan Prosedur.....................
2-14
2.9.5.Prinsip-Prinsip Menegnai Prosedur yang Baik....................
2-14
2.9.6.Formulir Sebagai Alat Kerja dari Prosedur..........................
2-15
2.9.7.Analisis Prosedur.................................................................
2-16
2.9.8.Analisis Formulir.................................................................
2-16
2.9.9.Sifat-Sifat Formulir yang Baik.............................................
2-17
2.9.10. Dokumen Dasar ...............................................................
2-18
2.10. Kegiatan Pemeliharaan Bangunan..............................................
2-21
2.10.1. Definisi Mengenai Pemeliharaan......................................
2-21
2.10.2. Latar Belakang Perlunya Pemeliharaan Bangunan...........
2-22
2.10.3. Tujuan Pemeliharaan.........................................................
2-23
2.10.4. Tipe Pemeliharaan ............................................................
2-24
2.10.5 Pengorganisasian dan Struktur Organisasi.......................
2-25
2.10.5.1
Unsur-Unsur Struktur Organisasi.........................
2-26
2.10.5.2
Faktor-Faktor Penentu Struktur Organisasi..........
2-27
2.10.5.3
Bagan Organisasi..................................................
2-29
2.10.6 Prinsip-Prinsip Organisasi..................................................
2-30
2.10.7 Struktur Organisasi Pemeliharaaa Bangunan.....................
2-31
2.10.8 Bentuk-Bentuk Organisasi Bangunan................................
2-32
2.11. Sistem Manajemen Kualitas ISO 9001:2000...............................
2-33
2.11.1 Pengantar Sistem Manajemen Kualitas ISO 9001:2000....
2-33
2.11.2 Manfaat Penerapan Sistem Manajemen Kualitas ISO
9001:2000..........................................................................
2-33
2.11.3 Prinsip-Prinsip Manajemen Kualitas Berdasarkan ISO
9001:2000..........................................................................
2-34
2.11.4 Dokumentasi Berdasarkan ISO 9001:2000........................
2-35
2.11.5 Prosedur Operasi Standar...................................................
2-36
BAB 3 METODOLOGI PENELITIAN
3.1. Metodologi Penelitian.....................................................................
3-1
3.2. Penelitian Pendahuluan...................................................................
3-2
3.3. Pembatasan Masalah.......................................................................
3-2
3.4. Perumusan Masalah........................................................................
3-2
3.5. Tinjauan Pustaka.............................................................................
3-2
3.6. Pengumpulan Data..........................................................................
3-2
3.7.
Analisis
dan
Usulan
Sistem,
Prosedur,
dan
Formulir
Pemeliharaan Gedung yang Berjalan Saat Ini..................................
3-3
3.8. Kesimpulan dan Saran....................................................................
3-3
BAB 4 PENGUMPULAN DATA
4.1. Data Umum Perusahaan..................................................................
4-1
4.1.1. Sejarah Berdirinya..............................................................
4-1
4.1.2. Jam Kerja............................................................................
4-2
4.1.3. Struktur Organisasi.............................................................
4-3
4.1.3.1. Struktur Organisasi BAU...........................................
4-4
4.1.3.a. Struktur Organisasi Unit Kerumahtanggaan 1...........
4-4
4.1.3.b. Struktur Organisasi Unit Pemeliharaan Gedung........
4-4
4.1.4. Uraian Jabatan....................................................................
4-5
4.1.4.a. Unit Pemeliharaan Gedung........................................
4-5
4.1.4.b. Unit Kerumahtanggaan 1...........................................
4-8
4.2. Prosedur-Prosedur Tugas...............................................................
4-13
4.3. Formulir yang digunakan sekarang ...............................................
4-33
BAB 5 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
5.1. Analisis Sistem Pemeliharaan Gedung...........................................
5-1
5.1.1. Analisis Struktur Organisasi Sekarang.....................................
5-1
5.1.1.1. Analisis Sistem Informasi Pemeliharaan Gedung Yang
Ada Di UKM Sekarang.....................................................
5-2
5.1.1.2. Analisis Prosedur-Prosedur Pemeliharaan Gedung UKM
Yang Ada Saat Ini.............................................................
5.1.2.
Analisis
Formulir-Formulir
Yang
Digunakan
5-4
Dalam
Prosedur-Prosedur Pemeliharaan Gedung
5-25
5.2. Usulan Perancangan........................................................................
5-24
5.2.1. Usulan Perancangan Organisasi................................................
5-24
5.2.2. Usulan Struktur Organisasi.......................................................
5-25
5.2.3. Usulan Deskripsi Tugas Biro Pemeliharaan Gedung................
5-25
5.2.4. Usulan Prosedur-Prosedur........................................................
5-29
5.2.5. Usulan Formulir........................................................................
5-29
5.3. Analisis Usulan...............................................................................
5-29
5.3.1. Analisis Usulan Struktur Organisasi.........................................
5-29
5.3.2. Analisis Sistem Informasi Usulan yang ada di BPG.................
5-30
5.3.3. Analisis Prosedur Usulan..........................................................
5-32
5.3.4.Analisis Perbandingan Sistem Pemeliharaan Gedung lama
dengan Usulan Sistem Pemeliharaan Gedung...........................
5-36
5.3.5. Analisis Formulir Usulan..........................................................
5-37
BAB 6 KESIMPULAN DAN SARAN
6.1. Kesimpulan.....................................................................................
6-1
6.1.1. Sistem, Prosedur dan Formulir yang Berjalan Saat Ini di Unit
Pemeliharaan Gedung................................................................
6-1
6.1.2.Kekurangan Sistem, Prosedur dan Formulir yang Berjalan
Saat Ini di Unit Pemeliharaan Gedung.......................................
6-2
6.1.3.Usulan Pengembangan Sistem, Prosedur dan Formulir untuk
Pemeliharaan Gedung Secara Keseluruhan...............................
6-2
6.1.4.Kelebihan dari Usulan Sistem dan Prosedur Pemeliharaan
Gedung.......................................................................................
6-4
6.2. Saran untuk UKM...........................................................................
6-4
DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN
DAFTAR TABEL
Tabel
Judul
Halaman
4.1.
Daftar Prosedur
4-13
5.1.
Usulan Prosedur ME & Koster
5-35
5.2.
Perbandingan Sistem Pemeliharaan Gedung lama
5-38
dengan Usulan
DAFTAR GAMBAR
Gambar
Judul
Halaman
2.1.
Karakteristik Sistem
2-2
2.2.
Kualitas Informasi
2-5
2.3.
Hubungan antara operasi dan pemeliharaan
2-25
3.1.
Bagan Metodologi Penelitian
3-1
4.1.
Struktur Organisasi Universitas Kristen Maranatha
4-3
4.2.
Struktur Organisasi BAU
4-4
4.3.
Struktur Organisasi Unit Kerumahtanggaan 1
4-4
4.4.
Struktur Organisasi Unit Pemeliharaan Gedung
4-4
5.1.
Usulan Struktur Organisasi UKM
5-27
5.2.
Usulan Struktur BPG
5-28
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran
Judul
Halaman
A
Flowchart Prosedur
A
B
Bagan Alir Informasi
B
C
Prosedur Usulan
C
D
Flowchart Usulan Prosedur
D
E
Bagan Alir Informasi Usulan
E
F
Formulir Usulan
F
G
Bagan Alir
G
H
Wawancara
H
Daftar Singkatan
No.
Singkatan
Keterangan
1.
BAU
Biro Administrasi Umum
2.
BpeB
Bon Permintaan Barang
3.
BPG
Biro Pemeliharaan Gedung
4.
FCBR
Formulir Call Back Report
5.
FIPU
Formulir Izin Pengambilan Uang
6.
FPP
Formulir Permohonan Perbaikan
7.
FPR
Formulir Peminjaman Ruangang
8.
FWOS
Formulir Work Order Services
9.
ME
Mechanical & Electrical
10.
PO
Purchase Order
11.
PPD
Permohonan Penggunaan Dana
12.
PR II
Pembantu Rektor II
13.
UPG
Unit Pemeliharaan Gedung
Daftar Flowchart Prosedur
No.
Nama Prosedur
Halaman
1.
Prosedur Peminjaman Ruangan (Dalam)
A-1
2.
Prosedur Peminjaman Ruangan (Luar)
A-2
3.
Prosedur Pemakaian Ruangan
A-3
4.
Prosedur Penambahan Jaringan Listrik
A-4
5.
Prosedur Perbaikan Gangguan Listrik
A-5
6.
Prosedur Penambahan Titik Lampu
A-6
7.
Prosedur Menghidupkan Genset
A-7
8.
Prosedur Perawatan Genset
A-8
9.
Prosedur Pemeliharaan Lift
A-9
10.
Prosedur Pengecekan Hidran, Springkle, Alarm
A-10
kebakaran
11.
Prosedur Pelatihan Kebakaran
A-11
12.
Prosedur Perawatan APAR
A-12
13.
Prosedur PPD
A-13
14.
Prosedur Peminjaman Kunci
A-14
15.
Prosedur Penerimaan Kunci
A-15
16.
Prosedur Keadaan Darurat
A-16
17.
Prosedur Perbaikan Penangkal Petir & CCTV
A-17
18.
Prosedur Penambahan Extention
A-18
19.
Prosedur Perawatan AC
A-19
Daftar Bagan Alir Informasi Prosedur
No.
Nama Prosedur
Halaman
1.
Prosedur Peminjaman Ruangan (Dalam)
B-1
2.
Prosedur Peminjaman Ruangan (Luar)
B-2
3.
Prosedur Pemakaian Ruangan
B-3
4.
Prosedur Penambahan Jaringan Listrik
B-3
5.
Prosedur Perbaikan Gangguan Listrik
B-4
6.
Prosedur Penambahan Titik Lampu
B-5
7.
Prosedur Perawatan Genset
B-6
8.
Prosedur Pemeliharaan Lift
B-6
9.
Prosedur Pengecekan Hidran, Springkle, Alarm
B-7
kebakaran
10.
Prosedur Pelatihan Kebakaran
B-7
11.
Prosedur PPD
B-8
12.
Prosedur Peminjaman Kunci
B-9
13.
Prosedur Penerimaan Kunci
B-9
14.
Prosedur Keadaan Darurat
B-9
15
Prosedur Perbaikan Penangkal Petir & CCTV
B-10
16.
Prosedur Perawatan AC
B-10
17.
Prosedur Penambahan Extention
B-11
16.
Prosedur Perawatan Genset
B-11
Daftar Usulan Prosedur
No.
Nama Usulan Prosedur
Kode Dokumen
1.
Prosedur Pemakaian Sound System
020 / SOP / BPG / UKM
2.
Prosedur Peminjaman Kunci
021 / SOP / BPG / UKM
3.
Prosedur Penambahan Titik Lampu
022 / SOP / BPG / UKM
4.
Prosedur Gangguan Listrik
023 / SOP / BPG / UKM
5.
Prosedur Perawatan Lift
024 / SOP / BPG / UKM
6.
Prosedur Pengecekan Hidran, Springkle,
025 / SOP / BPG / UKM
Alarm Kebakaran
7.
Prosedur Pelatihan Memadamkan Api
026 / SOP / BPG / UKM
8.
Prosedur Perawatan APAR
027 / SOP / BPG / UKM
9.
Prosedur Perawatan Genset
028 / SOP / BPG / UKM
10.
Prosedur Penghidupan Genset
029 / SOP / BPG / UKM
11.
Prosedur Permohonan Penggunaan Dana
030 / SOP / BPG / UKM
12.
Prosedur Air Mati
031 / SOP / BPG / UKM
13.
Prosedur Perbaikan Kerusakan Sarana
032 / SOP / BPG / UKM
Plumbing
14.
Prosedur Penerimaan FPP
033 / SOP / BPG / UKM
15.
Prosedur Pembuatan Laporan Pendebitan
034 / SOP / BPG / UKM
Air Setiap Bulan
16.
Prosedur Pengontrolan Sarana Air dan
035 / SOP / BPG / UKM
WC
17.
Prosedur Penambahan Jaringan Listrik
036 / SOP / BPG / UKM
18.
Prosedur Peminjaman Ruangan GAP,
037 / SOP / BPG / UKM
GSG, Grha Widya (Pihak Dalam)
19.
Prosedur Peminjaman Ruangan GAP,
038 / SOP / BPG / UKM
GSG, Grha Widya (Pihak Luar)
20.
Prosedur Penerimaan Kunci
039 / SOP / BPG / UKM
Daftar Usulan Prosedur (Lanjutan)
No.
21.
Nama Usulan Prosedur
Prosedur Perawatan Penangkal Petir &
Kode Dokumen
040 / SOP / BPG / UKM
CCTV
22.
Prosedur Perawatan AC
041 / SOP / BPG / UKM
23.
Prosedur Kehilangan Kunci
042 / SOP / BPG / UKM
24.
Prosedur Keadaan Darurat
043 / SOP / BPG / UKM
Daftar Usulan Flowchart Prosedur
No.
Nama Prosedur
Halaman
1.
Prosedur Peminjaman Ruangan (Dalam)
D-1
2.
Prosedur Peminjaman Ruangan (Luar)
D-2
3.
Prosedur Pemakaian Ruangan
D-3
4.
Prosedur Pemakaian Sound System
D-4
5.
Prosedur Penambahan Titik Lampu
D-5
6.
Prosedur Perbaikan Gangguan Listrik
D-6
7.
Prosedur Pemeliharaan Lift
D-7
8.
Prosedur Pengecekan Hidran, Springkle, Alarm
D-8
kebakaran
9.
Prosedur Pelatihan Kebakaran
D-9
10.
Prosedur Perawatan APAR
D-10
11.
Prosedur Perawatan Genset
D-11
12
Prosedur Menghidupkan Genset
D-12
13.
Prosedur PPD
D-13
14.
Prosedur Air Mati
D-14
15.
Prosedur Perbaikan Sarana Plumbing
D-16
16.
Prosedur Penerimaan FPP
D-17
17.
Prosedur Pembuatan Laporan Debit Air
D-18
18.
Prosedur Pekerjaan Pembuatan Partisi
D-19
19.
Prosedur Keadaan Darurat
D-23
20.
Prosedur Peminjaman Kunci (Darurat)
D-24
21.
Prosedur Perawatan AC
D-25
22.
Prosedur Penambahan Extention
D-26
23.
Prosedur Perbaikan Penangkal Petir & CCTV
D-27
24.
Prosedur Kehilangan Kunci
D-28
Daftar Usulan Bagan Alir Informasi Prosedur
No.
Nama Prosedur
Halaman
1.
Prosedur Peminjaman Ruangan (Dalam)
E-1
2.
Prosedur Peminjaman Ruangan (Luar)
E-2
3.
Prosedur Pemakaian Ruangan
E-3
4.
Prosedur Pemakaian Sound System
E-4
5.
Prosedur Penambahan Titik Lampu
E-5
6.
Prosedur Perbaikan Gangguan Listrik
E-4
7.
Prosedur Pemeliharaan Lift
E-5
8.
Prosedur Pengecekan Hidran, Springkle, Alarm
E-6
kebakaran
9.
Prosedur Pelatihan Kebakaran
E-6
10.
Prosedur Perawatan APAR
E-7
11.
Prosedur Perawatan Genset
E-7
12
Prosedur PPD
E-8
13.
Prosedur Air Mati
E-9
14.
Prosedur Perbaikan Sarana Plumbing
E-10
15.
Prosedur Penerimaan FPP
E-10
16.
Prosedur Pembuatan Laporan Debit Air
E-11
17.
Prosedur Pekerjaan Pembuatan Partisi
E-11
18.
Prosedur Keadaan Darurat
E-12
19.
Prosedur Perawatan AC
E-13
20.
Prosedur Penambahan Extention
E-13
21.
Prosedur Perbaikan Penangkal Petir & CCTV
E-14
DATA PENULIS
Nama Lengkap
: Otman Awih
Alamat di Bandung
: Jl. Babakan Sukaresik 1 no 1
Alamat Asal
: Jl. Lingkungan II, RT 54, RW 16, Sukajadi, Talang
Kelapa, Musi Banyu Asin, Sumatera Selatan
No Telp Bandung
:-
No Telp Asal
: (0711) 432259
No Handphone
: 08562136018
Alamat Email
: Otman_Awih’00@Yahoo.com
Pendidikan
: SMU Xaverius 1 Palembang
Jurusan Teknik Industri Universitas Kristen Maranatha
Nilai TA
: 3,6 (A)
Tanggal USTA
: 15 Maret 2005
BAB 4 PENGUMPULAN DATA
A. Prosedur Usulan Peminjaman Ruangan ( Pihak Luar )
3
4
Pem ohon
1, 4
KaBPG
2, 5
6
Kabag.
Kerum ahtanggaan
1
Kabag.
Kerum ahtanggaan
2
7
Teknisi LIstrik
G ambar E-1 Bagan Alir Inform asi Usulan
Prosedur Pem injam an Ruangan ( Pihak Dalam )
Keterangan :
1 : Permintaan FPR
2 : FPR ( 3 rangkap )
3 : Penandatanganan FPR
4 : FPR yang sudah ditandatangani
5 : FPR rangkap ke-1
6 : FPR rangkap ke-3
7 : Jadwal pemakaian ruang
4-1
BAB 4 PENGUMPULAN DATA
4-2
B. Prosedur Usulan Peminjaman Ruangan ( Pihak Luar )
4
Pem ohon
3
Sekretariat
(Bag.Agenda)
3
Rektor
1, 6
2, 7, 9, 10
12
Koster
5
11
Kabag. ME
Kabag.
Kerum ahtanggaan
2
KaBPG
8
Gam bar E-2 Bagan Alir Inform asi Prosedur Pem injam an Ruang
(Pihak Luar)
Keterangan :
1 : Menanyakan ruangan
8 : Meminta tandatangan FPR
2 : Note kondisi ruangan
9 : FPR yang sudah ditandatangan
3 : Proposal & note kondisi ruangan
KaBPG
4 : Surat & lampiran biaya
10: FPR rangkap ke-1
5 : Surat disposisi
11: FPR rangkap ke-3
6 : Meminta FPR
12: Note jadwal pemakaian sound
7 : FPR (3 rangkap)
system
BAB 4 PENGUMPULAN DATA
4-3
C. Prosedur Usulan Pemakaian Sound System
Kabag. ME
1
Teknisi Electrical
G am bar E-3 Bagan Aliran Inform asi
Prosedur Pemakaian Sound System
D. Prosedur Usulan Pemakaian Ruangan
1
Pihak Pem ohon
Koster
1
Gambar E-4 Bagan Alir Informasi Prosedur
Pemakaian Ruangan
Keterangan :
1 : Formulir Peminjaman ruangan
E. Prosedur Usulan Penambahan Titik Lampu
10
9
Pem ohon
1
KaBPG
3
Kabag.
Pem eliharaan Fisik
Gedung
2
5
4
Kabag. ME
7
6
8, 10
10
Kaur Adm inistrasi
10
Kaur Gam bar
Teknisi
Gambar E-5 Bagan Alir Informasi Usulan Prosedur Penambahan
Titik Lampu
BAB 4 PENGUMPULAN DATA
4-4
Keterangan :
1 : Surat permohonan
6 : Kabag. Pemeliharaan
2 : Meminta Kabag. ME
Fisik Gedung mengutus
untuk mengkoordinir
bawahannya
3 : Meminta Kabag.
7 : Mengutus teknisi
Pemeliharaan Fisik
untuk membantu
Gedung untuk membantu
8 : Meminta komponen
4 : meminta tandatangan
9 : Meminta tandatangan
FPP I
FPP II
5 : FPP yang
10: FPP yang
ditandatangani I
ditandatangani ke-2
F. Prosedur Usulan Gangguan Listrik
10
9
Pem ohon
1
KaBPG
3
Kabag.
Pem eliharaan Fisik
Gedung
2
5
4
Kabag. ME
7
6
8, 10
10
Kaur Adm inistrasi
10
Kaur Gam bar
Teknisi
Gambar E-6 Bagan Alir Informasi Usulan Prosedur Penambahan
Titik Lampu
Keterangan :
1 : Surat permohonan
3 : Meminta Kabag.
2 : Meminta Kabag. ME
Pemeliharaan Fisik
untuk mengkoordinir
Gedung untuk membantu
4 : meminta tandatangan
FPP I
BAB 4 PENGUMPULAN DATA
4-5
5 : FPP yang
9 : Meminta tandatangan
ditandatangani I
FPP II
6 : Kabag. Pemeliharaan
10: FPP yang
Fisik Gedung mengutus
ditandatangani ke-2
bawahannya
7 : Mengutus teknisi
untuk membantu
8 : Meminta komponen
G. Usulan Prosedur Pemeliharaan Lift
1
13
Teknisi Subkontraktor
12
7
4, 5
Pihak bagian
Listrik, Genset,
Telepon, dan
Sound System
2, 3
Pihak Satpam
GAP
Pihak Perusahaan
8
KaBAU
6
11
Kaur Adm inistrasi
Kabag.
Kerum ahtanggaan
1
10
8
Gambar E-7 Bagan Alir Informasi Prosedur Pemeliharaan Lift
Keterangan :
1 : Melaporkan mau mengecek lift
9 : Menelepon perusahaan untuk
2 : Meminta mematikan lift
memperbaiki lift
3 : Meminta menghidupkan lift
10: Mengutus teknisi untuk
4 : FWOS rangkap ke-3 dan FCBR
memperbaiki lift
rangkap ke-3
11: Membayar biaya perbaikan
5 : Memberitahu ada kerusakan lift
12: Kwitansi
6 : Menginginkan perbaikan lift
7 : Melapor pada perusahaan
8 : PO
BAB 4 PENGUMPULAN DATA
4-6
H. Usulan Prosedur Pengecekan Hidran, Springkle, Alarm Kebakaran
Pihak Pem adam
Kebakaran
1
Kabag. ME
3, 5
2
Kaur Adm inistrasi
4
Gambar E-8 Bagan Alir Informasi Usulan
Prosedur Pengecekan Hidran, Springkle, Alarm
Kebakaran
Keterangan :
1 : Surat Pemberitahuan
4 : Membayar Pengecekan
2 : Meminta membuat PPD
5:Kwitansi
3 : Struk Biaya
I. Prosedur Pelatihan Pemadam Kebakaran
Pihak Pelatihan
Pem adam
Kebakaran (PPPK)
1
KaBPG
3
Kaur Adm inistrasi
2
7
5, 6
Pihak Kepala Tiap
Biro dan TU
4
Gambar E-9 Bagan Alir Informasi Usulan Prosedur Pelatihan
Pemadam Kebakaran
Keterangan :
1: Menelepon PPPK
2 : Proposal
BAB 4 PENGUMPULAN DATA
4-7
3 : Meminta buat surat pelatihan
4 : Surat pelatihan
pemadam kebakaran
5 : Mengutus orang untuk dilatih
7 : Kwitansi
6 : Membayar pelatihan
J. Usulan Prosedur Perawatan APAR
1
Kabag. ME
Kaur Adm inistrasi
2
Gambar E-10 Bagan Alir Informasi
Usulan Prosedur Peraw atan APAR
Keterangan :
1 : Meminta Membuat PPD
2 : Menyerahkan uang
K. Usulan Prosedur Perawatan Genset
Teknisi Mechanical
5
1
4
Kabag. ME
3
2
5
SPBU
Kaur Adm inistrasi
Gambar E-11 Bagan Alir Informasi
Usulan Prosedur Peraw atan Genset
Keterangan :
1 : Meminta uang kepada Kabag ME
4 : Membeli oli
2 : Meminta membuat PPD
5 : Nota
3 : Memberi uang
BAB 4 PENGUMPULAN DATA
4-8
L. Usulan Prosedur PPD
3
Sekretariat
Rektorat
2
4
4
8
KaBPG
Kaur Gam bar
Bagian Keuangan
1, 6
7
9
Bagian Kasir
5, 11
10
Pem bantu Rektor II
Gambar E-12 Bagan Alir Informasi Usulan Prosedur PPD
Keterangan :
1: PPD ( rangkap 4 )
2 : PPD yang sudah ditandatangani oleh KaBAU
3 : Mengecek keuangan di Bag. Keuangan
4 : PPD yang sudah diisi bag. Keuangan
5 : PPD rangkap ke-1
6 : FIPU (rangkap 2)
7 : FIPU rangkap ke-1 yang sudah ditandatangani oleh KaBPG
8 : FIPU rangkap ke-2 yang sudah ditandatangani oleh KaBPG
9 : Menyerahkan uang
10: Kwitansi
11: PPD (rangkap 4) yang sudah diisi oleh bagian keuangan dan Surat
Disposisi
BAB 4 PENGUMPULAN DATA
4-9
M. Usulan Prosedur Perbaikan Air Mati
KaBPG
3
8
Pem ohon
8
1
7
Kaur Adm inistrasi
2
Kabag. ME
6
4 5
4
Teknisi
Teknisi Electrical
Teknisi Mechanical
Gambar E-13 Bagan Alir Informasi Usulan Prosedur Perbaikan
Air M ati
Keterangan :
1 : Menghubungi BPG
5 : Melaporkan hasil perbaikan
2 : Menkonfirmasi masalah
6 : FPP
3 : Melapor permasalahan
7 : Meminta tandatangan FPP
4 : Bekerja sama dengan bawahan
8 : FPP yang sudah ditandatangani
BAB 4 PENGUMPULAN DATA
4-10
N. Usulan Prosedur Perbaikan Sarana Plumbing
Pem ohon
1
Kaur Adm inistrasi
2
Kabag. ME
5
6
3, 4
Kaur Gam bar
6
Teknisi Mechanical
Gambar E-14 Bagan Alir Informasi Usulan Prosedur
Perbaikan Sarana Plumbing
Keterangan :
1 : Menghubungi BPG
4 : FPP
2 : Mengkonfirmasi masalah
5 : Meminta tandatangan FPP
3 : Mengkoordinir bawahan
6: FPP yang sudah ditandatangan
O. Usulan Prosedur Penerimaan FPP
1
Kaur Gam bar
KaBPG
1
1
Kaur Adm inistrasi
Gambar E-15 Bagan Alir Usulan
Prosedur Penerimaan FPP
Keterangan :
1 : FPP
BAB 4 PENGUMPULAN DATA
4-11
P. Usulan Prosedur Pembuatan Laporan Debt Air
1
Dinas
Pertam bangan
Kabag. ME
2
Gambar E-16 Usulan Prosedur Pembuatan
Laporan Debit Air
Keterangan :
1 : Meminta laporan debit air
2 : Memberikan laporan debit air
Q. Usulan Prosedur Pembuatan Partisi / Ruangan
13
1
3, 17
Pem ohon
PR II
Kaur Adm inistrasi
2
6
14,18
20, 23
Sub-kontraktor
10
19
Kaur Gam bar
Kabag. ME dan
Pem eliharaan Fisik
Gedung
7
9
4, 12, 18,
22, 27
5, 22
3, 17,
26
KaBPG
8
24
11
15
21
28
Gambar E-17 Bagan Alir Informasi Usulan Prosedur Pembuatan Partisi/Ruangan
Keterangann:
1 : Surat permohonan (SP)
7 : Gambar
2 : LD & SP penolakan
8 : Melaporkan hasil
3 : LD, SP pengerjaan
9 : Meminta menghubungi sub-
4 : Koordinasi kunjungan
kontraktor
5 : LD & SP fotokopi
10: RAB
6 : Menanyakan spesifikasi pekerjaan
11: Copy RAB
BAB 4 PENGUMPULAN DATA
4-12
12: Meminta mengajukan RAB
20: Melakukan pengawasan
13: LD, SP, RAB
21: Laporan opname
14: LD
22: Kwitansi & BAS 2
15: Negoisasi ulang RAB
23: BAS 1
16: Melakukan kesepakatan dengan
24: Menyerahkan kunci ruangan
RAB
25: Tanda terima dan berita Acara
17 RAB & LD
26: Berita acara yang ditandatangan
18 Meminta membuat PPD
27: Tanda terima dan berita acara
19 RAB & LD fotokopi
yang sudah ditandatangan
R. Usulan Prosedur Keadaan Darurat
Pihak Keam anan
1
Kabag.
Kerum ahtanggaan
1
2
Pihak yang
bersangkutan
Gambar E-18 Bagan Alir Informasi Usulan Prosedur Keadaan
Darurat
Keterangan :
1 : Menelepon Koster
2 : Menelepon pihak yang
bersangkutan
BAB 4 PENGUMPULAN DATA
4-13
S. Usulan Prosedur Perawatan AC
1
Teknisi AC
6
4, 5
Kabag. ME
3
2
Kaur Administrasi
Teknisi Electrical
Gambar E-19 Bagan Alir Informasi Usulan
Prosedur Perawatan AC
Keterangan :
1 : Melapor mau servis AC
2 : Meminta Kasubag. Listrik, Genset, Telepon, dan Sound System
3 : Membayar servis
4 : Membayar servis dan perbaikan
5 : Kwitansi
T. Usulan Prosedur Penambahan Extention
1
Pemohon
1
PR II
2
KaBPG
5
1, 3
3, 6
Teknisi Electrical
Kabag. ME
4
4, 7
Gambar E-20 Bagan Alir Informasi Usulan Prosedur Penambahan
Extention
Keterangan :
1 : Surat permohonan
2 : Surat penolakan
BAB 4 PENGUMPULAN DATA
4-14
3 : Meminta untuk mengecek line
6 : Memberitahukan untuk
4 : Memberitahukan hasil
mengerjakan line
pengecekan line
7 : Melaporkan hasil pengerjaan
5 : Surat disposisi yang sudah diisi
line
KaBPG
U. Usulan Prosedur Perawatan Penangkal Petir dan CCTV
1
Pihak yang
m em perbaiki
Kabag. ME
2
4
3
Kaur Adm inistrasi
5
Gambar 21-E Bagan Alir Informasi Usulan
Prosedur Perbaikan Penangkal Petir &
CCTV
Keterangan :
1 : Menghubungi pihak yang
memperbaiki
2 :Nota biaya
3 : Membayar perbaikan
V. Usulan Prosedur Kehilangan Kunci
W.
4 : Kwitansi
Kabag. ME
Mulai
Teknisi Electrical
Daftar
pem akaian
sound system
A-1
Mem asukan data
Hari yang
ditentukan?
Bukan
Selesai
Iya
Mem print data
Mengatur
sound
system
Daftar
pem akaian
sound system
Belum
Acara selesai ?
Sudah
Mem beresk
an sound
system
Selesai
Gambar D-4 Flow Chart Prosedur Usulan Pemakaian Sound System
BPG
Pem ohon
Kaur Adm inistrasi
M ULAI
FPP
menemukan
kerusakan
fisik gedung
mengisi
FPP pada
kolom bagian
atas
Ka.BPG
Kaur Gam bar
Kabag ME
FPP
FPP
FPP
M emeriksa FPP,
mengisi
pendistribusian &
mengkoordinasikan pekerjaan
Input FPP
Kabag Pem eliharaan Fisik
Gedung
M engisi perkiraan
w aktu pekerjaan di
FPP
FPP
FPP
Hard
disk
FPP
M elakukan
kunjungan ke
pemohon dengan
membaw a FPP
FPP
M enganalisis
kerusakan/
pergantian
M embutuhkan
bagian Listrik
YA
TIDAK
M enghubungi Kabag
M E untuk melakukan
pekerjaan perbaikan
M enyuruh pekerja
harian untuk
membantu
M emberi instruksi
perbaikan ke
pekerja harian
A
M emerlukan
permintaan
barang ?
YA
Prosedur
Permintaan
Barang dan
Pemesanan
Barang ke Toko
TIDAK
T eknisi Listrik
mengkoordinasi
pekerja harian untuk
melaksanakan
perbaikan dan
memberikan FPP ke
pekerja harian
FPP
A
FPP
M elaksanakan
pekerjaan
perbaikan
M engaw asi
pekerjaan
Pekerja harian
FPP
Setelah pekerjaan
selesai,
melaporkan ke
Kabag M E dan
menyerahkan FPP
M emeriksa
hasil akhir
pekerjaan
FPP
Pekerjaan
ok?
YA
FPP
M engisi w aktu
penyelesaian,
penggantian
material dan
menandatangani
FPP
FPP
M enyerahkan pada
pemohon untuk diisi
dan ditandatangani
Berita Acara
FPP
M engisi &
Tanda tangan
berita acara
FPP
FPP
FPP
FPP
Prosedur
Penerimaan
FPP
Keterangan :
FPP = Formulir Permohonan Perbaikan
FKKU = Formulir Kunjungan Ke User
Gambar D-5 Flow chart Usulan Prosedur Penambahan Titik Lampu
BPG
Pem ohon
Kaur Adm inistrasi
M ULAI
FPP
menemukan
kerusakan
fisik gedung
mengisi
FPP pada
kolom bagian
atas
Ka.BPG
Kaur Gam bar
Kabag ME
FPP
FPP
FPP
M emeriksa FPP,
mengisi
pendistribusian &
mengkoordinasikan pekerjaan
Input FPP
Kabag Pem eliharaan Fisik
Gedung
M engisi perkiraan
w aktu pekerjaan di
FPP
FPP
FPP
Hard
disk
FPP
M elakukan
kunjungan ke
pemohon dengan
membaw a FPP
FPP
M enganalisis
kerusakan/
pergantian
M embutuhkan
bagian Listrik
YA
TIDAK
M enghubungi Kabag
M E untuk melakukan
pekerjaan perbaikan
M enyuruh pekerja
harian untuk
membantu
M emberi instruksi
perbaikan ke
pekerja harian
A
M emerlukan
permintaan
barang ?
YA
Prosedur
Permintaan
Barang dan
Pemesanan
Barang ke Toko
TIDAK
T eknisi Listrik
mengkoordinasi
pekerja harian untuk
melaksanakan
perbaikan dan
memberikan FPP ke
pekerja harian
FPP
A
FPP
M elaksanakan
pekerjaan
perbaikan
M engaw asi
pekerjaan
Pekerja harian
Setelah pekerjaan
selesai,
melaporkan ke
Kabag M E dan
menyerahkan FPP
FPP
M emeriksa
hasil akhir
pekerjaan
FPP
Pekerjaan
ok?
YA
FPP
M engisi w aktu
penyelesaian,
penggantian
material dan
menandatangani
FPP
FPP
M enyerahkan pada
pemohon untuk diisi
dan ditandatangani
Berita Acara
FPP
M engisi &
Tanda tangan
berita acara
FPP
FPP
FPP
FPP
Prosedur
Penerimaan
FPP
Keterangan :
FPP = Formulir Permohonan Perbaikan
FKKU = Formulir Kunjungan Ke User
Gambar D-6 Flow chart Usulan Prosedur Gangguan Listrik
Teknisi Sub-kontraktor
Mulai
Teknisi Electrical
Pihak Satpam GAP
Kabag. ME
Pihak Perusahaan
Meminta satpam
GAP untuk
mematikan salah
satu lift yang
tidak ada orang
Mematikan salah
satu lift yang
tidak ada
orangnya
C
H
FCBR 3
Melapor bahwa
mau mengecek lift
kepada kasubag.
Listrik, Genset,
Telepon, Sound
System
Membuat PO
Kaur Administrasi
I
K
PO
Membuat PPD
FWOS 3
A
D
Meminta satpam
GAP untuk
menghidupkan
lift
Menghidupkan
lift
A
KaBPG
PO
J
Prosedur
PPD
E
B
Melakukan
pengecekan
F
I
Mau
memperbaiki
?
B
Menuliskan
hasil
pengecekan
di FCBR &
FWOS
Rp
Tidak
L
Selesai
M
Ya
O
G
FCBR 3
Mengirim teknisi
untuk
memperbaiki
Membayar uang
sejumlah yang
ada di PO
J
FCBR 2
FCBR 1
N
PO
FWOS 3
C
Rp
FWOS 2
FWOS 1
P
Memfotokopi PO
D
Q
Meminta Kaur
Administrasi
untuk membuat
PPD
Kwitansi
E
K
Ada
kerusakan ?
Tidak
Selesai
Ya
Selesai
L
Memberitahu
kepada Kabag.
kerumahtanggaa
1 ada kerusakan
dan biaya yang
diperlukan untuk
memperbaiki
Menelepon
perusahaan
untuk melakukan
perbaikan
F
M
G
Melapor
kepada
perusahaan
H
N
Melakukan
perbaikan
O
P
Rp
Membuat
Kwitansi
Note :
Kwitansi
Q
PPD : Permohonan Penggunaan Dana
FCBR : Formulir Call Back Report
FW OS : Formulir W ork Order Servis
PO : Purchase Order
Gambar D-7 Flowchart Prosedur Usulan Pemeliharaan Lift
Pihak Pem adam Kebakaran
Kabag. ME
Mulai
Surat
Pem beritahuan
Surat
Pem beritahuan
A
Kaur Adm inistrasi
Mem inta
Kaur
Adm in.
untuk
m em buat
PPD
Mem buat PPD
Prosedur
PPD
A
Rp
Melakukan
Pengecekan
B
Struk biaya
Struk biaya
B
C
Mem bayar
biaya
pengecekan
Rp
Rp
Mem buat
Kwitansi
pem bayaran
C
D
Kwitansi
Kwitansi
D
Mulai
Gambar D-8 Flow chart Prosedur Usulan Pengecekan Hidran, Springkle, Alarm Kebakaran
P Ihak Pelatihan Pem adam Kebakaran
(PP PK)
Mulai
A
Mem buat
proposal
Pihak K epala Biro-Biro & Kepala TU
Tiap Jurusan
KaB PG
B
Sudah
6 bulan ?
D
Tidak
Tidak
m em ang
gil P PPK
Surat
pelatihan
Ya
Proposal
Kaur Adm inistrasi
C
Mem buat
surat
pelatihan
Mem an
ggil
PP PK
Mengutus
orang yang
m au dilatih
Surat
pelatihan
Mem buat
PPD
A
D
Prosdur
PPD
E
E
Proposal
Rp
Mengadakan
pelatihan
F
Setuju ?
F
Tidak
B
Ya
Mem inta Kaur Adm in.
untuk m em buat surat
pelatihan dan
m em buat PPD
G
Rp
Mem bayar
P elatihan
C
Mem buat
kw itansi
Rp
G
H
Kwitansi
Selesai
K witansi
H
Gambar D-9 Flow chart Prosedur Usulan Pelatihan Pemadam
Kebakaran
Kabag. ME
Kaur Adm in
A
Mulai
Mem buat
PPD
Pengece
kan
Prosedur
PPD
Sudah saat
pengisiaan ?
Selesai
Rp
Mem inta
Kaur Adm in
m em buat
PPD
A
Rp
Melakukan
pengisian
Selesai
Gambar D-10 Flow chart Prosedur Usulan Peraw atan
APAR
Teknisi Mechanical
Kabag. ME
Kaur. Administrasi
SPBU
C
Mulai
A
3,5 hari ?
Selesai
Belum
Meminta
Kaur. Admin
untuk
membuat
PPD
Membuat
PPD
Prosedur
PPD
Rp
Membuat
nota
tanda
pembelian
Ya
Nota
Memanaskan
mesin
Rp
D
B
6 Bulan ?
Belum
Selesai
Nota
Ya
Meminta uang
kepada Kabag.
Kerumahtanggaan
1
E
A
B
Rp
Membeli
oli di
SPBU
Rp
C
D
Nota
E
Mengganti Oli
Selesai
Gambar D-11 Flowchart Prosedur Usulan Perawatan Genset
Teknisi Listrik
Mulai
Listrik padam ?
Tidak
Selesai
Ya
Menghid
upkan
Genset
Genset
nyala
Listrik
m enyala ?
Tidak
Ya
Mem atik
an
genset
Selesai
Gambar D-12 Flow chart Prosedur Usulan
M enghidupkan Genset
Kaur Adm inistrasi
Kepala BPG
Sekretariat Rektor
A
B
M ulai
PPD
3
PPD
2
P PD
1
PPD
Pem bantu Rektor II
C
4
PPD
3
P PD
2
PPD
1
PPD
Bagian Kasir
E
L
4
PPD
3
PPD
2
PPD
1
PPD
M engisi PPD
Bagian Keuangan
4
2
4
PPD
3
PPD
2
PPD
1
PPD
PPD
3
PPD
2
PPD
1
PPD
FIPU
4
M enandatang
ani PPD
PPD
3
PPD
2
PPD
1
PPD
M eminta
tanda tangan
KaBAU
M engecek
apakah ada
dana d ibag.
keuangan
dg n
memb aw a
PP D
4
PPD
3
PPD
2
PPD
1
PPD
M engisi po s
anggaran d i
PPD
PPD
3
PPD
2
PPD
1
PPD
C
4
4
M enyerahkan
uang sebesar
diPPD
M engecek
PPD
4
Tidak
Rp
Tidak
Pe nting ?
Ada dana ?
Ya
F
N
B
PPD
3
PP D
2
PPD
1
PPD
Ya
G
K
D
Tida k
Sesuai RAB
?
D
Tidak
Ya
FIPU
FIPU
J
PPD
3
PPD
2
PPD
1
PPD
1
4
PPD
3
PPD
2
PPD
1
PPD
O
Ya
A
2
Kebijaksan
aan PR II
4
H
Kw itansi
1
PP D
M enandatang
ani FIPU
E
J
Selesai
M e ngisi FIPU
2
FIPU
FIPU
FIPU
FI PU
1
L
F
G
H
2
1
M emuat
surtat
disposisi
M
K
N
1
M
FI PU
PPD
3
PPD
2
PPD
1
PPD
Surat
disposisi
Rp
M embua t
Kw itans i
I
I
PPD
3
PPD
2
PPD
1
PPD
Surat
disposisi
4
Kw itans i
O
Selesai
Gambar D-13 Flow chart Prosedur Usulan Pengambilan PPD
4
BPG
Pem ohon
Kaur Adm inis tr asi
Ka.BPG
Kabag M E
M e n e r im a
M U L AI
in fo r m a s i
la n g s u n g
M e m e r ik s a p o m p a a ir ,
ls itr ik , r e s e r v o a r d a n
menghubun gi
Ka b a g M E
p lu m b in g
Air M a ti
Ke r u s a k a n
p o m p a a ir ?
Me n g h u b u n g i
BPG
YA
M e n g g a n ti p o m p a
a ir y a n g r u s a k
deng an pompa
c adangan
M e n g is i la p o r a n
in v e n ta r is p o m p a
d a n m e n c a ta t
k o n d is i s e k a r a n g
A
YA
Po m p a d a p a t
d ip e r b a ik i ?
T ID AK
M e la p o r k a n k e Ka .BPG
m e n g e n a i s p e s ifik a s i
T ID AK
k erus ak an dan
m e m b e r ik a n a lte r n a tiv e
p e r b a ik a n k e b e n g k e l
D is e tu ju i?
Me mb a w a p o mp a
u n tu k d ip e r b a ik i d i
Be n g k e l
YA
T ID AK
Po m p a s u d a h
d ip e r b a ik i k e m u d ia n
SEL ESAI
d is im p a n m e n ja d i
pompa c ad angan
SEL ESAI
Ke r u s a k a n
L is tr ik ?
T eknis i Elek tr ical
YA
T ID AK
Be r s a m a - s a m a
T e k n is i L is tr ik
M e la k u k a n
p e r b a ik a n
R e s e r v o a r a ir
Pe k e r ja a n
s e le s a i
k os ong?
A
YA
M e m b e r ita h u k e
p e m o h o n b a h w a a ir tid a k
te r s e d ia d i r e s e r v o a r d a n
h a ru s me n u n g g u s a mp a i
T ID AK
r e s e r v o a r te r is i k e m b a li
SEL ESAI
Ke r u s a k a n
A
p lu m b in g
T eknis i M echanical
Be r s a m a - s a m a
d e n g a n T KT b a g ia n
p lu m b in g m e la k u k a n
M e la k s a n a k a n
p e k e r ja a n
p e r b a ik a n
M e m e r ik s a
p e k e r ja a n
p e r b a ik a n
Se te la h
p e k e r ja a n
s e le s a i,
m e la p o r k a n k e
k abag
Pe k e r ja a n
ok ?
B
T ID AK
Ke te r a n g a n :
F PP = F o r m u lir Pe r m o h o n a n Pe r b a ik a n
G ambar D -14 Flow Chart Pros e dur Us ulan Pe rbaik an Air M ati
(A)
BPG
Pem ohon
Kaur Gam bar
Kabag M E
Teknisi M echanical /
Electrical
A
me n g is i
FPP p a d a k o lo m
b a g ia n a ta s me n g e n a i
k e r u s a k a n y a n g te la h
te r ja d i & me min ta
p e k e r ja h a r ia n u n tu k
B
me mb e r ik a n FPP k e
Ka b a g Ke b e r s ih a n
FPP
FPP
Me mb e r ik a n FPP
FPP
k e p e mo h o n u n tu k
d iis i &
d ita n d a ta n g a n i
Me n g is i d a n
me n a n d a ta n g a i
Be rita Ac a r a
(FPP)
FPP
FPP
FPP
FPP
1
Ke te r a n g a n :
FPP = Fo r mu lir Pe r mo h o n a n Pe r b a ik a n
Gambar D -15
Flow Chart Prose dur Usulan Pe rbaikan Air M ati (b)
Pemohon
Kaur Administrasi
MULAI
menemukan
kerusakan
y a ng
berhubungan
dengan saluran
air/pipanisasi
(plumbing)
M enghubungi
BPG
M ene rima
infor masi
langs ung
meng hubungi
Kabag M E
Kaur Gam bar
1
M enerima FPP yang
sudah dikerjakan dari
Pekerja harian dan
Dinas Perta
MUL
Mem
laporan
air U
setiap b
Pemohon
PR II
SP
MULAI
Mengajukan surat
permohonan
untuk pembuatan
partisi ke Rektorat
(PR II)
Surat
Permohonan
dievaluasi
SP
Disetujui?
Pemohon
PR II
Pemohon
PR II
B
YA
Mengisi LD
bahwa RAB
disetujui
LD
Pemohon
PR II
Pihak Pemohon
Kabag. Koster
Memeriksa jdwl
pemakaian
ruangan yg
diminta
Mulai
A
KaBPG
C
Menentukan
jdwl & ruangan
yg mau dipakai
Kabag. ME
Kabag.
Kerumahtanggaan 2
E
G
Note
3
3
FPR
2
Ya
Ada
Pemakaian ?
Meminta formulir
peminjaman
ruangan
1
Mau hari lain ?
FPR
Tidak
Tidak
B
A-1
Ya
Selesai
Tolak
Menyerahkan
formulir
pemakaian
ruangan
Menanda
tangani
FPR
Tidak
A
Selesai
3
3
3
2
2
2
1
1
FPR
1
FPR
FPR
Mengisi
FPR
D
B
D
3
3
2
2
1
FPR
1
FPR
C
Tidak
Butuh sound
system ?
Selesai
Ya
F
Membuat note
kepada Kabag.
ME
1
FPR
Note
E
3
2
1
FPR
G
Note :
F
FPR = Formulir Peminjaman Ruang
Gambar D-1
Flow Chart Prosedur Usulan Peminjaman Ruangan ( Pihak Dalam )
Pihak Pem ohon
Sekretariat
( Bag. Agenda )
Koster
M ulai
Tidak
M au hari atau
ruangan lain ?
Ada ruangan ?
Tidak
A
Selesai
Proposal
Rektor
Kabag.
Kerum ahtanggaan II
KaBPG
B
G
K
Ya
3
mendatangi
Koster untuk
menanyakan
tentang ruangan
M embuat
note
Note
Note
Note
B
Ya
FPR
I
3
Note
2
Proposal
1
FPR
Note
Kabag. ME
Selesai
Sesuai visi
dan misi ?
D
M embuat
proposal
Tolak
Ya
A-1
3
Selesai
2
1
FPR
M enulis
surat dan
biaya
Surat
disposisi
M enandat
angani
FPR
Tidak
Proposal
Note
H
M emberikan
FPR
E
Surati
Lampiran
Biaya
A
C
3
2
C
1
FPR
M embuat
surat
disposisi
Surati
Lampiran
Biaya
F
Surat
disposisi
H
M eminta
FPR pada
Koster
3
D
2
1
FPR
E
Tidak
F
Butuh sound
system ?
Selesai
3
2
Ya
1
FPR
M embuat
note kepada
Kabag. M E
M engisi
FPR
Note
I
M eminta
tanda
tangan
KaBPG
3
2
K
1
FPR
3
2
1
FPR
J
G
J
FPR
1
NOTE :
FPR = Form ulir Pem injam an
Gambar D-2
Flow Chart Prosedur Usulan Peminjaman Ruang ( Pihak Luar )
Ruang
Pihak Keam anan
Mulai
Ada m asalah
penting
m engenai
UKM
Menelepon Kabag.
kerum ahtanggaan
1
Koster
Pihak Bersangkutan
M elihat
keadaan
yang
terjadi
Situasi bisa
ditangani sendiri ?
Menyelesaikan
m asalah yang
ada
Tidak
Menelepon
pihak yang
bersangkutan
Selesai
Ya
Menangani
m asalah
Selesai
Gambar D-23
Flow chart Prosedur Usulan Keadaan darurat ( diluar jam kerja )
Pem ohon
Koster
Mulai
Alasan ?
Selesai
Mem injam
kunci ke
koster
Mem inta pem ohon
m engisi daftar
pem injam an kunci
Mengisi daftar
pem injam an
kunci
Mem inta
ID
ID
ID
Sesuai ?
Selesai
Mem bukakan
pintu
Ruangan
terbuka
Selesai ?
Mengunci
pintu
Selesai
G ambar D-24 Flow Chart Prosedur Usulan Peminjaman Kunci
Pihak Pem ohon
Koster
M ulai
Formulir
Peminjaman ruang
Formulir
Peminjaman ruang
M engecek
Formulir
Formulir
Peminjaman ruang
A
A
Tidak
Terima ?
Tolak
membuka
ruangan
Ya
Formulir
Peminjaman ruang
Selesai
M embuka
ruangan
Tidak
Perlu
peralatan ?
Tidak
menyedi
akan
Ya
Selesai
M enggunaka
n peralatan
M enyediaka
n peralatan
Tidak
Selesai ?
M engecek
ruangan
Ya
M embereskan
peralatan dan
menggemboknya
ada hilang/
rusak ?
Ya
M emanggil
koster
M eminta
M engganti
yang rusak
atau yang
hilag
Tidak
M engganti
barang yang
rusak atau
yang hilang
M engunci
ruangan
Selesai
Gambar D-3 Flow chart Usulan Prosedur Pemakaian Ruangan
(Pinjam)
Teknisi AC
M ulai
Melapor
mau
menyervis
AC
Kabag. ME
Teknisi Listrik
Nem inta
Kasubag.
untuk
menemani
Menemani
teknisi
Kaur Adm inistrasi
A
B
M embayar
uang servis
Rp
A
C
Menyervis
AC
Kwitansi
Tidak
Ada Kerusakan ?
B
Selesai
Ya
Tidak
Mau mem perbaiki ?
D
C
Ya
Rp
M emperbai
ki AC
M em bu
at
Kwitansi
D
Kwitansi
Mengam bil
uang di kas
kecil utk
mencukupi
pembayara
n
Membayar
uang
servis&perb
aikan
E
Rp
Rp
E
Mem bu
at
Kwitansi
F
Kwitansi
Kwitansi
F
Selesai
G ambar D-25 Flow Chart Usulan Prosedur Peraw atan AC
Pem ohon
M ulai
PR II
KaBPG
B
Surat
Perm ohonan
Kabag. ME
Te
PEMELIHARAAN GEDUNG SERTA
FASILITASNYA, PROSEDUR DAN FORMULIR
DI UNIVERSITAS KRISTEN MARANATHA
LAPORAN TUGAS AKHIR
Diajukan Untuk Memenuhi Persyaratan Akademik
Mencapai Gelar Sarjana Strata Satu
Pada Jurusan Teknik Industri Fakultas Teknik
Universitas Kristen Maranatha
Disusun Oleh :
Nama
: Otman Awih
NRP
: 0023196
JURUSAN TEKNIK INDUSTRI FAKULTAS TEKNIK
UNIVERSITAS KRISTEN MARANATHA
2005
LEMBAR PENGESAHAN
ANALISIS DAN USULAN SISTEM
PEMELIHARAAN GEDUNG SERTA
FASILITASNYA, PROSEDUR DAN FORMULIR
DI UNIVERSITAS KRISTEN MARANATHA
Disusun oleh :
Nama : Otman Awih
NRP : 0023196
Telah Diperiksa dan Disetujui
Sebagai Tugas Akhir Pada Jurusan Teknik Industri
Universitas Kristen Maranatha
Bandung, Maret 2005
Diketahui
Disetujui,
Ir. Christina Wirawan, MT
Ibu Christina ST, MT.
Ibu Yenni M.D, SE. MBA
Ketua Jurusan Teknik Industri
Dosen Pembimbing I
Dosen Pembimbing II
JURUSAN TEKNIK INDUSTRI
FAKULTAS TEKNIK
UNIVERSITAS KRISTEN MARANATHA
PERNYATAAN HASIL KARYA PRIBADI
Saya yang bertanda tangan di bawah ini :
Nama : Otman Awih
NRP : 0023196
Dengan ini menyatakan bahwa Tugas Akhir dengan judul :
“ Analisis dan Usulan Sistem Pemeliharaan Gedung Serta Fasilitasnya, Prosedur
dan Formulir di Universitas Kristen Maranatha ” adalah hasil pekerjaan saya dan
seluruh ide, pendapat atau materi dari sumber lain telah dikutip dengan cara
penulisan referensi yang sesuai.
Pernyataan ini saya buat dengan sebenar-benarnya dan jika pernyataan ini tidak
sesuai dengan kenyataan maka saya bersedia menanggung sanksi yang akan
dikenakan kepada saya
Bandung, Maret 2005
Yang membuat pernyataan,
( Otman Awih )
ABSTRAK
Bangunan atau gedung merupakan salah satu sarana untuk mendukung
tercapainya tujuan dan terlaksananya fungsi-fungsi pokok organisasi pemakai atau
pengguna bangunan secara optimal. Oleh sebab itu untuk mempertahankan
kondisi bangunan tersebut supaya dapat terjaga maka diperlukan suatu kegiatan
pemeliharaan. Dengan bangunan yang apik, terpelihara dan berjalan sesuai
dengan fungsinya maka akan menimbulkan kesan yang baik bagi penggunanya
dan bagi orang yang melihatnya.
Pemeliharaan bangunan itu sendiri secara garis besar dapat didefinisikan
sebagai suatu proses pengelolaan bangunan, fasilitas atau infrastruktur untuk
mempertahankan fungsi bangunan tersebut sesuai dengan rencana, agar usia
rencana bangunan dapat tercapai.
Universitas Kristen Maranatha (UKM) dengan semakin bertambahnya
gedung yang dimiliki menyebabkan ruang lingkup pemeliharaan semakin besar.
Dengan kondisi seperti saat ini, kegiatan pemeliharaan fisik gedung dikerjakan
oleh Unit Pemeliharaan Gedung (UPG) dan kegiatan Mechanical & Electrical
(ME) dikerjakan oleh Unit Kerumahtanggaan 1 dapat mengakibatkan suatu
masalah yaitu keterlambatan dalam penyelesaian pemeliharaan gedung.
Agar sistem pemeliharaan gedung lebih baik lagi dalam menangani
kebutuhan pemeliharaan bangunan secara keseluruhan gedung di UKM termasuk
Gedung GWM, maka dilakukan penelitian mengenai sistem pemeliharaan
bangunan yang saat ini berjalan.
Pengumpulan data dan informasi mengenai sistem, prosedur dan formulir
pemeliharaan gedung di UKM, dilakukan dengan mewawancarai bagian-bagian
yang berhubungan dengan pemeliharaan gedung yaitu UPG, Unit
Kerumahtanggaan 1, Unit Kerumahtanggaan 2 (Kepala Bagian Kebersihan) dan
Pembantu Rektor II (PR II). Data-data yang dikumpulkan adalah struktur
organisasi, deskripsi pekerjaan, prosedur, formulir, dan instruksi kerja.
Dalam penelitian ini penulis mengunakan flowchart, bagan alir informasi,
analisis PIECES (Performance, Information, Economy, Control, Efficiency,
Services) dalam menjabarkan keadaan sistem yang ada ditempat Unit
Kerumahtanggaan 1 dan Unit Pemeliharaan Gedung secara khususnya.
Masalah sebenarnya sudah ada dari sejak dulu, tapi dengan bertambahnya
pekerjaan yang harus ditanggani maka masalah tersebut makin lama makin
mengganggu dalam pemeliharaan gedung itu sendiri.
Dari hasil analisis menunjukkan semakin banyaknya pertambahan gedung
mengakibatkan semakin bertambahnya tugas pemeliharaan gedung, dan semakin
banyak masalah yang ada.
Untuk kondisi mendatang UPG ditarik menjadi Biro Pemeliharaan Gedung
(BPG) sehingga dapat meningkatkan kinerja penyelesaian masalah yang semakin
banyak. Bagian lain seperti ME dan koster juga perlu disertakan dalam biro
tersebut untuk menunjang kerja BPG dalam bertindak dilapangan. Selain itu juga
terdapat beberapa prosedur yang diperbaiki dan beberapa formulir yang diusulkan
untuk menunjang kinerja dari BPG itu sendiri.
KATA PENGANTAR DAN UCAPAN TERIMA KASIH
Tugas Akhir ini merupakan tugas yang harus diselesaikan dalam rangka
untuk memenuhi persyaratan akademik untuk mencapai gelar Sarjana Strata Satu
pada Jurusan Teknik Industri Fakultas Teknik Universitas Kristen Maranatha
Bandung.
Pelaksanaan penelitian Tugas Akhir yang berjudul “ Analisis dan Usulan
Sistem Pemeliharaan Gedung, Prosedur, Dan Formulir Untuk Keseluruahan
Gedung Universitas Kristen Maranatha ” ini terdiri dari enam bab, yaitu :
Bab 1 Pendahuluan
Bab 2 Tinjauan Pustaka
Bab 3 Metodologi Penelitian
Bab 4 Pengumpulan Data
Bab 5 Analisis dan Perancangan Sistem
Bab 6 Kesimpulan dan Saran
Penulis memanjatkan puji dan syukur sebesar-besarnya ke hadirat Tuhan
Yang Maha Esa karena berkat Rahmat-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan
Laporan Tugas Akhir ini.
Penulis juga mengucapkan terima kasih sebesar-besarnya kepada:
1. Ibu Christina ST, MT, selaku Dosen Pembimbing I yang telah
membimbing, mengarahkan dan memberi masukan mengenai konsepkonsep kepada penulis dalam menyelesaikan Laporan Tugas Akhir ini.
2. Ibu Yenni M.D, SE. MBA, selaku Dosen Pembimbing II yang telah
membimbing, mengkoreksi dan memberi masukan berarti kepada penulis
dalam menyelesaikan Laporan Tugas Akhir ini, serta telah memberi topik
TA ini untuk dikerjakan.
3. Ibu Ir. Christina Wirawan, MT., selaku ketua Jurusan Teknik Industri
Universitas Kristen Maranatha dan nara sumber yang telah memberi
masukan yang berarti bagi penulis dalam menyelesaikan Tugas Akhir.
4. Ibu Ie Vie Mie, ST., MT., selaku nara sumber yang telah memberi
masukan yang berarti bagi penulis dalam menyelesaikan Tugas Akhir.
5. Bapak Wawan Yudiantyo, ST., MT., selaku nara sumber yang telah
memberi masukan yang berarti bagi penulis dalam menyelesaikan Tugas
Akhir.
6. Dosen-dosen Jurusan Teknik Industri yang telah turut menyumbangkan
pengetahuan dan pemikirannya, dan Ibu Citra yang telah berpartisipasi
dalam wawancara dalam upaya pengumpulan data.
7. Kepala TU jurusan-jurusan yang ada di UKM yang tidak bisa penulis
sebutkan satu-persatu, terima kasih atas kerja samanya dalam wawancara
yang telah dilakukan.
8. Mama dan Papaku tercinta yang selalu memberi dan mengharapkan yang
terbaik untuk penulis. Keluargaku yang tersayang, Sumarja, Suwardi yang
selalu memberi semangat dan kasih sayang pada penulis.
9. Jeffri yang telah berjuang bersama dalam menyelesaikan TA ini, thanks
banget buat supportnya.
10. Teman Kelompok Kecil: Henry, Lina, Wiyong, Sesi, Erni yang telah
membantu penulis dalam pengambilan data, memberi semangat dan
masukkan kepada penulis dalam penyelesaian Tugas Akhir ini.
11. Teman-teman di PMK : Litha, Joy, Farlina, Johan, Pery, Anton, dll.
Thanks ya buat support kalian... sori kagak bisa sebutkan satu persatu ^_^
12. Rizal anak Kelompok Kecil penulis yang telah memberi dukungan support
kepada penulis.
13. Devid yang telah membantu penulis dalam kesusahan dan dalam
supportnya. Thanks banget ya... tanpa supportnya mungkin penulis masih
malas dalam mengerjakan TA.
14. Teman-teman asisten Statistik & Rekua, dan seluruh teman-teman kelas B
angkatan 2000 yang telah memberi semangat untuk penyelesaian Tugas
Akhir ini.
15. Buat teman-teman gereja juga: Ko Khui Fa, Alice, Dicky, Budhi, dll.
thanks ya buat doa kalian. Upah kalian besar di surga.
16. Special thanks for Symphoni, makasih ya buat doa dan dukungannya.
Bertekulah selalu dalam Tuhan ya Sym... GBU.
Penulis mengharapkan agar Laporan Tugas Akhir ini dapat berguna.
Selama pengerjaan penulis menyadari bahwa masih banyak terdapat kekurangankekurangan dalam penulisan Laporan Tugas Akhir ini. Oleh karena itu, penulis
dengan senang hati menerima kritik dan saran yang diberikan.
Bandung, Maret 2005
Penulis
DAFTAR ISI
ABSTRAK ..................................................................................................
iv
KATA PENGANTAR ................................................................................
v
DAFTAR ISI ...............................................................................................
viii
DAFTAR TABEL .......................................................................................
xiii
DAFTAR GAMBAR ..................................................................................
xiv
DAFTAR LAMPIRAN ...............................................................................
xv
DAFTAR SINGKATAN.............................................................................
xvi
DAFTAR FLOWCHART PROSEDUR......................................................
xvii
DAFTAR BAGAN ALIR INFORMASI PROSEDUR...............................
xviii
DAFTAR USULAN PROSEDUR...............................................................
xix
DAFTAR USULAN FLOWCHART PROSEDUR.....................................
xx
DAFTAR USULAN BAGAN ALIR INFORMASI PROSEDUR..............
xxi
BAB 1. PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang Masalah .................................................................
1-1
1.2. Identifikasi Masalah .......................................................................
1-2
1.3. Pembatasan Masalah dan Asumsi ..................................................
1-2
1.4. Perumusan Masalah .......................................................................
1-3
1.5. Tujuan Penelitian ...........................................................................
1-4
1.6. Manfaat Penelitian..........................................................................
1-4
1.7. Sistematika Penulisan ....................................................................
1-4
BAB 2. TINJAUAN PUSTAKA
2.1. Konsep Dasar Sistem......................................................................
2-1
2.1.1. Pengertian Sistem............................................ ..................
2-1
2.1.2. Karakteristik Sistem...........................................................
2-2
2.1.3. Klasifikasi Sistem..............................................................
2-2
2.2.Konsep Dasar Informasi...................................................................
2-4
2.2.1 Pengertian Informasi............................................................
2-4
2.2.2 Sumber Informasi.................................................................
2-4
2.2.2. Kualitas Informasi.............................................................
2-5
2.3. Konsep Dasar Sistem Informasi.....................................................
2-6
2.4. Pengembangan Sistem Informasi...................................................
2-6
2.4.1. Perlunya Pengembangan Sistem Informasi.........................
2-6
2.4.2. Siklus Hidup Pengembangan Sistem Informasi..................
2-7
2.4.3. Pendekatan Pengembangan Sistem Informasi....................
2-8
2.4.4. Alat dan Teknik Dalam Pengembangan Sistem Informasi.
2-9
2.4.5. Bagan Alir Dokumen (Document Flowchart)…………….
2-9
2.4.6.Bagan Alir Informasi (Information Flowchart)…………...
2-10
2.5. Analisis Sistem Informasi............................................................
2-10
2.6. Pengendalian Sistem Informasi...................................................
2-10
2.7. Pengendalian Sistem Informasi Secara Umum...........................
2-11
2.8. Impementasi Sistem....................................................................
2-12
2.9. Prosedur
2.9.1 Definisi Prosedur..................................................................
2-12
2.9.2 Fungsi Sistem dan Prosedur.................................................
2-13
2.9.3 Peranan Sistem dan Prosedur dalam Tugas Manajemen......
2-13
2.9.4 Ruang lingkup Aktivitas sistem dan Prosedur.....................
2-14
2.9.5.Prinsip-Prinsip Menegnai Prosedur yang Baik....................
2-14
2.9.6.Formulir Sebagai Alat Kerja dari Prosedur..........................
2-15
2.9.7.Analisis Prosedur.................................................................
2-16
2.9.8.Analisis Formulir.................................................................
2-16
2.9.9.Sifat-Sifat Formulir yang Baik.............................................
2-17
2.9.10. Dokumen Dasar ...............................................................
2-18
2.10. Kegiatan Pemeliharaan Bangunan..............................................
2-21
2.10.1. Definisi Mengenai Pemeliharaan......................................
2-21
2.10.2. Latar Belakang Perlunya Pemeliharaan Bangunan...........
2-22
2.10.3. Tujuan Pemeliharaan.........................................................
2-23
2.10.4. Tipe Pemeliharaan ............................................................
2-24
2.10.5 Pengorganisasian dan Struktur Organisasi.......................
2-25
2.10.5.1
Unsur-Unsur Struktur Organisasi.........................
2-26
2.10.5.2
Faktor-Faktor Penentu Struktur Organisasi..........
2-27
2.10.5.3
Bagan Organisasi..................................................
2-29
2.10.6 Prinsip-Prinsip Organisasi..................................................
2-30
2.10.7 Struktur Organisasi Pemeliharaaa Bangunan.....................
2-31
2.10.8 Bentuk-Bentuk Organisasi Bangunan................................
2-32
2.11. Sistem Manajemen Kualitas ISO 9001:2000...............................
2-33
2.11.1 Pengantar Sistem Manajemen Kualitas ISO 9001:2000....
2-33
2.11.2 Manfaat Penerapan Sistem Manajemen Kualitas ISO
9001:2000..........................................................................
2-33
2.11.3 Prinsip-Prinsip Manajemen Kualitas Berdasarkan ISO
9001:2000..........................................................................
2-34
2.11.4 Dokumentasi Berdasarkan ISO 9001:2000........................
2-35
2.11.5 Prosedur Operasi Standar...................................................
2-36
BAB 3 METODOLOGI PENELITIAN
3.1. Metodologi Penelitian.....................................................................
3-1
3.2. Penelitian Pendahuluan...................................................................
3-2
3.3. Pembatasan Masalah.......................................................................
3-2
3.4. Perumusan Masalah........................................................................
3-2
3.5. Tinjauan Pustaka.............................................................................
3-2
3.6. Pengumpulan Data..........................................................................
3-2
3.7.
Analisis
dan
Usulan
Sistem,
Prosedur,
dan
Formulir
Pemeliharaan Gedung yang Berjalan Saat Ini..................................
3-3
3.8. Kesimpulan dan Saran....................................................................
3-3
BAB 4 PENGUMPULAN DATA
4.1. Data Umum Perusahaan..................................................................
4-1
4.1.1. Sejarah Berdirinya..............................................................
4-1
4.1.2. Jam Kerja............................................................................
4-2
4.1.3. Struktur Organisasi.............................................................
4-3
4.1.3.1. Struktur Organisasi BAU...........................................
4-4
4.1.3.a. Struktur Organisasi Unit Kerumahtanggaan 1...........
4-4
4.1.3.b. Struktur Organisasi Unit Pemeliharaan Gedung........
4-4
4.1.4. Uraian Jabatan....................................................................
4-5
4.1.4.a. Unit Pemeliharaan Gedung........................................
4-5
4.1.4.b. Unit Kerumahtanggaan 1...........................................
4-8
4.2. Prosedur-Prosedur Tugas...............................................................
4-13
4.3. Formulir yang digunakan sekarang ...............................................
4-33
BAB 5 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
5.1. Analisis Sistem Pemeliharaan Gedung...........................................
5-1
5.1.1. Analisis Struktur Organisasi Sekarang.....................................
5-1
5.1.1.1. Analisis Sistem Informasi Pemeliharaan Gedung Yang
Ada Di UKM Sekarang.....................................................
5-2
5.1.1.2. Analisis Prosedur-Prosedur Pemeliharaan Gedung UKM
Yang Ada Saat Ini.............................................................
5.1.2.
Analisis
Formulir-Formulir
Yang
Digunakan
5-4
Dalam
Prosedur-Prosedur Pemeliharaan Gedung
5-25
5.2. Usulan Perancangan........................................................................
5-24
5.2.1. Usulan Perancangan Organisasi................................................
5-24
5.2.2. Usulan Struktur Organisasi.......................................................
5-25
5.2.3. Usulan Deskripsi Tugas Biro Pemeliharaan Gedung................
5-25
5.2.4. Usulan Prosedur-Prosedur........................................................
5-29
5.2.5. Usulan Formulir........................................................................
5-29
5.3. Analisis Usulan...............................................................................
5-29
5.3.1. Analisis Usulan Struktur Organisasi.........................................
5-29
5.3.2. Analisis Sistem Informasi Usulan yang ada di BPG.................
5-30
5.3.3. Analisis Prosedur Usulan..........................................................
5-32
5.3.4.Analisis Perbandingan Sistem Pemeliharaan Gedung lama
dengan Usulan Sistem Pemeliharaan Gedung...........................
5-36
5.3.5. Analisis Formulir Usulan..........................................................
5-37
BAB 6 KESIMPULAN DAN SARAN
6.1. Kesimpulan.....................................................................................
6-1
6.1.1. Sistem, Prosedur dan Formulir yang Berjalan Saat Ini di Unit
Pemeliharaan Gedung................................................................
6-1
6.1.2.Kekurangan Sistem, Prosedur dan Formulir yang Berjalan
Saat Ini di Unit Pemeliharaan Gedung.......................................
6-2
6.1.3.Usulan Pengembangan Sistem, Prosedur dan Formulir untuk
Pemeliharaan Gedung Secara Keseluruhan...............................
6-2
6.1.4.Kelebihan dari Usulan Sistem dan Prosedur Pemeliharaan
Gedung.......................................................................................
6-4
6.2. Saran untuk UKM...........................................................................
6-4
DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN
DAFTAR TABEL
Tabel
Judul
Halaman
4.1.
Daftar Prosedur
4-13
5.1.
Usulan Prosedur ME & Koster
5-35
5.2.
Perbandingan Sistem Pemeliharaan Gedung lama
5-38
dengan Usulan
DAFTAR GAMBAR
Gambar
Judul
Halaman
2.1.
Karakteristik Sistem
2-2
2.2.
Kualitas Informasi
2-5
2.3.
Hubungan antara operasi dan pemeliharaan
2-25
3.1.
Bagan Metodologi Penelitian
3-1
4.1.
Struktur Organisasi Universitas Kristen Maranatha
4-3
4.2.
Struktur Organisasi BAU
4-4
4.3.
Struktur Organisasi Unit Kerumahtanggaan 1
4-4
4.4.
Struktur Organisasi Unit Pemeliharaan Gedung
4-4
5.1.
Usulan Struktur Organisasi UKM
5-27
5.2.
Usulan Struktur BPG
5-28
DAFTAR LAMPIRAN
Lampiran
Judul
Halaman
A
Flowchart Prosedur
A
B
Bagan Alir Informasi
B
C
Prosedur Usulan
C
D
Flowchart Usulan Prosedur
D
E
Bagan Alir Informasi Usulan
E
F
Formulir Usulan
F
G
Bagan Alir
G
H
Wawancara
H
Daftar Singkatan
No.
Singkatan
Keterangan
1.
BAU
Biro Administrasi Umum
2.
BpeB
Bon Permintaan Barang
3.
BPG
Biro Pemeliharaan Gedung
4.
FCBR
Formulir Call Back Report
5.
FIPU
Formulir Izin Pengambilan Uang
6.
FPP
Formulir Permohonan Perbaikan
7.
FPR
Formulir Peminjaman Ruangang
8.
FWOS
Formulir Work Order Services
9.
ME
Mechanical & Electrical
10.
PO
Purchase Order
11.
PPD
Permohonan Penggunaan Dana
12.
PR II
Pembantu Rektor II
13.
UPG
Unit Pemeliharaan Gedung
Daftar Flowchart Prosedur
No.
Nama Prosedur
Halaman
1.
Prosedur Peminjaman Ruangan (Dalam)
A-1
2.
Prosedur Peminjaman Ruangan (Luar)
A-2
3.
Prosedur Pemakaian Ruangan
A-3
4.
Prosedur Penambahan Jaringan Listrik
A-4
5.
Prosedur Perbaikan Gangguan Listrik
A-5
6.
Prosedur Penambahan Titik Lampu
A-6
7.
Prosedur Menghidupkan Genset
A-7
8.
Prosedur Perawatan Genset
A-8
9.
Prosedur Pemeliharaan Lift
A-9
10.
Prosedur Pengecekan Hidran, Springkle, Alarm
A-10
kebakaran
11.
Prosedur Pelatihan Kebakaran
A-11
12.
Prosedur Perawatan APAR
A-12
13.
Prosedur PPD
A-13
14.
Prosedur Peminjaman Kunci
A-14
15.
Prosedur Penerimaan Kunci
A-15
16.
Prosedur Keadaan Darurat
A-16
17.
Prosedur Perbaikan Penangkal Petir & CCTV
A-17
18.
Prosedur Penambahan Extention
A-18
19.
Prosedur Perawatan AC
A-19
Daftar Bagan Alir Informasi Prosedur
No.
Nama Prosedur
Halaman
1.
Prosedur Peminjaman Ruangan (Dalam)
B-1
2.
Prosedur Peminjaman Ruangan (Luar)
B-2
3.
Prosedur Pemakaian Ruangan
B-3
4.
Prosedur Penambahan Jaringan Listrik
B-3
5.
Prosedur Perbaikan Gangguan Listrik
B-4
6.
Prosedur Penambahan Titik Lampu
B-5
7.
Prosedur Perawatan Genset
B-6
8.
Prosedur Pemeliharaan Lift
B-6
9.
Prosedur Pengecekan Hidran, Springkle, Alarm
B-7
kebakaran
10.
Prosedur Pelatihan Kebakaran
B-7
11.
Prosedur PPD
B-8
12.
Prosedur Peminjaman Kunci
B-9
13.
Prosedur Penerimaan Kunci
B-9
14.
Prosedur Keadaan Darurat
B-9
15
Prosedur Perbaikan Penangkal Petir & CCTV
B-10
16.
Prosedur Perawatan AC
B-10
17.
Prosedur Penambahan Extention
B-11
16.
Prosedur Perawatan Genset
B-11
Daftar Usulan Prosedur
No.
Nama Usulan Prosedur
Kode Dokumen
1.
Prosedur Pemakaian Sound System
020 / SOP / BPG / UKM
2.
Prosedur Peminjaman Kunci
021 / SOP / BPG / UKM
3.
Prosedur Penambahan Titik Lampu
022 / SOP / BPG / UKM
4.
Prosedur Gangguan Listrik
023 / SOP / BPG / UKM
5.
Prosedur Perawatan Lift
024 / SOP / BPG / UKM
6.
Prosedur Pengecekan Hidran, Springkle,
025 / SOP / BPG / UKM
Alarm Kebakaran
7.
Prosedur Pelatihan Memadamkan Api
026 / SOP / BPG / UKM
8.
Prosedur Perawatan APAR
027 / SOP / BPG / UKM
9.
Prosedur Perawatan Genset
028 / SOP / BPG / UKM
10.
Prosedur Penghidupan Genset
029 / SOP / BPG / UKM
11.
Prosedur Permohonan Penggunaan Dana
030 / SOP / BPG / UKM
12.
Prosedur Air Mati
031 / SOP / BPG / UKM
13.
Prosedur Perbaikan Kerusakan Sarana
032 / SOP / BPG / UKM
Plumbing
14.
Prosedur Penerimaan FPP
033 / SOP / BPG / UKM
15.
Prosedur Pembuatan Laporan Pendebitan
034 / SOP / BPG / UKM
Air Setiap Bulan
16.
Prosedur Pengontrolan Sarana Air dan
035 / SOP / BPG / UKM
WC
17.
Prosedur Penambahan Jaringan Listrik
036 / SOP / BPG / UKM
18.
Prosedur Peminjaman Ruangan GAP,
037 / SOP / BPG / UKM
GSG, Grha Widya (Pihak Dalam)
19.
Prosedur Peminjaman Ruangan GAP,
038 / SOP / BPG / UKM
GSG, Grha Widya (Pihak Luar)
20.
Prosedur Penerimaan Kunci
039 / SOP / BPG / UKM
Daftar Usulan Prosedur (Lanjutan)
No.
21.
Nama Usulan Prosedur
Prosedur Perawatan Penangkal Petir &
Kode Dokumen
040 / SOP / BPG / UKM
CCTV
22.
Prosedur Perawatan AC
041 / SOP / BPG / UKM
23.
Prosedur Kehilangan Kunci
042 / SOP / BPG / UKM
24.
Prosedur Keadaan Darurat
043 / SOP / BPG / UKM
Daftar Usulan Flowchart Prosedur
No.
Nama Prosedur
Halaman
1.
Prosedur Peminjaman Ruangan (Dalam)
D-1
2.
Prosedur Peminjaman Ruangan (Luar)
D-2
3.
Prosedur Pemakaian Ruangan
D-3
4.
Prosedur Pemakaian Sound System
D-4
5.
Prosedur Penambahan Titik Lampu
D-5
6.
Prosedur Perbaikan Gangguan Listrik
D-6
7.
Prosedur Pemeliharaan Lift
D-7
8.
Prosedur Pengecekan Hidran, Springkle, Alarm
D-8
kebakaran
9.
Prosedur Pelatihan Kebakaran
D-9
10.
Prosedur Perawatan APAR
D-10
11.
Prosedur Perawatan Genset
D-11
12
Prosedur Menghidupkan Genset
D-12
13.
Prosedur PPD
D-13
14.
Prosedur Air Mati
D-14
15.
Prosedur Perbaikan Sarana Plumbing
D-16
16.
Prosedur Penerimaan FPP
D-17
17.
Prosedur Pembuatan Laporan Debit Air
D-18
18.
Prosedur Pekerjaan Pembuatan Partisi
D-19
19.
Prosedur Keadaan Darurat
D-23
20.
Prosedur Peminjaman Kunci (Darurat)
D-24
21.
Prosedur Perawatan AC
D-25
22.
Prosedur Penambahan Extention
D-26
23.
Prosedur Perbaikan Penangkal Petir & CCTV
D-27
24.
Prosedur Kehilangan Kunci
D-28
Daftar Usulan Bagan Alir Informasi Prosedur
No.
Nama Prosedur
Halaman
1.
Prosedur Peminjaman Ruangan (Dalam)
E-1
2.
Prosedur Peminjaman Ruangan (Luar)
E-2
3.
Prosedur Pemakaian Ruangan
E-3
4.
Prosedur Pemakaian Sound System
E-4
5.
Prosedur Penambahan Titik Lampu
E-5
6.
Prosedur Perbaikan Gangguan Listrik
E-4
7.
Prosedur Pemeliharaan Lift
E-5
8.
Prosedur Pengecekan Hidran, Springkle, Alarm
E-6
kebakaran
9.
Prosedur Pelatihan Kebakaran
E-6
10.
Prosedur Perawatan APAR
E-7
11.
Prosedur Perawatan Genset
E-7
12
Prosedur PPD
E-8
13.
Prosedur Air Mati
E-9
14.
Prosedur Perbaikan Sarana Plumbing
E-10
15.
Prosedur Penerimaan FPP
E-10
16.
Prosedur Pembuatan Laporan Debit Air
E-11
17.
Prosedur Pekerjaan Pembuatan Partisi
E-11
18.
Prosedur Keadaan Darurat
E-12
19.
Prosedur Perawatan AC
E-13
20.
Prosedur Penambahan Extention
E-13
21.
Prosedur Perbaikan Penangkal Petir & CCTV
E-14
DATA PENULIS
Nama Lengkap
: Otman Awih
Alamat di Bandung
: Jl. Babakan Sukaresik 1 no 1
Alamat Asal
: Jl. Lingkungan II, RT 54, RW 16, Sukajadi, Talang
Kelapa, Musi Banyu Asin, Sumatera Selatan
No Telp Bandung
:-
No Telp Asal
: (0711) 432259
No Handphone
: 08562136018
Alamat Email
: Otman_Awih’00@Yahoo.com
Pendidikan
: SMU Xaverius 1 Palembang
Jurusan Teknik Industri Universitas Kristen Maranatha
Nilai TA
: 3,6 (A)
Tanggal USTA
: 15 Maret 2005
BAB 4 PENGUMPULAN DATA
A. Prosedur Usulan Peminjaman Ruangan ( Pihak Luar )
3
4
Pem ohon
1, 4
KaBPG
2, 5
6
Kabag.
Kerum ahtanggaan
1
Kabag.
Kerum ahtanggaan
2
7
Teknisi LIstrik
G ambar E-1 Bagan Alir Inform asi Usulan
Prosedur Pem injam an Ruangan ( Pihak Dalam )
Keterangan :
1 : Permintaan FPR
2 : FPR ( 3 rangkap )
3 : Penandatanganan FPR
4 : FPR yang sudah ditandatangani
5 : FPR rangkap ke-1
6 : FPR rangkap ke-3
7 : Jadwal pemakaian ruang
4-1
BAB 4 PENGUMPULAN DATA
4-2
B. Prosedur Usulan Peminjaman Ruangan ( Pihak Luar )
4
Pem ohon
3
Sekretariat
(Bag.Agenda)
3
Rektor
1, 6
2, 7, 9, 10
12
Koster
5
11
Kabag. ME
Kabag.
Kerum ahtanggaan
2
KaBPG
8
Gam bar E-2 Bagan Alir Inform asi Prosedur Pem injam an Ruang
(Pihak Luar)
Keterangan :
1 : Menanyakan ruangan
8 : Meminta tandatangan FPR
2 : Note kondisi ruangan
9 : FPR yang sudah ditandatangan
3 : Proposal & note kondisi ruangan
KaBPG
4 : Surat & lampiran biaya
10: FPR rangkap ke-1
5 : Surat disposisi
11: FPR rangkap ke-3
6 : Meminta FPR
12: Note jadwal pemakaian sound
7 : FPR (3 rangkap)
system
BAB 4 PENGUMPULAN DATA
4-3
C. Prosedur Usulan Pemakaian Sound System
Kabag. ME
1
Teknisi Electrical
G am bar E-3 Bagan Aliran Inform asi
Prosedur Pemakaian Sound System
D. Prosedur Usulan Pemakaian Ruangan
1
Pihak Pem ohon
Koster
1
Gambar E-4 Bagan Alir Informasi Prosedur
Pemakaian Ruangan
Keterangan :
1 : Formulir Peminjaman ruangan
E. Prosedur Usulan Penambahan Titik Lampu
10
9
Pem ohon
1
KaBPG
3
Kabag.
Pem eliharaan Fisik
Gedung
2
5
4
Kabag. ME
7
6
8, 10
10
Kaur Adm inistrasi
10
Kaur Gam bar
Teknisi
Gambar E-5 Bagan Alir Informasi Usulan Prosedur Penambahan
Titik Lampu
BAB 4 PENGUMPULAN DATA
4-4
Keterangan :
1 : Surat permohonan
6 : Kabag. Pemeliharaan
2 : Meminta Kabag. ME
Fisik Gedung mengutus
untuk mengkoordinir
bawahannya
3 : Meminta Kabag.
7 : Mengutus teknisi
Pemeliharaan Fisik
untuk membantu
Gedung untuk membantu
8 : Meminta komponen
4 : meminta tandatangan
9 : Meminta tandatangan
FPP I
FPP II
5 : FPP yang
10: FPP yang
ditandatangani I
ditandatangani ke-2
F. Prosedur Usulan Gangguan Listrik
10
9
Pem ohon
1
KaBPG
3
Kabag.
Pem eliharaan Fisik
Gedung
2
5
4
Kabag. ME
7
6
8, 10
10
Kaur Adm inistrasi
10
Kaur Gam bar
Teknisi
Gambar E-6 Bagan Alir Informasi Usulan Prosedur Penambahan
Titik Lampu
Keterangan :
1 : Surat permohonan
3 : Meminta Kabag.
2 : Meminta Kabag. ME
Pemeliharaan Fisik
untuk mengkoordinir
Gedung untuk membantu
4 : meminta tandatangan
FPP I
BAB 4 PENGUMPULAN DATA
4-5
5 : FPP yang
9 : Meminta tandatangan
ditandatangani I
FPP II
6 : Kabag. Pemeliharaan
10: FPP yang
Fisik Gedung mengutus
ditandatangani ke-2
bawahannya
7 : Mengutus teknisi
untuk membantu
8 : Meminta komponen
G. Usulan Prosedur Pemeliharaan Lift
1
13
Teknisi Subkontraktor
12
7
4, 5
Pihak bagian
Listrik, Genset,
Telepon, dan
Sound System
2, 3
Pihak Satpam
GAP
Pihak Perusahaan
8
KaBAU
6
11
Kaur Adm inistrasi
Kabag.
Kerum ahtanggaan
1
10
8
Gambar E-7 Bagan Alir Informasi Prosedur Pemeliharaan Lift
Keterangan :
1 : Melaporkan mau mengecek lift
9 : Menelepon perusahaan untuk
2 : Meminta mematikan lift
memperbaiki lift
3 : Meminta menghidupkan lift
10: Mengutus teknisi untuk
4 : FWOS rangkap ke-3 dan FCBR
memperbaiki lift
rangkap ke-3
11: Membayar biaya perbaikan
5 : Memberitahu ada kerusakan lift
12: Kwitansi
6 : Menginginkan perbaikan lift
7 : Melapor pada perusahaan
8 : PO
BAB 4 PENGUMPULAN DATA
4-6
H. Usulan Prosedur Pengecekan Hidran, Springkle, Alarm Kebakaran
Pihak Pem adam
Kebakaran
1
Kabag. ME
3, 5
2
Kaur Adm inistrasi
4
Gambar E-8 Bagan Alir Informasi Usulan
Prosedur Pengecekan Hidran, Springkle, Alarm
Kebakaran
Keterangan :
1 : Surat Pemberitahuan
4 : Membayar Pengecekan
2 : Meminta membuat PPD
5:Kwitansi
3 : Struk Biaya
I. Prosedur Pelatihan Pemadam Kebakaran
Pihak Pelatihan
Pem adam
Kebakaran (PPPK)
1
KaBPG
3
Kaur Adm inistrasi
2
7
5, 6
Pihak Kepala Tiap
Biro dan TU
4
Gambar E-9 Bagan Alir Informasi Usulan Prosedur Pelatihan
Pemadam Kebakaran
Keterangan :
1: Menelepon PPPK
2 : Proposal
BAB 4 PENGUMPULAN DATA
4-7
3 : Meminta buat surat pelatihan
4 : Surat pelatihan
pemadam kebakaran
5 : Mengutus orang untuk dilatih
7 : Kwitansi
6 : Membayar pelatihan
J. Usulan Prosedur Perawatan APAR
1
Kabag. ME
Kaur Adm inistrasi
2
Gambar E-10 Bagan Alir Informasi
Usulan Prosedur Peraw atan APAR
Keterangan :
1 : Meminta Membuat PPD
2 : Menyerahkan uang
K. Usulan Prosedur Perawatan Genset
Teknisi Mechanical
5
1
4
Kabag. ME
3
2
5
SPBU
Kaur Adm inistrasi
Gambar E-11 Bagan Alir Informasi
Usulan Prosedur Peraw atan Genset
Keterangan :
1 : Meminta uang kepada Kabag ME
4 : Membeli oli
2 : Meminta membuat PPD
5 : Nota
3 : Memberi uang
BAB 4 PENGUMPULAN DATA
4-8
L. Usulan Prosedur PPD
3
Sekretariat
Rektorat
2
4
4
8
KaBPG
Kaur Gam bar
Bagian Keuangan
1, 6
7
9
Bagian Kasir
5, 11
10
Pem bantu Rektor II
Gambar E-12 Bagan Alir Informasi Usulan Prosedur PPD
Keterangan :
1: PPD ( rangkap 4 )
2 : PPD yang sudah ditandatangani oleh KaBAU
3 : Mengecek keuangan di Bag. Keuangan
4 : PPD yang sudah diisi bag. Keuangan
5 : PPD rangkap ke-1
6 : FIPU (rangkap 2)
7 : FIPU rangkap ke-1 yang sudah ditandatangani oleh KaBPG
8 : FIPU rangkap ke-2 yang sudah ditandatangani oleh KaBPG
9 : Menyerahkan uang
10: Kwitansi
11: PPD (rangkap 4) yang sudah diisi oleh bagian keuangan dan Surat
Disposisi
BAB 4 PENGUMPULAN DATA
4-9
M. Usulan Prosedur Perbaikan Air Mati
KaBPG
3
8
Pem ohon
8
1
7
Kaur Adm inistrasi
2
Kabag. ME
6
4 5
4
Teknisi
Teknisi Electrical
Teknisi Mechanical
Gambar E-13 Bagan Alir Informasi Usulan Prosedur Perbaikan
Air M ati
Keterangan :
1 : Menghubungi BPG
5 : Melaporkan hasil perbaikan
2 : Menkonfirmasi masalah
6 : FPP
3 : Melapor permasalahan
7 : Meminta tandatangan FPP
4 : Bekerja sama dengan bawahan
8 : FPP yang sudah ditandatangani
BAB 4 PENGUMPULAN DATA
4-10
N. Usulan Prosedur Perbaikan Sarana Plumbing
Pem ohon
1
Kaur Adm inistrasi
2
Kabag. ME
5
6
3, 4
Kaur Gam bar
6
Teknisi Mechanical
Gambar E-14 Bagan Alir Informasi Usulan Prosedur
Perbaikan Sarana Plumbing
Keterangan :
1 : Menghubungi BPG
4 : FPP
2 : Mengkonfirmasi masalah
5 : Meminta tandatangan FPP
3 : Mengkoordinir bawahan
6: FPP yang sudah ditandatangan
O. Usulan Prosedur Penerimaan FPP
1
Kaur Gam bar
KaBPG
1
1
Kaur Adm inistrasi
Gambar E-15 Bagan Alir Usulan
Prosedur Penerimaan FPP
Keterangan :
1 : FPP
BAB 4 PENGUMPULAN DATA
4-11
P. Usulan Prosedur Pembuatan Laporan Debt Air
1
Dinas
Pertam bangan
Kabag. ME
2
Gambar E-16 Usulan Prosedur Pembuatan
Laporan Debit Air
Keterangan :
1 : Meminta laporan debit air
2 : Memberikan laporan debit air
Q. Usulan Prosedur Pembuatan Partisi / Ruangan
13
1
3, 17
Pem ohon
PR II
Kaur Adm inistrasi
2
6
14,18
20, 23
Sub-kontraktor
10
19
Kaur Gam bar
Kabag. ME dan
Pem eliharaan Fisik
Gedung
7
9
4, 12, 18,
22, 27
5, 22
3, 17,
26
KaBPG
8
24
11
15
21
28
Gambar E-17 Bagan Alir Informasi Usulan Prosedur Pembuatan Partisi/Ruangan
Keterangann:
1 : Surat permohonan (SP)
7 : Gambar
2 : LD & SP penolakan
8 : Melaporkan hasil
3 : LD, SP pengerjaan
9 : Meminta menghubungi sub-
4 : Koordinasi kunjungan
kontraktor
5 : LD & SP fotokopi
10: RAB
6 : Menanyakan spesifikasi pekerjaan
11: Copy RAB
BAB 4 PENGUMPULAN DATA
4-12
12: Meminta mengajukan RAB
20: Melakukan pengawasan
13: LD, SP, RAB
21: Laporan opname
14: LD
22: Kwitansi & BAS 2
15: Negoisasi ulang RAB
23: BAS 1
16: Melakukan kesepakatan dengan
24: Menyerahkan kunci ruangan
RAB
25: Tanda terima dan berita Acara
17 RAB & LD
26: Berita acara yang ditandatangan
18 Meminta membuat PPD
27: Tanda terima dan berita acara
19 RAB & LD fotokopi
yang sudah ditandatangan
R. Usulan Prosedur Keadaan Darurat
Pihak Keam anan
1
Kabag.
Kerum ahtanggaan
1
2
Pihak yang
bersangkutan
Gambar E-18 Bagan Alir Informasi Usulan Prosedur Keadaan
Darurat
Keterangan :
1 : Menelepon Koster
2 : Menelepon pihak yang
bersangkutan
BAB 4 PENGUMPULAN DATA
4-13
S. Usulan Prosedur Perawatan AC
1
Teknisi AC
6
4, 5
Kabag. ME
3
2
Kaur Administrasi
Teknisi Electrical
Gambar E-19 Bagan Alir Informasi Usulan
Prosedur Perawatan AC
Keterangan :
1 : Melapor mau servis AC
2 : Meminta Kasubag. Listrik, Genset, Telepon, dan Sound System
3 : Membayar servis
4 : Membayar servis dan perbaikan
5 : Kwitansi
T. Usulan Prosedur Penambahan Extention
1
Pemohon
1
PR II
2
KaBPG
5
1, 3
3, 6
Teknisi Electrical
Kabag. ME
4
4, 7
Gambar E-20 Bagan Alir Informasi Usulan Prosedur Penambahan
Extention
Keterangan :
1 : Surat permohonan
2 : Surat penolakan
BAB 4 PENGUMPULAN DATA
4-14
3 : Meminta untuk mengecek line
6 : Memberitahukan untuk
4 : Memberitahukan hasil
mengerjakan line
pengecekan line
7 : Melaporkan hasil pengerjaan
5 : Surat disposisi yang sudah diisi
line
KaBPG
U. Usulan Prosedur Perawatan Penangkal Petir dan CCTV
1
Pihak yang
m em perbaiki
Kabag. ME
2
4
3
Kaur Adm inistrasi
5
Gambar 21-E Bagan Alir Informasi Usulan
Prosedur Perbaikan Penangkal Petir &
CCTV
Keterangan :
1 : Menghubungi pihak yang
memperbaiki
2 :Nota biaya
3 : Membayar perbaikan
V. Usulan Prosedur Kehilangan Kunci
W.
4 : Kwitansi
Kabag. ME
Mulai
Teknisi Electrical
Daftar
pem akaian
sound system
A-1
Mem asukan data
Hari yang
ditentukan?
Bukan
Selesai
Iya
Mem print data
Mengatur
sound
system
Daftar
pem akaian
sound system
Belum
Acara selesai ?
Sudah
Mem beresk
an sound
system
Selesai
Gambar D-4 Flow Chart Prosedur Usulan Pemakaian Sound System
BPG
Pem ohon
Kaur Adm inistrasi
M ULAI
FPP
menemukan
kerusakan
fisik gedung
mengisi
FPP pada
kolom bagian
atas
Ka.BPG
Kaur Gam bar
Kabag ME
FPP
FPP
FPP
M emeriksa FPP,
mengisi
pendistribusian &
mengkoordinasikan pekerjaan
Input FPP
Kabag Pem eliharaan Fisik
Gedung
M engisi perkiraan
w aktu pekerjaan di
FPP
FPP
FPP
Hard
disk
FPP
M elakukan
kunjungan ke
pemohon dengan
membaw a FPP
FPP
M enganalisis
kerusakan/
pergantian
M embutuhkan
bagian Listrik
YA
TIDAK
M enghubungi Kabag
M E untuk melakukan
pekerjaan perbaikan
M enyuruh pekerja
harian untuk
membantu
M emberi instruksi
perbaikan ke
pekerja harian
A
M emerlukan
permintaan
barang ?
YA
Prosedur
Permintaan
Barang dan
Pemesanan
Barang ke Toko
TIDAK
T eknisi Listrik
mengkoordinasi
pekerja harian untuk
melaksanakan
perbaikan dan
memberikan FPP ke
pekerja harian
FPP
A
FPP
M elaksanakan
pekerjaan
perbaikan
M engaw asi
pekerjaan
Pekerja harian
FPP
Setelah pekerjaan
selesai,
melaporkan ke
Kabag M E dan
menyerahkan FPP
M emeriksa
hasil akhir
pekerjaan
FPP
Pekerjaan
ok?
YA
FPP
M engisi w aktu
penyelesaian,
penggantian
material dan
menandatangani
FPP
FPP
M enyerahkan pada
pemohon untuk diisi
dan ditandatangani
Berita Acara
FPP
M engisi &
Tanda tangan
berita acara
FPP
FPP
FPP
FPP
Prosedur
Penerimaan
FPP
Keterangan :
FPP = Formulir Permohonan Perbaikan
FKKU = Formulir Kunjungan Ke User
Gambar D-5 Flow chart Usulan Prosedur Penambahan Titik Lampu
BPG
Pem ohon
Kaur Adm inistrasi
M ULAI
FPP
menemukan
kerusakan
fisik gedung
mengisi
FPP pada
kolom bagian
atas
Ka.BPG
Kaur Gam bar
Kabag ME
FPP
FPP
FPP
M emeriksa FPP,
mengisi
pendistribusian &
mengkoordinasikan pekerjaan
Input FPP
Kabag Pem eliharaan Fisik
Gedung
M engisi perkiraan
w aktu pekerjaan di
FPP
FPP
FPP
Hard
disk
FPP
M elakukan
kunjungan ke
pemohon dengan
membaw a FPP
FPP
M enganalisis
kerusakan/
pergantian
M embutuhkan
bagian Listrik
YA
TIDAK
M enghubungi Kabag
M E untuk melakukan
pekerjaan perbaikan
M enyuruh pekerja
harian untuk
membantu
M emberi instruksi
perbaikan ke
pekerja harian
A
M emerlukan
permintaan
barang ?
YA
Prosedur
Permintaan
Barang dan
Pemesanan
Barang ke Toko
TIDAK
T eknisi Listrik
mengkoordinasi
pekerja harian untuk
melaksanakan
perbaikan dan
memberikan FPP ke
pekerja harian
FPP
A
FPP
M elaksanakan
pekerjaan
perbaikan
M engaw asi
pekerjaan
Pekerja harian
Setelah pekerjaan
selesai,
melaporkan ke
Kabag M E dan
menyerahkan FPP
FPP
M emeriksa
hasil akhir
pekerjaan
FPP
Pekerjaan
ok?
YA
FPP
M engisi w aktu
penyelesaian,
penggantian
material dan
menandatangani
FPP
FPP
M enyerahkan pada
pemohon untuk diisi
dan ditandatangani
Berita Acara
FPP
M engisi &
Tanda tangan
berita acara
FPP
FPP
FPP
FPP
Prosedur
Penerimaan
FPP
Keterangan :
FPP = Formulir Permohonan Perbaikan
FKKU = Formulir Kunjungan Ke User
Gambar D-6 Flow chart Usulan Prosedur Gangguan Listrik
Teknisi Sub-kontraktor
Mulai
Teknisi Electrical
Pihak Satpam GAP
Kabag. ME
Pihak Perusahaan
Meminta satpam
GAP untuk
mematikan salah
satu lift yang
tidak ada orang
Mematikan salah
satu lift yang
tidak ada
orangnya
C
H
FCBR 3
Melapor bahwa
mau mengecek lift
kepada kasubag.
Listrik, Genset,
Telepon, Sound
System
Membuat PO
Kaur Administrasi
I
K
PO
Membuat PPD
FWOS 3
A
D
Meminta satpam
GAP untuk
menghidupkan
lift
Menghidupkan
lift
A
KaBPG
PO
J
Prosedur
PPD
E
B
Melakukan
pengecekan
F
I
Mau
memperbaiki
?
B
Menuliskan
hasil
pengecekan
di FCBR &
FWOS
Rp
Tidak
L
Selesai
M
Ya
O
G
FCBR 3
Mengirim teknisi
untuk
memperbaiki
Membayar uang
sejumlah yang
ada di PO
J
FCBR 2
FCBR 1
N
PO
FWOS 3
C
Rp
FWOS 2
FWOS 1
P
Memfotokopi PO
D
Q
Meminta Kaur
Administrasi
untuk membuat
PPD
Kwitansi
E
K
Ada
kerusakan ?
Tidak
Selesai
Ya
Selesai
L
Memberitahu
kepada Kabag.
kerumahtanggaa
1 ada kerusakan
dan biaya yang
diperlukan untuk
memperbaiki
Menelepon
perusahaan
untuk melakukan
perbaikan
F
M
G
Melapor
kepada
perusahaan
H
N
Melakukan
perbaikan
O
P
Rp
Membuat
Kwitansi
Note :
Kwitansi
Q
PPD : Permohonan Penggunaan Dana
FCBR : Formulir Call Back Report
FW OS : Formulir W ork Order Servis
PO : Purchase Order
Gambar D-7 Flowchart Prosedur Usulan Pemeliharaan Lift
Pihak Pem adam Kebakaran
Kabag. ME
Mulai
Surat
Pem beritahuan
Surat
Pem beritahuan
A
Kaur Adm inistrasi
Mem inta
Kaur
Adm in.
untuk
m em buat
PPD
Mem buat PPD
Prosedur
PPD
A
Rp
Melakukan
Pengecekan
B
Struk biaya
Struk biaya
B
C
Mem bayar
biaya
pengecekan
Rp
Rp
Mem buat
Kwitansi
pem bayaran
C
D
Kwitansi
Kwitansi
D
Mulai
Gambar D-8 Flow chart Prosedur Usulan Pengecekan Hidran, Springkle, Alarm Kebakaran
P Ihak Pelatihan Pem adam Kebakaran
(PP PK)
Mulai
A
Mem buat
proposal
Pihak K epala Biro-Biro & Kepala TU
Tiap Jurusan
KaB PG
B
Sudah
6 bulan ?
D
Tidak
Tidak
m em ang
gil P PPK
Surat
pelatihan
Ya
Proposal
Kaur Adm inistrasi
C
Mem buat
surat
pelatihan
Mem an
ggil
PP PK
Mengutus
orang yang
m au dilatih
Surat
pelatihan
Mem buat
PPD
A
D
Prosdur
PPD
E
E
Proposal
Rp
Mengadakan
pelatihan
F
Setuju ?
F
Tidak
B
Ya
Mem inta Kaur Adm in.
untuk m em buat surat
pelatihan dan
m em buat PPD
G
Rp
Mem bayar
P elatihan
C
Mem buat
kw itansi
Rp
G
H
Kwitansi
Selesai
K witansi
H
Gambar D-9 Flow chart Prosedur Usulan Pelatihan Pemadam
Kebakaran
Kabag. ME
Kaur Adm in
A
Mulai
Mem buat
PPD
Pengece
kan
Prosedur
PPD
Sudah saat
pengisiaan ?
Selesai
Rp
Mem inta
Kaur Adm in
m em buat
PPD
A
Rp
Melakukan
pengisian
Selesai
Gambar D-10 Flow chart Prosedur Usulan Peraw atan
APAR
Teknisi Mechanical
Kabag. ME
Kaur. Administrasi
SPBU
C
Mulai
A
3,5 hari ?
Selesai
Belum
Meminta
Kaur. Admin
untuk
membuat
PPD
Membuat
PPD
Prosedur
PPD
Rp
Membuat
nota
tanda
pembelian
Ya
Nota
Memanaskan
mesin
Rp
D
B
6 Bulan ?
Belum
Selesai
Nota
Ya
Meminta uang
kepada Kabag.
Kerumahtanggaan
1
E
A
B
Rp
Membeli
oli di
SPBU
Rp
C
D
Nota
E
Mengganti Oli
Selesai
Gambar D-11 Flowchart Prosedur Usulan Perawatan Genset
Teknisi Listrik
Mulai
Listrik padam ?
Tidak
Selesai
Ya
Menghid
upkan
Genset
Genset
nyala
Listrik
m enyala ?
Tidak
Ya
Mem atik
an
genset
Selesai
Gambar D-12 Flow chart Prosedur Usulan
M enghidupkan Genset
Kaur Adm inistrasi
Kepala BPG
Sekretariat Rektor
A
B
M ulai
PPD
3
PPD
2
P PD
1
PPD
Pem bantu Rektor II
C
4
PPD
3
P PD
2
PPD
1
PPD
Bagian Kasir
E
L
4
PPD
3
PPD
2
PPD
1
PPD
M engisi PPD
Bagian Keuangan
4
2
4
PPD
3
PPD
2
PPD
1
PPD
PPD
3
PPD
2
PPD
1
PPD
FIPU
4
M enandatang
ani PPD
PPD
3
PPD
2
PPD
1
PPD
M eminta
tanda tangan
KaBAU
M engecek
apakah ada
dana d ibag.
keuangan
dg n
memb aw a
PP D
4
PPD
3
PPD
2
PPD
1
PPD
M engisi po s
anggaran d i
PPD
PPD
3
PPD
2
PPD
1
PPD
C
4
4
M enyerahkan
uang sebesar
diPPD
M engecek
PPD
4
Tidak
Rp
Tidak
Pe nting ?
Ada dana ?
Ya
F
N
B
PPD
3
PP D
2
PPD
1
PPD
Ya
G
K
D
Tida k
Sesuai RAB
?
D
Tidak
Ya
FIPU
FIPU
J
PPD
3
PPD
2
PPD
1
PPD
1
4
PPD
3
PPD
2
PPD
1
PPD
O
Ya
A
2
Kebijaksan
aan PR II
4
H
Kw itansi
1
PP D
M enandatang
ani FIPU
E
J
Selesai
M e ngisi FIPU
2
FIPU
FIPU
FIPU
FI PU
1
L
F
G
H
2
1
M emuat
surtat
disposisi
M
K
N
1
M
FI PU
PPD
3
PPD
2
PPD
1
PPD
Surat
disposisi
Rp
M embua t
Kw itans i
I
I
PPD
3
PPD
2
PPD
1
PPD
Surat
disposisi
4
Kw itans i
O
Selesai
Gambar D-13 Flow chart Prosedur Usulan Pengambilan PPD
4
BPG
Pem ohon
Kaur Adm inis tr asi
Ka.BPG
Kabag M E
M e n e r im a
M U L AI
in fo r m a s i
la n g s u n g
M e m e r ik s a p o m p a a ir ,
ls itr ik , r e s e r v o a r d a n
menghubun gi
Ka b a g M E
p lu m b in g
Air M a ti
Ke r u s a k a n
p o m p a a ir ?
Me n g h u b u n g i
BPG
YA
M e n g g a n ti p o m p a
a ir y a n g r u s a k
deng an pompa
c adangan
M e n g is i la p o r a n
in v e n ta r is p o m p a
d a n m e n c a ta t
k o n d is i s e k a r a n g
A
YA
Po m p a d a p a t
d ip e r b a ik i ?
T ID AK
M e la p o r k a n k e Ka .BPG
m e n g e n a i s p e s ifik a s i
T ID AK
k erus ak an dan
m e m b e r ik a n a lte r n a tiv e
p e r b a ik a n k e b e n g k e l
D is e tu ju i?
Me mb a w a p o mp a
u n tu k d ip e r b a ik i d i
Be n g k e l
YA
T ID AK
Po m p a s u d a h
d ip e r b a ik i k e m u d ia n
SEL ESAI
d is im p a n m e n ja d i
pompa c ad angan
SEL ESAI
Ke r u s a k a n
L is tr ik ?
T eknis i Elek tr ical
YA
T ID AK
Be r s a m a - s a m a
T e k n is i L is tr ik
M e la k u k a n
p e r b a ik a n
R e s e r v o a r a ir
Pe k e r ja a n
s e le s a i
k os ong?
A
YA
M e m b e r ita h u k e
p e m o h o n b a h w a a ir tid a k
te r s e d ia d i r e s e r v o a r d a n
h a ru s me n u n g g u s a mp a i
T ID AK
r e s e r v o a r te r is i k e m b a li
SEL ESAI
Ke r u s a k a n
A
p lu m b in g
T eknis i M echanical
Be r s a m a - s a m a
d e n g a n T KT b a g ia n
p lu m b in g m e la k u k a n
M e la k s a n a k a n
p e k e r ja a n
p e r b a ik a n
M e m e r ik s a
p e k e r ja a n
p e r b a ik a n
Se te la h
p e k e r ja a n
s e le s a i,
m e la p o r k a n k e
k abag
Pe k e r ja a n
ok ?
B
T ID AK
Ke te r a n g a n :
F PP = F o r m u lir Pe r m o h o n a n Pe r b a ik a n
G ambar D -14 Flow Chart Pros e dur Us ulan Pe rbaik an Air M ati
(A)
BPG
Pem ohon
Kaur Gam bar
Kabag M E
Teknisi M echanical /
Electrical
A
me n g is i
FPP p a d a k o lo m
b a g ia n a ta s me n g e n a i
k e r u s a k a n y a n g te la h
te r ja d i & me min ta
p e k e r ja h a r ia n u n tu k
B
me mb e r ik a n FPP k e
Ka b a g Ke b e r s ih a n
FPP
FPP
Me mb e r ik a n FPP
FPP
k e p e mo h o n u n tu k
d iis i &
d ita n d a ta n g a n i
Me n g is i d a n
me n a n d a ta n g a i
Be rita Ac a r a
(FPP)
FPP
FPP
FPP
FPP
1
Ke te r a n g a n :
FPP = Fo r mu lir Pe r mo h o n a n Pe r b a ik a n
Gambar D -15
Flow Chart Prose dur Usulan Pe rbaikan Air M ati (b)
Pemohon
Kaur Administrasi
MULAI
menemukan
kerusakan
y a ng
berhubungan
dengan saluran
air/pipanisasi
(plumbing)
M enghubungi
BPG
M ene rima
infor masi
langs ung
meng hubungi
Kabag M E
Kaur Gam bar
1
M enerima FPP yang
sudah dikerjakan dari
Pekerja harian dan
Dinas Perta
MUL
Mem
laporan
air U
setiap b
Pemohon
PR II
SP
MULAI
Mengajukan surat
permohonan
untuk pembuatan
partisi ke Rektorat
(PR II)
Surat
Permohonan
dievaluasi
SP
Disetujui?
Pemohon
PR II
Pemohon
PR II
B
YA
Mengisi LD
bahwa RAB
disetujui
LD
Pemohon
PR II
Pihak Pemohon
Kabag. Koster
Memeriksa jdwl
pemakaian
ruangan yg
diminta
Mulai
A
KaBPG
C
Menentukan
jdwl & ruangan
yg mau dipakai
Kabag. ME
Kabag.
Kerumahtanggaan 2
E
G
Note
3
3
FPR
2
Ya
Ada
Pemakaian ?
Meminta formulir
peminjaman
ruangan
1
Mau hari lain ?
FPR
Tidak
Tidak
B
A-1
Ya
Selesai
Tolak
Menyerahkan
formulir
pemakaian
ruangan
Menanda
tangani
FPR
Tidak
A
Selesai
3
3
3
2
2
2
1
1
FPR
1
FPR
FPR
Mengisi
FPR
D
B
D
3
3
2
2
1
FPR
1
FPR
C
Tidak
Butuh sound
system ?
Selesai
Ya
F
Membuat note
kepada Kabag.
ME
1
FPR
Note
E
3
2
1
FPR
G
Note :
F
FPR = Formulir Peminjaman Ruang
Gambar D-1
Flow Chart Prosedur Usulan Peminjaman Ruangan ( Pihak Dalam )
Pihak Pem ohon
Sekretariat
( Bag. Agenda )
Koster
M ulai
Tidak
M au hari atau
ruangan lain ?
Ada ruangan ?
Tidak
A
Selesai
Proposal
Rektor
Kabag.
Kerum ahtanggaan II
KaBPG
B
G
K
Ya
3
mendatangi
Koster untuk
menanyakan
tentang ruangan
M embuat
note
Note
Note
Note
B
Ya
FPR
I
3
Note
2
Proposal
1
FPR
Note
Kabag. ME
Selesai
Sesuai visi
dan misi ?
D
M embuat
proposal
Tolak
Ya
A-1
3
Selesai
2
1
FPR
M enulis
surat dan
biaya
Surat
disposisi
M enandat
angani
FPR
Tidak
Proposal
Note
H
M emberikan
FPR
E
Surati
Lampiran
Biaya
A
C
3
2
C
1
FPR
M embuat
surat
disposisi
Surati
Lampiran
Biaya
F
Surat
disposisi
H
M eminta
FPR pada
Koster
3
D
2
1
FPR
E
Tidak
F
Butuh sound
system ?
Selesai
3
2
Ya
1
FPR
M embuat
note kepada
Kabag. M E
M engisi
FPR
Note
I
M eminta
tanda
tangan
KaBPG
3
2
K
1
FPR
3
2
1
FPR
J
G
J
FPR
1
NOTE :
FPR = Form ulir Pem injam an
Gambar D-2
Flow Chart Prosedur Usulan Peminjaman Ruang ( Pihak Luar )
Ruang
Pihak Keam anan
Mulai
Ada m asalah
penting
m engenai
UKM
Menelepon Kabag.
kerum ahtanggaan
1
Koster
Pihak Bersangkutan
M elihat
keadaan
yang
terjadi
Situasi bisa
ditangani sendiri ?
Menyelesaikan
m asalah yang
ada
Tidak
Menelepon
pihak yang
bersangkutan
Selesai
Ya
Menangani
m asalah
Selesai
Gambar D-23
Flow chart Prosedur Usulan Keadaan darurat ( diluar jam kerja )
Pem ohon
Koster
Mulai
Alasan ?
Selesai
Mem injam
kunci ke
koster
Mem inta pem ohon
m engisi daftar
pem injam an kunci
Mengisi daftar
pem injam an
kunci
Mem inta
ID
ID
ID
Sesuai ?
Selesai
Mem bukakan
pintu
Ruangan
terbuka
Selesai ?
Mengunci
pintu
Selesai
G ambar D-24 Flow Chart Prosedur Usulan Peminjaman Kunci
Pihak Pem ohon
Koster
M ulai
Formulir
Peminjaman ruang
Formulir
Peminjaman ruang
M engecek
Formulir
Formulir
Peminjaman ruang
A
A
Tidak
Terima ?
Tolak
membuka
ruangan
Ya
Formulir
Peminjaman ruang
Selesai
M embuka
ruangan
Tidak
Perlu
peralatan ?
Tidak
menyedi
akan
Ya
Selesai
M enggunaka
n peralatan
M enyediaka
n peralatan
Tidak
Selesai ?
M engecek
ruangan
Ya
M embereskan
peralatan dan
menggemboknya
ada hilang/
rusak ?
Ya
M emanggil
koster
M eminta
M engganti
yang rusak
atau yang
hilag
Tidak
M engganti
barang yang
rusak atau
yang hilang
M engunci
ruangan
Selesai
Gambar D-3 Flow chart Usulan Prosedur Pemakaian Ruangan
(Pinjam)
Teknisi AC
M ulai
Melapor
mau
menyervis
AC
Kabag. ME
Teknisi Listrik
Nem inta
Kasubag.
untuk
menemani
Menemani
teknisi
Kaur Adm inistrasi
A
B
M embayar
uang servis
Rp
A
C
Menyervis
AC
Kwitansi
Tidak
Ada Kerusakan ?
B
Selesai
Ya
Tidak
Mau mem perbaiki ?
D
C
Ya
Rp
M emperbai
ki AC
M em bu
at
Kwitansi
D
Kwitansi
Mengam bil
uang di kas
kecil utk
mencukupi
pembayara
n
Membayar
uang
servis&perb
aikan
E
Rp
Rp
E
Mem bu
at
Kwitansi
F
Kwitansi
Kwitansi
F
Selesai
G ambar D-25 Flow Chart Usulan Prosedur Peraw atan AC
Pem ohon
M ulai
PR II
KaBPG
B
Surat
Perm ohonan
Kabag. ME
Te