Laporan Praktek Kerja Profesi Farmasi Industri Chapter III V

BAB III
KEGIATAN DI PT AVENTIS PHARMA

PKPA dilaksanakan di PT Aventis Pharma, dengan penempatan di divisi
Industrial Affair (IA). Berdasarkan struktur organisasi, divisi Industrial Affairs (IA
Division) dikepalai oleh seorang Plant Director. Berikut ini adalah departemen
yang dibawahi oleh IA Division :
1. Industrial Quality and Compliance Department
2. Production Department
3. Technical Services Department
4. Health, Safety and Environment Department
5. Plant Logistic Department
6. Precurement Department
Struktur organisasi Industrial Affairs Division dapat dilihat pada Lampiran 4.

3.1 Industrial Quality and Compliance Department
Industrial Quality and Compliance (IQC) Department adalah salah satu
bagian dari IA Division yang bertanggung jawab terhadap pengendalian mutu
menyeluruh, dalam arti pengendalian mutu terhadap produk yang dihasilkan sejak
bahan awal, produk setengah jadi (termasuk In Process Control/ IPC), sampai
dengan produk jadi yang siap digunakan, termasuk didalamnya penilaian terhadap

pemasok dan distributor. Untuk menjamin mutu produk yang dihasilkan serta
menjamin ketelitian pemeriksaan maka perlu dilakukan pengecekan, validasi dan
kalibrasi dari alat dan ruangan yang digunakan untuk memeriksa produk. IQC

Universitas Sumatera Utara

Department juga melakukan pemeriksaan stabilitas untuk memonitor secara tidak
langsung mutu obat yang telah beredar. Departemen ini dipimpin oleh seorang
Head of IQC yang membawahi dua unit kerja, yaitu Quality Assurance Unit (QA
Unit) dan Quality Control Unit (QC Unit). Struktur organisasi dari IQC
Department dapat dilihat pada Lampiran 5. Berikut ini penjelasan mengenai QA
Unit dan QC Unit.

3.1.1 Quality Assurance Unit (Unit Pemastian Mutu)
Unit ini dikepalai seorang QA Supervisor yang bertanggung jawab kepada
Head of IQC. Unit ini bertanggung jawab dalam menjamin mutu suatu produk
mulai dari pemesanan bahan baku dan kemasan obat sampai obat siap dikonsumsi
konsumen. Sistem mutu di PT Aventis Pharma ditetapkan berdasarkan CPOB dan
Aventis Global Quality Standards. Pengendalian mutu dilakukan terhadap semua
faktor yang dapat mempengaruhi mutu obat. Aspek-aspek yang ditangani oleh unit

ini adalah :
a. Pelatihan personil
Quality Assurance Unit bertanggung jawab mempersiapkan, melaksanakan
dan mengevaluasi suatu program pelatihan yang telah disiapkan sesuai dengan
ketentuan CPOB maupun HSE yang berlaku. Menurut CPOB, seluruh karyawan
yang langsung ikut serta dalam kegiatan produksi obat dan yang karena tugasnya
mengharuskan mereka masuk ke dalam daerah pembuatan obat hendaklah dilatih
mengenai kegiatan tertentu yang sesuai dengan tugasnya maupun mengenai
prinsip CPOB. Sejalan dengan hal itu, standar Health, Safety, and Environment

Universitas Sumatera Utara

(HSE Department) juga mensyaratkan pelatihan yang memadai bagi seluruh
karyawan di bidang HSE.
Secara garis besar pelatihan dibedakan menjadi dua, yaitu:
1) Pelatihan dasar, meliputi teori dan praktek CPOB, HSE dan pelatihan lainnya
yang sesuai dengan bidang pekerjaannya.
2) Pelatihan tambahan yaitu meliputi teori dan praktek CPOB, keselamatan kerja
dan pelatihan khusus yang berhubungan dengan bidang pekerjannya, misalnya
cara keluar masuk di Cold Storage Room atau cara mengoperasikan mesinmesin produksi.

Setiap awal tahun masing-masing departemen harus merencanakan program
pelatihan serta penyiapan materi pelatihan satu tahun mendatang untuk
departemennya yang mencakup topik pelatihan, waktu pelaksanaan, peserta, serta
instrukturnya. Pelatihan yang dilakukan diutamakan untuk prosedur tetap (protap)
baru atau protap yang diubah atau direvisi karena suatu temuan pada saat inspeksi
diri atau temuan pada suatu failure investigation (penyelidikan terhadap
kegagalan), kecelakaan kerja, dan sebagainya.
Khusus untuk karyawan baru selain mengikuti pelatihan dasar mengenai teori
dan praktek dari CPOB atau HSE, pengenalan lokasi kerja, struktur organisasi
serta peraturan perusahaan. Mereka juga harus menerima pelatihan tambahan yang
sesuai dengan bidang pekerjaannya. Dalam pelaksanaannya seluruh pelatihan
harus di dokumentasikan dalam bentuk Form Laporan Pelatihan.
b. Penanganan dokumen
Sistem dokumentasi merupakan bagian dari aspek CPOB yang sangat penting
dalam sistem penjaminan mutu. Dokumentasi dirancang dan digunakan untuk

Universitas Sumatera Utara

menentukan, memantau dan mencatat mutu dari seluruh aspek produksi dan
pengendalian mutu. Dokumen adalah segala sesuatu berupa catatan tertulis atau

tercetak, seperti instruksi, raw data, formulir, panduan dan kebijakan yang
berhubungan dengan proses pengembangan, pembuatan, pemeriksaan, distribusi
obat, yang diperlukan untuk memenuhi persyaratan CPOB, Sanofi Aventis
directives dan peraturan pemerintah. Yang termasuk dalam kriteria dokumen
adalah General Manufacturing Instruction, Test method (produk, bahan baku dan
bahan pengemas), Validation Study, Global IQC Directive, Global HSE (Health
and Safety Enviroment), Drug Surveillance Action Plan (DSAP), dan dokumen
registrasi. Termasuk di dalamnya pula adalah dokumen pembuatan obat yang
merupakan bagian manajemen sistem informasi yang meliputi spesifikasi,
prosedur pembuatan, metode pemeriksaan, serta laporan lain yang diperlukan
dalam perencanaan, pelaksanaan, pengendalian, dan evaluasi seluruh rangkaian
kegiatan pembuatan obat atau seluruh dokumen yang dipersyaratkan dalam
CPOB. Dokumen yang terkait dengan produk disimpan selama minimal 10 tahun
seperti Annual Product Review (APR).
Jenis dokumen ada 2 macam, yaitu:
1) Batch related document, contohnya: PPI (Prosedur pengolahan atau
pengemasan induk); catatan pengolahan/pengemasan bets; spesifikasi dan
catatan hasil pemeriksaan bahan baku, bahan pengemas, produk antara,
produk ruahan, obat jadi (termasuk kromatogramnya); raw data; test method,
protap, catatan distribusi obat.

2) Non batch related document, contohnya: kualifikasi dan validasi, penelitian
terhadap kegagalan (FIR), catatan pembersihan dan sanitasi, program

Universitas Sumatera Utara

stabilitas, pengendalian hama, audit, registrasi, change control, gambar
teknik, pemeriksaan dan validasi alat, penanganan keluhan, obat kembalian,
pemantauan lingkungan, log book, pelatihan pegawai, technical agreement,
dan dokumen lainnya.
c. Sistem dan cara pembuatan prosedur tetap (Protap)
Menurut CPOB dan ketentuan dari Global IQC Directives maupun Global
Health Safety and Environment (HSE) untuk setiap kegiatan yang dilakukan
hendaklah disiapkan suatu prosedur tertulis berupa Prosedur tetap (Protap). Protap
atau yang juga dikenal sebagai Standard Operating Procedure (SOP) adalah
prosedur tertulis yang telah disahkan oleh pejabat berwenang dan berisi instruksi
untuk pelaksanaan aktivitas. Aktivitas yang dimaksudkan misalnya yang
berhubungan dengan pengoperasian, pemeliharaan/ perawatan dan pembersihan
mesin; kalibrasi; validasi; pembersihan gedung dan pengendalian kondisi
lingkungan; pengambilan contoh dan inspeksi.
Protap ini dimaksudkan untuk:

1) Memastikan bahwa semua proses setiap kali dilakukan dengan cara yang
sama oleh petugas.
2) Memastikan bahwa proses dilakukan sesuai dengan ketentuan CPOB dan
HSE.
3) Memudahkan pengendalian proses baru atau perubahan dari proses yang telah
berlaku.
4) Membantu melatih petugas baru.
Tinjauan kembali setiap protap secara berkala setiap 3 tahun atau bila ada
perubahan dibuat Pengendalian Perubahan (Change Control).

Universitas Sumatera Utara

d. Validasi
Validasi adalah suatu tindakan pembuktian dengan cara yang sesuai bahwa
setiap bahan, proses, prosedur, kegiatan, sistem, perlengkapan atau mekanisme
yang digunakan dalam produksi dan pengawasan akan senantiasa mencapai hasil
yang diinginkan. Kegiatan validasi di PT Aventis Pharma dilakukan terhadap:
1) Validasi proses
Validasi terhadap proses produksi atau validasi proses adalah cara pemastian
dan memberi pembuktian terdokumentasi bahwa proses (berlangsung dalam

parameter desain yang telah ditentukan) mampu dan dapat dipercaya
menghasilkan produk sesuai dengan kualitas yang diinginkan dan memiliki tingkat
keberulangan yang tinggi. Validasi proses dapat dilakukan secara :
i.

Prospective

ii.

Concurrent

iii.

Retrospective

iv.

Revalidasi
Validasi proses menjadi penting karena setiap proses pembuatan dan

pengemasan selalu melibatkan serangkaian faktor yang dapat mempengaruhi
kualitas produk.
2) Validasi pembersihan ruangan atau peralatan
Proses pembersihan harus divalidasi untuk memastikan dan membuktikan
bahwa prosedur pembersihan yang dilakukan dapat menghilangkan residu bahan
aktif dan deterjen serta mengurangi jumlah cemaran mikroba yang dapat
mengkontaminasi produk selanjutnya.

Universitas Sumatera Utara

Head of IQC bersama QA Supervisor akan menetapkan prioritas peralatan
dan ruangan yang akan dibersihkan berdasarkan pengkajian resiko. Berdasarkan
prioritas tersebut QA Supervisor dan tim validasi akan menyusun protokol
validasi. Secara sederhana, validasi pembersihan dilakukan dengan urutan sebagai
berikut :
(a) Pengkajian proses meliputi pengkajian terhadap lokasi sampling atau ruangan
yang akan dibersihkan, peralatan, jenis dan konsentrasi bahan pembersih, dan
prosedur pemeriksaan untuk produk, bahan pembersih atau mikroba.
(b) Penyusunan protokol validasi pembersihan.
(c) Pelaksanaan validasi sesuai protokol validasi yang telah disusun.

(d) Penyusunan laporan validasi oleh QA unit, mencakup hasil analisa dan
temuan selama proses validasi.
e. Penilaian terhadap pemasok
Mutu obat tidak hanya dilihat dari serangkaian pengujian saja, tetapi salah
satu faktor penting dalam membangun mutu yaitu bahan awal, bahan penunjang
dan jasa service yang mempengaruhi mutu obat, untuk memastikan bahan awal
yang dikirim oleh pemasok memenuhi persyaratan yang ditetapkan secara terusmenerus harus dilakukan penilaian terhadap pemasok (vendor evaluation).
Pemasok yang dimaksud meliputi pabrik pembuat, pemasok bahan yang
mempunyai gudang, atau pemasok yang tidak mempunyai gudang (sale agent/
broker). Penilaian terhadap pemasok dilakukan oleh tim yang terdiri dari IQC,
Plant Logistic Department dan diketuai oleh QA Supervisor. Pada kasus tertentu
anggota tim dapat diperluas dengan mengikutsertakan QC Unit, Technical Unit,
Medical and Regulatory, dan departemen lain yang terkait. Hal-hal yang perlu

Universitas Sumatera Utara

dinilai dari pemasok adalah proses pengadaan bahan baku, proses pembuatan,
pemeriksaan, penyimpanan bahan baku dan produk jadi, penanganan pesanan,
dokumentasi dan lain-lain. Sedangkan, penilaian dari segi purchasing meliputi
harga, pemesanan dan pengiriman. Ada 3 bentuk penilaian terhadap pemasok dari

hasil audit, yaitu:
1) Accepted
Seluruh persyaratan audit dipenuhi.
2) Accepted additionally
Seluruh persyaratan audit dipenuhi tetapi masih ada temuan yang harus
diselesaikan dalam waktu tertentu.
3) Not accepted
Tidak memenuhi persyaratan audit dan harus melakukan perubahan secara
signifikan untuk memenuhi persyaratan
Pemasok yang telah memenuhi persyaratan akan dimasukkan ke dalam
daftar pemasok resmi yang disetujui (Approved Supplier List) oleh QA. Seluruh
barang kebutuhan hanya dapat dibeli dari pemasok yang sudah disetujui dan ada
dalam daftar pemasok resmi. Audit kembali (re-audit) akan dilaksanakan minimal
tiga tahun sekali terhadap approved supplier, sedangkan terhadap pemasok dengan
status approved additionally akan dilakukan kunjungan ke pemasok sesuai jadwal
yang telah disetujui.
f. Inspeksi diri dan audit
Inspeksi diri adalah cara meninjau kembali seluruh tata kerja diri sendiri dari
setiap segi yang mungkin berpengaruh terhadap produk, mengenali cacat dan
kelemahan. Audit adalah pemeriksaan sistematik dan independent terhadap suatu

Universitas Sumatera Utara

sistem secara periodik untuk menilai kesesuaian sistem tersebut dan efektivitas
pelaksanaannya terhadap prosedur yang telah ditetapkan. Temuan yang diperoleh
dari proses audit yaitu kritis, mayor dan minor. Tujuan dari inspeksi diri dan audit
ini adalah untuk menilai apakah seluruh aspek produksi dan pengendalian mutu
selalu memenuhi CPOB dan HSE. Dalam melaksanakan inspeksi diri tidak cukup
hanya mengenali cacat dan kelemahan, melainkan harus pula dapat menetapkan
cara yang efektif untuk mencegah dan memperbaikinya. Inspeksi diri dan audit
meliputi :
1) Inspeksi dibidang GMP
(a) Inspeksi diri tri wulanan (quarterly GMP self inspection)
Inspeksi ini dilakukan setiap 3 bulan sekali dilakukan pada bulan Januari,
Apri, Juli dan November. Tim ini terdiri atas anggota tetap QA
Supervisor (ketua tim), Supervisor Processing, Supervisor Packaging,
Supervisor QC, Supervisor dari TSD & HSE dan QA inspector. Pada
inspeksi ini dilakukan pemeriksaan terhadap lingkungan pabrik,
warehouse, Production area (termasuk gowning) kelas 3 dan kelas 2,
TSD, IQC (QC dan QA).
(b) Inspeksi diri Semester (IDS)
Inspeksi Diri Semester mencakup seperti Inspeksi diri triwulan hanya saja
ditambah dengan Purchasing serta Information System DePT IDS
dilakukan paling sedikit selama 3 hari. IDS dilakukan setiap 6 (enam)
bulan pada bulan Juni dan Desember.
Pemeriksaan di lapangan dilakukan dengan urutan sebagai berikut:
lingkungan pabrik, warehouse, processing, packaging kelas 2 dan 3,

Universitas Sumatera Utara

gowning area, laboratorium QC dan mikrobiologi, technical services
(purified water plant, AHU areas, workshop, utilities, dsb), purchasing
dan Information System (IS).
2) Audit dari Global Quality dan/Global HSE Audit
Global quality / HSE audit mencakup seluruh aspek CPOB/ HSE yang ada di
seluruh site Jakarta. Tim inspeksi biasanya diketuai oleh Head of IQC
Department untuk Global Quality Audit atau Supervisor HSE untuk Global
HSE Audit, yang beranggotakan Kepala Divisi Industrial Affairs, Manager
Produksi, Manager Plant Logistic, Manager TS/ HSE dan Manager Quality
Assurance. Laporan audit akan diterima maksimal dalam waktu 15 hari kerja.
3) Audit dari badan otoritas (Badan POM, Badan Sertifikasi ISO, dan lain-lain)
Jadwal audit tergantung pada jadwal badan otoritas. Audit mencakup seluruh
aspek CPOB atau aspek yang terkait serta hasil temuan sebelumnya dari badan
otoritas yang bersangkutan. Anggota tim inspeksi badan otoritas didampingi
oleh kepala departemen atau unit yang terkait.
4) Audit dari pihak ketiga/ pelanggan
5) Inspeksi di bidang HSE (Health, Safety and Environment)
Inspeksi yang diadakan 3 bulan sekali ini dilakukan untuk mengetahui apakah
karyawan sudah bekerja memenuhi standar HSE perusahaan, dilakukan untuk
melihat langsung ke lapangan penyesuaian antara training HSE yang pernah
dilakukan dan pelaksanaannya sehari-hari sebagai suatu cara untuk menilai
keberhasilan suatu training. Keluaran yang diharapkan adalah sebuah perbaikan
yang terus-menerus, sehingga yang tidak benar menjadi benar, dan yang sudah
benar tetap dijaga agar pelaksanaannya selalu benar.

Universitas Sumatera Utara

Tim inspeksi diri ini dilakukan oleh bagian HSE bersama pihak yang
berkompeten dan berwenang di departemen tersebut dan wakil dari TSD. Hasil
inspeksi diri ini dicatat dan dilaporkan kemudian didistribusikan ke departemendepartemen terkait. Selain inspeksi triwulanan, HSE juga mengadakan dan
mengupayakan self inspection yang diadakan sewaktu-waktu atau temuan yang
ditemukan ketika sedang berkunjung ke lapangan (langsung diberitahukan kepada
Manager).
g. Penolakan dan pelulusan terhadap obat jadi
Pengambilan keputusan untuk meluluskan/ menolak obat jadi dilakukan
berdasarkan hasil pemeriksaan dan evaluasi yang meliputi hasil pemeriksaan
selama proses pengolahan dan pengemasan, pemantauan lingkungan (jika ada),
pemeriksaan produk ruahan, pemeriksaan kelengkapan bahan pengemas produk
jadi, atau pemeriksaan dokumen catatan pengolahan dan pengemasan bets, serta
dokumen-dokumen lain jika ada, seperti Failure Investigation Report atau Out of
Specification (OOS). Pelulusan atau penolakan obat jadi dilakukan oleh QA
Supervisor dan disetujui oleh Head of IQC Department. Pemeriksaan yang harus
dilakukan sebelum memutuskan status produk adalah sebagai berikut:
1) Penyerahan Catatan Hasil Pemeriksaan (CHP).
2) Pemeriksaan kelengkapan dokumen yang terkait dengan pelulusan, yang
terdiri dari: Catatan Pengemasan dan atau pengolahan, Catatan Hasil
Pemeriksaan (CHP) selama proses IPC pengolahan dan atau pengemasan,
Catatan Hasil Pemeriksaan (CHP) produk ruahan QC, dan dokumen
pendukung lain (jika ada), seperti data mikrobiologi, hasil pemantauan

Universitas Sumatera Utara

lingkungan, dokumen Out of Specification (OOS), Failure Investigation
Report (FIR) dan hasil pemeriksaan validasi proses.
3) QA akan mengkaji kelengkapan dokumen dari obat jadi tersebut.
4) Hasil pemeriksaan terhadap produk jadi tersebut dicatat pada formulir “Daftar
Pemeriksaan Pelulusan Produk Jadi”. QA akan memutuskan apakah produk
jadi

tersebut

diluluskan atau ditolak, lalu menandatangani

catatan

pemeriksaan beserta tanggal pelulusan/ penolakkan produk tersebut.
Pelulusan/ penolakan obat jadi juga dilakukan pada sistem SAP (System
Application Product).
Untuk produk jadi dari Toll Manufacturer, proses pelulusan/ penolakannya
dilakukan dengan memeriksa GMP Conformance dan CoA dari produk yang
bersangkutan. Untuk produk jadi yang di-Toll-kan di PT Aventis Pharma, proses
pelulusan/ penolakannya dilakukan dengan memeriksa Catatan Pengolahan Bets,
Catatan Pengemasan Bets, Catatan Hasil Pemeriksaan Produk yang bersangkutan
dan GMP Conformance.
h. Penanganan keluhan
Keamanan obat menjadi tanggung jawab perusahaan farmasi yang
memproduksi obat tersebut. Keamanan obat erat kaitannya dengan masalah efek
samping obat dan masalah kualitas obat. Oleh karena itu, keluhan yang
menyangkut efek samping obat maupun keluhan kualitas obat harus diselidiki dan
dievaluasi serta diambil tindak lanjut yang sesuai guna mencari penyelesaian
yang sebaik mungkin.
Keluhan dapat dibagi menjadi dua, yaitu keluhan yang berhubungan dengan
efek samping obat, akan diteruskan ke Pharmacovigillance Division dan untuk

Universitas Sumatera Utara

keluhan terkait kualitas obat (KTKO) akan ditangani IQC Department. KTKO
dibagi 4 kelas berdasarkan pengaruhnya kepada pasien, yaitu:
Tabel 3.1 Klasifikasi KTKO
Golongan
Kelas I

Kelas II

Kelas III

Kelas IV

Definisi

Contoh KTKO

Kerusakan pada
produk yang dapat
mengancam jiwa atau
mengakibatkan resiko
besar terhadap
kesehatan
Kerusakan pada
produk yang
menyebabkan sakit
pada pasien atau
menyebabkan
kegagalan dalam
proses penyembuhan

Salah produk (label berbeda dengan
produknya, produk sudah benar tetapi salah
penulisan dosis, tercampurnya produk dalam
satu pengemas, salah penulisan bahan aktif
dengan mengakibatkan resiko yang serius
terhadap kesehatan).
Kesalahan label karena teks atau gambar,
kesalahan informasi pada leaflet, salah
spesifikasi (Contoh: Assay, stability, berat),
kemasan
produk
yang
tidak
aman
mengakibatkan
resiko
yang
serius,
tercampurnya produk dalam satu pengemas
tetapi tidak mengakibatkan masalah yang
serius, kontaminasi kimia maupun fisika
(Contoh : significant impurities, kontaminasi
silang).
Kesalahan dalam pengemasan (Contoh :
salah/ tidak ada batch no. atau expired date),
kesalahan pengemas (Contoh : Closure system
seperti botol, blister), kontaminasi (Contoh :
Produk kotor dan terdapat partikel lain pada
produk, berulangnya keluhan pada produk
yang sama dan kerusakan yang sama, sealing
strip/ blister rusak atau keriput, kerusakan
label (label tidak ada atau rusak dan produk
belum digunakan oleh pasien), produk palsu
Tablet pecah / retak, tidak tercantum unit
dosis pada kemasan atau label, blister hilang
pada folding box, aluminium blister / strip
rusak, ada partikel asing yang berasal dari
bahan pengemas sekunder

Kerusakan pada
produk yang
menimbulkan
gangguan kesehatan
yang tidak major
melainkan hanya
menimbulkan
ketidaknyamanan
pasien dalam hal
penggunaan produk
Kerusakan pada
produk yang tidak
mengancam jiwa
manusia tetapi dapat
menyebabkan
ketidaknyamanan
pasien dalam
menggunakan produk
tersebut dan
berdampak negatif
terhadap nama baik
perusahaan

Universitas Sumatera Utara

Setelah QA menerima laporan KTKO, segera dilakukan klasifikasi KTKO
tersebut. Untuk KTKO kelas 1 dan 2, dilakukan investigasi bersama maksimum 24
jam setelah laporan diterima, sedangkan untuk kelas 3 dan 4 dilakukan investigasi
bersama maksimum 5 hari kerja setelah laporan diterima. Semua KTKO harus
diselesaikan dalam maksimum 30 hari kerja, bila melebihi batas waktu tersebut
harus dibuat laporan penyimpangan.
Tindak lanjut yang dilakukan terhadap KTKO dapat berupa penggantian
produk atau penarikan produk (recall). Penarikan obat jadi dapat dilakukan karena
keinginan produsen atau keinginan Badan POM. Produk kembalian yang ditarik
akan disimpan di gudang dan menunggu keputusan QA untuk dihancurkan,
dijadikan stok kembali bila masih memenuhi spesifikasi atau diolah kembali.
KTKO yang telah selesai ditangani akan dibuat tanggapan ke pihak pelapor yang
berisi tindak lanjut terhadap laporan yang diterima.
i. Penanganan obat kembalian
Obat kembalian adalah obat jadi yang kembali setelah diserahterimakan dari
PT Aventis Pharma ke pihak ketiga (distributor, ekspedisi) dan dikembalikan ke
gudang PT Aventis Pharma dengan alasan :
1) Masalah keabsahan maupun salah kirim
2) Penarikan produk dan atau pack size dari pasaran
3) Kerusakan obat atau pengemasnya (setelah keluar dari gudang PT Aventis
Pharma selama pengiriman/ penyimpanan)
4) Kelainan dari segi kualitas (baik kualitas obat maupun kualitas bahan
pengemas)

Universitas Sumatera Utara

Sedangkan obat yang sudah kadaluarsa di distributor dan dikembalikan ke PT
Aventis Pharma tidak termasuk ke dalam penggolongan obat kembalian (Product
Return) karena pada prinsipnya PT Aventis Pharma tidak menerima
pengembalian obat yang sudah kadaluarsa.
Obat kembalian dapat berasal dari :
1) Gudang yang diawasi oleh PT Aventis Pharma
2) Gudang distributor yang diawasi oleh PT Aventis Pharma
3) Gudang distributor yang tidak diawasi oleh PT Aventis Pharma termasuk
lembaga lain : rumah sakit, apotek dll.
Penerimaan obat kembalian dapat diberikan langsung ke IQC departemen jika
dalam jumlah kecil (sampai satu master box). Jika dalam jumlah besar maka
produk untuk sementara dapat dititipkan di gudang PT Aventis Pharma.
j. Penarikan kembali
Penarikan kembali obat jadi harus dilakukan segera setelah evaluasi laporan
dan bila perlu hasil pemeriksaan contoh per tinggal (Retained Sample) di
Laboratorium Pengawasan Mutu selesai dilakukan. Selain cepat, penarikan obat
jadi harus tuntas dalam arti semua obat yang telah terlanjur beredar di tingkat
distributor, sub distributor maupun pengecer (Toko Obat, Apotek) dan dari
pemakai langsung (Rumah Sakit, Dokter dsb) diusahakan untuk dapat ditarik
kembali. Prosedur penarikan kembali obat jadi juga berlaku untuk vaksin, alat
kesehatan, sampel medis, dan produk investigasional. Untuk produk toll-in,
prosedur penarikan kembali obat jadi dilakukan berdasarkan quality agreement.
Penarikan kembali obat jadi (recall) diawali dengan peringatan pendahuluan
yang berasal dari pihak internal atau eksternal (dapat berupa keluhan, deviasi,

Universitas Sumatera Utara

OOS, temuan audit, dll). Apabila peringatan yang diterima memiliki potensi untuk
dilakukannya penarikan kembali obat jadi, maka IQC departemen akan
membentuk Alert Team bersama departemen lain yang terkait sesuai dengan jenis
peringatan yang diterima, yaitu Quality Alert Team, Product Alert Team, dan atau
Safety Alert Team. Distributor utama dan distributor regional diperintahkan untuk
memberikan informasi dalam waktu kurang dari 3 (tiga) jam kepada PL & MSC
departemen PT Aventis Pharma mengenai jumlah obat yang diterima dari PT
Aventis Pharma, persediaan yang belum terjual/ tersisa, jumlah yang terjual, dan
tujuan produk yang telah terjual.
k. Evaluasi terhadap pemeriksaan di luar spesifikasi (Out of Specification/
OOS)
Mutu suatu produk ditentukan oleh yang membuat produk tersebut dalam arti
tahapan proses pembuatan suatu produk akan sangat mempengaruhi hasil akhir
dari mutu produk. Untuk menguji apakah produk yang dibuat memenuhi
persyaratan, perlu dilakukan pemeriksaan di laboratorium baik secara kimia,
fisika, maupun mikrobiologi. Ada kalanya hasil pemeriksaan suatu produk tidak
memenuhi persyaratan atau hasil pemeriksaan mendekati batas spesifikasi yang
telah ditetapkan.
Salah satu kemungkinan ketidaksesuaian tersebut diakibatkan oleh cara
pemeriksaannya. Oleh karena itu, sebelum diambil keputusan akhir mengenai
status produk yang bersangkutan perlu dilakukan penyelidikan yang seksama
dimana ketidaksesuaian tersebut terjadi. Hal tersebut dikenal sebagai penyelidikan
hasil di luar spesifikasi atau dapat juga dianggap sebagai atypical test result (ouf of

Universitas Sumatera Utara

trend/ OOT). Hal ini berlaku untuk hasil pemeriksaan kalibrasi alat dan
pemeriksaan stabilitas produk.
Cara kerja pada saat mempersiapkan contoh untuk pemeriksaan dan alat yang
digunakan harus diperiksa kembali. Bila hasilnya masih menyimpang baik itu
OOS dari pemeriksaan kimia, fisika atau mikrobiologi maka dibuat laporan
Failure Investigation Report.
Tindak lanjut yang dapat diambil sesuai dengan hasil pemeriksaan yang
didapat, antara lain:
1) Dilakukan pemeriksaan ulang terhadap contoh yang sama dan produk yang
sudah released.
2) Dilakukan pemeriksaan ulang terhadap contoh yang sama oleh pemeriksa
yang berbeda.
3) Dilakukan pemeriksaan ulang terhadap contoh baru oleh pemeriksa yang
pertama (bila perlu).
4) Membandingkan hasil pemeriksaan ulang diatas dengan persyaratan test
method dan farmakope (EP, USP, dan FI).
5) Contoh untuk pemeriksaan ulang tersebut diambil sebanyak 2 kali dari
pemeriksaan normal.
Apabila

dianggap

perlu,

dilakukan

pemeriksaan

terhadap

prosedur

pengolahan bets produk yang bersangkutan. Setelah hasil penyelidikan lengkap,
serahkan hasil tersebut kepada Head of IQC untuk dievaluasi dan diambil
keputusan akhir mengenai status produk yang bersangkutan.

Universitas Sumatera Utara

l. Penanganan penyimpangan dan kegagalan
Yang dimaksud dengan penyimpangan adalah suatu pelanggaran dari
instruksi atau standar yang telah ditetapkan dalam proses pembuatan dan
pengujian,

ketidaksesuaian

terhadap

spesifikasi

yang

telah

ditentukan.

Berdasarkan kekritisan, penyimpangan dikelompokkan menjadi 3 kategori, yaitu:
1) Critical Deviation
Adalah kekurangan material, produk obat, alat kesehatan, sistem atau jasa
yang dapat mempengaruhi kualitas, keamanan atau efikasi dari obat/ alat
kesehatan/ dapat menyebabkan kondisi yang mengancam jiwa. Pengertian lainnya
adalah kekurangan apapun yang dapat menyebabkan terjadinya situasi yang dapat
dikategorikan sebagai critical oleh badan regulasi.
Contoh: Kesalahan/ penyimpangan dalam melaksanakan suatu tahap proses
pembuatan, kesalahan dalam pemakaian bahan/ material, kesalahan dalam
penimbangan atau tercampur dengan bahan lain, hasil uji stabilitas diluar
spesifikasi.
2) Major Deviation
Penyimpangan yang tidak termasuk kritikal, yang secara potensial dapat
mempengaruhi kualitas, kemanan, efikasi atau pemenuhan persyaratan suatu
produk obat atau alat kesehatan. Contoh major deviation yaitu: “yield” produk
berlebih karena kesalahan penimbangan eksipien atau zat tambahan lain yang
tidak beresiko; kesalahan pencetakan nomor batch, tanggal daluarsa, tapi produk
belum diluluskan.

Universitas Sumatera Utara

3) Minor Deviation
Deviasi yang tidak termasuk kritikal atau major, yang secara potensial
berdampak pada sistem GMP, utilities, peralatan, bahan, komponen, lingkungan
atau dokumentasi, tetapi tidak mempengaruhi kualitas, keamanan atau efikasi dari
produk obat atau alat kesehatan. Contoh penyimpangan minor yaitu batas
penyimpanan maksimum produk setengah jadi terlampaui dan ditemukan
imported finished good yang tidak memiliki penandaan batch pada proses repacking.
Sedangkan menurut golongan, kegagalan atau penyimpangan dibagi menjadi
dua yaitu:
1) General failure : Semua penyimpangan yang terjadi di site dan hal tersebut
tidak berhubungan secara langsung dengan suatu produk tertentu, misalnya
penyimpangan pada persiapan produk, penyimpangan sistem pengolahan air
dan sebagainya.
2) Batch deviation : Semua penyimpangan yang terjadi pada proses pembuatan
atau pengemasan suatu produk, misalnya kegagalan salah satu tahapan proses,
pengemasan dan sebagainya.
Apabila terjadi kegagalan, tindakan yang pertama kali diambil adalah
penghentian proses dan produk tersebut di karantina. Kegagalan tersebut
kemudian dilaporkan ke Manager bagian bersangkutan kemudian diteruskan ke
Head of IQC yang akan memeriksa dan mengevaluasi serta mengambil keputusan
tindakan yang harus dilakukan. Terhadap semua penyimpangan, baik besar
maupun kecil, akan diambil langkah selanjutnya oleh IQC Department.

Universitas Sumatera Utara

Segera tindak lanjuti penyimpangan dan kegagalan dengan membuat laporan
penyimpangan/kegagalan menggunakan CAPA system. Setelah itu, dilakukan
investigasi untuk menemukan akar permasalahannya dan tindakan perbaikannya.
Selanjutnya dibuat dokumentasi terhadap penanganan penyimpangan dan
kegagalan.
Bila penyimpangan terjadi pada proses pengemasan maka bersihkan jalur
pengemas dari sisa produk yang bersangkutan dan komponen-komponennya, bila
penyimpangan terjadi pada proses pengolahan dan produk masih di dalam mesin
pengolah maka tutup/ lindungi produk tersebut dengan benar, bila penyimpangan
terjadi pada proses pengujian maka segera lakukan investigasi sesuai prosedur
penanganan hasil uji di luar spesifikasi. Tuliskan tindakan sementara yang telah
diambil dan tetapkan klasifikasi penyimpangan berdasarkan kategorinya. Bila
dianggap

perlu,

IQC

Department

akan

mengundang

departemen

yang

bersangkutan dan departemen lain yang terkait untuk menyelesaikan permasalahan
yang timbul. Hasil penilaian terhadap langkah yang telah/ akan dilakukan oleh
departemen produksi, departemen IQC, atau departemen lainnya yang terkait akan
dikirimkan kembali ke departemen yang bersangkutan. Apabila proses dapat
dilanjutkan, maka departemen produksi harus segera mencatat tindakan yang
diambil pada catatan pengolahan bets/ catatan pengemasan bets dari produk yang
bersangkutan. Apabila produk tersebut dapat diolah ulang, departemen produksi
harus segera membuat prosedur pengolahan ulang atau apabila produk tersebut
harus dihancurkan maka harus disiapkan proses penghancuran terhadap produk
tersebut.

Universitas Sumatera Utara

m. Peninjauan dan penilaian tahunan terhadap produk (Annual Product
Review/ APR)
Annual Product Review adalah peninjauan dan penilaian tahunan yang
dilakukan terhadap produk baik unuk sediaan semisolid dan solid. Annual Product
Review bertujuan untuk meninjau dan memastikan konsistensi dari suatu proses,
mengevaluasi trend hasil produksi untuk akhirnya dapat memutuskan perlu
tidaknya

dilakukan

perbaikan

suatu

proses,

perubahan

spesifikasi

dan

kemungkinan revalidasi.
Penyiapan APR dilakukan selama satu tahun sekali. Penyiapan Annual Product
Review dibagi menjadi empat gelombang yaitu untuk sediaan tablet dilakukan
dalam interval Januari sampai Januari tahun selanjutnya, sediaan semi solid pada
bulan Maret sampai bulan Maret tahun selanjutnya, sediaan tablet salut pada bulan
Juni sampai bulan Juni tahun selanjutnya dan sediaan suppositoria pada bulan
September sampai bulan September tahun selanjutnya. Isi dari APR adalah:
1) Rekomendasi dari APR tahun sebelumnya beserta tindakan perbaikan yang
dilakukan
2) Ikhtisar dari batch yang dibuat meliputi;
–

Jumlah batch yang diproduksi termasuk partial batch

–

Jumlah dan persentase batch yang ditolak (di reject) beserta alasannya

–

Jumlah dan persentase batch yang dan yang diproses ulang beserta
alasannya

–

Review batch yang diluar spesifikasi beserta investigasinya

3) Penyimpangan (significant or critical deviation, OOS, FIR) terhadap produk
yang direview dalam periode tertentu

Universitas Sumatera Utara

4) Gambaran dari suatu produk yang dibuat
5) Parameter kritis dalam In Process Control (IPC)
6) Evaluasi dari semua batch yang tidak memenuhi syarat beserta investigasinya.
7) Keluhan (Product Technical Complaint)
8) Penarikan produk
9) Produk kembalian
10) Trend analisis dari data pelulusan beserta analisa data secara statistik
11) Trend analisis dari data stabilitas
12) Perubahan yang terjadi dari proses produksi, pengemasan, pemeriksaan dan
lainnya (seperti supplier, peralatan, dan lain-lain)
13) Status validasi yang dilakukan (validasi proses, pengemasan, pembersihan,
validasi metode analitik)
14) Monitoring lingkungan
15) Rekomendasi dari hasi audit BPOM dan regulatory issue
16) Formula
17) Pengumpulan parameter kritis pada proses produksi
18) Pengumpulan parameter kritis dari produk yang diperiksa di laboratorium
Seluruh data yang akan dirangkum menjadi satu dalam raw data APR dan
diolah secara statistik berasarkan perhitungan control limit, dibuat grafik trend
analisa dan dan akan dievaluasi konsistensi dari suatu proses untuk mengevaluasi
trend hasil produksi untuk akhirnya dapat memutuskan perlu tidaknya dilakukan
perbaikan suatu proses, perubahan spesifikasi dan kemungkinan revalidasi.
Laporan APR kemudian diperiksa dan ditandatangani oleh QA Supervisor,
Production Manager dan disetujui oleh Head of IQC dan diketahui oleh IA Head.

Universitas Sumatera Utara

Laporan APR harus diselesaikan dalam waktu 60 hari dari waktu akhir tahun
penilaian. Sedangkan, semua proses harus selesai dalam waktu 90 hari dari waktu
akhir tahun penilaian. Ringkasan APR adalah bagian dari laporan tahunan IQC
Department.
n. Pengendalian terhadap perubahan (Change control)
Pengendalian terhadap perubahan menguraikan hal-hal mengenai persiapan
dan pelaksanaan dari suatu perubahan yang berkaitan dengan segala aspek
pengolahan, pengemasan, pemeriksaan, penyimpanan atau distribusi yang
mempengaruhi mutu produk, GMP/ CPOB termasuk kualifikasi/ validasi, HSE
dan regulatori.
Perubahan yang dimaksud meliputi bahan/ raw material (perubahan supplier,
proses, spesifikasi dll), proses, formula, spesifikasi dan test method dari
komponen, bulk & finished goods, primary packaging, penyimpanan & pelabelan,
alat kesehatan, peralatan, instrument, produk baru, utilitas dan fasilitas yang
digunakan untuk mendukung hal-hal di atas dan dokumen GMP/CPOB. Di PT
Aventis Pharma, Sistem Manajemen Perubahan (GIMc) merupakan suatu sistem
komputerisasi yang akan digunakan untuk mengatur pembuatan perubahan. Sistem
ini mengatur alur perubahan mulai dari pengajuan, evaluasi hingga persetujuan
perubahan. Setiap perubahan harus diberi kategori/ level 0, 1, 2 dan 3. Kategori 0
merupakan perubahan ditolak sebelum didaftarkan. Kategori 1 merupakan
perubahan tanpa menimbulkan dampak terhadap quality & regulatory. Kategori 2
merupakan perubahan perubahan yang berdampak terhadap quality tanpa
menimbulkan dampak terhadap regulatory. Kategori 3 merupakan perubahan yang
berdampak terhadap regulatory.

Universitas Sumatera Utara

Sasaran dari pengendalian terhadap perubahan ini adalah untuk menjamin
bahwa perubahan yang dilakukan terhadap proses produksi, jenis bahan baku yang
digunakan, termasuk sistem pendukung (alat, ruangan, mesin-mesin, prosedur
pemeriksaan, cara penyimpanan), maupun perubahan protap yang mendukung
proses secara keseluruhan tidak akan menimbulkan dampak negatif terhadap mutu
produk yang dihasilkan maupun terhadap kondisi HSE. Rancangan perubahan
dibuat oleh departemen yang bersangkutan yang akan mengadakan perubahan dan
diinformasikan kepada IQC Department. IQC Department bersama-sama dengan
departemen terkait akan merencanakan dan memutuskan tindakan apa yang harus
dilakukan dalam menanggapi perubahan tersebut.
o. Penanganan obat di distributor
Kualitas produk dikendalikan dengan baik selama berada dalam pabrik
industri farmasi. Namun, untuk menjaga agar produk sampai ke tangan pasien
dalam kualitas yang baik, perlu dikendalikan cara penanganan produk selama
distribusinya, mulai dari penerimaan, penyimpanan, dan penyerahan produk
kepada konsumen. Penanganan obat di distributor meliputi masalah:
1) Penerimaan obat jadi
2) Penyimpanan obat jadi
3) Pengiriman obat jadi
4) Penanganan keluhan
5) Penanganan bahan obat yang pecah atau tumpah
6) Obat kembalian dan penarikan kembali obat jadi
7) Penanganan Taxotere (penerimaan, pengiriman, dan penyimpanannya)
8) Pelatihan

Universitas Sumatera Utara

Audit pada distributor dilakukan secara berkala setiap 2 tahun sekali, kecuali jika
dianggap segera perlu untuk dilakukan. Audit tersebut meliputi tata cara
penerimaan, penyimpanan sesuai kondisi yang dipersyaratkan dan pengiriman
produk.
p. Penanganan transfer proses pengolahan dan atau pengemasan
Transfer proses produksi adalah suatu jenis proses alih teknologi dan
pembuatan dan atau pengemasan produk dari suatu pabrik ke pabrik lainnya.
Transfer proses produksi meliputi:
1) Golongan 1: produk-produk Aventis Pharma yang sudah atau akan
diproduksi dan telah dipasarkan, ditetapkan suatu pabrik Aventis Pharma
sebagai produk induknya (mother plant).
2) Golongan 2: produk Aventis Pharma yang ada saat ini diproduksi di
beberapa negara/ region, tetapi tidak mempunyai pabrik induk. Misal: Avil
yang dilakukan antara Aventis Pharma ke Aventis Pharma lain, dari Aventis
Pharma ke toll manufacturing Aventis Pharma, kontraktor ke kontraktor
lain.
3) Golongan 3: produk yang hanya diproduksi atau dipasarkan oleh 1 pabrik
Aventis Pharma di suatu negara/ region. Transfer proses golongan 3
dikoordinasikan oleh regional manufacturing, regional IQC dan dilakukan
antara Aventis Pharma ke Aventis Pharma, dari Aventis Pharma ke toll
manufacturing Aventis Pharma, kontraktor ke kontraktor lain.
q. Registrasi Obat Jadi dan Alat Kesehatan
Menurut Keputusan Kepala Badan POM no. HK 00.05.03 1450 tanggal 14
Mei 2003 tentang Registrasi Obat Jadi disebutkan bahwa obat jadi harus

Universitas Sumatera Utara

diregistrasi sebelum memperoleh izin edar. Hal ini untuk menjamin khasiat,
keamanan dan mutu obat yang beredar.
Dokumen Registrasi terdiri dari empat bagian antara lain Dokumen
Administratif dan Informasi Obat, Dokumen Mutu, Dokumen Non-klinik dan
Dokumen Klinik. Quality Assurance menangani dokumen mutu dimana terdiri
dari subbagian S (Substance) yang berisi informasi terkait spesifikasi bahan aktif
dan P (Product) yang berisi informasi terkait spesifikasi produk obat. Dokumen
Registrasi Obat Jadi dibuat rangkap 4 dimana 2 eksemplar untuk Badan POM, 1
eksemplar untuk Medical and Regulatory Division dan 1 eksemplar untuk IQC
department. Dokumen Registrasi Alat Kesehatan dibuat rangkap 3 dokumen
registrasi yang akan diserahkan ke Menkes, dimana 1 eksemplar untuk Direktorat
Bina Produksi dan Distribusi Alat Kesehatan, 1 eksemplar untuk Medical and
Regulatory Division, 1 eksemplar untuk IQC department. Untuk produk impor,
cukup siapkan 2 eksemplar untuk ke badan pemerintah terkait dan ke Medical and
Regulatory Division. Dokumen registrasi disimpan selama 10 tahun setelah
produk yang bersangkutan tidak dipasarkan lagi.

3.1.2 Quality Control Unit
Quality Control Unit dikepalai oleh seorang Quality Control Supervisor
yang bertanggung jawab kepada Head of IQC. QC unit bertugas melakukan
pemeriksaan contoh bahan baku, bahan pengemas, produk ruahan dan produk jadi;
memeriksa dan memastikan kebersihan ruangan dan peralatan yang digunakan;
serta melakukan uji stabilitas.

Universitas Sumatera Utara

Pelaksanaan kegiatan quality control hendaknya dilakukan dengan suatu sistem
yang tertata baik untuk menjamin bahwa semua kegiatan dilakukan dengan baik
dan benar agar mendapatkan hasil kerja yang optimal dan terpercaya. Oleh karena
itu,

untuk melaksanakan

pemeriksaan,

QC

membuat

prosedur

analisis

pemeriksaan yang disebut test method. Test method dapat mengacu pada
Compendia seperti Farmakope Indonesia, Farmakope Eropa, USP, Farmakope
Perancis, atau prosedur dari mother site. Untuk pemeriksaan bahan baku, prosedur
dari farmakope tidak perlu divalidasi, tetapi cukup diverifikasi sesuai dengan
kondisi pemeriksaan aktual, namun untuk pemeriksaan produk ruahan perlu
dilakukan validasi terhadap metode yang diadopsi.
QC dalam melaksanakan tugasnya dibagi dalam sub-unit, yaitu Chemical
and Physical Control, Sampling-Testing of Packaging Material and Retained
Sample, Microbiology, Stability dan Laboratory services and Calibration.
a. Chemical and physical control
Bagian ini bertugas untuk melakukan pemeriksaan bahan baku, produk ruahan,
produk jadi secara kimia dan fisika berdasarkan test method.
1. Bahan Baku (Raw Material)
Bahan baku adalah semua bahan, baik yang berkhasiat maupun tidak, yang
berubah maupun tidak berubah, yang digunakan dalam pengolahan obat walaupun
tidak semua bahan tersebut masih terdapat di dalam produk ruahan. Setiap bahan
baku yang datang harus selalu disertai dengan sertifikat analisisnya. Sertifikat
analisis tersebut penting karena dipakai sebagai acuan pada pemeriksaan bahan
tersebut. Urutan pemeriksaan bahan baku adalah sebagai berikut :

Universitas Sumatera Utara

i. Bahan baku yang baru datang akan diperiksa sesuai dengan spesifikasi. Lalu
bagian gudang akan membuatkan slip penerimaan barang (Goods Receipt
Slip/ GRS) yang kemudian akan dikirimkan ke bagian QC. Dan bahan baku
tersebut akan masuk gudang dengan status “QUARANTINE”.
ii. Berdasarkan GRS yang diterima, QC melakukan pengambilan contoh
(sampling) terhadap bahan tersebut. Pengambilan contoh untuk semua bahan
aktif dan bahan penolong harus disertai dengan lembar permintaan material
(Material Request Form).
iii. Pengambilan contoh dilakukan di bawah LAF di dalam ruang sampling yang
terdapat di area gudang dengan kondisi udara yang terkendali yaitu suhu tidak
lebih dari 25°C, perbedaan tekanan diatas 7,5 Pa dan kelembaban antara 3060 %. Pengambilan sampel dilakukan dengan menggunakan alat dan ruangan
dalam status “BERSIH”. Bahan yang telah diambil contohnya akan diberi
label “SAMPLE TAKEN”. Dan setelah proses sampling selesai, semua alatalat yang telah digunakan untuk sampling dibungkus dengan plastik dan
tempelkan label merah pada alat yang sudah digunakan untuk memberitahu
agar dibersihkan.
iv. Contoh kemudian dibawa ke laboratorium QC untuk sebagian dianalisa sesuai
dengan test method dan sebagian lagi disimpan sebagai contoh pertinggal.
v. Catatan Hasil Pemeriksaan (CHP) dibuat dan dianalisa untuk menentukan
apakah bahan/ produk tersebut diluluskan atau ditolak. Bahan/ produk di
gudang akan diberi label baru “RELEASED” atau “REJECTED” yang
ditempelkan diatas label “QUARANTINE”. Label disahkan oleh QC

Universitas Sumatera Utara

supervisor dan didistribusikan ke bagian Warehouse, Production dan Plant
Logistics Department.
Pemeriksaan penuh (Full Analysis) diberlakukan untuk seluruh bahan baku
yang akan diuji ulang baik yang berasal dari Mother Company maupun dari
pemasok luar serta diberi catatan mengenai berapa kali bahan baku tersebut telah
diuji ulang sebagai informasi kepada bagian gudang-Plant Logistic. Jika dari hasil
pengujian ulang tersebut dinyatakan lulus, maka dibuatkan sertifikat analisisnya
dan bahan boleh digunakan untuk produksi. Jika tidak lulus maka bahan tersebut
harus dimusnahkan.
2. Produk Ruahan (Semi Finished Good)
Produk ruahan adalah produk yang telah selesai diolah dan siap untuk
dikemas. Terdapat 2 jenis produk ruahan di PT Aventis Pharma, yaitu produk
ruahan hasil produksi PT Aventis Pharma sendiri dan produk ruahan impor.
Pengambilan contoh dilakukan pada saat pembuatan berlangsung yaitu pada awal,
tengah, dan akhir proses (oleh bagian produksi); setelah semi finished goods
diterima di gudang (untuk produk ruahan impor) oleh petugas QC. Cara
pengambilan contoh (sampling) sama dengan yang dilakukan pada bahan baku.
Produk ruahan harus segera diperiksa sesuai dengan spesifikasi masing-masing
produk yang telah ditetapkan dan hasilnya dicatat dalam CHP. Jika dalam
pemeriksaan ditemukan hasil yang menyimpang dari spesifikasi, maka dilakukan
penyelidikan terhadap hasil di luar spesifikasi (Out of Spesification/ OOS).
3. Produk Jadi (Finished Good)
Produk jadi adalah produk yang telah melewati seluruh tahapan produksi,
termasuk pengemasan dan telah siap untuk didistribusikan. Terdapat dua macam

Universitas Sumatera Utara

produk jadi di PT Aventis Pharma yaitu produk jadi hasil produksi sendiri (lokal)
dan produk jadi impor. Untuk produk jadi lokal, pengambilan contoh dilakukan
pada proses pengemasan yaitu pada awal, tengah dan akhir proses pengemasan.
Pengambilan contoh dilakukan oleh petugas proses pengemasan untuk dikirim ke
QC. Terhadap produk jadi dilakukan pemeriksaan: tanggal penerimaan, nomor
batch lengkap, jumlah contoh pertinggal, waktu kadaluarsa, informasi tentang
produk, semi finished good, bahan pengemas, kelengkapan kemasan (jumlah isi,
cetakan, kode bets dan tanggal kadaluarsa).
Hasil pemeriksaan dicatat dalam CHP. Untuk obat jadi impor dilakukan
pemeriksaan kelengkapan pengemas yang digunakan beserta sertifikat analisa
(CoA) yang menyertainya. Penerbitan label released/ rejected atau label
penandaan lainnya untuk obat jadi impor harus diparaf oleh QC Supervisor.
b. Sampling-testing of packaging material and retained sample
Tugas dari bagian ini adalah melakukan pemeriksaan bahan pengemas dan
contoh pertinggal. Bahan pengemas ialah bahan yang digunakan untuk mengemas
produk ruahan, digolongkan dalam 2 jenis yaitu :
1) Bahan pengemas primer, yaitu bahan pengemas yang kontak langsung dengan
produk seperti PVC-foil untuk blister, alufoil untuk strip dan blister dan cold
forming foil.
2) Bahan pengemas sekunder, yaitu bahan pengemas yang tidak kontak langsung
dengan produknya, seperti folding box atau master box.
Sebelum bahan dipesan, desain bahan pengemas disiapkan berdasarkan
artwork yang disetujui. Setelah dipesan dan diterima, bahan pengemas akan
diambil contohnya untuk diperiksa. Contoh kemasan primer diambil di bawah

Universitas Sumatera Utara

LAF di ruang sampling (gudang) sedangkan contoh kemasan sekunder diambil di
area gudang, tidak perlu di dalam ruang sampling. Pemeriksaan dilakukan di
laboratorium QC sesuai spesifikasi bahan, misalnya jenis bahan, kesesuaian warna
dan bobot. Hasil pemeriksaan dicatat di CHP dan proses selanjutnya sama dengan
proses terhadap bahan baku. Sejumlah contoh bahan pengemas primer yang telah
lulus disimpan sebagai contoh pertinggal sesuai dengan ketentuan lengkap dengan
identitasnya.
Contoh pertinggal adalah contoh obat jadi, bahan baku, dan bahan pengemas
yang diambil secara acak dan disimpan sebanyak setidaknya dalam jumlah yang
cukup untuk 3 kali pemeriksaan full test (bila perlu tambahan 1 kali full test untuk
BPOM). Contoh pertinggal digunakan sebagai pembanding bila ada keluhan
terhadap bahan/ produk, juga untuk mengevaluasi kestabilan produk (follow-up/
real-time stability study) setelah suatu waktu tertentu. Contoh pertinggal disimpan
dalam ruang penyimpanan yang terkendali selama 5 tahun atau 1 tahun setelah
tanggal daluarsanya, dan bagian ini bertugas memantau kondisi ruangan
penyimpanan agar selalu sesuai spesifikasi dan memantau keluar masuknya
contoh pertinggal melalui kartu stok.
c. Microbiological
Karena cemaran mikroba dapat mempengaruhi mutu dan kestabilan produk
maka dilakukan pemeriksaan mikrobiologi terhadap bahan, ruangan produksi dan
laboratorium mikrobiologi sehingga pemeriksaan memberi hasil yang tepat dan
produk yang dihasilkan memenuhi persyaratan mikrobiologinya.

Universitas Sumatera Utara

Tabel 3.2 Persyaratan Kebersihan Ruangan Kelas 3 dan Kelas 2
Kondisi
Beroperasi
Istirahat
3
≥ 0,5 µm/m
Tidak ditetapkan
3,5 x 106
Partikel
≥ 5,0 µm/m3
Tidak ditetapkan
2 x 104
≤ 500 kol/ 4 jam
Tidak ditetapkan
Settle plates
Mikroba di
3
≤ 1300 kol/ m
Tidak ditetapkan
ruang ganti
Udara
udara
pakaian
≤ 300 kol/ 25 cm2
Tidak ditetapkan
Contact plates
≤ 300 kol/4 jam
Tidak ditetapkan
Settle plates
Mikroba di
3
ruang
Udara
≤ 900 kol/ m udara Tidak ditetapkan
produksi
≤ 300 kol/ 25 cm2
Tidak ditetapkan
Contact plates
Perbedaan tekanan udara
≥ 75 Pa
Pergantian udara
≥ 10/ jam
Suhu
19-25°C
Kelembaban
30-60%
3
≥ 0,5 µm/m
Tidak ditetapkan
Tidak ditetapkan
Partikel
3
≥ 5,0 µm/m
Tidak ditetapkan
Tidak ditetapkan
Tidak ditetapkan
Settle plates
Mikroba
Udara
Tidak ditetapkan
Tidak ditetapkan
Tidak ditetapkan
Contact plates
Perbedaan tekanan udara
>0
Pergantian udara
Sesuai kebutuhan, ≥ 4/ jam
Suhu
19-25°C
Kelembaban
Sesuai kebutuhan, ≤ 80%
Kegiatan yang dilakukan oleh bagian ini, antara lain:

Kelas 2

Kelas 3

Jenis pemeriksaan cemaran

1) Pemeriksaan mikrobiologi bahan baku, produk ruahan dan produk jadi.
Pemeriksaan mikrobiologi meliputi baik pemeriksaan kualitatif yaitu
identifikasi mikroba indikator dan patogen, maupun pemeriksaan kuantitatif
yaitu uji batas cemaran mikroba (MLT). Pemeriksaan mikrobiologi dilakukan
untuk semua bahan/ produk yang memiliki spesifikasi/ persyaratan
mikrobiologi, umumnya bahan/ produk yang berasal dari alam, baik dari
sumber nabati maupun hewani.

Universitas Sumatera Utara

2) Pemeriksaan cemaran partikel dan mikroba di ruang produksi dan
laboratorium mikrobiologi. Ruang produksi yang ada di PT Aventis Pharma
adalah ruang produksi non steril yang diklasifikasikan menjadi ruang kelas 3,
kelas 2 dan kelas 1. Ruang kelas 3 dan kelas 2 memiliki persyaratan
kebersihan yang berbeda dalam hal jumlah partikel dan jumlah mikrobanya,
namun kelas 1 tidak memiliki persyaratan kebersihan tertentu.
3) Pemeriksaan cemaran mikroba di permukaan
Pemeriksaan dilakukan secara apus (swab) untuk permukaan tidak rata
sedangkan untuk permukaan rata dapat menggunakan contact plate atau swab.
Hasil pemeriksaan jumlah mikroba dan partikel kemudian di lembar
pemeriksaan. Lembar hasil pemeriksaan tersebut kemudian disimpan sebagai arsip
di laboratorium mikrobiologi.
4) Pemeriksaan mutu air
Air merupakan bahan yang selalu digunakan dalam proses pengolahan, baik
sebagai salah satu komponen produk maupun sebagai pencuci. Air yang
digunakan tersebut harus memenuhi syarat yang telah ditetapkan, antara lain
persyaratan terhadap kadar kimi