FUNGSI MONITORING DAN EVALUASI

(1)

MONITORING DAN EVALUASI

PROGRAM

KOPERTIS WILAYAH IV 21 MARET 2017

W O R K S H O P P E N Y U S U N A N A N G G A R A N P E R G U R U A N

(2)

Tahap Perencanaan Anggaran

Penetapan Filosofi dan Misi

Penetapan Tujuan dan Strategi

Penyusunan Program

(3)

SIKLUS PERENCANAAN

RENCANA INDUK PENGEMBANGA

20 THNAN

5 THNAN

THNAN

• RENCANA AKADEMIK

• RENCANA STRATEGIS

• RENCANA INDUK FISIK

(4)

Fungsi Anggaran

Perencanaan

Koordinasi

(5)

Tujuan Penyusunan Anggaran

• _{Untuk menyatakan Sasaran organisasi secara jelas dan formal,}

sehingga bisa mengindari kerancuan dan memberikan arah terhadap apa yang hendak dicapai manajemen

• _{Untuk mengkomunikasikan sasaran manajemen kepada pihak-pihak}

terkait sehingga anggaran dimengerti, didukung, dan dilaksanakan

• _{Untuk menyediakan rencana rinci mengenai aktivitas dengan maksud}

mengurangi ketidakpastian dan memberikan pengarahan yang jelas bagi individu dan kelompok dalam upaya mencapai tujuan organisasi

• _{Untuk mengkoordinasikan cara/metode yang akan ditempuh dalam}

rangka memaksimalkan sumber daya

• _{Untuk menyediakan alat pengukur dan mengendalikan kinerja}

individu dan kelompok, serta menyediakan informasi yang mendasari perlu tidaknya tindakan koreksi.

(6)

Prinsip Penyusunan Anggaran

1. Management Involvement

2. Organizational Adaptation

3. Responsibility Accounting

4. Goal Orientation

5. Full communication

6. Realistic Expectation

7. Timeeliness

8. Flexible Application

(7)

Organisasi Penyusunan Anggaran

Penyusunan anggaran dalam suatu organisasi biasanya

dikoordinasikan oleh komite anggaran dan departemen anggaran. Prosedur penyusunan anggaran adalah :

 _{Menganalisis informasi masa lalu, lingkungan luar yang diantisipasi, dan SWOT}  _{Menyusun perencanaan strategik dan program}

 _{Mengkomunikasikan tujuan, strategi pokok, dan program}  _{Memilih taktik, mengkoordinasi, dan mengawasi operasi}  _{Menyusun usulan anggaran}

 _{Menyerahkan revisi usulan anggaran}

 _{Menyetujui revisi usulan anggaran dan merakit menjadi anggaran organisasi} (Perguruan Tinggi)

 _{Revisi dan penetapan final anggaran untuk diajukan kepada pimpinan (Rektor),} yang kemudian diajukan ke Yayasan untuk mendapatkan pengesahan.

(8)

Anggota Komite Anggaran PT

Salah seorang Wakil Rektor/ Wakil Ketua

Seluruh Biro/ Ka. UPT, termasuk Biro Keuangan

Dekan dan Ka. Prodi

(9)

Fungsi Pokok Komite Anggaran

Menentukan kebijaksanaan umum

Meminta, menerima, dan menelaah taksiran

anggaran individual

Menyarankan revisi

Menyetujui anggaran dan revisi anggaran

(10)

MONITORING DAN EVALUASI PROGRAM

_{SIKLUS PROGRAM}

PERENCANA AN

PROGRAM

IMPLEMENT ASIPROGRA

MONITORIN G PROGRAM EVALUASI

(11)

1. PENGERTIAN MONITORING DAN EVALUASI

_{MONEV merupakan langkah penting dalam} Sistem Pengendalian Manajemen (SPM) untuk

mendorong target program kerja dapat tercapai. Informasi dan temuan dari hasil MONEV selama dan sesudah pelaksanaan program dapat

digunakan untuk tindakan pengendalian atau

tindakan koreksi untuk mencapai target program kerja.

(12)

1. PENGERTIAN MONITORING DAN EVALUASI



_{Perbedaan Monitoring Dan Evaluasi}

 _{Monitoring dan evaluasi memiliki perbedaan} meskipun satu sama lain saling terkait.

 _Monitoring_{adalah proses penilaian (assesment)} rutin (harian) terhadap aktivitas/kegiatan yang sedang berlangsung. evaluasi adalah penilaian yang bersifat periodik (triwulan, semesteran)

terhadap capaian aktivitas/program .

 _Monitoring_{melihat pada apa yang sedang}

dilakukan, sementara evaluasi memeriksa apa yang sudah dicapai atau apa dampak yang sudah berhasil dibuat.

(13)

Monitoring

• _Monitoring_{adalah kegiatan mengamati/meninjau kembali mempelajari}

secara terus menerus atau berkala dan kegiatan mengawasi, yang dilakukan oleh pengelola proyek di setiap tingkatan pelaksanaan

kegiatan, utk memastikan bahwa pengadaan dan penggunaan input, jadwal kerja, hasil yg ditargetkan dan tindakan lainnya yg diperlukan berjalan sesuai rencana

• _{Monitoring berfokus pada}

• _{Pengendalian pekerjaan ke arah tujuan}

• _{Penggunaan secara efektif sumberdaya yang ada} • _{Perbaikan/koreksi masalah}

• _{Pemberian imbalan pencapaian tujuan}

• _{Sumber data pada umumnya merupakan dokumen internal seperti:}

laporan bulanan / triwulanan, catatan kerja dan perjalanan, catatan pelatihan, notulen rapat dan sebagainya.

(14)

EVALUASI

• _{Suatu proses utk menentukan relevansi, efisiensi, efektivitas dan}

dampak kegiatan proyek/ program sesuai dengan tujuan yg akan dicapai scr sistematik dan obyektif

• _{Evaluasi lebih bersifat menilai}

• _{Evaluasi berfokus khusus pada efek dan dampak proyek.} • _{Siapa yang memperoleh manfaat}

• _{Sejauh mana manfaat yg diperoleh (dibandingkan dgn situasi}

sblm kegiatan proyek dimulai)

• _{Dengan cara bagaimana (langsung atau tidak langsung)}

• _{Mengapa (hub sebab akibat antara kegiatan proyek dan}

(15)

Monitoring dan Evaluasi

• Monitoring merupakan fungsi berkelanjutan yang

menggunakan pengumpulan data secara sistematis

berdasarkan indikator untuk memberikan informasi pada

manajemen dan stakeholder yang berhubungan dengan

kemajuan atau hasil yang diraih setelah menggunakan

dana yang telah dialokasikan.

• Evaluasi merupakan penilaian yang sistematis dan objektif

yang berkaitan dengan pelaksanaan atau hasil dari

program, kebijakan berdasarkan perecanaan implementasi

dan hasilnya. Tujuannya untuk mengetahui efektivitas dan

efisiensi hasil, dampak maupun keberlanjutannya.

(16)

Perbedaan Monitoring Dan Evaluasi

 _Monitoring:_{fungsi kontinyu dengan menggunakan} pengumpulan data secara sistematik terhadap

indikator tertentu untuk menginformasikan kepada manajemen maupun stakeholder utama tentang

suatu kegiatan yang sedang berlangsung dalam hal perkembangan dan pencapaian hasil dalam

penggunaan dana maupun bantuan.

 _Evaluasi:_{penilaian secara sistematik dan objektif} terhadap kegiatan, program atau kebijakan yang sedang berjalan atau yang sudah selesai

dilaksanakan (terkait dengan desain, implementasi, dan hasilnya). Tujuannya adalah untuk menentukan relevansi dan pemenuhan tujuan, misalnya efisiensi, efektifitas, dampak, dan sustainabilitasnya.

(17)

Manfaat MONEV

Monitoring dan evaluasi dapat:

• _{Membantu kita untuk mengenal masalah dan penyebabnya;} • _{Menyarankan solusi yang mungkin terhadap masalah;}

• _{Memunculkan pertanyaan tentang asusmsi dan strategi;}

• Mendorong kita untuk merenungkan di mana kita sedang berjalan dan bagaimana kita mencapainya;

• Memberikan informasi dan wawasan;

• Membangkitkan kita untuk bertindak berdasarkan informasi dan wawasan itu; • _{Meningkatkan kemungkinan bahwa kita akan membuat suatu perbedaan}

(18)

FUNGSI DAN TUJUAN MONEV

_{Fungsi Monitoring}

a. Compliance (kesesuaian/kepatuhan)

Menentukan kesesuaian implementasi kebijakan dengan standard dan prosedur yang telah ditentukan.

b. Auditing (pemeriksaan)

Menentukan ketercapaian sumber-sumber/pelayanan kepada kelompok sasaran (target groups).

c. Accounting (Akuntansi)

Menentukan perubahan sosial dan ekonomi apa saja yang terjadi setelah implementasi sejumlah program (kebijakan) dari waktu ke waktu.

d. Explanation (Penjelasan)

Menjelaskan tingkat ketercapaian (hasil-hasil) program

(19)

FUNGSI MONEV

_{Fungsi Evaluasi}

a. Penilaian (Evaluasi) berkaitan erat dengan monitoring, karena evaluasi menggunakan data yang disediakan melalui kegiatan monitoring:

• _{Mengidentifikasi faktor gagal dan sukses dalam}

implementasi program.

• _{Mencari solusi atau tindak lanjut untuk menjamin}

peningkatan kinerja organisasi.

• _{Memberikan dasar pertimbangan dalam penyusunan}

rencana kerja pada periode selanjutnya.

b. Penyusunan rencana hendaknya didasarkan pada hasil evaluasi sebagai dasar peningkatan kinerja secara

berkelanjutan.

c. Evaluasi diarahkan untuk mengendalikan ketercapaian tujuan.

d. Evaluasi berhubungan dengan hasil informasi tentang nilai serta memberikan gambaran tentang manfaat suatu kebijakan/program.

(20)

Cakupan Monitoring

Monitoring meliputi:

• Menetapkan indikator efisiensi, efektivitas dan dampak;

• Mengatur sistem untuk mengumpulkan informasi yang

menghubungkan indikator-indikator ini;

• Mengumpulkan dan merekam informasi;

• Menganalisis informasi;

• Menggunakan informasi untuk membuat laporan menejemen dari hari

ke hari.

(21)

Cakupan Evaluasi

Evaluasi meliputi:

• _{Melihat apa yang ingin dicapai suatu program kegiatan atau organisasi atau} perbedaan apa yang ingin dilakukan. Apa dampak yang ingin dibuat? Menilai kemajuannya ke arah apa yang ingin dicapai, sasaran dampaknya.

• Melihat strategi program kegiatan atau organisasi. Apkah program kegiatan atau organisasi itu mempunyai strategi? Apakah program kegiatan atau organisasi

mengikuti strategi secara efektif? Apakah strategi itu berjalan? Jika tidak berjalan, mengapa terjadi?

• Melihat bagaimana program kegiatan atau organisasi bekerja. Apakah terdapat pemanfaatan sumber daya yang efisien? Opportunity cost apa yang dipilih untuk bekerja? Bagaimana kelangsungan cara yang dipilih agar program kegiatan atau organisasi berjalan? Apa implikasi jalannya program kegiatan atau organisasi bagi semua pemangku kepentingan?

(22)

Bentuk-bentuk Evaluasi

a.Evaluasi Administratif

EA pada umumnya dibatasi pada pengkajian tentang

efisiensi penyampaian pelayanan dan penentuan kesesuaian penggunaan dana dikaiitkan dengan tujuan yang telah

dicapai.

b.Evaluasi Yudisial

EY mengkaji kesesuaian kebijakan yang dibuat dengan

peraturan perundang-undangan (misalnya pemenuhan HAM dan hak-hak individu).

c. Evaluasi Politis

EP dilakukan pada waktu-waktu tertentu, terkait dengan kondisi tertentu yang memiliki aspek politis.

(23)

2.FUNGSI MONEV

_{Beberapa Bentuk Evaluasi Administrasi}

a.Evaluasi Usaha (effort evaluation)

Evaluasi usaha bertujuan untuk mengukur kuantitas inputs (masukan) program untuk mencapai tujuan. Inputs itu adalah personil, ruang kantor, komunikasi, transportasi,dan lain-lain, yang dihitung berdasarkan biaya yang digunakan.

b.Evaluasi Kinerja (performance evaluation)

Evaluasi kinerja mengkaji ouputs program. Contoh, outputs hasil penelitian.

c. Evaluasi Efektivitas

Evaluasi efektivitas bertujuan untuk menilai pelaksanaan program dan kesesuaiannya dengan tujuan dan target kinerja program/kebijakan.

d.Evaluasi Proses

Evaluasi proses mengkaji peraturan-peraturan dan prosedur-prosedur operasi organisasi yang digunakan dalam

(24)

2. FUNGSI MONEV

(25)

3. RESULT-BASED MANAGEMENT (RBM)

_{RBM berusaha untuk memperbaiki akuntabilitas dan}

efektivitas manajemen dengan cara:

a. menentukan hasil realistik yang diharapkan;

b. monitoring kemajuan melalui capaian hasil yang diharapkan;

c. menggunakan hasil Monev sebagai dasar pembuatan keputusan manajemen;

(26)

3. RESULT-BASED MANAGEMENT (RBM)

_{Rantai Hasil}

INPUT AKTIVITAS (PROSES) OUTPUT (KELUARAN) OUTCOMES IMPAK (OVERALL GOAL) HASIL

Hasil jangka panjang (positif/negatif) baik yang disengaja ataupun tidak

Hasil jangka menengah dari hasil sebuah kegiatan

Produk, barang atau layanan sebagai hasil dari kegiatan

Tindakan atau proses transformasi yang dilakukan sehingga input digunakan untuk menghasilkan keluaran yang spesifik

Sumber daya (waktu, peralatan, SDM, material, uang) yang diperlukan untuk melakukan suatu kegiatan

(27)

3. RESULT-BASED MANAGEMENT (RBM)

_{Pertanyaan dalam monitoring:}

 _{Purpose: apakah tujuan yang direncanakan dapat dicapai?}  _{Keluaran: apakah keluaran mengarah pada tujuan?}

 _{Aktivitas: apakah aktivitas mengarah pada pencapaian output} yang diharapkan?

 _{Apakah aktivitas telah dilaksanakan sesuai jadwal dan} anggaran?

 _{Input: apakah keuangan, personel, materi tersedia tepat} waktu dengan kuantitas dan kualitas yang memadai?

 _{Apakah yang menyebabkan keterlambatan / penundaan atau} menyebabkan hasil yang tidak diharapkan?

 _{Apakah ada sesuatu kejadian yang menyebabkan manajemen} harus memodifikasi rencana implementasi operasi?

(28)

3. RESULT-BASED MANAGEMENT (RBM)

_{Pertanyaan dalam monitoring:}  _Outcomes:

 _{Apakah penerima manfaat, mampu mengakses, menggunakan,}

dan puas dengan barang dan layanan yang diberikan?

 _{Apakah kegiatan masih dalam jalur untuk mencapai tujuannya?}  _{Apakah capaian fisik dari kegiatan?}

 _{Apakah kelompok target menerima setiap layanan baik dalam}

kuantitas maupun kualitas sesuai dengan yang direncanakan?

 _{Apakah aset dipelihara sesuai rencana?}

 _{Apakah layanan lain dibuat tersedia sesuai rencana?}  _Aktivitas:

 _{Apakah barang atau layanan didistribusikan sesuai jadwal dan}

dalam kuantitas yang direncanakan?

 _{Apakah aktivitas lainnya dilakukan sesuai rencana?}

(29)

3. RESULT-BASED MANAGEMENT (RBM)

_{Pertanyaan dalam monitoring:}  _Input:

 _{Bagaimana kondisi persediaan saat ini? apa saja yang sudah}

habis?

 _{Apakah pemerintah, dan mitra kerja memberikan keuntungan}

sesuai rencana?

 _{Apakah struktur manajemen tersedia, dan seberapa baik mereka}

beroperasi?

 _Asumsi:

 _{Apakah ada faktor eksternal yang signifikan memberikan efek}

pada kemajuan operasi?

(30)

3. RESULT-BASED MANAGEMENT (RBM)

_{Pertanyaan dalam evaluasi:}

 _Impact_{: perubahan apa yang dihasilkan oleh kegiatan?} Apakah ada perubahan yang tidak diharapkan atau tidak direncanakan?

 _Efektivitas_{: apakah tujuan kegiatan tercapai? Apakah} keluaran mengarah pada dampak yang diharapkan?

 _Efisiensi_{: apakah persediaan tersedia dalam waktu dan}

kuantitas maupun kualitasnya? Apakah aktivitas dilaksanakan sesuai jadwal dalam anggaran? Apakah keluaran diperoleh secara ekonomis?

 _{Keberlanjutan}_{: apakah keuntungan dapat dijaga untuk} beberapa periode yang diharapkan setelah pendampingan selesai?

 _Relevansi_{: apakah tujuan kegiatan konsisten dengan} kebutuhan?

(31)

4.Indikator Kinerja

Monitoring dan evaluasi merupakan bagian dari proses perencanaan. Dalam proses ini ditetapkan indikator-indikator pembentuk sistem monitoring:

• _{Apa yang ingin kita ketahui}

• _{Informasi apa yang akan kita kumpulkan}

Indikator merupakan tanda-tanda yang dapat diukur atau tampak bahwa sesuatu telah dikerjakan atau sesuatu telah dicapai.

Dengan indikator dapat dijawab pertanyaan:

• _Siapa?

• _{Berapa banyak?} • _{Berapa sering?} • _{Berapa jumlah?}

(32)

4. RESULT-BASED MANAGEMENT (RBM)

_{Pemilihan Indikator Kinerja}

 _{Indikator harus SMART:}_Specific_,_Measurable_,_Accurate_,

Realistic, Timely.

 _{Indikator harus dapat memeriksa secara objektif, yang berarti} orang yang berbeda yang menggunakan indikator yang sama akan memperoleh ukuran yang sama.

 _{Indikator outcome menggambarkan populasi target dan tipe} keuntungan.

 _{Indikator outcome meliputi akses kelompok target, kegunaan,} dan kepuasan dalam menerima bantuan.

(33)

Referensi

• _{Institut Teknologi Bandung (ITB). 2016. Bahan sosialisasi}