Sistem Manajemen Dokumen Akreditasi (SISMADAK) materi pelatihan 28 nop 2016

Tutorial Penggunaan
Tutorial
Penggunaan Aplikasi
SISMADAK Untuk Rumah Sakit di
Indonesia
Oleh: Diyurman Gea
Email diyur@kars or id
Email : diyur@kars.or.id
HP: 082288222247
WA: 081218161603
WA: 081218161603
KARS

KARS
Nama
T/Tgl. Lahir
Alamat

N
Nara Sumber
S b

: Diyurman Gea, S.Kom., MM
y
,
,
: Nias, 12 September 1974
: Blok Y8/40 Parkview Residence, Citra Raya, Panongan
Tangerang
g
g – Banten 15710

Riwayat Pendidikan : S1 Manajemen Informatika (1999) – Univ. BINUS
S2 Magister Manajemen
g
j
Sistem Informasi ((2003) –
) Univ. BINUS
S3 DRM (Sedang menyelesaikan) – Univ. BINUS
Riwayat Pekerjaan :: 1999 
1999 – Sekarang, Dosen
Sekarang, Dosen Tetap Univ. Bina

Univ. Bina Nusantara
2008 – Sekarang, Head of IT Support, Binus Business School (BBS)
2013 – Sekarang, Komisi Akreditasi Rumah Sakit (KARS)

KARS

Latar Belakang Aplikasi
SISMADAK

KARS

Penataan Dokumen
Secara Tradisional Vs SISMADAK
SISMADAK

KARS

KARS

Penataan Dokumen

Secara Tradisional Vs SISMADAK

SISMADAK

KARS

KARS

A itu
Apa
i SISMADAK

• SISMADAK
SISMADAK atau
atau Sistem Manajemen Dokumen
Akreditasi adalah sebuah aplikasi alat bantu 
bagi Rumah Sakit (RS) untuk
(RS) untuk mengumpulkan, 
mengumpulkan
menyimpan, dan mencari kembali dokumen

bukti yang berhubungan
yang berhubungan dengan akreditasi
• SISMADAK dikelola oleh masing‐masing RS 
sehingga
hi
menjamin
j i kerahasiaan
k h i
d k
dokumen
RS
• Anda bisa melakukan trial dengan
mengunjungi http://rumahsakit.kars.or.id
user: user@kars.or.id Pass : 17082016

KARS

KARS

KARS








K l bih SISMADAK
Kelebihan

Dapat melakukan penyimpanan dokumen
berdasarkan Elemen Penilaian (EP), sehingga
dokumen tidak berceceran.
Aplikasi SISMADAK dapat diakses di setiap
peralatan Komputer, Tablet dan
Komputer, Tablet dan Smartphone 
Smartphone
lainnya.
Tersedia pengaturan hak akses berdasarkan
Pokja

Hi t i dokumen
Histori
d k
akan
k tersimpan
t i
selamanya
l
dalam sistem, sehingga dapat ditelusuri
kembali.
Tersedia Dashboard berupa indikator penilaian
Self‐Assessment
Dapat melakukan sinfkronisasi penilaian Self‐
Assessment yang sudah diisi dengan cara
p
y g
untuk
mendownload template yang tersedia
diupload ke Aplikasi SIKARS


KARS

K
Keuntungan
B i RS
Bagi

• Sebagai media penyimpanan
media penyimpanan data dalam
data dalam bentuk
digital, sehingga:
– Menghemat tempat penyimpanan dokumen
– Biaya kertas
– Menghemat waktu karena kemudahan pencarian data 
data
kembali.

• Menghemat waktunya Staff RS untuk
Staff RS untuk melakukan
pencarian dokumen yang diminta dan disajikan

kepada
p
Surveior p
pada saat akreditasi.

KARS

I f
Infrastruktur
k yang disiapkan
di i k

• Komputer Server, dengan
Server dengan spesifikasi minimal
– Processor Xeon E3
– RAM 8GB
– HDD 500GB (tergantung banyaknya dokumen yang disimpan)

• Sofware
– Sistem Operasi Windows Server atau

Windows Server atau Linux
– Apache 2.4, PHP 5.4, MySQL 5.4 (sudah termasuk dalam paket installer 
SISMADAK)
– Dapat menggunakan XAMPP 5.6.28 
XAMPP 5 6 28
(https://www.apachefriends.org/download.html)

• Koneksi Jaringan intranet/internet (tergantung kebutuhan)

KARS

Cara Mengoperasikan
Aplikasi
lk

• Setalah aplikasi SISMADAK diinstal
SISMADAK diinstal secara
sempurna pada Server yang telah disediakan, 
maka aplikasi dapat diakses melalui jaringan
intranet/internet atau WiFi menggunakan PC 

/Laptop atau perangkat smartPhone.
/Laptop atau
smartPhone
• Cara menjalankan aplikasinya adalah seperti
pada
d slide berikut
lid b ik t ini.
i i

Login ke Aplikasi SISMADAK
KARS
Sebagai Admin:
User : user@kars.or.id
Pass : 17082016
Sebagai User:
User: demo@kars.or.id
Pass: 17082016

Versi Demo : http://rumahsakit.kars.or.id


Aplikasi Dashboard
KARS

KARS

P j l
Penjelasan
G fik
Grafik
• Jarum p
pendek ((berwarna merah) 
)
= Nilai Minimum
• Jarum panjang (berwarna putih) 
= Nilai
Nil i Maksimum
M ki
• AVG = Nilai rata‐rata
• Zona warna merah adalah zona
yang nilainya dibawah 60
• Zona warna kuning adalah zona
yang nilainya diantara 60 – 80
• Zona warna hijau adalah zona
yang nilainya diatas 80
yang nilainya

Penjelasan Grafik
KARS

• Zona warna merah adalah zona yang nilainya dibawah 60
• Zona warna kuning adalah zona yang nilainya
yang nilainya diantara 60 
60 –
80
• Zona warna hijau adalah zona yang nilainya diatas 80

KARS

F k Layanan
Fokus
L
Ak di i
Akreditasi

• Untuk mengetahui
g
fokus layanan
y
akreditasi dan p
penjelasan
j
detilnya bisa dilihat pada tautan yang tersedia di bawah ini

Penjelasan
j
Detil Standar Akreditasi
KARS

P d
Pendataan
K i
Kegiatan
Ak di i
Akreditasi

KARS

Pilih Jenis Kegiatan Survei, 
Survei
Survei Reguler atau Survei
Program Khusus

Daftar Kegiatan Akreditasi
KARS

Form Pendataan Kegiatan
g
Baru
KARS

Kode KARS adalah kode
kegiatan yang didapatkan dari
Website Akreditasi KARS 
(http://akreditasi kars or id
(http://akreditasi.kars.or.id.  
Misalnya: 2905

KARS

Jika diklik pada Judul
Kegiatan, maka akan
muncull semua Bab.  Klik
B b Klik
pada Bab yang mau diisi
nilainya

KARS

Klik pada
Dokumen untuk
meng‐upload
Berkas

Lakukan
pengisian nilai
dengan cara
double Click

KARS

Klik tanda “+” untuk memulai upload 
file.  Klik tombol “Browse” untuk
mencarii file yang diupload, dan
fil
di l d d ketik
k tik
deskripsi dokumen.  Klik tombol
“Submit” untuk menyimpan data

KARS

Dokumen yang berhasil
diupload
d
up oad aakan
a te
tersimpan
s pa da
dan
muncul disini.  Klik pada Nama
File untuk mendownload
kembali file tersebut.  Dokumen
file tersebut Dokumen
dapat diupload sebanyak‐
banyaknya

KARS

Lakukan verifikasi nilai pada
p Bab dengan
g cara
setiap
menekan tombol ini.  Nilai
akhir untuk masing‐masing
akan muncul disini.

KARS

Sinkronisasi Data Self‐
Assessment

• Nilai Self‐Assessment yang sudah diisi pada aplikasi SISMADAK, 
d t diupload
dapat
di l d ke
k aplikasi
lik i SIKARS dengan
SIKARS d
cara mendownload
d
l d
Template
• Mengenai tata cara upload Self‐Assessment, dapat dipelajari di
materi Tata Laksana
Tata Laksana Pengisian Self
Self‐Assessment
Assessment

Benchmark Indikator Mutu
Benchmark Indikator

KARS

KARS

L
Latar
B l k
Belakang

• Terkait dengan adanya ketentuan di Standar
Akreditasi versi 2012, bahwa RS wajib
membandingkan hasil capaian indikator mutu
dan data infeksi antar RS
• Ada 11 area klinik
11 area klinik prioritas yang wajib
yang wajib diukur
mutunya dengan indikator mutu (PMKP 3.1), di
area manajemen ada 9 area prioritas
area manajemen
9 area prioritas yang harus
yang harus
diukur mutunya (PMKP 3.2) dan di sasaran
keselamatan pasien ada 6 area prioritas
6 area prioritas yang 
yang
harus diukur mutunya (PMKP 3.3)
KARS

KARS

L
Latar
B l k
Belakang
(l j
(lanjutan)
)

• Selama ini RS kesulitan
RS kesulitan untuk dapat akses data 
data
dari RS lain
• KARS memfasilitasi
KARS
f ili i Rumah
R
h Sakit
S ki untukk
membandingkan data tersebut dengan
membuat
b t banyak
b
k indikator, yang nantinya
i dik t
ti
masing‐masing RS akan memilih indikator
mana dari
d i RS tersebut
RS t
b t yang akan
k
dibandingkan dengan RS lain
KARS

KARS

Al Bantu Benchmark Data
Alat
B
B h
kD

• Melalui aplikasi SIKARS dan
SIKARS dan SIMADAK, masing‐
SIMADAK masing
masing RS dapat melakukan pendataan
benchmark data melalui pengisian laporan
benchmark data melalui
pada setiap indikator yang ditentukan oleh
KARS.
KARS

KARS

Pengisian Benchamark Data
KARS
Menu pengisian
Indikator Mutu

Menu untuk
upload Laporan

KARS

KARS

Klik pada Indikator untuk
mengetahui detil
informasi indikator
KARS

KARS

KARS

KARS

Klik pada angka ini untuk
memulai pendataan
secara harian
KARS

Form Pendatan
KARS

KARS

KARS

Klik “Export Data” untuk
mendownload file laporan
p
dan diupload secara
bulanan ke SIKARS
KARS

KARS

Cara upload Laporan Indikator
k SIKARS
ke
Setelah login ke aplikasi SIKARS 
http://akreditasi.kars.or.id
masuk ke menu ini

KARS

KARS

Tahap 1: Upload Laporan Mutu

Klik tombol Browse 
untuk mencari dokumen
yang diupload, 
kemudian klik tombol
Upload
“Upload”
KARS

KARS Tahap 2: Menyetujui untuk divalidasi

Laporan yang sudah
yang sudah diupload

KARS

KARS

Fil M
File Manager

• File
File Manager adalah
Manager adalah sebua pengelola berkas
sederhana, antar muka yang nyaman dan
mudah digunakan, serta
digunakan serta dioptimalkan khusus
untuk pengguna browser. Sangat mirip seperti
melakukannya pada komputer desktop.  
desktop
Misalnya: memotong, melekatkan serta
menyalin berkas dan folder

KARS

KARS

KARS

Pengaturan Hak Akses
pada Filemanager
KARS
Centang checkbox 
checkbo
ini untuk memberi
hak akses kepada
pengguna
Direktori yang 
diberikan hak
akses

Direktori yang 
disembunyian
dan tidak diberi
akses
KARS

Catatan:
Default Password untuk
setiap akun user adalah
tanggal lahir (ddmmyyyy)

Dukungan Untuk Mendapatkan Aplikasi
SISMADAK
KARS

Dukungan Fitur

Gratis

Premium

Enterprise

Grafik Dashboard 

Tersedia

Tersedia

Tersedia

Pemakaian terbatas waktu

2 tahun

3 tahun

Tidak Terbatas

5 dokumen

10 dokumen

Tidak Terbatas

Ya

Ya

Tidak

Dukungan Teknis dari Tim Developer

Terbatas

Penuh

Penuh

Dukungan
D
k
P b ik / P b h
Perbaikan/ Pembaharuan
fitur

T b
Terbatas

1T h
1 Tahun

2 Tahun
T h

Template Self‐Assessment

Tersedia

Tersedia

Tersedia

Indikator Mutu

Tersedia

Tersedia

Tersedia

Tidak Tersedia

Tersedia

Tersedia

Gratis

Rp. 3 Juta

Rp. 5 Juta

Jumlah Dokumen Upload per Elemen
Penilaian (EP)
Kebutuhan koneksi internet pada
Server

Filemanager
Biaya

Jika RS membutuhkan dukungan teknis instalasi pada Server dan pelatihan, maka
RS menanggung pembiayaan transportasi, akomodasi dan lump sum

KARS

C
Cara Mendapatkan
M d
k Aplikasi
A lik i

• Buatkan Surat Permohonan yang sudah
yang sudah ditandatangani oleh
Direktur RS, dan menggunakan kop surat dari RS 
(template dapat didownload melalui: http://rumahsakit.kars.or.id/docs/contoh_surat_permohonan.docx)

• Bagi RS yang memilih
RS yang memilih lisensi Premium dan
Premium dan Enterprise, 
Enterprise
pembayaran dapat dilakukan melalui
Bank BCA, No.Rek 5271434171 a.n: Diyurman Gea

• SSuratt Permohonan
P
h
d Bukti
dan
B kti Pembayaran
P b
(Li
(Lisensi
i Premium 
P
i
dan Enterprise) dapat dikirim melalui: sismadak@kars.or.id

KARS

Contoh Surat
Permohonan

KARS

KARS

KARS

K
Korespondensi
d i

• Jika anda tertarik untuk memanfaatkan
layanan aplikasi ini, silakan menghubungi staf
kami : :
Diyurman Gea, S.Kom., MM
Diyurman
Gea S Kom MM
Email : diyur@kars.or.id
HP: 082288222247
WA: 081218161603