Index of /students/paper/skripsi/10400075

4.1 Usulan Pemecahan Masalah

Sasaran sistem baru yang penulis usulkan ini adalah merupakan pemindahan sistem dari sistem yang dilakukan secara manual kepada sistem yamg dilakukan oleh komputer dalam arti perancangan sistem komputerisasi dimana sistem yang lama atau sistem yang berjalan masih manual. Dimana pada dasarnya prosedur kerja sistem usulan ini hanya menambahkan beberapa proses kegiatan yang menurut penulis proses ada dalam proses administrasi dimana proses tersebut tidak ada didalam proses sistem berjalan serta menambahkan perangkat keras (hardware) yang berupa komputer terhadap sistem yamg lama, sehingga segala pekerjaan mulai dari menerima data masukkan atau input, kemudian memprosesnya atau proses, sampai pada data keluaran atau output dilakukan oleh komputer.

Adapun perubahan dari prosedur sistem yang lama kepada sistem yang baru pada sistem administrasi di Balai Pengobatan Pamulang Permai II ini mempunyai sasaran-sasaran yang diharapkan dapat membantu guna mengatasi permasalahan-permasalahan yang terdapat pada prosedur sistem yang lama. Adapun sasaran-sasaran tersebut di atas adalah sebagai berikut :

1. Dengan sistem usulan ini penulis diharapkan segala pekerjaan khususnya yang berkaitan dengan sistem administrasi pelayanan kesehatan dapat dilakukan secara cepat, tepat dan akurat.

2. Dengan sistem ini diharapkan dapat terhindar dari bertumpuknya arsip-arsip sehingga dapat terhindar dari kesan kurang rapih.

3. Dengan sistem usulan ini dapat mempercepat pencarian data, sehingga dengan sistem usulan ini tidak perlu lagi melihat arsip-arsip yang tentunya akan menyita waktu yang ada dan tertundanya pekerjaan.

4. Dengan sistem usulan ini sekiranya dapat memperkecil resiko kesalahan data, pemasukkan data, serta pelaporan data.

5. Dengan sistem usulan ini dapat mempercepat pembuatan laporan kepada pihak-pihak yang membutuhkannya.

6. Dengan sistem ini dapat merpercepat efisiensi kerja para karyawan, khususnya bagian administrasi.

4.2 Prosedur Sistem Usulan

Berikut ini penulis akan menjelaskan mengenai prosedur sistem usulan Perancangan Sistem Informasi Administrasi Pelayanan Kesehatan Pada Balai Pengobatan Pamulang Permai II adalah sebagai berikut :

a. Proses Pendaftaran Pasien Baru

Bagi yang belum memiliki kartu berobat atau pasien baru, terlebih dahulu harus membuat kartu berobat pada bagian administrasi dengan mengisi

formulir yang diberikan oleh bagian administrasi dan harus diserahkan kembali kepada bagian administrasi sebagai data untuk pembuatan kartu berobat dan kartu status. Kemudian data-data pasien akan dimasukkan kedalam file pasien, setelah itu bagian administrasi akan membuat kartu berobat yang akan diberikan kepada pasien dan kartu status yang akan disimpan pada bagian administrasi.

b. Proses Pemeriksaan Kesehatan

Sebelum pasien melakukan pemeriksaan kesehatan, pertama-tama pasien terlebih dahulu melakukan pendaftaran berobat pada bagian administrasi. Pasien harus harus memberikan kartu berobat kepada bagian administrasi kemudian bagian admistrasi akan mencari kartu status, setelah kartu status pasien ditemukan maka kartu berobat pasien akan dikembalikan dan kartu status pasien diberikan kepada bagian medis. Setelah kartu status pasien diberikan kepada bagian medis, maka pasien dapat melakukan pemeriksaan kesehatan pada bagian medis. Selanjutnya bagian medis akan memberikan resep obat kepada pasien. Kartu status pasien akan dikembalikan ke bagian administrasi untuk disimpan, tetapi terlebih dahulu hasil diagnosa pasien akan dimasukkan kedalam file berkunjung. c. Proses Pembayaran

Setelah pasien selesai melakukan pemeriksaan kesehatan dan mendapatkan resep obat dari bagian medis, selanjutnya pasien memberikan resep obat kepada bagian obat, setelah itu bagian obat akan

mengecek data obat dalam file obat untuk mengetahui persediaan obat. Setelah pasien melakukan pembayaran maka pasien akan diberikan obat dan kwitansi dan bagian administrasi juga akan memasukkan data pembayaran kedalam file pembayaran.

d. Proses Pembuatan Laporan

Setiap bulannya bagian administrasi membuat laporan berkunjung pasien berdasarkan file berkunjung, laporan persediaan obat berdasarkan file obat dan laporan pembayaran berdasarkan file pembayaran yang harus diserahkan kepada pimpinan balai pengobatan.

4.3 Rancangan Sistem

4.3.1 Flow Of Document (FOD) Sistem Usulan

4.3.2 Data Flow Diagram (DFD)

Pasien Bag. Adm Bag. Medis Bag. Obat Pimpinan

Formulir Resep Kartu Berobat Formulir K. berobat Resep Kwitansi K. Berobat Laporan Kartu Status Kartu Status Kwitansi 1 Lap.Berobat Resep Pembuata n Resep Pemeri ksaan Pembuat an Obat Input Data Pengecekan Iput Data Pengecekan Pembuatan Kwitansi Kwitansi 2 Lap.Obat Lap.Pemby Pembutan Kartu

Gambar 4.1 FOD Usulan

4.3.2.1 Diagram Konteks

G

Gambar 4.2 Diagram Konteks

4.3.2.2 Diagram Zero

Pasien _Bag. Medis Sistem Administrasi Pelayanan Kesehatan pada Balai Pengobatan Pamulang Permai II Laporan Formulir Kartu Berobat Kwitansi Resep Obat Kartu Berobat Formulir Pimpinan Bag. Obat Kartu Status Resep Obat Kartu Status Resep Obat Kwitansi Dokter Hasil analisa Resep Obat Data Pasien 1.0 Pendaftaran

Pasien File Pasien

- Formulir - Kartu Berobat

Gambar 4.3 Diagram Zero 4.3.2.3 Diagram Detail

1.1 Pembuatan Kartu Pasien Data Pasien File Pasien

Arsip Kartu Status Formulir 4.0 Laporan 3.0 Pembayaran Data Pasien Berkunjung Kwitansi Lunas t Resep Obat Resep Obat Kartu Status Kartu Status Kartu Status Kartu Status Resep Obat

Data Pasien Berkunjung Kwitansi lunas

- Formulir - Kartu Berobat -Resep Obat Bagian Obat Bagian Medis Pimpinan 2.0 Berobat

Arsip Kartu Status File Berkunjung File Pembayaran Kartu Status File Obat Data Pembayaran Data Obat Data Obat Laporan Obat

Laporan Pasien Berkunjung Laporan Pembayaran

Data Pembayaran

Dokter

Hasil analisa Resep Obat

Gambar 4.4 Diagram Detail 1.0

- Formulir - Kartu Berobat

-Kartu Status

1.3 Pencarian

K.Status 1.2 Pendaftaran

Berobat

File Berkunjung Data Pasien Berkunjung

Kartu Berobat

Kartu Status

Kartu Status Kartu Berobat

3.1 Penebusan

Obat

File Obat

Pasien

Data Pembayaran Data Obat

Kwitansi lunas Resep Obat

3.2 Pembayaran

Biaya Obat

Gambar 4.5 Diagram Detail 3.0

4.3.3 Entity Relationship Diagram (ERD)

Pasien Berob

at

No_Pasien *

Id_Dokter *

Kode_Obat * M 1 Nama Alamat Umur J_Kel Gol_dara h Spesialis Nama_Dokte r Obat Nama_Obat Stok Hrg_Satua n Sisa_Stok 1 melakuka n

No_Pendftr ** No_Kwitansi * Bayar Tgl Biaya_Oba t Biaya_Pemeriksaa n Tota l No_Pasien ** membe ri Dokter 1 1 1 M

Ket : * Primary Key ** Foreign Key

Gambar 4.6 ERD Sistem Usulan 4.3.4 Normalisasi

Bentuk tidak normal (Un Normalized) No_Pasien Nama J_Kel Umur Gol_Darah Alamat Kode_Obat Nama_obat Harga_Satuan Stok Sisa_Stok No_Pendaftaran No_Pasien Tgl_berobat Biaya_Obat No_kwitansi No_Pendaftaran No_Pasien Tgl Biaya_Obat Biaya_Pemeriksaan Total No_Pendaftaran Kode_Obat Nama_obat Harga_Satuan Banyaknya Biaya_Obat Keluhan Diagnosa Tgl_Pesan Id_Dokter Nama_dokter Spesialis

Gambar 4.7 Normalisasi Bentuk Tidak Normal

Bentuk Normalisasi Pertama atau 1 NF

Gambar 4.8 Normalisasi Bentuk Normal Pertama No_Pasien

Nama J_Kel Umur Gol_Darah Alamat Kode_Obat Nama_obat Harga_Satuan Stok

Sisa_Stok No_Pendaftaran Tgl_berobat Biaya_Obat No_kwitansi Tgl

Biaya_Obat

Biaya_Pemeriksaan Total

Banyaknya Keluhan Diagnosa Tgl_Pesan Id_Dokter Nama_dokter Spesialis

Bentuk Normalisasi Kedua atau 2 NF

No_Pasien * Nama J_Kel Umur Gol_Darah Alamat Tabel Pasien

Kode_Obat * Nama_Obat Harga_Satuan Stok Sisa_Stok Tabel Obat No_Pendaftaran * No_Pasien **

Kode_Obat **

Tgl_Berobat Biaya_Obat No_Kwitansi Tgl Biaya_Pemeriksaan Total Nama_Obat Harga_Satuan Banyaknya Keluhan Diagnosa Tgl_Pesan

Id_Dokter ** Nama_dokter

Spesialis

Tabel Berobat

Id_Dokter * Nama_Dokter Spesialis

Gambar 4.9 Normalisasi Bentuk Normal Kedua Bentuk Normalisasi Ketiga atau 3 NF

oo

1

1 1

No Pasien * Nama J_Kel Umur Gol_Darah Alamat No_Kwitansi * No Pendaftaran ** Tgl

Biaya_Obat

Biaya_Pemeriksaan Total

No_Pendaftaran * No Pasien ** Id_Dokter ** Tgl_Berobat Biaya_Obat No_Pendaftaran * Kode_Obat Nama_Obat Harga_Satuan Banyaknya Biaya_Obat Keluhan Diagnosa Tgl_Pesan Kode_Obat * Nama_Obat Harga_satuan Stok Sisa_stok Tabel Pasien Tabel Pembayaran Tabel Obat Tabel Berobat Tabel Pesan 1 oo

Id_Dokter * Nama_Dokter Spesialis

Tabel Dokter

1 oo

Gambar 4.10 Normalisasi Bentuk Normal Ketiga

4.4 Spesifikasi File

Spesifikasi file menjelaskan tentang file-file yang akan dipergunakan dalam pengelolaan database pada sistem yang diusulkan, serta sebagai media penyimpanan data dari proses yang terjadi pada sistem usulan. Adapun spesifikasi file-file tersebut adalah sebagai berikut :

a. Spesifikasi File Pasien

Nama File : File Pasien Record Key : No_Pasien

Spesifikasi Tabel 4.1 Pasien

No Nama Nama Field Tipe Panjang Keterangan

1. No Pasien No_Pasien Text 4 Primary Key

2. Nama Nama Text 20

3. Umur Umur Text 2

4. Jenis kelamin J_Kel Text 1

5. Gol.darah Gol_Darah Text 2

6. Alamat Alamat Text 40

b. Spesifikasi File Obat

Nama File : File Obat

Record Key : Kode_Obat

No Nama Nama Field Tipe Panjang Keterangan

1. Kode Obat Kode_Obat Text 3 Primary Key

2. Nama Obat Nama_Obat Text 30

3. Harga Satuan Harga_satuan Currency 10

4. Stok Stok Text 3

5 Sisa Stok Sisa_Stok Text 3

c. Spesifikasi File Berobat Pasien

Nama File : File Berobat Record Key : No_Pendaftaran

Spesifikasi Tabel 4.3 Berobat Pasien

No Nama Nama Field Tipe Panjang Keterangan

1. No pendaftaran No_Pendaftaran Text 3 Primary Key

2. No pasien No_Pasien Text 4 Foreign Key

3. Tanggal berobat Tgl Date/time 8

4. Biaya Obat Biaya_Obat Currency 10

d. Spesifikasi File Pembayaran

Nama File : File Pembayaran Record Key : No_Kwitansi

Spesifikasi Tabel 4.4 Pembayaran

No Nama Nama Field Tipe Panjang Keterangan

1. No Kwitansi No_Kwitansi Text 3 PrimaryKey

2. No Pendaftaran No_Pendaftaran Text 3 ForeignKey

3. No. Pasien No_Pasien Text 4 ForeignKey

4. Tanggal Tgl Date/time 8

5. Biaya Obat Biaya_Obat Currency 10

6. Biaya Pemeriksaan Biaya_Pemeriksaan Currency 10

7. Total Total Currency 10

Nama File : File Pemesanan Obat f. Spesifikasi File Dokter

Nama File : File Dokter

Spesifikasi Tabel 4.5 Pemesanan Obat

No Nama Nama Field Tipe Panjang Keterangan

1. No.Pendaftaran No_Pendaftaran Text 3

2. Kode Obat Kode_Obat Text 3

3. Nama Obat Nama_Obat Text 30

4. Harga Satuan Harga_Satuan Currency 10

5. Banyaknya Banyaknya Text 2

6. Biaya Obat Biaya_Obat Currency 10

7. Keluhan Keluhan Text 50

8. Diagnosa Diagnosa Text 50

9. Tanggal Pesan Tgl_Pesan Date/time 8

Spesifikasi Tabel 4.6 Dokter

No Nama Nama Field Tipe Panjang Keterangan

1. Id Dokter Id_Dokter Text 4 Primary Key

2. Nama Dokter Nama_Dokter Text 25

3. Spesialis Spesialis Text 30

Gambar 4.11 Form Menu Utama 4.5.1 Input Data Pasien

6 Label

1 Shape 1 Label

2 Label 6 Command

Button

Gambar 4.12 Input Data Pasien

4.5.2 Input Data Obat 6 TextBox

1 Data 7 Command

Gambar 4.13 Input Data Obat

4.5.3 Input Data Berobat

5 TextBox

6 Command Button

1 Shape

1 Data 6 Label

Gambar 4.14 Input Data Berobat

4.5.4 Input Data Pembayaran

2 Label 1 MsFlexgrid 6 Command

Button

3 Label

2 Shape 11 Label

2 TextBox 2 ComboBox

6 Label 9 Label

1 Command Button 1 TextBox

2 Shape

Gambar 4.15 Input Data Pembayaran

4.5.5 Output Data Obat 6 Command

Button

5 Label 3 Shape

1 MsFlexgrid 8 Label

1 TextBox

1 TextBox 1 ComboBox 17 Label

Tabel 4.6 Laporan Data Obat 4.5.6 Output Pasien Berobat

Tabel 4.7 Laporan Pasien Berobat 4.5.7 Output Data Pembayaran

Tabel 4.8 Laporan Data Pembayaran 4.6 Jadwal Implementasi

Jadwal Implementasi merupakan suatu tahap penerapan sistem atau realisasi sistem usulan. Dalam jadwal implementasi ini akan dijelaskan mengenai langkah-langkah dalam mengimplementasikan sistem yang diusulkan. Penjadwalan ini berhubungan dengan lamanya waktu yang akandigunakan dalam penerapan sistem usulan. Adapun langkah-langkah pengimplementasian sistem usulan adalah sebagai berikut :

1. Pengumpulan Data Awal

Pada tahap ini dimaksudkan untuk mengenai dokumen-dokumen yang dibutuhkan untuk sistem usulan, baik dokumen input maupun dokumen output. Waktu yang dibutuhkan untuk pengumpulan dokumen adalah dua minggu.

2. Pembuatan Program

Dalam pembuatan program yang akan digunakan dalam sistem usulan, terdapat beberapa faktor yang mempengaruhi lama pembuatan program, faktor-faktor tersebut adalah :

a. Banyaknya program

b. Tingkat permasalahan program

c. Kondisi komputer baik software maupun hardware.

Waktu yang dibutuhkan dalam pembuatan program komputer adalah tiga minggu.

3. Test Program

Pada tahap ini dilakukan pengecekkan tehadap program-program yang telah dibuat. Maksud pengecekkan tersebut untuk mengetahui produktifitas serta efektifitas dari program yang diusulkan. Adapun waktu yang dibutuhkan adalah dua minggu.

4. Pembuatan Buku Petunjuk

Buku petunjuk digunakan dengan tujuan untuk menuntun user dalam pemakaian sistem yang diusulkan. Dalam buku petunjuk dijelaskan mengenai hal-hal sebagai berikut :

- Petunjuk pemakaian

- Penjelasan kode-kode yang digunakan. - Proses penyiapan data awal.

5. Training Personil

Training personil dimaksudkan untuk menyiapkan aspek manusia sebagai pelaku sistem danpemakai sistem. Adapun faktor yang mempengaruhi masa training adalah :

- Jumlah personil

- Pengetahuan personil tentang komputer dalam perencanaan waktu training.

Disini dianggap peserta telah mengetahui dasar-dasar komputer. Adapun waktu yang dibutuhkan adalah dua minggu.

6. Test Sistem

Pada tahap ini dilakukan uji coba terhadap sistem yang baru secara keseluruhan yang bertujuan untuk mengetahui sampai dimana sistem dapat dipahami dengan baik dan benar. Bila terjadi kesalahan dapat dilakukan perbaikan yang dianggap perlu. Test sistem memerlukan waktu tiga minggu. 7. Peralihan Sistem

Pada peralihan sistem ini digunakan paralel run yaitu sistem lama dan baru dijalankan secara bersama-sama. Sebab dengan sistem ini jika terjadi kegagalan pada sistem yang baru maka sistem yang lama masih ada, sehingga resiko kegagalan terhadap sistem kecil.

Setelah semua tahap berjalan dengan lancar dan sistem sepenuhnya layak diterapkan, maka sistem usulan tersebut dapat mulai dijalankan.

Untuk lebih jelasnya mengenai jadwal implementasi tersebut, maka secara ringkas dapat dilihat pada tabel jadwal implementasi sebagai berikut :

Tabel 4.9 Jadwal Implementasi

No Kegiatan

Bulan

Bulan I Bulan II Bulan III

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

1. Pengumpulan Data awal X X

2. Pembuatan Program X X X

3. Test Program X X

4. Pembuatan Buku Petunjuk X X

5. Pelatihan atau Training X X

6. Test Sistem X X X

7. Peralihan Sistem X X

Gambar 4.15 Input Data Pembayaran

4.5.5 Output Data Obat

53

6 Command Button

5 Label 3 Shape

1 MsFlexgrid 8 Label

1 TextBox

1 TextBox 1 ComboBox 17 Label

Tabel 4.6 Laporan Data Obat 4.5.6 Output Pasien Berobat

Tabel 4.7 Laporan Pasien Berobat 4.5.7 Output Data Pembayaran

Tabel 4.8 Laporan Data Pembayaran 4.6 Jadwal Implementasi

Jadwal Implementasi merupakan suatu tahap penerapan sistem atau realisasi sistem usulan. Dalam jadwal implementasi ini akan dijelaskan mengenai langkah-langkah dalam mengimplementasikan sistem yang diusulkan. Penjadwalan ini berhubungan dengan lamanya waktu yang akandigunakan dalam penerapan sistem usulan. Adapun langkah-langkah pengimplementasian sistem usulan adalah sebagai berikut :

1. Pengumpulan Data Awal

Pada tahap ini dimaksudkan untuk mengenai dokumen-dokumen yang dibutuhkan untuk sistem usulan, baik dokumen input maupun dokumen output. Waktu yang dibutuhkan untuk pengumpulan dokumen adalah dua minggu.

2. Pembuatan Program

Dalam pembuatan program yang akan digunakan dalam sistem usulan, terdapat beberapa faktor yang mempengaruhi lama pembuatan program, faktor-faktor tersebut adalah :

a. Banyaknya program

b. Tingkat permasalahan program

c. Kondisi komputer baik software maupun hardware.

Waktu yang dibutuhkan dalam pembuatan program komputer adalah tiga minggu.

3. Test Program

Pada tahap ini dilakukan pengecekkan tehadap program-program yang telah dibuat. Maksud pengecekkan tersebut untuk mengetahui produktifitas serta efektifitas dari program yang diusulkan. Adapun waktu yang dibutuhkan adalah dua minggu.

4. Pembuatan Buku Petunjuk

Buku petunjuk digunakan dengan tujuan untuk menuntun user dalam pemakaian sistem yang diusulkan. Dalam buku petunjuk dijelaskan mengenai hal-hal sebagai berikut :

- Petunjuk pemakaian

- Penjelasan kode-kode yang digunakan. - Proses penyiapan data awal.

5. Training Personil

Training personil dimaksudkan untuk menyiapkan aspek manusia sebagai pelaku sistem danpemakai sistem. Adapun faktor yang mempengaruhi masa training adalah :

- Jumlah personil

- Pengetahuan personil tentang komputer dalam perencanaan waktu training.

Disini dianggap peserta telah mengetahui dasar-dasar komputer. Adapun waktu yang dibutuhkan adalah dua minggu.

6. Test Sistem

Pada tahap ini dilakukan uji coba terhadap sistem yang baru secara keseluruhan yang bertujuan untuk mengetahui sampai dimana sistem dapat dipahami dengan baik dan benar. Bila terjadi kesalahan dapat dilakukan perbaikan yang dianggap perlu. Test sistem memerlukan waktu tiga minggu. 7. Peralihan Sistem

Pada peralihan sistem ini digunakan paralel run yaitu sistem lama dan baru dijalankan secara bersama-sama. Sebab dengan sistem ini jika terjadi kegagalan pada sistem yang baru maka sistem yang lama masih ada, sehingga resiko kegagalan terhadap sistem kecil.

8. Operasional Sistem

Setelah semua tahap berjalan dengan lancar dan sistem sepenuhnya layak diterapkan, maka sistem usulan tersebut dapat mulai dijalankan.

Untuk lebih jelasnya mengenai jadwal implementasi tersebut, maka secara ringkas dapat dilihat pada tabel jadwal implementasi sebagai berikut :

Tabel 4.9 Jadwal Implementasi

No Kegiatan

Bulan

Bulan I Bulan II Bulan III

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

1. Pengumpulan Data awal X X

2. Pembuatan Program X X X

3. Test Program X X

4. Pembuatan Buku Petunjuk X X

5. Pelatihan atau Training X X

6. Test Sistem X X X

7. Peralihan Sistem X X