SAP Komunikasi Bisnis
Supervisory Communication [ Komunikasi Kepenyeliaan]
Dennis (1975) mencoba menganalisa dan mengidentifikasi jenis-jenis
komunikasi dalam perusahaan. Para pekerja diminta menjawab sejumlah
pertanyaan mengenai berbagai aspek komunikasi dalam lingkup mereka
sendiri. Jawaban para pekerja dianalisis secara statistik melalui analisis
faktor, suatu metode yang membantu para peneliti menentukan faktor
komunikasi yang paling berpengaruh dalam komunikasi organisasi. Dennis
[1975] mengidentifikasi lima faktor yang dianggap paling penting oleh
anggota organisasi dalam berkomunikasi.
1. Komunikasi atasan dengan bawahan : diukur dengan pertanyaan berikut :
! Apakah Anda merasa bebas berbicara kepada atasan Anda?
! Apakah atasan Anda bersedia mendengar keluhan Anda?
! Apakah atasan Anda menganjurkan agar Anda memberi tahu jika ada
kesulitan dalam pekerjaan?
2. Komunikasi ke bawah [downward communication]:: diukur dengan
pertanyaan berikut :
! Apakah para pimpinan menjelaskan maksud ucapan mereka dan
mengartikan kata-kata mereka?
! Apakah pimpinan memberi informasi yang Anda inginkan dan informasi
yang Anda perlukan?
! Apakah penjelasan yang diberikan oleh pimpinan mengenai hal-hal
yang harus dikerjakan cukup jelas?
3. Persepsi atasan mengenai komunikasi dengan bawahan : diukur dengan
pertanyaan berikut :
! Apakah Anda yakin bahwa bawahan Anda terbuka dan berterus terang
kepada Anda?
! Apakah Anda yakin bahwa rekan sekerja Anda terbuka dan berterus
terang terhadap Anda?
! Apakah Anda yakin bahwa bawahan Anda menganggap Anda
memahami persoalan mereka?
4. Komunikasi ke atas [Upward Communication] : diukur dengan pertanyaan
berikut :
! Apakah opini Anda berpengaruh terhadap keputusan harian yang
melibatkan pekerjaan Anda?
! Apakah Anda yakin bahwa pendapat Anda berpengaruh nyata pada
organisasi Anda?
! Apakah atasan Anda memberi kesempatan pada Anda untuk berperan
serta dalam perencanaan pekerjaan Anda sendiri?
5. Keandalan informasi : diukur dengan pertanyaan :
! Apakah menurut Anda informasi yang Anda terima dari bawahan Anda
dapat dipercaya?
! Apakah menurut Anda informasi yang Anda terima dari rekan sekerja
Anda dapat dipercaya?
KOMUNIKASI KE BAWAH
Diprakarsai oleh manajemen organisasi tingkat atas dan kemudian ke bawah melewati
rantai perintah
Beberapa saluran khusus untuk komunikasi ke bawah adalah :
!
!
!
!
!
!
!
Memo interorganisasi
Rapat departemen
Tatap muka dengan bawahan
Warta perusahaan
Papan pengumuman
Faks
Kiriman suara [voice mail]
!
!
!
!
!
!
Surat ke rumah
Poster
Telepon
Pidato di depan karyawan
Rekaman video
Surat elektronik [e-mail]
Efektifitas komunikasi ke bawah adalah :
! Kombinasi lisan dan tulisan
! Lisan saja
! Tulisan saja
! Papan pengumuman
! Selentingan [grapevine]
KOMUNIKASI KE ATAS
Proses penyampaian gagasan, perasaan dan pandangan pegawai tingkat bawah kepada
atasannya dalam perusahaan.
Penelitian menunjukkan bahwa komunikasi ke atas setidaknya mempunyai
empat fungsi penting :
1. Melengkapi manajemen dengan informasi yang diperlukan untuk
pengambilan keputusan.
2. Membantu mengurangi tekanan dan frustasi pegawai akibat suasana
kerja.
3. Meningkatkan kesadaran partisipasi pegawai dalam perusahaan.
4. Sebagai bonus saluran untuk memuaskan pada masa depan.
KOMUNIKASI HORISONTAL
Pertukaran di antara perwakilan dan personil pada tingkat yang sama dalam
perusahaan.
Goldhaber [1990] meringkaskan literatur mengenai empat fungsi komunikasi
horisontal dalam suatu perusahaan.
1. Koordinasi tugas : Para kepala departemen bertemu setiap bulan untuk
mendiskusikan kontribusi tiap-tiap departemen terhadap tujuan sistem.
Contoh lainnya, koordinasi tim pengajar, tim penulis di universitas dll.
2. Penyelesaian masalah : Anggota sebuah departemen berkumpul
mendiskusikan bagaimana menangani penciutan anggaran; mereka dapat
menerapkan teknik brainstrorming .
3. Berbagi informasi : Anggota satu departemen bertemu dengan anggota
departemen lain untuk menginformasikan data baru. Suatu jurusan di
universitas baru0baru ini menyusun kembali kurikulumnya. Untuk
menginformasikan kepada departemen lain mengenai revisi besar tsb.
Fakultas mengadakan beberapa rapat dengan perwakilan jurusan lain
untuk menjelaskan kurikulum baru.
4. Penyelesaian konflik : Anggota sebuah departemen rapat untuk
mendiskusikan konflik dalam atau antardepartemen.
KOMUNIKASI INFORMAL
Saluran komunikasi informal dalam perusahaan sering diberi cap desas-desus [rumor]
dan selentingan [grapevine] . Istilah grapevine muncul pada masa Perang Saudara. Menurut
Smith, "pada masa itu, saluran telegram intelijen disambung-sambungkan secara longgar dari
pohon ke pohon, seperti rangkaian tanaman anggur [grapevine], dan pesannya sering kacau.
Rosnow [1988] mendefinisikan desas-desus sebagai "sebuah proposisi untuk
dipercaya …tersebar tanpa pembuktian resmi". Peneliti berteori bahwa desasdesus mengurangi ketegangan emosional dan biasanya timbul dari
lingkungan yang ambiguitas [mendua]
TEKNOLOGI BARU DALAM TINGKAT KOMUNIKASI TRADISIONAL
TINGKAT
BENTUK TRADISIONAL
PENERAPAN TEKNOLOGI
!
Antarpersona
Tatap muka, surat, telepon
!
Kelompok
Tatap muka
!
Organisasional
Tatap muka, memo, interkom, telepon,
pertemuan, rapat
!
Publik
Surat kabar, majalah, buku, [printed
material], televisi, radio, film
Telepon, hubungan kelompok pribadi,
e-mail, voicegram , CD ROM, Virtual
Reality, internet
Konperensi, teleconference, telepon,
telekomunikasi, komputer, internet dll
Konperensi,
telepon,
e-mail,
manajemen
dengan
bantuan
komputer,
sistem
informasi
manajemen, faksimil, dll
Vedeotape, video disk, TV Kabel, TV
satelit langsung, videoteks, digital
radio, set top box TV, sistem
informasi digital [CD Rom]
Diadaptasikan dari Frederick Williams, The New Communication, ed. Ke-2., hlm. 133
Referensi :
1.
Tubbs, Stewart L and Moss, Sylvia., Human Communication, Mc. Graw Hill - Rosdakarya, Bandung 2000, hal
171 -188 dan 226.
Dipersiapkan untuk kuliah Komunikasi Bisnis,
Progam Studi Manajemen Perhotelan, UK Petra 2000/2001, oleh Ido Priyono Hadi
Dennis (1975) mencoba menganalisa dan mengidentifikasi jenis-jenis
komunikasi dalam perusahaan. Para pekerja diminta menjawab sejumlah
pertanyaan mengenai berbagai aspek komunikasi dalam lingkup mereka
sendiri. Jawaban para pekerja dianalisis secara statistik melalui analisis
faktor, suatu metode yang membantu para peneliti menentukan faktor
komunikasi yang paling berpengaruh dalam komunikasi organisasi. Dennis
[1975] mengidentifikasi lima faktor yang dianggap paling penting oleh
anggota organisasi dalam berkomunikasi.
1. Komunikasi atasan dengan bawahan : diukur dengan pertanyaan berikut :
! Apakah Anda merasa bebas berbicara kepada atasan Anda?
! Apakah atasan Anda bersedia mendengar keluhan Anda?
! Apakah atasan Anda menganjurkan agar Anda memberi tahu jika ada
kesulitan dalam pekerjaan?
2. Komunikasi ke bawah [downward communication]:: diukur dengan
pertanyaan berikut :
! Apakah para pimpinan menjelaskan maksud ucapan mereka dan
mengartikan kata-kata mereka?
! Apakah pimpinan memberi informasi yang Anda inginkan dan informasi
yang Anda perlukan?
! Apakah penjelasan yang diberikan oleh pimpinan mengenai hal-hal
yang harus dikerjakan cukup jelas?
3. Persepsi atasan mengenai komunikasi dengan bawahan : diukur dengan
pertanyaan berikut :
! Apakah Anda yakin bahwa bawahan Anda terbuka dan berterus terang
kepada Anda?
! Apakah Anda yakin bahwa rekan sekerja Anda terbuka dan berterus
terang terhadap Anda?
! Apakah Anda yakin bahwa bawahan Anda menganggap Anda
memahami persoalan mereka?
4. Komunikasi ke atas [Upward Communication] : diukur dengan pertanyaan
berikut :
! Apakah opini Anda berpengaruh terhadap keputusan harian yang
melibatkan pekerjaan Anda?
! Apakah Anda yakin bahwa pendapat Anda berpengaruh nyata pada
organisasi Anda?
! Apakah atasan Anda memberi kesempatan pada Anda untuk berperan
serta dalam perencanaan pekerjaan Anda sendiri?
5. Keandalan informasi : diukur dengan pertanyaan :
! Apakah menurut Anda informasi yang Anda terima dari bawahan Anda
dapat dipercaya?
! Apakah menurut Anda informasi yang Anda terima dari rekan sekerja
Anda dapat dipercaya?
KOMUNIKASI KE BAWAH
Diprakarsai oleh manajemen organisasi tingkat atas dan kemudian ke bawah melewati
rantai perintah
Beberapa saluran khusus untuk komunikasi ke bawah adalah :
!
!
!
!
!
!
!
Memo interorganisasi
Rapat departemen
Tatap muka dengan bawahan
Warta perusahaan
Papan pengumuman
Faks
Kiriman suara [voice mail]
!
!
!
!
!
!
Surat ke rumah
Poster
Telepon
Pidato di depan karyawan
Rekaman video
Surat elektronik [e-mail]
Efektifitas komunikasi ke bawah adalah :
! Kombinasi lisan dan tulisan
! Lisan saja
! Tulisan saja
! Papan pengumuman
! Selentingan [grapevine]
KOMUNIKASI KE ATAS
Proses penyampaian gagasan, perasaan dan pandangan pegawai tingkat bawah kepada
atasannya dalam perusahaan.
Penelitian menunjukkan bahwa komunikasi ke atas setidaknya mempunyai
empat fungsi penting :
1. Melengkapi manajemen dengan informasi yang diperlukan untuk
pengambilan keputusan.
2. Membantu mengurangi tekanan dan frustasi pegawai akibat suasana
kerja.
3. Meningkatkan kesadaran partisipasi pegawai dalam perusahaan.
4. Sebagai bonus saluran untuk memuaskan pada masa depan.
KOMUNIKASI HORISONTAL
Pertukaran di antara perwakilan dan personil pada tingkat yang sama dalam
perusahaan.
Goldhaber [1990] meringkaskan literatur mengenai empat fungsi komunikasi
horisontal dalam suatu perusahaan.
1. Koordinasi tugas : Para kepala departemen bertemu setiap bulan untuk
mendiskusikan kontribusi tiap-tiap departemen terhadap tujuan sistem.
Contoh lainnya, koordinasi tim pengajar, tim penulis di universitas dll.
2. Penyelesaian masalah : Anggota sebuah departemen berkumpul
mendiskusikan bagaimana menangani penciutan anggaran; mereka dapat
menerapkan teknik brainstrorming .
3. Berbagi informasi : Anggota satu departemen bertemu dengan anggota
departemen lain untuk menginformasikan data baru. Suatu jurusan di
universitas baru0baru ini menyusun kembali kurikulumnya. Untuk
menginformasikan kepada departemen lain mengenai revisi besar tsb.
Fakultas mengadakan beberapa rapat dengan perwakilan jurusan lain
untuk menjelaskan kurikulum baru.
4. Penyelesaian konflik : Anggota sebuah departemen rapat untuk
mendiskusikan konflik dalam atau antardepartemen.
KOMUNIKASI INFORMAL
Saluran komunikasi informal dalam perusahaan sering diberi cap desas-desus [rumor]
dan selentingan [grapevine] . Istilah grapevine muncul pada masa Perang Saudara. Menurut
Smith, "pada masa itu, saluran telegram intelijen disambung-sambungkan secara longgar dari
pohon ke pohon, seperti rangkaian tanaman anggur [grapevine], dan pesannya sering kacau.
Rosnow [1988] mendefinisikan desas-desus sebagai "sebuah proposisi untuk
dipercaya …tersebar tanpa pembuktian resmi". Peneliti berteori bahwa desasdesus mengurangi ketegangan emosional dan biasanya timbul dari
lingkungan yang ambiguitas [mendua]
TEKNOLOGI BARU DALAM TINGKAT KOMUNIKASI TRADISIONAL
TINGKAT
BENTUK TRADISIONAL
PENERAPAN TEKNOLOGI
!
Antarpersona
Tatap muka, surat, telepon
!
Kelompok
Tatap muka
!
Organisasional
Tatap muka, memo, interkom, telepon,
pertemuan, rapat
!
Publik
Surat kabar, majalah, buku, [printed
material], televisi, radio, film
Telepon, hubungan kelompok pribadi,
e-mail, voicegram , CD ROM, Virtual
Reality, internet
Konperensi, teleconference, telepon,
telekomunikasi, komputer, internet dll
Konperensi,
telepon,
e-mail,
manajemen
dengan
bantuan
komputer,
sistem
informasi
manajemen, faksimil, dll
Vedeotape, video disk, TV Kabel, TV
satelit langsung, videoteks, digital
radio, set top box TV, sistem
informasi digital [CD Rom]
Diadaptasikan dari Frederick Williams, The New Communication, ed. Ke-2., hlm. 133
Referensi :
1.
Tubbs, Stewart L and Moss, Sylvia., Human Communication, Mc. Graw Hill - Rosdakarya, Bandung 2000, hal
171 -188 dan 226.
Dipersiapkan untuk kuliah Komunikasi Bisnis,
Progam Studi Manajemen Perhotelan, UK Petra 2000/2001, oleh Ido Priyono Hadi