Administrasi Pengadaan Bahan Baku Di PT. Rakabu Sejahtra bab0

perpustakaan.uns.ac.id

digilib.uns.ac.id

ADMINISTRASI PENGADAAN BAHAN BAKU DI PT.
RAKABU SEJAHTRA

Tugas Akhir
Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan Dalam Memperoleh Sebutan
Vokation Ahli Madya (A.Md.) dalam Bidang Manajemen Administrasi

Oleh :
Nur Duwi Cahyowati
D1510061

PROGRAM DIPLOMA III MANAJEMEN ADMINISTRASI
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS SEBELAS MARET
SURAKARTA
2013


commit to user
i

perpustakaan.uns.ac.id

digilib.uns.ac.id

commit to user
ii

perpustakaan.uns.ac.id

digilib.uns.ac.id

commit to user
iii

perpustakaan.uns.ac.id

digilib.uns.ac.id


PERNYATAAN

Nama

: Nur Duwi Cahyowati

NIM

: D1510061

Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa tugas akhir berjudul “ Administrasi
Pengadaan Bahan Baku di PT. Rakabu Sejahtra” adalah betul-betul karya sendiri.
Hal-hal yang bukan karya saya, dalam tugas akhir tersebut diberi tanda citasi dan
ditunjukan dalam daftar pustaka.
Apabila dikemudian hari terbukti pernyataan saya tidak benar, maka saya bersedia
menerima sanksi akademik berupa pencabutan tugas akhir dan gelar yang saya
peroleh dari tugas akhir tersebut.

Surakarta, Juni 2013

Yang Membuat Pernyataan,

Nur Duwi Cahyowati

commit to user
iv

perpustakaan.uns.ac.id

digilib.uns.ac.id

MOTTO

Lebih baik mengerti sedikit daripada salah mengerti (A. France)
Kegagalan adalah "SATU-SATUNYA" kesempatan untuk memulai "LAGI"
dengan lebih baik dan cerdik ( Henry Ford )

commit to user
v


perpustakaan.uns.ac.id

digilib.uns.ac.id

PERSEMBAHAN

v Tugas Akhir ini penulis persembahkan kepada:
v Bapak dan ibuku tercinta
v Adik-adiku tersayang
v Seluruh keluarga besarku
v Sahabat dan orang-orang yang selalu memberi
dukungan dan motivasi
v Teman-teman D3 Manajemen Administrasi 2013
v Almameter kebanggaanku

commit to user
vi

perpustakaan.uns.ac.id


digilib.uns.ac.id

KATA PENGANTAR

Puji syukur Alhamdulillah penulis panjatkan atas kehadirat Allah SWT yang
senantiasa memberikan rahmat dan hidayah-Nya sehingga penulis dapat
menyelesaikan Tugas Akhir yang berjudul“Administrasi Produksi di PT.
Rakabu Sejahtra”sebagai salah satu syarat untuk mendapatkan gelar Ahli
Madya Jurusan Manajemen Administrasi pada Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu
Politik di Universitas Sebelas Maret Surakarta.
Terlepas dari kekurangan yang ada, Tugas Akhir ini tidak dapat selesai tanpa
bantuan dari berbagai pihak. Oleh karena itu dalam kesempatan ini penulis ingin
mengucapkan terima kasih kepada :
1.

Bapak Drs. Sudarto, M. Si selaku Ketua Program Diploma III
Manajemen

Administrasi


dan

Dosen

Pembimbing

yang

telah

membimbing dan mengarahkan penulis selama dalam penyusunan Tugas
Akhir.
2.

Bapak Hangga Chris H yang telah memberikan ijin kepada penulis untuk
melakukan kegiatan magang di PT. Rakabu Sejahtra.

3.

Seluruh karyawan di PT. Rakabu Sejahtra yang telah memberikan

bantuan selama kegiatan magang berlangsung dan pencarian data-data
yang penulis butuhkan..

4.

Bapak Drs. Sonhaji, M. Si selaku Penguji.

5.

Bapak Herwan Parwiyanto, S. Sos, M. Si selaku Pembimbing Akademik.

6.

Seluruh Dosen pengajar studi Manajemen Administrasi yang telah
memberikan ilmunya kepada penulis

7.

Seluruh karyawan perpustakaan fakultas dan pusat atas bantuan dan
informasinya.


commit to user
vii

perpustakaan.uns.ac.id

8.

digilib.uns.ac.id

Kedua orang tua dan semua keluarga yang tidak henti-hentinya selalu
mendoakan penulis, memberikan dukungan, dan motivasi serta semangat
untuk menyelesaikan Tugas Akhir ini.

9.

Semua teman-teman Manajemen Administrasi 2010 atas kebersamaan
dan persahabatan selama ini.

10. Teman-teman yang dengan sukarela menjadi tukang ojek penulis selama

ini.
11. Semua pihak yang belum penulis sebutkan satu persatu yang juga ikut
membantu dalam penyusunan Tugas Akhir.
Penulis berharap Tugas Akhir ini dapat memberikan manfaat bagi penulis dan
bagi para pembaca maupun pihak-pihak yang berkepentingan dengan penulisaan
Tugas Akhir ini.

Surakarta, Juni 2013

Penulis

commit to user
viii

perpustakaan.uns.ac.id

digilib.uns.ac.id

DAFTAR ISI


HALAMAN JUDUL .............................................................................................

i

PERSETUJUAN ....................................................................................................

ii

PENGESAHAN .....................................................................................................

iii

PERNYATAAN ....................................................................................................

iv

MOTTO ..................................................................................................................

v


PERSEMBAHAN .................................................................................................

vi

KATA PENGANTAR ...........................................................................................

vii

DAFTAR ISI ..........................................................................................................

ix

DAFTAR GAMBAR ............................................................................................

xii

DAFTAR LAMPIRAN ……………………………………………………….

xiii

ABSTRAK …………………………………………………………………….

xiv

ABSTRACT …………………………………………………………………...

xv

BAB I

PENDAHULUAN .............................................................................

1

A. Latar Belakang Masalah ............................................................

1

B. Perumusan Masalah ....................................................................

2

C. Tujuan Pengamatan ....................................................................

2

D. Manfaat Pengamatan ..................................................................

3

commit to user
ix

perpustakaan.uns.ac.id

BAB II

BAB III

BAB IV

BAB V

digilib.uns.ac.id

TINJAUAN PUSTAKA .....................................................................

4

A. Pengertian Administrasi .............................................................

4

B. Pengertian Pengadaan ................................................................

6

1. Penerimaan ...........................................................................

8

2. Penyimpanan ........................................................................

8

3. Pendistribusian .....................................................................

10

C. Administrasi Pengadaan .............................................................

11

METODE PENGAMATAN .............................................................

12

A. Jenis Pengamatan .......................................................................

12

B. Lokasi Pengamatan ....................................................................

12

C. Sumber Data ...............................................................................

12

D. Teknik Pengumpulan Data .........................................................

13

E. Teknik Analisis Data …………………………………………..

14

DESKRIPSI LEMBAGA DAN HASIL PENGAMATAN ............

16

A. Deskripsi Lembaga .....................................................................

16

1. Sejarah Singkat Berdirinya PT. Rakabu Sejahtra................

16

2. Lokasi Perusahaan ................................................................

17

3. Visi dan Misi Perusahaan ....................................................

19

4. Produk yang Dihasilkan .......................................................

20

5. Job Description PT. Rakabu Sejahtra .................................

21

B. Hasil Pengamatan .......................................................................

27

1. Bahan Baku yang Digunakan PT. Rakabu Sejahtra ...........

27

2. Administrasi Pengadaan Bahan Baku .................................

28

PENUTUP ..........................................................................................

37

commit to user
x

perpustakaan.uns.ac.id

digilib.uns.ac.id

A. Kesimpulan .................................................................................

37

B. Saran ............................................................................................

39

DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN – LAMPIRAN

commit to user
xi

perpustakaan.uns.ac.id

digilib.uns.ac.id

DAFTAR GAMBAR
Gambar

4.01 ....................................................................................................

18

Gambar

4.02 ....................................................................................................

21

commit to user
xii

perpustakaan.uns.ac.id

digilib.uns.ac.id

DAFTAR LAMPIRAN

1. Lampiran 1 Surat Keterangan Selesai Magang
2. Lampiran 2 Surat Tugas
3. Lampiran 3 Form Monitoring Magang
4. Lampiran 4 Form Penilaian Kuliah Kerja Magang
5. Lampiran 5 Formulir Presensi Magang
6. Lampiran 6 P urchase Order
7. Lampiran 7 Surat Keterangan Sah Kayu Bulat
8. Lampiran 8 Surat Keterangan Asal Usul Kayu
9. Lampiran 9 Faktur Angkutan Kayu Olahan
10. Lampiran 10 Hasil Gesek Jati
11. Lampiran 11 Hasil Rendemen Kayu
12. Lampiran 12 Surat Jalan
13. Lampiran 13 Kontrol Barang Masuk
14. Lampiran 14 Data KD
15. Lampiran 15 Kartu Stock
16. Lampiran 16 Bukti Serah Terima Bahan Baku Komponen

commit to user
xiii

perpustakaan.uns.ac.id

digilib.uns.ac.id

ABSTRAK

Nur Duwi Cahyowati. D1510061. 2013. Administrasi Pengadaan Bahan
Baku di PT. Rakabu Sejahtra. Laporan Tugas Akhir. Progaram Studi
Mananjemen Administrasi Program Diploma III. Fakultas Ilmu Sosial
dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. 2013 39 halaman.
Persedian bahan baku berkaitan erat dengan biaya, sehingga
keberadaannya merupakan salah satu keputusan penting dalam perusahaan.
Untuk memperoleh bahan baku diperlukan adanya pengadaan. Bila
perusahaan tepat dalam melakukan pengadaan bahan baku maka dapat
meminimalkan biaya-biaya yang dapat menimbulkan ketidakefisienan dalam
proses produksi.
Tujuan pengamatan yang dilakukan penulis adalah untuk mengetahui
bagaimana administrasi pengadaan bahan baku pada suatu perusahaan
khusunya di PT. Rakabu Sejahtra.
Jenis pengamatan yang digunakan penulis adalah deskriptif kualitatif.
Pengamatan ini mengambil lokasi di PT. Rakabu Sejahtra. Sumber data
diperoleh dari narasumber (informan), peristiwa atau aktifitas, dokumen dan
arsip. Teknik analisis data yang digunakan adalah reduksi data, sajian data dan
penarikan simpulan dan verifikasi.
Hasil yang diperoleh dari pengamatan yang penulis lakukan adalah
administrasi pengadaan bahan baku di PT. Rakabu sejahtra dimulai dari
perencanaan yang dilakukan oleh bagian Production Pla ning and Inventory
Control ( PPIC ) kemudian diteruskan kebagian Purchasing untuk dilakukan
pembelian. Penerimaan dilakukan oleh bagian Sawmill dan Kiln Dry dan
penyimpanan dan pendistribusian barang yang dilakukan di gudang 2.

commit to user
xiv

perpustakaan.uns.ac.id

digilib.uns.ac.id

ABSTRACT
Nur Duwi Cahyowati. D151OO61. 2013. Administration of The
Procurement of Raw Material in PT. Rakabu Sejahtra. Final Task
Report. Management Administration Program Study of Diploma III.
Faculty of Social and Political Sciences of the Sebelas Maret University
Surakarta. 2013 40 pages.
Inventory ofraw materialsis closely related tothe cost, so its presenceis one
of
theimportantdecisionsin
the
company.
Togainthenecessaryrawmaterialsprocurement. If thecompany righttocarry
outthe procurementof raw materials, it can minimizethe costsmaylead
toinefficienciesin the production process.
The purpose of observation done by the writer is to know how
administration procurement raw materials in a company especially in PT.
Rakabu sejahtra.
Type ofobservationused by the writer isdescriptivequalitative.
Thisobservationtook placeatPT. RakabuSejahtra. A Source data obtained from
the interviewees (informants), events or activities, documents and
archives.Data analysistechniquesusedare the reduction of data, presentation of
data, conclusions and verification.
The result of the observation that the writer did was the administration of
procurement of raw materials at PT. Rakabu sejahtra starting from the
planning done by the Production Planing and Inventory Control (PPIC) and
then forwarded to Purchasing do goto purchase. Acceptance by the Sawmill
and Kiln Dry and storage and distribution of goods in storeroom 2.

commit to user
xv