ANALISIS PENGENDALIAN PERSEDIAAN BAHAN BAKU DALAM PERENCANAAN PRODUKSI Studi Kasus pada PT Budi Manunggal di DIY

  

ANALISIS PENGENDALIAN PERSEDIAAN BAHAN BAKU

DALAM PERENCANAAN PRODUKSI

Studi Kasus pada PT Budi Manunggal di DIY

  

SKRIPSI

Diajukan Untuk Memenuhi Syarat Guna

Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi

Jurusan Ekonomi Manajemen

  

Universitas Sanatha Dharma

Yogyakarta

  Disusun oleh : Prima Setya Nugraha

  002214273

  

FAKULTAS EKONOMI

JURUSAN MANAJEMEN

PROGRAM STUDI MANAJEMEN

UNIVERSITAS SANATA DHARMA

YOGYAKARTA

2008

MOTTO DAN PERSEMBAHAN

  

RANCANGAN ORANG RAJIN SEMATA – MATA MENDATANGKAN

KELIMPAHAN, TETAPI SETIAP ORANG YANG TERGESA – GESA

HANYA AKAN MENGALAMI KEKURANGAN.

  AMSAL 21 : 5 Kupersembahkan karya ini untuk :

• Keluarga tercinta
• PT Budi Manunggal Yogyakarta - Civitas Akademika FE USD

PERNYATAAN KEASLIAN KARYA

  Yang bertanda tangan dibawah ini : Nama : Prima Setya Nugraha NIM : 002214273 Program Studi : Manajemen Fakultas : Ekonomi PTS : Universitas Sanata Dharma Yogyakarta

  Menyatakan bahwa karya ilmiah yang berjudul “ANALISIS PENGENDALIAN PERSEDIAAN BAHAN BAKU DALAM PERENCANAAN PRODUKSI” studi kasus pada PT Budi Manunggal di DIY ini adalah hasil pekerjaan penulis sendiri, tidak berisi materi yang ditulis orang lain kecuali pada bagian – bagian tertentu oleh penulis sebagai acuan dengan mengikuti tata cara dan etika penulisan yang lazim.

  Yogyakarta, 30 November 2008 Penulis Prima Setya Nugraha

  

ABSTRAK

ANALISIS PENGENDALIAN PERSEDIAAN BAHAN BAKU

DALAM PERENCANAAN PRODUKSI

Studi Kasus pada PT Budi Manunggal di DIY

PRIMA SETYA NUGRAHA

  

UNIVERSITAS SANATA DHARMA

YOGYAKARTA

2008

  Tujuan yang ingin dicapai dalam penelitian ini adalah untuk mengetahui apakah perencanaan persediaan bahan baku pada PT Budi Manunggal sudah efisien atau belum. Bahan baku utama yang digunakan PT Budi Manunggal adalah kulit domba (Sheep Cabreta Skin). PT Budi Manunggal mengolah kulit domba (Sheep Cabreta Skin) menjadi sarung tangan golf.

  Masalah yang dihadapi oleh perusahaan dalam kaitannya dengan persediaan bahan baku diantaranya adalah pembelian bahan baku yang optimal, persediaan pengaman, serta total biaya persediaan bahan baku. Untuk menjawab permasalahan yang ada, penulis menggunakan metode EOQ (Economical Order

  Quantity

  ). Analisis ini terdiri dari Pembelian bahan baku yang optimal, Safety

  stock

  , dan Total Inventory Cost. Perhitungan pembelian bahan baku yang optimal dengan menggunakan EOQ (Economical Order Quantity), perhitungan Safety

  stock

  dicari dengan menggunakan standard deviation sedangkan Total Inventory

  Cost

  dicari dengan menggunakan Microsoft Excel. Data yang digunakan adalah data pembelian dan pemakaian bahan baku kulit domba (Sheep Cabreta Skin) selama periode Januari 2002 sampai Desember 2006.

  Hasil penelitian menunjukkan bahwa jumlah bahan baku yang ekonomis untuk setiap kali pembelian pada tahun 2002 sejumlah 6.046,93 lembar, tahun 2003 sejumlah 5.073 lembar, tahun 2004 sejumlah 6.821 lembar, tahun 2005 sejumlah 6.022 lembar, tahun 2006 sejumlah 5.750 lembar.

  Besarnya Safety stock yang dibutuhkan pada tahun 2002 sejumlah 20336 lembar, tahun 2003 sejumlah 18.415 lembar, tahun 2004 sejumlah 23.008 lembar, tahun 2005 sejumlah 21137lembar, tahun 2006 sejumlah 16.293 lembar.

  Besarnya Total Inventory Cost menurut perhitungan EOQ pada tahun 2002 adalah sebesar US$6530,7, tahun 2003 sebesar US$5479,1, tahun 2004 sebesar US$7363, tahun 2005 sebesar US$6503,3, tahun 2006 sebesar US$6209,7.

  Dari hasil diatas, persediaan bahan baku menurut metode EOQ dan total biaya persediaan bahan baku menurut metode EOQ sudah efisien. Sehingga perusahaan dapat mempertimbangkan untuk menggunakan metode EOQ dalam pengelolaan persediaan bahan bakunya.

  

ABSTRACT

RAW MATERIAL INVENTORY MANAGEMENT ANALYSIS

  

IN PRODUCTION PLANNING

A Case Study in PT Budi Manunggal, Yogyakarta

PRIMA SETYA NUGRAHA

SANATA DHARMA UNIVERSITY

YOGYAKARTA

  

2008

  The objective of the research was to identify the efficiency of raw material inventory management at PT Budi Manunggal. The main material which used by PT Budi Manunggal was sheep Cabreta skin, which would be processed into golf gloves.

  The problems faced by the company in the relationship with its raw material inventory were the optimum raw material bought, safety stock, and total inventory cost. In order to answer the existed problems, the writer used EOQ (Economical Order Quantity) method. The analysis consists of the optimum raw material buying, safety stock, and total inventory cost at PT Budi Manunggal, Yogyakarta. The calculation of the optimum raw material bought was done by using EOQ (Economical Order Quantity), the calculation of safety stock was done by using standard deviation, while the total inventory cost was calculated by using Microsoft Excel. The data used in the research was the buying quantity and use of sheep Cabreta skin during January 2002-December 2006.

  The result indicated that the amount of economical raw material for each buying quantity on 2002 was 6.046,93 sheets, on 2003 was 5.073 sheets, on 2004 was 6.821 sheets, on 2005 was 6.022 sheets, and on 2006 was 5.750 sheets.

  The amount of safety stock needed on 2002 was 20336 sheets, on 2003 was 18.415 sheets, on 2004 was 23.008 sheets, on 2005 was 21137 sheets, and on 2006 was 16.293 sheets.

  While the amount of Total Inventory Cost, based on EOQ calculation, on 2002 was US$6530,7, on 2003 was US$5479,1, on 2004 was US$7363, on 2005 was US$6503,3, and on 2006 was US$6209,7.

  From the results above, the raw material inventory management and the raw material inventory total cost, based on EOQ method, was efficient. The EOQ method can be applied at the company to manage its material inventory.

  

LEMBAR PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI

KARYA ILMIAH UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS

  Yang bertanda tangan di bawah ini, saya mahasiswa Sanata Dharma : Nama : Prima Setya Nugraha Nomor Mahasiswa : 002214273

  Demi pengembangan ilmu pengetahuan, saya memberikan kepada Perpustakaan Universitas Sanata Dharma karya ilmiah saya yang berjudul : “ANALISIS PENGENDALIAN PERSEDIAAN BAHAN BAKU DALAM PERENCANAAN PRODUKSI” studi kasus pada PT Budi Manunggal di DIY beserta perangkat yang diperlukan (bila ada). Dengan demikian saya memberikan kepada Perpustakaan Universitas Sanata Dharma hak untuk menyimpan, mengalihkan dalam bentuk pangkalan data, mendistribusikan secara terbatas, dan mempublikasikan di internet atau media lain untuk kepentingan akademis tanpa perlu meminta ijin dari saya maupun memberikan royalti kepada saya selama tetap mencantumkan nama saya sebagai penulis. Dengan ini pernyataan ini saya buat dengan sebenarnya.

  Dibuat di Yogyakarta Pada tanggal : 30 November 2008 Yang menyatakan, Prima Setya Nugraha

KATA PENGANTAR

  Dengan mengucap puji syukur kepada Tuhan Yesus Kristus atas berkat dan kasihNya penulis berterimakasih karena telah dapat menyelesaikan skripsi ini dengan judul “ ANALISIS PENGENDALIAN PERSEDIAAN BAHAN BAKU DALAM PERENCANAAN PRODUKSI” studi kasus pada PT Budi Manunggal di DIY.

  Skripsi ini penulis susun guna memenuhi syarat untuk memperoleh gelar sarjana Ekonomi Manajemen Jurusan Fakultas Ekonomi Manajemen Universitas Sanata Dharma Yogyakarta.

  Dalam penyusunan skripsi, penulis mendapat bimbingan, saran dan nasehat dari berbagai pihak yang sangat bermanfaat bagi penulis di dalam menyelesaikan penyusunan skripsi. Oleh karena itu dengan segala kerendahan hati penulis mengucapkan terimakasih pada :

  1. Bapak Drs. YP. Supardiyono, M.Si., Akt, selaku Dekan FE USD.

  2. Bapak A. Yudi Yuniarto.,S.E.,M.B.A, selaku Dosen Pembimbing I penulisan skripsi ini.

  3. Bapak Drs. Alex Kahu Lantum, MS, selaku Dosen Pembimbing II penulisan skripsi ini.

  4. Bapak Drs.Gregorius Hendra Poerwanto, M.Si, selaku dosen penguji.

  5. Ibu Joshepine Wuri, S.E., M.Si., selaku dosen pembimbing Akademik.

  6. Bapak V. Mardi Widyadmono, SE.M.B.A, selaku Kaprodi FE USD.

  7. Ibu Ir. Linda Maruta Nugroho, M.B.A selaku Operational Manager PT Budi Manunggal Yogyakarta yang telah memberikan ijin penelitian dan bantuan dalam penulisan skripsi ini.

  8. Bapak dan Ibu tersayang yang telah memberikan dukungan, nasehat, pengorbanan dan kasih sayang yang berlimpah kepada saya.

  9. Adikku Yudi yang selalu memberi semangat dan bantuan thank’s bro.

  10. Para karyawan PT Budi manunggal terutama pada bagian gudang yang sudah membantu saya.

  10. Teman – teman di kampus baik angkatan 2000 ataupun angkatan yang lain : Edi, Rahmat, Oktaf terima kasih buat dukungan morilnya.

  11. Dan semua pihak yang telah membantu terselesaikannya skripsi ini, yang tidak bisa penulis sebutkan satu persatu.

  Dengan keterbatasan pengetahuan dan pengalaman penulis, maka penulis menyadari sepenuhmya bahwa dalam penulisan skripsi ini masih banyak kekurangan dan masih jauh dari sempurna. Oleh karena itu dengan keterbukaan hati, penulis menerima segala kritik dan saran yang berguna bagi penyempurnaan skripsi ini.

  Akhirnya dengan segala kerendahan hati penulis berharap kiranya skripsi ini dapat bermanfaat bagi pihak – pihak yang membutuhkan.

  Penulis Prima Setya Nugraha

  

DAFTAR ISI

  HALAMAN JUDUL……………………………………………………….. i HALAMAN LEMBAR PENGESAHAN………………………………….. ii HALAMAN MOTTO DAN PERSEMBAHAN…………………………… iv HALAMAN PERNYATAAN KEASLIAN KARYA ……………………... v ABSTRAK …………………………………………………………………. vi HALAMAN PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI…………… viii KATA PENGANTAR ……………………………………………………... ix DAFTAR ISI ……………………………………………………………….. xi DAFTAR TABEL DAN GAMBAR ………………………………………. xiii DAFTAR LAMPIRAN …………………………………………………….. xv BAB I PENDAHULUAN…………………………………………………..

  1 A. Latar Belakang Masalah…………………………………………….

  1 B. Rumusan Masalah…………………………………………………...

  3 C. Batasan Masalah…………………………………………………….

  4 D. Tujuan Penelitian………………………………………………........

  4 E. Manfaat Penelitian…………………………………………………..

  5 BAB II LANDASAN TEORI……………………………………….............

  6 A. Pengertian Persediaan……………………………………………….

  6 B. Fungsi Persediaan…………………………………………………...

  9 C. Sistem Persediaan dan Biaya Dalam Sistem Persediaan……………

  10 D. Perencanaan Produksi………………………………………….........

  14 E. Kebijakan Pengendalian Bahan Baku………………………….........

  14

  BAB III METODE PENELITIAN………………………………….............

  29 D. Produksi……………………………………………………………..

  54 LAMPIRAN…………………………………………………………………

  53 DAFTAR PUSTAKA………………………………………………………..

  C. Keterbatasan…………………………………………………………

  52 B. Saran……………………………………………………………….... 53

  52 A. Kesimpulan………………………………………………………….

  37 C. Pembahasan……………………………………………………......... 49 BAB VI KESIMPULAN, SARAN DAN KETERBATASAN……………..

  35 B. Analisis Data………………………………………………………...

  35 A. Deskripsi Data……………………………………………………….

  30 BAB V ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN………………………...

  24 C. Personalia……………………………………………………………

  17 A. Jenis Penelitian………………………………………………………

  23 B. Struktur Organisasi………………………………………………….

  23 A. Sejarah Perusahaan………………………………………………….

  20 BAB IV GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN………………….............

  19 G. Teknik Analisis Data………………………………………………...

  18 F. Data Yang Dibutuhkan……………………………………………...

  18 E. Definisi Operasional………………………………………………...

  17 D. Teknik Pengumpulan Data…………………………………………..

  17 C. Variabel Penelitian…………………………………………………..

  17 B. Lokasi dan waktu Penelitian………………………………………...

  56

  DAFTAR TABEL DAN GAMBAR

Halaman

Tabel 5.1 Harga Bahan Baku Periode 2002 – 2006…………………….. 35Tabel 5.2 Biaya Bahan Baku Periode 2002 – 2006………………... ….. 36Tabel 5.3 Pemakaian Bahan Baku (per lembar)

  Periode 2002 – 2006…………………………………………. 36

Tabel 5.4 Rekapitulasi Hasil Perhitungan EOQ dan Frekuensi

  Pembelian Periode tahun 2002 -2006………………………… 40

Tabel 5.5 Rekapitulasi Hasil Perhitungan Total Inventory Cost

  Kulit Domba Periode tahun 2002 -2006 (US$)……………… 41

Tabel 5.6.1 Hasil perhitungan Standar Deviation pemakaian bahan baku tahun 2002 Di PT Budi Manunggal (lembar)…… 43Tabel 5.6.2 Hasil perhitungan Standar Deviation pemakaian bahan baku tahun 2003 Di PT Budi Manunggal (lembar)…… 44Tabel 5.6.3 Hasil perhitungan Standar Deviation pemakaian bahan baku tahun 2004 Di PT Budi Manunggal (lembar)…… 45Tabel 5.6.4 Hasil perhitungan Standar Deviation pemakaian bahan baku tahun 2005 Di PT Budi Manunggal (lembar)………………... 46Tabel 5.6.5 Hasil perhitungan Standar Deviation pemakaian bahan baku tahun 2006 Di PT Budi Manunggal (lembar)…… 47Tabel 5.7 Rekapitulasi Hasil Perhitungan Deviasi Standar,

  Nilai Z, dan Safety Stock (lembar)…………………………… 48

Tabel 5.8 Perbandingan Perhitungan Jumlah Pembelian dan Frekuensi Pembelian Kulit Domba antara Kondisi Senyatanya

  dengan Model EOQ di PT Budi Manunggal pada Tahun 2002 – 2006……………………………………... 49

Tabel 5.9 Perbandingan Perhitungan Total Inventory Cost antara Model EOQ dengan Keadaan Sebenarnya

  di PT Budi Manunggal pada Tahun 2002 – 2006 (US$)…….. 50

Tabel 5.10 Perhitungan selisih antara Total Inventory Cost

  Total Inventory Cost

  senyatanya dengan menurut model EOQ pada tahun 2002 – 2006 (US$)………………………………. 50 Gambar 1 STRUKTUR ORGANISASI PT BUDI MANUNGGAL YOGYAKARTA……………………………………………

  26 Gambar 2 URAIAN PROSES PRODUKSI SARUNG TANGAN GOLF DARI KULIT (GOLF GLOVE LEATHER)………………… 34

DAFTAR LAMPIRAN

  Halaman

  Lampiran I Data Senyatanya tahun 2002…………………………………. 57 Lampiran II Data Senyatanya tahun 2003………………………………... 58 Lampiran III Data Senyatanya tahun 2004………………………… ……... 59 Lampiran IV Data Senyatanya tahun 2005…………………………………. 60 Lampiran V Data Senyatanya tahun 2006…………………………............. 61 Lampiran VI DAFTAR PERTANYAAN………………………………….. 62

BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah Perusahaan pada umumnya didirikan untuk mendapatkan laba. Pada

  perusahaan-perusahaan yang menghasilkan produk yang berupa barang, usaha untuk mendapatkan laba dilakukan dengan cara mengolah bahan baku menjadi barang jadi atau barang setengah jadi, berbeda dengan perusahaan jasa yang hanya menyediakan pelayanan jasa pada konsumen untuk mendapatkan laba. Sehingga dalam perusahaan ini pengadaan bahan baku sangat besar pengaruhnya tehadap kelancaran proses produksi.

  Untuk melakukan proses produksi, bahan baku merupakan unsur yang paling efektif didalam proses tersebut. Dengan pemrosesan bahan baku yang diubah menjadi barang jadi maka perusahaan akan memperoleh suatu produk yang siap untuk dijual kepada kosumen. Sehingga hal ini dilakukan secara terus menerus agar kelangsungan hidup perusahaan dalam usahanya untuk mendapatkan laba dapat terjaga. Maka untuk menjamin kelancaran proses produksi suatu perusahaan perlu melakukan pengelolaan bahan baku secara terkendali.

  Pada umumnya, pengadaan persediaan bahan baku akan berbeda-beda untuk setiap perusahaan, baik dalam jumlah unit dari persediaan bahan baku yang ada dalam perusahaan, maupun pengendalian dari persediaan bahan baku dalam perusahaan tersebut. Bahan baku yang dipergunakan untuk proses produksi oleh perusahaan akan didatangkan atau dibeli selama beberapa waktu tergantung pada penentuan setiap periode pembelian bahan baku (misalnya : setiap minggu, bulan atau tahun).

  Persediaan bahan baku merupakan salah satu kekayaan perusahaan yang memiliki peranan penting dalam operasi bisnis sehingga pengendalian persediaan dengan cara yang baik adalah penting. Hal ini disebabkan karena adanya beberapa kemungkinan yang berhubungan dengan masalah persediaan bahan baku yang dipergunakan.

  Di satu pihak, perusahaan ingin menyimpan cukup persediaan bahan baku untuk dapat segera memenuhi semua proses produksi, tetapi ini tidak efektif dan efisien karena akan menambah biaya penyimpanan, dapat terjadi kedaluarsa, dan adanya resiko harga turun sewaktu-waktu. Di pihak lain perusahaan ingin mencoba mengurangi biaya dengan cara mengurangi tingkat persediaan bahan baku di tangan yaitu persediaan bahan baku yang sudah ada di gudang, tetapi kondisi ini akan mengganggu jalannya proses produksi jika sering terjadi kekurangan atau kehabisan persediaan bahan baku. Karena dengan kekurangan atau kehabisan bahan baku selain proses produksi bisa terhenti ini akan berakibat bertambahnya biaya pembelian secara mendadak. Apalagi jika bahan baku yang digunakan untuk proses produksi datangnya tidak tepat maka perusahaan harus mengadakan persediaan bahan baku secara mendadak dan perusahaan harus menanggung resiko serta biaya tambahan untuk mendapatkan persediaan tersebut sehingga mengakibatkan penurunan laba perusahaan.

  Tugas pengendalian persediaan bahan baku di sini, yaitu mengendalikan persediaan bahan baku agar tidak terjadi kekurangan persediaaan bahan baku maupun kelebihan persediaan bahan baku sekaligus meminimalkan biaya persediaan tersebut. Oleh karena itu pengendalian persediaan bahan baku perlu dilakukan dengan baik agar tersedia dalam jumlah dan waktu yang tepat sehingga proses produksinya tidak terganggu dan biaya-biaya persediaan bahan baku dapat ditekan seminimal mungkin.

  Mengingat pentingnya persediaan bahan baku dan biaya yang harus dialokasikan, maka perusahaan perlu melakukan pengendalian persediaan bahan baku baik untuk poses produksi maupun untuk perencanaan proses produksi berikutnya agar persediaan bahan baku tidak terlalu besar ataupun terlalu sedikit sehingga dapat mengakibatkan meningkatnya biaya persediaan serta terjadinya kekurangan atau kehabisan persediaan. Pengendalian persediaan bahan baku ini akan menghasilkan jumlah pembelian bahan baku yang tepat waktu dan tepat jumlah.

  Oleh karena hal di atas, maka penulis mengambil judul “Analisis

  

Pengendalian Persediaan Bahan Baku Dalam Perencanaan Produksi; Studi

Kasus pada PT Budi Manunggal di DIY” .

B. Rumusan Masalah

  1. Berapa jumlah bahan baku yang ekonomis untuk setiap kali pembelian pada tahun 2002 - 2006?

  2. Bagaimana perbandingan besaran Total Inventory Cost (TIC) menurut perhitungan perusahaan dengan TIC dengan metode Economic Order

  Quantity

  (EOQ) pada tahun 2002 - 2006?

  C. Batasan Masalah

  Agar persediaan bahan baku dapat diperoleh dan digunakan secara efisien, maka diperlukan pengelolaan dan pengendalian yang baik, sehingga perusahaan tidak mengalami kekurangan ataupun kelebihan persediaan bahan baku.

  Dalam penelitian ini penulis menitikberatkan pada :

  1. Pembelian bahan baku

  2. Persediaan pengaman bahan baku 3. Bahan baku yang diteliti adalah bahan baku utama.

  D. Tujuan Penelitian

  1. Untuk mengetahui jumlah bahan baku yang ekonomis untuk setiap kali pembelian pada tahun 2002 - 2006.

  2. Untuk mengetahui perbandingan besaran Total Inventory Cost (TIC) menurut perhitungan perusahaan dengan TIC dengan metode Economic Order Quantity (EOQ) pada tahun 2002 - 2006.

E. Manfaat Penelitian

  1. Bagi perusahaan Hasil penelitian ini diharapkan dapat berguna bagi pemimpin perusahaan sebagai bahan pertimbangan dalam menentukan kebijakan pengawasan pemakaian bahan baku.

  2. Bagi Universitas Sanata Dharma Hasil penelitian ini diharapkan dapat menambah referensi hasil penelitian di perpustakaan.

  3. Bagi penulis Dengan hasil penelitian ini penulis dapat mengetahui sejauh mana teori-teori yang diperoleh selama ini untuk diterapkan dalam suatu perusahaan. Selain itu juga dapat menambah pengetahuan dan pengalaman dalam dunia usaha.

BAB II LANDASAN TEORI A. Pengertian Persediaan Persediaan yang terdapat di dalam perusahaan merupakan bagian dari

  asset (kekayaan) perusahaan, maka pimpinan perusahaan sangat berkepentingan untuk memantaunya. Pemantauan ini bertujuan untuk menjaga persediaan dari kehilangan dan agar selalu tersedia sesuai dengan kebutuhan perusahaan dan untuk menjamin kelancaran operasi perusahaan. Pengendalian persediaan merupakan fungsi manajerial yang sangat penting, karena persediaan phisik banyak melibatkan investasi yang sangat besar. Bila perusahaan terlalu banyak menginvestasikan dananya dalam persediaan akan menyebabkan biaya penyimpangan yang berlebihan, demikian pula bila perusahaan tidak mempunyai persediaan yang mencukupi akan mengakibatkan biaya-biaya tambahan yang terjadi karena adanya kekurangan bahan.

  Secara umum, persediaan adalah segala sumber daya organisasi yang disimpan dalam antisipasinya terhadap pemenuhan permintaan. Menurut Sofjan Assauri (1980 : 176) persediaan dapat diartikan sebagai suatu aktiva yang meliputi barang-barang milik perusahaan dengan maksud untuk dijual dalam satu periode usaha yang formal atau persediaan barang-barang yang masih dalam pengerjaan atau proses produksi, ataupun persediaan bahan baku yang menunggu penggunaannya dalam suatu proses produksi.

  Menurut Eiji Ogawa (1996 : 125) yang disebut persediaan adalah termasuk material, suku cadang, pekerjaan dalam proses, barang setengah jadi, perkakas, produk jadi, dan bahan-bahan lain yang berkaitan dengan itu.

  Menurut Suyadi Prawirosentono (2007 : 65) persediaan adalah kekayaan lancer yang terdapat dalam perusahaan dalam bentuk persediaan bahan mentah(bahan baku/raw material), barang setengah jadi (work in process), dan barang jadi). Bahan baku merupakan bahan utama dari suatu produk atau barang.

  Barang setengah jadi adalah barang yang masih dalam proses pembuatan. Barang jadi adalah barang yang telah siap digunakan atau dipakai atau dikonsumsi oleh konsumen.

  Menurut Lula Sumayang (2003 : 201) pengendalian terhadap persediaan (inventory control) adalah aktivitas mempertahankan jumlah persediaan pada tingkat yang dikehendaki. Persediaan dibedakan menjadi 4 macam yaitu :

  1. Persediaan bahan baku Persediaan yang dibeli oleh perusahaan untuk diproses menjadi barang setengah jadi dan pada akhirnya akan menjadi produk akhir dari perusahaan.

  2. Persediaan dalam proses Persediaan barang-barang yang keluar dari setiap bagian dalam suatu proses produksi atau bahan-bahan yang telah diolah menjadi suatu bentuk yang masih perlu diproses kembali untuk kemudian menjadi barang jadi.

  3. Persediaan bahan pembantu Persediaan barang-barang atau bahan-bahan yang diperlukan dalam proses produksi untuk membantu berhasilnya produksi dalam perusahaan tetapi tidak merupakan bagian atau komponen barang jadi.

  4. Persediaan barang jadi Persediaan barang-barang yang selesai diproses atau diolah dalam pabrik yang siap untuk dijual.

  Menurut Suyadi Prawirosentono (2007 : 72) bentuk persediaan yang terdapat dalam perusahaan dapat dibedakan menurut cara dan maksud pembeliannya, yaitu sebagai berikut :

  1. Batch stock atau lot size inventory

  Batch stock

  adalah persediaan bahan atau barang yang diadakan atau disediakan dalam jumlah yang lebih besar dari jumlah yang diperlukan, karena diangkut secara besar – besaran. Manfaat yang diperoleh dengan batch

  stock atau lot size inventory antara lain : a. Supaya memperoleh potongan (discount) pembelian.

  b. Memperoleh efisiensi produksi karena adanya dan lancarnya operasi produksi.

  c. Biaya angkut per unit yang lebih murah.

  2. Fluctuation stock

  Fluctuation stock adalah persediaan yang diadakan untuk menghadapi fluktuasi permintaan yang tidak dapat diramalkan.

  3. Anticipation stock

  Anticipation stock

  adalah persediaan yang diadakan untuk mengantisipasi permintaan yang fluktuasinya dapat diramalkan.

B. Fungsi Persediaan

  Efisiensi produksi dapat ditingkatkan melalui pengendalian sistem persediaan bahan baku. Efisiensi ini dapat dicapai bila fungsi persediaan bahan baku dapat dioptimalkan. Fungsi dari persediaan bahan baku menurut Suyadi Prawirosentono (2007 : 74):

  1. Mengurangi resiko keterlambatan datangnya bahan-bahan yang dibutuhkan untuk menunjang proses produksi perusahaan.

  2. Mengurangi resiko penerimaan bahan baku yang dipesan tetapi tidak sesuai dengan pesanan sehingga harus dikembalikan.

  3. Menyimpan bahan/barang yang dihasilkan secara musiman (seasonal) sehingga dapat digunakan seandainya pun bahan/barang tidak tersedia di pasaran.

  4. Mempertahankan stabilitas operasi produksi perusahaan, berarti menjamin kelancaran proses produksi.

  5. Upaya penggunaan mesin yang optimal, karena terhindar dari terhentinya operasi produksi karena ketidakadaan persediaan (stock out).

  6. Memberikan pelayanan kepada langganan secara lebih baik. Barang cukup tersedia di pasaran, agar ada setiap waktu diperlukan. Khusus untuk barang yang dipesan (job order), barang dapat selesai pada waktunya sesuai dengan yang dijanjikan (delivery date).

  Ada 3 alasan perlunya persediaan bagi perusahaan : a. Adanya ketidakpastian permintaan (permintaan mendadak).

  b. Adanya ketidakpastian dari pemasok atau supplier.

c. Adanya ketidak pastian tenggang waktu pemesanan.

C. Sistem Persediaan dan Biaya Dalam Sistem Persediaan

  Sistem persediaan adalah suatu mekanisme mengenai bagaimana mengelola masukan-masukan yang sehubungan dengan persediaan menjadi output, dimana untuk itu diperlukan umpan balik agar output memenuhi standar tertentu. Mekanisme sistem ini adalah pembuatan serangkaian kebijakan yang memonitor tingkat persediaan, menentukan persediaan yang harus dijaga, kapan persediaan harus diisi, dan berapa pesanan yang harus dilakukan (Teguh Baroto 2002 : 54) . Sistem ini bertujuan untuk menetapkan dan menjamin tersedianya produk jadi, barang dalam proses, komponen, dan bahan baku secara optimal, dalam kuantitas yang optimal, dan pada waktu yang optimal. Kriteria optimal adalah minimasi biaya total yang terkait dengan persediaan, yaitu biaya penyimpanan, biaya pemesanan, dan biaya kekurangan persediaan.

  Secara luas, tujuan dari sistem persediaan adalah menemukan solusi optimal terhadap seluruh masalah yang terkait dengan persediaan. Dikaitkan dengan tujuan umum perusahaan, maka ukuran optimalitas pengendalian persediaan sering kali diukur dengan keuntungan maksimum yang dicapai. Karena perusahaan mempunyai banyak subsistem lain selain persediaan, maka mengukur kontribusi pengendalian persediaan dalam mencapai total keuntungan bukanlah hal yang mudah. Optimalisasi pengendalian persediaan biasanya diukur dengan total biaya minimal pada suatu periode tertentu.

  Terdapat beberapa faktor yang menentukan besarnya persediaan yang harus diadakan, dimana faktor –faktor tersebut saling berkaitan satu dengan yang lain. menurut Suyadi Prawirosentono (2007 : 76) adalah :

  1. Perkiraan pemakaian bahan Penentuan besarnya persediaan bahan yang diperlukan harus sesuai dengan kebutuhan pemakaian bahan tersebut dalam suatu periode tertentu.

  Perencanaan pemakaian bahan baku pada suatu periode yang lalu dapat digunakan untuk memperkirakan kebutuhan bahan, karena pemakaian bahan periode lalu merupakan indikator tentang penyerapan bahan oleh proses produksi. Sehingga bila kondisinya sama berarti pada periode yang akan datang dapat ditentukan besarnya persediaan bahan baku yang bersangkutan.

  2. Harga bahan Harga bahan yang diperlukan merupakan faktor lainnya yang dapat mempengaruhi besarnya persediaan yang harus diadakan. Harga bahan ini bila dikalikan dengan jumlah bahan yang diperlukan merupakan kebutuhan modal yang harus disediakan untuk membeli persediaan tersebut.

  3. Biaya persediaan Terdapat beberapa jenis biaya untuk menyelenggarakan persediaan bahan baku yaitu : biaya pemesanan (biaya order) dan biaya penyimpanan bahan baku di gudang.

  4. Waktu menunggu pesanan (lead time) Waktu menunggu pesanan adalah waktu antara atau tenggang waktu sejak pesanan dilakukan sampai dengan saat pesanan tersebut masuk ke gudang.

  Waktu tenggang perlu diperhatikan agar bahan baku yang dipesan datang tepat waktu.

  Dari faktor – faktor yang menentukan besarnya persediaan diatas terdapat biaya persediaan. Biaya persediaan adalah semua pengeluaran dan kerugian yang timbul sebagai akibat persediaan. Biaya-biaya tersebut adalah (Teguh Baroto 2002 : 55) :

  a. Harga pembelian adalah biaya yang dikeluarkan untuk membeli barang, besarnya sama dengan harga perolehan sediaan itu sendiri atau harga belinya.

  b. Biaya pemesanan adalah biaya yang harus dikeluarkan untuk melakukan pemesanan ke pemasok, yang besarnya biasanya tidak dipengaruhi oleh jumlah pemesanan. Biaya ini meliputi biaya pemrosesan pesanan, biaya transportasi, upah, biaya telepon/fax, biaya dokumentasi/transaksi, biaya pengepakan, biaya pemeriksaan, dan biaya lainnya yang tidak tergantung jumlah pesanan. c. Biaya penyiapan (set up cost) adalah semua pengeluaran yang timbul dalam mempersiapkan produksi.

  Biaya ini terjadi bila item sediaan diproduksi sendiri dan tidak membeli dari pemasok. Biaya ini meliputi biaya persiapan peralatan produksi, biaya mempersiapkan/menyetel (set-up) mesin, biaya mempersiapkan gambar kerja, biaya mempersiapkan tenga kerja langsung, biaya perencanaan dan penjadwalan produksi, dan biaya-biaya lain yang besarnya tidak tergantung pada jumlah item yang diproduksi.

  d. Biaya penyimpanan adalah biaya yang dikeluarkan dalam penanganan/penyimpanan material,

  semi finished product

  , sub assembly, atau pun produk jadi. Biaya simpan tergantung dari lama penyimpanan dan jumlah yang disimpan, biaya ini biasanya dinyatakan dalam biaya per unit per periode. Biaya penyimpanan meliputi biaya kesempatan, biaya simpan, biaya keusangan, dan biaya- biaya lain yang besarnya bersifat variabel tergantung pada jumlah item.

  e. Biaya kekurangan persediaan Bila perusahan kehabisan barang pada saat ada permintaan, maka akan terjadi stock out. Stock out akan menimbulkan kerugian berupa biaya akibat kehilangan kesempatan mendapatkan keuntungan atau pelanggan yang kecewa sehingga mengakibatkan pindah ke produk saingan.

  D. Perencanaan Produksi

  Perencanaan produksi merupakan suatu rencana tentang jenis dan jumlah barang yang akan diproduksi oleh perusahaan dalam jangka waktu tertentu. Perencanaan produksi berguna untuk menyusun jadwal produksi, kebutuhan bahan baku, kebutuhan tenaga kerja, kebutuhan jam kerja fasilitas produksi dan sebagainya. Menurut Sofjan Assauri (1980 : 127) perencanaan produksi yaitu perencanaan dan pengorganisasian tentang tenaga kerja, bahan baku, mesin dan peralatan lain yang diperlukan untuk memproduksi barang pada periode tertentu dimasa yang akan datang sesuai dengan perkiraan penjualan yang akan diramalkan.

  E. Kebijakan Pengendalian Bahan Baku

  Untuk menentukan persediaan yang optimal, yang dapat menjamin kelangsungan proses produksi secara efektif dan efisien, maka perlu kebijaksanaan-kebijaksanaan yang berhubungan dengan pengadaan persediaan bahan baku, baik dalam penentuan jumlah, waktu pemesanan kembali dan besarnya persediaan pengaman. Kebijakan-kebijakan ini meliputi :

  1. Economic Order Quantity (EOQ) Tujuan dari EOQ adalah untuk mengetahui jumlah pesanan yang optimal yang harus dilakukan oleh perusahaan sehingga biaya persediaan dapat diminimalkan. Metode EOQ ini sangat mudah dan sederhana, namun berlakunya memerlukan asumsi – asumsi (Pangestu Subagyo 2000 : 134 -135) yaitu : a. Jumlah kebutuhan barang selama setahun dapat diperkirakan dan kebutuhan barang selama setahun relative stabil.

  b. Hanya ada dua macam biaya yang relevan, yaitu biaya pemesanan dan biaya pemeliharaan barang (biaya simpan).

  c. Biaya pemesanan untuk setiap kali pemesanan besarnya selalu sama, tidak terpengaruh oleh jumlah yang dipesan.

  d. Biaya pemeliharaan barang setiap unit setiap tahun selalu sama. Dengan kata lain biaya pemeliharaan barang ini bersifat variable, tergantung pada jumlah barang yang disimpan dan waktu penyimpanan.

  e. Usia barang relatif lama, tidak cepat aus, busuk, atau rusak.

  f. Harga barang setiap unit barang selalu sama (stabil).

  g. Tidak ada kendala atau batasan mengenai jumlah barang yang dapat dipesan.

  Untuk menentukan jumlah pesanan yang paling ekonomis, dapat dicari menggunakan rumus (Handoko, 1984 : 341) : Keterangan : D : Jumlah barang per unit yang dibutuhkan selama satu tahun.

  S : Biaya pesan setiap kali pesan. H : Biaya penyimpanan di gudang.

  H

  2SD EOQ =

  2. Persediaan pengaman (Safety stock) Untuk menanggulangi kehabisan bahan baku dalam perusahaan maka perusahaan yang bersangkutan akan mengadakan persediaan pengaman (Safety

  stock

  ). Safety stock atau persediaan pengaman adalah sejumlah persediaan tambahan tambahan yang dilakukan untuk mengurangi risiko terjadinya kehabisan atau kekurangan bahan baku. Terjadinya kekurangan bahan baku disebabkan karena kebutuhan bahan baku selama pemesanan melebihi rata – rata kebutuhan bahan baku,ini dapat terjadi karena kebutuhan setiap harinya terlalu banyak atau karena jangka waktu pemesanan terlalu panjang dibanding dengan biasanya.

  Kalau kita memiliki safety stock terlalu banyak akibatnya perusahaan akan menanggung biaya penyimpanan yang terlalu mahal, tetapi kalau safety stock terlalu sedikit maka perusahaan akan menanggung biaya kerugian karena kekurangan barang jadi.

  Untuk mencari jumlah persediaan pengaman menggunakan rumus :

  

SS = Z x SD

  Keterangan : Z : Faktor pengaman SD : Standar deviasi SS : Safety stock

BAB III METODE PENELITIAN A. Jenis Penelitian Jenis penelitian yang digunakan adalah studi kasus, yaitu penelitian

  yang dilakukan terhadap objek tertentu, sehungga kesimpulan dan hasil dari penelitian ini hanya berlaku bagi objek yang diteliti dengan waktu tertentu.

  B. Lokasi dan Waktu Penelitian

  1. Tempat penelitian Penulis melakukan penelitian terhadap PT Budi Manunggal di DIY

  2. Waktu penelitian Penelitian dilakukan pada bulan Mei sampai bulan Juni 2005 kemudian dilakukan penelitian lagi pada bulan Agustus 2008.

  C. Variabel Penelitian

  1. Biaya pesan Biaya pesan yaitu biaya-biaya yang berubah sesuai dengan frekuensi pemesanan.

  2. Biaya simpan Biaya simpan yaitu biaya yang harus ditanggung perusahaan dalam melakukan pembelian, dimulai saat rencana pembelian, proses pemesanan penerimaan barang yang diproses, sampai pemeriksaan atas mutu barang yang dipesan.

  3. Waktu tunggu Waktu tunggu yaitu tenggang waktu yang diperlukan antara saat pemesanan bahan baku tersebut dilaksanakan dengan datangnya bahan baku yang dipesan tersebut.

  D. Teknik Pengumpulan Data

  1. Observasi Teknik observasi dengan melakukan pengamatan dan pencatatan secara langsung segala kegiatan yang berhubungan dengan pengawasan pemakaian bahan baku.

  2. Wawancara Teknik pengumpulan data perusahaan dengan mengadakan tanya jawab mengenai objek yang diteliti secara langsung.

  3. Dokumentasi Teknik pengumpulan data tentang jumlah kebutuhan bahan baku dan jumlah pemakaian bahan baku.

  E. Definisi operasional

  1. Bahan baku Bahan baku adalah bahan mentah yang berupa bahan dasar untuk proses produksi.

  2. Efisiensi persediaan bahan baku Efisiensi persediaan bahan baku adalah persediaan yang paling ekonomis dengan biaya yang sangat rendah.

  3. Pembelian yang ekonomis Pembelian yang ekonomis adalah besarnya pembelian yang harus dilakukan oleh perusahaan x dengan biaya yang paling ekonomis atau minimum.

  4. Persediaan pengaman (safety stock) Persediaan pengaman adalah persediaan bahan baku tambahan untuk menjaga kemungkinan terjadi kekurangan bahan baku dalam memproduksi.

  5. Lead time Lead time

  adalah tenggang waktu yang diperlukan antara saat pemesanan bahan baku tersebut dilaksanakan sampai dengan bahan baku yang dipesan datang.

F. Data Yang Dibutuhkan

  1. Data proses produksi

  2. Data jenis bahan baku utama yang digunakan

  3. Kebutuhan bahan baku utama

  4. Biaya pemesanan bahan baku utama

  5. Harga beli bahan baku utama

  6. Biaya simpan bahan baku utama

G. Teknik Analisis Data

  1. Penentuan kuantitas pembelian bahan baku yang tepat menggunakan analisis model pemesanan ekonomis dengan rumus :

  2SD EOQ =

  H Keterangan : D : Jumlah barang per unit yang dibutuhkan selama satu tahun.

  S : Biaya pesan setiap kali pesan. H : Biaya penyimpanan di gudang.

  2. Penghitungan TIC (Total Inventory Cost) : Besar kecilnya EOQ dapat mempengaruhi TIC yang harus dikeluarkan perusahaan, karena dalam perhitungan EOQ dan TIC terdapat biaya pesan dan biaya simpan. Agar biaya yang dikeluarkan minimal, maka jumlah biaya pesan dan biaya simpan haruslah sama. Perhitungan TIC dapat dihitung dengan rumus :

• =

  

TIC BiayaPesan BiayaSimpa n

  ⎛ R ⎞ Q ⎛ ⎞

• TIC = S C ⎜ ⎟

  ⎜⎜ ⎟⎟

  Q

  2 ⎝ ⎠

  ⎝ ⎠ Keterangan : R : Pemakaian bahan baku/tahun Q : Pembelian ekonomis S : Biaya pesan C : Biaya simpan

  3. Penentuan jumlah persediaan pengaman,menggunakan rumus :

  

SS Z x SD

  = Keterangan : Z : Faktor pengaman SD : Standar deviasi SS : Safety stock

  Untuk mengetahui berapa jumlah persediaan pengaman (safety stock) digunakan perhitungan statistik dengan standard deviation dan faktor pengaman.