TUGAS MANAJEMEN PENGARSIPAN nstitutional repository satya

MATA KULIAH
PENGANTAR ADMINISTRASI
KANTOR

D
I
S
U
S
U
N
OLEH :

KELOMPOK 5

:

NAMA ANGGOTA

: 1. M. TAMBAT
2. RANILA DEWI

3. LIA FRANSISCA

KELAS
DOSEN PEMBIMBING
SE.,AK.,M.M

: II B - PAGI
:

Marina

SEKOLAH TINGGI ILMU ADMINISTRASI
SATYA NEGARA PALEMBANG

Malian,

TAHUN 2015/2016
KATA PENGANTAR

Assalamu’alaikum warahmatullahi wabarakatuh. Segala puji bagi Allah

yang telah memberikan kami kemudahan sehingga dapat menyelesaikan makalah
ini.

Tanpa

pertolongan-Nya

mungkin

penyusun

tidak

akan

sanggup

menyelesaikannya dengan baik. Shalawat dan salam semoga terlimpah curahkan
kepada baginda tercinta kita yakni Nabi Muhammad SAW. Makalah ini disusun
agar pembaca dapat memperluas ilmu tentang “MANAJEMEN PENGARSIPAN”

, yang kami sajikan berdasarkan pengamatan berbagai sumber. Baik itu yang
datang dari diri penyusun maupun yang datang dari luar. Namun dengan penuh
kesabaran dan terutama pertolongan dari Allah akhirnya akalah ini dapat
terselesaikan.
Walaupun makalah ini kurang sempurna dan memerlukan perbaikan tapi
juga memiliki detail yang cukup jelas pembaca. Semoga makalah ini dapat
memberikan pengetahuan yang lebih luas kepada pembaca. Walaupun makalah ini
memiliki kelebihan dan kekurangan. Penyusun tetap membutuhkan kritik dan
saran

dari

pembaca.

Terima

kasih

wassalamu’alaikum

warahmatullahi

wabarakatuh.

Palembang, Februari 2016

Penyusun

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR

ii

DAFTAR ISI iii
BAB I PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG
B. TUJUAN PENULIS

3

4

C. RUMUSAN MASALAH 5
BAB II PEMBAHASAN
A. PENJELASAN MANAJEMEN ARSIP 6
B. TUJUAN
PENGARSIPAN...................................................................
......
C. PENYIMPANAN
ARSIP............................................................................
D. PERALATAN
KEARSIPAN........................................................................
E. PENEMUAN KEMBALI
ARSIP.................................................................
F. MACAM-MACAM
PENGARSIPAN..........................................................
G. ARSIP
DINAMIS............................................................................
..........
H. ASAS

PENGARSIPAN...................................................................
...........
I. MENGINDEKS....................................................................
....................

SYSTEM
PENGARSIPAN...................................................................
......
K. SISTEM
NOMOR.............................................................................
.........
L. FUNGSI-FUNGSI MANAJEMEN
PENGARSIPAN.......................................
M. PEMELIHARAAN
ARSIP..........................................................................
J.

BAB III PENUTUP
A. KESIMPULAN.......................................................................

...................
B. SARAN...............................................................................
....................

DAFTAR
PUSTAKA..........................................................................................

.........
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Istilah arsip bisa mengandung berbagai macam pengertian. Pendefinisian
arsip dapat dipengaruhi oleh segi peninjauan, sudut pandang dan atau pembatasan
ruang lingkupnya. Akan tetapi, untuk memahami arti dasar arsip, dirasa sangat
penting untuk menjelaskannya berdasarkan etimologi atau asal-usul katanya.
Secara etimologis istilah arsip dalam bahasa Belanda yaitu “archief”, dan dalam
bahasa Ingris disebut “arcihive”, berasal dari kata “arche” bahasa Yunani yang
berarti permulaan. Kemudian dari kata “arche” berkembang menjadi kata “ta
archia” yang berarti catatan. Selanjutnya kata “ta archia” berubah lagi menjadi

kata “archeon” yang berarti “gedung pernerintahan”. Gedung yang dimaksud
tersebut, juga berfungsi sebagai tempat penyimpanan secara teratur bahan-bahan
arsip seperti: catatan-catatan, bahan-bahan tertulis, piagam-piagam, surat-surat,
keputusan-keputusan, akte-akte, daftar-daftar, dokumen-dokumen, peta-peta, dsb.
Dalam bahasa Ingris, arsip juga sering dinyatakan dengan istilah file yang artinya
simpanan, yaitu berupa wadah, tempat, map, ordner, kotak, almari kabinet, dan
sebagainya yang dipergunakan untuk menyimpan bahan-bahan arsip, yang sering
di sebut sebagai berkas.
Ada juga istilah lain yang sering digunakan untuk menyatakan arsip, yaitu
record dan warkat. Records adalah setiap lembaran (catatan, bahan tertulis, daftar,
rekaman, dsb.), dalam bentuk atau dalam wujud apa pun yang berisi informasi
atau

keterangan

untuk

disimpan

sebagai

bahan

pembuktian

atau

pertangungjawaban atas suatu peristiwa/kejadian. Sedangkan warkat berasal dari
bahasa Arab yang berarti surat; akan tetapi dalam perkembangan lebih lanjut
diartikan lebih luas, yaitu berupa setiap lembaran yang berisi keterangan yang
mempunyai arti dan kegunaan. Kegiatan yang berhubungan dengan penyimpanan
surat-surat dan dokumen inilah yang selanjutnya disebut kearsipan. Kearsipan
memegang peranan penting bagi kelancaran jalannya organisasi, yaitu sebagai
surnber dan pusat rekaman informasi bagi suatu organisasi.
B. Tujuan Penulis
1. Agar pembaca lebih mengetahui apa itu manajemen pengarsipan
2.
BAB II
PEMBAHASAN
A. Penjelasan Manajemen Arsip

Apa itu Arsip ?
Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan
media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi
yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah,

lembaga

pendidikan,

kemasyarakatan,

dan

perusahaan,
perseorangan

organisasi
dalam

politik,

organisasi

pelaksanaan

kehidupan

bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. (PP 28 Tahun 2012) dan
Menurut Undang-undang nomor 43 tahun 2009 tentang
Kearsipan, penyelenggaraan kearsipan adalah keseluruhan
kegiatan meliputi kebijakan, pembinaan kearsipan dan
pengelolaan arsip dalam suatu sistem kearsipan yang
didukung oleh sumber daya manusia, prasarana dan
sarana, serta sumber daya lainnya. Jadi manajemen
(pengelolaan) kearsipan merupakan salah satu kegiatan
penyelenggaraan kearsipan, di samping kebijakan dan
pembinaan kearsipan Berikut antara lain beberapa contoh arsip:
 surat elektronik
 faks
 tabel akuntansi
 database
 peta dan perencanaan
 sampel data penelitian dan objek
 informasi pada bisnis sistem
 surat
 pesan tertulis (memo)
 kebijakan
 foto
 media sosial
 surat kabar
Mengapa Manajemen Arsip Penting?
Arsip merupakan sumber informasi unik dan penting mengenai aktivitas
dari unit organisasi di Universitas Indonesia. Arsip memberikan informasi

yang spesifik tentang fungsi dari unit kerja anda. Mengelola arsip berarti
mengelola informasi dan dokumen secara efektif yang membuat pekerjaan
anda

menjadi

lebih

mudah

dan

cepat.

Jika anda secara rutin telah menyimpan arsip anda secara teratur, maka hal
tersebut akan memudahkan dalam:
 menemukan email, dokumen atau informasi yang dibutuhkan
 menggunakan kembali suatu template dari pekerjaan yang telah
anda kerjakan dimasa lalu
 menentukan dokumen mana yang paling terbaru dari suatu revisi
 membutuhkan bukti mengapa suatu kebijakan diambil pada masa
yang telah lalu
 melindungi diri anda, rekan, dan pimpinan.
Mengapa Arsip Perlu di Simpan?
Anda harus menyimpan arsip yang mendukung dalam penentuan
keputusan organisasi.Arsip menyediakan informasi berupa bukti apa yang
terjadi dan siapa yang bertanggungjawab atas sebuah keputusan.
Buat atau simpan sebuah arsip apabila anda menginginkan:
 apa yang terjadi pada suatu pekerjaan, kapan hal itu terjadi, dan
siapa yang terlibat dalam perihal tersebut
 apa keputusan yang telah ditetapkan atau direkomendasikan dan
oleh siapa hal tersebut diusulkan atau diputuskan
 apa saran atau instruksi yang telah diberikan
Dimana Saya Harus Menyimpan Arsip?
Selalu simpan sebuah arsip pada tempat yang telah ditentukan.
Unit Organisasi anda seharusnya sudah memiliki Skema Klasifikasi
Universitas

Indonesia untuk

menentukan

bagaimana

sebuah

arsip

disimpan

berdasarkan

klafisikasinya

Temui supervisor anda, arsiparis atau pengelola arsip pada unit organisasi
anda. Jangan menyimpan informasi penting organisasi dalam media
penyimpan

pribadi

seperi

email

folder

atau

harddisk.

Jangan menyimpan informasi penting atau sensitif pada laptop, USBs atau
media penyimpan yang mudah dibawa. Hal tersebut bisa menyebabkan
arsip anda mudah hilang, rusak(virus), atau dicuri.
Arsip apa yang boleh dimusnahkan?
Tidak

semua

arsip

perlu

untuk

disimpan

permanen.

Menjaga atau memusnahkan arsip diatur dalam sebuah aturan hukum, dan
anda harus mengikuti prosedur yang digunakan Universitas Indonesia saat
memusnahkan sebuah arsip atau menghapus sebuah arsip seperti file atau
bahkan

surat

elektronik.

Jika arsip unit organisasi anda telah dipindahkan dan berada pada unit
kearsipan atau kantor arsip atau lokasi yang telah ditentukan dalam
penyimpanan dan pengelolaan arsip, anda tidak perlu khawatir berapa
lama mereka akan disimpan. Arsiparis akan mengelolanya sebagaimana
aturan

yang

berlaku

di

Universitas

Indonesia.

Saat arsip dimusnahkan maka kegiatan tersebut harus akuntabel dan
dipertanggungjawabkan kepada publik dan secara hukum. Penyusutan
arsip menyangkut pekerjaan pemusnahan arsip yang sudah tidak memiliki
nilai guna primer (hukum, fiskal, administratif, keilmuan), maupun nilai
guna sekunder. Permusnahan dilakukan dengan mengikuti kententuan
retensi (masa simpan) atas dasar nilai kegunaannya dan dituangkan dalam
bentuk Jadwal Retensi Arsip (JRA) yang berupa daftar yang berisi
jenis/seri arsip, beserta jangka waktu penyimpanannya, dimana JRA
dipakai sebagai pedoman untuk penyusutan arsip. Pemusnahan dapat
dilakukan dengan cara pembakaran, pencacahan, pembuburan, dan
kimiawi.

Penyusutan arsip dapat juga dilakukan dengan cara menyerahkan arsip
yang bernilai guna sekunder (tidak bernilai primer lagi) ke badan yang
berwenang yaitu Arsip Nasional Rl (ANRI) (lihat PP.No. 34 tahun 1979
tentang penyusutan arsip).
Arsip inaktif yang diserahkan ke Depo Arsip seperti, Perpustakaan dan
Depo Arsip kota, Perpustakaan dan Depo Arsip provinsi, atau ANRI,
statusnya akan berubah menjadi arsip statis (archives) dan disimpan secara
permanen untuk perlindungan, karena arsip tersebut memiliki nilai
informasi, historis, ilmiah, dan pembuktian (hukum, fakta sejarah, dsb.)
Pelaksanaan pemusnahan dan ataupun penyerahan arsip harus dilakukan
dengan menggunakan berita acara.
B. Tujuan Pengarsipan
Di bawah ini adalah tujuan dari pengarsipan, yaitu:
 Sebagai pusat ingatan dan informasi jika berkas diperlukan sebagai
keterangan.
 Memberi data kepada pegawai yang memerlukan data mengenai
hasil-hasil kegiatan dan pekerjaan pada masa lampau.
 Memberikan keterangan vital, sesuai dengan ketentuan perundangundangan.
 Membantu kita untuk membuat keputusan yang tepat.
 Membantu kita dalam berkomunikasi dengan orang lain.
C. Penyimpanan Arsip
1. Filling System
Pengelolaan arsip sebenarnya telah dimulai sejak suatu surat (naskah,
warkat) dibuat atau diterima oleh suatu kantor atau organisasi sampai
kemudian ditetapkan untuk disimpan, selanjutnya disusutkan (retensi) dan
atau dimusnahkan. Oleh karena itu, di dalam kearsipan terkandung unsur-

unsur kegiatan penerimaan, penyimpanan, temu balik, dan penyusutan
arsip.
Arsip disimpan karena mempunyai nilai atau kegunaan tertentu. Oleh
karena itu, hal yang perlu diperhatikan dalam hal ini ialah bagaimana
prosedurnya, bagaimana cara penyimpanan yang baik, cepat, dan tepat,
sehingga mudah ditemu-balikkan atau ditemukan kembali sewaktu-waktu
diperlukan, serta langkah- langkah apa yang perlu diikuti/dipedomani
dalam penyimpanan arsip tersebut.
Untuk menyelenggarakan penyimpanan arsip secara aman, awet, efisien
dan luwes (fleksibel) perlu ditetapkan asas penyimpanan yang disesuaikan
dengan kebutuhan dan kondisi masing-masing kantor/ instansi yang
bersangkutan. Dalam penyelenggaraan penyimpanan arsip dikenal 3 (tiga)
macam asas yaitu asas sentralisasi, asas disentralisasi dan asas campuran
atau kombinasi.
Penyimpanan arsip dengan menganut asas sentralisasi adalah penyimpanan
Arsip yang dipusatkan (central filing) pada unit tertentu. Dengan
demikian, penyimpanan arsip dari seluruh unit yang ada dalam satu
instansi/kantor dipusatkan pada satu tempat/unit tertentu. Sebaliknya,
penyelenggaran penyimpanan arsip dengan asas desentralisasi adalah
dengan memberikan kewenangan penyimpanan arsip secara mandiri.
Dalam hal yang demikian, masing-masing unit satuan kerja bertugas
menyelenggarakan penyimpanan arsipnya. Sedangkan asas campuran,
merupakan kombinasi antara desentralisasi dengan sentralisasi. Dalam
asas

campuran

tiap-tiap

unit

satuan

kerja

dimungkinkan

menyelenggarakan penyimpanan arsip untuk spesifikasi tersendiri,
sedangkan

penyimpanan

arsip

dengan

spesifikasi

tertentu

disentralisasikan.
Penyimpan arsip yang diartikan dalam uraian ini adalah suatu kegiatan
pemberkasan dan penataan arsip dinamis, yang penempatannya secara
actual menerapkan suatu sistem tertentu, yang biasa disebut sistem

penempatan arsip secara aktual. Kegiatan pemberkasan dan penataan arsip
dinamis tersebut popular dengan sebutan “Filing System”.
Para ahli kearsipan kelihatannya sepakat untuk menyatakan bahwa filling
system yang digunakan atau dipakai untuk kegiatan penyimpanan arsip
terdiri dari:
a) Sistem Alfabetis
Metode pengarsipan berdasarkan alfabetis adalah menyusun
berbagai macam dokumen berdasarkan abjad seperti penulisan
pada kamus. Biasanya judul dokumen dijadikan pedoman untuk
menentukan berdasarkan alfabetis. Jadi dilihat berdasarkan huruf
pertama dalam kata judul.
b) Sistem Numerik
Metode

pengarsipan

berdasarkan

nomor

adalah

menyusun

dokumen-dokumen dengan melihat nomor pada dokumen tersebut.
Contohnya adalah nomor yang tertera pada nomor awal surat.
c) Sistem Geografis
Metode pengarsipan dengan metode ini yaitu memisahkan dengan
cara mengklasifikasikan dokumen berdasarkan geografis dokumen
itu diterima. Misalkan sebuah perusahaan, mengklasifikasikan
dokumen yang diterima berdasarkan dokumen berasal dari wilayah
A, wilayah B, dan seterusnya.
d) Sistem Subyek
Metode pengarsipan ini dengan cara menyusun berdasarkan jenis
dokumen

yang

diterima.

Contohnya

adalah

dengan

mengklasifikasikan dokumen, yaitu surat dagang, surat penjualan,
dan jenis lainnya.
e) Sistem Kronologis
Metode pengarsipan berdasarkan kronologis adalah menyusun
dokumen berdasarkan tanggal dimana dokumen tersebut diterima
oleh perusahaan. Teknik penyimpanan dengan tanggal yaitu
dengan menempatkan dokumen dengan tanggal terbaru di paling

depan atau awal. Hal ini dilakukan untuk memudahkan dalam
pencarian dokumen.
Diantara kelima sistem di atas, banyak organisasi atau instansi
yang menerapkan sistem kombinasi.
2. Waktu Penyimpanan Arsip
a. Catatan, bukti pembukuan dan data pendukung yang merupakan
bagian dari bukti pembukuan wajib disimpan selama 10 (sepuluh)
tahun terhitung sejak akhir tahun buku perusahaan. Apabila
sebelum jangka waktu 10 (sepuluh) tahun dokumen yang
bersangkutan dimusnahkan, maka risiko karena pemusnahan
tersebut menjadi tanggung jawab perusahaan.
b. Data pendukung yang tidak merupakan bagian dari bukti
pembukuan, jangka waktu penyimpanannya disesuaikan dengan
kebutuhan perusahaan yang bersangkutan.
c. Jangka

waktu

penyimpanan

Dokumen

Lainnya

ditetapkan

berdasarkan nilai guna dokumen tersebut. Oleh karena itu, jangka
waktu penyimpanannya dapat ditetapkan kurang atau lebih dari 10
(sepuluh) tahun.
d. Kewajiban penyimpanan tidak menghilangkan fungsi dokumen
yang bersangkutan sebagai alat bukti sesuai dengan kebutuhan
sebagaimana diatur dalam ketentuan mengenai daluwarsa suatu
tuntutan yang ditetapkan berdasarkan peraturan perundangundangan atau untuk kepentingan hukum lainnya.
Jangka waktu penyimpanan disusun dalam Jadwal Retensi Arsip
(JRA).
D. Peralatan Kearsipan
Peralatan yang dipergunakan dalam bidang kearsipan pada dasarnya
sebahagian besar sama dengan alat-alat yang dipergunakan dalam bidang

ketatausahaan pada umumnya, Peralatan yang dipergunakan terutama untuk
penyimpanan arsip, minimal terdiri dari:
1. Map, yaitu berupa lipatan kertas atau karton manila yang dipergunakan
untuk menyimpan arsip. Jenisnya terdiri dari map biasa yang sering
disebut stopmap folio, Stopmap bertali (portapel), map jepitan
(snelhechter), map tebal yang lebih dikenal dengan sebutan ordner
atau brieforner. Penyimpanan ordner lebih baik dirak atau lemari,
bukan di dalam filing cabinet dan posisi penempatannya bisa tegak.
Sedangkan Stopmap folio dan snelhechter penyimpanannya dalam
posisi mendatar, atau tergantung (bila yang dipakai snelhechter
gantung) di dalam filing cabinet, sedangkan portapel sebaiknya
disimpan dalam almari karena dapat memuat banyak lembaran arsip.
2. Folder, merupakan lipatan kertas tebal/karton manila berbentuk segi
empat panjang yang gunanya untuk menyimpan atau menempatkan
arsip, atau satu kelompok arsip di dalam filing cabinet. Bentuk folder
mirip seperti stopmap folio, tetapi tidak dilengkapi daun penutup, atau
mirip seperti snelhechter tetapi tidak dilengkapii dengan jepitan.
Biasanya folder dilengkapi dengan tab, yaitu bagian yang menonjoll
dari folder yang berfungsi untuk menempatkan kode-kode, atau indeks
yang menunjukkan isi folder yang bersangkutan.
3. Guide, adalah lembaran kertas tebal atau karton manila yang
dipergunakan sebagai penunjuk dan atau sekat/pemisah dalam
penyimpanan arsip. Guide terdiri dari dua bagian, yaitu tab guide yang
berguna untuk mencantumkan kode-kode, tanda-tanda atau indeks
klasifikasi (pengelompokan) dan badan guide itu sendiri. Jumlah guide
yang diperlukan dalam sistem filing adalah sebanyak pembagian
pengelompokan arsip menurut subyeknya. Misalnya guide pertama
untuk menempatkan tajuk (heading) subyek utama (main subyek),
guide kedua untuk menempatkan sub-subyek, guide ketiga untuk yang
lebih khusus lagi, demikian seterusnya.

4. Filing Cabinet, adalah perabot kantor berbentuk persegi empat panjang
yang diletakkan secara vertikal (berdiri) dipergunakan untuk
menyimpan berkas-berkas atau arsip. Filing cabinet mempunyai
sejumlah laci yang memiiki gawang untuk tempat menyangkutkan
folder gantung (bila arsip ditampung dalam folder gantung). Filing
cabinet terdiri berbagai jenis, ada yang berlaci tunggal, berlaci ganda,
horizontal plan file cabinet, drawer type filing cabinet, lateral filing
cabinet, dsb.
5. Almari Arsip, adalah almari yang khusus digunakan untuk menyimpan
arsip. Bentuk dan jenisnya bervariasi, namun berkas atau arsip yang
disimpan dalam almari arsip sebaiknya disusun/ditata secara vertical
lateral (vertikal berderet kesamping), sehingga susunan arsip di dalam
almari arsip sama dengan susunan arsip yang disusun ditata di dalam
rak arsip.
6. Berkas Kotak (Box file) adalah kotak yang dipergunakan untuk
menyimpan berbagai arsip (warkat). Setiap berkas kotak sebaiknya
dipergunakan untuk menyimpan arsip yang sejenis, atau yang berisi
hal-hal yang sama. Selanjutnya berkas kotak ini akan ditempatkan
pada rak arsip, disusun secara vertikal (vertikal berderet ke samping).
7. Rak Arsip, adalah sejenis almari tak berpintu, yang merupakan tempat
untuk menyimpan berkas-berkas atau arsip. Arsip ditempatkan dirak
susun secara vertikal lateral yang dimulai selalu dari posisi kiri paling
atas menuju kekanan, dan seterusnya kebawah
8. Rotary Filling, adalah peralatan yang dapat berputar, dipergunakan
untuk menyimpan arsip-arsip (terutama berupa kartu).
9. Cardex (Card Index), adalah alat yang dipergunakan untuk menyimpan
arsip yang berupa kartu dengan mempergunakan laci-laci yang dapat
ditarik keluar memanjang. Kartu-kartu yang akan disimpan disebelah
atas kartu diberi kode agar lebih mudah dilihat.

10. File yang dapat dilihat (Visible reference record file) adalah alat yang
dipergunakan untuk menyimpan arsip-arsip yang bentuknya berupa
leflet, brosur, dan sebagainya.
11. Out Guide atau Out Sheet adalah alat yang digunakan untuk menandai
posisi/letak/tempat dari arsip yang sedang dipinjam.
E. Penemuan Kembali Arsip
Keberhasilan pelaksanaan manajemen arsip dinamis atau arsip aktif, akan
nampak dengan jelas, bilamana semua bahan yang dibutuhkan mudah
ditemukan kembali, dan mudah pula dikembalikan ke tempat semula. Karena,
penemuan atau pencarian dokumen merupakan salah satu kegiatan dalam
bidang kearsipan, yang bertujuan untuk menemukan kembali arsip, karena
akan dipergunakan dalam proses penyelengaraan administrasi. Menemukan
kembali, juga berarti memastikan dimana suatu arsip yang akan dipergunakan
itu disimpan, dalam kelompok berkas apa arsip itu berada, disusun menurut
sistem apa, dan bagaimana cara mengambilnya. Menemukan kembali arsip,
tidak hanya sekedar menemukan kembali arsip dalam bentuk fisiknya, akan
tetapi juga menemukan informasi yang terkandung di dalamnya. Oleh karena
itu, penemuan kembali ini sangat berhubungan dengan keakuratan sistem
pemberkasan atau penyimpanannya. Kegiatan penemuan kembali merupakan
barometer efisiensinya penyajian informasi kearsipan. Siklus penemuan
kembali arsip yang dibutuhkan (retrieval/finding cyclus), dan siklus
penempatan kembali (filing cyclus) merupakan prosedur yang memerlukan
penanganan tersendiri. Salah satu hal penting yang sering diabaikan dalam
penemuan kembali arsip ialah, tidak melakukan pencatatan dalam transaksi
peminjaman. Kita sering mengambil arsip tanpa menggunakan bukti tertulis,
atau hanya meminjam lisan saja, bahkan mungkin menggunakannya tanpa
seijin petugas arsip. Akibatnya, bila kita lupa mengembalikannya, maka arsip
itu bisa hilang atau tercecer disembarang tempat. Oleh karena itu, bila kita
meminjam arsip sebaiknya mempergunakan surat pinjam atau kartu

permintaan pinjam melalui petugas yang menanganinya. Untuk menghindari
hal itu, maka perlu dibuat lembar/kartu pinjam arsip.
Setelah peminjam mengisi lembar peminjaman, maka perlu dipertanyakan
apakah peminjam boleh langsung melakukan akses ke laci filling cabinet atau
ke almari arsip ?. Sebelum menjawab pertanyaan itu, perlu disampaikan
bahwa ada 2 (dua) sistem layanan yaitu:
(a) layanan terbuka (opened access) yaitu pengguna diperbolehkan
langsung mengambil dokumen yang diinginkannya dari tempatnya
(rak, laci, folder, dsb.),
(b) layanan tertutup (closed access), yaitu pengguna tidak diperbolehkan
mengambil sendiri dokumen yang diinginkannya dari tempatnya
melainkan harus melalui petugas. Pada umumnya, sistem yang
dipakai ialah sistem layanan tertutup.
F. Macam-macam pengarsipan
Menurut fungsinya arsip dibedakan menjadi 2 jenis, yaitu:
1. Arsip dinamis
Yaitu arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan,
pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau
dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara.

2. Arsip statis
Yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan,
penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk
penyelenggaraan sehari-hari administrasi Negara.
Menurut sudut hukum dan perundang-undangan, arsip dibedakan
menjadi dua jenis, yaitu:
1. Arsip Otentik

Yaitu arsip yang di atasnya terdapat tanda tangan asli dengan tinta (bukan
fotokopi atau film) sebagai tanda keabsahan dari isi arsip bersangkutan.
2. Arsip Tidak Otentik
Yaitu arsip yang di atasnya tidak terdapat tanda tangan asli dengan tinta.
Ditinjau dari segi nilai gunanya, arsip dapat dibedakan atas :
1. Nilai guna primer, yaitu nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan untuk
kepentingan lembaga/instansi pencipta atau yang menghasilkan arsip.
Nilai guna primer meliputi:
a) Nilai guna administrasi, yaitu nilai guna arsip yang didasarkan
pada

kegunaan

untuk

pelaksanaan

tugas

dan

fungsi

lembaga/instansi pencipta arsip.
b) Nilai guna hukum yaitu arsip yang berisikan bukti-bukti yang
mempunyai kekuatan hukum.
c) Nilai guna keuangan yaitu arsip yang berisikan segala hal yang
menyangkut transaksi dan pertanggungjawaban keuangan.
d) Nilai guna ilmiah dan teknologi yaitu arsip yang mengandung data
ilmiah dan teknologi sebagai akibat/hasil penelitian murni atau
penelitian terapan.
2. Nilai guna sekunder, yaitu nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip
sebagai kepentingan lembaga/instansi lain, dan atau kepentingan umum di
luar instansi pencipta arsip, serta kegunaannya sebagai bahan bukti
pertanggungjawaban. Nilai guna sekunder meliputi :
a) Nilai guna pembuktian, yaitu arsip yang mengandung fakta dan
keterangan yang dapat digunakan untuk menjelaskan tentang
bagaimana lembaga/isntansi tersebut diciptakan, dikembangkan,
diatur fungsinya, dan apa kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan,
serta apa hasil/akibat dari kegiatan itu.

b) Nilai guna informasi, yaitu arsip yang mengandung informasi bagi
kegunaan berbagai kepentingan penelitian dan sejarah, tanpa
dikaitakan dengan lembaga/instansi penciptanya.
Berdasarkan sifatnya, arsip dapat dibedakan atas :
1. Arsip tertutup, yaitu arsip yang dalam pengelolaan dan perlakuannya
berlaku ketentuan tentang kerahasian surat-surat.
2. Arsip terbuka yakni pada dasarnya boleh diketahui oleh semua
pihak/umum.
3. Berdasarkan Tingkat Penyimpanan dan Pemeliharaannya
Menurut tingkat penyimpanan dan pemeliharaannya, arsip terdiri dari:
1. Arsip sentral, yaitu arsip yang disimpan pada suatu pusat arsip (depo
arsip), atau arsip yang dipusatkan penyimpan dan pemeliharaannya
pada suatu tempat tertentu.
2. Arsip pemerintah yang mengandung nilai khusus ada yang disimpan
secara nasional di Jakarta yaitu pada Lembaga Arsip Nasional Pusat
yang disebut dengan nama ANRI (Arsip Nasional Republik
Indonesia). Sedangkan lembaga pemerintah yang menyimpan dan
memelihara arsip pemerintah di daerah yaitu Perpustakaan dan Arsip
Daerah. Arsip sentral disebut juga Arsip makro atau arsip umum,
karena merupakan gabungan ataupun kumpulan dari berbagai arsip
unit.
3. Arsip unit, yaitu arsip yang disimpan di setiap bagian atau setiap unit
dalam suatu organisasi. Arsip unit disebut juga arsip mikro atau arsip
khusus, karena khusus hanya menyimpan arsip yang ada di unit yang
bersangkutan.
Menurut keasliannya, arsip dibedakan atas;
a) arsip asli,
b) arsip tembusan,
c) arsip salinan,

d) arsip petikan.
Berdasarkan Subyeknya atau isinya, arsip dapat dibedakan atas:
a) Arsip Keuangan,
b) Arsip Kepegawaian,
c) Arsip Pendidikan,
d) Arsip Pemasaran,
e) Arsip Penjualan,
f) Arsip Perkreditan dan sebagainya.
Berdasarkan Bentuk dan Wujudnya:
Menurut bentuk atau wujudnya, arsip terdiri dari berbagai macam,
misalnya surat (arsip korespondensi) yang dalam hal ini diartikan sebagai
setiap lembaran kertas yang berisi informasi atau keterangan yang berguna
bagi

penyelenggaraan

kehidupan

organisasi,

seperti

naskah

perjanjian/kontrak, akte, notulen rapat, laporan, kuitansi, naskah berita
acara, bon penjualan, kartu pegawai, tabel, gambar, grafik atau bagan.
Selain surat, bentuk atau wujud arsip dapat juga berupa pita rekam,
piringan hitam, mikrofilm, CD, dsb.
Berdasarkan Sifat Kepentingannya:
Menurut sifat kepentingannya, arsip dapat dibedakan atas, arsip nonesensial, yaitu arsip yang tidak memerlukan pengolahan dan tidak
mempunyai hubungan dengan hal-hal yang penting sehingga tidak perlu
disimpan dalam waktu yang terlalu lama.
1. Arsip penting yaitu arsip yang mempunyai nilai hukum, pendidikan,
keuangan, dokumentasi, sejarah, dan sebagainya. Arsip yang demikian
masih dipergunakan atau masih diperlukan dalam membantu
kelancaran pekerjaan. Arsip ini masih perlu disimpan untuk waktu
yang lama, akan tetapi tidak mutlak permanen.

2. Arsip vital, yaitu arsip yang bersifat permanen, disimpan untuk
selama-lamanya, misalnya akte, ijazah, buku induk mahasiswa, dsb.
G. Arsip Dinamis
Ciri-Ciri Arsip Dinamis:
Berdasarkan uraian di atas, bahwa arsip dinamis adalah arsip yang masih
dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari. Dengan
demikian, arsip dinamis memiiki ciri-ciri sebagai berikut:
1. Arsip yang masih aktual dan berlaku secara langsung diperlukan dan
dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi sehari-hari.
2. Arsip yang senantiasa masih berubah nilai dan artinya menurut
fungsinya.
3. Pada dasarnya arsip dinamis bersitat tertutup, oleh karena itu
pengelolaan dan perlakuannya harus mengikuti ketentuan tentang
kerahasiaan surat-surat.
Sesuai dengan ciri di atas, maka menurut fungsi dan kegunaannya, arsip
dinamis dapat dibedakan atas :
1. Arsip aktif, yaitu arsip yang masih sering dipergunakan bagi
kelangsungan pekerjaan di kantor.
2. Arsip semi aktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah
mulai menurun.
3. Arsip inaktif, yaitu arsip yang sudah jarang sekali dipergunakan dalam
proses pekerjaan sehari-hari.
Arsip dinamis biasanya memiliki empat tahap siklus hidup (life sicle):
1. Tahap pertama, adalah merupakan tahap penciptaan. Proses ini terjadi
tatkala tulisan dituangkan ke dalam bentuk kertas, atau data yang
dihasilkan dari komputer, informasi diterima pada film, tape atau
media lainnya. Pada tahap ini, arsip dapat berupa surat/naskah yang

dibuat oleh instansi/kantor kita, atau yang dibuat oleh instansi lain,
yang diterima oleh kantor kita.
2. Tahap kedua merupakan tahap penggunaan aktif dengan jangkauan
waktu beberapa hari dan mungkin sampai tahunan. Pada tahap ini
pemakai sering menggunakan arsip dinamis serta memerlukan akses
cepat ke berkas dinamis. Karena tingkat penggunaannya yang sering,
serta butuh akses yang cepat, maka arsip dinamis disimpan di kantor
pada tempat-tempat penyimpanan seperti filing cabinet atau almari
arsip. Umumnya arsip dinamis memiliki siklus hidup aktif sekitar satu
sampai dua tahun, namun masih ada juga arsip dinamis yang memiliki
siklus aktif yang lebih panjang. Misalnya, berkas pegawai (karyawan)
pasti merupakan berkas aktif selama pegawai tersebut tetap bekerja di
suatu instansi atau perusahaan.
3. Tahap ketiga adalah tahap inaktif. Tahap ketiga ini terjadi tatkala arsip
dinamis sudah jarang atau mungkin tidak dipakai lagi sehingga
menjadi inaktif. Oleh karena itu, arsip itu disimpan dalam tempat
penyimpanan seperti unit kearsipan atau pusat arsip dinamis (record
center). Selama masa inaktif ini, arsip dinamis disimpan karena alasan
hukum atau karena kebutuhan rujukan, dan sebagainya.
4. Tahap keempat ialah tahap penyusutan dan Jadwal retensi Arsip
(JRA). Penyusutan adalah suatu tindakan yang diambil berkenaan
dengan habisnya “masa simpan” arsip yang telah ditentukan oleh
perundang-undangan, peraturan atau prosedur administratif. Tindakan
ini harus dilakukan untuk mengatasi menggunungnya arsip, sehingga
sulit ditemukan kembali (retrieval) dan sulit memeliharanya, sebab
karakteristik arsip ialah mengumpul secara alami (accumulating
naturally). Dengan demikian penyusutan arsip diperlukan untuk
menghemat ruangan/tempat, memudahkan penemuan kembali arsip
manakala diperlukan. Sedangkan JRA adalah pedoman yang
digunakan untuk menyusutkan arsip.

H. Asas Pengarsipan
Adapun asas-asas pengarsipan sebagai berikut ini:
1. Asas Sentralisasi
Sentralisasi berarti penyimpanan arsip yang dipusatkan di satu unit kerja
khusus yang lazim disebut Sentral Arsip. Semua surat-surat yang sudah
selesai diproses akan disimpan di Sentral Arsip.
Keuntungan Asas Sentralisasi:
 Ruang dan peralatan arsip dapat dihemat.
 Petugas dapat mengkonsentrasikan diri khusus pada pekerjaan
kearsipan.
 Kantor

hanya

menyimpan

satu

arsip,

duplikasinya

dapat

dimusnahkan.
 Sistem

penyimpanan

dari

berbagai

macam

arsip

dapat

diseragamkan.
Kerugian Asas sentralisasi:
 Sentralisasi arsip hanya efisien dan efektif untuk organisasi yang
kecil.
 Tidak semua jenis arsip dapat disimpan dengan satu sistem
penyimpanan yang seragam.
 Unit kerja yang memerlukan arsip akan memakan waktu lebih lama
untuk memperoleh arsip yang diperlukan.
2. Asas Desentralisasi
Desentralisasi berarti semua unit kerja mengelola arsipnya masing-masing.
Desentralisasi cocok untuk organisasi besar dengan ruangan yang terpisah.
Keuntungan asas desentralisasi:
 Pengelolaan arsip dapat dilakukan sesuai kebutuhan unit kerja
masing-masing.

 Keperluan akan arsip mudah terpenuhi, karena berada pada unit
kerja sendiri.
 Penanganan arsip lebih mudah dilakukan, karena arsipnya sudah
dikenal baik.
Kerugian asas desentralisasi:
 Penyimpanan arsip tersebar di berbagai lokasi dan dapat
menimbulkan duplikasi arsip yang disimpan.
 Kantor harus menyediakan peralatan dan perlengkapan arsip di
setiap unit kerja, sehingga penghematan pemakaian peralatan dan
perlengkapan sukar dijalankan.
 Kegiatan pemusnahan arsip harus dilakukan setiap unit kerja dan
ini merupakan pemborosan.
3. Asas Kombinasi Sentralisasi-Desentralisasi
Kombinasi berarti semua arsip yang masih aktif atau masih bisa
dipergunakan atau disebut arsip aktif dikelola di unit kerja masing-masing
pengolah, dan arsip yang sudah kurang di pergunakan atau disebut arsip
inaktif dikelola di Sentral Arsip.
I. Mengindeks
Mengindeks adalah menentukan urutan unit-unit atau bagian-bagian dari
kata tangkap yang akan disusun menurut abjad. Kata tangkap merupakan
tanda pengenal sari suatu surat atau warkat yang disimpan dan tergantung
dari

sistem

yang

digunakan.

Unit adalah bagian kata dari kata tangkap yang mempunyai pengertian
sendiri.
Peraturan-peraturan mengindeks yaitu sebagai berikut:
1. Nama orang Indonesia
2. Nama tunggal dan singkatan

3. Awalan Nama Keluarga
4. Nama perusahaan
5. Kata sandang “The”
6. Singkatan
7. Bentuk usaha dan kata sambung
8. Gelar dan pangkat
9. Nama bank dan nama sekolah
10. Gelar Nyonya (Ny./Mrs.)
J. System Pengarsipan
Sistem pengarsipan adalah cara pengaturan atau penyimpanan arsip secara
logis dan sistematis dengan memakai abjad, numerik / nomor, huruf
ataupun kombinasi huruf dan nomor sebagai identitas arsip yang terkait.
Ada 5 macam sistem pengarsipan, yaitu:
1. Alphabetic system
2. Numeric system
3. Geograpich system
4. Chronologic system
5. Subject system
K. Sistem Nomor
Sistem nomor adalah sistem penyimpanan dan penemuan kembali surat
berdasarkan nomor yang sudah ditetapkan. Nomor yang dimaksud adalah
nomor urut surat atau nomor kode permasalahan surat yang terdapat pada
daftar klasifikasi.
Kelebihan sistem nomor, antara lain :
1. Kecepatan dan ketepatan lebih terjamin
2. Sederhana dan mudah dilakukan
3. Nomor folder dapat digunakan sebagai nomor referensi dalam
korespondensi

4. Dapat digunakan untuk penyimpanan segala macam surat dan
dokumen
5. Nomor folder dapat diperluas tanpa batas
Kelemahan sistem nomor adalah sebagai berikut :
1. Lebih

banyak

waktu

yang

diperlukan

untuk

keperluan

mengikndeks
2. Banyak nya folder yang dapat digunakan dapat menimbulkan
kesulitan
3. Dibutuhkan biaya khusus untuk keperluan mengindeks dan
penyediaan ruangan
4. Transposisi angka-angka dapat menyebabkan kesalahan dalam
penyimpanan.
 Ada 4 macam sistem nomor :
1. Sistem Nomor Dewey (Sistem Desimal / Klasifikasi)
Sistem ini menetapkan kode surat berdasarkan nomor yang ditetapkan
untuk surat yang bersangkutan.Yang diperlukan dalam sistem ini
adalaha. Perlengkapan yang diperlukan adalah- Filling cabinet- GuideFolderb. Daftar klasifikasi nomor. Kartu kendaliDalam klasifikasi,
nomor adalah daftar yang memuat semua kegiatan / masalah yang
terdapat dalam kantor. Setiap masalah diberi nomor tertentu.Dalam
daftar ini terdapat tiga pembagian yaitu- Pembagian utama, memuat
kegiatan / masalah pokok dari kantor- Pembagian pembantu, memuat
uraian masalah yang terdapat pada pembagian utama- Pembagian kecil
memuat uraian masalah yang terdapat pada pembagian pembantu.Guna
daftar klasifikasi adalah- Sebagai pedoman pemberian kode suratSebagai pedoman untuk mempersiapkan dan menyusun tempat
penyimpanan suratUraian guide, folder, dan surat dalam filling
cabinet- Dalam setiap laci filling cabinet diperlukan 10 guideDibelakang setiap guide ditempatkan 10 folder- Surat yang terbaru
dalam setiap folder ditempatkan paling depanCara penyimpanan surat-

Surat dibaca lebih dahulu untuk mengetahui permasalahannyaMemberi kode surat- Mencatat surat kedalam kartu kendali- Mencatat
surat pada kartu indeks- Menyimpan surat- Penyusunan surat dalam
folder setiap surat yang baru selalu ditempatkan di urutan paling
depan- Menyimpan kartu kendali.
a.) Merancang daftar klasifikasi sistem nomor Dewey
Sisem nomor Dewey menggunakan daftar klasifikasi yang sesuai dengan
permasalahan yang ada di kantor tersebut. Daftar klasifikasi nomor adalah
daftar yang memuat segala persoalan atau kegiatan yang tedapat dalam
kantor. Persoalan atau kegiatan kantor ini kita klasifikasikan dan diberi
nomor tertentu.
Kegunaan daftar klasifikasi nomor ini adalah sebagai berikut :
1. Pedoman dalam pemberian nomor kode, serta
2. Pedoman

untuk

mempersiapkan

dan

menyusun

tempat

penyimpanan surat.
Kolom –kolom yang diperlukan dalam daftar klasifikasi sistem nomor
Dewey adalah sbb:
a)

Lajur pembagian utama (kelompok besar)

Lajur ini memuat macam-macam kegiatan atau pekerjaan yang terdapat di
kantor tersebut.
b)

Lajur pembagian pembantu

Kelompok pembagian masalah utama ini diuraikan lagi dalam 10
pembagian yang disebut sebagai pembagian pembantu. Jika dalam
pembagian pembantu tersebut belum tersedia cukup uraian dalam 10
bagian maka dapat disediakan cadangan sebanyak 10 pembagian lagi.
c)
d)

Lajur kelompok kecil
Dalam kelompok pembantu diuraikan lagi dalam 10 pembagian

disebut pembagian kecil.

b.) Tempat dan alat penyimpanan surat dalam sistem nomor
Mengenai tempat dan alat penyimpanan surat, hal-hal yang perlu
dipersiapkan adalah sebagai berikut :
a)

Filling cabinet

Dalam sistem nomor Dewey ini kita memerlukan sebanyak 10 laci dan
tiap laci diberi nomor kode seperti tercantum didalam surat tersebut.
b)

Guide

c)

Penyimpanan dengan map (gantung)

d)

Penyimpanan dengan map ordner

e)

Penyimpanan dengan kotak

f)

Mengkode

g)

Menyortir

h)

Menempatkan

2. Sistem Nomor Terminal Digit
Didalam sistem ini kode penyimpanan dan kode penemuan kembali surat
memakai sistem penyimpanan menurut teminal digit, yaitu sistem
penyimpanan berdasarkan pada nomor urut dalam buku arsip.Dalam
sistem ini yang perlu dipersiapkan adalah- Perlengkapan untuk tempat
penyimpanan surat yang terdiri atas; filling cabinet 10 laci, guide (setiap
laci 10 guide), dan folder (setiap guide 10 folder)- Kartu kendali; yang
digunakan dalam sistem ini sama dengan kartu kendali yang digunakan
dalam sistem lain. Yang berbeda disini adalah mengindeks nomor kode
untuk keperluan penyimpanan dan penemuan kembali surat.- Cara
mengindeks nomor kode sebagai berikuta. Dua angka dari belakang
sebagai unit 1, yaitu menunjukkan nomor laci dan nomor guideb. Satu
angka setelah unit 1 sebagai unit 2 yaitu menunjukkan nomor folderc. Sisa
seluruh angka sesudah unit 2 sebagai unit 3 yaitu menunjukkan surat yang
kesekian dalam folder- Cara penyimpanan surat; surat dengan nomor kode
55317, berarti surat tersebut disimpan dalam laci 10-19, dibelakang guide
17, didalam folder nomor 3, surat yang ke 55.

3. Sistem Nomor Middle Digit
Sistem ini merupakan kombinasi dari Sistem Nomor Decimal Dewey dan
Sistem Nomor Terminal Digit. Yang dijadikan kode laci dan guide adalah
dua angka yang berada di tengah, sedangkan dua angka yang berada di
depannya menunjukkan kode map, kemudian dua angka yang berada
dibelakangnya menunjukkan urutan surat yang kesekian didalam
map.Dalam sistem ini kode angka harus berjumlah enam, sehingga
terdapat dua angka ditengah, dua angka di depan dan dua angka
dibelakang. Seandainya angka kode kurang dari enam maka harus
ditambahkan angka nol di depannya sampai berjumlah enam angkla. Cara
penyimpanannya sama dengan Sistem Nomor Terminal Digit.
4. Sistem Nomor Soundex (phonetic system)
Sistem Soundex adalah sistem penyimpanan warkat berdasarkan
pengelompokan nama dan tulisannya atau bunyi pengucapannya hampir
bersamaan. Dalam sistem ini nama-nama diganti dengan kode (notasi)
yang terdiri dari 1 huruf dan 3 angka.Susunan penyimpanannya adalah
menurut abjad yang diikuti urutan nomor.

L. Fungsi-Fungsi Manajemen Kearsipan
Bahwa fungsi-fungsi manajemen kearsipan dapat dibedakan menjadi dua,
yaitu fungsi manajemen dan fungsi operasional kearsipan.
1.

Fungsi-fungsi manajemen yang dimaksud antara lain yaitu
perencanaan, pengorganisasian, staffing, pengarahan, penggerakan,
dan pengawasan; yang dilakukan terhadap fungsi-fungsi
operasional kearsipan, dalam pengelolaan arsip dinamis, termasuk
arsip vital, dan pengelolaan arsip statis.

2.

Fungsi-fungsi pengelolaan arsip dinamis meliputi kegiatankegiatan penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, dan penyusutan
arsip.

3.

Kegiatan-kegiatan pengelolaan arsip vital terdiri dari identifikasi,
pelindungan, pengamanan, penyelamatan dan pemulihan arsip.

4.

Sedangkan fungsi-fungsi pengelolaan arsip statis meliputi akuisisi,
pengolahan, preservasi, dan akses

M. Pemeliharaan Arsip
Pemeliharaan arsip mencakup usaha-usaha yang dilakukan untuk menjaga
arsip-arsip dari segala kerusakan dan kemusnahan. Kerusakan atau
kemusnahan arsip bisa datang dari arsip itu sendiri, maupun disebahkan
oleh serangan-serangan dari luar arsip. Sedangkan, pengamanan arsip
adalah usaha-usaha yang dilakukan untuk menjaga arsip-arsip dari
kehilangan maupun dari kerusakan akibat penggunaan.
Usaha pemeliharaan arsip berupa melindungi, mengatasi, mencegah, dan
mengambil. langkah-langkah, tindakan-tindakan yang bertujuan untuk
menyelamatkan arsip-arsip beserta informasinya (isinya).
Pengamanan arsip dari segi fisiknya dapat dilakukan dengan cara restorasi
dan laminasi. Restorasi arsip adalah memperbaiki arsip-arsip yang sudah
rusak, atau yang sulit digunakan, agar dapat dipergunakan dan dapat
disimpan kembali. Sedangkan, laminasi adalah menutup kertas arsip
diantara 2 (dua) lemari plastik,sehingga arsip terlindung dan aman dari
bahaya kena air, udara lembab dan serangan serangga. Dengan cara itu,
arsip akan tahan lebih lama untuk disimpan.
Sedangkan pengamanan atau upaya menyelamatkan informasi yang
terkandung dalam arsip (isi) dapat dilakukan dengan mengalih mediakan
ke dalam bentuk media lain, seperti pada micro film, fich, dan ke media
digital.

BAB III
PENUTUP
I.

Kesimpulan
Pelaksanaan manajemen arsip aktif atau arsip dinamis meliputi tahapan-

tahapan yang satu sama lain saling terkait dan saling mendukung serta saling
menjelaskan, sehingga membutuhkan penanganan secara baik, terencana,
konsepsional dan secara profesional. Pengelolaan arsip termasuk dalam ruang
lingkup sistem informasi manajemen. Keberhasilan pelaksanaan manajemen
kearsipan akan mencapai hasil yang baik bilamana ditunjang dengan ketersediaan
SDM yang professional, fasilitas dan teknologi informasi kearsipan yang handal.
II.

Saran
Dengan selesainya tugas dari makalah ini, semoga para pembaca dapat

memanfaatkannya dengan sebaik-baiknya.

DAFTAR PUSTAKA

Barthos,Basir. 1997. Manejemen Kearsipan. Jakarta: Bumi Aksara
E, Martono. 1991. Kearsipan: Rekod Manajemen dan Filing dalam Praktek Perkantoran
Modern. Jakarta: Karya Utama
Martono, Boedi. 1990. Sistem Kearsipan Praktis: Penyusutan dan Pemeliharaan Arsip.
Jakarta: Pustaka Sinar Harapan
Sukuco,Badri Munir. 2007. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Jakarta:
Erlangga
Sedarmayanti. 1992. Tata Kearsipan dengan Memanfaatkan Teknologi Modern. Bandung:
Ilham Jaya Offset
Widjaja,A.W. 1993. Administrasi Kearsipan Suatu Pengantar. Jakarta: Rajawali Press