Meningkatkan Proses untuk Pengambilan Keputusa
Meningkatkan Proses Pengambilan Keputusan
12.1 Sistem Informasi dan Pengambilan Keputusan
Pengambilan keputusan dalam bisnis biasanya terbatas pada pihak manajemen
Nilai Bisnis dari Pengambilan Keputusan yang Telah Ditingkatkan
Perusahaan dapat menentukan sejumlah keputusan pokok dimana investasi sistem baru mungkin
dapat meningkatkan kualitas pengambilan keputusannya. Berbagai keputusan diambil pada
semua tingkatan dalamperusahaan, dan beberapa keputusan ini sifatnya umum, rutin, dan
banyak. Walaupun nilai dari peningkatan setiap keputusan kecil, meningkatkan ratusan ribu
keputusan yang “kecil” ini menghasilkan nilai tahunan yang sangat besar dalam bisnis.
Jenis Keputusan
Keputusan diklasifikasikan sebagai keputusan terstruktur, semiterstruktur, dan tidak terstruktur.
1.
Keputusan Tidak Terstruktur
Keputusan tidak terstruktur adalah keputusan yang mengambil keputusannya harus memberikan
penilaian, evaluasi, dan pengertian untuk memecahkan masalahnya. Setiap keputusan ini adalah
baru, penting, dan tidak rutin, serta tidak ada pengertian yang dipahami benar atau prosedur yang
disetujui bersama dalam pengambilannya.
2.
Keputusan Terstruktur
Keputusan tidak terstruktur adalah kebalikan dari keputusan tidak terstruktur yaitu sifatnya
berulang dan rutin, dan melibatkan prosedur yang jelas dalam menanganinya, sehingga tidak
perlu diperlakukan seakan-akan masih bari. Banyak keputusan memiliki elemen-elemen dari
kedua jenis keputusan ini.
3.
Keputusan Semiterstruktur
Keputusan semiterstruktur adalah keputusan yang hanya sebagian masalahnya mempunyai
jawaban yang jelas tersedia dengan prosedur yang disetujui bersama.
Manajer senior, manajer tingkat menengah, manajer operasional, dan para karyawan mempunyai
jenis keputusan dan kebutuhan informasi yang berbeda.
Proses Pengambilan Keputusan
Pengambilan keputusan adalah proses yang melibatkan banyak langkah, Simon (1960)
menyatakan ada empat tahapan berbeda dalam pengambilan keputusan, yaitu: kecerdasan,
rancangan, pilihan, dan implementasi. Tahapan pengambilan keputusan diantaranya : kecerdasan,
rancangan, pilihan, dan implementasi(lihat gambar)
Proses pengambilan keputusan dapat dibagi menjadi empat tahapan.
1. Kecerdasan
Kecerdasan terdiri atas menemukan, mengidentifikasi, dan memahami masalah yang terjadi pada
organisasi- mengapa maslah itu terjadi, dimana, dan akibat apa yang dialami.
2. Rancangan
Rancangan melibatkan identifikasi dan pecarian berbagai solusi masalah.
3. Pilihan
Pilihan adalah tentang memilih alternatif solusi yang ada.
4. Implementasi
Implementasi dalah tentang membuat alternatif yang dipilih dapat bekerja, dan tetap mengawasi
seberapa baik kerja solusi tersebut.
Manajer dan Pengambilan Keputusan dalam Dunia Nyata
Sistem pendukung pengambilan keputusan dapat mengahasilkan pengambilan keputusan yang
lebih baik oleh manajer dan karyawan, di atas rata-rata ROI perusahaan, dan profitabilitas yang
lebih jauh lebih tinggi. Walaupun demikian, sistem informasi tidak dapat meningkatkan semua
jeni keputusan yanga ada dalam suatu organisasi.
Peran Manajer
Para manajer memainkan peran penting dalam organisasi. Tanggung jawab mereka adalah
mengambil keputusan, membuat laporan, menghadiri rapat, hingga merencanakan pesta ulang
tahun. Kita dapat memahami fungsi manajer dan perannya dengan lebih baik dengan cara
meningkatkan perilaku manajer gaya klasik dan kontemporer.
v Manajer Gaya Klasik
Manajer gaya klasik menjelakan apa yang dilakukan manajer. Model manajemen klasik
menjelaskan fungsi manajerial secara formal, tetapi tidak menunjukkan apa yang dilakukan para
manajer secara terperinci saat mereka merencanakan.memutuskan sesuatu, dan mengendalikan
pekerja orang lain.Limafungsi klasik dari manajer yaitu merencanakan, mengorganisasikan,
mengoordinasikan, memutuskan dan mengendalikan.
v Model Keperilakuan
Model keperilakuan menyatakan bahwa perilaku manajer yang sebenarnya terlihat lebih tidak
sistematis, lebih informal, kurang reflektif, lebih reaktif, dan kurang terorganisasi dengan baik
daripada yang kita percayai dalam kerangka model klasik.
v Peran Manajerial
Peran manajerial adalah perkiraan-perkiraan aktivitas yang seharusnya dilakukan para manajer
dalam organisasi.
v Peran Interpersonal
Dalam peran ini manajer bertindak sebagai figur utama dalam organisasi ketika mereka mewakili
perusahaan mereka kepada dunia luar dan melakukan tugas-tugas simbolik, seperti memberikan
penghargaan kepada karyawan. Manajer bertindak sebagai pemimpin, memberikan motivasi,
nasihat, dan mendukung bawahannya.
v Peran Pengambilan Keputusan
Dalam peran pengambilan keputusan mereka bertindak sebagai wirausahawan dalam
mengusulkan jenis-jenis aktivitas baru, mengenai gangguan-gangguan yang muncul dalam
organisasi.Manajer mengambil keputusan. Dalam peran pengambil keputusan (decisional role),
mreke bertindak sebagai wirausahawan dalam mengusulkan jenis-jenis aktivitas baru, menangani
gangguan-gangguan yang muncul dalam organisasi; mengalokasikan sumber daya kepada para
staf yang membutuhkan; dan menegosiasikan konflik dan menjadi penengah antara kelompokkelompok yang bertikai.
Pengambilan Keputusan dalam Dunia Nyata
Ketika kita dapat melihat bahwa sistem informasi tidak dapat membantu semua
peran manajerial.Dan dalam peran manajerial di mana ssitem informasi dapat membantu
mengambil keputusan, investasi dalam teknologi informasi tidak selalu menghasilkan hasil yang
positif. Ada tiga alasan utama: kualitas informasi, penyaringan manajemen, dan budaya
organisasi.
1.
Kualitas Informasi
Keputusan-keputasan yang berkualitas tinggi membutuhkan membutuhkan onformasi berkualitas
tinggi.
2.
Penyaringan Manajer
Walaupun dengan informasi yang tepat waktu dan akurat, ada manajer yang dapat mengambil
keputusan buruk. Manajer menerima informasi melalui berbagai tahap penyaringan yang masuk
akal tentang dunia di sekitar mereka. Manajer mempunyai perhatian tertentu, fokus pada jenis
maslah dan solusi tertentu, dan mempunyai bias-bias yang menolak informasi yang tidak sesuai
dengan konsep awalnya.
3.
Budaya Organisasi
Organisasi adalah birokrasi dengan kemampuan dan kompetensi terbatas untuk melakukan
tindakan-tindakan yang bersifat menentukan. Ketika lingkungan berubah dengan perusahaan
perlu mengadopsi model bisnis baru untuk bertahan, kekuatan yang besar dalam organisasi
menolak pengambilan keputusan untuk perubahan besar.
12.2 Sistem untuk Mendukung Keputusan
Ada lima jenis sistem untuk mendukung keputusan yang berbeda jenis dan tingkat yang lebih
dijelaskan, yaitu:
Sistem Informasi Manajemen (SIM)
Sistem informasi manajemen secara khusus menghasilkan laporan yang sifatnya tetap dan rutin
berdasarkan data yang diperoleh dan dirangkum dari sistem pemrosesan transaksi perusahaan.
Laporan SIM adalah laporan perkecualian, hanya menyoroti kondisi-kondisi yang khusus dan
luar biasa, seperti ketika kuota penjualan untuk suatu wilayah tertentu jatuh di bawah tingkat
yang diperkirakan, atau karyawan telah melebihi batas pengeluaran tunjangan perawatan giginya.
Kini banyak laporan semacam itu yang dapat diperoleh secara online melalui internet, dan
laporan SIM lainnya hanya dapat diperoleh berdasarkan permintaan.
Sistem Pendukung Keputusan (DSS)
Sistem pendukung keputusan (DSS) mendukung analisis masalah semiterstruktur dan tidak
terstruktur. DSS di masa paling awalnya sangatlah digerakan oleh model, menggunakan
beberapa jenis model untuk menunjukkan analisis “bagaimana jika” dan analisis lainnya.
Kemampuan analisis DSS didasarkan pada teori atau model yang kuat, digabungkan dengan
suatu antarmuka pengguna yang baik yang membuat sistem tersebut mudah digunakan.
Ada dua tipe DSS yang dikenal, yaitu: Model-driven DSS dan Data-drivenDSS. Jenis DSS yang
pertama merupakan suatu sistem yang berdiri sendirit erpisah dari sistem informasi organisasi
secara keseluruhan. Contoh dari model-driven DSS ini yang dipergunakan diperusahaan
pelayaran yaitu voyage estimating decision support systems. DSS ini mempunyai
kemampuan/kapabilitas untuk menghitung rincian pelayaran baik untuk masalah keuangan
maupun perhitungan teknis.
Jenis DSS yang kedua, data-driven DSS, menganalisis sejumlah besar data yang ada atau
tergabung di dalam sistem informasi organisasi.
Komponen DSS
Komponen utama dari DSS adalah basis data DSS, antarmuka pengguna, dan sistem peranti
lunak DSS. Basis data DSS dapat berupa basis data kecil dalam PC atau gudang data yang besar.
DSS ini membantu untuk proses pengambilan keputusan dengan memungkinkan para pengguna
untuk mendapatkan informasi yang bermanfaat dari data yang tersimpan di dalam database yang
besar. Banyak organisasi atau perusahaan mulai membangun DSS ini untuk memungkinkan para
pelanggannya memperoleh data dari website-nya atau data dari system informasi organisasi yang
ada.Decision Support Systems meliputi berbagai komponen yang termuat didalam sistem
pendukung ini, yaitu:
Basis data DSS adalah sekumpulan data yang sekarang dan historis dari sejumlah aplikasi
atau kelompok. Basis data DSS dapat berupa basis data kecil dalam PC yang berisi sebagian
data perusahaan yang telah diunduh dan mungkin digabungkan dengan data eksternal.
Antarmuka pengguna DSS memberikan kemudahan berinteraksi antar pengguna sistem
dan peranti lunak DSS.
Sistem peranti lunak DSS adalah berisi peranti lunak yang digunakan untuk menganalisis
data. Ini dapat berisi berbagai perangkat OLAP, perangkat panggalian data, atau sekumpulan
model matematis dan analitis yang dapat dengan mudah diakses oleh pengguna DSS.
Masing-masing DSS dibangun untuk seperangkat tujuan tertentu dan akan menghasilkan
berbagai kumpulan model tergantung pada kebutuhan dan tujuannya.
Perangkat lunak sistem DSS yang umum juga dapat berupa model statistik yang memuat
berbagai fungsi statistik, antara lain: means,medians, deviations, danscatter plots. Perangkat
lunak ini memiliki kapabilitas untuk memproyeksikan ke depan mengenai outcomes dengan cara
menganalisis sekumpulan data.
Web-based DSS telah menjadi sesuatu yang populer dan sangat memberikan manfaat yang besar
bagi para anggota atau pelanggan yang dituju organisasi atau perusahaan tersebut. Dari uraian di
atas mengenai DSS, maka beberapa karakteristik dan kapabilitas DSS yang dapat diidentifikasi
adalah sebagai berikut:
1.
Sistem ini memberikan dukungan bagi pengambil keputusan, terutama dalam situasi
semi-terstruktur atau tidak-terstruktur.
2.
Sistem ini memberikan dukungan untuk berbagai tingkatanmanajemen, mulai dari tingkat
manajemen puncak hingga ke tingkatmanajemen yang paling bawah dan para pegawai
lainnya.
3.
DSS memberikan dukungan untuk beragam tipe dan prosespengambilan keputusan yang
harus dilakukan.
4.
DSS dapat beradaptasi terhadap waktu dan fleksibel; pengguna dapatmenambah,
menghapus, mengkombinasikan, mengubah, atau menatakembali elemen-elemen dasar.
5.
Tampilan DSS akrab dengan pengguna, memiliki kapabilitas yangbesar, dan dirancang
agar dapat interaktif sehingga mudah untukdigunakan.
6.
DSS mampu untuk meningkatkan efektivitas pengambilan keputusandengan fokus pada
keakuratan, ketepatan waktu, dan kualitas hasil,serta mengefisiensikan biaya dalam proses
pengambilan keputusan.
7.
Pengambil keputusan memiliki kendali yang lengkap atas seluruh langkah proses
pengambilan keputusan dalam pemecahan masalah.
8.
Pengguna-akhir mampu mengkonstruksi dan memodifikasi sistem yangsederhana oleh
mereka sendiri. Sedangkan untuk sistem yang lebihbesar, biasanya dapat dibangun dengan
dukungan dari spesialis sisteminformasi.
9.
DSS biasanya menggunakan model-model dalam analisis situasipengambilan keputusan
yang mudah untuk dioperasikan olehpengguna.
Nilai Bisnis DSS
DSS telah menjadi sangat berguna dan penting, dengan menyediakan informasi yang terperinci
dan baik untuk mengambil keputusan yang memungkinkan perusahaan mengoordinasikan proses
bisnis baik internal maupun eksternal dengan tepat. Beberapa DSs membantu perusahaan dengan
keputusan-keputusan dalam manajemen hubungan pelanggan atau manajemen rantai pasokan.
Beberapa DSS mengambil keuntungan dari data perusahaan besar yang disediakan oleh sistem
perusahaan.
Visualisasi Data dan Sistem Informasi Geografis (GIS)
Perangkat visualisasi data membantu pengguna melihat pola dan hubungan dari data daalm
jumlah besar yang akan sulit dipahami apabila data tersebut dipresentasikan dalam bentuk tulisan
biasa. Beberapa pernagkat visualisasi data bersifat interaktif memungkinkan pengguna untuk
memanipulasi data dan melihat perubahan tampilan grafis sebagai respons atas perubahan yang
dilakukan.
Sistem informasi geografis adalah kategori khusus dari DSS yang menggunakan teknologi
visualisasi data untuk menganalisis dan menampilkan data untuk perencanaan dan pengambilan
keputusan dalam bentuk peta digital. Gis mempunyai kemampuan membuat model,
memungkinkan manajer untuk mengubah data dan secara otomatis mempengaruhi skenario
bisnis untuk mencari solusi yang lebih baik.
Sistem Pendukung Keputusan Pelanggan Berbasis Web
Sistem pendukung keputusan pelanggan membantu proses pengambilan keputusan untuk seorang
pelanggan atau calon pelanggan. DSS berbasis Web menjadi populer khususnya dalam bidang
layanan keuangan karena banyak orang mencoba mengelola aset dan dana pensiun mereka
sendiri.
12.3 Sistem Manajemen Eksekutif (ESS)
ESS adalah system yang member informasi dari luar (gerita,analisis saham, dan tren industry)
dan rangkuman tingkat tinggi tentang kinerja perusahaan kepada manajer senior, yang harus
mengambil keputusan yang kebanyakan tidak terstruktur.
Para manajer senior membutuhkan sistem yang menangani permasalahan strategis dan
pergerakan jangka panjang, baik pada perusahaan dan pada lingkungan eksternal. ESS membantu
manajemen senior dalam membuat keputusan ini. ESS menangani keputusan tidak rutin yang
membutuhkan penilaian, evaluasi, dan pendekatan karena tidak terdapat prosedur yang disetujui
untuk mencapai solusi.
ESS dirancang untuk menggabungkan data tentang kejadian eksternal, seperti hukum pajak yang
baru atau pesaing, tetapi sistem ini juga menggambarkan rangkuman informasi dari SIM dan
DSS internal. Sistem ini menyaring, memadatkan, dan melacak data penting, menampilkan data
dengan kepentingan terbesar bagi manajer senior.
ESS mambantu manajer senior menganalisis, membandingkan, dan menyoroti tren sehingga
manajer dapat lebih mudah mengawasi kinerja operasional atau mengidentifikasi masalah dan
kesempatan strategis. ESS sangat bermanfaat untuk memindai kondisi lingkungan, memberikan
aspek inteligensi bisnis dengan membantu manajemen mendeteksi ancaman atau kesempatan
strategis dari lingkungan organisasi. ESS dapat meningkatkan jangkauan control manajemen
senior, memungkinkan mereka untuk memantau lebih banyak orang dengan sumber daya yang
lebih sedikit. ESS dapat membantu para eksekutif senior mengawasi kinerja organisasional,
melacak aktivitas pesaing, mengetahui berbagai masalah, mengidentifikasi kesempatan, dan
meramalkan tren bsinis.
Peran ESS dalam Perusahaan
ESS mempunyai kemampuan untuk menelusuri, berpindah dari bagian data rangkuman ke
tingkatan perincian yang semakin rendah. Kemampuan untuk menelusuri ini berguna tidak hanya
bagi eksekutif senior tetapi juga bagi karyawan tingkat rendah yang perlu melakukan analisis
data. Perangkat OLAP untuk mnganalisis basis data berukuran besar menyediakan kemampuan
ini.
Tantangan utama dari ESS adalah mengintegrasikan data dari sistem yang dirancang untuk
tujuan-tujuan yang sangat berbeda, jadi eksekutif senior dapat mengulas kinerja organisasional
dari perspektif perusahaan secara keseluruhan.
Nilai Bisnis ESS
Sebagian besar nilai bisnis dari ESS ditemukan pada fleksebilitasnya dan kemampuan untuk
menganalisis, membandingkan, dan menyoroti tren. Grafiknya yang mudah digunakan
memungkinkan para pengguna melihat lebih data dalam waktu yang lebih singkat dengan
kejelasan dan pemahaman yang lebih baik dari yang dapat diberikan oleh sistem berbasis kertas.
Para eksekutif menggunakan ESS untuk memantau indikator kinerja utama diseluruh perusahaan
dan untuk mengukur kinerja perusahaan dalam menghadapi perubahan-perubahan dalam
lingkungan eksternal. Ketepatan waktu dan ketersediaan data menyebabkan tindakan-tindakan
yang dibutuhkan dapat diidentifikasi dan dilakukan lebih cepat dari sebelumnya.
ESS dan Perusahaan Digital
Untuk mengilustrasikan cara-cara ESS yang membantu pengambilan keputusan, kini dijelaskan
jenis-jenis penerapan. ESS yang penting untuk mengumpulkan inteligensi bisnis dan membantu
kinerja perusahaan.
1.
National Life: ESS untuk Inteligensi Bisnis
Bermarkas di Toronto, Kanada, National life memasarkan produk-produk asuransi jiwa, asuransi
kesehatan, dan dana pensiunan/investasi untuk peroranagan dan kelompok. Perusahaan ini
memiliki lebih dari 370 karyawan di Toronto dan kantor-kantor cabangnya. National Life
menggunakan ESS berbassi WebFOKUS buatan Information Builders, yang memungkinkan
manajer senior mengakses informasi dan basis data perusahaan melalui antarmuka Web. Sistem
ini menyediakan laporan statistik dan kemampuan untuk menelusuri informasi penjualan yang
paling baru, yang diatur untuk menunjukkan nilai premi berdasarkan agen penjualan. Pengguna
yang mendapatkan otorisasi dapat menelusuri data ini untuk melihat produk, agen, dan klien
untuk setiap penjualan.
2.
Bonita Bay Properties dan Pharmacial Corporation: Membantu Kinerja
Perusahaan dengan Dasbor Digital dan Sistem Balanced Scorecard
ESS dapat digunakan untuk merangkum dan melaporkan indikator kinerja kunci kepada
manajemen senior dalam bentuk dasbor digital atau dasbor eksekutif. Dasbor tersebut
menampilkan, pada satu layar, semua hasil pengukuran yang penting untuk mengarahkan
perusahaan.
Bonita Bay Properties Inc, yang mengembangkan komunikasi terencana yang berpusat di sekitar
lapangan golf dan pusat kebugaran di Florida barat laut, menggunaka dasbor digital untuk
mengelola lapangan golf, clubhouse, restoran, dan pusat kebugaran di komunitas ini.
Banyak perusahaan telah mengimplementasikan model balance scorecard yang mendukung
pengukuran keuangan yang tradisional denagn pengukuran dari perspektif tambahan, seperti
pelanggan, proses bisnis internal, serta pembelajaran dan pertumbuhan.
Pharmacia Corporation, sebuah perusahaan farmasi global di Peapack, New Fersey,
menggunakan peranti lunak. Balanced Scorecard dari Oracle dan gudang data untuk memastikan
seluruh organisasi beroperasi secara terkoordinasi.
3.
Caesar’s Entertaiment: Analisis Kinerja Keseluruhan Perusahaan
Caesar’s Entertaiment, perusahaan permainan paling terkemuka di dunia yang baru-baru ini
diakuidisi Harrah Entertaiment, Inc mempunyai struktur pelaporan yang terintegrasi untuk
membantu pihak manajemen menentukan seberapa baik kinerjanya dibandingkan peramalan hari
demi hari. Sistem ini menggunakan peranti lunak dari Cognos dan SSA Global untuk
mengintegrasikan data dari sistem proses transaksi internal dengan data dari sumber internal dan
eksternal. Sistem ini mengumpilkan data keuanagan daris sistem akuntnsi buku besar umum,
data pribadi, serta pola cuaca dan real-estat untuk menyampaikan berbagai biaya, pengaruh,
analisis dampak, serta laporan laba rugi secara harian kepada para eksekutif di Ccaesat.
12.4 Sistem Pendukung Keputusan Kelompok (GDSS)
Apakah GDSS itu?
GDSS adalah sistem interaktif berbasis komputer yang digunakan untuk memfasilitasi
penyelesaian masalah tidak terstruktur oleh sekelompok pengambilan keputusan yang bekerja
sama sebagai satu kelompok. Perangkat kolaborasi dan konferensi berbasis Web yang dijelaskan
sebelumnya membantu beberapa proses pengambilan keputusan kelompok, tetapi fokusnya tetap
pada komunikasi GDSS, di sisi lain, menyediakan perangkat dan teknologi yang diperlengkapi
secara eksplisit untuk pengambilan keputusan kelompok dan dikembangkan sebagai respons atas
meningkatnya perhatian yang diberikan pada kualitas dan efektifitas dari rapat perusahaan.
Komponen GDSS
Peranti lunak GDSS awalnya dikembangkan untuk rapat-rapat yang semua pesertanya berada
diruang yang sama, tetapi sekarang juga dapat digunakan untuk rapat jaringan yang para
pesertanya tersebar di beberapa lokasi. Peranti lunak GDSS yang spesifik mencangkup hal-hal
berikut:
Kuesioner elektronik membantu penyusunan rapat dalam perencanaan prapertemuan
dengan mengidentifikasi persoalan yang perlu diperhatikan dan dengan membantu
memastikan bahwa informasi perencanaan yang penting tidak terlewatkan.
Perangkat brainstorming elektronik memungkinkan orang-orang secara bersamaan dan
anonim menyumbangkan ide mengenai topik rapat.
Perangkat kuesioner mendukung fasilitas dan pemimpin kelompok saat mereka
mengumpulkan informasi sebelum dan selama proses penentuan prioritas berlangsung.
Perangkat pemungutan suara atau penentuan prioritas menyediakan sejumlah metode
pemungutan suara, pemeringkatan, hingga sejumlah teknik pembobotan untuk menentukan
prioritas pemungutan suara.
Perangkat identifikasi dan analisis pihak yang berkepentingan menggunakan pendekatan
terstruktur untuk mengevaluasi dampak dari suatu proposal yang muncul terhadap organisasi
dan untuk mengidentifikasi pihak-pihak yang berkepentingan dan mengevaluasi dampak
potensial dari pihak-pihak tersebut terhadap proyek yang diusulkan.
Perangkat pembentukan kebijakan memberikan dukungan terstruktur untuk menciptakan
kesepakatan mengenai kata-kata yang digunakan dalam pernyataan kebijakan perusahaan.
Kamus kelompok mendokumntasikan definisi kata dan istilah yang penting bagi proyek
tersebut yang telah disepakati bersama.
Gambaran Umum Pertemuan GDSS
Dalam sebuah rapat elektronik GDSS, setiap peserta dilengkapi denganworkstation.Workstation
tersebut terhubung ke jaringan, ke workstation fasilitator, dan ke server file untuk rapat. Semua
data yang diberikan para peserta dari workstation mereka kepada kelompok dikumpulkan dan
disimpan dalam server file. Papan tulis dapat dilihat baik pada masing-masing sisi dari layar
proyeksi. Banayk ruang pertemuan elektronik tempat duduknya berbentuk setengah lingkaran
dan bertingkat dalam gaya legislatif untk mengkoordinasi jumlah peserta yang banyak.
Fasilitator mengendalikan penggunaan perangakat-perangakt tersebut saat rapat berlangsung.
Nilai Bisnis GDSS
Dengan peranti lunak GDSS, penelitian menunjukkan bahwa jumlah peserta rapat dapat
meningkat, sementara produktivitas juaga meningkat. Satu alasan adalah peserta rapat dapat
berkontribusi secara bersama, alih-alih datu demi satu, yang membuat waktu pertemuan
digunakan secara lebih efisien. GDSS memberikan suasana yang lebih kolaboratif denagan
menjamin anonimitas konstributor. Peserta dapat memberikan konstribusi tanpa merasa takut
dikritik atau idenya ditolak karena identitasnya diketahui. Peranti lunak GDSS mengikuti metode
terstruktur dalam mengelola dan mengevaluasi ide serta menyimpan hasil rapat.
Rangkaian aktivitas dan perangkat pendukung kolaborasi yang digunakan dalam sebuah sistem
rapat elektronik memfasilitasi komunikasi peserta dan menghasilkan rengkaman lengkap dari
rapat tesebut.
GDSS mendukung para pengambil keputusan bertemu bersama-sama untuk mencapai keputusan
secara lebih efisien dan terutama bermanfaat dalam meningkatkan produktivitas rapat yang
dihadiri dari empat atau lima orang. Namun, efektivitas GDSS bergantung pada komposisi
kelompoknya, tugasnya, pilihan perangkat yang dan dukung rapat yang tepat, dan konteks
organisasional dari rapatnya.
Sistem ini adalah sistem berbasis komputer yangmemfasilitasi pemecahan atas masalah tidak
terstruktur oleh suatukelompok pengambil keputusan.Komponen GDSS terdiri dari perangkat
keras, perangkat lunak, manusia,dan prosedur. Komponen-komponen ini dirangkai guna
mendukung proses untuk mencapai suatu keputusan kelompok.
Karakteristik penting dari GDSS adalah sebagai berikut:
GDSS adalah sistem informasi yang dirancang secara khusus, bukan secara sederhana,
yang merupakan konfigurasi dari komponen sistemyang telah ada.
Sistem ini dirancang untuk tujuan mendukung kelompok pengambilkeputusan dalam
melaksanakan tugasnya. Karenanya, GDSS harusmeningkatkan proses pengambilan
keputusan atau hasil dari suatukelompok.
GDSS mudah untuk dipelajari dan digunakan. Sistem inimengakomodasikan pengguna
dengan berbagai tingkatan pengetahuankomputerisasi.
GDSS dapat dirancang untuk satu tipe masalah atau untuk beragamtingkatan kelompok
organisasi keputusan.
GDSS dirancang
untuk
mendorong
aktivitas-aktivitas,
sepertipenghasilan
penyelesaian konflik, dan pemberian pendapat yang penggunaan teknologinya.
ide,
12.1 Sistem Informasi dan Pengambilan Keputusan
Pengambilan keputusan dalam bisnis biasanya terbatas pada pihak manajemen
Nilai Bisnis dari Pengambilan Keputusan yang Telah Ditingkatkan
Perusahaan dapat menentukan sejumlah keputusan pokok dimana investasi sistem baru mungkin
dapat meningkatkan kualitas pengambilan keputusannya. Berbagai keputusan diambil pada
semua tingkatan dalamperusahaan, dan beberapa keputusan ini sifatnya umum, rutin, dan
banyak. Walaupun nilai dari peningkatan setiap keputusan kecil, meningkatkan ratusan ribu
keputusan yang “kecil” ini menghasilkan nilai tahunan yang sangat besar dalam bisnis.
Jenis Keputusan
Keputusan diklasifikasikan sebagai keputusan terstruktur, semiterstruktur, dan tidak terstruktur.
1.
Keputusan Tidak Terstruktur
Keputusan tidak terstruktur adalah keputusan yang mengambil keputusannya harus memberikan
penilaian, evaluasi, dan pengertian untuk memecahkan masalahnya. Setiap keputusan ini adalah
baru, penting, dan tidak rutin, serta tidak ada pengertian yang dipahami benar atau prosedur yang
disetujui bersama dalam pengambilannya.
2.
Keputusan Terstruktur
Keputusan tidak terstruktur adalah kebalikan dari keputusan tidak terstruktur yaitu sifatnya
berulang dan rutin, dan melibatkan prosedur yang jelas dalam menanganinya, sehingga tidak
perlu diperlakukan seakan-akan masih bari. Banyak keputusan memiliki elemen-elemen dari
kedua jenis keputusan ini.
3.
Keputusan Semiterstruktur
Keputusan semiterstruktur adalah keputusan yang hanya sebagian masalahnya mempunyai
jawaban yang jelas tersedia dengan prosedur yang disetujui bersama.
Manajer senior, manajer tingkat menengah, manajer operasional, dan para karyawan mempunyai
jenis keputusan dan kebutuhan informasi yang berbeda.
Proses Pengambilan Keputusan
Pengambilan keputusan adalah proses yang melibatkan banyak langkah, Simon (1960)
menyatakan ada empat tahapan berbeda dalam pengambilan keputusan, yaitu: kecerdasan,
rancangan, pilihan, dan implementasi. Tahapan pengambilan keputusan diantaranya : kecerdasan,
rancangan, pilihan, dan implementasi(lihat gambar)
Proses pengambilan keputusan dapat dibagi menjadi empat tahapan.
1. Kecerdasan
Kecerdasan terdiri atas menemukan, mengidentifikasi, dan memahami masalah yang terjadi pada
organisasi- mengapa maslah itu terjadi, dimana, dan akibat apa yang dialami.
2. Rancangan
Rancangan melibatkan identifikasi dan pecarian berbagai solusi masalah.
3. Pilihan
Pilihan adalah tentang memilih alternatif solusi yang ada.
4. Implementasi
Implementasi dalah tentang membuat alternatif yang dipilih dapat bekerja, dan tetap mengawasi
seberapa baik kerja solusi tersebut.
Manajer dan Pengambilan Keputusan dalam Dunia Nyata
Sistem pendukung pengambilan keputusan dapat mengahasilkan pengambilan keputusan yang
lebih baik oleh manajer dan karyawan, di atas rata-rata ROI perusahaan, dan profitabilitas yang
lebih jauh lebih tinggi. Walaupun demikian, sistem informasi tidak dapat meningkatkan semua
jeni keputusan yanga ada dalam suatu organisasi.
Peran Manajer
Para manajer memainkan peran penting dalam organisasi. Tanggung jawab mereka adalah
mengambil keputusan, membuat laporan, menghadiri rapat, hingga merencanakan pesta ulang
tahun. Kita dapat memahami fungsi manajer dan perannya dengan lebih baik dengan cara
meningkatkan perilaku manajer gaya klasik dan kontemporer.
v Manajer Gaya Klasik
Manajer gaya klasik menjelakan apa yang dilakukan manajer. Model manajemen klasik
menjelaskan fungsi manajerial secara formal, tetapi tidak menunjukkan apa yang dilakukan para
manajer secara terperinci saat mereka merencanakan.memutuskan sesuatu, dan mengendalikan
pekerja orang lain.Limafungsi klasik dari manajer yaitu merencanakan, mengorganisasikan,
mengoordinasikan, memutuskan dan mengendalikan.
v Model Keperilakuan
Model keperilakuan menyatakan bahwa perilaku manajer yang sebenarnya terlihat lebih tidak
sistematis, lebih informal, kurang reflektif, lebih reaktif, dan kurang terorganisasi dengan baik
daripada yang kita percayai dalam kerangka model klasik.
v Peran Manajerial
Peran manajerial adalah perkiraan-perkiraan aktivitas yang seharusnya dilakukan para manajer
dalam organisasi.
v Peran Interpersonal
Dalam peran ini manajer bertindak sebagai figur utama dalam organisasi ketika mereka mewakili
perusahaan mereka kepada dunia luar dan melakukan tugas-tugas simbolik, seperti memberikan
penghargaan kepada karyawan. Manajer bertindak sebagai pemimpin, memberikan motivasi,
nasihat, dan mendukung bawahannya.
v Peran Pengambilan Keputusan
Dalam peran pengambilan keputusan mereka bertindak sebagai wirausahawan dalam
mengusulkan jenis-jenis aktivitas baru, mengenai gangguan-gangguan yang muncul dalam
organisasi.Manajer mengambil keputusan. Dalam peran pengambil keputusan (decisional role),
mreke bertindak sebagai wirausahawan dalam mengusulkan jenis-jenis aktivitas baru, menangani
gangguan-gangguan yang muncul dalam organisasi; mengalokasikan sumber daya kepada para
staf yang membutuhkan; dan menegosiasikan konflik dan menjadi penengah antara kelompokkelompok yang bertikai.
Pengambilan Keputusan dalam Dunia Nyata
Ketika kita dapat melihat bahwa sistem informasi tidak dapat membantu semua
peran manajerial.Dan dalam peran manajerial di mana ssitem informasi dapat membantu
mengambil keputusan, investasi dalam teknologi informasi tidak selalu menghasilkan hasil yang
positif. Ada tiga alasan utama: kualitas informasi, penyaringan manajemen, dan budaya
organisasi.
1.
Kualitas Informasi
Keputusan-keputasan yang berkualitas tinggi membutuhkan membutuhkan onformasi berkualitas
tinggi.
2.
Penyaringan Manajer
Walaupun dengan informasi yang tepat waktu dan akurat, ada manajer yang dapat mengambil
keputusan buruk. Manajer menerima informasi melalui berbagai tahap penyaringan yang masuk
akal tentang dunia di sekitar mereka. Manajer mempunyai perhatian tertentu, fokus pada jenis
maslah dan solusi tertentu, dan mempunyai bias-bias yang menolak informasi yang tidak sesuai
dengan konsep awalnya.
3.
Budaya Organisasi
Organisasi adalah birokrasi dengan kemampuan dan kompetensi terbatas untuk melakukan
tindakan-tindakan yang bersifat menentukan. Ketika lingkungan berubah dengan perusahaan
perlu mengadopsi model bisnis baru untuk bertahan, kekuatan yang besar dalam organisasi
menolak pengambilan keputusan untuk perubahan besar.
12.2 Sistem untuk Mendukung Keputusan
Ada lima jenis sistem untuk mendukung keputusan yang berbeda jenis dan tingkat yang lebih
dijelaskan, yaitu:
Sistem Informasi Manajemen (SIM)
Sistem informasi manajemen secara khusus menghasilkan laporan yang sifatnya tetap dan rutin
berdasarkan data yang diperoleh dan dirangkum dari sistem pemrosesan transaksi perusahaan.
Laporan SIM adalah laporan perkecualian, hanya menyoroti kondisi-kondisi yang khusus dan
luar biasa, seperti ketika kuota penjualan untuk suatu wilayah tertentu jatuh di bawah tingkat
yang diperkirakan, atau karyawan telah melebihi batas pengeluaran tunjangan perawatan giginya.
Kini banyak laporan semacam itu yang dapat diperoleh secara online melalui internet, dan
laporan SIM lainnya hanya dapat diperoleh berdasarkan permintaan.
Sistem Pendukung Keputusan (DSS)
Sistem pendukung keputusan (DSS) mendukung analisis masalah semiterstruktur dan tidak
terstruktur. DSS di masa paling awalnya sangatlah digerakan oleh model, menggunakan
beberapa jenis model untuk menunjukkan analisis “bagaimana jika” dan analisis lainnya.
Kemampuan analisis DSS didasarkan pada teori atau model yang kuat, digabungkan dengan
suatu antarmuka pengguna yang baik yang membuat sistem tersebut mudah digunakan.
Ada dua tipe DSS yang dikenal, yaitu: Model-driven DSS dan Data-drivenDSS. Jenis DSS yang
pertama merupakan suatu sistem yang berdiri sendirit erpisah dari sistem informasi organisasi
secara keseluruhan. Contoh dari model-driven DSS ini yang dipergunakan diperusahaan
pelayaran yaitu voyage estimating decision support systems. DSS ini mempunyai
kemampuan/kapabilitas untuk menghitung rincian pelayaran baik untuk masalah keuangan
maupun perhitungan teknis.
Jenis DSS yang kedua, data-driven DSS, menganalisis sejumlah besar data yang ada atau
tergabung di dalam sistem informasi organisasi.
Komponen DSS
Komponen utama dari DSS adalah basis data DSS, antarmuka pengguna, dan sistem peranti
lunak DSS. Basis data DSS dapat berupa basis data kecil dalam PC atau gudang data yang besar.
DSS ini membantu untuk proses pengambilan keputusan dengan memungkinkan para pengguna
untuk mendapatkan informasi yang bermanfaat dari data yang tersimpan di dalam database yang
besar. Banyak organisasi atau perusahaan mulai membangun DSS ini untuk memungkinkan para
pelanggannya memperoleh data dari website-nya atau data dari system informasi organisasi yang
ada.Decision Support Systems meliputi berbagai komponen yang termuat didalam sistem
pendukung ini, yaitu:
Basis data DSS adalah sekumpulan data yang sekarang dan historis dari sejumlah aplikasi
atau kelompok. Basis data DSS dapat berupa basis data kecil dalam PC yang berisi sebagian
data perusahaan yang telah diunduh dan mungkin digabungkan dengan data eksternal.
Antarmuka pengguna DSS memberikan kemudahan berinteraksi antar pengguna sistem
dan peranti lunak DSS.
Sistem peranti lunak DSS adalah berisi peranti lunak yang digunakan untuk menganalisis
data. Ini dapat berisi berbagai perangkat OLAP, perangkat panggalian data, atau sekumpulan
model matematis dan analitis yang dapat dengan mudah diakses oleh pengguna DSS.
Masing-masing DSS dibangun untuk seperangkat tujuan tertentu dan akan menghasilkan
berbagai kumpulan model tergantung pada kebutuhan dan tujuannya.
Perangkat lunak sistem DSS yang umum juga dapat berupa model statistik yang memuat
berbagai fungsi statistik, antara lain: means,medians, deviations, danscatter plots. Perangkat
lunak ini memiliki kapabilitas untuk memproyeksikan ke depan mengenai outcomes dengan cara
menganalisis sekumpulan data.
Web-based DSS telah menjadi sesuatu yang populer dan sangat memberikan manfaat yang besar
bagi para anggota atau pelanggan yang dituju organisasi atau perusahaan tersebut. Dari uraian di
atas mengenai DSS, maka beberapa karakteristik dan kapabilitas DSS yang dapat diidentifikasi
adalah sebagai berikut:
1.
Sistem ini memberikan dukungan bagi pengambil keputusan, terutama dalam situasi
semi-terstruktur atau tidak-terstruktur.
2.
Sistem ini memberikan dukungan untuk berbagai tingkatanmanajemen, mulai dari tingkat
manajemen puncak hingga ke tingkatmanajemen yang paling bawah dan para pegawai
lainnya.
3.
DSS memberikan dukungan untuk beragam tipe dan prosespengambilan keputusan yang
harus dilakukan.
4.
DSS dapat beradaptasi terhadap waktu dan fleksibel; pengguna dapatmenambah,
menghapus, mengkombinasikan, mengubah, atau menatakembali elemen-elemen dasar.
5.
Tampilan DSS akrab dengan pengguna, memiliki kapabilitas yangbesar, dan dirancang
agar dapat interaktif sehingga mudah untukdigunakan.
6.
DSS mampu untuk meningkatkan efektivitas pengambilan keputusandengan fokus pada
keakuratan, ketepatan waktu, dan kualitas hasil,serta mengefisiensikan biaya dalam proses
pengambilan keputusan.
7.
Pengambil keputusan memiliki kendali yang lengkap atas seluruh langkah proses
pengambilan keputusan dalam pemecahan masalah.
8.
Pengguna-akhir mampu mengkonstruksi dan memodifikasi sistem yangsederhana oleh
mereka sendiri. Sedangkan untuk sistem yang lebihbesar, biasanya dapat dibangun dengan
dukungan dari spesialis sisteminformasi.
9.
DSS biasanya menggunakan model-model dalam analisis situasipengambilan keputusan
yang mudah untuk dioperasikan olehpengguna.
Nilai Bisnis DSS
DSS telah menjadi sangat berguna dan penting, dengan menyediakan informasi yang terperinci
dan baik untuk mengambil keputusan yang memungkinkan perusahaan mengoordinasikan proses
bisnis baik internal maupun eksternal dengan tepat. Beberapa DSs membantu perusahaan dengan
keputusan-keputusan dalam manajemen hubungan pelanggan atau manajemen rantai pasokan.
Beberapa DSS mengambil keuntungan dari data perusahaan besar yang disediakan oleh sistem
perusahaan.
Visualisasi Data dan Sistem Informasi Geografis (GIS)
Perangkat visualisasi data membantu pengguna melihat pola dan hubungan dari data daalm
jumlah besar yang akan sulit dipahami apabila data tersebut dipresentasikan dalam bentuk tulisan
biasa. Beberapa pernagkat visualisasi data bersifat interaktif memungkinkan pengguna untuk
memanipulasi data dan melihat perubahan tampilan grafis sebagai respons atas perubahan yang
dilakukan.
Sistem informasi geografis adalah kategori khusus dari DSS yang menggunakan teknologi
visualisasi data untuk menganalisis dan menampilkan data untuk perencanaan dan pengambilan
keputusan dalam bentuk peta digital. Gis mempunyai kemampuan membuat model,
memungkinkan manajer untuk mengubah data dan secara otomatis mempengaruhi skenario
bisnis untuk mencari solusi yang lebih baik.
Sistem Pendukung Keputusan Pelanggan Berbasis Web
Sistem pendukung keputusan pelanggan membantu proses pengambilan keputusan untuk seorang
pelanggan atau calon pelanggan. DSS berbasis Web menjadi populer khususnya dalam bidang
layanan keuangan karena banyak orang mencoba mengelola aset dan dana pensiun mereka
sendiri.
12.3 Sistem Manajemen Eksekutif (ESS)
ESS adalah system yang member informasi dari luar (gerita,analisis saham, dan tren industry)
dan rangkuman tingkat tinggi tentang kinerja perusahaan kepada manajer senior, yang harus
mengambil keputusan yang kebanyakan tidak terstruktur.
Para manajer senior membutuhkan sistem yang menangani permasalahan strategis dan
pergerakan jangka panjang, baik pada perusahaan dan pada lingkungan eksternal. ESS membantu
manajemen senior dalam membuat keputusan ini. ESS menangani keputusan tidak rutin yang
membutuhkan penilaian, evaluasi, dan pendekatan karena tidak terdapat prosedur yang disetujui
untuk mencapai solusi.
ESS dirancang untuk menggabungkan data tentang kejadian eksternal, seperti hukum pajak yang
baru atau pesaing, tetapi sistem ini juga menggambarkan rangkuman informasi dari SIM dan
DSS internal. Sistem ini menyaring, memadatkan, dan melacak data penting, menampilkan data
dengan kepentingan terbesar bagi manajer senior.
ESS mambantu manajer senior menganalisis, membandingkan, dan menyoroti tren sehingga
manajer dapat lebih mudah mengawasi kinerja operasional atau mengidentifikasi masalah dan
kesempatan strategis. ESS sangat bermanfaat untuk memindai kondisi lingkungan, memberikan
aspek inteligensi bisnis dengan membantu manajemen mendeteksi ancaman atau kesempatan
strategis dari lingkungan organisasi. ESS dapat meningkatkan jangkauan control manajemen
senior, memungkinkan mereka untuk memantau lebih banyak orang dengan sumber daya yang
lebih sedikit. ESS dapat membantu para eksekutif senior mengawasi kinerja organisasional,
melacak aktivitas pesaing, mengetahui berbagai masalah, mengidentifikasi kesempatan, dan
meramalkan tren bsinis.
Peran ESS dalam Perusahaan
ESS mempunyai kemampuan untuk menelusuri, berpindah dari bagian data rangkuman ke
tingkatan perincian yang semakin rendah. Kemampuan untuk menelusuri ini berguna tidak hanya
bagi eksekutif senior tetapi juga bagi karyawan tingkat rendah yang perlu melakukan analisis
data. Perangkat OLAP untuk mnganalisis basis data berukuran besar menyediakan kemampuan
ini.
Tantangan utama dari ESS adalah mengintegrasikan data dari sistem yang dirancang untuk
tujuan-tujuan yang sangat berbeda, jadi eksekutif senior dapat mengulas kinerja organisasional
dari perspektif perusahaan secara keseluruhan.
Nilai Bisnis ESS
Sebagian besar nilai bisnis dari ESS ditemukan pada fleksebilitasnya dan kemampuan untuk
menganalisis, membandingkan, dan menyoroti tren. Grafiknya yang mudah digunakan
memungkinkan para pengguna melihat lebih data dalam waktu yang lebih singkat dengan
kejelasan dan pemahaman yang lebih baik dari yang dapat diberikan oleh sistem berbasis kertas.
Para eksekutif menggunakan ESS untuk memantau indikator kinerja utama diseluruh perusahaan
dan untuk mengukur kinerja perusahaan dalam menghadapi perubahan-perubahan dalam
lingkungan eksternal. Ketepatan waktu dan ketersediaan data menyebabkan tindakan-tindakan
yang dibutuhkan dapat diidentifikasi dan dilakukan lebih cepat dari sebelumnya.
ESS dan Perusahaan Digital
Untuk mengilustrasikan cara-cara ESS yang membantu pengambilan keputusan, kini dijelaskan
jenis-jenis penerapan. ESS yang penting untuk mengumpulkan inteligensi bisnis dan membantu
kinerja perusahaan.
1.
National Life: ESS untuk Inteligensi Bisnis
Bermarkas di Toronto, Kanada, National life memasarkan produk-produk asuransi jiwa, asuransi
kesehatan, dan dana pensiunan/investasi untuk peroranagan dan kelompok. Perusahaan ini
memiliki lebih dari 370 karyawan di Toronto dan kantor-kantor cabangnya. National Life
menggunakan ESS berbassi WebFOKUS buatan Information Builders, yang memungkinkan
manajer senior mengakses informasi dan basis data perusahaan melalui antarmuka Web. Sistem
ini menyediakan laporan statistik dan kemampuan untuk menelusuri informasi penjualan yang
paling baru, yang diatur untuk menunjukkan nilai premi berdasarkan agen penjualan. Pengguna
yang mendapatkan otorisasi dapat menelusuri data ini untuk melihat produk, agen, dan klien
untuk setiap penjualan.
2.
Bonita Bay Properties dan Pharmacial Corporation: Membantu Kinerja
Perusahaan dengan Dasbor Digital dan Sistem Balanced Scorecard
ESS dapat digunakan untuk merangkum dan melaporkan indikator kinerja kunci kepada
manajemen senior dalam bentuk dasbor digital atau dasbor eksekutif. Dasbor tersebut
menampilkan, pada satu layar, semua hasil pengukuran yang penting untuk mengarahkan
perusahaan.
Bonita Bay Properties Inc, yang mengembangkan komunikasi terencana yang berpusat di sekitar
lapangan golf dan pusat kebugaran di Florida barat laut, menggunaka dasbor digital untuk
mengelola lapangan golf, clubhouse, restoran, dan pusat kebugaran di komunitas ini.
Banyak perusahaan telah mengimplementasikan model balance scorecard yang mendukung
pengukuran keuangan yang tradisional denagn pengukuran dari perspektif tambahan, seperti
pelanggan, proses bisnis internal, serta pembelajaran dan pertumbuhan.
Pharmacia Corporation, sebuah perusahaan farmasi global di Peapack, New Fersey,
menggunakan peranti lunak. Balanced Scorecard dari Oracle dan gudang data untuk memastikan
seluruh organisasi beroperasi secara terkoordinasi.
3.
Caesar’s Entertaiment: Analisis Kinerja Keseluruhan Perusahaan
Caesar’s Entertaiment, perusahaan permainan paling terkemuka di dunia yang baru-baru ini
diakuidisi Harrah Entertaiment, Inc mempunyai struktur pelaporan yang terintegrasi untuk
membantu pihak manajemen menentukan seberapa baik kinerjanya dibandingkan peramalan hari
demi hari. Sistem ini menggunakan peranti lunak dari Cognos dan SSA Global untuk
mengintegrasikan data dari sistem proses transaksi internal dengan data dari sumber internal dan
eksternal. Sistem ini mengumpilkan data keuanagan daris sistem akuntnsi buku besar umum,
data pribadi, serta pola cuaca dan real-estat untuk menyampaikan berbagai biaya, pengaruh,
analisis dampak, serta laporan laba rugi secara harian kepada para eksekutif di Ccaesat.
12.4 Sistem Pendukung Keputusan Kelompok (GDSS)
Apakah GDSS itu?
GDSS adalah sistem interaktif berbasis komputer yang digunakan untuk memfasilitasi
penyelesaian masalah tidak terstruktur oleh sekelompok pengambilan keputusan yang bekerja
sama sebagai satu kelompok. Perangkat kolaborasi dan konferensi berbasis Web yang dijelaskan
sebelumnya membantu beberapa proses pengambilan keputusan kelompok, tetapi fokusnya tetap
pada komunikasi GDSS, di sisi lain, menyediakan perangkat dan teknologi yang diperlengkapi
secara eksplisit untuk pengambilan keputusan kelompok dan dikembangkan sebagai respons atas
meningkatnya perhatian yang diberikan pada kualitas dan efektifitas dari rapat perusahaan.
Komponen GDSS
Peranti lunak GDSS awalnya dikembangkan untuk rapat-rapat yang semua pesertanya berada
diruang yang sama, tetapi sekarang juga dapat digunakan untuk rapat jaringan yang para
pesertanya tersebar di beberapa lokasi. Peranti lunak GDSS yang spesifik mencangkup hal-hal
berikut:
Kuesioner elektronik membantu penyusunan rapat dalam perencanaan prapertemuan
dengan mengidentifikasi persoalan yang perlu diperhatikan dan dengan membantu
memastikan bahwa informasi perencanaan yang penting tidak terlewatkan.
Perangkat brainstorming elektronik memungkinkan orang-orang secara bersamaan dan
anonim menyumbangkan ide mengenai topik rapat.
Perangkat kuesioner mendukung fasilitas dan pemimpin kelompok saat mereka
mengumpulkan informasi sebelum dan selama proses penentuan prioritas berlangsung.
Perangkat pemungutan suara atau penentuan prioritas menyediakan sejumlah metode
pemungutan suara, pemeringkatan, hingga sejumlah teknik pembobotan untuk menentukan
prioritas pemungutan suara.
Perangkat identifikasi dan analisis pihak yang berkepentingan menggunakan pendekatan
terstruktur untuk mengevaluasi dampak dari suatu proposal yang muncul terhadap organisasi
dan untuk mengidentifikasi pihak-pihak yang berkepentingan dan mengevaluasi dampak
potensial dari pihak-pihak tersebut terhadap proyek yang diusulkan.
Perangkat pembentukan kebijakan memberikan dukungan terstruktur untuk menciptakan
kesepakatan mengenai kata-kata yang digunakan dalam pernyataan kebijakan perusahaan.
Kamus kelompok mendokumntasikan definisi kata dan istilah yang penting bagi proyek
tersebut yang telah disepakati bersama.
Gambaran Umum Pertemuan GDSS
Dalam sebuah rapat elektronik GDSS, setiap peserta dilengkapi denganworkstation.Workstation
tersebut terhubung ke jaringan, ke workstation fasilitator, dan ke server file untuk rapat. Semua
data yang diberikan para peserta dari workstation mereka kepada kelompok dikumpulkan dan
disimpan dalam server file. Papan tulis dapat dilihat baik pada masing-masing sisi dari layar
proyeksi. Banayk ruang pertemuan elektronik tempat duduknya berbentuk setengah lingkaran
dan bertingkat dalam gaya legislatif untk mengkoordinasi jumlah peserta yang banyak.
Fasilitator mengendalikan penggunaan perangakat-perangakt tersebut saat rapat berlangsung.
Nilai Bisnis GDSS
Dengan peranti lunak GDSS, penelitian menunjukkan bahwa jumlah peserta rapat dapat
meningkat, sementara produktivitas juaga meningkat. Satu alasan adalah peserta rapat dapat
berkontribusi secara bersama, alih-alih datu demi satu, yang membuat waktu pertemuan
digunakan secara lebih efisien. GDSS memberikan suasana yang lebih kolaboratif denagan
menjamin anonimitas konstributor. Peserta dapat memberikan konstribusi tanpa merasa takut
dikritik atau idenya ditolak karena identitasnya diketahui. Peranti lunak GDSS mengikuti metode
terstruktur dalam mengelola dan mengevaluasi ide serta menyimpan hasil rapat.
Rangkaian aktivitas dan perangkat pendukung kolaborasi yang digunakan dalam sebuah sistem
rapat elektronik memfasilitasi komunikasi peserta dan menghasilkan rengkaman lengkap dari
rapat tesebut.
GDSS mendukung para pengambil keputusan bertemu bersama-sama untuk mencapai keputusan
secara lebih efisien dan terutama bermanfaat dalam meningkatkan produktivitas rapat yang
dihadiri dari empat atau lima orang. Namun, efektivitas GDSS bergantung pada komposisi
kelompoknya, tugasnya, pilihan perangkat yang dan dukung rapat yang tepat, dan konteks
organisasional dari rapatnya.
Sistem ini adalah sistem berbasis komputer yangmemfasilitasi pemecahan atas masalah tidak
terstruktur oleh suatukelompok pengambil keputusan.Komponen GDSS terdiri dari perangkat
keras, perangkat lunak, manusia,dan prosedur. Komponen-komponen ini dirangkai guna
mendukung proses untuk mencapai suatu keputusan kelompok.
Karakteristik penting dari GDSS adalah sebagai berikut:
GDSS adalah sistem informasi yang dirancang secara khusus, bukan secara sederhana,
yang merupakan konfigurasi dari komponen sistemyang telah ada.
Sistem ini dirancang untuk tujuan mendukung kelompok pengambilkeputusan dalam
melaksanakan tugasnya. Karenanya, GDSS harusmeningkatkan proses pengambilan
keputusan atau hasil dari suatukelompok.
GDSS mudah untuk dipelajari dan digunakan. Sistem inimengakomodasikan pengguna
dengan berbagai tingkatan pengetahuankomputerisasi.
GDSS dapat dirancang untuk satu tipe masalah atau untuk beragamtingkatan kelompok
organisasi keputusan.
GDSS dirancang
untuk
mendorong
aktivitas-aktivitas,
sepertipenghasilan
penyelesaian konflik, dan pemberian pendapat yang penggunaan teknologinya.
ide,