Mengelola Dokumentasi Proses Pengadaan BarangJasa, Arsip dan Berkas Kegiatan Pengadaan BarangJasa

Modul 5 Mengelola Dokumentasi Proses Pengadaan Mengelola Dokumentasi Proses Pengadaan

Barang/Jasa, Arsip dan Berkas Kegiatan Barang/Jasa, Arsip dan Berkas Kegiatan

Pengadaan Barang/Jasa Pengadaan Barang/Jasa Pelatihan Pengadaan - Tingkat Dasar

Pelatihan Pengadaan - Tingkat Dasar

Proyek Modernisasi Pengadaan LKPP/MCA-I Proyek Modernisasi Pengadaan LKPP/MCA-I

Pengembangan Sumber Daya Manusia Pengembangan Sumber Daya Manusia

Module 5: Mengelola Dokumentasi Proses Pengadaan Barang/Jasa, Arsip dan Berkas Kegiatan Pengadaan Barang/Jasa

Pelatihan Pengadaan —Tingkat Dasar

Proyek Modernisasi Pengadaan LKPP/MCA-I

Buku Pedoman Peserta Pelatihan

Selamat datang di modul "Mengelola Dokumentasi Proses Pengadaan Barang/Jasa, Arsip, dan Berkas Kegiatan Pengadaan Barang/Jasa". Terima kasih telah menghadiri pelatihan penting ini.

Pengadaan barang/jasa pemerintah yang efisien dan efektif merupakan suatu fungsi sektor pemerintah yang strategis dan merupakan suatu komponen dasar dalam tata kelola yang baik. Seperti negara-negara lain, sistem pengadaan barang/jasa pemerintah yang saat ini diterapkan di Indonesia sangat rentan terhadap kecurangan, pemborosan, dan penyalahgunaan yang dapat mengakibatkan kebocoran dana yang signifikan dan penurunan kualitas barang, pekerjaan konstruksi, dan jasa. Proyek Modernisasi Pengadaan dirancang dengan tujuan untuk memberikan bantuan kepada Pemerintah Indonesia dalam melakukan penghematan pengeluaran pemerintah secara signifikan dengan tidak mengurangi - atau dengan meningkatkan - kualitas barang dan jasa yang diperoleh dari proses pengadaan. Proyek ini mencakup kegiatan-kegiatan untuk membangun jenjang karir bagi para pegawai negeri sipil bidang pengadaan, menciptakan peran dan struktur institusional yang memberikan kewenangan yang memadai bagi para pengelola pengadaan untuk mengimplementasikan praktik pengadaan yang baik, dan memperkuat pengendalian seperti audit pengadaan dan keuangan untuk memastikan adanya peningkatan kinerja institusional.

Modul ini dibagi ke dalam sesi-sesi pelatihan yang diadakan selama tiga hari; namun, lama pelatihan per hari dan per sesi dapat disesuaikan dengan kebutuhan.

Modul ini diberikan berdasarkan prinsip-prinsip pembelajaran orang dewasa:  Pembelajaran bersifat mandiri  Pembelajaran sesuai dengan kebutuhan langsung dan sangat partisipatif  Pembelajaran dilakukan berdasarkan pengalaman (peserta pelatihan dan fasilitator saling

belajar dari pengalaman satu sama lain)  Pelatihan mengalokasikan waktu untuk refleksi dan pemberian umpan balik yang bersifat korektif  Suasana saling menghormati tercipta antara fasilitator dan para peserta pelatihan

Buku panduan ini disusun berdasarkan agenda harian pelatihan. Setiap bagian dimulai dengan pengenalan topik secara umum. Buku panduan ini juga menunjukkan perkiraan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan setiap sesi pelatihan dan materi serta persiapan yang dibutuhkan.

Fasilitator berperan untuk menyampaikan materi, tujuan, dan kegiatan dalam setiap sesi pelatihan dengan sejelas mungkin.

Di akhir pelatihan modul ini Anda akan dapat:

Mengidentifikasi dokumentasi yang harus dilakukan untuk menyusun berkas kegiatan pengadaan

Menjelaskan hubungan proses dan tahapan dalam pengadaan barang/jasa dengan dokumentasi proses pengadaan barang/jasa

Menyatakan manfaat audit internal dan audit secara umum

Menyatakan dampak bias terhadap proses pengadaan

Mengidentifikasi dan mengelola Konflik Kepentingan dalam pengadaan

Menjelaskan kode etik dan kode perilaku dan unsur-unsur pentingnya serta hubungannya dengan pengadaan

HARI PERTAMA

Waktu Topik

08:00 – 08:20 Perkenalan dan Gambaran Umum serta Tujuan Modul 08:20 – 08:45 Icebreaker – Lingkaran Dalam/Lingkaran Luar 08:45 – 09:00 Uji Pengetahun Prapelatihan 09:00 – 09:10 Kegiatan 1: Tabel KWL – Bagian 1 09:10 – 10:10 Sesi 1: Gambaran Umum Dokumentasi Proses Pengadaan dan Berkas Kegiatan

Pengadaan 10:10 – 10:25 Istirahat 10:25 – 10:55 Kegiatan 1: Diagram Dokumentasi 10:55 – 11:55

Sesi 2 : Memahami Dokumentasi yang Benar dalam Proses Pengadaan Barang/Jasa dan Pengelolaan Kontrak

11:55 – 13:00 Ishoma 13:00 – 13:30 Kegiatan 1 : Meninjau kembali Diagram 13:30 – 14:00 Kegiatan 2: Mengaitkan Kata 14:00 – 15:00 Sesi 3 : Audit dan Reviu terhadap Berkas Kegiatan Pengadaan 15:00 – 15:15 Istirahat 15:15 – 15:30 Kegiatan 1 : Bermain Peran dalam Reviu Internal

15:15 – 15:30 Kegiatan Penutup Hari Pertama : Tabel KWL – Bagian 2

HARI KEDUA Waktu Topik

08:00 – 08:10 Pembukaan 08:10 – 08:45 Kegiatan 1: Peserta Mendiskusikan, Merangkum dan Memaparkan Apa yang

Mereka Pelajari pada Hari Pertama 08:45 – 09:20 Kegiatan 2 (Sesi 3): Bermain Peran dalam Audit 09:20 – 10:00 Aktfitas Penutup Sesi 1-3 : Tebak Kata 10:00 – 10:15 Rehat 10:15 – 11:00 Sesi 4 : Bias dan Dampaknya Terhadap Pengadaan Barang/Jasa 11:10 – 11:30 Kegiatan 1: Menyelidiki Bias 11:30 – 13:00 Ishoma 13:00 – 13:15 Kegiatan Penyemangat : Simon Berkata

13:15 – 14:00 Sesi 5: Memahami, Mendokumentasikan dan Mengelola Konflik Kepentingan Kegiatan 1 : Menilai Konflik Kepentingan

14:00 – 14:45 Kegiatan 1 : Studi Kasus: Membuat Rencana Mitigasi Konflik Kepentingan 14:45 – 15:00 Ishoma 15:00 – 15:30 Kegiatan penutup Sesi 4 – 5 : Cepat Tepat

Waktu Topik

08:00 – 08:10

Pembukaan

08:10 – 08:30 Kegiatan 1. Peserta Mendiskusikan, Merangkum dan Memaparkan Apa yang Mereka Pelajari pada Hari Kedua

08:30 – 09:30 Sesi 6: Memahami Dan Mematuhi Kode Perilaku Dan Kode Etik Bagi Ahli Pengadaan

Kegiatan 1: Smith Food Corps

10:15 – 11:00 Kegiatan 2: Studi Kasus: Etika Rantai Pasokan : Kasus Nike dan Apple 11:00 – 11:30

Kegiatan Penutup Modul : Kuis Berhadiah

11:30 – 12:00

Sesi Tanya-Jawab Uji Pengetahuan Pascapelatihan Evaluasi Pelatihan

13:15 – 13:30 Modul 6 : Perkenalan dan Gambaran Umum serta Tujuan Modul 13:30 – 13:45

Uji Pengetahuan Pra-pelatihan

13:45 -- 14:30 Session 1: Mendefinisikan Kontrak Payung dan Karakteristiknya 14:30 – 14:45

Rehat

14:45 -- 15:30

Kegiatan 1 : Mengidentifikasi Peluang

15:30 -- 16:00 Kegiatan 2: Menggunakan Kontrak Payung : Studi Kasus 1

SELAMAT DATANG Selamat datang di modul kelima: Mengelola Dokumentasi Proses Pengadaan Barang/Jasa, Arsip dan Berkas Kegiatan Pengadaan Barang/Jasa. Kami sangat senang Anda telah bergabung dengan kami dalam pelatihan ini. Perkenankan para fasilitator untuk memperkenalkan diri, menjelaskan tujuan modul ini, dan memberikan informasi administratif.

ATURAN PELATIHAN

1. Untuk mendapatkan sertifikat pelatihan Anda harus:

Memastikan kehadiran Anda setiap hari

Menghadiri semua sesi, datang dan kembali dari rehat tepat waktu

Berpartisipasi dalam semua kegiatan pelatihan

Menyelesaikan Pengukuran Pengetahuan Pra dan Pascapelatihan

Melengkapi Lembar Evaluasi Pelatihan

2. Setiap peserta yang menghadiri semua sesi, terlibat dan berpartisipasi dalam kegiatan pelatihan layak mendapat sertifikat. 3. Tunjukan rasa hormat kepada sesama peserta dan fasilitator pelatihan 4. Ingat, kita hadir di sini untuk mempelajari keahlian dan cara “BERPIKIR” baru tentang pengadaan. Jadi bukalah pikiran Anda dan pusatkan perhatian pada bagaimana bersama-sama kita menjadikan pengadaan barang/jasa lebih

baik. 5. Yang terpenting adalah nikmati pelatihan ini dan selamat belajar! 6. Perhatikan tempat-tempat untuk merokok. 7. Harap matikan dering telepon genggam Anda.

Kegiatan No. 1-0-1 Hari 1 | Sesi 0 | Kegiatan 1 ICE BREAKER – LINGKARAN DALAM / LINGKARAN LUAR

Tujuan:

Agar peserta saling mengenal melalui cara yang menyenangkan.

Memberikan kesempatan kepada semua peserta untuk menceritakan tentang dirinya.

Petunjuk untuk Peserta: Peserta akan dibagi menjadi 2 kelompok Kelompok pertama akan menjadi lingkaran dalam dan kelompok kedua menjadi lingkaran luar. Setela kedua lingkaran terbentuk, setiap peserta dalam lingkaran dalam akan berpasangan dengan peserta dalam lingkaran luar. Setiap pasangan akan menanyakan pertanyaan berikut:

Siapa nama Anda?

Apa hobi Anda?

Apa kenangan masa kecil terbaik Anda?

Berapa lama Anda bekerja di bidang pengadaan? Peserta mempunyai waktu 1 menit untuk berbicara dengan pasangannya (untuk saling mengenalkan diri)

Kegiatan No. 1-0-2 Hari 1 | Sesi 0 | Kegiatan 2 TABEL K-W-L

Tujuan: Agar peserta dapat merenungkan hal apa yang sudah diketahui oleh peserta dan hal apa yang ingin dipelajari oleh peserta dalam sesi pertama, kedua, dan ketiga dalam pelatihan modul ini.

Petunjuk untuk Peserta: 1. Anda dapat melihat judul sesi 1, 2, dan 3 yang tertulis pada flipchart, yaitu:

Gambaran Umum Dokumentasi Proses Pengadaan dan Berkas Kegiatan Pengadaan

Memahami Dokumentasi yang Benar dalam Proses Pengadaan Barang/Jasa dan Pengelolaan Kontrak

Audit dan Reviu terhadap Berkas Kegiatan Pengadaan 2. Secara individu, isilah dua kolom pertama tabel KWL (Apa yang Saya Ketahui dan Apa yang Ingin Saya Ketahui)

3. Tulislah hal-hal yang sudah Anda ketahui dan hal-hal yang ingin Anda ketahui tentang topik sesi 1, 2, dan 3 yang tertulis di flipchart.

4. Setelah sesi 3 selesai, Anda akan menggunakan tabel ini lagi untuk melihat apakah hal-hal yang sudah Anda ketahui sudah benar dan apakah Anda telah mempelajari hal-hal yang ingin Anda ketahui.

Apa yang Saya Sudah Apa yang Saya Ketahui

Apa yang Saya Ingin

Ketahui Pelajari

Kegiatan No. 1-1-1 Hari 1 | Sesi 1 | Kegiatan 1 DIAGRAM DOKUMENTASI

Tujuan: Agar setiap peserta dapat memikirkan bagaimana berkas kegiatan pengadaan digunakan oleh peserta berdasarkan pengalaman masing-masing peserta dan menyebutkan dokumen-dokumen lain yang diketahui dengan baik oleh peserta.

Petunjuk untuk Peserta: 1. Bekerjalah dalam kelompok. Sebuah diagram akan ditampilkan di layar; gambarlah diagram tersebut di flip chart. Gunakan kreativitas Anda dengan menggunakan warna yang berbeda untuk setiap langkah dokumentasi / dokumen-dokumen dalam proses pengadaan barang/jasa.

2. Diskusikan diagram tersebut dan lengkapilah lingkaran yang kosong dengan nama dokumen yang akan Anda dokumentasikan.

3. Siapa saja yang menggunakan dokumen-dokumen yang Anda dokumentasikan tersebut? Mengapa? - Tulislah siapa saja yang menggunakan dokumen yang Anda dokumentasikan tersebut di samping sticky notes yang telah Anda tempelkan di flip chart.

4. Catat jawaban yang berbeda dari kelompok peserta lain 5. Simpan diagram yang sudah Anda lengkapi karena akan digunakan lagi untuk kegiatan di sesi

berikutnya.

Kegiatan No. 1-2-1 Hari 1 | Sesi 2 | Kegiatan 1

MENINJAU KEMBALI DIAGRAM DOKUMENTASI

Tujuan: Agar peserta dapat memikirkan tentang dokumen-dokumen yang dimasukkan dalam berkas kegiatan pengadaan dan mengidentifikasi tahap-tahap siklus pengadaan barang/jasa yang berhubungan dengan dokumen-dokumen tersebut.

Petunjuk untuk peserta: 1. Ambillah diagram dokumentasi yang telah Anda rancang pada sesi pertama. 2. Untuk setiap dokumen, tulislah tahap dalam siklus pengadaan yang sesuai di samping

dokumen tersebut/lingkaran (seperti yang ditunjukkan pada slide berikutnya)

3. Sebutkan alasan pentingnya mendokumentasikan masing-masing dokumen tersebut. 4. Gunakanlah kreativitas Anda semaksimal mungkin. 5. Bandingkan jawaban Anda dengan jawaban kelompok lain.

Kegiatan No. 1-2-2 Hari 1 | Sesi 2 | Kegiatan 2 MENGAITKAN KATA

Tujuan: Untuk mengidentifikasi perbedaan antara pengelolaan dokumen, pengelolaan kontrak dan pengelolaan arsip.

Petunjuk untuk peserta: 1. Bagilah flip chart dalam kelompok Anda menjadi 3 bagian: pengelolaan dokumen, pengelolaan kontrak dan pengelolaan arsip.

2. Anda akan diberikan satu set sticky notes bertuliskan: a) Berbagai dokumen yang tidak saling berhubungan b) Tanda terima c) Email d) Dokumen pengadaan e) Pernyataan kerja (SOW), Perkiraan Anggaran, dan Indikator Kinerja Utama f) Dokumen kontrak g) Berbagai berkas kegiatan pengadaan h) Dokumen yang banyak dan berbagai dokumen lain i) Berbagai buku

3. Tempelkan setiap sticky note di bagian yang tepat pada flip chart Anda.

Kegiatan No. 1-3-1 Hari 1 | Sesi 3| Kegiatan 1 BERMAIN PERAN DALAM DIAGRAM DOKUMENTASI

Tujuan: Agar peserta menyiapkan diri untuk melakukan reviu internal dan memahami apa yang dicari oleh tim reviu

Petunjuk untuk peserta:

1. Sekarang saatnya untuk melakukan reviu internal dan kelompok Anda telah terpilih untuk menjadi tim reviu internal.

2. Diskusikan langkah-langkah yang akan Anda ambil untuk melakukan reviu terhadap berkas kegiatan pengadaan di ULP Anda dan tuliskan hasil diskusi Anda pada flip chart.

3. Pada lembar flip chart berikutnya, buatlah contoh kesalahan atau temuan tentang adanya dokumen yang hilang (Anda harus kreatif – Anda dapat menggunakan contoh apapun yang Anda inginkan) dan jelaskan apa yang akan Anda lakukan untuk memperbaiki kekeliruan atau kesalahan yang Anda temukan tersebut.

4. Bandingkan jawaban Anda dengan jawaban kelompok lain.

Kegiatan No. 1-0-3 Hari 1 | Sesi 0 | Kegiatan 3 TABEL KWL BAGIAN 2

Tujuan : Agar peserta memikirkan apa yang telah mereka ketahui, apa yang ingin mereka ketahui dan apa yang telah mereka pelajari

Petunjuk untuk Peserta: Ambillah tabel KWL yang terdapat pada sesi 0 aktivitas 2 Anda seharusnya telah mengisi dua kolom pertama. Sekarang isilah kolom ketiga (What I have Learned/Apa yang telah Saya Pelajari). Siapkan diri untuk berbagi beberapa informasi dari setiap kolom, khususnya tentang apa yang telah Anda pelajari. Beritahukan apabila masih ada hal-hal dalam kolom kedua pada tabel KWL Anda yang masih ingin Anda ketahui.

Kegiatan No. 2-0-1 Hari 2 | Sesi 0 | Kegiatan 1 DISKUSI TENTANG APA YANG TELAH DIPELAJARI DI HARI PERTAMA

Tujuan:

Untuk mengetahui pendapat peserta tentang pelatihan Hari Ke-1

Untuk mengingat dan menyatakan poin-poin penting yang terdapat pada sesi 1, 2, dan 3

Petunjuk untuk Peserta: Kegiatan A

Ketika Anda datang, Anda akan diberikan stiker. Tempelkan stiker di salah satu bagian pada flip chart berdasarkan apa yang Anda rasakan tentang apa yang Anda pelajari di Hari Ke-1. Pilihannya adalah Senang, Senang tapi Kewalahan, Masih Bingung atau Tidak Yakin dengan Perasaan Saya.

Kegiatan B Anda akan dibagi menjadi beberapa kelompok. Bersama kelompok Anda buatlah presentasi sepanjang lima menit yang merangkum poin-poin penting yang Anda pelajari di Hari Ke-1.

Kegiatan No. 2-3-2 Hari 2 | Sesi 3 | Kegiatan 2 BERMAIN PERAN DALAM AUDIT

Tujuan : Agar peserta bersiap untuk melakukan audit dan memahami apa yang dicari oleh auditor

Petunjuk untuk Peserta: 1. Dalam kelompok, buatlah skenario di mana ada sebuah kontrak yang memiliki 3 kesalahan di dalamnya: informasi tentang penyedia barang/jasa yang hilang, kontrak yang tidak ditandatangani, tidak ada data tentang pembayaran. 2. Dalam kelompok, harus ada pemilik kontrak dan auditor. 3. Buatlah permainan peran di antara pemilik kontrak dan auditor dengan mengikuti skenario di atas. 4. Dalam kelompok, tuliskan semua kesalahan yang ditemukan di flip chart. 5. Tuliskan tindakan perbaikan dari kesalahan yang ditemukan.

Kegiatan No. 2-0-2 Hari 2 | Sesi 0 | Kegiatan 2 TEBAK KATA

Tujuan: Untuk menguji pengetahuan peserta mengenai kata-kata penting yang ada dalam sesi 1, 2, dan 3

Petunjuk untuk Peserta: Peserta akan dibagi menjadi dua tim. (Tim A dan Tim B) Satu orang dari masing-masing kelompok akan berdiri di depan ruangan. Kedua peserta akan ditunjukkan sebuah kata atau frase yang sama. Kedua peserta ini harus berlomba agar kelompok mereka menjadi yang PERTAMA untuk menebak kata atau frase itu. Mereka boleh berbicara, tapi tidak boleh mengatakan kata atau frase yang harus ditebak. Waktu yang disediakan untuk setiap putaran adalah 1 menit. (Masing-masing kelompok harus menebak kata/frase yang dimaksud dalam waktu 1 menit)

Kegiatan No. 2-4-1 Hari 2 | Sesi 4 | Kegiatan 1 MENYELIDIKI BIAS

Tujuan: Membantu peserta untuk berpikir mengenai bias yang mereka temukan dalam proses pengadaan

Petunjuk untuk Peserta: 1. Bekerjalah dalam kelompok Anda 2. Jawab pertanyaan berikut:

Tanpa menyebut nama, apakah anda pernah mendapat tekanan dari atasan atau tekanan dari luar selama melakukan proses pengadaan?

Apa dampak dari tekanan tersebut?

Bagaimana pencegahannya / pencegahan yang sebaiknya dilakukan? 3. Buat cerita fiksi atau drama komedi yang menggambarkan bias dalam pengadaan. 4. Presentasikan cerita /drama tersebut di depan kelas dengan mengkombinasikan presentasi verbal, flipchart atau bermain peran 5. Beri tanggapan atas cerita tersebut secara berkelompok

Kegiatan No. 2-0-3 Hari 2 | Sesi 0 | Kegiatan 3 SIMON BERKATA

Tujuan: Membuat peserta berdiri dan bersemangat.

Petunjuk untuk Peserta: 1. Satu orang akan memberikan “arahan.” 2. Di putaran pertama, arahan akan diberikan oleh pelatih. Jika ada sisa waktu, seorang peserta bisa dipilih untuk memberikan arahan di putaran ke 2. 3. Orang pertama yang akan memberikan arahan berdiri di depan ruangan. 4. Semua orang lainnya berdiri di dalam ruangan. Pastikan ada cukup ruang untuk bergerak. 5. Orang yang berdiri di depan ruangan akan memberikan arahan – jika arahan dimulai dengan kata- kata “Simon Berkata” maka semua orang harus mengikuti arahan yang diberikan. Jika arahan tidak dimulai dengan kata- kata “Simon Berkata” abaikan arahan yang diberikan. 6. Misalnya, jika orang yang memberikan arahan bilang “Simon berkata tepuk tangan” maka semua orang seharusnya tepuk tangan. Jika orang yang memberikan arahan hanya bilang

“Tepuk tangan” maka Anda seharusnya TIDAK mengikuti arahan yang diberikan. Jika Anda mengikuti arahan yang diberikan (jika Anda tepuk tangan) maka Anda harus keluar permainan, artinya Anda harus duduk. 7. Orang terakhir yang berdiri adalah pemenangnya dan boleh menjadi “Simon” (yang

memberikan perintah) di putaran berikutnya.

Kegiatan No. 2-5-1 Hari 2 | Sesi 5 | Kegiatan 1 CONTOH: MENILAI KONFLIK KEPENTINGAN

Tujuan: Mengulas contoh spesifik dari Konflik Kepentingan Menghubungkan contoh-contoh tersebut dengan slide no.8 mengenai lima kondisi dasar yang dapat menimbulkan konflik kepentingan

Petunjuk untuk Peserta: Tunjuk satu orang dalam kelompok untuk membaca contoh. Baca secara bergantian Untuk setiap contoh konflik kepentingan (sejauh mana waktu memungkinkan), diskusikan secara kelompok dan jawab pertanyaan-pertanyaan berikut: 

Kondisi dasar yang mana (mengacu pada slide 8) yang terjadi dalam contoh?

Kenapa konflik kepentingan bisa terjadi?

Bagaimana pihak ketiga memandang konflik kepentingan tersebut?

Apa dampak negatif yang disebabkan konflik kepentingan tersebut?

Contoh#1 : Anda bekerja sebagai tim pengadaan untuk ATK dan teman anda mengajak bertemu setelah jam kerja. Ia bekerja di perusahaan distribusi ATK dan mendengar bahwa institusi anda akan mengeluarkan RFQ dalam waktu dekat. Ia bertanya apakah ada masukan yang dapat anda berikan mengenai proses seleksi dan jadwal. Dengan hati-hati Anda hanya membagi informasi yang akan tertulis dalam RFQ, walaupun RFQ baru akan diumumkan dalam satu atau dua minggu ke depan. Teman anda membayar tagihan karena pada pertemuan terakhir dengannya, Anda yang membayar.

Contoh #2: Anda menangani pengadaan obat-obatan dan juga melakukan pekerjaan sukarela dengan sebuah LSM yang mendistribusikan obat-obatan ke puskesmas. LSM ini anti terhadap beberapa perusahaan farmasi besar dan pengaruh mereka dalam mengontrol harga. LSM tersebut bekerja untuk kepentingan publik dan membutuhkan tempat untuk melakukan rapat per-empat bulan berikutnya. Anda menawarkan untuk menggunakan ruang rapat divisi anda setelah jam kerja selesai dan pegawai lain telah pulang. Anda merasa senang dapat membantu LSM ini.

Contoh#3: Anda hampir menyelesaikan proses seleksi untuk pengadaan jasa konsultansi dan sedang dalam tahap negosiasi akhir dengan penawar peringkat pertama. Anda telah menghabiskan waktu yang lama mendengarkan presentasi mereka dan telah melewati tahap negosiasi yang alot. Untuk mencairkan pertemuan, Anda bercerita mengenai kehidupan pribadi , termasuk menceritakan bahwa putri Anda sedang mendaftar ke sebuah universitas setempat. Lawan bicara Anda kebetulan adalah alumni dan dewan penasehat pada universitas tersebut , ia menawarkan bantuan dengan memberikan rekomendasi kepada komite penerimaan untuk putri Anda.

saya sangat menghargai bantua Anda”

Contoh#4: Sebelumnya Anda adalah manajer pada perusahaan penyedia jasa pengelolaan fasilitas dan masih memiliki saham sebanyak 15% di perusahaan tersebut. Anda tidak aktif secara langsung dan tidak memberikan nasehat apapun kepada perusahaa. Anda hanya bertindak sebagai investor pasif. Terlebih , Anda sudah lama tidak berkomunikasi dengan mantan rekan kerja di perusahaan tersebut. Tim pengadaan organisasi Anda saat ini sedang membuka pengadaan untuk jasa pengelolaan fasilitas dan telah memilih anda sebagai anggota tim pengadaan karena latar belakang pengalaman anda yang sesuai untuk pengadaan ini. Anda tidak mengetahui apakah perusahaan tempat anda bekerja sebelumnya akan ikut dalam penawaran atau tidak, namun selalu ada kemungkinan.

Kegiatan No. 2-5-2 Hari 2 | Sesi 5 | Kegiatan 2 STUDI KASUS – MEMBUAT RENCANA MITIGASI KONFLIK KEPENTINGAN

Tujuan: Menggunakan cara pencegahan Konflik Kepentingan dengan tepat

Petunjuk untuk Peserta: Bersama kelompok, tinjau kedua studi kasus dan gunakan cara pencegahan Konflik Kepetingan yang memungkinkan untuk kedua kasus tersebut, tuliskan dalam bentuk daftar skema seperti contoh. Bagaimana Anda mendokumentasikan Konflik Kepentingan dan rencana pencegahannya? Pilih satu peserta dari tiap meja untuk mempresentasikan rencana pencegahan untuk setiap kasus. Ingat bahwa rencana pencegahan dapat mencakup satu atau lebih dari 5 komponen berikut :

Batasi peran atau akses terhadap informasi

Pengunduran diri/pengalihan penugasan bagi peran tertentu dalam proses pengadaan

Gunakan pihak ketiga dalam pengawasan untuk memastikan integritas keputusan

Lepaskan keuntungan yang bisa diperoleh atau mengundurkan diri

Diskualifikasi atau halangi penyedia

Kasus #1: Tim pengadaan sebuah perusahaan besar ingin mengadakan jasa konsultasi untuk membantu transformasi fungsi pengadaan. Perusahaan memiliki kontrak payung dengan perusahaan konsultan yang telah memenuhi syarat, perusahaan-perusahaan tersebut menyediakan berbagai layanan konsultasi. Para penyedia yang ada dalam kontrak payung memberikan penawaran bagi setiap pekerjaan yang dibutuhkan dengan menggunakan metode "kompetisi mini" yang disederhanakan. Proyek konsultansi ini akan membutuhkan peninjauan atas semua kontrak utama dari semua jenis pekerjaan, termasuk jasa konsultansi. Tanpa pencegahan yang baik, perusahaan yang terpilih akan dapat terdiskualikasi untuk ikut dalam pekerjaan lain, karena akan memiliki keuntungan yang tidak adil dengan telah mengetahui syarat kontrak dan kondisi dari harga pesaingnya, jumlah pembelanjaan untuk jasa konsultasi, dan cara seleksi proses pengadaan. Karena terdiskualifikasi untuk pekerjaan lain, tidak diinginkan oleh para penawar dalam pekerjaan ini, maka sedikit penyedia yang akan memberikan penawaran. Perusahaa ingin mempertahankan semua daftar penyedia konsultansi yang telah memenuhi syarat untuk dapat terus bersaing memenuhi permintaan pengadaan yang akan dikeluarkan oleh perusahaan di kemudian hari. Bagaimana cara perusahaan untuk mencegah terjadinya Konflik Kepentingan?

Kasus#2: Anda adalah ketua tim pengadaan untuk jasa pemeliharaan pedesaan di salah satu wilayah di Indonesia. Hanya sedikit penyedia yang memenuhi persyaratan yang berlokasi di wilayah Anda, tetapi Anda diharuskan untuk memperoleh setidaknya tiga penawaran untuk memastikan proses pemilihan berjalan kompetitif. Mencoba untuk tetap melakukan pengadaan secara kompetitif akan memakan waktu lebih lama, sehingga menjadi tidak efektif. Jua ada risiko bahwa para penawar akan meminta para pemilik usaha lokal untuk memasukkan penawaran lebih tinggi agar proses dapat berjalan dan memenuhi syarat kompetisi. Bagaimana Anda menyesuaikan proses

Kegiatan No. 2-0-4 Hari 2 | Sesi 0 | Kegiatan 4 CEPAT TEPAT

Tujuan: Untuk menguji dan menguatkan pengetahuan yang didapat dari sesi 4 dan 5 melalu permainan yang menantang dan menyenangkan

Petunjuk untuk Peserta: Bersiaplah menjawab pertanyaan dari fasilitator

Kegiatan No. 3-0-1 Hari 3 | Sesi 0 | Kegiatan 1 MEMAPARKAN APA YANG DIPELAJARI DI HARI KE-2

Tujuan: Untuk mengetahui pendapat peserta tentang pelatihan Hari Ke-2 Untuk mengingat dan menyatakan poin-poin penting yang terdapat pada sesi 4 dan 5

Petunjuk untuk Peserta: Kegiatan A

Ketika Anda datang, Anda akan diberikan stiker. Tempelkan stiker di salah satu bagian pada flip chart berdasarkan apa yang Anda rasakan tentang apa yang Anda pelajari di Hari Ke-2. Pilihannya adalah Senang, Senang tapi Kewalahan, Masih Bingung atau Tidak Yakin dengan Perasaan Saya.

Kegiatan B Anda akan dibagi menjadi beberapa kelompok. Bersama kelompok Anda buatlah presentasi sepanjang lima menit yang merangkum poin-poin penting yang Anda pelajari di Hari Ke-2.

Kegiatan No. 3-6-1 Hari 3 | Sesi 6 | Kegiatan 1 SMITH FOODS CORP

Tujuan: Untuk memahami pelanggaran kode perilaku dan dasar rasional untuk menghindarinya

Petunjuk untuk Peserta:

Skenario/Studi Kasus Jason adalah pegawai pengadaan untuk bahan kemasan di PT. Smith Foods selama 2 tahun. Smith Foods mengumumkan ambisinya untuk mendapatkan penghematan "besar" dalam waktu "singkat" melalui pelelangan terbalik, Jason bertanggung jawab untuk proyek ini dan diminta untuk mewujudkan penghematan biaya sebesar 20%. Jason menghabiskan sekitar 3 bulan untuk mempersiapkan lelang terbalik, di mana ia melibatkan pelanggan internal (end user/PPK) mengunjungi calon penyedia dan melakukan audit. Akhirnya Jason sepakat dengan pelanggan internal bahwa harga adalah satu-satunya masalah yang belum terselesaikan diantara mereka dan berharap menemukan jawaban "terbaik" melalu pelelangan terbalik. Namun demikian, selama tahap persiapan, Jason juga menyadari bahwa Lisa, Manager Pengelola Kualitas memiliki kecenderungan untuk salah satu penyedia, yaitu PackWorld, walaupun Lisa setuju menggunakan lelang terbalik untuk memilih pemenang. Sebelum pelelangan terbalik, Jason menyatakan secara gamblang kepada 5 penyedia yang telah memenuhi syarat bahwa penyedia harga terendah akan terpilih sebagai pemengang. Sebelumnya, Jason juga telah membicarakan hal ini dengan pelanggan internal (end user/PPK) dan menerima komitmen mereka. Lelang terbalik berlangsung lancar dan seperti yang diharapkan, penawaran terendah adalah senilai 80% dari harga yang Smith Foods beli saat ini. Penawaran terendah datang dari sebuah perusahaan bernama United Paper

Jason sangat senang dengan hasilnya dan akan mengumumkan United Paper sebagai pemenang, namun pada hari Senin berikutnya, Lisa memanggilnya. Lisa mengatakan secara langsung kepada Jason sangat bahwa dia tidak setuju untuk menggunakan United Paper, bahkan ia merekomendasikan PackWorld sebagai pemenang walaupun harga mereka adalah nomor dua terendah. Apabila Jason tetap akan memutuskan United Paper sebagai pemenang, maka Jason harus bertanggung jawab untuk setiap masalah kualitas yang terjadi di kemudian hari. Sementara itu, Lisa juga memberitahu Jason bahwa ia telah berkomunikasi dengan manajer operasional lainnya dan mereka tidak keberatan atas sarannya dan percaya untuk menggunakan PackWorld yang hanya 2% lebih mahal dari United Paper.

mempunuai pengalaman kerja selama 10 tahun di Smith Foods?

Apakah Anda ingin mengambil tanggung jawab dalam hal kualitas atau masalah lain yang dialami di kemudian hari?

Dan siapa yang akan Anda ajak berbicara dalam keadaan ini?

Bagaimana Anda akan memberitahu penyedia (yang menang dan yang kalah) tentang hasil lelang terbalik tersebut?

Jika Anda adalah jajaran atas manajemen Smith Food, apa yang Anda harapkan untuk pegawai Anda lakukan?

Apakah masalah etika dalam kasus ini? Dan siapa yang bertanggung jawab untuk masalah etika tersebut?

Apa konsekuensi jika memilih PackWorld dan bukan United Paper?

Ini adalah salah satu cerita pengadaan yang terjadi di kehidupan nyata setiap harinya di seluruh organisasi, jadi apa yang akan Anda lakukan?

Kegiatan No. 3-6-2 Hari 3 | Sesi 6 | Kegiatan 2 KASUS ETIKA RANTAI PASOKAN STUDI KASUS NIKE DAN APPLE

Tujuan: Untuk mengetahui secara umum Kode perilaku dan dampaknya terhadap praktek usaha

Petunjuk untuk Peserta: Diskusikan kasus Nike dan Apple dibawah dan hubungkan dengan pemerintah Indonesia, bagaimana pemerintah menjamin kedua perusahaan tersebut untuk mempunyai etika rantai pasokan

Studi Kasus Nike Pengalaman Nike di tahun 1990-an menggambarkan dilema ini. Seperti banyak perusahaan AS yang melakukan manufaktur dengan cara outsourcing, Nike didorong oleh keinginan untuk merakit produk dengan biaya sekecil mungkin bila dibanding dengan melakukan produksi di Amerika Serikat, dikenal sebagai salah satu inovator bidang manufaktur yang dilakukan di luar negeri. Yang membuat Nike sangat luar biasa bahwa Nike adalah satu perusahaan AS pertama yang menghubungkan antara kontraktor- kontraktor manufaktur yang bekerja secara independen dan perusahaan yang melakukan pekerjaan. Nike bersikeras bahwa kondisi kerja di pabrik-pabrik manufaktur tersebut 'bukan merupakan tanggung jawabnya. "Garis kebijakan perusahaan Nike mengenai isu tersebut jelas dan keras: tanpa fasilitas manufaktur yang dilakukan sendiri, perusahaan tidak bisa dikenakan tanggung jawab atas tindakan kontraktor independen," tulis Debora L. Spar di " “Hitting the Wall: Nike and International Labor Practices (Menghantam tembok : Nike dan Praktek Perburuhan Internasional) dalam Harvard Business Review pada tahun 2002. Walau sangat percaya diri dengan posisnya, Nike sebenarnya masih beresiko akan mimpi buruk yang bisa menghancurkan nama baik yang disebabkan oleh kontraktor manufaktur yang berada di luar negeri dan tidak bisa Nike kendalikan. Oleh karenanya Nike menyusun kode perilaku bagi kontraktor. Kode ini menguraikan praktik terbaik di bidang ukuran keselamatan, peraturan lingkungan dan asuransi pekerja, dan kontraktor juga diminta untuk menyatakan bahwa mereka akan mengikuti kode dan peraturan lokal yang berlaku. Tanpa upaya untuk mengawasi apakah kontraktor benar akan mematuhi kode tersebut, tentu saja akhirnya pabrik-pabrik Nike diserang atas praktek kerja yang dilakukan kontraktornya, termasuk penggunaan pekerja anak. Melihat reputasinya dinodai oleh cerita-cerita mengenai penyalahgunaan serta menghadapi demonstrasi dari para mahasiswa kampus, Nike mulai melihat keuntungannya menurun. Pada tahun 1998, mata uang Asia dilanda krisis, pasokan berlebih dan permintaan melemah, Pendapatan Nike jatuh sebanyak 69% dan terpaksa memberhentikan pekerja. Spar menulis : "Kerugian fiskal Nike mencerminkan kegagalan dari kebijakan-kebijakan keji: mereka mengambil beberapa keberanian dari Phil Knight, CEO dan pendiri Nike".

lembur paksa, dan kesewenang-wenangan." Dihadapkan dengan kerugian yang signifikan, Knight mengubah kebijakan Nike pada kontraktor dan mendorong pemantauan terhadap pabrik-pabrik di luar negeri. Dalam beberapa tahun terakhir, Knight telah melakukan lebih dari sekededar pemantauan dan melakukan pendekatan yang lebih kolaboratif untuk reformasi, serta berbagi saran mengenai praktik terbaik mengenai tempat kerja dan sumber daya manusia Seperti Richard M. Locke, Fei Qin dan Alberto Brause sampaikan dalam tulisan "Apakah Pemantauan Meningkatkan Standar Buruh? Pelajaran dari Nike "pada tahun 2007 pada Industrial & Labor Relations Review (Mengulas Industri & Hubungan Tenaga Kerja) pemantauan saja tidak mampu menyelesaikan tugas-tugas yang diperlukan untuk memastikan tempat kerja yang aman dan sehat. Mereka menulis bahwa, "merek global dan LSM mengenai hak-hak buruh akan saling memenuhi dalam hal pemantauan dengan memberikan bantuan teknis dan organisasi bagi para pemasok untuk mengatasi beberapa akar penyebab kondisi kerja yang buruk. Mungkin tidak semua pemasok akan bersedia melakukan kolaborasi dengan merek global dan LSM untuk upaya ini, namun penolakan untuk berkolaborasi bisa memberikan justifikasi bagi merk global untuk mengalihkan pesanan dan mengkonsolidasikan produksi atas alasan lebih efisien, kooperatif, dan bahkan atas alasan penyedia yang etis Pengalaman dari Nike menghasilkan pembelajaran menarik di tahun 2012. Terlebih, setelah dunia terasa mengecil dalam beberapa dekade terakhir, oleh karenanya kesewenangan pada tempat kerja pada lokasi yang terpencil sekalipun bisa memberi dampak kepada kantor pusat dengan cepat dan tanpa kompromi. Ditambah lagi, CSR dan tanggung jawab perusahaan juga dapat diraih, tidak hanya dalam teori tetapi juga dalam praktek nyata

Studi Kasus Apple Hari ini korporasi raksasa lain, Apple walau telah memukau banyak orang, sedang menghadapi banyak kritik untuk praktek pemasok luar negerinya yang memberikan reputasi kurang enak bagi Apple, kritik tersebut mengenai keselamatan kerja dan upah yang adil. Di Amerika, Apple telah diterpa banyak serangan bagi sebagian praktek usahanya di tahun lalu yang melibatkan kondisi tempat kerja dan tingkat upah pada Foxconn , manufaktur yang berada di Cina yang merupakan perusahaan pembuat iPhone. Pada bulan Februari, Apple masuk menjadi anggota Fair Labor Association (FLA), sebagai anggota, Apple setuju untuk mematuhi Kode Etik Kerja FLA untuk seluruh rantai pasokannya. FLA dengan cepat melakukan serangkaian investigasi secara independen terhadap pabrik Foxconn di Shenzhen dan Chengdu, Cina. Laporan yang merinci temuan FLA di fasilitas tersebut dan rekomendasi bagi Foxconn untuk strategi umum bagi mengatasi masalah hak di tempat kerja selesai dibuat pada bulan Maret Diluncurkan pada tahun 1999 oleh koalisi industri, tenaga kerja dan kelompok advokasi nirlaba, termasuk Nike, FLA menilai kondisi dan memonitor upaya perbaikan pelanggaran yang terjadi di pabrik-pabrik, peternakan dan fasilitas yang digunakan oleh perusahaan- perusahaan anggotanya. Penilai independen melakukan secara berkala kunjungan acak, meskipun beberapa pihak mengatakan bahwa FLA terkadang memberikan

"Kami percaya setiap pekerja memiliki hak atas lingkungan kerja yang adil dan aman serta bebas dari diskriminasi, dimana mereka bisa mendapatkan upah yang kompetitif dan dapat menyuarakan keprihatinan mereka dengan bebas," kata CEO Apple Tim Cook pada bulan Februari. "Pemasok Apple harus bisa mewujdukan hal tersebut untuk berbisnis dengan Apple." Apple telah mengambil tanggung jawab baru dengan sepenuh hati. Tim Cook mengatakan perusahaan akan menolak pemasoknya untuk mengambil jalan pintas dan akan segera mengeluarkan standar tempat kerja yang baru yang berlaku bagi seluruh rantai pasokan. Dia mengatakan, perusahaan akan terus berupaya agar standar tersebut dirasakan oleh setiap orang yang bekerja dalam rantai pasokan, termasuk memberikan pelajaran bahasa Inggris kepada pegawai. Apple adalah sebuah perusahaan yang sangat mampu untuk tetap berjalan dalam ranjau standar tempat kerja pada saat ini. Bisa dibilang , Apple adalah salah satu perusahaan saat ini yang paling gesit dan beroperasi dengan wibawa intelektual, Apple memiliki kreativitas, reputasi dan peran untuk menemukan solusi terhadap standar kerja dan kepatuhan kontraktor yang merupakan hal yang banyak dihindari perusahan lain. Dengan memperlihatkan komitmen yang tulus bagi tanggung jawab sosial dan praktek bisnis yang etis, perusahaan seperti Apple memiliki kekuatan untuk tidak hanya mentransformasi organisasi tetapi juga rantai pasokan mereka. Apple menunjukkan kewarga perusahaan (corporate citizenship) yang kuat yang tidak dibatasi oleh visi pemegang saham dan pelanggan, dan jangkauannya tentu tidak terbatas hanya untuk kantor pusat perusahaannya saja

Kegiatan No. 3-0-2 Hari 3 | Sesi 0 | Kegiatan 2 KUIS BERHADIAH

Tujuan: Untuk menguji dan memperkuat pengetahuan yang telah diperoleh melalui permainan yang menyenangkan dan menantang

Petunjuk untuk Peserta: Pertama, pemandu acara permainan ini akan memilih kelompok secara acara untuk memilih kategori dan nilai poin. Untuk setiap pilihan kategori, pemandu acara akan membacakan jawabannya kepada peserta. Kelompok yang pertama mengangkat kartu bertuliskan nomor kelompok mereka akan diminta untuk menjawab; jika jawabannya benar, mereka akan memenangkan poin untuk pertanyaan tersebut. Setiap kelompok diberi waktu selama 30 detik untuk menjawab. Hanya satu orang dalam kelompok tersebut yang boleh berbicara; kelompok lain tidak boleh menjawab kecuali ditunjuk oleh pemandu acara. Apabila jabawan yang diberikan salah dan waktu habis, kelompok berikutnya yang mengangkat kartu nomor kelompok mereka akan diberikan kesempatan untuk jawaban. Jika satu kelompok memilih “daily double”, poin mereka dipertaruhkan dan hanya kelompok yang memilih daily double memiliki kesempatan untuk menjawab. Di akhir permainan, setiap kelompok mendapat kesempatan untuk mempertaruhkan poin untuk jeopardy final. Pertanyaan ditunjukkan dan setiap kelompok mendapat waktu selama

30 detik untuk menulis jawaban mereka. Semua kelompok yang menulis jawaban yang benar memenangkan sejumlah poin yang dipertaruhkan. Kelompok yang memiliki poin terbanyak di akhir permainan mendapat hadiah.