10. Mengenal SPI dan Merancang SOP
4/16/2012
Mengenal
dan Menaksir Resiko
Reposisi Manajemen Keuangan dalam Menjawab Tuntutan
Transparansi-Akuntabilitas Organisasi Nirlaba di Indonesia
Lokakarya Keuangan bagi Para Pimpinan Mitra ICCO, Jakarta, 12 – 13 April 2012
PENGERTIAN
Sistem Pengendalian Internal
• Menurut Mulyadi (2001), Sistem Pengendalian Internal
meliputi organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang
dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi,
mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi,
mendorong efisiensi dan mendorong dipenuhinya
kebijakan manajemen.
• Menurut Warren, Reeve & Fees (1999), Pengendalian
Internal merupakan kebijakan dan prosedur yang
melindungi aktiva dari penyalahgunaan, memastikan
bahwa informasi akurat dan memastikan bahwa
perundang-undangan serta peraturan dipatuhi
sebagaimana mestinya
1
4/16/2012
KOMPONEN
Sistem Pengendalian Internal
1. Lingkungan Pengendalian
2. Penaksiran Resiko
3. Aktivitas Pengendalian
4. Informasi dan Komunikasi
5. Pemantauan
LINGKUNGAN PENGENDALIAN
Sistem Pengendalian Internal
Tindakan, kebijakan dan prosedur yang merefleksikan
seluruh sikap top manajemen, dewan pembina, pengawas
dan pemilik entitas tentang pentingnya pengendalian
internal. Lingkungan Pengendalian merupakan komponen SPI
yang paling mendasar.
Faktor-faktor yang mempengaruhi:
• Nilai dan etika
• Komitmen
• Partisipasi
• Filosofi dan gaya operasi
• Struktur Organisasi
• Pembagian wewenang dan tanggung jawab
• Kebijakan
2
4/16/2012
PENAKSIRAN RESIKO
Sistem Pengendalian Internal
Mengidentifikasi organisasi dan menganalisanya terhadap
resiko yang relevan dalam pencapaian tujuannya. Resiko
terdiri dari: Resiko Umum dan Resiko Bawaan.
Hal-hal yang mempengaruhi resiko :
1.
2.
3.
4.
Perubahan lingkungan
operasi
Perubahan struktur atau
komposisi personel
Pengembangan sistem
informasi
Pertumbuhan organisasi
5.
6.
7.
8.
Penggunaan teknologi baru
Pengembangan aktivitas dan
wilayah operasi baru
Penerbitan standar baru
dan lain-lain
AKTIVITAS PENGENDALIAN
Sistem Pengendalian Internal
Kebijakan dan prosedur yang membantu menjamin bahwa
arahan manajemen dilaksakan untuk menghadapi resiko
yang ditaksir
Aktivitas pengendalian dapat dilakukan melalui cara :
• Pemisahan tugas yang memadai
• Otorisasi yang tepat atas transaksi dan aktivitas
• Pendokumentasian dan pencatatan yang memadai
• Pengawasan aset dan pencatatan dengan fisik
• Pemeriksaan independen atas kinerja
• Kebijakan baru untuk mencegah resiko atas kejadian yang
merugikan yang terjadi sebelumnya atau yang belum terjadi
3
4/16/2012
ALUR PENGEMBANGAN
Sistem Pengendalian Internal
INFORMASI DAN KOMUNIKASI
Sistem Pengendalian Internal
Informasi meliputi pemilihan sistem informasi yang relevan dan
kualitas informasi yang dihasilkan sistem.
Komunikasi mencakup pemahaman peran dan tanggung jawab
invidual berkenaan dengan pengendalian internal.
PEMANTAUAN
Sistem Pengendalian Internal
Pemantauan menjadi proses yang menentukan kualitas kinerja
pengendalian internal sepanjang waktu. Aktivitas pemantauan
dilakukan terus menerus dan terdapat kegiatan evaluasi secara
terpisah.
4
4/16/2012
ALUR PELAKSANAAN
Sistem Pengendalian Internal
Informasi dan
Komunikasi
Pemantauan
UNSUR--UNSUR POKOK
UNSUR
apa saja yang perlu dipenuhi agar
SISTEM PENGENDALIAN
INTERNAL
dapat bekerja secara memadai?
5
4/16/2012
UNSUR-UNSUR POKOK
UNSURSistem Pengendalian Internal
1. Struktur organisasi yang MEMISAHKAN
TANGGUNGJAWAB FUNGSIONAL secara tegas.
2. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang
MEMBERIKAN PERLINDUNGAN YANG CUKUP
terhadap kekayaan, hutang, pendapatan dan
biaya organisasi.
3. PRAKTIK YANG SEHAT dalam melaksanakan tugas
dan fungsi setiap unit organisasi.
4. KARYAWAN BERKUALITAS sesuai dengan
tanggungjawabnya.
PENAKSIRAN RESIKO
Sistem Pengendalian Internal
Informasi dan
Komunikasi
Pemantauan
6
4/16/2012
PENAKSIRAN RESIKO
Sistem Pengendalian Internal
Informasi dan
Komunikasi
Pemantauan
PENAKSIRAN RESIKO
Sistem Pengendalian Internal
Pemisahan Tanggungjawab
Fungsional
Karyawan
Berkualitas
Perlindungan
yang Cukup
Praktik yang Sehat
7
4/16/2012
Merancang
Kata sistem berasal dari dari kata systema, dari bahasa Yunani, yang
artinya himpunan bagian atau komponen yang saling berhubungan
secara teratur dan merupakan suatu keseluruhan. Atau juga bisa
diartikan: sekelompok elemen yang independen namun saling terkait
sebagai satu kesatuan.
Setiap sistem merupakan bagian dari sistem lain yang lebih besar dan
terdiri dari berbagai sistem yang lebih kecil, yang disebut subsistem.
Sistem adalah suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang
terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok organisasi.
Sedangkan prosedur adalah suatu urutan kegiatan klerikal, biasanya
melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih, yang
dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi
organisasi yang terjadi berulang-ulang.
Jadi, suatu sistem terdiri dari jaringan prosedur, sedangkan
prosedur merupakan urutan kegiatan klerikal.
8
4/16/2012
Langkah praktis menyusun SOP (Standard Operational Procedures)
Pengelolaan Keuangan, adalah :
ANALISALAH:
1.
2.
3.
4.
5.
Struktur organisasi
Kebijakan-kebijakan terkait dengan prosedur yang berjalan
Prosedur yang berjalan, termasuk yang belum dibakukan
Formulir yang digunakan
Output yang dibutuhkan/diharapkan
SUSUNLAH:
1.
2.
3.
4.
5.
Bagan struktur organisasi dan bagan struktur bagian keuangan
Peta prosedur pengelolaan keuangan
Kebijakan yang mendukung berjalannya masing-masing prosedur
Alur aktivitas pada setiap prosedur
Daftar formulir yang digunakan pada masing-masing prosedur
SOSIALISASI DAN KOMUNIKASIKAN:
1.
2.
3.
4.
5.
SOP yang telah disusun/diperbarui
Perubahan-perubahan yang akan dilakukan
Kebijakan-kebijakan baru yang terdapat dalam SOP
Format dan tatacara pengisian formulir yang digunakan
Output yang akan dihasilkan/diharapkan
REVIEW DAN REVISI
1. Lakukanlah review terhadap SOP yang sudah dijalankan, minimal
setahun sekali. Agar SOP tetap relevan dengan kondisi yang
mempengaruhi berjalannya lembaga, baik internal maupun eksternal
2. Lakukanlah revisi SOP saat sebagian atau seluruh prosedur tidak lagi
dapat dilakukan, karena perubahan yang terjadi di internal lembaga,
maupun perubahan dari eksternal lembaga.
9
Mengenal
dan Menaksir Resiko
Reposisi Manajemen Keuangan dalam Menjawab Tuntutan
Transparansi-Akuntabilitas Organisasi Nirlaba di Indonesia
Lokakarya Keuangan bagi Para Pimpinan Mitra ICCO, Jakarta, 12 – 13 April 2012
PENGERTIAN
Sistem Pengendalian Internal
• Menurut Mulyadi (2001), Sistem Pengendalian Internal
meliputi organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang
dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi,
mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi,
mendorong efisiensi dan mendorong dipenuhinya
kebijakan manajemen.
• Menurut Warren, Reeve & Fees (1999), Pengendalian
Internal merupakan kebijakan dan prosedur yang
melindungi aktiva dari penyalahgunaan, memastikan
bahwa informasi akurat dan memastikan bahwa
perundang-undangan serta peraturan dipatuhi
sebagaimana mestinya
1
4/16/2012
KOMPONEN
Sistem Pengendalian Internal
1. Lingkungan Pengendalian
2. Penaksiran Resiko
3. Aktivitas Pengendalian
4. Informasi dan Komunikasi
5. Pemantauan
LINGKUNGAN PENGENDALIAN
Sistem Pengendalian Internal
Tindakan, kebijakan dan prosedur yang merefleksikan
seluruh sikap top manajemen, dewan pembina, pengawas
dan pemilik entitas tentang pentingnya pengendalian
internal. Lingkungan Pengendalian merupakan komponen SPI
yang paling mendasar.
Faktor-faktor yang mempengaruhi:
• Nilai dan etika
• Komitmen
• Partisipasi
• Filosofi dan gaya operasi
• Struktur Organisasi
• Pembagian wewenang dan tanggung jawab
• Kebijakan
2
4/16/2012
PENAKSIRAN RESIKO
Sistem Pengendalian Internal
Mengidentifikasi organisasi dan menganalisanya terhadap
resiko yang relevan dalam pencapaian tujuannya. Resiko
terdiri dari: Resiko Umum dan Resiko Bawaan.
Hal-hal yang mempengaruhi resiko :
1.
2.
3.
4.
Perubahan lingkungan
operasi
Perubahan struktur atau
komposisi personel
Pengembangan sistem
informasi
Pertumbuhan organisasi
5.
6.
7.
8.
Penggunaan teknologi baru
Pengembangan aktivitas dan
wilayah operasi baru
Penerbitan standar baru
dan lain-lain
AKTIVITAS PENGENDALIAN
Sistem Pengendalian Internal
Kebijakan dan prosedur yang membantu menjamin bahwa
arahan manajemen dilaksakan untuk menghadapi resiko
yang ditaksir
Aktivitas pengendalian dapat dilakukan melalui cara :
• Pemisahan tugas yang memadai
• Otorisasi yang tepat atas transaksi dan aktivitas
• Pendokumentasian dan pencatatan yang memadai
• Pengawasan aset dan pencatatan dengan fisik
• Pemeriksaan independen atas kinerja
• Kebijakan baru untuk mencegah resiko atas kejadian yang
merugikan yang terjadi sebelumnya atau yang belum terjadi
3
4/16/2012
ALUR PENGEMBANGAN
Sistem Pengendalian Internal
INFORMASI DAN KOMUNIKASI
Sistem Pengendalian Internal
Informasi meliputi pemilihan sistem informasi yang relevan dan
kualitas informasi yang dihasilkan sistem.
Komunikasi mencakup pemahaman peran dan tanggung jawab
invidual berkenaan dengan pengendalian internal.
PEMANTAUAN
Sistem Pengendalian Internal
Pemantauan menjadi proses yang menentukan kualitas kinerja
pengendalian internal sepanjang waktu. Aktivitas pemantauan
dilakukan terus menerus dan terdapat kegiatan evaluasi secara
terpisah.
4
4/16/2012
ALUR PELAKSANAAN
Sistem Pengendalian Internal
Informasi dan
Komunikasi
Pemantauan
UNSUR--UNSUR POKOK
UNSUR
apa saja yang perlu dipenuhi agar
SISTEM PENGENDALIAN
INTERNAL
dapat bekerja secara memadai?
5
4/16/2012
UNSUR-UNSUR POKOK
UNSURSistem Pengendalian Internal
1. Struktur organisasi yang MEMISAHKAN
TANGGUNGJAWAB FUNGSIONAL secara tegas.
2. Sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang
MEMBERIKAN PERLINDUNGAN YANG CUKUP
terhadap kekayaan, hutang, pendapatan dan
biaya organisasi.
3. PRAKTIK YANG SEHAT dalam melaksanakan tugas
dan fungsi setiap unit organisasi.
4. KARYAWAN BERKUALITAS sesuai dengan
tanggungjawabnya.
PENAKSIRAN RESIKO
Sistem Pengendalian Internal
Informasi dan
Komunikasi
Pemantauan
6
4/16/2012
PENAKSIRAN RESIKO
Sistem Pengendalian Internal
Informasi dan
Komunikasi
Pemantauan
PENAKSIRAN RESIKO
Sistem Pengendalian Internal
Pemisahan Tanggungjawab
Fungsional
Karyawan
Berkualitas
Perlindungan
yang Cukup
Praktik yang Sehat
7
4/16/2012
Merancang
Kata sistem berasal dari dari kata systema, dari bahasa Yunani, yang
artinya himpunan bagian atau komponen yang saling berhubungan
secara teratur dan merupakan suatu keseluruhan. Atau juga bisa
diartikan: sekelompok elemen yang independen namun saling terkait
sebagai satu kesatuan.
Setiap sistem merupakan bagian dari sistem lain yang lebih besar dan
terdiri dari berbagai sistem yang lebih kecil, yang disebut subsistem.
Sistem adalah suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang
terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok organisasi.
Sedangkan prosedur adalah suatu urutan kegiatan klerikal, biasanya
melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih, yang
dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi
organisasi yang terjadi berulang-ulang.
Jadi, suatu sistem terdiri dari jaringan prosedur, sedangkan
prosedur merupakan urutan kegiatan klerikal.
8
4/16/2012
Langkah praktis menyusun SOP (Standard Operational Procedures)
Pengelolaan Keuangan, adalah :
ANALISALAH:
1.
2.
3.
4.
5.
Struktur organisasi
Kebijakan-kebijakan terkait dengan prosedur yang berjalan
Prosedur yang berjalan, termasuk yang belum dibakukan
Formulir yang digunakan
Output yang dibutuhkan/diharapkan
SUSUNLAH:
1.
2.
3.
4.
5.
Bagan struktur organisasi dan bagan struktur bagian keuangan
Peta prosedur pengelolaan keuangan
Kebijakan yang mendukung berjalannya masing-masing prosedur
Alur aktivitas pada setiap prosedur
Daftar formulir yang digunakan pada masing-masing prosedur
SOSIALISASI DAN KOMUNIKASIKAN:
1.
2.
3.
4.
5.
SOP yang telah disusun/diperbarui
Perubahan-perubahan yang akan dilakukan
Kebijakan-kebijakan baru yang terdapat dalam SOP
Format dan tatacara pengisian formulir yang digunakan
Output yang akan dihasilkan/diharapkan
REVIEW DAN REVISI
1. Lakukanlah review terhadap SOP yang sudah dijalankan, minimal
setahun sekali. Agar SOP tetap relevan dengan kondisi yang
mempengaruhi berjalannya lembaga, baik internal maupun eksternal
2. Lakukanlah revisi SOP saat sebagian atau seluruh prosedur tidak lagi
dapat dilakukan, karena perubahan yang terjadi di internal lembaga,
maupun perubahan dari eksternal lembaga.
9