Tata Ruang Pada Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kota Tebing Tinggi Chapter III IV
BAB III
TATA RUANG PADA KANTOR PERPUSTAKAAN,ARSIP DAN DOKUMENTASI
KOTA TEBING TINGGI
3.1 Gambaran Umum Kantor Perpustakaan, Arsip Dan Dokumentasi Kota Tebing Tinggi
Perpustakaan Umum Kota Tebing Tinggi berdiri sejak pada tahun 1978. Dibentuk atas
gagasan putra putri Tebing Tinggi yang berada di pulau jawa dengan membangun gedung
dengan disebut dengan nama gedung perpustakaan Gelora Pemuda yang terletak di jalan T.
Imam Bonjol Tebing Tinggi.Gedung Perpustakaan Gelora Pemuda diresmikan oleh Menteri
Pendidikan dan Kebudayaan Dr. Daoed Yoesoef pada tanggal 19 April 1982 dihadiri Walikota
madya Tebing Tinggi Drs. Amiruddin Lubis.Sejak tahun 1985 sampai dengan 2000 perpustakaan
tersebut tidak beroperasi. Walikota Tebing Tinggi Ir. H Abdul Hafiz Hasibuan menugaskan
Kepala sub bagian Perpustakaan
H. Rachmad Suprapto, SH mengoperasikan kembali
perpustakaan Umum Gelora Pemuda pada tanggal 23 Maret 2001.
Selanjutnya Walikota Tebing Tinggi kembali menugaskan Kasubbag Perpustakaan untuk
membentuk Struktur Organisasi Kantor Perpustakaan Umum Kota Tebing Tinggi berdasarkan
Peraturan Daerah No. 01 Tahun 2002 tanggal 30 Desember 2002. Pada tanggal 01 Juli 2003
Kantor Perpustakaan Umum Kota Tebing Tinggi yang terletak di jalan Sutomo No. 40
diresmikan oleh Walikota Tebing Tinggi Ir. H. Abdul Hafiz Hasibuan. Selanjutnya berdasarkan
Perda Nomor 14 Tahun 2008 tanggal 14 November 2008, Kantor Perpustakaan Umum Kota
Tebing Tinggi diubah menjadi Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kota Tebing
Tinggi. Seiring dengan visi dan misi dari Kota Tebing Tinggi dab tujuan dari Perpustakaan yang
ingin memajukan masyarakat Tebing Tinggi dengan membaca, maka di dirikan lah 3 Rumah
Baca dan 3 Perpustakaan Kelurahan serta Pustaka-pustaka Binaan di sekolah-sekolah dan mesjid.
Selain itu untuk menjangkau daerah yang belum didirikan Rumah Baca, maka Perpustakaan
Kota Tebing Tinggi mengoperasikan mobil keliling dari Perpustakaan Nasional, sebagai hadiah
dari juara II tingkat nasional tahun 2005 dan bus keliling dan bantuan dari Perpustakaan Daerah
10
Universitas Sumatera Utara
Sumatera Utara. Adapun Perpustakaan Umum Kota Tebing Tinggi sejak didirikan pada tahun
2002 sampai dengan Juni 2009 di pimpin oleh Alm. H. Rachmad Suprapto, SH, kemudian dari
bulan juli 2009 s/d januari 2010 dipimpin oleh Redawaty Nasution, mulai Januari 2010 s/d
Februari 2011 dipimpin oleh Zahidin, S.Pd, M.Pd, dan mulai Maret 2011 s/d saat ini
Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kota Tebing Tinggi dipimpin oleh Hj. Nina Zahara MZ,
SH, MAP.
3.1.1 Visi Dan Misi Kantor Perpustakaan, Arsip Dan Dokumentasi Kota Tebing Tinggi
Dalam mengantisipasi tantangan ke depan menuju kondisi yang diinginkan KPAD Kota
Tebing Tinggi sebagai organisasi perlu secara terus menerus mengembangkan peluang dan
inovasi. Meningkatnya persaingan, tantangan dan tuntutan masyarakat mendorong KPAD Kota
Tebing Tinggi untuk terutama dalam bidang informasi dan komunikasi yang semakin canggih
sehingga harus mempersiapkan diri agar tetap eksis dan unggul dengan senantiasa
mengupayakan perubahan kearah perbaikan yang berbasiskan teknologi informasi dan
komunikasi.
Adapun visi KPAD Kota Tebing Tinggi adalah :
1. Memberdayakan sumber informasi yang dimiliki agar dapat dimanfaaatkan seluasluasnya oleh masyarakat.
2. Meingkatkan minat baca untuk menjadi budaya baca pada masyarakat.
3. Meningkatkan penggunaa teknologi informasi dan komunikasi guna menunjang
moderinisasi perpuastakaan berbasiskan tik.
4. Meningkatkan pelayanan perpustakaan, arsip dan informasi guna pengembangan
sumber daya manusia yang beriman, bertaqwa, cerdas dan sejahtera.
Misi KPAD Kota Tebing Tinggi Menjadi Pusat Pengelola Dan Penyebaran Informasi
yang berbasiskan Teknologi Informasi Dan Komunikasi Guna Mendukung Perpustakaan Sebagai
Sarana Belajar Masyarakat Melalui Pelayanan Prima.
Untuk mewujudkan Visi yang telah ditetapkan oleh setiap organisasi harus mempunyai
Misi yang jelas. Misi adalah sesuatu yang harus diemban atau dilaksanakan oleh organisasi
Pemerintah sesuai dengan Visi yang telah ditetapkan agar tujuan dapat terlaksanakan dan
berhasil dengan baik. Suatu pernyataan misi secara eksplisit menyatakan apa yang harus dicapai
11
Universitas Sumatera Utara
oleh suatu instansi Pemerintah dan kegiatan spesifik apa yang harus dilaksanakan dalam
pencapaian hal tersebut.
Misi sebagai pernyataan cita-cita, merupakan landasan kerja yang harus dilaksanakan
secara bersama-sama oleh seluruh jajaran instansi pemerintah bersama dengan masyarakat.
3.1.2 Tujuan, sasaran dan strategi Kantor Perpustakaan, Arsip Dan Dokumentasi Kota
Tebing Tinggi
Tujuan yang ingin dicapai oleh KPAD Kota Tebing Tinggi dalam Renstra Tahun 2015
adalah meningkatkan kualitas dan Pendidikan Sumber Daya Masyarakat melalui Sumber Daya
yang dimiliki oleh Perpustakaan dengan menitik beratkan pembangunan peningkatan sarana dan
prasarana terutama dalam bidang teknologi informasi dan komunikasi serta sumber daya
manusia yang kompeten dalam menangani perpustakaan yang berbasiskan teknologi informasi
dan komunikasi.
Sasaran yang akan diraih oleh KPAD Kota Tebing Tinggi dengan telah ditetapkannya
tujuannya, antara lain :
1. Meningkatkan sumber daya manusia melalui perpustakaan
2. Meningkatkan layanan prima kepada masyarakat pemakai perpustakaan yang
berbasiskan teknologi informasi dan komunikasi
3. Meningkatkan kualitas perpustakaan untuk menuju perpustakaan yang berbasiskan
teknologi informasi dan komunikasi.
4. Mewujudkan peningkatan Minat Baca menjadi Budaya Baca pada masyarakat.
Strategi yang diambil oleh KPAD Kota Tebing Tinggi dalam mewujudkan tujuanya
adalah meningkatkan sarana dan prasarana kerja modern yang berorientasikan Teknologi
Informasi serta membangun SDM pengelola perpustakaan yang profesional terutama dalam
bidang IT dalam memberikan layanan prima kepada masyarakat serta mendukung program
pemerintah Kota Tebing Tinggi. Dalam hal ini dibutuhkan kebijakan dan program untuk lebih
terarah dan teraturnya pencapaian tujuanya dengan melaksanakan :
1. Kebijakan
-
Membangun SDM aparatur yang profesional dalam mengelola perpustakaan
Mengadakan, memelihara dan memaksimalkan perangkat kerja yang dibutuhkan
dalam pelayanan perpustakaan
12
Universitas Sumatera Utara
-
Memberdayakan dan membangun sarana dan prasarana yang mengunjung
penggunaan teknologi informasi dan komunikasi dalam perpustakaan
Membina dan meningkatkan kerjasama dan koordinasi dengan instansi terkait dalam
bidang perpustakaan
2. Indikator
-
Jumlah koleksi buku yang tersedia di KPAD serta stake holder yang terkait dengan
bidang perpustakaan.
Jumlah pengunjung perpustakaan
Sistem otomasi yang digunakan pada KPAD
Layanan internet yang tersedia pada KPAD
3. Program Sosialisasi
-
Pengadaan perlombaan-perlombaan
Pemilihan pengunjung perpustakaan teladan
Operasional perpustakaan khusus hari minggu/libur
Orientasi teknis perpustakaan berbasisikan teknologi dan komunikasi
Pameran buku
Pemeliharaan perpustakaan sekolah terbaik
4. Peningkatan Kualitas Pelayanan Publik
-
Pengadaan prasana perpustakaan
Pengadaan serta pemeliharaan website dan sistem automasi perpustakaan
Pengadaan layanan internet
Pengadaan prasarana rumah baca
Pengadaan buku koleksi perpustakaan, rumah baca, perpustakaan keliling dan
perpustakaan rumah ibadah serta koleksi perpustakaan sekolah binaan.
13
Universitas Sumatera Utara
Bagan Struktur Organisasi
KEPALA KANTOR
SUB. BAGIAN TATA USAHA
KELOMPOK JABATAN
SEKSI PELAYANAN DAN
KERJASAMA
SEKSI AKUISISI DAN
PENGOLAHAN
SEKSI ARSIP DAN
DOKUMENTASI
Sumber : Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kota Tebing Tinggi
14
Universitas Sumatera Utara
Tabel 3.1 Data Personalia
No
1.
Uraian
Jumlah
Jumlah Pegawai dirinci menurut Golongan :
a. Gol IV
1 orang
b. Gol III
4 orang
c. Gol II
9 orang
d. Golongan I
2.
3.
-
Jumlah Pegawai menurut kualifikasi pendidikan :
a. S2,S3
1 orang
b. S1
3 orang
c. D3
10 orang
d. SMU
25 orang
e. SLTP
-
f. SD
-
Jumlah Pegawai yang menduduki Jabatan Struktural :
a. Eselon II
-
b. Eselon III
1 orang
c. Eselon IV
4 orang
4.
Jumlah Pegawai yang menduduki Jabatan Fungsional
-
5.
Jumlah Pustakawan
5 orang
6.
Jumlah tenaga Harian Lepas (THL)
25 orang
7.
Jumlah PNS keseluruhan
10 orang
Jumlah Total (6+7)
35 orang
Sumber : Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kota Tebing Tinggi
15
Universitas Sumatera Utara
3.2 Tata Ruang Perpustakaan
Perencanaan tata ruang KPAD Kota Tebing Tinggi didasarkan pada hubungan antar
ruang dan dipandang dari segi efisiensi dan alur kerja, mutu pelayanan, serta pengawasan.
Hubungan antar ruang perpustakaan dapat dilihat pada’matriks hubungan antar ruang alasannya.
Didalam matriks tersebut ditunjukan ruang apa yang harus didekatkan, boleh diletakkan jauh,
dan harus diletakkan jauh terhadap ruang lain. Dalam skema, hubungan ruang dapat dilihat pada
gambar diagram hubungan ruang antar ruang. Skema tersebut dapat memberikan gambaran
secara jelas urutan dan hubungan ruang tersebut serta sifat hubungan kerja tiap-tiap ruang.
Sebagian besar luas lantai bangunan perpustakaan dipergunakan sebagai ruang koleksi yang
berisi rak buku dan meja baca. Oleh karena itu, untuk mencapai efisiensi perancangan didasari
cara penataan rak buku dan meja kursi baca. Ukuran penataan rak buku disesuaikan dengan
kebutuhan dan sifat penggunannya.
KPAD Kota Tebing Tinggi yang di lengkapi dengan ruang/gedung luas 1034 M2 di
dalamnya terbagi lagi menjadi beberapa ruangan yaitu ruang kepala perpustakaan, ruang tata
usaha, ruang pelayanan referensi, ruang anak dan remaja.
3.3 Ruangan Perpustakaan
KPAD Kota Tebing Tinggi berada pada suatu ruangan, yang segala aktivitas
perpustakaan dilakukan di ruangan tersebut. Pembagian ruangan pada KPAD Kota Tebing
Tinggi adalah :
1. Ruang Kepala Kantor
2. Ruang Tata Usaha/Kerja Staf
3. Ruang Pelayanan Referensi
4. Ruang Layanan Anak
5. Ruang Layanan Remaja
6. Loker
3.3.1 Ruang Kepala Kantor
Ruang kepala Perpustakaan berada dibagian dalam ruangan terpisah dari ruang staf yang
lainnya, hal ini disebabkan agar kelancaran dalam melaksanakan tugas di Perpustakaaan tidak
terhambat dan tidak adanya ketergantungan dari kegiatan-kegiatan lain. Ruangan kepala
16
Universitas Sumatera Utara
perpustakaan berukuran sekitar panjang 3 m dan lebar 4 m. Perlengkapan dan perabot pada
ruangan kepala perpustakaan juga disediakan, Hal ini dilakukan untuk memperlancar kinerja
kerja kepala perpustakaan, antara lain: 1 buah meja, 1 buah kursi dan 1 buah komputer untuk
memperlancar kegiatan-kegiatan yang mendukung perkembangan perpustakaan.
3.3.2 Ruang Tata Usaha/Kerja Staf
Ruang Tata Usaha Dan kerja staf berada di depan ruangan kepala perpustakaan. Ruang
kerja staf memiliki perlengkapan dan perabot yang memadai diantaranya :
1. buah meja,
2. 4 buah kursi
3. 4 buah computer,dan
4. 1 buah televisi
Perlengkapan dan perabot yang dipergunakan oleh petugas-petugas perpustakaan
dipergunakan untuk memperlancar segala kegiatan-kegiatan KPAD Kota Tebing Tinggi. Ruang
kerja staf memiliki panjang 15 m dan lebar 5 m.
3.3.3 Ruang Pelayanan Referensi
Ruangan Pelayanan Referensi pada KPAD Kota Tebing Tinggi berada paling belakang
sebelah kiri di samping ruangan baca, luas ruang referensi 20 m². Ruang pelayanan referensi juga
memiliki perlengkapan dan perabot yang dipergunakan untuk memperlancar kegiatan-kegiatan
pada ruangan deposit .
Berikut perlengkapan dan perabot yang dimiliki oleh ruang deposit :
a. 4 buah rak unutk koleksi referensi yang terbuat dari kayu
b. 9 buah rak untuk referensi yang terbuat dari besi
c. 2 buah komputer
d. 2 buah meja
e. 2 buah kursi
f. 1 buah mesin foto copy
g. 1 buah AC
Perlengkapan dan perabot yang di sediakan oleh pelayanan referensi ini dipergunakan
untuk keperluan dan kelancaran perpustakaan.
17
Universitas Sumatera Utara
3.3.4 Ruangan Layanan Anak Dan Remaja
Ruangan layanan anak dan remaja pada KPAD Kota Tebing Tinggi berada paling
belakang sebelah kiri di samping ruangan baca, luas ruang layanan anak dan remaja 24 m².
Ruang anak dan remaja juga memiliki perlengkapan dan perabot yang dipergunakan untuk
memperlancar kegiatan-kegiatan pada ruangan layana anak dn remaja.
Perlengkapan dan perabot yang dimiliki oleh ruang layanaa anak dan remaja :
a. 8 buah rak untuk koleksi Layanan Anak Dan Remaja yang terbuat dari kayu
b. 10 buah rak koleksi Layanan Anak Dan Remaja yang terbuat dari besi
c. Koleksi Alat Peraga Anak
d. 2 buah komputer
e. 3 buah meja
f. 2 buah kursi
g. 1 buah AC
3.3.5 Loker (Tempat Penitipan Barang)
Loker pada KPAD Kota Tebing Tinggi dipergunakan untuk tempat penitipan tas atau
barang-barang yang lain, tempat ini disediakan karena setiap pengguna perpustakaan. yang ingin
mencari informasi ke perpustakaan tidak diperbolehkan membawa tas dan barang-barang lain ke
dalam ruangan perpustakaan, hal ini di buat agar tidak terjadinya kehilangan koleksi pada
perpustakaan. Tempat penitipan barang berupa lemari- lemari yang terbuat dari kayu, ukuran ruangan
loker ini sekitar 3 m dan lebar 4 m.
18
Universitas Sumatera Utara
3.4 Perabot Perpustakaan
Perpustakaan perlu memberikan fasilitas perpustakaan seperti perabot dan perlengkapan
demi kelancaran kegiatan perpustakaan. Penambahan beberapa jenis perabot dan perlengkapan
ditujukan untuk layanan agar pengunjung dan pemakai jasa perpustakaan dapat menemukan
semua informasi yang dibutuhkan dengan mudah dan cepat. Dalam penataan perabot di
perpustakaan juga tidak boleh asal letak karena akan mengganggu pengguna dalam mencari
koleksi bahan pustaka. Penyusunan di sesuaikan dengan kondisi ruangan perpustakaan. KPAD
Kota Tebing Tinggi sudah mempunyai seorang desain interior yang diharapkan dapat menata
ruang-ruang di perpustakaan, sehingga tata letak perabot dalam ruangan dapat dimanfaatkan
secara efektif oleh penggunanya. Dalam melaksanakan kegiatannya agar berjalan dengan baik dan
lancar, perpustakaan juga harus didukung oleh perabotan dan peralatan yang sesuai dengan aktifitas
perpustakaan tersebut.
Tabel 3.4 Perabotan
Rak Buku
Rak Majalah
Rak Buku Display
Rak Surat Kabar
Meja Kerja
Kursi Kerja
Meja Baca
Kursi Baca
Komputer
Komputer PC Take Screen
Lap top
Mesin Tik
TV
DVD
Audio Visual
AC
22 buah
2 buah
3 buah
2 buah
18 buah
17 buah
22 buah
161 buah
15 buah
1 buah
4 buah
3 buah
3 buah
2 buah
2 buah
18 buah
19
Universitas Sumatera Utara
3.5 Suhu Ruangan Perpustakaan
Suhu ruangan di KPAD Kota Tebing Tinggi memiliki bermacam-macam temperatur suhu
yang berbeda-beda . suhu ruangan ditentukan berdasarkan ruangan misal, ruangan koleksi
memiliki suhu 16ºc karena agar tetap terjaga kualitas bahan pustaka sehingga koleksi awet dan
tidak mudah rusak sedangkan di ruangan lain seperti ruang baca, ruang personalia, ruang
sirkulasi, ruang layanan internet, ruang anak memiliki suhu 17ºc . adanya pengaturan suhu
ruangan di KPAD Kota Tebing Tinggi agar kenyamanan pengguna terjaga dan pengguna tidak
merasa kepanasan saat berada di perpustakaan.
Perpustakaan Kantor Perpustakaan Arsip Daerah Kota Tebing Tinggi memakai sistem
ventilasi aktif yaitu dengan menggunakan AC (air conditioner ) . Suhu ruangannya anatara 26 20. Pada perpustakaan Kantor Perpustakaan Arsip Daerah Kota Tebing Tinggi AC dihidupkan
pada jam kerja saja, artinya jika perpustakaan sudah tutup maka AC akan dimatikan. Jumlah AC
yang dipakai pada Kantor Perpustakaan Arsip Daerah Kota Tebing Tinggi sebanyak 12 unit.
Jika lampu listrik padam maka sirkulasi udara pada perpustakaan Politeknik Negeri
Medan tidak akan tergangu, karena perpustakaan ini menggunakan fasilitas genset.
20
Universitas Sumatera Utara
BAB IV
KESIMPULAN
4.1 Kesimpulan
Berdasarkan data yang telah penulis peroleh dari hasil observasi di KPAD Kota Tebing
Tinggi. Maka penulis dapat menarik kesimpulan sebagai berikut :
1. KPAD Kota Tebing Tinggi menempati sebuah gedung berukuran sekitar Lantai I : 457
M2 dan Lantai II : 577 M2. Dalam ruangan perpustakaan dibagi menjadi beberapa
ruangan, yaitu Kepala Kantor, Ruang Tata Usaha, Ruang Pelayanan Referensi, Ruang
Seksi Pelayanan, Ruang Pembinaaan Teknis, Ruang Referensi, Ruang Bacaan Umum,
Ruang Layanan Anak, Ruang Layanan Remaja serta ruang tamu.
2. KPAD Kota Tebing Tinggi memakai sistem ventilasi aktif yaitu dengan menggunakan
AC (air conditioner ) . Suhu ruangannya anatara 26 - 20º, AC dihidupkan pada jam kerja
saja, artinya jika perpustakaan sudah tutup maka AC akan dimatikan.
3. Perlengkapan dan perabot yang terdapat di perpustakaan digunakan untuk memperlancar
seluruh bagian KPAD Kota Tebing Tinggi.
4.2 Saran
Sistem tata ruang/gedung merupakan suatu polemik atau masalah yang sering
diabaikan oleh unit informasi atau perpustakaan. Tata ruang/gedung perpustakaan yang baik
akan meningkatkan efektivitas dan efisiensi program kerja suatu perpustakaan. Pengaturan tata
ruang/gedung yang baik akan menciptakan nuansa nyaman bagi pemustaka maupun pengguna
perpustakaan. Untuk pengembangan sistem tata ruang/gedung KPAD Kota Tebing Tinggi ada
beberapa hal yang perlu diperhatikan untuk peningkatan sistem tata ruang/gedung perpustakaan
berdasarkan standarisasi yang telah ditetapkan.
1. Perpustakan sebaiknya membuat proyek pengembangan atau perluasan gedung agar dapat
menampung segala aktifitas atau kegiatan perpustakaan.
21
Universitas Sumatera Utara
2. Perpustakaan sebaiknya melakukan pengaturan atau penyusunan sistem tata ruang terutama
mengenai sistem tata rak agar menyediakan space yang memadai untuk pengguna.
3. Perpustakaaan sebaiknya mengganti jenis rak yang terbuat dari kayu menjadi rak yang terbuat
dari baja.
22
Universitas Sumatera Utara
TATA RUANG PADA KANTOR PERPUSTAKAAN,ARSIP DAN DOKUMENTASI
KOTA TEBING TINGGI
3.1 Gambaran Umum Kantor Perpustakaan, Arsip Dan Dokumentasi Kota Tebing Tinggi
Perpustakaan Umum Kota Tebing Tinggi berdiri sejak pada tahun 1978. Dibentuk atas
gagasan putra putri Tebing Tinggi yang berada di pulau jawa dengan membangun gedung
dengan disebut dengan nama gedung perpustakaan Gelora Pemuda yang terletak di jalan T.
Imam Bonjol Tebing Tinggi.Gedung Perpustakaan Gelora Pemuda diresmikan oleh Menteri
Pendidikan dan Kebudayaan Dr. Daoed Yoesoef pada tanggal 19 April 1982 dihadiri Walikota
madya Tebing Tinggi Drs. Amiruddin Lubis.Sejak tahun 1985 sampai dengan 2000 perpustakaan
tersebut tidak beroperasi. Walikota Tebing Tinggi Ir. H Abdul Hafiz Hasibuan menugaskan
Kepala sub bagian Perpustakaan
H. Rachmad Suprapto, SH mengoperasikan kembali
perpustakaan Umum Gelora Pemuda pada tanggal 23 Maret 2001.
Selanjutnya Walikota Tebing Tinggi kembali menugaskan Kasubbag Perpustakaan untuk
membentuk Struktur Organisasi Kantor Perpustakaan Umum Kota Tebing Tinggi berdasarkan
Peraturan Daerah No. 01 Tahun 2002 tanggal 30 Desember 2002. Pada tanggal 01 Juli 2003
Kantor Perpustakaan Umum Kota Tebing Tinggi yang terletak di jalan Sutomo No. 40
diresmikan oleh Walikota Tebing Tinggi Ir. H. Abdul Hafiz Hasibuan. Selanjutnya berdasarkan
Perda Nomor 14 Tahun 2008 tanggal 14 November 2008, Kantor Perpustakaan Umum Kota
Tebing Tinggi diubah menjadi Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kota Tebing
Tinggi. Seiring dengan visi dan misi dari Kota Tebing Tinggi dab tujuan dari Perpustakaan yang
ingin memajukan masyarakat Tebing Tinggi dengan membaca, maka di dirikan lah 3 Rumah
Baca dan 3 Perpustakaan Kelurahan serta Pustaka-pustaka Binaan di sekolah-sekolah dan mesjid.
Selain itu untuk menjangkau daerah yang belum didirikan Rumah Baca, maka Perpustakaan
Kota Tebing Tinggi mengoperasikan mobil keliling dari Perpustakaan Nasional, sebagai hadiah
dari juara II tingkat nasional tahun 2005 dan bus keliling dan bantuan dari Perpustakaan Daerah
10
Universitas Sumatera Utara
Sumatera Utara. Adapun Perpustakaan Umum Kota Tebing Tinggi sejak didirikan pada tahun
2002 sampai dengan Juni 2009 di pimpin oleh Alm. H. Rachmad Suprapto, SH, kemudian dari
bulan juli 2009 s/d januari 2010 dipimpin oleh Redawaty Nasution, mulai Januari 2010 s/d
Februari 2011 dipimpin oleh Zahidin, S.Pd, M.Pd, dan mulai Maret 2011 s/d saat ini
Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kota Tebing Tinggi dipimpin oleh Hj. Nina Zahara MZ,
SH, MAP.
3.1.1 Visi Dan Misi Kantor Perpustakaan, Arsip Dan Dokumentasi Kota Tebing Tinggi
Dalam mengantisipasi tantangan ke depan menuju kondisi yang diinginkan KPAD Kota
Tebing Tinggi sebagai organisasi perlu secara terus menerus mengembangkan peluang dan
inovasi. Meningkatnya persaingan, tantangan dan tuntutan masyarakat mendorong KPAD Kota
Tebing Tinggi untuk terutama dalam bidang informasi dan komunikasi yang semakin canggih
sehingga harus mempersiapkan diri agar tetap eksis dan unggul dengan senantiasa
mengupayakan perubahan kearah perbaikan yang berbasiskan teknologi informasi dan
komunikasi.
Adapun visi KPAD Kota Tebing Tinggi adalah :
1. Memberdayakan sumber informasi yang dimiliki agar dapat dimanfaaatkan seluasluasnya oleh masyarakat.
2. Meingkatkan minat baca untuk menjadi budaya baca pada masyarakat.
3. Meningkatkan penggunaa teknologi informasi dan komunikasi guna menunjang
moderinisasi perpuastakaan berbasiskan tik.
4. Meningkatkan pelayanan perpustakaan, arsip dan informasi guna pengembangan
sumber daya manusia yang beriman, bertaqwa, cerdas dan sejahtera.
Misi KPAD Kota Tebing Tinggi Menjadi Pusat Pengelola Dan Penyebaran Informasi
yang berbasiskan Teknologi Informasi Dan Komunikasi Guna Mendukung Perpustakaan Sebagai
Sarana Belajar Masyarakat Melalui Pelayanan Prima.
Untuk mewujudkan Visi yang telah ditetapkan oleh setiap organisasi harus mempunyai
Misi yang jelas. Misi adalah sesuatu yang harus diemban atau dilaksanakan oleh organisasi
Pemerintah sesuai dengan Visi yang telah ditetapkan agar tujuan dapat terlaksanakan dan
berhasil dengan baik. Suatu pernyataan misi secara eksplisit menyatakan apa yang harus dicapai
11
Universitas Sumatera Utara
oleh suatu instansi Pemerintah dan kegiatan spesifik apa yang harus dilaksanakan dalam
pencapaian hal tersebut.
Misi sebagai pernyataan cita-cita, merupakan landasan kerja yang harus dilaksanakan
secara bersama-sama oleh seluruh jajaran instansi pemerintah bersama dengan masyarakat.
3.1.2 Tujuan, sasaran dan strategi Kantor Perpustakaan, Arsip Dan Dokumentasi Kota
Tebing Tinggi
Tujuan yang ingin dicapai oleh KPAD Kota Tebing Tinggi dalam Renstra Tahun 2015
adalah meningkatkan kualitas dan Pendidikan Sumber Daya Masyarakat melalui Sumber Daya
yang dimiliki oleh Perpustakaan dengan menitik beratkan pembangunan peningkatan sarana dan
prasarana terutama dalam bidang teknologi informasi dan komunikasi serta sumber daya
manusia yang kompeten dalam menangani perpustakaan yang berbasiskan teknologi informasi
dan komunikasi.
Sasaran yang akan diraih oleh KPAD Kota Tebing Tinggi dengan telah ditetapkannya
tujuannya, antara lain :
1. Meningkatkan sumber daya manusia melalui perpustakaan
2. Meningkatkan layanan prima kepada masyarakat pemakai perpustakaan yang
berbasiskan teknologi informasi dan komunikasi
3. Meningkatkan kualitas perpustakaan untuk menuju perpustakaan yang berbasiskan
teknologi informasi dan komunikasi.
4. Mewujudkan peningkatan Minat Baca menjadi Budaya Baca pada masyarakat.
Strategi yang diambil oleh KPAD Kota Tebing Tinggi dalam mewujudkan tujuanya
adalah meningkatkan sarana dan prasarana kerja modern yang berorientasikan Teknologi
Informasi serta membangun SDM pengelola perpustakaan yang profesional terutama dalam
bidang IT dalam memberikan layanan prima kepada masyarakat serta mendukung program
pemerintah Kota Tebing Tinggi. Dalam hal ini dibutuhkan kebijakan dan program untuk lebih
terarah dan teraturnya pencapaian tujuanya dengan melaksanakan :
1. Kebijakan
-
Membangun SDM aparatur yang profesional dalam mengelola perpustakaan
Mengadakan, memelihara dan memaksimalkan perangkat kerja yang dibutuhkan
dalam pelayanan perpustakaan
12
Universitas Sumatera Utara
-
Memberdayakan dan membangun sarana dan prasarana yang mengunjung
penggunaan teknologi informasi dan komunikasi dalam perpustakaan
Membina dan meningkatkan kerjasama dan koordinasi dengan instansi terkait dalam
bidang perpustakaan
2. Indikator
-
Jumlah koleksi buku yang tersedia di KPAD serta stake holder yang terkait dengan
bidang perpustakaan.
Jumlah pengunjung perpustakaan
Sistem otomasi yang digunakan pada KPAD
Layanan internet yang tersedia pada KPAD
3. Program Sosialisasi
-
Pengadaan perlombaan-perlombaan
Pemilihan pengunjung perpustakaan teladan
Operasional perpustakaan khusus hari minggu/libur
Orientasi teknis perpustakaan berbasisikan teknologi dan komunikasi
Pameran buku
Pemeliharaan perpustakaan sekolah terbaik
4. Peningkatan Kualitas Pelayanan Publik
-
Pengadaan prasana perpustakaan
Pengadaan serta pemeliharaan website dan sistem automasi perpustakaan
Pengadaan layanan internet
Pengadaan prasarana rumah baca
Pengadaan buku koleksi perpustakaan, rumah baca, perpustakaan keliling dan
perpustakaan rumah ibadah serta koleksi perpustakaan sekolah binaan.
13
Universitas Sumatera Utara
Bagan Struktur Organisasi
KEPALA KANTOR
SUB. BAGIAN TATA USAHA
KELOMPOK JABATAN
SEKSI PELAYANAN DAN
KERJASAMA
SEKSI AKUISISI DAN
PENGOLAHAN
SEKSI ARSIP DAN
DOKUMENTASI
Sumber : Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kota Tebing Tinggi
14
Universitas Sumatera Utara
Tabel 3.1 Data Personalia
No
1.
Uraian
Jumlah
Jumlah Pegawai dirinci menurut Golongan :
a. Gol IV
1 orang
b. Gol III
4 orang
c. Gol II
9 orang
d. Golongan I
2.
3.
-
Jumlah Pegawai menurut kualifikasi pendidikan :
a. S2,S3
1 orang
b. S1
3 orang
c. D3
10 orang
d. SMU
25 orang
e. SLTP
-
f. SD
-
Jumlah Pegawai yang menduduki Jabatan Struktural :
a. Eselon II
-
b. Eselon III
1 orang
c. Eselon IV
4 orang
4.
Jumlah Pegawai yang menduduki Jabatan Fungsional
-
5.
Jumlah Pustakawan
5 orang
6.
Jumlah tenaga Harian Lepas (THL)
25 orang
7.
Jumlah PNS keseluruhan
10 orang
Jumlah Total (6+7)
35 orang
Sumber : Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kota Tebing Tinggi
15
Universitas Sumatera Utara
3.2 Tata Ruang Perpustakaan
Perencanaan tata ruang KPAD Kota Tebing Tinggi didasarkan pada hubungan antar
ruang dan dipandang dari segi efisiensi dan alur kerja, mutu pelayanan, serta pengawasan.
Hubungan antar ruang perpustakaan dapat dilihat pada’matriks hubungan antar ruang alasannya.
Didalam matriks tersebut ditunjukan ruang apa yang harus didekatkan, boleh diletakkan jauh,
dan harus diletakkan jauh terhadap ruang lain. Dalam skema, hubungan ruang dapat dilihat pada
gambar diagram hubungan ruang antar ruang. Skema tersebut dapat memberikan gambaran
secara jelas urutan dan hubungan ruang tersebut serta sifat hubungan kerja tiap-tiap ruang.
Sebagian besar luas lantai bangunan perpustakaan dipergunakan sebagai ruang koleksi yang
berisi rak buku dan meja baca. Oleh karena itu, untuk mencapai efisiensi perancangan didasari
cara penataan rak buku dan meja kursi baca. Ukuran penataan rak buku disesuaikan dengan
kebutuhan dan sifat penggunannya.
KPAD Kota Tebing Tinggi yang di lengkapi dengan ruang/gedung luas 1034 M2 di
dalamnya terbagi lagi menjadi beberapa ruangan yaitu ruang kepala perpustakaan, ruang tata
usaha, ruang pelayanan referensi, ruang anak dan remaja.
3.3 Ruangan Perpustakaan
KPAD Kota Tebing Tinggi berada pada suatu ruangan, yang segala aktivitas
perpustakaan dilakukan di ruangan tersebut. Pembagian ruangan pada KPAD Kota Tebing
Tinggi adalah :
1. Ruang Kepala Kantor
2. Ruang Tata Usaha/Kerja Staf
3. Ruang Pelayanan Referensi
4. Ruang Layanan Anak
5. Ruang Layanan Remaja
6. Loker
3.3.1 Ruang Kepala Kantor
Ruang kepala Perpustakaan berada dibagian dalam ruangan terpisah dari ruang staf yang
lainnya, hal ini disebabkan agar kelancaran dalam melaksanakan tugas di Perpustakaaan tidak
terhambat dan tidak adanya ketergantungan dari kegiatan-kegiatan lain. Ruangan kepala
16
Universitas Sumatera Utara
perpustakaan berukuran sekitar panjang 3 m dan lebar 4 m. Perlengkapan dan perabot pada
ruangan kepala perpustakaan juga disediakan, Hal ini dilakukan untuk memperlancar kinerja
kerja kepala perpustakaan, antara lain: 1 buah meja, 1 buah kursi dan 1 buah komputer untuk
memperlancar kegiatan-kegiatan yang mendukung perkembangan perpustakaan.
3.3.2 Ruang Tata Usaha/Kerja Staf
Ruang Tata Usaha Dan kerja staf berada di depan ruangan kepala perpustakaan. Ruang
kerja staf memiliki perlengkapan dan perabot yang memadai diantaranya :
1. buah meja,
2. 4 buah kursi
3. 4 buah computer,dan
4. 1 buah televisi
Perlengkapan dan perabot yang dipergunakan oleh petugas-petugas perpustakaan
dipergunakan untuk memperlancar segala kegiatan-kegiatan KPAD Kota Tebing Tinggi. Ruang
kerja staf memiliki panjang 15 m dan lebar 5 m.
3.3.3 Ruang Pelayanan Referensi
Ruangan Pelayanan Referensi pada KPAD Kota Tebing Tinggi berada paling belakang
sebelah kiri di samping ruangan baca, luas ruang referensi 20 m². Ruang pelayanan referensi juga
memiliki perlengkapan dan perabot yang dipergunakan untuk memperlancar kegiatan-kegiatan
pada ruangan deposit .
Berikut perlengkapan dan perabot yang dimiliki oleh ruang deposit :
a. 4 buah rak unutk koleksi referensi yang terbuat dari kayu
b. 9 buah rak untuk referensi yang terbuat dari besi
c. 2 buah komputer
d. 2 buah meja
e. 2 buah kursi
f. 1 buah mesin foto copy
g. 1 buah AC
Perlengkapan dan perabot yang di sediakan oleh pelayanan referensi ini dipergunakan
untuk keperluan dan kelancaran perpustakaan.
17
Universitas Sumatera Utara
3.3.4 Ruangan Layanan Anak Dan Remaja
Ruangan layanan anak dan remaja pada KPAD Kota Tebing Tinggi berada paling
belakang sebelah kiri di samping ruangan baca, luas ruang layanan anak dan remaja 24 m².
Ruang anak dan remaja juga memiliki perlengkapan dan perabot yang dipergunakan untuk
memperlancar kegiatan-kegiatan pada ruangan layana anak dn remaja.
Perlengkapan dan perabot yang dimiliki oleh ruang layanaa anak dan remaja :
a. 8 buah rak untuk koleksi Layanan Anak Dan Remaja yang terbuat dari kayu
b. 10 buah rak koleksi Layanan Anak Dan Remaja yang terbuat dari besi
c. Koleksi Alat Peraga Anak
d. 2 buah komputer
e. 3 buah meja
f. 2 buah kursi
g. 1 buah AC
3.3.5 Loker (Tempat Penitipan Barang)
Loker pada KPAD Kota Tebing Tinggi dipergunakan untuk tempat penitipan tas atau
barang-barang yang lain, tempat ini disediakan karena setiap pengguna perpustakaan. yang ingin
mencari informasi ke perpustakaan tidak diperbolehkan membawa tas dan barang-barang lain ke
dalam ruangan perpustakaan, hal ini di buat agar tidak terjadinya kehilangan koleksi pada
perpustakaan. Tempat penitipan barang berupa lemari- lemari yang terbuat dari kayu, ukuran ruangan
loker ini sekitar 3 m dan lebar 4 m.
18
Universitas Sumatera Utara
3.4 Perabot Perpustakaan
Perpustakaan perlu memberikan fasilitas perpustakaan seperti perabot dan perlengkapan
demi kelancaran kegiatan perpustakaan. Penambahan beberapa jenis perabot dan perlengkapan
ditujukan untuk layanan agar pengunjung dan pemakai jasa perpustakaan dapat menemukan
semua informasi yang dibutuhkan dengan mudah dan cepat. Dalam penataan perabot di
perpustakaan juga tidak boleh asal letak karena akan mengganggu pengguna dalam mencari
koleksi bahan pustaka. Penyusunan di sesuaikan dengan kondisi ruangan perpustakaan. KPAD
Kota Tebing Tinggi sudah mempunyai seorang desain interior yang diharapkan dapat menata
ruang-ruang di perpustakaan, sehingga tata letak perabot dalam ruangan dapat dimanfaatkan
secara efektif oleh penggunanya. Dalam melaksanakan kegiatannya agar berjalan dengan baik dan
lancar, perpustakaan juga harus didukung oleh perabotan dan peralatan yang sesuai dengan aktifitas
perpustakaan tersebut.
Tabel 3.4 Perabotan
Rak Buku
Rak Majalah
Rak Buku Display
Rak Surat Kabar
Meja Kerja
Kursi Kerja
Meja Baca
Kursi Baca
Komputer
Komputer PC Take Screen
Lap top
Mesin Tik
TV
DVD
Audio Visual
AC
22 buah
2 buah
3 buah
2 buah
18 buah
17 buah
22 buah
161 buah
15 buah
1 buah
4 buah
3 buah
3 buah
2 buah
2 buah
18 buah
19
Universitas Sumatera Utara
3.5 Suhu Ruangan Perpustakaan
Suhu ruangan di KPAD Kota Tebing Tinggi memiliki bermacam-macam temperatur suhu
yang berbeda-beda . suhu ruangan ditentukan berdasarkan ruangan misal, ruangan koleksi
memiliki suhu 16ºc karena agar tetap terjaga kualitas bahan pustaka sehingga koleksi awet dan
tidak mudah rusak sedangkan di ruangan lain seperti ruang baca, ruang personalia, ruang
sirkulasi, ruang layanan internet, ruang anak memiliki suhu 17ºc . adanya pengaturan suhu
ruangan di KPAD Kota Tebing Tinggi agar kenyamanan pengguna terjaga dan pengguna tidak
merasa kepanasan saat berada di perpustakaan.
Perpustakaan Kantor Perpustakaan Arsip Daerah Kota Tebing Tinggi memakai sistem
ventilasi aktif yaitu dengan menggunakan AC (air conditioner ) . Suhu ruangannya anatara 26 20. Pada perpustakaan Kantor Perpustakaan Arsip Daerah Kota Tebing Tinggi AC dihidupkan
pada jam kerja saja, artinya jika perpustakaan sudah tutup maka AC akan dimatikan. Jumlah AC
yang dipakai pada Kantor Perpustakaan Arsip Daerah Kota Tebing Tinggi sebanyak 12 unit.
Jika lampu listrik padam maka sirkulasi udara pada perpustakaan Politeknik Negeri
Medan tidak akan tergangu, karena perpustakaan ini menggunakan fasilitas genset.
20
Universitas Sumatera Utara
BAB IV
KESIMPULAN
4.1 Kesimpulan
Berdasarkan data yang telah penulis peroleh dari hasil observasi di KPAD Kota Tebing
Tinggi. Maka penulis dapat menarik kesimpulan sebagai berikut :
1. KPAD Kota Tebing Tinggi menempati sebuah gedung berukuran sekitar Lantai I : 457
M2 dan Lantai II : 577 M2. Dalam ruangan perpustakaan dibagi menjadi beberapa
ruangan, yaitu Kepala Kantor, Ruang Tata Usaha, Ruang Pelayanan Referensi, Ruang
Seksi Pelayanan, Ruang Pembinaaan Teknis, Ruang Referensi, Ruang Bacaan Umum,
Ruang Layanan Anak, Ruang Layanan Remaja serta ruang tamu.
2. KPAD Kota Tebing Tinggi memakai sistem ventilasi aktif yaitu dengan menggunakan
AC (air conditioner ) . Suhu ruangannya anatara 26 - 20º, AC dihidupkan pada jam kerja
saja, artinya jika perpustakaan sudah tutup maka AC akan dimatikan.
3. Perlengkapan dan perabot yang terdapat di perpustakaan digunakan untuk memperlancar
seluruh bagian KPAD Kota Tebing Tinggi.
4.2 Saran
Sistem tata ruang/gedung merupakan suatu polemik atau masalah yang sering
diabaikan oleh unit informasi atau perpustakaan. Tata ruang/gedung perpustakaan yang baik
akan meningkatkan efektivitas dan efisiensi program kerja suatu perpustakaan. Pengaturan tata
ruang/gedung yang baik akan menciptakan nuansa nyaman bagi pemustaka maupun pengguna
perpustakaan. Untuk pengembangan sistem tata ruang/gedung KPAD Kota Tebing Tinggi ada
beberapa hal yang perlu diperhatikan untuk peningkatan sistem tata ruang/gedung perpustakaan
berdasarkan standarisasi yang telah ditetapkan.
1. Perpustakan sebaiknya membuat proyek pengembangan atau perluasan gedung agar dapat
menampung segala aktifitas atau kegiatan perpustakaan.
21
Universitas Sumatera Utara
2. Perpustakaan sebaiknya melakukan pengaturan atau penyusunan sistem tata ruang terutama
mengenai sistem tata rak agar menyediakan space yang memadai untuk pengguna.
3. Perpustakaaan sebaiknya mengganti jenis rak yang terbuat dari kayu menjadi rak yang terbuat
dari baja.
22
Universitas Sumatera Utara