Sistem Penyimpanan Arsip Pada Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Deli Serdang

SISTEM PENYIMPANAN ARSIP PADA KANTOR PERPUSTAKAAN, ARSIP DAN DOKUMENTASI KABUPATEN DELI SERDANG

KERTAS KARYA

Diajukan Sebagai Salah Satu Persyaratan Dalam Menyelesaikan Studi Untuk Memperoleh Gelar Ahli Madya (A.Md) Dalam Bidang Perpustakaan dan Informasi

OLEH HADRIAN NIM: 122201068

PROGRAM STUDI D-3 PERPUSTAKAAN FAKULTAS ILMU BUDAYA

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN

LEMBAR PERSETUJUAN

Judul Kertas Karya : Sistem Penyimpanan Arsip Pada Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Deli Serdang

Oleh : Hadrian

Nim : 122201068

Dosen Pembimbing : Dra. Zaslina Zainuddin, M.Pd

NIP : 195770407 198603 2 001

Tanda Tangan :

Tanggal :

Dosen Pembaca : Zurni Zahara Samosir M.Si

NIP : 19560716197903 2 00 2

Tanda Tangan :

LEMBAR PERSETUJUAN

Judul Kertas Karya : Sistem Penyimpanan Arsip Pada Kantor Perpustakaan, Arsip, dan Dokumentasi Kabupaten Deli Serdang

Oleh : Hadrian

Nim : 122201068

DEPARTEMEN STUDI D-3 PERPUSTAKAAN DAN INFORMASI

Ketua Prodi : Dra. Zaslina Zainuddin, M.Pd

NIP : 195770407 198603 2 001

Tanda Tangan :

Tanggal :

FAKULTAS ILMU BUDAYA

Dekan : Dr. Syahron Lubis, M.A.

NIP : 19511013 1 197603 1 001

Tanda Tangan :

i

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa atas segala berkat, anugerah dan kasih setia-Nya, yang telah memberikan kesempatan kepada penulis sehingga penulisan kertas karya ini dapat terselesaikan dengan baik sebagai salah satu syarat tugas akhir pada Progam Studi D-III Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya USU Medan. Adapun judul kertas karya ini adalah “Sistem Penyimpanan Arsip Pada Kantor Perpustakaan, Arsip Dan Dokumentasi Kabupaten Deli Serdang”.

Penulisan kertas karya ini banyak memperoleh dorongan, petunjuk dan bimbingan dari berbagai pihak. Untuk itu penulis mengucapkan terima kasih kepada:

1. Bapak Dr. Syahron Lubis, M.A, selaku Dekan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.

2. Ibu Dra. Zaslina Zainuddin, M.Pd, selaku Ketua Program Studi D-III Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara.

3. Ibu Dra. Zaslina Zainuddin, M.Pd, selaku Dosen Pembimbing yang telah membimbing dan mengarahkan penulis dalam menyelesaikan kertas karya ini.

4. Ibu Zurni Zahara Samosir M.Si, selaku Dosen Pembaca penulis yang telah memberikan arahan dalam menulis kertas karya ini.

5. Seluruh Staf Pengajar beserta administrasi Program Studi D-III Perpustakaan Fakultas Ilmu Budaya Universitas Sumatera Utara, yang telah mendidik penulis selama masa perkuliahan serta membantu penulis dalam menyelesaikan kertas karya ini.

6. Seluruh Staf dan Karyawan Perpustakaan Universitas Sumatera Utara yang telah membina dan membimbing penulis selama Praktek Kerja Lapangan (PKL), hingga berakhir.

7. Ibu Suyatmi, selaku Kepala Seksi Arsip Perpustakaan Umum Kabupaten Deli Serdang yang telah memberikan saran serta informasi kepada penulis, sehingga penulis dapat menyelesaikan kertas karya ini.

ii

8. Bapak Drs. Ridwan Said Siregar, selaku Kepala Perpustakaan Umum Kabupaten Deli Serdang dan seluruh Staf Pegawai Perpustakaan yang telah mengizinkan penulis melakukan observasi dan mengumpulkan data sehingga kertas karya ini dapat diselesaikan dengan baik.

9. Teristimewa buat kedua Orang Tua penulis, Ayahanda Halomoan Situmorang, Ibunda Ruslan Katarina Sinaga atas doa dan restunya dan kasih sayangnya yang tiada habisnya diberikan kepada penulis serta dukungan moril maupun material yang tanpa jasanya tidak mungkin penulis sampai pada saat sekarang ini.

10.Saudari saya tersayang Kakak Yenita Situmorang, Abang Hardiman Maradong David Situmorang, dan Adik saya Parsaoran Situmorang. Terimakasih saya ucapkan kepada kalian semua yang senantiasa mencurahkan kasih sayang, doa serta dukungannya kepada penulis.

11.Terimakasih buat keluarga besar B-11 yaitu: Kakak Rosa Ceria Sinaga, Jepri Lumbantungkup Nainggolan, pariban saya Intan Duma Sinaga, adik saya Hotma Sinaga, dan tidak lupa lae Gonzales Sinaga, lae Petrus Sinaga. Yang telah memberi dukungan secara terus-menerus, dan kebersamaannya selama penyusunan kertas karya ini.

12.Sahabat terdekat ku sekaligus sahabat terbaik ku Hendra Setiawan Siburian, Parlindungan Sihaloho, Alar Tumangger, Suka Karia Ginting, Juan Pranata Purba, Kartison Simanjuntak. Terimakasih atas semangat, doa, saran, suka maupun duka yang telah kita jalani bersama selama tiga tahun di jurusan tercinta kita ini. Semoga kita semua sukses dalam karir kita nanti dan persahabatan kita ini tetap terjaga sampai kapan pun, Amin. 13.Kelompok C.I.N.T.A Ka Dina, Rizky Mauliza, Yulia Nander,

Parlindungan Sihaloho. Terimakasih atas waktu kita bersama selama 3 bulan PKL. Susah Senang kita tetap tertawa tanpa peduli orang lain.

14.Seluruh teman-teman stambuk 2012 Program Studi D-3 Perpustakaan yang telah banyak memberikan dorongan, pengertian dan insipirasi bagi penulis dalam menyelesaikan kertas karya ini. Selama tiga tahun kita bersama-sama menimbah ilmu di FIB dan banyak hal yang kita kerjakan untuk studi kita masing-masing, semoga kita sukses semua. Amin

iii

15.Terimakasih juga buat abangda stambuk 010 dan 011 (Ario Pinem, Priyai Hasugian, Junaidi Simanullang, Rizki Faldes Tarigan, Arco Hasugian, Alan Manik) yang memberikan arahan kepada penulis dalam menyelesaikan kertas karya ini.

Meskipun penyusun ini telah diupayakan seoptimal mungkin, namun penulis menyadari bahwa kertas karya ini masih memiliki kekurangan dan kelemahan, baik dalam sistematika penulisannya maupun tutur bahasanya. Untuk itu penulis sangat mengharapkan kritikan dan saran dari para pembaca. Besar harapan penulis, kertas karya ini dapat bermanfaat dan

menambah

wawasan bagi kita semua, akhir kata penulis mengucapkan terimakasih.

Medan, 20 Oktober 2015

Penulis,

iv DAFTAR ISI

HALAMAN

KATA PENGANTAR... i

DAFTAR ISI... iv

DAFTAR GAMBAR……….. vi

BAB I PENDAHULUAN... 1

1.1. Latar Belakang dan Masalah... 1

1.2. Tujuan Penulisan... 2

1.3. Manfaat Penulisan………. 3

1.4. Ruang Lingkup... 3

1.5. Metode Pengumpulan Data... 3

BAB II TINJAUAN PUSTAKA... 4

2.1. Pengertian Arsip ... 5

2.1.1. Pengertian Arsip Menurut Asal Katanya... 5

2.1.2. Pengertian Arsip Menurut Para Ahli... 6

2.1.3. Pengertian Arsip Menurut Undang-Undang... 8

2.2. Penggolongan Arsip Menurut Fungsi dan Tujuan... 8

2.2.1. Penggolongan Arsip Menurut Fungsi... 8

2.2.2. Penggolongan Arsip Menurut Tujuan... 10

2.3. Ciri-ciri Penyimpanan Arsip yang Baik... 11

2.4. Perencanaan Sistem Penyimpanan Arsip... 13

2.5. Macam-Macam Sistem Penyimpanan Arsip... 14

2.5.1. Sistem Abjad (alphabetic filing systems)... 14

2.5.2

.

Sistem Subyek (subject filing systems)... 17

2.5.3. Sistem Tanggal (Chronologic Filling Systems)... 18

2.5.4. Sistem Nomor (Numberic Filling Systems)... 18

2.5.5. Sistem Wilayah atau Daerah (Geographical Filling Systems)... 20

2.6. Sistem Penemuan Kembali Arsip ... 20

BAB III SISTEM PENYIMPANAN ARSIP PADA KANTOR PERPUSTAKAAN, ARSIP DAN DOKUMENTASI KABUPATEN DELI SERDANG... ... 21

3.1. Sejarah Kantor Perpustakaan, Arsip, dan Dokumentasi Kabupaten Deli Serdang... 21

3.2. Visi dan Misi Kantor Perpustakaan, Arsip, dan Dokumentasi Kabupaten Deli Serdang... 23

3.3. Tujuan Kantor Perpustakaan, Arsip, dan Dokumentasi Kabupaten Deli Serdang... 23

3.4. Fungsi Kantor Perpustakaan, Arsip, dan Dokumentasi Kabupaten Deli Serdang... 24

3.5. Tugas Kantor Perpustakaan, Arsip, dan Dokumentasi Kabupaten Deli Serdang... 24

3.6. Struktur Organisasi Kantor Perpustakaan, Arsip, dan Dokumentasi Kabupaten Deli Serdang... ... 24

v

3.7. Sistem Penyimpanan Arsip Pada Kantor Perpustakaan, Arsip, dan Dokumentasi Kabupaten Deli

Serdang... .... 32

3.8. Sistem Penemuan Kembali Pada Kantor Perpustakaan, Arsip, dan Dokumentasi Kabupaten Deli Serdang... 34

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN... 36

4.1. Kesimpulan... 36

4.2. Saran... 37

DAFTAR PUSTAKA... 38 LAMPIRAN

vi

DAFTAR GAMBAR

HALAMAN Gambar I Struktur Organisasi Kantor Perpustakaan, Arsip dan

Dokumentasi Kabupaten Deli Serdang... 25 Gambar II Prosedur Sistem Penanganan Arsip Kantor Perpustakaan Umum

Kabupaten Deli Serdang...………. 33 Gambar III Prosedur Penemuan Kembali Arsip Kantor Perpustakaan Umum

Kebutuhan informasi yang sangat pesat di masyarakat, menuntut lembaga/instansi pemerintah maupun swasta dapat menjalankan fungsi administrasi secara baik dan secara praktis. Tuntutan tersebut yang membuat lembaga/instansi untuk berpikir keras, bagaimana caranya memenuhi kebutuhan masyarakat, apalagi dalam hal menyimpan dan menemukan kembali suatu

1 BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang dan Masalah

Kebutuhan informasi yang sangat pesat di masyarakat, menuntut lembaga/instansi pemerintah maupun swasta dapat menjalankan fungsi administrasi secara baik dan secara praktis. Tuntutan tersebut yang membuat lembaga/instansi untuk berpikir keras, bagaimana caranya memenuhi kebutuhan masyarakat, apalagi dalam hal menyimpan dan menemukan kembali suatu dokumen, surat, warkat atau biasa disebut sebagai arsip.

Setiap lembaga/instansi pemerintah maupun swasta pasti mempunyai arsiparis yang khusus untuk mengurusi tentang surat, warkat, atau arsip. Arsiparis merupakan salah satu unsur untuk menunjang kinerja dalam kelancaran kegiatan di lembaga/instansi. Itu dikarenakan, terletak pada penyelenggaraan kearsipan yang sederhana, efisien, dan mudah ditemukan kembali. Faktor itulah yang dapat menunjang kinerja dan memenuhi segala kebutuhan informasi secara cepat dan efisien.

Kantor Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi wilayah Kabupaten Deli Serdang, merupakan salah satu lembaga pemerintahan yang bergerak dalam bidang arsip. Kantor Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi wilayah Kabupaten Deli Serdang menangani segala arsip-arsip yang ada di wilayah Kabupaten Deli Serdang dan sekitarnya. Arsip-arsip yang ditangani Kantor Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi wilayah Kabupaten Deli Serdang yaitu: arsip aktif, arsip inaktif, data-data pegawai, gaji pegawai, dan hal-hal lain yang berhubungan dengan arsip atau surat pada wilayah Kabupaten Deli Serdang dan sekitarnya. Jadi, secara garis besar, badan pemerintahan ini mengelola arsip aktif yang masih sering digunakan dalam menunjang segala jenis kinerja yang ada di wilayah ini.

Bukan hal mudah dalam mengelola, menata, dan menemukan kembali arsip yang dalam cakupan yang sangat banyak. Diperlukan seorang arsiparis yang handal dalam hal ini dan didukung oleh desain sistem penyimpanan arsip yang

2

mudah digunakan dan mudah ditemukan kembali. Maka dari itu, arsip harus ditata dan disimpan secara sistematis, efisien, dan mudah ditemukan kembali. Sebagai pengingat dan sumber informasi yang sangat berpandangan pada motto dari perkantoran yaitu: “People forget, record member”, yang artinya “orang lupa, arsip ingat” ( Hadi Abubakar: 4).

Penulis memilih Kantor Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi sebagai lokasi penelitian, dari pengamatan sementara badan pemerintahan ini menangani dan menata arsip-arsip aktif yang berhubungan dengan wilayah Kabupaten Deli Serdang. Setiap tahunnya, arsip yang mau ditangani dan dikelola badan pemerintahan ini terus bertambah. Tapi, badan pemerintahan ini masih sanggup mengelola, menata, dan menyimpan arsip secara baik dan mudah ditemukan kembali. Dari pengamatan sementara, maka penulis, memilih badan ini sebagai lokasi penelitian. Agar dapat melakukan study banding dengan apa yang dipelajari selama duduk dibangku perkuliahan.

Oleh karena itu, masalah dalam penyimpanan dan pengelolaan arsip bisa diatasi dan ditangani menggunakan sistem yang baik dan efisien. Jadi, keberhasilan penyimpanan arsip dilihat bukan dari peralatan yang digunakan, tetapi pada desain penyimpanaan arsip. Bila penemuan kembali arsip sukar ditemukan maka bisa dikatakan sistem penyimpanan arsip tersebut gagal. Sebaliknya seperti itu, bila penyimpanan arsip mudah ditemukan kembali. Maka sistem penyimpanan arsip tersebut dikatakan berhasil.

Maka dengan permasalahan dan latar belakang di atas, penulis tertarik untuk membahas sistem penyimpanan arsip dengan judul “ Sistem Penyimpanan Arsip pada Kantor Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi wilayah Kabupaten Deli Serdang “.

3 1.2. Tujuan Penulisan

Adapun tujuan penulisan kertas karya ini yaitu:

1. Untuk mengetahui sistem penyimpanan arsip pada Kantor Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi wilayah Kabupaten Deli Serdang

2. Untuk mengetahui proses penemuan kembali arsip pada Kantor Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi.

1.3. Manfaat

1. Bagi peneliti:

Untuk menambah wawasan dan pengetahuan penulis tentang kearsipan khususnya dalam hal penyimpanan arsip.

2. Bagi program studi:

Sebagai bahan referensi/bacaan bagi mahasiswa program study Ilmu Perpustakaan.

3. Bagi organisasi:

Sebagai bahan pertimbangan dalam mengambil kebijakan dan sebagai penilaian dalam sistem yang sudah berjalan untuk kemajuan organisasi itu.

1.4. Ruang lingkup

Maka ruang lingkup pada penulisan ini yaitu: proses dan sistem penyimpanan arsip, proses penemuan kembali arsip pada Kantor Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi wilayah Kabupaten Deli Serdang.

1.5. Metode Pengumpulan Data

Dalam penulisan kertas karya ini, metode pengumpulan data melalui dengan cara yaitu:

4 1. Studi Pustaka (Library Research)

Membaca referensi dan sumber-sumber informasi yang membahas tentang kearsipan

2. Studi Lapangan (Field Research)

Melakukan pengamatan langsung ke lapangan dan melakukan wawancara dengan sumber-sumber yang terkait

5 BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Pengertian Arsip

2.1.1. Pengertian Arsip Menurut Asal Katanya

Ada banyak pengertian tentang arsip. Salah satunya pengertian secara etimologi (menurut asal katanya). Arsip berasal dari beberapa kata, dimana dari kata-kata tersebut muncul istilah arsip yang dikenal sampai sekarang.

Dalam bahasa Belanda arsip disebut “archief”, dalam bahasa Inggris arsip disebut “archive”. Tapi, arsip dalam bahasa Indonesia berasal dari bahasa Yunani yaitu: “arche” yang mempunyai arti permulaan. Dalam beberapa waktu, arche berkembang menjadi “ta archia”. Dalam hal ini, ta archia mempunyai arti sebagai catatan. Selanjutnya ta archia berubah lagi menjadi “archeon”yang berarti gedung pemerintahan. (Hadi Abubakar 1996 : 8-9)

Barthos (2007:1) menyatakan bahwa: arsip (record) yang dalam isitilah bahasa Indonesia ada yang menyebutkan sebagai “warkat”, pada pokoknya dapat diberikan pengertian sebagai setiap catatan tertulis baik dalam bentuk ataupun gambar bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai subyek (pokok persoalan) ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu daya ingatan orang.

Berdasarkan pengertian menurut para ahli diatas, kata arsip selalu terus mengalami perubahan setiap waktunya. Kata arsip terus berubah mengikuti dari perkembangan ilmu pengetahuan yang terus berkembang. Bisa disimpulkan kata arsip berasal dari kata arche, kemudian berubah menjadi ta archia dan pada akhirnya berubah menjadi archeon dan kita kenal sebagai arsip sampai sekarang.

Dalam bidang ilmu Kearsipan (archivologi) kita banyak mengenal yang mempunyai istilah lain dari kata arsip, yaitu kata “file”, “record” dan “archive’ yang kita gunakan dalam urusan administrasi di bidang kearsipan.

Untuk mengenalnya lebih dalam, maka kita uraikan secara pengertian dari masing-masing kata tersebut, yakni:

1. File adalah arsip aktif yang masih berada di unit kerja dan masih diperlukan dalam proses administrasi secara aktif, maka masih sering dipergunakan.

2. Record adalah arsip in aktif yang langsung diserahkan ke unit kerja bersangkutan yang sebelumnya sudah dilakukan seleksi pada unit kearsipan.

6

3. Archive adalah arsip statis yang terdapat di Arsip Nasional RI atau Arsip Nasional RI Daerah (Hadi Abubakar 1991 : 10)

Dari penjabaran dari beberapa istilah kata arsip, bisa disimpulkan bahwa, sebagai berikut:

1. File dan record sama-sama merupakan arsip yang masih dipergunakan dalam kegiatan administrasi bagi suatu instansi/lembaga, untuk menunjang dan memperlancar kinerja. Sedangkan untuk archive, merupakan arsip yang terdapat pada Arsip Nasional RI atau Arsip Nasional Daerah RI.

2. File adalah arsip yang masih digunakan secara terus-menerus, record adalah arsip yang tidak dipergunakan secara terus-menerus, dan bila archive adalah arsip statis yang tidak dapat dipergunakan lagi untuk menunjang kinerja dalam bidang administrasi.

3. File, record, dan archive sama-sama merupakan arsip dan yang membedakannya hanya jangka waktu pemakaiannya, dimana file digunakan secara terus-menerus, bila record frekuensi penggunaannya sudah menurun, dan sedangkan archive penggunaannya sudah jarang dipakai dan hanya digunakan sebagai pertanggung jawaban negara.

2.1.2. Pengertian Arip Menurut Para Ahli

Para ahli mempunyai pendapat masing-masing mengenai definisi dan pengertian dari arsip. Salah satu ahli, Wursanto (1991 : 19) berpendapat bahwa:arsip adalah kumpulan surat-surat atau kumpulan warkat yang mengandung arti dan mempunyai kegunaan baik bagi kepentingan organisasi maupun bagi kepentingan pribadi/perorangan/individu yang disimpan sedemikian rupa sehingga dengan mudah dan tepat ditemukan kembali apabila diperlukan sewaktu-waktu diperlukan.

Sedangkan menurut Suraja (2006:33) Arsip adalah naskah atau catatan yang dibuat dan diterima oleh organisasi pemerintah, swasta dan perorangan mengenai suatu peristiwa atau hak dalam kehidupannya, dan dalam corak apapun, baik tunggal maupun berkelompok, yang memiliki guna tertentu, dan disimpan secara sistematis, sehingga bilamana diperlukan dapat disediakan dengan mudah dan cepat.Arsip adalah suatu kumpulan warkat yang berguna dan disimpan dengan sistematis sehingga saat diperlukan informasinya dapat di temukan kembali dengan cepat dan tepat.

Selain Wursanto, The Liang Gie dalam Sutarto (1981 : 168), berpendapat bahwa:arsip adalah suatu kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis

7

karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali dibutuhkan dapat ditemukan kembali secara cepat.

Sedangkan menurut Maulana dalam Wursanto (1991 : 18), berpendapat bahwa:arsip adalah tulisan yang dapat memberikan keterangan tentang kejadian-kejadian dan pelaksanaan organisasi, yang kemungkinan dapet berwujud berupa surat-menyurat, data-data (bahan-bahan yang dapat meberi keterangan) berupa barang cetakan, kartu-kartu, sheets dan buku catatan yang berisi koresponden, Peraturan Pemerintah dan lain sebagainya yang diterima dan dibuat sendiri oleh tiap lembaga, baik pemerintah maupun swasta, kecil atau besar.

Dari ketiga pendapat para ahli diatas, bisa ditarik kesimpulan tentang pengertian arsip, yaitu:

1. Persamaannya yaitu:

a) Arsip merupakan kumpulan surat/warkat yang disimpan secara sistematis, teratur, dan berencana. Sehingga bila diperlukan sewaktu-waktu dapat ditemukan kembali secara mudah, dan cepat.

b) Arsip berisi informasi yang berhubungan dengan kegiatan/pelaksanaan yang dilakukan secara individu, pribadi, atau secara organisasi.

2. Perbedaannya yaitu:

a) Menurut Wursanto (1991 : 19) dan The Liang Gie ( 1981 : 168) arsip itu berupa kumpulan surat/ warkat dan tidak dijelaskan secara mendetail apa saja yang yang termasuk kedalam kelompok warkat/surat.

b) Sedangkan menurut Maulana ( 1991 : 18 ) arsip itu tidak hanya kumpulan dari warkat/surat saja, tetapi bisa dikatakan berisi in data-data tentang informasi, buku catatan yang berisi koresponden, dan bisa juga Peraturan Pemerintah.

2.1.3. Pengertian Arsip menurut Undang-Undang

Menurut Undang-Undang nomor 7 Tahun 1971 tentang ketentuan-ketentuan pokok kearsipan bab I pasal I, arsip diartikan sebagai berikut:

a) Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga negara dan badan-badan pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah.

b) Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan Swasta dan perorangan dalam bentuk corak apapun, baik dalam bentuk tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan. ( Hadi Abubakar 1991 : 9)

8

Berdasarkan uraian Undang-Undang nomor 7 Tahun 1971, bisa disimpulkan bahwa yang membuat dan menerima arsip itu adalah bukan hanya lembaga-lembaga negara atau badan pemerintah tetapi juga badan swasta ataupun perorangan yang bertujuan untuk menunjang kinerja suatu badan/lembaga. Jadi, pengertian arsip menurut Undang-undang mengarah kepada bentuk dari arsip tersebut yang bisa dikatakan dalam bentuk data, file, gambar, hasil cetakan, ataupun sesuatu berupa yang dapat didengar, dan dilihat.

2.2 Penggolongan Arsip Menurut Fungsi dan Tujuan

2.2.1. Penggolongan Arsip Menurut Fungsi

Penggolongan arsip menurut fungsinyadibedakan menjadi 2, yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Menurut Undang-Undang nomor 7 Tahun 1971 tentang ketentuan-ketentuan pokok kearsipan, yang dimaksud dengan arsip dinamis dan arsip statis adalah sebagai berikut:

1. Arsip dinamis yaitu arsip yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyekenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara.

2. Arsip statis yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara (Wursanto 1991 : 29)

Berdasarkan Undang – Undang nomor 7 Tahun 1971 tentang definisi dari arsp statis dan arsip dinamis, bisa disimpulkan yaitu:

1. Arsip statis yaitu arsip/berkas yang tidak lagi dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, pelaksanaan kegiatan maupun untuk kegiatan administrasi negara atau ketatausahaan dalam organisasi/lembaga baik secara pemerintahan maupun secara swasta. Arsip statis bisa juga dikatakan sebagai arsip lama, tapi bisa sebagai bahan pertimbangan bila diperlukan data-datanya.

2. Arsip dinamis yaitu arsip/berkas yang nilai gunanya masih digunakan secara langsung untuk menunjang kinerja, proses penyusunan, pelaksanaan, kegiatan pada umumnya atau dalam penyelenggaraan administrasi dan pengembalian keputusan didalm kantor/organisasi , baik dalam lembaga pemerintahan ataupun dalam lembaga swasta. Arsip dinamis bisa juga dikatakan sebagai arsip yang baru.

9

Menurut Barthos(2005:11),fungsi arsip membedakan :

a. Arsip dinamis yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi negara;

b. Arsip statis, yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan, kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi negara.

2.2.2. Penggolongan Arsip Menurut Tujuan

Tujuan arsip adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggung jawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggung jawaban tersebut bagi kegiatan pemerintahan.

Untuk mencapai tujuan tersebut ada nilai yang harus dibayar pemerintah. Nilai-nilai yang harus dibayar itu seperti:

1. Pemerintah berkewajiban untuk mengamankan arsip sebagai bahan pertanggungjawaban nasioanal yang penguasaannya dilakukan berdasarkan perundingan atau mengganti rugi dengan pihak yang sebelumnya memegang arsip tersebut.

2. Dalam melaksanakan penguasaan ini, pemerintah harus menertibkan:

a) Penyelenggaraan arsip dinamis

b) Pengumpulan, penyimpanan, perawatan, penyelamatan serta penggunaan arsip-arsip statis.

3. Pemerintah harus meningkatkan kualitas mutu penyelengaraan kearsipan nasional dengan cara sebagai berikut:

a) Penyelengaraan kearsipan yang bertujuan untuk meningkatkan kualitas arsip

b) Pendidkan dasar untuk staf ahli bidang arsip atau disebut sebagai arsiparis

c) Pengawasan dan pengontrolan dalam kegiatan penyelenggaraan kearsipan

d) Perlengkapan yang dibutuhkan untuk menunjang kinerja dibidang kearsipan

10

4. Pemerintah harus berperan aktif dalam penyelenggaraan, dan pengawasan pendidikan dasar dalam bidang kearsipan

5.Pemerintah harus mengatur kedudukan hukum dan kewenangan tenaga ahli kearsipan.

6. Pemerintah harus melakukan usaha-usaha khusus untuk menjamin kesehatan tenaga ahli kearsipan sesuai dengan fungsi dan tugas dalam lingkungannya ( Sutarto 1997 : 253-254 )

Menurut Barthos(2007:12) tujuan arsip adalah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggung jawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaran kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggung jawaban tersebut kepada pemerintah.

Berdasarkan uraian diatas, bisa ditarik kesimpulan bahwa tujuan arsip adalah untuk menyediakan data, informasi secara cepat dan tepat bagi siapa yang membutuhkan dan juga menyediakan bahan pertanggungjawaban untuk menunjang kegiatan pemerintahan. Pencapaian pemerintahan dikatakan berhasil, dalam menangani bidang kearsipan, apabilapemerintah menjalankan tugas sebagaimananya yang harus dijalankan seperti: mengamankan arsip sebagai bahan pertanggungjawaban nasional dengan cara penyelenggaraan arsip-arsip dinamis, pengumpulan, penyimpanan, perawatan, dan penggunaan arsip-arsip statis, dan juga menyelenggarakan pendidikan dasar untuk tenaga kerja kearsipan, dan menjamin kesehatan, mutu ketenagakerjaan bidang kearsipan.

2.3 Ciri-ciri Sistem Penyimpanan Arsip yang Baik

Dalam hal ini, lembaga/instansi dikatakan berhasil dalam menjalankan kegiatan kearsipan harus memenuhi kriteria sebagai berikut:

1. Mudah dilaksanakan

Maksud dari mudah dilaksanakan yaitu: dalam proses ini arsip yang ditangi harus disimpan sedemikan rupa dengan cara yang mudah, cepat, dan efisien. Jadi, proses kegiatan kearsipan pun dapat berjalan sesuai dengan keinginan. Selain itu, dalam hal penemuan kembali arsip, harus juga melalui proses yang mudah dilaksanakan. Karena, bila hanya dalam penyimpanan arsip saja yang mudah dilaksanakan, maka proses kegiatan kearsipan akan terhambat dan memakan waktu. Jadi, penemuan kembali arsip itu harus juga mudah dilaksanakan.

11 2. Mudah dimengerti

Proses penyimpanan arsip harus mudah dimengerti, dikarenakan agar dalam proses penyimpanan tersebut tidak ada kesalahan dalam pelaksanaannya. Selain itu, bila ada pegawai baru yang bekerja di dalam instansi/lembaga tersebut, tifak sukar untuk memahami, mempelajari, dan menjalankan kegiatan penyimpanan arsip iu. Dan dengan kata lain, proses penyimpanan arsip harus sesederhana mungkin dan mudah dimengerti oleh siapapun

3. Murah atau ekonomis dan hemat akan waktu

Penyelenggaraan penyimpanan arsip harus murah dan ekonomis dalam artian tidak berlebihan, tidak memakan banyak biaya, dalam proses kegiatan penyimpanan arsip, dan juga tidak mengeluarkan banyak biaya untuk peralatan dan perlengkapan sistem penyimpanan arsip.

4. Sesuai dengan kebutuhan instansi/lembaga

Sistem penyimpanan arsip harus sesuai dengan kebutuhan dengan apa yang dibutuhkan instansi/lembaga tersebut. Karena setiap instansi/lembaga mempunyai kebutuhan yang berbeda-beda satu dengan yang lainnya.

5. Fleksibel

Fleksibel berarti sistem penyimpanan arsip yang dipergunakan dapat diterapkan di setiap satuan organisasi dan dapat mengikuti perkembangan instansi/lembaga tersebut. Perlu diingat, bahwa instansi/lembaga bersifat dinamis dan berkembang. Sehingga penyimpanan arsip jangan sampai berubah setiap saat dan setiap waktu. Harus sesuai dengan kebutuhan instansi/lembaga tersebut.

6. Dapat meminimalisir kehilangan arsip dan kerusakan pada arsip.

Salah satu tujuan dari proses penyelenggaraan kearsipan yang baik adalah menyimpan arsip dengan baik, mencegah kerusakan pada arsip, meminimalisir kehilangan arsip. Jadi, dengan kata lain sistem penyimpanan arsip harus mencegah campur tangan orang lain yang tidak bertanggung jawab, dan yang tidak berwenang.

2.4 Perencanaan Sistem Penyimpanan Arsip

Setiap apa saja yang mau dikerjakan pasti membutuhkan suatu rencana yang matang. Agar yang dikerjakan itu dapat berjalan dengan baik, dan dapat meminimalkan segala hal yang merugikan, beresiko dan menghambat.

12

Setiap sistem pasti mempunyai kelemahan atau kekurangan masing-masing. Dalam hal ini, perencanaan ( planning ) adalah salah satu faktor yang dapat menutupi kelemahan dan kekurangan sistem itu. Jadi, sama halnya dengan sistem penyimpanan arsip. Setiap sistem penyimpanan arsip pasti juga mempunyai kekurangan atau kelemahan masing-masing. Diperlukan suatu perencanaan untuk menutupi keterbatasan itu.

Perencanaan sistem penyimpanan arsip yang baik, harus mencakup pertanyaan-pertanyaan berikut ini:

1. Apa (what):

Pertanyaan yang menanyakan yang berhubungan dengan sistem arsip. Pertanyaan tersebut bisa seperti: jenis arsip apa yang diurus, perlengkapan apa saja yang mendukung sistem penyimpanan arsip tersebut, apa kekurangan dan kelemahan menerapkan sistem arsip tersebut.

2. Mengapa (why):

Bisa menanyakan, mengapa harus menerapkan sistem penyimpanan arsip yang seperti ini pada instansi/lembaga tersebut.

3. Dimana (where)

Disini menanyakan proses penyimpanan arsip tersebut dilakukan. Pertanyaan ini yang menentukan, dimana arsip tersebut disimpan, dimana pegawai kearsipan bekerja.

4. Kapan (when)

Menanyakan tentang, kapan proses penyimpanan arsip tersebut dilakukan.

5. Siapa (who)

Siapa digunakan untuk menanyakan siapa yang bekerja di bidang penyimpanan arsip, siapa yang bertanggungjawab penuh atas penyimpanan arsip tersebut.

6. Bagaimana (how)

Bagaimana disini menanyakan, proses penyimpanan arsip. Atau bisa juga bertanya tentang langkah-langkah dalam menyimpan arsip yang diterapkan.

2.5 Macam-Macam Sistem Penyimpanan Arsip

Dalam bidang kearsipan, sistem penyimpanan arsip adalah salah satu kegiatan yang wajib dilakukan suatu instansi/lembaga. Dalam hal ini, penyimpanan arsip

13

dikatakan baik apabila, suatu arsip yang dicari dapat ditemukan kembali dengan mudah, cepat dan efisien. Setiap sistem penyimpanan arsip mempunyai kelebihan dan kekurangan masing-masing. Jadi, sistem penyimpanan arsip harus sesuai dengan kebutuhan dari instansi/lembaga itu. Ini dilakukan agar mempermudah unit kerja dari bidang kearsipan instansi/lembaga. Menurut Wursanto (1991 : 26) pada dasarnya sistem penyimpanan arsip/filling system ada 5 macam sebagai berikut:

1. Sistem abjad (alphabetic filing systems)

2. Sistem subyek (subject filing systems)

3. Sistem tanggal (chronologic filing systems)

4. Sistem nomor (number filing systems)

5. Sistem wilayah (geographic filing systems)

2.5.1. Sistem Abjad (Alphabetic filing systems)

Sistem penggolongan menurut abjad adalah sistem penyimpanan arsip yang didalamnya terdapat nama orang, nama organisasi, nama wilayah, ataupun nama pokok soal yang disimpan menurut urutan abjad dari A-Z. Abjad yang dipergunakan adalah abjad huruf pertama dari suatu nama setelah nama-nama itu. Setelah nama-nama itu di indeks, barulah disusun menurut abjad.

Untuk memahami ketentuan dalam menentukan urutan nama yang menggunakan sistem abjad, ada beberapa contoh agar dapat lebih mudah dalam memahaminya. Contohnya sebagai berikut:

1. Nama orang:

Nama orang tunggal: contoh yang belum diabjad:

Lindung

Alar

Hendra

Ketiga nama ini bila sudah diabjad menjadi:

Alar

Hendra

14

Nama orang yang menggunakan nama keluarga. Contoh yang belum diabjad:

Parlindungan Sihaloho

Alar Tumangger

Kartison Simanjuntak

Ketiga nama ini bila sudah diabjad menjadi:

Sihaloho, Parlindungan Simanjuntak, Kartison

Tumangger, Alar

Nama orang yang menggunakan gelar:

Contoh beberapa nama gelar yang belum diabjad:

Prof. Arco Hasugian

Ir. Riski Faldes Tarigan

Mayjen Junaedi Simanullang

Bila sudah diabjad akan menjadi:

Arco Hasugian (Prof)

Junaedi Simanullang (Mayjen)

Riski Faldes Tarigan (Ir)

2. Nama organisasi:

Nama organisasi disusun berdasarkan nama utuh dari nama organsisai tersebut, misalnya:

Dinas Tata Ruang dan Permukiman

Badan Pengawas Pemilu

15

Bila contoh nama-nama organisasi diatas diurutkan menjadi:

Badan Pengawas Pemilu

Dinas Tata Ruang dan Permukiman

Lembaga Swadaya Masyarakat

3. Nama perusahaan:

Contoh dari nama-nama perusahaan yang belum diabjadkan:

Perum Askes

Fa. Dua Sekawan

PT. Kimia Farma

Bila sudah diabjadkan menjadi:

Asuransi Kesehatan, Perusahaan Umum

Dua Sekawan, Firma

Kimia Farma, Perseroan Terbatas

4. Nama instansi pemerintah:

Contoh beberapa nama instansi pemerintah yang belum diabjadkan:

Badan Lingkungan Hidup

Departemen Sosial

Departemen Dalam Negeri

Nama-nama diatas bila sudah diabjadkan akan menjadi:

Lingkungan Hidup (Badan)

Dalam Negeri (Departemen)

Sosial (Departemen)

2.5.2. Sistem Subyek (Subject Filling Systems)

Sistem penyimpanan arsip menurut subyek berarti bisa dikatakan sistem yang penyimpanan berdasarkan pokok masalah/pokok urusan, masalah/urusan, atau sub masalah yang terkandung didalamnya kemudian diurutkan menurut abjad atau alfabetis.

16

Dalam sistem penggolangan subyek kita harus mengetahui poko masalah arsip tersebut, kemudian dibuatkan daftar indeksnya serta diurut berdasarkan abjad. Berikut ini adalah contoh dari daftar indeks dari arsip yang memiliki pokok masalah tentang kepegawaian yang telah disusun sesuai abjad, yaitu:

KEPEGAWAIAN

A. Cuti (sub subyek):

cuti bersalin

cuti sakit

cuti tahunan

B. Kesejahteraan (sub subyek):

Gaji

Tunjangan jabatan

Tunjangan kesehatan

Tunjangan keluarga

C. Pendidikan (sub subyek):

Dalam negri

Luar negri

D. Pengangkatan (sub subyek):

Calon pegawai

Pegawai negri sipil

Honor

Apabila sebuah arsip terdapat dua pokok masalah yang sama pentingnya, maka perlulah dibuat tunjuk silang. Misalnya dua arsip membahas dua soal “pegawai” dan “pemasaran” maka arsip bisa disimpan di bawah klasifikasi pegawai namun pada folder klasifikasi pemasaran perlu diselipkan catatan yang merujuk bahwa arsip tersebut dapat dilihat di bawah klasifikasi pemasaran.

2.5.3. Sistem Tanggal (Chronologic Filling Systems)

Penyimpanan arsip secara kronologis/tanggal berarti arsip disimpan secara urutan tanggal arsip tersebut yang tercantum didalamnya. Sistem penataan untuk

17

surat masuk berdasarkan tanggal penerimaan surat tersebut. Sedangkan untuk surat keluar berdasarkan tanggal surat itu dibuat. Dalam sistem kronologis penulisan indeks:

Contoh: kode 121212 berarti surat atau arsip

itu dibuat pada tanggal

12, bulan desember, pada

tahun 2012

Untuk mempermudah penemuan kembali menggunakan sistem penyimpanan tanggal, maka pada laci penyimpanan diberi bulan. Dan didalam laci, terdapat guide. Di guide diberi tahun. Kemudian di belakang guide terdapat folder-folder dan diberi tanggal menurut surat atau arsip itu dibuat dan dikeluarkan.

2.5.4. Sistem Nomor (Numberic Filling Systems)

Sistem nomor adalah sistem penyimpanan arsip berdasarkan “Nomor” yang terlebih dahulu telah ditetapkan pada berkas arsip sebagai kode.Sistem nomor ini biasanya digunakan organisas yang bergerak pada bidang tertentu yang menginginkan sistem penyimpanan dan temu-balik arsip klien nya berdasarkan angka. Misalnya: nomor anggota, Nomor Induk, Rekening dsb.

Menurut Amsyah ( 2001: 105 ) sistem numerik mengenal tiga metode, yakni:

a. Consequtive numbering method

Yaitu memberi kode arsip dengan nomor berurutan. Nomor dapat diambil dari satu digit( 0, 1, 2, 3, 4, dsb ) atau dua digit ( 00, 10, 20, 30, dsb ), atau labih dari tiga digit.

Contoh : 100 Kepegawaian100.01 Jabatan

100.02 Lamaran

100.03 Pelatihan

100.04 Cuti

b. Non Consequtive Numbering

Memberikan kode arsip dengan cara yang tidak berurutan, terbagi menjadi :

18

Metode ini biasanya digunakan untuk arsip yang lebih dari lima digit,agar menghindari kesalahan dalam pengarsipan karena keterbatasan sumber daya manusia dan sering terjadi kekeliruan dalam mengingat nomor yang hampir sama.Contoh : 221101

(a) Angka 01 kode laci(dua digit dari belakang)

(b) Angka 11 kode guide(dua digit dari tengah)

(c) Angka 22 kode folder(dua digit pertama)

b.2 Middle Digit

Perbedaan antara Middle Digit dan Terminal Digit hanyalah pada penentuan nomor laci . Untuk Middle Digit, nomor laci nya diambil dari tengah, nomor guide adalah dua digit di depan dan nomor folder dua digit dari belakang.

b.3 Nomor berlompat lompat ( Skip Numbering)

Cara penyimpanan arsip yang menggunakan penyusunan nomor yang tidak berurutan, berlompat-lompat dan biasanya terdapat jarak untuk setiap nomor. Cara penyimpanan seperti ini biasanya digunakan untuk file yang berjumlah banyak, karena cara ini dapat mengantisipasi pertambahan arsip.

b.4 Kode Blok

Cara penyimpanan yang memberikan nomor berjarak pada kategori tertentu, setiap divisi, yang menjadi pengenal kategori tersebut. Contoh :

a. Nomor 100-120 digunakan untuk Kepegawaian

b. Nomor 121-141 digunakan untuk Kearsipan, dan sebagainya.

b.5 Kode Kelompok

Hampir mirip dengan cara kerja DDC, metode ini juga membentuk kesatuan kode yang digunakan untuk topik utama, dan sub-sub bagian nya.

Contoh :

22101000 Kepegawaian

22101002 Penggajian

22101003 Libur pegawai

22101004 Libur cuti hamil

19

2.5.5. Sistem Wilayah atau Daerah( Geographical Filing System)

Sistem wilayah merupakan suatu sistem yang menyimpan arsip dan mengaturnya berdasarkan tempat atau daerah asal arsip. Hal ini dilakukan agar setiap surat yang berasal dari daerah yang sama, dapat disimpan ditempat yang sama pula. Sistem ini juga disebut sebagai sistem penyimpanan berdasarkan nama tempat. Contoh untuk sistem wilayah atau daerah adalah nama – nama provinsi di Indonesia:

1. Daerah Istimewa Aceh

2 .Sumatera Utara

3. Jawa Tengah

4. Bali

5. Daerah Istimewa Yogjakarta

2.6 Sistem Penemuan Kembali Arsip

Keberhasilan pelaksanaan manajemen arsip dinamis atau arsip aktif, akan terlihat bilamana smua bahan yang dibutuhkan mudah ditemukan kembali, dan mudah pula dikembalikan ketempat semula.Yang dikatakan sebagai penemuan kembali arsip adalah memastikan dimana arsip yang akan dipergunakan, disimpan dalam kelompok apa, disusun menggunakan sistem penyimpanan arsip apa, dan bagaimana cara pengambilan arsip tersebut.

Tujuan dari penemuan kembali arsip ini adalah untuk mengetahui apa isi yang terkandung didalam arsip tersebut, memastikan arsip tersebut tersimpan sesuai dengan ketentuannya, dan dapat dengan mudah memperoleh arsip yang diinginkan dari pengguna arsip tersebut.

Salah satu hal penting yang sering diabaikan dalam penemuan kembali arsip ialah tidak melakukan pencatatan dalam transaksi peminjaman arsip. Kita sering meminjam arsip tanpa melalui bukti tertulis, atau hanya meminjam lisan saja. Bahakan mungkin juga kita sering tanpa ada sepengetahuan atau seijin petugas yang bersangkutan. Akibat kegiatan yang tidak sesuai dengan prosedur yang ada, maka yang arsip yang dipinjam akan tercecer, ataupun bisa juga hilang. Oleh karena itu, kita sebagai pengguna arsip harus menaati prosedur yang sudah ada dibuat.

20 BAB III

SISTEM PENYIMPANAN ARSIP PADA KANTOR PERPUSTAKAAN, ARSIP DAN DOKUMENTASI KABUPATEN DELI SERDANG 3.1 Sejarah Kantor Perpustakaan, Arsip, dan Dokumentasi Kabupaten Deli Serdang

Berdasarkan Peraturan Daerah Kabupaten Daerah Tingkat II Deli Serdang Nomor 12 Tahun 1986 tentang Susunan Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Wilayah/Daerah Tingkat II Deli Serdang dan Sekretariat Dewan Perwakilan Daerah Kabupaten Tingkat II Deli Serdang, dalam lembaran daerah Kabupaten Daerah Tingkat II Deli Serdang Nomor : 1 tahun 1987 seri D No. 1. Perpustakaan sudah ada bagian HK dan Organisasi dan tata laksana di bawah naungan asisten bidang Pemerintahan (Assisten 1).

Pada pasal 20 bagian Hukum, Organisasi dan Tata Laksana terdiri atas : Sub Bagian Perundang-undangan, Sub Bagian Tata HK, Sub Bagian Organisasi dan Tata Laksana, Sub Bagian Perpustakaan.

Kemudian pada tahun 1992 berdasarkan peraturan Daerah Kabupaten Daerah Tingkat II Deli Serdang Nomor 2 tahun 1992 tentang susunan Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Wilayah/Daerah Tingkat II Deli Serdang dan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kabupaten Daerah Tingkat II Deli Serdang. Dalam lembaran Daerah Kabupaten Daerah Tingkat II Deli Serdang Nomor : 10 tahun 1992 seri D No. 6. Sub batgian Organisasi dan tata laksana berdiri sendiri menjadi Bagian Organisasi. Di bawah naungan Assisten Administrasi (assisten III).

Pada Pasal 57 Bagian Organisasi terdiri dari : Sub Bagian Kelembagaan, Sub Bagian Ketata Laksanaan, Sub Bagian Perpustakaan, Sub Bagian Pengolahan Data.

Pada tahun 1999 berdasarkan Surat Menteri dalam negeri nomor: 061/629/SJ. Tanggal Februari 1996 dan surat Kepala Perpustakaan Nasional Provinsi Sumatera Utara Nomor : 887/602/G/3.99 tanggal 11 Maret 1999 serta surat Gubenur KDH TK. I Sumatera Utara Nomor : 041/6328 tanggal 21 April 1999, sub bagian Perpustakaan Mengusulkan kepada Menteri Dalam Negeri

21

untuk berdiri sendiri menjadi Kantor Perpustakaan Umum Kabupaten Deli Serdang.

Hal ini mendapat persetujuan Menteri Dalam Negeri dengan susunan Organisasi dan tata kerja Perpustakaan Umum, berpedoman kepada Keputusan Menteri Dalam Negeri Nomor : 56 tahun 1994 serta di tetapkan dengan Peraturan Daerah sdan di undangkan dalam lembaran daerah sesuai pasal 113 UU Nomor : 22 tahun 1999 tentang pemerintahan daerah.

Pada tahun 2000 sub bagian perpustakaan berdiri sendiri menjadi kantor Perpustakaan Umum Kabupaten Deli Serdang, yang ditetapkan berdasarkan Peraturan Daerah nomor : 45 tahun 2000 tentang Organisasi lembaga teknis Daerah Kabupaten Deli Serdang. Dalam Lembaran Daerah Kabupaten Deli Serdang Nomor : 63 tahun 2000, yang kemudian diadakan perubahan pertama peraturan daerah tersebut menjadi peraturan daerah Nomor 13 tahun 2002.

Pasal 66 Susunan Organisasi Kantor Perpustakaan Umum Kabupaten Deli Serdang terdiri atas : Kepala Kantor, Sub Bagian Tata Usaha, Seksi akusisi dan Pengolahn, Kelompok Jabatan Fungsional

Berdasarkan PP Nomor : 41 tahun 2007 tentang organisasi perangkat daerah yang ditindak lanjuti dengan PERDA Deli Serdang Nomor : 5 tahun 2007 Tentang Pembentukan Organisasi Tata Kerja Perangkat Daerah Kabupaten Deli Serdang, yang intinya Penggabungan Kantor Perpustakaan dan Kantor Arsip menjadi Kantor Perputakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Deli Serdang. Susunan Organisasi Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Deli Serdang :

a) Kepala Kantor

b) Sub Bagian Tata Usaha c) Seksi Perpustakaan d) Seksi Arsip

e) Seksi Dokumentasi

22

3.2 Visi dan Misi Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Deli Serdang

Visi

Masyarakat cerdas, berwawasan luas, dan sebagai sumber sarana informasi berbasis teknologi.

Misi

1. Mengembangkan budaya dan meningkatkan pembinaan.

2. Mewujudkan masyarakat gemar membaca dan pemberdayaan perpus yang ada di Kabupaten deli Serdang.

3. Mewujudkan pelayanan berbasis teknologi bagi pemustaka

4. Mewujudkan penyelamat dan pelestarian dokumen arsip sebagai sumber dokumentasi.

5. Mewujudkan tata kelola lembaga yang berbasis teknologi didukung sumber daya dan aparatur yang berkualitas.

3.3 Tujuan Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Deli Serdang

1. Meningkatkan minat dan budaya baca masyarakat dan pelajar.

2. Meningkatkan pembinaan terhadap perpustakaan yang ada di Kabupaten Deli Serdang.

3. Meningkatkan saran dan prasarana perpustakaan berbasis teknologi dan informasi.

4. Pengolahan dan pelestarian arsip.

5. Meningkatakn kualitas pelayanan publik berbasis komputerisasi.

6. Meningkatkan kualitas sumber daya manusia dalam pengolahan dan pemanfaatan arsip.

7. Meningkatkan kualitas dan kuantitas sarana dan prasarana dalam meningkatkan kinerja aparatur.

23

3.4 Fungsi Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Deli Serdang

Dalam pasal 145, Kantor perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi mempunyai fungsi :

1. Perumusan kebijakan teknis di bidang Perpustakaan, arsip dan Dokumentasi.

2. Pemberian dukungan atas penyelenggaraan pemerintahan sesuai dengan bidang Perpustakaan, Arsip dan dokumentasi.

3.5 Tugas Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Deli Serdang

Pelakasanaan tugas lain yang diberikan oleh Bupati di bidang Perpustakaan, Arsip dan dokumentasi adalah :

1. Pengolahan administrasi umum yang meliputi kesekretariatan, program, kepegawaian, keuangan, perlengkapan dan organisasi dibidang Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi.

2. Pengolahan Unit Pelaksanaan Teknis di bidang Perpustakaan, Arsip dan Doumentasi.

3.6 Struktur Organisasi Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Deli Serdang

Struktur organisasi sangat diperlukan dalam organisasi, yang berfungsi sebagai pedoman dalam proses kegiatan kerja di satu unit organisasi atau instansi. Dengan adanya struktur organisasi maka pekerjaan dapat terorganisir dengan baik. Organisasi perpustakaan merupakan himpunan orang-orang yang bekerja sama untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan dalam rangka mengelola perpustakaan. Dengan dibentuknya struktur organisasi di perpustakaan, maka dapat diketahui dengan jelas gambaran tentang kedudukan serta tugas-tugas yang harus dilakukan di organisasi perpustakaan tersebut.

Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Deli Serdang juga memiliki struktur organisasi. Adapun struktur organisasi Kantor

24

Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Deli Serdang adalah sebagai berikut:

Gambar 1:Struktur Organisasi Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Deli Serdang

Sumber: Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Deli Serdang

Perpustakaan yang berhasil adalah perpustakaan yang dapat memberikan pelayanan yang maksimal kepada pengguna perpustakaan. Agar pelayanan yang diberikan kepada pengguna perpustakaan dapat terselenggara secara maksimal, tidak terlepas dari keberadaan, kemampuan dari petugas perpustakaan. Perpustakaan seharusnya dikelola oleh petugas yang berlatar belakang pendidikan perpustakaan atau setidaknya sudah pernah mendapatkan pelatihan kepustakawanan, agar lebih mengetahui tata cara dalam pengolahan bahan pustaka yang baik dan dapat memberikan pelayanan semaksimal mungkin kepada pengguna perpustakaan.

Perpustakaan Umum Kabupaten Deli Serdang dikelola oleh sembilan orang petugas, dua diantaranya berpendidikan S1 Perpustakaan sedangkan tujuh petugas lainnya berpendidikan Non S1 Perpustakaan. Petugas yang tidak

KEPALA KANTOR

SUB BAGIAN TATA USAHA KELOMPOK

JABATAN

SEKSI DOKUMENTASI SEKSI

PERPUSTAKAAN

SEKSI ARSIP

25

mempunyai latar belakang pendidikan perpustakaan, sudah pernah mengikuti pelatihan kepustakawanan. Karena sudah pernah mengikuti pelatihan, maka petugas Perpustakaan Umum Kabupaten Deli Serdang sudah mengetahui bagaimana cara pengelohan perpustakaan yang baik.

3.6.1 Rincian Tugas

Pada Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Deli Serdang mempunyai rincian tugas sebagai berikut:

Kepala Kantor Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi

1. Menerima petunjuk dan arahan sesuai disposisi atasan.

2. Memberi petunjuk, membagi tugas dan membimbing bawahan agar pelaksaan tugas berjalan lancar dan tertib.

3. Merumuskan kebijakan teknis serta pelayanan penunjang penyelenggaraan Pemerintahan dibidang Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi.

4. Menyusun rencana dan program dibidang Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi.

5. Melaksanakan pengadaan, pengumpulan, pengolahan, penyimpanan, perawatan dan penyajian serta pengolaan bahan pustaka, karya cetak serta karya rekam Pemerintah Kabupaten Deli Serdang.

6. Melakukan penerimaan, pengumpulan, mensistematiskan dan mengelola Arsip in aktif dan dokumentasi dilingkungan Pemerintah Kabupaten Deli Serdang.

7. Melakukan penataan, penyimpanan, pemeliharaan dan penemuan kembali arsip in aktif dan dokumentasi daerah Kabupaten Deli Serdang.

8. Melaksanakan akusisi, penyusutan arsip daerah serta melakukan penilaian dan penyerahan arsip statis daerah kepada Arsip Nasional. 9. Memberikan bimbingan, pengembangan dan pelayanan kearsipan

kepada Pimpinan dan Petugas kearsipan daerah dalam penanganan kearsipan dan dokumentasi tentang sistem pelaksanaannya.

26

10. Menyelanggarakan hubungan kerjasama dengan instansi terkait menyangkut bidang pengembangan serta pembinaan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi.

11. Menyelenggarakan hubungan kerjasama dengan Perpustakaan Nasional RI dan perpustakaan Propinsi Sumatera Utara menyangkut bidang Pengembangan Pengelolan Perpustakaan, Pembianaan Perpustakaan dan Pendayagunaan Perpustakaan.

12. Merencanakan penyelengagaraan pendidikan dan latihan serta pembinaan sumber daya manusia dibidang Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi.

13. Melaksanakan pengelolaan Perpustakaan keliling dan pembinaan Perpustakaan Desa dilingkungan Pemerintah Kabupaten Deli Serdang. 14. Melaksanakan urusan ketatausahaan dalam bidang Perpustakaan,

Arsip dan Dokumentasi.

15. Menyusun laporan sesuai hasil yang telah dicapai sebagai pertanggung jawaban pelaksanaan tugas.

16. Menilai hasil kerja bawahan dengan mengisi buku catatan penilaian sebagai bahan penilaian DP-3.

17. Melaksanakan tugas lain yang diperintahkan oleh atasan.

Kepala Sub Bagian Tata Usaha

1. Menerima petunjuk dan arahan sesuia disposisi atasan.

2. Memberi petunjuk, membagi tugas dan membimbing bawahan agar pelaksanaan tugas berjalan lancar dan tertib.

3. Mengkoordinasikan penyusunan program dan penyelenggaraan tugas-tugas seksi secara terpadu dan tugas-tugas pelayanan administratif.

4. Melaksanakan pengelolaan administrasi umum. 5. Melaksanakan pengelolaan administrasi kepegawaian 6. Melaksanakan pengelolaan administrasi perlengkapan. 7. Melaksanakan pengelolaan administrasi program. 8. Melaksanakan pengelolaan administrasi keuangan.

27

9. Melaksanakan penyusunan kebutuhan barang dan alat kelengkapan kantor.

10. Melaksanakan pengelolaan surat menyurat, arsip dan dokumentasi lainnya.

11. Melaksanakan kebersihan lingkungan kantor dan bertanggung jawab atas keamaanan kantor.

12. Melasanakan pengawasan disiplin pegawai, budaya bersih, budaya kerja dan budaya tertib.

13. Mempersiapkan penyelanggaraan rapat dinas dan mempersiapkan Surat Perintah Tugas bagi Pegawai yang akan melaksanakan tugas. 14. Melakukan monitoring dan evaluasi terhadap pelaksanaan tugas. 15. Memelihara, merawat, menjaga dan mengawasi inventaris kantor. 16. Menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan tentang

langkah-langkah yang perlu diambil dengan ketentuan yang berlaku. 17. memeriksa, mengecek, mengoreksi, mengontrol, merencanakan

kegiatan dan membuat laporan pelaksanaan tugas.

18. Menyampaikan laopran pelaksanaan tugas kepada atasan sesuia hasil yang telah dicapai sebagai pertanggung jawab pelaksanaan tugas. 19. Menilai prestasi kerja bawahan dengan membuat catatan dalam buku

penilaian sebagai bahan pertimbangan dalam membuat DP-3 bawahaan.

20. Melaksanakan tugas lain yang diperintahkan oleh atasan.

Kepala Seksi Perpustakaan

1. Menerima petunjuk dan arahan sesuai rincian atasan.

2. Memberi petunjuk, membagi tugas dan membimbing bawahan agar pelaksanaan tugas berjalan lancar dan tertib.

3. Memeriksa, mengecek, mengoreksi, mengontrol, merencanakan kegiatan dan membuat laporan pelaksanaan tugas.

4. Melaksanakan tugas-tugas yang berhubungan dengan perpustakaan. 5. Menghimpun dan mempelajari serta mengevaluasi peraturan yang

28

6. Melakukan penataan, pemeliharaan, pelayanan Perpustakaan Umum Daerah Kabupaten Deli Serdang.

7. Melaksanakan kegiatan perpustakaan keliling dan pembinaan perpustakaan desa di lingkungan Pemerintahan Kabupaten Deli Serdang.

8. Menyiapkan bahan kebijakan teknis dibidang pembinaan, pengembangan, pengolahan dan pendayagunaan perpustakaan dalam rangka pelestarian bahan pustaka sebagai hasil budaya serta pelayanan informasi ilmu pengetahuan, teknologi dan kebudayaan.

9. Menyiapkan bahan kebijakan teknis pelaksanaan kegiatan pelayanan menyangkut hakekat serta fungsi layanan, sifat serta sistem layanan, waktu serta tempat layanan, bahan pustaka yang dilayankan, masyarakat yang dilayani, jenis-jenis pelayanan, upaya meningkatkan layanan dan pengolahan layanan.

10. Menyelenggarakan bimbingan dan promosi perpustakaan serta pameran perpustakaan untuk memikat pembaca, membiasakan membaca, meningkatkan ketrampilan membaca, meningkatkan masyarakat terhadap perpustakaan dan teknik meningkatkan minat baca.

11. Membina koleksi menyangkut cara-cara memilih dan mengumpulkan bahan pustaka.

12. Mengolah bahan pustaka dengan cara mengkatalogisasi, membuat kartu katalog dan mengatur bahan-bahan di rak menurut sistem klasifikasi dalam keadaan siap pakai.

13. Mempersiapkan bahan-bahan dalam memberdayakan Perpustakaan Desa dibidang pengolahan, penyimpanan, perawatan dan pelayanan. 14. Menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan tentang

langkah-langkah yang perlu diambil dengan ketentuan yang berlaku. 15. Menyampaikan laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sesuai hasil

29

16. Menilai prestasi kerja bawahan dengan membuat catatan dalam buku penilaian sebagai bahan pertimbangan dalam pembuatan DP-3 bawahan.

17. Melaksanakan tugas lain yang diperintahkan oleh alasan.

Kepala Seksi Arsip

1. Menerima petunjuk dan arahan sesuai rincian atasan.

2. Memberi petunjuk, membagi tugas dan membimbing bawahan agar pelaksanaan tugas berjalan lancar dan tertib.

3. Memeriksa, mengecek, mengoreksi, mengontrol, merencanakan kegiatan dan membuat laporan pelaksanaan tugas.

4. Melaksanakan tugas-tugas yang berhubungan dengan arsip.

5. Menyusun dan merencanakan petunjuk teknis kegiatan bimbingan kearsipan dibidang pencatatan, pengendalian, pemindahan, penyusutan, pemusnahan dan pemeliharaan terhadap arsiparis di Kecamatan, Desa dan Kelurahan.

6. Menyusun rencana dan mengembangan peningkatan arsiparis yang profesional melalui pendidikan dan pelatihan formal secara kedinasan. 7. Menyimpan bahan-bahan arsip in-aktif yang telah diklasifikasikan

menurut jenisnya dan mempunyai nilai guna arsip setelah dipisahkan (dipilah-pilah) oleh kelompok arsiparis.

8. Menyiapkan, menyimpan, memelihara dan menyelamatkan bahan kerja sama teknik jaringan informasi kearsipan dengan lembaga, badan arsip di dalam dan di luar negeri.

9. Melayani Instansi pemerintah, swasta dan masyarakat yang membutuhkan arsip sesuai prosedur yang berlaku.

10.Menyampaikan saran dan pertimbangan kepada atasan tentang langkah-langkah yang perelu diambil dengan ketentuan yang berlaku. 11.Menyampaikan laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sesuai hasil

30

12.Menilai prestasi kerja bawahan dengan membuat catatan dalam buku penilaian sebagai bahan pertimbangan dalam pembuatan DP-3 bawahan.

13.Melaksanakan tugas lain yang diperintahkan oleh alasan.

Kepala Seksi Dokumentasi

1. Menerima petunjuk dan arahan sesuai rincian atasan.

2. Memberi petunjuk, membagi tugas dan membimbing bawahan agar pelaksanaan tugas berjalan lancar dan tertib.

3. Memeriksa, mengecek, mengoreksi, mengontrol, merencanakan kegiatan dan membuat laporan pelaksanaan tugas.

4. Melaksanakan tugaas-tugas yang berhubungan dengan Dokumentasi. 5. Menghimpun dan mempelajari peraturan yang berlaku di bidang

dokumentasi.

6. Menghimpun, ,menyimpan dan merawat dokumen-dokumen yang bernilai guna dalam kegiatan Pemerintah Kabupaten Deli Serdang. 7. Melayani Instansi Pemerintahan, Swasta, dan Masyarakat yang

membutuhkan dokumen sesuai peratuan dan prosedur yang berlaku. 8. Mengadakan bimbingan dan pembinaan penanganan dokumentasi di

lingkungan Pemerintahan Kabuataen Deli Serdang.

9. Menyampaikan saran dan pertimbangan kepada alasan tentang langkah-langkah yang perlu diambil dengan ketentuan yang berlaku. 10.Menyampaikan laporan pelaksanaan tugas kepada atasan sesuai hasil

yang telah dicapai sebagai pertanggung jawaban pelaksaan tugas, 11.Menilai prestasi kerja bawahan dengna membuat catatan dalam buku

penilain sebagai bahan pertimbangan dan pembuatan DP-3 bawahan. 12.Melaksanakan tugas lain yang diperintahkan oleh atasan.

31

3.7 Sistem Penyimpanan Arsip Pada Kantor Perpustakaan, Arsip, dan Dokumentasi Kabupaten Deli Serdang

Sistem penyimpanan arsip menurut wilayah bisa diartikan sistem penyimpanan dokumen, berkas, dan arsip yang dijadikan pedoman untuk menyimpan dan menemukan kembali arsip dengan berdasarkan wilayah dari pengirim surat atau wilayah yang dikirim surat. Sistem wilayah disebut juga sebagai sistem nama tempat atau sistem nama lokasi.

Dalam penerapan sistem penyimpanan berdasarkan wilayah perlu terlebih dahulu dibuat klasifikasi wilayah untuk memudahkan pensortiran dokumen, arsip, ataupun surat. Sistem wilayah dapat dikelola menurut tiga tingkatan, yaitu menurut nama negara atau wilayah, nama pembagian wilayah administrasi negara atau wilayah, dan nama pembagian wilayah administrasi khusus.

Dalam bidang kearsipan, sistem penyimpanan arsip adalah salah satu kegiatan yang wajib dilakukan suatu instansi/lembaga. Sistem penyimpanan arsip dikatakan baik apabila, suatu arsip yang dicari dapat ditemukan kembali dengan mudah, cepat dan efisien. Setiap sistem penyimpanan arsip mempunyai kelebihan dan kekurangan masing-masing. Jadi, sistem penyimpanan arsip harus sesuai dengan kebutuhan dari instansi/lembaga itu. Ini dilakukan agar mempermudah unit kerja dari bidang kearsipan instansi/lembaga.

Sistem penyimpanan arsip yang digunakan pada Kantor Perpustakaan, Arsip, dan Dokumentasi Kabupaten Deli Serdang adalah sistem wilayah (Geographical Filing System). Dalam hal ini, Kantor Perpustakaan, Arsip, dan Dokumentasi menyimpan menurut wilayah yang berada di Kabupaten Deli Serdang dan disekitarnya. Prosedur sistem penyimpanan arsip yaitu: arsip yang mau disimpan harus disortir menurut wilayah kerjanya, kemudian arsip tersebut diklasifikasikan menurut nomor wilayah dan nomor urut berdasarkan urutan yang sudah ada tertera pada lemari penyimpanan arsip. Kemudian arsip yang sudah disortir dan diklasifikasi, arsip tersebut dimasukkan kedalam kertas chating, dan dilampirkan label atau kode. Arsip yang disimpan pada kantor ini adalah arsip in aktif, arsip statis, dan arsip dinamis.

32

3.8 Sistem Penemuan Kembali Pada Kantor Perpustakaan, Arsip, dan Dokumentasi Kabupaten Deli Serdang

Setiap bidang kearsipan, penyimpanan arsip dikatakan berhasil, apabila sistem penemuan kembali pada instansi/lembaga tersebut mudah dipahami, efisien, dan dapat menghemat waktu kerja dari seorang pegawai. Hal sebaliknya, apabila penemuan kembali arsip susah dipahami, susah dijalankan, dan tidak menghemat waktu, maka bisa dikatakan bahwa penyimpanan arsip yang diterapkan pada instansi/lembaga tersebut sudah gagal atau kurang sesuai dengan instansi/lembaga tersebut.

Pada Kantor Perpustakaan, Arsip, dan Dokumentasi Kabupaten Deli Serdang, sistem penyimpanan arsip yang diterapkan adalah sistem penyimpanan menurut wilayah. Prosedur penemuan kembali arsip pada Kantor Perpustakaan, Arsip, dan Dokumentasi Kabupaten Deli Serdang adalah sebagai berikut:

Gambar III: Prosedur Penemuan Kembali Arsip Pada Kantor Perpustakaan, Arsip, dan Dokumentasi Kabupaten Deli Serdang

Sumber: Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Deli Serdang Pencari

Arsip

Kepala Seksi Arsip Kepala Kantor Perpustakaaan,

Arsip, dan Dokumentasi

Petugas Pencari Arsip (Staf Arsip) Bupati Kabupaten

Deli Serdang

Pencari Arsip Bupati Kabupaten

33

Keterangan dari gambar bagan diatas yaitu: pencari arsip membuat surat permohonan pencarian arsip yang ditujukan kepada Bupati Kabupaten Deli Serdang. Kemudian Bupati memerintahkan Kepala Perpustakaan, Arsip, dan Dokumentasi untuk mencari arsip yang dibutuhkan oleh pencari arsip. Setelah itu, Kepala Perpustakaan, Arsip, dan Dokumentasi memerintahkan Kepala Seksi Bagian arsip untuk mencari arsip yang diminta oleh pencari arsip. Kepala Seksi Bagian arsip memerintahkan petugas pencari arsip (staf arsip) untuk mencari arsip yang dimaksud pencari arsip. Kepala Perpustakaan, Arsip, dan Dokumentasi menyurati Bupati apabila arsip yang dicari ditemukan atau pun tidak ditemukan. Dan yang terakhir, Bupati memberitahukan kepada pencari arsipapabila arsip tersebut ditemukan ataupun tidak ditemukan pada depot arsip Kantor Perpustakaan, Arsip, dan Dokumentasi Kabupaten Deli Serdang secara lisan maupun secara tertulis.

34 BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN 4.1 Kesimpulan

Dari uraian tulisan ini maka dapat ditarik beberapa kesimpulan, sistem penyimpanan arsip yang digunakan pada Kantor Perpustakaan, Arsip, dan Dokumentasi Kabupaten Deli Serdang yaitu:

1. Sistem penyimpanan arsip yang diterapkan pada Kantor Perpustakaan, Arsip, dan Dokumentasi Kabupaten Deli Serdang adalah sistem penyimpanan arsip menurut wilayah. Daerah-daerah yang meliputi wilayah kabupaten Deli Serdang yaitu: terdiri 22 kecamatan, 380 desa, dan 14 kelurahan. Yang terdiri dari 22 kecamatan itu adalah dataran pantai terdiri dari 4 kecamatan (Hamparan Perak, Labuhan Deli, Percut Sei Tuan, dan Pantai Labu), dataran rendah terdiri dari 11 kecamatan (Sunggal, Pancur Batu, Namorambe, Deli Tua, Batang Kuis, Tanjung Morawa, Patumbak, Lubuk Pakam, Pagar Merbau, dan Galang), dan dataran tinggi terdiri dari 7 kecamatan (Kutalimbaru, Sibolangit, Biru-biru, STM Hilir, STM Hulu, Gunung Meriah, dan Bangun Purba). 2. Arsip-arsip yang ditangani Kantor Perpustakaan, Arsip, dan

Dokumentasi Kabupaten Deli Serdang yaitu: arsip dinamis, arsip statis, dan arsip in aktif.

3. Dalam penemuan kembali arsip dibutuhkan proses yang sesuai dengan prosedur yang sudah ada. Berikut adalah proses penemuan kembali arsip pada Kantor Perpustakaan, Arsip, dan Dokumentasi Kabupaten Deli Serdang, yaitu: pencari arsip membuat surat permohonan pencarian arsip yang ditujukan kepada Bupati Kabupaten Deli Serdang. Kemudian Bupati memerintahkan Kepala Perpustakaan, Arsip, dan Dokumentasi untuk mencari arsip yang dibutuhkan oleh pencari arsip. Setelah itu, Kepala Perpustakaan, Arsip, dan Dokumentasi memerintahkan Kepala Seksi Bagian arsip untuk mencari arsip yang diminta oleh pencari

35

arsip. Kepala Seksi Bagian arsip memerintahkan petugas pencari arsip (staf arsip) untuk mencari arsip yang dimaksud pencari arsip. Kepala Perpustakaan, Arsip, dan Dokumentasi menyurati Bupati apabila arsip yang dicari ditemukan atau pun tidak ditemukan. Dan yang terakhir, Bupati memberitahukan kepada pencari arsipapabila arsip tersebut ditemukan ataupun tidak ditemukan pada depot arsip Kantor Perpustakaan, Arsip, dan Dokumentasi Kabupaten Deli Serdang secara lisan maupun secara tertulis.

Penemuan kembali arsip pada Kantor Perpustakaan, Arsip, dan Dokumentasi Kabupaten Deli Serdang diketahui oleh Bupati setempat.

4.2 Saran

1. Sarana dan prasarana untuk menunjang penyimpanan arsip harus ditingkatkan, seperti: ruang penyimpanan arsip, penambahan lemari, folder, dan guide.

2. Lebih teliti dalam menyimpan arsip agar dalam penemuan kembali arsip dapat lebih cepat, dan tepat.

3. Menambah pegawai/staf yang ahli dalam bidang kearsipan agar lebih cepat proses penyimpanan dan penemuan kembali arsip pada Kantor Perpustakaan, Arsip, dan Dokumentasi Kabupaten Deli Serdang.

36

DAFTAR PUSTAKA

Agus Sugiarto & Teguh Wahyono. Manajemen Kearsipan Modern. Gava Media, 2006.

Amsyai, Zulkifli. Manajemen Kearsipan. Jakarta : Gramedia, 2001.

Barthos, Basir. Manajemen Kearsipan. Jakarta : Bumi Aksara, 2005.

____________ Manajemen Kearsipan untuk Lembaga Negara, Swasta, dan Perguruan Tinggi. Jakarta : Bumi Aksara, 2007.

https://dian4nggraeni.wordpress.com/2013/01/29/penemuan-kembali-arsip/ 19Oktober 2015/pukul 23.45 wib.

Martono, Boedi. Sistem Kearsipan Praktis, Penyusutan, dan Pemeliharaan Arsip. Jakarta : Pustaka Sinar Harapan, 1990

Maulana, M.N. Administrasi Kearsipan. Jakarta : Bhatara Karya Aksara, 1982.

Peraturan Pemerintah No. 34 Tahun 1971.

Peraturan Menteri Dalam Negeri No. 78 Tahun 2012

Sedarmayanti. Tata Kearsipan Dengan Memanfaatkan Teknologi Modern. Bandung : Mandar Maju, 2003.

Sukoco, Badri M. Manajemen Administrasi Perkantoran. Jakarta : Erlangga, 2006.

Sulistyo-Basuki. Manajemen Arsip Dinamis Jakarta : Gramedia Pustaka Utama, 2003.

Suraja, Yohanes. Manajemen Kearsipan. Malang : Dioma Universitas Terbuka, 2006.

Sutarto, Sekretaris dan Tata Warkat. Yogyakarta : Gadjah Mada University Press, 1997.

Wursanto, Ig. Kearsipan 1. Yogyakarta : Kanisius, 1991.

31

3.7 Sistem Penyimpanan Arsip Pada Kantor Perpustakaan, Arsip, dan Dokumentasi Kabupaten Deli Serdang

Sistem penyimpanan arsip menurut wilayah bisa diartikan sistem penyimpanan dokumen, berkas, dan arsip yang dijadikan pedoman untuk menyimpan dan menemukan kembali arsip dengan berdasarkan wilayah dari pengirim surat atau wilayah yang dikirim surat. Sistem wilayah disebut juga sebagai sistem nama tempat atau sistem nama lokasi.

Dalam penerapan sistem penyimpanan berdasarkan wilayah perlu terlebih dahulu dibuat klasifikasi wilayah untuk memudahkan pensortiran dokumen, arsip, ataupun surat. Sistem wilayah dapat dikelola menurut tiga tingkatan, yaitu menurut nama negara atau wilayah, nama pembagian wilayah administrasi negara atau wilayah, dan nama pembagian wilayah administrasi khusus.

Dalam bidang kearsipan, sistem penyimpanan arsip adalah salah satu kegiatan yang wajib dilakukan suatu instansi/lembaga. Sistem penyimpanan arsip dikatakan baik apabila, suatu arsip yang dicari dapat ditemukan kembali dengan mudah, cepat dan efisien. Setiap sistem penyimpanan arsip mempunyai kelebihan dan kekurangan masing-masing. Jadi, sistem penyimpanan arsip harus sesuai dengan kebutuhan dari instansi/lembaga itu. Ini dilakukan agar mempermudah unit kerja dari bidang kearsipan instansi/lembaga.

Sistem penyimpanan arsip yang digunakan pada Kantor Perpustakaan, Arsip, dan Dokumentasi Kabupaten Deli Serdang adalah sistem wilayah (Geographical Filing System). Dalam hal ini, Kantor Perpustakaan, Arsip, dan Dokumentasi menyimpan menurut wilayah yang berada di Kabupaten Deli Serdang dan disekitarnya. Prosedur sistem penyimpanan arsip yaitu: arsip yang mau disimpan harus disortir menurut wilayah kerjanya, kemudian arsip tersebut diklasifikasikan menurut nomor wilayah dan nomor urut berdasarkan urutan yang sudah ada tertera pada lemari penyimpanan arsip. Kemudian arsip yang sudah disortir dan diklasifikasi, arsip tersebut dimasukkan kedalam kertas chating, dan dilampirkan label atau kode. Arsip yang disimpan pada kantor ini adalah arsip in aktif, arsip statis, dan arsip dinamis.

32

3.8 Sistem Penemuan Kembali Pada Kantor Perpustakaan, Arsip, dan Dokumentasi Kabupaten Deli Serdang

Setiap bidang kearsipan, penyimpanan arsip dikatakan berhasil, apabila sistem penemuan kembali pada instansi/lembaga tersebut mudah dipahami, efisien, dan dapat menghemat waktu kerja dari seorang pegawai. Hal sebaliknya, apabila penemuan kembali arsip susah dipahami, susah dijalankan, dan tidak menghemat waktu, maka bisa dikatakan bahwa penyimpanan arsip yang diterapkan pada instansi/lembaga tersebut sudah gagal atau kurang sesuai dengan instansi/lembaga tersebut.

Pada Kantor Perpustakaan, Arsip, dan Dokumentasi Kabupaten Deli Serdang, sistem penyimpanan arsip yang diterapkan adalah sistem penyimpanan menurut wilayah. Prosedur penemuan kembali arsip pada Kantor Perpustakaan, Arsip, dan Dokumentasi Kabupaten Deli Serdang adalah sebagai berikut:

Gambar III: Prosedur Penemuan Kembali Arsip Pada Kantor Perpustakaan, Arsip, dan Dokumentasi Kabupaten Deli Serdang

Sumber: Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Deli Serdang Pencari

Arsip

Kepala Seksi Arsip Kepala Kantor Perpustakaaan,

Arsip, dan Dokumentasi

Petugas Pencari Arsip (Staf Arsip) Bupati Kabupaten

Deli Serdang

Pencari Arsip Bupati Kabupaten

33

Keterangan dari gambar bagan diatas yaitu: pencari arsip membuat surat permohonan pencarian arsip yang ditujukan kepada Bupati Kabupaten Deli Serdang. Kemudian Bupati memerintahkan Kepala Perpustakaan, Arsip, dan Dokumentasi untuk mencari arsip yang dibutuhkan oleh pencari arsip. Setelah itu, Kepala Perpustakaan, Arsip, dan Dokumentasi memerintahkan Kepala Seksi Bagian arsip untuk mencari arsip yang diminta oleh pencari arsip. Kepala Seksi Bagian arsip memerintahkan petugas pencari arsip (staf arsip) untuk mencari arsip yang dimaksud pencari arsip. Kepala Perpustakaan, Arsip, dan Dokumentasi menyurati Bupati apabila arsip yang dicari ditemukan atau pun tidak ditemukan. Dan yang terakhir, Bupati memberitahukan kepada pencari arsipapabila arsip tersebut ditemukan ataupun tidak ditemukan pada depot arsip Kantor Perpustakaan, Arsip, dan Dokumentasi Kabupaten Deli Serdang secara lisan maupun secara tertulis.

34 BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN 4.1 Kesimpulan

Dari uraian tulisan ini maka dapat ditarik beberapa kesimpulan, sistem penyimpanan arsip yang digunakan pada Kantor Perpustakaan, Arsip, dan Dokumentasi Kabupaten Deli Serdang yaitu:

1. Sistem penyimpanan arsip yang diterapkan pada Kantor Perpustakaan, Arsip, dan Dokumentasi Kabupaten Deli Serdang adalah sistem penyimpanan arsip menurut wilayah. Daerah-daerah yang meliputi wilayah kabupaten Deli Serdang yaitu: terdiri 22 kecamatan, 380 desa, dan 14 kelurahan. Yang terdiri dari 22 kecamatan itu adalah dataran pantai terdiri dari 4 kecamatan (Hamparan Perak, Labuhan Deli, Percut Sei Tuan, dan Pantai Labu), dataran rendah terdiri dari 11 kecamatan (Sunggal, Pancur Batu, Namorambe, Deli Tua, Batang Kuis, Tanjung Morawa, Patumbak, Lubuk Pakam, Pagar Merbau, dan Galang), dan dataran tinggi terdiri dari 7 kecamatan (Kutalimbaru, Sibolangit, Biru-biru, STM Hilir, STM Hulu, Gunung Meriah, dan Bangun Purba). 2. Arsip-arsip yang ditangani Kantor Perpustakaan, Arsip, dan

Dokumentasi Kabupaten Deli Serdang yaitu: arsip dinamis, arsip statis, dan arsip in aktif.

3. Dalam penemuan kembali arsip dibutuhkan proses yang sesuai dengan prosedur yang sudah ada. Berikut adalah proses penemuan kembali arsip pada Kantor Perpustakaan, Arsip, dan Dokumentasi Kabupaten Deli Serdang, yaitu: pencari arsip membuat surat permohonan pencarian arsip yang ditujukan kepada Bupati Kabupaten Deli Serdang. Kemudian Bupati memerintahkan Kepala Perpustakaan, Arsip, dan Dokumentasi untuk mencari arsip yang dibutuhkan oleh pencari arsip. Setelah itu, Kepala Perpustakaan, Arsip, dan Dokumentasi memerintahkan Kepala Seksi Bagian arsip untuk mencari arsip yang diminta oleh pencari

35

arsip. Kepala Seksi Bagian arsip memerintahkan petugas pencari arsip (staf arsip) untuk mencari arsip yang dimaksud pencari arsip. Kepala Perpustakaan, Arsip, dan Dokumentasi menyurati Bupati apabila arsip yang dicari ditemukan atau pun tidak ditemukan. Dan yang terakhir, Bupati memberitahukan kepada pencari arsipapabila arsip tersebut ditemukan ataupun tidak ditemukan pada depot arsip Kantor Perpustakaan, Arsip, dan Dokumentasi Kabupaten Deli Serdang secara lisan maupun secara tertulis.

Penemuan kembali arsip pada Kantor Perpustakaan, Arsip, dan Dokumentasi Kabupaten Deli Serdang diketahui oleh Bupati setempat.

4.2 Saran

1. Sarana dan prasarana untuk menunjang penyimpanan arsip harus ditingkatkan, seperti: ruang penyimpanan arsip, penambahan lemari, folder, dan guide.

2. Lebih teliti dalam menyimpan arsip agar dalam penemuan kembali arsip dapat lebih cepat, dan tepat.

3. Menambah pegawai/staf yang ahli dalam bidang kearsipan agar lebih cepat proses penyimpanan dan penemuan kembali arsip pada Kantor Perpustakaan, Arsip, dan Dokumentasi Kabupaten Deli Serdang.

36

DAFTAR PUSTAKA

Agus Sugiarto & Teguh Wahyono. Manajemen Kearsipan Modern. Gava Media, 2006.

Amsyai, Zulkifli. Manajemen Kearsipan. Jakarta : Gramedia, 2001.

Barthos, Basir. Manajemen Kearsipan. Jakarta : Bumi Aksara, 2005.

____________ Manajemen Kearsipan untuk Lembaga Negara, Swasta, dan Perguruan Tinggi. Jakarta : Bumi Aksara, 2007.

https://dian4nggraeni.wordpress.com/2013/01/29/penemuan-kembali-arsip/ 19Oktober 2015/pukul 23.45 wib.

Martono, Boedi. Sistem Kearsipan Praktis, Penyusutan, dan Pemeliharaan Arsip. Jakarta : Pustaka Sinar Harapan, 1990

Maulana, M.N. Administrasi Kearsipan. Jakarta : Bhatara Karya Aksara, 1982.

Peraturan Pemerintah No. 34 Tahun 1971.

Peraturan Menteri Dalam Negeri No. 78 Tahun 2012

Sedarmayanti. Tata Kearsipan Dengan Memanfaatkan Teknologi Modern. Bandung : Mandar Maju, 2003.

Sukoco, Badri M. Manajemen Administrasi Perkantoran. Jakarta : Erlangga, 2006.

Sulistyo-Basuki. Manajemen Arsip Dinamis Jakarta : Gramedia Pustaka Utama, 2003.

Suraja, Yohanes. Manajemen Kearsipan. Malang : Dioma Universitas Terbuka, 2006.

Sutarto, Sekretaris dan Tata Warkat. Yogyakarta : Gadjah Mada University Press, 1997.

Wursanto, Ig. Kearsipan 1. Yogyakarta : Kanisius, 1991.