Prepared by Y. Djoko Setiyarto Fakultas Teknik UNIKOM
Pertemuan ke - 7
FUNGSI DAN PROSES PERENCANAAN SERTA PENGENDALIAN
Perencanaan adalah proses yang mencoba meletakkan dasar tujuan dan sasaran termasuk menyiapkan segala sumber daya untuk
mencapainya. Hal ini berarti memilih dan menentukan langkah-langkah kegiatan di masa datang yang diperlukan untuk mencapai tujuan.
Fungsi pengendalian adalah kegiatan memantau dan mengkaji bila perlu mengadakan koreksi agar langkah-langkah kegiatan tersebut
terbimbing ke arah tujuan yang telah ditetapkan. Antara perencanaan dan fungsi pengendalian, terdapat keterkaitan
yang erat. Dari segi penggunaan sumber daya, perencanaan dapat diartikan sebagai memberi pegangan bagi pelaksana mengenai alokasi sumber daya
untuk melaksanakan kegiatan, sedangkan pengendalian memantau apakah hasil kegiatan yang telah dilakukan sesuai dengan patokan yang telah
digariskan dan memastikan penggunaan sumber daya yang efektif dan efisien. Dengan demikian, perencanaan dan pengendalian akan
berlangsung hampir sepanjang siklus proyek dalam bentuk perencanaan- pemantauan-pengendalian-koreksi.
7.1 Mengambil Keputusan Salah satu lingkup perencanaan adalah pengambilan keputusan, karena hal
tersebut diperlukan dalam proses memilih dan menentukan langkah yang akan datang. Suatu perencanaan yang tepat disusun secara sistematis, dan
memperhatikan faktor obyektif akan dapat berfungsi sebagai :
• Sarana komunikasi bagi semua pihak penyelenggara proyek. • Dasar pengaturan alokasi sumber daya.
• Pendorong para perencana dan pelaksana melihat ke depan dan menyadari pentingnya unsur waktu.
• Pegangan dan tolak ukur fungsi pengendalian. Sebaliknya, suatu perencanaan yang tidak tepat, tidak sistematis dan tidak
logis akan segera diikuti adanya tumpang tindih dan kebingungan dalam implementasinya.
7.2 Proses dan Sistematika Perencana Menyusun suatu perencanaan yang lengkap minimal meliputi:
a. Menetapkan tujuan.
Prepared by Y. Djoko Setiyarto Fakultas Teknik UNIKOM
b. Menentukan sasaran untuk mencapai tujuan. c. Mengkaji “Jarak” posisi awal terhadap sasaran dan tujuan.
d. Memilih alternatif. e. Menyusun langkah-langkah untuk mencapai sasaran dan tujuan.
7.2.1 Perencanaan Dasar Dan Perencanaan Untuk Pengendalian. Segera setelah proyek dimulai, dipersiapkan perencanaan dasar
berupa : Desain Struktur, Ars,ME, Anggaran, Jadwal, Spesifikasi, Organisasi pelaksana, Pengisian personil serta Urutan langkah pelaksanaan
pekerjaan. Pada tahap selanjutnya, apabila data dan informasi telah lebih banyak tersedia dan terkumpul, disusun perencanaan yang lebih terinci dan
lebih akurat. Perencanaan ini digunakan untuk tugas-tugas pengendalian, misalnya anggaran biaya definitif ABD, untuk dipakai sebagai tolak ukur
aspek biaya pada tahap implementasi fisik. 7.2.2. Siklus Perencanaan Dan Pengendalian.
Tidak pernah dijumpai suatu proyek yang semua kegiatannya berjalan sesuai perencanaan dasar, terutama bagi proyek yang besar dan
kompleks. Hal ini disebabkan antara lain, pada waktu menyusun perencanaan dasar belum cukup tersedia data dan informasi yang
diperlukan, sehingga bahan perencanaan sebagian besar didasarkan atas perkiraan dan asumsi keadaan yang akan datang. Misalnya perubahan nilai
mata uang, pemogokan buruh, iklim, dan lain-lain. Oleh karena itu, perubahan atau penyimpangan dari rencana selalu terjadi. Dengan adanya
siklus perencanaan-pengendalian-koreksi yang terus menerus maka akibat itu dapat ditekan sekecil mungkin, sehingga kesulitan besar untuk mencapai
sasaran proyek dapat dihindari. 7.2..3. Tidak Mudah Berubah
Suatu perencanaan, terutama perencanaan dasar, hendaknya bersifat luwes flexible, dalam arti dapat disesuaikan tanpa mengubah masalah prinsip.
Prepared by Y. Djoko Setiyarto Fakultas Teknik UNIKOM
Membuat produk instalasi dengan:
- anggaran - jadwal
- mutu tertentu LINGKUP KERJA
Menyusun SRK: - per hirarki
- paket kerja - kode biaya
STANDAR KRITERIA - anggaran per paket
- jadwal paket - standar mutu
- kinerja - produktivitas
MEMANTAU PRESTASI PEKERJAAN
- mengukur hasil kerja - mencatat pemakaian sumberdaya
- memeriksa kualitas - mencatat kinerja dan produktivitas
MENGKAJI MENYIMPULKAN
- intepretasi masukan - biaya dan jadwal
penyelsaian - kualitas
- laporan kesimpulan TINDAKAN
PEMBETULAN - relokasi sumber daya
- jadwal alternatif - prosedur dan metode
- rework pengerjaan kembali
PERENCANAAN
PENGENDALIAN
Gambar 7.1 Siklus Perencanaan Dan Pengendalian Proyek
7.3 Hirarki Perencanaan Hirarki suatu perencanaan proyek dapat dilihat pada gambar 7.2. Suatu